Het ontwikkelen van de vastgestelde Competenties van Crisis Management Teamleden: wat is ‘trainable’ ? Niet alle competenties zijn even gemakkelijk te trainen. Ook zijn ze niet allemaal op dezelfde wijze te ontwikkelen. Hieronder geven we een overzicht van de verschillende competenties van Crisis Management Teamleden en de bijbehorende definities. Bij deze competenties bespreken we kort in hoever ze (volgens relevante literatuur) te ontwikkelen zijn, zowel “off-the-job” (bv. in trainingen en opleidingen en externe coaching) als “on-the-job” (op de werkplek, in het dagdagelijkse werk, al dan niet met ondersteuning van bv. een coach, mentor of de eigen leidinggevende). Dit overzicht kunt u gebruiken bij het nadenken en vaststellen wat voor u de beste manier is om zwakke punten te versterken en uw kwaliteiten beter te benutten. 1. Persoonlijk gedrag: 1.1 Durf Definitie: risico's aangaan om uiteindelijk een bepaald herkenbaar resultaat te behalen. Deze competentie is moeilijk te ontwikkelen. Durfgedrag (als tegenovergestelde van risicomijdend gedrag) hangt onder meer samen met de cultuur van de organisatie; wordt het beloond of afgestraft, is er sprake van veel risicomijdend gedrag ? In veel organisaties is beloning / straf afhankelijk van het resultaat en niet van het omgaan met risico’s op zichzelf. Off-the-job is het gedrag zeer moeilijk te ontwikkelen. Er kan wel getraind worden op het realistisch inschatten van risico’s, maar durfgedrag is op zich moeilijk te trainen. (en risicomijdend gedrag is moeilijk ‘af te leren’). On-the-job kan een mentor stimuleren en belonen dat de betrokkene risico's neemt. In de organisatie moet het dan wel mogelijk zijn om risico’s te nemen (de betrokkene zal zich wel gesteund moeten voelen door bv. de leiding). Ook kan het in teamverband omgaan met risico’s betrokkenen helpen om meer durfgedrag te vertonen. Het ontwikkelen van durf kan in samenhang met initiatief en besluitvaardigheid worden gebracht. 1.2 Initiatief Definitie: kansen c.q. mogelijkheden signaleren en ernaar handelen. Liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten. Initiatief is moeilijk zelfstandig te ontwikkelen. Initiatief is een kwantitatief gedragskenmerk. De kwaliteit van het initiatief heeft een relatie met de competentie oordeelsvorming.
©ABLE BV 2008
Off-the-job: in trainingen kan een persoon wel geleerd worden dat pro-actief optreden veelal effectiever is dan re-actief handelen (de zeven eigenschappen van Covey kunnen hierbij onder meer behulpzaam zijn om ook echt pro-actief gedrag te ontwikkelen). Ook bewustwording van processen die maken dat een persoon terughoudend is (bv. ideëen over hoe anderen hen zien) kan bijdragen aan het ontwikkelen van meer proactief gedrag. On-the-job: directe feedback van bv. een buddy naar aanleiding van concrete situaties (bv. vergaderingen) kan ertoe bijdragen dat de betrokkene zich meer bewust wordt van zijn gedrag. Daarmee ontwikkelt de betrokkene nog geen initiatiefgedrag. Een lage score op initiatief gaat vaak samen met een lage score op durf. 1.3 Schakelvermogen. Definitie: indien zich wijzigingen in de omstandigheden voordoen, zoals problemen of kansen, de eigen gedragsstijl veranderen teneinde het gestelde doel te bereiken. Off-the-job: te ontwikkelen door te oefenen in het omgaan met weerstanden, van stijl wisselen in bv. onderhandelingssituaties, alternatieve gedragswijzen aanleren in het leidinggeven aan anderen. On-the-job: coaching door een coach op de werkplek vraagt gedegen voorbereiding en feedback vanwege het grote afbreukrisico. Een lage score op schakelvermogen gaat vaak samen met een lage score op leidinggeven. 1.4 Stressbestendigheid, effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Dit gedrag kan worden ontwikkeld door trainingen stressmanagement, yoga, time management en dergelijke. Uit recent onderzoek blijkt, dat het aanpassen van de organisatiecontext waardoor meer “controls” beschikbaar komen, een belangrijke bijdrage kan leveren aan het verminderen van stress bij betrokkenen. On-the-job: coaching en intervisie kunnen enig soelaas bieden in het vergroten van inzicht in factoren die leiden tot stress. Ook kan het ontwikkelen van competenties als het plannen en organiseren van het eigen werk worden ondersteund.
©ABLE BV 2008
Off-the-job: dient training en coaching zich te richten op het ontdekken van stresserende situaties, inzicht krijgen in de “systemen” in het werk die maken dat mensen stress ervaren en vergroten van zelfvertrouwen (o.a. door vaardigheden in het beinvloeden van de omgeving, zoals assertief gedrag te versterken). Wanneer de ontwikkeling van onder meer plannen en organiseren, assertief reageren, probleemanalyse en luisteren toeneemt, zal de betrokkene minder last hebben van stress
2. Management en organisatie 2.1 Taakgericht leiderschap, Definitie: richting en sturing geven aan taak uitoefening van anderen (medewerker, collega of leidinggevende) in het kader van hun taakvervulling; stijl en methode van leidinggeven aanpassen aan betrokken individuen, taken en situatie. Dit is goed aan te leren. Het betreft stijlen als opdrachten geven, overtuigen, overleggen en delegeren. Off-the-job: door middel van groeps-/individuele training. On-the-job: door middel van actieve coaching door een mentor. Deze dient met de betrokkene na te gaan welke stijl adequaat is in relatie tot de taakgeschiktheid van de medewerker. Een lage score op leidinggeven kan samengaan met een lage score op schakelvermogen. 2.2 Plannen en organiseren, Definitie: effectief het eigen werk en het werk van anderen organiseren door het plannen van doelstellingen, tijd en activiteiten; beschikbare tijd en inspanningen van zichzelf en anderen richten op de hoofdzaken en de acute problemen . Off-the-job: de methodisch-technische component van dit gedrag kan goed worden ontwikkeld met behulp van off-the-job-trainingen op het gebied van projectmatig werken, time management en dergelijke. Aanvullende coaching in de werksituatie bevordert de transfer. Het disciplinegedeelte is veel lastiger te leren en heeft vooral betrekking op de behoefte aan overzicht, planmatigheid en structuur in het werk. On-the-job: De werkomgeving kanl een bepaalde druk op leggen door eisen te stellen (bv. het aanhouden van deadlines, het werken volgens bepaalde systematieken, het op tijd informeren van mensen, enz.), waardoor de discipline wordt versterkt.
©ABLE BV 2008
Een lage score op plannen en organiseren kan samengaan met een lage score op oordeelsvorming en voortgangsbewaking. Plannen en organiseren gaat vooraf aan voortgangsbewaking. Een hoge score op stressbestendigheid en schakelvermogen kan eveneens samengaan met een lage score op plannen en organiseren (en voortgangsbewaking) 2.3 Voortgangsbewaking, Definitie: opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Off-the-job: zie plannen en organiseren On-the-job: deze gedragskenmerk is goed te ontwikkelen op de werkplek (werken met agenda, meetmomenten, werken met mijlpalen, checklists en dergelijke). Een lage score op voortgangsbewaking kan samengaan met een lage score op plannen en organiseren. 3. Analyse en besluitvorming 3.1 Besluitvaardigheid, Definitie: beslissingen nemen door middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van het uitspreken van oordelen. Op zichzelf is besluitvaardigheid lastig te ontwikkelen. Onvoldoende besluitvaardigheid kan namelijk direct samenhangen met inadequate probleemanalyse, onjuiste oordeelsvorming, een ineffectief besluitvormingsproces. Ook kan het zo zijn dat de betrokkene terugdeinst voor het doorhakken van knopen (en bv. onvoldoende kennis heeft of onvoldoende vertrouwen heeft in eigen ervaring, moeilijk met onzekerheid omgaat of met weerstanden bij anderen). Off-the-job: trainingen projectmatig werken en resultaatgericht managen kunnen helpen doordat zij betere voorwaarden scheppen om besluitvaardigheid te vertonen. On-the-job: kan de betrokkene worden gestimuleerd genoegen te nemen met een werkbaar besluit in tegenstelling tot het streven naar het perfecte besluit. Een lage score op besluitvaardigheid kan samengaan met een lage score op durf en stressbestendigheid.
©ABLE BV 2008
3. 2 Probleemanalyse, Definitie: signaleren van problemen; herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen; zoeken naar terzake doende gegevens. Off-the-job: het opsporen van oorzaken en zoeken naar informatie die met het probleem te maken heeft' is goed te ontwikkelen in opleidingen. Ook is de methodische kant goed te ontwikkelen (denk aan technieken als Kepner Tregoe, Root Cause Analysis, enz.). On-the-job: coaching dient zich vooral te richten op datgene wat de betrokkene te weinig heeft of mist, zoals het leggen van verbanden met wat voor de klant belangrijk is, vraagstellingen vanuit meer dan één invalshoek bekijken, aandacht besteden aan de relevante zaken en niet aan irrelevante details enz.
4. Samenwerken en communicatie 4.1 Teamwork Definitie: actief bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking eenonderwerp betreft, dat niet direct van persoonlijk belang is. Teamwork is op zich niet moeilijk, het vraagt vooral de wil en attitude om het eigen belang ondergeschikt te maken aan het teambelang. Off-the-job: te ontwikkelen in trainingen samenwerken, teameffectiviteit, teamrolontwikkeling (bv. Belbin’s teamrolmodel) en dergelijke. On-the-job: te ontwikkelen met behulp van actieve coaching van een teamcoach of door intervisie te doen in het team. 4.2 Overwicht. Definitie: vanaf het eerste moment invloed uitoefenen op het gedrag van anderen en deze behouden, waarbij de anderen deze invloed accepteren. Off-the-job: in samenhang met luisteren en sensitiviteit in trainingen goed te ontwikkelen (bv in trainingen adviesvaardigheden, projectleiderschap, presentatievaardigheden, enz.). Met name wanneer 'het eerste contact' en 'rapport building' centraal staat. On-the-job: coaching moet zich vooral richten op het geven van feedback op het verbale en non-verbale gedrag en de effecten hiervan in contacten met anderen.
©ABLE BV 2008
