Het programma wordt toegelicht en iedereen stelt zich voor en geeft aan waar inkoop in de organisatie zich bevindt

Onderwerp:Bijeenkomst IPK Datum: 09-02-2012 Auteur: Ellen Bots-Floors Deelnemerslijst Organisatie CompaNanny Nederland BV SWK Facet Stichting Kinderopvang Amersfoort Stichting Kinderopvang Bussum, Naarden, Muiden, Muidenberg Kinderopvang Hilversum SKA Captise Facilitair en Inkoop

Verslag 13.00 – 13.30 uur

Inloop/ontvangst koffie/thee

13.30 – 13.45 uur Inleiding Er zijn wat afmeldingen waardoor de samenstelling van de groep kleiner is dan verwacht, maar dit is geen probleem voor de inhoud en discussie. Het programma wordt toegelicht en iedereen stelt zich voor en geeft aan waar inkoop in de organisatie zich bevindt. Kort start er al een discussie over leveranciers en inkoop en bezuinigingen. Ook merkt men dat er bezuinigt wordt op het aantal fte op facilitair en inkoopgebied. Verder wordt kort Kindwijzer besproken en de kring facilitair. 13.45 – 14.45 uur

Contracten waar aan te denken?

Inleiding Contractvormen is een breed onderwerp. In deze bijeenkomst behandelen we enkele vormen en algemene informatie daarom heen. Goede contracten zijn van belang voor elk soort organisatie en is niet afhankelijk van de grootte van de organisatie. Contracten vertegenwoordigen een groot deel van het kapitaal en een aanzienlijk deel van de exploitatiebegroting. Van groot belang om dit goed in te regelen.

Voor contractmanagement geldt hetzelfde, ook voor alle organisaties. (Voor kleine organisaties zou je dit vb. in een excellblad/meldingen in Outlook kunnen doen). Hoe contracten decentraal zichtbaar zijn kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door sharepoint, intranet, een module contractbeheer van een FMIS systeem etc. De producten en diensten van deze contracten kun je bijvoorbeeld in de portfolio van Kraljic zetten.

Routineproducten Uitleg Routineproducten (kosten relatief laag, weinig afbreukrisico’s, voldoende leveranciers)      

Zo min mogelijk administratieve belasting voor de organisatie Gebruik raamcontracten en algemene inkoopvoorwaarden Het accent ligt op de logistieke en administratieve aspecten in het contract De rol van de jurist zal zich bij dit segment beperken tot het opstellen van de inkoop-voorwaarden en van standaard contracten. De juridische knelpunten zijn bij routine-producten veelal niet complex. Gebruik inkoopbundeling

Hefboomproducten Uitleg hefboomproducten (niet complexe producten, voldoende aanbieders, substantiële waarde van het totale inkooppakket)      

Besteed goede aandacht aan de contractonderhandelingen over de prijzen en de toegevoegde waarde van de leverancier. Gebruik standaardcontracten en algemene inkoopvoorwaarden De looptijd van de contracten zal beperkt zijn (marktwerking) Bij wisseling leveranciers zo min mogelijk kosten, vaak wordt in het contract daar al iets over opgenomen (opzegtermijnen zonder extra kosten voortijdig kan worden beëindigd Neme in het contract mee: de prijsontwikkeling van het contract en de marktontwikkeling afstemmen op elkaar. Gebruik inkoopbundeling

Knelpuntproducten Uitleg Knelpuntproducten (één leverancier en vaak de leveringscondities van de leverancier).   

Belangrijke punten bij het contract Zekerheid van levering en onderhandelingen. Eigen inkoopvoorwaarden en (standaard) contractvoorwaarden zijn bijna niet van toepassing. Probeer zo min mogelijk knelpuntproducten te hebben (merkspecificaties in leveranciersneutrale specificaties te wijzigen).

Strategische producten Uitleg Strategische producten (hoge kosten en risico’s).        

Goede interne voorbereiding om goed te weten wat men wil/nodig heeft. Goede afstemming met de leverancier. Contractonderhandelingen zijn complex en nemen veel tijd in beslag. Gebruik een maatwerk-contract ( toegeschreven de producten en diensten welke opgenomen worden). Inkoopvoorwaarden kunnen worden gebruikt, met niet te veel uitzonderingen. Probeer risico’s zoveel mogelijk er uit te halen. Contracten zullen veel tijd en expertise vergen. Hier geldt dat de kwaliteit van het contract een belangrijke bijdrage levert aan het uiteindelijke inkoopresultaat. Vaak langlopende contracten.

Tips en Trucs 1. Stel als organisatie een format contract/checklist op met de punten die van belang zijn in elke contract terug te zien. 2. Tekenbevoegdheid: Zorg dat je de tekenbevoegde hebt van de leverancier, maar dat jezelf ook de tekenbevoegde bent (via de kvk in te zien). 3. Zorg dat het contract helder en volledig met bijlagen is omschreven/opgesteld. Door gebruik van verschillende documenten is het lastig alle ‘ins en outs’ van het contract te weten en op in te kunnen spelen. Er kan ook binnen de verschillende documenten regelmatig naar andere documenten en/of artikelen worden verwezen. Hierdoor is een goede samenvatting van afspraken zeker rondom bijzonderheden niet goed samen te vatten. Met name rondom ICT zou dit terug kunnen komen. Zorg dat aanpassingen kenbaar worden gemaakt. 4. Zorg dat alle punten die je nodig hebt rondom contracten geregeld zijn, zoals algemene voorwaarden, tekenbevoegdheid etc.  

Heb je als organisatie zelf geen algemene voorwaarden dan kun je ook verkoopvoorwaarden in je contract uitsluiten/aanpassen. Neem de verkoopvoorwaarden ook door!

5. Voer een contractanalyse uit van de huidige contracten en zo weet je of de juiste contracten zijn afgesloten (ook qua vorm). 6. Structuur en inhoud van een overeenkomst: 

Benoeming Correct benoemen van de partijen



Considerans Geeft de achtergrond van de transactie weer, voorgeschiedenis, motieven van de partijen om een overeenkomst aan te gaan.



Definities Weke definities gebruik je en die moet je weergeven. Vb. ‘locaties’ zijn alle locatie behalve….



Functionele omschrijving Wat wordt er overeengekomen hieraan kun je meten of de leverancier heeft geleverd wat er afgesproken is.



Documenten die erbij horen Bijlagen, tekeningen, ALV etc.



Kernbedingen Dit maakt duidelijk om welke zaak het gaat. WAT wordt er en in welke HOEVEELHEID wordt er gekocht voor WELKE prijs.



Andere artikelen Denk aan aansprakelijkheid, boeteclausule, eigendomsovergang, geheimhouding, garantie etc.



Ondertekingsblok Degenen die bij de benoeming genoemd zijn en bevoegd zijn volgens de KvK.

14.45 – 15.00 uur

Onderbreking met koffie/thee

15.00 – 16.00 uur

Discussie

Drie vragen die we hebben behandeld: 1. Met hoeveel procent van je leveranciers heb je contracten? Dit verschilt erg, tussen de 5% en 90%. Met name rondom onderhoudscontracten en intentieovereenkomsten liggen afspraken vast. Groenvoorziening nog niet. 2. Heb je het overzicht van alle contracten binnen de organisatie? Nee dat is er niet of niet volledig. Hoe zorg je dat de inhoud van het contract bij de verschillende mensen zichtbaar is. Hoe zorg je verder dat de verschillende contacten boven water komen en bij het afsluiten van een nieuw contract dat je alles meeneemt en niet onderdelen vergeet. Er worden diverse tips gedeeld. 3. Wat is je grootste ‘bottleneck’ bij het afsluiten van een contracten binnen de organisatie? Geen goede centrale aansturing nodig als het MT ook niet achter een centrale inkoop staat. Verschillende onderdelen in de organisatie hebben hun eigen eisen en wensen en gaan soms voor hun eigen voordelen dan de organisatiebrede voordelen. Door de onderdelen budgetverantwoordelijk te maken ‘voelen’ ze het in hun ‘portemonnee’. Maar jij moet aan de slag met die ‘portemonnee’. 16.00 – 16.10 uur

Afsluiting

Presentatie en documenten zijn te vinden op www.captise.nl en in de linkedin groep. Volgende bijeenkomst 25-09-2012, Stichting Kinderopvang Amersfoort ontvangt ons graag. Interessante onderwerpen zijn: offertetraject, leverancierslijsten. Dank voor SKA Alphen a/d Rijn voor de hartelijke ontvangst en de goede gastvrijheid! 16.10 uur

Borrel