hans willem cortenraad
Centraal Boekhuis logistiek van boeken in veranderend perspectief
dr. p.a. tiele-stichting amsterdam university press
centraal boekhuis logistiek van boeken in veranderend perspectief
De jaarlijkse Tiele-lezing wordt gesponsord door bol.com, Nieuwegein en Amsterdam University Press, Amsterdam
Vormgeving omslag en binnenwerk Korpershoek Ontwerpen, Amsterdam Met dank aan Centraal Boekhuis voor de illustraties. isbn 978 90 8964 096 3 issn 1573 5737 nur 615 Copyright: Hans Willem Cortenraad, p/a Amsterdam University Press, Amsterdam 2009 www. aup. nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden.
hans willem cortenraad
Centraal Boekhuis Logistiek van boeken in veranderend perspectief
tiele-lezing 2009
dr. p.a. tiele-stichting amsterdam university press
Bestelhuis van den Nederlandschen Boekhandel in 1885 door Joh. Braakensiek.
V
oor u ligt een stuk historie, heden en toekomst. In bijna 140 jaar is er veel veranderd bij Centraal Boekhuis, de organisatie die de inslag, opslag, distributie en het vervoer van boeken in Nederland én Vlaanderen uitvoert en daarnaast diensten verleent op het gebied van informatie, administratie en financiën. Van deze integrale dienstverlening maken ruim 500 uitgevers en 1500 boekverkopers gebruik. De veranderingen die nu komen gaan sneller dan ooit en zullen een impact hebben die het boekenvak in zijn bestaan nog niet eerder heeft ervaren. Kansen en bedreigingen gaan hand in hand, gezamenlijk zijn we op weg naar de toekomst. Samen boeken we succes.
1 Een historische schets ‘…een periode die ver achter ons ligt, een tijd waarin geen telefoon bestaat, geen auto’s rijden, de werkdag twaalf uur duurt, het geratel van karrenwielen tegen de huizen weerkaatst en elk contact tussen mensen per brief gaat of via een persoonlijk bezoek verloopt. Kortom de tijd dat het Bestelhuis van den Nederlandschen Boekhandel in Amsterdam wordt opgericht.’ 1 Het is een Europese primeur als er in 1871 in Nederland een centraal verzendhuis voor boeken komt, waar zowel de uitgevers als de boekhandelaren gebruik van maken. Het is een bijzonder initiatief, omdat het verzendhuis geen commerciële doelstelling heeft, maar een instelling is voor en door de boekenbranche, opgericht onder leiding van een Vereeniging ter bevordering van de belangen des Boekhandels (VbbB). Uitgevers en boekhandelaren zijn gezamenlijk eigenaar en er is geen winstoogmerk, behalve dat het voortbestaan van de firma niet in gevaar mag komen. Hoewel het de oplossing betekent voor veel ellende in het aloude ‘correspondentiewezen’, duurt het toch nog decennia voordat dit ‘Bestelhuis van den Nederlandschen Boekhandel’, later ‘Centraal Boekhuis’ geheten, van de grond komt.
Van correspondenten naar Boekhuis Versturen gaat tot ver in de negentiende eeuw per postkoets of boot. Vertraging is heel gewoon en weersomstandigheden hebben invloed op de betrouwbaarheid waarmee de verzendingen aankomen. Het systeem van verzenden gaat via ‘correspondenten’
5
hans willem cortenraad
en ‘committenten’. Amsterdam is in die tijd het centrum van de boekenbranche in Nederland. Elke boekverkoper heeft in deze stad een ‘correspondent’. Deze fungeert als een soort postkantoor voor zijn ‘committent’: de boekhandelaar. Alle bestellingen die de boekhandelaar in de provincie plaatst bij een uitgever ergens in Nederland, lopen via deze Amsterdamse correspondent, die de opdracht per post ontvangt en doorstuurt naar de uitgever. Deze zendt de bestelde boeken naar de correspondent die ze weer op de post doet naar zijn committent buiten de stad. Ook teruggaand commissiegoed gaat via de correspondent retour naar de uitgever. Deze Amsterdamse correspondenten zijn, op een enkele na, zelf vaak ook boekhandelaar en doen dit werk als bijverdienste naast hun eigen zaak. Maar de betaling is niet overvloedig, zeker niet in verhouding tot de hoeveelheid werk. Vaak heeft de correspondent ook een depot aan huis, waar hij de meest gangbare titels in voorraad houdt. Niet zelden staan winkel en huis op onoverzichtelijke wijze vol boeken. Loopjongens brengen de post van uitgever naar correspondent of naar de plaats vanwaar verzonden wordt. Kortom, het is een bewerkelijk systeem waarbij de bestelling door vele handen gaat. Halverwege de negentiende eeuw ziet de VbbB zich genoodzaakt aandacht aan het probleem te besteden. Er wordt een commissie benoemd die zal onderzoeken op welke wijze de distributie beter geregeld kan worden en de problemen kunnen worden opgelost. Halverwege 1869 presenteert de commissie een rapport met bevindingen; het bestuur formuleert naar aanleiding daarvan een voorstel voor de ledenvergadering in 1870. Het bevat onder andere de volgende punten: ‘De Vereeniging neemt naar aanleiding van het rapport der commissie het initiatief tot oprichting van een Bestelhuis. Zij benoemt daartoe eene commissie van vijf leden, met machtiging eene Vennootschap op te richten die buiten de financiële verantwoordelijkheid der Vereeniging de zaak van het Bestelhuis ter hand neemt en tot stand tracht te brengen. De Vereeniging zal in verhouding tot hare financiële krachten de zaak geldelijk steunen door het nemen van aandeelen en door garantie van rente. Daarentegen wordt in de statuten der Vennootschap bepaald: 1. Dat het Bestuur der Vereeniging door twee zijner leden vertegenwoordigd wordt in het Bestuur der Vennootschap. 2. Dat de Vereeniging nadat alle aandelen in de Vennootschap zijn afgelost, eigenares is van het Bestelhuis. De benoemde Commissie treedt met het Bestuur over de voorbereidende maatregelen tot vestiging der Vennootschap in overleg, en stelt gemeenschappelijk met het Bestuur de statuten vast.’ Het Bestelhuis zal alleen als expeditielokaal gaan fungeren ‘namens allen, ten bate van allen’. Een bedrijf dat als een soort doorgeefluik functioneert en dat geen onnodige
6
centraal boekhuis
winst maakt. Omdat het een bestelinrichting is zonder depot, betekent het dat alle depot- en magazijnhouders onder de hoofdcorrespondenten gewoon hun taak behouden en op dat gebied de belangen van de boekhandelaren buiten Amsterdam blijven behartigen. Voor de verzending van goederen en andere post maken zij nu echter gebruik van het Bestelhuis. ‘Die expeditie, aldus op één punt vereenigd, moet – en dit zal niemand kunnen ontkennen – van zelve in aller belang zijn: kosten worden bespaard, tijd wordt gewonnen, vermissing is bijna onmogelijk, en onze goederen lijden veel minder, wanneer deze in hetzelfde lokaal worden ontpakt en opgepakt. Een flink personeel, uitsluitend belast met deze expeditie, zal oneindig beter werken, dan de thans over geheel Amsterdam verspreide krachten der heeren Hoofdcorrespondenten. Van zelve zullen de kosten dier expeditie op den duur kunnen verminderen, wanneer onze inrichting het Bestelhuis der goederen van den geheelen Nederlandschen boekhandel is geworden. Bovendien zullen H.H. Correspondenten, wanneer zij bevrijd zijn van de zorgen der expeditiën, beter dan tot dusverre, als vertegenwoordigers der belangen van de buiten Amsterdam wonende boekhandelaars, kunnen optreden. Het Bestelhuis zal dus werkelijk een voordeel zijn voor den geheelen boekhandel.’
Het wagenpark van weleer.
7
hans willem cortenraad
Heikel punt is dat met het instellen van het Bestelhuis de hoofdcorrespondenten een deel van hun inkomsten kwijtraken. Met een licht belerende opmerking als zouden de correspondenten zich dan beter van hun andere taken kunnen kwijten, probeert men hier een draai aan te geven. Maar dat het een struikelblok was, blijkt wel uit de ervaringen tijdens de eerste jaren van het bestaan van het Bestelhuis, want de commissarissen krijgen het zwaar te verduren. Alles verloopt zeer moeizaam. Uiteindelijk komt Centraal Boekhuis er dan toch in 1871, het wordt na een lange zoektocht gehuisvest aan het Rokin 31 in Amsterdam.
De ontwikkelingen in de twintigste eeuw In 1920 is het afzetvolume rond de vijf miljoen kilo. Na 1945 neemt de vraag naar boeken gestaag toe en Centraal Boekhuis probeert de zaken zo goed als het gaat voor elkaar te krijgen. Wordt er 1943 bijna acht miljoen kilo aan boeken verwerkt, met een enorme teruggang in 1945, in november 1946 is de afzet alweer gestegen tot ruim negen miljoen kilo. Tijdens de Algemene Vergadering in 1953 komt het ruimtevraagstuk aan de orde. Op de Amsterdamse grachten is het verkeer inmiddels zo toegenomen dat laden en lossen voor opstoppingen zorgt. Bovendien is het gebouw ook aan de krappe kant, wat binnen enkele jaren grote problemen gaat opleveren. Een ‘Commissie voor het Ruimtevraagstuk’ moet hiervoor een oplossing gaan bedenken. Het komt erop neer dat de Vereeniging in 1960 een nieuw Boekhuis bouwt aan de Jan Tooropstraat 109 in Amsterdam-West. Een jaar na de opening van het nieuwe Boekhuis, in 1963, blijkt al dat het onderkomen te krap is. De groeiende stroom van boeken zorgt in toe nemende mate voor problemen. Dit komt door een combinatie van oorzaken: gebrek aan personeel, onverwachte pieken in de bestellingen (bijvoorbeeld in de schoolboekenperiode van 1961, als er per dag wel veertig kilo bestelbiljetten binnenkomt, ongeveer twintigduizend titels in plaats van negenduizend op een gewone drukke dag), een nieuwe manier van factureren, verkorte werktijden (invoering van de vrije zaterdag) en zo meer. Het hele systeem van Centraal Boekhuis blijkt niet berekend op het verwerken van een dergelijke stroom van opdrachten. Een rampzalige periode is het, waarin duidelijk wordt dat er maatregelen getroffen moeten worden. Een aantal zaken in de werkwijze van Centraal Boekhuis gaat dan ook veranderen.
8
centraal boekhuis
Mechanisering van processen Mechanisatie behoort nu tot de belangrijke doelstellingen voor de toekomst. In 1964 neemt Centraal Boekhuis een ponskaart-, sorteer- en tabelleermachine in gebruik. In 1966 wordt er bovendien een experiment aangegaan met het opnemen van volledige fondsvoorraden van uitgevers, later bekend als de IF (integraal fonds)-uitgever. Alleen boekhandelaren die een overeenkomst met de IF-uitgever sluiten, kunnen tegen hogere kortingen bestellen; hebben zij onderling geen afspraken, dan wordt geleverd tegen de voor iedereen gebruikelijke kortingen en tarieven van Centraal Boekhuis. Toch gaat het niet goed. De enorme groei is niet meer in verhouding met de inkomsten en vanaf 1960 moet de Vereenigingskas bijspringen. In 1965 luidt het bestuur de noodklok. Er moet een grondige sanering komen van Centraal Boekhuis of anders is sluiting de enige oplossing. Na langdurig overleg met commissies, de Nederlandse Boekverkopers Bond en de Koninklijke Nederlandsche Uitgevers Bond worden de kosten voor uitgevers en boekhandelaren en de tariefstructuur aangepast. In 1966 resulteert dit in een lichte omzetstijging. Voorlopig hoogtepunt van de mechanisatie vormt in 1970 de introductie van een computer waarmee facturen worden gemaakt. De verdere automatisering van processen gebeurt pas later (zie kader).
Innovatie in processen In de jaren dertig gebeurt alles nog met de hand. Daarin komt verandering na de Tweede Wereldoorlog, als in 1964 de mechanisatie van de bestelprocedure serieus een aanvang neemt. Er komt een ponskaartenmachine, een sorteerder en een tabelleermachine. Dit betekent dat er voor elk boek een ponskaart gemaakt moet worden. Met ongeveer een miljoen boeken in voorraad is dat geen sinecure. Korte tijd later komen er transportbanden bij die voor een snel vervoer van magazijn naar vrachtauto moeten zorgen. Onvoorzien is het probleem van de menselijke beperkingen. Langs de transportband staat personeel de bestemmingsplaats van de pakjes af te lezen; er is geen rekening mee gehouden dat de leessnelheid van een mens grenzen heeft – de loopsnelheid van de banden moet daaraan aangepast worden.
9
hans willem cortenraad
Bij Centraal Boekhuis wordt in 1970 de eerste computer geïnstalleerd. Het uit Engeland overgewaaide en net ingevoerde Internationaal Standaard Boek Nummer-systeem, beter bekend als ISBN, bewijst nu goede diensten. Op de ponskaart moet de boekhandelaar met een speciaal ‘elektrografisch potlood’ (met extra grafiet) de benodigde gegevens aanstrepen en het ISB-nummer opgeven. De computer ‘leest’ dit in en na vijftien seconden is de factuur klaar. Het spreekt vanzelf dat dit een versnelling betekent van de orderverwerking. Voorlopig echter betreft het alleen nog de facturering die via de computer gaat. Dat het in het begin nog niet helemaal soepel verloopt viel te verwachten. Het geduld van de boekhandelaren wordt wel eens op de proef gesteld. Maar ondanks de kinderziektes is het een duidelijke verbetering. De bestellingen worden sneller en met minder fouten afgewerkt. Na enige tijd leidt deze vernieuwing in de organisatie ook tot een merkbare omzetverbetering. Later volgen de procescomputers die de fysieke orderverwerking gaan besturen.Tegenwoordig zijn het hoogbouwmagazijn (waar een deel van de bulk voorraden ligt) en de sorteerprocessen volledig geautomatiseerd. Halverwege de jaren tachtig zijn er uiteenlopende informatiesystemen in gebruik ten behoeve van de boekhandelaar en de uitgever. Naast informatie op microfiche die iedere boekhandelaar in zijn winkel kan hebben, is er bijvoorbeeld Boekdata, een zoek- en bestelsysteem waarmee de boekhandelaar op een computer in de winkel het titelbestand van Centraal Boekhuis kan doorzoeken. Bovendien bevat het informatie over bestellingen en verkoopgegevens. Boektel wordt gebruikt als informatie- en bestelsysteem. Het apparaat zoekt via de telefoonaansluiting contact met de Boekdata-computer van Centraal Boekhuis. Met het ISB-nummer kan informatie over de beschikbaarheid van de betreffende titel opgevraagd worden, waarna de beller eventueel een bestelling kan plaatsen. Dit technisch vernuft antwoordt met een menselijke stem. Naast het ISB-nummer is begin jaren negentig de barcode geïntroduceerd. Een cijfer-streepjescombinatie die elke boek herkenbaar maakt. Snel aflezen is nu mogelijk waardoor de verwerking in Centraal Boekhuis nog vlotter verloopt en met minder fouten. Een nieuwe informatie- en bestelvoorziening is het CB-LINK dat gebaseerd is op het cd-romsysteem. Behalve veel meer zoekmogelijkheden kunnen nu ook afbeeldingen zoals boekomslagen op het scherm gezet worden. Maar ook dit zal verleden tijd worden, CB 2000 komt. Via een netwerksysteem kan de gebruiker aansluiting zoeken op een bepaald programma. Bij CB 2000 zit elke mutatie automatisch in het bestand zodra de gebruiker het programma opent. Doelstelling is uiteindelijk papierloos de orderverwerking te kunnen doen. De boekhandelaar ziet de factuur op het scherm in de winkel, betaalt per computer en kan een rekeningoverzicht opvragen in de database.
10
centraal boekhuis
Opnieuw verhuizen Vanaf 1963 wordt duidelijk dat de jaarlijkse groei groter is dan verwacht, waardoor te voorzien is dat de gebouwen al snel te klein zullen zijn. Er wordt in dit jaar een bouwcommissie ingesteld. Een voorlopige oplossing wordt bereikt in 1969 met de verhuizing naar Zwanenburg. Op acht kilometer van Centraal Boekhuis in Amsterdam-West wordt een hal gehuurd van ruim 3000 m2, waar voor de komende jaren in ieder geval voldoende ruimte zal zijn. Dat het niet voorgoed is blijkt uit de Buitengewone Algemene Vergadering op 25 september van hetzelfde jaar, waarin het besluit valt dat Centraal Boekhuis een grotere behuizing krijgt. Culemborg komt als de meest gunstige locatie naar voren, vooral omdat daar vijftig woningen beschikbaar zijn voor het personeel van Centraal Boekhuis en het Bestelhuis. Het personeel verhuist namelijk mee. De Vereeniging en de overige instellingen blijven echter waar zij inmiddels bijna 160 jaar gevestigd zijn, in Amsterdam. De verhuizing naar Culemborg betekent een grotere fysieke afstand tot de Vereeniging, waarmee het zelfstandige karakter van de instellingen wordt benadrukt.
Distriboek en Centraal Boekhuis Een belangrijke stap in deze tijd is de overname door Centraal Boekhuis van alle aandelen van Distri BV te Hoofddorp. Een overname die laat zien hoe nauw de verschillende branches binnen het vak verstrengeld zijn en hoe ver de invloed reikt als er belangen in het spel zijn. Het distributiebedrijf Distriboek is in 1968 opgericht voor de boekhandel. Aandelen zijn dan ook alleen maar voorbehouden aan boekhandelaren, uitgevers komen er niet aan te pas. De formule van Distri blijkt al snel succesvol, zij geven 24-uursservice en bedingen met hun grote bestellingen hoge kortingen bij de uitgevers. Bovendien introduceert Distri de herbevoorradingsponskaart, wat betekent dat er zeer snel en efficiënt aan de bestellingen wordt voldaan. De ’s nachts klaargemaakte pakketten worden ’s morgens afgeleverd bij de boekhandel, de chauffeur neemt dan de herbevoorradingskaarten mee terug. De snelle manier van aanvullen heeft tot gevolg dat de boekhandel een veel breder assortiment gaat voeren en per titel minder aantallen gaat inkopen. Dit is een ongunstige ontwikkeling voor uitgevers, omdat zij nu hun titels nog maar moeilijk bij voorintekening kunnen kwijtraken aan de boekhandel, zoals dat voorheen gebruikelijk was. Als een boek nu niet aanslaat draait de uitgever er
11
hans willem cortenraad
alleen voor op, terwijl voorheen het risico enigszins verdeeld was over de boekverkoper en de uitgever. Het succes van Distriboek is ook merkbaar in Centraal Boekhuis, want veel boekhandelaren gaan voor hun bestellingen naar de concurrent. Hierdoor wordt ook de opzet van Centraal Boekhuis, een door uitgevers en boekhandelaren gezamenlijk gedragen instelling, ondergraven. De uitgevers voelen zich steeds meer in het nauw gedreven; zij worden gedwongen tot het geven van fikse kortingen aan Distriboek, maar hebben geen invloed in het bedrijf. De boekhandelaren die bij Distri zijn aangesloten lijken geen begrip te hebben voor de positie van de uitgevers en geven niet de gewenste steun; zij laten hun belang het zwaarst wegen. Het gemis aan commerciële vrijheid doet een aantal grote uitgeverijen, zoals Elsevier en de uitgevers die aangesloten zijn bij het Uitgevers Distributie Centrum, uiteindelijk besluiten om door middel van een leveringsboycot aan Distri de overname van Distri door Centraal Boekhuis tot stand te brengen. Dit gebeurt begin 1976, het betekent een uitbreiding voor Centraal Boekhuis met veertig procent. De echte verhuizing van Distri, inclusief een deel van het personeel, vindt pas in 1977 plaats.
Positie Centraal Boekhuis groeit Vanaf het einde van de jaren zeventig beginnen de uitbreidingen en de automatisering vruchten af te werpen. Steeds meer uitgevers gaan ertoe over hun gehele fonds bij Centraal Boekhuis onder te brengen, waarbij de distributie dan plaatsvindt onder eigen voorwaarden – de zogenaamde DIO oftewel Distributie In Opdracht. De omzet en het reële aantal verwerkte boeken stijgt. Een proces dat doorzet aan het begin van de jaren tachtig. Een belangrijke bijdrage hieraan is de samenwerking die Centraal Boekhuis aangaat met Bruna. Centraal Boekhuis zal voor de Brunawinkels als magazijnhouder gaan fungeren. Voor alle deelnemers aan Centraal Boekhuis is dit een positieve ontwikkeling, aangezien het de algemene kosten omlaag brengt. Rond 1985 is het zover dat vrijwel honderd procent van de boekhandels aangesloten is bij Centraal Boekhuis. Het is dan ook vooral de positie van het bedrijf als integraalfondsbeheerder die nog sterk zal groeien, met name door het toetreden van het Uitgevers Distributie Centrum (UDC) en Elsevier in 1985. Het leidt tot een verdubbeling van de activiteiten en van het aantal verwerkte boeken, van 16 naar 32 miljoen. Hiermee heeft het bedrijf in 1986 ongeveer de helft van de Nederlandse boekdistributie in handen.
12
centraal boekhuis
De aansluiting van het UDC als DIO brengt nogal wat beroering teweeg. De UDCuitgevers leveren op eigen voorwaarden, maar hun titels komen ook voor in het collectieve deel van Centraal Boekhuis, het Centraal Depot. Hiervoor gelden de tarieven en kortingen die door de uitgevers en boekhandelaren gezamenlijk worden vastgesteld. Bovendien heeft een aantal grotere boekhandels een flinke omzet en hebben zij hoge kortingen die ze niet zomaar willen opgeven. Het komt erop neer dat de bestellingen van de boekhandel vooral via het Centraal Depot gaan en niet rechtstreeks bij de (DIO-) uitgever terechtkomen. Daarbij komt dat de uitbreiding met het UDC voor Centraal Boekhuis een verdubbeling van de afzet betekent. De eerste paar jaar verlopen met problemen. De leveringen gaan niet soepel en ook de managementinformatievoorziening aan de uitgevers laat te wensen over. Voorheen was dit binnen de geautomatiseerde distributie van het UDC juist een zeer uitgebreid en modern systeem. Kortom, de uitgevers van het UDC ervaren dat zij door de aansluiting bij Centraal Boekhuis overgeleverd zijn aan de collectieve afspraken en dat er nog maar weinig middelen zijn voor commerciële ontplooiing. Bovendien valt de serviceverlening op verschillende punten tegen. Er volgen vele gesprekken, maar zonder resultaat. Uiteindelijk stelt het UDC zelf nieuwe tarieven op voor rechtstreekse leveringen en dreigt uit het Centraal Depot te gaan. De boekhandel is heftig tegen en reageert geëmotioneerd, maar er komt geen oplossing. Dan besluit het UDC het Centraal Depot te verlaten. De aangesloten uitgeverijen krijgen nu te maken met boycotacties van de boekhandel en enkele uitgevers die zich dergelijke financiële tegenslagen niet kunnen veroorloven, gaan overstag en keren met hun fonds terug naar het Centraal Depot. Een nieuwe gespreksronde resulteert in de afspraak dat het UDC als geheel terugkeert naar het Centraal Depot tegen de oude voorwaarden en dat er een onafhankelijk onderzoek zal komen naar de efficiency en de kostenopbouw van de distributie van het algemene boek.
Tariefstructuur: werkelijke kosten doorberekenen Naar aanleiding hiervan krijgt adviesbureau A.T. Kearney de opdracht een onderzoek naar deze aspecten van de distributie in te stellen; het zogenaamde Kearneyrapport verschijnt eind jaren tachtig. Het blijkt dat de opbouw van de tarieven van het Centraal Boekhuis niet de werkelijke kosten vertegenwoordigen. De berekening zou uit moeten gaan van het principe dat de kostenveroorzaker die kosten ook werkelijk betaalt, in plaats van deze te verdelen over alle gebruikers.
13
hans willem cortenraad
Dat betekent dat aan het begin van de jaren negentig een nieuw stelsel wordt geïntroduceerd waarbij de tarieven worden opgebouwd uit verschillende componenten. Deze componenten geven de kosten weer van de diverse handelingen en diensten van Centraal Boekhuis waarvan gebruik is gemaakt. Ongeveer tien procent van de totale kosten van Centraal Boekhuis is algemeen, daar moet dus iedereen aan meebetalen, een begrip dat met een indrukwekkende term ook wel Parallel Collectief Belang wordt genoemd. Vanuit de gedachte dat de werkelijke kosten ook werkelijk betaald moeten worden, gaat Centraal Boekhuis nu de te hanteren tarieven berekenen, in tegenstelling tot vroeger jaren, toen het verschil tussen uitgeverskorting en boekhandelskorting voor een belangrijk deel bepalend was voor de distributievergoeding van het collectieve deel van Centraal Boekhuis. Wat de kortingen zijn en de commerciële marges voor de verschillende gebruiksgroepen is nu een zaak die tussen de uitgevers- en boekverkopersbonden geregeld wordt en waar Centraal Boekhuis zich zoveel mogelijk buiten houdt. Centraal Boekhuis profileert zichzelf in de jaren negentig dan ook met nadruk als een neutrale distributeur met een commerciële instelling. De nieuwe tariefstructuur voorziet ook in het stimuleren van goedkope en efficiënte bestelmethoden. De kortingen worden gerelateerd aan de omzet van de besteller: hoe hoger de omzet van het bedrijf, hoe hoger de korting, behoort tot het verleden. Want het kost niet alleen de uitgevers veel geld, maar voor Centraal Boekhuis betekent het in feite: hoe meer afzet, hoe minder opbrengst. De term ‘margetrechter’ geeft beeldend weer hoe dit systeem door Centraal Boekhuis werd ervaren.
Zakelijker en commerciëler Centraal Boekhuis heeft zich ontwikkeld tot een moderne, geautomatiseerde distributeur. Interne transportsystemen en gecomputeriseerde bestellijnen zorgen voor een snelle en doelmatige werkwijze. In 1986 is er, na aansluiting bij Centraal Boekhuis van het UDC en Elsevier, op het terrein in Culemborg een hoogbouwmagazijn gebouwd voor de opslag, met ernaast een gebouw voor verwerking van de ‘boekenstromen’. De hoogbouw is volledig computergestuurd, technisch zeer complexe systemen leiden het verwerken van de bestellingen. Ook het vervoer door het gebouw van en naar de vrachtwagens gaat volledig mechanisch via transportbanden. De instelling van Centraal Boekhuis als bedrijf wordt steeds zakelijker en commerciëler. Centraal Boekhuis anno 2009 kenmerkt zich als een organisatie die gedreven wordt door
14
centraal boekhuis
zijn missie ‘Bijdragen aan het succes van onze klanten door een excellente logistieke dienstverlening’. Enerzijds door het invullen van customer intimacy, anderzijds door het streven naar operational excellence. De boekendistributie heeft door de jaren heen een geweldige evolutie meegemaakt die verdergaat dan het bedrijven van fysieke logistieke activiteiten. Informatievoorziening in de breedste zin van het woord, digitale ontsluiting van titelinformatie, facturatie en beheer van geldstromen en continue productontwikkeling zijn onlosmakelijk delen van excellente logistieke dienstverlening. Centraal Boekhuis heeft zich daardoor ontwikkeld tot een van de modernste distributiebedrijven in zijn soort. Het succes van de onderneming wordt bewezen door haar voortdurende groei en ontwikkeling. De positie die Centraal Boekhuis in het Nederlandse taalgebied heeft verworven is uniek. Met zijn focus op de supply chain blijft het commerciële proces een zaak van uitgevers en boekverkopers.
2 Supply Chain Management In de definitie van supply chain management2 wordt gesproken over een netwerk van afnemers en leveranciers die aangestuurd moeten worden als een ‘single entity’. Deze single entity kan worden bereikt door goede samenwerking, zowel stroomafwaarts als stroomopwaarts.3 In de praktijk is de laatste jaren veel aandacht geweest voor afstemming tussen de commerciële processen en logistieke processen, de zogenaamde stroomafwaartse benadering. Deze afstemming resulteert in veel gevallen in een suboptimale situatie. De keten kent pas volledige effectiviteit indien er geen of minimale voorraden nodig zijn om de uiteindelijke consument goed te bedienen. Volledige ketenintegratie wordt mogelijk indien een flexibel productieapparaat het mogelijk maakt om voorraden te reduceren of in het ideale geval zelfs te elimineren. De afstemming tussen productie en logistiek is de essentiële schakel naar de situatie waarin productie en afzet aan elkaar gelijk zijn, zonder daarbij gebruik te hoeven maken van grote voorraden. In het boekenvak ontbreekt het grotendeels aan deze afstemming. De problematiek van de uitgever is evident en kent een directe relatie met juiste planning en besturing van productie en logistiek. Voor de uitgever biedt een flexibelere productie de mogelijkheid om afzet en productie efficiënter op elkaar af te stemmen. Belangrijk resultaat is daarbij uiteraard dat deze afstemming de kosten in de keten verlaagt.
15
hans willem cortenraad
De boeken supply chain tot op heden De boekenbranche wordt door de betrokken partijen het boekenvak genoemd en daarmee worden alle partijen aangeduid die zich op enigerlei wijze bezighouden met het uiteindelijke product, het boek. De keten bestaat, voordat het boek de consument bereikt, grofweg uit vijf partijen. De auteur, de uitgeverij, de drukkerij, Centraal Boekhuis en de boekhandel. De auteur schrijft zijn of haar manuscript en hij of zij zoekt vervolgens een uitgever die het manuscript wil uitgeven in de vorm van een boek. Veelal koopt de uitgeverij het recht van de auteur om de titel uit te geven. Voor de uitgever start vervolgens een ander creatief proces. Het rekenwerk, besluiten hoe het boek in de markt te zetten, het initiëren van het drukproces en vervolgens de distributie op basis van gemaakte afspraken in het retailkanaal. Kortom, de uitgever neemt een zeer centrale rol op zich en maakt dan ook de meest bepalende keuzes in het boekenvak. Hierbij moet worden gedacht aan het vaststellen van de adviesprijs en de oplage, maar ook het bepalen of een titel wel of niet wordt uitgegeven en of een titel wel of niet leverbaar dient te blijven. Volgens de definitie van Boorsma en Van Noord4 gaat het bij supply chain management om het ‘zodanig op elkaar afstemmen van logistieke activiteiten binnen afzonderlijke logistieke schakels dat de logistieke processen als een geïntegreerd geheel kunnen worden bestuurd’. Deze definitie geeft aan dat alle betrokken partijen bij het logistieke proces in de keten moeten samenwerken om tot een geïntegreerde besturing van het logistieke proces te komen. De betrokken partijen daarbij in het boekenvak zijn de uitgever, de drukker en Centraal Boekhuis. De uitgever bepaalt bij zijn oplagebeleid de omvang van de goederenstroom. De drukker produceert de boeken en Centraal Boekhuis draagt zorg voor de opslag en distributie van de boeken. Deze drie partijen moeten samen tot een geïntegreerde aansturing van de goederenstroom komen.
De uitgevers De uitgeversbranche in Nederland kent vele honderden uitgeverijen, waarvan een groot deel kleine zelfstandige ondernemingen. Ook zijn er auteurs die hun eigen boek uitgeven en daarnaast zijn er de middelgrote en grote uitgeverijen. De grotere uitgeverijen of uitgeversgroepen bestaan in Nederland veelal uit een verzameling
16
centraal boekhuis
middelgrote uitgeverijen. De branche wordt daarbij gekenmerkt door het bestaan van verscheidene organisaties die de belangen per boeksoort behartigen. Het Nederlandse Uitgeversverbond (NUV) is de overkoepelende belangenorganisatie van uitgeverijen. Het doel van het NUV wordt door henzelf als volgt omschreven: ‘Het NUV behartigt de collectieve belangen van alle aangesloten uitgevers en bevordert daarmee vrije informatie en open communicatie via een breed aanbod van alle media gerealiseerd in een onafhankelijke, economisch gezonde bedrijfstak. Het NUV treedt op als spreekbuis van de gehele bedrijfstak door op eigen initiatief en in samenwerking de economische, juridische, maatschappelijke en sociale belangen van de uitgevers, ook internationaal, te verdedigen.’ Het NUV is voor de leden een deskundige en betrouwbare partner en vertegenwoordiger. De Groep Algemene Uitgevers (GAU), de Groep Educatieve Uitgevers (GEU), de Groep Nederlandse Dagbladpers (NDP), de Groep Publiekstijdschriften (GTP) en de Groep Uitgevers voor Vak en Wetenschap (UVW) zijn de vijf aangesloten groepsverenigingen. De GAU behartigt de belangen van de uitgevers van het algemene boek in Nederland. Onder het algemene boek wordt verstaan fictie, non-fictie, kinderboeken en poëzie. De grootste drie uitgeefconcerns van algemene boeken zijn de Perscombinatie Meulenhoff (PCM), NDC/VBK de uitgevers en de Weekbladpers Groep (WPG). Centraal Boekhuis richt zich voornamelijk op de logistieke dienstverlening ten behoeve van het algemene boek.
De drukkerijen De drukkerijen in Nederland dragen zorg voor de fysieke productie van boeken. Hoewel het een separaat specialisme is, wordt het zet- en bindwerk gemakshalve onder de activiteiten van de drukkerij benoemd. Van oudsher worden boeken geproduceerd via de techniek van het drukken. De markt stelt echter steeds hogere eisen aan het productieapparaat, waardoor drukkerijen genoodzaakt zijn steeds verder te automatiseren en op zoek te gaan naar nieuwe technieken. De grafische branche is door de veranderingen op technologisch gebied een branche die sterk in ontwikkeling is. De opkomst van elektronische media zorgt ervoor dat deze branche fundamenteel verandert. De drukpers, van oudsher het middelpunt van de grafische industrie, verliest haar centrale positie. Ook de rol van de moderne graficus is aan verandering onderhevig. De grafische sector wordt steeds meer een onderdeel van de totale markt voor visuele com-
17
hans willem cortenraad
18
centraal boekhuis
municatie en daardoor verschuift het werkterrein van de graficus van het traditioneel drukken naar een meer ondersteunende rol bij het beheersen van informatiestromen. Belangrijk daarbij is stil te staan bij de wijze waarop informatie wordt doorgegeven aan een specifieke doelgroep. Informatieverspreiding vindt immers al lang niet meer uitsluitend plaats via het vervaardigen van een hoogwaardig eindproduct op papier. Internet en dragers van digtale informatie winnen al geruime tijd terrein. Het resultaat van deze ontwikkelingen is dat de informatie ofwel de ‘content’ steeds vaker op een mediumonafhankelijke manier wordt opgeslagen om vervolgens afhankelijk van de wensen van de consument, via het door hem gekozen medium, te worden verspreid. Volgens de sectorstudie grafimedia van de ING bank is het dan ook zinvoller te spreken over de ‘grafimedia’ branche in plaats van de grafische branche. Deze branche wordt in de sectorstudie in drie hoofdsegmenten gesplitst: prepressbedrijven, drukkerijen en afwerkingsbedrijven. De prepressbedrijven houden zich voornamelijk bezig met zetten, het verzorgen van de opmaak, montage en (foto)gravure. Het proces van afwerking concentreert zich op het vouwen, snijden, innaaien en inbinden van het drukwerk. Het drukken geschiedt via verschillende druktechnieken zoals plano-offset, rotatie-offset en diepdruk.
De logistieke dienstverlener De logistieke dienstverlener in het boekenvak is van oudsher Centraal Boekhuis. Lange tijd was het de enige logistieke dienstverlener in het boekenvak. Sinds een aantal jaren is er sprake van verschillende intreders in dit specialisme. De meest aansprekende onderneming is daarbij de Libridis Groep. Het dienstenportfolio van de Libridis Groep kent echter een aantal andere karakteristieken. Daar waar Centraal Boekhuis in opdracht van de uitgever boeken opslaat en distribueert, koopt de groothandel van de groep, Scholtens, de boeken in bij de uitgever om die vervolgens met ondersteuning van commerciële concepten te verkopen aan de boekhandel. Scholtens is derhalve een commerciële grossier die zijn marge realiseert uit het verschil tussen de inkoopprijs en de verkoopprijs. Centraal Boekhuis vervult als gespecialiseerde logistieke dienstverlener een spilfunctie tussen uitgeverij en boekhandel. Het verzorgt de informatieverstrekking over, en de opslag, distributie en vervoer van boeken en logistiek verwante artikelen. Vanaf de jaren negentig is Centraal Boekhuis sterk gegroeid in zijn transportactiviteiten voor de kantoor-artikelenbranche. Met meer dan 800 medewerkers worden per jaar meer dan 72 miljoen boeken verwerkt voor meer dan 3.000 klanten.
19
hans willem cortenraad
Centraal Boekhuis is een besloten vennootschap. De aandelen van de onderneming zijn ondergebracht in de Stichting tot Beheer van de Aandelen Centraal Boekhuis. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door zes bestuursleden. Drie leden zijn afkomstig van het Nederlands Uitgeversverbond (NUV). Zowel de Groep Algemene Uitgevers (GAU), de Groep Educatieve Uitgevers (GEU) als de Uitgevers voor Vak en Wetenschap (UVW) vaardigen elk één lid af. De overige drie leden zijn afkomstig van de Koninklijke Nederlandse Boekverkopersbond (KNBb). Centraal Boekhuis is een zogenaamde structuurvennootschap en kent een onafhankelijke raad van commissarissen. De raad bestaat uit zeven leden. Van alle verkrijgbare boeken in Nederland en Vlaanderen is ruim 95% in de magazijnen van Centraal Boekhuis in Culemborg te vinden. De uitgever kan zich hierdoor volledig concentreren op zijn kerntaken zonder om te hoeven kijken naar bestellingen en magazijnvoorraden. De uitgever wordt door de informatiesystemen van Centraal Boekhuis volledig op de hoogte gehouden van alle goederenbewegingen die door de onderneming worden verricht. Voor de boekverkoper betekent deze spilfunctie van Centraal Boekhuis dat bijna het volledige Nederlandstalige assortiment bestelbaar is bij één afnamepunt. Aangezien boekhandel en uitgevers uiteenlopende wensen hebben ten aanzien van de dienstverlening van Centraal Boekhuis, is het bedrijf ingericht op het op maat bedienen van de klanten. Dit wordt mogelijk gemaakt door uitgekiende geautomatiseerde processen en systemen waardoor zowel grote als kleine orders kunnen worden gesorteerd en uitgeleverd. In de praktijk betekent dit dat het distributiecentrum te maken heeft met een grote diversiteit aan orderprofielen. Van bulkorder tot het distribueren van een enkel exemplaar. De leversnelheid is daarbij een variabele die naar gelang de wensen van de klant kan variëren. Klanten worden daarbij voorzien van nauwkeurige en recente informatie zoals voorraden, prijzen en leveringen, op basis waarvan zij beslissingen kunnen nemen in het kader van de bedrijfsvoering. Centraal Boekhuis biedt ook de dienstverlening ‘Boek op Verzoek’ aan. Voor klanten in de boekhandel wordt het hiermee mogelijk titels die eerder uitverkocht waren na te bestellen. Het gaat daarbij om een individuele klantorder die speciaal voor de klant geproduceerd wordt. Deze boeken worden via de techniek van printen geproduceerd, het zogenaamde ‘Printing On Demand’. Er hoeft geen voorraad meer te worden aangehouden, terwijl boeken leverbaar blijven.
20
centraal boekhuis
Ketenintegratie Er bestaan verschillende vormen van ketenintegratie. Boorsma en Van Noord nemen in de praktijk een veelvoud aan vormen van supply chain management waar en delen de positionering ten opzichte van elkaar als volgt in. Fysieke integratie – Deze richt zich vooral op de vergroting van de efficiency bij de verwerking van de fysieke goederenstroom, hetgeen moet resulteren in een daling van onder andere de handelingkosten. Een goed voorbeeld hiervan is het in gebruik nemen van standaard emballage materiaal dat door iedere partij in de keten wordt gebruikt. Informatie-integratie – Deze richt zich voornamelijk op de afstemming van informatiestromen. Informatie van een leverancier hoeft niet steeds opnieuw opgevraagd en ingevoerd te worden door een afnemer, maar deze informatie moet direct worden doorgegeven aan de volgende partij. Hiermee wordt het risico op breuklijnen in de informatiestromen aanzienlijk verminderd en evenals bij fysieke integratie wordt ook bij informatie-integratie niets gewijzigd aan de grondvorm. De voorraadpunten blijven bij deze vorm van integratie op dezelfde plaats. Integratie op besturingsniveau – Deze richt zich voornamelijk op het systematisch gebruikmaken van stuurinformatie uit andere schakels binnen de keten. Door koppeling van deze stuurinformatie tussen de partijen in de keten wordt de totale keten in staat gesteld om sneller en effectiever in te spelen op ontwikkelingen aan de marktzijde Grondvormintegratie – Deze richt zich voornamelijk op het verplaatsen van aansturende activiteiten naar een andere partij in de keten. Men kan hierbij denken aan het uitbesteden van uitvoerende activiteiten, zoals het op voorraad houden van goederen voor een andere partij. De fabrikant of logistiek dienstverlener wordt daarmee verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de producten binnen de ‘muren’ van zijn afnemer. Alle vier de niveaus van integratie worden door bedrijven ingezet om te komen tot een verlaging van de kosten en een verhoging van de servicegraad.5 Het streven naar een verlaging van de kosten en het beheersen van de voorraden in de keten wordt mogelijk door te werken aan fysieke integratie en informatieintegratie. Besturingsintegratie en grondvormintegratie zijn voornamelijk gericht op het verhogen van de servicegraad. Om te komen tot een verlaging van de kosten en een verhoging van de servicegraad heeft een onderneming meerdere instrumenten ter beschikking. De focus kan daarbij liggen op de stroomafwaartse processen of de stroomopwaartse processen.
21
hans willem cortenraad
De afstemming tussen marketing en logistiek is het eerste grote aandachtsgebied geweest in de literatuur van supply chain management, echter deze benadering leidt niet altijd tot de meest effectieve supply chain. Er worden wel voordelen behaald, maar er blijft altijd sprake van een suboptimale situatie. Een optimale situatie wordt bereikt als er ook wordt gestreefd naar afstemming tussen productie en logistiek. Deze afstemming tussen productie en logistiek wordt ook wel ‘efficient replenishment upstream’ genoemd.
Supply chain management en het boekenvak Analyse van het boekenvak leert dat er op verschillende niveaus wordt samengewerkt in de keten, maar maakt ook duidelijk waar de samenwerking verder geïntensiveerd en daardoor verbeterd kan worden. Aan de hand van de integratievormen zoals hiervoor beschreven worden enkele samenwerkingsinitiatieven geschetst. Een initiatief in relatie tot fysieke integratie is het gebruik van standaard emballagemateriaal in de keten. Centraal Boekhuis gebruikt in zijn supply chain bijvoorbeeld zijn eigen standaard pallet, de zogenaamde CB-pallet. In de aanleveringinstructies die door Centraal Boekhuis zijn opgesteld wordt onder meer genoemd dat, indien niet conform deze instructies wordt aangeleverd, Centraal Boekhuis de geldende deadlines voor het inslaan van de goederen in de voorraad niet kan halen. Als alle betrokken partijen in de keten zich houden aan de aanleverinstructies, wordt daarmee het logistiek proces zo goed mogelijk ondersteund. Een andere vorm van fysieke integratie is het op juiste wijze aanbrengen van de identificatiedragers van het boek. Het betreft hier tot op heden de barcode. De barcode is een onmisbare identificatie van het boek in het logistieke proces van Centraal Boekhuis, maar ook verticaal in de keten, daar waar het bijvoorbeeld het betaalproces in de boekhandel betreft. Voor het aanbrengen van de barcode op het boek zijn instructies opgesteld. Het betreft hier formaat, kwaliteit en juiste aanbrengplaats van de streepjescode op het boek. Het gebruik van Radio Frequency Identification (RFID) in de gehele keten zal betekenen dat ook hier de producent zich zal moeten conformeren aan opgestelde specificaties om optimaal gebruik van de RFID in de keten te garanderen. Het omstapelen van de pallet, het aanbrengen van de juiste barcode of RFID op het boek, indien niet voldaan is aan overeengekomen specificaties, zijn slechts voorbeelden van extra handelingen die moeten worden uitgevoerd indien er niet conform de instructies is aangeleverd.
22
centraal boekhuis
Bij informatie-integratie streven de partijen naar afstemming van de informatiestromen. Centraal Boekhuis beschikt over elektronische informatie-uitwisselings-systemen, zowel met boekhandels als met uitgeverijen. De aangesloten boekhandels staan via het zogenaamde CB Online-systeem direct in verbinding met Centraal Boekhuis. Dit web-based informatie- en bestelsysteem geeft de boekhandel allerhande informatie over beschikbare Nederlandstalige en buitenlandse titels, de status van geplaatste orders, de mogelijkheid tot het inzien van facturen en pakbonnen en het indienen van retouraanvragen. De retouraanvraag wordt door Centraal Boekhuis elektronisch doorgezonden naar de desbetreffende uitgever die online de aanvraag kan fiatteren. Centraal Boekhuis draagt vervolgens zorg voor fysieke afhandeling en administratieve verwerking. Door gebruik te maken van CB Online kunnen boekverkopers hun bedrijf efficiënter aansturen en hun klanten goed van dienst zijn. Daarnaast geeft het de boekverkoper de mogelijkheid de logistieke processen aan te sturen en te monitoren. Ook voor de uitgever is CB Online een onmisbaar informatiesysteem. Het aanvragen van een ISB-nummer, het aanmelden van een titel en het vrijgeven ervan voor de initiatie van het fysieke distributieproces verloopt via het onlinesysteem. Ook het invoeren van de orders wordt door uitgevers via het systeem gedaan. Met de verslagleggingscomponent kunnen verkopen, ingedeeld naar bijvoorbeeld klanten, klantgroepen en artikelgroepen, worden gevolgd. Voor het realiseren van een optimaal voorraadniveau is er inzage in de mutaties. In het financiële overzicht wordt informatie verstrekt over de verkopen en de daaraan gerelateerde afdracht aan de uitgever. Verder wordt er informatie verstrekt over de verkopen, retouren en distributiekosten per boekverkoper en worden er trends in verkopen en afnemer weergegeven. Marktinformatie wordt verstrekt in de vorm van een vergelijk van de eigen verkopen met de totale verkoop van een artikelgroep zoals bekend bij Centraal Boekhuis. Kortom, belangrijke informatie voor besluiten aangaande titels of fondsen. Informatie-integratie kan daarom gezien worden als een onmisbare samenwerkingsvorm in de keten. Van integratie op besturingsniveau is in het boekenvak slechts beperkt sprake. In de toekomst is het echter goed denkbaar dat point of sale informatie via digitaal berichtenverkeer automatisch gaat leiden tot een bestelling bij Centraal Boekhuis. Tevens zal het voor een optimaal werkende keten noodzakelijk zijn dat verkoopinformatie in de gehele bedrijfskolom wordt gedeeld. Immers, indien uitgevers inzage hebben in de verkoop per winkel en daarnaast ook over de informatie beschikken van op de
23
hans willem cortenraad
verkooppunten aanwezige voorraden, dan zal dat de bedrijfsvoering in de gehele keten aanzienlijk kunnen verbeteren. Het is niet ondenkbaar dat dit de rentabiliteit van het boekenvak sterk zal verbeteren. In de samenwerking van Centraal Boekhuis met uitgevers is er één voorbeeld te noemen dat een afgeleide is van besturingsintegratie. Centraal Boekhuis geeft uitgevers die slechts een gedeelte van hun voorraad bij Centraal Boekhuis hebben ondergebracht, de depotuitgevers, een bestel- of afstootadvies op basis van verkoopcijfers en voorraadniveaus. Beperking in de besturings-integratie is dat Centraal Boekhuis niet de mogelijkheid heeft zelf bij te bestellen om de voorraad op peil te houden. Indien dat wel het geval zou zijn, is er sprake van een logistieke groothandel. In het boekenvak is er geen sprake van voorbeelden van grondvormintegratie. Er worden feitelijk geen aansturende activiteiten bij een andere partij in de keten neergelegd. Van grondvormintegratie is pas sprake indien de drukker of Centraal Boekhuis verantwoordelijk wordt gesteld voor het op ieder moment op peil houden en brengen van de voorraad benodigd voor het garanderen van de beschikbaarheid van een titel op elk moment. De conclusie van de algehele samenwerking in de boekenbranche is dat er door verschillende partijen in enige mate wordt gestreefd naar stroomlijning van processen. Zeker daar waar het in de supply chain fysieke en informatie-integratie betreft. Deze vormen van samenwerking zijn er immers op gericht efficiëntere processen te realiseren, zonder dat er een noodzaak is dat grondvormen worden aangetast. Daar waar in de samenwerking inzage gegeven moet worden in bedrijfsspecifieke processen en activiteiten komt optimale samenwerking moeizamer of niet tot stand.
3 De Boeken supply chain in de toekomst De vraag is gerechtigd wat het effect van innovaties in de sector is op de boeken supply chain van de toekomst. De drager van het geschreven woord is immers niet meer voorbehouden aan het fysieke boek nu de digitalisering in opmars is. Het is derhalve aannemelijk dat het aantal boeken dat vandaag op traditionele wijze wordt gedrukt en in fysieke vorm zijn weg vindt naar de consument zal afnemen. De snelheid waarin dat zal gebeuren is afhankelijk van de technologische ontwikkelingen en de mate waarin traditionele ketenspelers of nieuwe intreders de mogelijkheid van digitale verspreiding van tekst en informatie zullen adopteren. In het boekenvak is de komst van het e-book met beperkt enthousiasme ontvangen, voor een
24
centraal boekhuis
traditionele sector als de boekenbranche geen opmerkelijke reactie. Een innovatie van deze orde is immers sinds de introductie van de boekdrukkunst in de sector niet voorgekomen. Willen bestaande deelnemers in de gehele keten van het boek echter hun, weliswaar veranderende, rol behouden, dan doen zij er verstandig aan de huidige ontwikkelingen te omarmen en hun gewenste positie vast te stellen en er naar te handelen. Wat is eigenlijk een e-book? Het is een elektronische of digitale tekst die minimaal voorzien is van een pagina-indeling zoals een conventioneel boek. Een ononderbroken digitale tekstrol zonder indeling wordt derhalve niet als e-boek beschouwd. Er is dus doorgaans een hoofdstukindeling, een zoekfunctie en een bladwijzer. Digitale boeken zijn er in veel bestandsformaten, ze worden op uiteenlopende apparatuur gelezen. Aanvankelijk kon dat alleen op een desktopcomputer. Naast de mogelijkheid van het gebruik van een pocket-pc of een smartphone is de laatste ontwikkeling die van de gespecialiseerde e-bookreaders op basis van e-paper.
E-book, een nieuwe vorm van lezen.
25
hans willem cortenraad
Deze e-bookreaders hebben een groter beeldscherm in combinatie met een langere levensduur van de accu. Bovendien is het beeld scherper. Bij deze op e-Ink gebaseerde technologie is er feitelijk geen sprake meer van een beeldscherm. De reader verbruikt alleen stroom bij het opbouwen van het beeld, daarna blijven de letters zichtbaar op het elektronische papier. Tot op zekere hoogte kan met de introductie van het e-book een vergelijk getrokken worden met de ontwikkelingen in de muziekindustrie. De komst van de mp3-speler, maar bovenal de komst van websites waarop muziek gedownload en uitgewisseld kan worden, heeft het gebruik van de mp3 sterk gestimuleerd. Het effect voor de keten van producent tot consument was en is enorm en heeft tot een volledig nieuw distributienetwerk geleid. De snelheid waarmee het e-book aan terrein zal winnen wordt mede bepaald door de mate waarin de overheid bereid is maatregelen te nemen tegen illegale duplicatie. Het is met name de illegale verspreiding geweest die bepalend was voor de snelheid van de veranderingen in de muzieksector. Het is ongewenst en bedrijfseconomisch ongezond indien zich een vergelijkbare ontwikkeling zou voordoen in de boekensector. Daarnaast wordt uiteraard de terreinwinst van het e-book bepaald door de auteurs en hun uitgevers. Tot op heden is er nog sprake van enige terughoudendheid, mede als gevolg van diverse beschermingsmaatregelen welke tot stand gebracht moeten worden jegens de auteurs. En dan is er ook nog het onderscheid tussen algemene, wetenschappelijke en schoolboeken. In een academische omgeving is het inmiddels ondenkbaar dat informatie niet online beschikbaar zou zijn. Hogescholen en universiteiten creëren digitale platforms waarop alle voor studenten noodzakelijke informatie is te vinden en te verkrijgen. Toch is het academische boek, in de vorm zoals we dat kennen, zelden volledig digitaal beschikbaar, hetgeen doet vermoeden dat tot op heden voornamelijk toegespitste informatie digitaal beschikbaar is. Een vergelijkbare ontwikkeling is te onderkennen in de educatieve sector. Samengestelde informatie wordt digitaal beschikbaar gemaakt, maar toch in zeer beperkte mate het gehele boek. Een begrijpelijke ontwikkeling indien docenten keuzes maken in te behandelen leerstof. Bij het algemene boek, een roman, fictie of non-fictie ligt dat toch weer anders. Wie is nu alleen in specifieke hoofdstukken van een roman geïnteresseerd? Het zijn juist de opbouw van het boek, de verhaallijn, de intrige, de wisselende personages en omgevingen die het voor de lezer boeiend en amusant maken. Kortom, het algemene boek zal naar alle waarschijnlijkheid in zijn volledigheid als e-book verschijnen. Althans, indien de karakteristiek van de lezer niet gaat wijzigen. Er ontstaat met het
26
centraal boekhuis
e-book mogelijk een nieuwe vorm van lezen. De snelle lezer die alleen de oneven hoofdstukken leest en dus indien de mogelijkheid bestaat ook alleen voor deze hoofdstukken zal willen betalen. Of de lezer die gestart is in een boek en die omwille van tijd het volgende hoofdstuk in luistervorm wil horen in de auto. Er ontwikkelen zich tal van mogelijkheden om op diverse manieren ‘content’ te consumeren. Het kunnen differentiëren in de aanschaf van deze content vult mogelijk op termijn een grote behoefte in. Het boek komt daarmee uit zijn statische omgeving en krijgt meer dynamiek. Het effect van de ontwikkeling van het e-book op de traditionele supply chain van het boek is evident daar waar het substitutie betreft. Ieder e-book dat online aangeschaft wordt en niet meer in fysieke vorm over de toonbank van de boekverkoper gaat heeft consequenties voor het traditionele distributieproces. Het gevolg is dat de gehele sector zich zal moeten heroriënteren op zijn rol en positie in de keten. Alhoewel het de verwachting is dat pas na afloop van het tweede decennium van deze eeuw het aantal verkochte e-books het aantal fysieke exemplaren zal overtreffen, zullen de structurele en bedrijfseconomische effecten reeds jaren eerder merkbaar zijn. Het businessmodel voor de uitgever zal grote veranderingen ondergaan, de drukkerijen krijgen te maken met een sterke afname van te produceren oplages, Centraal Boekhuis zal zijn rol zien veranderen en met sterk teruglopende volumina geconfronteerd worden en de boekhandel zal zijn omzet fors zien teruglopen. Een doemscenario, zo lijkt het op het eerste gezicht, echter een scenario dat zich gedeeltelijk kan laten orkestreren. Mits partijen in de keten bereid zijn ontwikkelingen tijdig met elkaar te delen. Uiteraard verschuiven posities, maar de huidige spelers in de sector zijn de kandidaat spelers van de sector in de toekomst. Die ontwikkeling wordt ondersteund door de huidige organisatiegraad van het boekenvak, waardoor alleen de ambitie van grote internationale partijen het Nederlands taalgebied tot hun marktgebied te rekenen wordt vertraagd. Daarbij vervaagt de digitale omgeving alle fysieke beperkingen en zijn ontwikkelingen slechts een speelbal van de tijd. Een positief effect van de mogelijkheden van digitalisering is de ontsluiting van informatie over boeken naar de consument. Niet alleen het beter toegankelijk maken van titelbestanden voor de detaillist en consument, maar ook het creëren van de mogelijkheid een kijkje te nemen in de inhoud van het boek. Deze toepassingen van ‘search inside the book’ geven de lezer de mogelijkheid nog gemotiveerder een aankoopbeslissing te nemen. Door speciale zoektechnieken te gebruiken is het mogelijk specifieke informatie van en over het boek te ontsluiten. Ervaringscijfers leren dat door het toepassen van deze mogelijkheid de verkoopcijfers van het fysieke boek met procenten kunnen toenemen.
27
hans willem cortenraad
Noodzakelijk voor het gebruik van deze mogelijkheid van search inside is dat de inhoud van het boek of de publicatie is gedigitaliseerd. Centraal Boekhuis wil deze technologie in de nabije toekomst gaan toepassen. Van groot belang is daarbij de inrichting van een adequaat samenwerkingsmodel met uitgevers waardoor de mogelijkheid gecreëerd wordt de digitale content op een zo efficiënt mogelijke wijze te ontsluiten. De ontwikkeling van folio naar digitaal, ofwel van het boek naar e-book, is een bijzonder interessante periode. In deze migratiefase, die geruime tijd in beslag zal nemen, ontstaan naast de bedreigingen diverse kansen. Iedere uitgave is digitaal beschikbaar of kan gedigitaliseerd worden. Een belangrijk gegeven voor de hierboven beschreven zoekmogelijkheden en ook voor het toepassen van het principe van Printing On Demand. Printing On Demand (POD), ook wel Print To Order (PTO) genoemd, biedt de mogelijkheid het fysieke boek te produceren in een minimale oplage van één exemplaar op het moment dat dit gewenst is. POD is in het Nederlandstalige boekenvak onvoldoende geïntroduceerd als volwaardig onderdeel van de keten. Centraal Boekhuis is reeds enkele jaren geleden gestart met een ondersteunende dienstverlening met betrekking tot POD onder de naam Boek Op Verzoek. Opmerkelijk is dat deze dienstverlening onvoldoende aanslaat bij uitgevers. Door de veelal afwachtende houding en het zich niet wensen aan te passen van de traditionele businessmodellen worden besparingsmogelijkheden niet benut. Uitgeverijen zijn gezamenlijk goed voor de opslag van meer dan 42 miljoen boeken bij Centraal Boekhuis. Nagenoeg 40% kent een omloopsnelheid tussen de nul en één. De enige functie die deze 17 miljoen boeken hebben is te zorgen voor de beschikbaarheid van de titel. De opslagkosten worden door de logistieke dienstverlener in rekening gebracht bij de uitgever. Door POD volledig te integreren kent de brede beschikbaarheid van titels een onbeperkte omvang en levensduur, een titel kan onbeperkt leverbaar blijven zonder dat er voorraden worden aangehouden, hetgeen een substantiële besparing van kosten betekent. De beschikbaarheid en de aansluiting ervan op het distributienetwerk garandeert daarnaast tevens de brede verkrijgbaarheid van het boek. Technisch zal het haalbaar worden ieder gewenst boek binnen 24 uur bij de lezer te bezorgen. De volledige keten zal daarvoor wel met een centrale regie optimaal moeten gaan samenwerken.
28
centraal boekhuis
Rol in digitale distributie De situatie waarbij titels bij een goede samenwerking en centrale aansturing breed beschikbaar en verkrijgbaar blijven toont ook het belang aan voor een centrale distributie van digitale content. Natuurlijk zijn veel partijen in de sector in staat technisch het beheer en distributie ervan te verzorgen. Zelfs auteurs zouden kunnen stellen dat zij de uitgevers niet langer nodig hebben voor de verspreiding van de door hen geschreven boeken, zoals uitgevers even goed kunnen stellen dat zij de digitale content ook zonder bemiddeling van de (internet)boekverkoper rechtstreeks kunnen verkopen aan de consument. Het ontberen van enige structuur leidt echter tot chaos, zelfs in de digitale wereld. Standaardisatie, stabiliteit van technische platforms en gecoördineerde verspreiding rekening houdend met gemaakte afrekenstructuren zijn noodzakelijk om de digitale verspreiding van de content net zo succesvol te maken als die van de distributie van het fysieke boek. De huidige organisatiegraad van het boekenvak biedt vele mogelijkheden tot samenwerken. De mate waarin zal bepalend zijn voor de snelheid waarmee en de wijze waarop wij de digitale content bij de lezer krijgen.
Netwerktheorie in het boekenvak Voor de realisatie van een succesvolle (logistieke) samenwerking zijn drie elementen van het netwerk relevant 6: de structuur van het netwerk, de relatie tussen de partners en de vaardigheid van de partners in het omgaan met netwerken. Omdat logistieke netwerken niet in een isolement ontstaan, maar werken in een specifieke marktsituatie, heeft ook de omgeving invloed op het succes van het netwerk. Structurele aspecten van netwerken betreffen het doel van het netwerk, de samenstelling van het netwerk en de afstemming tussen de partners in het netwerk. Ten eerste moet duidelijk zijn wat het doel van het netwerk is. Partners in een netwerk moeten zich vervolgens richten op het realiseren van dat gemeenschappelijke doel. Netwerken met onduidelijke of tegenstrijdige doelstellingen zijn niet succesvol. Analyse van het boekenvak leert dat er sprake is van verschillende netwerken, hetgeen het formuleren en vaststellen van één duidelijk doel bijzonder lastig maakt. Alhoewel, is het doel uiteindelijk niet continuïteit in de verkoop van boeken? De samenstelling van het netwerk betreft het aantal en de aard van de partners in het netwerk. In netwerken met een beperkt aantal partners is intensieve
29
hans willem cortenraad
samenwerking eenvoudiger te realiseren dan in netwerken met veel partners. Daar staat tegenover dat netwerken met veel partners meer marktmacht en meer kennis bezitten. Centraal Boekhuis, dat voor alle uitgevers en boekverkopers diensten verricht, is daarvan een voorbeeld. Hier geldt hoe groter het netwerk is, hoe belangrijker het is dat er in het netwerk een leidende partner is. In het kader van innovaties in het boekenvak zoals de digitalisering is het gewenst dat een leidende rol wordt ingenomen. Het element van de afstemming kan op diverse manieren worden vormgegeven: van dicteren in het netwerk tot democratische besluitvorming. Veelal worden de spelregels bepaald door de belangrijkste partners in het netwerk. Zo ook in het boekenvak. Alle grote ondernemingen, zowel aan de boekverkopers- als uitgevers-zijde hebben vertegenwoordigingen in de besturen van de diverse netwerken. Doordat er geen sprake is van één netwerk wordt naar de balans gezocht tussen de netwerken hetgeen bepalend is voor de samenstelling van de besturen. Netwerken zijn voornamelijk mensenwerk. Dit betekent dat ook de relationele kant van netwerken een bron van succes of falen is. Goede persoonlijke relaties in netwerken geven overigens ook geen garantie voor succes. Er kunnen immers informele regels ontstaan die het netwerk minder transparant maken. Het derde element van succesvolle netwerken is de samenwerkingsvaardigheid. Partners verschillen in hun kennis van en ervaring met samenwerken. Sommige bedrijven hebben hun leiderschapsstijl afgestemd op samenwerken door technieken en processen te ontwikkelen die specifiek gericht zijn op samenwerking. Naarmate meer bedrijven in het netwerk samenwerkingsvaardig zijn, is de kans op succes groter. Centraal Boekhuis ontwikkelt zijn diensten en producten meer en meer in afstemming met de klant. Inventarisatiebijeenkomsten en klankbordgroepssessies moeten duidelijk maken wat de klant wil. Het nadeel van deze vorm is dat bij de uiteindelijke wording van het product slechts zelden aan alle wensen kan worden voldaan. Het blijft echter de meest optimale vorm van samenwerking. Goede samenwerking stelt eisen aan het management van alle betrokken bedrijven. Het gaat om het gemeenschappelijke belang zoals dat in het gezamenlijke doel is vastgesteld. Wel dient men zich ervan bewust te zijn dat bedrijven bij samenwerking tot elkaar veroordeeld zijn en in die samenwerking niet kunnen volstaan met machtsdenken om het eigen gestelde doel te overtreffen. Centraal Boekhuis... Samen boeken we succes.
30
centraal boekhuis
Dankwoord Jhr. prof. dr. Walther Ploos van Amstel, verbonden aan de Nederlandse Defensie Academie, in mijn tijd de Koninklijke Militaire Academie, was graag bereid mij te adviseren en inhoudelijk bij te staan. Walther, vriendelijk bedankt voor je ondersteuning. Oud-manager van Centraal Boekhuis Koen Mastenbroek, thans werkzaam bij uitgeverij Unieboek, was destijds een van de geestesvaders van Boek Op Verzoek. Hij schreef in het kader van een afstudeeropdracht aan de Vrije Universiteit Amsterdam over supply chain management. Koen, ik heb dankbaar gebruikgemaakt van jouw onderzoek, dank daarvoor.
noten 1 Voor de historische schets is gebruikgemaakt van de uitgave: Vera Funke, Dat Bestelhuis! Dat Bestelhuis! Wat speelt dat ’n rol, geschreven in het kader van 125 jaar Centraal Boekhuis, december 1996. 2 Koen Mastenbroek, Supply chain management, een gelezen boek! Een analyse van de werkwijze van uitgeverijen in de boekenbranche in Nederland ten aanzien van kostencalculatie, voorraadbeheer en productie. Geschreven in het kader van zijn afstudeeropdracht aan de Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde van de Vrije Universiteit Amsterdam, april 2003. 3 J.A.A. van der Veen en H.S.K. Robben, Supply chain management: een overzicht. Nijenrode Research Paper Series – Centre for Supply Chain Management 1997/3. Nijenrode University Press, Breukelen. 4 M.J. Boorsma en J. van Noord, ‘Ketenintegratie’, in: Tijdschrift voor inkoop en logistiek, jaargang 8, nummer 6. 5 W. Ploos van Amstel en A.R. van Goor, Van logistiek naar supply chain management. Deventer: Kluwer, 2001. 6 A.P. de Man, The Network Economy. Aldershot: Edward Elgar, 2004.
31
colofon Centraal Boekhuis, logistiek van boeken in veranderend perspectief, de achtste Tiele-lezing, werd uitgesproken door Hans Willem Cortenraad op 24 maart 2009 in de Openbare Bibliotheek Amsterdam. De tekst verschijnt onder auspiciën van de Dr. P.A. Tiele-Stichting, in 1953 in Amsterdam opgericht ter bevordering van de wetenschap van het boek, de drukkunst en de daarmee samenhangende technieken. De Tiele-Stichting heeft zich in 2002 ontwikkeld tot het nationale samenwerkingsverband op het gebied van de boekwetenschap in de ruimste zin des woords. Het bureau van de Stichting is gevestigd bij de Koninklijke Bibliotheek te Den Haag.
verschenen tiele-lezingen Paul Hoftijzer, De lof der boekdrukkunst, uitgesproken op 23 mei 2002 Frans A. Janssen, Verleden en toekomst van het gedrukte boek, uitgesproken op 26 juni 2003 Gerard Unger, Veranderend lezen, lezend veranderen, uitgesproken op 13 mei 2004 Joost Kist, Wat doet een uitgever nog in de eenentwintigste eeuw?, uitgesproken op 28 april 2005 Ludo Simons, Over koninklijke en andere bibliotheken, uitgesproken op 18 mei 2006 Ronald Soetaert, De Zin van Verhalen, uitgesproken op 26 april 2007 Joan Hemels, Uitgever in de wetenschap, uitgesproken op 8 mei 2008 Hans Willem Cortenraad, Centraal Boekhuis, logistiek van boeken in veranderend perspectief, uitgesproken op 24 maart 2009
