Handleiding Zakelijk Office 365 Instap & Standaard Versie april 2014
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding
3
Hoofdstuk 2. Installatie
4
2.1 Inloggen op Zelfservice Cloud
4
2.2 Rechten kopen of wijzigen
5
2.3 Gebruiker aanmaken
7
2.4 Gebruiker verwijderen 2.5 Vragen
Hoofdstuk 3. Gebruik
9 10
11
3.1 Inleiding
11
3.2 Inloggen als gebruiker
11
3.3 Persoonlijke instellingen wijzigen 3.3.1 Uw wachtwoord wijzigen 3.3.2 Uw taal wijzigen 3.3.3 Uw persoonlijke profiel wijzigen
12 12 13 14
3.4 Software installeren 3.4.1 Software installeren op uw pc of Mac 3.4.2 Software installeren op uw telefoon en tablet
15 16 17
3.5 Aan de slag met e-mail, agenda en contacten 3.5.1 Aan de slag met E-mail in de Outlook Web App 3.5.2 Aan de slag met Agenda in de Outlook Web App 3.5.3 Aan de slag met contacten in de Outlook Web App 3.5.4 Outlook verbinden met uw account 3.5.5 Telefoon of tablet instellen
19 19 20 21 21 23
3.6 Aan de slag met documenten opslaan en delen 3.6.1 Bestanden in een bibliotheek uploaden of maken 3.6.2 Een bibliotheek synchroniseren met uw computer 3.6.3 Documenten delen
26 26 27 28
Hoofdstuk 4. Veiligheid 4.1 Beveiligingsmaatregelen
30 30
2 van 30
Hoofdstuk 1.
Inleiding
Welkom bij Zakelijk Office 365 van KPN, de dienst waarmee u via de Cloud altijd en overal veilig en eenvoudig toegang hebt tot Microsoft Office en al uw documenten. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u in 3 stappen uw Zakelijk Office 365-omgeving instelt en ermee werkt. U start altijd met 1 licentie voor Zakelijk Office 365. In deze handleiding leest u hoe u extra licenties aanschaft om extra gebruikers aan te maken. Elke gebruiker krijgt automatisch een licentie toegekend voor:
Lync Online SharePoint Online Exchange Online
Indien gewenst maakt u ook extra beheerders aan.
3 van 30
Hoofdstuk 2.
Installatie
2.1 Inloggen op Zelfservice Cloud Log in via kpn.com/zelfservicecloud om uw diensten te activeren en te beheren. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer de gewenste taal. De inloggegevens van de Zelfservice Cloud hebt u eerder ontvangen in 2 losse e-mails met als onderwerpen ‘Gebruikersnaam van uw beheeraccount’ en ‘Wachtwoord van uw beheeraccount’. Klik op Login om in te loggen op uw Zelfservice Cloud. (Figuur 1)
Figuur 1: Het inlogscherm van uw Zelfservice Cloud
U bent nu in het beginscherm van uw Zelfservice Cloud. (Figuur 2)
Figuur 2: Het beginscherm van uw Zelfservice Cloud
Indien u meerdere abonnementen bij KPN afneemt dan selecteert u het betreffende Zakelijk Office 365 Instap & Standaard abonnement rechtsboven (figuur 3).
Figuur 3: Abonnement selecteren
2.2 Rechten kopen of wijzigen Als u in de Zelfservice Cloud ingelogd bent zoals beschreven in paragraaf 2.1 koopt of wijzigt u in de Winkel uw rechten voor uw dienst(en) (Figuur 4). Voor Zakelijk Office 365 Instap & Standaard bestaan deze rechten uit licenties en de hoeveelheid extra SharePointopslag.
5 van 30
Om gebruik te maken van Zakelijk Office 365 Instap & Standaard is het nodig dat u aan elke gebruiker een licentie koppelt. Koop daarom voldoende licenties om aan gebruikers te koppelen. Meer SharePointopslag schaft u ook op een later moment eenvoudig aan.
Figuur 4: Winkel
Klik op Rechten kopen of wijzigen om extra licenties aan te schaffen. (figuur 5)
Figuur 5: Rechten kopen of wijzigen
Stap 1. Selecteer het abonnement waar u rechten voor wilt kopen of wijzigen en klik op volgende. U vindt dit abonnement onder Abonnement selecteren. Stap 2. Bij Upgradebronnen’ wijzigt u de gewenste rechten of voegt u nieuwe toe. De tarieven vindt u op kpn.com/cloudtarieven. De 1e keer dat u bestelt staat het huidige gebruik van Zakelijk Office 365 Instap & Standaard op 0. Door op plus (+) of min (-) te klikken wijzigt u de licentie-aantallen. Kies de licenties die u wilt toevoegen en kies de gewenste hoeveelheid in de kolom ‘Nieuwe limiet’. Hier schaft u eventueel ook direct extra online opslagruimte aan. Klik op volgende om verder te gaan naar stap 3. (Figuur 6).
6 van 30
Figuur 6: Rechten aanpassen
Stap 3. Controleer of de hoeveelheid die u wilt bestellen correct is. Klik op Order plaatsen om uw order te bevestigen en te plaatsen.
Stap 4. Het laatste scherm van het aankoopproces toont u de huidige bestel- en betaalstatus. Indien de orderstatus op Voltooid staat, is uw huidige bestelling afgerond. Klik op Sluit wizard om af te sluiten.
2.3 Gebruiker aanmaken Om Zakelijk Office 365 Instap & Standaard te gebruiken moet u eerst een gebruiker met beheerdersrechten aanmaken. De overige gebruikers hoeven deze rechten niet te hebben, tenzij u daar bewust voor kiest. Met de knop Gebruikers beheert u bestaande gebruikers en maakt u nieuwe gebruikers aan (figuur 7)
7 van 30
Figuur 7: Gebruikers
Wanneer u op de knop Gebruikers klikt ziet u een overzicht van de gebruikers die geregistreerd zijn binnen het huidige geselecteerde abonnement. Ziet u eerder aangemaakte gebruikers niet in de lijst? Controleer dan of u rechtsboven het juiste abonnement hebt geselecteerd. Klik op nieuwe gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1. Hoofdmenu Weergave naam Gebruikersnaam: De gebruikersnaam moet in het e-mail adres formaat zijn. Bijvoorbeeld
[email protected] Wachtwoord: Kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet het volgende bevatten: Een nummer van 0 tot 9, een hoofdletter, een kleine letter en een speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door te klikken op genereer nieuw wachtwoord. 2. Diensten: U kunt nu alleen voor Microsoft Office 365 kiezen 3. Taal: Kies de gewenste taal 4. Klik op volgende om verder te gaan 5. Selecteer de licentie welke u aan de gebruiker wilt koppelen en zet een vinkje bij beheerdersrechten. Klik daarna op volgende. (Figuur 8)
Figuur 8: Beheerdersrechten
8 van 30
6. Kies het land waar de gebruiker Zakelijk Office 365 Instap & Standaard gaat gebruiken en klik op volgende 7. U krijgt een overzicht van de nieuw aan te maken gebruiker. Controleer de gekozen instellingen en klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken
2.4 Gebruiker verwijderen Met de knop Gebruikers beheert u bestaande gebruikers en voegt u nieuwe gebruikers toe (figuur 9).
Figuur 9: Gebruikers
Wanneer u op de knop Gebruikers klikt, ziet u een overzicht van de gebruikers die geregistreerd zijn binnen het huidige geselecteerde abonnement. Ziet u eerder aangemaakte gebruikers niet in de lijst? Controleer dan of u rechtsboven het juiste abonnement hebt geselecteerd. Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen. Na het selecteren wordt de knop Verwijderen actief. Klik nu op Verwijderen. Na het verwijderen wordt u nog gevraagd om dit te bevestigen. (Figuur 10)
9 van 30
Figuur 10: Verwijderen van een gebruiker
2.5 Vragen Als u hulp nodig hebt bij het instellen, configureren of hebt u ondersteuning nodig bij het oplossen van een probleem? Kies dan voor de ‘help’ functionaliteit in Zakelijk Office 365 . Deze helpfunctionaliteit vindt u door op het onderstaand afgebeelde icoon te klikken. (Figuur 11)
Figuur 11: Helpfunctie
In het venster dat daarna wordt geopend, zoekt u op trefwoorden zoals hieronder staat afgebeeld. De artikelen in deze functionaliteit helpen u dan verder. (Figuur 12)
Figuur 12: Office 365 Help
10 van 30
Hoofdstuk 3. Gebruik
3.1 Inleiding In dit hoofdstuk vindt u de meest gebruikte functies van Zakelijk Office 365. U hebt via de beheerder van uw bedrijf een gebruikersnaam en een wachtwoord voor Zakelijk Office 365 gekregen. Deze hebt u nodig om in te loggen in Zakelijk Office 365.
3.2 Inloggen als gebruiker Bij het eerste gebruik van Zakelijk Office 365 begint u in de online omgeving. Inloggen doet u via https://kpnoffice365.nl. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden (figuur 13).
Figuur 13: Inloggen
Eenmaal ingelogd, krijgt u het scherm uit figuur 14 te zien. De belangrijkste items van dit scherm zijn : De menubalk van waaruit u naar de verschillende diensten van Zakelijk Office 365 gaat Het deel waar u als gebruiker uw profiel beheert Het teken waar u alle instellingen vindt In dit hoofdstuk gaan we eerst in op de instellingen en uw gebruikersprofiel. Daarna worden de verschillende diensten toegelicht waar u gebruik van kunt maken. U komt altijd weer terug op de Aan de slag pagina door naar kpnoffice365.nl te gaan of door naar Instellingen te gaan en te kiezen voor Instellingen voor Office 365.
11 van 30
Figuur 14: Aan de slag pagina van Zakelijk Office 365
3.3 Persoonlijke instellingen wijzigen U wijzigt veel van uw persoonlijke instellingen zonder tussenkomst van uw beheerder. In de opvolgende paragrafen beschrijven wij de instellingen die u zelf aanpast.
3.3.1 Uw wachtwoord wijzigen Als gebruiker hebt u via uw beheerder een wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen voor Zakelijk Office 365. Het is belangrijk om dit wachtwoord te wijzigen in een nieuw wachtwoord dat alleen bij u bekend is. Stap 1: klik op Instellingen voor Office 365 (figuur 15).
Figuur 15
Stap 2: klik op Wachtwoord. Wijzig in de rechterkolom uw wachtwoord en klik op Opslaan (figuur 16).
12 van 30
Figuur 16: Wachtwoord wijzigen
3.3.2 Uw taal wijzigen U kiest zelf in welke taal u Office 365 gebruikt. In deze handleiding gaan we ervan uit dat u de taal hebt ingesteld op Nederlands. Het wijzigen van de taalinstelling doet u als volgt: Stap 1: klik op Instellingen voor Office 365 (figuur 17)
Figuur 17: Instellingen
Stap 2: klik op Taal en selecteer de gewenste taal in het dropdownmenu en klik op Opslaan. (Figuur 18)
13 van 30
Figuur 18: Taal wijzigen
De taalinstelling is niet van toepassing op Outlook, Agenda en Personen. Om de taal in deze toepassingen te wijzigen, klikt u bovenaan de pagina op Outlook. Klik vervolgens op de Instellingen Opties > Instellingen > Landinstellingen. Daar bepaalt u de taal.
3.3.3 Uw persoonlijke profiel wijzigen Binnen Zakelijk Office 365 heeft iedere gebruiker een profiel. Dit profiel bevat informatie over u. Denk hierbij aan uw naam, contactinformatie en eventueel een foto. U wijzigt dit profiel eenvoudig zelf. Stap 1: klik op uw weergavenaam in de Aan de slag pagina van Zakelijk Office 365 (figuur 19)
Figuur 19: Over mij
Stap 2: klik op Gebruiker > Over mij (figuur 19)
14 van 30
Figuur 20: Profiel wijzigen
Hier wijzigt u uw profielinformatie bewerken: Profielfoto Naam Contactinformatie Details (Afgeronde projecten, talenten, opleidingen, verjaardag en interesses) Newsfeed instellingen Regio- en taalinstellingen
3.4 Software installeren Binnen Zakelijk Office 365 Instap & Standaard is software beschikbaar die u kunt installeren op uw pc. Welke software beschikbaar is, is afhankelijk van uw licentie(s). Vraag uw beheerder welke licentie u hebt. Product
Microsoft licentie
Te installeren software
Zakelijk Office 365 Instap
Office 365 Small Business
Lync 2013, SharePoint Designer 2013 en Lync voor Mac 2011
Zakelijk Office 365 Standaard
Office 365 Small Business Premium
Office 2013 (ProPlus), SharePoint Designer 2013 en Office voor Mac
Daarnaast is er software beschikbaar voor mobiele apparaten. Of deze voor u geschikt zijn, hangt af van uw type mobiele telefoon en abonnement.
15 van 30
3.4.1 Software installeren op uw pc of Mac Stap 1: klik op Instellingen voor Office 365 (figuur 21)
Figuur 21: Instellingen
Stap 2: Klik op Aan de slag (figuur 22)
Figuur 22: Aan de slag
Stap 3: klik op Pc en Mac. (Figuur 23)
Figuur 23: Pc en Mac
16 van 30
Hier start u de installatie voor de beschikbare software voor pc en Mac.
3.4.1.1 Uw desktoptoepassingen instellen (licentie: Zakelijk Office 365 Instap) Klik op het tabblad ‘Bureaubladinstallatie’. Als u Office 2010 of Office 2007 al op uw computer hebt geïnstalleerd, klikt u op Instellen. U hoeft dit niet te doen als u de nieuwste versie van Office (Office 2013) hebt geïnstalleerd. Hierdoor wordt de kopie van Office 2013 op uw computer bijgewerkt zodat u het volgende mogelijk is: Gebruik Outlook en Zakelijk Office 365 samen voor e-mail Sla documenten op in OneDrive met de applicatie OneDrive voor Bedrijven Klik vervolgens op Instellen Klik op het tabblad ‘Lync’ om Lync 2013 op uw computer te installeren. Kies uw taal en bekijk de systeemvereisten. Hier vindt u welke besturingssystemen, webbrowsers en programma’s van Office worden ondersteund door Zakelijk Office 365. Klik vervolgens op Installeren.
3.4.1.3 Installeer de nieuwste versie van Office (licentie: Zakelijk Office 365 Standaard) Installeer hier de nieuwste versie van Office 2013 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher, Outlook, Lync, InfoPath), of ook de nieuwste versie van Office for Mac (Word, Excel, PowerPoint en Outlook). Controleer ook op deze pagina of u voldoet aan de systeemvereisten. Klik vervolgens op Installeren
3.4.2 Software installeren op uw mobiele telefoon en tablet Ook voor uw mobiele telefoon zijn er diverse apps beschikbaar. Stap 1: klik op uw mobiele telefoon op Instellingen voor Office 365 (figuur 24). Kijk voor meer informatie voor het inloggen als gebruiker in paragraaf 3.2.
Figuur 21: Instellingen
Stap 2: klik op Aan de slag (figuur 25)
17 van 30
Figuur 25: Aan de slag
Stap 3: klik op Telefoon en tablet (figuur 26)
Figuur 26: telefoon en tablet
Op de volgende pagina maakt u een keuze uit verschillende apparaten. Klik op de Telefoon of tablet die voor u van toepassing is Klik op ‘App downloaden’ Volg de verdere instructies om de installatie van de software te voltooien Zakelijk Office 365 biedt ook de mogelijkheid om direct software te downloaden op uw apparaat. U bezoekt hiervoor office.com/business-apps op uw mobiele apparaat. Deze webpagina detecteert automatisch welk apparaat u gebruikt en biedt direct een overzicht van de beschikbare software.
18 van 30
3.5 Aan de slag met e-mail, agenda en contacten E-mail binnen Zakelijk Office 365 is een uitgebreide, professionele e-mailomgeving. Zo beschikt u over een postvak van 50 GB en verstuurt u bijlagen tot 25 MB. Daarnaast hebt u de beschikking over een agenda en beheert u uw contacten. verstuurt u bijlagen tot 25 MB. Daarnaast hebt u de beschikking over een agenda en beheert u uw contacten.
3.5.1 Aan de slag met E-mail in de Outlook Web App Als u uw webbrowser gebruikt voor het weergeven van e-mails, uw agenda en contactpersonen, gebruikt u de Outlook Web App. In deze paragraaf worden de basistaken beschreven voor e-mail, uw agenda en contactpersonen in deze toepassing. Klik op Outlook om naar het Postvak in te gaan in de Outlook Web App (figuur 27)
Figuur 27: Outlook
Op de volgende pagina hebt u direct een overzicht over uw Postvak in (figuur 28)
Figuur 28: Outlook Web App
U maakt een nieuw bericht aan door op Nieuwe e-mail te klikken De mappenlijst bevat de mappen in het Postvak in en Favorieten. Mogelijk bevat deze andere mappen, zoals archiefmappen. Typ hier uw zoekopdracht. U zoekt naar afzenders, of naar tekst in onderwerpen of berichten Lijst met berichten in de huidige map. Elke vermelding in de lijstweergave bevat aanvullende informatie. Zo ziet u hoeveel ongelezen berichten u hebt, uit hoeveel berichten een gesprek bestaat en of
19 van 30
berichten een bijlage bevatten. Ook ziet u welke categorieën er zijn toegekend aan een bericht. Door een bericht of gesprek te selecteren, krijgt u de mogelijkheid het bericht te verwijderen, te verplaatsen of van een categorie te voorzien In het leesvenster wordt een gesprek dat u hebt geselecteerd weergegeven. U reageert op een bericht in het gesprek door op de koppelingen bovenin het bericht te klikken Als u meer informatie wilt lezen over berichten in Outlook Web App, gaat u naar office.microsoft.com.
3.5.2 Aan de slag met Agenda in de Outlook Web App Klik op Agenda om naar de Agenda te gaan in de Outlook Web App (figuur 29)
Figuur 29: Agenda
Figuur 30: Agenda
U maakt een nieuwe gebeurtenis door op Nieuwe gebeurtenis te klikken. Een gebeurtenis kan een afspraak zijn, een vergadering of een gebeurtenis die de hele dag duurt Gebruik de agenda om van de ene naar de andere dag te gaan. Via arcering wordt aangeduid welke week u momenteel bekijkt en wat de datum van vandaag is. Het is mogelijk meerdere agenda’s weer te geven. In dit gedeelte bepaalt u welke agenda’s u wilt weergeven en welke niet Ook in dit gebied kunt u van de ene naar de andere dag gaan. Klik op een van de datums om direct naar die dag te gaan. Of klik op de pijlen aan elk uiteinde om naar de vorige of opvolgende dag te gaan Het hoofdvenster, waarin agenda's worden weergegeven Selecteer het gewenste weergavedeel van uw agenda of druk deze af
20 van 30
Als u meer informatie wilt over agenda's in Outlook Web App, gaat u naar office.microsoft.com.
3.5.3 Aan de slag met contacten in de Outlook Web App Klik op Mensen om naar uw contacten te gaan in de Outlook Web App (figuur 28)
Figuur 31: Mensen
Hier worden uw contactpersonen opgeslagen. Vanaf deze locatie zoekt u uw contactpersonen , maakt u ze aan, of bewerkt u uw de gegevens van uw contacten. U zoekt ook naar contactpersonen in de adreslijst van uw bedrijf (figuur 29).
Figuur 32: Mensen
U maakt een nieuwe contactpersoon aan door op
nieuw te klikken
Alle locaties waar u contactpersoonsgegevens vindt Zoeken. Typ hier de naam van een persoon die u zoekt en in de adreslijst van uw bedrijf Een lijst met alle contactpersonen in de huidige map Het visitekaartje voor de geselecteerde persoon Acties die u direct vanuit de contactpersoon onderneemt. Klik op de pictogrammen om een bericht te verzenden, een chatsessie te starten of om een vergaderverzoek te maken Als u meer informatie wilt over contactpersonen in Outlook Web App, gaat u naar office.microsoft.com.
3.5.4 Outlook verbinden met uw account Naast de toegang tot uw webbrowser hebt u ook toegang tot uw e-mail, agenda en contacten via een emailprogramma zoals Microsoft Outlook. De installatiestappen voor Outlook wordt in deze paragraaf beschreven.
E-mail instellen in Outlook 2010 of Outlook 2013 E-mail instellen in Outlook 2007 E-mail instellen in Outlook voor Mac 2011
21 van 30
3.5.4.1 E-mail instellen in Outlook 2010 of 2013 Microsoft Outlook 2010 of Outlook 2013 stelt u zo in dat u toegang krijgt tot uw account door uw emailadres en wachtwoord te typen. In Outlook wordt de methode Autodiscover gebruikt waarmee automatisch naar uw instellingen wordt gezocht en een Exchange-verbinding wordt ingesteld met uw account 1. Open Outlook 2010 of 2013
Als de wizard Startinstellingen van Microsoft Outlook automatisch wordt weergegeven, klikt u op de 1e pagina van de wizard op Volgende. Klik vervolgens op de pagina E-mailaccounts op Volgende om een e-mailaccount in te stellen Als de wizard Startinstellingen van Microsoft Outlook niet wordt weergegeven, klikt u op de Outlook-werkbalk op het tabblad Bestand. Klik vervolgens boven de knop Accountinstellingen op Account toevoegen.
2. Mogelijk worden op de pagina Automatische accountconfiguratie de instellingen voor Uw naam en emailadres automatisch ingevuld op basis van de gegevens waarmee u bij de computer bent aangemeld. Als de instellingen zijn ingevuld en juist zijn, klikt u op Volgende om de configuratie van uw account te voltooien. Als de instellingen op de pagina Automatische accountconfiguratie onjuist zijn of niet zijn ingevuld, voert u de volgende handelingen uit.
Als de instellingen op de pagina Automatische accountconfiguratie niet zijn ingevuld, typt u de juiste instellingen op basis van de informatie die u hebt ontvangen van de beheerder van uw emailaccount 3. Als de naam in het vak Uw naam niet juist is, adviseren wij u de opties op de pagina Automatische accountconfiguratie opnieuw in te stellen. Daarna kunt u Uw naam bewerken. Kies voor de optieknop naast Serverinstellingen of voor Extra servertypen handmatig configureren en klik vervolgens op de optieknop naast E-mailaccount. Nadat u op de pagina Automatische accountconfiguratie op Volgende hebt geklikt, wordt online gezocht naar uw e-mailserverinstellingen. U wordt tijdens het zoeken gevraagd om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Geef uw volledige e-mailadres op (bijvoorbeeld
[email protected]) en uw gebruikersnaam. Als uw account door Outlook is geconfigureerd, ziet u een bericht dat uw e-mailaccount is geconfigureerd en klaar is voor gebruik. Klik op Voltooien.
3.5.4.2 E-mail instellen in Outlook 2007 Microsoft Outlook 2007 stelt u zo in dat u toegang krijgt tot uw account door uw e-mailadres en wachtwoord in te typen. In Outlook wordt de methode Autodiscover gebruikt waarmee automatisch naar uw instellingen wordt gezocht en een Exchange-verbinding wordt ingesteld met uw account. Een Exchange-verbinding met uw e-mail in Outlook 2007 instellen doet u via onderstaande stappen: 1. Open Outlook 2007.
Als de wizard Startinstellingen van Outlook 2007 automatisch wordt weergegeven, klikt u op de eerste pagina van de wizard op Volgende. Vervolgens klikt u op de pagina E-mailaccounts van de wizard opnieuw op Volgende om een e-mailaccount in te stellen. Als de wizard Startinstellingen van Outlook 2007 niet wordt weergegeven, gaat u naar het menu Extra en klikt u op Accountinstellingen. Ga in het dialoogvenster Accountinstellingen naar het tabblad E-mail en klik op Nieuw
2. Mogelijk worden op de pagina met automatische accountconfiguratie de instellingen voor uw naam en e-mailadres automatisch ingevuld op basis van de gegevens waarmee u op uw computer bent aangemeld.
Als de instellingen die zijn ingevuld en juist zijn, klikt u op Volgende om de configuratie van uw account te voltooien. Als de instellingen op de pagina Automatische accountconfiguratie niet of onjuist zijn ingevuld, voert u de volgende handelingen uit: Als de instellingen op de pagina Automatische accountconfiguratie niet voor u zijn ingevuld, typt u de juiste instellingen. Ga daarbij uit van de informatie die u hebt ontvangen van de beheerder van uw e-mailaccount
22 van 30
Als de naam in het vak uw naam niet juist is, moet u de opties op de pagina automatische accountconfiguratie mogelijk opnieuw instellen voordat u uw naam kunt bewerken. Schakel hiervoor het selectievakje serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren eerst in en daarna uit
3. Nadat u op de pagina automatische accountconfiguratie op volgende hebt geklikt, wordt online gezocht naar uw e-mailserverinstellingen. In Outlook 2007 wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd om toe te staan dat uw account automatisch door een website wordt geconfigureerd. Outlook moet periodiek verbinding met deze website maken om na te gaan of uw account is bijgewerkt. Als u dit bericht niet telkens wilt zien bij het uitvoeren van Autodiscover, selecteert u ‘niet opnieuw vragen voor deze website’ en klikt u op toestaan. Outlook 2007 gaat door met de configuratie van uw account. U wordt gevraagd om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren, zodat Outlook 2007 verbinding kan maken met uw account. Geef uw volledige e-mailadres op (bijvoorbeeld
[email protected]) en uw wachtwoord. Mogelijk wordt u meerdere keren gevraagd om uw gebruikersnaam en wachtwoord op te geven voordat verbinding wordt gemaakt. Als uw account door Outlook kan worden geconfigureerd, ziet u het volgende bericht: Uw emailaccount is geconfigureerd voor het gebruik van Microsoft Exchange. Klik op Voltooien
3.5.4.3 E-mail instellen in Outlook voor Mac 2011 In Microsoft Outlook voor Mac 2011 stelt u in dat u automatisch toegang krijgt tot uw account met alleen uw e-mailadres en wachtwoord. 1. Open Outlook voor Mac 2011. Klik in het menu Extra op Accounts. Als dit het eerste account is dat u maakt in Outlook 2011, klikt u onder Een account toevoegen op Exchange-account. Als u eerder een e-mailaccount voor een ander e-mailadres hebt gemaakt, klikt u onder aan het dialoogvenster Accounts op nieuw en vervolgens op Exchange. 2. Typ op de pagina gegevens van Exchange-account invoeren uw e-mailadres 3. Controleer of bij Verificatie de optie Gebruikersnaam en wachtwoord is geselecteerd 4. Typ in het vak Gebruikersnaam uw volledige e-mailadres. Typ uw wachtwoord in het vak Wachtwoord 5. Zorg dat Automatisch configureren is geselecteerd en klik op Account toevoegen 6. Nadat u op Account toevoegen hebt geklikt, wordt in Outlook online gezocht naar de instellingen voor uw mailserver. Er verschijnt eerst een dialoogvenster met de vraag of de server de instellingen mag configureren. Schakel hier het selectievakje Mijn antwoord altijd gebruiken voor deze server in en klik vervolgens op Toestaan 7. Als Outlook het account kan instellen, verschijnt het account in het dialoogvenster Accounts. Sluit het dialoogvenster Accounts. Als het account niet automatisch kan worden ingesteld door Outlook, raadpleegt u de volgende sectie in dit artikel
3.5.5 Telefoon of tablet instellen Het is mogelijk dat u een mobiele telefoon, tablet of ander ondersteund apparaat gebruikt om toegang te krijgen tot gegevens in uw postvak. U hebt onder andere toegang tot e-mailberichten, agenda-items, contactpersonen en taakgegevens. Welke stappen u moet uitvoeren om uw mobiele telefoon of tablet in te stellen, is afhankelijk van het besturingssysteem op het mobiele apparaat. De meest gebruikte besturingssystemen voor mobiele
23 van 30
telefoons en tablets zijn Android, BlackBerry®, iOS, Symbian, Windows Mobile, Windows Phone en Windows RT. In de volgende paragrafen behandelen we de installatiestappen voor de 3 meest populaire besturingssystemen.
Android (Het besturingssysteem van Google voor mobiele apparaten; dit wordt ook wel Droid genoemd.) Apple iOS (Het besturingssysteem van Apple voor mobiele apparaten dat is geïnstalleerd op de iPhone, iPod Touch en iPad) Windows Phone
We gaan er in dit hoofdstuk vanuit dat uw mobiele telefoon of tablet gebruikmaakt van Exchange Active Sync. Exchange ActiveSync wordt door de meeste moderne apparaten ondersteund. Als u niet zeker weet of uw apparaat geschikt is voor Exchange ActiveSync, raadpleegt u dan de documentatie van uw apparaat.
3.5.5.1 E-mail instellen op een Android-telefoon of-tablet U krijgt vanaf een telefoon of tablet met Android toegang tot uw e-mail van Office 365 of andere e-mail die op Exchange is gebaseerd. Wanneer u een Exchange-account instelt op uw Android-apparaat, hebt u toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen en kunt u deze synchroniseren. Microsoft Exchange-e-mail instellen op een Android-apparaat 1. Selecteer e-mail in het menu toepassingen. In sommige versies van Android heet deze toepassing mogelijk Mail 2. Typ uw volledige e-mailadres en uw wachtwoord en klik daarna op Volgende 3. Selecteer Exchange-account. In sommige versies van Android heet deze optie mogelijk Exchange ActiveSync 4. Voer de volgende accountgegevens in en selecteer Domein\Gebruikersnaam Typ uw volledige e-mailadres in dit vak. Als domein en gebruikersnaam aparte vakken zijn in uw Android-versie, laat u het vak domein leeg en typt u uw volledige emailadres in het vak gebruikersnaam In sommige versies van Android moet u de notatie domein\gebruikersnaam gebruiken. Als uw emailadres bijvoorbeeld
[email protected] is, typt u kpn.com\
[email protected]. Uw gebruikersnaam is uw volledige e-mailadres.
Wachtwoord: typ het wachtwoord dat u gebruikt om toegang te krijgen tot uw account Exchange Server: gebruik hier het adres van uw Exchange-server. Als u verbinding maakt met uw e-mail van Office 365, gebruikt u outlook.office365.com als servernaam
5. Zodra de telefoon de serverinstellingen heeft geverifieerd, verschijnt het scherm Accountopties. De beschikbare opties hangen af van de versie van Android op het apparaat. Mogelijke opties zijn: Frequentie voor controle op nieuwe berichten: de standaardwaarde is automatisch (push). Als u deze optie selecteert, worden e-mailberichten naar de telefoon verzonden zodra ze binnenkomen. We raden u aan deze optie alleen te selecteren als u een onbeperkt data-abonnement hebt Hoeveelheid om te synchroniseren: dit is de hoeveelheid e-mail die u op uw mobiele telefoon wilt bewaren. U hebt de keuze uit verschillende perioden, zoals 1 dag, 3 dagen en 1 week. Stuur me een melding wanneer er e-mail binnenkomt: als u deze optie selecteert, wordt u door de mobiele telefoon gewaarschuwd wanneer u een nieuw e-mailbericht ontvangt Contacten van dit account synchroniseren als u deze optie selecteert, worden uw contactpersonen gesynchroniseerd tussen uw telefoon en uw account 6. Klik op Volgende en typ vervolgens een naam voor dit account in en de naam die u wilt weergeven wanneer u e-mail naar anderen stuurt. Klik op Gereed om de e-mailinstellingen te voltooien en uw account te gaan gebruiken
24 van 30
3.5.5.2 E-mail instellen op Apple iPhone, iPad of iPod Touch U maakt verbinding met e-mail van Office 365 of een ander Exchange-programma op een Apple iPhone, iPad of iPod Touch. Wanneer u verbinding maakt met uw account via de Microsoft Exchange-methode, hebt u toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen en kunt u deze synchroniseren Exchange-e-mail instellen op een Apple iPhone, iPad of iPod Touch 1.
Als dit het eerste e-mailaccount op uw Appleproduct is, klikt u op E-mail.
2.
Kies voor Instellingen > E-mail, contacten, agenda's > Account toevoegen
3.
Klik op Microsoft Exchange
4.
U hoeft niets te typen in het vak domein. Typ de vereiste gegevens in de vakken e-mail, gebruikersnaam en wachtwoord. Typ uw volledige e-mailadres in de vakken e-mail en gebruikersnaam
5.
Klik op volgende in de rechterbovenhoek van het scherm. Uw e-mailprogramma probeert de instellingen te vinden die nodig zijn om uw account in te stellen. Ga naar stap 8 als uw emailprogramma de instellingen vindt
6.
Als uw iPhone uw instellingen niet kan vinden, moet u de naam van uw Exchange ActiveSyncserver zelf opzoeken. Als u verbinding maakt met uw e-mail van Office 365, gebruikt u outlook.office365.com als servernaam
7.
Typ de naam van de server in het vak server en klik op volgende
8.
Kies het type gegevens dat u wilt synchroniseren tussen het account en uw apparaat, en kies vervolgens voor Opslaan. E-mailadressen, contacten en agendagegevens worden standaard gesynchroniseerd
9.
Als u wordt gevraagd een toegangscode te maken, kiest u voor doorgaan en voert u een numerieke toegangscode in. Als u geen toegangscode instelt, wordt u uw e-mailaccount niet weergeven op uw iPhone.
3.5.5.2 Exchange ActiveSync instellen op een Windows-Phone U stelt Exchange-e-mail eenvoudig zelf in op uw Windows Phone. Wanneer u een Exchange-account instelt op het apparaat, hebt u toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen en kunt u deze synchroniseren. Deze instructies zijn bestemd voor apparaten met Windows Phone 7, Windows Phone 7.5 en Windows Phone 8. Exchange ActiveSync instellen op een Windows Phone 1.
Veeg in Start naar links, naar de lijst Apps, selecteer Instellingen en selecteer E-mail & accounts
2.
Selecteer een account toevoegen > Outlook
3.
Voer uw e-mailadres en wachtwoord in en selecteer Aanmelden. Windows Phone probeert uw emailaccount automatisch in te stellen. Als het instellen is voltooid, gaat u verder met stap 8
4.
Als het bericht 'Controleer uw gegevens en probeer het opnieuw. Mogelijk hebt u een typefout gemaakt.' wordt weergegeven, controleert u of u het juiste e-mailadres en wachtwoord hebt
25 van 30
ingevoerd. In deze fase hoeft u geen waarden op te geven voor gebruikersnaam en domein. Selecteer Aanmelden. Als het instellen is voltooid, gaat u verder met stap 8 5.
Als uw e-mailaccount niet automatisch kan worden geconfigureerd, ziet u het bericht 'Uw instellingen kunnen niet worden gevonden'. Selecteer ‘Geavanceerd’. U moet de volgende gegevens invoeren: E-mailadres: dit is uw volledige e-mailadres Wachtwoord: dit is het wachtwoord van uw e-mailaccount Gebruikersnaam: dit is uw volledige e-mailadres Domein: dit is het gedeelte van uw e-mailadres na het @-teken Server: dit is de naam van uw Exchange-server. Als u verbinding maakt met uw e-mail van Office 365, gebruikt u outlook.office365.com als servernaam
6.
Schakel het vakje Server vereist versleutelde verbinding (SSL) in
7.
Selecteer Aanmelden
8.
Selecteer OK als u in Exchange ActiveSync wordt gevraagd, u beleidsregels wilt toepassen of een wachtwoord wilt instellen
3.6 Aan de slag met documenten opslaan en delen Binnen Zakelijk Office 365 slaat u documenten op die u vervolgens eenvoudig deelt. U hebt uw eigen persoonlijke ruimte om documenten op te slaan. Dit heet OneDrive. Daarnaast heeft uw bedrijf de beschikking over SharePoint. SharePoint gebruikt u onder andere om eenvoudig samen te werken binnen een projectteam. U laat collega’s samenwerken aan documenten, waarmee altijd beschikken over de laatste documenten zonder dat u deze heen en weer hoeft te mailen. Wanneer u zich aanmeldt bij Zakelijk Office 365 worden in de menubalk koppelingen weergegeven naar Newsfeed, OneDrive en Sites. Vanaf hier maakt u gebruik van SharePoint en OneDrive Pro (figuur 33).
Figuur 33: Documenten opslaan en delen
3.6.1 Bestanden in een bibliotheek uploaden of maken Klik op OneDrive of Sites en ga naar de betreffende bibliotheek (figuur 34)
Figuur 34: OneDrive en Sites
Eenmaal in de bibliotheek klikt u op Nieuw Document (figuur 35)
26 van 30
Figuur 35: Bestanden maken of uploaden
Klik in het nieuwe venster op de betreffende actie, u hebt hier keuze uit 3 acties. Deze acties worden hieronder kort uitgelegd. 1.
Een nieuw bestand maken Klik op de Office Web App waarmee u het bestand wilt maken Voer de bestandsnaam in bij Documentnaam Klik op OK U kunt direct het bestand bewerken in de Web App
2.
Een nieuwe map maken Klik op ‘Nieuwe map’ Voer de map naam in bij Naam Klik op ‘Opslaan’ De map is direct zichtbaar in de bibliotheek waarin de map is aangemaakt
3.
Een bestaand bestand uploaden Klik op ‘Bestaand bestand uploaden’ Klik op ‘Bestand kiezen’ In het venster dat wordt geopend zoekt u zoeken naar het bestand op uw computer Selecteer het betreffende bestand en klik op Openen Klik op OK
3.6.2 Een bibliotheek synchroniseren met uw computer U synchroniseer de informatie van uw OneDrive eenvoudig met uw pc of laptop. U werkt zo altijd verder, ook als u even geen internetverbinding hebt. Zodra u weer verbinding hebt, wordt de informatie van uw pc of laptop gesynchroniseerd met uw online omgeving. Klik op OneDrive of Sites en ga naar de betreffende bibliotheek (figuur 36)
Figuur 36: OneDrive en Sites
U kunt alleen verder met de volgende stappen als u beschikt over de synchronisatie client van SkyDrive Pro, onderdeel van Office 2013 (Standard of Professional) of een Office 365-abonnement met Office 2013-toepassingen. Als u niet beschikt over Office 2013, downloadt u de toepassing op onedrive.live.com.
27 van 30
Als OneDrive for business cliënt is geïnstalleerd klikt u op Sync (figuur 37).
Figuur 37: Synchroniseren
In het nieuwe venster klikt u op Synchroniseren (figuur 38).
Figuur 38: Bevestiging synchronisatie
Als de OneDrive for Business applicatie is opgestart klikt u nogmaals op Nu Synchroniseren. In het volgende venster klikt u op Mijn bestanden weergeven Nu wordt op Windows-computers Windows Verkenner gestart waarin u kunt klikken op de nieuw toegevoegde map SharePoint
3.6.3 Documenten delen Selecteer een bestand in de lijst en klik vervolgens op ‘…’ (3 puntjes), In het nieuwe dialoogvenster klikt u op Delen (figuur 39).
Figuur 39: Delen
28 van 30
In het nieuwe dialoogvenster voert u de namen of e-mailadressen in van collega’s met wie u het document of de map wilt delen. Vervolgens definieert u direct in het drop down menu welke machtigingen deze collega’s hebben (figuur 40).
Figuur 40: Personen uitnodigen
Klik op Delen
29 van 30
Hoofdstuk 4.
Veiligheid
4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kijkt u op kpn.com/zakelijkveiliginternetten.
30 van 30
