Deze nieuwe online tool heeft enerzijds tot doel feedback van de bedrijven/organisaties uit de gebruikersgroep te verzamelen (niet van de onderzoekspartners dus) en anderzijds de aanwezigheden bij de vergaderingen van de gebruikersgroepen systematisch te registreren. De projectleider kan de resultaten gebruiken om in overleg met de gebruikersgroep en binnen de doelstellingen van het steunprogramma, het project nog beter af te stemmen op de verwachtingen van de gebruikers. Het is wel van groot belang de leden van de gebruikersgroep duidelijk te informeren over de opzet en het nut van deze bevraging. Het gebruik van deze tool is relatief eenvoudig en vergt weinig tijd bij zowel de projectuitvoerders als de leden van de gebruikersgroep. De registratie van de aanwezigheden aan de vergaderingen in de tool volstaat, dit bekent dan ook dat u dit niet meer op een ander moment dient te rapporteren aan IWT. Voor verdere vragen kan u IWT contacteren. IWT-M&A
[email protected]
1
De projectbarometer wordt per project door IWT geactiveerd. De door het project aangeduide projectleider krijgt van IWT een mail met zijn login gegevens en de link naar de toepassing. Het gebruik van de toepassing vereist de installatie van de SilverLight module van Microsoft. Is dit niet aanwezig op uw systeem dan verschijnt er een pop-up met de vraag dit te installeren. Het kan zijn dat u hiervoor administrator instellingen nodig heeft. De installatie gaat automatisch en snel. Voor LINUX gebaseerde systemen is er een aangepaste versie Moonlight (de werking hiervan is mogelijk minder stabiel) http://www.go-mono.com/moonlight/ Klik in de mail op de link om naar de toepassing te gaan en te beginnen met het invullen van de leden van de gebruikersgroep. Het is de bedoeling dat u vervolgens na iedere bijeenkomst van de gebruikersgroep de tool aanvult met de aanwezigheidsgegevens.
2
Van zodra u inlogt op het systeem verschijnt uw project met enkele vooraf ingevulde gegevens die niet door u te wijzigen zijn. Heeft u meerdere projecten dan kiest u rechts boven het project waarvoor u de gegevens gaat invullen. De toepassing heeft 4 tabs: - Projectgegevens, hier kan u enkel gegevens bekijken en eventueel een ander project waarvoor u ook verantwoordelijk bent selecteren - Gebruikersgroepleden, hier vult u de (contact)gegevens in van de leden van uw gebruikersgroep - Vergaderingen, hier maakt u vergaderingen aan en registreert u de aanwezigheden - Barometer, hier kan u als projectuitvoerder de feedback van de gebruikers bekijken.
3
De eerste actie die u dient te ondernemen, is het toevoegen van de verschillende leden van de gebruikersgroep. Bij een eerste bezoek is het scherm leeg. Klik rechts op Lid toevoegen.
4
Voor ieder lid van de gebruikersgroep vult u de 6 velden in (Alle velden zijn verplicht!): - Voornaam - Naam - email -Telefoonnummer -Organisatie -Ondernemingsnummer Als het lid optreedt als waarnemer (bv. iemand van IWT) dan vinkt u ‘Waarnemer’ aan. Eigen projectmedewerkers geeft u NIET in als gebruikers, wel als waarnemer. Onderzoekspartners zijn ook waarnemers terwijl vertegenwoordigers van federaties of ondernemingsorganisaties dan weer geen waarnemers zijn maar gebruikers.
U kan het ondernemingsnummer van een onderneming of organisatie opzoeken via de link ‘Ondernemingsnummer opzoeken’ onder het veld ondernemingsnummer. Via deze link komt u op de kruispuntbank terecht (in een nieuw venster).
Het volgende scherm geeft u hiervan een beeld. 5
In het aangeduide vak geeft u de naam (eerste letters van de naam van de onderneming op) van de onderneming in , vervolgens klikt u op ‘Zoek onderneming’.
6
Na het uitvoeren van de zoekopdracht krijgt u een lijst van mogelijke ondernemingen terug. Scroll door de lijst, verfijn eventueel uw zoekactie. Nadat u de onderneming teruggevonden hebt selecteert en kopieert u het ondernemingsnummer. Ga vervolgens terug naar het venster van de projectbarometer en plak het ondernemingsnummer in het daartoe bestemde vak.
7
Bij de ingave van een niet geldig telefoonnummer of ondernemingsnummer verschijnt een rood kader rond het foutieve veld. Verbeter eventuele fouten en klik op ‘Toevoegen’.
8
Na ingave van de gegevens , klikt u op ‘Toevoegen’ waarna terug een blanco invulformulier. U kan nu een volgende gebruiker toevoegen. Via ‘Terug’ krijgt u een overzicht van de reeds toegevoegde leden.
9
Indien een nieuwe persoon lid wordt van de gebruikersgroep tijdens het project, kan u deze toevoegen. Van deze personen die tijdens het project afhaken of vervangen worden al lid van de gebruikersgroep, dient u de status ‘actief’ uit te vinken en vervolgens op ‘wijzigingen opslaan’ klikken.
10
Wanneer u een lid als Waarnemer heeft toegevoegd dan verschijnt dit ook zo in de lijst van leden van de gebruikers. U kan dit niet meer veranderen. (Indien u toch een fout gemaakt heeft, vinkt u de status ‘Actief’ uit en creëert u voor deze persoon een nieuw lid van de gebruikersgroep). Eventuele wijzigingen in emailadres of telefoonnummer kan u aanpassen door in de overzichtstabel van de leden van de gebruikersgroep te klikken en na het doorvoeren van aanpassingen vervolgens op ‘ wijzigingen opslaan’ te klikken.
11
Als alle leden zijn toegevoegd, dan kan u een vergadering van de gebruikersgroep toevoegen. Klik hiervoor aan de rechterzijde op ‘Nieuwe vergadering’. Vervolgens krijgt u een overzicht van de al geregistreerde vergaderingen.
12
Als eerste stap maakt u een nieuwe vergadering aan door de datum van de vergadering in te geven Vervolgens dient u de aanwezigheidstatus van de leden van de gebruikersgroep te registreren. Hiervoor verschijnen in een lijst alle leden van de gebruikersgroep die u heeft toegevoegd en waarvan de status actief is. Indien een lid van de gebruikersgroep vervangen wordt door een andere persoon binnen dezelfde organisatie, dient u eerst een nieuw lid toe te voegen onder de tab ‘gebruikersgroepleden’.
13
U kiest de datum waarop de vergadering plaatsvond via een klik op het kalendericoon.
14
Voor ieder lid van de gebruikersgroep die uitgenodigd was op de bijeenkomst van de gebruikersgroep geeft u via een dropdown lijst aan of deze persoon Aanwezig, Afwezig of Verontschuldigd was. Voor leden van de gebruikersgroep die NIET uitgenodigd waren (bijv. als er een vergadering plaatsvindt met een deel van de gebruikersgroep) vult u NVT (niet van toepassing) in via de dropdown lijst. We vragen u om de aanwezigheden aan de vergaderingen van de gebruikersgroep binnen de week na afloop van de vergadering te registreren!
15
Indien gewenst kan u in een vrij veld ook een korte commentaar toevoegen (bv. indien er een geringe opkomst was ten gevolge van treinstakingen, verkeersproblemen, ….) Indien u NIET wenst dat de leden van de gebruikersgroep feedback kunnen geven op het verloop van het project, dan vinkt u Barometer uit. Er worden dan door het systeem GEEN mails verstuurd. Dit kan slechts in uitzonderlijke gevallen en de reden hiervoor dient duidelijk vermeld te worden in het commentaarveld. Finaal klikt u op ‘Bevestigen’. Op dat moment verstuurt het systeem een mail naar de leden van de gebruikersgroep met status ‘Aanwezig’ en kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Het is hierbij van uiterst groot belang dat de leden van de gebruikersgroep door de projectuitvoerders voldoende worden geïnformeerd over de opzet van deze bevraging. Het is bovendien in het eigen belang van de projectuitvoerders om de leden er toe aan te zetten om deze korte bevraging in te vullen.
16
Alle aanwezige leden, met uitzondering van de waarnemers, krijgen vervolgens een mail met login link toegestuurd. Het volstaat om op deze link te klikken om naar de feedbackpagina van de Projectbarometer te gaan. Hierbij is geen paswoord nodig.
17
De aanwezige leden worden op deze webpagina uitgenodigd om naar aanleiding van de gebruikersgroepvergadering 5 vragen te beantwoorden (aanvinken van het meest van toepassing zijnde antwoord): 1) 2) 3) 4) 5)
Relevantie van het project voor uw onderneming; Projectverloop en behaalde projectresultaten; Tevredenheid over ruimte en overleg binnen de gebruikersgroep; Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de gebruikersgroep; Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten in uw onderneming;
De antwoorden worden anoniem behandeld. Het beantwoorden van de vijf vragen duurt minder dan 5 minuten.
18
De leden van de gebruikersgroep kunnen indien ze dit wensen ook een commentaar voor IWT toevoegen in een vrij veld . Dit veld wordt NIET aan de projectleider bezorgd en is enkel voor IWT bedoeld. Na het beantwoorden van de vragen dient de respondent op ‘versturen’ te klikken.
19
De ontvangst van de feedback wordt door het systeem bevestigd aan de respondent. Indien de respondent de vragenlijst binnen de 14 dagen niet heeft ingevuld, zal hij een herinneringsmail krijgen. Drie weken na het verzenden van de eerste mail zal de bevraging definitief worden afgesloten.
20
We gaan nu terug naar de applicatie zoals die door de projectleider gezien wordt. Door te klikken op de tab ‘Barometer’, kun u de resultaten van de bevraging raadplegen Initieel is dit scherm blanco, omdat nog geen feedback ontvangen is.
21
Van zodra feedback binnen gekomen is, worden deze grafisch voorgesteld. Voor iedere vergadering wordt voor iedere vraag 1 balk aangemaakt, met daarop de verdeling van de gegeven antwoorden. U kan tevens de aanwezigheidsratio en responsgraad zien. De AANWEZIGHEIDSRATIO geeft aan hoeveel van de opgegeven leden effectief aanwezig waren, gedeeld door het totaal aantal leden. De RESPONSGRAAD geeft aan hoeveel van de leden die een bevraging toegezonden kregen al geantwoord hebben.
22
Hier ziet u dat voor de vergadering van 6/05/2011 2 personen de status AANWEZIG hadden, 1 persoon had status AFWEZIG (dus 2 op 3, zijnde 67% was aanwezig). Beide aanwezigen hebben ondertussen feedback gegeven (100%). Wenst u de details van de vergadering te zien (datum, status van de leden), klik dan op de tab Vergaderingen, selecteer een datum en klik op Details. Het is de bedoeling dat u de resultaten van de feedback en de evoluties in de antwoorden op de volgende gebruikersgroepvergadering bespreekt. Via de knop SAVE TO DOCX kan u dit rapport bewaren in een Microsoft Word document voor later gebruik of afdrukken voor de gebruikersgroep. Beschikt u niet over Microsoft Word dan kan u met ‘Scherm afdrukken’ of een screen capture gereedschap werken om de grafieken over te nemen in andere documenten.
23
Voor vragen of opmerkingen kan u terecht bij: IWT-M&A
[email protected]
24
