NOTULEN AUDITCOMMISSIE GEMEENTE GULPEN-WITTEM Datum Tijd Locatie : Notulering
: 18 juni 2012 : 19.30 – 22.15 uur : conferentiekamer gemeentehuis te Gulpen : Taalvorm
Aanwezig Voorzitter: R.A.J.C.M. Verhoeven (PvdA); Wnd. griffier: S.W.J. Amkreutz; Raads-/fractieleden: G.J.J.M. Brants en R. Bastin (fractie Brants), R.H.E. Dautzenberg, R.H.J. Ronken en E. Magermans (fractie Franssen), E.A.M. van Houtem en B. Verton (GroenLinks), G.J.L. Jacobs en E.H.M. Vanderheijden (CDA), I.B.R.E. Leurs (Balans), P.M.M. Pelzer (Groen); Burgemeester A.R.B. van den Tillaar; Wethouders J.R.M. Bormans en P.H.J. Franssen; Ambtelijke ondersteuning: K. Jeurissen, A. Schreurs, F. van den Bos, B. Mulders, A. ten Horn; Externe aanwezigen: A. Niewierra (VVV Zuid-Limburg) en P. Sieben (VVV Zuid-Limburg), J. Janssen (accountant Ernst & Young) en M. Voragen (accountant Ernst & Young).
1
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. 2
Vaststellen van de agenda
De commissie stelt de agenda ongewijzigd vast. 3
Bespreking ID/142: jaarstukken 2011
De heer Ronken deelt mede dat de accountantsverklaring niet beschikbaar gesteld is. Op verzoek van de heer Ronken wordt toegezegd dat de accountantsverklaring alsnog aan alle leden wordt toegestuurd. Hierna volgt er een korte toelichting door de accountant, waarna de commissieleden gelegenheid krijgen tot het stellen van vragen. De heer Magermans mist de risicoparagraaf in de jaarstukken. Hij vindt het vreemd dat de accountant desondanks zijn goedkeuring heeft afgegeven. Ambtenaar Van den Bos verwijst naar p. 80, weerstandsvermogen. Inhoudelijk zijn beide hetzelfde. Op basis van een wettelijke verplichting heet dit voortaan ‘weerstandsvermogen’. De heer Ronken vraagt hoe andere gemeenten omgaan met kwantificeerbare risico’s. Zijn hier voorbeelden van? De accountant deelt mee dat er verschillende methoden zijn, bijvoorbeeld top-downbenadering of een risico-inventarisatie van onderop. Aan de hand daarvan kan men een minimale en maximale kansenberekening maken. De methodiek is weliswaar arbitrair, maar biedt toch enige financiële onderbouwing voor de kwantificering van het weerstandsvermogen. De burgemeester licht toe dat zowel de jaarrekening als de begroting een paragraaf ‘weerstandsvermogen’ kennen. Met name in die in de begroting, is de laatste jaren fors geïnvesteerd.
De accountant beaamt dat de benadering in de begroting uitgebreider is. De toekomstvisie is heel belangrijk in dezen. Wat hem betreft mag de gemeente daar de volgende stappen aan toevoegen: 1) risico’s beter kwantificeren in de jaarrekening en 2) in relatie brengen tot het weerstandsvermogen. De commissie vervolgt met de behandeling van het jaarverslag/programmaverantwoording. Mevrouw Leurs over p. 23, gemeentelijke samenwerking: de provincie zou mogelijk een bijdrage leveren, waarna er een afrekening van de gemeente Vaals zou volgen. Wat is de stand van zaken? Algemeen directeur Jeurissen antwoordt dat de bedragen binnen zijn en de zaak inmiddels is afgehandeld. Ze zal laten nagaan hoe hoog het bedrag is dat Vaals betaald heeft. Wordt schriftelijk beantwoord. De heer Verton over p. 81: aan wegbeheer zou € 675.000 meer besteed zijn dan voorgenomen was. Zelf komt hij op een verschil van € 414.000. De heer Van den Bos legt uit dat er € 121.000 meer is ontvangen dan geraamd. Daarnaast is er € 769.000 méér uitgegeven dan begroot. In dat laatste bedrag zijn ook die 675.000 euro voor wegreconstructies meegenomen. De raad heeft de reserve vastgesteld en het college stelt nu voor om het nadelige saldo daaruit te halen. Mevrouw Leurs over p.59, ruimtelijke ordening: de mutatie ad € 32.000 wordt niet verder toegelicht. De heer Van den Bos zegt dat het een optelsom van kleinere bedragen betreft. Wordt schriftelijk toegelicht. De heer Van Houtem over de analyse van het resultaat: niet uitgevoerde werken/meevallers. Graag een uitsplitsing naar de verschillen. De burgemeester verwijst naar de toelichtingen bij de individuele posten in de rest van het boekwerk. Mevrouw Vanderheijden over p. 91 en p. 146: op deze pagina’s staan verschillende bedragen voor de salarissen van het personeel. Waarom wordt het verschil nergens benoemd? De heer Van den Bos zal ook deze vraag schriftelijk toelichten. Mevrouw Vanderheijden over p. 129, grondbeleid: zij constateert dat er mutaties zijn geweest. Hoe groot is, naast de gronden van de bouwprojecten, op dit moment de waarde van de overige in eigendom zijnde gronden? De heer Van den Bos verwijst naar de balans op p. 163, tabel onderaan: 2010 laat een boekwaarde zien van € 1.276.000, in 2011 was dit € 1.244.000. Mevrouw Vanderheijden zou het op prijs stellen als hier de totale oppervlakten bij vermeld worden. Zij verzoekt vanaf het volgende jaarverslag getallen of kerncijfers hieromtrent op te nemen, gespecificeerd in: bouwgrond, wegengrond en overige gronden. Zij wil dit graag in een volgende vergadering van de auditcommissie afstemmen. De voorzitter heeft een vraag aan de accountant c.q. het college: schrikt men van het afwijken van de begroting in positieve of negatieve zin, in het volume als hier weergegeven en gerelateerd aan het begrotingsbedrag waar we over praten? De accountant heeft geconstateerd dat er een relatief grote omvang is tussen gewijzigde begroting en realisatie. Hij heeft het advies afgegeven om dit soort zaken eerder naar de raad te communiceren. De burgemeester is het hiermee eens en zal zich het advies van de accountant ter harte nemen. Aanvullend zegt hij dat de raad hier zelf ook aan zet is. De mate waarin men een begroting taakstellend vindt, wordt steeds belangrijker. De ruimte om te schipperen wordt steeds kleiner. De voorzitter constateert dat dit niet zonder impact zal zijn op de werkzaamheden van deze auditcommissie. De heer Magermans komt terug op een van de aanbevelingen van de accountant, nl. het leggen van een koppeling tussen de risico’s en het weerstandsvermogen. Zelf heeft hij het vermoeden dat het weerstandsvermogen niet alle risico’s in kaart brengt. Feitelijk heeft de raad hier geen enkel zicht op.
2
Verder mist hij een meerjarenplanning voor het verloop van reserves en voorzieningen. Vorig jaar is de algemene reserve afgenomen met 1,5 mln. euro. Dat kan de gemeente niet langer hebben. Dit soort risico’s moet beter in kaart worden gebracht. De heer Van den Bos verwijst naar de begroting 2012 en de meerjarenraming. Daarin zijn alle risico’s opgesomd. De accountant deelt mee dat de raad uiteindelijk een keuze moet maken t.a.v. het weerstandsvermogen. Tegenwoordig zoeken overheden hier steeds meer de koppeling op. Het weerstandsvermogen zoals opgenomen in de jaarrekening aan het einde van 2011, zou voldoende moeten zijn voor de financiële risico’s die men de komende tijd kan verwachten. Anders gezegd: enerzijds de positie die de gemeente nu heeft, afgezet tegen de toekomstige risico’s. De burgemeester merkt op dat de inrichting van de begroting hier dichtbij in de buurt komt. Pleit de accountant ervoor om de jaarrekening op eenzelfde manier in te richten? De accountant antwoordt bevestigend, met tegelijkertijd een koppeling naar de vermogenspositie van de gemeente. Hiermee krijgt de raad een krachtiger instrument in handen. De heer Ronken over p. 166/167, vorderingen: waardoor wordt de stijging ad 4 ton veroorzaakt en is dit tevens de oorzaak van de verhoging dubieuze debiteuren Sociale zaken? De normale voorziening is nl. niet omhoog gegaan. De heer Van den Bos licht toe dat bij het bepalen van de voorziening ‘dubieuze debiteuren Sociale zaken’ en de gewone voorziening twee aparte trajecten werden gevolgd. De eerste voorziening betreft de vorderingen die Pentasz heeft (in hun boeken vermeld). Het risico dat daarbij wordt gelopen, wordt van de boeken van Pentasz overgeheveld naar die van de gemeenten. De daaraan gerelateerde vorderingen zitten niet in de post ‘overige vorderingen’. De bedragen voor de overige vorderingen worden geclassificeerd op basis van de desbetreffende debiteuren. De overheid bijvoorbeeld, geldt als een betrouwbare debiteur en dat maakt een voorziening overbodig. Bij andere debiteuren is dat wel het geval. Daarnaast wordt er onderscheid gemaakt in looptijd. Een vordering die bijv. al 8 jaren openstaat, is nauwelijks meer inbaar en vereist dus een hogere voorziening. Het kan dus zo zijn, dat de vorderingen toenemen en dat de voorziening ‘dubieuze debiteuren’ afneemt. De burgemeester deelt mede dat de accountantsverklaring zoals vermeld in het raadsvoorstel in de fractiekamer ter inzage ligt. De voorzitter concludeert dat de aanwezige vertegenwoordigers vanuit de fracties unaniem aan de agendacommissie adviseren het voorstel door te leiden naar de raadsvergadering, dit onder voorbehoud van de toegezegde schriftelijke antwoorden. 4
Bespreking ID/140: voorjaarsnota 2012
De heer Dautzenberg over p. 9, verlaging raming brandweer: zal de brandweer dit doorvertalen in het dienstenpakket? Met andere woorden: lopen we meer risico? De burgemeester stelt dat er geen enkel risico aan vastzit. Dit heeft puur betrekking op een afspraak met de belastingdienst (i.k.v. huurcontracten en huurbedragen). De heer Van Houtem vraagt of deze constructie ook doorgetrokken wordt naar de verenigingen. Volgens de burgemeester is dit niet met elkaar te vergelijken. Mevrouw Vanderheijden over p. 9: legt het veiligheidshuis verantwoording af over de uitgevoerde taken? De burgemeester bevestigt dat dit d.m.v. jaarverslagen gebeurt. Mevrouw Vanderheijden over p. 29: waarop is de incidentele verhoging van de post ‘onvoorzien’ gebaseerd? De burgemeester geeft aan dat deze post op dit moment opgesoupeerd is. De verhoging is bewust incidenteel toegepast, omdat het college van mening is dat dit geen structureel plaatje mag worden. In
3
de komende begroting blijft de post voor onvoorziene zaken voor de komende jaren gehandhaafd op € 90.000. Mevrouw Vanderheijden over p. 34, project Epen Bronnenland: is er al iets bekend over fase 2 van dit project? Volgens de burgemeester ligt er nog geen nieuwe aanvraag voor een vervolgfase. De heer Brants over p. 13, gratis OV: wanneer is de volgende bijeenkomst en hoe denkt de wethouder hier zelf over? Wethouder Bormans meldt dat er een volgend gesprek komt met alle betrokken groeperingen. Hij verwacht de raad over maximaal drie weken te kunnen rapporteren d.m.v. een raadsinformatiebrief. De heer Verton constateert op een post een verschil ad € 44.000 tussen voorjaarsnota en kadernota. Hoe kan dat? Dit bedrag komt overigens overeen met de 7e begrotingswijziging. De heer Van den Bos antwoordt dat beide nota’s op hetzelfde moment werden geschreven. Bij de cijfers van de kadernota had de afdeling als uitgangspunt: tot en met de 6e begrotingswijziging. In de tussentijd zijn er weer enkele begrotingswijziging geweest. Vandaar het saldoverschil van € 44.000. De wijzigingen 8 t/m 10 waren budgettair neutraal en hebben geen effect gehad op het saldo. De voorzitter vraagt wanneer en in welk stuk de verkoop van de woning aan het Kapelaan Pendersplein wordt opgenomen. In de najaarsnota, aldus de heer Van den Bos. De heer Ronken n.a.v. de toelichting: hij merkt op dat in tegenstelling tot wat de heer Van den Bos zojuist zei, de 9e begrotingswijziging niet budgettair neutraal verloopt. Bovendien komen de begrotingswijzigingen 1 t/m 6 opgeteld niet uit op € 312.000. De heer Van den Bos zal deze vraag schriftelijk beantwoorden. De voorzitter concludeert dat de aanwezige vertegenwoordigers vanuit de fracties unaniem aan de agendacommissie adviseren het voorstel door te leiden naar de raadsvergadering, dit onder voorbehoud van de toegezegde schriftelijke antwoorden. 5
Bespreking ID/141: kadernota 2013
Mevrouw Niewierra geeft een toelichting op de werkzaamheden van de VVV. Hand-outs ter vergadering uitgereikt. Hierna gaat de commissie over tot behandeling van de kadernota 2013. Hoofdstuk 2 Mevrouw Vanderheijden over p. 16, openbare verlichting: zij wijst erop dat volgens de raadsplanner de raad in het najaar een nieuw verlichtingsplan gaat vaststellen. De heer Van Houtem over p. 21/22: het integrale huisvestingsplan wordt geactualiseerd. Wanneer kan de raad dit verwachten? Dit staat op de rol voor oktober/november, aldus wethouder Bormans. De heer Jacobs over p. 29: hij wijst erop dat de buitenhandbalvelden in Eys en Mechelen niet meer in gebruik zijn. Wethouder Franssen licht toe dat alle buitensportvelden gesaneerd worden. Hierover is na overleg met de verenigingen overeenstemming bereikt. De heer Van Houtem over p. 50: waarop zijn de deelplannen van het Woonplan gebaseerd en welke richting gaan ze uit? Wethouder Bormans zegt toe dat deze vraag schriftelijk wordt beantwoord.
4
De voorzitter wil v.w.b. de overname van de Timpaan weten of de gemeente daarmee afwijkt van de doelstellingen van de raad. Wethouder Franssen benadrukt dat de verenigingen niet bereid bleken de exploitatie op zich te nemen. Er is sprake van een groot probleem. Er is slechts één optie, en dat is de exploitatie zelf ter hand gaan nemen. De fractievoorzitters worden binnenkort volledig geïnformeerd. Verder wil de voorzitter weten of de lasten van de Timpaan nog steeds in de huidige begroting zijn opgenomen, behalve dan natuurlijk de exploitatie. De heer Van den Bos antwoordt bevestigend. De huur die de gemeente voorheen van de nv binnenkreeg, zit nog steeds in de begroting. Dat bedrag is echter niet substantieel. Hoofdstuk 3 De voorzitter krijgt de indruk dat het college in zijn antwoorden steeds meer ruimte vraagt. Volgens de burgemeester staan daar ook alternatieven tegenover die juist ruimte creëren. De begroting is, op een minuscuul bedrag na, sluitend gemaakt. De heer Van Houtem vraagt of de junicirculaire consequenties heeft voor de begroting 2013. De burgemeester antwoordt dat deze circulaire nog niet is doorgerekend, maar dat het college vooruitlopend daarop € 280.000 aan extra bezuinigingen heeft ingeboekt. Mevrouw Vanderheijden verwijst naar p. 55, waar staat dat er voor 2013 nog een half mln. euro ontbreekt. De burgemeester beaamt dit, maar geeft ook aan dat het meerjarenperspectief in 2016 wel sluitend is. Mevrouw Vanderheijden over p. 61/62, basisregistratie: volgens haar liggen hier ook kansen. Samenwerking op bijv. het gebied van inkoop kan goedkoper zijn. Mevrouw Jeurissen stelt dat het hier een verplichting betreft die de gemeente niet zomaar bij andere partijen kan wegzetten. Het moet allemaal op elkaar afgestemd zijn. Mevrouw Vanderheijden over p. 68, sportzaal Wijlre: gaat het hier om een sobere of duurdere uitvoering? Wethouder Bormans geeft aan dat het om een gemiddelde uitvoering gaat. Deze is gebaseerd op normbedragen. De heer Verton vraagt waar dit bedrag ineens vandaan komt. Wethouder Bormans antwoordt dat de inrichtingskosten indertijd niet zijn meegenomen. De heer Ronken gaat in op het strooibeleid. In 2011 werd er relatief weinig gestrooid. In hoeverre is dit beeld realistisch? En hoe zit het met eventuele aansprakelijkheid/schadeclaims? Wethouder Bormans laat weten dat vooraf altijd moeilijk in te schatten is hoeveel zout er tijdens een winter gestrooid dient te worden. In strenge winters kunnen de bedragen hoog oplopen. Het uitgangspunt dat nu gehanteerd wordt, is om in de woonwijken (behalve uiteraard hellingen) minder of zelfs niet meer te strooien. Dit gebeurt al jaren zo in sommige buurgemeenten. Dit is de enige manier om grip op de kosten te houden. Hem zijn tot nu toe geen schadeclaims bekend, ook niet bij andere gemeenten. De heer Ronken verwijst naar het internet, waar hij via Google al snel drie claims heeft gevonden. De heer Magermans vraagt hoe hoog de kosten in werkelijkheid zijn? Het college moet dit afzetten tegen de veiligheid van de inwoners. De wethouder mag zich niet aan andere gemeenten spiegelen. De heer Van den Bos zal de werkelijke kosten schriftelijk toelichten. Mevrouw Vanderheijden over p. 90, budget Centrum voor jeugd en gezin: er wordt niet vermeld waarop de kostenbesparing betrekking heeft. Wethouder Bormans zal ook deze vraag schriftelijk laten beantwoorden. De heer Van Houtem over p. 72, compensatieregeling huurders Mosaqua: heeft het college erover nagedacht om hier eerder mee te beginnen? Wethouder Franssen verwijst naar de afspraak met de raad om dit in 2013 en 2014 te doen.
5
De voorzitter vraagt of hieromtrent overleg is geweest met alle partijen. Wethouder Franssen bevestigt dat er met alle verenigingen overleg is geweest. De heer Brants vraagt of de regeling ook voor particulieren geldt? Wethouder Franssen stelt dat dit niet uitvoerbaar zou zijn. De regeling is uitsluitend van toepassing op de doelgroepen. De heer Verton vindt dat het college met de beleidsalternatieven ten onrechte de suggestie wekt dat er iets te kiezen valt, want er staan ook verplichte zaken bij vermeld. De burgemeester kan dit niet ontkennen, maar het gaat slechts om 3 à 4 posten. Het lijkt de voorzitter handig om hier een splitsing in aan te brengen. Dit wordt zo toegezegd door de burgemeester. Hoofdstuk 4 De heer Verton verwijst naar de workshop inzake gemeentelijke planning- en controlcyclus. Die richtte zich nadrukkelijk op de grote lijnen en grote getallen. Deze nota voldoet hier geenszins aan. De raad ontneemt zich hiermee een goed instrument voor het gebruik van de planning- en controlcyclus. Volgens de burgemeester brengt deze kadernota in beeld waar t.o.v. het lopende beleid op dit moment en met de kennis van vandaag afwijkingen te verwachten zijn, met name aan de financiële kant. Het lopende beleid zelf valt uit de begroting af te lezen. De voorzitter stelt dat dit inherent is aan de gekozen systematiek. De voorzitter wil zich apart hierover buigen en de opmerkingen van de heer Verton hierbij meenemen. De heer Brants over p. 110/111: het is niet Peter Breemenstraat, maar Pietje Breemenstraat. Volgens wethouder Bormans berust dit op een typefout. De voorzitter concludeert dat de aanwezige vertegenwoordigers vanuit de fracties unaniem aan de agendacommissie adviseren het voorstel door te leiden naar de raadsvergadering. 6
Bespreking overzicht van nog op de rol staande evaluaties
De heer Ronken wijst erop dat de evaluatie van de parkeernota niet voor het 4e kwartaal, maar voor september van dit jaar geagendeerd staat. De commissie neemt dit over. Met inachtneming van deze wijziging wordt het overzicht door de commissie vastgesteld. De burgemeester merkt op dat er behalve dit overzicht, van tevoren reeds twee evaluaties in de planning stonden. Hij gaat ervan uit dat die nog van kracht zijn. Dit wordt zo door de voorzitter bevestigd en aldus door de commissie bekrachtigd. 7
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 22.15 uur.
6
