Het selecteren en aanwerven van het personeel

Het selecteren en aanwerven van het personeel Blijdorp vzw

Visie- en Beleidsteksten - Kwaliteitshandboek -: 3. Medewerkers / 3.1 Inzet personeelsmiddelen/ 3.1.1 Visie en Beleid Beoordeeld en goedgekeurd: SA – 24/06/2013

Geldigheidsdatum: 24/06/2013

Procedurebeheerders: Kris De Schryder, Anja Colman,Walter Goossens

1

DOEL De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het personeel screent en selecteert om de aanwerving (instroom) zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

2

TOEPASSINGSGEBIED Alle sollicitanten en medewerkers Welzijn

3

WERKWIJZE VOOR ALLE NIET BEGELEIDENDE FUNCTIES

3.1

Beheer van spontane sollicitatiebrieven 

De brieven worden gescreend door de stafmedewerker HRM op basis van de inhoud: (relevantie van de opleiding, motivatie, woonplaats). De brieven krijgen binnen de maand een standaard positief of negatief antwoord (per brief, per mail) De brieven die een negatief antwoord krijgen worden verwijderd alsook brieven van mensen die melden dat ze elders werken en niet meer geïnteresseerd zijn.



3.2

De behouden sollicitatiebrieven worden door de stafmedewerker HRM geordend in een bestand sollicitanten (map Sollicitanten)1 volgens datum en functie en max. 2 jaar bewaard. Mits een bijzondere motivatie kan een brief langer bewaard blijven. Als men elders een interim-betrekking heeft, wordt dit genoteerd op de brief (waar de interim gedaan wordt en tot wanneer). Indien de kandidaten meteen voor een gesprek uitgenodigd worden, ontvangen ze geen standaardbrief. De mappen met sollicitatiebrieven worden bewaard bij de stafmedewerker HRM1. Elke brief krijgt links een code. Basisgegevens (naam, woonplaats, GSM – tel, email en eventuele opmerkingen) worden ook bewaard in een excel document op intranet. Invulling van een vacature voor een contract onbepaalde duur per zorgvorm

3.2.1

Voorbereiding van een selectie

3.2.1.1 Vragen van vaste medewerkers Vragen van medewerkers met een vast contract naar “meer uren”, waarbij het TH een positief advies gaf, gaan voor, tenzij om organisatorische redenen het volgen van de blauwdruk noodzakelijk is. Medewerkers stellen deze vraag schriftelijk via een standaarddocument5 op intranet, dat geïntegreerd is in het medewerkersdossier. 3.2.1.2 Uitschrijven van vacature De stafmedewerker HRM betrekt een teamhoofd bij de selectie. De stafmedewerker HRM schrijft in overleg met het teamhoofd een vacature2 op basis van de functiebeschrijving3 . In afspraak met de coördinator wordt bepaald of intern (via de info-borden en op intranet) of extern (via Wis (Vdab) of via krant) gevacateerd wordt.Vervolgens maakt de stafmedewerker HRM een leidraad aan (op basis van competenties) als voorbereiding van het selectiegesprek. 3.2.1.3 Planning gesprek De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek via brief, mail4 of telefoon door de stafmedewerker HRM. De afspraak wordt op de sollicitatiebrief vermeld. Er staan standaardbrieven op intranet

Khb 4g1

24/06/2013 / versie 7

Pagina 1 van 5

3.2.2

Deelnemers aan de selectie  Mogelijke kandidaten uit 3.1 krijgen de vacature (mail of brief) van stafmedewerker HRM.  Interims met een positieve beoordeling door het teamhoofd  Externe kandidaten die reageerden op de vacature.

3.2.3

Het resultaat van een selectie  Een lijst van weerhouden kandidaten geordend volgens score. De kandidaat op de eerste plaats kan starten in de job. De andere kandidaten worden telefonisch verwittigd dat ze weerhouden zijn en dat hun kandidatuur 6 maand geldig blijft (lijst weerhouden kandidaten)  Een aantal niet - weerhouden kandidaten: - Externe kandidaten kunnen feedback vragen waarbij de procedure eindigt. - Interims die niet weerhouden worden, geven aanleiding tot bespreking met het teamhoofd over het verschillend resultaat. Dit kan aanleiding geven tot het bijsturen van een beoordeling hetzij van de selecteurs, hetzij van een teamhoofd. - Vragen wijziging zorgvorm: De kandidaat krijgt mondelinge feedback door het teamhoofd of de stafmedewerker die bij de selectie betrokken waren en kan nu niet overstappen naar een andere zorgvorm. Het staat hem vrij dit later opnieuw te proberen.

3.2.4

Volgende vacatures binnen de specifieke functie waar kandidaten weerhouden werden De kandidaten in de lijst “weerhouden kandidaten” (max. 6 maand bij te houden) worden in volgorde aangesproken. Er wordt geen vacature bekend gemaakt en geen selectie georganiseerd binnen de 6 maand volgend op de vorige selectie zolang er nog kandidaten op de lijst per zorgvorm beschikbaar zijn.

Invulling van interims – vacatures

3.3

3.3.1

Interims binnen Blijdorp Wanneer er een interim vacature ontstaat, wordt eerst gekeken of er in Blijdorp interims vrijkomen die over de nodige competenties beschikken om de interim in te vullen. Hiertoe vullen de teamhoofden maandelijks het medewerkers - dossier van interims in op intranet.

3.3.2

Map met sollicitatiebrieven Indien er geen interims vrijkomen wordt in de map met sollicitatiebrieven gekeken wie beschikbaar is en over de nodige competenties beschikt. Het is het teamhoofd dat uiteindelijk beslist wie in dienst zal komen. Indien er geen beschikbare kandidaten zijn, zal de stafmedewerker HRM actief zoeken om kandidaten aan te trekken. Daartoe wordt een selectie georganiseerd (zie 3.2.1). Vanuit deze nieuwe kandidaten zal de stafmedewerker HRM, aan het teamhoofd dat een medewerker zoekt, enkele personen voorstellen. Het is het teamhoofd dat uiteindelijk beslist wie in dienst zal komen.

3.4

Selectie van leidinggevenden 

 3.5

Zie 3.2 invullen van een contract onbepaalde duur. In een eerste fase van de selectie wordt de algemeen directeur, een vertegenwoordiger van de raad van bestuur en de stafmedewerker HRM betrokken. In een tweede fase wordt de kandidaat gesproken door de algemeen directeur, de coördinatoren en de stafmedewerker HRM. De stafmedewerker HRM maakt een verslag6 voor de raad van bestuur. Selectie van algemeen directeur Voor deze functie stelt de raad van bestuur een ad hoc procedure op.

3.6

Aanwerving  Personen die in dienst komen na een gerichte selectie of als interim worden aangeworven met een contract met proefperiode, volgens de wettelijke bepalingen. Bij de aanwerving ontvangen de nieuwe medewerkers van de personeelsdienst bij hun contract: het arbeidsreglement7, de functiebeschrijving en de attitudes voor Khb 4g1

24/06/2013 / versie 7

Pagina 2 van 5

medewerkers8 . Tijdens de proefperiode is het teamhoofd verantwoordelijk voor de inwerking en de verder opvolging (cfr. Khb 4g3). 4 4.1

WERKWIJZE VOOR BEGELEIDERS Beheer van spontane sollicitatiebrieven  De brieven worden gescreend door de stafmedewerker HRM op basis van de inhoud: (relevantie van de opleiding, motivatie, woonplaats). De brieven krijgen binnen de maand een standaard positief, negatief of vraag naar meer informatie antwoord (per brief, per mail) van de stafmedewerker HRM. De positief bevonden kandidaten krijgen een uitnodiging voor een wervingsgespreka. Sollicitatiebrieven en / of CV’s met onvoldoende of onduidelijke info krijgen een mail met verduidelijkingsvragen. Pas na het beantwoorden van deze tweede amil krijgen zij een uitnodiging voor een wervingsgesprek. Bij het niet beantwoorden verwijderen wij de kandidaten uit ons bestand. De brieven die een negatief antwoord krijgen worden verwijderd. De wervingsgesprekken gaan door met de stafmedewerker HRM en een teamhoofd. Resultaat van de werving : kandidaat wervingslijst of niet weerhouden. Niet weerhouden kandidaten worden verwijderd uit de bestanden. De sollicitanten worden door de stafmedewerker HRM op de hoogte gebracht van het resultaat van het wervingsgesprek (op de wervingslijstb of niet weerhouden) en geeft daarbij de nodige feedback. Op de wervingslijst staan hun gegevens en de periode wanneer zij beschikbaar zijn. Teamhoofden consulteren deze lijst bij het zoeken naar een interim (zie verder)  De mappen met sollicitatiebrieven worden bewaard bij de stafmedewerker HRM1. Elke brief krijgt links een code (jaartal, functie, volgnummer) Basisgegevens worden bewaard op de wervingslijst11 ( excel document / inhoudelijke info van wervingsgesprekken : te vinden in Dossier)

4.2

Invulling van een vacature voor een contract onbepaalde duur per zorgvorm – enkel weerhouden kandidate, voor open uren kunnen deelnemen (bepaling van dit label gebeurt in een beoordelingsteamc) 4.2.1

Voorbereiding van de selectie

4.2.1.1

Vragen van vaste medewerkers Vragen van medewerkers met een vast contract naar “meer uren” en vragen naar “wijziging binnen dezelfde zorgvorm”, waarbij het TH een positief advies gaf, gaan voor. Medewerkers stellen deze vraag schriftelijk via een standaarddocument op intranet, dat geïntegreerd is in het medewerkersdossier.

4.2.1.2

Uitschrijven vacature De stafmedewerker HRM betrekt een teamhoofd bij de selectie. De stafmedewerker HRM schrijft in 3 4 overleg met het teamhoofd een vacature op basis van de functiebeschrijving Een vacature onbepaalde duur wordt steeds intern verspreid. Vervolgens maakt de stafmedewerker HRM een leidraad (op basis van competenties) als voorbereiding van het selectiegesprek.

4.2.1.3

Planning gesprek De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek via brief, mail of telefoon door de stafmedewerker HRM. De afspraak wordt op de sollicitatiebrief vermeld.

Khb 4g1

24/06/2013 / versie 7

Pagina 3 van 5

4.2.2

Deelnemers aan de selectie  Interne kandidaten in tijdelijke uren die weerhouden werden door het beoordelingsteam  Interne kandidaten in open uren met vraag naar loopbaanverandering  Externe kandidaten indien er geen interne respons was op de vacature

4.2.3

Het resultaat van de selectie  

4.3

Eén weerhouden kandidaat – die de job kan invullen. Niet - weerhouden kandidaten: - Externe kandidaten kunnen feedback vragen waarbij de procedure eindigt. - Interne kandidaten : Indien hun eigen teamhoofd aanwezig was op de selectie krijgen zij van hun teamhoofd feedback, andere kandidaten van de stafmedewerker HRM met link naar het huidge teamhoofd in functie van werkpunten.

Invulling van interim – vacatures 4.3.1

Interims binnen Blijdorp (zonder opsplitsing in zorgvorm) Wanneer er een interim vacature ontstaat, wordt eerst gekeken of er in Blijdorp interims vrijkomen die over de nodige competenties beschikken om de interim in te vullen. Hiertoe vullen de teamhoofden maandelijks het medewerkers - dossier van interims in op intranet.

4.3.2

Wervingslijst : indien er geen interims vrijkomen wordt in de wervingslijst11 gekeken wie beschikbaar is. Het teamhoofd beslist zelf wie hij / zij zal uitnodigen voor een gesprek ifv de in te vullen interim. Het teamhoofd beslist wie in dienst zal komen. Indien er geen beschikbare kandidaten zijn, zal de stafmedewerker HRM verder zoeken om geschikte kandidaten te vinden. Daartoe wordt mogelijks een extra wervingsgesprek georganiseerd (zie 4.1). Vanuit deze nieuwe kandidaten zal de stafmedewerker HRM, aan het teamhoofd dat een medewerker zoekt, enkele personen voorstellen. Het is het teamhoofd dat uiteindelijk beslist wie in dienst zal komen.

5

VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN 1 Mappen met sollicitatiebrieven 2 Vacature 3 Functiebeschrijving 4 Antwoordbrief of mail 5 Aanvraagformulier voor meer uren en/of wijziging team 6 Verslag voor Raad Van Bestuur 7 Arbeidsreglement 8 Attitudes voor medewerkers

6

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN Raad Van Bestuur: Een vertegenwoordiger is lid van het selectieteam bij de selectie van leidinggevenden. Algemeen directeur: Is lid van het selectieteam bij de selectie van leidinggevenden Coördinator: Bepaalt of de vacature intern en/of extern gevacateerd wordt Is lid van het selectieteam bij de selectie van leidinggevenden. Geeft de opdracht aan de personeelsdienst voor het opmaken van een contract Teamhoofd: Lid van het selectieteam samen met de stafmedewerker HRM Beslist welke van de aangeboden kandidaten (door stafmedewerker HRM) wordt aangeworven Vult maandelijks de beoordeling van interims aan in het medewerkersdossier op vraag van de stafmedewerkerHRM Vult de vragen van medewerkers aangaande wijzigingen/min- of meeruren aan in het medewerkersdossier Kan opdracht geven aan de personeelsdienst voor het opmaken van een contract

Khb 4g1

24/06/2013 / versie 7

Pagina 4 van 5

Stafmedewerker HRM: Verantwoordelijk voor de mappen met sollicitatiebrieven Screent de sollicitatiebrieven Organiseert de selectie en is lid van het selectieteam. Nodigt een teamhoofd uit Zorgt voor registratie van het verloop en de resultaten. Volgt de beoordeling van interims op in het medewerkersdossier in functie van de verdere loopbaan in Blijdorp. Personeelsdienst: Maakt het contract op in opdracht van het teamhoofd/coördinator en geeft de genoemde documenten mee met de nieuwe medewerker. (zie 3.6) 7

REGISTRATIES

Registratie

Wie

Indexering

Mappen met Sollicitatiebrieven

Stafmedewerker HRM

Per datum van ontvangst

Vacature en bijhorende leidraad voor de selectie

Bewaartermijn Waar Bureau stafmedewerkers organisatie 2 jaar Intranet Blijdorp blijvend

Stafmedewerker HRM Betrokken teamhoofd De beoordeIing van interims Teamhoofd(en) aanvullen in het medewerkersdossier

Per datum van opmaak

Maandelijks zolang in dienst

Intranet Blijdorp Periode in dienst

Nota vooraan op de sollicitatiebrief met code, datum en resultaat van het selectiegesprek.

Per brief in de mappen van sollicitatie brieven

Bureau stafmedewerkers organisatie 2 jaar

Per functie

Intranet 2 jaar

Stafmedewerker HRM

Verslag raad van bestuur bij Stafmedewerker selectie leidinggevenden HRM

a

Wervingsgesprek: regelmatig weerkerende gestructureerde gesprekken waar kandidaten gescreend worden op kern- en basiscompetenties (attitude, normen en waarden) b Wervingslijst: Lijst met alle weerhouden kandidaten uit de wervingsgesprekken c Beoordelingsteam: Team dat samenkomt om interne kandidaten te screenen in functie van vaste tewerkstelling. Teamhoofden stellen hun kandidaten voor. Aan de hand van de afgenomen beoordeling stellen de andere teamhoofden vragen naar scoes, kwaliteiten en werkpunten om een intersubjectieve afweging te krijgen

Khb 4g1

24/06/2013 / versie 7

Pagina 5 van 5