Oproep voor het sluiten van een beheersovereenkomst met een (of meerdere) organisatie(s) met terreinwerking in het kader van het preventieve gezondheidsbeleid: Vlaamse organisatie met terreinwerking voor het uitvoeren van bepaalde aspecten van het tuberculosebeleid zoals bepaald door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid De Vlaamse minister voor Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Jo Vandeurzen, maakt bij deze bekend dat hij namens de Vlaamse Regering wil overgaan tot het sluiten van maximaal 1 beheersovereenkomst met een organisatie met terreinwerking, op het volgende gebied: Het voorkomen van schade en de uitbreiding van schade door de biotische factor Mycobacterium tuberculosis complex en het wetenschappelijk onderbouwen van het tuberculosebeleid dat erop gericht is gezondheidswinst te behalen op Vlaams bevolkingsniveau en in het bijzonder bij volgende doelgroepen: asielzoekers, nieuwe immigranten, gedetineerden, recidivisten en gevangenen. Deze gebieden zijn bepaald in het artikel 39, 44 en 73 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid. Het werkgebied omvat het Vlaamse Gewest en de Vlaamse unicommunautaire instellingen in het tweetalig gebied Brussel Hoofdstad. Het sluiten van een beheersovereenkomst leidt automatisch tot een erkenning voor de duur van de beheersovereenkomst. De omschrijving van de erkenning als organisatie met terreinwerking luidt als volgt “Vlaamse organisatie met terreinwerking voor het uitvoeren van bepaalde aspecten van het tuberculosebeleid zoals bepaald door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid” Organisaties die een dergelijke beheersovereenkomst ambiëren worden opgeroepen om zich kandidaat te stellen op de wijze die hieronder wordt beschreven. Belangrijk: het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid organiseert een informatiesessie over deze oproep op 8 februari 2011 in het Ellipsgebouw te 1030 Brussel, Koning Albert II-laan 35 bus 33. De sessie gaat door van 10.45 tot 11.45 u in lokaal 0.04 Aanwezigen krijgen de gelegenheid om vragen te stellen. Een verslag van de vragen en de antwoorden zal op de website van het agentschap worden geplaatst. Buiten deze informatiesessie zal er geen bijkomende informatie worden verstrekt over de bepalingen van deze oproep. 1.
Juridische basis voor de oproep
De erkenning en subsidiëring van organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst wordt geregeld door: -
het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid;
1
-
-
-
het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst; Het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juni 2009 betreffende initiatieven om uitbreiding van schadelijke effecten, die veroorzaakt zijn door biotische factoren, tegen te gaan; Het ministerieel besluit van 19 juni 2009 tot bepaling van de lijst van de infecties die gemeld moeten worden tot delegatie van de bevoegdheid om ambtenaren-artsen en ambtenaren aan te wijzen.
De hierboven vermelde regelgeving is terug te vinden op http://www.zorg-engezondheid.be/Beleid/Regelgeving/Regelgeving-preventieve-gezondheidszorg/ en de regelgeving over meldingsplichtige infectieziekten is terug te vinden op: http://www.zorg-en-gezondheid.be/meldingsplichtigeinfectieziekten/#Regelgeving Deze oproep houdt geen garantie in dat een beheersovereenkomst zal worden gesloten of dat die volledig conform zal zijn met deze oproep. Beslissingen van het Vlaamse Parlement, de Vlaamse Regering of de minister na het lanceren van deze oproep, bijvoorbeeld inzake de beschikbaarheid van budgetten, primeren boven de bepalingen van deze oproep. 2.
Wie kan zich kandidaat stellen?
Een organisatie die zich kandidaat wil stellen moet een rechtspersoon zijn, een entiteit van een rechtspersoon met een eigen werking, of een groepering van rechtspersonen of entiteiten van rechtspersonen met een eigen werking. Indien de organisatie gevestigd is in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad, dan moet voor wat de realisatie van de beheersovereenkomst betreft, en voor zover de dienstverlening ook rechtstreeks gericht is naar de inwoners van het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad, uit de werking, de interne beheersstructuur en de taalkundige inrichting blijken dat ze een unicommunautaire, Nederlandstalige werking heeft. 3.
Wanneer start de beheersovereenkomst en hoe lang duurt ze?
De vermoedelijke datum waarop de beheersovereenkomst ingaat, is 1 januari 2012. De einddatum van de beheersovereenkomst is 31 december 2016. Als de beheersovereenkomst niet op 1 januari ingaat, heeft de eerste werkingsperiode betrekking op de periode van de start tot en met 31 december van hetzelfde jaar. 4.
Hoe wordt de beheersovereenkomst gesubsidieerd?
De beheersovereenkomst zal worden gesubsidieerd door middel van een combinatie van een forfaitaire en variabele subsidie. De subsidie wordt aangewend voor de resultaatgebieden zoals bepaald in punt 5 van deze oproep. De maximale forfaitaire subsidie bedraagt 1.156.000 euro, inclusief voor, op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, het ondersteunen en uitvoeren van bron- en contactonderzoek bij een geval van tuberculose in Vlaamse unicommunautaire instellingen in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad en het voorbereiden op, en het inschakelen bij, calamiteiten. Dit subsidiebedrag wordt jaarlijks verhoogd met een indexaanpassing, volgens de formule bepaald in artikel 11 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst.
2
De variabele subsidie blijft beperkt tot maximaal 25.000 euro en kan toegekend worden voor het uitvoeren van operationeel wetenschappelijk onderzoek op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Op basis van een regeringsbeslissing kan het subsidiebedrag voor een of meerdere werkingsjaren worden verhoogd, mits ook die verhoogde subsidie wordt aangewend voor het realiseren van resultaatgebieden en activiteiten uit de beheersovereenkomst, conform de oproep. Een organisatie die een subsidie krijgt via een beheersovereenkomst is niet uitgesloten van andere mogelijke subsidies of erkenningen, mits dit geen dubbele financiering inhoudt zoals bepaald in artikel 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst. 5.
Wat is het voorwerp van de beheersovereenkomst
De beheersovereenkomst heeft betrekking op de volgende beleidsthema’s: Decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid Het voorkomen van schade en de uitbreiding van schade door de biotische factor Mycobacterium tuberculosis complex en het wetenschappelijk onderbouwen van het tuberculosebeleid dat erop gericht is gezondheidswinst te behalen op Vlaams bevolkingsniveau en in het bijzonder bij volgende doelgroepen: asielzoekers, nieuwe immigranten, gedetineerden, recidivisten en gevangenen. Deze gebieden zijn bepaald in het artikel 39, 44 en 73 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid Beleidsbrief en beheersovereenkomst -
-
SD 1: We versterken mensen in hun fysiek, psychisch en sociaal welbevinden door welzijn- en gezondheidsproblemen zoveel mogelijk te voorkomen, zo vlug mogelijk te detecteren en tijdig en adequaat aan te pakken. SOD 2, OOD 4, OOD 5 en SOD 5: Het realiseren van gezondheidswinst door de bevolking te beschermen tegen infectieziekten zoals tuberculose. Het agentschap focust zich in haar tuberculosebeleid op het organiseren van bron- en contactonderzoek rond besmettelijke tuberculosepatiënten die passief werden opgespoord naar aanleiding van klachten en het actief opsporen van tuberculose bij risicogroepen zodat tijdig een behandeling kan worden opgestart zodat verdere verspreiding van de ziekte kan worden voorkomen. Voor de uitvoering van dit tuberculosebeleid is er ondersteuning nodig van een organisatie met terreinwerking.
Doelstellingen van de Wereldgezondheidsorganisatie (WGO) De Wereldgezondheidsorganisatie heeft over tuberculose volgende twee doelstellingen geformuleerd: -
De WGO-doelstelling voor de 21ste eeuw in “gezondheid voor allen” luidt als volgt: “Tegen het jaar 2020 moeten de nadelige effecten van overdraagbare ziekten aanzienlijk verminderd worden via systematisch toegepaste programma’s gericht op het uitroeien, het elimineren of de controle van besmettelijke ziekten die van belang zijn voor de volksgezondheid.
3
In elk land zouden de frequentie, de mortaliteit en de negatieve gevolgen van HIVinfecties en AIDS, andere seksueel overdraagbare aandoeningen, tuberculose en acute ademhalings- en diarreeziekten bij kinderen aanhoudend en voortdurend moeten verminderen.” -
De WGO-millenium doelstelling voor TB luidt als volgt: “ Among the UN Millenium Development Goals, the five principal targets for global TB control are by 2005, to detect 70% of the new smear-positive patients arising each year, and to successfully treat 85% of these patients; by 2015, to have halted and begun to reverse incidence; between 1990 and 2015, to halve TB prevalence and death rates.”
Met betrekking tot deze thema’s zal de beheersovereenkomst minimaal de volgende resultaatsgebieden bevatten: -
-
-
overleg, coördinatie en samenwerking met het agentschap; systematische screening van risicogroepen: - asielzoekers; - nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose (eenmalig bij aankomst); - gedetineerden, recidivisten en gevangenen; inschakelen bij het uitvoeren van bron- en contactonderzoek op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het uitvoeren of ondersteunen van bronen contactonderzoek bij een geval van tuberculose in Vlaamse unicommunautaire instellingen die zich bevinden in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad; uitbouwen van een doelgroepgerichte dienstverlening; opvolgen van de tuberculosebehandeling; beheer van het tuberculoseregister; vorming en deskundigheidsbevordering van intermediairen in de medische en sociale sector; wetenschappelijke ondersteuning; operationeel wetenschappelijk onderzoek op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (variabele subsidie); voorbereiden op en ingeschakeld worden bij calamiteiten op vlak van infectieziekten op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid.
Minimaal de volgende activiteiten zullen worden uitgevoerd: I.
overleg, coördinatie en samenwerking met het agentschap
Het agentschap en de organisatie met terreinwerking (OT) hebben ieder een eigen werkterrein met andere verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van een kwaliteitsvol tuberculosebeleid. De OT en het agentschap zorgen voor een constructieve samenwerking. Dit gebeurt door regelmatig informatie uit te wisselen, praktische afspraken te maken en de uitvoering van de beheersovereenkomst op te volgen en bij te sturen. -
Op lokaal niveau is er tweejaarlijks structureel overleg om lokale knelpunten en interessante dossiers te bespreken. De OT neemt het initiatief voor de uitnodiging. Op lokaal niveau wordt er rond individuele dossiers contact met elkaar genomen zo vaak als nodig. Het centraal overleg van het agentschap met de directie van de OT is bedoeld om alle aspecten die te maken hebben met het tuberculosebeleid (strategie, implementatie, uitvoering en bijsturing van de opdrachten toevertrouwd aan de OT) te bespreken.
4
-
-
II.
Het agentschap en de OT zijn verantwoordelijk voor de goede interne doorstroming naar hun personeel over alle aspecten van gemaakte afspraken. De OT zorg voor transparantie over alle aspecten van de opdracht. Dit gebeurt door het voorafgaand melden van wijzigingen, het verstrekken van de nodige informatie en het voorleggen en toelichten van het meerjarenplan en het jaarplan met begroting. Het agentschap stelt samen met de OT procedures op om de samenwerking te optimaliseren. systematische screening van risicogroepen
De te screenen risicogroepen worden bepaald op basis van Vlaamse en (inter)nationale richtlijnen die tot stand komen op basis van actuele wetenschappelijke studies en een expertconsensus, evenals op basis van epidemiologisch relevante gegevens voor het Vlaamse Gewest. De OT is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het specifieke screeningsprogramma bij deze risicogroepen. Naast het coördineren en het uitvoeren van de onderzoeken, zorgt de OT voor een vlotte samenwerking met de medisch-sociale organisaties die met deze risicogroepen werken. Volgende risicogroepen worden systematisch gescreend: - asielzoekers (periodiek tot één jaar na aankomst in België); - nieuwe immigranten afkomstig uit hoge incidentielanden (éénmalig bij aankomst); - gedetineerden, recidivisten en gevangenen. De keuze voor deze risicogroepen wordt gemaakt en bijgestuurd op basis van epidemiologische gegevens. Jaarlijks kunnen deze risicogroepen aangepast worden indien uit de surveillancegegevens blijkt dat dit nodig is. Illegalen en contactpersonen van zieken zijn risicogroepen die een andere aanpak vereisen dan een systematische screening. Zo zijn illegalen erg beperkt op te sporen, waardoor een systematische screening niet haalbaar is. De OT gaat wel, in overleg met het agentschap, in op gerichte vragen met betrekking tot tuberculoseonderzoek bij (gelokaliseerde) illegalen die worden doorverwezen door de georganiseerde preventie en op gerichte vragen met betrekking tot contactpersonen van zieken. Iedere wijziging in het screeningsprogramma wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het agentschap. In overeenstemming met het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid, meldt de arts werkzaam voor de OT binnen de 24 uur ieder (verdacht) geval van tuberculose dat gekend is door de OT aan de ambtenaar-arts (arts infectieziektebestrijding) van Toezicht Volksgezondheid van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. II.a. Asielzoekers Bij aankomst in België (North Gate, Dienst Vreemdelingenzaken DVZ) zorgt Fedasil samen met de OT voor het aanbieden van een systematische eerste screening aan asielzoekers op basis van een RX-thorax. De inzet van personeel en middelen door de OT wordt hiervoor betoelaagd door andere bronnen dan deze van de beheersovereenkomst. Voor kinderen, zwangeren en rolstoelgebruikers is deze screeningswijze niet aangewezen en gebeurt de eerste screening door het plaatsen van een tuberculinehuidtest (THT) in het gewest waaraan ze zijn toegewezen. De gegevens over deze eerste screening van asielzoekers dienen verzameld te worden. Dit vergt een nauwe samenwerking met de DVZ van Fedasil.
5
Na toewijzing van asielzoekers aan het Vlaamse Gewest zorgt de OT voor een aanvullende eerste screening bij asielzoekers die: - jonger zijn van vijf jaar; - zwanger zijn; - rolstoelgebruiker of; - een eerste screening na aankomst in België hebben gemist. De OT voert verder een periodieke screening uit bij alle asielzoekers die toegewezen zijn aan het Vlaamse Gewest zes maanden en één jaar na aankomst in België. De opportuniteit van het langer verder zetten van de periodieke screening wordt jaarlijks geëvalueerd aan de hand van nieuwe evoluties op wetenschappelijk en epidemiologisch vlak. De resultaten worden jaarlijks gerapporteerd op de wijze die overeengekomen wordt met het agentschap. -
-
-
-
Een persoon is een asielzoeker vanaf de asielaanvraag in België bij de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) tot de ontvankelijkheidverklaring. Daarna wordt deze persoon beschouwd als een erkend vluchteling. Het statuut van asielzoeker wordt opgeheven wanneer een persoon beslist om vrijwillig terug te keren naar het land van herkomst, bij afloop van de beroepsprocedure of na uitwijzing door DVZ. Om de kans op transmissie van tuberculose zo klein mogelijk te maken, wordt elke asielzoeker onmiddellijk na aankomst in België gescreend op tuberculose. Na het nemen van de RX-thorax wordt deze zo spoedig mogelijk en bij voorkeur onmiddellijk gelezen om te voorkomen dat asielzoekers verdwijnen nog voor hun diagnose bekend is waardoor tuberculosepatiënten soms een tijd kunnen rondlopen zonder behandeling en zo anderen kunnen besmetten. Bij de diagnose van tuberculose (TB) krijgt de asielzoeker zo snel mogelijk een effectieve behandeling in een Brussels ziekenhuis of in een ziekenhuis in het gewest waaraan hij of zij werd toegewezen. Bij een verdacht longbeeld zorgt de OT ervoor dat de patiënt, die aan het Vlaams Gewest werd toegewezen, zo snel mogelijk bijkomende onderzoeken ondergaat om een correcte diagnose te stellen. De OT levert een inspanning om het tijdsverloop tussen het nemen van de RX-thorax en het lezen ervan tot een minimum te beperken. Dit is noodzakelijk om te voorkomen dat asielzoekers verdwijnen nog voor de diagnosestelling. Het screenen van asielzoekers gebeurt in samenspraak met Fedasil en is geïntegreerd in de federale georganiseerde opvang van asielzoekers, waarbij zowel de verantwoordelijken van het Rode Kruis Vlaanderen, de OCMW’s als het Vluchtelingenwerk Vlaanderen betrokken worden in het overleg.
II.b. nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose (eenmalig bij aankomst) De OT ontwikkelt een strategisch plan om aan nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose, die meer dan 3 maanden in het Vlaamse Gewest verblijven, een eenmalige screening voor tuberculose aan te bieden. -
Onder de doelgroep ‘nieuwe immigranten’ worden personen verstaan die afkomstig zijn uit een hoog incidentieland voor tuberculose en meer dan drie maanden en tot 2 jaar na aankomst in het Vlaamse Gewest verblijven en ingeschreven zijn in het vreemdelingenregister van een woonplaats in dit Gewest. Deze personen staan niet bekend als asielzoeker. Met een hoog incidentieland wordt een land bedoeld met een tuberculose-incidentie van meer dan 50 per 100 000 inwoners voor tuberculose.
6
-
De OT past de methodiek toe zoals uitgewerkt door het VIGEZ en voert die in samenwerking met de LOGO’s uit om deze doelgroep maximaal en zo efficiënt mogelijk te bereiken;
-
Het streefdoel is om het aantal gevallen van tuberculose bij immigranten uit hoge incidentielanden zo snel mogelijk te detecteren en te behandelen om zo verdere transmissie van tuberculose te vermijden.
II.c. gedetineerden, recidivisten en gevangenen De OT zorgt ervoor dat alle gedetineerden, gevangenen en recidivisten worden gescreend volgens de richtlijn opgesteld door het Wetenschappelijk Comité van het Belgisch Nationaal Werk tot Bestrijding van de Tuberculose en de Respiratoire Aandoeningen (BNWBT). Deze richtlijnen werden pas in de loop van 2010 in de gevangenissen geïmplementeerd. De OT werkt mee aan de verdere implementatie van deze richtlijn. De OT zorgt voor de nodige opleiding van artsen en verpleegkundigen van de penitentiaire inrichtingen van de FOD Justitie, in het zetten en aflezen van THT en ondersteunt het medisch personeel van de gevangenissen bij het uitvoeren van de THT. Daar waar een gevangenis niet over eigen RX-apparatuur beschikt, zorgt de OT voor het nemen van de nodige RX-en. De OT verzamelt de resultaten van de screening. -
-
-
Gedetineerden zijn personen die in voorhechtenis, voorlopige of vervangende hechtenis gehouden worden, maar nog niet veroordeeld zijn tot een jarenlange gevangenisstraf. Recidivisten zijn personen die na hun vrijlating heropgenomen worden in het penitentiaire systeem. De bedoeling van de screening is het vroegtijdig opsporen van actieve tuberculose zodat een behandeling kan opgestart worden en verdere transmissie van tuberculose kan worden stopgezet. De OT met terreinwerking werkt nauw samen met de medische diensten van de gevangenissen om mee te helpen aan een maximaal bereik van de screening. De OT pleegt regelmatig overleg met het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (afgekort DG DPI) van de FOD Justitie over de wijze van het aanleveren van data en het databeheer.
III.
inschakelen bij tuberculoseonderzoeken op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het uitvoeren van bron- en contactonderzoek bij een geval van tuberculose in Vlaamse unicommunautaire instellingen die zich bevinden in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad
Op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid voert de OT het volgende uit: -
bron- en contactonderzoek rond een besmettelijke tuberculosepatiënt; bevolkingsonderzoek indien er zich een epidemische verheffing voordoet; voorbereiden op en inschakeling bij calamiteiten.
Tuberculose is een ziekte die volgens de uitvoeringsbesluiten van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid moet gemeld worden aan de ambtenaar-arts van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Het agentschap coördineert alle aspecten van het bron- en contactonderzoek en stelt een contactlijst op van de te onderzoeken contacten van de besmettelijke tuberculosepatiënt. Voor de uitvoering van het bron- en contactonderzoek kan het agentschap beroep doen op de OT. De inschakeling van de OT voor de uitvoering van bron- en contactonderzoek gebeurt in onderling overleg en met de nodige afspraken. Van zodra de OT is ingeschakeld, zijn zij verantwoordelijk voor de praktische afspraken met de te
7
onderzoeken contactpersonen en de correcte uitvoering. De OT rapporteert binnen de week aan het agentschap de resultaten aan het agentschap van de contactpersonen die zich voor onderzoek hebben aangeboden. Ieder (vermoedelijk) geval van actieve TB dat ontdekt wordt tijdens deze onderzoeken, wordt binnen de 24 uur gemeld aan het agentschap, in overeenstemming met het besluit van 19 juni 2009 van de Vlaamse Regering betreffende initiatieven om uitbreiding van schadelijke effecten, die veroorzaakt zijn door biotische factoren, tegen te gaan. Bij een epidemische verheffing binnen een bepaalde bevolkingsgroep of binnen een bepaalde regio kan een bevolkingsonderzoek nodig zijn. Voor de ondersteuning bij de uitvoering van dit bevolkingsonderzoek kan het agentschap een beroep doen op de OT. Wanneer er zich een calamiteit voordoet waardoor er een capaciteitsprobleem ontstaat binnen het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid kan in onderling overleg het personeel van de OT ingeschakeld worden om de werking van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid te ondersteunen in het kader van het belang van de volksgezondheid. De OT bereidt zich op een dergelijke inschakeling voor, buiten de eigenlijke calamiteitenperioden. IV.
uitbouwen van een doelgroep gerichte dienstverlening
Om een doelgroepgerichte dienstverlening uit te bouwen die tegemoet komt aan de specifieke noden van de te bereiken doelgroepen zet de OT de beschikbare mensen, middelen en tijd in, op een optimale wijze. De dienstverlening aan de doelgroep moet in heel het Vlaamse Gewest van het zelfde niveau zijn en bestaat zowel uit een actieve benadering van de te screenen risicogroepen als het onderzoeken van personen met een vermoeden van tuberculose die doorverwezen zijn door de curatieve en medisch-sociale sector van het Vlaamse Gewest. Hieronder vallen ook het onderzoeken van illegalen die doorverwezen worden door de curatieve of medisch-sociale sector. De dienstverlening van de OT moet laagdrempelig zijn. Hieronder verstaan we: - gemakkelijk bereikbaar, ook met het openbaar vervoer en strategisch gelegen; - voldoende openingsuren in iedere bediende zone met minstens één avondraadpleging per week voor mensen die uit werken gaan; - gratis zorgverlening; - de onderzoeksruimten zijn aangepast aan de huidige normen voor consultatieruimten; - netwerkvorming met alle actoren die werken met mensen uit risicogroepen is erg belangrijk zodat laagdrempelige doorverwijzing voor onderzoek sneller kan gebeuren. Om een dubbele financiering uit te sluiten, valt het preventieve tuberculoseonderzoek dat voor bepaalde doelgroepen (bedrijfsgezondheidszorg e.a.) wettelijk geregeld is buiten deze beheersovereenkomst. Tot slot rapporteert de OT op een transparante wijze over de inzet van mensen, middelen en tijd voor het uitvoeren van de verschillende opdrachten per consultatieruimte, medisch consult en mobiele röntgen unit (MRU). V.
opvolgen van de tuberculosebehandeling
Sociale, financiële en taalproblemen kunnen aan de basis liggen van het niet goed opvolgen van de voorgeschreven tuberculosebehandeling. Dit houdt een risico in op het ontwikkelen van multidrugresistente tuberculose, maar ook op een verdere transmissie van de ziekte. Indien pneumologen of huisartsen aan het agentschap melden dat de
8
behandeling van een tuberculosepatiënt niet goed verloopt of ze vrezen dat de behandeling niet goed zal verlopen, kan het agentschap aan de OT vragen om de patiënt met zijn therapie te begeleiden. Om de drie maanden ontvangt het agentschap per patiënt een kort verslag over de opvolging van deze patiënten via een afgesproken opvolgdocument. Indien er zich problemen voordoen bij deze opvolging, meldt de OT dit onmiddellijk aan het agentschap. Indien het agentschap uit de contacten met de behandelende arts verneemt, dat hij of zij een probleem verwacht met de goede opvolging van de behandeling bij een bepaalde tuberculosepatiënt, zal aan de OT gevraagd worden om het opvolgen van de tuberculosebehandeling op te starten. De verpleegkundige van de OT beslist met kennis van zaken hoe de opvolging van de tuberculosebehandeling van de patiënt zal verlopen. Het Vlaams Zorg en Gezondheid kan indien nodig de opvolging van de tubeculosebehandeling door de OT laten bijsturen. De opvolging van MDR (multidrugresistente tuberculose) patiënten gebeurt momenteel door de Vlaamse Vereniging voor Respiratoire Gezondheidszorg en Tuberculosebestrijding (VRGT) volgens het KB van 10 maart 2005 tot vaststelling van de voorwaarden waaronder een tegemoetkoming van de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering kan worden verleend in een bijkomend model van verstrekking en betaling van tuberculosebehandeling in België. Voor deze laatste groep vallen de kosten voor de opvolging van de tuberculosebehandeling buiten deze beheersovereenkomst. VI.
beheer van het tuberculoseregister
Om jaarlijks te rapporteren over de resultaten van het Vlaamse Gewest en België aan EuroTB en de WGO bepaalt het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid in overleg met de OT welke gegevens er bezorgd worden over de gemelde tuberculosepatiënten in het Vlaamse Gewest van het voorbije jaar en de opvolggegevens van de tuberculosepatiënten van vorige jaar. Op 1 maart bezorgt het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid deze nodige gecodeerde gegevens aan de OT voor verwerking. Op 30 september bezorgt de OT aan het agentschap: - een wetenschappelijk rapport over de gemelde data in het Vlaamse Gewest waarbij er een positionering gebeurt t.o.v. de andere gewesten en België van zowel de gemelde patiënten van het voorbije jaar als de opvolging van de patiënten van het vorige jaar; - een vereenvoudigde versie voor de huisartsen en intermediairen die werken met risicogroepen; - een niet technische samenvatting voor het Vlaamse infectieziektebulletin. De OT participeert in een bewakingsnetwerk voor het bewaken van multidrugresistente tuberculose in het Vlaamse Gewest en de unicommunautaire Vlaamse instellingen in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad conform de WGO-richtlijn. De OT bepaalt welke gegevens men nodig heeft om de evolutie van een patiënt met MDR-TB te kunnen opvolgen. Vanuit maatschappelijk en epidemiologisch standpunt is het belangrijk om een overzicht te hebben over het relatief klein aantal patiënten met MDRTB in het Vlaamse Gewest, de andere gewesten en in België. Dit overzicht wordt aangeleverd door de OT. Jaarlijks worden deze rapporten besproken en waar nodig bijgestuurd.
9
VII.
vorming en deskundigheidsbevordering van intermediairen in de medische en sociale sector
De OT draagt bij tot het verbeteren en behouden van de kennis over tuberculose bij een zo ruim mogelijke groep van gezondheidswerkers en intermediairen die werken in de medische en sociale sector. Intermediairen zijn personen en organisaties uit de medische en sociale sector die veel in contact komen met personen die een verhoogd risico lopen op het ontwikkelen en de transmissie van tuberculose dan bij de algemene bevolking. Concreet gaat het over personen en organisaties die werken met volgende populaties: - dak- en thuislozen (opvang, begeleiding en maaltijdbedeling); - I.V.-druggebruikers (spuitenruil, MSOC, opvang en begeleiding); - asielzoekers (opvang en begeleiding van asielzoekers); - nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose (dienst bevolking van steden en gemeenten, inburgering, etc.); - gedetineerden, gevangenen, recidivisten (medische dienst van de gevangenis); - andere risicogroepen: wijkgezondheidscentra, straathoekwerkers, huisartsen, Kind en Gezin, OCMW, Centrum voor leerlingenbegeleiding,…) Het belangrijkste doel van de vorming van gezondheidswerkers en intermediairen die werken in de medisch en sociale sector is dat ze kennis verwerven en onderhouden over tuberculose. Daardoor kunnen zij iemand met klachten sneller herkennen en doorverwijzen voor verder onderzoek en behandeling. Het systematisch screenen van asielzoekers, gevangenen, gedetineerden en recidivisten is wel kostenefficiënt. Voor nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden werd er een strategie ontwikkeld en recent toegepast. Daardoor is er nog geen evaluatie kunnen gebeuren naar de kosteneffectiviteit ervan. Uit analyse van de data over tuberculose van Toezicht Volksgezondheid blijkt dat vanuit gezondheidseconomisch perspectief het niet zinvol is om bepaalde groepen, zoals thuis- en daklozen en I.V.-druggebruikers, systematisch te screenen voor tuberculose. Wel blijft het een belangrijke taak van gezondheidswerkers en intermediairen om personen met voor tuberculose verdachte klachten vroegtijdig door te verwijzen voor verder onderzoek en behandeling. Om de grote doelgroep van gezondheidswerkers en intermediairen uit de medische en sociale sector nog beter te kunnen bereiken werkt de OT een systematisch, permanent vormingsaanbod uit. Dat wetenschappelijk en didactisch onderbouwd vormingsaanbod is permanent online raadpleegbaar op de website van de OT. Het vormingsaanbod bevat o.a. volgende aspecten over tuberculose: een kennistest over de ziekte, de kennis met betrekking tot de risicogroepen, de verwijskanalen, meldingsplicht en het plaatsen en aflezen van de tuberculinehuidtest (THT) door gekwalificeerd personeel. Voor het slagen in de opzet is een actieve promotie van het vormingsaanbod noodzakelijk (huisartsenopleidingen, arbeidsgeneeskunde, studiedagen van intermediairen in de medische en sociale sector, vakorganisaties van gezondheidswerkers,..). Personeelsleden van Toezicht Volksgezondheid hebben eveneens toegang tot het vormingsaanbod. De OT voorziet ook in een regelmatige actualisatie van het vormingsaanbod en werkt een strategisch stappenplan uit met mijlpalen voor het realiseren van het vormingsaanbod, voor optimale netwerking met alle actoren, voor actieve promotie van het vormingsaanbod, en voor het maximaal bereik van de doelgroep. Zowel op vraag van de OT als van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid kan er een studiemiddag georganiseerd worden om de interne expertise over een bepaald aspect van tuberculose te onderhouden en de recente ontwikkelingen toe te lichten. Deze
10
studienamiddag is bedoeld voor het personeel van de OT en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. VIII. wetenschappelijke ondersteuning VIIIa. wetenschappelijk advies Het wetenschappelijke comité van de OT verleent, binnen een antwoordtermijn bepaald door het agentschap, gemotiveerd op basis van het al dan niet dringend karakter, een wetenschappelijk advies op vragen van het agentschap. Het agentschap kan aan het wetenschappelijke comité een adviestermijn opleggen bij materies waarbij dringend advies vereist is voor het beleid. VIIIb. nieuwe ontwikkelingen binnen de tuberculosebestrijding De OT volgt de nieuwe ontwikkelingen rond tuberculose en multidrugresistente tuberculose op nationaal en internationaal vlak op en vertaalt dit naar de Vlaamse situatie. De OT houdt het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid ervan op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen. VIIIc. ondersteunen van het communicatiebeleid van het agentschap o.a. door het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal voor verschillende doelgroepen binnen de samenleving De OT ontwikkelt een tijdspad voor het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal, brochures, folders voor verschillende groepen binnen de samenleving. Het tijdspad wordt ontwikkeld door de OT en opgenomen in het meerjarenplan en het jaarplan. VIIId. Drukwerk en publicaties (op papier of elektronisch) Alle drukwerk en publicaties (op papier of elektronisch) worden ter goedkeuring voorgelegd aan het agentschap en moeten voldoen aan de opgelegde aanwijzingen en voorwaarden van het agentschap. Federale parlementaire vragen over het tuberculosebeleid dienen besproken te worden naar het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. IX.
operationeel wetenschappelijk onderzoek op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (variabele subsidie)
Indien nodig om het tuberculosebeleid bij te sturen, kan in onderling overleg tussen het agentschap en de OT operationeel wetenschappelijk onderzoek opgestart en gefinancierd worden. De rapportage gebeurt zoals afgesproken tijdens het opzetten van het onderzoek. De activiteiten zijn gericht op de volgende doelgroepen: -
Vlaamse bevolking asielzoekers en alleenstaande minderjarige asielzoekers (AMA) nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose gedetineerden, recidivisten en gevangenen socio-economisch kwetsbare bevolkingsgroepen personen met een handicap zwangere personen
Ten minste de volgende kwaliteit- en samenwerkingsvereisten zijn van toepassing om resultaten te behalen op een of meerdere resultaatgebieden:
11
-
goede communicatie resultaatgerichte werking professionaliteit flexibiliteit transparantie loyaliteit klantvriendelijkheid
Het resultaat dat behaald wordt binnen een bepaald resultaatgebied zal beoordeeld worden aan de hand van tenminste volgende evaluatiecriteria: I. -
-
overleg, coördinatie en samenwerking met het agentschap Het voorstel van jaarplan wordt ingediend voor 15 oktober van het werkingsjaar dat voorafgaat aan het werkingsjaar in kwestie. Voor het eerste werkingsjaar van de beheersovereenkomst wordt het voorstel van jaarplan ingediend voor het ondertekenen van de beheersovereenkomst, samen met het voorstel van beleidsplan. Het definitieve jaarplan met begroting wordt aan het agentschap bezorgd voor 31 januari van het werkingsjaar in kwestie. Het agentschap organiseert minstens tweemaal per jaar een centraal overleg met de directie van de OT. De OT organiseert tweemaal per jaar een structureel overleg op lokaal niveau. Het jaarverslag wordt ingediend bij het agentschap voor 31 maart van het jaar dat volgt op het werkingsjaar in kwestie. Een financieel verslag wordt ingediend bij het agentschap voor 31 maart van het jaar dat volgt op het werkingsjaar in kwestie en bevat al de volgende gegevens: - een resultatenrekening over de beheersovereenkomst; - de oorsprong, de omvang en de besteding van de middelen die verkregen zijn buiten de beheersovereenkomst en die aangewend worden om de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst te realiseren; - een genummerde lijst van de kosten die gemaakt zijn, met verwijzing naar de uitgavencategorie. De originele bewijsstukken worden bijgehouden door de organisatie; - een voor waar en echt verklaarde schuldvordering; - indien van toepassing, een afschrijvingstabel met de lopende en de nieuwe afschrijvingen.
De resultatenrekening geeft onder andere informatie over de besteding van de subsidie per uitgavencategorie en in het bijzonder over: - de besteding van de subsidie aan personeelskosten per medewerker, met vermelding van de functie en de tewerkstellingstijd per medewerker; - de besteding van de subsidie aan de uitbesteding van activiteiten; II.
systematische screening van risicogroepen
IIa. Asielzoekers systematische eerste screening met RX van asielzoekers na aankomst in België: screeningsresultaten: - het aantal asielaanvragers; - het aantal uitgevoerde RX-en; - het aantal onderzochte asielzoekers; - dekkingsgraad; - per land van herkomst: het aantal actieve TB, het aantal MDR-TB (Multi drug resistente TB) het aantal XDR-TB (Extreme Drugresistent TB);
12
-
het aantal asielzoekers toegewezen aan het Vlaams Gewest; het aantal onderzochte asielzoekers toegewezen aan het Vlaams Gewest; dekkingsgraad voor de aan het Vlaams Gewest toegewezen asielzoekers; per land van herkomst: het aantal actieve TB, het aantal MDR-TB (Multi drug resistente TB), XDR-TB in het Vlaams Gewest; het aantal onderzochte alleenstaande minderjarige asielzoekers (afgekort AMA);
aanvullende eerste screening van asielzoekers na toewijzing aan het Vlaams Gewest: screeningsresultaten: - het aantal onderzochte personen; - het aantal uitgevoerde THT; - het aantal uitgevoerde RX-en; - het aantal LTBI. Al de bovenaan vermelde screeningsresultaten worden als volgt ingedeeld: - per opvangmogelijkheid voor asielzoekers in het Vlaams Gewest: federale opvangcentra, centra van het Rode Kruis Vlaanderen en in het kader van de tweedelijnsopvang door de LOI (Lokale Opvanginitiatieven van het OCMW): - per categorie: - asielzoekers jonger dan vijf jaar; - zwangere asielzoekers; - rolstoelafhankelijke asielzoekers; - asielzoekers die toegewezen zijn aan het Vlaams Gewest en die een eerste screening gemist hebben na aankomst in België; - per uitvoerder: - OT - Andere - per screeningswijze: RX thorax of tuberculinehuidtest; - per land van herkomst; streefdoel: > 95% van het aantal asielzoekers dat aan het Vlaams Gewest is toegewezen is gescreend voor tuberculose periodieke screening van asielzoekers die toegewezen zijn aan het Vlaams Gewest 6 maanden en 12 maanden na aankomst in België: screeningsresultaten: - het aantal onderzochte personen; - het aantal uitgevoerde RX-en en THT; - het aantal LTBI, virages; - dekkingsgraad; - per opvangmogelijkheid voor asielzoekers in het Vlaams Gewest: federale opvangcentra, centra van het Rode Kruis Vlaanderen en in het kader van de tweedelijnsopvang door de LOI (Lokale Opvanginitiatieven van het OCMW): - per periode: 6 maanden na aankomst en 12 maanden na aankomst - per uitvoerder: - OT - Andere organisatie - per screeningswijze: RX thorax of tuberculinehuidtest - per land van herkomst;
IIb. nieuwe immigranten uit hoge incidentielanden voor tuberculose (eenmalig bij aankomst)
13
evaluatie van de methodiek ontwikkeld door het VIGEZ en de samenwerking met de LOGO’s ter uitvoering van deze methodiek; jaarlijkse evaluatie van het strategisch stappenplan gekoppeld aan mijlpalen; het aantal gescreende nieuwe immigranten; de dekkingsgraad; de detectiegraad van actieve tuberculose: Dit is het aantal gedetecteerde nieuwe immigranten met actieve tuberculose op het totaal aantal gescreende nieuwe immigranten. het aantal gevonden LTBI (absoluut en in percentage) + het aantal RX-en
-
-
Jaarlijks kunnen de methodiek, het strategisch stappenplan en de evaluatiecriteria herbekeken worden in functie van de bekomen resultaten. IIc.
gedetineerden, recidivisten en gevangenen
screening via RX bij aankomst in het penitentiair systeem gevestigd in het Vlaams Gewest. - het aantal gevangenen, gedetineerden en recidivisten per strafinrichting; - dekkingsgraad per strafinrichting; - resultaten screening per strafinrichting en per uitvoerder. screening met THT na 3 maanden - het aantal gevangenen, gedetineerden en recidivisten per strafinrichting die een THT moeten krijgen; - dekkingsgraad per strafinrichting; - resultaten screening per strafinrichting en per uitvoerder. jaarlijkse screening met THT - het aantal gevangenen, gedetineerden en recidivisten per strafinrichting die een THT moeten krijgen; - dekkingsgraad per strafinrichting; - resultaten screening per strafinrichting en per uitvoerder; - tuberculineomslagindex: het aantal personen op het totaal aantal onderzochte personen binnen deze groep die na een eerste negatieve THT één jaar later bij een tweede THT positief is geworden. jaarlijkse RX bij oud positieven - het aantal oud positieven bij gevangenen, gedetineerden en recidivisten per strafinrichting - dekkingsgraad per strafinrichting. - resultaten per strafinrichting en per uitvoerder III.
inschakelen bij het uitvoeren van bron- en contactonderzoek op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het uitvoeren van bron- en contactonderzoek bij een geval van tuberculose in Vlaamse unicommunautaire instellingen die zich bevinden in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad
-
het aantal, en het resultaat van de, uitgevoerde onderzoeken in het kader van het bron- en contactonderzoek op vraag van het agentschap: - per consultatieplaats (vast, mobiel, elders); - per provincie; - per onderzoeksmethode;
-
het aantal, en het resultaat van de, uitgevoerde onderzoeken in het kader van een bevolkingsonderzoek.
14
het voorbereiden op en het inschakelen van de organisatie met terreinwerking in crisissituaties op vraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (variabele subsidie): - voorbereiding: - het aantal ingezette personeelsleden; - het aantal werkuren; - het ingezet materiaal; - de totale kostprijs - per crisissituatie: - het aantal ingezette personeelsleden; - het aantal werkuren; - het ingezet materiaal; - de totale kostprijs.
-
IV. -
-
uitbouwen van een doelgroep gerichte dienstverlening
een overzicht van de openingsuren per consultatieplaats; het aantal consultanten per consultatieplaats, per onderzoeksmethode en per reden van het onderzoek; het aantal consultanten gedeeld door het aantal effectieve openingsuren per consultatieplaats op jaarbasis; indien een mobiele consultatieplaats wordt gebruikt: - het aantal consultanten per provincie, per onderzoeksmethode en per reden van onderzoek; - het totaal aantal consultanten gedeeld door het aantal uren dat de mobiele consultatieplaats werd ingezet op jaarbasis per provincie. het aantal huisbezoeken en reden van huisbezoek met uitzondering van deze voor het opvolgen van de tuberculosebehandeling; BCG-vaccinatie op basis van de algemeen geldende indicaties; het ter beschikking stellen van tuberculine voor het screenen van risicogroepen door intermediairen; bespreking van de resultaten van de netwerkplanning per provincie.
V.
opvolgen van de tuberculosebehandeling
per provincie: - het totaal aantal patiënten dat therapiebegeleiding kreeg; - het aantal huisbezoeken voor therapiesupervisie; - het aantal patiënten waarbij het opvolgen van de TB behandeling thuis gebeurde; - het aantal patiënten waarbij het opvolgen van de TB behandeling in de consultatieruimte van de OT gebeurde; - het aantal patiënten waarbij de opvolging van de behandeling problemen stelde met vermelding van het soort probleem; - driemaandelijkse rapportage per patiënt via bestaand opvolgdocument. VI.
beheer van het tuberculoseregister
tegen 30 september: - een wetenschappelijk rapport over de gemelde data van het Vlaamse Gewest waarbij er een positionering gebeurt t.o.v. de andere gewesten en België van zowel de gemelde patiënten van het voorbije jaar als de opvolging van de patiënten van het vorige jaar; - een vereenvoudigde versie voor de huisartsen en intermediairen uit de medische en sociale sector die werken met risicogroepen; - een niet technische samenvatting voor het Vlaamse infectieziektebulletin.
15
VII.
-
vorming en deskundigheidsbevordering van intermediairen in de medische en sociale sector
het in kaart brengen van de verschillende doelgroepen; het samenstellen van opleidingspakketten aangepast per doelgroep; het aanbieden van opleidingen op maat; informatie wordt toegankelijk gemaakt via meerdere kanalen (website, brochures…); alle beschikbare informatie en documentatie wordt verzameld in een elektronisch documentatiecentrum op de website; beschikken over een toegankelijke website; boeken, tijdschriften en wetenschappelijke artikels worden opgelijst en kunnen geraadpleegd worden; meten van een aantal parameters: - het gebruik van de website; - het aantal gegeven opleidingen en aantal deelnemers; - het aantal downloads van opleidingspakketten; - een overzicht van de gevoerde actieve promotie van het vormingsaanbod.
VIII. wetenschappelijke ondersteuning -
samenbrengen van een expertencomité; uitschrijven van richtlijnen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan het agentschap; beantwoorden van adviesvragen van het agentschap en de tijdigheid ervan; participatie aan internationale congressen mits goedkeuring van het agentschap; het volgen van internationale wetenschappelijke literatuur en belangrijke wijzigingen melden aan het agentschap; begin maart aanleveren van een persbericht voor de wereld tuberculosedag op 24 maart van ieder jaar; (variabele subsidie) in overleg met het agentschap onderzoeksvragen opstellen en via wetenschappelijk terreinonderzoek beantwoorden ervan.
Drukwerk en publicaties: Eén maal per jaar geeft de OT in het jaarrapport een overzicht van alle publicaties en drukwerk dat ontwikkeld werd op vraag van het agentschap; in de overzichtstabel staan de volgende gegevens vermeld per soort publicatie: - titel van het werk; - doelgroep; - begin- en einddatum van de ontwikkeling van de publicatie; - manier van verspreiding; - oplage. In het voorstel van beleidsplan met bijhorende begroting en het voorstel van jaarplan voor het eerste werkjaar met bijhorende begroting worden de hierboven vermelde elementen verder uitgewerkt in functie van de inzichten van uw organisatie. Dit betekent dat minimaal de elementen uit deze oproep behandeld worden en dat uitbreiding of uitdieping, altijd binnen het vermelde budgettair kader, mogelijk en zelfs wenselijk kan zijn. Zo zijn de hier vermelde kwaliteits- en samenwerkingsvereisten en evaluatiecriteria minimaal omschreven.
6.
Hoe lang is deze oproep geldig?
16
Organisaties die zich kandidaat stellen kunnen hun dossier indienen tot en met 31 maart 2011. Dossiers die te laat binnenkomen worden automatisch niet-ontvankelijk verklaard. 7.
Uit welke elementen bestaat het dossier dat u moet indienen?
De kandidaten reageren op de oproep door het indienen van de volgende stukken (verder ‘het dossier’ te noemen): -
-
-
-
Een volledig ingevuld en ondertekend formulier “Indienen van een dossier in het kader van de oproep voor het sluiten van een beheersovereenkomst met een of meerdere organisatie(s) met terreinwerking voor het ondersteunen van het uitvoeren van het tuberculosebeleid van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid” Een beknopte voorstelling van uw organisatie met daarin tenminste de missie, de doelstellingen, het organogram, de namen van de belangrijkste functiehouders, de activiteiten en een situering in het werkveld. Een kopie van de meest recente versie van de statuten van uw organisatie (indien van toepassing). Elke wijziging van de statuten die betrekking heeft op de uitvoering van de activiteiten die zijn opgenomen in de beheersovereenkomst, moet onmiddellijk worden meegedeeld aan het agentschap. Een voorstel van beleidsplan met bijhorende meerjarenbegroting Een voorstel van jaarplan met bijhorende begroting voor het eerste werkingsjaar
Met betrekking tot de beknopte voorstelling van uw organisatie: -
-
-
Geef duidelijk aan of uw organisatie een rechtspersoon is, of een autonome entiteit van een rechtspersoon, of een samenwerkingsverband van (entiteiten van) rechtspersonen. Indien het voorstel wordt uitgevoerd door een autonome entiteit van een organisatie, beschrijf dan duidelijk de relatie tussen deze entiteit en het geheel van de organisatie Indien het voorstel wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband van (entiteiten van) organisaties, beschrijf dan duidelijk de kenmerken van dit samenwerkingsverband. Indien uw organisatie gevestigd is in Brussel en een aanbod heeft naar de Brusselse bevolking, toon dan aan dat uw organisatie een unicommunautaire, Nederlandstalige werking heeft. Dat kan bijvoorbeeld door te verwijzen naar statuten en andere officiële documenten die in het Nederlands zijn opgesteld.
Met betrekking tot het voorstel van beleidsplan en de bijhorende meerjarenbegroting: -
-
-
Controleer of de werkingsperiode van uw voorstel overeenkomt met de vooropgestelde tijdsduur van de beheersovereenkomst zoals die is opgenomen in de oproep. Controleer of het totale subsidiebedrag dat u wilt krijgen lager of gelijk is aan het maximumbedrag dat is opgenomen in de oproep en controleer of aan de eventueel andere financiële bepalingen van de oproep is voldaan Controleer of u voor alle resultaatsgebieden en activiteiten die zijn opgesomd in de oproep beschreven hebt hoe u ze wilt aanpakken. Controleer of de kwaliteit- en samenwerkingsvereisten uit de oproep zijn besproken. Controleer of de doelgroepen waarop de resultaatgebieden en de activiteiten betrekking hebben, duidelijk zijn beschreven. Controleer of u duidelijk hebt beschreven welke bijkomende evaluatiecriteria u voorstelt te gebruiken voor het evalueren van de activiteiten en hoe u zal nagaan of aan de evaluatiecriteria is voldaan (vb. door indicatoren te omschrijven)
17
Indien in uw dossier één van bovenstaande elementen ontbreekt, dan wordt het beschouwd als niet-ontvankelijk (voor meer informatie over deze stap in de procedure, zie punt 9). 8.
Waar en hoe dient u het dossier in?
Het dossier wordt ingediend bij de administrateur-generaal, op het volgende elektronische adres:
[email protected] Alle stukken uit het dossier dienen tegelijk te worden ingediend. Alle documenten dienen te zijn opgeslagen in PDF-formaat. Alle gegevens en documenten worden elektronisch uitgewisseld tussen de kandidaat en het agentschap. Het is niet mogelijk om voor dezelfde oproep verschillende dossiers in te dienen. 9.
Hoe verloopt de verdere procedure?
-
Na ontvangst van het dossier van de kandidaat, verstuurt het agentschap een ontvangstbevestiging per mail, binnen de drie werkdagen.
-
Het agentschap onderzoekt de ontvankelijkheid. De beslissing tot ontvankelijkheid of onontvankelijkheid wordt door het agentschap meegedeeld aan de kandidaat binnen dertig dagen nadat de administrateur-generaal het dossier heeft ontvangen. De onontvankelijkheid moet gemotiveerd worden.
-
Als de kandidaat op de hoogte is gebracht van de onontvankelijkheid, heeft hij tien werkdagen de tijd om aanpassingen door te voeren en het dossier opnieuw in te dienen. Als hij niet of niet tijdig alle nodige formaliteiten vervult, vervalt het voorstel dat hij heeft ingediend.
-
Het agentschap pleegt overleg met alle kandidaten die een ontvankelijk voorstel hebben ingediend. Tijdens dat overleg worden de voorstellen die zijn ingediend niet openbaar gemaakt, maar worden de sterke en zwakke punten van de verschillende voorstellen besproken.
-
De kandidaten kunnen vervolgens een nieuw dossier indienen en zich eventueel scharen achter de al dan niet aangepaste voorstellen. De nieuwe voorstellen moeten worden ingediend ten laatste binnen twintig werkdagen na het overleg.
-
Het agentschap rangschikt de kandidaten op basis van de beoordeling van het dossier.
-
Het agentschap maakt voor de best gerangschikte kandidaat, op basis van het ingediende dossier, een ontwerp van beheersovereenkomst op en stelt, indien nodig, aanpassingen voor aan het beleidsplan en het jaarplan voor het eerste werkingsjaar. Het agentschap bezorgt het ontwerp van beheersovereenkomst aan de minister en aan de kandidaat.
-
De minister onderhandelt met de kandidaat over het ontwerp van beheersovereenkomst. Dat kan leiden tot een akkoord of tot een aanpassing van het ontwerp van beheersovereenkomst, op voorwaarde dat de bepalingen van de oproep worden nageleefd.
-
Indien de minister vaststelt dat er geen akkoord mogelijk is, ook na aanpassing, beslist de minister om hetzij af te zien van het sluiten van een beheersovereenkomst
18
en de oproep terug te trekken, hetzij onderhandelingen op te starten met de kandidaat die als tweede gerangschikt werd. -
Na akkoord over het ontwerp van de beheersovereenkomst met de kandidaat legt de minister, indien dit vereist is volgens de regels inzake begrotingscontrole en – opmaak, het ontwerp van beheersovereenkomst ter goedkeuring voor aan de Vlaamse Regering.
-
De minister en de kandidaat sluiten, na goedkeuring van het ontwerp, de beheersovereenkomst.
10.
Op welke manier wordt uw dossier beoordeeld?
De ontvankelijk verklaarde voorstellen van beleidsplan en jaarplan worden beoordeeld door het agentschap aan de hand van de volgende criteria: 1. Wetenschappelijke onderbouwing 1.1.
Wordt de keuze van activiteiten (in uitvoering van de resultaatsgebieden) onderbouwd met verwijzingen naar resultaten van wetenschappelijk onderzoek, of internationale richtlijnen gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek? Bij afwezigheid van wetenschappelijk onderzoek: is er onderbouwing met andere evidence?
2. Resultaatgerichtheid en meetbaarheid 2.1.
Wordt voor elk resultaatsgebied een helder, specifiek (wie, wat, waar, wanneer, hoe) en volledig overzicht gegeven van de activiteiten die men wilt ontplooien om de opdracht uit te voeren?
2.2.
Worden voor elke activiteit de relevante kenmerken beschreven van de (sub)doelgroepen en settings die men voorziet te bereiken. Relevante kenmerken kunnen zijn leeftijd, gender, sociaaleconomische status, geografische spreiding, omvang, etnisch culturele achtergrond of andere…
2.3.
Wordt voor elke activiteit beschreven op welke manier de kenmerken van de daaraan gekoppelde producten en diensten zijn afgestemd op de kenmerken van (sub)doelgroepen of settings die men er mee wil bereiken (bijvoorbeeld in termen van prijs, toegankelijkheid, verspreidingsstrategie, inhoud en vorm, volume…)
2.4.
Wordt voor elke activiteit een inschatting gemaakt van de verwachte omzet (output, impact, bereik…)
2.5.
Wordt voor elke activiteit vermeld welke de kwaliteitscriteria zijn die men hanteert voor aflevering van de producten en diensten bij doelgroep of setting?
2.6.
Wordt voor elke activiteit een inschatting gemaakt van de verwachte outcome (effecten inzake kennis, vaardigheden, attitude, gedrag).
2.7.
Wordt voor elke activiteit vermeld op welke manier output, outcome en kwaliteit worden gemeten?
19
2.8.
Wordt voor elke activiteit vermeld op welke manier rekening wordt gehouden met de resultaten van de meting van output, outcome en kwaliteit?
2.9.
Wordt voor elke activiteit vermeld over welke expertise en ervaring de organisatie beschikt?
3. Samenwerkingen 3.1.
Is er voor de uitvoering van de activiteiten samenwerking voorzien met relevante actoren (organisaties terreinwerking, partnerorganisaties, individuele zorgverleners, intermediairen, andere…)?
3.2.
Hebben de samenwerking een aantoonbare meerwaarde voor het uitvoeren van de activiteiten (in termen van output, outcome of kwaliteit)?
3.3.
Wordt voor elke samenwerking beschreven welke de verschillende rollen en mandaten zijn van de betrokken organisaties en welke investering ze doen in termen van mensen en middelen?
3.4.
Zijn de samenwerkingsafspraken tussen de verschillende actoren vastgelegd in een overeenkomst die is bevestigd door de betrokken partijen?
3.5.
Bevatten de samenwerkingsafspraken een procedure voor het opvolgen en bijsturen van de samenwerkingen?
4. Budgettering 4.1.
De totale kost van het voorstel
4.2.
Geeft de begroting een volledig overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven?
4.3.
Is er een evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven?
4.4.
Zijn de inkomsten (andere dan de subsidie op basis van de beheersovereenkomst) duurzaam (voor zover de inkomsten essentieel zijn voor de uitvoering van de planning)?
4.5.
Is de raming van de uitgaven onderbouwd?
4.6.
Is de subsidie op basis van de beheersovereenkomst duidelijk te linken aan een specifieke output?
4.7.
Wordt er een onderscheid gemaakt tussen personeel- en werkingskosten?
4.8.
Wordt er een onderscheid gemaakt tussen specifieke- en overheadkosten?
4.9.
Houden de uitgaven voor personeel rekening met de evolutie van de loonkosten over de volledige periode van de beheersovereenkomst?
4.10. Bevat het voorstel een visie op reservevorming?
20
Op basis van de beoordeling van het ingediende dossier wordt aan elk(e) criterium een cijfer toegekend van 0 tot 5. De betekenis van deze cijfers is als volgt: 0 1 2 3 4 5
= = = = = =
zeer zwak, onmogelijk te remediëren zwak, moeilijk te remediëren onvoldoende, maar remediëren mogelijk voldoende sterk zeer sterk
Voor het opmaken van de rangorde (stap 6 in de procedure), worden deze cijfers opgeteld. De organisatie die het meeste punten haalt, wordt beschouwd als het best gerangschikt. Op basis van dit dossier wordt een voorstel van beheersovereenkomst opgemaakt en overgemaakt aan de minister. Belangrijk: de volgende criteria worden bij de beoordeling beschouwd als extra belangrijk: -
Resultaatgerichtheid en meetbaarheid Budgettering
Dossiers die op minstens één van deze criteria een 0 of een 1 scoren, worden niet meegenomen in de rangschikking. Indien zou blijken dat geen enkel van de ingediende dossiers meer dan 2 scoort op alle extra belangrijke criteria, dan wordt een rangorde opgemaakt van alle dossiers die ontvankelijk zijn. In het dossier dat wordt overgemaakt aan de minister wordt wel duidelijk genoteerd dat het dossier op essentiële punten belangrijke tekortkomingen vertoont.
21
