Twee of meer planningssysteem Het twee of meer planningssysteem ziet er als volgt uit wanneer de gebruiker is ingelogged.
Inloggen Het systeem is gebaseerd op user verificatie. Hiervoor kan elke gebruiker inloggen op het systeem door middel van een persoonlijke loginnaam en password. Elke ingelogde gebruiker kan gedurende een sessie van 1 uur zijn of haar eigen afspraken beheren en onderhouden. Na een uur (wegens veiligheidsredenen) dient er opnieuw ingelogd te worden. Ook wanneer de browser gesloten wordt, dient de gebruiker opnieuw in te loggen. Het systeem dient zichzelf automatisch aan met een login venster. Gebruikers kunnen alle afspraken van zichzelf en van andere gebruikers beheren. Zij kunnen dus afspraken maken voor andere gebruikers, maar ook gebruikers uitnodigen bij hun eigen afspraken. Ook kunnen ze afspraken verwijderen van zichzelf en ook van andere gebruikers. Gebruikersmenu Links boven bevind zich het gebruikersmenu waar een aantal functies zijn aan te klikken. De datum van vandaag en de naam van de gebruiker die op dat moment is ingelogd, worden daaronder weergegeven.
In dit menu kunt u onder ‘persoonlijk’ uw wachtwoord veranderen (alleen wanneer u ingelogd zit onder uw eigen, persoonlijke account) en u kunt uitloggen. Deze laatste functie sluit overigens niet de browser af. Er zijn ook snel koppelingen naar de website statistieken en deze help file. Wisselen van de maanden Het grote venster bevat een kalender met de huidige/actieve maand. Er kan tussen de maanden worden ‘gebrowsed’ door op de pijltjes ‘<<’ en ‘>>’ te klikken. Deze sturen het systeem naar resp. de vorige en de volgende maand. Verder kunt u onder aan de kalender de correcte maand en jaar selecteren. Als u vervolgens op ‘Ga Naar’ klikt, komt u automatisch terecht op de geselecteerde maand. Daarnaast is er een knop die de gebruiker rechtstreeks naar de huidige maand in het huidige jaar brengt. Dagen in de kalender Elke werkdag (ma-vr) bestaat uit een aantal blokjes die afhankelijk zijn van het aantal dagdelen en het aantal medewerkers in het systeem. Ieder blokje heeft standaard de een grijze kleur waarmee wordt aangegeven dat er geen afspraak gepland staat. Deze kleur kunt u lezen in de legenda onder de maand. Elk blokje is aanklikbaar. Verder verschijnt alle informatie omtrent de dag in een klein venster wanneer de muiscursor over het bewuste dagdeel wordt bewogen. Hierdoor hoeft u niet persee op het dagdeel te klikken om te kijken welke afspraak gegevens er in het systeem staan. Nieuwe afspraak Afspraken kunnen heel simpel worden aangemaakt. Wanneer een blokje in het systeem beschikbaar is, klikt u op dit blokje. Het systeem ziet gelijk voor welke gebruiker en op welke dag en dagdeel de afspraak gemaakt moet worden. Naast de kalender verschijnt een scherm, waar u gegevens kunt invoeren.
U kunt het hele formulier invullen, maar u bent dat niet verplicht. De enige verplichting is dat u een occupatie aangeeft voor het dagdeel. Daarnaast kunt u andere mensen uitnodigen of deel laten nemen aan de afspraak. Door deze gebruikers aan te klikken worden zij automatisch ingepland in het systeem. De gebruiker voor wie de afspraak bedoelt is, verschijnt niet in dit rijtje met uit te nodigen personen. Voor deze persoon wordt standaard de afspraak aangemaakt. Wanneer een andere medewerker al een afspraak heeft op de bewuste dag en op het bewuste dagdeel, dan is die persoon ook niet uit te nodigen. Zo voorkomt het systeem dubbele afspraken. Email bevestiging Wanneer een afspraak wordt aangemaakt, dan worden alle betrokken personen op de hoogte gesteld door middel van een email. Deze wordt verstuurd aan het email adres van de gebruiker dat op dat moment in het systeem is opgeslagen. De Administrator kan deze email adressen wijzigen. Afspraak wijzigen Wanneer een bestaande afspraak gewijzigd moet worden, kan op de zelfde wijze worden gewerkt. Het bewuste afspraak blokje dient aangeklikt te worden, waarna alle informatie in het zelfde tussenscherm wordt gepresenteerd. Deze informatie kan vervolgens gewijzigd worden en opgeslagen.
Voor bestaande afspraken geldt dat er geen extra personen kunnen worden toegevoegd aan het lijstje met deelnemers, of personen die afvallen. Wanneer dit toch voorkomt dient een andere werkwijze gehanteerd te worden (zie Deelnemers verwijderen uit een afspraak). Wijzigingen worden altijd via email bevestigd aan de betrokken personen. Afspraak verwijderen Afspraken verwijderen doet u door de bewuste afspraak te kiezen. Wanneer de informatie verschijnt in het middenvenster, en het betreft uw eigen afspraak, dan kunt u de afspraak verwijderen, door op de ‘verwijder afspraak’ knop te klikken. U wordt nog om een bevestiging gevraagd alvorens de afspraak definitief uit het systeem wordt verwijderd. Ook hier wordt een email verstuurd aan de betrokken persoon. Een afspraak kan alleen voor de betrokken gebruiker worden verwijderd. Wanneer er deelnemers zijn aan de afspraak, dan worden die NIET verwijderd uit het systeem. Deze moeten handmatig worden verwijderd. Verlengde Afspraak Wanneer een afspraak langer loopt dan 1 dagdeel, dan kan bij het aanmaken van een afspraak worden gekozen voor een verlengde einddatum. De datum waarop de afspraak eindigt (en het dagdeel) kunnen worden ingevoerd, waarna het systeem de afspraak verlengd tot de opgegeven datum. Deze datum kan ook in de toekomst liggen (in de volgende maand, of zelfs in het volgende jaar). Standaard worden de weekenden niet meegepland in een dergelijke afspraak. Opruimen oude gegevens Het systeem staat ingesteld op een historie van 12 maanden. Dat wil zeggen dat alle afspraken ouder dan drie maanden automatisch worden verwijderd. Daardoor is het in sommige gevallen ook mogelijk om gegevens te zien van het vorige jaar. Wanneer u echter buiten de drie maanden termijn komt, dan krijgt u daar een melding van. Deelnemers verwijderen uit een afspraak De werkwijze is het zelfde als beschreven onder Afspraak Verwijderen. Bestaande afspraken zijn gekoppeld Wanneer u meerdere mensen uitnodigd, of de afspraak over meerdere dagdelen laat lopen (of allebei) dan is er een relatie tussen deze afspraken. U kunt dan ook kiezen om alle gerelateerde afspraken te verwijderen in plaats van het geselecteerde dagdeel. Hiermee kunt u dus gemakkelijk grote of verlengde afspraken verwijderen. Let op, alle (gerelateerde) afspraken worden integraal verwijderd (ook de gekopieerde afspraken).
Afspraken verzetten Wanneer u een bestaande afspraak wilt verplaatsen, dan kunt u dat doen door de datum in te voeren waar de afspraak naar toe verzet moet worden. Ook kunt u hierin een dagdeel aangeven. Wanneer de afspraak bijvoorbeeld van de ochtend naar de middag verzet moet worden, dan kunt u dat aangeven in het selectie vakje. Wanneer u klikt op verplaatsen, dan wordt de afspraak verplaatst. Wanneer het gaat om een gekoppelde afspraak, dan kunt u ook aangeven of alle gerelateerde afspraken ook verzet moeten worden. Hiervoor klikt u op ‘verplaats alles’. Extra gebruikers uitnodigen bij bestaande afspraken Bij bestaande afspraken staat altijd vermeld welke gebruikers er nog meer uitgenodigd zijn voor de afspraak.
In het voorbeeld is niemand uitgenodigd. Maar Wilna Beukelaar kan nog uitgenodigd worden omdat zij op het dagdeel (10 juni Ochtend 1) nog vrij is. Wanneer zij aangevinkt wordt, en de afspraak wordt opgeslagen, dan wordt Wilna uitgenodigd voor deze en alle hieraan gerelateerde afspraken.
Overzicht Het laatste, meest rechter scherm bevat een overzicht per werknemer met alle uren gespecificeerd op occupatie. Het systeem berekent standaard het overzicht van de uren in de actieve maand, die in de kalender wordt weergegeven. Wanneer u echter een datum invult dan kunt u over een gespecificeerde periode berekenen hoeveel uren er in het systeem staan. Wanneer u alleen de begindatum invult, dan worden alle uren meegeteld vanaf die datum. Wanneer u alleen de einddatum invult, dan worden alle uren meegeteld tot en met die datum.
Administrator Als Administrator kunt u gebruikers aanmaken, verwijderen of wijzigen in het onderstaande scherm.
In het overzicht ziet u alle medewerkers, met een loepje ervoor. Wanneer u hierop klikt, kunt u alle gegevens van de bewuste medewerker aanpassen en opslaan. Dit geldt voor email adressen, namen, maar ook paswoorden en loginnamen. Eén (en enkel alleen die ene) gebruiker dient altijd als Administrator in het systeem te zitten. Het is dan ook niet mogelijk deze administrator te verwijderen (in dit geval is dit gebruiker Lottie). Elke andere gebruiker die wordt aangemaakt als Administrator zal niets aan de agenda hebben, omdat die niet opgenomen wordt in het systeem. Het is dus belangrijk dat actieve gebruikers als ‘regular’ in het systeem worden opgeslagen. Bekijken van een gebruiker In elk van deze overzichten zijn een aantal basisfunctionaliteiten ingebouwd. Zo kan een gebruiker worden bekeken door op het loepje te klikken. U krijgt dan een overzicht van de gebruiker.
Verwijderen van een gebruiker Daarnaast kan een gebruiker verwijderd worden door een vinkje te zetten in het vinkboxje helemaal achteraan een gebruiker. Vervolgens kan via het menu edit – verwijder selectie het geselecteerde gebruikers worden verwijderd uit het systeem. Meerdere gebruikers tegelijk selecteren en verwijderen is dus mogelijk. De enige gebruiker die niet verwijderd kan worden is de Administrator. Deze heeft dan ook geen verwijder boxje Nieuw gebruiker In bijna elk scherm kan een nieuwe gebruiker worden aangemaakt door via het menu edit te klikken op nieuw record. Er komt dan een leeg invoer scherm, waar de verschillende onderdelen kunnen worden ingevoerd. Wanneer er extra documenten of afbeeldingen geïnstalleerd moeten worden, zal eerst de gebruiker opgeslagen moeten worden voordat de afbeeldingen kunnen worden geïnstalleerd. Dit in verband met de veiligheid. Sorteren op veld Standaard staat er een pijltje naast het eerste veld van het overzicht. Dit pijltje is een sorteer pijltje. Wanneer op dit pijltje wordt geklikt, dan keert de volgorde om waarop gesorteerd moet worden. Daarnaast is er helemaal rechts in het overzicht een mogelijkheid ingebouwd om andere velden te selecteren waarop gesorteerd kan worden. Zoeken In het zoekvenster kan een term ingevuld worden. Door op het loepje naast dit venster te klikken, wordt het zoeken gestart. De zoekterm kan een term zijn uit elk veld, maar moet wel minimaal 3 karakters lang zijn. De zoekresultaten worden getoond op de zelfde wijze als het reguliere overzicht. Meer dan 15 gebruikers Wanneer er meer dan 15 gebruikers gepresenteerd worden in het overzicht, dan verschijnt er een navigatie balk onder de resultaten. Deze geeft een reeks getallen, die het aantal delen voorstellen van 15 gebruikers. Er kan geklikt worden op deze getallen; daarnaast kan het pijltje naar links en naar rechts aangeklikt worden om resp. 1 omlaag of omhoog te gaan. Deze navigatie werkt identiek aan die van een zoekmachine als google.
