Haandrreiking O Opt‐‐in A Apotthekken SFZ, Den n Haag, versie 1.0, juli 2013 1
Inhoud 1. Uitgangspunten ................................................................................................................................... 3 2. Doel ..................................................................................................................................................... 4 3. Aanpak ................................................................................................................................................. 4 4. Voorbereiding ...................................................................................................................................... 4 4.1 Checken LSP aansluiting en UZI middelen ..................................................................................... 4 4.2 Inventarisatie implementatiescenario’s ........................................................................................ 5 4.3 Vaststellen aanpak ........................................................................................................................ 6 5. Implementeren patiëntvoorlichting .................................................................................................... 7 6. Opleiden personeel ............................................................................................................................. 8 7 Uitvoeren opt‐in campagne ................................................................................................................. 8 7.1 Email of mail campagne ................................................................................................................ 8 7.2 Toestemming in apotheek ............................................................................................................. 8 7.3 Toestemming op afstand ............................................................................................................. 10 7.4 Toestemming intrekken .............................................................................................................. 10 7.5 Patiënt geeft geen of gedeeltelijke toestemming ....................................................................... 10 7.6 Toestemming registreren en aanmelden patiënten ................................................................... 11 8. Evalueer opt‐in campagne ................................................................................................................. 11 9. Voorlichtingsmateriaal ...................................................................................................................... 12 10. Bijlagen ............................................................................................................................................ 12
2
1. Uitgangspunten Regionale situatie De bestaande regionale uitwisseling van medicatiegegevens via OZIS wordt naar verwachting medio 2014 uit gefaseerd. Met het beschikbaar komen van het LSP kan de continuïteit van de medicatieoverdracht en patiëntveiligheid in de regio geborgd worden. Daarom heeft SFZ het initiatief genomen om de LSP uitrol bij de Haagse apotheken projectmatig te begeleiden. Op dit moment is ruim 60% van de apotheken in de regio Den Haag al aangesloten op het LSP en bereiden diverse apotheken zich nu voor. Ook huisartsen en ziekenhuizen in de regio zijn begonnen met het LSP waarbij RSO Haaglanden de projectcoördinatie verzorgt. De gezamenlijke partijen streven ernaar om medio 2014 de elektronische uitwisseling van medicatiegegevens volledig via het LSP te laten verlopen en OZIS uit te faseren. De LSP uitrol in de regio verloopt in drie stappen: 1. Aansluiten & opt‐in ready maken apotheek – juni t/m augustus 2013 2. Start opt‐in campagne – september 2013 3. In gebruik nemen LSP /uitfaseren OZIS –vanaf januari 2014 Streven is dat eind 2013 zoveel mogelijk apothekers zijn aangesloten en tenminste 30% van hun patiëntenbestand aangemeld is op het LSP. Best practices uit o.m. Twente laten zien dat dit op individuele basis haalbaar is door systematisch toestemming van de patiënt uit te vragen aan de balie en door diverse ondersteunende acties. Opt‐in Voor het beschikbaar stellen van noodzakelijke medische gegevens voor raadpleging door andere zorgaanbieders is sinds 1 januari 2013 de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt nodig. Deze zogenaamde opt‐in regeling komt voort uit wetgeving ter bescherming van de privacy van de patiënt en de maatschappelijke discussie die ontstaan is na het sneuvelen van EPD wetgeving in 2011 in de Eerste Kamer. Deze wetgeving was gebaseerd op het opt‐out principe. De gegevens van patiënten die een aantal jaren geleden zijn aangemeld via het LSP zijn verwijderd, omdat deze met de opt‐out procedure zijn gedaan. U moet dus al uw patiënten opnieuw om toestemming vragen. Elke zorgaanbieder is zelf verantwoordelijk om de opt‐in te vragen aan zijn of haar patiënten. Wel is het mogelijk om gezamenlijk voor meerdere zorgaanbieders de toestemming te vragen (bijvoorbeeld samenwerkingsverbanden). U vraagt de toestemming aan de patiënt om zijn of haar gegevens aan te melden bij het LSP voor raadpleging door andere zorgverleners in het kader van de behandeling. U kunt mondeling of schriftelijk toestemming vragen. Dat wordt niet voorgeschreven. Wel moet u in uw zorginformatiesysteem vastleggen of de patiënt toestemming heeft gegeven. In principe hoeft u als apotheek maar één keer toestemming te vragen als u een behandelingsovereenkomst heeft met de patiënt. Van belang is dat u uw werkwijze in een procedure vastlegt.
3
Voor de patiënt moet duidelijk zijn welke gegevens uitgewisseld worden en wie er toegang hebben. Door te verwijzen naar de VZVZ patiënt brochures en de VZVZ website (regio‐indeling) voldoet u aan uw wettelijke informatieplicht. Van belang is dat bij het vragen van de toestemming de identiteit van de patiënt vastgesteld kan worden. Het beste is om dat in persoon te doen bijvoorbeeld in de apotheek. Door inzet van DigiD met sms om de identiteit te verifiëren kan ook online toestemming verkregen worden.
2. Doel De regio en de daarin gevestigde apotheken hebben zich tot doel gesteld om eind 2013 tenminste 30% van de patiëntenpopulatie uit de apotheek op het LSP te hebben aangemeld nadat toestemming is verkregen. Het streven is dat deze 30% zoveel als mogelijk alle risico patiënten omvat. Van deze groep is het vooral belangrijk dat hun gegevens opvraagbaar zijn als zij in dienst of in het ziekenhuis terecht komen zodat de medicatieveiligheid geborgd is. In 2014 is de doelstelling om van 70% van uw patiëntenpopulatie de opt‐in te hebben verkregen. Deze handreiking omschrijft hoe u de toestemming voor digitale gegevensuitwisseling kunt organiseren in uw apotheek om de doelstellingen te kunnen realiseren. Op basis van deze handreiking kunt u zelf een procedure en werkinstructie opstellen voor uw medewerkers.
3. Aanpak De implementatie van het opt‐in proces verloopt in 5 stappen die hieronder omschreven zijn. 1. 2. 3. 4. 5.
Voorbereiding en vaststellen aanpak Implementeren patiënt voorlichtingsmaterialen Trainen personeel Uitvoeren opt‐in campagne Evaluatie campagne
In bijlage 1 vindt u alle stappen samengevat in een handzame checklist. In de volgende paragrafen vindt u per stap de werkzaamheden.
4. Voorbereiding 4.1 Checken LSP aansluiting en UZI middelen Om te starten met het opt‐in proces dient u eerst technisch aangesloten te zijn op het LSP. Er verschijnt dan een opt‐in registratie knop duidelijk in uw scherm. Hier kunt u de verkregen toestemming vastleggen en goed bijhouden wie er nog toestemming moet geven of bezwaar heeft gemaakt. Ook kunt u de patiënten aanmelden op het LSP. Check via de site van VZVZ of u daadwerkelijk aangesloten bent of via uw leverancier. o Als u nog niet technisch op het LSP bent aangesloten kunt u eventueel al starten met het verzamelen van opt‐in. U dient dan wel eerst de registratie in een apart veld in uw AIS te noteren en later alsnog via de opt‐in button in te voeren.
4
Check ook de geldigheid van uw UZI certificaat. Dit kan via de website van het UZI register of via uw leverancier. Afhankelijk van uw leverancier1 handelt deze de aanvraag of vervanging van uw UZI certificaat af of dient u dit zelf via het UZI register aan te vragen. Check ook of u tenminste één geldige UZI zorgverlener pas heeft waarmee u de geregistreerde opt‐in ook daadwerkelijk kunt aanmelden Tip: zonder geldige UZI pas maar met een technische aansluiting kunt u wel alvast starten met opt‐in registratie via de opt‐in button. Zo kunt u bijhouden wie er nog toestemming moet geven. 4.2 Inventarisatie implementatiescenario’s De uiteindelijke opt‐in aanpak kan per apotheek verschillen afhankelijk van onder meer de opbouw van uw patiëntenpopulatie of samenwerking met de huisarts of het bestaande proces in de apotheek. De meest beproefde methode (Twente, Nijmegen) is het systematisch uitvragen in de apotheek. Dit is ook de methode die geadviseerd wordt omdat u in een persoonlijk gesprek eventuele bezwaren of twijfels weg kunt nemen. Daarnaast zijn alternatieve of aanvullende methoden beschikbaar bijvoorbeeld om patiënten te bereiken die niet in staat zijn in de apotheek te komen. Begin dus met een inventarisatie van uw patiëntenbestand om een gerichte aanpak en planning mogelijk te maken volgens één of meer van de onderstaande implementatiescenario’s. Implementatiescenario’s 4.2.1 Toestemming in de apotheek De meest effectieve opt‐in aanpak is het persoonlijk en systematisch uitvragen van toestemming aan de balie. Door dit als een campagne met het hele team in te zetten en onderdeel te maken van het dagelijks werkproces kan in 3‐ 6 maanden al van 30% van uw patiëntenpopulatie toestemming verkregen zijn. Maak duidelijke afspraken over het wel of niet schriftelijk vastleggen en de te gebruiken formulieren. Met een goed gespreksprotocol en getrainde medewerker neemt een gesprek 1‐2 minuten in beslag. Probeer de patiënt direct tot een keuze te laten komen. Het aantal patiënten dat bezwaar maakt varieert van 1‐5 % per apotheek. Benut zo veel mogelijk alle contactmomenten met de patiënt: recept aanname, terhandstelling, medicatiereviews, zorgvragen, inschrijven. Stel de vraag zo breed mogelijk en verwijs daarbij steeds naar de VZVZ patiënt voorlichtingsmaterialen. Het mondeling uitvragen en dan direct in het AIS vastleggen is toegestaan. Wel dient u de patiënt te informeren over de voorwaarden door de folder mee te geven en uw werkwijze in een procedure vast te leggen. Het schriftelijk vastleggen is dus niet verplicht evenmin als het plaatsen van een handtekening. Het schriftelijk vastleggen van patiënten die geen toestemming willen geven wordt wel gedaan als bewijsmateriaal bij 1
Pharmapartners houdt dit – na ondertekening van een machtiging‐ centraal bij voor haar klanten; bij andere leveranciers moeten gebruikers dit zelf bijhouden
5
eventuele medicatiefouten achteraf omdat het betreffende dossier niet opvraagbaar was. Het schriftelijk vastleggen kan handig zijn als uw systeem nog niet helemaal technisch aangesloten is waardoor u eenmaal verkregen toestemmingen pas later via de op‐in‐button kunt invoeren. 4.2.2 Telefonisch Mondelinge of schriftelijke toestemming in aanwezigheid van de patiënt is de voorkeursmethode. De mondelinge toestemming kan ook telefonisch gegeven alleen in die gevallen als u de patiënt al goed kent, zodat u met zekerheid de identiteit kan vaststellen. Mondelinge toestemming waarbij de patiënt voor u staat heeft 4.2.3 Email of mail campagne Een andere optie is uw patiënten schriftelijk te informeren over opt‐in met verzoek om een toestemmingsformulier bij de apotheek in te leveren of zich online via www.ikgeeftoestemming.nl aan te melden. Als u samenwerkt met een huisarts of andere apotheken kan dat ook gezamenlijk gebeuren. Ook kunt u de mailing combineren met een ander onderwerp of campagne binnen uw apotheek of gericht aan een bepaalde groep patiënten adresseren. Een schriftelijke mailing is weliswaar een relatief dure optie maar kan – afhankelijk van de setting van uw apotheek‐ snel resultaat opleveren en kosteneffectief zijn. Als u over een goed email bestand beschikt van uw patiënten benut dit dan om uw patiënten via email te informeren (zie verder schriftelijk informeren). 4.2.4 Online toestemming via www.ikgeeftoestemming.nl Zorg ervoor dat uw apotheek aangesloten is bij de opt‐in dienst www.ikgeeftoestemming.nl van Vecozo. Aanmelden kan via opt‐in dienst. Hiermee biedt u uw patiënten die over DigiD met sms verificatie beschikken de mogelijkheid om direct online hun toestemming te geven. Patiënten die (nog) niet over DigiD en sms beschikken of dit een te grote drempel vinden, kunt u ook via mail of email verwijzen naar een toestemmingsformulier op uw eigen website dat de patiënt bij u persoonlijk afgeeft. 4.2.5 Verpleeghuizen/instellingen Maak met de verzorging van de eventuele instellingen die u belevert afspraken hoe u de toestemming wilt organiseren van de betreffende patiënten. Dit kan aan de hand van een informatiebrief en toestemmingsformulier die u beschikbaar stelt. Toestemming kan via de verpleging uitgevraagd worden of door u zelf gedaan worden. 4.2.6 Samenwerking met huisarts Indien u in een samenwerkingsverband met een huisarts werkt kunt u ervoor kiezen om uw patiënten gezamenlijk te benaderen bijvoorbeeld via een mailing (bijvoorbeeld gekoppeld aan griepcampagne). Ook kunt u toestemming door een gezamenlijke receptie laten uitvragen waarbij de patiënt zowel de huisarts als de apotheek binnen het samenwerkingsverband moet machtigen. 4.3 Vaststellen aanpak Kies uit een of meer van de bovenstaande scenario’s een aanpak die in uw situatie past en het meest bijdraagt aan het realiseren van uw doelstellingen. U kunt bijvoorbeeld beginnen met het systematisch mondeling uitvragen aan de balie en na verloop van tijd de resterende patiënten die niet in de apotheek komen op alternatieve wijze benaderen. Probeer daarbij te borgen dat risicopatiënten, waarvan gegevensuitwisseling van het grootste belang is, als eerste benaderd worden en hun toestemming verlenen. 6
Maak afspraken in de apotheek dat schriftelijk of online verkregen toestemmingen tijdig verwerkt worden in uw systeem Daarmee voorkomt u dat stapels lang blijven liggen en borgt u dat de dossiers van de betreffende patiënten ook daadwerkelijk opvraagbaar zijn.
Leg uw aanpak vast in een procedure en instructie voor uw medewerkers.
5. Implementeren patiëntvoorlichting Zorg dat uw patiënten zich voldoende kunnen informeren over de uitwisseling bij het vragen van toestemming zelf maar ook daarna. Bijvoorbeeld als zich wijzigingen voordoen in de omvang van de gegevensuitwisseling (type gegevens, aantal aangesloten zorgaanbieders). Dit kan ondermeer via onderstaande wegen: In de apotheek Plaats duidelijk zichtbaar de VZVZ brochures en VZVZ posters in uw apotheek. De brochures en folders zijn in meerdere talen beschikbaar. Bestellen kan via VZVZ. Plaats voldoende VZVZ folders bij de balie. De folder is de verkorte versie van de brochure en geschikt om standaard mee te geven aan alle patiënten bij het vragen van de toestemming. De folder bevat alle informatie die een zorgconsument nodig heeft om een weloverwogen beslissing te nemen bij het beantwoorden van de toestemmingsvraag. Door het overhandigen van de folder voldoet u als zorgaanbieder aan de informatieplicht die de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) u stelt. Voor meer informatie kunt u naar de meer uitgebreide VZVZ brochure of de VZVZ website verwijzen. Ook kunt u zelf een informatiebrief namens de apotheek op de balie plaatsen met aan de achterzijde een toestemmingsformulier. Zorg voor voldoende toestemmingsformulieren in de apotheek. Deze kunt u bij de balie neerleggen om de patiënt te laten tekenen. Ook kunt u deze formulieren direct genereren via uw systeem.2 Pas uw inschrijfformulieren aan door opt‐in vraag daarin mee te nemen Plaats ‐ indien van toepassing‐ een tekst op de lichtkrant. Website apotheek Plaats op uw site een tekst over gegevensuitwisseling inclusief een verwijzing naar de VZVZ brochure op uw website. Plaats eveneens een verwijzing naar www.ikgeeftoestemming.nl als u daarbij bent aangesloten plus een toestemmingsformulier dat patiënten zelf kunnen printen en inleveren bij de apotheek. Een modeltekst is beschikbaar, deze kunt u in overleg met uw provider plaatsen. Gebruikers van Pharmeon sites kunnen een extra tab installeren “toestemming” waarop de modeltekst al geplaatst is. WBP melding
2
In Pharmacom kan een “maskerbrief”aangemaakt worden die via F10 communicatie, brieven vervaardigen, F7 maskerbrief zoeken en F11 direct uitgeprint kan worden; in Aposys kan alleen een generiek toestemmingsformulier (niet op naam) plus folder geprint worden via “onderhoud‐ LSP opt‐in voorwaarden” . Bij Mira nog onduidelijk.
7
Conform de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens dient u uw gegevensverwerking via het LSP aan te melden bij het CBP. Mogelijk heeft u dit al gedaan bij een eerdere aansluiting op het LSP of voor andere vormen van gegevensverwerking. Check dit en pas eventueel uw bestaande melding aan.
6. Opleiden personeel Voordat u uw team gaat opleiden is het aan te bevelen eerst zelf ervaring op te doen door een aantal opt‐in gesprekken met patiënten te voeren. Organiseer vervolgens een informatiesessie met uw team om de opt‐in procedure en de werkinstructies door te nemen. Laat eventueel uw assistenten ook eerst zelf ervaring opdoen en dit aan u terugkoppelen. Zorg dat men het gespreksprotocol goed beheerst zodanig dat eventuele bezwaren en twijfels makkelijk omgebogen kunnen worden en dat de patiënt direct tot een keuze komt. Maak duidelijk dat ten allen tijde alleen een opt‐in vinkje in het systeem geplaatst mag worden alleen nadat expliciet de toestemming van de patiënt is verkregen (hetzij schriftelijk, mondeling of anders). Inspireer het team door een gezamenlijke opt‐in target af te spreken en koppel dit actief terug binnen het team.
7 Uitvoeren opt‐in campagne Nadat u zich heeft voorbereid, uw voorlichtingsmaterialen heeft georganiseerd en uw personeel getraind kunt u starten met de opt‐in campagne. 7.1 Email of mail campagne Implementeer een eventuele email of mail campagne om uw klanten of deel daarvan te informeren over de noodzaak van opt‐in en ze uit te nodigen in de apotheek te komen danwel via www.ikgeeftoestemming.nl hun toestemming te verlenen. Combineer dit eventueel met andere campagnes in de apotheek. 7.2 Toestemming in apotheek Start met de uitvoer van opt‐in campagne in de apotheek. Door opt‐in vraag bij elke patiënt te vragen conform onderstaande procedure. Zowel bij het inleveren van recept, ter handstellen, medicatiereview, zorgvraag of inschrijving. Voor een meer uitgebreide werkwijze raadpleeg de Werkinstructie opt‐in apotheek. 1. Check eerst of de patiënt al toestemming heeft verleend in het systeem. 2. Zo niet dan vraagt u de toestemming aan de patiënt onder verwijzing naar de folder van VZVZ.
8
Tip: stel de toestemmingsvraag zo algemeen mogelijk en verwijs naar de VZVZ folder voor meer detail. Bijvoorbeeld bij vaste patiënten: “Om uw gegevens elektronisch uit te kunnen wisselen met andere zorgaanbieders zijn wij sinds kort verplicht uw toestemming vooraf te vragen en dit in onze computer te noteren. Anders zijn uw gegevens niet opvraagbaar ook niet in noodsituaties als dat wel belangrijk is voor uw behandeling. Meer hierover kunt u nalezen in de folder. Gaat u er mee akkoord dat wij uw gegevens beschikbaar stellen?” In dienst‐ of poliklinische apotheek: “ Wij willen graag uw medicatiegegevens opvragen en weer terug koppelen bij uw vaste apotheek of andere apotheken waar u komt. Zodat uw dossier compleet blijft en goed bewaakt kan worden. Meer hierover kunt u nalezen in de folder. Gaat u er mee akkoord dat wij uw gegevens elektronisch beschikbaar stellen?” Bij passant: ” Wij willen graag uw medicatiegegevens opvragen en weer terug koppelen bij uw vaste apotheek of andere apotheken waar u komt. Zodat uw dossier compleet blijft en goed bewaakt kan worden. Meer hierover kunt u nalezen in de folder. Gaat u er mee akkoord dat wij uw gegevens elektronisch beschikbaar stellen?” NB als de patiënt uit een andere regio komt die buiten de LSP regio ligt, dient de afgeleverde medicatie per fax verstuurd te worden Als de patiënt akkoord gaat registreert u de toestemming in het AIS. 3 Eventueel kunt u de mondelinge toestemming bevestigen met een formulier dat door AIS op naam geprint wordt of al klaar op de balie ligt. 4 3. Als de patiënt bezwaar maakt ‐ mondeling of schriftelijk‐ legt u dit vast in het systeem. Tip: wijs de patiënt op de consequenties als zijn/haar gegevens niet beschikbaar zijn. Tip: zorg ervoor – indien van toepassing‐ dat de patiënt bij bezwaar 3
Opt‐in registratie in Pharmacom kan alleen in Nieuwe versie, ingevoerde patiënten worden wel zichtbaar in Classic. Zolang Pharmacom Nieuw nog niet breed is uitgerold, verdient het aanbeveling om toestemming eerst schriftelijk vast te leggen. 4 In Pharmacom kan een “maskerbrief”aangemaakt worden die via F10 communicatie, brieven vervaardigen, F7 maskerbrief zoeken en F11 direct uitgeprint kan worden; in Aposys kan alleen een generiek toestemmingsformulier (niet op naam) plus folder geprint worden via “onderhoud‐ LSP opt‐in voorwaarden”. Bij Mira nog onduidelijk.
9
4. Als patiënt twijfelt of nog bedenktijd nodig heeft geef dan VZVZ brochure plus formulier mee.
Tip: attendeer patiënt ook op feit dat in noodsituaties medicatiegegevens niet opvraagbaar zijn, dat de patiënt zelf inzage kan krijgen wie er in zijn/haar gegevens kijkt en dat de toestemming ook altijd weer ingetrokken kan worden Tip: maak een aantekening in het systeem dat de patiënt nog twijfelt en vraag het de volgende keer als de patiënt er weer is of bel de patiënt na.
7.3 Toestemming op afstand Implementeer scenario’s zoals in 4.2.2 omschreven om patiënten te benaderen die niet in de apotheek komen. Hieronder staan een aantal voorbeelden: Mantelzorger Als een recept door een mantelzorger afgehaald wordt, geeft u deze een toestemmingsformulier mee met het verzoek dit door de patiënt getekend te retourneren bij de apotheek of zich via www.ikgeetoestemming.nl aan te melden. Eventueel kunt u daar een aantekening van maken en de patiënt nabellen. Bezorgrecepten U kunt de bezorger een informatiepakket met formulier en folder laten meenemen en vragen dit te laten tekenen door de patiënt en te retourneren. Maak een aantekening in het AIS dat patiënt benaderd is en bel eventueel na als er nog geen toestemming is verkregen. Herhaalrecepten Zorg dat er een standaard toestemmingsformulier en informatiebrief mee gaat elke keer als er een herhaalrecept briefje voor de patiënt geplaatst wordt bij de huisarts. Als u uw patiënten bericht dat een herhaalrecept gereed is, bijvoorbeeld via email of sms, stuur dan een reminder voor opt‐in toestemming mee via de link naar digitaal formulier of www.ikgeeftoestemming.nl . Thuiszorg/verpleeghuis Maak met de verzorging van de instelling afspraken dat zij de toestemming organiseren aan de hand van een informatiebrief en toestemmingsformulier die u beschikbaar maakt. Of ga zelf naar instelling en organiseer de toestemming in een direct gesprek met de patiënten. 7.4 Toestemming intrekken De zorgconsument heeft het recht zijn toestemming weer in te trekken. Dat kan bij de zorgaanbieder aan wie toestemming is gegeven. De zorgconsument kan hiervoor ook terecht bij de VZVZ. De VZVZ informeert dan de betrokken zorgaanbieders en vraagt hen het intrekken van de toestemming te verwerken in het zorginformatiesysteem. 7.5 Patiënt geeft geen of gedeeltelijke toestemming Als de patiënt geen toestemming geeft dat zijn of haar gegevens gedeeld worden, licht u de mogelijke gevolgen toe. De patiënt is dan zelf verantwoordelijk om zorgverleners te informeren over 10
zijn actuele medicijngebruik, ook als er sprake is van een noodsituatie. De andere zorgverlener kan niet zien dat de patiënt zijn informatie niet deelt. Wettelijk heeft de patiënt ook het recht om alleen een deel van zijn/haar dossier te laten blokkeren. In de meeste systemen is dit ook mogelijk maar moet op medicatie regel niveau per verstrekking bijgehouden worden en is dus lastig uitvoerbaar. In afwachting van meer informatie hierover en aanpassing van de systemen wordt gedeeltelijke blokkering niet aanbevolen. 7.6 Toestemming registreren en aanmelden patiënten Nadat u van de patiënten toestemming hebt verkregen en geregistreerd hebt, dient u de patiënt aan te melden op het LSP. Dit kan per patiënt of op een later tijdstip batch gewijs. Voor het aanmelden van patiënten dient u ingelogd te zijn met uw UZI pas. Voor het succesvol aanmelden van patiënten dient:
opt‐in registratie verkregen en geregistreerd te zijn; BSN geverifieerd te zijn; patiënt niet al eerder geblokkeerd te zijn voor uitwisseling (privacy patiënt);
Van een aantal patiënten is het BSN niet te vinden via SBV‐z. Meestal gebeurt dit bij patiënten, die bij de verzekeraar als geboorte datum 01‐01‐JJJJ of 01‐07‐JJJJ hebben. Gevolg is dat voor deze patiënten geen uitwisseling via LSP mogelijk is, terwijl dat wel gewenst is. Hiervoor wordt nog naar een oplossing gezocht.
8. Evalueer opt‐in campagne
Controleer geregeld het aantal aangemelde patiënten. Check in uw applicatie het aantal geregistreerde opt‐ins. Vergelijk dit met aangemelde opt‐ins op LSP (opvragen via
[email protected]). Bij verschil neem contact op met uw leverancier. Neem gericht actie om opt‐ins te verhogen als dit achter blijft bij doelstelling. Zorg ervoor dat risicopatiënten in ieder geval benaderd worden.
11
9. Voorlichtingsmateriaal Hieronder vindt u een overzicht van alle informatie die u kunt bestellen via VZVZ of downloaden via onderstaande links VZVZ materiaal
Folder (verkorte versie) in diverse talen Brochure in diverse talen Posters Promotie kaartjes voor www.ikgeeftoestemming.nl Banners voor op uw website voor www.ikgeeftoestemming.nl
Model teksten en formulieren
Model patient informatiebrief (balie) Model patiënt informatiebrief ((e)mail) Model toestemmingsformulier Model toestemmingsformulier (Pharmacom) Standaard tekst op apotheek website Standaard tekst WBP melding (volgt)
10. Bijlagen Werkinstructie opt‐in apotheek (zie website www.transmuralezorg.nl) Checklist opt‐in apotheek (zie website www.transmuralezorg.nl)
12
