Handreiking Domotica en ehealth

Handreiking Domotica en eHealth Ervaringen uit de praktijk

Vereniging Bedrijfstak Zorg Kennemerland, Amstelland & Meerlanden

Deze handreiking is een uitgave van VBZ Kennemerland, Amstelland en Meerlanden Auteur: André de Jong, Bureau Lindenhoek Co-auteur: Hans Brehler, Bureau Lindenhoek Haarlem, mei 2013 (Mede mogelijk gemaakt door Stichting RegioPlus)

Introductie Deze handreiking is bedoeld om bestuurders, hoger management en programma/ projectmanagers van zorginstellingen te ondersteunen bij het nemen van gefundeerde beslissingen ten aanzien van aanschaf, implementatie en integratie in het zorgproces van domotica en eHealth en daarbij een aantal valkuilen te vermijden. De informatie uit deze handreiking is afkomstig uit een tweetal door Bureau Lindenhoek georganiseerde sessies met de ‘denktank @nders Werken’ en gesprekken met ‘ervaringsdeskundigen’ (zorgaanbieders uit de verschillende sectoren van de care en cure en daarnaast een beperkt aantal leveranciers) op het gebied van implementatie domotica en eHealth toepassingen. De nadruk ligt hierbij op leerpunten uit door zorgaanbieders opgedane ervaring met implementatie van domotica en eHealth. Hierbij wordt domotica en eHealth benaderd vanuit drie perspectieven die alle drie van belang zijn voor succes: cliënt, medewerker en organisatie.

Domotica en eHealth, wat is het eigenlijk? De begrippen domotica en eHealth worden momenteel niet eenduidig gebruikt, daarom eerst een definitie hoe deze begrippen in dit document gehanteerd zullen worden: Elektronische of ICT-hulpmiddelen die worden ingezet om de efficiency en effectiviteit van het zorgproces en de zorg aan en het welzijn van de patiënt/ cliënt te verhogen. Hierbij beperken we ons tot hulpmiddelen die: • geen intern (= binnen of tussen zorginstellingen: ‘zorgverlener naar zorgverlener’) registratief karakter hebben,

zoals een EPD, ECD of uitwisseling van gegevens tussen instellingen;

• nog geen gemeengoed zijn (zoals een mobiele telefoon); • niet alleen nog experimenteel van karakter zijn, maar al daadwerkelijke toepassing kennen in de zorg (proven technology). Hierbij heeft domotica met name als focus ‘hulpmiddelen in en om het huis’ terwijl bij eHealth het accent op informatie-uitwisseling ligt (beelden/of cliëntinformatie) maar omdat deze beide categorieën niet scherp zijn afgebakend en ook door de voortschrijdende techniek in elkaar overlopen wordt in dit document geen onderscheid gemaakt en het tweetal begrippen gezamenlijk gebruikt. In de bijlage wordt een overzicht van de soorten domotica en eHealth gegeven die onder deze definitie vallen.

3

Inhoudsopgave

Introductie

3

1. Uitgangspunten en verantwoording

6

Bevat de keuzes die gemaakt zijn om over een breed onderwerp als domotica en eHealth een handzame en (hopelijk) nuttige handreiking te schrijven.

2. Redenen waarom domotica en eHealth een plek verdienen in het zorgproces

7

3. Wat zijn onzekerheden?

8

Opsomming van veel voorkomende onzekerheden van bestuurders of managers bij aanschaf van een domotica of eHealth toepassing.

4. Succesfactoren bij het omgaan met deze onzekerheden

8

‘Rode lijn’ uit gesprekken met ervaringsdeskundigen/ denktank hoe om te gaan met de onzekerheden (vorig hoofdstuk) waaronder een te hanteren fasering.

5. Aandachtspunten per fase

10

Specifieke elementen uit de door ervaringsdeskundigen gekozen aanpak bij implementatie domotica en eHealth, gekoppeld aan de fasering (vorig hoofdstuk).

6. Dilemma’s bij domotica en eHealth

22

7. Relevante informatiebronnen

26

29

Bijlage: Overzicht soorten domotica en eHealth

5

1. Uitgangspunten en verantwoording Er wordt heel veel geschreven over domotica en eHealth vanuit veel verschillende perspectieven. Om tot een handzaam document te komen met een voor u hopelijk relevante inhoud zijn er keuzes gemaakt, die we hier toelichten.

1. Inhoudelijke uitgangspunten: a. De invoering van domotica en eHealth wordt niet benaderd als alleen de aanschaf van een ‘apparaatje’ maar als een traject waarbij uiteindelijk de gehele organisatie op een

andere wijze zal gaan werken.

b. Als het gebruik van techniek eenmaal een plek krijgt in het zorgproces van zorgorganisaties (niet als ‘leuk extraatje’ maar als integraal onderdeel) zal dit een ingrijpende

verandering zijn voor uw organisatie, uw cliënten en hoe uw medewerkers werken.

c. De technologische ontwikkelingen schrijden voort en mede hierdoor veranderen de verwachtingen van cliënten (denk aan de iPhone en iPad). Het is nog volstrekt onduidelijk

hoe het ‘eindplaatje’ er uit zal zien. Vanuit bestuurlijk oogpunt kan dat onvoorspelbaar lastig zijn. Om deze reden zal in de vervolghoofdstukken ook aandacht geschonken worden

aan hoe het risico van hoge investeringen, die snel verouderen, kan worden geminimaliseerd.

d. De basis voor deze handreiking vormen praktijkervaringen van ‘ervaringsdeskundigen’ uit met name zorgorganisaties (en een beperkt aantal andere partijen zoals leveranciers)

op het gebied van implementatie domotica en eHealth toepassingen.

2. Gemaakte keuzes bij het opstellen van deze handreiking: a. Uit de ervaringen van de organisaties waarmee is gesproken is een rode lijn gedestilleerd die in deze handreiking met zo concreet mogelijke voorbeelden is weergegeven.

Deze aanpak betekent dat we hier geen uitputtend overzicht aanbieden, maar de ervaringen weergeven die door de betrokken ‘ervaringsdeskundigen’ als het meest relevant

werden ervaren.

b. Om de leesbaarheid van deze handreiking te bevorderen is hij zo beknopt mogelijk gehouden. Informatie uit andere bronnen is niet ‘gekopieerd’, maar in hoofdstuk 7 vindt u een

overzicht met verwijzingen. Ook worden de volgende onderwerpen als algemeen (en dus niet specifiek voor domotica en eHealth) gezien, en worden om die reden wel genoemd

maar niet verder uitgediept: ICT-implementaties, strategie- en visie-ontwikkeling, het maken van business cases, projectmanagement en inkoop.

c. Veel van de voorbeelden van domotica en eHealth toepassingen bij organisaties komen van buiten de KAM-regio, omdat deze binnen de regio wellicht minder bekend zijn dan

de voorbeelden in de regio. Daarnaast zijn een aantal voorbeelden uit de KAM-regio gekozen, de selectie is geen oordeel over deze of andere initiatieven, maar we moesten door

beperkingen in tijd keuzes maken.

d. De voorbeelden zijn gebaseerd op informatie uit gesprekken met en presentaties van medewerkers van de betreffende organisaties. De juistheid hiervan is verder niet getoetst.

Daar waar informatie is verstrekt in 1 op 1 gesprekken is de tekst zoals hier weergegeven getoetst bij de betreffende medewerker, bij informatie afkomstig uit presentaties

gehouden op algemeen toegankelijke bijeenkomsten (van bijvoorbeeld In voor zorg, Nictiz) is dat niet gedaan.

6

Dankwoord Deze handreiking is opgesteld door Bureau Lindenhoek, het uitvoerend bureau van de VBZ-KAM (Vereniging Bedrijfstak Zorg voor de regio Kennemerland, Amstelland en Meerlanden, een samenwerkingsverband van zorgaanbieders uit deze regio). Het is een resultaat van het dossier @nders Werken waar op het gebied van domotica en eHealth wordt samengewerkt door de programmamanagers van de programma’s Wonen, Welzijn en Zorg (André de Jong) en Arbeidsmarkt (Hans Brehler). Deze handreiking was echter niet tot stand gekomen zonder de bijdrage van vele anderen, die we daarvoor hartelijk willen danken:

De leden van de denktank @nders Werken:

Daarnaast zijn we ook bijzondere dank verschuldigd aan:

• De heer H. Jacob, directeur Zorg Hartekamp Groep

• Mevrouw I. Wildenberg, directeur RVE Lang Verblijf SEIN

• De heer H. Bemelmans, directeur unit Zorg/ Welzijn en Laboratorium Nova College

• De heer D. Wijbenga, directeur Zorg en Welzijn Leeuwendaal Advies

• Mevrouw G. Nijboer, projectleider eHealth, bureau kwaliteit en beleid GGZ InGeest

• De heer M. van Alphen, manager Thuiszorg Osira/ Amstelring, consultant Zibber.me

• Mevrouw S. Koop, senior applicatiecoördinator Epic, Spaarne Ziekenhuis

• De heer J. Doornenbal, directeur CEO Luba

• Mevrouw I. de Haan, clustermanager Nachtzorg, Hartekamp Groep

• Mevrouw L. de Berg, directeur/ bestuurder ZorgContact

• De heer M. Laan, manager ICT, ViVa! Zorggroep

• De heer G. Caubo, v.h. manager HRM ViVa! Zorggroep

• Mevrouw M. Bron, Service bureau, Innovatie en Onderzoek De Noorderbrug

• Mevrouw M. van Kemenade, projectleider Healthlab Hogeschool Inholland

• De heer M. Charlier, projectmanager Cordaan

• De heer M. Baltes, bedrijfskundig manager Spaarne Ziekenhuis

• Mevrouw L. Kallenberg, programmamanager Zorginnovatie en Technologie Thebe

• De heer R. Veenhoven, directeur Linneusinstituut

• Mevrouw X. Kuiper, projectleider Informatisering & Automatisering Philadelphia

• Mevrouw L. ter Horst, beleidsmedewerker Zorgbelang NH

• De heer A. Raanhuis, consultant Tunstall

• De heer J. Thie, adviseur Vilans

• Mevrouw F. Vendrig, beleidsmedewerker SIGRA

en de heer J. Moerenhout, Concernstaf SEIN

• Mevrouw W. Zwijnenburg, manager HRM ViVa! Zorggroep

2. Redenen waarom domotica en eHealth een plek verdienen in het zorgproces • De ‘dubbele vergrijzing’. Nederland en zorgpersoneel vergrijzen, straks zijn er onvoldoende mensen beschikbaar in de zorg. • Het geeft de cliënt de regie en zelfstandigheid terug (bijvoorbeeld toepassing van blended care bij de GGZ vraagt meer zelfmanagement van de cliënt wat vaak tot meer betrokkenheid leidt). • Door het inzetten van domotica en eHealth kan kwalitatief betere zorg worden verleend, bijvoorbeeld door extra mogelijkheden te bieden volledig toegesneden op de doelgroep

(bijvoorbeeld lotgenotencontact) of kwalitatief beter (bijvoorbeeld snellere alarmering bij bijvoorbeeld demente ouderen, psychiatrische patiënten die door de aanwezigheid van

de mogelijkheid van beeldbellen niet opgenomen hoeven te worden).

• De organisatie van het zorgproces kan efficiënter door bijvoorbeeld minder reistijd door beeldcommunicatie. • Betere kwaliteit van leven. Men kan langer thuis wonen met meer veiligheid en rust (ook voor mantelzorgers). • Het biedt mogelijkheden voor meer participatie van familie en informele zorg door bijvoorbeeld beeldcontact; dit geeft mogelijkheden voor frequenter contact. • De zorg is continue aan verandering onderhevig. Naast doorlopende investeringen in materialen en bijscholing is het niet meer dan logisch dat dit ook geldt voor de techniek. 7

3. Wat zijn onzekerheden? Er zijn echter genoeg - en ook gegronde! - redenen om als beslisser te aarzelen, zoals: A. ‘Er is weinig kennis in de organisatie: hoe weet ik nu of ik het juiste kies?’ B. ‘De technologie verandert zo snel: straks doe ik grote investeringen in technologie die straks alweer verouderd is?’ C. ‘Hoe voorkom ik dat ik hier als bestuurder heel veel tijd mee kwijt ben die ik voor andere taken nodig heb?’ D. ‘Hoe krijgen we onze medewerkers hierin mee?’ E. ‘Gaan we deze keer echt besparen of wordt het juist duurder omdat dit bovenop andere taken komt?’ F. ‘Hoe weet ik nu of mijn cliënten hier wel behoefte aan hebben?’ G. ‘Hoe voorkom ik dat ‘de techniek’ weer veel duurder wordt dan beloofd?’ H. ‘Straks plukken andere partijen (zoals zorgverzekeraars) de vruchten en wij blijven wij zitten met de kosten?’ I. ‘Hoe zorg ik ervoor dat we de pilot die we gaan doen daarna ook eens echt uitrollen?’ J. ‘Hoe zorg ik ervoor dat het betrouwbaar is en 24 uur beschikbaar?’

4. Succesfactoren bij het omgaan met deze onzekerheden A. De succesfactoren als ‘one liners’ (in de volgende paragraaf worden deze in meer detail uitgewerkt) 1. Betrek de cliënt in alle fases: uiteindelijk moet hij ‘er iets aan hebben’. 2. Betrek alle medewerkers die ermee te maken gaan krijgen. 3. Stel een medewerker aan die verantwoordelijk wordt voor de invoer van domotica en eHealth. 4. Beperk de reikwijdte van de soorten domotica en eHealth tot de diensten waar u zich op wilt richten. 5. Werk volgens een overeengekomen fasering met duidelijke beslismomenten. 6. Onderken bij het vorige punt het verschillende karakter van de verschillende fases: proeftuin, pilot en uitrol. 7. Leg in het begin het accent op experimenteren en ontdekken en pas later op besparen en resultaten. 8. Begin bij voorkeur met diensten die elders al bewezen zijn. 9. Investeer bij voorkeur in vormen van domotica en eHealth met lage kosten en een korte doorlooptijd voor realisatie.

Als er een infrastructuur nodig is, zorg ervoor dat deze toekomstvast en algemeen toegepast is en ‘open’ is.

10. Kies een betrouwbare leverancier. 11. Bepaal hoe kritisch uw toepassingen zijn en richt uw beheerorganisatie hier op in. 12. Evalueer periodiek en leer met alle betrokken partijen en stel vervolgens bij.

8

B. De succesfactoren in meer detail uitgewerkt 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Betrek de cliënt in alle fases: uiteindelijk moet hij ‘er iets aan hebben’. Betrek hem door hem aan te spreken op zijn sterke punten. Er is geen betere ambassadeur (ook naar medewerkers!) dan een tevreden klant. Betrek alle medewerkers die ermee te maken gaan krijgen, maar maak daarbij wel onderscheid naar hun interesseniveau: er zijn voortrekkers en volgers. Maak tastbaar wat het betekent voor het werk (proefopstelling). Deel ervaringen breed. Neem bezwaren serieus. Zorg voor voldoende beschikbare tijd (plan ze vrij) en faciliteiten (cursus) om het in te voeren. Vergeet de ondersteunende diensten niet, ook voor hen heeft het gevolgen. Benoem onzekerheden bij het personeel, negeer deze niet. Stel een medewerker voor een bepaalde periode aan die verantwoordelijk wordt voor de invoer van domotica en eHealth (hierna te noemen: de programmamanager) met kennis van uw zorg(organisatie), domotica en eHealth, projectmanagement (of creëer een kans voor een eigen medewerker zorg door ervoor te zorgen dat deze zich in die rol kan ontwikkelen). Besef dat ‘inhuur’ een ‘eigen agenda’ kan hebben (uren schrijven, verkopen) die strijdig kan zijn met die van de organisatie. Beperk de reikwijdte van de soorten domotica en eHealth tot de diensten waar u zich op wilt richten. Daarvoor is een visie nodig op hoe u de organisatie en haar dienstverlening ziet. Daarbij gaat het niet om de techniek maar om de bijdrage die domotica en eHealth kunnen leveren aan uw dienstverlening. Werk volgens een overeengekomen fasering met duidelijke beslismomenten. Leg de gekozen aanpak vast in een plan en stuur met name daar op aan. Voorkom dat u wordt meegezogen in alle details, laat de uitvoering aan anderen over (delegeer bevoegdheden). Zorg voor draagvlak door uit te dragen dat de invoering van domotica en eHealth onomkeerbaar is en geef aan waarom het vanuit de gekozen visie en ontwikkelingen voor de toekomst van de organisatie van belang is. Kies voor een fasering die het verschillende karakter en doelen van de verschillende fases onderkent: De proeftuin-fase, waarin medewerkers en cliënten leren over domotica en eHealth. Tevens wordt bepaald welke vormen het meest bijdragen aan de dienstverlening.

De pilot, waarin met degenen die belang hebben bij de implementatie (bijv. ziektekostenverzekeraar, gemeente) in een gezamenlijke business case bepaald wordt of implementatie zinvol is.

De uitrol van domotica en eHealth in de organisatie. Van belang hierbij is dat het (1) bestaande taken vervangt (en geen extra taak wordt) en (2) betrouwbaar (beschikbaar) en veilig is (qua dataveiligheid, toegang).

Zorg ervoor dat fases niet te lang duren (koppel dan vaker terug en stuur waar nodig bij). N.B. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op deze fasering. 7. Bezuinigen op de zorg is in veel sectoren onvermijdelijk maar de invoer van domotica en eHealth te snel direct aan besparingen koppelen demotiveert. Leg in de eerste fase het accent op experimenteren en ontdekken en verleg het accent pas als men zelf in latere fasen daardoor tot de conclusie gekomen is dat het dus efficiënter kan. Besef hierbij wel dat medewerkers niet gek zijn en argwanend worden als een onderwerp niet open besproken wordt. 8. Begin bij voorkeur met diensten die elders al bewezen zijn, waarvan bekend is dat medewerkers en cliënten het nut direct herkennen en die relatief eenvoudig te implementeren zijn omdat het alleen de eigen organisatie betreft. Voorbeelden hiervan zijn een medicijndispenser en beeldbellen. 9. Momenteel zijn zowel de politiek (financiering), de techniek als de wensen van de cliënt volop in beweging. Investeer daarom bij voorkeur in vormen van domotica en eHealth die met lage kosten en een korte doorlooptijd gerealiseerd kunnen worden. Denk hierbij ook aan huren i.p.v. kopen van apparatuur, deelnemen aan bestaande initiatieven van collega’s, inzet van infrastructuurgelden of gunstige voorwaarden van een leverancier bij de pilotfase. Vaak is er een infrastructuur nodig, zorg ervoor dat deze toekomstvast en bij voorkeur algemeen toegepast en ‘open’ is (ook geschikt voor toepassingen van andere leveranciers). 10. Selecteer een betrouwbare leverancier, die niet alleen een product wil leveren maar u helpt de door u gewenste dienstverlening te realiseren. Vraag hierbij ervaringen elders op. Naast de mate waarin het product/de dienst aansluit bij de wensen zijn belangrijke aandachtspunten: de kostenstructuur (huren/kopen, leidt uitbreiding tot hoge extra kosten) en bewezen betrouwbaarheid en beveiliging (autorisatie, dataveiligheid). 11. Bepaal hoe kritisch uw toepassingen zijn (moeten ze 24/7 beschikbaar zijn?) en richt uw beheerorganisatie hier op in. 12. Evalueer periodiek en leer met alle betrokken partijen en stel vervolgens bij. Daarbij is er niet zoiets als een ‘eindpunt’: domotica en eHealth zijn instrumenten die geschikt zijn totdat er nieuwe behoeften ontstaan en/of er iets beters op de markt komt. 9

5. Aandachtspunten per fase In dit hoofdstuk worden de fasen proeftuin, pilot en uitrol uit het vorige hoofdstuk (zie succesfactor 6) verder uitgewerkt. Bij elke fase zullen aandachtspunten worden benoemd, zoals deze in de gesprekken met ervaringsdeskundigen naar voren kwamen. Waar mogelijk zijn deze voorzien van praktijkvoorbeelden (naam, instelling zijn tussen haakjes vermeld; als hierbij het soort instelling niet vermeld staat, betreft het een zorginstelling).

A. Voorbereiding Het is van belang om voorafgaand aan een domotica en eHealth traject of programma ervoor te zorgen dat de organisatie in de startblokken staat.

Voorbereiding

De proeftuin-fase, waarin medewerkers en cliënten leren over domotica en eHealth. Tevens wordt bepaald welke vormen het meest bijdragen aan de dienstverlening.



• Ken uw medewerkers en cliënten, ook op dit gebied Zorg ervoor dat u weet in welke delen van de organisatie (teams, medewerkers, cliënten) men graag met het onderwerp aan de slag wil. Bedenk daarbij dat indivi duen heel verschillend tegenover het idee kunnen staan en met name medewerkers heel kritisch kunnen zijn . ○ Voer een onderzoek uit onder personeel en cliënten: wat is hun houding jegens domotica en eHealth, wat zien ze als voordelen, wat zien ze als bedreigingen (De Noorderbrug). Selecteer op basis van dit onderzoek een afdeling waar medewerkers en cliënten ermee aan de slag willen en het liefst ook personen zijn die al enige kennis c.q. affiniteit met techniek hebben. ○ Laat als raad van bestuur weten dat dit een onomkeerbaar proces is en dat het niet onderhandelbaar is dat er in de toekomst domotica en eHealth zullen worden ingevoerd (De Noorderbrug).

• Baken af op basis van visie op dienstverlening Baken het onderwerp voldoende af om er gericht mee aan de slag te kunnen gaan. Vooraf dient helder te zijn welke diensten u als organisatie wilt leveren. Waar kunnen domotica en eHealth een bijdrage leveren? ○ Vraag aan raad van bestuur, personeel en cliënten om met wensen te komen. Maak hiervan voor elke partij een top 5 en kijk welke gebieden dit bestrijkt (Philadelphia). ○ Maak een overzicht van alle activiteiten van een 24 uurscyclus (verpleeghuis). Leg dit naast een overzicht met een beschrijving van alle relevante soorten domotica en eHealth. Laat professionals uit het werkveld bepalen wat mogelijke kansrijke toepassingen zijn (Cordaan).

10

N.B. Dit kan globaal plaatsvinden, maar ook meer gedetailleerd, dan past het beter in de volgende fase. ○ Als domotica en eHealth helemaal nieuw zijn in de organisatie, richt u dan eerst op een relatief eenvoudig te behalen succes. Dit zijn met name systemen die zonder afstemming met andere organisaties kunnen worden ingevoerd en waarvan het nut door zorgprofessional en cliënt direct herkend wordt, zoals een medicijndispenser en beeldbellen (Thebe).

• Stel iemand met de juiste competenties aan als programmamanager Stel iemand aan die in uw organisatie verantwoordelijk wordt voor de invoer van domotica en eHealth (hierna te noemen: de programmamanager) en die verstand heeft van uw zorg (de organisatie), domotica en eHealth en projectmanagement. Iemand waar u vertrouwen in heeft en die enthousiasmerend kan communiceren met zowel raad van bestuur als werkvloer (zorgmedewerkers). In veel organisaties zal iemand met een dergelijk profiel niet aanwezig zijn, overweeg dan om zo iemand voor bepaalde tijd in dienst te nemen of om een medewerker (liefst afkomstig uit de zorg) de mogelijkheid te geven zich in een dergelijke rol te ontwikkelen. Daarbij kunt u eventueel de verschillende benodigde competenties over meerdere personen verdelen (maar houd dit aantal zo beperkt mogelijk). ○ Stel een programmamanager innovatie aan die, na eerst het vertrouwen van de raad van bestuur te hebben verdiend, in hoge mate de vrije hand gekregen heeft. Als projecten als pilot succesvol zijn worden ze overgedragen aan een projectleider van de staande organisatie die ze verder uitrolt (Thebe). ○ Binnen een organisatie waar heel beperkt expertise beschikbaar was, is men begonnen met het identificeren van problemen van de organisatie waar dienstverlening op basis van domotica en eHealth mogelijk een oplossing voor zou kunnen zijn. Men heeft zich met name gericht op kleine stappen (implementaties bij groepen van beperkte omvang) en aangesloten bij initiatieven van andere zorgaanbieders om zo risico’s te beperken en ervaring op te doen (Land van Horne).

• Communiceer gestructureerd met de programmamanager Geef de programmamanager een (liefst breed geformuleerde) opdracht en vraag hem of haar een globaal plan te maken dat qua fasering en beslispunten voldoende gedetailleerd is zodat u er op kunt sturen. Laat de programmamanager tevens aangeven wat hij globaal aan mensen en middelen nodig heeft. Zorg voor een heldere route en tijdspad van de besluitvorming. ○ Een spanningsveld hierbij is dat gaandeweg het programma van karakter zal veranderen: waar het in het begin van belang is om medewerkers en cliënten te interesseren, te betrekken en te enthousiasmeren, daar is het later van belang dat ook gestuurd wordt op het realiseren van besparingen en het implementeren van een door iedereen gebruikte werkwijze. Als er in een te vroege fase teveel druk is dan zal er niet worden geëxperimenteerd, als er in latere fases te weinig focus is op resultaat dan zal het weinig opleveren vanwege te grote vrijblijvendheid (benoemd door diverse partijen).

11

B. Proeftuin

Voorbereiding




In deze fase leren medewerkers en cliënten van uw organisatie binnen de kaders van de overeengekomen opdracht de toepassingen van domotica en eHealth kennen en wordt bepaald welke vormen met name relevant zijn voor uw organisatie.

• Kies een deel van de organisatie voor de proeftuin maar vergeet de rest van de organisatie niet In veel gevallen wordt gekozen voor een of meer geselecteerde onderdelen van de organisatie (en niet de hele organisatie) en bepaalde groepen cliënten (die hiervoor benaderd worden) om de proeftuin plaats te laten vinden. Als er een keuze wordt gemaakt om de proeftuin binnen een deel van de organisatie plaats te laten vinden is het wel van belang ook de rest van de organisatie aangehaakt te houden, omdat er onjuiste beelden kunnen ontstaan. ○ Informeer en betrek ook de rest van de organisatie tijdens alle fases via het intranet, Yammer (een soort intern Twitter), en door het organiseren van bijeenkomsten waarin resultaten worden gedeeld. Vertel niet alleen wat er goed gaat maar ook wat er slecht gaat (anders gelooft men het niet). Bij de betreffende organisatie was de stemming onder medewerkers over domotica en eHealth positief en waren er geen problemen bij de uitrol (Philadelphia).

• Betrek cliënten en medewerkers door te prikkelen Neem als programmamanager initiatief en prikkel, anders is de kans groot dat er weinig gebeurt. Van belang is dat men een reëel beeld krijgt wat domotica en eHealth kunnen bete- kenen in het werk, zodat bij de betrokken medewerkers en cliënten binnen de proeftuin ideeën ontstaan. ○ Voer bedrijfsbezoeken uit bij partijen die enthousiast zijn, dit werkt aanstekelijk. Laat, als mogelijk, medewerkers en cliënten zo realistisch mogelijk ervaren hoe toepassing in de praktijk eruit ziet. Dit kan ook met een proefopstelling in de eigen organisatie (diverse partijen). ○ Laat een groep studenten (mix van zorg en ICT) een werkstage uitvoeren waarbij ze op basis van interviews met medewerkers en cliënten gaan ‘prototypen’ welke toepassingen voor beide partijen een verbetering zouden zijn. Op basis hiervan kan een specificatie worden gemaakt waarna op de markt naar een product gezocht wordt dat aan de specificaties voldoet (Vivium tezamen met HBO opleidingsinstituut Hogeschool Inholland). ○ Op jaarlijkse ‘medewerkersdag’ waren er proefopstellingen van domotica en eHealth, waar medewerkers zelf mee aan de slag konden (Hartekamp Groep). ○ Ga naar een leverancier die verschillende vormen van domotica en eHealth kan demonstreren op een wijze die aansluit bij de werksituatie (Leverancier Zibber.me biedt dit bijvoorbeeld aan in Maarssen).

12

• Betrek cliënten en medewerkers door mee te laten denken Ga in gesprek met medewerkers over wat domotica en eHealth kan bijdragen in de organisatie, vraag ze mee te denken en beloon initiatief. Betrek cliënten die het aanspreekt en laat ze meedenken, spreek ze daarbij aan op wat ze kunnen. Betrek cliënten als partner: dit betreft niet alleen de technologie maar ook de werkwijze (samenwerking met zorg verlener, aanpassen levensstijl). Dit is met name bij chronische ziekten waarbij veel gevraagd wordt (leefstijl aanpassen, zelfmanagement, kennis hebben van ziekte, op tijd zorgverlener inseinen) van belang. ○ In 2010 is een innovatiewedstrijd gehouden voor cliënten en medewerkers, met de belofte om het winnende idee uit te voeren. Er werden heel veel en zeer uiteenlopende ideeën ingediend. Een jury met daarin ook werknemers en cliënten heeft gekozen voor Beeldschermcommunicatie (een idee afkomstig van een cliënt) en dat is men gaan realiseren (De Noorderbrug). ○ Let erop dat toepassingen een ‘persoonlijk voordeel’ hebben voor medewerkers en cliënten (efficiënter werken, funfactor, noodzakelijk bij uitvoeren werk etc.) (Benoemd door diverse partijen).

• Benadruk dat domotica en eHealth gewone hulpmiddelen zijn Voorkom dat domotica en eHealth als heel technisch en complex worden neergezet: het zijn hulpmiddelen die bruikbaar moeten zijn in het werk dat gedaan moet worden. Maak de vergelijking met de smartphone en de tablet die veel medewerkers al hebben. En overweeg naast gespecialiseerde software ook de standaard software die al beschikbaar is: zo zijn aan een ambulant team van Parnassia in Den Haag smartphones verstrekt waarmee men kan melden als men weer thuis is (veiligheid) en een chatomgeving waarin om assistentie gevraagd kan worden (standaard software). Ook op het gebied van serious gaming blijken ‘gewone’ games nuttige effecten te hebben (Wii - Big Brain Academy scoorde bij vroeg dementerenden in een onderzoek beter dan een specifiek voor die groep ontwikkeld pakket).

• Selecteer kansrijke initiatieven op basis van visie op gewenste dienstverlening Selecteer uit de initiatieven vervolgens de kansrijke. De wijze waarop dit gebeurt hangt af van de criteria die gesteld worden en die voortvloeien uit de visie op de toekomstige dienstverlening van de organisatie (wilt u bijvoorbeeld doelmatiger werken of juist de dienstverlening verbreden of verbeteren?). ○ Begin bij voorkeur met toepassingen die u met relatief weinig inspanning en kennis eenvoudig succesvol kunt invoeren. Uit ervaring blijkt dat de volgende factoren daar bij een rol spelen: • Relatief weinig partijen met een verschillend belang betrokken. • Toepassingen die: ■ voor zowel de cliënt als medewerker direct herkenbaar zijn als nuttig (of tijdbesparend); ■ hun nut elders al bewezen hebben (ga op bezoek om dit te toetsen!); ■ snel geïmplementeerd kunnen worden en dan direct toegevoegde waarde hebben.

13

Voorbeelden van dergelijke toepassingen: • Medicijndispenser, waardoor een medewerker niet meer langs hoeft om medicijnen te verstrekken. Het apparaat bevat door de apotheker gedoseerde medicijnen die het op het juiste moment verstrekt, waarbij het eerst een signaal geeft. Als de medicijnen niet worden genomen wordt de alarmcentrale geïnformeerd (Thebe). • Beeldbellen voor mantelzorger/ cliënt aanbieden als aparte (door cliënt te betalen) dienst. Door het frequentere beeldcontact tussen mantelzorger en cliënt zal deze minder een beroep doen op de zorg en is de mantelzorger ‘geruster’ over de situatie van de cliënt. Door gebruik te maken van eenvoudige technologie zijn de kosten laag, veranderingen in de eigen organisatie zijn nauwelijks nodig terwijl toch ervaring wordt opgedaan met beeldbellen (ZZG, project in pilotfase). ○ Het opstellen van criteria wil nog wel eens ontaarden in een onhanteerbaar lange lijst. Stel daarom prioriteiten, bijvoorbeeld door iedereen die betrokken is bij het opstellen 10 punten te geven die hij/ zij mag verdelen, laat dit eventueel nog beargumenteren waarna mensen hun keuze nog mogen herzien. Trek daarna bij een bepaald aantal punten de streep. N.B. Let er hierbij wel op dat alle relevante perspectieven (zoals cliënt, medewerker, organisatie, financieel, ICT) worden meegenomen. ○ Over de vraag of – voordat er aan een pilot begonnen wordt – ook een business case gemaakt moet worden, om zo te weten of de pilot naar verwachting de gewenste resultaten zal opleveren, verschillen de meningen. Er zijn partijen die dit noodzakelijk vinden omdat anders niet duidelijk is wat de bijdrage aan de dienstverlening is, zonder positieve business case wordt geen pilot gestart (Thebe). Er zijn ook partijen die zeggen dat dit niet werkt omdat door de toepassing van domotica en eHealth de organisatie verandert en de klantwensen veranderen, waardoor een business case niet te maken valt (Sensire). ○ Aan het einde van deze fase zal wellicht al voorzichtig het onderwerp ‘kostenbesparing’ aan de orde komen. Een wijze om dit te verwoorden is dat het noodzakelijk is om bij de huidige bezuinigingen daar tijd te besparen waar dit bij de klant niets toevoegt (zoals reistijd) zodat de activiteiten die wel essentieel zijn niet met teveel haast hoeven te worden uitgevoerd (uitspraak wijkverpleegkundige van Sensire).

• Maak onderscheid tussen infrastructuur en toepassingen Een belangrijk onderscheid om te maken is tussen infrastructuur en de toepassingen die daar op ‘draaien’: het zijn de toepassingen die uiteindelijk nuttig zijn voor cliënt, medewerker en organisatie, maar de infrastructuur is noodzakelijk om het mogelijk te maken. Het is aan te raden om een infrastructuur aan te schaffen die ‘open’ is, zodat er toepassingen van meerdere leveranciers op kunnen draaien. Als men hiervoor volledig afhankelijk is van de leverancier, wat kan leiden tot te hoge prijzen en kwaliteit die niet aansluit bij de wensen (omdat men niet kan kiezen voor een andere leverancier). ○ Het is zeer de moeite waard om te kiezen voor een infrastructuur waarop men zelf op eenvoudige wijze toepassingen kan ontwikkelen, zodat medewerkers samen met cliënten de toepassing op maat kunnen (laten) maken (Leverancier Zibber.me). ○ Een fusieorganisatie had een groot aantal verschillende domotica (o.a. alarmeringssystemen) geërfd, die alle enige jaren geleden aan het einde van hun levensloop waren. Er is toen gekozen voor één infrastructuur voor intramurale zorg, waarbij gekozen is voor technologie die ‘standaard’ is en waarvan de verwachting is dat deze nog lang niet aan het einde van haar levensloop is (IP, netbox). De netbox kan bij iedere bewoner voorzien worden van de gewenste toepassingen. N.B. Extramuraal is problematischer omdat de beschikbaarheid van internet over externe lijnen niet gegarandeerd is. Wel mogelijk is om diensten die niet tijd-kritisch zijn (zoals beeldbellen) aan te bieden, maar voor bijvoorbeeld alarmering kan dan niet van deze infrastructuur gebruik worden gemaakt of alleen tegen hoge kosten (ViVa! Zorggroep).

14

• Denk voordat u tot een pilot besluit aan de mogelijkheden om te kunnen koppelen aan bestaande systemen, …. Veel eHealth toepassingen (zoals portals) maken gebruik van data die in een EPD of ECD worden ingevoerd: de mogelijkheid tot koppelingen, zoals de aansluiting van een portal op het EPD/ ECD zijn daarom al in een vroege fase een belangrijk aandachtspunt. ○ Patiënten portal is aangeschaft als integraal onderdeel van het EPD (Spaarne Ziekenhuis).

• … gewenste mogelijkheden tot aanpassing en uitbreiding… Ook is het verstandig om al vroeg in het traject rekening te houden met de aanwezigheid van gewenste mogelijkheden om in een latere fase toepassingen aan te passen of uit te breiden (leveranciers die die mogelijkheid niet bieden kunnen beter in een vroeg stadium afvallen). ○ Gekozen is voor een systeem dat mogelijkheden bood die men verwacht in de toekomst ook te gaan gebruiken zodat dit niet tot extra investeringen zou leiden. Daarbij werd ook op de koppelbaarheid aan andere systemen (zoals ECD) gelet (Hartekamp Groep).

• … beveiliging… Een vergelijkbaar onderwerp is beveiliging (dataveiligheid van infrastructuur en toegangsbeveiliging ): erg technisch, maar hier dient al in een vroege fase over te worden nagedacht. Als het niet of in onvoldoende mate aanwezig is, dan kan het in een latere fase een ‘showstopper’ zijn. Beveiliging is een ‘oud’ onderwerp bij ICT, maar door de technieken die worden toegepast bij domotica en eHealth (vaak draadloos, extern internet) toch een uitdaging en vaak duur.

• … en gewenste mate van betrouwbaarheid. Onderzoek of de technologie wat betreft de door u gewenste toepassing in uw segment al voldoende ‘rijp’ is. Als dit niet het geval is hebben verdere stappen op dit moment wellicht weinig zin. ○ EHealth technieken ter vervanging van direct toezicht bij mensen met een epilepsieaandoening, waar zorg op korte afstand van levensbelang is, zijn voorlopig als te risicovol beoordeeld (SEIN). Aan het einde van deze fase hebben zowel de raad van bestuur als medewerkers en cliënten een scherper beeld van wat domotica en eHealth voor mogelijkheden kan bieden en zijn deze beelden onderling uitgewisseld. Er zijn een aantal toepassingen die dusdanig kansrijk lijken dat het de moeite waard is daarmee een pilot te doen.

15

C. Pilot

Voorbereiding




In deze fase wordt bepaald of een bepaalde vorm van domotica en eHealth (hierna te noemen: de applicatie) wel of niet wordt ingevoerd in uw organisatie. Hiervoor wordt in een deel van uw organisatie een test uitgevoerd om te bepalen (meten) of de benodigde investering in de applicatie wordt gerecht-vaardigd door de resultaten (dit kan zijn: verhoogde efficiency, betere kwaliteit van zorg, etc.), die u kunt vastleggen in de vorm van een business case (zie hoofdstuk 7 voor meer informatie over business cases).

• Opstellen business case: betrek relevante partijen in een vroeg stadium en stel gezamenlijk een meetplan op Betrek partijen die voordeel hebben bij invoer van de applicatie (zoals zorgverzekering, gemeente, mantelzorger, etc.) vooraf bij het opstellen van de business case. Stel een meetplan1 op voor de business case en bespreek gezamenlijk bij welke resultaten deze bereid zijn een bijdrage te leveren. Laat de andere partijen bij voorkeur ook participeren in de pilot en het vaststellen van de werkwijze mede bepalen zodat die voor alle partijen geaccepteerd en vertrouwd wordt. Voer de overeengekomen metingen uit het meetplan niet alleen uit ná invoer van de pilot maar ook in de huidige situatie voordat de pilot wordt uitgevoerd. U kunt dan later de situatie achteraf vergelijken (de ervaring leert dat het meten in de huidige situatie – de 0-meting - vaak wordt vergeten).

• Kies een deel van de organisatie (cliënten en medewerkers) voor de pilot maar vergeet de rest van de organisatie niet Kies een afdeling waar men enthousiast is, maar vergeet de rest van de organisatie niet omdat deze anders teveel informatie-achterstand oploopt. Betrek naast cliënten en zorg medewerkers ook de ondersteunende afdelingen (zoals P&O en Financiën) en beoordeel al in een vroege fase wat de invloed op hun werk zal zijn (medewerkers van Osira Amstelring en Philadelphia gaven aan dat het in een late fase betrekken van ondersteunende diensten tot vertraging leidde). Het vroegtijdig betrekken van ICT kan enorm helpen om succes ervaringen te realiseren, maar een aantal organisaties geeft ook aan dat ICT stevig op de rem kan gaan staan, omdat ze vaak beheersmatig in plaats van vernieuwend zijn ingesteld. ○ Betrekken cliënten: voer een onderzoek uit onder cliënten hoe ze staan tegenover de applicatie en neem de resultaten mee bij de pilot (De Noorderbrug). Bij meerdere instellingen waaronder De Noorderbrug was de ervaring dat cliënten minder moeite hadden met domotica en eHealth dan medewerkers. Veel vragen hadden betrekking op privacy en de gevolgen voor de zorg (‘komt er nog wel iemand langs?’). ○ Betrekken cliënten: om cliënten voor een pilot met beeldbellen te werven is een advertentie geplaatst in een regionale krant waar cliënten werd gevraagd samen met de zorginstelling ‘te gaan ontdekken’. De cliënten kregen (ter beschikking gesteld) hiervoor een iPad met een speciaal voor de doelgroep (ouderen) ontwikkelde applicatie voor veilig beeldbellen (ViVa! Zorggroep). ○ Betrekken medewerkers zorg: heel belangrijk is dat zorgmedewerkers zelf kunnen ervaren hoe hun werk er na invoering van de applicatie uitziet. Maak een proefopstelling waar mensen dit kunnen uitproberen (De Noorderbrug). 1

In het meetplan is aangegeven op welke momenten men wat gaat meten om zo te toetsen of de applicatie voldoet aan de eisen die in de business case gesteld zijn.

16

○ Betrekken cliënten: bij pilot blended care (waarbij gebruik gemaakt wordt van beeldbellen en ‘samen keuzes maken’, een webapplicatie) bij zes FACT teams (vier volwassenen, twee ouderen) ondersteunen ervaringsdeskundigen (ex-patiënten) de patiënten bij het in gebruik nemen. Deze ervaringsdeskundigen zijn ook betrokken bij de ontwikkeling die zal plaats vinden voor verdere uitrol (GGZ InGeest). ○ Betrekken medewerkers zorg: stimuleer dat zorgmedewerkers zelf erover vertellen aan hun collega’s, ruim in hun overleg tijd hiervoor in (Philadelphia). ○ Betrekken ondersteunende diensten: houd een bijeenkomst waar genodigden (zorg en ondersteunende diensten) mogen associëren over gevolgen van de applicatie, combineer vervolgens deze associaties zodat de reikwijdte van de gevolgen voor de aanwezigen zichtbaar wordt. Gebruik deze als basis voor een overzicht met te bespreken (mogelijke) actiepunten die tijdig uitgezet moeten worden (De Noorderbrug).

• Begin vroeg met ‘interne marketing’, zoek daarbij de medewerkers op ○ Voorafgaand aan invoering patiënten portal: aanschuiven bij medische staflunches, ruwe versie laten valideren (testen, aanvullen) door afdelingshoofden en doktersassistenten, presentaties ‘voor iedereen’ in auditorium, demonstraties in personeelsrestaurant, collega’s uitgenodigd in een testomgeving in te loggen om te oefenen (Spaarne Ziekenhuis).

• De beste persoon om een zorgmedewerker mee te krijgen is een enthousiaste cliënt … ○ Betrekken cliënten en medewerkers: interview een van uw cliënten over de gevolgen van domotica en eHealth voor zijn of haar leven en laat het plaatsen in een blad dat uw medewerkers lezen: een enthousiaste cliënt is een belangrijke troef in het meekrijgen van uw medewerkers (Thebe).

• … of een andere zorgmedewerker die enthousiast is over het onderwerp… ○ Ondanks zeer drukke agenda’s zijn zes medisch specialisten opgenomen in de projectgroep. Discussies over bijvoorbeeld het vrijgeven van uitslagen werden geleid door een medisch specialist als voorzitter (Spaarne Ziekenhuis). ○ Bij pilot blended care, een webapplicatie beeldbellen en ‘samen keuzes maken’, zijn zes FACT teams samengesteld uit vier volwassenen en twee ouderen. Projectleiders zijn verpleegkundigen, die zich hebben aangemeld. Zij betrekken actief het afdelingshoofd hierbij (creëer betrokkenheid) (GGZ InGeest).

• … maar kies voor je pilot geen afdeling met alleen maar ‘enthousiastelingen’: neem een mix van enthousiast en kritisch. ○ Positieve ervaring met pilots bij afdelingen met zowel enthousiaste als kritische leden: de laatsten zorgden ervoor dat het resultaat meer ‘af’ was en bruikbaar voor andere afdelingen (Spaarne Ziekenhuis, Hartekamp Groep).

17

• ‘Ja, tenzij’ of ‘nee, mits’? Bedenk vooraf hoe u wilt omgaan met cliënten die niet willen meedoen. Is het ‘ja, tenzij’ (iedereen doet mee, behalve degenen die dat echt niet willen of kunnen) of ‘nee, mits’ (men doet alleen mee als men dit heeft aangegeven)? N.B. De mate waarin cliënten ‘meedoen’ kan grote consequenties hebben voor uw business case.

• Zoek de juiste leverancier Zoek bij voorkeur een leverancier die betrouwbaar is en wiens product bewezen is (vraag in samenwerking met uw ICT en inkoopafdeling om referenties en controleer deze zonder dat de leverancier aanwezig is, leg bij voorkeur een bezoek af) en die begrijpt dat uw organisatie nu en in de toekomst op een betrouwbare wijze een bepaalde dienst wil leveren (en ga niet in zee met leveranciers die alleen maar een product verkopen). Selecteer bij voorkeur een leverancier die ervaring heeft met implementatie van de applicatie bij met uw organisatie vergelijkbare organisaties. Verdiep u in de kostenstructuur van het aan te schaffen product, omdat dit van invloed zal zijn op de business case in geval van uitrol. Zijn alle kosten meegenomen (denk aan onderhoud, beheer, upgrade naar nieuwe versies, kosten uitbreidingen en aanpassingen in een latere fase, welke gevolgen heeft faillissement leverancier voor uw dienstverlening)? ○ Voor een specifieke toepassing (private GSM) is op basis van aangegeven specifieke casuïstiek de leverancier gevraagd te laten zien in een pilot van 3 weken (waarbij de leverancier de helft van de huurkosten voor zijn rekening nam) of de gewenste dienst met de betreffende apparatuur geleverd kon worden. Op basis hiervan is het product niet aangeschaft (Hartekamp Groep). ○ Ervaring EPIC (leverancier) met implementeren patiënten portals was een grote steun. Een sleutelfactor was het zeer vroegtijdig betrekken van de artsen (Spaarne Ziekenhuis). ○ Een grote leverancier kent een kostenstructuur waarbij een afnemer ‘home units’ huurt voor een relatief beperkt bedrag voor een aantal jaar. Deze home units kunnen worden voorzien van applicaties die afgestemd zijn op de zorgzwaarte (ZZP) van de cliënt, en deze kunnen ook weer worden afgesloten. Gevolg hiervan is dat de uitgaven voor deze applicaties de inkomsten ‘volgen’ (in het algemeen zal gelden: hoe hoger het ZZP-tarief, hoe meer applicaties er mogelijk zijn gezien de kostendekking). Op deze wijze wordt het risico van hoge uitgaven waar geen inkomsten tegenover staan gereduceerd (Tunstall).

• Creëer een standaard Omdat de toepassing na de pilot zal worden opgeschaald is het van belang dat de opzet van de pilot volgens een bepaalde ‘standaard’ verloopt. Zonder ‘bouwtekening’ kan het lastig zijn om dezelfde toepassing/ opstelling elders weer toe te passen, zeker als er verschillen zijn met de pilotomgeving. Daarbij is deze ook nodig bij het opstellen van een business case, om de benodigde kosten te schatten. ○ Bij het ontwerp van een portal is gekozen voor een modulaire opzet, zodat iedere afdeling kan kiezen wat ze wil. Hiermee wordt voorkomen dat iedere keer het wiel wordt uitgevonden (UMCU).

18

• Bereid voor dat de applicatie moet worden geïntegreerd in uw werkprocessen Als er geen aandacht is voor deze integratie (ook in de pilot) zal de applicatie worden gezien als extra, waarbij oude werkroutines in stand blijven en de uiteindelijke kosten dus hoger zijn. Hierbij is het van belang dat zowel medewerker en cliënt eerst de applicatie vertrouwen, en pas als dit het geval is afspraken maken over bijvoorbeeld minder vaak langskomen (omdat een deel van de zorg via het beeldscherm verloopt). ○ Medewerkers kregen elk een iPad en mochten vijf cliënten selecteren waarmee ze via de iPad gingen communiceren (beeldbellen). De ervaring leerde dat cliënten het pas gebruikten als ze merkten dat het werkte (‘ik krijg echt iemand op het scherm’). Pas toen dat vertrouwen er was werden er afspraken gemaakt over minder langskomen. Cliënten vonden het over het algemeen prettig want nu werd hun leven niet meer ‘geregeerd’ door die vier keer per dag dat iemand langskwam (men druppelt bijvoorbeeld nu zelf de ogen, met toezicht via de iPad). Daarbij kan de cliënt nu ook contact opnemen als het hem uitkomt, zonder afspraak vooraf (Sensire). ○ Scherm op recept in plaats van bed op recept’: beeldbellen met cliënten na een (milde) crisis zal opname deels vervangen (GGZ InGeest).

• Test met name beveiliging en betrouwbaarheid grondig Test de applicatie grondig op aspecten als (toegangs)beveiliging/ privacy (kan misbruik gemaakt worden van gegevens?) en betrouwbaarheid, voor verdere uitrol. Met name een gebrekkige betrouwbaarheid ondermijnt het vertrouwen van de medewerker en de cliënt en zal er snel toe leiden dat het werk op de ‘oude’ wijze gedaan blijft worden. Een andere reden voor het vroegtijdig meenemen van deze onderwerpen is dat het tot significante extra kosten kan leiden die meegenomen moeten worden in de business case. ○ Neem hierbij de wijze waarop de cliënt gebruik maakt van de applicatie expliciet mee. Zo kwam men er bij het ROSETTA- project achter dat demente ouderen zuinig willen zijn met energie en daarom – als op een apparaat geen ‘uit’-knop zit – ze de stekker eruit trekken waardoor het apparaat niet meer functioneerde. Dit betekende dat voor een ander ontwerp moest worden gekozen waarbij deze kans zo klein mogelijk gemaakt werd (TNO). ○ Patiënten portal is in een heel vroeg stadium getest door medewerkers (uit heel verschillende delen van de organisatie) die ook patiënt zijn (waarbij ze thuis inlogden). Daarna is de patiënten adviesraad officieel uitgenodigd, die zo positief was dat de leden van de raad hebben geacteerd in een demo-filmpje voor MijnSpaarne (Spaarne Ziekenhuis).

• Keuze: uw apparatuur of (ook) die van de cliënt? Bepaal vooraf of u wilt dat de applicatie geïnstalleerd wordt op mogelijke eigen computerapparatuur van de cliënt of dat u hem een ‘eigen’ apparaat verstrekt. In geval van installatie op eigen apparatuur van de cliënt kan dit allerlei onverwachte technische problemen geven (software die niet samengaat en daardoor betrouwbaarheids- en privacyproblemen, etc. geeft). Dergelijke problemen heeft u niet als u de applicatie verstrekt op een ‘eigen’ apparaat waar de cliënt niet zelf applicaties aan kan toevoegen of wijzigen. ○ Besteed de installatie uit aan een extern bedrijf dat garandeert dat de applicatie zal functioneren op privé-apparatuur van cliënten (De Noorderbrug).

19

• Wet en regelgeving, vergoedingen Bij het opnemen van de kosten van aanschaf van de apparatuur is het aan te raden om vooraf te bepalen wat de status is van regelgeving. Omdat deze nogal aan verandering onderhevig is, is deze hier niet in opgenomen, wel een paar voorbeelden die ten tijde van het schrijven van deze handreiking spelen: ○ Een iPad kan alleen onder bepaalde voorwaarden belastingvrij aan een medewerker ter beschikking worden gesteld: van belang is dat zakelijk gebruik aannemelijk kan worden gemaakt. Na een rechtszaak tussen een werkgever en de belastingdienst heeft de rechter (Haarlem, 30 november 2012) vastgesteld dat een iPad als computer moet worden beschouwd (waarbij 90% zakelijk gebruik moet kunnen worden aangetoond) in plaats van communicatieapparatuur waarbij slechts 10% zakelijk gebruik moet worden aangetoond). ○ In bepaalde gevallen kent de NZa vergoedingen t.b.v. de aanschaf van domotica en eHealth (zie NZa beleidsregel CA-300-556 t.b.v. zorginfrastructuur) of een prestatievergoeding t.b.v. de toepassing van domotica of eHealth in het zorgproces toe. Vragen hierover kunnen gesteld worden bij de NZa (prestatievragen) of het CVZ (pakketvragen). Een loket is: www.zorgvoorinnoveren.nl (onder het tabje ‘proces’ is bij stap 5 aangegeven hoe zorginnovaties kunnen worden opgenomen in AWBZ- of ZVW-vergoedingen).

• Wees voorzichtig om applicaties te combineren die aan verschillende normen moeten voldoen Het geheel moet namelijk aan de hoogste norm voldoen. ○ Als brandalarmering integraal onderdeel wordt van een alarmeringssysteem, dan moet het geheel aan de hoge eisen die aan een dergelijk systeem worden gesteld voldoen (NEN2575). In dit geval is er gekozen om de oude analoge lijnen en brandmelders in gebruik te houden, waarmee voldaan wordt aan de eisen. Tevens is het oude systeem gekoppeld aan het nieuwe alarmeringssysteem. Deze oplossing was veel goedkoper dan het integraal opnemen in het nieuwe alarmeringssysteem (ViVa! Zorggroep).

• Bepaal hoe kritisch uw toepassingen zijn en richt uw beheerorganisatie hier op in Het is belangrijk onderscheid te maken tussen ‘kritische’ toepassingen (moeten altijd 24 uur per dag, 7 dagen per week werken) en minder kritische toepassingen. Een voorbeeld van een kritische toepassing is alarmering: als dit niet werkt leidt dit tot ernstige risico’s. De toepassingen die kritisch zijn moeten zo zijn opgezet dat hun werking voldoet aan de gestelde eisen van betrouwbaarheid, door toepassing van redundantie, uitwijklocaties, periodiek testen, etc. Dit brengt uiteraard kosten met zich mee, die voor minder kritische toepassingen niet nodig zijn. Tevens zal een beheerorganisatie moeten worden ingericht die de werking van de systemen monitort, storingen verhelpt, wijzigingen uitvoert, etc. De omvang van deze beheerorganisatie hangt mede af van hoe kritisch de toepassingen zijn die beheerd worden.

Resultaat van deze fase is een business case op basis waarvan u en andere belanghebbende partijen beslissen over verdere uitrol. 20

D. Uitrol

Voorbereiding




In deze fase heeft u naar aanleiding van de pilot en de evaluatie (op basis van de business case) besloten dat de applicatie uitgerold gaat worden binnen de relevante afdelingen van uw organisatie. In deze fase komen al uw inspanningen uit voorgaande fases bijeen en deze bepalen voor een belangrijk deel hoe ‘moeilijk’ de uitrol zal worden:

• Heb aandacht voor uw medewerkers en cliënten, nu het spannend wordt Voor de betrokken medewerkers wordt het nu ‘menens’. Het is nu onontkoombaar dat ze met de applicatie gaan werken, ook de medewerkers en cliënten die niet bij de pilot betrokken waren. Van belang is dat er ruimte is voor hun zorgen en dat ze worden geënthousiasmeerd. Besteed tijd en geld aan training en geef ruimte om te leren omgaan met de applicatie. Bedenk hierbij dat zowel medewerkers als cliënten onderling verschillen, ook in de snelheid waarmee ze de verandering zullen omarmen. ○ Luister naar bezwaren en problemen, bagatelliseer het niet. Met name bij het personeel kan het veel angsten oproepen (bij een project beeldbellen ontstond bijvoorbeeld het gerucht dat men straks allemaal in een callcenter zou werken). Laat het zien en ervaren in een proefopstelling waarbij zichtbaar wordt gemaakt wat de invloed is op het werk. Besteed bij training ook aandacht aan ‘wat betekent het voor je werk?’(De Noorderbrug). ○ Maak bij training gebruik van praktijksituaties (liefst bij cliënten thuis waar het – bijvoorbeeld in de pilot – al geïmplementeerd is), selecteer een medewerker die deze training volgt, deze legt het uit aan collega’s (Thebe). N.B. Ditzelfde principe kunt u ook toepassen bij cliënten i.p.v. medewerkers. ○ Maak expliciet wat de voordelen zijn voor zowel cliënt als medewerker, zoals bij portal UMCU, om hen zo te verleiden met de applicatie te gaan werken: • cliënten: op zelf gekozen moment vragenlijsten invullen, betere bereikbaarheid poli (e-poli) (UMCU); • medewerkers: minder tijdsdruk (door vooraf door de cliënt ingevulde vragenlijsten, die niet meer hoeven te worden ingevoerd, afname aantal vervolgconsulten) (UMCU).

• Integratie in werkprocessen Zorg ervoor dat het gebruik van de applicatie na een gewenningsperiode volledig geïntegreerd is in de werkprocessen (zie ‘pilot fase’). Zorg ervoor dat er enerzijds tijd wordt gegeven aan medewerker en cliënt om vertrouwen op te bouwen, houd anderzijds de vinger aan de pols om te zien of dit daadwerkelijk gebeurt. N.B. Centraal staat de door de cliënt ervaren zorg, waarvan domotica en eHealth een onderdeel kunnen vormen als deze de beleving van de klant van de dienstverlening verbeteren (of - als doelmatigheid het doel is - niet verslechteren).

21

○ Ken uw doelgroep en wat voor hen belangrijk is bij gebruik. Begeleid patiënt bij eerste kennismaking (in dit geval een portal): persoonlijke uitleg, samen eerste keer inloggen. Monitor het gebruik en stuur waar nodig bij. Let op wisseling van artsen, dan is er vaak een afname doordat de nieuwe arts onvoldoende met het portal bekend is (UMCU). N.B. Bij afdeling psychiatrie durfden patiënten thuis te blijven i.p.v. opgenomen te worden vanwege online beschikbaarheid (UMCU). ○ Therapietrouw van cliënten via internet is hoger (UMCU, Arkin).

• Maak toegangsbeveiliging niet onnodig frustrerend voor medewerkers Toegangsbeveiliging kan door medewerkers als erg onhandig worden ervaren als er op meerdere lagen of modules steeds opnieuw moet worden ingelogd. ○ Een advies is om de toegangsbeveiliging op één laag te leggen, en dan bij voorkeur op het niveau van de (web)applicatie. Ideaal is een ‘single sign on’ waarbij een medewerker door één keer in te loggen direct toegang heeft tot al zijn applicaties (Zibber.me).

• In eerste periode ondersteuning ruim bemensen Zorg voor een ruime bemanning van de ondersteuning (helpdesk, technische ondersteuning) in de eerste maanden, zodat medewerkers met een probleem snel iemand aan de lijn krijgen en problemen snel worden opgelost.

• Evalueer en verbeter Evalueer de implementatie en de tevredenheid (medewerkers, cliënten, andere betrokkenen zoals mantelzorger of ziektekostenverzekeraar) met de applicatie. Houd er rekening mee dat een eerste implementatie met name cliënten op ideeën kan brengen over wat er nog meer mogelijk is. Dit kunt u gebruiken om uw dienstverlening te verbeteren. Los gesignaleerde problemen snel op en leer van gesignaleerde verbeterpunten voor uw volgende implementatie!

6. Dilemma’s bij domotica en eHealth Er zijn een aantal dilemma’s bij de invoer van domotica en eHealth, waarop in dit hoofdstuk zal worden ingegaan.

A. Initiatief nemen of afwachten? Het lijkt misschien beter om af te wachten tot de ontwikkelingen ‘stabiliseren’, maar er is nog geen zicht op wanneer dit zou kunnen gebeuren. Voorzichtigheid is zeker aan te raden, maar te voorzichtig niet, met als belangrijkste redenen dat de cliënt deze toepassingen steeds meer verwacht en uw organisatie anders niet ‘went’ aan de toepassing van domotica en eHealth. Als de toepassing van domotica en eHealth dan eenmaal zover is dat zorg zonder domotica en eHealth ondenkbaar wordt, dan zal uw organisatie een veel grotere en ingrijpender stap moeten zetten met een groot afbreukrisico. Dat neemt niet weg dat voorzichtigheid van belang is, zeker in dit tijdsgewricht waarin een euro maar één keer kan worden uitgegeven. Vandaar dat in deze handreiking wordt geadviseerd om investeringen beperkt te houden, met name te richten op kort-cyclische implementaties (die zichzelf snel terugverdienen) en waar mogelijk mee te liften op de 22

ervaringen en infrastructuur van anderen. Wat daarbij ook weer een dilemma is, is dat op bepaalde zaken nu juist niet bezuinigd moet worden, zoals het betrekken van cliënt en medewerker in een vroegtijdig stadium, omdat dergelijke bezuinigingen juist leiden tot een groter afbreukrisico.

B. Uw cliënten: enthousiast of afgehaakt? Een van de belangrijkste risico’s die u loopt bij invoering van domotica of eHealth is dat uw cliënten er geen meerwaarde in zien of er niet mee overweg kunnen. In voorgaande hoofdstukken is al benadrukt dat het belangrijk is om cliënten vanaf het begin van het traject te betrekken. Bij een aantal contacten met Cliëntenbelang Amsterdam en Zorgbelang NH kwamen hierbij nog de volgende punten naar voren: Wat zien cliënten als toegevoegde waarde van domotica en eHealth:

Redenen voor cliënten om domotica en eHealth niet te omarmen:

• Gemak;

• Niet bekend met mogelijkheden (beeld van ‘kille computer’);

• Gezelschap: sociaal contact;

• Moet niet in de plaats van persoonlijk contact komen;

• Lotgenotencontact;

• Niet alle cliënten zijn ‘handig met ICT’ (sommigen vinden het eng);

• Gelijkwaardigheid (meer regie over eigen leven);

• Geen vertrouwen in de techniek, eng om daar afhankelijk van te zijn:

○ ‘Wat als de computer uitvalt?! Dan zit ik ineens zonder zorg/ ondersteuning?’ ○ ‘Hij zal het maar niet doen als ik hem nodig heb’. • Net zo goed geïnformeerd zijn als de professional (inzage in dossier);

• Niet goed weten wat er met de gegevens gebeurt. Sommige mensen zijn

achterdochtig, vinden het niet prettig dat ze niet weten waar informatie blijft. Het is niet meer tastbaar, zoals een zorgmap, en dan is het soms moeilijk te begrijpen waar die persoonlijke informatie naar toe gaat. • Sommige cliënten (ook op leeftijd) vinden: Je moet meegaan met de tijd (‘Zo gaat het nu, daar wil ik ook aan meedoen, dat wil ik ook snappen’); • Veilig gevoel (bijvoorbeeld bij alarmering) bij cliënt en mantelzorger. Aanvullend op wat hier in voorgaande hoofdstukken is benoemd, nog een aantal tips: • Betrek cliënten bij ontwikkeling en invoering: ○ Dit betreft niet alleen de technologie maar ook de werkwijze (samenwerking met zorgverlener, aanpassen levensstijl). Dit geldt met name als veel van de cliënt gevraagd wordt , bijv bij een chronische ziekte (leefstijl aanpassen, zelfmanagement, kennis hebben van ziekte, op tijd zorgverlener inseinen). ○ Cliënten zijn het best te motiveren om zorgtechnologie te gaan gebruiken, als zij er iets mee kunnen doen dat leuk is en dat dichtbij hen staat, bijvoorbeeld bellen met je dochter in Suriname, samen met je partner een spelletje doen, even contact hebben met de buurvrouw of het bijhouden van een dagboek (bijvoorbeeld pijncurve). ○ Geef cliënten (weer) een rol in de maatschappij (iemand die de zin van het leven niet meer ziet heeft veel zorg nodig). Dat kan zowel door toepassing van domotica en eHealth (denk aan lotgenotencontact), maar ook door te participeren bij het invoeren van een applicatie. ○ Maak van cliënten geen ‘zorgobject’: cliënten zijn meer dan alleen hun ziekte/ beperking. Kijk met cliënten naar de rollen die zij in hun leven vervullen (bijvoorbeeld ouder, vriend, buurman, oom, werknemer, iemand met een hobby, etc.) en hoe domotica en eHealth een bijdrage kan leveren aan het (blijven) invullen van deze rollen. De rollen zijn vaak het ‘waarom’ achter bijvoorbeeld het inbouwen van de ‘funfactors’ naast de zorg gerelateerde functionaliteiten. 23

• Cliënten hebben vaak veel vertrouwen in de zorgverlener waar ze contact mee hebben. Hij of zij moet het ‘verkopen’ aan de cliënt: goede uitleg, demonstreren en samen doen, ondersteunen bij praktische problemen en vooral ook: zelf gebruiken! Cliënten hebben het meteen door als de zorgverlener de techniek zelf niet volledig omarmt. • Overigens werkt het ook andersom: als cliënten enthousiast zijn over technologie, dan gaan medewerkers daarin vaak mee.

C. Uw medewerkers: samen ervoor gaan of hakken in het zand? In de gevoerde gesprekken noemden veel organisaties weerstand van hun medewerkers als een belangrijk mogelijk struikelblok. Deze weerstand komt in veel gevallen niet uit de lucht vallen, bleek uit gesprekken met een aantal zorgmedewerkers over hun zorgen t.a.v. domotica en eHealth implementaties: • Bezorgdheid dat: ○ de inhoud van het werk ingrijpend verandert (‘werken we straks in een callcenter met een beeldscherm?’); ○ men door mee te werken aan een project ter verhoging van de efficiency eigenlijk meewerkt aan eigen ontslag. • Zorgen, dat het project de werkbelasting zal verhogen: ○ meer moeten doen in dezelfde tijd; ○ medewerkers krijgen vaak weinig tijd om nieuwe methoden en technieken te leren, dat moeten ze er maar ‘even bij’ doen zonder faciliteiten. • Weinig positieve associaties met ICT (met name 50+): ○ koud, kil (bij sommige medewerkers angst); ○ weinig vertrouwen in ICT: was in het verleden (of nog steeds) niet gebruikersvriendelijk, ingevoerde gegevens raken weg, dubbel werk; ○ wordt geassocieerd met zich moeten verantwoorden en controle (negatieve lading); ○ niet betrouwbaar (storingen); de medewerker blijft wel verantwoordelijk voor de cliënt. • Als er iets fout gaat worden zij er op afgerekend, dus doen ze het liever op eigen manier. • Op de werkvloer komen veel initiatieven voorbij, van veel daarvan hoor je na een tijdje weinig meer (dus je kunt je daar maar beter niet te druk om maken maar gewoon blijven doen wat je altijd al deed). Hierbij moet worden opgemerkt dat veel van de ervaringsdeskundigen die we spraken aangaven dat deze zorgen – als ze vroegtijdig worden geadresseerd en serieus genomen worden – weggenomen kunnen worden. Hiernaast zijn ook positieve punten genoemd: • voorkomt (overbodig) werk: (minder hoeven reizen, alleen langs bij cliënt als echt nodig); • nieuwe mogelijke ontwikkelrichting qua loopbaan; • positieve effecten op de klant werken stimulerend. Aanvullend op wat hier in hoofdstuk 5 al over gezegd is nog een aantal tips voor het betrekken van uw medewerkers: 1. Creëer een klimaat waarbij men bij invoer van domotica en eHealth van fouten kan leren in plaats van hier direct op af te rekenen. 2. Werken met zorgtechnologie leer je door het te doen, te ervaren. Laat medewerkers kennis maken met de techniek, doe een (rollen)spel: spelelement inbouwen voor demonstratie: nut en opbouwvaardigheden. 24

3. Een ‘kwartiermaker’ in elk team is van belang: een medewerker met affiniteit met technologie/ ICT en die er plezier in heeft om dit voor haar of zijn collega’s toegankelijk te maken. 4. Creëer een richting waarin je je als verpleegkundige kunt ontwikkelen. 5. Zorg ervoor dat het (a) onontkoombaar is,(b) medewerkers persoonlijk een voordeel oplevert en (c) ergonomisch verantwoord is. Interessant is dat door twee zorgaanbieders (Osira, Sensire) een verband werd gelegd tussen zelfsturende teams en de kans op succes van domotica en eHealth, beide vanuit dezelfde overweging: implementatie van domotica en eHealth door een zelfsturend team is veel eenvoudiger (als het de potentie van een applicatie eenmaal heeft herkend) dan ‘van bovenaf ‘ opleggen.

D. Hoe kan ik met domotica en eHealth toepassingen kosten besparen zonder dat cliënten afhaken of medewerkers gedemotiveerd raken? Dit is een van de lastigste dilemma’s van de invoering van domotica en eHealth applicaties: als u te vroeg inzet op kostenbesparing is de kans groot dat u de betrokkenheid van uw medewerkers of cliënten verliest, want kostenbesparing betekent wellicht minder tijd voor cliënten, bezuinigen op medewerkers of harder werken, en dat motiveert niet echt. Als u er daarentegen te laat mee komt, of het onderwerp niet eens ter sprake brengt dan is de kans levensgroot dat domotica en eHealth tot kostenverhoging leiden, omdat het als een extra activiteit wordt gezien, en niet als iets dat bestaande activiteiten moet substitueren. De kunst is om medewerkers en cliënten eerst zelf de mogelijkheden van domotica en eHealth te laten verkennen en een aantal applicaties wortel te laten schieten’ in uw organisatie en pas dan – als men vertrouwen heeft in de applicaties – samen met medewerkers en cliënten te gaan focussen op mogelijke efficiencyvoordelen en besparingen. Een fout die veel gemaakt wordt is dat besparingen al worden ingeboekt voordat men vertrouwen heeft kunnen ontwikkelen in datgene wat die besparing moet gaan brengen. Een andere valkuil is dat men het onderwerp besparingen maar helemaal niet meer ter sprake brengt, omdat het onderwerp te impopulair wordt geacht. Als het vertrouwen in de gekozen oplossingen er eenmaal is kan er ook een realistischer gesprek plaatsvinden. Zoals een medewerker van Sensire het verwoordde: ‘Als er dan toch bespaard moet worden dan doe ik dat liever op reistijden (door toepassing van beeldbellen) dan door mijn werkzaamheden bij een cliënt af te moeten raffelen.’

E. Onderscheidend ten opzichte van de concurrent of samenwerking? Enerzijds zijn domotica en eHealth middelen waarmee een organisatie zich qua dienstverlening kan onderscheiden van haar concurrenten. Anderzijds zijn aan het zelf ontwikkelen van applicaties vaak hoge kosten verbonden en is het lastig om als individuele zorgaanbieder invloed te hebben op de aanbieders van domotica en eHealth wat betreft de inhoud van hun producten. Om deze laatste reden heeft een aantal grote zorgaanbieders in de regio Amsterdam besloten om op dit gebied samen te gaan werken. Hierbij kan natuurlijk ook een middenweg bewandeld worden. Daar waar bepaalde applicaties ‘gemeengoed’ geworden zijn samenwerken en daar waar men zich wil onderscheiden van de concurrentie dit als organisatie zelf oppakken.

25

7. Relevante informatiebronnen Hieronder zijn een aantal informatiebronnen aangegeven die nuttig kunnen zijn bij het opdoen van verdere kennis op het gebeid van domotica en eHealth. N.B. Het is mogelijk dat organisaties de opgenomen verwijzingen aanpassen (de opgenomen verwijzingen zijn gemaakt in januari 2013).

A. Vilans Informatiecentrum http://www.vilans.nl/Informatiecentrum Daarnaast beschikt Vilans over de website www.domoticawonenzorg.nl specifiek gericht op domotica en eHealth. De VBZ is lid van Vilans en heeft daarom ook toegang tot het ledendeel van deze website (als lid kunt u bij Bureau Lindenhoek de inloggegevens opvragen).2 De website wordt binnenkort (1e helft 2013) op o.a. de volgende punten aangepast: • Op basis van experimenten is gebleken dat ouderen met ZZP 4 en 5 zelfstandig kunnen blijven wonen (binnen een straal van 250 meter van een PG centrum) met behulp van – overal plaatsbare – domotica en eHealth. • Het deel dat betrekking heeft op gehandicapten zal worden vernieuwd.

B. Nictiz 1. White papers Nictiz (zie: https://www.nictiz.nl/page/Publicaties/Whitepapers) • De businesscase als succesfactor voor eHealth diensten Whitepaper in ePubformaat (uitsluitend voor eReaders, tablets en smartphones) In deze whitepaper vindt u tips voor het gebruik van een business case bij implementatie van eHealth diensten. Bij deze whitepaper hoort het instrument ‘Stakeholderanalyse voor patiëntportalen met eHealth diensten’. • 8 Tips voor starten met eHealth diensten in ziekenhuizen Whitepaper in ePubformaat (uitsluitend voor eReaders, tablets en smartphones) Whitepaper met aanbevelingen die handvatten bieden voor het starten van eHealth diensten in de tweede lijn. De aanbevelingen zijn ontleend uit praktijkervaringen van projectleiders uit ziekenhuizen. • Hoe betrek ik patiënten bij de ontwikkeling van eHealth diensten? Whitepaper in ePubformaat (uitsluitend voor eReaders, tablets en smartphones) Deze whitepaper deelt bestaande patiëntenervaringen met eHealth diensten, geeft methodes en momenten om patiënten te betrekken bij de ontwikkeling van eHealth diensten en geeft inzicht in verschillende onderzoeksmethoden om (ook na de implementatie) te leren van patiëntenervaringen.

2

Informatie: André de Jong, programmamanager Wonen, Welzijn & Zorg, tel. 023 53 22 151.

26

2. Boek ‘Wet- en regelgeving in de zorg, een overzicht voor ICT en eHealth’ Dit boek geeft een overzicht van de meest gangbare weten regelgeving in de gezondheidszorg, in relatie tot ICT en eHealth. Het boek is beschikbaar als digitale uitgave (als PDF te downloaden via https://www.nictiz.nl/page/Publicaties), als papieren uitgave en in ePubformaat voor eReaders, tablets en smartphones. Wetten, veldnormen en richtlijnen nemen een belangrijke plaats in bij het realiseren van innovaties in de zorg, eHealth diensten of ICT-projecten. Voor niet-juristen zijn deze teksten vaak moeilijk te begrijpen. Het boek ‘Wet- en regelgeving in de zorg, een overzicht voor ICT en eHealth’ maakt de weten regelgeving in de gezondheidszorg toegankelijker voor zorgverleners, ICT’ers en andere mensen die in de zorgsector werkzaam zijn.

C. CBO Toolbox Patiëntenparticipatie Er bestaan allerlei instrumenten om patiënten bij de zorg te betrekken. In de toolbox Patiëntenparticipatie vindt u daar voorbeelden van. Veel instrumenten zijn op verschillende wijzen toe te passen. De toolbox beschrijft van elk instrument telkens één toepassingswijze. Een checklist en een beslisschema helpen u om het instrument te kiezen dat bij uw doel past. Verder worden de verschillende instrumenten in het kort toegelicht. In het handboek patiëntenparticipatie vindt u achtergrondinformatie bij de toolbox. Voor wie is de toolbox bedoeld? De toolbox is bedoeld voor professionals, stafmedewerkers of managers die hun patiënten willen betrekken bij het zorgproces met de bedoeling dat door deze participatie de kwaliteit van de zorg er beter op wordt. Hoe kies ik het juiste instrument? Stap 1 - Gebruik de checklist: Om tot een goede keuze te komen voor een instrument om patiënten te betrekken bij de zorg kunt u de checklist gebruiken. Stap 2 - Gebruik het beslisschema: Nadat u deze checklist heeft ingevuld kijkt u in het beslisschema welke instrumenten het beste passen bij uw doel. Stap 3 - Kijk welke instrumenten er zijn: Alle instrumenten in 1 pdf.

27

D. Zorgbelang NH, publicaties eHealth (http://www.zorgbelang-noordholland.nl/publicaties_ehealth) Bevat o.a.: 1. Digitale ziekenhuiszorg en patiëntcommunicatie in Noord-Holland Verkenning van de digitale mogelijkheden die ziekenhuizen in Noord-Holland bieden aan patiënten thuis. 2. Van eHealth naar pHealth: Landelijke resultaten van de panelraadpleging van de Zorgbelangorganisaties in Nederland over de ervaringen van zorgvrager Samenvatting van de resultaten van de panelraadpleging van de Zorgbelangorganisaties over de ervaringen van zorgvragers met eHealth toepassingen. 3. http://www.zorgbelang-noordholland.nl/publicaties_ehealth/meer_phealth_in_ehealth_tips_en_aandachtspunten_voor_patienten_en_clientenorganisaties/214 Tips en aandachtspunten bij patiëntenparticipatie bij eHealth.

E. www.zorgvoorinnoveren.nl Onder het tabje ‘proces’ is bij stap 5 aangegeven hoe zorginnovaties kunnen worden opgenomen in AWBZ- of ZVW-vergoedingen.

F. Motivaction: onderzoek ‘wat werkt bij wie’ over doelgroepen in de zorg en hoe deze (verschillend) reageren op ICT toepassingen. http://www.motivaction.nl/downloads/Wat-werkt-bij-wie.pdf

G. Vergoedingen NZa In bepaalde gevallen kent de NZa vergoedingen t.b.v. de aanschaf van domotica en eHealth (zie NZa beleidsregel CA-300-556 t.b.v. zorginfrastructuur) of een prestatievergoeding t.b.v. de toepassing van domotica of eHealth in het zorgproces toe. Vragen hierover kunnen gesteld worden bij de NZa (prestatievragen) of het CVZ (pakketvragen). Een loket is: www.zorgvoorinnoveren.nl (onder het tabje ‘proces’ is bij stap 5 aangegeven hoe zorginnovaties kunnen worden opgenomen in AWBZ- of ZVW-vergoedingen).

28

Bijlage Overzicht soorten domotica en eHealth De begrippen domotica en eHealth worden momenteel op verschillende plekken verschillend gebruikt. Om vruchtbaar over het onderwerp van gedachten te kunnen wisselen is het nodig om te definiëren wat we er precies mee bedoelen om zeker te stellen dat we het allemaal over hetzelfde hebben. Om deze reden is in hoofdstuk 1 een definitie gegeven van wat we in deze handreiking onder domotica en eHealth verstaan. In deze bijlage wordt een overzicht gegeven van de verschillende soorten domotica en eHealth die onder deze definitie vallen. Deze indeling is gebaseerd op de (basale) functies die domotica en eHealth kunnen vervullen in het zorgproces, omdat op die wijze de toepassingen van domotica en eHealth zowel specifiek als ook kort en overzichtelijk kunnen worden samengevat3. Op specifieke technologieën wordt niet ingegaan, toepassing staat centraal. Verder zullen per functie op de volgende pagina’s worden aangegeven: 1. De belangrijkste varianten van de functie, waarbij met name gefocust wordt op noodzaak van betrokkenheid andere personen, aanwezigheid hulpmiddelen of de mate waarin de cliënt zelf kan sturen. 2. Specifieke toepassingen van de variant van de functie. 3. Een eerste globaal beeld van de doelgroep waarvoor de toepassing geschikt en nuttig is. 4. Toegevoegde waarde klant (zoals langer thuis wonen, betere zorg, meer welzijn). 5. Toegevoegde waarde voor de zorginstelling, met name efficiëntere en effectievere inzet zorgmedewerkers. De informatie is met name gebaseerd op literatuurstudie.

3

Als het startpunt toegepaste ICT techniek of zorgbehoefte bij een doelgroep is, dan wordt de lijst onoverzichtelijk lang of te globaal. 29

Functie 1) Online toezicht houden t.b.v. snel ingrijpen door verzorger (professional of mantelzorger) op locatie cliënt

Varianten a) Cliënt bestuurt zelf

b) Automatisch

Alarmering (bijv. op knop drukken van apparaat dat meegedragen wordt) Autonome monitoring (ambient technology): alarmering met ‘slimme sensoren’ bij patiënt Bewegings/ valdetectie Leefcirkels

2) Online informatie uitwisseling en communicatie met verzorger (professional of mantelzorger)

a) Direct persoonlijk contact (synchroon)

Toegevoegde waarde zorg instelling

Cliënt met somatische beperking die cognitief in staat is om goede afweging te maken

Veiligheid, langer thuis wonen (overal, altijd kunnen alarmeren)

Zorg hoeft fysiek minder ‘nabij’ te zijn, als reactie op signaal maar snel genoeg is

Iedereen

Veiligheid, langer thuis wonen, meer vrijheid

Telezorg, online contact persoonlijk begeleider of mantelzorger

Voor wie (globaal)

Met name cliënt met cognitieve beperking

Veiligheid

Cliënt moet cognitief hiertoe in staat zijn en voldoende ICT affiniteit hebben

Betere bereikbaarheid verzorger, geen noodzaak om te reizen, lage drempel

Geen reistijd, voorkomen onnodige consulten

Begeleide online cursus, serious gaming b) Persoonlijk contact (asynchroon)

3) Online uitwisseling met niet verzorgenden (lotgenoten, vrienden, familie, buurtgenoten)

Toegevoegde waarde klant

Specifieke toepassingen

Mailen, chatten, recepten online aanvragen, cursus (met asynchroon contact)

Idem als hierboven, er moet geen noodzaak zijn voor direct (synchroon) contact

Video communicatie

Met name cliënt die slecht ter been is

Sociale media/ chat Serious gaming met lotgenoten (bijvoorbeeld ten behoeve van leren omgaan met ziekte)

Idem, werk kan gedaan worden op een moment dat het verzorger uitkomt

Meer contact met anderen en mensen in dezelfde situatie, lage drempel Leren omgaan met ziekte

Met name jonge cliënten (<18). Cliënt moet cognitief hiertoe in staat zijn en voldoende ICT affiniteit hebben

30

Cliënt heeft hierbij geen (professionele/ mantelzorg) begeleiding nodig

Functie 4) Zelf online informatie vergaren of vastleggen, zonder menselijke tussenkomst

Varianten a) Zonder speciale hulpmiddelen

6) Combinaties van voorgaande functies

Voor wie (globaal)

Informatieloket, onbegeleide zelfhulpcursus Al dan niet preventieve zelftests, portals van bijv. instellingen met mogelijkheden tot onine monitoring, dagboek (bv. diabetes) Dagprogramma, eCoaching (onbemand)

b) Met speciale hulpmiddelen 5) Specifieke hulpmiddelen in huis (‘klassieke domotica’)

Specifieke toepassingen

a) Cliënt bestuurt zelf

Zelfdiagnose met speciale sensoren Op afstand besturen gordijnen, deur etc.

Met name cliënt die slecht ter been is

b) Automatisch

Robotica, lichten die automatisch aangaan, toegang hulpverleners, etc.

a) Zorg op afstand

Mbv zorgcentrale informatie uitwisseling met professional (video contact) en alarmering

b) Dagprogramma

Cliënt met somatische beperking die cognitief hiertoe in staat is en voldoende ICT affiniteit heeft

Dagprogramma met (automatische) alarmering bij afwijking van dagpatroon

Cliënten met een cognitieve beperking

31

Toegevoegde waarde klant Beter geïnformeerd over ziekte of mogelijkheden, 24 uur toegankelijk, anoniem

Toegevoegde waarde zorg instelling Bespaart tijd (uitleg en diagnose) als geïntegreerd in klinische praktijk

Veiligheid, tijdig signaleren gezondheidsproblemen, zelfredzaamheid Gezond gedrag ontwikkelen

Bespaart tijd (uitleg en begeleiding)

Tijdig signaleren gezondheidsproblemen, zelfredzaamheid

Bespaart tijd (diagnose) bij integratie in klinische praktijk

Zelfredzaamheid, langer thuis blijven wonen

Cliënt heeft geen assistentie nodig

Zelfredzaamheid, langer thuis blijven wonen

Geen reistijd, zorg hoeft fysiek minder ‘nabij’ te zijn, als reactie snel genoeg is

Veiligheid

Minder tijd nodig voor toezicht

Handreiking Domotica en ehealth

Recommend Documents