Het betrekken van en communiceren met belanghebbenden

Het betrekken van en communiceren met belanghebbenden

0

06

Leerdoelen • Na voltooiing van dit hoofdstuk hebben de deelnemers een basisbegrip ontwikkeld van het communiceren met en het betrekken van belanghebbenden wanneer het gaat om het plannen voor de natuur. • De deelnemers zien de voordelen van het kunnen bepalen en begrijpen van de belanghebbenden bij een natuurgerelateerd planningsproject en snappen hoe zij met deze kennis een beter communicatieplan en een effectievere strategie kunnen ontwikkelen om de belanghebbenden bij het project te betrekken zodat het succesvol kan worden geïmplementeerd. • Ze hebben geleerd hoe de resultaten van een belanghebbendenanalyse kunnen worden toegepast bij het ontwikkelen van betrokkenheids- en communicatiestrategieën. • Ze hebben geleerd wat de verschillen zijn tussen instrumentele (één richting) en interactieve benaderingen, en wanneer en hoe deze benaderingen moeten worden ingezet voor een effectieve planning en besluitvorming.


Werken met actieplannen in de praktijk

Plannen voor de natuur

Inleiding Voor het effectief integreren in de lokale planning van de natuur en de diensten die de natuur levert, is een hoog niveau van communicatie en participatie vereist. Dat komt omdat de interacties tussen de samenleving, de economie en de ecologie complex zijn en van alle betrokken partijen een algemeen begrip vergen van de zaken die op het spel staan. Dit is ook belangrijk omdat de oplossingen voor deze ingewikkelde problemen vaak een hoge mate van samenwerking vergen, waarbij regelmatig sectoren worden betrokken die van oudsher niet gewend zijn samen te werken. Als zij buiten het plannings- en besluitvormingsproces gehouden worden, kunnen bepaalde belanghebbenden met een negatief standpunt ten opzichte van de betreffende kwestie, een aanzienlijke bedreiging vormen voor de resultaten, doordat zij met een beroep op juridische of andere maatregelen het proces danig kunnen ondermijnen. Aan de andere kant, en bezien vanuit een positievere hoek, kan het betrekken van belanghebbenden leiden tot nieuwe en innovatieve oplossingen voor een gemeenschappelijk probleem of uitdaging. Investeringen in communicatie en betrokkenheid van belanghebbenden zijn zeer belangrijk, omdat vanuit een regulier economisch perspectief natuurbehoud nog vaak wordt gezien als een kostenpost. Voor de ontwikkeling en implementatie van bestemmingsplannen biedt een goede communicatiestrategie de volgende voordelen: informeren en raadplegen van de belanghebbenden, meer inzicht geven in complexe kwesties, bewustmaking, en voorkomen van mogelijke misverstanden. Uitvinden wie de mensen en organisaties zijn die (mogelijk) de gevolgen van het plan zullen ondervinden en het inschatten van hun behoeften, mate van invloed, macht, interesses en standpunten ten aanzien van het geplande project helpen enorm bij het verbeteren van de effectiviteit van de communicatie en de betrokkenheid van belanghebbenden. Een goede communicatie en het betrekken van belanghebbenden leiden samen tot een grotere solidariteit en meer transparantie in de besluitvorming, eerder steun voor moeilijke planningsuitdagingen, sneller bereiken van een consensus, en het voorkomen van conflicten en impasses. Ongeacht de onbetwistbare voordelen in termen van solidariteit en transparantie, kunnen planningsbenaderingen die sterk afhankelijk zijn van communicatie en de betrokkenheid van belanghebbenden soms leiden tot minder goede oplossingen vanuit het oogpunt van natuurbehoud, omdat het besluitvormingsproces op basis van consensus geen ruimte laat voor de noodzakelijke (moeilijke) beschermingsmaatregelen die moeten worden genomen als er tegenstand is van machtige en invloedrijke partijen. Maar uiteindelijk moet het hoofdresultaat van het toepassen van een goede communicatie- en betrokkenheidsstrategie bij het plannen voor de natuur zijn dat er een breed draagvlak wordt gecreëerd voor natuurgerichte oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen, die niet alleen langdurig maar ook duurzaam zijn.

Communicatie en planning voor de natuur Bij het plannen voor de natuur moet ‘communicatie’ geen einddoel op zich zijn, maar deel uitmaken van een groter doel: een effectievere presentatie van de planning, het verkrijgen van duurzame steun voor de voorgestelde maatregelen en het bewerkstelligen van solidariteit en transparantie bij het besluitvormingsproces. Communicatie is dus een essentieel onderdeel van het algehele proces

110




van het betrekken van de belanghebbenden, waarin ook het uitwisselen van relevante informatie, het delen van kennis over problemen en kansen, voortgang en planning een rol spelen, om meer steun te vergaren en beter in staat te zijn om tot actie over te gaan. De manier waarop de communicatie wordt opgebouwd, hangt af van: de boodschap (is die neutraal en informatief of moet die overtuigen; is die feitelijk en eenvoudig of eerder technisch en gecompliceerd?); en de doelgroep (hebben de ontvangers van de boodschap eerder een welwillende of een afwijzende houding; wat is hun opleiding of intellectuele achtergrond?) Deze factoren bepalen het communicatiemiddel (schriftelijk, visueel, enzovoort). Niet iedereen beschikt over de vaardigheden of het talent om met belanghebbenden of het geïnteresseerde publiek te communiceren. Waar er middelen beschikbaar zijn, kan worden afgewogen een communicatieprofessional (schriftelijk en/of verbaal) in te huren om deze taak te vervullen. Communicatieactiviteiten kunnen een substantiële en positieve bijdrage leveren aan het project of de planningsdoelstellingen. Hiertoe is het belangrijk dat u van de volgende zaken op de hoogte bent: • Waarom communiceren? Wat is het echte probleem en wat is de verwachte uitkomst? Dit betekent dat u een duidelijk idee moet hebben over het doel van de planningsexercitie. • Met wie moet er worden gecommuniceerd? Dit houdt in dat moet worden vastgesteld welke mensen of instellingen zich in het brandpunt van de kwestie bevinden (doelgroepen). • Waarover moet worden gecommuniceerd? Welke boodschap wilt u overbrengen op de doelgroep(en)? Het is essentieel dat u de tijd neemt om deze drie vragen te beantwoorden voordat u een besluit neemt over het volgende: • Hoe moet er worden gecommuniceerd met de doelgroep(en)? • Wanneer moet de boodschap worden overgebracht? Een heldere analyse van, en een goed inzicht in de belanghebbenden (die samen de doelgroepen van de communicatieactiviteiten vertegenwoordigen) kan zeer handig zijn bij het bepalen van de boodschap die moet worden overgebracht om het algehele doel te bereiken. Een begrip van de doelgroepen in termen van hun opleiding en achtergrond, hun standpunt ten opzichte van het betreffende probleem, hun macht om het proces te beïnvloeden of een rol te spelen in het bereiken van de verwachte resultaten zijn ook factoren bij het selecteren van de beste communicatiemiddelen. In de volgende lijst worden de bovenstaande vragen vertaald naar een stapsgewijze praktische benadering voor het communiceren over natuur en het betrekken van belanghebbenden: • Het probleem analyseren en het doel definiëren • De doelgroep bepalen (interne/externe communicatie) • De boodschap formuleren • De middelen en het distributiekanaal selecteren (instrumenteel/interactief) • Evaluatie

Het probleem analyseren en het doel definiëren De problemen waarin communicatie in de context van deze training een rol moet gaan spelen, hebben betrekking op het effectief integreren van biodiversiteit en ecosysteemdiensten in lokale planning; (bijvoorbeeld kwesties als stedelijk waterbeheer, hoogwaterbeheersing, stedelijke hitte-eilanden, luchtkwaliteit en ruimte voor ontspanning door het gebruik van de ecosysteembenadering).

111

Casus: Een ambassadeursoort adopteren voor natuurplanning en communicatie (België) In het kader van een door de Belgische provincie Limburg gecoördineerd project voor lokale biodiversiteit onder de naam ‘Gemeenten adopteren Limburgse soorten’, heeft de gemeente Diepenbeek de Europese boomkikker (Hyla arborea) geadopteerd als ambassadeursoort. De keuze voor de boomkikker diende twee belangrijke doelen: ten eerste de communicatie met alle betrokkenen (burgers, beleidsmakers, besluitvormers, enzovoort) over de waarde van lokale natuur en de noodzaak om deze te beschermen. Ten tweede de integratie van de (habitat)behoeften van de boomkikker in de herziening van het plaatselijke bestemmingsplan. De gemeente, de provincie Limburg, burgers en natuurorganisaties waren betrokken bij de ontwikkeling van dit bestemmingsplan, waarbij met de behoeften van de boomkikker rekening is gehouden. Hiertoe is de status van enkele reeds in het bestemmingsplan aangewezen gemeentelijke groene zones gewijzigd in die van beschermd natuurgebied. Twee van deze nieuw gecreëerde beschermde natuurgebieden (Dauteweyers en Dorpsbeemden) werden met elkaar verbonden via een groene corridor. Een van de grootste uitdagingen was het vinden van een doelmatige manier om te communiceren met de burgers en de politici. Dit gebeurde via een brief aan alle burgers in de regio, informatiesessies, en artikelen in de informatiebrochure van de gemeente. Ten slotte zijn er subsidies beschikbaar gesteld voor de aanleg van amfibieënpoelen. © Kees Marijnissen, Saxifraga




112

Een andere categorie heeft betrekking op het beheer van beschermde gebieden en soorten en hoe deze kunnen worden geïntegreerd in de bredere planningsdoelstellingen. Bij het bepalen van het communicatiedoel ligt de focus doorgaans op zaken als het informeren van belanghebbenden over de aard van de kwestie, het vinden van medestanders, het bevorderen van uitwisselingen tussen de belanghebbenden om allianties te smeden en tot een betere samenwerking te komen, enzovoort.

De doelgroep bepalen De ervaring heeft geleerd dat bij een geslaagde implementatie van planning voor de natuur het belangrijk is om doeltreffend te communiceren, en belanghebbenden zowel binnen de gemeenteraad (interne communicatie) als in de brede kring van mensen en organisaties buiten de gemeenteraad die direct of indirect de invloed zullen merken (externe communicatie), bij de plannen te betrekken.

Interne communicatie Interne communicatie binnen de gemeenteraad of de gemeente is essentieel omdat planning voor de natuur in wezen een afdelingen sectoroverschrijdende exercitie is. De unieke aspecten van het plannen voor de natuur liggen in het feit dat er gebruik wordt gemaakt van de ecosysteembenadering en er daarom wordt gezocht naar multifunctionele oplossingen die niet alleen gunstig zijn voor het behoud van natuurlijke hulpbronnen, maar ook voordelen genereren voor gezondheid, ontspanning, toerisme, waterbeheer, ondernemersklimaat, enzovoort. Dit vraagt om een passende communicatie met leidinggevend personeel binnen de gemeente, zowel horizontaal (tussen afdelingen) als verticaal (tussen hiërarchische lagen van verantwoordelijkheid). Vaak hangt het succes van een planningsvoorstel af van de steun van een klein aantal leidinggevenden. Wie deze sleutelfiguren zijn verschilt per gemeente. Daarom kan er hier geen specifieke aanbeveling worden gegeven. Van belang is dat de volgende vraag wordt beantwoord: “Wie zijn de mensen binnen onze gemeenteraad die wellicht een belang hebben bij het voorgelegde planningsvoorstel?” De hierboven beschreven procedure voor het analyseren van belanghebbenden kan ook worden gebruikt



Province of Limburg, citizens and nature or taking into account the needs of the frog. T Het betrekken van en communiceren met belanghebbenden already identified in the plan to nature pro (Dauteweyers and Dorpsbeemden) were co with the citizens and the p om de hoofdrolspelers binnen de gemeente te achterhalen. Zodra bekendcommunication is wie deze personen zijn, kunnen er gerichte communicatieacties worden ontwikkeld. for all the citizens in the region, informatio municipality. Finally, subsidies were made Een voorbeeld is de succesvolle biodiversiteitscampagne in de Belgische provincie Limburg

(‘Gemeenten adopteren Limburgse soorten’), waar de behoefte werd onderkend om het publiek bewust te maken van natuurbehoud en de voordelen daarvan in een bredere context, niet alleen Full description of this case on www.biodiv onder de grondeigenaars, locatiebeheerders en andere externe belanghebbenden, maar ook onder belangrijke besluitvormers binnen de gemeenten zelf. Het personeel van de natuurafdelingen was Insert picture Hyla arborea 11, Boomkikker wel op de hoogte van het belang van natuurbehoud, maar had de steun van de hoofden van de diverse relevante afdelingen en gekozen volksvertegenwoordigers nodig om van het project een succes te maken. De sterke communicatiebenadering (met onder andere©Kees de inzet van zogenaamde Saxifraga Marijnissen, ambassadeurssoorten) en de bekendheid onder het grote publiek maakten het aantrekkelijk voor deze invloedrijke personen om de campagne te ondersteunen.

[end box]

Externe communicatie Extern kan de gemeenteraad alleen de planningsdoelstellingen halen door een goede communicatie met allerlei andere belanghebbenden, omdat zij hierbij afhankelijk zijn van de medewerking van een brede groep mensen en organisaties: grondeigenaars, bezoekers van beschermde gebieden, jagers, boeren, andere overheidsinstanties, natuurbeschermings-NGO’s, bosbouwers, reisbureaus, enzovoort.

Belanghebbendenanalyse De spelers die een belang hebben in een natuur gerelateerd planningsproject kunnen zowel risico’s als voordelen met zich meebrengen. Om deze risico’s te zien aankomen en zo klein mogelijk te houden en de potentiële voordelen optimaal te benutten, is het van belang te weten wie de belanghebbenden zijn en wat hun standpunten, zorgen en belangen zijn (met betrekking tot de doelstellingen en resultaten van het project).

CEPA

Het Verdrag inzake Biodiversiteit (Convention on Biological Diversity, CBD) heeft al lang de belangrijke rol van communicatie, educatie communication enExternal publieksvoorlichting (Communication, Education and Public Awareness, CEPA) Externally, local om council onderkend als eenthe instrument lokale can only reac gemeenschappen te informeren, te other stakeholders asbewust it depends on the maken, van houding te doen en areas, hunt owners, visitors to veranderen protected teforesters, betrekken. Detourism CEPA Toolkit is een essentieel operators and so forth. onderdeel van de tenuitvoerlegging van de wereldwijde biodiversiteitsagenda. [Start box] Zie www.cbd.int/cepa

CEPA

The C recog Educa inform comm the de See w

De belanghebbendenanalyse is een benadering om te bepalen welke spelers er betrokken zijn bij de planning voor de natuur en te begrijpen wat hun motieven zijn. Een dergelijke analyse moet leiden tot indeling van de belanghebbenden in groepen op basis van hun mate van steun voor het plan, hun macht om het proces te beïnvloeden en hun belang bij (of behoefte aan) een bepaalde uitkomst. De analyse kan gemeenschappelijke voordelen en belangen (kansen) aan het licht brengen, en meningsverschillen of mogelijke conflicten (risico’s) tussen verschillende belanghebbenden(groepen) signaleren. Belanghebbenden bij het proces van het plannen voor de natuur zijn mensen (Jones-Walters et al., 2010):

(Hesselink et al. (Hesselink et al. 2007)

2007)

[End box]

113




• die rechtstreeks betrokken zijn bij het proces / de activiteit en die uitvoering Casus: Het publiek betrekken bij het moeten geven aan de praktische besluiherstel van poelen met een hoge ten en acties in termen van planning en natuurwaarde (Nedersaksen, Duitsland) ontwerp, en aan de daadwerkelijke imKleine waterlichamen zijn voor de biodiversiteit zeer interesplementatie in termen van bescherming, sante gebieden omdat ze vele uiteenlopende kenmerken hebbeheer, herstel of het creëren van habiben en overgangsgebieden vormen tussen water en land, waar tats en het daaraan gekoppelde werk de soorten van beide habitats bij elkaar kunnen komen. De afmet soorten (zoals grondeigenaars en gelopen decennia zijn zulke gebieden drastisch in hoeveelheid -beheerders, aannemers, natuurbescherafgenomen. Het landschap van Nedersaksen lijdt onder dit mings-NGO’s en vrijwilligers); probleem. Door de ruilverkaveling zijn er talloze (tijdelijke) wa• die rechtstreeks de gevolgen ondervinterlichamen (wilgenpoelen, kreken, enzovoort) teloorgegaan den van het plan of de activiteit, en er en hebben gespecialiseerde amfibieën bijgevolg kun habitat invloed op kunnen uitoefenen, maar niet verloren. Daarentegen is er een grote hoeveelheid kunstmarechtstreeks betrokken zijn bij het werk tige waterlichamen in bebouwde gebieden (van tuinvijvertjes (zoals eigenaars van naastgelegen land, tot hemelwateropvangbassins), die vanwege de grote diversiomwonenden, jagers, vogelaars en recreteit enorme mogelijkheden bieden voor soorten- en natuuratieve gebruikers); behoud. Dit project beoogt binnen de projectperiode van drie • wiens toestemming, goedkeuring of jaar in Nedersaksen vijftig kleine waterlichamen te creëren of (financiële) steun nodig is (zoals regite verbeteren. Tevens streeft het project ernaar 150 onbezolonale en gemeentelijke overheden, digde vijveradviseurs op te leiden, wiens taak het zal zijn tuin plaatselijke vertegenwoordigers van eigenaren te adviseren bij problemen (bestaande literatuur ministeries, overheidsinstanties en over dit onderwerp is vaak ongeschikt en ontoereikend, omdat staatsinstellingen); deze hoofdzakelijk de meer algemene soorten betreft), helpen • die kunnen deelnemen aan de implebij het inventariseren van tuinvijvers en de ‘inhoud’ ervan, en mentatie via inspanningen om de getuineigenaren te informeren en voor te lichten. Over het almeenschap te mobiliseren of doordat gemeen is een nauwe samenspraak/betrokkenheid met alle zij een bepaald segment van de samendeelnemers (bijvoorbeeld de onbezoldigde NABU-leden en de leving vertegenwoordigen (zoals milieu huiseigenaren) belangrijk; dit geldt ook voor de besluitvormers organisaties, gekozen ambtsdragers, van de overheid. vertegenwoordigers van de kamer van koophandel, leden van een wijkadviesorgaan en religieuze leiders); • die misschien niet rechtstreeks betrokken zijn maar die in de positie verkeren om meningen voor of tegen het plan of de activiteit te beïnvloeden (zoals plaatselijke beroemdheden, plaatselijke media, gekozen ambtsdragers, zakenmagnaten of vakbondsleiders, milieuorganisaties, vertegenwoordigers van de kamer van koophandel, leraren, leden van buurtverenigingen en religieuze leiders). Met behulp van de belanghebbendenanalyse kunnen de verschillende belanghebbenden worden onderscheiden naar hun vermogen om het proces (positief of negatief) te beïnvloeden en hun belang bij de kwestie(s) waar het om draait. Hier kan de aanpak zich dan op concentreren. In de belanghebbendenanalyse wordt vastgesteld wie mogelijke partners zouden kunnen zijn en wat hun rol is tijdens specifieke, vaak kritieke stadia van de planning; bovendien wordt bepaald wie kan worden geraadpleegd en moet worden geïnformeerd over de planning. In de meeste gevallen is een dergelijke benadering van drie eigenschappen die worden uitgezet in een eenvoudige tabel, voldoende om de doelgroepen en de belanghebbenden bij een plan of

114

Deze zeven eigenschappen van belanghebbenden kunnen worden gebruikt als kolomkoppen in een matrixtabel waarin de rijen de verschillende groepen belanghebbenden vertegenwoordigen. Met behulp van de belanghebbendenanalyse kunnen de volgende bredere groepen worden onderscheiden: • Primaire belanghebbenden zijn diegenen die uiteindelijk de gevolgen, positief dan wel negatief, ondervinden van het plan of project, en van wie toestemming, goedkeuring of (financiële) ondersteuning nodig is in het proces.

Tabel voor belanghebbendenanalyse Een veelgebruikte benadering voor het bepalen en analyseren van belanghebbenden bestaat uit het opstellen van lijsten en het maken van inschattingen. Voor het samenstellen van de lijst kan worden begonnen met een brainstormsessie met de leden van de projectgroep. De analyse wordt vaak uitgevoerd met behulp van een matrix, waarin het ‘vermogen om het proces te beïnvloeden’ wordt afgezet tegen het ‘belang bij het proces’. Klein belang

Groot belang

--1 Veel macht/invloed

+3 +2

-4 --5 -6

+7

Weinig macht/invloed =8

++9

Er kan nog een derde eigenschap aan worden toegevoegd, bijvoorbeeld de steun voor, of het standpunt ten aanzien van het proces. In deze tabel wordt elke belanghebbendengroep aangeduid met een cijfer (van 1 tot 9) voorafgegaan door een code die staat voor de houding jegens het plan of proces, lopend van een zeer negatieve houding (--) tot een zeer positieve houding (++); = is neutraal. In dit voorbeeld heeft belanghebbende 8 een beperkt belang, weinig macht en een neutrale houding ten aanzien van het natuurplanningsproject. In het belanghebbendenbetrokkenheidsplan hoeft er aan deze belanghebbende weinig aandacht te worden besteed: wat basisinformatie is voldoende. Belanghebbende 5 heeft naar verwachting een zeer negatieve houding en hoge belangen in het project. Dit betekent dat deze belanghebbende een potentieel risico voor het project vormt, hoewel hij/zij niet veel macht/invloed heeft. Er moeten maatregelen worden getroffen om de mogelijke schade te beperken die deze belanghebbende kan toebrengen, door hem/ haar bijvoorbeeld actief bij het proces te betrekken. Hoewel belanghebbende 1 een klein belang heeft en een verwachte negatieve houding jegens het project, heeft hij/zij zeer veel macht en invloed. Het projectteam moet daarom proberen contact te krijgen met deze belanghebbende om te proberen hem/haar van mening te laten veranderen en/of aan te tonen dat het project een onverwacht voordeel kan opleveren. Zo kan het projectteam zich verzekeren van een machtige medestander of ambassadeur voor het project, die zou kunnen helpen andere belanghebbenden over de streep te trekken.

115


project te analyseren. Het is mogelijk meer geavanceerde en gedetailleerde analysemethoden te gebruiken door een aantal extra belangrijke kenmerken van de belanghebbenden toe te voegen (Rientjes et al., 2000): • Identificatie: naam, type (organisatie, groep of individu) en niveau (lokaal, regionaal, nationaal) van de belanghebbende • Belang: reden of aard van het belang van de belanghebbende in het onderwerp • Kennis: het kennisniveau van de belanghebbende over het onderwerp, inclusief bepaalde specialisaties • Beschikbare middelen: specifieke middelen waarover de belanghebbende kan beschikken (hieronder vallen ook personeel en vrijwilligers, informatie, en financiële, technologische, juridische, religieuze/morele of andere middelen) • Vermogen om middelen te mobiliseren: welke mensen en middelen kan de groep mobiliseren om doelstellingen te bereiken en hoe gemakkelijk kan dat worden geregeld? • Positie / mate van betrokkenheid bij het onderwerp: voor, neutraal of tegen; in welke mate en waarom? • Beperkingen: hieronder kunnen beperkingen vallen zoals gebrek aan geld om deel te nemen, gebrek aan personeel, of politieke of andere obstakels



Casus: Een habitat creëren voor bedreigde soorten op een industrieterrein (Genk, België) In het kader van het bedrijfsbeleid inzake maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen wilde de IKEA-vestiging in Genk (België) investeren in een lokaal natuurproject. Samen met de gemeente Genk en het Regionaal Landschap Kempen en Maasland werd gekozen voor het ecologisch maaien van de graslanden, het plaatsen van een nestkast voor de kerkuil (Tyto alba) en het starten met het ecologisch beheer van de struiken op het terrein. IKEA besloot tevens om de pad te adopteren als ambassadeursoort in Genk. Dit initiatief mondde uit in de ontwikkeling van drie nieuwe poelen. Bij het project waren diverse mensen met verschillende vaardigheden en Europese subsidies (via het Regionaal Landschap) betrokken. Het project werd op enthousiaste wijze geleid door IKEA en zij verdeelden het werk al naar gelang de competenties van de andere organisaties en de gemeente Genk. Als onderdeel van dit initiatief werden medewerkers van de afdeling ruimtelijke ordening meegenomen naar de projectlocatie. Ook werden zij getraind om een project te organiseren met andere afdelingen (diensten) en partners. Voor de toekomst is het belangrijk dat de aanwezigheid van de pad wordt gemonitord. © Hans Dekker, Saxifraga




Kerkuil (Tyto alba)

116

• Secundaire belanghebbenden vormen de ‘tussengroep’, dat wil zeggen de personen of organisaties die indirect de gevolgen ondervinden. • Tertiaire belanghebbenden zijn die mensen en organisaties die niet direct de gevolgen ondervinden maar wel de meningen voor of tegen het plan kunnen beïnvloeden. Belangrijke belanghebbenden (die tot elk van de groepen kunnen behoren) zijn diegenen die een aanzienlijke invloed hebben op, of van belang zijn voor, de uitkomst van het project. Op basis van de belanghebbendenanalyse kunnen de communicatie en de maatregelen voor het betrekken van belanghebbenden worden afgestemd op de geïdentificeerde belanghebbendengroepen.

De boodschap formuleren Een van de boodschappen die moeten worden overgebracht op de diverse (vaak onwillige) belanghebbenden is welke voordelen de natuur biedt bij het plannen. De volgende punten kunnen daarom worden opgenomen in het communicatieplan. Deze zijn met name handig bij het ‘pleidooi voor de natuur’ (Jones-Walters et al., 2009):

• Het kwantificeren van de economische voordelen van de natuur en het inzichtelijk maken ervan voor de belanghebbenden op alle niveaus, maar vooral voor betrokken grondeigenaars en lokale spelers. • Een kosten-batenanalyse kan helpen bij het aantonen van de voordelen van de natuur ten opzichte van andere grondgebruiksopties. • Het communiceren van de voordelen, waaronder de toegenomen kansen in termen van werkgelegenheid en inkomstendiversificatie (bijvoorbeeld door het vermarkten van lokale producten). • Het communiceren van de indirecte voordelen, waaronder een breed scala aan goederen en diensten voor de samenleving, zoals het beperken van overstromingen, het produceren van schoon drinkwater en het zuiveren van de lucht.




De middelen en distributiekanalen selecteren Zodra het doel is vastgesteld, de doelgroepen zijn bepaald en de boodschap geformuleerd, is de volgende stap het kiezen van de juiste communicatiemiddelen en -kanalen. De planner en de andere teamleden zullen in de meeste gevallen terugvallen op een mix van instrumentele en interactieve communicatie. • Instrumentele communicatie gaat over het genereren van steun voor plannen en beleid, het geven van informatie over activiteiten en onderwerpen, en voorlichten van bepaalde belanghebbenden over de betreffende kwestie. Instrumentele communicatie komt aan de orde wanneer de raad of de afdeling een vastomlijnd idee heeft over het planningsdoel, en communicatie inzet als een instrument om het gedrag of de mening van bepaalde groepen ten gunste van het doel te beïnvloeden. Instrumentele communicatie kan ook in een eerste fase van een meer interactieve planning worden gebruikt om de belanghebbenden te informeren over het onderwerp voordat zij worden betrokken in een meer interactief proces. • Interactieve communicatie is een geschikt middel wanneer men tot overeenstemming wil komen met belanghebbenden over de doelstellingen van een planningsvoorstel of over de activiteiten en rollen. Dit vindt meestal plaats in een voortdurend proces van communicatie en onderhandeling.

Het selecteren van de juiste instrumentele communicatiemiddelen Bij het plannen voor de natuur speelt instrumentele communicatie een belangrijke rol in het informeren en bewustmaken van de belanghebbenden, en in het communiceren van de resultaten van het plan of project. Het communicatiemiddel kan mondeling, visueel, schriftelijk of digitaal zijn (zie de tabel). De keuze voor het juiste middel is afhankelijk van: • het doel van de communicatie; • de boodschap die moet worden overgebracht; • de doelgroep; • de beschikbare mensen en middelen (financieel en personeel).

Communicatiemiddelen en -kanalen (Rientjes et al., 2000) Mondeling

Schriftelijk/gedrukt

Visueel

Digitaal

• Bijeenkomsten • Persconferenties • Trainingssessies • Radio-uitzendingen • Discussiegroepen • Hoorzittingen enzovoort

• Kranten • Boeken • Tijdschriften • Pamfletten • Interne publicaties • Posters • Brochures • Brieven enzovoort

• Televisie • Diavoorstellingen • Video’s enzovoort

• Internet • Cd-rom’s • Pc-demo’s • Mailinglistservers • E-mailnieuwsbrieven • Discussiegroepen • Online vergaderin-

gen enzovoort

Om te kunnen beoordelen welke communicatiemiddelen geschikt zijn voor een bepaalde doelgroep, is het van belang te weten waar en hoe deze groep normaal gesproken aan informatie komt. Het heeft geen zin om informatie op het internet beschikbaar te maken als de doelgroep geen computers gebruikt. Een brochure die op het gemeentehuis verkrijgbaar is, werkt niet als de doelgroep niet in de buurt woont.

117




© Arnaud Bouissou, METL-MEDDE

Ook kan het handig zijn om gebruik te maken van tussenpersonen om bepaalde doelgroepen te bereiken. Als boeren moeten worden geïnformeerd over, of worden betrokken bij het proces, kunnen zij worden bereikt via de (lokale) radiozender waar zij doorgaans naar luisteren, de plaatselijke nieuwsbrief voor agrariërs, de boerenbond, hun coöperatie of de landbouwconsulent.

Het informatiebord, een nuttig instrumenteel communicatiemiddel om de bezoekers aan een gebied voor te lichten

Denk eraan dat een communicatieproduct zoals een brochure of video, nadat het is geproduceerd, de doelgroep nog moet bereiken en dus ook nog moet worden gepresenteerd of verspreid. Dat kan duur zijn of logistiek ingewikkeld, en moet daarom zorgvuldig worden gepland en begroot. Er zijn gelegenheden wanneer communicatiemiddelen kunnen worden ingezet om verschillende doelgroepen te informeren en met hen in dialoog te gaan. Met behulp van de belanghebbendenanalyse kunt u beslissen of dit een goed idee is of dat er voor de verschillende groepen een benadering op maat nodig is. Soms kan het bij elkaar brengen van verschillende belanghebbenden in eenzelfde bijeenkomst productief uitpakken (bijvoorbeeld als er een oplossing moet worden gevonden voor een gezamenlijk probleem). Maar dit kan ook contraproductief werken (bijvoorbeeld als de bijeenkomst gericht is op de bezwaren van een specifieke sector).

Interactieve communicatie en belanghebbendenparticipatie Interactieve communicatie is een proces van onderhandeling, discussie en het uitwisselen van informatie. Alle belangrijke belanghebbenden bij een bepaalde kwestie zijn hierbij betrokken. Tijdens het proces leren de deelnemers van elkaar en over elkaar, en bereiken idealiter een consensus over wat de beste manier is om verder te gaan. Interactieve communicatie wordt doorgaans om een aantal redenen toegepast:

118

Interactieve communicatie staat centraal in de belanghebbendenparticipatie bij het nemen van planningsbesluiten. Participatie is doorgaans bedoeld om de implementatie te vergemakkelijken en om de overeenstemming, consensus en politieke steun vloeiender te laten verlopen. Door de belanghebbenden een rol te geven in de ontwikkeling en/of implementatie van het project, kan het gevoel van verantwoordelijkheid voor of betrokkenheid bij het project uitstijgen boven wat normaal gesproken bereikt zou kunnen worden via een puur raadplegende benadering. Dit houdt in dat er burgerplatforms, commissies van belanghebbenden of taskforces moeten worden ingesteld en bepaalde technieken worden gebruikt zoals workshops, geleide bijeenkomsten en brainstormsessies.

Casus: Stadsvernieuwing op Kaltehofe (Hamburg, Duitsland) Het eiland Kaltehofe ligt in de Hamburgse buitenwijk Rothenburgsort. Deze wijk kenmerkt zich door een hoge mate aan industrie en een sociaal achtergestelde bevolking. De doelstelling van het Agenda 21-proces was het opstellen van een duurzaam vernieuwingsplan voor de ontwikkeling van een plaatselijk recreatiegebied voor Kaltehofe met zo veel mogelijk betrokkenen. Om te voorkomen dat er frustratie of ontevredenheid zou ontstaan over de uiteindelijke plannen, zijn er twee goedbezochte, openbare Agenda 21-bijeenkomsten gehouden om de mogelijke vernieuwingsideeën te bespreken binnen verschillende werkgroepen. Er werd een gecombineerd concept ontwikkeld waarin aan het behoud van biodiversiteit op het eiland Kaltehofe een grote betekenis werd toegekend in het vernieuwingsplan. Een groot deel (36 ha) van het gebied van 45 hectare is omheind. Dit afgeschermde terrein, dat bestaat uit bos, waterelementen en draslanden, is een toevluchtoord voor planten en dieren en is met name voor diverse soorten vogels belangrijk als gebied om te rusten en te nestelen. Dit gebied is niet toegankelijk voor bezoekers, maar een natuurpad verbindt de verschillende habitats en stelt bezoekers in staat te genieten van de unieke biodiversiteit in dit gebied.

Dus, hoe moet interactieve communicatie worden gepland? De beslissing om een interactieve communicatiebenadering te gebruiken, wordt genomen na het: • analyseren van het probleem; • stellen van de doelen; • inventariseren van de belang hebbenden; • analyseren van de belanghebbenden. Op dit punt, wanneer de belanghebbenden en hun standpunten, meningen, kennis en middelen bekend zijn, kan aan het licht komen dat instrumentele communicatie niet toereikend zal zijn om het probleem op te lossen. Mogelijke oorzaken kunnen zijn: • Het probleem is te complex. • De doelen zijn controversieel. • Er zijn grote verschillen tussen de belangen, opinies, standpunten of kennis onder de belanghebbenden.

119


• Het analyseren van de exacte aard van een probleem • Het inventariseren van oplossingen • Het bereiken van overeenstemming over de beste oplossing • Het monitoren van de voortgang van de oplossing van het probleem • Het evalueren van het proces






© Lawrence Jones-Walters, ECNC

Het selecteren van de juiste methoden voor interactieve communicatie

Instrumentele en participatieve communicatie

Interactieve communicatiemethoden beperken zich niet tot bijeenkomsten, hoorzittingen, rondetafelgesprekken, enzovoort. Gedrukt materiaal of online methoden kunnen ook een belangrijke rol spelen, mits deze een goede mogelijkheid bieden om feedback te geven. Bij het selecteren van de meest geschikte methode van interactieve communicatie is het goed om rekening te houden met het volgende: • Bereik: zal de methode de meeste belanghebbenden bereiken? • Kosten: blijven de kosten van de methode binnen het budget? • Interactiviteit: is directe interactieve communicatie mogelijk? • Interne snelheid: is de snelheid waarmee mensen de informatie tot zich kunnen nemen en kunnen reageren, afgestemd op de belanghebbenden? (Niet iedereen is in staat direct te reageren wanneer zij worden geconfronteerd met nieuwe informatie. In dat geval zou een discussie niet de juiste methode zijn).

Checklist voor interactieve communicatiemiddelen en -instrumenten Beschrijving

Voordelen

Nadelen

Hoorzittingen

Doorgaans een formele raadpleging van het publiek. Vaak bij wet vereist. Doel: plannen bespreken.

Geschikt voor communicatie in twee richtingen. Goede kans voor belanghebbenden om meningen te ventileren en vragen te stellen. Kan redelijk grote groepen bereiken.

Minder geschikt om tot consensus te komen. Sommige mensen hebben angst in het openbaar te spreken. Vereist voorbereiding. Vaak weinig tijd beschikbaar. Moeilijk wanneer de sfeer vijandig is.

Rondetafelgesprekken

Informeel proces om een specifiek onderwerp te bespreken of te verkennen, waarbij verschillende belanghebbenden zijn betrokken op basis van gelijkheid.

Geschikt voor meer diepgaande gesprekken met kleinere groepen. Kan worden gebruikt om consensus te bereiken.

Vereist vaardige moderators/ gespreksleiders.

Focusgroepen

Kleine groepjes burgers/belanghebbendenvertegenwoordigers die een organisatie kan gebruiken om te kijken wat de reacties zijn op plannen, ideeën, enzovoort. Heeft geen formele adviserende functie.

Nuttig voor organisaties om inzicht te krijgen in ideeën, wensen en percepties van belanghebbenden/publiek.

Mensen nodig met een zekere vaardigheid in het leiden/begeleiden van discussies.

120

Bijeenkomst van verschillende belanghebbenden om actief te werken aan het analyseren van problemen en het vinden van oplossingen.

Goede gelegenheid voor communicatie in twee richtingen. Biedt een kans om inzicht te krijgen in elkaars motieven, ideeën en kennis.

Vergt zorgvuldige voorbereiding en goede begeleiding; doel van de workshop moet voor alle deelnemers volslagen helder zijn; duidelijkheid over wat er met de resultaten zal gebeuren.

Elektronische discussiegroepen

Verschillende belanghebbenden bespreken kwesties via het internet.

Een oplossing voor het probleem van mensen die schroom hebben om in het openbaar te spreken. De discussie kan naderhand worden gelezen om te zien hoe de argumenten zich ontwikkelen en om mogelijke misverstanden op te sporen. Mensen hoeven niet naar een centrale locatie te reizen. De discussie kan openbaar of privé zijn.

Geen direct persoonlijk contact. Non-verbale aspecten van communicatie gaan verloren. Geen gevoel deel uit te maken van een echte groep. Vergt technische vaardigheden en voorzieningen die niet voor iedereen beschikbaar zijn.

Telefoon

Informatienummer waar alle belanghebbenden informatie kunnen krijgen, meningen kunnen uiten, enzovoort.

Direct contact met belanghebbenden. Gemakkelijk toegankelijk voor veel mensen.

Kan behoorlijk kostbaar zijn om op te zetten en te runnen. Service moet onder de aandacht worden gebracht.

Live radioshows

Belanghebbenden kunnen de radiostudio bellen en live met deskundigen spreken, hun mening geven, vragen stellen, enzovoort.

Direct contact, bereikt een groot publiek, lage kosten.

Mensen zullen bang zijn om live op de radio te horen te zijn. Vereist behoorlijke persoonlijke communicatieve vaardigheden.

Internet

Op interactieve websites kunnen bezoekers via online formulieren informatie geven.

Mogelijkheid om heel veel informatie te verkrijgen. Online formulieren maken feedback en een soort interactie mogelijk.

Geen direct persoonlijk contact. Vergt technische vaardigheden en voorzieningen die niet voor iedereen beschikbaar zijn.

Locatiebezoeken

Bezoek aan de locaties die de kern van het probleem vormen.

Gelegenheid om deelnemers bewust te maken van de omvang van het probleem.

Kan duur zijn. Vergt behoorlijk wat logistieke organisatie.

Naar (Sadler 1987; Rientjes et al., 2000)

Bij het plannen voor de natuur is het interactieve gedeelte van de communicatie essentieel, aangezien hierbij de confrontatie wordt aangegaan met de standpunten en belangen van de verschillende belanghebbenden. Interactieve processen zoals hierboven uiteengezet hebben een kans van slagen als: • mensen een reden hebben om deel te nemen. Ze moeten zich realiseren dat zij te maken hebben met een probleem; • alle belanghebbenden met een aanzienlijk belang in de kwestie de kans krijgen zich erin te mengen; • de deelname vrijwillig is; • alle belanghebbenden zich bewust zijn van de ‘beperkingen’ van het proces. Er zijn geen groepen belanghebbenden die zoveel macht hebben dat ze de wet naar hun hand kunnen zetten of geld kunnen uitgeven dat niet beschikbaar is; • alle belanghebbenden gelijke toegang hebben tot relevante informatie; • alle belanghebbenden de kans hebben om werkelijk deel te nemen;

121


Workshops






• mensen zich gehoord voelen. Alleen wanneer mensen het gevoel hebben dat ze gehoord worden, zullen zij in staat zijn naar anderen te luisteren en uiteindelijk deelnemen aan gezamenlijke beraadslagingen en samen op zoek gaan naar creatieve oplossingen; • alle deelnemers de verscheidene waarden, belangen en kennis van alle betrokkenen accepteren en respecteren; • de focus ligt op gedeelde behoeften en problemen. Zorg dat er een gevoel van wederzijdse afhankelijkheid ontstaat. De belanghebbenden moeten zich realiseren dat ze elkaar allemaal nodig hebben; • er onder alle deelnemers een positief gevoel van gezamenlijke kracht ontstaat en blijft hangen. Geen van de belanghebbenden mag het proces gaan domineren. Allen nemen op gelijkwaardige basis deel; • mensen zich kunnen losmaken van de problemen. Verwijt mensen niet de problemen die ze hebben of de problemen die ze willen bespreken; • er opties worden gegenereerd die de steun van de deelnemers hebben; • er afspraken worden gemaakt die wederzijds voordeel opleveren. Daarom wordt aangeraden om bij aanvang van een interactieve communicatie- of participatiesessie eerst de spelregels af te spreken. Dit gebeurt bij voorkeur met instemming van de deelnemers. De bovenstaande lijst kan behulpzaam zijn bij dit proces.

Belangrijkste leerpunten •

Een effectieve communicatie met, en het betrekken van belanghebbenden vormen kritieke succesfactoren bij het plannen voor de natuur.

•

Het kan handig zijn om een onderscheid aan te brengen tussen instrumentele (één richting) en interactieve communicatie.

•

Probeer de juiste middelen te selecteren (interactief/instrumenteel) om de boodschap over te brengen op de gekozen doelgroep(en).

•

Ondanks het feit dat we allemaal dagelijks communiceren, zijn er vele mogelijke valkuilen wanneer we communicatie en participatie gaan inzetten om belanghebbenden te betrekken.

•

Het is essentieel om een vastomlijnd idee te hebben over het probleem dat op het spel staat en de verwachte oplossing of uitkomst van het proces (waarom doen we dit?)

•

Een andere belangrijke kwestie is de noodzaak om een duidelijk idee te hebben over de identiteit en eigenschappen van de belanghebbenden (in termen van opleiding, interesses, opvattingen, kennis, enzovoort) (wie proberen we te bereiken?)

•

Het helpt om een goed overzicht te hebben van de verschillende middelen om de boodschap over te brengen (hoe gaan we dit aanpakken?)

Gebruik indien nodig speciaal opgeleide gespreksleiders/communicatieprofessionals voor het begeleiden en presenteren van het proces.

122




Bronvermeldingen Hesselink, Frits, Wendy Goldstein, Paul Van Kempen, Tommy Garnett, and Jinie Dela. 2007. CEPA – Communication, Education and Public Awareness. Montreal: Secretariat of the Convention on Biological Diversity. http://www.cbd.int/cepa/toolkit/2008/doc/CBD-Toolkit-Complete.pdf. Jones-Walters, Lawrence, Roger Catchpole, Aleksandra Mladenovic, Aysegul Cil, Mark Snethlage, Kristijan Civic, Andrew Schrauwen, Srdjan Susic, and Sasa Solujic. 2010. Local Biodiversity Action Planning for Southeastern Europe. Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http://www. ecnc.org/publications/technicalreports/local-biodiversity-action-planning. Jones-Walters, Lawrence, Mark Snethlage, Kristijan Civic, Aysegul Cil, and Ingeborg Smit. 2009. Making the connection! Guidelines for involving stakeholders in the implementation of ecological networks. Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http://www.ecnc.org/file_handler/ documents/original/view/385/2009--making-the-connection-kenpdf.pdf. Pretty, J.E. 1995. ‘Participatory Learning for Sustainable Agriculture’. World Development 23 (8): 1247–1263. Rientjes, Sandra, Lawrence Jones-Walters, Tom Kovacs, C.M.J. Van Woerkum, and Noëlle Aarts. 2000. Communicating nature conservation - A manual on using communication in support of nature conservation policy and action. Tilburg: ECNC-European Centre for Nature Conservation. http:// www.ecnc.org/publications/technicalreports/communicating-nature-conservation. Sadler, B.S. 1987. ‘Communication strategies for heightened awareness of water’. UNESCO. http://www. unesco.org/new/en/unesco/resources/publications/unesdoc-database/.

123

Voorgesteld citaat: Snethlage, M.A., B. Delbaere, M. Elliott & L.M. Jones-Walters (redactie), 2012, Plannen voor de natuur – Handboek. ECNC, Tilburg, Nederland. Met bijdragen van: Aysegul Cil, Naïk Faucon, Joke Flour, Franz Hoechtl, Gaëlle Lejeune, Roelof van Loenen Martinet, Anne-Lone Ostwald en Andrew Wood. Vertaling: Verre noorden vertalingen | www.verrenoorden.nl Redactionele ondersteuning: Hanneke Wijnja, Wim Kersten Vormgeving: Imre Sebestyén, jr., UNITgraphics.com Fotografie: omslag Olivier Brosseau, METL-MEDDE; p. 5 Rudmer Zwerver, Saxifraga; p. 7 Arnaud Bouissou, METL-MEDDE; p. 15 Laurent Mignaux, METL-MEDDE; p. 35 Ellen Wuibaux, Council of Europe; p. 55 Laurent Mignaux, METL-MEDDE; p. 79 Laurent Mignaux, METL-MEDDE; p. 95 Laurent Mignaux, METL-MEDDE; p.109 Frank van Engelen, Provincie Noord-Brabant.

Het betrekken van en communiceren met belanghebbenden

Recommend Documents