Bureau voor Integriteit

Bureau voor Integriteit Jaarverslag

www.antwerpen.be

03 22 11 333

2011

Inhoudstafel Woord vooraf

3

1.

Opdracht

5

2.

Operationele werking

5

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Samenstelling Bureauvergaderingen Werkingsbudget en infrastructuur Studiedagen en opleidingen 2.4.1. Afscheid voorzitter en organisatie studiedag integriteitschendingen 2.4.2. Evaluatie meldingsprocedure integriteitschendingen

5 6 6 6 6 7

3.

Het integriteitsbeeld in 2011

8

3.1. Vragen om advies 3.2. Informatieve vragen 3.3. Meldingen 3.4. Dossiers vertrouwenspersonen 4. 4.1. 4.2.

10 21 30 30

Aandachtspunten en aanbevelingen

31

Aandachtspunten voor het bureau 4.1.1. Aandachtspunten vorig jaarverslag 4.1.2. Ondernomen acties en resultaten 4.1.3. Uitdagingen voor 2012 Aanbevelingen aan het bestuur 4.2.1. Aanbevelingen vorig jaarverslag 4.2.2. Ondernomen acties en resultaten 4.2.3. Uitdagingen voor 2012

32 32 32 32 33 33 33 33

BIJLAGE 1 I Interview nieuwe voorzitter in personeelsblad ANTenne

38

BIJLAGE 2 I gemeenteraadsbesluit aanstelling nieuwe voorzitter

40

BIJLAGE 3 I gemeenteraadsbesluit aanstelling extern lid

43

BIJLAGE 4 I dienstnota over toegang en gebruik gevoelige gegevens

45

BIJLAGE 5 I dienstmemo districts- en loketwerking omgaan met privacy-gevoelige gegevens 47 BIJLAGE 6 I managementteambesluit kennismaking nieuwe voorzitter

49

BIJLAGE 7 I managementteambesluit integriteitacties

51

1

2

Woord vooraf Voor het bureau was het jaar 2011 een belangrijke mijlpaal. Op 1 april ging het ontslag in van de eerste voorzitter van het bureau, professor en ere-kamervoorzitter van het Hof van Beroep te Antwerpen, Armand Vandeplas. Hij heeft het bureau voor integriteit gemaakt, uitgebouwd en ook een gezicht gegeven. Met grote mensenkennis, een zeer sterke juridische bagage en veel creativiteit heeft hij het bureau uit de grond gestampt en in enkele jaren tijd een enige plaats gegeven in het stedelijke landschap. Met veel geduld en wijsheid heeft voorzitter Vandeplas zijn opvolging voorbereid. Zo kon ik als toekomstige voorzitter van het bureau bij hem stage lopen. Dit was bijzonder leerrijk en het heeft uiteraard de overgang vlot doen verlopen. Ik ben voorzitter Vandeplas hiervoor bijzonder erkentelijk. Terecht werd hij op een waardige wijze gehuldigd. Het is met dezelfde spirit dat het bureau zijn werking in 2011 heeft verder gezet. Ethiek en beleid, en hun verwevenheid, zijn begrippen die sinds de oudheid en tot op heden wijze mannen en nu steeds meer wijze vrouwen bezig houden. En ja, ook steeds opnieuw in Athene. In Antwerpen staan de A-waarden en de gedragscode voor het deontologisch kader waarbinnen de stad wil functioneren. Bij een eerste vergadering met de burgemeester werd nog eens de nadruk gelegd op de wens van het college van burgemeester en schepenen dat de werking en de bevoegdheid van het bureau geldt voor alle diensten van de stad en de groep stad Antwerpen. De uitdaging voor de volgende jaren bestaat er dus in deze waarden en de handhaving ervan door middel van onder andere het bureau voor integriteit verder te verdiepen en te verbreden tot alle met de stad verbonden diensten. Het ethisch proper houden van de stad behoort tot de taak en verantwoordelijkheid van alle medewerkers. De ethische reflex moet overal doordringen en daarom is blijvende vorming om de alertheid van iedere medewerker in stand te houden noodzakelijk. Bij moeilijke beslissingen kan het bureau helpen bij de afweging van het al dan niet toelaatbare. Concreet betekent dit dat de opleiding morele oordeelsvorming verder uitgebreid moet worden naar alle geledingen en dat er binnen de verschillende diensten de nodige ingrepen moeten worden gedaan om de werkwijze van het bureau met bijvoorbeeld vertrouwenspersonen integriteit uit te bouwen. Hiervan werd in 2011 actief werk gemaakt. Een sterk signaal in die richting gaf het college van burgemeester en schepenen door te beslissen de opleiding morele oordeelsvorming ook in te richten voor de leden van het schepencollege en hun kabinetten. Deze opleidingen werden in 2011 aangevat en worden nog voor de zomer van 2012 afgerond. De voorzitter van het bureau werd in 2011 uitgenodigd op het managementteam van de stad. Hiermee werd een oude traditie opgenomen en verder gezet. Deze ontmoetingen zijn bijzonder leerrijk en hebben geleid tot verdere gesprekken met leden van het managementteam. Het OCMW is actiever toegetreden tot de werking van het bureau. Een nieuw intern lid van het bureau komt uit het OCMW. Met de politie werd overleg gepleegd. De bijzondere deontologie van het politiekorps vereist een eigen aanpak. Het bureau werkt daarvoor in nauw overleg met de bestaande structuren binnen het politiekorps. Ook het stedelijk onderwijs is vragende partij om de werking van het bureau verder in haar rangen te implementeren. Daarover werden afspraken gemaakt met de burgemeester en de bevoegde schepen die nu verder worden uitgewerkt met de directie.

3

Hierbij werd vastgelegd dat de uitbreiding van de bevoegdheid naar andere diensten zoals het onderwijs niet tot gevolg zal hebben dat de samenstelling van het bureau wordt uitgebreid of gewijzigd. Wel zal waar nodig, gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid die het bureau heeft om beroep te doen op externe experten. De uitwerking in de breedte van de werking van het bureau is de uitdaging voor de volgende jaren. Zowel de medewerkers als de burgers vragen hierom. Om dit te kunnen waarmaken moet dit zoveel mogelijk gestimuleerd worden. Een opdracht dus voor alle leidinggevenden die in hun diensten de ethische waarden van de stad willen waarmaken. Samen kunnen wij verder bouwen aan het in stand houden van een ethisch propere stad.

4

Ivo Moyersoen Voorzitter

1. Opdracht Het bureau voor integriteit werd in april 2004 opgericht met als missie het omschrijven, bevestigen, interpreteren en bepalen van gedragsnormen. Het bureau houdt zich concreet bezig met: • • • •

opstellen van gedragscodes; adviseren over deze codes of over gedragsnormen; behandelen van meldingen over integriteitschendingen; adviseren over initiatieven die de integriteitbeleving kunnen versterken.

In het personeelsblad Antenne van de stad Antwerpen omschreef de nieuwe voorzitter de rol van het bureau voor integriteit (zie bijlage 1). Het bureau is een onafhankelijk orgaan dat rechtstreeks aan de gemeenteraad rapporteert over zijn activiteiten.

2. Operationele werking 2.1.Samenstelling Het bureau voor integriteit bestaat uit een voorzitter, vier interne leden of stedelijke ambtenaren en vier externe leden. Deze externe leden komen zowel uit de academische wereld als uit het bedrijfsleven.

• Voorzitter Armand Vandeplas, erevoorzitter van het Hof van Beroep en ere-hoogleraar aan de K.U.Leuven, nam feestelijk afscheid op 3 mei 2011 (zie verder hoofdstuk 2.4.1.) en droeg de fakkel over aan de heer Moyersoen. Ivo Moyersoen, erevoorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg, werd op 20 september 2010 door de gemeenteraad aangesteld als nieuwe voorzitter (zie bijlage 2). Vanaf oktober 2010 liep hij dubbel met Armand Vandeplas en vanaf 1 april 2011 nam hij zijn nieuwe opdracht effectief op.



• Externe leden • Luc Van den Rijn, ex-directeur relationship management corporate clients, ING België NV • Bernard Hubeau, professor faculteit rechten, Universiteit Antwerpen • Dirk Collier, bestuurder Janssen Farmaceutica • Petra Van Brabandt, professor ethiek Universiteit Gent en docente Karel de Grote Hogeschool In het voorjaar van 2011 ging het bureau voor integriteit op zoek naar een vervanger voor extern lid Sigrid Sterckx, professor ethiek aan de Vrije Universiteit Brussel en de Universiteit Gent. Deze werd gevonden in de persoon van Petra Van Brabandt die als extern lid toetrad vanaf juni 2011 (zie bijlage 3). • Interne leden • Anne Baré, bestuurscoördinator rechten, OCMW Antwerpen • Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement, stad Antwerpen

5

• Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën, stad Antwerpen • Ronny Wagenaer, bestuurscoördinator interne audit, stad Antwerpen Anne Baré en Ronny Wagenaer maken deel uit van het bureau voor integriteit sinds januari 2011. Dat betekent dat in 2011 de samenstelling grondig wijzigde (bijna de helft van de leden en de voorzitter werden vervangen) en dat het bureau opnieuw voltallig was op het moment dat Petra Van Brabandt startte.

2.2. Bureauvergaderingen 6

Het bureau komt in principe elke maand samen, behalve in juli en augustus. Als tussentijds dringende beslissingen vereist zijn, wordt hierover telefonisch of per mail overleg gepleegd. In 2011 kwam het bureau tien keer samen. De externe leden ontvangen zitpenningen voor deelname aan de vergaderingen.

2.3. Werkingsbudget en infrastructuur Het bureau functioneert bewust met beperkte middelen. Sinds 2010 beschikt het over een beperkt eigen budget (€ 9.300) dat wordt beheerd binnen de onafhankelijke diensten, wat de zelfstandigheid van het bureau garandeert. Daarnaast maakt het bureau gebruik van stedelijke middelen of diensten, bijvoorbeeld voor drukwerk zoals het jaarverslag of de organisatie van de studiedag integriteitschendingen. In 2011 vonden alle bureauvergaderingen plaats in het centraal administratief gebouw den Bell1. Het bureau gebruikt het postadres van de ombudsvrouw2 om zijn onafhankelijkheid te beklemtonen.

2.4. Studiedagen en opleidingen 2.4.1. Afscheid voorzitter en organisatie studiedag integriteitschendingen Ter gelegenheid van het afscheid van de voorzitter van het bureau voor integriteit, Armand Vandeplas, organiseerden het stadsbestuur en het bureau voor integriteit op 3 mei 2011 voor hem een studiedag over integriteitschendingen, een thema waarover volgens de voorzitter nog te weinig werd gedebatteerd en gepubliceerd. Op deze studiedag kwamen volgende thema’s aan bod: 1. preventieve maatregelen om corruptie te detecteren en de grenzen van arbeidsrecht door professor Kristof Salomez 2. een sluitend vangnet voor integriteitschendingen: hoe zet je dit op en hoe maak je het doeltreffend? door Bart De Bie 3. strafrechtelijke verantwoordelijkheid bij corruptie door professor Patrick Waeterinckx Qua doelgroep mikten de organisatoren enerzijds op deelnemers uit de stedelijke diensten en anderzijds uit gerechtelijke middens. De opkomst was hoog: van de 180 genodigden waren er effectief 138 aanwezig (73 stadsmedewerkers en 65 uit de juridische wereld). Na afloop van deze studiedag volgde een receptie waarop Armand Vandeplas in de bloemetjes werd gezet door de stadssecretaris en de burgemeester. Tot slot nam de afscheidnemend 1 2

Den Bell, Francis Wellensplein 1, 2018 Antwerpen Sint-Jacobsmarkt 5 – 7, 2000 Antwerpen

voorzitter zelf het woord. Hij bedankte op zijn beurt de stadssecretaris, de burgemeester en de bureauleden voor het vertrouwen en de vlotte samenwerking van de voorbije jaren. De aanwezige bureauleden namen vooral een aantal ideeën mee uit de presentatie van Bart De Bie (zie volgende hoofdstuk).

2.4.2. Evaluatie meldingsprocedure integriteitschendingen Op 25 januari 2010 keurde de gemeenteraad de meldingsprocedure voor integriteitschendingen goed. Vanaf 1 april 2010 werd deze procedure van kracht. In het voorjaar van 2010 besteedde het bureau aandacht aan gerichte communicatie, o.a. aan het managementteam van de stad Antwerpen. Vanaf het najaar 2010 werd het nieuwe netwerk van vertrouwenspersonen uitgebouwd die vragen en informele meldingen behandelen over zowel ongewenst gedrag als over integriteit. In het najaar van 2011 vond het bureau de tijd rijp voor een eerste evaluatie van de meldingsprocedure. Ze vroegen aan Bart De Bie om de procedure kritisch te bekijken en dit vormde de basis voor een discussie op een bureauvergadering. Dit leidde tot een aantal afspraken of conclusies. Op het vlak van communicatie over de meldingsprocedure vindt het bureau het cruciaal dat meldingen worden benaderd vanuit een positieve houding zodat medewerkers zich aangemoedigd voelen om te melden. Het bureau zal voortaan vanuit deze insteek communiceren en het verwacht dat ook van het bestuur (zie verder 4.2.3. Uitdagingen voor 2012). Een ander aspect dat van belang is in de communicatie is het benadrukken van een keten aan meldingsmogelijkheden: in eerste instantie melden bij de hiërarchische lijn, dan de vertrouwenspersonen integriteit en daarna het bureau voor integriteit zodat enkel de ‘zwaardere’ kwesties tot bij het bureau komen. Wat de procedure op zich betreft, willen de bureauleden voorzichtig omspringen met het horen van een tegenpartij. Aan de ene kant vindt een tegenpartij dit niet meer dan normaal, aan de andere kant kan dit overkomen als het voeren van een onderzoek, waartoe het bureau niet bevoegd is. De bureauleden beslissen om dit dossier per dossier expliciet te bespreken op hun maandelijkse vergadering. Bij oneigenlijk gebruik van de bescherming kunnen er effectief sancties opgelegd worden. Toch wenst het bureau de positieve intentie van de beschermingsmaatregel te benadrukken en zal het ook soepel blijven omgaan met het toekennen van die bescherming. De mogelijkheid van misbruik mag dit niet in de weg staan. Tot slot is het bureau er zich van bewust dat begeleiding en nazorg van een melder zeer belangrijk is. Daar zal het blijvend de nodige aandacht aan schenken. Deze conclusies maken een aanpassing van de meldingsprocedure niet nodig. Het huishoudelijk reglement moet wel gewijzigd worden. Uit een eerste bevraging van de vertrouwenspersonen naar de werking van het afgelopen jaar bleek dat zij vooral de nood voelen aan verdere opleiding en intervisie over dit thema. Zij beamen ook het belang van een goede nazorg.

7

3. Het integriteitsbeeld in 2011 In 2011 behandelde het bureau voor integriteit in totaal 71 dossiers (tegenover 100 dossiers in 2010), waarvan: - vragen om advies: 33 - meldingen: 20 - vragen om informatie: 18

8

Sinds het najaar van 2010 werden vertrouwenspersonen integriteit aangesteld en opgeleid die sindsdien fungeren als eerste aanspreekpunt voor de personeelsleden. Dit verklaart waarom er minder dossiers door het bureau werden behandeld (zie verder 3.4. Dossiers vertrouwenspersonen). Zowel medewerkers, mandatarissen als burgers dienden een dossier in bij het bureau. De meeste dossiers waren afkomstig van medewerkers (50), burgers dienden 18 dossiers in en mandatarissen 3 dossiers.

Dossiers van medewerkers (50):

9 Deze dossiers kwamen van de volgende bedrijfseenheden of autonome gemeentebedrijven (AG) van de stad Antwerpen:

De meeste dossiers werden ingediend door medewerkers van cultuur, sport en jeugd, bestuurszaken en stadsontwikkeling. Dit bevestigt de trend van de voorbije jaren waarbij het grootst aantal vragen afkomstig is van bedrijfseenheden waar de opleidingen morele oordeelsvorming worden georganiseerd. In 2011 werd er namelijk vooral getraind bij cultuur, sport en jeugd, stadsontwikkeling, marketing en communicatie en het leidinggevend kader van stads- en buurtonderhoud. Dossiers van burgers (18):

Vragen om advies

Meldingen

Vragen om informatie

Dossiers van mandatarissen (3):

10

3.1. Vragen om advies In 2011 noteerde het bureau 33 adviesvragen. Vooral medewerkers raadpleegden het bureau om advies: 29 van de 33 vragen waren afkomstig van medewerkers van de stad. Thema’s: 7 6 5 4 3 2 1

Ge br

ui

km

a Ne teri ve aal na s ct tad ivi Ui tn teite od n ig Ge inge sc n he Be n S k la ng pon en so en ri ve rm ng Co Sam eng de i e s e nw ng e n Re re rkin la ge tie lg g ev po in lit g i c Ve iP rm ad riv oe mi acy ni de ns stra tie va n fra ud Di e ve rs e

0

De meeste vragen werden gesteld over codes en regelgeving (7), een thema dat ook in 2010 vaak aan bod kwam (9 dossiers in 2010). Hierin zijn 3 categorieën te onderscheiden: - vragen over gedragscodes en aanverwanten (zoals dresscode van de stad Antwerpen bijv.) - vragen over personeelsreglementering (op tuchtvlak, detacheringen, toekenning anciënniteiten bij weddebepaling, relaties tussen personeelsleden) - vragen over de wetgeving op overheidsopdrachten Ook bij de meldingen scoort dit thema het hoogst (6 van de 20 meldingen waarvan 5 van medewerkers) (zie verder D Codes en regelgeving en 4.2. Aanbevelingen aan het bestuur). Vragen over nevenactiviteiten (4 dossiers) blijven ook frequent binnenkomen, dat was ook in 2010 het geval (9 dossiers). Daarnaast werden er meer dan de voorgaande jaren adviesvragen aan het bureau gericht over privacy (4) (zie ook verder G privacy en 4.2. Aanbevelingen aan het bestuur).

Wat bovendien opvalt, is dat het aantal vragen over uitnodigingen en geschenken verder blijft dalen. Dit wijst erop dat personeelsleden dit ofwel makkelijker bespreken met hun collega’s of leidinggevenden ofwel er minder moeite mee hebben om er zelf over te oordelen, wat ook het doel is van het opleidingstraject morele oordeelsvorming dat nog steeds stadsbreed verder wordt uitgerold. Hierna volgen enkele voorbeelden van adviesvragen. Zoals gebruikelijk opteert het bureau ervoor om hierbij exemplarisch te werk te gaan, eerder dan alle adviezen op te nemen.

11

A Gebruik materiaal stad Vraag om advies Een leidinggevende van stads-en buurtonderhoud stelde volgende vraag: “Ik ben tewerkgesteld als ploegleider bij bedrijfseenheid X. Enige tijd geleden werd de versleten vloer in de refter van ons dienstgebouw vernieuwd met vloertegels. De resterende tegels werden opgeslagen in het magazijn van onze afdeling en liggen daar sinds de vernieuwing onaangeroerd. Graag had ik van u vernomen of de mogelijkheid bestaat dat ik deze vloertegels kan verwerven en onder welke voorwaarden. Het betreft +/- 10m². Hopend op een gunstig antwoord verblijf ik inmiddels met de gevoelens van ware hoogachting.”

12

Advies Het bureau voor integriteit bracht volgend advies uit dat deels was gebaseerd op een standpunt dat een andere bedrijfseenheid daarover al had ingenomen (passage uit de “Handleiding integriteit voor de sectoren van patrimoniumonderhoud”): “Overschotten van materiaal Materiaal dat overblijft na een opdracht en niet meer gebruikt kan worden, neem je niet mee naar huis. Reden: • het gevaar zit erin dat je een opdracht gericht stuurt om afval te creëren dat je nodig hebt; • je hebt een persoonlijk voordeel dat anderen niet kunnen genieten; • het is moeilijk te controleren. Het bureau vindt het evenwel zonde dat bruikbaar materiaal zomaar bij het afval terechtkomt. Sommige bedrijven proberen het op te lossen door een “verschrotingscomité” op te richten dat de zaken in kwestie online of fysiek openbaar verkoopt onder het personeel, of door die rol door een derde partij te laten spelen. In de gemeente Hove bijvoorbeeld wordt jaarlijks een opendeurdag georganiseerd in de serre, om de overschotten van de planten aan een laag prijsje aan de bewoners aan te bieden. Indien de tegels nog steeds opgeslagen in het magazijn liggen, kan het bureau dit opnemen met je personeelsverantwoordelijke. Laat je weten of je nog steeds geïnteresseerd bent?” Vervolg Achteraf bleek dat het ging om een overschot van nieuwe tegels die nog nodig zijn om tegels die stuk gaan te vervangen. Dit antwoord kreeg de adviesvrager ook van zijn directie.

B Nevenactiviteiten Vraag om advies Een medewerker van een autonoom gemeentebedrijf (AG) formuleerde volgende vraag: “Graag hadden wij uw visie gekend over de vertaling die we maakten betreffende het reglement op de nevenactiviteiten van 26 november 2006. Dat reglement is opgenomen in de rechtspositieregeling van de stad. Het AG moet in principe de rechtspositieregeling van de stad volgen (art. 241, §2 gemeentedecreet), en kan er enkel van afwijken voor zover het specifieke karakter van het AG dit verantwoordt. In het bijzonder ontvang ik graag uw visie over onze interpretatie van het eerste principe “geen diensten leveren aan het AG”. U zult merken dat in de toepassingen soms nog vragen zijn opgenomen. Wij ontvangen daar graag uw visie.” Advies Na overleg gaf het bureau advies op bepaalde passages uit de nota (passages in vet): Wat als er een workshop georganiseerd wordt door het AG of het AG samen met derden? • In deze gevallen valt de deelname onder de uitoefening van de job bij het AG; • De wijze van aanstelling bij het AG kan zijn: o Dit behoort tot het uitoefenen van de opdracht die je al hebt (al dan niet gesubsidieerd): geen bijkomende aanstelling of bezoldiging; o Enkel indien dit niets te maken heeft met de uitoefening van de job bij het AG, kan het personeelslid dit niet opnemen want het mag geen contracten afsluiten met het AG; o Een onkostenvergoeding kan uiteraard steeds, als dit conform de afspraken binnen het AG is (terugbetaling gemaakte kosten kan (trein e.d.), maar geen verdoken vergoeding!); o Er zou theoretisch kunnen worden gekozen voor uitzend- of interimarbeid. In dat geval is het personeelslid immers personeelslid van het interimkantoor. Dit lijkt op het ontduiken van de afspraken. Het bureau voor integriteit vindt dat dit niet kan en gaat akkoord met de interpretatie dat dit de afspraken ontduiken is. Mag een personeelslid een workshop geven aan collega’s van het AG? • Ja, dit kan gevraagd worden van een personeelslid. • Ofwel behoort dit tot de uitoefening van zijn job: o Gesubsidieerde personeelsleden kunnen eventueel (tijdelijk) worden vrijgesteld van een gedeelte van hun opdracht; o Bij niet-gesubsidieerde personeelsleden kan dit worden ingepast in de opdracht; o Personeelsleden die nog niet voltijds zijn aangesteld kunnen tijdelijk een bijkomende opdracht krijgen (contract niet-gesubsidieerd). Er is geen wetgeving die dit verbiedt. Kan dit zomaar? Is dit verantwoord? Het bureau ziet hierin geen integriteitluik. Indien iemand meer dan voltijds wil werken, is dit de persoonlijke keuze van het personeelslid. Hij of zij zal hiervoor ook meer belastingen moeten betalen. Het is aan het personeelslid zelf om hierin een keuze te maken. Verkoop van diensten en materialen • Een personeelslid van het AG mag geen overeenkomsten aangaan met het AG voor leveringen van goederen, van diensten of aanneming van werken; • Als een personeelslid meegewerkt heeft aan een handboek: mag hij dat dan gebruiken? o Directe verkoop kan niet (verbod leveringen aan AG); o Als het boek wordt uitgegeven en personeelslid dus indirect vergoeding krijgt: om de objectiviteit te waarborgen beslist het personeelslid niet alleen over het gebruiken van het handboek, maar wordt dit besproken op de vakwerkgroep; o Als er geen vakwerkgroep is, dan overlegt het personeelslid met de directeur. • Personeelslid geeft les over zichzelf als componist en laat leerlingen zijn composities, uitgegeven door derden, kopen o Dit kan niet besproken worden op een vakwerkgroep (leraar is enige die die les geeft);

13

Het bureau stelt voor om hier dezelfde werkwijze te hanteren als bij bovenstaande: indien er geen vakwerkgroep is, dan overlegt het personeelslid met de directeur. Indien de directeur akkoord gaat – ok. Voorts vraagt het bureau zich af of er geen te volgen leerplan is en of de lessen tegemoet komen aan dat leerplan. Vervolg Het autonoom gemeentebedrijf liet weten dat hierover een reglement werd opgesteld, dat werd voorbereid en voorgesteld aan het directiecomité. Daar werd beslist om dit reglement eerst nog te bespreken met de verschillende divisies. Zodra de besprekingen afgerond zijn (timing eind januari), zal dit reglement opnieuw voorgelegd worden aan het directiecomité en daarna aan de raad van bestuur.

14

C Geschenken Vraag om advies Een medewerkster van een bibliotheek is lid van een vakvereniging. Als lid werkt zij soms mee aan de redactie van een tijdschrift, na de werkuren. Af en toe wordt een boek opgestuurd om te bespreken. Dit boek mag zij dan houden. Indien dit boek nog niet in de collectie van de bibliotheek staat, of in bestelling is, schenkt zij dit aan de collectie. Dit doet zij vanuit een loyauteit aan de bibliotheek. Wanneer er wel al een exemplaar staat, houdt zij het zelf bij. het gaat soms over dure boeken. Zij wil graag iets meer houvast rond wanneer zij een boek kan bijhouden en wanneer niet. Advies Het bureau voor integriteit formuleerde volgend advies: “Het bureau is van oordeel dat het heel genereus is van jou dat je boeken schenkt aan de bibliotheek, maar vindt het zeker gepermitteerd dat je sommige boeken bijhoudt. Immers, die heb je verdiend via je nevenactiviteit. Het bureau gaat uit van het volgende: in principe zijn die boeken van jou. Als je die wil schenken aan de bibliotheek is dat heel loyaal, maar dat is volledig jouw keuze.” Vervolg De adviesvrager bedankte het bureau voor het verduidelijken van deze krijtlijnen.

15

D Sponsoring Vraag om advies Een medewerker heeft van de firma “Yakult” een brief ontvangen. Hierin stelt Yakult voor om, vanaf een groep van 10 personen, gratis een workshop te geven rond “Darmgezondheid”. Er wordt ook een Yakultdrankje aangeboden – vrijblijvend. De medewerker vraagt zich af of hij op dit voorstel kan ingaan. Advies Het bureau voor integriteit besprak deze vraag en formuleerde een advies dat vooral was gebaseerd op een aantal criteria die het voordien al opstelde over dezer thematiek, namelijk:

16

“ - De sponsoring moet organisatiegestuurd zijn: de vraag moet van de stad komen (en niet andersom), ze moet passen in de stedelijke doelstellingen; - De sponsorovereenkomst of – afspraken moet/moeten evenwichtig zijn; - De geest van de wetgeving op overheidsopdrachten moet gerespecteerd worden: het effect van de samenwerking/sponsoring mag niet zijn dat andere firma’s die dergelijk aanbod ook kunnen doen, zich benadeeld gaan voelen. Aan het eerste criterium is niet voldaan: de vraag kwam van Yakult zelf. Aan het tweede criterium lijkt het aanbod te beantwoorden. Wat het derde criterium betreft is het aan te raden om te bekijken of er nog andere firma’s zijn met een dergelijk aanbod.” Vervolg De adviesvrager besliste om niet in te gaan op de vraag van Yakult.

E Belangenvermenging Vraag om advies Het bureau ontving de volgende vraag van een medewerker: “Ik werk sinds 1 augustus bij de stad, als jeugdconsulent in district X met een contract van bepaalde duur. Ik heb echter al 8 jaar een theatergezelschap voor jongeren. Daarmee maken we bijna jaarlijks een productie en we vragen daarvoor subsidie aan bij de stad. Ook nu weer gaan we een nieuwe voorstelling maken en hiervoor een subsidiedossier indienen bij de stad en bij district Y. De jongeren trekken zelf mee het nieuwe project. We werken als collectief samen, ikzelf ben nauw betrokken bij het werkproces en de productie. Nu ik bij de stad werk, hoop ik dat dit de objectiviteit bij de beoordeling van de subsidiedossiers niet in het gedrang brengt. De plannen voor deze nieuwe productie waren er al vooraleer ik bij de stad begon, en in het verleden hebben we ook meermaals subsidies ontvangen. De première van de voorstelling is voorzien voor eind maart 2012, en dan is mijn contract bij de stad afgelopen.” Advies Het bureau gaf het volgend advies: “Deze concrete situatie geeft weinig aanleiding tot (het vermoeden van) belangenvermenging omwille van volgende redenen: - - -

Er is reeds een historiek van 8 jaar in het aanvragen en effectief toekennen van subsidies. Jij werkte toen nog niet voor de stad; Jij bent tewerkgesteld in een vervangingscontract van 6 maanden in district X, terwijl de subsidieaanvraag gebeurt bij district Y. Er lijkt geen sprake van een relatie van beïnvloeding tussen jou en het beslissingsproces over de subsidietoekenning; Je communiceert ook openlijk over een mogelijk vermoeden van belangenvermenging door je vraag af te toetsen bij het bureau voor integriteit.

Wij hopen jou hiermee van dienst te zijn en danken je voor je zorgvuldige aanpak.” Vervolg De medewerker reageerde gerustgesteld op basis van dit advies.

17

F Codes en regelgeving Vraag om advies Een medewerkster stelde volgende vraag: “Ik heb een vraagje i.v.m. als koppel samenwerken bij de stad Antwerpen op dezelfde dienst, kan en mag dit? Mij is destijds verteld dat dit niet mag en kan om eventuele problemen te vermijden. Klopt dit of is dit achterhaald?”

18

Advies Het bureau antwoordde: “Stadsbreed zijn er geen regels omtrent het samenwerken van koppels op dezelfde dienst. Er staat dus nergens neergeschreven dat het niet kan. Het bureau voor integriteit vindt het uiteraard wél belangrijk dat medewerkers onder alle omstandigheden professioneel blijven, en werk en privé gescheiden houden. We gaan ervan uit dat koppels die op dezelfde dienst werken dit ook doen. In sommige bedrijfseenheden zijn hieromtrent wel specifieke regels opgesteld. Het bureau informeerde bij jouw personeelsverantwoordelijke en kreeg volgend antwoord: “Wij hebben hier geen geschreven regels rond. In de mate van het mogelijke zorgen wij er wel voor dat ze niet in hetzelfde team terecht komen. Wat niet kan is dat één van beide de ander moet waarderen. Er komen dan al snel problemen met integriteit…” Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Aarzel niet om ons te contacteren voor bijkomende vragen.” Vervolg Uit de reactie van de adviesvrager bleek dat de medewerkers in kwestie elkaar niet moeten waarderen maar dat er wel spanningen zijn op de werkvloer omdat ze altijd samen op stap zijn tijdens de werkuren in één wagen. Op een bureauvergadering beslisten de leden daarom om volgende brief te richten aan de bedrijfsdirecteur van personeelsmanagement: “Het bureau voor integriteit ontvangt regelmatig vragen over het al dan niet toelaten van koppels die op dezelfde dienst werken. Ook vanuit het netwerk vertrouwenspersonen werd de nood naar stadsbrede richtlijnen hieromtrent reeds aangegeven. Het bureau voor integriteit heeft zich op haar vergadering van 1 september 2011 over deze vraag gebogen en geoordeeld dat het formuleren van stadsbrede richtlijnen betreffende koppels die op dezelfde dienst werken niet tot haar taak behoort. Zij draagt bijgevolg deze vraag formeel over naar de bedrijfseenheid Personeelsmanagement voor een verdere opvolging hiervan.” De bedrijfsdirecteur en de stadssecretaris lieten weten dat zij het niet nodig vonden om hierover stadsbrede afspraken te maken. Het bureau vraagt zich af hoe de problemen op de werkvloer dan worden aangepakt en het verwacht van het bestuur hierover een formeel antwoord.

G Privacy Vraag om advies Een leidinggevende van een autonoom gemeentebedrijf stelde de volgende vraag: Een leidinggevende is met ingang van 1 september 2010 ontslagen, met uitbetaling van een verbrekingsvergoeding. Hij gaat tegen dit ontslag in beroep. Om zijn beroep voor te bereiden, heeft hij contact opgenomen met zijn collegaleidinggevende, die nog steeds op dezelfde afdeling werkt. Hij vroeg aan de collega om stukken uit vertrouwelijke dossiers te kopiëren, waaruit zou blijken dat hij wel goed functioneerde. Zijn collega is op de vraag ingegaan. Eerder toevallig zijn we dit vorige week te weten gekomen. Langs de ene kant is de collega-leidinggevende mogelijk te ver gegaan: - schenden van het beroepsgeheim door het kopiëren van vertrouwelijke dossiers; - vrijgeven van gegevens zonder toestemming van de betrokkenen. Langs de andere kant gelden de rechten van de verdediging en moet de ontslagen leidinggevende de kans krijgen om aan te tonen dat hij wel functioneerde. Kan u mij adviseren in dit dossier en aangeven of het hier effectief over een integriteitschending gaat door één of beide (ex)medewerkers? Advies Na bespreking op een bureauvergadering kwamen de leden tot volgend advies: “De leidinggevende die werd ontslagen heeft inderdaad het recht om zijn beroep voor te bereiden. Meestal gebeurt dit via advokaten en worden de vragen dus niet rechtstreeks aan een ex-collega gesteld. Best is dat zulke vraag steeds een formeel karakter kent. Hij had bijvoorbeeld ook zelf een schrijven kunnen richten aan het college of aan de stadssecretaris. De collega die de informatie ter beschikking heeft gesteld, heeft dit waarschijnlijk ter goeder trouw gedaan maar heeft daarmee inderdaad het beroepsgeheim geschonden. Het bureau vindt dat dit personeelslid daar zeker op gewezen moet worden. Daarnaast is het raadzaam om intern de afspraken i.v.m. het doorgeven van informatie duidelijk te stellen (wat kan en kan niet, waarmee oppassen, wanneer schending van het beroepsgeheim), moest dat nog niet gebeurd zijn binnen uw bedrijf. Bij twijfel over wat wel of niet kan, kunnen ook de leidinggevenden een rol spelen.” Vervolg De adviesvrager liet het volgende weten: “Met de leidinggevende die het beroepsgeheim schond, wordt een functioneringsgesprek georganiseerd. Het voorval wordt meegenomen in de waardering. Onze leidinggevenden zijn bachelors in bepaalde studies. Omgaan met gevoelige dossiers, privacy en beroeps/ ambtsgeheim zijn onderdeel van de opleiding. Ik zal intern nagaan of we extra moeten communiceren over deze zaken.”

19

H Relatie politici – administratie Vraag om advies Volgende vraag werd gesteld tijdens een intervisiemoment met de vertrouwenspersonen: “In de districten staan politiek en administratie dicht bij elkaar. Districtsschepenen en hun medewerkers komen geregeld over de vloer bij de administratie, en geven vaak ook opdrachten, hetgeen niet de bedoeling is. Hoe moeten we hiermee omgaan?

20

Advies De bureauleden gaven volgend advies: “De districtssecretaris moet de grens tussen politiek en administratie bewaken. Het is zijn/haar rol om te bemiddelen indien nodig. In zulke gevallen spreek je dus best de districtssecretaris aan. Andere suggesties: - een extra communicatie/sensibilisering naar de districtssecretarissen organiseren over dit thema; - de situatie opnemen met de directeur van districts- en loketwerking. Vervolg Dit thema komt in 2012 zeker aan bod op het moment dat de kabinetsmedewerkers de opleidingen morele oordeelsvorming gaan volgen (zie verder 4.2. Aanbevelingen aan het bestuur). In een volgende legislatuur zou het aan te bevelen zijn dat alle mandatarissen deelnemen aan dit opleidingstraject.

3.2. Meldingen In 2011 ontving het bureau 20 meldingen over mogelijke integriteitschendingen. De meeste meldingen kwamen van medewerkers: 14 van de 20. Verder ontving het bureau 4 meldingen van burgers en 2 van mandatarissen. Meldingen door:

21

In onderstaande tabel worden de meldingen ingedeeld volgens thema’s, zoals die door de melders zelf gebruikt zijn. Dit betekent wel dat indien bijvoorbeeld een medewerker een vermoeden van fraude meldt, het bureau deze melding onder ‘vermoeden van fraude’ opneemt, zelfs indien nadien blijkt dat die daar niet thuishoort. Thema’s:

A Sponsoring Melding Het bureau ontving volgende melding van een medewerker van de stad: De stad is op dit moment samen met de stad Gent en het OCMW van Gent een nieuwe toepassing aan het ontwikkelen en invoeren. Als chef ben ik daar nauw bij betrokken. De leverancier werd enkele jaren geleden reeds gekozen op basis van een correcte aanbestedingsprocedure. Aangezien het over ICT gaat, is dat wel gebeurd binnen/door Digipolis maar uiteraard voor de stad Antwerpen (en stad en OCMW Gent).

22

Omdat de toepassing ondertussen is uitgerold (in productie genomen), leek het geen slecht idee om er eens “éne op te drinken”. Blijkbaar is het bij Digipolis Antwerpen de gewoonte om een soort “Last Friday Drink” te houden: een gezellig samenzijn met een drankje voor de medewerkers van Digipolis en dit op de laatste vrijdag van de maand. Het leek een ideaal moment om die éne te drinken. Voor deze gelegenheid zouden ook de verschillende projectleiders en een aantal veelgebruikers van de toepassing worden uitgenodigd. Dus ook mijn chef, ik, en enkele van mijn medewerkers. Op het eerste zicht is er allemaal niets mis mee. Onlangs bleek echter dat er tussen Digipolis en de leverancier was overeengekomen om die drink te laten sponsoren door de leverancier. Als de volledige toepassing reeds zou zijn opgeleverd en het een echte afsluit was van het project zou ik daar geen graten in zien. Maar nu wachten we nog steeds op het uitrollen van een aantal specifieke modules. Dit is volledig volgens de planning, niet dat er wat mis loopt of zo. We zijn gewoon nog niet aan de definitieve eindmeet. M.a.w. ik voorzie dat er af en toe nog wel eens heftige discussie zal gevoerd worden over bepaalde aspecten van de toepassing en over het al dan niet aanrekenen van extra kosten bij veranderingen of verbeteringen die we gaan vragen: de zogenaamde change request. Ondertussen is het totaal bedrag van alle change request al opgelopen voorbij de 100.000 euro. Om jullie een idee te geven dat nog komende mini-onderhandelingen soms ook over wel wat geld gaan. Niet dat een gesponsorde pint mijn houding tegenover de leverancier zou doen wijzigen bij een volgende bespreking of onderhandeling over het al dan niet betalen van een change request. Maar het voelt toch niet lekker aan. Bijgevolg zal niemand van mijn dienst, en ook mijn chef niet, aanwezig zijn op de drink. Niet allemaal bewust omwille van de integriteitkeuze die we maken, maar ook omdat het niet past in de privé-kalender. Toen ik vorige week tussen de regels door aan de projectleider van Digipolis liet vallen dat ik die sponsoring toch niet helemaal zag zitten omwille van integriteitredenen, was het overduidelijk dat daar aan de andere kant van de lijn anders over werd gedacht. Dat doet me dan weer vermoeden dat zo’n Last Friday Drink wel meer gesponsord wordt door een leverancier. En dat lijkt me toch niet correct want dit wekt een schijn van partijdigheid. Dat kan niet voor de stad, dus toch ook niet voor Digipolis? Misschien moeten jullie maar eens bekijken of dit een gangbare manier van werken is binnen Digipolis. Wat is hier juist aan de hand, wie heeft die sponsoring geïnitieerd? Het spreekt voor zich dat ik hoop dat jullie hiermee zeer discreet omgaan. Ik wil vooral niet dat de goede samenwerking met de leverancier in gevaar zou komen en dat het succes van de nieuwe toepassing zou gehypothekeerd kunnen worden.

Advies In 2004 gaf het bureau voor integriteit advies aan Digipolis over sponsoring van personeelsfeestjes. Naar aanleiding van deze melding richtte het bureau volgend schrijven aan Digipolis: Het bureau voor integriteit ontving onlangs een melding aangaande het sponsoren van personeelsfeestjes bij Digipolis Antwerpen. Blijkbaar zou de gewoonte bestaan om de laatste vrijdag van de maand een drink te organiseren voor het personeel die gesponsord wordt door leveranciers waarmee het contract lopende is. Deze drinks zouden tevens geafficheerd worden waarbij de sponsor duidelijk zichtbaar is. Graag verwijzen wij naar uw vraag om advies i.v.m. sponsoring en schenkingen van juni 2004. Het bureau sprak toen het advies uit dat zij het laten sponsoren van personeelsfeestjes door huidige of toekomstige leveranciers niet aanvaardbaar vindt omdat op die manier de objectiviteit niet gegarandeerd blijft, tenzij de sponsoring wordt aangevraagd door een personeelsvereniging of wanneer de gevraagde sponsoring ten voordele is van de organisatie (cfr de klant), bijvoorbeeld bij het organiseren van een tentoonstelling. Het bureau wil het belang benadrukken van een zorgvuldige afweging bij het bepalen van een mogelijke sponsor voor personeelsfeestjes. Het aanspreken van huidige leveranciers dient met de nodige omzichtigheid te gebeuren. Dit impliceert dat men bij voorkeur geen sponsoring vraagt aan leveranciers wiens contract bijna ten einde loopt en indien een nieuw contract moet worden afgesloten, en helemaal niet bij een leverancier waarmee problemen opgetreden zijn in de samenwerking. Toekomstige leveranciers worden niet aangesproken voor sponsoring. Het expliciet afficheren van deze drinks met vermelding van de sponsor acht het bureau bijzonder delicaat omdat het een schijn van partijdigheid uitdrukt waardoor de onafhankelijkheidsrelatie tussen Digipolis en de betrokken firma in het gedrang komt. Door het afficheren van deze drinks in de lokalen van Digipolis Antwerpen wordt deze ‘afhankelijkheidsrelatie’ met die ene firma extra geëxpliciteerd aan alle bezoekers van Digipolis. Naar aanleiding van deze melding verneemt het bureau voor integriteit graag welke opvolging u geeft aan de adviezen die het bureau aan u richt. Vervolg Digipolis antwoordde: “De bijeenkomsten op de laatste vrijdag van de maand verlopen volledig conform het advies door het bureau verstrekt op 18 oktober 2004. Digipolis is bij die organisatie niet betrokken. De organisatie berust bij de personeelsvereniging (Galactica vzw) en dat wordt ook zo systematisch op de aankondigingen vermeld. Leveranciers kunnen, indien zij dit willen, de personeelsvereniging sponsoren. Die voordelen komen ten goede aan het hele personeel, immers, ieder personeelslid van Digipolis is ook automatisch lid van de personeelsvereniging. In het advies van 18 oktober 2004 stond verder vermeld dat “Het maakt ook geen verschil uit of het gaat om leveranciers of toekomstige leveranciers”. Dit is een andere stelling dan diegene die in het recente advies werd vermeld, tenzij er werd verondersteld dat de bijeenkomsten niet door de personeelsvereniging werden georganiseerd. Het was juist die functiescheiding die het onbelangrijk maakte of de leveranciers huidig of toekomstig zijn. Door sponsoring aan de personeelsvereniging Galactica behoudt Digipolis zijn onafhankelijke positie t.o.v. elke leverancier en omdat Digipolis niet betrokken is, weet het zelfs niet welke leveranciers een steentje willen bijdragen. Ik denk dat, in de praktijk, het ook erg moeilijk is om toekomstige leveranciers te onderscheiden van de huidige leveranciers. Als de inzichten hierover geëvolueerd zijn, vernemen we dit graag.

23

Toch zouden we willen rekening houden met het laatste deel van uw advies dat gaat over de ‘schijn van partijdigheid’ die wordt opgewekt door de sponsors op de aankondigingsaffiches te vermelden. Dit is een terechte bekommernis. We hebben dan ook aan de Raad van Bestuur van de vzw Galactica gevraagd om in de toekomst de sponsors op de aankondigingsaffiches niet meer te vermelden.” Het bureau neemt dit dossier verder op in 2012.

24

B Belangenvermenging Melding In 2011 ontving het bureau 2 meldingen over stedelijke communicatie die werd verspreid aan alle inwoners van de stad of een district. Beide melders stelden in vraag of die communicatie het algemeen belang diende of eerder moest gezien worden als propaganda in het licht van de komende gemeenteraadsverkiezingen. Advies In beide gevallen ging het bureau de doelstellingen na van het verspreiden van deze communicatie. In het eerste geval bleek deze te passen in een strategische doelstelling van de stad en ging het ook om een uitgave die op regelmatige basis wordt gepubliceerd en die naar opzet en layout in dezelfde lijn lag als eerdere edities. Bovendien werd ze verspreid buiten de gevoelige pre-electorale periode. Ook in het tweede dossier was het bureau van mening dat er in beginsel geen regels waren overtreden. Het formuleerde echter een aanbeveling aan de verspreider van de communicatie, namelijk om voortaan erg omzichtig om te springen met het gebruik van gepersonaliseerde foto’s. Foto’s kunnen de objectief informerende kracht van publicaties verminderen en daardoor gepercipieerd worden als propaganda. Vervolg Er volgde een reactie van de verspreider van de tweede communicatie waarin die aangaf met meer terughoudendheid hiermee te zullen omgaan in de toekomst en zeker in een verkiezingsjaar (zie ook 4.2.3. Aanbevelingen aan het bestuur/Uitdagingen voor 2012).

25

C Samenwerking

26

Melding Een melder, die tevens slachtoffer is, vroeg een gesprek met een lid van het bureau voor integriteit. Hij vertelde in een notendop volgende ervaringen op het werk die hij als pesterijen ervaart: De melder werkt reeds lange tijd bij de stad. Hij vertelt dat hij van zijn directe leidinggevende frequent andere taakinvullingen krijgt, wat hem ontevreden stemt. Zo heeft hij zich eerst ingewerkt in een bepaalde taak, daarna werd hem opgedragen om andere taken te verrichten en vervolgens mocht hij nog andere taken vervullen. Heden is er sprake van dat hij opnieuw zijn eerste taak zou moeten opnemen, maar dit is nog geen feit. De melder klaagt aan dat telkens wanneer hij een taak of dienst op punt heeft gezet, hij een andere taak krijgt. Zo kan hij geen routine opbouwen. Daarnaast spreekt de melder ook de ervaring uit dat hij onterecht van zaken wordt beschuldigd: hij zou door zijn leidinggevende als agressief bestempeld worden, hij zou op een onvriendelijke manier omgaan met collega’s en klanten, hij werd ervan beticht een collega aangevallen te hebben, hij zou onrust en vijandigheid zaaien tussen de collega’s, enz. Volgens de melder zijn dit verdachtmakingen die niet met de waarheid stroken. Daardoor voelt hij zich geviseerd en gepest. Deze ervaringen doen zich al geruime tijd voor. Momenteel is de melder thuis wegens ziekte. Eerder was hij ook al een langere tijd afwezig geweest. De melder laat ook weten dat hij vorig jaar een negatieve waardering kreeg, maar deze waardering werd nadien omgezet naar een gunstige waardering. Hij heeft hierbij ook zijn vakbond ingeschakeld. Advies Het bureau voor integriteit raadde de melder aan om contact op te nemen met een vertrouwenspersoon omdat dit een kwestie betreft die best door één van hen wordt opgepakt. Vervolg Dit dossier werd verder opgenomen door een vertrouwenspersoon.

D Codes en regelgeving Melding Volgende melding werd aan het bureau voor integriteit voorgelegd: “Momenteel zit ik als administratief assistent met een vrij dringende vraag daar ik een aantal dossiers heel binnenkort terug verder moet afhandelen. Op het ogenblik ben ik er nog altijd niet zeker van dat alle voorgaande stappen in deze dossiers volgens de regels verliepen. De voorbije maand deed ik al veel moeite om hierover zekerheid te bekomen. Ik heb het persoonlijk altijd moeilijk om niet zeker te weten of alles in orde is voor ik een taak uitvoer. Bij overheidsopdrachten gaat het dikwijls om grote bedragen waardoor eventuele vergissingen grote gevolgen kunnen hebben voor de Stad Antwerpen. Daar ik pas de administratieve verwerking van zulke dossiers doe en mijn diensthoofd langere tijd afwezig is, weet ik momenteel niet wat ik moet doen. Zowel bestek A als bestek B werden gepubliceerd nog voor het college en het districtscollege deze goedkeurde. Dit is zeker niet de normale procedure. Volgens mijn info verbiedt artikel 66 en 70 van het strafwetboek ieder persoon om mee te werken aan iets dat niet mag. Kan u mij aub dringend laten weten of ik in deze dossiers verder mijn taken mag uitvoeren als deze terug op mijn bureau belanden? Ik hoop dat u mij kan helpen en in de juiste richting sturen.” Advies Het bureau won eerst bijkomende informatie in over wat er precies gebeurd was en wat de beweegredenen waren om zo te handelen. Daaruit bleek dat de beslissing werd genomen door de directie van de betrokken bedrijfseenheid omwille van hoogdringendheid en dat dit zich echt maar uitzonderlijk voordoet. Op basis hiervan formuleerden de leden volgend antwoord na bespreking op een bureauvergadering: “Uw vermoeden dat er bij de bestekken niet gehandeld werd volgens de normale procedure klopt. Vanuit de beginselen van behoorlijk bestuur en vanuit de wet op de overheidsopdrachten is het niet gerechtvaardigd om een bestek te publiceren indien het nog niet goedgekeurd werd door het bevoegde orgaan, in casu het districtscollege. Het bureau begrijpt dan ook zeer goed dat u daar als ambtenaar vragen over stelt. Uit verdere bevraging bij de betrokken actoren is gebleken dat dergelijke werkwijze niet gebruikelijk is. Men is tot het publiceren van de niet goedgekeurde bestekken overgegaan bij hoogdringendheid en na afstemming met de bedrijfsdirecteurs en de bevoegde politieke niveaus. Nadien werd het gepubliceerde bestek “geregulariseerd”. Het bureau wenst te benadrukken dat u correct gehandeld hebt door advies in te winnen bij het bureau voor integriteit. Het publiceren van een bestek dat nog niet goedgekeurd werd door de bevoegde instantie druist in tegen de beginselen van behoorlijk bestuur. Het bureau heeft intussen vernomen dat u in ziekteverlof bent. Mocht u op dit ogenblik of bij terugkomst op de werkplek nadelen ondervinden van het feit dat u deze melding heeft voorgelegd aan het bureau, dan vraag ik u vriendelijk om terug contact op te nemen met het bureau. Een melding aan het bureau mag immers voor u geen enkel negatief gevolg hebben.” Vervolg In 2011 ontving het bureau geen reactie meer van de melder.

27

E Privacy Melding Het bureau voor integriteit werd geconfronteerd met volgende melding: Naar aanleiding van een herplaatsing van een medewerker van bedrijfseenheid X kwamen we er achter dat een reguliere medewerker van bedrijfseenheid Y op zoek is gegaan naar achtergrondinfo over deze medewerker die we wilden herplaatsen in de vertrouwelijke databases (het ging om info over ‘tijdelijk verblijf’). Hierbij kregen we ook de boodschap dat dit wel vaker gebeurd. Een integriteitprobleem lijkt me. Hoe moeten we hiermee verder?

28

Wat later volgde een gelijkaardige melding over een vergelijkbaar feit. Advies Het bureau antwoordde aan de melder: “Het bureau beschouwt deze inbreuken als zeer ernstig, en bedankt je om dit te melden. De feiten zijn onwettig, en in strijd met o.a. de telematicacode van de stad. Het bureau neemt dit op met de stadssecretaris, met de vraag om hierover actie te ondernemen met de betrokken bedrijfseenheid, niet specifiek naar de medewerkers die de inbreuk pleegden, maar algemeen sensibiliserend naar het personeel dat toegang heeft tot deze gegevens. Het bureau heeft de indruk dat er normvervaging optreedt bij personeel dat deze gegevens regelmatig raadpleegt, waardoor zij zich niet echt bewust zijn van de ernst van dergelijke inbreuken.” Vervolg De stadssecretaris stelde een dienstnota op (zie bijlage 5) waarin de nadruk werd gelegd op het feit dat vertrouwelijke gegevens enkel mogen geraadpleegd worden in functie van de uitoefening van de job. Ook werd hier nog eens duidelijk verwezen naar de eed die de personeelsleden bij de stad afleggen. De bureauleden namen kennis van deze dienstnota op een bureauvergadering. Omdat ze er nog niet van overtuigd waren dat via deze nota de juiste personeelsleden zich aangesproken zullen voelen, beslisten ze om opnieuw een schrijven te richten aan de stadssecretaris met volgende vraag: “Het bureau voor integriteit vraagt de stadssecretaris om hierover te sensibiliseren bij bedrijfseenheid Y, opdat de toegang tot gevoelige gegevens enkel gebruikt wordt in functie van het uitoefenen van de job.” De stadssecretaris bezorgde deze vraag aan de betrokken bedrijfsdirecteur die een bureaulid uitnodigde om dit te bespreken. Tijdens dit gesprek werden volgende afspraken gemaakt: 1. Dit thema komt voortaan aan bod in het decentraal onthaalprogramma van de bedrijfseenheid; 2. Het thema wordt expliciet opgenomen in de functioneringscyclus (plannings-, functionerings- en waarderingsgesprekken), in eerste instantie in de planningsgesprekken die binnenkort worden gevoerd; 3. Het wordt ook meegenomen in verdere opleidingsinitiatieven integriteit. De directie van de bedrijfseenheid gaf mee dat ze over dit onderwerp al vaak gecommuniceerd heeft, o.a. via een interne dienstmemo (zie bijlage 6) en ze beaamde dat personeelsleden zich vaak niet bewust zijn van de deontologische fout die ze maken als ze deze regels overtreden. Het blijft zeer moeilijk om dat besef te laten doordringen. Vandaar ook dat er blijvend op gehamerd moet worden op allerhande manieren en ook bestraft wanneer er misbruik wordt gemaakt.

F Vermoedens van fraude Melding Het bureau voor integriteit ontving volgende melding over verschillende feiten die een leidinggevende op een werkvloer zou plegen: - Werkmateriaal dat verdwijnt: de leidinggevende suggereerde dat iemand van haar ploeg dit had gedaan maar de melders vermoeden dat de leidinggevende het werkmateriaal heeft meegenomen naar huis; - Op regelmatige basis verdwijnt benzine/diesel uit jerrycans. Er wordt ook veel meer getankt dan er benzine of diesel in de voertuigen kan. De cijfers over het benzineverbruik kloppen gewoonweg niet; - De leidinggevende nam haar privé-voertuig mee naar het werk om er tijdens de werkuren aan te werken, met materiaal van de stad. Zij bestelde ook materiaal voor haar privéwagen op naam van de stad (deze feiten dateren van december 2010); - De leidinggevende heeft een mobilhome. Toen de batterij van de mobilhome kapot was, bestelde zij die ook op naam van de stad, voor een voertuig dat op het werk stond. Bij nazicht bleek dat de batterij niet in die wagen was geplaatst; - De leidinggevende bestelt vermoedelijk ook banden voor haar privé-voertuig op naam van de stad; - Op de werkvloer is een fototoestel aanwezig. Wanneer de leidinggevende op vakantie is, blijkt het fototoestel altijd verdwenen; - De leidinggevende bestelt gekleurde lampen op naam van één van zijn werknemers, vermoedelijk voor privé-gebruik (de lampen zijn niet meer te zien op de werkvloer nadat ze zijn aangekomen); - De leidinggevende gebruikt dienstwagens in het weekend: de kilometerteller van een dienstwagen verschilt op vrijdagavond en maandagmorgen 178 km. Wanneer de leidinggevende daarmee geconfronteerd wordt, ontkent zij en zegt zij dat dit een vergissing is. Er werden na een weekend ook al bouwmaterialen gevonden in een dienstwagen van de stad (de leidinggevende was toen aan het verbouwen). Advies De bureauleden beslisten om onmiddellijk de stadssecretaris van deze melding op de hoogte te brengen met de vraag om een onderzoek op te starten. Vervolg De stadssecretaris gaf de interne auditdienst de opdracht om een onderzoek in te stellen naar deze praktijken. Het auditrapport gaf aanleiding tot een tuchtprocedure. De leidinggevende werd uiteindelijk ontslagen.

29

3.3. Vragen om informatie In 2011 ontving het bureau 18 vragen om informatie. De vragen werden zowel door personeelsleden als door externen gesteld. Het bureau werd vooral bevraagd over codes en regelgeving (dresscode van de stad, gedragscodes, omgaan met dubieuze aannemers) en over het integriteitbeleid dat de stad en het bureau voert. Zo vroeg onder meer de integriteitambtenaar van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap een gesprek over de werking van het Antwerpse bureau voor integriteit omdat de Vlaamse overheid met het idee speelt om een virtueel bureau op te richten. Daarnaast verschafte het bureau ook informatie over zijn werking aan studenten van verschillende universiteiten.

30

3.4. Dossiers vertrouwenspersonen De 6 vertrouwenspersonen en de preventieadviseur behandelden in 2011 25 dossiers die te maken hadden met integriteit waarvan: - vragen om advies: 8 - meldingen: 11 - vragen om informatie: 6

Thema’s

Het bureau voor integriteit veronderstelde dat vooral dossiers over samenwerken door hen zouden opgepakt worden omdat dit thema het meest aansluit bij de rol die ze voordien ook al opnamen. Bovendien zijn zij ook beter geplaatst dan het bureau om met zulke dossiers concreet aan de slag te gaan. Uit het cijfermateriaal blijkt dat zij 7 dossiers behandelden over dit thema en het bureau voor integriteit 4 (tegenover 7 dossiers bij het bureau in 2010). Daarenboven tonen deze cijfers aan dat de vertrouwenspersonen van bij het begin ook over andere thema’s werden aangesproken, het aantal vragen over het gebruik van stadsmateriaal valt daarbij op. Het bureau voor integriteit ontving slechts 2 adviesvragen over dit thema.

31

4. Aandachtspunten en aanbevelingen 4.1. Aandachtspunten voor het bureau 4.1.1. Aandachtspunten vorig jaarverslag

32

In het jaarverslag 2010 nam het bureau voor integriteit volgende aandachtspunten op: - Inwerken van een aantal nieuwe leden en de voorzitter; - Aanpassen van het huishoudelijk reglement; - Evalueren van de meldingsprocedure integriteit en effect ervan monitoren; - Rol van het bureau definiëren ten aanzien van de groep stad Antwerpen; 4.1.2. Ondernomen acties en resultaten In 2011 werkten zich effectief twee nieuwe interne leden, een nieuw extern lid en een nieuwe voorzitter in (zie ook 2.1. Samenstelling). Uit de evaluatie van de meldingsprocedure integriteitschendingen (zie 2.4.2) kwamen een aantal items naar voor die een aanpassing van het huishoudelijk reglement vereisen. De bureauleden zullen in 2012 een nieuwe versie aan de gemeenteraad ter kennis brengen. Wat het werkingsgebied van het bureau betreft, vonden er in de loop van 2011 gesprekken plaats met de lokale politie en met het autonoom gemeentebedrijf stedelijk onderwijs. Met de korpschef en de medewerker integriteit maakte de voorzitter volgende afspraken: 1. Blijvend uitwisselen over ad hoc-dossiers waar nodig; 2. Adviseren op nota’s, zoals bijvoorbeeld de meldingsprocedure die momenteel voor de lokale politie wordt uitgewerkt; 3. Kennis delen over de aanpak van de lopende opleidingen morele oordeelsvorming, de gedragscodes, e.d. Het autonoom gemeentebedrijf stedelijk onderwijs wilde aanvankelijk een apart orgaan oprichten om hun dossiers te behandelen. Na overleg werd er afgesproken om dit niet te doen maar om beroep te doen op het bureau voor integriteit dat zich voor deze kwesties kan laten bijstaan door onderwijs- of andere experten indien het dat nodig vindt. De bedrijfsdirecteur van stedelijk onderwijs zal het bureau mogelijke namen van experten bezorgen. 4.1.3. Uitdagingen voor 2012 In 2012 zal het bureau voor integriteit verdere gesprekken voeren over zijn werkingsgebied, ook met andere entiteiten van de groep stad Antwerpen dan diegene die spontaan om samenwerking vroegen zodat alle entiteiten van de groep stad Antwerpen dezelfde principes waarborgen van onafhankelijkheid, duidelijkheid en voorzichtigheid. Daarnaast wil het bureau vooral werk maken van verdere sensibiliseringsacties in het kader van een positieve beleving van het melden van integriteitsschendingen. Daarom zal het bureau dat steeds benadrukken in zijn communicatie met melders en andere betrokkenen maar zal het ook nadenken over andere acties (bijvoorbeeld op het vlak van communicatie binnen de groep stad Antwerpen). 3

Aandachtspunt 3 komt voort uit de uitdagingen voor het bestuur voor 2012.

Samenvatting aandachtspunten 20123 2012-1

Het werkingsgebied van het bureau binnen de groep stad Antwerpen verder concretiseren.

2012-2

Sensibiliseringsacties ondernemen in het kader van een positieve beleving van het melden van integriteitschendingen.

2012-3

Bijdrage leveren aan beleidsplanning integriteit.

4.2. Aanbevelingen aan het bestuur 4.2.1. Aanbevelingen vorig jaarverslag In het jaarverslag 2010 formuleerde het bureau volgende aanbevelingen: 2011-1

Opzetten van een samenwerking tussen personeelsmanagement en interne audit in het opleidingstraject morele oordeelsvorming.

2011-2

De ontwikkeling van een beleidsplan integriteit over de integriteitorganen heen.

2011-3

Het ontwikkelen van visie en strategie op sponsoring en samenwerking daarin met de stedelijke personeelskring.

2011-4

Het ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien.

2011-5

Communicatie over en handhaving van de regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen.

2011-6

Uitbouwen van een opleidingstraject met interne trainers. Het bureau wil de verdere evolutie van dit opleidingstraject opvolgen en blijvend geïnformeerd worden.

2011-7

Regelmatig communicatie voeren over bestaande regelgeving en bevoegde diensten.

4.2.2. Ondernomen acties en resultaten Op een vergadering van het managementteam van de stad Antwerpen op 8 juni 2011 maakten de leden van dit team kennis met de nieuwe voorzitter (zie bijlage 7) en werd ook het jaarverslag 2010 gepresenteerd. Een aantal leden van het managementteam namen de realisatie van de geformuleerde aanbevelingen uit dit verslag op zich. Ze rapporteerden hierover op een managementteamvergadering op 11 januari 2012 (zie bijlage 8). Aanbeveling 2010 – 1: Opzetten van een samenwerking tussen personeelsmanagement en de interne auditdienst in het opleidingstraject morele oordeelsvorming. Er werd het afgelopen jaar een ruimer samenwerkingsverband opgezet tussen personeelsmanagement, interne audit en de ombudsdienst. Twee keer per jaar vindt overleg plaats om mekaar te informeren en waar nodig, activiteiten op elkaar af te stemmen. In de opleiding managen van integriteit voor leidinggevenden (vervolgopleiding na morele oordeelsvorming die zich toespitst op het handhaven van integriteit op de werkvloer) wordt de rol van interne audit en het gebruik van de instrumenten tucht en waardering uitgeschreven in de handleiding voor de cursisten. Aanbeveling 2010 – 2: Ontwikkelen van een beleidsplan integriteit over de integriteitorganen heen. In de loop van 2012 willen personeelsmanagement, interne audit, ombudsdienst en bestuurszaken gezamenlijk een aanzet hiertoe geven als inspiratie voor een volgend bestuursakkoord.

33

Aanbeveling 2010 – 3: Ontwikkelen van visie en strategie op sponsoring en samenwerking daarin met de stedelijke personeelskring. Er werden een aantal cases verzameld over deze thematiek. Op basis hiervan en op basis van de criteria die het bureau voor integriteit ontwikkelde zal een beleid uitgestippeld worden. De visienota wordt in het voorjaar van 2012 aan het managementteam voorgelegd.

34

Aanbeveling 2010 – 4: Ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien. De betrokken bedrijfseenheid heeft onderzocht of het argument van de verloning van de karladers en chauffeurs van stadsreiniging een rol speelt maar dat blijkt niet het geval te zijn. Intussen is er duidelijk gecommuniceerd dat om nieuwjaarsfooien vragen niet kan. Klachten worden nauwgezet opgevolgd. Vanaf het najaar loopt ook in deze bedrijfseenheid de opleiding morele oordeelsvorming. De leidinggevenden hebben de opleiding reeds achter de rug. Vanaf het voorjaar 2012 volgen de medewerkers. Nieuwjaarsfooien zijn daar een veelbesproken thema. Knelpunten blijven vooral enerzijds het feit dat sommige burgers of bedrijven een fooi willen geven (al dan niet met bijbedoelingen en hoe pak jij die aan?) en anderzijds de effectieve handhaving van deze praktijk die zich buiten de werktijd voordoet. Het bureau neemt dit verder op met de betrokken bedrijfsdirecteur. Aanbeveling 2010 – 5: Communicatie over en handhaving van regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen. De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud werkt momenteel aan: • Plaatsing van stickers in de voertuigen met bepaalde richtlijnen; • Hernieuwing van de communicatie rond de oude car policy, gekoppeld aan de vernieuwde rechtspositieregeling; • Verbreding van de car policy naar een mobiliteitspolicy; • Handhaving verbeteren door rittenbladen elektronisch te gaan opvolgen, wat betere controle mogelijk maakt. Er lopen momenteel 2 testpools (wagens Bellgebouw en vrachtwagens dienst feestelijkheden). Dit maakt ook een betere sturing mogelijk. Vooral het tweede en vierde punt interesseert de bureauleden. Zij wensen verder op de hoogte gehouden te worden. Aanbeveling 2010 – 6: Uitbouwen van een opleidingstraject met interne trainers en het bureau hierover informeren. Er zijn in 2011 twee interne trainers gestart die de opleidingen morele oordeelsvorming verzorgen maar ook instaan voor de verdere opvolging van acties die voortkomen uit deze opleidingen. In 2011 werden er vooral trainingen gegeven in de bedrijfseenheden cultuur, sport en jeugd, stadsontwikkeling, marketing en communicatie en het leidinggevend kader van stads- en buurtonderhoud. In het najaar vond ook een eerste opleiding met medewerkers van het kabinet van de burgemeester plaats. Er volgt nog een sessie met de burgemeester. In het voorjaar van 2012 nemen alle andere kabinetsmedewerkers deel aan deze opleiding, al dan niet in aanwezigheid van hun schepen. Het bureau volgt met veel aandacht de verdere uitrol van dit opleidingstraject en wordt regelmatig van de planning en reacties op de hoogte gebracht. Aanbeveling 2010 – 7: Regelmatig communicatie voeren over bestaande regelgeving en bevoegde diensten. In het vorig jaarverslag concludeerde het bureau voor integriteit uit verschillende dossiers over dit thema dat vele adviesvragers de weg niet vonden naar beschikbare informatie of naar bevoegde diensten en dat geregeld hierover communiceren nodig was. Als antwoord werden de volgende lopende projecten meegedeeld: • Alle reglementen worden transparant gemaakt en gepubliceerd op het inter- en intranet; • Ze worden verder verklaard en vereenvoudigd naar de diverse doelgroepen; • Communicatie binnen de groep gebeurt via bestaande kanalen voor interne communicatie en wordt mee opgenomen in de jaarlijkse planning.

Op dit vlak is er volgens het bureau nog werk aan de winkel. Daarvan getuigt het groot aantal adviesvragen (7) en meldingen (6). De huidige acties die lopen of gepland zijn, volstaan niet. Het is duidelijk dat de bestaande kanalen onvoldoende de doelgroep bereiken. Het is trouwens niet alleen een kwestie van voldoende communiceren over regels maar ook aandacht schenken aan het verklaren waarom bepaalde regels werden ingesteld. 4.2.3. Uitdagingen voor 2012 Uit het voorgaande blijkt dat de aanbevelingen uit het vorig jaarverslag nog niet (volledig) werden gerealiseerd. Het bureau voor integriteit zal aanbevelingen 1 en 6 nauw opvolgen en zal voor aanbeveling 4 ook zelf verder in gesprek gaan met de betrokken bedrijfsdirecteur. Daarnaast kijkt het bureau uit naar de verdere ontwikkeling op het vlak van beleidsplanning (aanbeveling 2) en wil het daar ook zijn steentje toe bijdragen. Het bureau benadrukt haar verwachting dat er dit jaar effectief werk wordt gemaakt van aanbeveling 3, een vraag die het bureau voor het eerst formuleerde in het jaarverslag van 2007. Ook dit jaar ontving het bureau 3 adviesvragen en 2 meldingen over dit onderwerp. Ook op het vlak van communicatie over regelgeving (aanbeveling 7) zijn meer inspanningen nodig. Naast deze aanbevelingen formuleert het bureau voor integriteit 3 nieuwe uitdagingen. Aanbeveling 2011 – 8 Uit een aantal dossiers (zie 3.2. Meldingen/Privacy) blijkt dat sommige medewerkers onvoldoende discreet omgaan met vertrouwelijke informatie en dat ze zich onvoldoende bewust zijn van het feit dat ze strafrechtelijk kunnen vervolgd worden in bepaalde gevallen. Over dit thema werden een aantal afspraken gemaakt met de bedrijfsdirecteur van districts- en loketwerking. Het bureau wil geïnformeerd blijven over de stand van zaken van die afspraken. Aanbeveling 2011 – 9 In hoofdstuk 4.1.3. nam het bureau voor integriteit zich voor om werk te maken van verdere sensibiliseringsacties in het kader van een positieve beleving van het melden van integriteitschendingen. Ook van het bestuur verwacht het integriteitsbureau initiatieven op dit vlak. Aanbeveling 2011 – 10 In de tweede helft van 2011 ontving het bureau 4 vragen of meldingen over stedelijke communicatie en het respecteren van de sperperiode die in acht moet worden genomen in het kader van de gemeenteraadsverkiezingen. Op dat moment was de sperperiode nog niet gestart en was er ook nog geen stedelijke communicatie voorhanden. Het bureau raadt het bestuur aan om hierover tijdig te communiceren naar alle betrokkenen.

35

Samenvatting aanbevelingen 2012

36

2012-1

Samenwerking tussen personeelsmanagement en interne audit in het opleidingstraject morele oordeelsvorming verder bestendigen.

2012-2

De ontwikkeling van een beleidsplan integriteit over de integriteitsorganen heen.

2012-3

Het ontwikkelen van visie en strategie op sponsoring en samenwerking daarin met de stedelijke personeelskring.

2012-4

Het ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien.

2012-5

Communicatie over en handhaving van de regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen.

2012-6

Verderzetten van het opleidingstraject met interne trainers en het bureau blijvend informeren.

2012-7

Initiatieven nemen om communicatie te verbeteren over bestaande regelgeving zodat ze gekend zijn door personeel.

2012-8

Bureau voor integriteit blijvend informeren over geplande acties op het vlak van omgaan met vertrouwelijke informatie.

2012-9

Initiatieven nemen die ervoor zorgen dat het melden van integriteitschendingen op een positieve manier wordt beleefd.

2012-10

Tijdig communiceren aan alle betrokkenen over stedelijke communicatie en de sperperiode bij gemeenteraadsverkiezingen.

Bijlagen BIJLAGE 1 I interview nieuwe voorzitter in personeelsblad ANTenne BIJLAGE 2 I gemeenteraadsbesluit aanstelling nieuwe voorzitter BIJLAGE 3 I gemeenteraadsbesluit aanstelling extern lid BIJLAGE 4 I dienstnota over toegang en gebruik gevoelige gegevens BIJLAGE 5 I dienstmemo districts- en loketwerking omgaan met privacy-gevoelige gegevens BIJLAGE 6 I managementteambesluit kennismaking nieuwe voorzitter BIJLAGE 7 I managementteambesluit integriteitacties

37

14 I ANTenne

BIJLAGE 1 I interview nieuwe voorzitter in personeelsblad ANTenne

Ivo Moyersoen, voorzitter van het bureau voor integriteit

“Integriteit biedt klant zekerheid op gelijke behandeling” 38

Het bureau voor integriteit bepaalt en omschrijft de gedragsregels voor medewerkers en mandatarissen. Je kunt bij het bureau terecht met adviesvragen over gedragsnormen, of om een mogelijke integriteitschending te melden. Ivo Moyersoen (63), sinds april voorzitter van het bureau, legt uit. Wat betekent integriteit voor een stadsmedewerker? Ivo: ‘Een burger moet kunnen vertrouwen op de werking van de stad. Als een ambtenaar integer werkt, weet een klant dat de stad zijn dossier professioneel en objectief behandelt. Net zoals ze dat doet voor elke andere burger in dezelfde situatie. Bovendien houdt integriteit in dat je beschaafd en respectvol omgaat met de klanten van de stad en je collega’s.’ Waarvoor kunnen collega’s terecht bij het bureau? Ivo: ‘Als je vragen hebt over integer handelen, kun je het bureau om advies vragen. Zo vroeg een collega of ze een boottochtje mochten aannemen van een firma die voor hun afdeling werkt.’ Hoe luidde het advies? Ivo: ‘In zo’n gevallen stel je jezelf de vraag waarom je de uitnodiging krijgt. Is het uit vriendelijkheid of wil de firma een volgende opdracht binnenhalen? In het laatste geval mag je de uitnodiging zeker niet aannemen. De enige reden waarom je kunt ingaan op zo’n uitnodiging is om samen met je collega’s terug te blikken op een geslaagd project. Een heleboel van onze adviezen vind je terug in de gedragscode.’ Wat kun je doen wanneer je een integriteitsschending vermoedt of vaststelt? Ivo: ‘Blijf niet met je vragen zitten en stap naar het bureau. Daar kun je op een veilige en vertrouwelijke manier een integriteitschending melden. Indien nodig kunnen we je beschermen.’ Over wat voor schendingen spreken we dan? Ivo: ‘Je moet je er altijd goed van bewust zijn dat je collega’s, chefs, mandatarissen en politici handelen in het algemeen belang. Als bijvoorbeeld een politicus vraagt om een bouwaanvraag snel goed te keuren, dan ga je hier niet op in. Niemand mag bevoordeeld worden. Zo’n schending door een collega, chef of politicus kun je melden bij het bureau.’

Nieuwe versie gedragscode Als we handelen volgens de A-waarden bouwen we aan de goede werking van de stad en het OCMW. Daarom biedt de gedragscode je een aantal algemene richtlijnen die aangeven hoe je je bij de stad en het OCMW Antwerpen moet gedragen. Deze gedragscode geldt voor iedere medewerker. Ze is gebaseerd op de vijf A-waarden: • • • • •

kostenbewustzijn klantgerichtheid samenwerken integriteit omgaan met diversiteit

De gedragscode werd onlangs geactualiseerd. De nieuwe versie vind je op http://stad.antwerpen.be/BI/.

Ook politici moeten integer zijn. Wat houdt dat in? Ivo: ‘Vroeger was het de gewoonte dat men voor een promotie beroep deed op de politiek. Dat is niet eerlijk tegenover andere medewerkers. Dankzij de gedragscode kunnen zo’n praktijken nu niet meer.’ Hoe ziet u de toekomst van het bureau? Ivo: ‘We willen de werking van het bureau uitbreiden naar alle gedragscodes voor alle, al dan niet verzelfstandigde, diensten van de groep Antwerpen. Op korte termijn bespreken we hoe dit moet gebeuren voor de politie en in het onderwijs. Dankzij die implementatie weet elk personeelslid en elke verantwoordelijke in de stad dat hij gebonden is door dezelfde gedragscode.’

ANTenne I 15

BIJLAGE 1 I interview nieuwe voorzitter in personeelsblad ANTenne

In een notendop

Ivo Moyersoen Na een carrière van dertien jaar als advocaat werd Ivo Moyersoen onderzoeksrechter. Het was een bewuste keuze om zo een bijdrage te leveren aan de magistratuur. Mensenrechten en integriteit speelden daarin een grote rol. Daarna werd Ivo voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg in Antwerpen. ‘Voor de organisatie van verkiezingen kwam ik veel in contact met stadsdiensten. Dankzij de professionaliteit en de inzet van de ambtenaren verliepen die altijd goed en vlot. Dat bewonder ik. Na de organisatie

Ivo Moyersoen:

“Politici moeten, net als ambtenaren, integer zijn”

van de volksraadpleging over de Oosterweelverbinding vroeg de burgemeester me of ik Armand Vandeplas, de vorige voorzitter van het bureau voor integriteit, wilde opvolgen. De manier waarop het bureau onafhankelijk werkt van zowel politiek als stadsmedewerkers versterkte mijn beslissing om voorzitter te worden van het bureau. Antwerpen mag er fier op zijn dat het de enige Belgische stad is met zo’n orgaan.’

39

BIJLAGE 2 I gemeenteraadsbesluit aanstelling nieuwe voorzitter

40

Samenstelling: de heer Patrick Janssens, burgemeester-voorzitter; de heren Robert Voorhamme, Philip Heylen, Ludo Van Campenhout, mevrouw Leen Verbist, de heren Marc Van Peel, Luc Bungeneers, Guy Lauwers, mevrouw Monica De Coninck, schepenen; de heer Staf Neel, mevrouw Hilda Vienne, de heren Johan Van Brusselen, Bob Hulstaert, Filip Dewinter, mevrouw Nahima Lanjri, de heer Jan Penris, mevrouwen Tanja Smit, Ann Coolsaet, de heren Hugo Verhelst, Erwin Pairon, Claude Marinower, Gerolf Annemans, mevrouwen Kathleen Van Brempt, Freya Piryns, Caroline Drieghe, de heren Youssef Slassi, Wim Wienen, mevrouw Suzette Verhoeven, de heren George Ver Eecke, Ergün Top, Staf Wouters, mevrouw Chris Calluy, de heer Hugo Coveliers, mevrouwen Anke Van dermeersch, Fauzaya Talhaoui, Maya Detiège, de heren Karim Bachar, Bart De Wever, mevrouw Güler Turan, de heer Jurgen Verstrepen, mevouw Annick De Ridder, de heren Bruno Valkeniers, Sener Ugurlu, mevrouwen Fatma Akbas, Greet van Gool, de heer Bart Martens, mevrouw Eva Mangelschots, de heer Frank Hosteaux, mevrouw Suzy Lismont-Cools, de heer Toon Wassenberg, mevrouw Peggy Pooters, de heer Jo Vermeulen, mevrouw Eva Wuyts, de heren Seppe De Blust, Wim Van Osselaer, raadsleden; de heer Roel Verhaert, stadssecretaris. Besloten zitting van 20 september 2010 Iedereen aanwezig behalve mevrouwen Kathleen Van Brempt, Freya Piryns, de heren Bart De Wever, Bruno Valkeniers, raadsleden.

Bestuurszaken A-Punt 1 Bureau voor integriteit. Voordracht voorzitter. Periode van overdracht. Goedkeuring. Introductie beleidsrichtlijn (Jaarnummer 1143) De gemeenteraad keurt goed dat de heer Ivo Moyersoen wordt voorgedragen als opvolger van de heer Armand Vandeplas en beslist om een periode van overdracht van maximaal zes maanden te voorzien. Agendapunt, gemeenteraad, open, 26/04/2004, jaarnummer 692; Agendapunt, gemeenteraad, open, 20/12/2004, jaarnummer 2610; Agendapunt, college, gewone zitting, 16/07/2010, jaarnummer 9141 Auteur: B. Dierckx

Motivering Feiten en context Op 26 april 2004 (jaarnummer 692) nam de gemeenteraad kennis van de aanstelling van Armand Vandeplas als voorzitter van het Bureau voor integriteit en werd hem gevraagd om een voorstel voor de paritaire samenstelling van het bureau te doen.

BIJLAGE 2 I gemeenteraadsbesluit aanstelling nieuwe voorzitter

Juridische grond Artikel 2 van het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 20 december 2004 (jaarnummer 2610): de gemeenteraad keurt de samenstelling van het Bureau voor integriteit goed. Dit besluit ligt niet ter inzage ingevolge artikel 13 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Argumentatie De gemeenteraad besliste in zitting van 26 april 2004 (jaarnummer 692) dat het college aan de gemeenteraad een persoonlijkheid met hoog moreel gezag als voorzitter van het Bureau voor integriteit voorstelt. De voorzitter van het Bureau voor integriteit moet een persoonlijkheid met hoog moreel gezag zijn, die bij voorkeur zijn actieve loopbaan heeft beëindigd en veel ervaring heeft op het vlak van rechtsbedeling, maatschappelijke evoluties, rechtsevoluties en ethisch verantwoord gedrag. Verder moet deze persoonlijkheid ervaring hebben met het afwegen en beoordelen van belangen en het nemen van juiste morele beslissingen. Iemand die geval per geval kan beoordelen of de bestuurlijke integriteit aan de orde is en hoe deze moet worden geïnterpreteerd en de zaken niet louter vanuit een juridische invalshoek benadert, maar de beoordeling plaatst in een ruimere maatschappelijke en organisatiecontext. Het college droeg in zitting van 16 juli 2010 (jaarnummer 9141) de heer Ivo Moyersoen voor als opvolger voor het voorzitterschap van het Bureau voor integriteit. Als gewezen voorzitter van de Rechtbank van eerste aanleg past hij binnen het omschreven profiel van voorzitter. Artikel 2 van het huishoudelijk reglement van werking van het Bureau voor integriteit bepaalt dat de samenstelling van het Bureau wordt goedgekeurd door de gemeenteraad. Om de continuïteit en de overdracht van dossiers tussen de heer Vandeplas en de heer Moyersoen mogelijk te maken is het aangewezen om een periode van overdracht van maximum 6 maanden te voorzien, met ingang van 1 oktober 2010. Na afloop van deze overdrachtperiode, ten laatste vanaf 1 april 2011, zal de heer Moyersoen zijn voorzitterschap volledig opnemen.

Besluit De gemeenteraad keurt eenparig artikelen 2, 3, 4 en 5 goed. Bij artikel 1 wordt er geheim gestemd.

Artikel 1 De gemeenteraad keurt, met 37 stemmen tegen 8, er zijn 3 onthoudingen en 3 raadsleden brachten geen stem uit, goed, dat de heer Ivo Moyersoen wordt voorgedragen door het college als opvolger van de heer Armand Vandeplas, voorzitter van het Bureau voor integriteit Artikel 2 De gemeenteraad keurt goed om een periode van maximum zes maanden te voorzien, vanaf 1 oktober 2010, als overdrachtperiode, waarbij de opvolger reeds deelneemt aan de vergaderingen van het Bureau voor integriteit. Na afloop van deze periode, ten laatste op 1 april 2011, neemt de heer Ivo Moyersoen zijn voorzitterschap volledig op.

41

BIJLAGE 2 I gemeenteraadsbesluit aanstelling nieuwe voorzitter

Artikel 3 De gemeenteraad keurt goed dat de opvolger als plaatsvervangend voorzitter kan optreden bij afwezigheid van de heer Armand Vandeplas. De voorzitter duidt zijn plaatsvervanger aan. Artikel 4 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

42

Artikel 5 Dit besluit is niet ter inzage. Afschrift: 1 exemplaren Aan:

Aantal:

Actie:

Bureau voor integriteit

1

voor kennisneming

BIJLAGE 3 I gemeenteraadsbesluit aanstelling extern lid

Samenstelling: De heer Patrick Janssens, burgemeester-voorzitter De heer Robert Voorhamme, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; mevrouw Leen Verbist, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Luc Bungeneers, schepen; de heer Guy Lauwers, schepen; mevrouw Monica De Coninck, schepen; de heer Staf Neel, raadslid; mevrouw Hilda Vienne, raadslid; de heer Johan Van Brusselen, raadslid; de heer Bob Hulstaert, raadslid; de heer Filip Dewinter, raadslid; mevrouw Nahima Lanjri, raadslid; de heer Jan Penris, raadslid; mevrouw Tanja Smit, raadslid; mevrouw Ann Coolsaet, raadslid; de heer Hugo Verhelst, raadslid; de heer Erwin Pairon, raadslid; de heer Claude Marinower, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; mevrouw Kathleen Van Brempt, raadslid; mevrouw Freya Piryns, raadslid; mevrouw Caroline Drieghe, raadslid; de heer Youssef Slassi, raadslid; de heer Wim Wienen, raadslid; mevrouw Suzette Verhoeven, raadslid; de heer George Ver Eecke, raadslid; de heer Ergün Top, raadslid; de heer Staf Wouters, raadslid; mevrouw Chris Calluy, raadslid; de heer Hugo Coveliers, raadslid; mevrouw Anke Van dermeersch, raadslid; mevrouw Fauzaya Talhaoui, raadslid; mevrouw Maya Detiège, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; de heer Bart De Wever, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Jurgen Verstrepen, raadslid; mevrouw Annick De Ridder, raadslid; de heer Bruno Valkeniers, raadslid; de heer Sener Ugurlu, raadslid; mevrouw Fatma Akbas, raadslid; mevrouw Greet van Gool, raadslid; de heer Bart Martens, raadslid; mevrouw Eva Mangelschots, raadslid; de heer Frank Hosteaux, raadslid; mevrouw Suzy Lismont-Cools, raadslid; de heer Toon Wassenberg, raadslid; mevrouw Peggy Pooters, raadslid; de heer Jo Vermeulen, raadslid; mevrouw Eva Wuyts, raadslid; de heer Seppe De Blust, raadslid; de heer Wim Van Osselaer, raadslid De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: Mevrouw Freya Piryns, raadslid; de heer George Ver Eecke, raadslid; de heer Staf Wouters, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; de heer Bart De Wever, raadslid; de heer Bruno Valkeniers, raadslid Verontschuldigd: De heer Staf Neel, raadslid; mevrouw Maya Detiège, raadslid; mevrouw Annick De Ridder, raadslid

Bureau voor integriteit

A-Punt

69 2011_GR_00734 Wijziging samenstelling bureau voor integriteit - Vervanging van een extern lid Goedkeuring

43

BIJLAGE 3 I gemeenteraadsbesluit aanstelling extern lid

Beknopte samenvatting Vorig jaar nam mevrouw Sigrid Sterckx ontslag als extern lid van het bureau voor integriteit. Het bureau voor integriteit ging op zoek naar een geschikte vervanger en vond die in de persoon van Petra Van Brabandt, doctor in de wijsbegeerte, verbonden aan de Universiteit van Antwerpen.

Motivering 44

Aanleiding en context Mevrouw Sigrid Sterckx nam in 2010 ontslag als extern lid van het bureau voor integriteit. Zij kon haar drukke professionele loopbaan niet langer combineren met haar engagement als lid van het bureau voor integriteit. Het bureau voor integriteit ging op zoek naar een vervanger voor mevrouw Sterckx. Mevrouw Sterckx is ethica en het bureau ging op zoek naar een extern lid met een gelijkaardig profiel. Mevrouw Van Brabandt is doctor in de wijsbegeerte en is verbonden aan de Universiteit Antwerpen en geeft aan een sterke interesse te hebben in het thema. Na overleg met de stadssecretaris draagt de voorzitter mevrouw Petra Van Brabandt naar voor als nieuw lid van het bureau voor integriteit. Dit punt werd besproken op de commissie algemene bestuurlijke aangelegenheden van 9 mei 2011. Regelgeving: openbaarheid Dit besluit is niet ter inzage ingevolge: Artikel 13 - 2° van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004: een aanvraag tot openbaarmaking dient afgewezen te worden, voorzover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt. Argumentatie Na het ontslag van mevrouw Sigrid Sterckx ging het bureau voor integriteit op zoek naar een vervanger. Mevrouw Petra Van Brabandt wordt door de voorzitter naar voor geschoven als nieuw lid. Financiële gevolgen Nee

Besluit De gemeenteraad keurt eenparig artikelen 2 en 3 goed. Bij artikel 1 wordt er geheim gestemd.

Artikel 1 De gemeenteraad benoemt met 37 stemmen tegen 7, 2 raadsleden brachten geen stem uit, mevrouw Petra Van Brabandt als extern lid van het bureau voor integriteit, ter vervanging van mevrouw Sigrid Sterckx, en dit op voordracht van de voorzitter van het bureau voor integriteit.

Artikel 2 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

Artikel 3 Dit besluit is niet ter inzage.

BIJLAGE 4 I dienstnota over toegang en gebruik gevoelige gegevens

datum 9 augustus 2011

Dienstnota

nummer D2011.101

45

http://stad.antwerpen.be/dienstnota/ verantwoordelijk De chef-waardeerders voor onmiddellijke kennisgeving aan hun medewerkers. voor de uitvoering Deze dienstnota is enkel voor intern gebruik en mag niet extern verspreid gebruik worden zonder toestemming van de stadssecretaris. van S rubriek Interne werking titel Toegang en gebruik gevoelige gegevens vervangt bijlagen verwijzingen inlichtingen secretariaat stadssecretaris – 03 338 82 78 afschrift vervaldatum 99/99/9999 Het integriteitsbureau heeft vastgesteld dat sommige personeelsleden misbruik maken van de toegang die ze hebben tot gevoelige gegevens. Er zijn klachten binnengekomen over personeelsleden die opzoekingen doen in het rijksregister voor privé gebruik. Toegang tot (vertrouwelijke) gegevens kan enkel gebeuren in functie van de uitoefening van de job. Wij zullen vanaf nu zeer streng optreden tegen dit soort ongeoorloofde handelingen. Elke leidinggevende heeft de opdracht bij vaststelling van een misbruik onmiddellijk de bedrijfsdirecteur in te lichten. Ik wijs op de eedaflegging waarbij de medewerker van de stad Antwerpen verklaart de verplichtingen van het ambt trouw na te komen en de A- waarden te respecteren. Verder zijn de passages uit de gedragscode voor personeelsleden en de gedragscode voor gebruik van telematica duidelijk.

Roel Verhaert stadssecretaris

Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen [email protected]

BIJLAGE 4 I dienstnota over toegang en gebruik gevoelige gegevens

46

gedragscode voor personeelsleden
Bij motivatie en betrokkenheid is vermeld: “Niet alle informatie op ons werk is echter openbaar; bepaalde informatie kan bij wet of andere regelgeving geheim zijn. Al dat soort informatie houden we ook geheim voor iedereen die er geen kennis van mag nemen; ook als we inmiddels niet meer in dienst zijn van de stad Antwerpen.”
Bij samenwerken staat: “ Verzoeken of opdrachten om aan ongeoorloofde handelingen mee te werken, weigeren we.” “ Als leidinggevende treden we op tegen medewerkers die zich ongeoorloofd gedragen.
Onder de rubriek “ integriteit” vinden we het volgende: “Als personeelsleden van de stad Antwerpen moeten we onkreukbaar zijn; ons handelen in naam van de stad moet altijd correct en betrouwbaar zijn.” “ We respecteren de eigendommen en rechten van de stad en gebruiken die alleen voor ons werk.” “ We houden onze persoonlijke voorkeur of overtuiging en onze privé belangen strikt gescheiden van ons werk.” “ Elke vermoedelijke of evidente inbreuk op onze integriteit en op de integriteit van de stad Antwerpen melden we bij onze chef; deze verwittigt de stadssecretaris en die legt de melding voor aan het Bureau voor Integriteit. Zij zorgen voor de passende maatregelen. We kunnen ons ook rechtstreeks richten tot het Bureau voor Integriteit. Zelf nemen wij over dit soort zaken de grootst mogelijke vertrouwelijkheid in acht en behouden we onze objectiviteit.” gedragscode voor gebruik van telematica


“ Met deze gedragscode willen de stad en het OCMW: onder meer voorkomen dat ongeoorloofde (strafbare) of lasterlijke feiten worden gepleegd met behulp van de terbeschikkinggestelde telematicamiddelen. We stellen geen handelingen die als ongeoorloofd of lasterlijk beschouwd kunnen worden.”

Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen [email protected]

BIJLAGE 5 I dienstmemo districts- en loketwerking omgaan met privacy-gevoelige gegevens

dienstmemo DL jaargang 4 | nummer 6 | 10.06.2009

Van: Paul van Steenvoort, bedrijfsdirecteur Aan: alle loketmedewerkers

47

Omgaan met privacy-gevoelige gegevens 2.

1. Waarom deze dienstnota? Wat zegt de wet over het opzoeken en doorgeven van privacygevoelige gegevens? 3. Ook de gegevens van je collega's zijn privacy-gevoelig ! 4. Voorbeelden 5. Gegevens verstrekken aan derden 6. Wat gebeurt er indien je de regels niet naleeft? 7. Meer info 8. Goedkeuring door directiecomité

1. Waarom deze dienstmemo ? Binnen districts- en loketwerking vinden we het erg belangrijk dat we op een professionele manier omgaan met privacy-gevoelige gegevens. Burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat er op een correcte manier met hun persoonlijke gegevens wordt omgegaan. Uit verschillende meldingen op korte tijd merken we dat niet iedereen even zorgvuldig omgaat met de gegevens die terug te vinden zijn in de programma's zoals BEAM, Belpic of HReM+. ^ omhoog

2. Wat zegt de wet over het opzoeken en doorgeven van privacy-gevoelige gegevens ? Er zijn verschillende wetten over dit onderwerp. De essentie is echter altijd dat je privacygevoelige gegevens waar je als medewerker toegang tot hebt, enkel mag gebruiken in het kader van je functie en het uitvoeren van je taak. De wetgever is hier zeer streng in. Deze bepalingen blijven gelden, ook al werk je niet meer voor de stad of heb je geen toegang tot deze gegevens. Nieuw is dat met de invoering van de elektronische identiteitskaart iedereen via 'mijn dossier' kan nakijken wie zijn of haar dossier heeft geraadpleegd. Deze raadplegingen zijn niet verwijderbaar ! ^ omhoog

3. Ook de gegevens van je collega's zijn privacy-gevoelig ! Deze reglementering geldt uiteraard ook voor het raadplegen van gegevens van huidige, toekomstige of ex-collega's en hun familie. Ook al gebeuren deze opzoekingen met de beste bedoelingen, het blijven niet-toegestane opzoekingen. Snel even opzoeken waar je nieuwe collega woont of nagaan of je vroegere collega ondertussen getrouwd is, is uit den boze. ^ omhoog

4. Voorbeelden Hieronder een aantal recente voorbeelden die uiteraard niet toegestaan zijn : J
22;
42/<<>@21.@A:
<=B>.42;
om je collega een gelukkige verjaardag te wensen J
12
3<@<
6;
29=60
<=E<282;
B.;
12
;62AC2
B2>9<<312
B.;
72
B>62;16; J
6;
(2$
<=E<282;
<3
72
0<9924.
?.:2;C<<;@
:2@
62:.;1
B.;
52@E29312
42?9.05@

BIJLAGE 5 I dienstmemo districts- en loketwerking omgaan met privacy-gevoelige gegevens

J
<=E<282;
C.@
12
;.@6<;.96@26@
6?
B.;
12
205@42;<<@
B.;
72 chef J
12
3<@<
B.;
72
;62AC2
0<9924.
<=E<282;
6;
29=60
E<1.@
72
52:
<3
5..>
4<21
8.;
<;@B.;42;
<=
E67;
of haar eerste werkdag ^ omhoog

5. Gegevens verstrekken aan derden Hierover werd reeds een duidelijke dienstmemo opgemaakt met voorbeelden. Klik hier om deze dienstmemo te raadplegen.

48

Hierin wordt o.a. vermeld dat er nooit wordt ingegaan op een telefonische aanvraag. Alle aanvragen moeten schriftelijk ( per brief of per mail ) worden ingediend én moeten gemotiveerd zijn. Dit geldt dus ook voor vragen van bijvoorbeeld OCMW, mutualiteit of vakbond. ^ omhoog

6. Wat gebeurt er indien je de regels niet naleeft ? Iedere BEAM- en HReM+ gebruiker heeft een document ondertekend dat hij akkoord gaat met het correct gebruik van privacy-gevoelige gegevens. Er wordt dan ook zeer zwaar getild aan het overtreden van deze regels. Daarom wordt er bij overtreding altijd een tuchtprocedure gestart en wordt er een feitenverslag opgemaakt. Bij het niet naleven worden volgende sancties voorgesteld aan de stadssecretaris : J
/67
22;
22>?@2
@>216;4

/9..:
J
/67
22;
@C2212
@>216;4

?05<>?6;4
:2@
9<<;B2>962? J
/67
22;
12>1e overtreding : ontslag ^ omhoog

7. Meer info Heb je nog vragen over deze materie ? Dan kan je terecht bij Pascale Van Geem. ^ omhoog

8. Goedkeuring door directiecomité Het directiecomité van districts- en loketwerking keurde deze memo goed op 19 juni 2009. De bestuurscoördinator, de afdelingschef en de loketmanager waken over de toepassing van deze beslissing binnen het district. Paul van Steenvoort Bedrijfsdirecteur Deze dienstmemo is geldig tot 99/99/9999. ^ omhoog

Alle chefs zijn verantwoordelijk om deze informatie binnen 48 uur te laten doorstromen naar elke medewerker. Archief Het archief van de dienstmemo's kan je raadplegen op het intranet: http://stad.antwerpen.be/DL > Archief > Interne dienstmemo's

***Disclaimer*** Deze e-mail en alle gekoppelde bestanden zijn officiële documenten van de Stad Antwerpen en kunnen vertrouwelijke en/of persoonlijke informatie bevatten. Gelieve de afzender onmiddellijk via e-mail of telefonisch te verwittigen als u deze e-mail per vergissing heeft ontvangen en verwijder vervolgens de e-mail zonder deze te lezen, te reproduceren, te verspreiden of te ontsluiten naar derden. Stad Antwerpen is op geen enkele manier verantwoordelijk voor fouten of onnauwkeurigheden in de inhoud van deze e-mail. Stad Antwerpen kan niet aansprakelijk gesteld worden voor directe of indirecte schade, verlies of ongemak veroorzaakt als gevolg van een onnauwkeurigheid of fout in deze e-mail.

BIJLAGE 6 I managementteambesluit kennismaking nieuwe voorzitter

Samenstelling: De heer Roel Verhaert, stadssecretaris (voorzitter) De heer Eddy Schevernels, financieel beheerder; de heer Roeland Gielen, strategisch coördinator; de heer Bruno Verbergt,bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd; mevrouw Els Bouwen, bedrijfsdirecteur financiën; mevrouw Goele Haest, bedrijfsdirecteur personeelsmanagement; mevrouw Ils Neuts, bedrijfsdirecteur marketing & communicatie; de heer Karl Van Borm, bedrijfsdirecteur actieve stad; mevrouw Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur patrimoniumonderhoud; de heer Paul Van Steenvoort, bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking; de heer Sven Cauwelier, bedrijfsdirecteur stads- en buurtonderhoud; mevrouw Patricia De Somer, bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling; de heer Tom Meeuws, bedrijfsdirecteur samen leven De heer Sven De Loenen, notulist managementteam de heer Roel Verhaert, stadssecretaris. Iedereen aanwezig, behalve: De heer Eddy Schevernels, financieel beheerder; mevrouw Ils Neuts, bedrijfsdirecteur marketing & communicatie Zijn eveneens aanwezig: De heer Marc De Bens, OCMW-secretaris; mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale; mevrouw Ingrid Siaens, bestuurscoördinator brandweer; de heer Tom Verbelen, bestuurscoördinator bestuurszaken Mevrouw Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement; de heer Ivo Moyersoen, voorzitter bureau voor integriteit

managementteam A-Punt 1 2011_MT_00233 Bureau voor integriteit Jaarverslag 2010. Kennismaking nieuwe voorzitter Kennisneming Beknopte samenvatting Met dit besluit neemt het managementteam kennis van het jaarverslag 2010 van het bureau voor integriteit en maakt het kennis met de nieuwe voorzitter van dit bureau.

Motivering Aanleiding en context Met zijn besluit van 26 april 2004 (jaarnummer 692) keurde de gemeenteraad de oprichting van het bureau voor integriteit goed. In dit besluit werd tevens de opdracht van het bureau gedefinieerd en de voorzitter aangeduid. In artikel 3 van dit besluit gaf de gemeenteraad het bureau de opdracht om jaarlijks te rapporteren aan de gemeenteraad. Op 20 december 2004 (jaarnummer 2610) nam de gemeenteraad kennis van het huishoudelijk

49

BIJLAGE 6 I managementteambesluit kennismaking nieuwe voorzitter

reglement van het integriteitsbureau. Hierin bepaalde het bureau elk jaar een werkingsverslag over het voorbije kalenderjaar te publiceren en dit verslag ter kennis te brengen van de gemeenteraad. Op 20 september 2010 stelde de gemeenteraad de heer Ivo Moyersoen, erevoorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg, aan als nieuwe voorzitter van het bureau voor integriteit. Vanaf 1 april 2011 neemt de heer Moyersoen deze taak op zich, nadat hij zes maanden dubbel liep met de vorige voorzitter, de heer Armand Vandeplas.

50

Argumentatie In het kader van een verdere verankering van integriteit in het stedelijk management is het belangrijk dat het managementteam kennis neemt van het jaarverslag van het bureau voor integriteit. Financiële gevolgen Nee

Besluit Artikel 1 Het managementteam neemt kennis van het jaarverslag 2010 van het bureau voor integriteit en haar belangrijkste realisaties in 2010. Artikel 2 Het managementteam maakt kennis met de nieuwe voorzitter van het bureau voor integriteit. Artikel 3 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

BIJLAGE 7 I managementteambesluit kennismaking nieuwe voorzitter

Samenstelling: De heer Roel Verhaert, stadssecretaris (voorzitter) De heer Eddy Schevernels, financieel beheerder; de heer Roeland Gielen, strategisch coördinator; de heer Bruno Verbergt, bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd; mevrouw Els Bouwen, bedrijfsdirecteur financiën; mevrouw Goele Haest, bedrijfsdirecteur personeelsmanagement; mevrouw Ils Neuts, bedrijfsdirecteur marketing & communicatie; de heer Karl Van Borm, bedrijfsdirecteur actieve stad; mevrouw Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur patrimoniumonderhoud; de heer Paul Van Steenvoort, bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking; de heer Sven Cauwelier, bedrijfsdirecteur stads- en buurtonderhoud; mevrouw Patricia De Somer, bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling; de heer Tom Meeuws, bedrijfsdirecteur samen leven De heer Sven De Loenen, notulist managementteam Iedereen aanwezig, behalve: De heer Bruno Verbergt, bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd; mevrouw Ils Neuts, bedrijfsdirecteur marketing & communicatie; de heer Paul Van Steenvoort, bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking Verontschuldigd: Zijn eveneens aanwezig: De heer Peter Crombecq, directeur Digipolis; de heer Dirk Delechambre, communicatieambtenaar; mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale; mevrouw Ingrid Siaens, bestuurscoördinator brandweer De heer Ivo Moyersoen; mevrouw Annemie Breëns; mevrouw Inge Schoups; mevrouw Katia Nauwelaerts

personeelsmanagement A-Punt 1 2012_MT_00001 Integriteit - Terugkoppeling acties integriteit - Kennisneming Beknopte samenvatting Met dit besluit neemt het managementteam kennis van de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van integriteitsacties binnen het management.

Motivering Aanleiding en context Sinds 2003 werd een reeks initiatieven genomen in functie van het uitbouwen van een integriteitsbeleid bij de stad Antwerpen. Op 13 november 2007 (jaarnummer 591) en 10 december 2008 (jaarnummer 640) besliste het managementteam om een aantal acties op te zetten ter versterking van de integriteitsbeleving. Zo werd onder andere goedgekeurd om vanaf 2007 een intensief opleidingstraject morele oordeelsvorming aan te vatten.

51

BIJLAGE7 I managementteambesluit integriteitacties

Op 26 januari 2011 (jaarnummer 34) gaf het managementteam de opdracht aan personeelsmanagement om het opleidingstraject verder te zetten met twee interne trainers. Deze trainers begeleiden ook de bedrijfseenheden bij verdere implementatie van integriteitsthematieken na de opleidingen. Op 26 januari 2011 (jaarnummer 34) bevestigde het managementteam dat de uiteindelijke doelstelling van de genomen integriteitsinitiatieven uiteindelijk gericht is op een verankering van integriteit in het management.

52

Op 8 juni 2011 (jaarnummer 233) besliste het managementteam om de aanbevelingen uit het jaarverslag 2010 van het bureau voor integriteit te vertalen naar concrete acties. Argumentatie Het merendeel van de bedrijfseenheden heeft intussen het opleidingstraject morele oordeelsvorming helemaal of gedeeltelijk afgerond. Het is belangrijk dat de verschillende bedrijfseenheden de overgang maken van integriteit als vorm van training naar integriteit als vorm van organisatieontwikkeling. Het integriteitsproject heeft als uiteindelijk doel om integriteit stevig en duurzaam te verankeren in het management en in alle geledingen van de organisatie. Financiële gevolgen Nee

Besluit Artikel 1 Het managementteam neemt kennis van de huidige stand van zaken met betrekking tot: de implementatie van integriteitsacties binnen personeelsmanagement; de ondernomen acties naar aanleiding van de aanbevelingen van het bureau voor integriteit in haar jaarverslag 2010. Artikel 2 Het managementteam beslist om bij een eerstvolgend themamoment integriteit het instrument integriteitsindex te bespreken. Artikel 3 Het managementteam geeft opdracht aan: Dienst

Taak

PM

- om telkens wanneer er nieuwe instrumenten op het vlak van integriteit worden ingezet, deze aan het managementteam en de werkgroep directeurs te presenteren; - om te onderzoeken of CISO-personeelsleden ook de eed kunnen afleggen.

Artikel 4 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

Bijlagen Bijlage bij dit besluit: manteam_jan12.ppt

Colofon Redactie I Annemie Breëns en An Mortelmans Verantwoordelijke uitgever I Ivo Moyersoen, Sint-Jacobsmarkt 5-7, 2000 Antwerpen Vormgeving I Heidi Reyniers Red Spot bvba Wettelijk Depotnummer I D/2012/0306/99