Outlook 2010
1
Wat is er nieuw? ...................................................................................................................... 4
1.1 1.2 1.3
“The Ribbon” / Het Lint ........................................................................................................... 4 Het navigatiepaneel ................................................................................................................ 4 Zoeken ..................................................................................................................................... 5
2
Outlook 2010 opstarten ........................................................................................................... 6
3
Mails lezen ............................................................................................................................... 8
4
Een mail sturen ...................................................................................................................... 10
4.1
Een geadresseerde invoeren ................................................................................................. 10
4.1.1
Via de knop “Aan” ................................................................................................................. 11
4.1.2
Via het invoervak ................................................................................................................... 12
4.1.3
Via auto‐complete ................................................................................................................. 13
4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
Een bijlage toevoegen ........................................................................................................... 13 Een handtekening instellen ................................................................................................... 14 Opvolging instellen ................................................................................................................ 16 Urgentie instellen .................................................................................................................. 16 Schermafbeelding toevoegen ............................................................................................... 17 Hyperlink toevoegen ............................................................................................................. 18
4.7.1
Via de knop “Hyperlink” ........................................................................................................ 18
4.7.2
Via het drop‐down menu ...................................................................................................... 19
4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13
“BCC” toevoegen ................................................................................................................... 20 Uitegesteld versturen instellen ............................................................................................. 20 “Antwoord richten aan” instellen ......................................................................................... 21 Machtigingen instellen .......................................................................................................... 22 Ontvangst‐ / Leesbevestiging instellen ................................................................................. 23 Mails terugroepen (recall) ..................................................................................................... 24
5
Mail beheren .......................................................................................................................... 26
5.1 5.2
Mappen aanmaken................................................................................................................ 26 Rules aanmaken .................................................................................................................... 27
5.2.1
Een nieuwe regel aanmaken ................................................................................................. 28
5.2.2
Een regel maken op basis van een ontvangen mail .............................................................. 32
5.3
Gebruik maken van categorieën ........................................................................................... 34
5.3.1
Categorieën instellen............................................................................................................. 34
5.3.2
Een eigen categorie aanmaken ............................................................................................. 35
5.3.3
Filteren op categorie ............................................................................................................. 37
5.4 5.5
Out of office instellen ............................................................................................................ 42 Mailbox openstellen voor derden ......................................................................................... 45
5.5.1
Derden laten mailen in jouw naam. ...................................................................................... 45
5.5.2
Derden toegang geven tot specifieke mappen binnen jouw mailbox .................................. 47
5.6 5.7
Mailen in naam van derden ................................................................................................... 50 Mailbox van derden openen ................................................................................................. 51
5.7.1
Als gemachtigde een map van derden openen ..................................................................... 51
5.7.2
Een mailbox inladen via extra rechten per submap .............................................................. 53
5.8
Zoeken naar mails ................................................................................................................. 56
5.8.1
Een zoekopdracht ingeven .................................................................................................... 56
5.8.2
Een zoekopdracht opbouwen en uitvoeren .......................................................................... 57
6
Contactpersonen.................................................................................................................... 58
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Adresboek en adreslijsten ..................................................................................................... 58 Zoeken naar contactpersonen............................................................................................... 59 Contactpersonen toevoegen ................................................................................................. 61 Distributielijsten / mailinglijsten ........................................................................................... 63 Groepen aanmaken ............................................................................................................... 64
7
Agenda ................................................................................................................................... 65
7.1 7.2
Navigeren naar jouw agenda ................................................................................................ 65 Een agenda – item aanmaken ............................................................................................... 66
7.2.1
Een eenmalig agenda‐item aanmaken .................................................................................. 66
7.2.2
Een terugkerend agenda‐item inplannen ............................................................................. 67
7.2.3
Herinnering/weergave toevoegen aan agenda – item......................................................... 68
7.3
Vergaderingen inplannen ...................................................................................................... 69
7.3.1
Personen toevoegen ............................................................................................................. 69
7.3.2
Een geschikt moment vinden via planningsassistent ............................................................ 69
7.3.3
Ruimte / locatie invoegen ..................................................................................................... 70
7.4 7.5 7.6
Derden toegang geven tot jouw agenda ............................................................................... 72 Agenda van derden openen .................................................................................................. 74 Privé agenda – items ............................................................................................................. 75
8
Taken ...................................................................................................................................... 76
8.1 8.2
Taken aanmaken / wijzigen ................................................................................................... 77 Taken delegeren .................................................................................................................... 78
1 W Wat is err nieuw?
1.1
“Th he Ribbon n” / Het Li nt
meen en dus ook in Outloook 2010 is het Een eersste grote nieuwigheid in Office 2010 in het algem gebruik vvan het Lint,, ook wel Rib bbon genoem md (zie afbee elding hieron nder). Dit lintt wordt in Ou utlook standaarrd altijd geto oond. Dit lintt heeft 4 tabbs (start, verzzenden/ontvvangen, Mapp, Beeld) . De eze tabs veranderen naar gelang het onde erdeel dat jee selecteert in Outlook (a als je jouw aggenda opentt, ga je andere ttabs zien dan n wanneer je e takenlijst oppenstaat).
1.2
Hett navigatie epaneel
nen kleine wiijzigingen zijn doorgevoe erd, is het naavigatiepanee el. Een tweeede onderdeeel waarbinn Bovenaaan dit navigatiepaneel vin nd je een on derdeel “Favvorieten” terrug. Hierin sttaan standaa ard een aantal m mappen die w waarschijnlijkk het meest ggebruikt gaan worden (In nbox, delete d Items, …). Je kan aan dit o onderdeel zeelf mappen to oevoegen di e je veel geb bruikt. Daarnaaast heeft de n naam van de e mailbox nu standaard d de naam van jouw mailaddres waardoo or je, indien jee meerdere m mailboxen he ebt, deze sneeller kan identificeren. Via dit navigatiepaneeel ga je ookk toegang hebbben tot de verschillende onderdeleen die in Outllook gecombiineerd worden. Onderaa an zie je nam melijk knoppe en staan voor zowel jouw w mail, jouw kalenderr, jouw contaacten en jouw takenlijst. Hiermee kan je snel schakelen tusseen deze verscchillende onderdeelen.
4
1.3
Zoe eken
nnen Outloo ok 2010 heeftt een vernieuwing gekregen. Het zoeekbereik kan nu veel Ook de zzoekoptie bin diepgaan nder ingesteeld worden dan voordien . Je krijgt hieronder een eerste zichtt op het zoekk tabblad. Dit onderdeeel wordt later in deze haandleiding dieper bespro oken.
5
2 Outlook 2010 opsstarten Outlook 2010 0 opstarten vvia de knop Eenmaal dat je ingelogd bent op jouw compuuter, kan je O elding hieronnder) onderaan de startbalk. (zie afbee
Je gaat h hierna eerst o onderstaand d scherm te zzien krijgen. Dit geeftt een indicatie dat Outloo ok aan het oopstarten is. JJe kan dit op pstartproces nu ook stoppen door aan n de rechterkkant onderaa an op de opttie “Annulere en” te klikken.
6
Eenmaal dit scherm doorlopen w wordt standaaard jouw maailbox weerg gegeven binnnen Outlook 2010.
7
3 M Mails lezzen an je deze bi nnen jouw m mailbox herkennen aan dde gesloten e envelop Wanneeer je een mail aankrijgt ka die voor de naam van de afzende er staat. Eennmaal je deze e geselecteerd hebt zal ddit icoontje w wijzigen in een op pen envelop p wanneer je bovenaan oop de knop O Ongelezen/ge elezen klikt oof door een a andere mail te o openen.
en bijlage erb bij. Soms kan het ook zijn dat je een mail gaat krrijgen met ee Binnen O Outlook 2010 0 is er de mo ogelijkheid o m een previe ew van dit document te zien door ee erst op het docu ument in bijlage te klikke en en daarnaa op de knop “Voorbeeld van bestandd weergeven n” te klikken.
8
Hierdoor gaat er een n voorbeeldw weergave te zien zijn. Deze weergave e is echter ni et klaar om aanpassingen in doo or te voeren. Hiervoorr moet je eerrst deze bijla age opslaan. Dit doe je do oor rechts te e klikken op dde bijlage en n dan de optie “O Opslaan als” tte selecteren n.
9
4 E Een maill sturen enaan de opttie “Nieuwe e‐mail” te se electeren (zi e onderstaande Een maill sturen doe je door bove figuur).
Hierdoor wordt er eeen nieuw ven nster geopennd waarbinn nen je jouw m mail kan opsttellen.
Ook hierrbij zie je bovvenaan de ribbon. Met bbehulp van deze ribbon kan je versch illende zaken n instellen n (opmaak deefiniëren, bijlagen toevoeegen, handte ekening invo oeren, …).
4.1
Een n geadressseerde in nvoeren
Eenmaal je het venstter hebt geopend om ee n nieuwe maail aan te ma aken zijn er vverschillende e maniereen beschikbaar waarop je e geadresseeerden kan invvoeren.
10
4.1.1
Via d de knop “Aan”
an” beschikb aar”. Eerst en vooral is er de knop “Aa
Als je hieerop geklikt hebt krijg je onderstaandd venster zicchtbaar.
Dit is hett algemeen aadresboek va an de KHLeuuven. Hierin zitten dus zow wel alle studenten als peersoneelslede en van de KH HLeuven. Opgelet! moet je een persoon opzzoeken doorr eerst Zolang jee bij zoeken de optie “Alleen naam”” selecteert m zijn voorrnaam en daan pas zijn acchternaam tte typen. Indien jee de omgeke eerde volgorrde gebruikt zal de perso oon in kwesttie niet gevoonden worde en.
11
Indien jee de optie “M Meer Kolommen” aanvinnkt kan perssonen ook op pzoeken dooor enkel zijn//haar achternaaam in te vo oeren, alsook k kan je de ppersoon opzo oeken door zzijn/haar stuudentennum mmer in te voereen of zijn/haar loginnaam m. 4.1.2 2
het invoerv vak Via h
om een gead dresseerde tooe te voegen n is via het invoervak in hhet venster vvan de Een andeere manier o nieuwe m mail.
Indien jee voor de eerrste keer een n mail opstellt naar ieman nd ga je merken dat de aauto‐complette nog niet bescchikbaar is. Om alsnog de geadreesseerde terrug te vindenn kan je dan ggewoon zijn//haar achterrnaam beginnen typen waaarna je bovvenaan op de e knop “Nam men Controle eren” klikt ( zie onderstaaande afbeeld ding).
Hierna kkrijg je een niieuw vensterr te zien mett daarin alle namen die vvoldoen aan het criteria d dat je hebt opggegeven in h het invoervakk. Je selecteeert dan de naam of namen die je noddig hebt en kklikt daarna o onderaan op de knop “OK”. Hierdoorr wordt het juiste mailadres ingevoerrd in het vak “Aan”.
12
4.1.3
Via a auto‐compllete
Een laatsste mogelijkheid om een n geadresseeerde toe te vo oegen is doo or gebruik te maken van de auto‐ complete functie. De enigee voorwaarde waaraan hierbij voldaaan moet worden, is dat je e reeds één m mail naar de betreffende persoon n gestuurd he ebt (zie ondeerstaande affbeelding). Je e kan dan dee auto‐compllete e drukken. uitvoereen door op dee Tabtoets te Indien dit niet het geeval is zal er geen auto‐coomplete aan ngeboden wo orden.
4.2
Een n bijlage toevoegen n
arvoor voorzziene knop te e klikken Aan een mail kan je eenvoudig een bijlage tooevoegen door op de daa bovenaaan in het lint..
Hierdoor ga je een nieuw venster krijgen waaarbinnen je n naar de map p dient te navvigeren waarr jouw bijlage sttaat.
13
Als je bij het selecterren van jouw w bestand opp het drop‐do own menu klikt van de knnop “Invoegen”, krijg je onderrstaande moggelijkheden te zien.
Indien jee voor de eerrste optie kie est zal het beestand als bijjlage aan de mail bij toeegevoegd wo orden. de Bij de 2 optie word dt de bijlage e echter als teekst binnen d de mail toege evoegd.
4.3
Een n handtek kening insstellen
mogelijkheid d om een han ndtekening i n te stellen. Er is de m Dit doe jje door de vo olgende stap ppen te volgeen. Klik binn nen het venstter van je nie euwe mail opp de knop “H Handtekening” (zie onde rstaande afbeelding).
14
Hierna kklik je op de o optie “Handttekeningen… …”.
Hierdoor krijg je ond derstaand venster.
ning aanmaken. Door op de knop “Niieuw” te klikken ga je ee n handteken aam in te voeeren die je aan deze ondertekening w wilt geven. In eerstee instantie diien je een na Eenmaal dit gedaan kan je onderraan de geweenste ondertekingen invvoeren met m mogelijke opmaak erbij. Je kan op p deze manier met andere woorden meerdere handtekening gen maken d ie je kan geb bruiken voor verrschillende doeleinden. Rechts b bovenaan kan n je de e‐mailaccount se lecteren om daarbij in te e stellen welkke je handte ekening je wenstt te gebruiken voor “Nieu uwe berichteen”(mails die e je zelf opste elt) en voor “Antwoorde en en doorgesttuurde bericchten”. Je kan m met andere w woorden je handtekeningg afstellen op p gebied van: 1. A Afzonderlijkee e‐mailacco ounts 2. Binnen dezee accounts op p gebied vann zelf op te sttellen mails o of mails die j e wenst te beantwoorden.
15
4.4
Opv volging in nstellen
Outlook 2010 0 is er de mo ogelijkheid o m bij het verrsturen van m mails een oppvolging voorr jezelf in Binnen O te stellen n. Je kan hiierdoor bij het opstellen van / antwooorden op ee en mail een o opvolging ( taaak ) voor jezelf aanmakeen. Je stelt eeen opvolgin ng in door in het opstelveenster boven naan op de kn nop “Opvolggen” te klikke en.
Hierna kkrijg je onderrstaand overzicht.
Je kan hiierbij dan eeen opvolgterm mijn instellenn. Deze gaatt dan automa atisch in jouw w takenlijst kkomen te staan.
4.5
Urg gentie insttellen
olging (voor jjezelf) kan je e ook een urg gentie instelllen (voor de Naast heet instellen vvan een opvo ontvanger) voor een n bepaalde m mail. n van de urgeentie‐niveaus te selecterren. Standaa rd zijn er 2 n niveaus Dit doe jje door boveenaan op één voorzien n: Lage urgen ntie en hoge urgentie.
Hierbij ggaat bij de on ntvanger voo or de mail ofw wel het uitro oepteken ofw wel de pijl naaar beneden komen te staan.
16
4.6
Sch hermafbee elding toeevoegen
het handig om in een mail een screennshot van ee en bepaald probleem toee te voegen. Vaak is h Deze opttie is binnen Outlook 201 10 beschikbaaar. Je kan en nkel en alleeen een screen nshot toevoeegen van ven nster die op dat momentt open staan. Indien je een prrogramma veerkleind heb bt naar de staartbalk dien je dit eerst terug open tee zetten voordat er een screeenshot van d doorgestuurd kan wordeen. Om een screenshot ttoe te voege en in jouw m ail moet je d de volgende handelingenn stellen in de e opstelweeergave van jouw email. In eerstee instantie diien je bovenaan op het t abblad “Invo oegen” te selecteren.
menu te zien Hierna kkan je op de o optie “schermafbeeldingg” klikken waaarna je een drop‐down m n krijgt met de b beschikbare vensters waarvan een sccreenshot toegevoegd ka an worden.
Je kan daan één van d de beschikba are vensters sselecteren w waardoor dezze automatissch als afbee elding toegevoegd wordt binnen jouw e email. om zelf een sschermopna me te maken. Een andeere optie is o Hierdoor kan je zelf bepalen welk gedeelte vvan een bepaaald venster als bijlage tooegevoegd m moet worden. Je moet ech hter snel zijn om een andder venster te selecteren waarbinnenn je de schermo opname wilt maken.
17
4.7
Hyp perlink to oevoegen
Binnen jouw mails kaan ook hyperlinks toevoeegen. Hierondeer wordt bessproken op w welke manie ren dit moge elijk is. 4.7.1
Via d de knop “H Hyperlink”
or op de knoop “Hyperlinkk” te Eerst en vooral kan je een hyperlink binnen j ouw mail toevoegen doo klikken. e knop “Hypeerlink” besch hikbaar Hiervoorr moet je eerrst het tabblad “Invoege n” selecteren, waarna de is.
Hierdoor gaat het on nderstaande menu geopeend worden.
Binnen d dit menu ga jje in het ond derdeel “Weeer te geven ttekst:” (zie ro ode kader) dde tekst typen die waar de hyperlink aaan gekoppeld d wordt. nderdeel “Ad dres:”(zie bla auwe kader) typ je dan de URL die ge eopend moett worden wa anneer er In het on op de “W Weer te geveen tektst:” ge eklikt wordt ( Vb. https:///portaal.khle euven.be). Eenmaal de hyperlin nk correct inggesteld klik jee onderaan o op “OK”, waa arna de link in jouw maill gd gaat word den. Standaa ard gaat men n deze link m moeten open en door volggende ingevoeg toetsenccombinatie: CTRL + klik .
18
4.7.2 2
Via h het drop‐do own menu
ouw mail in tte voegen dooor eerst de ttekst ( Een andeere mogelijkkheid bestaatt erin om hypperlinks in jo die als hyperlink moeet dienen) te e typen, waaarna je de link zelf gaat in nstellen. en er rechts oop te klikken n. Dit doe jje door de teekst die als hyperlink moeet dienen te selecteren e Hierdoor krijg je ond derstaand dro op‐down meenu te zien.
de optie “Hyp perlink” waaarna je de laaatste stap uitt voorgaand onderdeel dient uit Hierna selecteer je d te voereen.
19
4.8
“BC CC” toevoe egen
er van Standaard is de optiee verzenden naar “BCC” niet meer diirect beschikkbaar in het iinvoervenste jouw op te stellen m mails. Wens je toch een maail te versturren met daarrbij een persoon in “BCC”” dien je ondderstaande stappen te volgen n. Selecteeer eerst het tabblad “Optties” waarna je op de kno op “BCC” klikkt.
Hierdoor gaat het veeldje “BCC” b beschikbaar w worden bij d de geadresseerden.
. u kan je perssonen in BCC C toevoegen oop dezelfde manier als w waarop je pe rsonen bij “A Aan …” Vanaf nu of in “CC C…” hebt toeegevoegd.
4.9
Uite egesteld v versturen n instellen n
Outlook 2010 0 bestaat er ook de mogeelijkheid om een mail me et een bepaaalde vertragiing te Binnen O verstureen. Je kan biijvoorbeeld eeen mail om 08.00 uur o pstellen en o op de knop ““Versturen” kklikken maarr met de optie dat de mail pass afgeleverd wordt 18.000 uur bij de ggeadresseerd de. Om van deze mogelijkheid gebru uik te makenn dien je de vvolgend stapp pen uit te vooeren. Selecteeer het tabblad “Opties” w waarna je op de knop “Be ezorging uitstellen” klikt.
20
Hierna kkrijg je onderrstaand menu. Hierbij kkan je bij het onderdeel ““Bezorgingsoopties” onder andere een n datum alsoook een uur instellen waarop de verzondeen mail afgele everd moet w worden bij d de geadresse eerde(n).
Je kan hiierbij ook eeen verloopdatum instelle n op een bep paalde mail. Wanneeer een bericht verloopt, w wordt de berrichtkop doorgehaald we eergegeven inn Outlook‐m mappen maar kan het berichtt nog steeds worden geoopend.
4.10
“An ntwoord rrichten aa an” instelllen
mige momen nten is het ha andig om bijj het sturen vvan een mail ook een anttwoord‐adre es in te Op somm stellen. Hierdoor gaan de antwoorden op jouw mail niet noodzakkelijk in jouw w mailbox koomen maar in n de mailbox van het opgegeven antw woord‐adres . Een antw woord‐adress instellen do oe je op de voolgende man nier. Selecteeer in het opsttelvenster he et tablad “Oppties”. Hierna klik je op d de knop “Anttwoord richten aan”.
21
Hierna kkrijg je onderrstaand venster te zien.
Door op de knop “Naamen selecte eren …” te k likken ga je h het adresboe ek zichtbaar krijgen waarrna je de persoon in kwestie kkan selectere en naar wie hhet antwoord gericht mo oet worden. Je kan oo ok een eigen n mailadres invoeren mooest je de perrsoon in kwe estie niet teruugvinden. Je kan deeze optie terrug uitschake elen door heet onderdeel “Antwoord verzenden nnaar:” terug uit te vinken.
4.11
Macchtigingen instelleen
Outlook 2010 0 is er de opttie om mails op bepaalde e gebieden vvan jouw ma il te beperking door Binnen O middel vvan “Machtiggingen”. Een hand dige optie hiierbij is de m mogelijkheid oom het doorrsturen te be eperken. Hierdoor kan een beepaalde perso oon die een mail van jou uw heeft ontvvangen, dezee mail niet doorsturren naar derden.
22
Deze opttie stel je op p onderstaande manier inn. Selecteeer in het opsttelvenster va an jouw mail het tabblad “Opties”, se electeer daarrna de drop‐‐down pijl bij dee knop “Macchtigingen”.
orsturen” seleecteren om deze beperking in te schaakelen. Hierna kkan je de optie “Niet Doo
4.12
Onttvangst‐ / / Leesbeveestiging in nstellen
e machtiging en is er ook de mogelijkh heid om een ontvangst‐ en/of Naast heet instellen vvan bepaalde leesbeveestiging in tee stellen. Dit kan je instellen o om na te gaan n of jouw maail al dan nie et afgeleverd en/of geopeend is. Je moet hiervoor de volgende sta appen uitvoeeren. Selecteeer in het opsttelvenster va an jouw mail het tabblad “Opties” wa aarna je bij hhet onderdee el “Tracerin ng” de volgeende opties a al dan niet kaan aanvinken n.
V Vragen om o ontvangstbevvestiging V Vragen om leesbevestiging
Dit dien je wel voor eelke mail apa art te doen w waarvoor je deze optie w wilt inschakellen.
23
4.13
Maiils terugroepen (reecall)
outlook 2010 0 is er de mo ogelijkheid om m verstuurde e mails terug g te roepen. Binnen o Voorwaaarde hierbij iis dat de geadresseerde ddeze mail no og niet geope end heeft. Om een email terug te roepen (rrecall) moet jje binnen jou uw mailbox n navigeren naaar de “Sent Items” map. Binnen d deze map op pen je de maiil door erop te dubbelklikken. Eenmaal de mail geo opend klik je bovenaan oop het tabblaad “Bestand”. dit overzicht klik je op de e knop “Opniieuw verzend den of intrekkken” en seleecteer je de optie Binnen d “Dit beriicht intrekkeen…”.
24
Hierna kkies je één vaan de 2 besch hikbare optiees en klik je o op “OK”.
n voor het al dan niet slaggen van deze e Je kan hiierbij ook aanvinken om een notifica tie te krijgen terugroeepactie.
25
5 M Mail beh heren box snel de n neiging heeftt om onoverzzichtelijk te w worden is heet aangeweze en om Aangezieen een mailb vanaf heet begin af aaan jouw maillbox een struuctuur mee tte geven. Dit kan je doen op veerschillende manieren:
W Werken mett mappen W Werken mett rules W Werken mett categorieën n …
In dit onderdeel van de handleiding wordt beesproken hoe je enkele vvan deze mannieren kan h hanteren.
5.1
Map ppen aanmaken
nier om je mailbox overz ichtelijk te m maken is doo or je mails opp geregelde Een eenvvoudige man ogenblikkken te archiveren in mappen. Je kann hiervoor ee envoudig en snel zelf mapppen aanmaken. Dit doe jje op de volggende manier. Klik in heet navigatie‐menu rechtss op de naam m van je maillbox. Hierdoor krijg je ond derstaand dro op‐down meenu te zien. Binnen d dit menu seleecteer je dan n de optie “N Nieuwe map …”
26
Hierna kkrijg je onderrstaand venster te zien. Binnen d dit venster geeef je in eersste instantie de naam in die de aan te e maken ma p moet hebb ben. Daarna kkan je nog 2 andere zake en instellen. 1. De inhoud die deze map gaat krijgenn. Op basis vaan de selectie die je hier maakt gaat de map eeen ander lo ogo krijgen en binnen eenn bepaald on nderdeel(ma ail/agenda/coontactpersonen/…) ggeplaatst wo orden. 2. De plaats bin nnen jouw m mailbox waarr deze map in n aangemaakkt moet wordden.
de Eenmaal de benodiggde mappen aangemaaktt zijn, kan je mails uit jouw inbox versslepen naar d of door gebrruik te makenn van de kno op “Verplaatsen” in het liint bovenaan n. benodigde mappen o
5.2
Rulles aanma aken
aar bepaalde mappen te (ver)plaatsen is door gebbruik te maken van Een snellere manier om mails na “Rules”. Hierbij gga je bepaald de voorwaard den instellenn voor het (ve er)plaatsen vvan mails. Op het m moment dat een inkomende mail of eeen mail die reeds in jouw inbox is aaan deze voorwaaarde(n) voldo oet gaat deze e mail autom matisch in de e betreffende e map geplaaatst worden.. Een “Rulle” of regel instellen doe je op onderrstaande manier.
27
5.2.1
Een nieuwe reg gel aanmak ken
els gaan definniëren. Eerst en vooral kan je eigen rege Dit doe jje door boveenaan in het lint op het d rop‐down piijltje van de knop “Regelss” te klikken. Hierna kkan je de optie “Regels en n waarschuw wingen beheren… “ selecteren.
Hierna kkrijg je onderrstaand scherm te zien.
gel vanaf beggin af aan aanmaken. Door bovvenaan op de knop “Nieuwe regel …”” te klikken gga je een reg Er gaat h hierdoor een n wizard opge estart wordeen die je gaatt helpen bij h het correct innstellen van de regel. Een eersst scherm dat je hierbij krijgt is volgennde schermaafbeelding.
28
oorgedefinieeerde sjablon nen kiezen w waarna je op de knop “Vo olgende” In deze sstap kan je één van de vo klikt. en naar een m map selectee er je natuurlijk één van dde eerste 3 Om bepaaalde mails tte verplaatse sjabloneen. In dit voorbeeld word dt het eerste sjabloon gesslecteerd. Hierbij gga je op basiss van afzende er je mails orrganiseren. Als 2de sttap krijg je dan onderstaande scherm mafbeelding.
29
paal je de varriabelen waaarop inkomen nde of reeds ontvangen m mails worden In dit onderdeel bep gesorteeerd. Dit doe jje door in heet 2de vak op de tekst te kklikken die alls link gemarrkeerd is. Bij het onderdeel “personen of o openbare grooepen” ga je het mailadres van de peersoon in kwestie moeten opgeven waaarop geseleccteerd moett worden. In het on nderdeel “naaam map” ga a je een mapp moeten sele ecteren waar de mails naaartoe verplaatst moeten worden. belen ingeste eld kan je op de knop “Vo olgende” klikkken. Eenmaal deze variab Bij de daaarop volgen nde stappen kan je nog b ijkomende vvariabelen off mogelijke uuitzonderinge en instellen n die van toepassing zijn bij de regel. Bij de laaatste stap krijg je ondersstaande scheermafbeeldin ng te zien.
30
nderdeel ga jje een naam instellen vo or de aan te maken rege el. Bij dit on de Als 2 optie ga je dee regel al dan n niet inschakkelen voor jo ouw mailboxx. dige optie hiierbij is “Deze regel nu tooepassen op berichten die al aanwezzig zijn in Inbox”. Een hand Indien jee deze optie aanvinkt gaa at na het klikkken op de knop “Voltooien” de regeel toegepast w worden op jouw inbox en wo orden daarbij de berichteen die op datt moment in jouw inbox aanwezig zijjn en die map. voldoen aan de variaabelen ingestteld in de reggel, verplaattst naar de betreffende m
31
5.2.2 2
Een regel make en op basiss van een on ntvangen m mail
er om regelss aan te maken is door dit te doen opp basis van ee en mail Een andeere en soms snelle manie die je on ntvangen heb bt. Dit doe jje door rechtts te klikken op de ontva ngen mail, d de optie “Reg gels” te seleccteren en daarna de optie “Regel maken …” te selecte eren.
Hierna kkrijg je onderrstaand venster.
Hierbij kkan je snel dee variabelen (zie rode kadder hierbove en) aanvinken die je wennst (afzender, onderweerp, verzonden aan) waaraan een maail moet vold doen alsook d de handelinggen die daardoor uitgevoeerd moeten w worden (zie blauwe kadeer hierboven). Eenmaal de nodige vvariabelen en n handelingeen ingesteld kan je op “O OK” klikken
32
Hierbij gga je een bevvestigingsscherm krijgen waarbij je de e optie hebt om de zojuisst aangemaa akte regel toee te passen o om je inbox.
Vink dezze optie aan indien je dit wenst. Je gaat d dan even mo oeten wachte en opdat de regel uitgevo oerd kan worden.
33
5.3
Geb bruik mak ken van ca ategorieë ën
5.3.1
Cate egorieën instellen
ar specifieke mappen kan n je ook binn nen je algem een postvakk IN Naast heet sorteren vvan mails naa ondersch heid gaan maken. Hierbijj ga je dan geebruik make en van catego orieën. Een cateegorie instellen doe je do oor de betrefffende mail tte selecteren n en bovenaaan op de kno op “Categoriseren” te kklikken.
en aantal cateegorieën ree eds beschikbaar zijn binnnen Outlook. Hierbij zie je dat er sstandaard ee e aanmaken.. Je kan hiier één van sselecteren off zelf een eiggen categorie
Hierna gga je zien (zoaals in bovensstaande afbeeelding) dat de geselecte eerde categoorie toegepasst is.
34
5.3.2 2
Een eigen categ gorie aanm maken
maken aangezzien het moggelijk is dat d de Er is ookk de mogelijkkheid om eigen categorieeën aan te m standaarrd categorieëën ontoereikkend zijn vooor jou. Een eigeen categorie aanmaken d doe je door bbovenaan op de knop “Ca ategoriserenn” te klikken en daarna d de optie “Allee categorieën …” te seleccteren.
Hierna kkrijg je eerst eeen venster waarbij je heet een overzzicht krijgt va an de reeds bbestaande categorieën. ur van de ree eds bestaandde categorieë ën alsook sneltoetsen hieervoor instellen. Je kan hiierbij de kleu Een eigeen categorie aanmaken d doe je via de knop “Nieuw w”.
35
Hierbij d dien je in eerste instantie e een naam inn te voeren vvoor de aan te maken caategorie. Je krijgt erbij ook ineeens de mogelijkheid om m een kleur en sneltoets a aan deze cateegorie te hangen.
Eenmaal de nodige instellingen ggedaan klik jee op “OK”. Hierna ggaat de zojuisst aangemaa akte categoriie bij in het o overzicht verrschijnen vann de beschikb bare categorieën.
Op deze manier is heet voor jou m mogelijk om m meerdere caategorieën aa an te makenn die je gaat toepasseen op ontvan ngen mails. Eenmaal dit toegepaast is het dan n ook mogelijjk om je bee eld te sortere en op basis vvan deze cate egorieën.
36
5.3.3
Filte eren op categorie
maakt van ca ategorieën iss het handig om op bepaalde momennten enkel en n alleen Eenmaal je gebruik m de mailss op te roepeen die een be epaalde cateegorie hebben. Hiervoorr dien je eersste een weerrgave in te sttellen. Dit doe jje op onderstaande manier. Selecteeer het tabblad “Beeld bovvenaan in Ouutlook 2010”” (rode kaderr) waarna je op het drop‐down pijltje naaar “Weergavve wijzigen” klikt (blauw we kader).
Hierna selecteer je d de optie “We eergaven behheren”
Hierdoor krijg je een n overzicht va an de beschi kbare weerggaven op datt moment.
37
Hierbinn nen gaat een nieuwe wee ergave gedeffinieerd worden door op de knop “N iew” te klikkken. Eerst en vooral ga je dan een naa am moeten ggeven aan de eze nieuwe w weergave alssook een typ pe n. instellen
38
Daarna kkan je de nod dige instellin ngen doen. Om een weergave tee definiëren die gaat filteeren op categgorie klik je h hierbij op dee knop “Filterren…” waarna jje het tabblaad “Meer optties” opent.
39
Hierbij kklik je op de kknop “Catego orieën…”. Je kan daaarna de cattegorie of cattegorieën aaanvinken op basis waarva an je wilt filteeren.
Eenmaal de nodige ccategorie(ën) aangevinktt klik je op “O OK”. de zojuist Blijf op ““OK” klikken tot je terug in het eerstee overzichtssscherm terecchtkomt mett daarin nu d gedefinieeerde weerggave. Je kan nu op “Ok” klikken of ineens de wee ergave toepaassen.
40
Vanaf nu u is deze filteer/weergave beschikbaarr onder het ttabblad “Bee eld” en meerr bepaald in het drop‐dow wn menu on nder de knop p “Weergavee wijzigen”.
41
5.4
Outt of office instellen
dens het academiejaar oof tijdens de ssluitingsperio ode is het haandig om een out of Op de tijjdstippen tijd office beericht in te sttellen. Binnen O Outlook 2010 0 stel je dit in n door bovennaan op het tabblad “Bestand” te kli kken en ond der de categorie “Info” de kknop “Autom matische antw woorden” te e selecteren.
utomatisch a antwoord insstellen op 2 n niveau’s. Hier na kkan je een au In het eeerste tabblad d stel je een automatischh antwoord in voor alle gebruikers binnnen de organisatie. Dit zijn eechter enkel en alleen de e PERSONEELLSLEDEN (personen die vvan microsoft ft exchange ggebruik maken). hierbij ook eeen tijdsbereik in. Je stelt h
42
omatisch anttwoord in vo oor alle perso onen buiten de organisatie. In het 2dde tabblad steel je een auto Hier stel je een automatisch antw woord in vooor alle STUDEENTEN en EX XTERNE persoonen. e externe inkkomende ma ail een Je kan hiierbij nog heet onderscheid maken waaarbij je ofwel aan iedere automattisch antwoo ord stuurt of enkel een auutomatisch aantwoord stu uurt aan enkkel en alleen de externe personen off studenten d die in jouw a dresboek aaanwezig zijn. In het laatstte geval gaatt een externe persoon die voor de eerste keer naa r jouw een m mail stuurt G GEEN out of ooffice berichtt terugkrijjgen. Je kan du n mijn organiisatie” aange evinkt laten. us best “Iedeereen buiten
43
44
5.5
Maiilbox openstellen vvoor derd den
5.5.1
Derd den laten m mailen in jo ouw naam.
het om beheeer redenen aangeraden om derden toegang te g geven tot jouuw mailbox. Soms is h m mails in naaam van jouw te versturren. Dit opdaat deze derdeen in staat zo ouden zijn om Een perssoon toegangg geven tot jouw mailboxx doe je op o onderstaande manier. Selecteeer bovenaan het tabblad “Bestand” w waarna je bij de categorie e op de knopp “Accoun ntinstellingen n” klikt. Hierbij selecteer je u uit het drop‐d down menu de optie “Ge emachtigden ntoegang”
45
Hierna kkrijg je een niieuw vensterr te zien waaarbij je via de e knop “Toevvoegen…” eeen persoon toegang gaat gevven tot jouw mailbox.
Er wordtt bovenaan in deze kader ook uitgeleegd welke rechten deze g gemachtigdeen hebben. Eenmaal de persoon n geselecteerrd kan je volggende rechte en instellen:
Rechtenniveeau op jouw agenda Rechtenniveeau op jouw ttaken Rechtenniveeau op jouw postvak IN Rechtenniveeau op jouw Contactpers onen Rechtenniveeau op jouw notities Rechtenniveeau op jouw logboek
46
Daarnaaast krijg je dee optie om de eze derde eeen overzicht te bezorgen van de rechhten die hij/zij heeft. Dit is een n optie die aaan te raden is aangezienn de persoon n in kwestie d dan ook juistt weet wat hij/zij wel of niet kan. 5.5.2 2
den toegan ng geven tott specifieke e mappen b binnen jouw w mailbox Derd
am, is er ookk de mogelijkkheid om Naast dee toestemming geven tott het versturren van mailss in jouw naa derden rrechtstreeks toegang te ggeven tot sp ecifieke map ppen binnen jouw mailboox. Eerst en vooral dien je deze derd de dan toegaang te geven tot jouw alg gemene mail box, waarna a je specifiekk per map al dan niet recchten kan gevven. Je stelt d deze rechten n in door rech hts op de na am van jouw w mailbox te klikken en ddaar de optie e “Mapmaachtigingen” te selectere en.
Hierdoor krijg je volggende scherm mafbeeldingg te zien.
47
Door op de knop “To oevoegen” te e klikken kann je via het ad dresboek op p zoek gaan nnaar de perso oon in kwestie die je rechtsstreekse toeggang wenst tte geven. Oo ok kan je hierrbij de nodigee rechten op p het hoofdnivveau instelleen. Eenmaal de persoon n toegevoegd d heeft deze derde de mo ogelijkheid o om jouw maiilbox bij aan te koppelen n binnen zijn n/haar outloo ok 2010, ma ar ziet hij/zijj de mappen binnen dezee mailbox no og niet. Hiervoorr dien je per map binnen n jouw mailboox extra rech hten in te ste ellen. Dit doe jje door rechtts te klikken op de map bbinnen jouw mailbox, wa aarop je dezee extra rechtten wenst to oe te voegen n, en de optie e “Eigenschaappen” te sellecteren. Hierdoor krijg je ond derstaande schermweerggave te zien w waar je het ttabblad “Ma chtigingen” met daarbij dde nodige recchten selecteert en op dezelfde manier een persooon toevoegt aaan de lijst m aangevin nkt.
48
Eenmaal de nodige p personen en rechten toeegepast klik je e onderaan o op “OK”.
49
5.6
Maiilen in naam van d erden
m deze optie uit te voerenn, is dat de d derde in De enigee voorwaarde waaraan voldaan moett worden om wiens naaam je gaat m mailen, jouw w als toeganggsgemachtigd de heeft inge esteld op zijnn/haar mailb box. Eenmaal dat dit in orrde is kan je in het opsteelvenster van n jouw mail e eerst de knopp “Van” toevvoegen e knop “Van”” te klikken. door bovvenaan het ttabblad “opties” te selectteren en daaarna te op de Je gaat d dan in het op pstelvenster van jouw maail de knop ““Van” zien ve erschijnen.
Als je op p deze “Van” knop klikt ga je de optiee “Ander e‐m mailadres …” kunnen seleecteren. Hierdoor ga je onderrstaand vensster zichtbaa r krijgen.
Door op de knop “Vaan…” te klikkken ga je het adresboek ttevoorschijn krijgen waarrbinnen je de persoon moet selectteren in wien ns naam je eeen mail wenst te versturren. Eenmaal deze persoo on geselecte eerd klik je o p “OK”. Als je nadien op “Verzenden” klikt gaat deze mail op naam komen va an de door joouw geselectteerd derde m met daarbij dee vermeldingg. Vb. e jouw naaam NAMENSS naam derde Peter Vaan Gestel NA AMENS Woutter Mignon.
50
5.7
Maiilbox van derden o openen
Outlook 2010 0 is het moge elijk om een mailbox van n derden te o openen. Binnen O Er moet hierbij wel vvoldaan zijn a aan 1 van dee 2 onderstaaande voorwa aarden. e ingesteld ziijn in de maillbox van derden 1. JJe moet als ggemachtigde 2. JJe moet extrra toegangsrechten zijn ttoegekend do oor derden o op specifiekee mappen binnen hun mailboxx. 5.7.1
Als g gemachtigd de een map p van derden openen
waarden voldaan is, kan jee de mailboxx van Indien aaan de eerstee van de hierboven vermeeldde voorw derden o openen op o onderstaande e manier. Nadeel vvan deze manier is dat je e iedere keerr opnieuw de e mailbox van n deze persooon in kwestie op onderstaaande manieer moet open nen. Outlookk 2010 gaat d de mappen n niet inladen iin maar slech hts iedere keeer een weeergave geven n van de inhooud van de m mailbox op da at moment. Indien jee even uit deeze mailbox ggaat moet je nadien deze e terug openen op onderrstaande manier. Klik in Outlook 2010 op het tabblad “Bestandd” en selecte eer daarbij de e categorie ““Openen”.
51
Selecteeer hierna de o optie “Map vvan andere ggebruiker”
Hierna gga je via de knop “Naam”” de persoon in kwestie kkunnen opzoeken waarvaan je de mailbox wenst tee openen.
Waarna je op “OK” kklikt. op dat momeent de inhoud van het Poostvak IN zien van de geb bruiker in kw westie maar je kan Je gaat o geen sub b mappen binnen zijn/ha aar mailbox oopenen. Klik je in een eigen submap, dan gaat het zichht op de inho oud verdwijn nen en moett je zijn/haarr mailbox w openen op bovenstaande manier. opnieuw
52
5.7.2 2
Een mailbox in nladen via eextra rechte en per subm map
echten hebt vverkregen zooals besproken is in Indien er aan de 2de voorwaarde voldaan is een je extra re “Derden n toegang gevven tot specifieke mappeen binnen jo ouw mailbox”” ga je de maailbox rechtsstreeks kunnen inladen in jo ouw Outlook.. Dit doe jje op onderstaande manier. Klik boveenaan in Outtlook op het tabblad “Be stand” en se electeer de categorie “Inffo”. Klik daarrna op de knop “Accounttinstellingen”” en selectee er de optie “Accountinsteellingen…”
Hierna selecteer je in n het venster eerst jouw mailaccountt (zie rode ka ader) en klik daarna op d de knop “Wijzigen…” (zie blau uwe kader).
53
Binnen h het venster d dat zich daarna opent klikk je op de kn nop “Meer in nstellingen”
54
Hierna kkrijg je onderrstaand schermafbeeldin g te zien waarbinnen je het tabblad “Geavanceerd” kiest en op dee knop “Toevvoegen…” kliikt.
Hierna ggeef je de naaam in van de e persoon vaan wie je de m mailbox wen nst in te ladenn en klik je o onderaan op “OK”. Blijf hierna op “OK” klikkken totdat aalle extra ven nsters verdw wenen zijn.
m klik je op hhet tabblad ““Start” en ga a je zien dat aaan de linkerrkant in Eenmaal terug in hett basisscherm je navigaatievenster eeen extra posstvak versch enen is dat jje al dan niett kan openklaappen. Dit iss het postvak van de derde en blijft zicchtbaar en oopenklapbaarr zolang de n nodige rechteen hiervoor ingesteld blijven.
55
5.8
Zoe eken naarr mails
Binnen je mailbox kaan je natuurlijk ook zoekeen naar speccifieke mails. Je start eeen kan dit o op 2 maniere en doen. 1. Een zoekopd dracht ingeve en dracht opbou uwen en uitvvoeren 2. Een zoekopd 5.8.1
Een zoekopdra acht ingeve n
opdracht invvoeren en op p de Eerst en vooral kan je eenvoudigg weg bovenaaan je mailbox een zoeko “ENTER‐‐toets” drukkken. Hierdoor wordt er geezocht naar de ingevoerdde opdracht maar slechts enkel en allleen binnen de huidige m map die op d dat moment geselecteer d is.
Je kan bo ovenaan ech hter ook inste ellen dat de zoekopdrach ht moet toeg ge past wordden op
A Alle e‐mailiteems A Alle submap ppen A Alle Outlookk Items
Deze maanier van werken is de sn nelste manie r van zoeken n als je juist w weet naar w wat je op zoekk bent. Indien jee diepgaandeer wenst te zzoeken naar bepaalde maails ga je eerrst een zoekoopdracht mo oeten opbouwen die daarn na uitgevoerd d kan wordeen.
56
5.8.2 2
Een zoekopdra acht opbouw wen en uitv voeren
pdracht op te e bouwen. Voor meeer geavanceeerd zoeken dien je eerstt een zoekop Dit doe jje door eerstt in het zoekvvenster te kllikken op de knop zoals h hieronder aa ngeduid. Hierna kklik je bovenaaan op de op ptie “Hulpmidddelen voor zoeken” waarbij je de opptie “Zoekcritaria …” selecteert.
n nieuw vensster geopendd worden. Hierdoor gaat er een dit venster gaa je dan je zo oekopdrachtt kunnen verrfijnen op verrschillende ggebieden waarna je Binnen d op de kn nop “Nu zoekken” klikt.
57
6 Contactp personen n eiding wordeen volgende items bespro oken: In dit onderdeel van deze handle
A Adresboek // adreslijsten ZZoeken naarr contactperssonen C Contactpersonen toevoe egen Distributielijsten / mailin nglijsten G Groepen aan nmaken
6.1
Adrresboek e en adreslijjsten
Outlook 2010 0 beschik je o over een adrresboek mett daarbinnen heel wat addreslijsten. Binnen O Om een overzicht hieervan te krijggen dien je bbovenaan op p de knop “Adresboek” tee klikken.
Hierna kkrijg je onderrstaande schermafbeeldi ng te zien.
58
Door op het drop‐do own menu te e klikken ondder “Adresbo oek” ga je een overzicht kkrijgen van d de verschillende lijsten die beschikb baar zijn binnnen het adre esboek.
C Contacts adreslijst met de daarrin door jouw w toegevoeggde contactpersonen V Voorgestelde contactperrsonen adreslijst met daarin a automatischh opgeslagen adressen pa as gebruikt zzijn C Contacts (Mobiel) adreslijst met daarin d de door jouw w toegevoeggde mobiele contactpersoonen G Global Addreess List Dit is de aalgemene ad dressenlijst vaan de KHLeu uven. Hierin b bevinden zicch alle mailad dressen vvan ALLE perrsoneelslede en en ALLE sttudenten. A All Groups Lijst met daarin de be eschikbare diistrubutielijssten (= mailin nglijsten) A All Rooms Lijst met daarin de be eschikbare lookalen die me ee ingegeven n kunnen woorden bij een n vvergaderverzoek
6.2
Zoe eken naarr contactp personen
m te zoeken naar een beepaalde contactpersoon iis door boveenaan de naa am van De snelsste manier om de contaactpersoon in n te voeren e en op de “EN NTER‐toets” te drukken. Hierdoor gaaan alle adresslijsten doorzocht worden naar een conttactpersoon die voldoet aan de voorwaarde die jje zojuist heb bt ingevoerrd.
Hierna gga je een oveerzicht krijgen n met daarinn de resultaten van de zo oekopdracht..
59
Waarna je eeen overzicht krijgt Uit deze lijst ga je daan de juiste ccontactpersooon kunnen sselecteren. W van de b beschikbare iinformatie over deze conntactpersoon n.
Door op de knop “Accties” te klikkken ga je eenn extra venstter waarbij je e de optie heebt om een m mail te verstureen naar deze contactpersoon.
60
6.3
Con ntactperso onen toevvoegen
actpersonen gaan toevoe egen aan de lijst “Contaccts” binnen jo ouw Je kan naatuurlijk ookk eigen conta adresboek. Adresboek” Hiervoorr dien je eersst bovenaan te klikken o p de knop “A
Waarna je in het nieuwe vensterr het tabbladd “Bestand” o opent en de optie “Nieuw w Item” sele ecteert.
Hierdoor ga je de keuze krijgen o om ofwel eenn contactperrsoon ofwel een groep m met contactpersonen aan te m maken alsookk de lijst waarbinnen je ddeze gaat toe evoegen.
61
Eenmaal de juiste insstellingen ge eselecteerd kklik je op “OK K”, waarna je e een overzicchtsvenster krijgt waarbinnen je de no odige informa atie invult enn op “Opslaaan en sluiten” klikt om dee contactperrsoon aan de ggeselecteerde adreslijst toe te voegenn.
62
6.4
Disttributielijsten / ma ailinglijstten
meld zijn er oo ok een aantaal mailinglijstten beschikb baar binnen O Outlook 2010. Zoals eerder al verm Deze ga je terugvinden onder de e knop “Adreesboek” en daarna de adrreslijst “All G Groups”.
Door op een distribu utielijst te du ubbelklikken ga je meer informatie krrijgen over deeze lijst. Zo kkan je onder an ndere zien w wie de leden zzijn van dezee lijst. Door o op de “Actiess” knop te kl ikken ga je d de mogelijkkheid hebben n om een ma ail te sturen naar deze lijst.
63
6.5
Gro oepen aan nmaken
e natuurlijk oook groepen maken met daarbinnen een aantal Binnen je eigen adreesboek kan je contactp personen. Dit doe jje door op dee knop “Adre esboek” te kklikken en daarna in het n nieuwe venstter op het ta abblad “bestand d” te klikken en de optie “Nieuw item m” te selecte eren.
Hierna selecteer je in n het nieuwe e venster de optie “Nieuw we Contactp personengroeep”. door op de kn nop “Leden ttoevoegen (rrode Je krijgt dan een legee contactperrsonengroepp waarbij je d kader)” een daarna dee optie “uit a adresboek(b lauwe kaderr)” contactpe ersonen kan toevoegen in de door jou uw aangemaaakte contacttpersonengrooep. Je moett nadien ook een naam innstellen die jje aan de groep wenst te geveen en waaron nder je de gr oep nadien o ook kan terugvinden. Eenmaal de nodige ccontacten toegevoegd kl ik je bovenaan op de kno op “Opslaan en sluiten”.
64
7 A Agenda
7.1
Nav vigeren na aar jouw agenda
uw agenda door in het naavigatievenster onderaan n te knop “A Agenda” te se eleteren. Je navigeeert naar jou
Hierdoor ga je centraaal jouw age enda zien.
65
7.2
Een n agenda – – item aan nmaken
7.2.1
Een eenmalig a agenda‐item m aanmake en
da – item voor jezelf toe te voegen in n jouw agend da klik je recchts op een vvrij Om een nieuw agend momentt in jouw ageenda. In het drrop‐down meenu selectee er je de optiee “Nieuwe Affspraak”.
Hierna kkrijg je een niieuw vensterr waarbinnenn je verschilllende inform matie omtrennt de afspraak kan instellen n. Eenmaal deze optiess ingesteld kllik je op “Opsslaan en sluiten”. Hierna a ga je zien d at het kalend der – item een nmalig in jou uw agenda in ngepland is.
66
7.2.2 2
Een terugkeren nd agenda‐‐item inplan nnen
a – item inplaannen op on nderstaande manier. Je gaat eeen wederkeerend agenda Klik rech hts op een vrrij moment in n jouw agendda en selecte eer de optie “Nieuwe terrugkerende afspraakk”. Bovenop p het gewonee venster wa aarin je de innformatie gaaat invoeren kkrijg je ondeerstaand venster te zien.
In dit venster ga je het terugkeerrpatroon vann dit terugkerend agenda a – item insteellen. hierbij in eerste instantie e een begindaatum instelle en. Dit is de datum waaroop de eerste e van dit Je gaat h terugkerrende agenda – item inge epland worddt. Daarna gga je instellen om de hoe eveel tijd dit agenda – ite em opnieuw ingesteld mooet worden ( wekelijks, dagelijks, …). Als laatste mogelijkh heid ga je hett bereik insteellen. Hierbijj bepaal je ho oeveel keer eeen terugkerend agenda –– item al dan n niet ingepla and moet woorden (zonde er einddatum m, na een aaantal keer, eindigend op een b bepaalde dattum). Eenmaal dit ingesteld kan je de rrest van de aagenda info invullen waarna je op “O pslaan en slu uiten” kan klikkken.
67
7.2.3
Heriinnering/w weergave to oevoegen a aan agenda – item
nvoeren van zowel een normaal als eeen terugkerend agenda – item heb jee de mogelijkheid Bij het in om herin nnering in tee stellen. Hie erbij gaat er eeen geluid afgespeeld worden alsookk een pop‐up p weergeggeven wordeen op het tijd dstip dat je inngesteld heb bt. Voorwaaarde hiervoo or is dat je Ou utlook op daat moment open hebt sta aan. Indien ddit niet het ge eval is zal de heerinnering dee eerst volge ende keer daat je Outlook opstart geto oond wordenn.
Daarnaaast heb je in d dit zelfde onderdeel ook de mogelijkkheid om een n bepaalde w weergave in tte stellen. D Dit is vooral interessant o op het mom ent dat je de erden toegan ng geeft tot jjouw agenda a. Afhankelijk van de reechten die je e voor derde n instelt gaan zij al dan n niet in staat zzijn om ofwe el de inhoud vvan het agen nda – item te e zien ofwel zzien deze derden of je op p dat momennt bezet of niet bent.
68
7.3
Verrgadering gen inplan nnen
7.3.1
Perssonen toevo oegen
nen toe te vooegen met w wie je een verrgadering weenst te plann nen. Eerst en vooral dien je de person e personen to oevoegen opp de verschillende Deze perrsonen voeg je toe in hett veld “Aan”.. Je kan deze manier zzoals deze uitgelegd zijn in “Een geaddresseerde in nvoeren”. 7.3.2 2
moment vind den via pla anningsassistent Een geschikt m
oment Eenmaal de personeen toegevoeggd zijn moet er op zoek ggegaan worden naar een geschikt mo waarop de vergadering kan doorrgaan. Een van de mogelijkh heden om na a te gaan of een moment voor ieder van de genoodigden gescchikt is, is door de knop “Plann ningsassisten nt” te gebruikken. Hierdoor krijg je een n grafische vo oorstelling w waarbij voor iieder van de genodigdenn weergegeven wordt of ze diee dag reeds ééén of meerd dere afsprakeen hebben. Om de p planningsassiistent te ope enen klik je bbovenaan op de daarvoor voorziene kknop.
Hierna kkrijg je onderrstaande schermweergavve.
69
Eenmaal een momen nt gevonden n klik je bove naan op de kknop “Afspra aak” om de i nhoud van d de afspraakk verder in tee vullen waarrna je het veerzoek kan ve erzenden. 7.3.3
Ruim mte / locatiie invoegen n
Outlook 2010 0 is het naast het vinden van een gesschikt mome ent ook mogeelijk om bij h het Binnen O inplanneen van een vergadering e een ruimte m mee in te voe eren. Een ruim mte invoeren n bij het inpla annen van eeen vergadering doe je op p onderstaannde manier. Maak eeen vergaderm moment aan door rechts te klikken op een vrij mo oment binneen de kalender en selecteer de optie “N Nieuw Vergaderverzoek””. het opstelven nster van deze vergaderiing selecteerr je de optie “Ruimten”. Binnen h
Hierdoor krijg je een n overzicht va an de beschi kbare lokale en. Zoals je m merkt zitten ddeze binnen het adresboek onder de lijst “All Roo oms”.
Je selectteert een ruimte door ero op te dubbe lklikken. Deze ruimte gaan daan bij in het vvergaderverzzoek geplaattst worden bij het onderddeel “Aan” (
70
aangezieen er ook mo oet gekeken worden of ddeze locatie o op dat mome ent vrij is) m aar ook bij h het onderdeeel “Locatie” (aangezien d dit de plaats is waar de vvergadering u uiteindelijk zzal doorgaan n.
Eenmaal de nodige zzaken bij inge evoerd kan j e op de knop p “Verzenden” klikken.
71
7.4
Derrden toegang geven n tot jouw w agenda
ng tot de age enda van ieddereen. Standaard heeft iedeer personeelslid een bepperkte toegan Dit wil zeeggen dat standaard iede ereen enkel een zicht kriijgt op de agenda van iem mand anderss met enkel en n alleen daarin of deze pe ersoon op daat moment b bezet (busy) of niet (Freee) is. Derden kkunnen op d dat moment dus geen exttra informatie over moge elijke planninngen binnen jouw agenda zzien. Indien jee dit wel wen nst, dien je extra rechtenn toe te kenn nen aan deze e derden. Dit doe jje op onderstaande manier. Klik in heet navigatievvenster rechtts op de naa m van jouw agenda. Hierdoor krijg jee een drop‐d down menu waaarbinnen jee de optie “Eigenschappeen” selecteerrt.
Hierna kkrijg je onderrstaande schermweergavve te zien. Selecteeer hierbinnen n het tabblad d “Machtiginngen”.
72
Je ziet daat er reeds eeen groep “sttandaard” tooegevoegd iss. Als je deze selecteert zzie je dat deze groep slechts eeen beperkt aantal machtigingen heeeft op jouw aagenda ( enkel beschikbaaarheidsinfo,, geen items veerwijderen, … …). Je voegt rechten voo or een derde toe door opp de knop “To oevoegen…”” te klikken. nnen het adrresboek een persoon mo oeten selecte eren aan wiee je extra recchten Hierna gga je eerst bin wenst tee geven. Eenmaal deze persoon gevoonden klik je op “OK”. Hie erdoor gaat dde persoon in kwestie bij in de lijst toegevoegd d worden en kan je een m machtigingsn niveau instelllen.
73
deze machtiggingsniveauss heeft zijn eiigen rechten n en beperkin ngen. Elk van d Je dient het niveau te selecteren n dat jij nodigg acht voor d deze derden. en deze derden krijgen daan onmiddelllijk de Eenmaal de rechten ingesteld kliik je onderaaan op “OK” e door jou uw ingesteldee rechten op p jouw agendda.
7.5
Age enda van d derden op penen
busy – time kkan zien van iedereen is het handig oom agenda’ss van Aangezieen je standaaard de free/b sommigee personen b binnen Outlo ook in te ladeen. Dit doe jje op onderstaande manier. Klik boveenaan op de knop “Agenda Openen”” en selecteer de optie “U Uit Adresboeek…”.
Hierna ggeef je de naaam in van de e persoon vaan wie je de aagenda wensst te openenn en klik je op p “OK”. De agenda van deze persoon gaa at automatissch bij geope end worden b binnen jouw agenda – ovverzicht.
74
naast elkaar weergegeve en. Standaard worden de agenda’s n ovenaan de agenda van de derde te klikken ( zie rode kader) gaan de age enda’s Door op het pijltje bo samen w weergegeven n worden. Ditt is handig w wanneer je m meerdere age enda’s tegelijjkertijd hebt openstaaan. Daarnaaast gaat de aggenda van de eze derde oook in het navvigatievenste er aan de linkkerkant staan onder de noem men “Gedeeld de Agenda’s”. Je kan bin nen dat overzicht agenda’s aanvinkeen of uitvinke en om ze al dan niiet weer te laaten geven in het agendaa‐overzicht.
7.6
Priv vé agenda a – items
hten sommigge personen alle informattie binnen joouw agenda kunnen Aangezieen met de aggenda – rech zien, is h het soms aan ngeraden om m de inhoud vvan sommige e agenda – ittems te blokkkeren voor d deze personen. Dit doe jje door een aagenda – item te gaan m markeren als e een privé – item. Dit doe jje op onderstaande manier. arvan je de innhoud als privé wenst te markeren. Selecteeer het agendaa – item waa Klik daarrna bovenaan in het lint op de knop ““Persoonlijk””. Hierdoor g gaat de inhouud van dit ite em ook onzichtb baar zijn voor personen d die extra leessrechten heb bben op jouw w agenda.
75
8 T Taken Outlook 2010 0 is het ook m mogelijk om een takenlijjst aan te ma aken, te beheeren of te de elegeren. Binnen O Dit ondeerdeel wordtt hier besproken. Om jouw w takenlijst te openen klik je onderaaan in het navvigatievenste er op de knopp “Taken”.
76
8.1
Tak ken aanm maken / wiijzigen
en jouw takeenlijst klik je rechts binne en jouw takeenlijst en sele ecteer je Om een taak aan te maken binne de optie “Nieuwe taaak.
Hierna gga je een oveerzichtsvenster krijgen waaarbinnen je e jouw nieuw we taak kan innstellen.
Je kan hiierbij de volggende zaken instellen:
O Onderwerp vvan de taak ( zie rode ka der) Begin‐ en ein nddatum (zie e groene kadder) 77
Herinnering (zie blauwe kader SStatus van de taak ( Niett gestart / woordt uitgevoe erd / voltooid / wacht opp iemand anders / Uitgesteld) Prioriteit ( Laaag / Normaal / Hoog ) % % voltooid ( 0 – 100 % ) ….
n instellingenn meegegeven klik je bovvenaan op d e knop “Opsslaan en Eenmaal de nodige informatie en sluiten”.. Hierna ggaat de zojuisst aangemaa akt taak bij inn het overzicht komen te staan. Indien jee een aangem maakte taak wenst te wijjzigen, dubbelklik je op d de taak in hett takenoverzzicht. Hierna kkrijg je alle informatie in vverband mett deze taak te zien. Je kan deze dan w wijzigen naarr het gewenstte resultaat w waarna je op p de knop “O Opslaan en sluiten” klikt.
8.2
Tak ken delegeren
n taken voorr je eigen takkenlijst is hett ook mogelijjk om taken tte delegeren n aan Naast heet maken van derden. oor jouw ged elegeerde taaken automa atisch in de t akenlijst van n deze Dit wil echter niet zeeggen dat do persoon komt. Er wo ordt namelijkk een taakveerzoek verstu uurt naar dezze persoon. H Hij/zij kan da an deze taak al d dan niet acceepteren. Een taakkverzoek versturen doe je e op ondersttaande maniier: Klik boveenaan in het lint op de kn nop “Nieuwee Items” en sselecteer de optie “Taakvverzoek”.
Je krijgt dan een oveerzicht te zien n waarbinneen je de verscchillende ond derdelen kann invullen ne et als bij het aanm maken van een gewone ttaak. Het eniige verschil is dat je het vveld “Aan” ziiet verschijnen. Hier vul je het mailad dres in van d de persoon aaan wie je de e taak wenst te delegerenn. Eenmaal de nodige instellingen ingevoerd kliik je op de kn nop “Verzenden”. Hierdoor gaat de taaak automatissch bij jouw i n het overziccht komen en krijgt de ppersoon in kw westie een maill aan met daarin het taakkverzoek.
78
