Jaarverslag Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg

Jaarverslag 2014 Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg

Inhoud

Vooraf

3

1.

REGIONALE VERTROUWENSFUNCTIE INTEGRITEIT LIMBURG

4

2.

TAKEN VAN DE VERTROUWENSPERSOON INTEGRITEIT

6

1. Opvang 2. Voorlichting 3. Advies 4. Professionaliteit

2

3.

WERKWIJZE VPI

8

4.

WERKZAAMHEDEN VPI IN 2014

9

5.

BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN 12

BIJLAGEN: 1. 2. 3. 4. 5.

Statuut Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Samenstelling van de bestuurlijke stuurgroep en de ambtelijke werkgroep integriteit Limburg Lijst van deelnemende organisaties VPO, VPI of gecombineerde functie? Regionale Vertrouwenspersoon Limburg: een nieuwe opzet?

16 18 20 21 24

Toch is in de Limburgse overheidsinstellingen sinds 2006 de aandacht voor integriteit en integriteitsbeleid duidelijk toegenomen. Het besef van het belang van integriteit en de noodzaak er serieus aandacht aan te besteden is breed aanwezig. Hierbij ligt de nadruk op het tegengaan van schendingen. Gedragscodes, regels en procedures zijn ontwikkeld. Een van de maatregelen om integriteitsbewustzijn te bevorderen, is het inrichten van een vertrouwensfunctie integriteit: een plek waar individuele medewerkers en bestuurders integriteitsdilemma’s vertrouwelijk met een onafhankelijk adviseur kunnen bespreken.

Dit jaarverslag geeft een overzicht van onze activiteiten in 2014. Kern van dit verslag is een beschrijving van de taken en werkwijze van de regionale vertrouwenspersoon integriteit en een overzicht van de kwesties die aan de orde zijn gesteld. De opgenomen gegevens zijn uiteraard niet herleidbaar naar personen of organisaties. Tenslotte formuleren we een aantal aanbevelingen. Volledige openheid en transparantie over onze werkzaamheden is niet mogelijk door de ons opgelegde geheimhoudingsplicht. Juist die vertrouwelijkheid is de basis van een vertrouwensfunctie. Anderzijds realiseren we ons ook dat organisaties de gelegenheid moeten krijgen om eventuele misstanden aan te pakken en waar mogelijk te voorkomen. Graag wijzen we op onze bereidheid om in een gesprek nader in te gaan op aandachtspunten die voor een organisatie specifiek van belang zijn. Marga Baetsen Andries Knevel Maastricht mei 2015

3

Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg Jaarverslag 2014

Vooraf

Het beeld van Pallas Athena symboliseert wijsheid, bedachtzaamheid en integriteit. Het zijn waarden die ook nu gelden als kwaliteitskenmerk van onze westerse democratie. Integriteit is van wezenlijk belang voor een goed openbaar bestuur. Integriteitsschendingen daarentegen tasten het vertrouwen in - en de legitimatie van - de overheid aan. De afbeelding van de godin Athene wordt vaak gekozen bij teksten over de integriteit van het openbaar bestuur. Maar het fraaie beeld strookt niet altijd met de werkelijkheid. Integriteit was in 2014 een veel besproken thema, helaas vaak in negatieve zin. In de media vinden verhalen over integriteitsschandalen gretig aftrek. Limburg vormt in dit opzicht geen uitzondering. Net als in de rest van Nederland hebben zich in Limburg enkele affaires voorgedaan die vooral in de media veel aandacht hebben gekregen.

4

Regionale Vertrouwensfunctie Integriteit Limburg

Binnen de verplichting voor overheidsorganisaties om een samenhangend integriteitsbeleid te voeren valt ook het vaststellen van een procedure voor de wijze waarop wordt omgegaan met vermoedens van misstanden. In die procedureregeling is voorzien in de toegang tot een onafhankelijke instantie en in de aanstelling van een vertrouwenspersoon integriteit. Deze procedure is uitgewerkt in een meldregeling voor het melden van vermoedens van misstanden. Een melding in de lijn, bij de direct leidinggevende, is de meest gewenste situatie. Wanneer potentiële melders zich niet tot hun leidinggevende willen of durven wenden, kan contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). De VPI is dus een extra meldvoorziening voor medewerkers die op vertrouwelijke wijze integriteitskwesties willen bespreken of melden. De vertrouwenspersoon kan door het geven van advies en ondersteuning belemmeringen wegnemen voor het doen van een melding. Sinds 2006 is de functie van VPI op regionale schaal georganiseerd als onderdeel van een samenwerking op het gebied van de integriteit van het openbaar bestuur in Limburg. De provincie Limburg en alle gemeenten van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg werken hierin vanaf 2006 samen. Het netwerk is verder uitgebreid met enkele gemeenten in Noord- en Midden-Limburg en met een van de beide Waterschappen. Op dit moment is meer dan 70% van de gemeenten in Limburg aangesloten bij de regionale vertrouwensfunctie, die in

principe beschikbaar is voor alle gemeenten in Limburg, de beide Waterschappen en de Provincie. In bijlage 1 vindt u een lijst van de aangesloten organisaties. De regionale vertrouwenspersonen Integriteit in Limburg vervullen hun functie met inachtneming van de spelregels die zijn opgenomen in een statuut. Daarin is hun onafhankelijke positie vastgelegd, is het takenpakket nader omschreven en zijn er bepalingen opgenomen met betrekking tot de in acht te nemen geheimhouding. Het statuut is als bijlage 1 bij dit verslag gevoegd. De regionale VPI-functie is thans ingebed in een op provinciale schaal georganiseerde aanpak van het integriteitsbeleid. Onderdeel hiervan is de instelling van een bestuurlijke stuurgroep integriteit en een ambtelijke werkgroep integriteit. Deze intensivering en uitrol van het integriteitsbeleid over de gehele provincie is mede ingegeven door de wijziging van de gemeentewet en de provinciewet, waarbij de Commissaris van de Koning en de burgemeesters een expliciete zorgtaak krijgen op het gebied van integriteit. Dit heeft ertoe geleid dat de heer drs. Th.J.F.M. Bovens, Commissaris van de Koning in de provincie Limburg, de burgemeesters van alle drieëndertig Limburgse gemeenten en de voorzitters van beide Limburgse waterschappen in september 2012 het startsein hebben gegeven voor een gezamenlijke aanpak op het gebied van integriteit.

De meerwaarde van de gezamenlijke regionale inrichting van de vertrouwensfunctie is vooral gelegen in een grotere onafhankelijkheid. Bovendien wordt zo op grond van de meer omvattende casuïstiek voldoende ervaring en deskundigheid opgebouwd, waardoor een efficiënte inzet gerealiseerd kan worden. De functie van VPI wordt ingevuld door twee personen: mevrouw Marga Baetsen en de heer Andries Knevel. Zij zijn ieder aangesteld op basis van 0,25 fte. In de colofon op de achterzijde van dit jaarverslag zijn hun contactgegevens opgenomen. Zie voor verdere gegevens over de regionale vertrouwenspersonen de website www. integriteitlimburg.nl. 5

In bijlage 2 van dit jaarverslag is de samenstelling vermeld van de hier genoemde stuurgroep en werkgroep Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg Jaarverslag 2014

1.

Taken van de Vertrouwenspersoon Integriteit

Basis voor alle interne meldregelingen van gemeenten vormt het model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Ook de meldregeling van de provincie en van de waterschappen is daaraan grotendeels gelijk. In die meldprocedures staan de belangrijkste functies van de VPI; deze worden hieronder benoemd en kort toegelicht.

yy

1. Opvang yy

6

yy

yy

yy

Luisteren: de VPI is aanspreekpunt en draagt zorg voor de eerste opvang voor medewerkers die vragen hebben op het gebied van integriteit. Adviseren: de VPI adviseert medewerkers of het bevoegd gezag over ethische of integriteitskwesties. De VPI geeft ook uitleg over de vigerende weten regelgeving en een eventuele gedragscode op dit gebied. Doel is de medewerker op weg te helpen bij het maken van een juiste afweging. De medewerker blijft zelf verantwoordelijk. Gaat het gesprek over mogelijke integriteitsschendingen of misstanden door anderen dan adviseert de VPI over de mogelijkheden om een vermoeden te melden. Begeleiden: de VPI kan de medewerker begeleiden en ondersteunen bij het bespreken van vermoedens van niet-integer handelen met de leidinggevende c.q. het bevoegd gezag. Melden: de VPI informeert de medewerker over de manieren om een misstand te melden, met name bij diens leidinggevenden of bij de landelijke

yy

Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Indien de medewerker de misstand vertrouwelijk wil melden, zonder dat zijn identiteit wordt bekend gemaakt, kan de VPI deze in zijn plaats melden. Monitoren en nazorg verlenen: bij een vertrouwelijke melding houdt de VPI de melder op de hoogte van de voortgang en eventueel de afhandeling (de VPI wordt hiervoor geïnformeerd door bevoegd gezag). De medewerker kan bij de VPI terecht als hij naar aanleiding van de melding of het gesprek nog nazorg behoeft. Doorverwijzen: de VPI wordt ook nogal eens geconfronteerd met kwesties die mogelijk niet tot zijn taak behoren. Mede afhankelijk van de afspraken die daarover met de betreffende gemeente zijn gemaakt en al naar gelang het probleem dat aan de orde wordt gesteld, verwijst de VPI door naar bijvoorbeeld de leidinggevende, de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, de OR, de afdeling P&O, bedrijfsarts of het bedrijfsmaatschappelijk werk.

yy

Communiceren: de VPI verleent desgevraagd medewerking aan de communicatie over het integriteitsbeleid, en specifiek over de vertrouwenspersoonfunctie en zijn rollen en taken. Dit kan door presentaties in werkoverleggen e.d. en door het (mee)schrijven van folders, teksten voor intranet, nieuwsbrieven e.d.

Waarheidsvinding of het verrichten van onderzoek naar vermeende integriteitsschendingen behoort nadrukkelijk niet tot de taak van de VPI. Ook is hij nooit betrokken bij het toepassen van sancties. Dat zou het karakter van de functie geweld aandoen en de VPI zou al snel niet meer in vertrouwen worden genomen.

3. Advies yy

In het jaarverslag adviseert de VPI het management over het integriteitsbeleid, de procedures en/of de uitwerking hiervan. In de jaarlijkse bespreking van het jaarverslag met de leiding van alle aangesloten organisaties afzonderlijk kunnen deze adviezen nader toegelicht worden.

7

4. Professionaliteit yy

2. Voorlichting yy

Registreren en rapporteren: jaarlijks wordt over de hoeveelheid van de gesprekken en meldingen en het verloop hiervan op een gestandaardiseerde wijze geanonimiseerd gerapporteerd in het jaarverslag. Dit verslag wordt toegestuurd aan de leiding van de organisaties en aan de ondernemingsraad.

yy

Scholing en bijscholing: het werk van de vertrouwenspersoon is een vak dat professioneel moet worden uitgevoerd. De VPI zorgt voor regelmatige bijscholing om op de hoogte te blijven van alle relevante ontwikkelingen. Intervisie: de VPI overlegt vertrouwelijk met (interne of externe) collega’s over de uitvoering van het werk als vertrouwenspersoon en toetst hierin zijn werkwijze van advisering en uitoefening van de functie.


2.

yy

yy

8

Werkwijze VPI Medewerkers (en bestuurders) van de aangesloten organisaties kunnen per telefoon of e-mail contact opnemen met de VPI wanneer zij gebruik willen maken van zijn diensten. Er wordt dan een afspraak gemaakt voor een vertrouwelijk gesprek op een door de cliënt gewenste locatie. De cliënt blijft probleemeigenaar. De VPI stimuleert hem/haar om een vermoeden van een misstand in de lijn te melden. De vertrouwenspersoon geeft geen informatie aan anderen en onderneemt geen activiteiten tenzij de cliënt dat verzoekt of daarvoor nadrukkelijk toestemming geeft. Eventuele stappen die na het informatie- of adviesgesprek worden gezet, worden door de cliënt en de VPI samen bepaald en worden alleen gezet indien de cliënt daarvoor toestemming geeft.

4. yy

yy

In sommige gevallen hoort de gemelde kwestie niet thuis bij de VPI maar bij een andere instantie. In dat geval vindt in overleg met betrokkene doorverwijzing plaats. De VPI zorgt voor registratie van de contacten. Een aparte categorie vormen de formele meldingen van een vermoeden van een misstand. De VPI bewaakt de vertrouwelijkheid en zorgt ervoor dat de gegevens veilig worden opgeborgen.

Werkzaamheden VPI in 2014

Algemeen In 2014 vervult de VPI de rol van regionale vertrouwenspersoon integriteit voor vijfentwintig organisaties: de Provincie Limburg, het Waterschap Roer en Overmaas, alle achttien gemeenten in Zuid-Limburg en de gemeenten Weert, Maasgouw, Leudal, Nederweert en Peel en Maas. Aantal contacten met de VPI In de loop van het jaar 2014 is over 17 casussen contact opgenomen met de VPI. Soms beperkt zich dit contact tot een enkel gesprek, soms gaat het een reeks van gesprekken, waarbij ook derden betrokken zijn. Overzicht van het aantal casussen waarover met de VPI contact is opgenomen in de opeenvolgende jaren:

Beroep op VPI (aantal casussen) 30

28 24

25 20

18

19

23

22 17

15 10 5 0

6

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Aanvankelijk was er een duidelijke groei zichtbaar in het aantal aangemelde kwesties. Die groei hing ook samen met de groei van het aantal deelnemende organisaties. In 2014 is er echter, ondanks het feit dat meer organisaties deelnemen, sprake van een opvallende daling in het aantal contacten. Wel waren er in Limburg, evenals trouwens in andere delen van het land, een aantal incidenten op het gebied van integriteit. Deze affaires hebben echter niet geleid tot een groter aantal meldingen en contacten met de vertrouwenspersoon integriteit. Na de vaststelling van het beleid en het inrichten van de vertrouwensfunctie is er in veel organisaties expliciet hieraan aandacht gegeven, bijvoorbeeld door het organiseren van workshops, dilemmatrainingen of door het maken van risicoanalyses van kwetsbare functies. Ook het (opnieuw) invoeren van de ambtseed was een gelegenheid die men aangreep om integriteit en de rol van de vertrouwenspersoon bij de medewerkers onder de aandacht te brengen. De VPI’s rekenen het tot hun taak de aandacht voor integriteit in de aangesloten organisaties levendig te houden. Zij kunnen dat echter niet alleen. Er ligt hier een belangrijke taak voor de leiding van de deelnemende organisaties en voor de interne coördinator integriteit of de interne vertrouwenspersoon. Verdeling over de organisaties Van vijftien van de vijfentwintig organisaties heeft niemand zich tot de VPI gewend; bij tien organisaties is dat

9


3.

10

Org. 1

4

Org. 2

3

Org. 3

2

Org. 4

2

Org. 5

1

Org. 6

1

Org.7

1

Org.8

1

Org. 9

1

Org.10

1

Dat de besproken casussen maar van een beperkt aantal organisaties afkomstig zijn, was ook in de voorgaande jaren het geval. Hoe dat komt is onduidelijk. In sommige organisaties is het voor medewerkers meer vanzelfsprekend om integriteitsdilemma’s met leidinggevenden of met collega’s te bespreken dan in andere. De melding van een vermoeden van een misstand kan bij de eigen leidinggevenden worden gedaan. Op grond van de meldregelingen is dat ook de primaire plek voor het doen van een melding. Daarnaast speelt ook bekendheid en toegankelijkheid van de regionale VPI mee. Onderwerpen Het is voor de melders maar ook voor de vertrouwenspersonen niet gemakkelijk om een helder onderscheid

te maken tussen specifieke integriteitsprobleem enerzijds en klachten over ongewenste omgangsvormen en gedrag anderzijds. Vaak vragen medewerkers advies of informatie rond een kwestie die in een breder gebied thuishoort: bejegeningsproblemen als intimidatie, pesten, discriminatie, maar ook samenwerkingsproblemen en (functie)beoordelingsproblematiek. Soms gaat het om arbeidsconflicten, al dan niet in combinatie met een integriteitskwestie of een klacht over ongewenste omgangsvormen. Er kan sprake zijn van gedrag dat door de melder als ongewenst wordt ervaren, maar dat bovendien niet-integer is en schadelijk voor de organisatie. De taak van de vertrouwenspersoon is dan om de medewerker te adviseren om tot een verantwoorde afweging te komen. In deze situatie kan een verwijzing naar een andere vertrouwenspersoon of instantie de aangewezen weg zijn. Te denken valt aan vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsjurist, mediator, ondernemingsraad of vakbond. Een andere optie is het om als VPI samen met een andere vertrouwenspersoon een medewerker te adviseren en te begeleiden. Van de zeventien gevallen zijn er vijf te beschouwen als een vorm van ongewenst gedrag. In twee kwesties is er sprake van een mengvorm: het gaan om ongewenste omgangsvormen, die ook kunnen worden gezien als een vorm van niet-integer gedrag. Negen zaken betreffen duidelijke integriteitskwesties. In een geval werd

de VPI om advies gevraagd inzake een privékwestie. In onderstaande overzichten zijn de mengvormen opgenomen in het schema van integriteitskwesties. Ongewenste omgangsvormen Pesten

2

Intimidatie (door leidinggevende)

2

Intimidatie door collega

1

Samenwerkingsproblemen leidinggevende

1

Samenwerkingsproblemen met collega

1

Conflict over beoordeling samengaand met intimidatie

1

door leidinggevende

Nota bene: sommige kwesties hebben betrekking op meer dan een probleem; vandaar dat in het overzicht 8 zaken genoemd worden i.p.v. 5. Integriteitskwesties Elf gevallen hebben dus (mede) betrekking op integriteitsschendingen. Hierbij gaat het in drie gevallen om een adviesvraag van een leidinggevende over hoe om te gaan met een integriteitsdilemma. De kwesties kunnen als volgt ingedeeld worden (verdeling in categorieën conform het landelijke modelformulier registratie van integriteitsschendingen). Ook hier geldt dat sommige zaken onder meer dan een noemer vallen.

Belangenverstrengeling

4

Diefstal, verduistering

1

Fraude, corruptie

1

Manipulatie van of misbruik van informatie

1

Misbruik van bevoegdheden

2

Onverenigbare functies/bindingen/activiteiten

1

Verspilling en misbruik van eigendommen Uitoefening van geweld, bedreiging en intimidatie

5

In twee gevallen - bij twee verschillende organisaties - was er sprake van een vermoeden van een misstand conform de definitie in de meldregeling. In een geval ging het om belangenverstrengeling, in het andere om fraude en corruptie. In beide gevallen heeft na overleg met de VPI een interne melding plaatsgevonden. Over de afhandeling van deze meldingen is de VPI in één casus wel en in de andere niet geïnformeerd. Geslacht cliënt Net als in de voorgaande jaren is de verdeling naar geslacht gelijk: acht kwesties worden ingebracht door vrouwen, negen door mannen. Registratie van contacten Van alle contacten is een kort verslag gemaakt dat alleen toegankelijk is voor de VPI zelf. Na afronding van de casus wordt dit verslag vernietigd. In dit jaarverslag staan gegevens over aantallen en aard van de contacten in geanonimiseerde vorm.

11


wel het geval. De verdeling is als volgt:

5. Bevindingen en aanbevelingen

12

Andere werkzaamheden en contacten Naast het voeren van gesprekken met cliënten die voor advies of informatie in een integriteitskwestie een beroep op de vertrouwenspersoon doen, onderhoudt de VPI diverse andere contacten. Er is overleg met andere vertrouwenspersonen binnen de aangesloten organisaties, met bedrijfsartsen, met (vertegenwoordigers van) de OR, met de ambtelijke leiding. De VPI neemt verder deel aan de jaarlijkse dag van de integriteit die door het Bureau Integriteit Openbare Sector georganiseerd wordt. Ook zijn er in 2014 contacten geweest met de Vereniging Nederlandse gemeenten. De VPI’s nemen verder deel aan verschillende vormen van bij- en nascholing en aan intervisiebijeenkomsten. Incidenteel hebben zij meegewerkt aan een cursus voor vertrouwenspersonen georganiseerd door BIOS en Nyenrode. Verder hebben beide vertrouwenspersonen een gastcollege over integriteit en ethiek verzorgd in een opleiding van de faculteit Commercieel en Financieel Management van Zuyd Hogeschool in Sittard. Opvallend is de daling van het aantal kwesties dat bij de VPI wordt aangemeld. Dit is vooral opmerkelijk, nu in 2014 een aantal spraakmakende integriteitszaken veel aandacht hebben gekregen. Verondersteld zou kunnen worden dat dit tot verhoogde aandacht voor het onderwerp zou hebben geleid binnen de organisaties. Onder een ‘contact’ wordt in het kader van dit jaarverslag verstaan: een cliëntcontact waarin een nog niet eerder gemelde klacht of dilemma aan de orde wordt

gesteld. Het aantal contacten met de VPI is in 2014 dus substantieel afgenomen. In hoeverre dit overeenkomt met de landelijke trend is niet duidelijk. Het aantal meldingen van integriteitsschendingen bij het openbaar bestuur verschilt per sector en per organisatie, mede door de verschillen in de risico’s die samenhangen met de taken van de organisatie Van vijftien van de vijfentwintig aangesloten organisaties heeft niemand contact opgenomen met de VPI. De VPI heeft geen zicht op eventuele interne meldingen bij die organisaties. Er kunnen zich integriteitsschendingen of -dilemma’s hebben voorgedaan die binnen de eigen organisatie, dus zonder betrokkenheid van de VPI, zijn afgehandeld; het kan ook zijn dat er geen integriteitsprobleem is gemeld of dat dit zich niet heeft voorgedaan. Integriteit blijft in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt. Een organisatie die daar actief mee omgaat zal zich afvragen of de organisatiecultuur het melden van integriteitsvraagstukken stimuleert of juist belemmert. Voelen medewerkers zich veilig genoeg om dilemma’s intern of extern te bespreken? En zijn de mogelijkheden om een kwestie onder de aandacht van het bevoegd gezag te brengen bij de medewerkers voldoende bekend? Dit punt wordt door de VPI aan de orde gesteld in het jaarlijkse gesprek over het jaarverslag met de leiding van de deelnemende organisaties.

De aanbevelingen waarvoor in vorige jaarverslagen aandacht is gevraagd, zijn nog steeds actueel. yy

Voorkomen moet worden dat de aandacht voor het thema na verloop van tijd wegzakt en de organisatie minder scherp wordt op het onderkennen en voorkomen van niet integer gedrag. Permanente aandacht en onderhoud voor het integriteitsbeleid is nodig, waarbij regionale samenwerking ondersteunend kan zijn.

yy

Aan de rol, functie en persoon van de VPI dient meer bekendheid in de deelnemende organisaties te worden gegeven. De vindbaarheid en de kennis over de werkwijze van de VPI, is een basisvoorwaarde voor het welslagen van het concept van de regionale vertrouwensfunctie.

yy

De procedure ‘melding vermoeden van een misstand’ biedt bescherming aan de melder. Organisaties dienen zich echter ook bewust te zijn van de impact van een melding op een eventuele betrokkene en op collega’s die in het kader van een onderzoek over die betrokkene informatie moeten geven. Rechten en plichten van deze personen dienen goed te worden vastgelegd in een onderzoeksprotocol. Vooral is aandacht voor privacy van deze personen noodzakelijk. Als blijkt dat iemand ten onrechte in een onderzoek

betrokken is, moet er een zorgvuldige rehabilitatie komen. De VPI stimuleert de totstandkoming van onderzoeksprotocollen bij de deelnemende organisaties.

13


5. Conclusies en aanbevelingen

Denkbaar is dat er een hybride model wordt ontwikkeld waarbij de regionale VPI werkt voor overheidsorganisaties die de functie niet intern hebben belegd, maar een aanvullende en ondersteunende rol heeft voor organisaties die dat wel hebben gedaan. In genoemd onderzoek dienen o.i. ook de samenwerkingsverbanden te worden betrokken. Zie voor een verdere uitwerking hiervan de bijlagen 4 (VPO. VPI of een gecombineerde functie) en 5 (Regionale Vertrouwenspersoon Limburg: een nieuwe opzet?).

15


14

Toekomstige Ontwikkelingen De regionale VPI-functie is in 2006 in de provincie Limburg geïntroduceerd. Daarmee heeft Limburg een unieke voorziening gecreëerd, met als voordeel dat de vertrouwenspersonen meer ervaring opdoen met integriteitsdilemma’s dan vertrouwenspersonen die uitsluitend voor hun eigen organisatie werken. Tegenover de daardoor mogelijk te ontwikkelen hogere professionaliteit staat het nadeel van een grotere afstand ten opzichte van de organisaties waarvoor wordt gewerkt. Mede tegen de achtergrond van het groeiende inzicht dat de functies van VPI en VPO in elkaars verlengde liggen en grote overeenkomsten vertonen, is er aanleiding om fundamenteel onderzoek te doen naar de wijze waarop de VPI-functie het beste kan worden ingericht en organisatorisch kan worden verankerd. In iedere aangesloten organisatie zou het melden van misstanden veilig moeten kunnen plaatsvinden. In samenspraak met de provinciale werkgroep en stuurgroep Integriteit zal de VPI aan die discussie een actieve bijdrage leveren, ondermeer tijdens een op 2 juli 2015 te houden contactbijeenkomst Integriteit Limburg.

Bijlage 1

Statuut Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg

Artikel 1 Algemeen

16

1. De VPI heeft een onafhankelijke positie en voert zijn taken – binnen de grenzen van dit statuut en de geldende meldprocedure van de aangesloten organisatie – volledig zelfstandig uit zonder last of ruggespraak. 2. De VPI besteedt uiterste zorg aan de vertrouwelijke behandeling van gegevens waarvan hij kennis heeft genomen tijdens de uitoefening van zijn functie. 3. De VPI verricht geen onderzoek naar de gegrondheid van een vermeende integriteitsschending en is niet betrokken bij het toepassen van sancties. Artikel 2 Taken VPI De VPI heeft tot taak: a. het geven van informatie en advies aan werknemers en bestuurders van de aangesloten organisaties, die worden geconfronteerd met (een vermoeden van) een misstand of met een dilemma op het terrein van integriteit. Het kan hierbij gaan om individuele medewerkers, maar ook om een groep;

b. het fungeren als aanspreekpunt en klankbord voor personen die vragen en/of problemen hebben op het gebied van integriteit; c. het informeren van een werknemer of bestuurder over de verschillende mogelijkheden die er zijn om de problemen, ontstaan in verband met een integriteitcasus, tot een oplossing te brengen; d. het - op verzoek van een melder van een (vermoeden van een) misstand - begeleiden van deze melder bij het doorlopen van de procedure bij het bevoegd gezag van de aangesloten organisatie; e. het - op verzoek van een melder van een (vermoeden van een) misstand – al dan niet vertrouwelijk indienen van de melding bij het bevoegd gezag van de aangesloten organisatie conform de voor de organisatie vastgestelde meldprocedure; f. het indien nodig en mogelijk verlenen van nazorg aan een persoon die een integriteitcasus heeft gemeld. De VPI kan betrokkene verwijzen naar interne of externe deskundigen; g. het jaarlijks geanonimiseerd rapporteren aan het bevoegd gezag van de aangesloten organisaties over aard en omvang van de meldingen en over de afdoening ervan. De ondernemingsraden ontvangen eveneens deze rapportage. h. het geven van advies aan het bevoegd gezag, aan bedrijfsonderdelen en aan de ondernemingsraad van de aangesloten organisaties op het gebied van preventie en bestrijding van niet-integere handelingen of gedragingen;

i. het meewerken aan het geven van voorlichting binnen de aangesloten organisaties over gedragscodes, integriteitdilemma’s en over de uitvoering van de meldprocedure. Artikel 3 Geheimhouding en verschoning 1. De VPI heeft een geheimhoudingsplicht en geeft geen informatie aan derden binnen of buiten de aangesloten organisatie en onderneemt geen activiteiten zonder toestemming van de persoon die zich met een integriteitcasus tot de VPI heeft gewend. De enige uitzondering hierop vormt het geval waarin de VPI op de hoogte wordt gebracht van misdrijven waarvoor op grond van artikel 160 en 162 Wetboek van Strafvordering een aangifteplicht bestaat. De VPI is dan - in het uiterste geval - zelf verplicht het misdrijf intern te melden bij het bevoegd gezag van de aangesloten organisatie. 2. Het bevoegd gezag van een aangesloten organisatie kan de VPI niet verplichten om informatie te geven of te getuigen over zaken die hem in zijn functie van VPI bekend zijn geworden. 3. De geheimhoudingsplicht eindigt niet bij het beëindigen van de aanstelling als VPI; dit geldt ook voor het bepaalde onder lid 2 van dit artikel.

Artikel 4 Rechtsbescherming De VPI wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van zijn taken krachtens dit statuut en de geldende meldprocedure van de aangesloten organisatie.

Artikel 5 Middelen en faciliteiten Het bevoegd gezag draagt zorg voor de middelen en faciliteiten die voor een goede uitoefening van de functie van VPI noodzakelijk zijn. 17


Dit statuut heeft betrekking op de invulling van de regionale vertrouwensfunctie integriteit Zuid-Limburg. Basis voor dit statuut is de nota ‘Regionale Vertrouwensfunctie integriteit voor gemeenten en provincie in Zuid-Limburg’ uit maart 2006. In dit statuut wordt de Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit verder aangeduid als VPI

Bijlage 2

Samenstelling van de bestuurlijke stuurgroep en de ambtelijke werkgroep integriteit Limburg Ambtelijke werkgroep integriteit

In maart 2013 vond de formele installatie plaats van de stuurgroep integriteit, onder voorzitterschap van de heer Th.J.F.M. Bovens – Commissaris van de Koning. De volgende personen hebben zitting in de stuurgroep:

De ambtelijke werkgroep integriteit vormt feitelijk een voortzetting van de werkgroep integriteit die sinds 2006 in Zuid-Limburg actief was. De ambtelijke werkgroep is sinds juni 2013 opgeschaald naar het niveau van de gehele provincie. De volgende personen hebben zitting in de ambtelijke werkgroep:

yy yy

yy yy

18

yy

yy yy

yy

yy

mw. P. Dassen, burgemeester gemeente Beesel dhr. M.J.A. Eurlings, burgemeester gemeente Valkenburg aan de Geul dhr. B.H.M. Link, burgemeester gemeente Schinnen dhr. A.S. Scholten, burgemeester gemeente Venlo en vice-voorzitter VLG dhr. J.J. Schrijen, voorzitter waterschap Roer en Overmaas dhr. P. Hermans, ambtelijk secretaris VLG (adviseur) dhr. J.J. Crucq, kabinetschef provincie Limburg (adviseur) dhr. H.P.R. Spiertz, senior adviseur bestuurlijke zaken provincie Limburg (adviseur) dhr. R. Duiveman, senior beleidsmedewerker integriteit provincie Limburg (adviseur)

De stuurgroep heeft als doelstelling het bevorderen van de bestuurlijke samenwerking bij het integriteitsbeleid. Ook moet deze zorgen voor een continue aandacht voor de risico´s van het besturen.

yy

yy

yy

yy

yy

yy

yy

yy

yy yy

dhr. R. Duiveman, senior beleidsmedewerker integriteit provincie Limburg (voorzitter) dhr. T. Berkers, concerncontroller gemeente Horst aan de Maas dhr. H. Geraedts, gemeentesecretaris gemeente Roermond mw. T. Heijboer, beleidsmedewerker HRM gemeente Heerlen mw. D. van Lanen, consulent HRM gemeente Bergen dhr. H. Lutgens, concerncontroller waterschap Roer en Overmaas dhr. H. Martens, beleidsmedewerker HRM gemeente Kerkrade dhr. M. Niesten, bestuursadviseur gemeente Meerssen mw. E. Schreur, juridisch controller gemeente Venlo mw. E. Apeldoorn-Feijts, raadsgriffier gemeente Beesel

De werkgroep heeft als doelstelling om bestuurders en organisaties op het gebied van integriteit te ondersteunen, hetzij met expertise, hetzij met de ontwikkeling van concrete instrumenten op het gebied van integriteit.

19


Bestuurlijke Stuurgroep Integriteit Limburg

Bijlage 3

Bijlage 4

Gemeente Beek

Bij de Nederlandse overheid en tal van organisaties in de (semi-)publieke sector zijn vertrouwenspersonen aangesteld. Zij verzorgen de eerste opvang van werknemers die hulp en advies nodig hebben in ongewenste situaties binnen de werksituatie. Zij ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen en geven informatie over de procedures die gevolgd kunnen worden. Zij verwijzen naar hulpverlenende instanties en desgewenst begeleiden zij de werknemer bij het officieel aan de orde stellen van ongewenste of niet toegestane gedragingen. Hun werk kenmerkt zich door een onafhankelijke positie en door de vertrouwelijke sfeer waarin zij de werknemers ondersteunen.

Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Heerlen Gemeente Kerkrade Gemeente Leudal Gemeente Landgraaf Gemeente Maasgouw Gemeente Maastricht Gemeente Meerssen 20

Gemeente Nederweert Gemeente Nuth Gemeente Onderbanken Gemeente Peel en Maas Gemeente Schinnen Gemeente Simpelveld Gemeente Sittard-Geleen Gemeente Stein Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeente Weert Provincie Limburg Waterschap Roer en Overmaas

VPO, VPI of gecombineerde functie?

We kennen twee typen vertrouwenspersoon: yy de Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen (VPO), en yy de Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI). Beide hebben hun eigen ontstaansgeschiedenis en aandachtsgebied. Aan hun werk ligt ook niet dezelfde regelgeving ten grondslag en veelal wordt de functie niet door dezelfde organisatie (of hetzelfde organisatieonderdeel) ingevuld. In kringen van de vertrouwenspersonen en hun opleidingsinstituten wordt steeds vaker bepleit om – met inachtneming van een aantal waarborgen - beide vormen te combineren. Voor de wijze waarop dit organisatorisch het beste kan worden ingebed zijn meerdere varianten denkbaar. In deze notitie wordt kort op een en ander ingegaan.

Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen (VPO) Organisaties zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale belasting. Zij moeten hiervoor een beleid opstellen en ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn. Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag zoals: yy agressie en geweld yy seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten yy pesten yy discriminatie In overleg met de ondernemingsraad kan worden gekozen voor een externe of een interne vertrouwenspersoon: yy buiten de organisatie: bijvoorbeeld via de arbodienstverlener of brancheorganisatie; yy binnen de organisatie: een eigen medewerker die opgeleid wordt tot vertrouwenspersoon of speciaal hiervoor is aangesteld (vooral bij grote organisaties)

21


Lijst van deelnemende organisaties

zijn overeengekomen. Zo is het verplicht om een procedure vast te stellen voor de wijze waarop wordt omgegaan met bij een ambtenaar levende vermoedens over misstanden binnen de organisatie. Deze procedureregels bieden rechtspositionele bescherming aan medewerkers die te goeder trouw bij hen levende vermoeden van misstanden melden. Het behoort tot de basisnormen dat in de regeling is voorzien in de toegang tot een onafhankelijke instantie en dat er een vertrouwenspersoon wordt aangesteld.

Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat een organisatie een duidelijk beleid heeft tegen ongewenst gedrag en dat de leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven. Medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen kunnen een beroep doen op een door het bevoegd gezag vastgestelde klachtenregeling. Ingediende klachten worden beoordeeld door een klachtencommissie.

Genoemde procedureregels en de aanstelling van een vertrouwenspersoon zijn opgenomen in de “Regeling voor het melden van een vermoeden van een misstand”. Sinds de laatste wijziging van de VNG-modelregeling (2013) wordt een vrij algemeen geformuleerde definitie van een misstand gehanteerd, te weten: yy

yy

Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) Overheidsorganisaties zijn verplicht een samenhangend integriteitsbeleid te voeren. Nederland kent een gemengd stelsel waarin sprake is van normen die wettelijk verankerd zijn en de zogenoemde basisnormen die in bestuurlijk overleg tussen verschillende overheidssectoren

yy

een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels; een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst.

De primaire taak van de VPI is het geven van advies aan medewerkers die het vermoeden

hebben van een misstand. Als er een melding wordt gedaan, doet de medewerker dat in beginsel bij zijn leidinggevende. Maar hij kan het ook doen bij de vertrouwenspersoon of, indien daartoe aanleiding bestaat, rechtstreeks bij het externe meldpunt, in casu bij de landelijke Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Na ontvangst van een melding via een leidinggevende of de vertrouwenspersoon stelt het bevoegd gezag onverwijld een onderzoek in. Daarbij kan een extern deskundige worden ingeschakeld. Waarheidsvinding behoort niet tot het takenpakket van de vertrouwenspersoon. Veelal wordt de functie van VPI binnen een organisatie als nevenfunctie van andere werkzaamheden uitgevoerd. Sinds 2006 werken de provincie Limburg en de gemeenten binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg op dat punt samen. Inmiddels is de kring van deelnemers aan deze samenwerking uitgebreid. De VPI-functie wordt thans op regionaal niveau uitgevoerd ten behoeve van de provincie Limburg, één Waterschap en 23 gemeenten.

VPO en VPI: samen of apart? Lange tijd was de heersende opvatting dat de functies van VPO en VPI zodanig van elkaar verschilden, dat zij niet in één persoon konden worden verenigd. De stelligheid waarmee dit

principe werd gehuldigd maakt tegenwoordig plaats voor het inzicht dat in veel gevallen dilemma’s op het gebied van integriteit gepaard gaan met vertrouwenskwesties en/of verstoorde relaties tussen medewerkers, hun leidinggevenden en/ of bestuurders. Een bejegening die werknemers ervaren als een psychosociale belasting wordt door hen niet zelden omschreven als niet integer. Het organisatorische onderscheid wordt door de medewerkers die een beroep doen op een vertrouwenspersoon dan ook vaak niet begrepen. Gevolg is dat de VPI vaak wordt geconfronteerd met kwesties die strikt genomen op het terrein van de VPO liggen. Ook het omgekeerde komt voor. Doorverwijzing is niet altijd mogelijk of wenselijk. Het inzicht dat het onderscheid voor de ‘cliënt’ vaak onduidelijk is, gaat gepaard met de notie dat de taken, werkwijze en benodigde competenties voor beide typen vertrouwenspersoon grote overeenkomsten vertonen. Het vertrouwenswerk is voor elke vertrouwenspersoon hetzelfde, met hier en daar accentverschillen. In recente publicaties wordt dan ook steeds vaker gepleit voor een combinatiefunctie. Het succes van de vertrouwenspersoon zit hem in de praktijk vooral in diens professionaliteit.

23


22

Het is niet verstandig om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris, naast de reguliere taak, aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan conflicten in de reguliere taken tot gevolg hebben. Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een organisatie ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan gelet worden op geslacht, leeftijd of afkomst, zodat het slachtoffer terecht kan bij iemand waarbij hij zich het best op zijn gemak voelt.

Bijlage 5

Regionale Vertrouwenspersoon Limburg: een nieuwe opzet?

24

Het besluit tot de inrichting van een regionale vertrouwensfunctie Integriteit Zuid-Limburg dateert van maart 2006 en is toentertijd genomen binnen de veiligheidsregio Zuid-Limburg. Vanaf 2013 is het streven van de Provincie Limburg en van de CdK erop gericht om ook Noord- en MiddenLimburg bij deze samenwerking op het gebied van integriteitsbeleid te laten aansluiten. In 2014 is gebleken dat een aantal gemeenten in Noorden Midden-Limburg vooralsnog niet ingaan op de mogelijkheid om gebruik te maken van de functie van regionale vertrouwenspersoon. Hoe nu verder? Zijn er argumenten voor een VP Limburg nieuwe stijl?

VPI Zuid-Limburg 2006-2012 Uitgangspunt: een gemeenschappelijk integriteitsbeleid in de veiligheidsregio Zuid-Limburg, gericht op het realiseren van de basisnormen integriteit. De vertrouwensfunctie maakt deel uit van dit totale integriteitsbeleid. Het inrichten van een regionale vertrouwensfunctie biedt iedere individuele medewerker de gelegenheid om integriteitsvraagstukken met een externe, onafhankelijke adviseur te bespreken. De samenwerking op het gebied van integriteitsbeleid is geïnitieerd vanuit het project Bestuurlijke Aanpak Georganiseerde Criminaliteit in de veiligheidsregio Zuid-Limburg. Aanvankelijk waren

de deelnemers de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Maastricht, Sittard-Geleen, Valkenburg aan de Geul en de Provincie Limburg. In 2008 sloten de andere gemeenten in Zuid-Limburg aan. Ook de gemeenten Weert (sinds 2009) en Maasgouw (sinds 2010) maken deel uit van dit samenwerkingsverband. De coördinatie van de ondersteuning op dit gebied lag tot 2012 bij de regionale werkgroep Integriteit ZuidLimburg. De regionale invulling van het integriteitsbeleid en de regionale beschikbaarheid van een vertrouwensfunctie heeft (ook landelijke) erkenning en waardering gekregen, o.a. in de vorm van de toekenning van de Philip Brouwers Integriteitsprijs aan de werkgroep integriteit Zuid-Limburg. De aandacht voor integriteit is duidelijk toegenomen; de deelnemende organisaties kunnen, via een website, beschikken over de producten van de werkgroep, zoals onderzoeksprotocollen en een risicoscan voor kwetsbare functies. Medewerkers, leidinggevenden en bestuurders van de aangesloten organisaties hebben de mogelijkheid om contact op te nemen met een onafhankelijke vertrouwenspersoon die advies en informatie kan geven inzake integriteitsdilemma’s en bij wie een melding van een vermoeden van een misstand kan worden gedaan. Sommige organisaties kiezen ervoor de VPI ook de rol te geven van vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen, soms naast een interne vertrouwenspersoon.

Nieuwe structuur samenwerking 2013-2014: ambtelijke werkgroep en stuurgroep Vanaf 2013 is er voor een andere structuur gekozen voor de regionale samenwerking op integriteitsgebied. Er is een nieuwe ambtelijke werkgroep actief binnen alle gemeenten, Waterschappen en de provinciale organisatie van de Provincie Limburg. De werkgroep borduurt voort op de resultaten van de vorige werkgroep, zoals het bevorderen van de invoering van de basisnormen integriteit. De werkgroep werkt nauw samen met de contactpersonen/integriteitscoördinatoren van de gemeenten, de waterschappen en de Provincie. Naast de ambtelijke werkgroep is er een stuurgroep geformeerd, onder leiding van de CdK. Na een startconferentie voor alle Limburgse gemeenten in kasteel Buggenum hebben de vertrouwenspersonen de nog niet aangesloten gemeenten benaderd om uitleg te geven over de vertrouwensfunctie. Enkele organisaties hebben daarna te kennen gegeven te willen aansluiten bij de vertrouwensfunctie, te weten gemeente Peel en Maas, Leudal, Nederweert, Waterschap Maas en Roer. Andere gemeenten in Noord- en Midden-Limburg hebben ofwel niet gereageerd, of hebben laten weten op een andere manier invulling te willen geven aan de vertrouwensfunctie.

Hoe verder? Er zijn verschillende opties voor het vervolg: 1. alsnog proberen de nog niet aangesloten organisaties te laten aansluiten bij de bestaande vertrouwensfunctie; 2. het idee van een gezamenlijke vertrouwensfunctie loslaten en alle organisaties zelf een vertrouwenspersoon laten regelen; 3. komen tot het instellen van een Vertrouwenspersoon Limburg nieuwe stijl. yy

yy

yy

Optie 1 lijkt een reële mogelijkheid maar vraagt een actieve ondersteuning van de vertrouwenspersonen in hun missie naar de gemeenten door werkgroep en stuurgroep. Optie 2 brengt het risico met zich mee dat een en ander weer te vrijblijvend wordt. In feite kan dit een ‘terug-naar-af-scenario’ zijn. Optie 3 zou nader uitgewerkt moeten worden om te beoordelen of hier de voorkeur aan gegeven kan worden.

Vertrouwenspersoon Limburg nieuwe stijl Hierbij is te denken aan een ‘loket’ waar leidinggevenden, medewerkers en interne vertrouwenspersonen terecht kunnen voor advies en informatie. Voor wat betreft integriteitsschendingen vergelijkbaar met het landelijke adviespunt klokkenluiders. Dit loket zou zowel een eerste-lijnsals een tweede-lijnsfunctie kunnen vervullen.

25


Inleiding

yy

26

Eerste-lijnsfunctie: voor medewerkers die met een integriteitsdilemma of met ongewenst gedrag geconfronteerd worden en dit niet aan iemand uit hun eigen organisatie willen toevertrouwen. Tweede-lijnsfunctie: voor leidinggevenden en interne vertrouwenspersonen die behoefte hebben aan een vertrouwelijk onafhankelijk extern advies inzake integriteitsschendingen of klachten over ongewenst gedrag.

Op deze manier kunnen organisaties ervoor kiezen om de vertrouwensfunctie al dan niet lokaal in te vullen. Als er geen lokale vertrouwenspersoon wordt aangesteld, is de regionale vertrouwenspersoon beschikbaar voor medewerkers die advies en informatie nodig hebben. Is er wel een lokale vertrouwenspersoon, dan kan de regionale vertrouwenspersoon als externe achtervang een extra meldmogelijkheid bieden. Daarnaast kan deze geraadpleegd worden door leidinggevenden en interne vertrouwenspersonen en zou een op regionale schaal georganiseerde voorziening ondersteuning kunnen bieden op het vlak van juridische en methodische vraagstukken, bij intervisie, coaching en training.

27


yy

Contactgegevens Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg Marga Baetsen Telefonisch bereikbaar op alle werkdagen van 9:00-17:00 uur: 06-52332952 e-mail: [email protected] Andries Knevel Telefonisch bereikbaar op alle werkdagen van 9:00-17:00 uur: 06-53242005 e-mail: [email protected]

Website: www.integriteitlimburg.nl

Maastricht, mei 2015 15-1287

Jaarverslag Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Limburg

Recommend Documents