Havelaar & van Stolk - van reactief naar proactief ITbeheer in MKB
Microsoft System Center Essentials 2007 en Microsoft System Center Operations Manager 2007 stabiliseren de IT-omgeving van verzekeringsmakelaar Havelaar & van Stolk. Het resultaat: betrouwbare systemen en productieve gebruikers.
Inleiding De IT-omgeving van Havelaar & van Stolk kon de snelle groei van het bedrijf niet meer aan. Om te voorkomen dat de communicatie van Exchange Server op de zwaar overbelaste server zou uitvallen, besloot de verzekeringsmakelaar uit Rotterdam over te stappen op moderne Microsoft-technologie en het IT-beheer uit te besteden met als resultaat: betrouwbare systemen en productieve gebruikers.
Havelaar & van Stolk: makelaar in verzekeringen voor het MKB Als makelaar in verzekeringen bemiddelt Havelaar & van Stolk tussen verzekeraars en klanten, particulier maar vooral zakelijk. Het adviseren van ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf is namelijk een steeds groter deel gaan uitmaken van de werkzaamheden. “Dat is de strategische keuze die we hebben gemaakt”, zegt Martin Geuze, verantwoordelijk voor de binnendienst van Havelaar & van Stolk. “Particulieren kopen de eenvoudige verzekeringsproducten namelijk steeds vaker direct op het internet, terwijl wij met ons advies en onze bemiddeling veel kunnen betekenen voor bedrijven in het MKB.” Bij Havelaar & van Stolk kunnen bedrijven voor hun medewerkers bijvoorbeeld een collectieve verzekering afsluiten. Die medewerkers krijgen dan via een internetapplicatie toegang tot alle gegevens over hun verzekering. “Om de zakelijke markt optimaal te bedienen, is een goede ITondersteuning een vereiste”, aldus Geuze. “De communicatie met onze klanten vindt voornamelijk elektronisch plaats en omdat alle informatie over hun verzekeringen digitaal in onze systemen ligt opgeslagen, mogen we nooit uit de lucht zijn.”
“We waren alleen reactief bezig” Begin jaren ’90 kon de automatiseringsomgeving van Havelaar & van Stolk de groei van het bedrijf niet meer aan. “We begonnen met één server met een administratieve applicatie, maar er kwamen in de loop van de tijd steeds meer toepassingen bij”, zegt Geuze. “Door al die verschillende toepassingen op die ene server werd de storingsgevoeligheid steeds groter. Op een gegeven moment was het zo druk geworden op de server, dat onze Exchange communicatieomgeving op instorten stond.” De IT-leverancier die Havelaar & van Stolk destijds had, bleek niet in staat de systemen te ondersteunen en onderhouden. Ook binnen van Havelaar & van Stolk ontbrak hiervoor de mankracht en kennis. “We waren alleen nog reactief bezig en kwamen er niet aan toe om proactief te monitoren en te verbeteren.”
"Wij volgen de markt. Als we hardware kopen, willen we alleen A-merken met een goed serviceniveau. En als we software kopen, willen we de marktstandaard: Microsoft dus.” Martin Geuze, Havelaar & van Stolk
Een zusterorganisatie van de Allianz-groep, waar Havelaar & van Stolk deel van uitmaakt, beval Microsoft-partner Seven-Winds aan. “We wisten aanvankelijk niet hoeveel kennis Seven-Winds in huis had, en of zij voor ons de juiste IT-partner waren. Al vrij snel werd duidelijk dat onze twijfel ongegrond was”, zegt Geuze. “Seven-Winds heeft een visie op het omgaan met klanten die helemaal bij onze organisatie past. Wij zijn een kleine organisatie – er werken hier 25 mensen – en we willen snel en flexibel zijn. Dus wilden we een snelle en flexibele IT-partner. Een club waarmee we korte lijnen konden opzetten, die we konden vertrouwen, en die ons niet zou behandelen als een nummer. Seven-Winds heeft al die eigenschappen in huis.”
Migratie en outsourcing
Samen met Seven-Winds bedacht Havelaar & van Stolk in 2000 een nieuwe IT-strategie. Daarbij werd een belangrijke stelregel van het moederbedrijf Allianz in acht genomen: maak gebruik van Microsofttechnologie. Gevraagd naar de reden daarvoor antwoordt Geuze: “Wij volgen de markt. Als we hardware kopen, willen we alleen A-merken met een goed serviceniveau. En als we software kopen, willen we de huidige standaard: Microsoft dus.” De eerste opdracht die Seven-Winds kreeg was om een nieuwe IT-infrastructuur op te zetten, met aparte taken op aparte servers, en een migratie van Windows 2000 en Windows NT naar Windows XP en Windows Server 2003. “Maar dan op zo’n manier dat de organisatie er geen enkele last van zou hebben.” Dat lukte. Binnen een weekend was de nieuwe software uitgerold. Daarna besloot Havelaar & van Stolk het beheer van de nieuwe systemen uit te besteden aan SevenWinds. “Wij wilden ons daar niet meer mee bezighouden”, zegt Geuze. Binnen een maand verhuisde het complete IT-beheer naar Seven-Winds.
Nooit meer ergernis en tijdverlies Begin 2007 stapte Seven-Winds over op de laatste beheerproducten van Microsoft: Microsoft System Center Essentials 2007, dat speciaal voor het MKB is ontwikkeld, en Microsoft System Center Operations Manager 2007. “Van het overgangsproces zelf hebben wij weinig gemerkt”, zegt Geuze, “we zijn hierin gewoon meegegaan met Seven-Winds. Darren Featherstone van Seven-Winds legt uit waarom zijn bedrijf overstapte naar de laatste beheertechnologie van Microsoft. ”We doen mee aan het TAP-programma van Microsoft en wisten dus al in een vroeg stadium alles over Microsoft System Center Essentials 2007 en Microsoft System Center Operations Manager 2007. Duidelijk is dat deze nieuwe versies ons in staat stellen onze klanten beter en sneller te helpen.”
“Nu onze mensen geen last meer hebben van tijdverlies en ergernis als gevolg van allerlei storingen, is de productiviteit binnen de organisatie sterk toegenomen.” Martin Geuze, Havelaar & van Stolk
Zo kunnen met de nieuwe beheertechnologie voortaan ook de netwerkdevices – switches, routers, access points – van Havelaar & van Stolk worden beheerd. En kunnen de clients snel worden voorzien van de laatste patches en updates. Ten slotte zorgen System Center Essentials en System Center Operations Manager ervoor dat er minder “ruis” is. Darren Featherstone: “Voorheen was een papierstoring bij een printer elke keer een nieuw event, dat als zodanig op het scherm opdook. Nu is het een event dat maar één keer verschijnt.” De update van de oude versies naar de nieuwe technologie duurde een uur en daar heeft Havelaar & van Stolk inderdaad niks van gemerkt. “En zo hoort het ook”, aldus Featherstone. Wat Havelaar & van Stolk wél merkt, is dat de uptime sinds de migratie en outsourcing enorm is toegenomen en dat het aantal storingen drastisch afgenomen is. Havelaar & van Stolk krijgt nu maandelijks terugkoppeling op de prestaties van haar systemen. “Onze mensen hebben geen last meer van tijdverlies en ergernis als gevolg van allerlei storingen. De productiviteit binnen de organisatie is daardoor sterk toegenomen. En omdat zulke storingen voor een kleine organisatie als de onze zeer kostbaar waren, boeken we ook een financiële winst.” Behalve Havelaar verzorgt Seven-Winds het IT-beheer voor nog veel meer klanten in het MKB. Featherstone: “Door System Center Essentials 2007 te koppelen met System Center Operations Manager 2007 door middel van Remote Operations Manager 2007 hebben we nu alle informatie van honderden klanten in één systeem samengebracht. Op de console zien we direct waar zich problemen voordoen en welke deze problemen zijn. Daarvoor hoeven we bij de klant zelf niets te doen. De mogelijkheden om op afstand de klant beter te helpen zijn daarmee enorm vergroot.”
De volgende stappen Ondanks het succes wil Havelaar & van Stolk niet álles uitbesteden. Martin Geuze: “We willen hier intern steeds iemand hebben met kennis van IT, die onze gebruikers kan ondersteunen. Iemand die we erbij kunnen roepen als de printer het bijvoorbeeld niet doet. We willen ons niet helemaal afhankelijk maken.” Havelaar & van Stolk wil groeien – 25 procent binnen vier jaar - maar wel op een stabiele manier. “Toch willen we niet per se voorop lopen in technologische innovatie. Onze systemen werken nu goed, ze worden prima ondersteund en onze mensen kunnen ermee overweg. We zullen dus zeker niet zomaar overstappen op iets nieuws omdat het nieuw is. Zoals het nu gaat, gaat het goed. Ondertussen blijven we wel goed kijken naar de eindgebruiker. Heeft hij alles wat hij nodig heeft?
Welke oplossingen passen bij hem? Zodra een uitbreiding nodig is, wordt daarvoor een weloverwogen keuze gemaakt.”
Eisen
Een beheeroplossing gebaseerd op Microsoft-technologie
Een stabiele IT-omgeving die de groei van de organisatie ondersteunt
De mogelijkheid om IT-beheer uit te besteden
Voordelen
De systemen zijn betrouwbaar en altijd beschikbaar
Gebruikers zijn productiever en tevredener
Eigen IT-medewerkers zijn veel minder tijd kwijt aan ad-hoc beheer
Producten
Microsoft System Center Essentials 2007 – www.microsoft.nl/systemcenter
Microsoft System Center Operations Manager 2007 – www.microsoft.nl/systemcenter
Links
Havelaar & van Stolk - www.havelaar.com
Seven-Winds - www.seven-winds.com
