HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. Hotel-Keeper Software pro recepce hotelů a penzionů. Příručka uživatele

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

Hotel-Keeper Software pro recepce hotelů a penzionů

Příručka uživatele


© 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol. Němejcova 5 Plzeň 301 00, Česká republika Kancelář: Hotel-Keeper Železniční 7 Plzeň 301 00, Česká republika Tel.CZ: +420 602 860 704, +420 378 774 118, Tel.SK: +421 220 633 124

Vytištěno: květen 2008

Obsah

5

Obsah kap. I Základy ovládání programu

8

1 Společné ................................................................................................................................... vlastnosti dialogových oken a nabídek 8 2 Přehled uspořádání ................................................................................................................................... pokojů v hotelu 8

kap. II Rezervace a ubytování hostů

10

1 Barevné................................................................................................................................... označení jednotlivých položek 10 2 Vytvoření ................................................................................................................................... rezervace 10 3 Karta rezervace ................................................................................................................................... 11 4 Karta hosta ................................................................................................................................... 15 5 Otevření................................................................................................................................... existující rezervace 16 6 Přesun rezervace ................................................................................................................................... na jiný termín / jiný pokoj 16 7 Zrušení rezervace ................................................................................................................................... 16 8 Příjezd hosta ................................................................................................................................... 17 9 Odjezd hosta ................................................................................................................................... 18 10 Rezervace ................................................................................................................................... – otázky ke cvičení 19 11 Pokročilé ................................................................................................................................... funkce 19 Hromadná .......................................................................................................................................................... rezervace Karta firmy .......................................................................................................................................................... Přiřazení.......................................................................................................................................................... firmy k hostovi

kap. III Platby a fakturace

19 20 20

24

1 Platba účtu ................................................................................................................................... v hotovosti nebo kartou 24 2 Vystavení ................................................................................................................................... účtu 25 3 Vystavení ................................................................................................................................... účtu – platba převodem 26 4 Storno platby ................................................................................................................................... 27 5 Storno vystaveného ................................................................................................................................... dokladu 27 6 Kniha faktur ................................................................................................................................... 27 7 Slevy

................................................................................................................................... 28

Jednorázová .......................................................................................................................................................... sleva Trvalá sleva .......................................................................................................................................................... Speciální.......................................................................................................................................................... ceník

28 28 29

8 Platby a ................................................................................................................................... fakturace – otázky ke cvičení 30

kap. IV Pokladna

32

1 Vklad do................................................................................................................................... pokladny 32 2 Výběr z pokladny ................................................................................................................................... 33 3 Historie ................................................................................................................................... pokladny 34 4 Směnárna ................................................................................................................................... 35 5 Pokladna................................................................................................................................... – otázky ke cvičení 35

kap. V Zprostředkovatelé © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.

38

6

Hotel-Keeper 1 Založení................................................................................................................................... a úprava zprostředkovatele 38 2 Tisk podkladů ................................................................................................................................... pro vyúčtování zprostředkovatelů 39

42

kap. VI Hoteloví podvodníci

1 Aktualizace ................................................................................................................................... podvodníků 42 2 Přidání nového ................................................................................................................................... podvodníka 42

44

kap. VII Přehled rezervací

1 Co je overbooking? ................................................................................................................................... 44 2 Přidání rezervace ................................................................................................................................... do overbookingu 44

46

kap. VIII Sklad drobného prodeje a služeb

1 Přidání a................................................................................................................................... úprava položky skladu 46 2 Inventura ................................................................................................................................... 46 3 Volný prodej ................................................................................................................................... 47 4 Prodej sobě ................................................................................................................................... 48 5 Zboží na................................................................................................................................... pokoj zdarma 48 6 Služby ................................................................................................................................... 48 Jak přidat .......................................................................................................................................................... do skladu služby?

7 Tisky

48

................................................................................................................................... 48

kap. IX Vyhledávání údajů v programu Hotel-Keeper

52

1 Vyhledávání ................................................................................................................................... volných pokojů 52

kap. X Otevřené účty nebydlících hostů

54

1 Otevření................................................................................................................................... účtu 54 2 Natížení ................................................................................................................................... a platba účtu 54 3 Automatické ................................................................................................................................... otevírání účtů 55 4 Stornování ................................................................................................................................... prodeje zboží 55

kap. XI Reporty a statistiky

58

1 Přehled objednaného ................................................................................................................................... jídla 58 2 Přehled příjezdů ................................................................................................................................... a odjezdů 59 3 Přehled pro ................................................................................................................................... pokojskou 59 4 Sklad

................................................................................................................................... 59

© 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.

Hotel-Keeper

Kapitola

I

8

1

Hotel-Keeper

Základy ovládání programu Ovládání programu jsme vytvořili, tak, aby bylo co nejjednodušší zvládl jej opravdu každý. Pokud si i přesto nebudete vědět s něčím rady, nahlédněte do této příručky nebo využijte nápovědu na našich internetových stránkách, či přímo v programu.

1.1

Společné vlastnosti dialogových oken a nabídek Aby byla obsluha programu pohodlná, rychlá a přehledná obsahuje Hotel-Keeper několik užitečných funkcí. Mezi nejčastěji používané patří: Povinná položka. Takto označené položky je nutné vyplnit, jinak nebudete moci pokračovat. Doporučená položka. Nyní není nutné ji vyplnit, ale je možné že v budoucnu bude vyžadována (kupříkladu informace o hostovi – v režimu rezervace jsou údaje doporučeny, v režimu ubytování vyžadovány) Běžná vstupní položka – není povinnost ji vyplnit Tlačítko které nelze zvolit, protože nejsou vyplněna data, nebo je tato funkce v závislosti na kontextu nedostupná. Tlačítko které lze zvolit. Informační lišta. Odděluje části dialogu a informuje případně o obsahu tohoto dialogu. Zaškrtávací políčko. Je možné vybrat více voleb. Výběr. Je možné vybrat pouze jednu z nabízených možností.

1.2

Přehled uspořádání pokojů v hotelu Pokud si nepamatujete uspořádání pokojů ve Vašem ubytovacím zařízení, může Vám pomoci naše malá nápověda. Po kliknutí levým tlačítkem myši na libovolný datum v záhlaví se zobrazí nápověda s počtem lůžek (číslo vlevo) a přistýlek (číslo vpravo) na pokoji.

Víte, že datum pro stravování, přehled pro pokojskou, telefonní ústřednu, příjezdy odjezdy, můžete také vybrat kliknutím na záhlaví ubytovací plachty?


Hotel-Keeper

Kapitola

II

10

2

Hotel-Keeper

Rezervace a ubytování hostů Základní obrazovku programu tvoří Ubytovací plachta. Ubytovací plachta slouží k většině úkolů prováděných v programu a především pro Váš rychlý přehled. Proto je jí věnováno nejvíce místa.

Každý sloupec je v záhlaví označen datem a každá řádka číslem pokoje. Sloupců je 365, pokud je rok přestupný, pak 366 (Ubytovací plachta tedy začíná 1. lednem a končí 31. prosincem příslušného roku) a řádků podle počtů pokojů.

2.1

Barevné označení jednotlivých položek Díky Ubytovací plachtě, která umožňuje také ovládání hlavních funkcí programu, máte dokonalý přehled nejen o rezervacích, ale také o bydlících hostech a již ukončených pobytech. Pro lepší orientaci je každý stav označen jinou barvou Rezervace

Ubytovaný host – zaplaceno

Zaplacená rezervace

Host který již odjel

Ubytovaný host – nejdůležitější barva Host který nemá zaplaceno je označen kromě barvy i ikonkou

2.2

.

Vytvoření rezervace Chcete – li založit novou rezervaci, nejprve si klikněte levým tlačítkem myši na sloupec s datem, jímž rezervace začíná a zobrazte nápovědu, který pokoj je jak rozložen (jednolůžkový, dvoulůžkový, apartmá…)


Rezervace a ubytování hostů

11

Rezervaci vytvoříte stiskem pravého tlačítka myši a tažením do požadované délky podle počtu nocí, na něž je pokoj rezervován

Otevře se nová karta rezervace

2.3

11

.

Karta rezervace Rezervací zde budeme pro jednoduchost souhrnně nazývat ať již rezervaci v budoucnosti, tak i ubytovaného hosta a i hosta co již hotel opustil.

První v pořadí co a musíte v nové Kartě rezervace vyplnit je počet osob, které budou na pokoji přespávat. Rozklikněte si nabídku počet osob, nebo stiskněte klávesu F3 (tolikrát, kolik je na pokoji osob). Po vyplnění počtu osob se na formuláři vytvoří prostor pro zadání údajů všech ubytovaných hostů. Minimálně musíte zadat jednu osobu. Počet osob je důležitý údaj a je třeba ho udržovat aktuální v průběhu ubytování. Cena pokoje se může odvíjet od počtu osob na pokoji a pokud obsluha zapomene změnit počet osob během ubytování, nelze již správně vypočítat cenu a je nutné řešit opravu ručně.

Hosta lze zadat pouze pomocí vyhledávání v databázi hostů. Díky tomuto systému se kartotéka hostů udržuje čistá a bez zbytečných duplicit. V databázi hostů lze vyhledávat pomocí jména, příjmení, adresy, čísla dokladu a firmy. Stačí tedy zadat jakoukoliv část některé z těchto položek a provést vyhledávání. Do políčka Vyhledat napíšte některý z těchto údajů a hledání proveďte kliknutím levým tlačítkem na obrázek lupy, či stisknutím klávesy F2.


12

Hotel-Keeper

Pokud je pole „Upravit záznam (F9)“ podbarveno červeně, není karta hosta úplná a je nutno ji doplnit o chybějící údaje

Program vyhledá odpovídající záznamy a prvních 100 zobrazí seřazené podle vhodnosti na zadaný dotaz. Hledání je fulltextové, takže je možné zadat podmínky v libovolném pořadí, nebo část požadovaného údaje. Pokud tedy hledáme například „Fischermanna“, můžeme zadat jen „Fisch“ nebo „man“. Po zadání „Fisch“ bude však kupříkladu „Fischer“ na lepším umístění, protože lépe odpovídá zadané podmínce vyhledávání. Pokud požadovaného hosta nenalezneme ani po vyzkoušení několika kombinací (samozřejmě nejrychlejší je vyhledávat hosta dle čísla dokladu, ale je nutné počítat s tím, že doklad může změnit, proto zkoušejte i hledání dle jména), musíte jej přidat, provedete to ve Vyhledávání v databázi hostů kliknutím na Přidat nového hosta, či stiskem klávesy F5. Otevře se nová Karta hosta 15 , vyplňte hlavně povinné položky (ty s červeným podkreslením), tedy Příjmení a Telefon nebo e–mail, ostatní položky jsou nepovinné, avšak pro váš lepší přehled (a ušetření práce v budoucnu) je dobré je vyplnit rovněž.



13

Prohlédnout kartu nalezeného hosta lze stiskem klávesy F9 nebo kliknutím na položku Detaily ve vyhledávání. Vybraného hosta potvrdíme stiskem položky Vyber hosta, výběrem myši či stiskem klávesy Enter a tím se nám přenese do karty rezervace.

Na každý pokoj musíte zadat alespoň jednoho hosta. Pokud však vyplníte všechny, ušetříte si práci kupříkladu s následným vedením knihy cizinců nebo domovní knihy. Každému hostovi (i přesto že není vyplněno jeho jméno nebo adresa) je nutné vyplnit stravování. Program automaticky před vybere výchozí nabídku, ale je vhodné ji alespoň zkontrolovat. Hostovi lze také zadat poznámku týkající ze pouze této rezervace (nezapíše se na jeho evidenční kartu). Vybrané stravování hostů je nutné aktualizovat, neboť se z toho počítá cena a také sestavuje objednávka pro kuchyni 58 . V Typu ubytování hosta se nastavují poplatky (např. za psa) nebo slevy (např. na dítě), které jsou hostovi účtovány po celou dobu jeho pobytu. Číselníky těchto poplatků se nastavují v konfiguraci programu.

Dále je nutné vyplnit typ ubytování. Typ ubytování může být „rezervace“, „ubytován“ a „host odjel“. Stavy jsou určovány automaticky. Ručně lze u rezervací které jsou na aktuální či dřívější den přepnout pouze stav „ubytován“. Tímto teprve z rezervace tvoříme ubytování. Použijte myš, nebo klávesu F4. © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.

14

Hotel-Keeper

Délka ubytování se nastavuje především při vytváření rezervace pomocí myši, ale při již existující rezervaci / ubytování, lze zkrátit či prodloužit ubytování pomocí ikonek „+“ a „-“. Obdobně, pokud potřebujete rezervaci vytvořit delší než je možné zakreslit do plachty jedním tahem myši. Mezi další povinné údaje na kartě patří především statistické údaje jako čas příjezdu, odkud host objednal a důvod cesty. Cenovou skupinu vyberte ihned při příjezdu hosta správně, protože jakákoliv změna má vliv pouze na zbývající část pobytu. Nezapomeňte také správně vybrat přes koho je objednáno, toto pole určuje zprostředkovatele ubytování a ten může mít pro hosty jím zprostředkované individuální ceník.

V poli Cena je ihned vidět, kolik host má zaplatit, nebo jaký je jeho přeplatek. Cena je orientačně dle nastaveného kurzu převedena i do vybrané měny. Červená barva a záporná čísla znamenají, že host bude doplácet. Modrá barva a kladná čísla znamenají přeplatek hosta.

K rezervaci lze přiřadit stavové ikonky, které se zároveň zobrazují na plachtě. Díky tomu lze přehledně označit kupříkladu VIP hosty, hosty co mají doklad na recepci či potvrzené rezervace.

Pokud si potřebujete k rezervaci cokoliv poznamenat, použijte pro to pole Poznámka. Tato poznámka je pouze pro Vaší interní potřebu.

Poznámku pro pokojskou můžete přidat rovněž na Kartě rezervace a vytisknete ji v Přehledu pro pokojskou 59 . © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.


15

Rezervaci uložíme stisknutím tlačítka OK.

2.4

Karta hosta Karta hosta obsahuje všechny důležité informace o hostovi: jeho jméno, číslo dokladu, prostě informace, podle nichž ho lze vyhledat v databázi hostů.

Lze tu též k hostovi přidat firmu, nebo ji odebrat. Je zde možné nastavovat slevy

28

, či hostovi vystavit a přiřadit věrnostní kartu.

Pomocí statistických údajů si můžeme zkontrolovat kdy a jak dlouho u nás již host pobýval, v dokladech hosta vidíte všechny doklady jimiž se host během ubytování ve vašem ubytovacím zařízení. Fotografii hosta rozkliknutím záložky Fotografie. Pro vloženi fotografie máte na výběr několik možností:


16

Hotel-Keeper

· vložení fotografie ze souboru · naskenovaní fotografie pomocí scanneru · pořízení fotografie přes webovou kameru připojenou k počítači.

2.5

Otevření existující rezervace Existující rezervaci, otevřeme dvojitým poklepáním myši na konkrétní záznam v ubytovací plachtě.

2.6

Přesun rezervace na jiný termín / jiný pokoj Již vytvořenou rezervaci můžeme posunout na jiný pokoj nebo na dřívější či pozdější datum. Pokoj změníte tak, že podržíte tlačítko Ctrl a současně provedete přesun rezervace pomocí levého tlačítka myši (přetáhnete rezervaci do požadovaného pokoje). Jednodušší způsob je otevřít si rezervaci, kliknutím na tlačítko s číslem pokoje ( ) se rozbalí nabídka. Vybereme možnost Vybrat jiný pokoj. Po jejím rozkliknutí se nám objeví pokoje, kam je možno hosta přestěhovat, vybereme levým tlačítkem myši jeden z nich a pokoj je změněn.. Pro posun rezervace pokoje na jiný termín, stiskněte v ubytovací plachtě klávesu Shift a levým tlačítkem přetáhněte rezervaci na požadovaný termín. Pokud není přesun možný, bude rezervace přeškrtnuta. Rezervaci nelze posunout na pokoj s menším počtem lůžek nebo na již obsazený pokoj / termín.

2.7

Zrušení rezervace Rezervaci lze zrušit, pokud se jedná o rezervaci, kde nebyl doposud ubytován host, rezervace také nesmí být zaplacena. Zrušení provedete kliknutím na tlačítko Zrušit rezervaci.

Máli –li host, který zrušil rezervaci již zaplaceno, objeví se nám po kliknutí na tlačítko Zrušit rezervaci hlášení s varováním, že host má již zaplacenou zálohu a musíte mu vrátit přeplatek. Abyste mohli takovou rezervaci zrušit, musíte nejprve stornovat hostovu platbu 27 . © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.


17

Taktéž nelze zrušit rezervaci, pokud má pokoj pod sebou rezervace dalších pokojů. V tom případě musíte nejprve zrušit, nebo osamostatnit (kliknutím na Osamostatnit v Kartě rezervace) rezervaci podřazeného pokoje, to platí i v případě, že podřazeným pokojem je garáž, či parkovací stání.

Můžete zrušit i rezervaci již bydlícího hosta a to pomocí menu Údržba v Kartě rezervace, kde si zvolte možnost přepnout zpět na rezervaci. Potvrďte OK, čímž zavřete Kartu rezervace. Po jejím opětovném otevření je již aktivní tlačítko Zrušit rezervaci.

2.8

Příjezd hosta Otevřete kartu rezervace 16 a pokud je možné již hosta na pokoj ubytovat, bude aktivní nabídka pro výběr typu ubytování v části Obecné.

Zvolte v této nabídce pomocí myši nebo klávesy F4 položku ubytování. Po této změně budete vyzváni k ověření údajů o hostovi. Toto ověření je důležité, protože jedině tak o něm budete mít ucelené informace a neubytujete jej omylem na nesprávný pokoj.


18

Hotel-Keeper

Při ověření máte na výběr několik možností jak postupovat. Pokud je vše v pořádku, potvrďte formulář. Pokud je většina údajů správně, ale liší se jen některé položky, zvolte tlačítko Upravím hosta nebo použijte klávesu F9. Pokud se však liší příliš mnoho údajů – jedná se jiného hosta, použijte tlačítko dostanete zpět do vyhledávání.

, nebo klávesu Esc, čímž se

Změnu typu ubytování na kartě rezervace nezapomeňte potvrdit tlačítkem OK.

2.9

Odjezd hosta Otevřete kartu rezervace 16 a pokud je host ve stavu ubytován, bude aktivní tlačítko Odjezd. Host může odjet libovolný den pobytu kromě prvního (tj. musí odbydlet alespoň jednu noc).

V průvodci Odjezd hosta, postupně dokončete kroky potřebné k ukončení pobytu. Pokud host odjíždí dříve než byla samotná rezervace, program automaticky zkráti rezervaci a rozdíl peněz odečte.



19

Pro úspěšný odjezd hosta je nutné nejprve vyrovnat platby. Máte následující možnosti: · hotovostní platbou 24 (hotově, kreditní kartou) · vystavením faktury 26 .

2.10

Rezervace – otázky ke cvičení ! Kterým tlačítkem myši vytvoříme novou rezervaci v ubytovací plachtě? ! Jakou barvu v plachtě má ubytovaný host? ! Lze zadat přímo na kartu rezervace údaje o hostovi – jako je třeba adresa či jméno? ! Jakou klávesu používáme k vyhledávání v databázi hostů? ! Jakou klávesu použijeme k zobrazení karty hosta?

2.11

Pokročilé funkce

2.11.1 Hromadná rezervace Potřebujete – li obsadit více pokojů ve stejném termínu v rámci jedné objednávky, založte první rezervaci 10 . Zvolte na Kartě rezervace 11 menu Přiřadit další pokoj a v nabídce vyberte Další pokoj ve stejném termínu, ukáže se seznam volných pokojů spolu s jejich kapacitou. Vyberte další pokoj a potvrďte.

Pomocí tohoto nástroje můžeme k jednotlivým pokojům přiřadit i parkovací místa či garáže.


20

Hotel-Keeper

2.11.2 Karta firmy Na kartě firmy jsou zobrazeny informace o firmě, které slouží k jejímu vyhledání v databázi. Firmu je vhodné zadávat především pro potřeby fakturace.

Má - li firma nasmlouvané slevy, můžete je nastavit, či do nich nahlédnout právě na Kartě firmy. V poli slevy najdete několik možností účtování služeb firmám od pultové ceny přes vybranou cenovou skupinu až po samostatný ceník. Nastavení slev je stejné jako na formuláři Trvalá sleva

28

.

2.11.3 Přiřazení firmy k hostovi Firmu k hostovi přidáte přes Kartu hosta 15 v sekci firma. Do vyhledávacího políčka napište název (adresu, IČO...) a nechte si vyhledat nejvhodnější záznamy. Vyberte v seznamu firmu a povrďte výběr Kliknutím na Vyber hosta, nebo stisknětete Enter. Pokud hledanou firmu nenajdete, zvolte . vyplňte novou Kartu firmy uložte ji do databáze a zároveň přiřaďte k hostovi stisknutím tlačítka OK.

20


a


Firmu odebereme opět v Kartě hosta


15

stiskem klávesy F7.

21

Hotel-Keeper

Kapitola

III

24

3

Hotel-Keeper

Platby a fakturace Program Hotel-Keeper automaticky vystavuje doklady, vede pokladnu a knihu vydaných dokladů. Proto je velmi důležité při práci s hostem zadávat i platby v hotovosti, platby kreditní kartou a vystavovat doklady. Každou rezervaci můžeme zaplatit několika způsoby, několika měnami a to celé kombinovat. Lze samozřejmě také platit po částech a vystavovat doklady zvlášť na ubytování, zvlášť na stravování a minibary. Vzhledem k tomu jak funguje vnitřní účtování rezervací, je konečná cena již předem určena (pochopitelně s výjimkou dalších čerpaných služeb nad rámec ubytování a stravování). Host může tak zaplatit předem, při příjezdu 17 , během ubytování nebo až při odjezdu 18 . Je to pouze na Vás kdy platbu hosta provedete.

3.1

Platba účtu v hotovosti nebo kartou Platba v hotovosti, stejně jako platba kartou jsou z pohledu programu Hotel-Keeper považovány za „hotovostní platby“, protože okamžitě víme zda-li byla platba provedena či nikoliv.

Otevřete Kartu rezervace 16 , kterou si přejete zaplatit a zvolte v horním menu ikonku pro platbu nebo použijte tlačítko F8. V nově otevřeném formuláři vidíte přehled využitých služeb a plateb hosta. Každá řádka tohoto přehledu obsahuje číslo pokoje, popis, počet, cenu a DPH. Zároveň je na každém řádku zaškrtávací políčko které slouží k zahrnutí řádku do platby, či naopak jeho vyloučení z této platby, a následnému vystavení na doklad. Celková cena vybraných položek je zobrazena v pravém horním rohu. Měnu zobrazené částky lze volit výběrem v pravém dolním rohu, nebo klávesou F4. Pokud chcete změnit způsob platby – tedy z hotově na kreditní kartou a obráceně, klikněte myší na modrý nápis způsobu platby, nebo použijte klávesu F5.


Platby a fakturace

25

Poté co provedete výběr položek k platbě, způsob platby a měnu, zadejte částku kterou host platí a potvrďte tlačítkem Zaplať. Výsledek platby je zobrazen na dalším formuláři, kde můžete též vystavit účet 25 . Účtem zde budeme pro jednoduchost souhrnně nazývat Fakturu (běžný daňový doklad) i Účtenku (zjednodušený daňový doklad nebo nečíslovaný příjmový pokladní doklad).

3.2

Vystavení účtu K provedené platbě můžeme vystavit Fakturu (běžný daňový doklad) nebo Účtenku (zjednodušený daňový doklad). Faktura se vždy tiskne na běžné tiskárně, účtenku lze tisknout na pokladní tiskárně. Účet k provedené platbě lze vystavit dvěma způsoby. Nejčastějším a doporučeným způsobem je vystavení účtu ihned po provedení platby. Proto máme na formuláři s výsledkem platby následující tlačítka sloužící k vystavení dokladu nebo účtenky.

Pro vybrání druhu dokladu, který chceme vytvořit, klikneme na jedno z polí Účtenka nebo Faktura. Doklad můžeme také vystavit i před nebo po platbě a to pomocí menu Doklady na Kartě rezervace 11 .

Před použitím tlačítek z obrázku výše je vhodné vybrat položky které na fakturu budeme tisknout. Výběrem tlačítka Faktura nebo Účtenka se otevře nastavení vzhledu dokladu. Zde máte možnost vybrat především adresu na doklad, jazyk dokladu, měnu použitou na dokladu a údaje které budeme o rezervaci tisknout. Jistě víte, že každý host má na vyplnění dokladu jiné požadavky, někdo chce detilní výpis © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.

26

Hotel-Keeper

všech položek, které jsou účtovány, druhý by byl naopak rád, aby nebylo vidět, za co přesně utrácel, proto si v programu Hotel-Keeper můžete tyto možnosti též nastavit.

Doklad si můžete před vytištěním libovolně prohlížet pomocí ikonky umístěna pod každou variantou adresy.

. Tato ikonka je

Pokud jste již s dokladem spokojeni, použijte příslušnou ikonku

pod vybraným vzhledem adresy. Doklad bude vystaven, bude mu přiděleno číslo a bude uložen do archivu dokumentů.

3.3

Vystavení účtu – platba převodem Zaplacení účtu je možné i vystavením faktury k proplacení, vystavením takového dokladu se účet okamžitě vyrovnává o částku, na niž je účet vystaven. Pro vystavení takového dokladu si otevřeme menu Doklady na Kartě rezervace a zvolíme položku Vystavit doklad (platba převodem). Další postup je stejný s jedinou výjimkou: při tomto způsobu platby nelze vystavit účtenka.


Platby a fakturace

3.4

27

Storno platby Platbu, jež není na dokladu, lze jednoduše stornovat z Karty rezervace menu Platba, tam vyberte položek si zvolte zobrazení detailního rozpisu transakcí.

11

, kde si otevřete

(či stiskněte F8). V novém okně

Zde si najdete platbu, již chcete stornovat, kliknete na ni pravým tlačítkem a v kontextovém menu zvolíte Stornuj položku. Pro stornování platby, na niž je již vystaven doklad, musíte nejprve stornovat doklad potom teprve provést storno platby.

3.5

27

,

Storno vystaveného dokladu Potřebujeme - li stornovat doklad, provedeme to tak, že v Kartě rezervace 11 otevřeme menu Údržba. Vybereme si možnost Doklady a zde vybereme doklad, který chceme stornovat. Po stornování dokladu již stornujeme platbu výše popsaným způsobem. Ke stornování dokladů musíme mít patřičné oprávnění a stornovaný doklad bude opatřen vodotiskem STORNO, aby na dokladu bylo jasně patrno, že byl stornován.

3.6

Kniha faktur Veškeré vystavené doklady lze najít v knize faktur. Otevřete Reporty a statistiky v levém informačním panelu a tam vyberte Knihu faktur. Pokud byl doklad stornován, je v seznamu přeškrtnut. Doklad lze z knihy faktur dvojklikem na řádku otevřít.


28

Hotel-Keeper

Všechny vystavené doklady hostům a firmám lze také najít na kartě hosta či firmy.

3.7

Slevy

3.7.1

Jednorázová sleva Opakem doúčtování služeb na pokoj je jednorázová sleva. Jednorázovou slevu je možné dát kdykoliv a jedná se o fixní údaj. I přesto že ji lze zadat v procentech, bude dle aktuální ceny ubytování přepočtena na peníze a zadána jako částka. U této slevy se musí vybrat DPH kvůli správnému výpočtu DPH.

3.7.2

Trvalá sleva Trvalá sleva ovlivňuje pouze ubytování. Na výběr máte, zda-li sleva bude v procentech, bude to vybraná cenová skupina, zadáte samostatný ceník nebo zadáte samostatný ceník navíc rozdělený dle sezón (zde si můžete nastavit nové sezóny bez ohledu na standardní které používáte – lze si tak kupříkladu nastavit různé ceny pro víkend).


Platby a fakturace

29

Trvalá sleva je aplikována pouze na neodbydlené dny. Tj. doporučujeme ji nastavit nejpozději při příjezdu hosta. Trvalou slevu lze nastavit ke konkrétní rezervaci, k hostovi a k firmě. Přiřaďte tedy svým VIP zákazníkům samostatný ceník!

Samostatný ceník 29 nastavíte v Kartě hosta či firmy po vybrání možnosti Host má samostatný speciální ceník 3.7.3

Speciální ceník Tato funkce slouží k nastavení speciálních cen za ubytování. Pro jejich nastavení si v Kartě hosta, či v Kartě firmy zvolte možnost Host/firma má samostatný speciální ceník. Pro úpravu, či zadání cen klikněte na Upravit. Otevře se formulář Ceník hosta. Zde si můžete nastavit od kdy do kdy platí ceník, které dny v týdnu, prioritu cen (jejich důležitost - slouží k orientaci když se v určitém časovém období sejde více slev) a ceny za počet osob na pokoji, či pokojích.


30

Hotel-Keeper

Chcete - li uložit novou slevu, vyplňte potřebné údaje a stiskněte na Jako novou slevu, chcete - li změnit stávající slevu, vyberte ji v seznamu, změňte potřebné a klikněte na Ulož změny. Chcete - li slevu odstranit, vyberte ji v seznamu myší a klikněte na Odstraň.

3.8

Platby a fakturace – otázky ke cvičení ! Jaký je doporučený způsob vystavení dokladu k platbě? ! Lze stornovat platbu a jak? Vyzkoušejte si to. ! Stornujte platbu s vystaveným dokladem. ! Vyzkoušejte si vystavit doklad na firmu hosta a bez rozpisu osob a detailních položek.


Hotel-Keeper

Kapitola

IV

32

4

Hotel-Keeper

Pokladna Pokud chcete zobrazit aktuální přehled pokladny, zvolte v levém informačním pruhu tlačítko Pokladna. Po výběru pokladny (Hotel-Keeper vede pro každou měnu zvláštní pokladnu) Ihned uvidíte stav Vaší pokladny.

4.1

Vklad do pokladny Vyberte měnu, které se vklad do pokladny bude týkat (pro každou aktivní měnu má HotelKeeper jednu pokladnu) a zvolte tlačítko Vklad do pokladny a zadejte důvod vkladu a částku. Vklad potvrdíte stiskem tlačítka OK.


Pokladna

33

Po povrzení se zobrazí oznámení, že na pokladní tiskárně byla vytištěna účtenka.

4.2

Výběr z pokladny Vyberte měnu, jíž se bude výběr týkat a zvolte tlačítko Platba, zadejte důvod výběru z pokladny a částku. Po zadání obou údajů stiskněte OK. Pokud nevyplníte důvod i částku, výběr vám nebude umožněn.

Souhlasíte - li s platbou, objeví se informace, že účtenka byla vytištěna na pokladní tiskárně a dotaz, zda si přejete zobrazit náhled.


34

Hotel-Keeper

Nechcete - li penězi z pokladny platit, ale odvést je na účet do banky, je tu tlačítko , po jeho použití se objeví okno, kde je důvod výběru již vyplněn a stačí tedy vybrat částku

4.3

Historie pokladny Pro zobrazení historie pokladny si nejprve zvolte pokladnu, jejíž historii chcete vidět (program totiž pro každou jednotlivou měnu vede zvláštní pokladnu). Po vybrání pokladny se aktivuje tlačítko Historie. Po jeho stisknutí se objeví kompletní sesznam transakcí provedených v pokladně vybrané měny. Přehled si můžete vytisknout, podívat se jen na transakce za určitý měsíc, nebo uložit jako soubor CSV. Pro zavření přehledu stiskněte Storno.


Pokladna

4.4

35

Směnárna Po kliknutí na tlačítko , které se nachází v položce pokladna v Informačním panelu pokladna, v okně výsledek hotovostni platby (za zboží, služby, rezervaci), v platbě samotné (za zboží, služby rezervaci), se otevře okno v němž je možné převádět všechny aktivní měny. Pro převod si nejprve zvolte, zda měnu prodáváte, či nakupujete. Poté si v rozbalovací nabídce Měny (či stiskem F4) zvolte měnu, kterou chcete měnit. Do okénka Zadejte částku určenou ke směně napište poždavovanou částku. Ihned vidíte částku, kterou vyplatíte, máte - li nastavený směnárenský poplatek, můžete jej potlačit (tzn. neúčtovat). Ve výsledné částce vidíte, kolik budete zákazníkovi vyplácet, či naopak zákazník vracet vám. Pro výměnu peněz stiskněte tlačítko Směnit. V nově otevřeném okně vidíte shrnutí platby. Zde můžete rovněž vytisknout fakturu či účtenku. Pro ukončení stiskněte Zavřít.

4.5

Pokladna – otázky ke cvičení ! Proveďte vklad do pokladny. ! Proveďte výběr z pokladny. ! Najděte si zůstatek pokladny před týdnem. ! Směňte 400 Kč na eura.


Hotel-Keeper

Kapitola

V

38

5

Hotel-Keeper

Zprostředkovatelé Zprostředkovatelé jsou cestovní kanceláře, které do vašeho hotelu vozí své klienty a platí za ně účet za ubytování a stravu, nebo například firmy posílající své zaměstnance často do vašeho hotelu při služebních cestách. Rezervaci připojíte k zprostředkovateli v Kartě rezervace 11 vybráním příslušného zprostředkovatele v nabídce Objednáno přes, či stiskem F1 (tolikrát, dokud se v okénku neobjeví název příslušného zprostředkovatele.

5.1

Založení a úprava zprostředkovatele Nového zprostředkovatele založíte kliknutím na tlačítko Přidat zprostředkovatele. Do červeně podbarveného políčka zadejte název zprostředkovatele. Do políčka vyhledat si napište název firmy (či jiný údaj, jež může sloužit k jejímu vyhledání v databázi). Z databáze se nahrávají fakturační údaje firmy, takže pokud v zde není, musíme ji vytvořit. Nastavte si, zda zprostředkovatel dostává provize z plateb hosta, či za něj ubytování platí (např. cestovní kanceláře), dále si můžete nastavit, barvu, jakou budou mít tímto subjektem zprostředkované rezervace (pokud necháte černou, nebude se odlišná barva rezervace zobrazovat), zatržením, či naopak zrušením zatržení políčka Zprostředkovatel je aktivní, nastavíte, zda v současné době probíhá s tímto zprostředkovatelem spolupráce, či nikoli.

Zprostředkovatele založíme stiskem tlačítka OK. Potřebujeme - li u zprostředkovatele udělat jakoukoli změnu, vybereme si toho, kterého potřebujeme změnit v seznamu zprostředkovatelů a klikneme na tlačítko Změnit zprostředkovatele. Objeví se nám karta zprostředkovale, kde změníme potřebné údaje. Změnu potvrdíme stiskem tlačítka OK.


Zprostředkovatelé

5.2

39

Tisk podkladů pro vyúčtování zprostředkovatelů Pro tisk podkladů pro vyúčtování zprostředkovatelů zvolte v seznamu zprostředkovatele, kterého chcete tisknout, kliknutím na vyberete období, pro které chcete zobrazit výsledky. Poté klikněte na tlačítko přepočítat provize, vše vytisknete kliknutím na ikonku . Po kliknutí na ikonku se objeví náhled "Vyúčtování provizí z ubytování", který může v případě, že zprostředkovatel platí za hosta sloužit jako faktura, nebo pokud dostává provize, máte zde přehled o tom, kolik má dostat.


Hotel-Keeper

Kapitola

VI

42

6

Hotel-Keeper

Hoteloví podvodníci Hotel-keeper nabízí možnost uložit do databáze, či ní vyhledat hotelového podvodníka. Ve spolupráci se serverem cestovni-ruch.cz můžete tuto databázi sdílet i s ostatními hoteliéry.

6.1

Aktualizace podvodníků Pro aktualizaci databáze podvodníků stiskněte databáze podvodníků.

6.2

a počkejte, až se nahraje

Přidání nového podvodníka Pro přidání nového podvodníka stiskněte tlačítko . Otevře se formulář pro přidání záznamu do databáze podvodníků. Zde zadejt typ podvodu, vyhledejte podvodníka v databázi hostů, zadejte datum, kdy k podvodu došlo, kolik byla celková škoda a popis podvodu. Zaškrtávacím políčkem rovněž vyberte, do které databáze (jestli jen do databáze Hotel-Keeper nebo i do databáze na cestovni-ruch.cz, případně do obou) bude podvodník přidán.


Hotel-Keeper

Kapitola

VII

44

7

Hotel-Keeper

Přehled rezervací Zde vidíte všechny rezervace, které jsou aktivní v daný den, včetně rezervací v overbookingu, které v Ubytovací plachtě nejsou, (den si můžete nastavit pomocí kalendáře v levém horním rohu).

7.1

Co je overbooking? pro exponované termíny můžeme přijmout více rezervací, než je kapacita hotelu a dát pak přednost těm, které nám hosté potvrdili, případně zaplatili a nepřijít tak o příjem, pokud přijmeme rezervace do overbookingu. To znamená, že nepotvrzené rezervace nemusejí být umístěny v plachtě, ale čekají mimo ni na své potvrzení. Rezervace nacházející se v overbookingu si můžete prohlédnout v Přehledu rezervací.

7.2

Přidání rezervace do overbookingu Otevřete si v levém informačním panelu Přehled rezervací. Klikněte na tlačítko Poté již postupujete stejně jako při zadávání rezervace na Ubytovací plachtu 10 .

.

Rezervaci můžete přesunout do overbookingu i přímo z ubytovací plachty tak, že si dvojklikem na požadovanou rezervaci, otevřete Kartu rezervace 11 , zde kliknete na tlačítko s číslem pokoje ( overbookingu.

) a v nabídce vyberete možnost Zařadit do


Hotel-Keeper

Kapitola

VIII

46

8

Hotel-Keeper

Sklad drobného prodeje a služeb Program Hotel Keeper umožňuje velmi snadnou správu skladu, můžete zde sledovat pohyby zboží, natěžovat účty bydlících i nebydlících hostů či prodávat zboží sobě (či oprávněnému personálu)

8.1

Přidání a úprava položky skladu Otevřete si sklad. Pro přidání nové položky stiskněte Přidat položku, nebo klávesu F3. Otevře se nový detail položky skladu, do políčka název napíšeme název, do položky EAN buď čtečkou načteme kód, nebo jej napíšeme ručně, či zvolíme založ nový kód, tím program automaticky přiřadí kód. Pro naskladnění položek zvolíme Naskladnit položku, nebo stiskneme F5. V nově otevřeném okně zadáme nákupní a prodejní cenu, DPH, a počet kusů k naskladnění, uložíme tlačítkem OK.

8.2

Inventura Tlačítkem inventura si přepněte do inventurního módu. Po vybrání položky skladu vyskočí okno s názvem položky, jejím množstvím na skladě a okénkem Zadejte skutečný stav. Souhlasí - li stav na skladě se skutečným stavem, objeví se pouze tlačítko Historie prodeje zboží, kde si můžete zkontrolovat toky zboží. Okno zavřete tlačítkem Zavři. Je - li skutečný stav vyšší, objeví se kromě tlačítka Historie prodeje zboží také Naskladnit zboží 46 . Je - li skutečný stav zboží nižší, objeví se kromě tlačítka Historie prodeje zboží také Odstranit rozdíl ze skladu, kliknutím na něj srovnáme účetní stav s tím skutečným.


Sklad drobného prodeje a služeb

8.3

47

Volný prodej Při prodeji zboží například hostovi z ulice, klikněte na stravování, zde se nachází položka Volný prodej. Po jejím zvolení se otevře formulář pro vyhledání zboží na skladě, zadejte část názvu, či čárového kódu a myší vyberte hledanou položku a stiskněte Ok. Zadejte počet, povrďte Ok.

Další zboží na účet natížíte stisknutím Přidej zboží ze skladu, opět vyhlete položku pomocí vyhledávání. Pro vyrovnání účtu zadejte sumu, kterou host zaplatil. Otevře se okno výsledek platby, kde vidíte, kolik host zaplatil, kolik máte vrátit, nebo kde můžete vytisknout hostovi účtenku či fakturu 25 . Pokud máte čtečku, stačí pouze přečíst EAN zboží čtečkou a zadat počet, stejně tak přidáte na účet další zboží.


48

8.4

Hotel-Keeper

Prodej sobě Pokud má personál potřebná oprávnění, může zboží odebrat ze skladu pro osobní konzumaci. V položce stravování na Informačním panelu zvolte tlačítko . Zadejte zboží buď ručně nebo pomocí EANu přes čtečku, zadejte počet. Okno zavřete stisknutím OK. Stornovat prodej sobě může pouze Administrátor pomocí Inventury 46 . Položky prodané personálu se dají na konci měsíce vytisknout v přehledu

8.5

48

.

Zboží na pokoj zdarma Zboží na pokoj zdarma, tedy zboží, které potřebujeme odebrat ze skladu, ale neúčtovat přidáte tak, že na Kartě rezervace 11 zvolíte Platba a v menu Platba pložku Poskytnout zdarma zboží na pokoj.

Zboží vyhledáte ve skladu a vyberete myší (nebo načtete EAN čtečkou), zadáte počet kusů a potvrdíte OK.

8.6

Služby Služby jsou též položky na skladu, jen nejsou hmotné a nedá se určit jejich počet. Službou je např. masáž, či využití sauny nebo posilovny.

8.6.1

Jak přidat do skladu služby? Službu přidáte do skladu přes Přidání a úpravu položky skladu 46 , či stiskem klávesy F3. Vyplníme název služby, založíme nový EAN, zaškrtneme položku Jedná se o službu. Stiskneme naskladnění zboží, zde si nastavíme cenu služby. Počet na skladě bude automaticky nastaven jako 999 a nebude ubývat.

8.7

Tisky Pro výběr tisku klikněte na tlačítko

.

· Pohyb na skladu - Slouží k vytisknutí seznamu všech pohybů na skladu. · Pohyb zboží - sumárně - Vytiskne přehled prodaného zboží za dané období · Přehled zboží na skladu - Vytiskne seznam zboží na skladu. © 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol.

Sklad drobného prodeje a služeb

· Tisk hodnoty zboží na skladu - Vytiskne přehled hodnoty zboží na skladu. · Osobní spotřeba - Vytiskne přehled zboží zkonzumovaného zaměstnanci. · VIP servis - Vytiskne přehled zboží rozdaného zdarma hostům na pokoj


49

Hotel-Keeper

Kapitola

IX

52

9

Hotel-Keeper

Vyhledávání údajů v programu Hotel-Keeper Při využití této funkce bude prohledána kniha hostů, firem, ubytovací kniha, vystavené doklady, databáze podvodníků i zboží na skladě. Zadat můžete jakýkoli údaj, hledání je fulltextové, výsledky jsou seřazeny dle relevantnosti.

9.1

Vyhledávání volných pokojů Ve vyhledávání můžete prohledávat i volnou kapacitu vašeho ubytovacího zařízení. Svůj požadavek zapište ve formátu: termín ubytování, počet pokojů/lůžek. Počet nocí zapište ve formátu 2n, počet potřebných lůžek ve formátu 1x2l (malé L), přičemž první číslo označuje počet pokojů a druhé počet lůžek.


Hotel-Keeper

Kapitola

X

54

10

Hotel-Keeper

Otevřené účty nebydlících hostů Potřebujete - li vést účet pro hosta, který ve Vašem hotelu nebydlí, ale například je pouze na návštěvě za některým z bydlících hostů, nebo přišel do hotelového baru, využijete tuto položku.

10.1

Otevření účtu Účet založíte stisknutím tlačítka Založit účet, nebo F3. Vyplňte si název účtu a stiskněte OK. Máte - li čtečku, lze účet otevřít i načtením EANu například z hostova náramku (tuto možnost využijete, pokud váš hotel nabízí služby jako wellness, saunu, či bazén

10.2

Natížení a platba účtu Máte - li čtečku, natížení je jednoduché. Otevřete si účet a pomocí čtečky načtěte EAN zboží. Zadejte počet kusů a potrďte OK. Nemáte - li čtečku, otevřete si účet a stiskněte Přidej zboží ze skladu, do vyhledávání napište název, EAN, nebo jejich část. Pro vybrání položky na ni najeďte myší a vyberte, stiskněte OK a vyberte. Zadejte počet kusů, stiskněte Ok.


Otevřené účty nebydlících hostů

55

Můžete také použít ruční prodej, máte - li tuto klávesu v Nastavení definovánu. Obvykle to bývá F11 nebo F12. Pro platbu účtu si dvojklikem na ikonku účtu, který chce host platit, otevřete okno Platba. Do políčka zadejte částku, již host zaplatil a potvrďte. Tím se dostanete do Výsledku platby. Zde můžete vystavit účtenku, nebo pokud host platí v cizí měně využít tlačítka Směnárna pro převod. Účet uzavřete vystavením účtenky, či klikem na OK

10.3

Automatické otevírání účtů Pro aktivaci automatického otevírání účtů stiskněte tlačítko . Tuto funkci využijete například v hotelech, které provozují třeba wellness či bazén nebo saunu. Účet otevřete (či založíte) načtením kódu (například z náramku na ruce zákazníka) čtečkou. Zboží na tento účet natížíte přes vyhledávání nebo jeho EAN načtete čtečkou.

10.4

Stornování prodeje zboží Pro storno prodeje, otevřete účet, jehož se storno týká, stiskněte v nástrojích pro práci s účtem potvrdíte OK.

. Zde si vyberete položku, jejíž prodej si přejete stornovat a

Pro stornování prodeje přes čtečku stiskněte SHIFT a přečtěte kód ze zboží.


Hotel-Keeper

Kapitola

XI

58

11

Hotel-Keeper

Reporty a statistiky Do programu Hotel-Keeper jsme Vám již připravili řadu užitečných tisků a další přidáváme dle potřeb Vás – uživatelů. Většinu tisků naleznete na záložce Reporty a statistiky, ty, které se nacházejí jinde najdete vypsané v dalších kapitolách. Pokud Vám chybí nějaký tisk, statistika či report, prosím kontaktujte nás a my Vám ho přidáme!

Vzhledem k tomu že reporty nejsou napevno zakomponovány do programu, ale jedná se o externí soubory, nelze je všechny tady popsat. Projděte si nabídku reportů a u každého máte kromě názvu, také popis. A nezapomeňte mít aktivní automatické aktualizace, protože nové reporty přidáváme průběžně!

11.1

Přehled objednaného jídla Pokud ve Vašem ubytovacím zařízení poskytujete stravování, je vhodné mít přehled kdo si jaké dílo objednal a kolik ho tedy máte připravit. Výběr jídla se provádí na kartě rezervace 11 u každého hosta zvlášť.


Reporty a statistiky

59

Pokud se host rozhodne během ubytování změnit způsob stravování, změňte to také na kartě rezervace, aby se tato změna promítla do zbytku ubytování a také případně i do výsledné ceny. Přehled objednaného jídla naleznete v levém informačním panelu v záložce Stravování pod ikonkou

11.2

.

Přehled příjezdů a odjezdů Tento tisk najdete v levém informačním panelu pod záložkou Příjezdy/Odjezdy. Po kliknutí na ikonku

11.3

vyberte v menu Tisk odjezů a příjezdů.

Přehled pro pokojskou Přehled pro pokojskou se nachází v záložce Odjezd/Příjezd. Po stisknutí ikonky v menu položku Tisk přehledu pro pokojskou.

11.4

vyberte

Sklad V reportech a tiscích se rovněž nenacházejí skladové tisky, naleznete jejich podrobnější popis naleznete v kapitole Tisky 48 .



© 2008 Hotel-Keeper, Tomáš Rosa & spol. www.hotel-keeper.cz www.hotel-keeper.sk

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. Hotel-Keeper Software pro recepce hotelů a penzionů. Příručka uživatele

Recommend Documents