218
HASIL WAWANCARA
(Wawancara dilakukan kepada Ibu Agnes selaku manajer pembelian di PT. Siaga Ratindotama) 1. Bergerak di bidang apa perusahaan ini dan apa produk yang dihasilkan? Ibu Agnes : PT. Siaga Ratindotama merupakan perusahaan manufaktur sekaligus eksportir yang bergerak di bidang industri furniture. Perusahaan melakukan produksi sendiri atas semua produk yang dihasilkan dan produk-produk yang dihasilkan adalah furniture yang dibuat dari bahan alami seperti rotan, enceng gondok, pelepah pisang, bambu, kayu dan lain-lain. 2. Seberapa besar kapasitas produksi perusahaan ini? Ibu Agnes : Kapasitas produksi perusahaan ini kurang lebih 5000 pieces per bulan. Namun saat ini perusahaan sedang dalam usaha untuk memperluas pabrik dan meningkatkan kapasitas produksinya menjadi 10.000 pieces per bulan atau setara dengan 40 container per bulan. 3. Dimana pangsa pasar utama perusahaan dan apakah perusahaan menjual secara eceran? Ibu Agnes : Pangsa pasar perusahaan ini sebagian besar di luar negeri dan perusahaan tidak melayani pemesanan secara eceran melainkan melayani pesanan dalam skala besar, minimal 1 container untuk pengiriman ke luar negeri dan produk yang dipesan juga dapat bersifat customized berdasarkan pesanan pelanggan.
219 4. Kapan biasanya pembelian bahan baku perusahaan dilakukan? Ibu Agnes : Umumnya pembelian bahan baku dilakukan apabila persediaan bahan baku yang ada di gudang tidak mencukupi permintaan bahan baku oleh bagian perencanaan produksi atau bila persediaan bahan baku di gudang telah kosong. Sedangkan untuk kuantitas pembelian dilakukan berdasarkan daftar kebutuhan bahan baku yang disiapkan oleh bagian perencanaan produksi. Bagian perencanaan produksi membuat daftar kebutuhan bahan baku berdasarkan rencana produksi yang akan dilakukan dalam periode tertentu untuk memenuhi pesanan dari pelanggan secara tepat waktu. Dan kuantitas pembelian untuk pembelian persediaan bahan baku yang kosong dilakukan berdasarkan perkiraan oleh bagian pembelian. 5. Apa saja jenis-jenis bahan baku yang digunakan perusahaan? Ibu Agnes : Bahan baku yang digunakan perusahaan terdiri dari bahan baku utama seperti rangka dan bahan anyaman yang terbuat dari kayu, berbagai jenis rotan, enceng gondok, dan pelepah pisang; bahan pembantu seperti triplek, paku, siku, lem; serta bahan finishing seperti dempul, top coat dan lain-lain. 6. Kepada siapa perusahaan melakukan pembelian bahan bakunya? Ibu Agnes : Perusahaan telah memiliki beberapa pemasok tetap untuk masingmasing bahan baku yang dibutuhkan. Biasanya bila diperlukan suatu bahan baku tertantu perusahaan memilih salah satu dari pemasok tersebut dan melakukan pembelian. Terbatasnya jumlah pemasok disebabkan karena tidak banyak pemasok yang menjual bahan baku alami seperti yang digunakan perusahaan untuk produksinya.
220 7. Bagaimana gambaran proses pembelian bahan baku perusahaan secara garis besar? Ibu agnes : Berdasarkan order dari pelanggan, bagian perencanaan produksi akan membuat rencana produksi dan daftar kebutuhan bahan baku. Daftar kebutuhan bahan baku tersebut diserahkan kepada bagian gudang. Apabila persediaan bahan baku yang diperlukan tidak mencukupi maka bagian gudang akan membuat surat permintaan pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian tersebut bagian pembelian akan melakukan pembelian kepada pemasok. 8. Bagaimana bila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai pesanan? Ibu Agnes : Jika terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai pesanan maka akan dilakukan retur. Untuk itu bagian gudang akan memberitahukan kepada bagian pembelian mengenai bahan baku yang akan diretur tersebut. Bagian pembelian kemudian akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi atas retur. Retur dapat berupa penggantian bahan baku sejenis atau pengurangan utang kepada pemasok yang bersangkutan. 9. Pembelian bahan baku perusahaan dilakukan secara tunai atau kredit dan bagaimana cara pembayarannya? Ibu Agnes : Seluruh pembelian bahan baku perusahaan dilakukan dengan cara kredit karena umumnya perusahaan melakukan pembelian dalam partai yang cukup besar. Biasanya jangka waktu pembayaran 15 sampai
30
hari,
tergantung
perjanjian
dengan
pemasok
bersangkutan. Sedangkan untuk pembayaran dilakukan dengan cara transfer atau cek.
221 10. Apakah proses pembelian bahan baku perusahaan telah terkomputerisasi? Ibu Agnes : Sejauh ini perusahaan menggunakan komputer untuk membuat dan mencetak dokumen-dokumen yang diperlukan dengan menggunakan Microsoft Office. Sedangkan untuk pencatatan utang dan persediaan masih dilakukan secara manual. 11. Apakah ada masalah dalam proses pembelian bahan baku perusahaan berjalan? Ibu Agnes : Kesulitan yang seringkali terjadi adalah persediaan bahan baku yang ada tidak mencukupi untuk produksi yang sedang berlangsung. Penyebabnya
bisa
bermacam-macam
mulai
dari
perkiraaan
kebutuhan bahan baku oleh perencanaan produksi yang meleset, pembelian yang terlambat dilakukan, sampai dengan pasokan bahan baku yang datang terlambat. Hal tersebut cukup mengganggu karena dapat mengakibatkan pemenuhan pesanan dari pelanggan terlambat dari waktu yang telah dijanjikan. 12. Selain masalah dalam pelaksanaan pembelian, apakah ditemui masalah lain, misalnya dalam pembayaran utang kepada pemasok? Ibu Agnes : Selama ini data-data utang perusahaan masih ditangani secara manual sehingga perusahaan sedikit mengalami kesuliran dalam mengecek tanggal jatuh tempo untuk masing-masing utang, sehingga kadang-kadang ada 1 atau 2 utang yang telat atau lupa dibayar. 13. Apakah dihasilkan laporan tertentu menyangkut proses pembelian bahan baku? Ibu Agnes : Setiap bulan dibuat laporan pembelian dan laporan saldo utang tetapi pembuatannya masih secara manual.
222
Window Login
Window Ganti Password
223
Windows Menu Utama
224
Window Master Pemasok
Window Master Bahan Baku
225
Window Reminder ROP
Window Master Karyawan
226
Window View Transaksi Permintaan Pembelian
Window Entry Daftar Kebutuhan Bahan Baku
227
Window Surat Permintaan Pembelian (SPP)
Window View Transaksi Pesanan Pembelian
228
Window Surat Order Pembelian (SOP)
Window View Transaksi Penerimaan Bahan Baku
229
Window Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Window View Transaksi Retur Pembelian
230
Window Nota Retur Pembelian
Window Nota Debit
231
Window Entry Tanda Terima Retur (TTR)
Window View Transaksi Utang Pembelian
232
Window Pencatatan Utang
Window Pembayaran Utang
233
Window Laporan Pembelian
Window Laporan Retur Pembelian
Window Laporan Saldo Utang
234
Window Laporan Analisis Kinerja Pemasok
Window Jurnal
