De mondelinge presentatie 1. Het onderwerp en de invalshoek Nadat je een onderwerp hebt gekozen, moet je bepalen, wat je ermee gaat doen. Wat wil je precies bereiken met je presentatie en welke invalshoek zal je publiek interesseren? Bij je invalshoek kun je de globale doelstelling en de specifieke stelling onderscheiden. De globale doelstelling geeft aan, wat je globaal wilt bereiken bij je publiek: 1. informeren? 2. aanbieden van een uiteenzetting, waarin verschillende ideeën aan de orde komen, zonder dat je een uitgesproken standpunt inneemt? 3. overtuigen dat één zienswijze over het onderwerp de juiste is, m.a.w. betogen? 4. aansporen tot handelen, dus het nastreven van een persuasief doel? 5. vermaken? Voor je presentatie moet je een betoog houden. Dit betekent, dat je een stelling moet verdedigen met behulp van argumenten. Daarmee blijven de andere doelstellingen niet helemaal buiten beeld. Die gebruik je voor het voornaamste doel: overtuigen. Je gekozen onderwerp moet je inperken tot een centrale vraag of een specifieke stelling. Dat hoort ook bij de invalshoek. De stelling of de vraag vormen het uitgangspunt voor de inhoudelijke vulling van je presentatie. Voorbeeld: Onderwerp: Specifieke stelling: Centrale vraag:
Babyluiers Het gebruik van katoenen kuiers moet worden gestimuleerd. Moet het gebruik van katoenen luiers worden gestimuleerd?
Stem je invalshoek af op het publiek. Bedenk je vooraf, wie je publiek is. Wat weet het al van het onderwerp? Wat is het niveau? Weet iedereen ongeveer hetzelfde? Is je publiek heel divers, houd dan je verhaal algemeen, zodat iedereen het kan volgen. Als je nadenkt over publiek, probeer dan ook de volgende vragen te beantwoorden: · Wat vindt het publiek? Hoe zou het denken over mijn onderwerp? · Wat vinden mijn luisteraars waarschijnlijk interessant? Veel toehoorders zullen zich afvragen: “What’s in it for me?
1
De mondelinge presentatie 2. De inhoud en de structuur Het tweede gedeelte van de voorbereiding heeft te maken met de inhoud van je presentatie en met de ordening van je materiaal. De inhoud moet relevant zijn voor het doel dat je wilt bereiken. Gebruik alleen gegevens die ten dienste staan van het doel. Durf te schrappen, ook al zijn bepaalde feiten nog zo interessant. Bij een recept voor pannenkoeken ga je ook niet praten over de herkomst van bepaalde granen of over de spelling van het woord “pannenkoek”. Je informatie moet op een logische, begrijpelijke manier zijn geordend. Het publiek heeft grote behoefte aan een duidelijke en herkenbare structuur: · Wat is de inleiding? · Wat is de kern? · Hoe is de kern opgebouwd? · Wat is de afsluiting? · Welke plaats hebben de gebruikte hulpmiddelen? Je luisteraars kunnen niet af en toe even “terugspoelen”, dus ze hebben grote behoefte aan handvatten, zoals een samenvatting of signaalwoorden (“Het gaat dus om...” “ Er zijn drie argumenten, die hiertegen pleiten...”) Het is effectief en efficiënt om gebruik te maken van de standaardindeling voor een betoog. In zo’n indeling komen de volgende vragen a;s volgt aan bod: Inleiding:
Wat is het doel van deze presentatie? Wat is de centrale vraag of specifieke stelling? Wat is het belang voor de luisteraar? Hoe is de presentatie opgebouwd?
Kern
Welke argumenten pleiten vóór de stelling of geven een bepaald antwoord op de centrale vraag? Welke argumenten lijken de stelling te weerleggen of geven een ander natwoord op de vraag? Welke argumenten zijn het sterkst, welke argumenten zijn te weerleggen, hoe luidt het antwoord op de centrale vraag? Wat is de uitkomst van jouw afweging van argumenten? Wat is jouw antwoord op de vraag?
Afsluiting
Zorg voor evenwicht in de onderdelen: de inleiding niet te lang en de kern met een beperkt aantal onderdelen. Bij de komende presentatie zijn drie onderdelen aan te raden. Bij meer onderdelen raakt de toehoorder al snel het spoor bijster. Kies voor een oneven aantal onderdelen. Dat heeft te maken met een psychologisch effect: Een oneven aantal geeft het publiek eerder het gevoel dat de opsomming “compleet” is dan bij een even aantal. De opbouw moet evenwichtig zijn, dus maak de verschillende onderdelen van de kern ongeveer even lang. 2
De mondelinge presentatie 3. Trek de aandacht: je inleiding Bedenk, dat de vorm van je presentatie in belangrijke mate de kracht van de inhoud ondersteunt. Een inhoudelijk sterk betoog overtuigt niet (erg), als de presentatie krakkemikkig is. En een flitsende presentatie kan overtuigen, ook al is de inhoud niet zo sterk. In dit verband is de inleiding van groot belang. In de inleiding komen aan de orde; · de doelstelling · de centrale vraag of specifieke stelling · het belang voor het publiek · de opbouw van de presentatie Het is niet voldoende, dat je die alleen maar noemt. Dat is niet pakkend genoeg. Voor de aandacht van je toehoorders zul je meer je best moeten doen. Volgens Goethe is het begin van een toespraak erg belangrijk: “Als het al bij het eerste knoopsgat fout gaat, komt het bij het verdere dichtknopen niet meer goed.” In de eerste minuten van een toespraak vormen de luisteraars zich immers een beeld van de spreker (“Is dit een leuke en interessante, of saaie en vervelende spreker?”) en van het onderwerp (“Boeit dit?”) Er dienen in de inleiding drie functies vervuld te worden: het publiek moet aandachtig, begrijpend en welwillend worden in de inleiding, zodat de gehele toespraak een zo gunstig mogelijke ontvangst zal krijgen. De belangrijkste functie is het trekken en richten van de aandacht. Hier volgt een aantal technieken om de aandacht van de toehoorders te vangen: Het belang van het onderwerp benadrukken Iets geestigs presenteren Een denkbeeldige persoon opvoeren Een historisch voorbeeld geven Een actuele gebeurtenis noemen Een vergelijking of een metafoor geven Een anekdote vertellen Een citaat geven Een vraag stellen Een raadsel opgeven Een voorbeeld geven Beeld- en/of geluidseffecten gebruiken Een spreekwoord noemen 3
Je kunt je voordracht ook beginnen met het informeren van het publiek (over het onderwerp, het doel en verloop van de voordracht), zodat de luisteraars in staat zijn die te volgen. Een beproefde techniek is het aankondigen van de hoofdpunten. Maar je kunt ook kern van de zaak, het onderwerp of een definitie geven. Tenslotte kun je de inleiding gebruiken om je publiek welwillend te stemmen. Zo kun je vooroordelen wegnemen, jezelf geloofwaardig voorstellen , of wijzen op een gemeenschappelijk belang.
4
De mondelinge presentatie 4. Het eigenlijke verhaal, de kern 4.1 Inleiding Nu je in je inleiding de aandacht van je publiek hebt gevangen, kun je beginnen met je eigenlijke betoog, de kern. Inhoudelijk ligt het zwaartepunt van je presentatie in dit tweede deel. Je aandacht verschuift dan ook enigszins van je publiek naar de inhoud van je verhaal. Vanzelfsprekend probeer je met alle middelen je toehoorders “bij de les” te houden! Hiervoor zijn globaal twee adviezen te geven: • geef telkens aan wanneer je naar een volgend punt gaat in je presentatie; • zorg ervoor dat je in de inhoud voldoende gebruik maakt van begrijpelijke bewoordingen en dat je zonodig voorbeelden geeft en concretiseert. 4.2 Structureren Zoals al is opgemerkt in het vorige hoofdstuk, is het goed om al in de inleiding aan te geven hoe je presentatie is opgebouwd. Dat geeft de toehoorder een leidraad bij het luisteren. toch is het noemen van deze opbouw in de inleiding niet voldoende: het publiek heeft er behoefte aan, dat je in de kern deze opbouw opnieuw vermeldt. Voor een goed begrip van je verhaal is het dus zaak dat je bij ieder overgang naar een ander onderwerp aangeeft wat je doet en wat je tot dusver hebt gedaan. Voorbeeld 1. De structuur aanduidende zinsdelen zijn vet weergegeven “ Daarnet heb ik aangegeven dat je het publiek kunt boeien door het aandachtig te maken, de stof begrijpelijk te presenteren en deze aanvaardbaar te maken. Dat betekent dat we al tweederde hebben besproken: we hebben immers gezien op welke manieren je de aandacht van het publiek kunt trekken en hoe je ervoor zorgt dat de informatie begrepen wordt. Dan gaan we nu over tot de aanvaarding door het publiek: hoe krijg je het voor elkaar dat het publiek jouw presentatie geloofwaardig vindt?” Voorbeeld 2. Zoek zelf de woorden die structuur aangeven. “ Je kunt dus op verschillende manieren werken: in dienstverband, freelance, of op projectbasis via uitzendbureaus. Omdat deze verschillende manieren van werken verschillende consequenties hebben voor de financiële zekerheid van de arbeidsrelatie, lijkt het me verstandig de voor- en nadelen eens even op een rijtje te zetten. ik bespreek achtereenvolgens de gevolgen voor het inkomen en de sociale zekerheid.” Als je gebruik maakt van hulpmiddelen zoals een hand-out, een flip-over of een Powerpointpresentatie, dan kun je tijdens je presentatie natuurlijk heel goed verwijzen naar de indeling, die je daar hebt aangegeven. je publiek heeft dan, naast jouw mondelinge structuurhulp, ook steun van een “visuele kapstok”. 4.3 Voorbeelden noemen en concretiseren Al bij de keuze van de invalshoek stem je je presentatie af op je publiek. dat gebeurt ook bij het kiezen van je formuleringen. Vermijd vaktermen als je spreekt voor leken. Geef verder 5
voldoende voorbeelden, die aansluiten bij de kennis van je publiek en maak abstracte informatie concreet. Maak je beweringen “voorstelbaar”. Voorbeeld 3 Jullie zullen ongetwijfeld wel willen aannemen dat het milieu schade lijdt als er olie wordt geloosd in het oppervlaktewater, dus in zeeën, meren en rivieren. Maar hoe erg is het eigenlijk els een schipper het laatste restje olie in het water laat lopen? Als je weet, dat één liter olie ervoor zorgt dat één miljoen liter water ongeschikt wordt als drinkwater, dan kun je deze vraag zelf wel beantwoorden...”
4.4.1 Aanvaardbaar maken Je moet ervoor zorgen dart je publiek jouw informatie en argumentatie geloofwaardig vindt. Voor iedere spreker is het goed te weten dat de acceptatie door het publiek berust op rationele én emotionele gronden. allereerst is er de overtuigingskracht van de persoon van de spreker. Een opmerking van je huisarts over gezonde voeding zul je eerder accepteren dan wat bijvoorbeeld je ouders erover zeggen (tenzij die ook arts zijn, natuurlijk...). Iemands deskundigheid maakt hem dus geloofwaardig, maar ook emotie speelt een rol bij het publiek: hoe ziet de spreker eruit, hoe is hij gekleed, wat is zijn lichaamstaal, hoe spréékt hij? Sympathie bij het publiek maakt de boodschap eerder aanvaardbaar. Een norse of arrogante houding is in het nadeel van de spreker, maar bijvoorbeeld ook onzekerheid of aarzeling. Speel verder in op wat het publiek (waarschijnlijk) belangrijk vindt. Ook in de kern zul je de informatie zó moeten weergeven dat het publiek het belang ervan inziet. 4.4.2 Argumentatie Niet in de laatste plaats wordt het publiek (gelukkig) ook overtuigd door rationele argumenten: feiten en cijfers, logische redeneringen. Je argumentatie moet sluitend zijn. Je mag geen drogredenen gebruiken, “kromme” redeneringen, waar je onjuiste conclusies trekt. Je argumentatie moet voldoen aan drie eisen: • juistheid: zijn de argumenten waar of in ieder geval aannemelijk? Is de feitelijke informatie juist? Volgt de conclusie “logisch” uit de argumenten? • volledigheid: zijn er voldoende argumenten die de conclusie rechtvaardigen? • relevantie: onderbouwen de gebruikte argumenten wel de stelling. Het is soms erg lastig te bepalen of argumenten inderdaad ertoe doen. Relevantie is een subjectief criterium.. Een voorbeeld: iemand solliciteert naar de functie van burgemeester. Hij blijkt een drankverleden te hebben. Is dit feit een relevant argument om de kandidaat niet te benoemen? 4.5 De bouw van de kern De kern van een betogende presentatie bestaat uit een reeks argumenten, gevolgd door een conclusie. Je gebruikt structuur aanduidende woorden om je toehoorders door je argumentatie te leiden. hoe ziet die structuur er dan uit? Een voor de hand liggende opbouw is de volgende (denk aan het beperkte, oneven aantal punten): 6
<
argument n tegen
< < ... <
argument 1 voor argument 2 voor
<
afweging, conclusie, antwoord op eerder gestelde vraag
argument n voor
Het is overtuigender om met “jouw” argumenten te eindigen. Je toehoorders herinneren deze namelijk het best als ze aan het slot worden gepresenteerd. Argumenten “van de ander” kun je natuurlijk ook weerleggen met tegenargumenten. zorg ervoor dat je toehoorders hier niet verdwalen. Geef aan wat argumenten “ “tegen” en “voor” zijn en waar je tegenargumenten weerlegt. 4.6 De inhoud Bedenk tenslotte, dat je ook in een betoog informatieve en beschouwende elementen nodig hebt. Argumenten berusten vaak op feiten. Daarmee krijgen delen van je betoog een informatieve strekking. Waar je verschillende standpunten of een ontwikkeling weergeeft, krijgt je betoog iets beschouwends.
5. (...)
7
De mondelinge presentatie 6. Hulpmiddelen 6.1 Inleiding Naast het gebruik van aandachttrekkende elementen zoals een leuke anekdote, ijzersterke voorbeelden of steekhoudende argumenten is er nog een andere manier om het publiek voor je te winnen: het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen dienen verschillende doelen. Zo kunnen audiovisuele middelen je presentatie begrijpelijker maken: dankzij visuele ondersteuning kan je publiek het verhaal goed volgen. Bovendien kun je je presentatie aantrekkelijker maken: als je gebruikmaakt van bijvoorbeeld een computer of een videofilmpje, bied je je publiek visuele variatie. dat wordt meestal erg op prijsgesteld. Ten slotte kunnen audiovisuele hulpmiddelen ook bijdragen aan de overtuigingskracht van je presentatie. Omdat een visuele weergave van wat je wilt zeggen een “zwart-opwiteffect”heeft, vergroot het de overtuigingskracht. Er zijn verschillende hulpmiddelen mogelijk. Gebruik ze alleen als ze functioneel zijn. Verder dienen ze uitsluitend als ondersteuning. Ze mogen dus niet je presentatie overheersen.
6.2 Soorten hulpmiddelen 6.2.1. Powerpoint Vroeger werd een presentatie vaak ondersteund met overheadsheets, die werden geprojecteerd met een overheadprojector. Het computerprogramma “Powerpoint” is hiervoor in de plaats gekomen. Het biedt ongekende mogelijkheden voor het vertonen van sheets. Deze kunnen op ontelbaar veel manieren worden opgemaakt. Ook de wisselingen van dia’s, ondersteuning van geluiden e.d. zijn eindeloos te variëren. Op Internet vind je talloze “cursussen”, tips en trucs waarmee je betere Powerpoint-presentatie kunt verbeteren. Hoe zien goede dia’s er uit? Op een dia kun je verschillende visualisaties geven: tekst, illustraties, maar ook schema’s of grafieken. Voor elke visualisatie geldt: overdaad schaadt. De dia’s moeten jouw woorden ondersteunen en nooit andersom. Wees daarom zeer zorgvuldig bij je keuze. Een paar adviezen: C geef elke dia een titel en een nummer. Dat is voor jou een houvast en je publiek kan met de titel al een beetje zijn gedachten bepalen. Een vraag als titel is extra prikkelend. C gebruik kernbegrippen, geen zinnen. Dat is plezieriger en makkelijker te lezen. C Gebruike een schreefloze letter in groot formaat, zoals arial of univers. Beperk je tot één lettertype. maak je letters voldoende groot, bijv. 28 pnts. 8
C
C
C
C C C
Beperk je tot 5 regels met 5 woorden per dia. Daarmee houd je je dia’s overzichtelijk. Je publiek kan de informatie in één oogopslag opnemen. Geef je toeschouwers ook ruim de gelegenheid de informatie te verwerken. laat een dia minstens 1 minuut staan. Als je dia verschillende begrippen bevat die je één voor één behandelt, laat dan telkens het nieuwe begrip “erbij komen” op je dia. Dan lopen de toehoorders niet al lezende vooruit op jouw presentatie. Met een tabel kun je informatie gedetailleerd en overzichtelijk weergeven. Het gevaar schuilt in de details. Met te veel kolommen en rijen ziet de toeschouwer door de bomen het bos niet meer. Toon niet meer dan twaalf cellen ineens. Met een lijngrafiek kun je een trend, een ontwikkeling tonen. Visualiseer niet teveel gegevens tegelijk. Werk met verschillende kleuren bij verschillende lijnen. Verhoudingen tussen cijfers kun je goed weergeven met een staafdiagram of een cirkeldiagram (taartdiagram) Om een organisatiestructuur te verduidelijken, is een organogram heel geschikt. dat lijkt op een conceptueel schema, waarmee je abstracte zaken, zoals een theorie kunt verduidelijken. Elementen, begrippen uit je theorie geef je als afzonderlijke objecten weer, die met lijnen, pijlen e.d. verbindt.
Controleer ruim van te voren, of je presentatie het doet op de pc die je zult gebruiken. Een eigen laptop mag ook, mits het scherm groot genoeg is voor een groepje van ongeveer 5 personen.
9
6.2.2. De hand-out De hand-out is een verplicht onderdeel van je presentatie. Je kunt er tekeningen of grafieken op weergeven die je verhaal ondersteunen. Je geeft je publiek ook iets tastbaars in handen, wat ze tussendoor kunnen bekijken en mee naar huis kunnen nemen. Hierin schuilt ook een nadeel van de hand-out. Je hebt geen controle meer over je publiek op het moment dat je iets uitdeelt. Veel luisteraars zijn namelijk geneigd naar hun hand-out te kijken in plaats van naar jou. Daardoor verlies je het oogcontact. Deel je hand-out daarom pas uit, als je ermee gaat werken. Voor je hand-out geldt hetzelfde als voor je dia’s in Powerpoint: houd je informatie beperkt. de informatie moet in één oogopslag duidelijk zijn. Powerpoint kent de mogelijkheid hand-outs af te drukken. Je dia’s worden dan samengevoegd op een beperkt aantal pagina’s. Daarmee heb je een overzicht van de dia’s, maar niet per se een functionele hand-out!
Functioneel? In ieder geval onbegrijpelijk... 10
De mondelinge presentatie 7. Tips en trucs Houding en manier van spreken • • • • • • • •
•
• • •
Spreek duidelijk. Let op: sprekers die zenuwachtig zijn, gaan vaak sneller spreken, terwijl hun toonhoogte stijgt. Spreek dus rustig en controleer je stem. Kies eenvoudige woorden. Je spréékt, dus geen schrijftaal. Wees niet al te zwaar op de hand, maar neem jezelf en je publiek serieus. Maak geen grappen. Die zijn gewoonlijk dodelijk (voor jezelf...) Spreek niet te losjes, dat maakt al gauw een ongeïnteresseerde indruk, een doodzonde. Zorg voor een welwillende, vriendelijke en begripsvolle uitstraling. Doe niet té zelfverzekerd. Dan kom je al gauw arrogant over. Let op je uiterlijk: verzorgd, maar niet opvallend. Doe bijvoorbeeld geen T-shirt aan met een opvallende opdruk. Varieer je woordkeuze. Wees alert op stopwoordjes (“Zeg maar”, “Nou”, “Als het ware”, “Een soort van”), manieren, gebaartjes. Als je toehoorders dat in de gaten krijgen, letten zij nergens anders meer op. Gebruik je handen om je woorden te benadrukken, maar doe dit met mate. Als je teveel wappert, leidt dit af en je publiek raakt geïrriteerd, of -om de verkeerde redenen- geamuseerd. Beweeg sowieso niet te veel. Vermijd herhalingen. onderschat niet de intelligentie van je toehoorders. Alleen om structuur aan te brengen of om in het slot samen te vatten, herhaal je. Maak in je spiekblaadje witregels en pauzeer daar eventjes. Let in het begin op de akoestiek van de ruimte. Zorg voor een goede afsluiting zonder de woorden “Dit was mijn presentatie.”
Hulpmiddelen • • • •
Controleer vooraf, of je Powerpoint het doet op de computer, of je filmpje draait, of de benodigde internetverbinding er is, enz. Zorg voor voldoende handouts. Kijk niet steeds naar je dia´s of naar de handout. Reserveer ongeveer twee minuten per Powerpoint-dia. Laat een dia niet langer dan 5 minuten staan, anders raakt het publiek erdoor verveeld.
Publieksgerichtheid • • •
•
Denk aan “structuur-aanduiders”, signaalwoorden die je publiek op de rails houden. Let op je publiek, zorg dat het bij de les blijft. Houd je aan je woord. Als je zegt: “Daar kom ik straks op terug” dan moet je het ook doen. Na je opmerking “Ik sta kort stil bij...” mag geen oeverloze uitweiding volgen. Je hebt je presentatie natuurlijk voorbereid. Oefen vooraf, het liefst voor een echt publiek van klasgenoten, vrienden of familieleden. Let
11
• • •
op hun reacties en vraag wat ze ervan vonden, niet zozeer inhoudelijk als wel als presentatie. Ga niet op het “moment suprême” improviseren. Kijk je publiek aan, maar fixeer je niet op één aanwezige. Dat is nogal intimiderend. Informeer na afloop van je presentatie of er nog vragen zijn. Zorg dat je ontspannen bent. Als je plezier beleeft aan je presentatie, heeft dit een positief effect op de kwaliteit van je presentatie. Je publiek zal dan ook met plezier naar je luisteren!
12
De mondelinge presentatie 8. Het spreekschema Wanneer je bedacht hebt hoe je je presentatie indeelt en welke informatie je gaat gebruiken, is het van belang dat je de presentatie oefent voordat je”het woord vraagt”. Oefenen is het het belangrijkste advies dat je kunt krijgen. Alleen, hoe pak je dat aan? Er bestaan verschillende ideeën over de juiste voorbereiding van een mondelinge presentatie. Sommigen waarschuwen voor het vooraf uitschrijven van de tekst. Als je deze vervolgens uit het hoofd leert, bestaat het risico van een saai, monotoon verhaal. Voordeel van het uitschrijven is dat het je dwingt je gedachten goed te ordenen. Verder legt het goede voorbeelden of pakkende formuleringen vast, zodat je die waarschijnlijk niet zult vergeten. Let op, je mag niet een compleet uitgeschreven tekst erbij houden. Dan is het risico van een stijve leesbeurt veel te groot. Niets is zo saai als het luisteren naar een voorgelezen verhaal. Ook een van buiten geleerd letterlijk verhaal is vaak slaapverwekkend. Schrijftaal is namelijk iets heel anders dan gesproken taal. In een lezing mag je best eens 'uh, …' zeggen. Het is helemaal niet erg om te aarzelen of iets niet te weten. In de ogen van je publiek word je daar meer mens van. Gebruik een spreekschema, een “gestructureerde spiekbrief”. Daarmee heb je houvast en hoef je niet bang te zijn dat je op enig moment niet meer weet hoe je verder moet. Anderzijds houd je voldoende ruimte om te improviseren en om natuurlijke formuleringen te kiezen. Noteer in het spreekschema niet alleen wat je gaat zeggen, maar noteer ook de nodige aanwijzingen (pauzes, overgang naar nieuwe dia etc.) Beperk je, afgezien van enkele cruciale passages, tot trefwoorden en korte zinnetjes in telegramstijl. Neem de volgende cruciale passages wel in uitgeschreven vorm op: ! (het begin van) de inleiding: met je inleiding trekt je de aandacht van de toehoorders en maakt je duidelijk wat de structuur is. Het is moeilijk om dat improviserend te doen, dus schrijf het begin maar uit. ! overgangspassages: deze zijn essentieel voor je toehoorders om de grote lijn vast te kunnen houden. Het is belangrijk dat je daarvoor een goede formulering ter beschikking hebt. ! slot: dit blijft bij de toehoorders het best hangen. Als je niet van tevoren hebt bedacht wat je aan het eind van de presentatie wilt zeggen, is de kans op clichés groot (“dat was het”). ! sommige inhoudelijke details: dit kunnen citaten, formules en cijfermateriaal zijn.
Een spreekschema is een minimaal uitgeschreven versie van je lezing. Het bevat de volgende elementen, met inachtneming van wat hierboven is gezegd: ! de inleiding geheel of gedeeltelijk uitgeschreven om in het begin wat houvast te hebben en niet te hoeven improviseren; ! de kern in trefwoorden, teneinde voorlezen te voorkomen. De trefwoorden dienen als geheugensteuntje. Als je zo'n trefwoord
! !
details aanwijzingen
!
het slot
ziet, weet je wel ongeveer wat je zeggen moet. Bij een betoog zorg je voor een geordende opsomming van argumenten pro en contra. die moeilijk te onthouden zijn, zoals data, cijfers of jaartallen. Tot slot kun je nog aanwijzingen voor jezelf noteren, zoals: 'hier rustig praten' of 'hier het publiek even aankijken' of 'hier een vraag stellen', 'nu dia vijf laten zien' en dergelijke. geheel of gedeeltelijk uitgeschreven, om er zeker van te zijn, dat dit belangrijke deel goed verloopt.
Voor de verschillende aanwijzingen kun je verschillende symbolen gebruiken. Zo kun je voor het gebruik van powerpoint een tekeningetje van een dia o.i.d. opnemen. Een overgangspassage markeer je bijvoorbeeld met een grote “O”of een E . Maak je spreekschema niet langer dan één tot anderhalf A4'tje. Je bent aan tijd gebonden, omdat je presentatie 10-12 minuten in beslag mag nemen. Daarom kun je op je spreekschema de tijd noteren. Mocht je tijdens de echte presentatie merken dat je er langer over doet, dan kun je delen schrappen. Het is beslist aan te raden een proefpresentatie houden voor vrienden of bekenden. Dat is een goede manier om feedback te krijgen en een inschatting te maken van de tijd.
Voorbeeld van een spreekschema (inleiding is hiet niet uitgeschreven. Dat mag wel!) Inleiding
kennismaking en vraag stellen: “Wat is jullie favoriete opneingszin als je een brief schrijft?”
Openingsdia Doel van presentatie nagaan of openingszinnen eigentijdser of persoonlijker kunnen worden geformuleerd E
Overgang
Voordat we gaan bekijken op welke manier we die clichématige opneingszin anders kunnen formuleren, is het eerst goed om na te gaan waarom we dat eigenlijk zouden doen. Laten we daarom eerst eens nagaan, waaróm we eigenlijk brieven schrijven!
Kern
Doel van brieven ! ... ! ... ! ...
Dia met doelen E
Overgang
Om de relatie met de lezer te versterken, is het zaak dat de lezer zich gerespecteerd voelt en dat hij begrijpt, wat er geschreven is. We noemen dat de overgang van institutionele naar klantgerichte communicatie.
Dia “van institutioneel naar klantgercht” E
Overgang
Om klantgerichte brieven te schrijven, zullen we dus alle formuleringen die wijzen op institutionele communicatie moeten veranderen. Dat betekent:
Dia met begrijpelijke, eigentijdse en persoonlijke taal
E
Handout
oefenen met begrijpelijke....taal
Overgang
Hiermee kom ik aan de afronding van mijn presentatie.
Slot
Het is dus belangrijk dat je de lezer het gevoel geeft dat je hem centraal stelt en niet jezelf of de organisatie waarvoor je werkt. Als je klantgerichte brieven schrijft, is dat voor je lezers een teken dat je de relatie op prijs stelt. En dat is voor de klant weer een reden om de relatie voort te zetten. Dat is immers van essentieel belang voor het bestaan van je organisatie.
