Handleiding SOM
Zorgvierkant onderste helft
Inleiding Deze handleiding gaat over het gebruik van het zorgvierkant. Elk onderdeel wordt kort uitgelegd. Daarna wordt in detail beschreven hoe bepaalde handelingen uitgevoerd moeten worden. Het zorgvierkant is te bereiken via:
dan
en ziet er als volgt uit.
Deze handleiding gaat over het onderste gedeelte.
1
Inhoudsopgave
KORTE UITLEG ZORGVIERKANT - Zorgmeldingen - Begeleidingsverslagen
blz 3 4 6
INFORMATIE IN SOM PLAATSEN - Toevoegen medische informatie op de leerlingkaart (administratie) - Zorgmelding aanmaken en invullen (zorgcoördinator) - Begeleidingsverslag aanmaken of aanvullen (mentor) - Een bijlage toevoegen
8 9 10 11
2
Korte uitleg zorgvierkant Linksonder
Dit wordt grotendeels ingevuld door de leerling administratie. Leer, sociaal-emotionele en medische beperkingen gebruiken wij om op de leerlingkaart medisch bedreigende situaties te vermelden. (Bv. Epilepsie, hartfalen of allergie) Rechtsonder
Hier staat het grootste gedeelte van het geschreven dossier van de leerling. Handelingsplan: Hier worden de handelingsplannen (van leerlingen met LGF) opgeslagen. Zorgmeldingen: Dit is het platform waar de betrokken zorgverleners hun informatie delen over een leerling die extra zorg op school nodig heeft. Alleen betrokken zorgverleners en de mentor hebben toegang tot dit gedeelte. Signaleringlijst: Wordt momenteel niet gebruikt. Begeleidingsverslagen: De mentor plaats hier informatie voor het dossier van de leerling dat voor de schoolgang van belang is. Lesgevende docenten kunnen deze informatie lezen. Denk hier bij aan informatie van rapportvergaderingen en oudergesprekken, maar ook aan gedragsincidenten. De mentor is verantwoordelijk voor de dossiervorming bij het onderdeel begeleidingsverslagen, de zorgcoördinator regisseert het onderdeel zorgmeldingen.
3
Zorgmeldingen Het onderdeel zorgmeldingen is binnen het leerlingdossier een belangrijk onderdeel. Alle betrokken professionals zorgen dat hier de informatie over de leerling centraal wordt opgeslagen. Er zijn verschillende categorieën (in SOM wordt dit zorgniveau genoemd) waaronder dit kan worden opgeslagen. De zorgcoördinator maakt deze zorgniveaus aan en koppelt de betreffende personen hieraan. Iedere betrokkene bij de leerling moet in SOM de raportages plaatsen. Dit is dan het enige locatie van het dossier van deze leerling. De zorgniveaus zijn: Stoornis:
DSM-IV kwalificatie, meer niet. Door dit te doen kan er schoolbreed gerapporteerd worden op leerlingen met een DSM-IV kwalificatie. IZO/ZAT: Intakeformulieren IZO als bijlage plaatsen en de verslagen van de vergaderingen in het tekstvak typen. Coach: Rapportages van de coach. RT: Op dit moment nog niet in gebruik. Terugkoppeling: Terugkoppelingsformulieren van orthopedagogen en schoolmaatschappelijk werkers. Faciliteiten: Extra middelen of mogelijkheden voor een zorgleerling. Ook de zorgpas kan hier worden opgeslagen. Officiële verslagen: Alle gesprekverslagen van gesprekken met ouders en begeleiders, ook de onderzoeksverslagen van de GGZ of Aben&Pulles. Rebound: Aanmeldingformulieren en evaluatieverslagen. Zorgklas: Aanmeldingsformulieren, handelingsplannen en info van leerlingbesprekingen. Notities: Dossiernotities van de zorgcoördinator.
De volgende typen personen kunnen worden toegelaten tot de zorgmeldingen Orthopedagoog: Orthopedagoog en schoolmaatschappelijk werk Coach: Iedere soort coach van een leerling RT RT-begeleiders Rebound Coach van de leerling in de Rebound Zorgklasdocenten Docenten van de zorgklas Afdelingsleiders, mentor en zorgcoördinator zijn al aan hun leerling gekoppeld. Op dit moment is het in SOM nog niet mogelijk de rollen verschillende autorisaties te geven. Dat betekent dat iedereen die gekoppeld is aan de leerling alle rechten heeft. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat je deze rechten allemaal gebruikt. In de tabel hieronder staat wat elke rol mag doen.
4
Rol
Autorisatie
Zorgcoördinator
Aanmaken zorgniveaus, redigeren alle meldingen, lezen en schrijven in alle zorgniveaus
Orthopedagoog
Alle zorgniveaus lezen voor zover noodzakelijk voor de taak., schrijven in terugkoppelingsformulieren
Coach
Alle zorgniveaus lezen voor zover noodzakelijk voor de taak, schrijven in coach.
RT
Lezen en schrijven in RT
Rebound
Lezen en schrijven in Rebound.
Zorgklasdocent
Lezen en schrijven in zorgklas.
Mentor
Alles lezen
Afdelingsleider
Alles lezen
Als een betrokkene meer wil doen dan in dit schema vermeldt staat moet er eerst contact worden gelegd met de zorgcoördinator.
Een voorbeeld van een pagina met meerdere zorgniveaus staat hieronder.
5
Begeleidingsverslagen Bij het aanmaken van een begeleidingverslag wordt gevraagd een titel te geven. Binnen SOM is het niet mogelijk om op de begeleidingsverslagen een rapportage te maken. Het is daarom minder belangrijk om met eenduidige titels te werken. Toch is het voor de overzichtelijkheid wel handig. In de tabel worden een aantal voorbeelden gegeven. In voorkomende gevallen wordt je verzorgt naar analogie van deze naamgeving te handelen. Titel
Inhoud
Rapportvergadering 20xx-20xx
Relevante opmerkingen van de vergadering, het beste is dit per cursusjaar steeds aan te vullen in het tekstvak.
Mentorgesprek 20xx-20xx
Info uit het gesprek
Oudersgesprek 20xx-20xx
Info van ouderavondgesprekken of andere contacten met ouders
Sova of Faalangst 20xx-20xx
Rapportage van de training
RT 20xx-20xx
Informatie van de gegeven begeleiding en andere dingen die handig zijn voor de collega’s om te weten.
Saqi
Relevante info
Test
Gegevens van een studietest
Gedrag
Strafwaardig of irritant gedrag kan hier geplaatst worden. (voeg je code en datum toe als je een opmerking plaatst.) Schorsingsbrieven worden hier ook aan toegevoegd. Voor dossier opbouw van de leerling is het belangrijk dat dit goed wordt bijgehouden.
Nieuw is de aanvulling 20xx-20xx, dit staat voor het cursusjaar. Omdat in SOM niet gewekt kan worden uitklapvensters per cursusjaar is het handig om steeds een vermelding van het schooljaar te doen. Eén soort begeleidingsverslag is zeer belangrijk. Dat krijgt de titel “Overdracht” mee. Dit type wordt van belang om voor elke nieuwe klas heel snel een overzicht van de bijzonderheden te maken. Het komt erop neer dat de ICT-Helpdesk een rapport kan maken op dit woord. Dit kan per klas gemaakt worden op de eerste dag van het nieuwe cursusjaar. Van belang is dat iedereen dan de titel: Overdracht invoert, dus met 1 hoofdletter en verder kleine letters. (De computer herkent dit woord namelijk alleen op deze wijze.) Voor iedere leerling moet dit éénmaal worden aangemaakt (in de brugklas). (Op dit moment moet elke mentor dit doen, volgend jaar is het dan als het goed is bij elke leerling in orde.) In dit document wordt ieder jaar een aanvulling gedaan met informatie die bij de overdracht relevant is. (familieomstandigheden, informatie over overleden/gescheiden ouders, evt ziekten, bijzonderheden op sociaal-emotioneel gebied, bijzonderheden op leergebied) De bedoeling is dat dit document ieder jaar een paar regels langer wordt. (als er niets is vul dan “geen bijzonderheden” in.
6
Let op dat je het jaartal van dit document een jaar na het verwachte examenjaar zet, zo staat het altijd bovenaan. Het volgende plaatje geeft een indruk van dit document. Eerst zie je het document in het zorgvierkant volledig bovenin staan. (doordat de datum 2016 is)
In het volgende plaatje zie je hoe het verslag in detail eruit ziet. Dit bereik je door te klikken op
N.B. merk op dat de notitie ‘Gedrag’ van belang is om een dossier aan te leggen bij leerlingen die vervelend gedrag vertonen. Zorg dat dit met datum en code wordt genoteerd door de mentor of afdelingsleider. De schorsingsbrieven moeten hier geplaatst worden.
7
INFORMATIE IN SOM PLAATSEN Toevoegen medische informatie op de leerlingkaart Klik
, dan zie je onderstaand
scherm. Vervolgens klik je op
.
Het volgende scherm opent zich dan:
In het aangegeven vak kun je dan de tekst typen (bv. Epilepsie, handelingsprotocol ligt bij conciërge Alfa) Vergeet niet om op
te klikken om de melding definitief te maken.
8
Zorgmelding aanmaken en invullen Klik in het zorgvierkant op het volgende scherm opent zich dan: Klik in het venster dat dan opent onderaan op . Je komt dan in het scherm wat je hieronder ziet:
In de oranje vakken moet je de keuzes maken. Zorgniveau kies uit de lijst.. Aangever is bijna altijd het zorgteam. Begindatum huidige datum kiezen, of een ander moment waarop begeleiding begon. Einddatum meestal niet invullen
Daarna kies je uit de kolom begeleiders iemand die je wilt toevoegen. Om snel te zoeken kan je de eerste letter van de achternaam typen. Klik daarna op , dan wordt de persoon pas e toegevoegd en kan je eventueel een 2 persoon koppelen. Het heeft alleen zin deze personen te koppelen als de ICT Helpdesk hen een rol heeft gegeven zoals beschreven in de tabel op bladzijde 4 Klikt nu eerst op en selecteer daarna het zorgniveau als je wat wilt gaan wijzigen. Direct info invoeren leidt soms tot problemen met de software. Invullen Als je iets wilt invullen selecteer je de melding waar je iets wil invullen door erop te klikken klik je op en type je de tekst erbij. Het vermelden van een datum kan dan handig zijn. (Vergeet niet
)
9
Begeleidingsverslag aanmaken of aanvullen Klik in het zorgvierkant op
het volgende scherm opent zich.
Om een nieuw verslag te maken klik je op Vul de invulvelden in conform de tabel op bladzijde 5, zet geen vinkje bij vertrouwelijk. LET OP, de tekstvelden of bijlage voeg je pas later toe!
Daarna kies je voor of , als je de 2e optie kiest kan je een collega via de email attenderen dat je iets aan het dossier hebt toegevoegd. PAS DAARNA kun je tekst toevoegen of een bijlage plaatsen, daarvoor open je het aangemaakte verslag en kies je om het te wijzigen.
10
Een bijlage toevoegen Het toevoegen van een bijlage is een handeling die bijna vanzelf gaat. In SOM moet je één ding echter niet vergeten. Na het aanmaken van de bijlage in SOM moet je deze bijlage koppelen. Het gaat als volgt. Je start in het scherm begeleidingsverslag / zorgmelding aanmaken. Je ziet dan een scherm wat lijkt op het onderstaande, klik op het aangegeven symbool
Het volgende scherm opent zich:
Klik op en selecteer het bestand wat je wilt toevoegen, klik daarna op Het bestand komt nu zichtbaar aan de rechterkant.
.
KLIK erop (dit is dus de extra handeling) en kies
11
