Fo u 4P tlo S C ze Kl on in op s vo Ve truc erin rh t b g uu ij r
Nieuwsbrief van 4PS - september 2009
Het einde van de papieren werkbon Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst
4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Ondernemen in roerige tijden De kredietcrisis trekt inmiddels één jaar haar wissel op de economie. Een jaar waarin de economische tegenwind alle media beheersen. Ook voor de nabije toekomst zijn de vooruitzichten niet bijster positief. Echter dit tijdsbeeld biedt ook kansen. Kansen om de organisatie op orde te brengen en klaar te zijn voor betere tijden. Kansen om personeel te trainen en processen te verbeteren. Kansen om beter uit de startblokken te komen dan uw collega’s. Ook wij hebben ons begin 2009 afgevraagd hoe de markt zich gaat ontwikkelen. Hoe gaan wij ons hierin opstellen, welke kansen biedt dit voor 4PS? Wij hebben ervoor gekozen om juist nu te investeren. Zo hebben wij onze hardware-infrastructuur volledig vernieuwd om onze klanten nog beter te kunnen bedienen. Tevens zijn extra investeringen gepleegd in productontwikkelingen en het in de markt zetten van nieuwe oplossingen. En tot slot investeringen in onze mensen; trainingen, begeleiding en coaching met als doel een nog betere dienstverlening te bieden aan onze klanten. Investeringen waarvan wij de overtuiging hebben dat deze haar vruchten gaan afwerpen. Terugkijkend op de afgelopen 6 maanden hebben deze investeringen geleid tot een ongekende groei van 4PS; de omzet ligt 48% hoger dan die van 2008. Opnieuw hebben vele bedrijven gekozen voor 4PS Construct als ERP-oplossing. Bedrijven die juist in deze tijd investeren in efficiëntie en stroomlijnen van haar processen en organisatie. Innovaties worden ook ingezet bij bestaande klanten. Innovaties die direct een bijdrage leveren aan bovenstaand uitgangspunt, zoals bij Kropman Installatietechniek. Kropman investeert in het automatiseren van de buitendienst, als verlengstuk van de interne bedrijfsprocessen. Het bleek dat in de vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces voor de buitendienst nog een behoorlijke winst viel te behalen. Kropman werkt al sinds jaar en dag naar volle tevredenheid met 4PS Construct. Onder het motto ‘Het einde van de papieren werkbon’ hebben Kropman Installatietechniek, Van der Linden Groep, Verkerk Groep en Van Dam Groep gezamenlijk met 4PS een mobiele buitendienstapplicatie ontwikkeld. U leest in deze nieuwsbrief de beweegredenen en hoe het ontwikkel- en implementatieproces van 4PS Mobile is verlopen. Een andere ontwikkeling die wij juist in deze crisistijd hebben gerealiseerd, is de digitale weekstaat. Ook wel urenverantwoording via internet genoemd. Steeds meer medewerkers van onze klanten krijgen hierdoor toegang tot een deel van de 4PS Construct applicatie waaronder urenregistratie, reizenregistratie en verlofregistratie. Een applicatie die volledig is geïntegreerd met 4PS Construct. Klop Verhuur liep met hun vorige bedrijfsapplicatie tegen allerlei blokkades aan. Reden om een selectieproces op te starten. In het artikel over Klop Verhuur leest u hoe de foutloze invoering van 4PS Construct is verlopen en welke belangrijke verbeterpunten zijn gerealiseerd. Daarnaast heeft Klop Verhuur nu een integrale materieelapplicatie die uitstekend toegerust is voor de toekomst. Recent heeft 4PS in overleg met verhuurbedrijven een geïntegreerde calculatiemodule toegevoegd. Deze module kunt u goed inzetten om kostprijscalculaties en prijsaanbiedingen op te stellen voor alle activiteiten van een materieeldienst, bijvoorbeeld voor bouwplaatsinrichting. Wanneer u deze nieuwsbrief leest is het bouwverlof inmiddels weer achter de rug. Hopelijk heeft u voldoende inspiratie opgedaan om de komende tijd de juiste beslissingen te nemen. Misschien heeft u besloten om juist nu te investeren in software. Wij zijn u dan graag van dienst. Tom Bakker Partner
2
4PS Nieuwsbrief - Voorwoord
Inhoud
6
Het einde van de papieren werkbon Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst
11
Implementatie volgens het boekje Foutloze invoering 4PS Construct bij Klop Verhuur
4PS Construct productnieuws 4 Krachtig gereedschap: Meerjarenonderhoudsplanning geïntegreerd in 4PS Construct 10 Calculeren bij materieelverhuur 15 Urenverantwoording via internet: digitale weekstaat
Colofon 4PS nieuwsbrief
Eindredactie: 4PS
Deze nieuwsbrief informeert u over de
Redactionele tekst:
ontwikkelingen met betrekking tot ICT
Pieter van Kesteren
en ERP, onze 4PS Construct oplossing en
Productie & Vormgeving:
aanvullende oplossingen van onze partners.
Meurs Grafische Vormgeving
Bestemd voor de installatie-, service &
Fotografie:
onderhoud- en bouwbranche.
Anita Pantus 4PS Nieuwsbrief - Inhoud
3
Krachtig gereedschap: Meerjarenonderhoudsplanning geïntegreerd in 4PS Construct
Om een installatie in conditie te houden is technische kennis vereist. Kennis met behulp waarvan je inschattingen kunt doen over de gedragingen van de installatie. Zodat je op basis van die inschattingen de noodzakelijke stappen kunt nemen. Het komt erop aan om niet minder, maar ook niet meer te doen dan nodig is om de contractueel overeengekomen afspraken na te leven. Er zullen daarom onderhoudsplannen opgesteld moeten worden voor verschillende vormen van onderhoud. 4PS Construct biedt u een adequate oplossing om, als u dat wilt, meerjarenonderhoudsplannen te maken.
4
4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
Een onderhoudsplan voor preventief
als kostenprognoses op langere termijn
MJOP wilt opstellen, bijvoorbeeld voor de
onderhoud aan installaties omvat de
in 4PS Construct vast te leggen.
komende 10 jaar. 4PS Construct maakt dan voor elk jaar een kolom aan waarin u vervol-
reguliere, planmatige onderhoudsactiviteiten binnen de normale levensduur
Bij de opzet van deze module is gestreefd
gens uw prognoses kunt ingeven.
van een installatie. Daarmee accepteert
naar eenvoud. Geen ingewikkelde boek-
De verschillende soorten onderhoud kunt u
men conditievermindering gedurende de
houdkundige berekeningen, maar ingave
kenmerken bijvoorbeeld met ‘vervanging’,
afschrijvings-periode.
van bedragen op basis van wat de betref-
‘revisie’ of ‘modificatie’. En daar kunt u
In 4PS Construct kan al geruime tijd
fende onderhoudsmaatregel vandaag
vervolgens uiteraard weer op filteren.
een onderhoudsplan voor preventief
zou kosten. Daarbij is het mogelijk om de
onderhoud worden vastgelegd, waarin
indexerings- en risicofactoren op te geven
In het meerjarenonderhoudsplan kunnen
bijvoorbeeld het volgende is opgenomen:
die automatisch over de ingegeven
ook de kosten van het reguliere onderhoud
• Inspecties (met verschillende onder-
bedragen in de tijd worden doorberekend.
meegenomen worden. Dat gaat natuurlijk gewoon door. Dit kunt u met één druk op
houdsfrequenties), al dan niet wettelijk verplicht; • Periodieke onderhoudstaken (ook met verschillende frequenties); • Noodzakelijke (verbruiks)materialen (bijvoorbeeld filters, V-snaren);
Per contract kunt u meerdere meerjaren-
de knop in het MJOP importeren.
onderhoudsplanningen aanmaken. Elk op een andere peildatum. U kunt besparen in
4PS beschikt ook over de objectencockpit.
het opstellen van MJOP’s door die van vorig
In deze cockpit is eveneens een verwijzing
jaar te kopiëren en waar nodig bij te stellen.
naar de MJOP opgenomen, zodat u per object snel inzichtelijk hebt wanneer welke
• Te betrekken onderaannemers; Voor ingave van de gegevens wordt een
onderhoudsmaatregelen gepland zijn.
matrixscherm gebruikt, waarin op de x-as de
Om de presentatie naar uw klanten te
Conditie installaties
jaren zijn uitgezet en op de y-as de locaties,
vereenvoudigen is ook een standaard-
Na verloop van tijd zal de conditie van de
installaties en/of installatieonderdelen.
integratie voorzien met Microsoft Excel,
installatie dermate teruglopen dat onder-
Het niveau waarop u de vastlegging doet
die gegevens automatisch overhevelt en een
houdsingrepen aan de installatiedelen nood-
bepaalt u zelf. Bij uitgebreide contracten
standaardrapport en een grafiek opbouwt.
zakelijk zijn, zoals vervangingen, revisies
helpen de Microsoft Dynamics NAV-filters
of modificaties. Onderhoudsingrepen zijn
u bij het overzichtelijk houden van de MJOP
Samenvattend
gericht op instandhouding of verbetering
door bijvoorbeeld alleen die locatie te tonen
Met de meerjarenonderhoudsplanning in
van het gewenste conditie-niveau van de
waar u op dat moment aan werkt.
4PS Construct beschikt u over een eenvou-
• Te gebruiken materieel of gereedschap.
dig hulpmiddel om de onderhoudskosten
installatie. En hoogstwaarschijnlijk zullen ze invloed hebben op het (geplande) reguliere-
Horizon
voor de korte, middellange en lange termijn
of correctieve onderhoud.
Ook de planningshorizon is in te stellen.
te beheersen. En tevens uw onderhouds-
Dit wil zeggen: de periode waarover u de
strategie hierop af te stemmen.
Meerjarenonderhoudsplan Dit brengt uiteraard de nodige kosten met zich mee, die normaal gesproken niet in het reguliere onderhoudscontract van de klant zijn begrepen. Toch wil de klant in zijn budgettering rekening houden met de te verwachten toekomstige investeringen. Daarom moet een prognose of budgetraming gemaakt worden van de te verwachten kosten in de tijd, op basis van de levensduur en conditie van de verschillende installatiedelen. Dit noemen we het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Krachtig gereedschap Met 4PS Construct Meerjarenonderhoudsplanning bent u in staat om, naast het contract voor regulier preventief onderhoud, meerjarenonderhoudsplanningen 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
5
Het einde van de papieren werkbon Er viel nog een behoorlijke winst te behalen in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces in de buitendienst
6
4PS Nieuwsbrief - Klantcase
Sinds enkele maanden is het grootste deel van de 115 service- en
Eye-opener
onderhoudsmonteurs van Kropman Services uitgerust met een PDA, een
De beslissing om op zoek te gaan naar een
Personal Digital Assistant. Een handheld computer die het mogelijk maakt
mobiele applicatie was al in 2007 genomen,
serviceorders direct digitaal te verwerken. De PDA is online met de centrale
kort voordat Emile Tap in augustus van
Microsoft Dynamics NAV-database van Kropman Services verbonden en
dat jaar bij Kropman in dienst kwam.
voorziet de service- en onderhoudsmonteurs van alle informatie die nodig is
‘Drie leveranciers waren gevraagd om een
om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Na afloop kunnen ze de klant meteen
presentatie te geven en een businesscase te
laten zien wat ze gedaan hebben, welke materialen ze daarvoor gebruikt
maken’, zegt hij. ‘Uiteindelijk kreeg één van
hebben, hoeveel tijd ze hebben besteed en of er nog vervolgacties nodig zijn.
hen opdracht om een functioneel ontwerp
De klant tekent daarna eenvoudig voor akkoord op de PDA. Dankzij de directe
te maken.’ Dat functioneel ontwerp moest
verbinding met de backoffice 4PS Construct ontvangt de klant, als hij dat wil,
dienen als een onafhankelijke bron, op basis
meteen een rapportage via e-mail of men logt daarvoor in op het klantportaal
waarvan Kropman Services zou kunnen be-
van Kropman (www.kropman.nl). Via dit klantportaal, dat overigens een eigen
palen welke functionaliteiten een dergelijke
ontwikkeling is van Kropman, kan de klant de voortgang van de serviceorder
mobiele applicatie zou moeten hebben met
volgen. Dat alles dankzij 4PS Mobile, een mobiele online én offline applicatie
het oog op de specifieke processen van het
die in een hechte partnership-constructie door 4PS, Kropman Services en
bedrijf.
een drietal andere 4PS Construct-klanten ontwikkeld is. Paul Kok, landelijk
In december 2007 was het functioneel
manager Service, en Emile Tap, hoofd product- en procesmanagement,
ontwerp gereed. Een lijvig document waarin
vertegenwoordigden Kropman in de samenwerking. Zij vertellen hoe 4PS
precies stond omschreven wat de wensen
Mobile in nauwelijks anderhalf jaar tijd van een scoop uitgroeide tot een
en eisen van Kropman waren, welke functio-
werkende en innovatieve applicatie.
naliteiten voor het bedrijf relevant waren en hoe die naar de techniek van een mobiele applicatie vertaald moesten worden. ‘Dat functioneel ontwerp was een echte
Kropman Services heeft zich toegelegd
het ERP-pakket 4PS Construct.’ Inmiddels
eye-opener voor ons’, zegt Emile Tap.
op onderhoud en beheer van technische
werkt driekwart van de monteurs van
‘We kregen niet alleen meer inzicht in de
gebouwgebonden installaties. In het streven
Kropman Services dagelijks met 4PS Mobile.
hele materie, het bleek ook dat er nogal wat
naar optimalisering van de bedrijfsvoering bleek dat er in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces nog behoorlijk wat winst te halen viel. Een vereenvoudiging die vooral moet komen van een verbetering van de informatievoorziening. De zwakke plek zat met name in de verwerking van serviceorder-informatie. Emile Tap: ‘Je wilt je monteurs natuurlijk met gerichte en correcte informatie op pad sturen. Voorheen was dat nogal vaag, ze kregen te horen wat er ongevéér aan de hand was. Via 4PS Mobile krijgen ze nu de juiste actuele informatie op hun PDA. Precies zoals die ingevoerd is in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, ons integrale ERPsysteem. En op locatie kunnen ze onder andere met behulp van voorgedefinieerde velden bijhouden wat ze gedaan hebben, welke materialen ze hebben verbruikt, de dagstaat opmaken, eventueel aanvullend werk noteren en overige interne teksten mee-sturen die nodig zijn om de backoffice up to date te houden. En die informatie wordt weer automatisch weggeschreven in 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
7
Paul Kok (links), landelijk manager Service en Emile Tap (rechts), hoofd product- en procesmanagement
“afhankelijkheden” waren.’ Wat bedoelt hij
de leverancier van ons ERP-systeem, die te
cier kon immers een werkende applicatie
daarmee? Paul Kok legt uit: ‘Voor ons was
kennen geeft dat ze vergaande plannen
bieden?
de kans reëel dat het tussen de leverancier
hebben om zelf een mobiele applicatie te
‘Nee integendeel’, zegt Paul Kok, ‘In novem-
van de nieuwe mobiele applicatie en die van
ontwikkelen?’ Het werd 4PS. Waarom?
ber 2007 had 4PS in een scoop beschreven
onze ERP-applicatie niet zou boteren. En wij
Paul Kok: ‘4PS en Kropman hebben al veel
wat ze wilden gaan maken. Die scoop had
hadden geen zin om in zo’n situatie terecht
langer een relatie. 4PS is de leverancier van
onze interesse gewekt. Bovendien zouden
te komen.’
Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct,
we op deze manier de kans krijgen om mee
onze ERP-applicatie die we indertijd ook in
te ontwikkelen en zo ons eigen stempel op
Eigen stempel
een vergelijkbaar partnership ontwikkeld
het eindresultaat te drukken.’
Die omstandigheid heeft wel degelijk een rol
hebben. We hadden een goed gevoel over-
gespeeld in de uiteindelijke afweging. Emile
gehouden aan die samenwerking en aan de
Gewoon begonnen
Tap: ‘We stonden dus voor de vraag: geven
implementatie van deze oplossing.’
‘Omgekeerd was gezamenlijke ontwikkeling ook voor 4PS een interessante optie’, zegt
we de opdracht aan de partij die ook dat functioneel ontwerp gemaakt heeft en die al
Maar 4PS moest toch nog met de feitelijke
Emile Tap, ‘bij het werken aan dat functio-
over een goede werkende mobiele applica-
ontwikkeling van de applicatie beginnen?
neel ontwerp hadden we een heleboel
tie beschikt? Of gaan we in zee met 4PS,
Was dat geen bezwaar? Die andere leveran-
expertise en kennis opgedaan die bij de
8
4PS Nieuwsbrief - Klantcase
ontwikkeling heel goed van pas zouden
is de begeleiding van 4PS bij de acceptatie
je voor, ze halen de barcodelezer over een
komen. Dat functioneel ontwerp is dan
binnen het bedrijf. ‘Zoals overal heb je ook
sticker en meteen is van het betreffende
ook een belangrijk richtsnoer geweest.’
bij ons mensen die het leuk vinden om met
onderdeel de onderhouds- en storingshisto-
In de maanden daarna ging men voort-
computers te werken en mensen die er niet
rie bekend.’ Paul Kok gelooft dat er vooral
varend aan de slag. Behalve Kropman
echt op zitten te wachten. Bovendien heb-
hardwarematig innovaties te verwachten
waren nog drie andere installateurs bij de
ben sommigen bij een applicatie als deze
zijn: ‘Misschien hebben ze straks een
ontwikkeling betrokken.
het gevoel dat hij bedoeld is om hen in de
futuristisch klein computertje, zoiets als een
In mei 2008 werd een eerste basisapplicatie
gaten te kunnen houden. Big brother, dat
iPhone. Met grotere pictogrammen en mis-
opgeleverd die in de maand juni daarna
idee. Dat zou kunnen, maar dat is niet zo.
schien wel een vernuftig toetsenbord voor
uitvoerig getest werd. Eind september 2008
Het gaat ons er puur om de efficiëncy te
eenvoudige storingsteksten. Onze monteurs
werd de applicatie vrijgegeven en kon men
verhogen, de foutmarges te verkleinen en
zijn nu nog met een pennetje op zo’n klein
in principe aan de uitrol beginnen. De drie
de administratieve last te verlagen, ook voor
schermpje bezig. Het bedieningsgemak van
andere pilotbedrijven vonden echter dat ze
de man in het veld. Het is belangrijk dat 4PS
die handheld computers kan veel beter. Dat
daarvoor nog niet ver genoeg waren.
nieuwe klanten goed begeleid, bij het geac-
moet meer “bedieningsplezier” worden!’
Kropman was de enige die het op dat
cepteerd krijgen van de vernieuwingen.’
moment aandurfde. Emile Tap: ‘Wij gingen
Bij Kropman hebben ze er zelf veel aan
ervan uit dat we dingen die nog niet hele-
gedaan. ‘We hebben onze mensen zoveel
Feiten in het kort
maal lekker liepen, wel procedureel konden
mogelijk bij het hele proces betrokken’, zegt
opvangen. We zijn dus gewoon begonnen.
Emile Tap, ‘en ze laten zien waar de aan-
Eerst 8 december op onze vestiging in
toonbare verbeteringen zitten. En dat helpt.
Bedrijf
Alkmaar, de dag daarna Assen. In januari
We hebben ieder moment aangegrepen om
Kropman Installatietechniek
2009 volgde Nijmegen, met maar liefst
over de digitale werkbon te communiceren,
52 buitendienstmedewerkers.’
de voor- en nadelen bespreekbaar te maken
Activiteiten
Die eerste basisapplicatie miste nog enige
en deze mobiele oplossing te promoten. Het
Als systeemintegrator bestrijkt
functionaliteit en ook het gebruiksgemak
wordt ook voor de monteurs steeds duide-
Kropman de werkterreinen
liet nog te wensen over. ‘Maar’ zegt hij,
lijker dat ze zo langzamerhand toegroeien
werktuigbouw, elektrotechniek, meet-
‘omdat wij als enigen met de applicatie
naar een nieuw stuk gereedschap, dat
en regeltechniek, contamination
aan de slag waren gegaan, konden we een
steeds vanzelfsprekender deel uitmaakt van
control en prefabricage. Kropman
grote rol spelen bij de optimalisatie. Wat wij
hun dagelijkse praktijk. Straks gaan ze niet
opereert in de markten utiliteit,
in het veld tegenkwamen konden we mooi
meer zonder dat ding van huis!’
gezondheidszorg, pharma en industrie en werkt vanuit een hecht netwerk
vertalen in gewenste functionaliteit en die vervolgens via updates aan de basisapplica-
Bedieningsplezier
van 9 regionale vestigingen met ruim
tie laten toevoegen.’
4PS is bezig met het programmeren van
800 medewerkers
de laatste functionele aanpassingen. Nieuw stuk gereedschap
4PS Mobile is in feite ‘marktklaar’, al zullen
Modules
Heeft mee-ontwikkelen dan alleen maar
aan de applicatie continu nieuwe mogelijk-
Totale Microsoft Dynamics NAV 4PS
voordelen? Paul Kok moet dat helaas
heden worden toegevoegd. Aan de
Construct productsuite van Acquisitie
ontkennen: ‘Een nadeel is dat je zelf veel
Navision-kant zijn er nog wel enige aan-
tot Oplevering inclusief project-
inspanningen moet leveren. En dat hoeft
passingen nodig om de administratieve
bewaking in combinatie met
niet als je een applicatie zo van de plank
vereenvoudiging ook daar te verzilveren.
meerjarige prestatie beheercontracten
kunt halen. Maar goed, dat hadden we
Is de applicatie dan helemaal af of zijn er
vooraf ingecalculeerd. Wel is ons het begin
functionaliteiten die beide heren nog graag
Aantal gelijktijdige gebruikers
tegengevallen, het was wat je noemt een
in 4PS Mobile gerealiseerd willen zien? Al-
4PS Construct
‘slow’ start. Gelukkig hebben we er gaan-
lebei geloven ze dat er best nog extra func-
193
deweg flink de vaart in gekregen. Maar de
tionaliteit aan de applicatie kan worden toe-
nadelen wegen uiteindelijk niet op tegen
gevoegd. Voor Emile Tap staat de integratie
Aantal 4PS Mobile gebruikers
de voordelen. Er is echt sprake van een
van een TomTom-navigatie bovenaan de lijst:
115
win-winsituatie. Onze feedback is voor 4PS
‘Het zou prettig zijn als ze alleen maar de
erg waardevol geweest en wij hebben met
naam van een klant hoeven in te geven en
Besturingssysteem
4PS Mobile een applicatie die nauw aansluit
dat er dan automatisch naar toe genavi-
Windows 2003 Server
bij de behoeften van een organisatie als de
geerd wordt.’ En ook de barcode-optie mag
onze.’ Wat volgens hem beter zou kunnen,
wat hem betreft geïntegreerd worden: ‘Stel 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
9
Calculeren bij materieelverhuur 4PS Construct heeft inmiddels een prima positie opgebouwd bij middel-
Flexibiliteit in berekeningen
grote en grote materieeldiensten en commerciële verhuurondernemingen.
Bij materieel gaat het vaak om grote volu-
De ontwikkelingen in de markt gaan snel. Gezamenlijk met klanten blijven
mes en aanzienlijke gewichten. De gewich-
we continu nadenken over hoe we onze software nog efficiënter en slimmer
ten van het gecalculeerde materieel en de
kunnen optimaliseren.
gecalculeerde artikelen worden opgeteld en kunnen worden overgezet naar het staartblad of eindblad. Op het staartblad kunnen
Na de calculatiemodule voor de B&U-sector
Materieelsets
desgewenst berekeningen met de gewich-
beschikt 4PS Construct nu ook over een
Vaak wordt er met materieelsets gewerkt.
ten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld om de
integrale calculatiemodule voor materieel-
Bij de start van een bouw gaan er bijvoor-
kosten per ton op te kunnen voeren. U kunt
en verhuurbedrijven. Ons uitgangspunt
beeld keten met inventaris en een omhei-
dit zelf eenvoudig en eventueel per klant
daarbij is de standaard 4PS Calculatie-
ning naar het project. De keten worden
bepalen en inrichten.
oplossing die alle installatiebedrijven voor
aangesloten op het elektriciteitsnet en
de volle honderd procent kunnen inzetten.
er komt ook een telefoonlijn met ADSL-
Eenmalige invoer
aansluiting. In de materieel calculatiemodule
Als een calculatie gereed is en opdracht
Net als bouw- en installatiebedrijven maken
kan een set in één regel worden ingevoerd
wordt, zou het jammer zijn als u alles
materieeldiensten prijsaanbiedingen voor
en (automatisch) worden geëxplodeerd
opnieuw in zou moeten voeren. Daarom
hun potentiële klanten. Vaak gaat het bij
naar calculatieregels met uren, artikelen en
kunt u materieelcalculaties overzetten naar
de materieeldienst niet uitsluitend om de
materieel.
de materieelbehoefte. De materieelbehoefte kan vervolgens worden overgezet naar
verhuur van materieel. Meestal zijn ook zaken als bouwplaatsinrichting, steigerbouw
Een andere mogelijkheid is het standaard
materieelorders. Voor deze opzet hebben
en bekistingstechniek bij de materieeldienst
koppelen van kostenregels aan materieel.
we gekozen, omdat het gecalculeerde
ondergebracht.
In de calculatie worden deze kostenregels
materieel vaak afwijkt van het daadwerkelijk
automatisch meegenomen. Hierbij kunt u
geleverde materieel. In plaats van steiger-
Met de calculatiemodule voor materieel-
denken aan zagen die standaard worden
pijpen van 6 m gaan er bijvoorbeeld
diensten is het mogelijk kostprijscalculaties
meegegeven bij een zaagmachine of aan
steigerpijpen van 3 m naar het project.
en prijsaanbiedingen te maken voor alle
het opstellen van een kraan bij aanvang
activiteiten van de materieeldienst.
van de huur. Ook de afvoerkosten kunnen
Kortom, de praktijk van onze klanten en
uiteraard automatisch worden opgevoerd
dus de branche, is optimaal verwerkt in de
in de calculatie.
calculatiemodule materieel.
Kostprijs- en verkoopprijscalculatie Uiteraard kan de verhuur van materieel gecalculeerd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de gewenste huurperiode en met de tarieven voor die huurperiode. Sommige relaties willen materieeltarieven per week en anderen geven de voorkeur aan materieeltarieven per dag. Wanneer er kortingen per klant of per locatie zijn, wordt daarmee rekening gehouden in de verkoopcalculatie. Kenmerkend voor materieeldiensten is het gebruik van de functie verkoop/terugkoop artikelen of verkoop/terugkoop materieel. Uiteraard wordt het gebruik hiervan volledig ondersteund in de calculatiemodule voor materieeldiensten en commerciële verhuurders. 10
4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
Implementatie volgens het boekje Foutloze invoering 4PS Construct bij Klop Verhuur
Teus Klop (links), directeur-eigenaar Klop Verhuur en Rogier Overbeeke (rechts) van ORVICO
In de directe nabijheid van Verkeersplein Oudenrijn, het logistieke hart van Nederland, en op iets meer dan een steenworp afstand van de A2 én de A12 bevinden zich de magazijnen van Klop Verhuur. Een betere locatie voor een verhuurder van aannemersmaterieel kun je je nauwelijks voorstellen. De wensen die Klop Verhuur koesterde, hadden dan ook vooral betrekking op de verbetering van het verhuurproces. Daarom tekende het bedrijf in oktober 2007 een samenwerkingsovereenkomst met 4PS voor de implementatie van Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct. Nog geen jaar later, in augustus 2008, ging Klop Verhuur over van haar oude bedrijfsbrede oplossing naar 4PS Construct – compleet met een groot deel van de oude datahistorie. De overgang verliep volkomen foutloos! Het geheim? ‘Een goede, om niet te zeggen perfécte voorbereiding’, zegt Teus Klop, directeur-eigenaar van Klop Verhuur, ‘en vooral niet te snel tevreden zijn!’ We vroegen de betrokkenen hoe de bepaald niet eenvoudige implementatie in zijn werk is gegaan. Naast Teus Klop zijn dat Annie Bloed, hoofd administratie van de materieelverhuurder, en Rogier Overbeeke van ORVICO, een onafhankelijk adviesbureau dat door Klop Verhuur is ingehuurd om de implementatie te begeleiden en uit te voeren. 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
11
Klop Verhuur werkte al jarenlang met een
nieuwe bedrijfsbrede applicatie die het
eenvoudiger dan gedacht, om de simpele
bedrijfsbrede automatiseringsoplossing.
mogelijk maakt de organisatie verder te
reden dat er maar weinig applicaties op
Maar omdat de expertise bij de toenmalige
optimaliseren.’
de markt zijn die geschikt zijn voor de
leverancier steeds verder terugliep en
Maar voordat men daadwerkelijk de
materieelverhuurbranche. Teus Klop:
nieuwe updates uitbleven, raakte het
markt op ging, was het zaak eerst goed
‘Met een collega-verhuurder ben ik wel
pakket steeds verder achterop. ‘We liepen
na te gaan wat nu precies de wensen en
eens gaan uitzoeken welke pakketten nu
tegen allerlei blokkades aan’, zegt Annie
behoeften van het bedrijf waren en wat de
echt specifiek op onze branche waren
Bloed. ‘Er was bijvoorbeeld geen koppeling
gewenste functionaliteit van zo’n nieuwe
afgestemd. Daar kwam uit dat er eigenlijk
met e-mail. Dat maakt de communicatie
applicatie moest zijn. ‘Er is veel software op
helemaal niet veel geschikte software
met de klanten erg lastig.’
de markt, dat is het punt niet’, zegt Rogier
voorhanden is. Verhuur, zoals wij dat doen,
Klop Verhuur met zijn relatief kleine
Overbeeke. ‘Belangrijker is dat jij weet wat
is een aparte materie. Dat heeft niks te
backoffice beschikte niet over echte
je wilt en welke kant je met je bedrijf op
maken met het verhuren van een auto,
IT-expertise en schakelde daarom ORVICO
wilt. Vervolgens kun je gericht gaan zoeken.
een stuk gereedschap of serviesgoed voor
in. Die is eerst gaan kijken naar de visie
Dat is ook het scenario dat we gevolgd
een feestje. Dat is allemaal incidenteel. De
van Klop Verhuur: waar staat Klop Verhuur
hebben. In het begin hebben we dus
volgende dag komt het verhuurde spul
nu en waar willen ze naartoe? Rogier
helemaal niet naar IT gekeken.’
gewoon weer terug. Misschien dat er een paar koppen en schotels gebroken of weg
Overbeeke: ‘Dat hebben we uitgebreid besproken en vastgelegd. Vervolgens
Materieelverhuur specifiek en
zijn. Maar goed, dat wordt verrekend en
hebben we daar een aantal conclusies aan
complex
daarmee is het klaar. Maar materieelverhuur
verbonden. De belangrijkste daarvan was
De keuze voor een nieuw systeem en
is bulkverhuur. Dat is totaal iets anders.
dat Klop Verhuur op zoek moest naar een
een nieuwe leverancier was uiteindelijk
Dat gaat continu door. Het materieel komt voortdurend in kleine gedeeltes terug en er worden voortdurend gedeeltes bijgehuurd. Dus dat moet doorlopend geregistreerd kunnen worden, per datum, hoeveelheid, klant, project, met de verschillende kortingen enzovoort. Natuurlijk moet alles ook automatisch gefactureerd en waar nodig gecrediteerd kunnen worden. En daar komen ook nog het materieelbeheer en de afschrijvingen bij. Al met al dus heel complex.’ Het pakket echt aan het werk zien ORVICO heeft vooral op het gebied van materieelverhuur specifieke expertise. Het adviesbureau kent de markt en wist dat er eigenlijk maar één pakket was dat werkelijk in de bedrijfsvisie van Klop Verhuur past en dat de leverancier ervan over de juiste kennis beschikt. Rogier Overbeeke: ‘We hebben nog wel gekeken of er nog meer geschikte pakketten waren. Maar ook uit eerdere ervaringen met 4PS Construct bij andere klanten waren we er al vrij snel zeker van dat deze applicatie het moest worden.’ Wat voor Teus Klop ook een rol gespeeld heeft was dat Ballast Nedam, een belangrijke klant, ook met het pakket werkte: ‘We zijn gaan kijken hoe het daar draaide. Daar konden we de kwaliteit van
12
4PS Nieuwsbrief - Klantcase
de verhuurmodule zelf vaststellen. De eigen
productie-, kantoor- en archiefruimten
samen bepaald welke regels we mee
materieeldienst van Ballast Nedam heeft
en alle noodzakelijke faciliteiten. Er zijn
moesten nemen. We hebben kritisch
namelijk een werkwijze die met de onze te
deuren, trappen, liften, leidingen. Alles is
gekeken naar wat we echt nodig hadden
vergelijken is. Ze waren zeer te spreken over
er. Het moet alleen op de juiste manier
en hoe we daarmee straks min of meer
het pakket.’
ingericht worden. En in het geval van Klop
probleemloos over zouden kunnen naar
‘Dat is een heel wezenlijk punt’, vult Rogier
Verhuur kwam daar nog bij dat eigenlijk
het nieuwe systeem. De truc daarbij is dat
Overbeeke aan. ‘Kijk, in een demo kan alles.
de hele datahistorie in het nieuwe systeem
je je concentreert op de uitzonderingen.
Maar het gaat erom dat je het pakket aan
moesten worden ingevoerd. ‘Dat was voor
De bulk dat lukt allemaal wel, het zijn de
het werk ziet in de dagelijkse praktijk en dat
ons essentieel’, zegt Teus Klop, ‘wij konden
uitzonderingen die problemen geven.’
je de mensen die ermee werken, naar hun
gewoon niet van begin af aan opnieuw
ervaringen kunt vragen.’
beginnen, zoals ze in eerste instantie bij
Slimme methodiek
4PS voorstelden. Materieelverhuur is een
Bij het overzetten van die historische data
Datahistorie moest mee naar nieuw
kwestie van continuïteit. De oude data
was de kennis van Annie Bloed essentieel.
systeem
moesten dus koste wat het kost over naar
Voor Rogier Overbeeke waren het niet
Toen de keuze eenmaal bepaald was,
het nieuwe systeem.’
meer dan tabellen, codes en cijfers. Maar
kon een begin gemaakt worden met
‘En dat ging om een immense hoeveelheid,
Annie Bloed, die al ruim tien jaar bij Klop
de implementatie. Een bedrijfsbrede
honderdduizenden dataregels’, zegt
Verhuur in dienst is, wist precies wat ze
applicatie kun je vergelijken met een
Rogier Overbeeke. ‘Maar gelukkig was
representeerden. Dat overzetten was in
nieuw bedrijfsgebouw: het heeft alle
niet alles even relevant. Dus hebben we
principe handwerk, een andere manier 4PS Nieuwsbrief - Klantcase
13
was er niet. ‘Maar je kunt daarbij wel een
kortingsstructuren en andere parameters.
klanten nog beter van dienst zijn en ze
slimme methodiek volgen’, zegt Annie
Klop heeft ook nog een verkooporganisatie.
ook werkelijk 24 uur per dag kunnen
Bloed: ‘We hadden zelf een uitgebreide
De administratie daarvan is ook meteen
bedienen’, zegt Teus Klop. ‘Daarom
lijst van filtercriteria opgesteld. Daardoor
in het systeem geïntegreerd. Bovendien is
hebben Klop, ORVICO en 4PS gezamenlijk
hielden we van de oorspronkelijke anderhalf
en passant ook nog van de gelegenheid
een standaard materieelwebsite ontwikkeld.
miljoen materieellocatieregels zo’n half
gebruik gemaakt om het complete
Onze klanten en potentiële klanten
miljoen over.
klantenbestand op te schonen. Maar
zijn daardoor onder meer in staat om
We hebben uiteindelijk negen maanden
ondanks dat alles konden de laatste vrijdag
offertes aan te vragen en direct materieel
over de implementatie gedaan, drie
van de vakantie al de eerste orders door
te bestellen. De website is natuurlijk
maanden langer dan we gedacht hadden.
het nieuwe systeem worden gegenereerd.
geïntegreerd met 4PS Construct.
Gewoon omdat we echt nauwkeurig wilden
En inmiddels draait 4PS Construct al bijna
Daardoor is alle vastgelegde informatie
zijn. Dat heeft zich uitbetaald. We zijn in
een jaar naar grote tevredenheid. Wat zijn
zoals relatiegegevens, contactpersonen,
één keer foutloos overgegaan. En dat is
terugkijkend, dan de factoren geweest
tarieven, klantspecifieke kortingsafspraken,
best bijzonder!’
die het succes van de implementatie en
reeds geleverd en besteld materieel
De eigenlijk overgang vond plaats tijdens
de overgang bepaald hebben? Rogier
enzovoort, direct beschikbaar.
de vakantie. ‘Er waren twee weken geen
Overbeeke: ‘Essentieel is dat je weet wat je
We verwachten er veel van.’
mutaties’, zegt Teus Klop, ‘die hebben
aan elkaar hebt en waar je op moet letten.
we benut voor het definitief filteren van
Dat je heel precies moet zijn. En dat je
de oude bestanden en het onderbrengen
vooral niet te snel tevreden moet zijn.’
daarvan in het nieuwe pakket. Toen zijn
Teus Klop kan het daar alleen maar mee
we gaan testen. Dat hebben we gedaan
eens zijn: ‘Ikzelf zou misschien genoegen
door vóór de vakantie alle facturen over
hebben genomen met een test van
de maand augustus aan te maken in
enkele tientallen facturen. Rogier niet,
het oude pakket. En die vervolgens te
die wilde dat die test zich uitstrekte over
Bedrijf
vergelijken met facturen over diezelfde
het complete facturenbestand van een
Klop Verhuur
maand die we daarna in 4PS Construct
hele maand! En hij heeft gelijk natuurlijk.
hadden aangemaakt. Die moesten hetzelfde
Klanten verlangen die nauwkeurigheid
Activiteiten
eindbedrag hebben. En dat klopte’.
van ons. Wij kunnen ons eigenlijk geen
Specialist in het verhuren en verkopen
Zat er dan helemaal geen verschil in? Annie
enkele administratieve fout permitteren,
van aannemersmaterieel
Bloed: ‘70 euro, maar dat waren kleine
want dan verliest de klant zijn vertrouwen.
afrondingsverschillen omdat 4PS Construct
En vertrouwen, daar gaat het om in onze
Modules
net iets anders rekent!’
branche.’
Acquisitie, Relatiebeheer, Verkoop,
Vertrouwen
Geïntegreerde materieelwebsite
Artikelbeheer, Voorraad, Inkoop,
Het lijkt zo simpel, zo’n factuur, maar die
Klop Verhuur staat aan de vooravond van
Projectenbeheer, Klachtenbeheer,
is wel de resultaat van een heel complex
een nieuwe innovatie die voor verdere
Koppeling salarispakket, Financieel,
administratief proces met allerlei mutaties,
optimalisatie zal zorgen. ‘We willen onze
Documentenbeheer, Materieel
Feiten in het kort
Offertes, Calculatie Bouw,
Basis, Materieel Uitgebreid, Vaste Activa, Centraal relatiebeheer, Leveranciersbeoordeling, Barcodescannen, Termijnmotivering,
Concrete verbeteringen dankzij 4PS Construct:
Debiteurencockpit, Rekening Courant inclusief renteberekening
• Betere digitale archivering en zoekmogelijkheden • Drie klantenbestanden naar één centraal klantenbestand
Aantal gelijktijdige gebruikers
• Eén CRM- en financieel basisplatform voor vijf werkmaatschappijen
4PS Construct
• Veel nieuwe digitale en op de toekomst gerichte ontwikkelingen mogelijk
15
• Betere voorraadregistratie • Volledig geïntegreerd pakket voor diverse modules: materieel, verkoop, CRM, projectadministratie, inkoop, financieel, service & onderhoud
14
4PS Nieuwsbrief - Klantcase
Besturingssysteem Windows 2003 Server
Urenverantwoording via internet: digitale weekstaat Bouw-, installatie- en GWW-bedrijven zijn echte projectorganisaties, voor
efficiënt gebeuren met een minimum aan
wie inzicht in de werkzaamheden van hun medewerkers uitermate belang-
handelingen. Daarom maakt 4PS Construct
rijk is. De directe werkzaamheden en kosten worden immers op projecten of
het mogelijk om aan de hand van CAO-
contracten/ service-orders geboekt. Vaak schrijven werknemers binnen een
regels automatisch overuren, reiskosten,
dergelijk bedrijf een urenverantwoording, ook wel de ‘geschreven’ weekstaat
reisuren of vergoedingen te laten bepalen.
genoemd. Deze papieren urenverantwoording of weekstaat wordt op de
Urenverantwoordingen kunnen dus met
administratie vaak weer overgetypt in een geautomatiseerd systeem.
een minimale invoer snel en foutloos bij de
Dubbele handelingen met een reële kans op fouten. Dat kan veel handiger
administratie worden aangeleverd.
en ook leuker. Uren via Internet Medewerkers die hun eigen urenverantUiteraard kennen we in 4PS Construct de
systeem uit te voeren, dus vanaf de
woording dienen in te geven maar daarbij
mogelijkheid om snel en eenvoudig uren
bouwplaats of waar dan ook ter wereld.
geen gebruik maken van de 4PS Construct-
in te voeren. Maar niet iedere medewerker
Het schrijven van uren moet dan ook snel en
applicatie, zoals UTA-medewerkers,
heeft toegang tot 4PS Construct. Vaak vinden ze het ook makkelijker om de uren via pen en papier te verantwoorden. In 4PS Construct kennen we inmiddels een drietal mogelijkheden voor het schrijven van uren. Daarbij is elke mogelijkheid toegespitst op een bepaalde groep gebruikers met hun eigen benodigdheden en invalshoeken. Onderstaand worden deze mogelijkheden in hoofdlijnen toegelicht: Centrale urenadministratie In de centrale urenverantwoording is het sinds jaar en dag mogelijk om uren te boeken en de invoer van anderen te controleren. Urenverantwoordingen kunnen snel en eenvoudig worden gecontroleerd en waar nodig worden aangepast. Wilt u de uren via een workflow nog laten goedkeuren in 4PS Construct? Geen probleem. In de applicatie is deze fiatteringsworkflow ingebracht. Dit betekent dat bijvoorbeeld de projectleider of de contractbeheerder in 4PS Construct een signaal krijgt om de verantwoorde uren te fiatteren. Urenverantwoording uitvoering Uitvoerders en projectleiders schrijven vaak veel urenverantwoordingen voor de aan hen toegekende CAO-medewerkers. In de regel doen ze dat naast het vastleggen van productiestanden, het uitschrijven van bonnen, het maken van prognoses enzovoort. 4PS Construct biedt de mogelijkheid om al deze functies op afstand direct in het 4PS Nieuwsbrief - 4PS Construct productnieuws
15
aanwezige validaties, zoals die worden toe-
De voordelen van 4PS Construct Weburen: • Plaats- en tijdsonafhankelijk uren kunnen registreren • Volledige validatie in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct • Laagdrempelige internetapplicatie
gepast in de urenverantwoordingsmodule. Bij het invoeren van weekstaten of urenverantwoordingen via internet komen de gegevens rechtstreeks in 4PS Construct terecht en worden door de administratie
• Volledige integratie met het Microsoft-platform
gecontroleerd en verder definitief verwerkt.
• Minimaliseren van de foutkans
Geen papieren bonnen meer, de foutkansen
• Snellere facturatie
zijn geminimaliseerd en het registreren van uren wordt voor deze doelgroep veel leuker en eenvoudiger.
monteurs of engineers, hoeven dit niet
kers online hun opgebouwde verlofdagen
langer te doen via Excel of op papier
opvragen. Belangrijke randvoorwaarde voor
maar kunnen dat nu doen via internet.
een succesvolle internetapplicatie, ook wel
Daar kunnen ze snel en eenvoudig een
webservice genoemd, is dat er validaties
urenverantwoording invoeren inclusief
beschikbaar zijn vanuit 4PS Construct. Het is
reiskosten, kilometers en vergoedingen.
immers niet de bedoeling dat uren op niet-
In de weburen-applicatie is het eveneens
bestaande projecten worden geschreven. In
mogelijk om de verlofregistratie inzichtelijk
de 4PS Construct Weburen-applicatie wordt
te krijgen. Daardoor kunnen uw medewer-
standaard gebruik gemaakt van de reeds
4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE
T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E
[email protected] I www.4ps.nl
De urenverantwoording kan onafhankelijk van een locatie of de beschikbaarheid van 4PS Construct worden ingevoerd. Het enige wat nodig is, is een computer met een internetbrowser.
