Herrekenen en opnieuw berekenen
Herrekenen en opnieuw berekenen: ♦ Belang correcte loonadministratie ♦ Maak altijd eerst een backup ♦ Wanneer herrekenen? ♦ Wanneer niet herrekenen? ♦ Wanneer opnieuw berekenen? ♦ Na opnieuw berekenen altijd herrekenen Belang goede loonadministratie en herrekenen Sinds de introductie van de aangiften loonheffingen - januari 2006 - is het van nóg groter belang dat uw salarisadministratie in orde is. Immers, uw salarisadministratie is leidend bij de aangiften. Als uw salarisadministratie in orde is, zijn uw aangiften ook correct. Is uw administratie niet in orde dan zullen uw aangiften dat ook niet zijn. Vóór de introductie van de aangiften loonheffingen deed u de aangiften nog op papier en kon u daarin handmatig wijzigen (hoewel dat officieel niet mocht). Bijvoorbeeld als u vergeten was in mei een bruto bonus te betalen aan een werknemer. Dat draaide u het mei-loon even opnieuw, betaalde u de bonus in november netto uit, en paste u handmatig de aangifte loonbelasting november aan. Sinds 2006 kan dat handmatig wijzigen op papier natuurlijk niet meer. Als u in de maand november een bonus alsnog verloont via het mei-loon, heeft dat invloed op de aangifte van november (door correcties op de maand mei). Bovendien leidt zo'n betaling alsnog tot correcties op de maanden juni tot en met oktober (door het voorschrijdend cumulatief rekenen). Om uw salarisadministratie inderdaad te allen tijde correct te houden, kan de optie 'Herrekenen' belangrijk zijn.
Maak altijd eerst een backup Maakt u voor alle zekerheid altijd eerst een backup voordat u gaat herrekenen of opnieuw berekenen. Dan hebt u altijd de 'oude' situatie achter de hand mocht er bij het herrekenen of opnieuw berekenen iets misgaan. Een backup maakt u via: • 'Extra' • 'Maak backup'. Een backup herstellen gaat via: • 'Extra' • 'Herstel backup'. Wanneer 'Herrekenen' Verzoek tot herrekenen na installeren update Als u een nieuwe Loon-update installeert, kunt u de melding krijgen dat u lonen moet herrekenen. Dit zal gebeuren als er met terugwerkende kracht iets in de bedrijfstakeigen premies is gewijzigd. Bijvoorbeeld een wijziging in het premiepercentage, het franchisebedrag of de 'startleeftijd'. In dat soort situaties gaat u vanuit het hoofdmenu naar 'Extra', 'Herrekenen'. Daar vinkt u eventueel de werknemers uit voor wie het herrekenen niet geldt. Loon geeft in de melding na de installatie van de update aan voor wie u moet herrekenen. U herrekent altijd voor het gehele jaar, dus laat '0101' en '3112' ongewijzigd:
Afbeelding: Het dialoogvenster Herrekenen De gevolgen van herrekenen in dit geval: 1) De betreffende bedrijfstakeigen premies worden opnieuw berekend. 2) Hierdoor kunnen ook de bedragen voor de landelijk verplichte premies (WW, ZVW, WAO) en de loonheffing wijzigen. Immers, een pensioenpremie is een inhouding vóór alle heffingen. 3) Per 2006 is het Voorschrijdend Cumulatief Rekenen (VCR) verplicht. Hierdoor bestaat de kans dat de herrekening van een premie in bijvoorbeeld januari ook de lonen van maand(en) daarna wijzigt. 4) De wijzigingen gaan automatisch mee in de volgende aangifte loonheffingen.
Verhoging afdrachtvermindering onderwijs met terugwerkende kracht Een concreet voorbeeld dat eraan zit te komen is de verhoging van de afdrachtvermindering onderwijs per 2007, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2006. Ook in dat geval biedt herrekenen u uitkomst. Loon rekent dan de kosten werkgever opnieuw voor u uit. En ook dan gaan natuurlijk de wijzigingen (lagere afdracht loonheffing) automatisch mee in de volgende aangifte loonheffingen. Wat moet u zelf doen na herrekenen? ● U moet zelf een nieuwe journaalpost draaien voor de herrekende perioden. Het verschil met de jp vóór de herrekening legt u vast in uw boekhouding. ● U moet het netto loonverschil na het herrekenen salderen in de volgende loonronde. Het verschil berekent u uiteraard door de netto lonen vóór de herrekening te vergelijken met de netto lonen ná de herrekening. In 2007 willen we ervoor zorgen dat Loon de correctie jp automatisch voor u draait. En automatisch aangeeft wat het netto loonverschil is. Herrekenen omdat u zelf loondata wilt wijzigen Het kan zijn dat u gedurende het jaar 'ontdekt' dat u in de reeds verloonde perioden iets vergeten bent. Bijvoorbeeld dat een werknemer al sinds een paar maanden een auto van de zaak heeft. Dan hoeft u niet alle betreffende lonen opnieuw te berekenen. Dat is veel werk, met herrekenen kan het een stuk sneller. U corrigeert eerst de data. In dit voorbeeld 'auto van de zaak' geeft u via het tabblad 'Auto's' bij de werkgever alsnog aan dat een werknemer een auto van de zaak heeft. Daarna herrekent u de lonen via 'Extra', 'Herrekenen'. Dat corrigeert u in één klap de lonen voor deze werknemer. Let er wel op dat u alleen deze ene werknemer selecteert voor de herberekeningen. Ook nu geldt het VCR, de automatische correctie in de eerstvolgende aangifte loonheffingen en dat u zelf de jp en het netto loon moet corrigeren. In welke gevallen kan ik herrekenen gebruiken? bij een correctie 'auto van de zaak', dus. Maar ook bij: ● correctie in de scholierenregeling ● correctie in premies, bijvoorbeeld de premie WAO-gedifferentieerd. ●
Wat wijzigt herrekenen niet? Met herrekenen wijzigt u met terugwerkende kracht niet de toeslagen en inhoudingen die u (later) hebt ingevoerd. Dus als u per mei een vaste bruto toeslag hebt ingevoerd, laat Loon die bij de herrekening v.w.b. de verloningen januari tot en met april ongemoeid. Met andere woorden: de waarden van 'destijds' laat Loon ongewijzigd. En dat is terecht. Ook als u een loon met - naar nu blijkt - een verkeerd bruto-bedrag hebt gedraaid, kan dat niet worden opgelost met herrekenen. Dan moet u zelf het loon opnieuw berekenen. Het volgende hoofdstukje gaat daarover. Wanneer 'Opnieuw berekenen'? Het kan zijn dat u een oud loon opnieuw wilt berekenen omdat u met een verkeerd bruto-bedrag hebt gerekend.
Voorbeeld: in januari had u eigenlijk geen vol bruto maandloon moeten betalen omdat de werknemer pas eind januari in dienst kwam, zo blijkt nu pas. U verwijdert dan de oude januari-strook, en draait de nieuwe januari-strook met het veel lagere bedrag. Ook dan rekent Loon volgens het VCR. Dus Loon kijkt naar alle opgeslagen lonen ná januari en berekent aan de hand daarvan de nieuwe januari-strook. Dit kan in sommige gevallen tot een 'rare' strook leiden, bijvoorbeeld met een teruggave van de WW-premie door het VCR voor de WWfranchise:
Afbeelding: Het resultatenvenster Loonberekening, oud loon opnieuw berekend Voordelen van alleen 'opnieuw berekenen' Het voordeel van deze methode is dat er slechts één loonstrook wijzigt (die van januari). U hoeft dus maar voor één maand een correctie jp door te voeren, en maar voor één strook het netto verschil in de eerstvolgende periode te verrekenen.
Nadelen van alleen 'opnieuw berekenen' Deze opnieuw berekende strook ziet er 'raar' uit. Een belangrijker nadeel is echter dat uw loonadministratie eigenlijk niet meer in orde is. Want als u januari direct correct zou hebben verloond, dan had de januaristrook zelf er anders uit gezien, maar ook de lonen erna! In simpele bewoordingen: bij opnieuw berekenen worden de correcties door het VCR (in dit voorbeeld) allemaal in januari 'gegooid', en niet juist over de diverse maanden verdeeld. Als u over één of twee jaar die januari-strook terugziet, is de kans groot dat u die niet meer begrijpt. En dat zal ook gelden voor de controleur van de Belastingdienst. Daarom na 'opnieuw berekenen' alsnog 'herrekenen' Als u na de nieuwe berekening van januari alsnog alle lonen herrekent, zet Loon ze in de 'goede volgorde' en verdeelt de correctie in januari over januari zelf én de maand(en) erna. Zo ontstaan dus alsnog de loonberekeningen zoals ze zouden zijn geweest als januari gelijk al goed was verloond. De januaristrook uit ons voorbeeld ziet er na herrekenen van alle lonen als volgt uit:
Afbeelding: Het resultatenvenster Loonberekening, oud loon opnieuw berekend, daarna herrekenen Zo is uw loonadministratie weer op orde, en kan dus 'leidend' blijven.
Conclusies ●
Als u achteraf lonen automatisch door het pakket wilt laten wijzigen, dan is herrekenen de juiste keuze. Dat scheelt u werk, en het voortschrijdend cumulatief rekenen wordt automatisch toegepast. Uw loonadministratie blijft correct 'leidend'.
●
Let er dan wel zelf op dat u de wijzigingen in de journaalpost doorvoert en het verschil in netto loon in de volgende periode verrekent.
●
Als er een verloning is geweest met een verkeerd bruto dan brengt herrekenen geen oplossing. Bereken dan het loon opnieuw en kies daarna alsnog voor herrekenen van alle lonen. Dan blijft ook in dat geval uw loonadministratie in orde en dus correct 'leidend'.
