metacom online whitepaper
BizzStream het einde van het papieren proces
vanmeijel.nl
bouwen kan simpeler
Inhoudsopgave
Waarom verlopen processen niet optimaal? 3 Welke kansen biedt dit? 4 Overwegingen 4
Hoe werkt BizzStream? 5 Kenmerken van BizzStream 6 Wanneer is het beschikbaar?
7
Wat gaat het kosten?
7
Hoe kan ik beginnen?
7
Het einde van papier 8
2
Het einde van het papieren proces
Waarom verlopen processen niet optimaal? In de bouw worden elke dag grote hoeveelheden informatie verwerkt. Op kantoor én op de bouwplaats: overal wordt informatie bekeken, gewijzigd en toegevoegd. In de meest ideale situatie
4. Niet de juiste software: Veel informatie kan
niet worden vastgelegd in het ERP systeem. Het systeem heeft óf de functionaliteit niet, óf het sluit niet aan op het werkproces. Daarom wordt veel informatie vastgelegd in spreadsheets, op papier of in verschillende apps. Dit is een risico, want deze informatie is niet geïntegreerd met het ERP systeem. Hierdoor is deze waardevolle informatie vaak niet in te zien en te gebruiken door andere medewerkers.
is die informatie altijd beschikbaar, correct en volledig. In de praktijk loopt de informatieverwerking vaak niet zo soepel en valt er nog een hoop te verbeteren. Waarom is informatie vaak niet compleet? Veel bouwbedrijven hebben informatiestromen die niet goed verlopen. Hiervoor kunnen verschillende oorzaken zijn:
1. Tijdsdruk: De spoedklussen hebben prioriteit
boven de normale werkzaamheden. Daardoor blijven dagelijkse administratieve werkzaamheden vaak liggen. Denk bijvoorbeeld aan het registreren van uren of afhandelen van werkbonnen. De administratie van een hele week wordt dan opgespaard en op één moment verwerkt. Het gevolg is dat informatie vaak niet actueel en volledig is.
2. Onduidelijkheden: Het is niet altijd duidelijk wie,
wat, wanneer moet registreren. Daardoor komt het vaak voor dat noodzakelijke informatie niet op tijd wordt vastgelegd.
3. Geen overzicht: Informatie over bijvoorbeeld
Is dit een probleem? Ja. Want als informatie niet beschikbaar, correct en volledig is, duurt het langer om bijvoorbeeld een project af te sluiten, klachten op te lossen, of facturen te verwerken. Dit kost naast energie en tijd, onnodig (veel) geld. Om het probleem op te lossen, ligt het inschakelen van een specialist vaak voor de hand. Het probleem is alleen: veranderen is lastig. En duur. Lastig omdat de techniek zich moeilijk laat aanpassen op de gewenste situatie. Duur omdat dan vaak geïnvesteerd moet worden in maatwerk. Gelukkig verandert dit met de komst van Metacom Online. Metacom Online: Cloud ERP voor de bouw Metacom Online is een nieuw cloud ERP systeem dat speciaal is toegespitst op de complexiteit en dynamiek van de bouw. Met de eerste module van Metacom Online, genaamd BizzStream, zijn documentstromen zoals urenregistratie, meerwerk, werkbonnen, kwaliteitsformulieren en inkoopprocessen eenvoudig te digitaliseren. Met BizzStream kunt u namelijk documenten en de daarbij bijbehorende werkstromen zelf modelleren. Daarmee komt papierloos werken, zowel op kantoor als op de bouwplaats, binnen handbereik. In combinatie met Metacom is er nu een volledig systeem voor handen om al uw bedrijfsinformatie te digitaliseren.
opdrachtgevers en leveranciers komen binnen via e-mails, vergaderingen, telefoontjes, machines, ERP, CRM, etc. Er gaat veel tijd verloren om dit allemaal bij te houden. Bovendien is het een hele klus om informatie uit de verschillende systemen bij elkaar te brengen voor een volledig inzicht. Hierdoor wordt snel iets over het hoofd gezien en is de kans op het maken van fouten groter.
VanMeijel white paper • Januari 2016
3
Welke kansen biedt dit?
Wat als er iets bestond dat zó eenvoudig was dat iedereen er mee kon werken? Iets voor het verwerken van al uw dagelijkse informatie? Iets wat het werk simpeler en beter maakt. Een platform waarop u zelf kan
Mobiel werken Met BizzStream is het mogelijk om informatie op ieder gewenst moment via een tablet, smartphone of desktop te bekijken en te bewerken. Hierdoor ontstaan veel nieuwe mogelijkheden: medewerkers op de bouwplaats kunnen nu eindelijk direct werken met allerlei projectdocumenten zonder tussenkomst van de administratie. Dat bespaart de administratie werk en vermindert de foutkans. Automatische verrijking van informatie Software wordt steeds slimmer. Zo kan in BizzStream data automatisch worden verrijkt zodat er geen onnodige tijd verloren gaat aan administratieve zaken. Een voorbeeld: tijdens het inkoopproces wordt een inkooporder gemaakt. Deze order kan vervolgens direct als basis dienen voor een afroep en ontvangstbon. Hierdoor hoeven de gegevens maar één keer te worden ingevoerd. De rol van de menselijke gebruiker schuift op van een invoerende naar controlerende rol.
bepalen welke informatie u gaat creëren, verwerken en stroomlijnen? Iets wat zich aan u aanpast. Wat alle informatie verbindt op één platform?
Zeer flexibele inzet van automatisering De software voor het automatiseren van processen wordt vaak als complex ervaren. Vaak kunnen alleen specialisten aanpassingen doen. Dit is echter aan het veranderen: software en gebruikers groeien steeds dichter naar elkaar toe. Hoe handig zou het zijn als u zelf werkbonnen kunt aanpassen, medewerkers toegang kunt verschaffen in het proces, of een geheel nieuw proces kunt automatiseren zonder afhankelijk te zijn van een specialist? Met BizzStream is dit nu mogelijk geworden.
overwegingen Mobiel werken
Op de bouwplaats is het fijn om toegang te hebben tot projectinformatie, direct vanaf een tablet of smartphone. Hierdoor kan sneller worden bijgestuurd.
Direct registreren
Door direct bij een gebeurtenis te registreren vermindert de kans op fouten en blijft informatie up-to-date. Daarnaast verdeelt de administratielast zich over een constante periode waardoor er geen administratiepieken ontstaan. Wat zou het voor uw bedrijf betekenen als alle urenbriefjes ook direct in de projectadministratie staan?
Voorkom dubbel werk
Door het papieren proces te vervangen en de gegevens meteen in BizzStream in te voeren, wordt dubbel invoer werk voorkomen. De ingevoerde gegevens hoeven vervolgens alleen nog door bijvoorbeeld de administratie gecontroleerd te worden.
Minder foutgevoelig
Door gegevens in één systeem te laten invoeren, is er minder ruimte voor interpretatie en dus fouten. Informatie kan automatisch worden verrijkt waardoor de foutkans verder afneemt.
Registreren bij de bron
Door medewerkers zelf, op een eenvoudige wijze, de gegevens te laten invoeren in het systeem kan tijd worden bespaard. Door middel van een goedkeuringsproces, kunnen de gegevens meteen worden verwerkt.
Tabel 1: Belangrijke overwegingen bij het optimaliseren van een proces.
4
Het einde van het papieren proces
Hoe werkt BizzStream? Met BizzStream kunt u een onbeperkt aantal documenten en de daarbij bijbehorende werkstromen zelf modelleren. Daarmee komt papierloos werken, zowel op kantoor als op de bouwplaats, binnen handbereik. De techniek stelt u in staat om volledig, platform onafhankelijk, mobiel te werken. Alle betrokkenen bij een werkproces krijgen toegang tot voor hen relevante informatie, altijd en overal. Hoe werkt het? Om zelf een document- en werkstroom te maken of aan te passen heeft u in BizzStream de beschikking over diverse bouwstenen.
1
2
De volgende bouwstenen kunnen worden gebruikt: Documenten Werkstromen Statussen Permissies Gebruikers Gebruikersinterfaces Sjablonen voor PDFs en e-mails Scripts voor bedrijfsspecifieke logica
• • • • • • • •
Met deze bouwstenen is het mogelijk bedrijfsprocessen geheel naar uw wensen te modelleren. Zo kunt u bijvoorbeeld een eenvoudige werkbon modelleren in BizzStream. Met scripts kunt u de informatie in deze werkbon zo verrijken dat hij alle informatie bevat die Metacom nodig heeft om hem verder te kunnen verwerken.
3
Figuur 1: De opbouw van een document in Metacom Online 1. Documenten staan aan de basis van ieder proces. Documenten kunnen worden ingevoerd door gebruikers via een webbrowser, tablet of smartphone. Documenten kunnen ook via een webservice (systeem/machine van derden) worden aangemaakt. 2. Document definitie, geeft aan welke velden en regels er in het document komen te staan. 3. Document lay-out, bepaalt waar de invoerelementen voor de velden en regels zichtbaar worden in de gebruikersinterface.
VanMeijel white paper • Januari 2016
5
Kenmerken van BizzStream BizzStream is een platform waarop bedrijfsprocessen kunnen worden gemodelleerd zonder te hoeven programmeren. • Het is volledig geïntegreerd met Metacom, waardoor u geen dubbel werk meer heeft. • Het is een zeer flexibel systeem. Bedrijfsprocessen kunnen worden gemodelleerd met verschillende bouwstenen. • Het is cloud based, waardoor u geen omkijken meer heeft naar de infrastructuur. • Het werkt op alle gangbare webbrowsers, tablets, en smartphones. • Toegangsrechten voor documenten zijn op meerdere niveaus te regelen, waardoor het eenvoudiger is deze rechten te beheren. • Documenten kunnen worden gemaakt aan de hand van data uit andere documenten. Dit maakt het mogelijk om data te splitsen of samen te voegen. • Integratie met externe systemen: door een open webservice kan eenvoudig een koppeling worden gelegd met andere systemen.
Figuur 2: Een werkstroom op documentniveau
Werkstroom Werkstroom op documentniveau, bijvoorbeeld het automatisch notificeren van een fiatteur bij een statuswijziging. (figuur 2) Permissies Permissies zijn per document in te stellen. Hierbij is het mogelijk om permissies te overerven, waardoor de permissie structuur overzichtelijker wordt. De toegang tot bijvoorbeeld een inkooporder van een project kan afhankelijk worden gemaakt van de permissies op het betreffende project. (figuur 3) Documentstroom Informatie uit een document kan als basis dienen voor een ander document. Daarnaast kan informatie worden samengevoegd of gesplitst, zodat bijvoorbeeld weekoverzichten kunnen worden getoond. (figuur 4)
Figuur 3: Permissies voor een document
Meer mogelijkheden met koppelingen Met de komst van meer automatisering binnen bedrijfsprocessen, ontstaat vaak een versnipperd ICT landschap. Omdat de data vanuit verschillende bronnen komt, is het lastig om snel een compleet overzicht te krijgen. Met BizzStream wordt dit probleem opgelost omdat het beschikt over een webservice. Daardoor zijn er koppelingen te maken met externe applicaties en apparaten. (figuur 5) Enkele voorbeelden van de koppelingsmogelijkheden voor een proces: • Blackbox voor reistijd gekoppeld met urenregistratie app. • Meetwaarden automatisch toevoegen aan een kwaliteitsdocument. • S@les-in-de-bouw voor het verder automatiseren van het inkoopproces. Figuur 4: Documentstroom
6
Het einde van het papieren proces
Wanneer is het beschikbaar?
Wat is wat?
Wat gaat het kosten?
Metacom Online is de nieuwe generatie Metacom. Met Metacom Online kunnen bedrijven snel bedrijfsprocessen automatiseren en informatie mobiel beschikbaar maken. Metacom Online draait uitsluitend in de cloud. Daardoor is bedrijfsinformatie altijd beschikbaar, onafhankelijk van device en locatie.
De eerste versie van BizzStream wordt gelanceerd in februari 2016. Tot die tijd lopen er pilotprojecten en zal BizzStream klaar worden gemaakt voor de markt.
Vooraf een grote investering doen in software behoort tot het verleden, betalen naar gebruik is het nieuwe model. Het draait hierbij om het aantal documenten dat u gebruikt. In het nieuwe licentiemodel staat precies gespecificeerd wat dit inhoudt.
Hoe kan ik beginnen?
Vanaf nu is het al mogelijk om een demo aan te vragen van Metacom Online / BizzStream bij uw accountmanager. Binnenkort zal een online proefomgeving voor u beschikbaar zijn waar u zelf kunt ervaren hoe eenvoudig het is om uw processen te stroomlijnen.
Metacom (hosted / on-premise) is een ERP systeem dat speciaal is toegespitst op de complexiteit en dynamiek van de bouw. Metacom is dé centrale plaats voor bedrijfsinformatie. De software draait op servers van het bedrijf zelf, of op een extern gehoste server.
Het is mogelijk om Metacom met Metacom Online te integreren. Met deze hybride oplossing wordt data in Metacom beschikbaar in Metacom Online, waardoor het beste van beide werelden gecombineerd wordt. De eerste module van Metacom Online is BizzStream. Na verloop van tijd zal de functionaliteit van Metacom Online verder worden uitgebreid.
Figuur 5: Overzicht van systemen, devices en koppelingsmogelijkheden.
VanMeijel white paper • Januari 2016
7
Het einde van papier Enkele mogelijkheden van BizzStream
Urenregistratie Registreer je manuren, materieel gebruik en het verbruik van materialen. Medewerkers registreren hun eigen uren en houden tijd over voor belangrijke zaken. Uren worden gefiatteerd en afgehandeld op kantoor.
Werkbonnen Maak een digitale werkbon zodat medewerkers zelf direct vanaf de bouwplaats via een mobiel of tablet werkbonnen bekijken en terugregistreren.
Dagrapporten Weerstanden, ongevallen, schade, of andere belangrijke gebeurtenissen op de bouwplaats registreer en communiceert u eenvoudig via een formulier zoals u dat wilt.
Meerwerk Werkzaamheden die buiten het contract vallen? Registreer meerwerk eenvoudig met BizzStream en voorkom langdurige trajecten. Door de eenvoudige vastlegging heeft u altijd overzicht van het meerwerk.
Kwaliteitsformulieren Voor de opleverpunten en klachten van klanten kunt u eenvoudig een formulier samenstellen. U kunt precies achterhalen wat de status is en wie verantwoordelijk is voor het punt. U heeft altijd inzicht in de geschiedenis en communicatie rondom een opleverpunt of klacht.
En nog veel meer Met BizzStream kunt u zelf document- en werkstromen bouwen en aanpassen. Dit betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Bedenk dus zelf waar grote verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en digitaliseer en automatiseer het proces!
VanMeijel levert software en diensten voor project-, financieel-, logistiek- en servicemanagement, uitsluitend gericht op de bouw en aanverwante industriële dienstverlening. Oplossingen die resulteren in efficiëntere en kwalitatief betere processen. VanMeijel heeft het recht aanbiedingen en specificaties te wijzigen op ieder moment zonder
Duit 8, 8305 BB Emmeloord 0527 61 47 67 @VanMeijel
aankondiging en is niet verantwoordelijk voor eventuele typografische of visuele fouten die kunnen voorkomen in dit document. ©2016 VanMeijel. Alle rechten voorbehouden.
Van Meijel Automatisering
