HILASE PROJECT DIRECTIVE

Fyzikální ústav AV ČR, v. v. i. Na Slovance 2 182 21 Praha 8 [email protected] www.eli-beams.eu

Fyzikální ústav Akademie věd ČR č. j.: /2011

Institute of Physics Academy of Sciences of the CR Ref. no.: /2011

PROJEKTOVÁ SMĚRNICE ELI/HILASE

ELI/HILASE PROJECT DIRECTIVE

ředitele Fyzikálního ústavu AV ČR, v. v. i.,

of the Director of the Institute of Physics AS CR, v.v.i.,

kterou se stanovují pravidla pro realizační fázy projektů ELI a HiLASE

which stipulates the rules for the delivery phase of ELI and HiLASE Projects

Obsah

Contents

ÚVOD ............................................... 3

INTRODUCTION ............................ 3

ČÁST PRVNÍ

SECTION 1

Organizační struktura a popis rolí ... 4

Organisational Structure and Roles Description.................................... 4

Článek 1 Organizační struktura a řízení Projektů .............................................4

Article 1 Organisational Structure and Project Management ......................... 4

Článek 2 Koordinační rada ....................5

Article 2 The Coordination Committe .. 5

Článek 3 Mezinárodní poradní vědecký panel .................................................7

Article 3 International Advisory Scientific Panel .............................................. 7

Článek 4 Garant projektů .....................7

Article 4 The Project Sponsor ............. 7

Článek 5 Nositel projektů .....................8

Article 5 The Project Owner ............... 8

Článek 6 Řídicí výbor ......................... 10

Article 6 The Steering Committee ...... 10

Článek 7 Vědecký koordinátor ............. 12

Article 7 Scientific Coordinator .......... 12

Článek 8 Projektový manažer .............. 14 Článek 9 Projektový tým .................... 15

Article 8 The ELI Project Manager and HiLASE Project Manager ................... 14

Článek 10 Řešitelské týmy .................. 24

Article 9 The Project Team ............... 15 Article 10 Working Gross .................. 24

ČÁST DRUHÁ

SECTION 2

Řízení rizik projektu a monitorování projektu......................................... 25

Project Risk Management and Project Monitoring .................................. 25

Článek 11 Řízení rizik projektu ............ 25

Article 11 Project Risk Management ... 25

Článek 12 Eskalační procedura ............ 27

Article 12 Escalation Procedures ........ 27

Článek 13 Monitorování průběhu projektových prací ............................. 28

Article 13 Monitoring of Work Progress ........................................ 28

Článek 14 Přidělování úkolů, schvalování zápisů .............................................. 29

Article 14 Tasks Assignment and Minutes Approval ........................................ 29

ČÁST TŘETÍ

SECTION 3

Závěrečná ustanovení.................... 31

Final Provisions ........................... 31

Článek 15 Projektové formuláře .......... 31

Article 15 Project Forms ................... 31

2|31

ÚVOD

INTRODUCTION

Tato směrnice stanovuje zásady řízení projektů „ELI: Extreme Light Infrastructure“ a „HiLASE: Nové lasery pro průmysl a výzkum“ (dále též jen „projekt ELI“ / „ELI“ a „projekt HiLASE“ / „HiLASE“, nebo souhrnný pojem „Projekty“).

This directive defines principles for managing the projects referred to as the “Extreme Light Infrastructure Beamlines (ELI)” and “New Lasers for Industry and Research (HiLASE)” “Projects” (hereinafter “ELI” and “HiLASE”, “Project” or generally “projects”).

Vstupem pro tuto směrnici jsou následující dokumenty: o o o

o o

The preparation of this directive was based on the following documents:

Technický popis projektu HiLASE Technický popis projektu ELI Metodiky OP VaVpI (Operační program Výzkum a vývoj pro inovace) Zřizovací listina FZÚ (Fyzikální ústav Akademie věd České republiky) Organizační řád FZÚ

o o o

o

Držitel dokumentu odpovídá za soulad této směrnice s platným zněním vstupních dokumentů.

o

Technical Annex of the HiLASE project Technical Annex of the ELI project The Operational Programme Research and Development for Innovation Methodology IoP’s (The Institute of Physics of the Academy of Sciences of the Czech Republic) Deed of Foundation Organisational Chart

The owner of this document is responsible for the compliance of this directive with the valid wording of input documents.

3|31

ČÁST PRVNÍ Organizační struktura a popis rolí

SECTION 1 Organisational Structure and Roles Description

Článek 1 Organizační struktura a řízení Projektů

Article 1 Organisational Structure and Project Management

(1) Organizační struktura projektů ELI a HiLASE je čtyřúrovňová. První dvě úrovně, kontrolní a řídicí, jsou pro oba projekty společné. Další dvě úrovně, projektová a řešitelská, existují pro každý z Projektů zvlášť.

(1) The ELI and HiLASE project structure shall have four levels. The first two levels, i.e. the control and management levels, are common to both projects. The second two levels, i.e. the project level and the research level, shall be separate for each project.





Poradní úroveň: Tato úroveň je reprezentována Koordinační radou, která se skládá z klíčových představitelů FZÚ, představitelů AV ČR (Akademie Věd ČR), případně dalších. Účelem Koordinační rady je koordinovat průběh Projektů z hlediska Akademie věd ČR a sledovat plnění jejich cílů. Druhým orgánem poradní úrovně je Mezinárodní vědecký panel, který se vyjadřuje k plnění vědeckých cílů Projektů. Řídicí úroveň: Tato úroveň řízení je reprezentována Garantem projektů a Nositelem projektů. Garant projektů deleguje část svých statutárních pravomocí na Nositele projektů na základě písemného zmocnění. Hlavním poradním orgánem Garanta projektů a Nositele projektů je Řídicí výbor, který je tvořen zástupci vrcholového vedení FZÚ, dalšími klíčovými představiteli FZÚ a případně i představiteli partnerských organizací podílejících se na realizaci Projektů. Účelem této úrovně je strategicky řídit Projekty.

4|31



The advisory level: This level shall be represented by the Coordination Committe, which shall consist of the key representatives of the Institute of Physics, the representative of the Academy of Sciences of the Czech Republic, and/or others. The Coordination Committe shall coordinate the flow of the projects in respect of the Academy of Sciences and monitor the fulfilment of project goals. The second advisory body is the International Scientific Panel which shall give its opinions on the fulfilment of the Project’s scientific goals.



The management level: This level shall be represented by the Project Sponsor and Project Owner. The Project Sponsor shall delegate certain statutory powers to the Project Owner based on a written authorisation. The key advisory body of the Project Sponsor and Project Owner shall be the Steering Committee which shall consist of the representatives of the top management of the Institute of





Physics, other key representatives of the Institute of Physics, and/or representatives from partnering organisations involved in the Project. The management level shall ensure strategic project management.

Projektová úroveň: Tato úroveň řízení je reprezentována Vědeckými koordinátory a Projektovými manažery, kteří řídí Projektové týmy ELI a HiLASE. Účelem této úrovně řízení je řídit Projekty na operativní úrovni a koordinovat postup prací jednotlivých Řešitelských týmů a případně realizovat provádění projektových prací na každodenní bázi. Řešitelská úroveň: Tato úroveň je reprezentována jednotlivými Řešitelskými týmy. Každý Řešitelský tým má svého vedoucího, který je členem Projektového týmu. Účelem této úrovně je realizovat provádění projektových prací v jednotlivých oblastech realizace Projektů.

Článek 2 Koordinační rada

(3) Působnost stanovena rada:

rady jmenuje věd na návrh

Koordinační následovně.

rady je Koordinační

a) Se vyjadřuje k otázkám, které ji předloží Řídicí výbor. b) Průběžně monitoruje Řídicího výboru.



The working level: This level shall be represented by individual Working Groups. Each Working Group shall have its own manager, who shall be a member of the Project Team. This level shall deliver project work in the individual areas of project implementation.

(1) The Coordination Committe shall be common for both ELI and HiLASE projects. (2) The Coordination Committe members shall be appointed by the President of the Academy of Sciences based on the proposal by the Project Sponsor. (3) Within the scope of its duties, the Coordination Committe shall:

činnost

c) Průběžně monitoruje plnění cílů Projektů. d) Se vyjadřuje k změnám Projektů.

The project level: This management level shall be represented by Scientific Coordinators and Project Managers who manage individual ELI and HiLASE Project Teams. This management level shall manage projects at the operational level and coordinate the work progress of individual Working Groups and/or implement day-to-day project work.

Article 2 The Coordination Committe

(1) Koordinační rada je společná pro oba Projekty. (2) Členy Koordinační předseda Akademie Garanta projektů.



podstatným

a) Give its opinions on issues submitted by the Steering Committee. b) Monitor the Steering Committee’s activities on an ongoing basis. c) Monitor goal fulfilment on an ongoing basis. d) Give its opinions on substantial

5|31

(4) Členové Koordinační rady jsou:

amendments to the Project.

e) Garant projektů f)

(4) The members of the Coordination Committe shall include:

Nositel projektů

g) Zástupce Akademické Akademie věd ČR

rady

h) Zástupce Hospodářské Akademie věd ČR

rady

i) j)

e) Project Sponsor f)

g) Representative of the Academic Board of the Academy of Sciences of the CR

Místopředseda AV ČR pro druhou oblast

h) Representative of the Economic Board of the Academy of Sciences of the CR

Zástupce Dozorčí rady FZÚ

k) Zástupce Rady instituce FZÚ l)

Tajemník Koordinační rady

m) Další jmenované osoby. (5) Principy fungování Koordinační rady stanovuje Jednací řád Koordinační rady, který je součástí projektové dokumentace. (6) Na jednání Koordinační rady mohou být přizvány také další osoby z řad členů Řídicího výboru, respektive z řad dalších klíčových subjektů (např. zástupci Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR). (7) Z jednání Koordinační rady se pořizuje zápis, který je součástí projektové dokumentace. (8) Tajemníka Koordinační rady jmenuje Garant. (9) Tajemník je zodpovědný za následující

dokumenty: zápisy z jednání Koordinační rady a Jednací řád Koordinační rady.

Project Owner

i)

Vice-President of the Academy of Sciences of the CR

j)

Representative of Supervisory Board of Institute of Physics

the the

k) Representative of the Institute Council of the Institute of Physics l)

Secretary of the Coordination Committe

m) Other appointees (5) The principles of the Coordination Committe’s operations shall be defined under the Rules of Order of the Coordination Committe which are part of the project documentation. (6) Other persons from the Steering Committee or from other key entities (such as the Ministry of Education, Youth and Sports of the Czech Republic, hereinafter also „Ministry“) may be invited to the Coordination Committe’s meetings. (7) Minutes shall be taken at the Coordination Committe’s meetings; the minutes shall be part of the project documentation. (8) The Coordination Committe’s Secretary shall be appointed by the Project Sponsor. (9) The Secretary shall be responsible for

the following documents: minutes from the Coordination Committe’s meetings and the Rules of Order of the Coordination Committe.

6|31

Článek 3 Mezinárodní poradní vědecký panel

Article 3 International Advisory Scientific Panel

(1) Mezinárodní poradní vědecký panel je

poradním orgánem Garanta projektů. Úlohou Mezinárodního poradního vědeckého panelu (dále též „Panel“) bude zejména doporučování strategie implementace klíčových systémů laboratoře, odborná oponentura klíčových aktivit pro splnění cílů jednotlivých Výzkumných programů, stanovení strategie získávání uživatelů a stanovení strategie rozvoje uživatelských programů. (2) Panel byl ustaven dne 26. 4. 2010 na

mezinárodním workshopu „ELI Beamlines Scientific Challenges“ konaném v Praze. (3) Panel se schází jednou ročně, případně

častěji dle potřeby; jeho svolává Garant projektů. (4) Členy

Panelu jmenuje Garant projektů.

a

jednání odvolává

(1) The International Advisory Scientific Panel shall be the advisory body of the Project Sponsor, i.e. the Institute of Physics’ Director. The role of the International Advisory Scientific Panel (hereinafter also the “Panel”) shall include offering recommendations on the strategy for implementing the key laboratory systems, providing professional comments on key activities for fulfilling the goals of individual research programs, and defining the strategy for acquiring users and for user program developments. (2) The Panel was established on 26th April 2010 at the “ELI Beamlines Scientific Challenges” international seminar held in Prague. (3) The Panel shall meet on annual basis or more frequently as and when required. Its meetings shall be summoned by the Project Sponsor. (4) The

Panel’s members shall be appointed and removed by the Project Sponsor.

Článek 4 Garant projektů

Article 4 The Project Sponsor

(1) Garantem projektů (též jen „Garant“) je ředitel FZÚ. (2) Působnost Garanta je stanovena následovně. Garant projektů: a) Odpovídá

za konečná rozhodnutí. Podepisuje dokumenty jako statutární zástupce FZÚ. Tuto svoji pravomoc v rámci omezení a pravidel definovaných v interních dokumentech FZÚ a právních předpisech deleguje na Nositele projektů konkrétním písemným zmocněním.

(1) The Director of the Institute of Physics shall act as the Project Sponsor (hereinafter the “Sponsor”). (2) Within the scope of his/her duties, the Sponsor shall:

b) Jmenuje

a odvolává Nositele projektů a členy Řídicího výboru.

c) Jmenuje

a

odvolává

Vědecké

7|31

a) Be

responsible for the final decisions; and sign documents as the statutory representative of the Institute of Physics. The Sponsor may delegate this power to the Project Owner based on a specific written authorisation and with regard to defined limitations and rules;

b) Appoint and remove the Project

Owner

and

the

Steering

koordinátory (Chief scientists) a Projektové manažery.

Committee members; c) Appoint and remove Scientific

d) Rozhoduje

o všech důležitých personálních otázkách.

Coordinators (Chief Scientists) and Project Managers;

e) Na návrh Nositele projektů a po

d) Decide

on any and all important personnel matters;

doporučení Řídicím výborem schvaluje rozpočet projektů. f)

e) Approve the project budgets

Na návrh Nositele projektů a po doporučení Řídicím výborem schvaluje krizový plán.

based on the Project Owner’s proposal and upon the Steering Committee’s recommendation;

g) Schvaluje

méně podstatné změny Projektů. Určení podstatných, méně podstatných, nepodstatných a informativních změn Projektů se řídí Příručkou pro příjemce OP VaVpI vydanou MŠMT.

f)

g) Approve

project changes of lower significance. The Directives for the Recipients of the Operational Programme Research and Development for Innovation shall be used to determine the significance of project changes, i.e. significant, less significant, insignificant and informative;

h) Podstatné

změny Projektů předkládá k vyjádření Koordinační radě a ke schválení Řídicímu orgánu OP VaVpI.

i)

Schvaluje výběrová řízení a podepisuje smlouvy. Tuto svou pravomoc může delegovat na Nositele projektů písemným zmocněním.

h) Submit

significant project changes to the Coordination Committe for its opinion and to the Managing Body of the Research and Development for Innovation Operating Programme for approval; and

i)

Článek 5 Nositel projektů

Nositele

je

Approve tenders and sign contracts. The Sponsor may delegate this power to the Project Owner by a written authorisation.

Article 5 The Project Owner

(1) Nositel projektů (též jen „Nositel“) je jmenován Garantem, kterému je přímo odpovědný. Z hlediska FZÚ je Nositel projektů statutárním zástupcem ředitele dle Organizačního řádu v platném znění. Jako takový musí mít pro všechny delegované pravomoci písemné zmocnění. Tímto písemným zmocněním je tento článek Projektové směrnice. (2) Působnost

Approve the contingent plan based on the Project Owner’s proposal and upon the Steering Committee’s recommendation;

stanovena

(1) The Project Owner (hereinafter also the “Owner”) shall be appointed by the Sponsor to whom the Owner directly reports. For the Institute of Physics, the Owner shall be the statutory representative of the Director pursuant the Organisational Rules, as amended. The Owner shall have a written authorisation for all delegated powers. This Article of the Project Directive shall be deemed the written

8|31

následovně. Nositel projektů:

authorisation.

a) Předsedá Řídicímu výboru. b) Je odpovědný za komunikaci s Koordinační radou, zejména za zpracování podkladů pro zasedání Koordinační rady.

(2) Within the scope of his/her duties the Owner shall:

c) Je kontaktní osobou Projektů ve smyslu Příručky pro příjemce OP VaVpI. d) Je odpovědný za Monitorovací zprávu, kterou podepisuje. e) Jmenuje a odvolává Řešitelských týmů. f)

vedoucí

Na návrh Řídicího výboru jmenuje členy výběrových, hodnotících a akceptačních komisí.

g) Odpovídá za dodržování pravidel čerpání financí z účelových rozpočtových prostředků.

a) Chair the Steering Committee; b) Be responsible for communication with the Coordination Committe and for preparing underlying materials for the Coordination Committe’s meetings; c) Act as the project contact person pursuant to the Directives for the Beneficiaries of the OP R&DI; d) Be responsible for the Monitoring Report that he signs; e) Appoint/remove managers to/from the Working Groups; f)

h) Odpovídá za dodržování schválených rozpočtů Projektů. i)

Odpovídá za definici a plnění cílů Projektů.

j)

Odpovídá za zajištění procesu výběrových řízení a za výběr dodavatele.

k) Schvaluje výběrová podepisuje smlouvy do výše určené pověřením Garanta smlouvy nad tuto výši Garantovi k podpisu. l)

řízení a s plněním zvláštním Nositeli, předkládá

g) Be responsible for complying with the rules for drawing funds from the special purpose budget funds; h) Be responsible for compliance with the approved project budget; i)

Be responsible for defining and fulfilling the project goals;

j)

Be responsible for ensuring the tendering processes and supplier selection;

Rozhoduje o zahájení a ukončení etap Projektů.

m) Odpovídá za schválení výstupů dílčí fáze a plánů následující fáze. n) Odpovídá plánu.

za

návrh

krizového

o) Schvaluje Projektů.

nepodstatné

změny

p) Odpovídá za pravidelné informování Garanta a Koordinační rady o průběhu Projektů, zvláště pak za včasné

9|31

Appoint the members of the selection, evaluation and acceptance committees based on the Steering Committee’s proposal;

k) Approve tenders and sign contracts up to a certain amount designated by the special authorisation provided by the Sponsor to the Owner; contracts exceeding this amount shall be submitted by the Owner to the Sponsor who will sign them; l)

Make decisions on starting and terminating the project phases;

m) Be responsible for approving the outputs of the sub-phase and

informování o podstatných skutečnostech, které by mohly ovlivnit harmonogram či rozpočet Projektů. q) Odpovídá za národními a strukturami.

the plans phase;

p) Be responsible for informing the Sponsor and Coordination Committe of progress in the Project on a regular basis and for providing them with timely information regarding all important matters that could influence the project schedule or budget;

s) Odpovídá za řízení rizik. Návrhy na řízení rizik předkládá ke stanovisku Řídicímu výboru.

koncepce

subsequent

o) Approve amendments in the Project that are not substantial;

r) Na návrh Projektového manažera rozhoduje o způsobu krytí nezpůsobilých výdajů.

u) Schvaluje Projektů.

the

n) Be responsible for drafting the crisis plan;

komunikaci s mezinárodními

t) Odpovídá za přípravu řízení lidských zdrojů, schvaluje Řídící výbor.

of

Plánu který

q) Be responsible for communicating with national and international bodies;

publicity

r) Make decisions on the method of covering ineligible expenses based on the Project Manager’s proposal;

v) Odpovídá za nastavení systému ekonomického reportingu.

s) Be responsible for risk management and submit risk management proposals to the Steering Committee for its opinion; t) Be responsible for preparing the Human Resources Management Plan, which is approved by the Steering Committee; u) Approve the approach to publicity concerning the Project; and v) Be responsible for establishing

the economic reporting system.

Článek 6 Řídicí výbor

Article 6 The Steering Committee

(1) Řídicí výbor je hlavním poradním orgánem Garanta. Z hlediska FZÚ je Řídící výbor poradním orgánem Ředitele.

(1) The Steering Committee shall be the key advisory body of the Sponsor. In terms of the internal operations of the Institute of Physics, the Steering Committee shall act as the Director’s advisory body.

(2) Členy Řídicího výboru jmenuje Garant. (3) Předsedou Řídicího výboru je Nositel. (4) Řídicí výbor je kolektivní orgán, který rozhoduje konsensuálně. Garant projektů může v konkrétním případě

(2) The Steering Committee members shall be appointed by the Project Sponsor.

10|31

rozhodnout rozhodování.

o

jiném

způsobu

(5) Podklady Řídicímu výboru předkládají Projektový manažer a Vědecký koordinátor. (6) Působnost Řídicího výboru je stanovena následovně. Řídicí výbor: a) Odpovídá za řízení a koordinaci přípravy a realizaci projektů ELI a HiLASE a případně dalších souvisejících projektů. b) Navrhuje složení výběrových a akceptačních komisí.

(3) The Steering Committee shall chaired by the Project Owner.

(4) The Steering Committee shall be a collective body that shall make decisions based on a consensus; in specific cases, the Sponsor may decide that another method of decisionmaking will be used. (5) The Project Manager and Scientific Coordinator shall submit underlying documents to the Steering Committee. (6) Within the scope of its duties, the Steering Committee shall:

c) Navrhuje akceptační procedury. d) Navrhuje rozhodnutí o výběru variant. e) Schvaluje výstupy jednotlivých fází Projektů a plány práce pro fáze následující. f)

Doporučuje k podpisu zásadní dokumenty Projektů a odpovídá za jejich věcnou správnost (zejména zadávací dokumentace, smlouvy a akceptační protokoly).

g) Doporučuje rozhodnutí o změnách Projektů (z hlediska harmonogramu, rozpočtu, zdrojů, smluvních podmínek apod.).

a) Be responsible for managing and coordinating the preparation and implementation of the ELI and HiLASE projects and other related projects, if any. b) Propose the composition of selection and acceptance committees. c) Propose acceptance procedures. d) Make decisions regarding selection of scenarios.

Schvaluje návrhy na řízení rizik.

j)

Schvaluje Plán zdrojů.

řízení

lidských

k) Doporučuje ke rozpočty Projektů.

schválení

l)

schválení

Doporučuje ke krizového plánu.

(7) Členové Řídicího výboru jsou: a) Garant projektů b) Nositel projektů c) Projektový manažer ELI d) Vědecký koordinátor laserových

11|31

the

e) Approve the outputs of individual project phases and work plans for subsequent phases. f)

h) Navrhuje ukončení Projektů a rozpuštění projektových struktur. i)

be

Recommend the signing of key project documents and be responsible for the accuracy of the content thereof (principally tender documentation, contracts and acceptance protocols).

g) Recommend decisions concerning project changes (in terms of the schedule, budget, sources, contractual terms and conditions etc). h) Propose the project termination and the project structures dissolution. i)

Approve proposals.

risk

management

j)

Approve the Human Resources Management Plan.

k) Recommend the projects budget

technologií

for approval.

e) Vědecký koordinátor projektu HiLASE (zároveň v roli Projektového manažera HiLASE, v souladu s Technickým popisem projektu HiLASE) f)

Vědecký koordinátor tématický výzkum ELI

l)

Recommend the crisis plan for approval.

(7) The Steering Committee shall include the following members: a) Project Sponsor;

pro

b) Project Owner; c) ELI Project Manager;

g) Přizvaní hosté, kteří nepatří mezi stálé členy.

d) Laser technologies Scientific Coordinator (Chief Scientist);

(8) Na jednání Řídicího výboru mohou být přizvány také další relevantní osoby z řad pracovníků FZÚ nebo z externího prostředí.

e) HiLASE project Scientific Coordinator (Chief scientist) (acting, at the same time, as the HiLASE Project Manager in compliance with TA HiLASE);

(9) Z jednání Řídicího výboru se pořizuje zápis, který je součástí projektové dokumentace.

f)

(10) Tajemníkem

Řídicího výboru, zodpovědným za agendu a zápisy, je Projektový manažer ELI.

ELI Scientific Coordinator in charge of the given field of research; and

g) Invited guests who permanent members.

are

not

(8) Other relevant persons from the Institute of Physics or external bodies may be invited to the Steering Committee meetings. (9) Minutes shall be taken from the Steering Committee meetings and become part of project documentation. (10) The ELI Project Manager shall act as

the Steering Committee Secretary responsible for administration and minutes.

Článek 7 Vědecký koordinátor

Article 7 Scientific Coordinator

(1) Vědecký koordinátor je pojem společný pro tři osoby, a to Vědeckého koordinátora laserových technologií (Chief scientist), Vědeckého koordinátora pro tematický výzkum ELI (Chief scientist) a Vědeckého koordinátora projektu HiLASE (Chief scientist). (2) Vědeckého koordinátora jmenuje a odvolává Garant. Vědecký koordinátor je zodpovědný za vědeckou, výzkumnou a technologickou integritu projektu ve svěřené oblasti.

(1) Scientific Coordinator is term common for three persons: Laser Technologies Chief Scientist, ELI project Chief Scientist and HiLASE project Chief Scientist. (2) The Scientific Coordinator is appointed and removed by the Project Sponsor. The Scientific Coordinator is responsible for ensuring the scientific, research and technological integrity of the project in the area that the Scientific Coordinator is in charge of. (3) Within the scope of his/her duties, the

12|31

(3) Působnost vědeckého koordinátora je stanovena následovně. Vědecký koordinátor:

Scientific Coordinator shall: a) Cooperate with the International Scientific Panel in designating the project goals and milestones and determining experimental programs;

a) Spolupracuje s Mezinárodním vědeckým panelem na stanovení cílů a milníků Projektů a na určování experimentálních programů. b) Stanovuje požadavky základnu.

b) Designate criteria and functional requirements for technology;

kritéria a funkční na technologickou

c) Designate acceptance criteria for the functionality of research and technological units;

c) Stanovuje akceptační kritéria pro funkcionalitu výzkumných a technologických celků.

d) Manage the Scientific Technological Team;

e) Be responsible for designating the technological goals of the project and defining the requirements (principally procurement requirements) from the Administrative Team based on the needs for attaining the project goals;

d) Řídí Vědecko-technologický tým. e) Je odpovědný za stanovení technologických cílů Projektů a za definici požadavků na Administrativní tým, zejména v oblasti výběrových řízení a nákupu, které vyplývají z potřeb dosažení cílů Projektů. f)

f)

Odpovídá za technické požadavky (jejich správnost, úplnost a další) do výběrových řízení.

h) Approves tender documentation before submitting to Steering Committee and Ministry.

h) Schvaluje zadávací dokumentaci výběrových řízení před jejím předložením Řídicímu výboru a MŠMT Koordinuje technologických provozu.

uvedení zařízení do

Be responsible for decisions on scientific and technological issues in terms of attaining the project goals;

g) Be responsible for technical tendering requirements (accuracy, completeness etc.);

g) Odpovídá za rozhodnutí ve vědeckých a technologických otázkách z hlediska dosažení cílů Projektů.

i)

and

i)

Prepare technological for their “go live”; and

j)

Be responsible for documents of a scientific and technical nature.

(4) Within

j) Odpovídá za dokumenty vědecké a technické povahy. (4) V rámci svých kompetencí deleguje vědecký koordinátor pravomoci na své zástupce.

13|31

facilities

his/her competencies, the Scientific Coordinator may delegate powers to a subordinace person.

Článek 8 Projektový manažer (1) Projektový manažer je pojem společný pro Projektového manažera ELI a Projektového manažera HiLASE. (2) Projektový manažer ELI je jmenován a odvoláván Garantem. (3) Hlavní vědecký koordinátor projektu HiLASE je zároveň Projektovým manažerem HiLASE, dle předchozího bodu je jmenován a odvoláván Garantem, a může delegovat své administrativní pravomoci na svého zástupce (Zástupce Projektového manažera projektu HiLASE). (4) Působnost Projektového manažera je stanovena následovně. Projektový manažer:

Article 8 The ELI Project Manager and HiLASE Project Manager (1) Project Manager is term common for ELI project Project Manager and HiLASE project Project Manager. (2) The ELI Project Manager shall be appointed and removed by the Project Sponsor. (3) The Chief Scientific Coordinator of the HiLASE project shall act, at the same time, as the HiLASE Project Manager, and pursuant to the foregoing clause, shall be appointed and removed by the Project Sponsor and may delegate its administrative powers to its deputy (the HiLASE Deputy Project Manager). (4) Within the scope of his/her duties, the Project Manager shall:

a) Za výkon své činnosti v rámci

Projektů odpovídá Nositeli. b) Řídí

Projektový tým a jeho prostřednictvím Řešitelské týmy.

c) Řídí

všechny zainteresované strany Projektů, které nejsou jmenovány v organizační struktuře.

d) Odpovídá

za Monitorovací zprávy.

sestavení

e) O

činnosti Projektového týmu podává jednou měsíčně Zprávu o stavu projektu ve struktuře Monitorovací zprávy Řídicímu výboru.

f)

Odpovídá za Mapu rizik Projektů, odpovídá za včasnou identifikaci rizik a návrh jejich mitigace.

g) Odpovídá za aktuálnost, úplnost,

věcnost a Harmonogramu plánu) Projektů.

komplexnost (Projektového

h) Odpovídá za přípravu podkladů

pro jednání a Řídicího výboru. i)

Odpovídá za stanovených

rozhodování plnění úkolů Projektovým

14|31

a) Report to the Owner for its activities under the Project; b) Manage the Project Team, and the Working Groups through the Project Team; c) Manage all project stakeholders that are not included in the organisational structure; d) Be responsible for preparing the Monitoring Report; e) Provide the Steering Committee with the monthly Project Status Report about the activities of the Project Team, structured as the Monitoring Report; f)

Be responsible for the Risk Map and for identifying risks timely and proposing the mitigation thereof;

g) Be responsible for the content of the Project Schedule (project plan) in terms of ensuring that it is up to date, complete, and comprehensive; h) Be responsible for preparing the underlying materials for the Steering Committee meetings and decisions;

plánem a závěry z porad Řídicího výboru, dále odpovídá za vyhodnocování jejich plnění. Projektový manažer ELI odpovídá za Zápisy z jednání Řídicího výboru. j)

Odpovídá řízení.

za

k) Odpovídá

Plán

za

Smlouvy

s

Odpovídá Nositeli za aktuálnost, úplnost, věcnost a komplexnost návrhu Rozpočtu Projektu.

j)

Be responsible for the Tender Plans;

k) Be responsible Contracts; l)

m) Odpovídá

za zpracování a archivaci Předávacích a akceptačních protokolů. Tuto pravomoc může písemně delegovat na člena Projektového týmu. Protokoly zpracovává ve spolupráci s dodavateli, věcným gestorem a Manažerem kvality projektového řízení. Spolupodepisuje předávací a akceptační protokoly jednotlivých dílčích plnění projektových prací realizovaných externími dodavateli.

dokumentů. o) Odpovídá za vedení a organizaci

dokumentace

for

Supplier

Be responsible to the Owner for the content of the Project Budget in terms of ensuring that it is up to date, complete, and comprehensive;

m) Be responsible for preparing and archiving the Hand-over and Acceptance Protocols. The Project Manager may delegate (in writing) this power to any Project Team member. The protocols shall be prepared in cooperation with the suppliers, the Project Sponsor and the Project Management Quality Manager. The Project Manager shall co-sign the hand-over and acceptance protocols for individual sub-deliveries of the project work provided by external suppliers;

n) Odpovídá za archivaci

projektové celku.

Be responsible for fulfilling the tasks designated by the project plan and conclusions from the Steering Committee meetings and for evaluating the fulfilment thereof. The ELI Project Manager shall be responsible for the Minutes from the Steering Committee meetings.

výběrových

dodavateli. l)

i)

jako

p) Odpovídá

za včasné předání návrhu plánu lidských zdrojů vypracovaného personalistou Garantovi projektů.

n) Be responsible archiving;

for

document

o) Be responsible for maintaining and organising the project documentation as a whole; and p) Be responsible for delivering the Human Resources Plan prepared by the HR to the Project Sponsor on time.

Článek 9 Projektový tým

Article 9 The Project Team

(1) Projektový tým má dvě součásti: Vědecko-technologický tým a Administrativní tým. (2) Vědecko-technologický

tým

je

řízen

(1) The Project Team shall include two sub-teams: the Scientific and Technological Team and the Administrative Team.

15|31

Vědeckým koordinátorem projektu, Administrativní tým je řízen Projektovým manažerem. (3) Projektový tým v obou součástech je tvořen zaměstnanci FZÚ i externími spolupracovníky. Členové Projektového týmu jsou jmenováni Nositelem projektů na návrh Projektového manažera a Vědeckého koordinátora. (4) Společná koordinační jednání Projektového týmu ELI a Projektového týmu HiLASE probíhají zpravidla jednou týdně. Společná zasedání svolává a řídí Projektový manažer ELI. (5) Projektový tým je odpovědný za koordinaci prací jednotlivých řešitelských týmů. Každý řešitelský tým má v nadřízeném Projektovém týmu svého zástupce, který je přímo řízen Projektovým manažerem. Rozhodnutí Projektového manažera jsou závazná pro všechny členy Projektového týmu a pro řešitelské týmy. (6) Určení členové Projektového týmu předkládají Projektovému manažerovi jednou měsíčně Dílčí zprávu o stavu projektu za příslušný řešitelský tým. Dílčí zpráva o stavu projektu je ve struktuře Průběžné monitorovací zprávy. (7) Z každého jednání Projektového týmu pořizuje zápis Administrátor projektu. Zápis kontroluje a schvaluje Projektový manažer. (8) V Projektovém týmu se nehlasuje. Projektový tým má koordinační, nikoli rozhodovací roli. (9) V rámci Projektového týmu jsou definovány následující základní role: a) Projektový manažer b) Zástupce manažera HiLASE

Projektového

c) Vědecký koordinátor laserových technologií ELI (Chief scientist) d) Vědecký tematický scientist)

koordinátor výzkum ELI

(2) The Scientific and Technological Team shall be managed by the Project Scientific Coordinator and the Administrative Team shall be managed by the Project Manager. (3) Both sub-teams of the Project Team shall include the Institute of Physics’ employees and external personnel. The Project Team members shall be appointed by the Owner following the proposal by the Project Manager and Scientific Coordinator. (4) The joint coordination meetings of the ELI Project Team and HiLASE Project Team shall be held typically on a weekly basis and shall be summoned and managed by the ELI Project Manager. (5) The Project Team shall be responsible for coordinating the activities of individual Working Groups. Each Working Group shall have a representative in the Project Team who shall be managed directly by the Project Manager or the Chief Scientific Coordinator. The Project Manager’s decisions shall be binding for all Project Team members and Working Groups. (6) The designated Project Team members shall submit a monthly Project Status Sub-Report to the Project Manager for the relevant Working Group. The Project Status Sub-Report shall be structured as the Monitoring Report. (7) The Project Administrator shall take minutes from all Project Team meetings; the minutes shall be checked and approved by the ELI Project Manager. (8) No vote shall be taken in the Project Team; the role of the Project Team is to coordinate, not to make decisions. (9) The following key roles shall defined under the Project Team:

pro (Chief

16|31

be

a) Project Manager b) HiLASE Deputy Project Manager c) Laser Technologies Scientific Coordinator (Chief Scientist)

e) Vědecký koordinátor projektu HiLASE (Chief scientist) f)

d) Scientific Coordinator in charge of ELI Field Research (Chief Scientist)

Administrátor projektu

g) Manažer řízení

kvality

h) Jednotliví týmů

Vedoucí

e) HiLASE Chief scientist (Scientific Coordinator)

projektového

f)

řešitelských

i)

Koordinátor pro technologie

j)

Koordinátor pro stavbu

g) Project Management Manager h) Individual Managers Working Groups

k) Ekonom projektu l)

Právník projektu

m) Personalista n) Osoba zodpovědná monitorovací zprávu

Construction Coordinator

the

Project Lawyer

n) Monitoring Report Manager

jednotlivých

rolí

o) Procurement Manager

je

p) PR Manager řízen

Projektovým

(10) The individual roles shall have the following responsibilities: a)

Administrátor projektu: Odpovídá za Zápisy z jednání Projektového týmu (případně dalších jednání dle dohody), odpovídá za zajištění jejich schválení Projektovým manažerem a za distribuci relevantním osobám (účastníkům jednání a případně dalším). Odpovídá za to, že jsou v zápise zaznamenány zadané úkoly, odpovědnost za ně a termíny jejich plnění.

ii.

Odpovídá za archivaci a formální správnost dokumentů (administraci), jejichž držitelem je Projektový manažer.

iii.

Odpovídá za organizaci schůzek podle existujících plánů Projektů a pokynů Projektového manažera.

iv.

j)

of

m) HR manager

a) Administrátor projektu

i.

Technology Coordinator

l)

p) PR manažer.

Je přímo manažerem.

i)

Quality

k) Financial manager

za

o) Osoba zodpovědná za nákup (10) Odpovědnost následující:

Project Administrator

Odpovídá za sledování plnění

17|31

Project Administrator The Project Administrator shall be directly managed by the Project Manager. The Project Administrator shall: i.

Be responsible for the Minutes of the Project Team meetings (or other meetings as agreed) and for ensuring their approval by the Project Manager and distribution to the relevant persons (people participating in the meetings and others);

ii.

Be responsible for archiving and ensuring the accuracy of documents in terms of the formalities therein (document administration), which are owned by the Project Manager;

iii.

Be responsible for organising meetings in compliance with the

úkolů vyplývajících z harmonogramu projektu a ze zápisů z jednání. v.

vi.

Odpovídá za administraci složek sdílených dokumentů pro potřeby Projektů a Projektového týmu.

kvality

projektového

i.

Odpovídá za dohled nad dodržováním principů stanovených touto směrnicí.

ii.

Odpovídá za aktuálnost, komplexnost, ucelenost a věcnou správnost této směrnice, které je vlastníkem.

iii.

Odpovídá za správnost, vhodnost a přiměřenost metodických postupů při řízení projektů.

iv.

Odpovídá za dohled nad dodržováním standardů kvality projektového řízení a dalších stanovených parametrů projektů.

vi.

Odpovídá správnost projektů.

za

Be responsible for monitoring the fulfilment of tasks resulting from the project schedule and meeting minutes;

v.

Be responsible for administering shared documents files for the needs of the Project and Project Team; and

vi.

Be responsible for distributing the documents unless they are in the shared file.

b)

The Project Management Quality Manager shall: i. Be responsible for supervising the compliance with the principles set out in this Directive; ii.

As the owner of the Directive, be responsible for its content and for ensuring that it is up to date, comprehensive, complete and accurate;

iii.

Be responsible for project management methods in terms of accuracy, appropriateness and reasonability;

iv.

Be responsible for supervising the compliance with the project management quality standards and other established project parameters;

v.

Be responsible for project risk management in terms of methodology; and

vi.

Be responsible for project documentation management in terms of

metodickou řízení rizik

Odpovídá za metodickou správnost řízení dokumentace projektů.

c) Vedoucí řešitelského týmu i.

Řídí příslušný řešitelský tým, odpovídá za kontrolu a schvalování výstupů.

ii.

Odpovídá za plnění prací přidělených řešitelskému týmu dle schváleného projektového plánu, harmonogramu projektu a rozpočtu projektu.

iii.

iv.

Odpovídá za distribuci dokumentů, nejsou-li ve sdílené složce.

b) Manažer řízení

v.

existing project plans and Project Manager’s instructions and for taking minutes from each meeting with clearly assigned tasks, including deadlines;

Odpovídá za řádnou a včasnou přípravu Dílčí Zprávy o stavu projektu ve struktuře

18|31

Monitorovací zprávy a dalších dokumentů konkrétně stanovených v žádosti projektů (např. rámcové studie). iv.

Odpovídá za řádné pořizování Zápisů z jednání v rámci řešitelského týmu.

v.

Odpovídá za včasné informování Projektového manažera a o řízení rizik na své úrovni.

vi.

Odpovídá za pravidelné a včasné reportování na setkáních Projektového týmu nebo přímo Projektovému manažerovi o důležitých činnostech řešitelského týmu, o případných potřebných změnách (v obsazení týmu, prostorách, vybavení, aj.) a rizicích.

vii.

Odpovídá za informovanost Projektového manažera v případě, že hrozí nedodržení Projektového plánu (z hlediska financí, termínů, aj.). Toto reportování má svou měsíční formální podobu Dílčí Zprávy o stavu projektu.

methodology. c)

The Working Group Managers shall: i.

Manage the Working Group responsible for and approving the

ii.

Be responsible for performing the work assigned to the team according to the approved project plan, schedule and budget;

iii.

Be responsible for the due and timely preparation of the Project Status SubReport structured as the Monitoring Report and other documents specified in the Project application (e.g. the high-level study);

iv.

Be responsible for duly taking the Minutes of meetings within the Working Group;

v.

Be responsible for informing the Project Manager of risk management at the relevant level in a timely manner;

vi.

Be responsible for regular and timely reporting regarding the important activities of the team or regarding required changes (in the team staffing, premises, facilities, etc) and risks at the Project Team meetings or directly to the Project Manager; and

vii.

Be responsible for informing the Project Manager of any pending non-compliance with the plan (in terms of finance, deadlines etc). The formal format of this reporting shall be the monthly Project

d) Koordinátor pro technologie i.

Odpovídá za koordinaci všech činností spojených s nákupem a instalací technologií a jejich bezprostředního okolí.

ii.

Odpovídá za zajištění informovanosti mezi Projektovým týmem a dodavateli technologií.

iii.

Přímo řídí technologií.

iv.

Plní úlohu Vedoucího řešitelského týmu pro příslušný řešitelský tým.

dodavatele

e) Koordinátor pro stavbu i.

Odpovídá za koordinaci všech

19|31

relevant and be checking outputs;

činností spojených s přípravou stavby jako takové a jejího bezprostředního okolí. ii.

iii.

d)

Odpovídá za zajištění informovanosti mezi Projektovým týmem a dodavateli stavby. Přímo řídí Manažera stavby.

v.

Plní úlohu Vedoucího řešitelského týmu pro příslušný řešitelský tým. e)

f) Ekonom projektu i.

Je držitelem dokumentu Rozpočet projektu.

ii.

Odpovídá za dodržování rozpočtových pravidel a rozpočtové kázně ve vztahu k Projektů a čerpání rozpočtu Projektů.

iii.

Odpovídá za plánování a koordinaci čerpání finančních zdrojů.

iv.

Odpovídá za zajištění vykazování stavu čerpání finančních zdrojů.

v.

Odpovídá za přípravu ekonomických dat do Monitorovací zprávy.

The Technology Coordinator shall:

Odpovídá za zajištění kontroly dodavatelů v případě jejich dodávky zařízení uvnitř budovy v souladu s dokumentací, která vymezuje technické a vědecké specifikace infrastruktury.

iv.

vi.

Status Sub-Report.

i.

Be responsible for coordinating all activities relating to the procurement and installation of technologies and their immediate environment;

ii.

Be responsible for ensuring information is exchanged between the Project Team and technology suppliers;

iii.

Directly manage technology suppliers; and

iv.

Fulfil the tasks of the Working Group Manager for the relevant Working Group.

The Construction Coordinator shall i.

Be responsible for coordinating all activities associated with preparing the construction and the surrounding environment;

ii.

Be responsible for supervising that the equipment supplied inside the building by suppliers complies with the documentation that defines the technical and scientific specification of the infrastructure;

iii.

Be responsible for ensuring information is exchanged between the Project Team and the construction supplier;

iv.

Directly oversee the Construction Manager; and

v.


Plní úlohu Vedoucího řešitelského týmu pro příslušný řešitelský tým.

g) Právník projektu i.

Je držitelem dokumentace právní povahy (Zadávací dokumentace, Výběrová řízení, Smlouvy, atd.).

ii.

Je držitelem dokumentu Plán

20|31

f)

The Financial manager shall:

výběrových řízení. iii.

iv.

v.

Odpovídá za správnost, úplnost veškeré dokumentace Projektů (objednávek a smluv s dodavateli, zadávací dokumentace, aj.) po právní stránce. Odpovídá za kontrolu aktuálnosti dokumentace Projektů. Odpovídá za zajištění souladu veškerých projektových činností s platnými právními předpisy ČR a vnitřními předpisy FZÚ a Akademie věd ČR. Odpovídá za přípravu z právní oblasti Monitorovací zprávy.

dat do

i.

Be the owner Project document;

ii.

Be responsible for complying with budgeting rules and budgeting discipline with respect to the Project and for drawing the Project Budget;

iii.

Be responsible for planning and coordinating the drawing of funds;

iv.

Be responsible for ensuring the reporting of the status of drawing the funds;

v.

Be responsible for preparing economic data for the Monitoring Report; and

vi.


h) Personalista Personalista odpovídá za procesy a dokumenty týkající se lidských zdrojů Projektů. Konkrétně pak mimo dalších aktivit stanovených Projektovým manažerem či členy Řídicího výboru personalista: i.

Odpovídá za vypracování Plánu lidských zdrojů spolu se Strategií rozvoje lidských zdrojů.

ii.

Odpovídá vzdělávání.

za

systém

iii.

Odpovídá za vyhodnocování odměňování.

systém a

iv.

Odpovídá za procesy a dokumenty související se vznikem, průběhem a ukončením pracovního poměru.

v.

Odpovídá relevantních lidských Monitorovací

g)

The Project Lawyer shall: i.

Be the owner of documentation of a legal nature (tender documentation, tenders, contracts, etc.);

ii.

Be the owner of the Tender Plan document;

iii.

Be responsible for the accuracy and completeness of all project documentation in terms of its legal aspects (orders and contracts with suppliers, tender documentation etc.) and for ensuring the project documentation is up to date;

iv.

Be responsible for ensuring compliance of all project activities with valid legal regulations of

za přípravu dat z oblasti zdrojů do zprávy.

i) PR manažer PR manažer odpovídá za procesy a dokumenty týkající se

21|31

of the Budget

komunikace a vztahů s veřejností, vč. komunikace s médii. Konkrétně pak mimo dalších aktivit stanovených Projektovým manažerem či členy Řídicího výboru PR manažer: i. Odpovídá za navržení a realizaci koncepcí publicity projektů. ii.

Odpovídá za zajištění informování veřejnosti o Projektech (nevykonává však funkci tiskového mluvčího FZÚ).

iii.

Odpovídá za volbu vhodných nástrojů pro zajištění publicity Projektů.

iv.

Odpovídá za včasnou reakci na aktuální potřeby publicity Projektů.

v.

Odpovídá za přípravu relevantních dat z oblasti vztahů a komunikace s veřejností do Monitorovací zprávy.

vi.

the Czech Republic and with the internal rules of the Institute of Physics and the Academy of Sciences of the Czech Republic; and v.

h)

Be responsible for preparing legal data for the Monitoring Report.

HR manager The HR manager shall be responsible for the Project’s human resources-related processes and documents. In addition to activities designated by the Project Manager or the Steering Committee members, the HR manager shall: i. Be responsible for preparing the Human Resources Plan including the Human Resources Development Strategy;

Svou činnost koordinuje s vědeckým tajemníkem FZÚ.

Projektového týmu mohou být zařazeni další zaměstnanci FZÚ, kteří se podílejí především na pracích definovaných projektovým plánem. Jde zejména o členy řešitelských týmů.

ii.

Be responsible training system;

for

the

iii.

Be responsible for evaluation remuneration system;

the and

iv.

Be responsible for processes and documents relating to employment commencement, duration and termination; and

v.

Be responsible for preparing relevant human resources data for the Monitoring Report.

(11) Do

i)

PR Manager The PR Manager shall be responsible for processes and documents relating to communication and public relations, including communication with the media. In addition to activities designated by the Project Manager or the Steering Committee members, the PR

22|31

manager shall: i. Be responsible for proposing and implementing the approach to project publicity; ii.

Be responsible for ensuring public awareness (however, the PR Manager shall not act as the Press Officer of the Institute of Physics);

iii.

Be responsible for selecting appropriate tools for ensuring publicity;

iv.

Be responsible for timely responses to the current needs related to publicity;

v.

Be responsible for preparing the relevant data relating to public relations and communication with the public for the Monitoring Report; and

vi.

Coordinate its activities with the Scientific Secretary of the Institute of Physics.

(11) The Project Team may include other

employees of the Institute of Physics involved in work defined under the project plan, principally members of Working Groups.

23|31

Článek 10 Řešitelské týmy

Article 10 Working groups

(1) Řešitelský tým je jednou z výkonných

(1) The Working Group shall be one of the

složek Projektů. Spolu s nadřízeným Projektovým týmem zajišťuje přípravu a realizaci přidělených výstupů Projektů a plní další úkoly podle schváleného harmonogramu projektu, rozpočtu projektu a pokynů Projektového manažera a vedoucího daného řešitelského týmu.

executive units of the Project. It shall ensure, together with the superior Project Team, the preparation and implementation of assigned project outputs and fulfil other tasks in line with the approved schedule, budget and instructions of the Project Manager and the Manager of the given Working Group.

(2) Řešitelský tým je tvořen pracovníky

FZÚ a externími pracovníky resp. zástupci dodavatelů. Vedoucího řešitelského týmu na návrh Projektového manažera jmenuje a odvolává Nositel projektů. Členy řešitelského týmu na návrh Vedoucího řešitelského týmu jmenuje a odvolává Nositel projektů. své aktivity je řešitelský tým odpovědný Vedoucímu řešitelského týmu. Vedoucí řešitelského týmu odpovídá za aktivity řešitelského týmu. Rozhodnutí Vedoucího řešitelského týmu jsou závazná pro všechny členy řešitelského týmu.

(2) The Working Group consists of the

Institute of Physics’ employees and external personnel or suppliers’ representatives. The Working Group Manager shall be appointed and removed by the Owner based on the Project Manager’s proposal. The Working Group members shall be appointed and removed by the Owner based on the proposal by the Working Group Manager.

(3) Za

(3) The Working Group shall be responsible

for its activities, and the Working Group Manager shall be responsible for the activities of the Working Group. Decisions by the Working Group Manager shall be binding for all members of the Working Group.

(4) V rámci

realizační úrovně Projektů v případě potřeby vznikají a zanikají specializované řešitelské týmy.

(5) Členové řešitelského týmu se schází na

základě definovaného harmonogramu schůzek nebo operativně na základě potřeby řešení konkrétních projektových úkolů. Z jednání týmu se pořizuje zápis. Zápis kontroluje a schvaluje Vedoucí řešitelského týmu.

(4) Specialised Working Groups shall be

created at the project implementation level as and when required. (5) The

24|31

Working Group members shall meet as scheduled or on an ad hoc basis as and when required in order to deal with specific project tasks. Minutes shall be taken for the meetings. The minutes shall be checked and approved by the Working Group Manager.

ČÁST DRUHÁ Řízení rizik projektu a monitorování projektu

SECTION 2 Project Risk Management and Project Monitoring

Článek 11 Řízení rizik projektu

Article 11 Project Risk Management

(1) Pro Projekty se tímto definuje metodický postup, který se používá k řízení, monitorování, komunikaci a řešení rizik, nevyjasněných záležitostí a problémů, které vznikají v průběhu realizace Projektů. Cílem řízení rizik je pak předcházení rizikům a mitigace stanovených rizik. (2) Proces řízení rizik a problémů je složen z několika základních kroků. O rizicích a způsobu jejich vypořádání rozhoduje v prvním kroku Projektový manažer / Vědecký koordinátor. V případě rizik závažnějšího charakteru předkládá Projektový manažer / Vědecký koordinátor návrh způsobu řešení rizika Nositeli projektů, který je odpovědný za řízení rizik. Nositel projektů předkládá Řídicímu výboru ke schválení návrhy na řízení rizik. (3) Řízení rizik je složeno z následujících kroků: a) Identifikace a evidence rizik – Zahrnuje transformaci obecně vnímaných, často nesrozumitelně definovaných negativních faktorů na jasně definovaná, měřitelná a řiditelná rizika. Identifikace probíhá standardně prostřednictvím Formuláře k identifikaci rizika, Dílčí zprávou o stavu projektu, nebo záznamem v zápisu z jednání. Identifikovaná rizika, která jsou Nositelem projektů uznána jako adekvátní, jsou zaznamenána do Registru rizik. Registr rizik tvoří Přílohu č. 2. této Směrnice. Registr rizik

(1) This section shall define the methodology for ELI/HiLASE projects for managing, monitoring, communicating and dealing with risk, outstanding issues and troubles that may occur during the implementation. The objective of risk management shall be to prevent risk and mitigate designated risk. (2) The risk and troubles management process shall include several basic steps. In the first instance, the Project Manager/Scientific Coordinator shall make a decision about the risks and the method of dealing with them. If the risks are serious, the Project Manager/Scientific Coordinator shall submit the proposed method of dealing with the risk to the Owner, who shall be responsible for risk management. The Owner shall submit proposals for risk management to the Steering Committee for approval. (3) Risk management includes the following steps: a) Risk identification and registration. This step shall include transforming generally perceived and often unclearly defined negative factors to clearly defined, measurable and manageable risks. The standard tools used for identifying risk shall include: the risk identification form, the Project Status Sub-Report, or the identification of risk in the Meeting Minutes. The identified risks that the Owner shall

25|31

slouží k zaznamenávání rizik, hodnocení jejich vlivu, zaznamenávání odpovědných osob, plánu akce minimalizace rizika, aj. Výpis z Registru rizik je pravidelnou součástí podkladů pro jednání Řídicího výboru. Za vedení Registru rizik je odpovědný Administrátor projektu. b) Stanovení data akce a určení vlastníka rizika – Nositel projektů na návrh osoby, jež riziko identifikovala, určí vlastníka rizika. Vlastník rizika je osoba odpovědná za předložení plánu mitigace (minimalizace) rizika. Tento plán musí být předložen k předem stanovenému datu. Toto datum stanovuje Projektový manažer. c) Analýza rizik – Jejím cílem je stanovit hodnotu rizika, tedy zda se jedná o riziko vysoké, střední nebo nízké. Tato hodnota se stanovuje na základě ohodnocení dopadu rizika na projekt a ohodnocení pravděpodobnosti výskytu rizika. Tuto analýzu provádí vlastník rizika. Detailní popis hodnocení rizik je uveden v Registru rizik. d) Plánování reakce – Cílem je rozhodnout o tom, jak bude s daným rizikem naloženo. Méně závažná rizika jsou primárně řešena na úrovni Projektového manažera a Nositele. Vlastník rizika předloží Projektovému manažerovi plán mitigace rizika. Pokud vlastník rizika není schopný ani ve spolupráci s Projektovým manažerem předložit plán mitigace, předloží Nositel projektů na návrh Projektového manažera toto riziko k jednání Řídícího výboru. e) Sledování indikátorů změn – Cílem vedení registru rizik je poskytnout srozumitelnou představu o tom, v jakém stavu se rizika nacházejí a cílovým

26|31

recognise as appropriate shall be recorded in the risks register. The risks register shall constitute Appendix 2 to this Directive. The risk register shall be used for registering risks, evaluating their impact, registering responsible persons, and communicating the action plan for risk mitigation, etc. The statement from the risk register shall be included regularly in the underlying materials for the Steering Committee meetings. The Project Administrator shall be responsible for keeping the risk register. b) Determination of the action date and risk owner. The Owner shall, based on the proposal from the person who identified the risk, designate the risk owner. The risk owner shall be the person responsible for submitting the risk mitigation (minimisation) plan. This plan shall be submitted as of a predefined date. This date shall be designated by the Project Manager. c) Risk Analysis. The objective is to determine the value of the risk, i.e. whether the risk is high, medium or low. This value shall be determined based on an evaluation of the impact of the risk on the project and an evaluation of the likelihood of occurrence. This analysis shall be performed by the risk owner. d) Response planning. The objective is to decide how the given risk will be dealt with. Risks shall be dealt with primarily at the Project Manager and Owner levels. The risk owner shall submit a risk mitigation plan to the Project Manager. If the risk owner is incapable of submitting the risk mitigation plan even in cooperation with the Project Manager, this risk shall be

stavem je mitigovat všechna rizika, resp. mít plán mitigace. f)

submitted to the Steering Committee for discussion by the Owner based on the Project Manager’s proposal.

Reakce a vyřešení rizika – Posledním krokem řízení rizik je samotná reakce na riziko, vyhodnocení preventivních, resp. nápravných opatření a jeho vyřešení. V případě, že se vlastník rizika, Projektový manažer, Nositel, Garant nebo účastník jednání řízení rizik domnívá, že je riziko vyřešeno (plně eliminováno), tedy již nehrozí, že by událost popsaná v riziku mohla vzniknout, navrhne Nositeli jeho odstranění z Registru rizik. Nositel rozhoduje o odstranění rizika z Registru rizik. Toto rozhodnutí dává na vědomí Řídicímu výboru.

e) Changes indicator monitoring. The objective of keeping the risk register is to provide an understandable idea of the status of risks and mitigate all risk, i.e. to have a risk mitigation plan in place. f)

Článek 12 Eskalační procedura

Responding to and settlement of risks. The final step of risk management shall include responding to the risk, evaluating preventive or corrective measures and settlement of the risk. If the risk owner, Project Manager, Project Owner, Project Sponsor or a participant involved in the risk management meetings assumes that the risk has been settled (fully eliminated) and no threat exists, they shall propose that the Owner remove the risk from the risk register. The Owner shall decide whether to remove the risk from the risk register and shall inform the Steering Committee of such decision.

Article 12 Escalation Procedures

(1) Pro zajištění reakce na aktuální problémy v rámci realizace Projektů a pro zajištění jejich nápravy tak, aby nebylo ohroženo splnění cílů Projektů, jsou stanovena touto směrnicí pravidla pro eskalaci problému.

(1) This Directive shall stipulate the rules for escalating problems so as to ensure a response to the current problems in implementing the Project and to correct the problems without putting the project goals in jeopardy.

(2) Aktuální problémy, které se vyskytnou v průběhu realizace Projektů, budou primárně řešeny na té úrovni, na jaké věcně vznikly, tzn. na úrovni Projektového týmu případně řešitelských týmů, a to v souladu s definovanými odpovědnostmi a pravomocemi.

(2) The current problems that may occur in implementing the Project shall be dealt with primarily at the level where they occurred, i.e. at the Project Team or Working Group levels in compliance with defined responsibilities and powers.

(3) Na problém, který se vyskytne v průběhu realizace Projektů, může upozornit jakýkoliv člen Řídicího výboru, Projektového týmu nebo

(3) Any Project Team member or Steering Committee member may inform the direct superior in the project structure formally (by e-mail or in writing) of any problem that has occurred in

27|31

řešitelských týmů formálním způsobem (emailem či písemně), a to vždy svého přímého nadřízeného v projektové struktuře, který je povinen tento problém buď projednat, nebo podstoupit na vyšší projektovou úroveň. (4) Osoba

odpovědná za vyřešení problému (vlastník rizika), připraví návrh řešení, včetně termínů a odpovědností. Schválené řešení je následně realizováno, osoba zodpovědná za vyřešení vyhodnotí výsledek a informuje o výsledku přímého nadřízeného.

Článek 13 Monitorování průběhu projektových prací

(1) Cílem monitorování stavu Projektů je zabezpečit pravidelné a standardizované získávání, analyzování a vykazování informací o aktuálním stavu projektových prací. (2) Vnitřní monitorovací systém sestává z Dílčích Zpráv o stavu projektu za jednotlivé řešitelské týmy. (3) Dílčí Zprávy o stavu projektu jsou vstupem pro Zprávy o stavu projektu za Projektové týmy. (4) Dílčí Zprávy o stavu projektu jsou předkládány Projektovým manažerům a vědeckým koordinátorům vždy k prvnímu úterý každého měsíce. (5) Zprávy o stavu projektu jsou předkládány Řídicímu výboru Projektovými manažery a vědeckými koordinátory vždy k následujícímu pondělí každého měsíce. (6) Zprávy o stavu projektu schvaluje Nositel projektů.

následně

(7) Zprávy o stavu projektu jsou hlavním vstupem pro Průběžnou monitorovací zprávu. Tuto zprávu zpracovává Projektový manažer jedenkrát za tři měsíce. (8) Po ukončení realizace projektů bude zpracována Závěrečná monitorovací zpráva.

implementing the Project; the direct superior shall either discuss the problem, or escalate it to a higher project level. (4) The person responsible for resolving the problem (Risk Owner) shall prepare a solution proposal including deadlines and responsibilities. The approved solution shall then be implemented and the person in charge of resolving the problem shall evaluate the result and inform the direct superior of the result.

Article 13 Monitoring of Work Progress (1) The monitoring of the project status shall ensure obtaining, analysing and reporting information about the current project status regularly in a standardised manner. (2) The internal monitoring system consists of Project Status Sub-reports of the individual Working Groups. (3) The Project Status Sub-reports shall be the input for the Project Status Reports of the Project Teams. (4) The Project Status Sub-reports shall be submitted to the Project Managers and Scientific Coordinators always by the first Tuesday of each month. (5) The Project Status Reports shall be submitted to the Steering Committee by the Project Managers and Scientific Coordinators always by the following Monday of each month. (6) The Project Status Reports shall be approved by the Owner. (7) The Project Status Reports shall be the key input for the Continuous Monitoring Report. This report shall be prepared by the Project Manager every three months. (8) When the implementations are completed, the Final Monitoring Report shall be prepared. (9) The Project Manager shall responsible for delivering

28|31

be the

Monitoring Report to the Managing Body of the Operational Programme Research and Development for Innovation.

(9) Projektový manažer je odpovědný za doručení Monitorovací zprávy Řídicímu orgánu OP VaVpI. (10) Projektový manažer archivovat všechny zprávy včetně příloh.

je povinen monitorovací

(11) Strukturu Monitorovací stanoví řídicí orgán OP VaVpI.

zprávy

(12) Struktura Zprávy o stavu projektu a Dílčí Zprávy o stavu projektu vychází ze struktury Monitorovací zprávy a za její aktualizaci je odpovědný Projektový manažer. (13) Formulář Zprávy o stavu projektu a

Dílčí Zprávy o stavu projektu Přílohou č. 3. této směrnice.

je

(10) The Project Manager shall archive all Monitoring Reports, including the appendices. (11) The structure of the Monitoring Report shall be established by the Managing Body of the Operational Programme Research and Development for Innovation. (12) The structure of the Project Status Report and Project Status Sub-report shall be based on the structure of the Monitoring Report; the Project Manager shall be responsible for updating the reports. (13) The Project Status Report form and

Project Status Sub-report form shall constitute Appendix 3 to this Directive.

Článek 14 Přidělování úkolů, schvalování zápisů

Article 14 Tasks Assignment and Minutes Approval

(1) Běžné operativní úkoly jsou v rámci Projektů sdělovány ústními nebo emailovými pokyny nadřízenou úrovní Projektů úrovni podřízené.

(1) Standard day-to-day project tasks shall be communicated verbally or by email by the superior project level to the subordinate project level.

(2) Jedná-li se o úkoly nebo rozhodnutí provedené formou ústního sdělení na jednání orgánů Projektů, mající vliv na kvalitu Projektů, nebo výstupu, na časové plnění, či jinak významně ovlivňující projekt ELI/HiLASE, musí být z takového jednání pořízen písemný zápis, kde bude popsán úkol, termín jeho realizace a osoba odpovědná za jeho splnění. Takovýto zápis musí být zaslán vedoucímu daného týmu, který kontroluje jeho plnění (buď Vedoucí řešitelského týmu, nebo Projektový manažer)

(2) If the tasks or decisions that are communicated verbally at the meetings of the Project bodies could impact the quality of the project, its outputs, or the timely delivery thereof, or have another significant impact on the project, minutes shall be taken from the meeting, describing the task, the deadline and the person responsible for fulfilling the task. The minutes shall be sent to the manager of the given team who checks that the task is fulfilled (either the Working Group Manager or the Project Manager).

(3) Plnění úkolů je rovněž periodicky sledováno na každém jednání příslušného týmu. Seznam úkolů a stav jejich plnění je součástí zápisu z jednání příslušného týmu.

(3) The fulfilment of tasks shall be monitored regularly at each meeting of the relevant team. The list of tasks and the fulfilment thereof shall be included in the minutes from the meeting of the relevant team.

(4) Zápis z jednání se účastníkům jednání předkládá do 3 pracovních dnů po

(4) The minutes from the meeting shall be

29|31

jednání, nevyjádří-li se k zápisu do 2 pracovních dnů od obdržení, je zápis brán jako akceptovaný bez připomínek.

submitted to the participants of the meeting within three business days after the meeting; the minutes shall be deemed accepted without reservations if no response to the minutes is received within two business days from receiving the minutes.

(5) Vzorový formulář zápisu z jednání tvoří Přílohu č. 4 této směrnice. (6) V případě rozporů ohledně znění zápisu

z jednání rozhoduje o finálním znění první přímý společný nadřízený.

(5) The form of the meeting minutes shall constitute Appendix 4 to this Directive. (6) Should there be any dispute about the

wording of the minutes from the meeting the final wording shall be decided by the first direct joint superior.

30|31

Místopředseda AV ČR pro 2. oblast

Nositel projektů

Garant projektů

Prof. Ing. Vlastimil Růžička, CSc.

Doc. Jan Řídký, CSc.

Projektový manažer ELI

Vědecký koordinátor laserových technologií ELI (Chief Scientist)

Ing. Roman Hvězda

Ing. Bedřich Rus, Ph.D.


Zástupce Rady instituce FZÚ

Vědecký koordinátor pro tematický výzkum ELI (Chief Scientist)

Vědecký koordinátor projektu HiLASE (Chief Scientist), Projektový manažer

Stálí hosté

Dr. Georg Korn

Ing. Tomáš Mocek, Ph.D.

Přizvaní zástupci hlavních dodavatelů

Projektový tým HiLASE

Ing. Bedřich Rus, Ph.D.

Vedoucí řeš. týmu VP1 (resp. jeho zástupce)

Řešitelský tým VP1

Dr. Georg Korn

Vedoucí řeš. týmu VP2-6 (resp. jeho zástupce)


Technologická podpora

Systémová integrace

Řešitelské týmy VP2-6

Dodavatelé technologií



II. Řídicí úroveň Projektový manažer ELI


PR projektu

Michaela Razimová

Mgr. Markéta Holubová


Ekonom projektu

Ing. arch. Jiří Vaculík

Řešitelský tým stavby Gleeds a další

Monitoring projektu

Nákup

Právník projektu

Personalista

Manažer kvality projektového řízení

Ing. Stanislava Fišárková

Mgr. Petra Koutná Dušková

Ing. Miroslava Svobodová

Deloitte

Ekonomický tým

Exter. právní podpora Otidea (veř. zakázky), aj.

Ing. Roman Hvězda

Dodavatelé stavby BFLS, gener. dodavatel

Vědecko-technologický tým

Administrativní tým

Vědecký koordinátor projektu HiLASE (Chief Scientist)

Projektový manažer HiLASE

Zástupce Projektového manažera HiLASE



Mgr. Vladimíra Holubová




Ekonom projektu

Právník projektu

Řešitelské týmy HiLASE

Ing. Jaroslav Černý




III. Projektová úroveň ELI


IV. Řešitelská úroveň ELI

Řešitelské týmy ELI

Projektový tým ELI




III. Projektová úroveň HiLASE


Mezinárodní poradní vědecký panel

Další členové

I. Poradní úroveň

Zástupce Hospodářské rady AV ČR

Michaela Vanková

Ekonomický tým

Exter. právní podpora Otidea (veř. zakázky), aj.

IV. Řešitelská úroveň HiLASE

Koordinační rada Řídicí výbor

Zástupce Akademické rady AV ČR

Legenda

Člen Koordinační rady


Člen Řídicího výboru

Člen projektového týmu

Řešitelský tým

Více zatím neurčených subjektů


Místopředseda AV ČR pro 2. oblast

Nositel projektů

Garant projektů




Zástupce Rady instituce FZÚ

Vědecký koordinátor projektu HiLASE (Chief Scientist), Projektový manažer

Stálí hosté


Další členové

I. Poradní úroveň

Zástupce Hospodářské rady AV ČR

II. Řídicí úroveň

Koordinační rada Řídicí výbor

Zástupce Akademické rady AV ČR

Přizvaní zástupci hlavních dodavatelů


Technologická podpora

Systémová integrace


PR projektu

Vedoucí řeš. týmu VP2-6 (resp. jeho zástupce)


Ekonom projektu

Právník projektu

Řešitelské týmy VP2-6

Řešitelský tým stavby

Ekonomický tým

Exter. právní podpora

Dodavatelé technologií

Monitoring projektu

Nákup

Personalista

Manažer kvality projektového řízení

Dodavatelé stavby



Vědecký koordinátor projektu HiLASE (Chief Scientist)

Projektový manažer HiLASE

Zástupce Projektového manažera HiLASE









Ekonom projektu

Právník projektu

Ekonomický tým

Exter. právní podpora

III. Projektová úroveň ELI



IV. Řešitelská úroveň ELI




Manažer pro využití výsledků VaV

IV. Řešitelská úroveň HiLASE

Řešitelské týmy HiLASE

Projektový tým HiLASE

Řešitelské týmy ELI

Projektový tým ELI



III. Projektová úroveň HiLASE


Legenda

Člen Koordinační rady


Člen Řídicího výboru

Člen projektového týmu

Řešitelský tým

Více zatím neurčených subjektů

ELI Project Manager

Vice-President of the ASCR

Project Owner

Project Sponsor

Laser Technologies Scientific Coordinator (Chief Scientist)

Scientific Coordinator in charge of ELI Field Research (Chief Scientist)

Representative of the Supervisory Board of the Institute of Physics

Representative of the Institute Council of the Institute of Physics

HiLASE Chief Scientist (Scientific Coordinator)

Permanent guests

Other members

International Advisory Scientific Panel

I. Advisory level

Representative of the Economic Board of the ASCR

II. Management level

Coordination Committee Steering Committee

Representative of the Academic Board of the ASCR

Invited representatives of main suppliers

Scientific and Technological Team

Administrative Team

Scientific Coordinator in charge of ELI Field Research (Chief Scientist)



Financial Manager

Project Lawyer

Technological Support

Working Groups VP2-6

Construction Working Group

Financial Team

External Legal support

System integration

Technology suppliers

Project Administrator

Exploitation Manager

Administrative Team

HiLASE Project Manager, Scientific Coordinator (Chief Scientist)

HiLASE Project Team

Project Management Quality Manager

Technology suppliers

Scientific and Technological Team

HiLASE Working Groups

HR Manager

HiLASE Deputy Project Manager


Working Group Manager VP1 (or his representative)



Working Group VP1

Working Group VP2

Working Group VP3


Financial Manager

Project Lawyer

Financial Team

External Legal support

III. HiLASE Project level

Working Group VP1

Procurement

III. ELI Project level

Working Group Manager VP2-6 (or his representative)

Project Monitoring

IV. ELI Working level

PR Manager

IV. HiLASE Working level

ELI Working Groups


ELI Project Manager Project Administrator

ELI Project Team

Laser Technologies Scientific Coordinator (Chief Scientist)

Legend

Coordination Committee Member

International Advisory Scientific Panel

Steering Committee Member

Project Team Member

Working Group

More yet unspecified subjects

Projects ELI, HiLASE Register of Project Risks

Institute of Physics AS CR, v. v. i.

© 2009 Deloitte Development LLC. All Rights Reserved.

Page 1 of 6

ELI_P03_Projektová směrnice_Příloha 2_Registr rizik_Návrh_DT_20101214.xlsx

Instructions 1. Record details of any risks identified in the project. 2. Evaluate each risk according to its type, probability of occurrence and its potential impact. 3. Select the appropriate response strategy and a plan to minimize any potential risk. 4. Follow and manage any potential risk until it is closed. Details of individual items of the risk register Field

Description Basic Information

Risk no.*

Unique identifier of the risk.

Status*

Project*

Risk status: New — Risk was entered in the register of risks. In progress —Ongoing assessment of the risk and strategy chosen for further work with the risk. To be approved —The risk awaiting an approval from the project team of the Institute of Physics AS CR (hereinafter FZU). Escalated —The risk was escalated to a higher level of project management. Closed —The risk was closed and all required items in the register were updated. No further actions related to this risk are needed. Cancelled —The risk passes over without necessity of any action. No further actions related to this risk are needed. Name of the project to which the risk is related.

Risk identified by*

Name of the person or team that identified the risk.

Identified on (date)* Date when the risk was entered in the register. Responsible person* Priority*

Type*

Subtype Probability of occurrence (A)**

Impact*

Importance

Name of the person or team responsible for working with the risk. Priority of the risk. Any questions regarding the prioritization of risks should be directed to the Project Manager of FZU. Critical—The risk may negatively affect the overall objectives of the project or its outputs. If this risk occurs, it must be immediately addressed. High—The risk may negatively affect the project (eg it can be exceeding budget of the project or postponement of project key milestones). If this risk occurs, it must be addressed as soon as possible. Medium—The risk can negatively affect some parts of the project. If this risk occurs, it should be followed and solved in a short term. Low—The risk can have only limited impacts on the project realization. If this risk occurs, the response should be chosen according to the importance score of the risk. Type of the risk: Contractual—Risk related to legal documents (contracts, tender documentation). External—Risk related to external factors beyond the control of the project team (cultural, legislative, etc.) Financial—Risk related to the project budget and financial controlling in general. Functional—Risk related to the overall design of the project (eg functional requirements or architecture of the solution). Qualitative—Risk related to the requirements concerning qualitative parametrs of the project. Organizational—Any risk related to the project organization structure - in particular project management structures (both on the side of CSO and external suppliers). Performance—Risks related to the performance of the solution (such as response time, availability of the solution, development environment, etc.). Project management—Risk associated with project management (eg communication, project status reviews, etc.). Source—Risk related to the resources needed for project implementation (eg lack or surplus of working capacity). Schedule—Risk concerning the project plan and related activities (eg change of the deadline for activities completion). Workload—Risk related to the content of the project (eg processes, procedures, etc.). Technical—Risk concerning software or hardware, including technology infrastructure related to the project). General—Any risk that cannot be placed in any category listed above. Subtype of the risk. For example, if the type of the risk is technical, the subtype can be eg HW, SW or Architecture. Probability that the risk occurs: 1 - Very unlikely 2 - Low probability 3 -50 percent chance of occurrence 4 - Very probable 5 - Positive

Level of the risk impact: 0 - No impact 1 - Minor changes 2 - Small delay, small increase in costs 3 - Delay, increase in costs exceeding tolerance 4 - Major delays, essential supplies are not met, additional costs 5 -Failure to deliver, the set objectives are not achievable Severity rating, based upon risk score: Low—Risk Score between 0 and 5 Medium—Risk Score between 6 and 12 High—Risk Score greater than 12 Note: See the detailed Risk Severity Ratings table below to tailor the severity ratings to meet projectspecific needs.

Score

Description*

Risk score, calculated as the probability of risk x impact: 0-5—Low 6-12—Medium 13-25—High Brief description of the risk.

Identified on (date)*

Date when the risk was identified. This date can be in the past.

Have to be solved by*

Target date set for the risk minimization.

Source

Origin of the risk. Change management Contractual relations Financing Culture and working environment Solution architecture Effort Continuity of the operation Project management Quality and risk management Requirements Schedule Human resources and their abilities Management of the project (Stakeholders) Subcontractors Chosen technology Suppliers Other

Details

Detailed Description*

Note: Any adjustments to these values can be done in the list of "Data Management" Detailed description of the risk.

Release

Release of the project impacted by the risk.

Team

Project team impacted by the risk.

Phase

Phase of the project impacted by the risk.

Thread

Thread of the project impacted by the risk.

Key persons

Names of the persons from the project management who are actively involved or interested in this particular risk. Response to risk

Escalation levels (of the Project)

Escalation levels of the project management: Escalation level 1— Project Steering Committee, meeting of the office management Escalation level 2— Sponsor of the project, control of the population census project Escalation level 3— Project manager, leaders of research teams

Response to risk

Response plan

Selected response strategy for risks: Accept the risk—Accept the existence of the risk and follow it continuously. Avoid the risk—Choose such a process which will lead to the avoidance of risk. Risk mitigation —Select those steps that will completely eliminate or at least reduce risk. Transfer of the risk—Shift the responsibility for the risk to another entity. Risk response plan, description of the steps leading to the closure of the risk.

Backup plan

Description of a backup plan in case the risk occurs.

No. of the problem from "Issue log" Critetion of closure

Link to a specific bottleneck in the project problem list (Issue log) if the risk occurred and it became a problem. Criteria which fullfilment leads to closure of the risk.

Comments

Notes to the risk.

Reference documents

References to other documents related to the risk.

Comments Links

* Required fields

Impact

Probability of Occurrence – Risk severity rating 1-Low

2-Low/Medium

3-Medium

4-Medium/High

5-High

5-Critical

Low (5)

Medium (10)

High (15)

High (20)

High (25)

4-Significant

Low (4)

Medium (8)

Medium (12)

High (16)

High (20)

3-Medium

Low (3)

Medium (6)

Medium (9)

Medium (12)

High (15)

2-Low

Low (2)

Low (4)

Medium (6)

Medium (8)

Medium (10)

1-Minimal

Low (1)

Low (2)

Low (3)

Low (4)

Low (5)

Risk score 1-5

Low

6-12

Medium

13-25

High

ELI_P03_Projektová směrnice_Příloha 2_Registr rizik_Návrh_DT_20101214.xlsx

Low Risk score

Register of Project Risks ELI, HiLASE

= 0-5

Medium = 6-12 High

=13-25

Basic Information about the risk Risk Registered on identified by (date)

Responsible person/team

Priority

Type

Subtype

Probability of Occurrence (A)

Risk details

Risk no.

Status

Impact (B)

Importance

Score (A*B)

2

New

T. Vyhnánek

19.11.2010

R. Hvězda

Critical

Organizational

Communication

03-1

04-1

Medium

12

3

New

T. Vyhnánek

19.11.2010

R. Hvězda

Critical

Financial

Budget spending

03-1

04-1

Medium

12

4 5 6

New New New

T. Vyhnánek T. Vyhnánek T. Vyhnánek

19.11.2010 19.11.2010 19.11.2010

R. Hvězda R. Hvězda R. Hvězda

High Critical High

Organizational Organizational Organizational

Security Project structure Guidelines

04-1 02-1 03-1

05-1 05-1 05-1

High Medium High

20 10 15

7 8

New New

T. Vyhnánek T. Vyhnánek

19.11.2010 19.11.2010

R. Hvězda R. Hvězda

High High

Technical Organizational

Quality of outputs Division of responsibilities DMS

03-1 04-1

05-1 05-1

High High

15 20

Brief description of the risk No cooperation between different departments of the project Ensuring the implementation of the financial budget in a required time and structure Lack of security requirements Early definition of the project structure Early definition of internal rules and directives of the project Verso does not provide optimal workflow. Process for under and above limit public tenders is not setup. No information system implemented for project contracts and agreements support. Public tender approach for contracting (a few big public tenders or large number of small public tenders) for building construction and related matters is not known. It has impact on resources and processes. No formal process for accepting contract deliverables or receiving is setup. Project member responsibilities enforcement may be complicated (i.e. missing internal legislation or enforcing project rules such as specifying reasons for limiting vendors or calculating public tender expected value). Compliance with public tender legislatives (e.g. public tender law is unintentionally bypass by awarding multiple contracts which total exceeds thresholds defined by public tender law). Possible disapproval of suggested organizational structure.

Identified on (date) 19.11.2010

Every year

19.11.2010

Every year

19.11.2010 19.11.2010 19.11.2010

Every year 31.12.2010 31.12.2010

19.11.2010 19.11.2010

31.12.2010 31.1.2011

19.11.2010

31.1.2011

19.11.2010

31.6.2011

19.11.2010

31.12.2010

19.11.2010

31.12.2010

19.11.2010

31.12.2010

9

New

T. Vyhnánek

19.11.2010

R. Hvězda

High

Technical

02-1

03-1

Medium

6

10

New

T. Vyhnánek

19.11.2010

HR manažer

Medium

Workload

Employment of foreigners

02-1

02-1

Low

4

11

New

High

Organizational

05-1

High

25

R. Hvězda

High

Project management

Delayed completion Increase in costs of construction

05-1

New

Technical anex ELI Technical anex ELI

R. Hvězda

12

05-1

05-1

High

25

13

New

Technical anex ELI

R. Hvězda

High

External

Slow start of the project

05-1

05-1

High

25

14

New

Project management

0

15

New

Project management

0

Scientists may not believe in standard project processes and structure.

16 17

New New

General Organizational

0 0

Negotiations about the price of land Necessity to set up clear rules for using 14.12.2010 Czech / English language for communication and documents

T. Vyhnánek

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

14-12

R. Hvězda

High

Use of Czech / English

High

Must be solved by

Risk evaluation (importance)

Source

Response to the risk Detailed description

Key persons

Escalation level

Response to the risk

Response plan

Backup plan

Criteria of closure

Further information

References

Notes

Other documents

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Confidential

Page 4

9.8.2011

Register of Project Risks ELI, HiLASE - summary

Imminent risks according to their priorities

All the risks according to their status Priority 0%

0%

New

8% 0%

Critical

In progress

0%

High

To be approved Escalated

Medium Closed

Low

Cancelled

69% 0

2

4

6

8

Number

10

Age of risk according to priorities Number

Risk priority according to its name 10

Risk status New In progress To be approved Escalated Closed Cancelled

Critical 0 0 0 0 0 0

High 0 0 0 0 1 0

Medium 1 9 0 0 2 0

Low 0 0 0 0 0 0

8

Critical

6

High Medium

4

Low

2

0 Low

Medium

High

Critical

Age in weeks

Charts description All the risks according to their status New #VALUE! In progress #VALUE! To be approved #VALUE! Escalated #VALUE! Closed #VALUE! Cancelled #VALUE!

Imminent risks according to their priorities Low Medium High Critical

0 0 0 0

Age of risk according to priorities 1 Low 0 Medium 0 High 0 Critical 0

2 0 0 0 0

3 0 0 0 0

4 0 0 0 0

5 & více 0 0 0 0

Data Management Type of the risk (Column H):

Origin of the risk (Column P):

External

Solution architecture

Financial

Suppliers

Functional

Financing

Schedule

Schedule

Qualitative

Continuity of the operation

Workload

Cultural and working environment

General

Human resources and their abilities

Organizational

Management of the project (Stakeholders)

Project management

Requirements

Contractual

Project managemet

Technical

Quality and risk management

Performance

Contractual relationship

Source

Effort Subcontractors Technological Change management Other


Zpráva o stavu Projektu Dodavatel Dokument

Název dokumentu

Období Datum Autor Předkládá Přílohy

Příloha č.1: XXXX Příloha č.2: Přehled stavu projektu (proti plánu)

1 Text a.

Text Text

2 Text Text

3 Text a.

Text Text

ID

XY/01

Hlavní výsledky projektu (od minulé zprávy)

XY nahradit vždy číslem status reportu

XY/02

Požadavky na akci ze strany FZÚ

ID

Cíl

Vlastník

Termín

Poznámka

XY/03 XY/04 XY/05

Cíle XXX (název dodavatele) pro příští období

ID

Cíl

Vlastník

XY/06 XY/07 XY/08

ID

Záležitosti k diskusi

XY/09 XY/10

ID

Problémy a rizika

XY/11 XY/12

ID

Hlavní výstupy

XY/13 XY/14

2|2

Termín

Poznámka


Zápis z jednání Management Meeting Číslo zápisu:

110404 / Management Meeting

Datum a čas:

4. 4. 2011, 9:30

Místo jednání:

FZÚ AV ČR

Přítomni:

Řídicí výbor / FZÚ AV ČR:

Hosté:

– – – Omluveni:

–

Datum, čas a místo příštího jednání: Předkládá: Schvaluje: Vydáno:

Agenda 1.

Projektové řízení 1.1.

Text

2.

Stavba

3.

Různé 3.1.

Text

Zápis jednání 1. Projektové řízení 1.1.

Text Text

2. Stavba 3. Různé 3.1. Úkol:

Text Text

Úkoly definované/aktualizované na jednání ID

Popis úkolu / aktualizace

110328MM-01

Text

110228MM-01

Text

2|2

Status

Zodpovědno st

Termín

–

Osoba

8. 4. 2011

Splněno

Osoba

4. 4. 2011

HILASE PROJECT DIRECTIVE

Recommend Documents