FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
Functie Graadnaam: Administratief diensthoofd Functienaam: Administratief diensthoofd Functionele loopbaan: A1a-A3a/ statutair
Doel van de entiteit Om haar wettelijk en decretaal omschreven opdracht te vervullen richt OCMW Anzegem zich in hoofdzaak tot twee hulpbehoevende doelgroepen in de samenleving: Enerzijds zet het OCMW zich in om de sociale basisrechten van ieder individu te vrijwaren en eenieder kansen te bieden om een menswaardig bestaan te leiden. De maatschappelijke dienstverlening bestaat uit schuldhulpverlening, recht op maatschappelijke integratie, financiële en materiële steun. Anderzijds de ouderen, personen met een handicap, zwakkeren die door hun leeftijd of andere oorzaken vaak in de onmogelijkheid zijn bepaalde taken zelfstandig uit te voeren en daarom aangewezen zijn op anderen. Het OCMW heeft reeds een zeer gevarieerd aanbod in haar thuiszorgdiensten, waarbij maaltijdbedeling, karweidienst, poetsdienst en geïntegreerde thuiszorg wordt aangeboden. Daarnaast beschikt het OCMW ook over 8 bejaardenwoningen en één serviceflatgebouw met 20 woongelegenheden. Het administratief diensthoofd staat in voor de algemene leiding van het OCMW, werkt op beleidsmatig niveau, maakt deel uit van het MAT. Het administratief diensthoofd zorgt ervoor dat de gemeente Anzegem haar sociale dienstverlening op een efficiënte wijze verbreedt, structureert en uitbouwt. Doel van de functie Het administratief diensthoofd staat vanuit een leidinggevende positie in voor het uitvoeren van een geïntegreerd lokaal sociaal beleid binnen de gemeente Anzegem. Hij/zij structureert en bouwt een moderne sociale dienstverlening uit, op een efficiënte wijze, teneinde de OCMW- en gemeenteraad te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen. Hij/ zij organiseert de dienst zodanig dat er flexibel en pro-actief kan ingespeeld worden op nieuwe, opkomende behoeften en noden. Hij/zij zorgt ervoor dat de inwoners op sociaal, materieel en psychologisch vlak op de verschillende diensten een beroep kunnen doen. Plaats in de organisatie Het administratief diensthoofd werkt binnen het OCMW en rapporteert rechtstreeks aan de OCMW-secretaris. Het administratief diensthoofd geeft aansturing aan het diensthoofd zorg en opvang en de verantwoordelijken van de diverse diensten. Vandaag zijn dit de
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
thuiszorgdiensten en de sociale dienst OCMW, te kaderen in het totaal lokaal sociaal beleid. Het administratief diensthoofd treedt in afwezigheid of bij verhindering van de OCMW-secretaris op als waarnemend OCMW-secretaris.
Kernresultaatsgebieden Coördinatie en leiding van de sociale dienstverlening Leiden, coördineren en opvolgen van alle taken en aspecten met betrekking tot de administratie en de dienst zorg en opvang van het OCMW. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
Ondersteunen van de medewerkers door advies, informatie, overleg, teamvergadering, coaching en supervisie
•
Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening en uitwerken van procedures voor een vlot verloop van de sociale dienstverlening
•
Instaan voor de interne controle op de werking van de diensten (organisatiebeheersing)
•
Ondersteunen van de medewerkers die instaan voor de uitwerking en uitvoering van de dienstverlening zorg en opvang
•
Projectmanagement: coördineren, uitwerken en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
•
Toepassen en waken over het correct en efficiënt gebruik van de ter beschikking gestelde middelen voor de dienst
•
Meewerken aan een efficiënte organisatie van de sociale dienstverlening in samenwerking met de gemeente
Opmaak en uitvoering van de beheersovereenkomst gemeente-OCMW Met het oog op de organisatiewijziging voor het OCMW en de centralisatie van de sociale dienst, de innovatieve ontwikkelingen in het kader van de wettelijke opdrachten voorbereiden en uitwerken in samenwerking met de gemeente. Een traject van samenwerking uitwerken inhoudelijk en procesmatig. De afspraken in consensus weer te geven in een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW.
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
Instaan voor algemene beleidsondersteuning Initiëren, ontwikkelen en implementeren van beleidsdossiers, projecten en initiatieven zodat de sociale en administratieve dienstverlening van het OCMW beleids- en projectmatig ondersteund wordt. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
De doelstellingen zoals weergegeven binnen de strategische nota van het meerjarenplan 2014-2019 vertalen naar de praktijkwerking en aanpassen aan nieuwe noden en tendenzen
•
De integratie van de sociale dienstverlening gemeente-OCMW op praktische wijze in één gemeenschappelijk sociaal beleidsplan (laten) uitwerken
Instaan voor de beleidsvoorbereiding: strategische nota en meerjarenplanning Op basis van de prioriteiten van de beleidsorganen van het OCMW en in samenwerking met de OCMW-secretaris meewerken aan de opmaak van een voorstel voor de strategische nota en de meerjarenplanning, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
Beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s
•
Opmaken voorstel van strategische nota en meerjarenplanning voor het OCMW in kader van een algemeen sociaal beleid.
•
Jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten
•
Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan en voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de respectievelijke organen
•
Toezien op een goede integratie van het financiële luik opgemaakt door de financieel beheerder in het geheel van de strategische nota
•
Deze voorstellen van plannen en budgetten bespreken met de diverse beleidsorganen en na eventuele bijsturing, laten goedkeuren
•
Waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig
Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
Coördineren van dienstoverschrijdende dossiers, zelf moeilijke/probleemdossiers oplossen of vooruit helpen
•
Waken over de uitvoering van de beslissingen van de raad
•
Zorgen voor de organisatie van de briefwisseling en archief
•
Een intern communicatieplan opstellen
•
Coördineren van de informatieveiligheid
Managementteam Als lid van het managementteam OCMW actief meewerken aan de coördinatie van de gemeentelijke en OCMW diensten met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van een globale missie. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
Deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam
•
Meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot een globaal personeelsbehoeftenplan
•
Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten
•
Aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen
•
Streven naar eenheid in werking en de kwaliteit bewaken van de organisatie
Sectoroverschrijdende werking van welzijn Zorgen voor een aangepaste hulpverlening over de sectoren heen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
•
•
• •
Initiatieven nemen om een beleidsdomeinoverschrijdende aanpak te realiseren voor doelgroepen (kinderen, jeugd, ouderen, etnisch-culturele minderheden, personen met een beperking, kansarmen …) en thema’s (gezondheidsbevordering, tewerkstellingskansen, huisvesting, schuldhulpverlening, …) Overleg en samenwerking met andere diensten voor domeinoverschrijdende welzijnsthema’s: integrale jeugdhulp, integrale seniorenzorg, lokaal sociaal beleid, opvoedingsondersteuning, (kans)armoede, sociale en culturele integratie… Netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van het sociaal beleid betrokken zijn Goede contacten verzekeren met de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van het OCMW in overleg met de OCMW Secretaris en personeelsverantwoordelijke. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
•
Coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
•
Instaan voor het (laten) voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis.
•
Personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen
•
Opvolgen van wervings- en vormingsbehoeften
•
Organiseren en opvolgen van selectieprocedures
•
Verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers
•
Veranderingsprocessen trekken
Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de lokale besturen en aanverwante sociale materie; deze assimileren en implementeren binnen het eigen werkterrein teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden.
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
De nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de algemene werking
•
Vertalen in nieuwe richtlijnen naar de collega's, procedures aanpassen, verfijnen
•
Briefen van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau
•
Vakgerichte informatie raadplegen
•
Wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
•
Verlenen van juridisch advies betreffende sociale zaken, overheidsopdrachten, diverse overeenkomsten, en personeelszaken; juridisch nazicht bepaalde dossiers, opvolgen van procedures
•
Analytisch inzicht hebben in juridische materies en zeer goede redactionele vaardigheden
Verruimende bepaling: 1° De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden mag in geen geval als limitatief worden beschouwd. Voor de goede werking van de organisatie kunnen nieuwe en /of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toegewezen worden. 2° In de hoedanigheid van waarnemend secretaris worden de kernresultaatsgebieden verruimd met de taken en opdrachten gerelateerd aan de functie specifiek voor de OCMW- secretaris 3° Binnen de functionele loopbaan zal de verantwoordelijkheid en de moeilijkheidsgraad van het werk toenemen.
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
Competenties Vaktechnische/kennisgebonden competenties 1) Kennis van functierelevante wetgeving, technieken en werkmiddelen 2) Goed overweg kunnen met moderne informatica-toepassingen 3) Teksten en/of cijfermateriaal vlot kunnen verwerken en interpreteren
Gedragscompetenties 1
2
3
4
Inzet Is dynamisch, werkt met enthousiasme en gedrevenheid Stelt zich positief op Staat open voor vragen en taken die op zich afkomen Gaat ervoor om de taken uit te voeren Beperkt zich niet enkel tot hetgeen er gevraagd wordt Is bereid om extra inspanningen te leveren, en is niet gebonden aan een vast werk- en uurschema Behandelt dossiers klantvriendelijk, correct en niet stug. Durft en wil verantwoordelijkheid opnemen Integriteit Maakt eigen positie en verantwoordelijkheden duidelijk Kent de waarden en normen van de organisatie en handelt hier consequent naar Is eerlijk en open, geeft een correcte weergave Spreekt anderen aan die niet handelen naar de waarden en normen van de organisatie of signaleert niet integer gedrag bij overste(n) Gaat zorgvuldig om met informatie die vertrouwelijk of die gevoelig is Laat persoonlijke voorkeuren, overtuigingen niet meespelen bij de taakuitoefening Heeft aandacht voor duurzaamheid Neemt maatschappelijke verantwoordelijkheid op Draagt beslissingen van de organisatie op een gepaste manier uit Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Adviseren Verwerkt informatie en neemt deze op in een meerjarenplan, afsprakennota Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen Houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten Ondernemen Ziet en signaleert kansen of opportuniteiten Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
5
6
7
8
9
Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden Toetst voorstelen aan realiteiten Flexibiliteit Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Leidinggeven Volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers Stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team Leidt het team naar een gezamenlijk resultaat Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Strategische besluitvorming Zet processen en ontwikkelingen in gang die nodig zijn om de visie te ontwikkelen binnen de afdeling Geeft leiding aan discussies over het strategische beleid en het lange termijn perspectief binnen de afdeling Stimuleert en faciliteert anderen om bij te dragen aan strategische besluitvorming Schat het belang in van juridische, politieke, maatschappelijke,…. ontwikkelingen, onderkent trends en vertaalt deze naar strategische keuzes en acties binnen de afdeling Netwerken Legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie Neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie Kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus Zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking Houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten Doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Delegeren Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers Kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers en beslist op basis hiervan wat men zelf doet of laat
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF DIENSTHOOFD
10
doen Geeft de juiste informatie en wijst de juiste middelen toe Beleidsopvolging en monitoring Verzamelt feiten en cijfers over de vorderingen en de tussentijdse resultaten Vertaalt het werk in meetbare resultaten en maakt hierover goede afspraken Stuurt het beleid bij op basis van duidelijke gedocumenteerde analyse Toetst de resultaten aan de verwachtingen
