Gemeente Enschede T.a.v. de heer A.H.L.M. Snellenberg Postbus 20 7500 AA Enschede Enschede, 14-05-2014 Betreft: Aanvraag vaststelling subsidie Culturele Zondagen 2013
Geachte heer Van Snellenberg, Bij deze stuur ik u namens het bestuur van Stichting Cultuur in Enschede de verantwoording over de financiering van de Culturele Zondagen Enschede over het jaar 2013, conform beschreven in uw beschikking d.d. 29 januari 2013 met als kenmerk 1300002234. Het jaar 2013 was het eerste jaar waarin de Stichting Cultuur in Enschede de activiteiten van de Culturele Zondagen Enschede onder haar hoede heeft genomen. Daarbij zijn onze activiteiten in dit jaar, naast ook de facilitering van de Cultuurcoach Enschede, aangevuld met de Cultuurmakelaar Oldenzaal en hebben wij deelgenomen aan het UITfestival Enschede en de Bethlehem Boulevard. Wij kijken met plezier en gepaste trots terug op dit oprichtingsjaar waarin wij ons hebben kunnen vestigen als één van de vaste culturele partners van de stad. Met een fors aantal activiteiten, maar ook als verbinder in de sector en als adviseur van de gemeente en diverse partners, hebben wij kunnen bijdragen aan een nog steviger basis voor cultuur in Enschede. Wij hopen dit de komende jaren nog verder uit te mogen bouwen. Hierbij willen wij onze hartelijke dank uitspreken voor uw steun en enthousiasme tijdens de oprichting en dit eerste jaar van activiteiten.
Met vriendelijke groeten namens het bestuur van Stichting Cultuur in Enschede,
Martijn Braber Directeur
CULTUUR IN ENSCHEDE – VERANTWOORDING CULTURELE ZONDAGEN 2013
Doelstellingen In de subsidieaanvraag voor de Culturele Zondagen 2013 zijn de volgende doelstellingen opgenomen: - Hervorming van de basis van de Culturele Zondagen - Organisatie van drie Culturele Zondagen in het centrum van Enschede - Opstarten van nieuwe samenwerkingen met partners en (potentiele) deelnemers - Werven van externe fondsen (25% van het totaalbudget), in samenwerking met Enschede Promotie In haar subsidieadvies heeft Enschede Promotie de volgende aanvullende voorwaarden gesteld: - In 2013 minimaal drie edities; - Kwaliteit van productionele faciliteiten, indeling evenementenlocatie en uitstraling van de acts kan verbeterd worden; - Meer grip op de deelnemers krijgen vanuit projectleiding; - Meer grip op begroting krijgen vanuit projectleiding; - Per editie nieuwe deelnemers werven; - Vergroten van de naamsbekendheid en betrokkenheid onder inwoners van Enschede; - De organisatiekosten meer in balans brengen met de totale begroting; - Er moet substantiële inspanning worden geleverd om ook private gelden binnen te halen; - Primaire focus op verlevendiging binnenstad leggen.
Begroting Met de subsidieaanvraag op 16 oktober 2012 is een initiële begroting meegezonden. Hierin is een bijdrage gevraagd ad € 60.000,- excl. btw. De geraamde kosten bedragen de kosten voor de projectorganisatie, een productiebudget en kosten voor personeelsadministratie en boekhouding. Bovendien is een deel van het budget gereserveerd voor te maken kosten voor ondersteuning door de Stichting Cultuur in Enschede, evaluatiebudget en een post onvoorzien. Medio 2013 is deze begroting gewijzigd. Hierbij zijn zowel structuurwijzigingen als financiële wijzigingen in opgenomen. Het productiebudget is toegespitst op de drie edities en alle overige kostenposten zijn overgeheveld naar een kostenplaats ‘Algemene kosten’ binnen de stichting. Hieronder vallen kosten als verzekeringen, communicatie(middelen), kosten voor administratie en accountantscontrole, huur van werkruimte en ondersteuning vanuit de Stichting Cultuur in Enschede. Deze begroting is schriftelijk akkoord bevonden door Gemeente Enschede op 14 augustus 2013. Resultaten Het is niet in alle opzichten een gemakkelijk jaar geweest, wat ook wel past bij een oprichtingsjaar. Toch hebben wij een gevoel van trots bij de vooruitgang die wij hebben kunnen boeken en de activiteiten en evenementen die georganiseerd zijn. Hieronder wordt hier, en op de geboekte resultaten nader ingegaan.
CULTUUR IN ENSCHEDE – VERANTWOORDING CULTURELE ZONDAGEN 2013
Kort na de oprichting van de Stichting Cultuur in Enschede eind 2012 zijn wij 2013 gestart met de inrichting en uitlijning van onze organisatie. Bij het opnemen van de Culturele Zondagen Enschede als een van onze activiteiten hebben wij gekozen voor een inhoudelijke hervorming van het evenement. Hiertoe zijn tevens een nieuwe projectleider (Anke Peeters Weem) en -medewerker (Quinta Clason) aangetrokken. Door omstandigheden bij de werkgever van Anke werden wij gedwongen om in april een nieuwe projectleider aan te trekken (Audry Hoemakers). Gedurende het jaar zijn door het bestuur, het projectteam en de Cultuurcoach Enschede vier dagen besteed aan het uitwerken van een inhoudelijke visie op de Culturele Zondagen en herijkingen hiervan. In de eerste helft van het jaar is veel energie gestoken in afstemming met partners binnen de culturele sector, een proces dat aandacht nodig heeft. Reflecterend zien wij dit als gewenningsproces bij toetreding van een nieuwe partner in de sector waarbij posities, rollen en verantwoordelijkheden opnieuw uitgelijnd moeten worden. Anderzijds heeft onze principiële insteek om geen deelnemersvergoedingen uit te keren (maar juist gezamenlijk andere vormen van waarde creëren) veel stof op doen waaien. Het past geheel bij deze tijd van nieuw (cultureel) ondernemerschap, maar het heeft veel tijd en energie gekost om partners en deelnemers in deze lijn mee te krijgen. Dit is een proces dat wij in 2014 voortzetten. Wij zijn blij aan het einde van dit eerste jaar te kunnen concluderen dat alle relaties positief en constructief te noemen zijn. We kunnen rekenen op een groeiend draagvlak binnen de sector en daarbuiten, onder andere bij ondernemers in Enschede. 2 juni – Kijk, kunst! De eerste Culturele Zondag op 2 juni 2013 was direct een groot succes te noemen. Met 190 deelnemers, waarvan slechts 32 eerder hadden deelgenomen aan een Culturele Zondag in eerdere jaren, is de Klokkenplas omgetoverd tot een bruisend Montmartre. Op de Oude Markt waren veel dans- en muziekvoorstellingen te bekijken. De dag is verder aangekleed met een schrijfwedstrijd, het maken van een kinderkrant, een culturele ruilbeurs en drie Cultuurkwartiertjes voor de inhoudelijke verdieping. Met 5.380 bezoekers was dit meteen de best bezochte Culturele Zondag ooit. Met een bijzondere samenwerking met Villa van Heek is een eerste aanzet gegeven naar een nieuwe relatie met ondernemers in de binnenstad. Ook betekende deze zondag voor veel Enschedeërs en bezoekers van de binnenstad een nieuwe kennismaking met een bijzonder plein: de Klokkenplas. Voor een uitgebreide samenvatting en reflectie, zie bijlage 1. 6 oktober – The Rough Edition De Culturele Zondagen hebben in de afgelopen jaren een profiel gekregen van ‘zoete’ kunst. Tegelijk kregen wij veel verzoeken binnen van wat ruigere kunstvormen om mee te mogen doen. Tijd voor een ruige editie! Want kunst mag best weleens schuren. Wederom is een bijzondere locatie gekozen om de stad kennis te laten maken met een speciale, meestal onontdekte plek: Achter ’t Hofje. Via de Raadhuisstraat verbonden met het Ei van Ko, waar op een podium écht ruige muziek veel bezoek trok. Samen met de 37 deelnemers en partners (Bibliotheek, Muziekbank, Atak, Wilminktheater en de Universiteit Twente) wordt een bijzondere beleving in de binnenstad van Enschede gecreërd. Nauwe samenwerking met Doppio, Rocks en Lunchroom Melán, maar ook met ondernemers in de Raadhuisstraat en aan het Ei van Ko zetten een lijn uit naar structurele samenwerking met ondernemers in de binnenstad. In bijlage 2 is ook hiervan een uitgebreide samenvatting en reflectie te vinden. 19 t/m 24 december – Bethlehem Boulevard Een uitdagend project! Een bijzondere kans om de praktische samenwerking met partners in het Muziekkwartier op te starten en te concretiseren. In de zomer zijn wij op de rijdende trein gesprongen en in de rol gekropen om als schakel tussen het artistieke team (Wilminktheater) en de fysieke productie (Enschede Promotie) de inhoudelijke productie vorm te geven. Een intensief en bij tijden slopend proces, waar de regie helaas te vaak ontbrak. CULTUUR IN ENSCHEDE – VERANTWOORDING CULTURELE ZONDAGEN 2013
Het resultaat is een bijzonder evenement in de kerstperiode geweest dat de Oude Markt en Bolwerkstraat een mooie culturele beleving mee heeft gegeven, maar waar ook een boel van geleerd kan worden. Het evenement en de samenwerking en zijn uitvoerig geëvalueerd. Ondertussen wordt onderzocht hoe en in welke vorm aan dit bijzondere evenement een vervolg gegeven kan worden. Voor de specifieke verantwoording, zie bijlage 3. Organisatie De transitie van de Culturele Zondagen naar Stichting Cultuur in Enschede, het daarbij nog ontbreken van een meerjarenplanning en de door de stichting ingezette hervormingen, hebben ertoe geleid dat we in 2013 regelmatig achter de feiten aan hebben gelopen. Ook het bouwen aan draagvlak en toelichten van onze plannen en uitgangspunten hebben een fors beslag gelegd op de beschikbare tijd. Dit heeft tot gevolg gehad dat zowel de het projectteam als de directeur gemiddeld genomen ruim 100% over hun declareerbare tijd heen zijn gegaan. Een investering vanuit passie en wilskracht ontstaan, maar niet voor de lange termijn houdbaar. Voor de komende jaren zijn veel efficiëntiewinsten (vooral in tijd) te verwachten, maar deze zullen daardoor geen positief gevolg hebben voor de financiële slagkracht van de Culturele Zondagen. Waar 2013 vooral nog een jaar van incidenten en opstappen op rijdende treinen was, wordt het jaar 2014 een jaar van stabilisatie en vooruit kijken. Inhoudelijke verantwoording Betreffende de door de stichting zelf gestelde doelstellingen, kunnen wij concluderen dat de eerste drie doelstellingen (hervorming, drie edities en nieuwe samenwerkingen) als beoogd zijn ingevuld. De vierde doelstelling, het werven van externe fondsen, in mindere mate dan gehoopt. Hiervoor zijn diverse redenen te geven. Allereerst is gebleken dat de markt voor externe financiering in de crisisjaren flink uitgedund is. Zeker voor een evenement in hervorming zijn de mogelijkheden zeer beperkt gebleken. Hier wordt in de financiële verantwoording nader op ingegaan. Wat betreft de aanvullende voorwaarden in het subsidieadvies van Enschede Promotie kunnen we stellen dat op twee na aan al deze voorwaarden (vaak ruimschoots) is voldaan. 1) Hoewel de organisatiekosten beter in balans zijn met de totale begroting dan in eerdere jaren, is dit voor de Stichting Cultuur in Enschede geen doel op zich. Juist de zeer actieve rol van het projectteam in de verbinding van partners, potentiele deelnemers en samenwerking met ondernemers leidt tot veel nieuwe deelnemers, draagvlak in de stad en inhoudelijke en organisatorische samenwerking. Hiermee gaan hogere organisatiekosten gepaard dan in vergelijking met andere evenementen. Wij zetten niet in op het inhuren van artiesten of grote podia (wat vanuit deze voorwaarde wel beloond zou worden), maar juist op stimulering van samenwerking, kennisdeling en cultureel ondernemerschap. Hier is in het voorjaar van 2014 ook over gesproken met Gemeente Enschede en Enschede Promotie, waarin ons de ruimte is gegeven om deze voorwaarde naast ons neer te leggen en onze koers van investeren door bemiddeling en organisatie verder uit te bouwen. 2) De inhoudelijke en productionele kwaliteit van het evenement is in 2013 niet verbeterd ten opzichte van eerdere jaren. Dit is een direct gevolg van het niet meer betalen van deelnemersvergoedingen. Hier is wel een vergroot draagvlak, meer zichtbaarheid, betere samenwerking met stad en partners en meer beleving en uitstraling in de binnenstad voor teruggekomen.
CULTUUR IN ENSCHEDE – VERANTWOORDING CULTURELE ZONDAGEN 2013
Financiële verantwoording Voor de Culturele Zondagen 2013 is een subsidie ter beschikking gesteld van € 60.000,-. Aanvullend heeft Enschede Promotie een marketingbudget van € 15.000,- ter beschikking gesteld en een toezegging gedaan om te ondersteunen in de werving van € 15.000,- aan externe financiering. Wij hebben moeten concluderen dat deze rol van Enschede Promotie marginaal is geweest en geen uiteindelijk resultaat heeft gehad. Wel zijn er in samenwerkingen met diverse organisaties forse bijdragen in natura geweest, waarvan een deel overigens niet meetbaar is. Immers, bijdragen in natura zijn vaak niet in facturen vast te leggen, zeker wanneer het om 100% sponsoring gaat. Naast de subsidie van de gemeente is in 2013 voor de stichting Cultuur in Enschede 25,2% externe financiering georganiseerd. Specifiek voor de Culturele Zondagen bedroeg dit 39,5% van de subsidie. Ook zijn wij er trots op dat wij ondanks de financiële tegenvallers aan de inkomstenkant twee kwalitatief goede Culturele Zondagen hebben kunnen neerzetten en een belangrijke bijdrage hebben kunnen leveren aan de Bethlehem Boulevard als zijnde een derde “zesdaagse” Culturele Zondag. Dit bewijst ook dat er voldoende grip is op de financiën. Voor onze financiële administratie werken wij samen met Administratie.net. De boeken en jaarrekening worden gecontroleerd door De Kok Accountants. De accountant heeft een controle uitgevoerd langs het ‘Controleprotocol voor de verantwoording en de controle van subsidies’ van Gemeente Enschede. De resultaten hiervan zijn te vinden in bijlage 4.
CULTUUR IN ENSCHEDE – VERANTWOORDING CULTURELE ZONDAGEN 2013
