Dienstbeschrijving Zakelijk Office 365 Versie april 2014
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding
3
Hoofdstuk 2. Gebruik
4
2.1 Productvarianten en opties
4
2.2 De mogelijkheden van Zakelijk Office 365 2.2.1 Functionaliteiten
5 5
2.3 Domeinnaam en DNS beheer 2.3.1 Nieuwe domeinnaam registreren 2.3.2 Bestaande domeinnaam gebruiken 2.3.3 DNS beheer
7 7 7 7
Hoofdstuk 3. Technische aspecten
8
3.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers
8
3.2 Beschikbaarheid
8
3.3 Beveiliging en privacy
8
Hoofdstuk 4. Service
10
4.1 Hebt u nog vragen?
10
4.2 Factuur
10
4.3 Abonnement
10
4.4 Voorwaarden
10
4.5 Service en ondersteuning
10
4.6 Beveiligingsmaatregelen
Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2 van 10
Hoofdstuk 1.
Inleiding
Met Zakelijk Office 365 beschikt u altijd en overal over uw zakelijke e-mail, agenda en documenten. Of u nu werkt op uw computer, mobiele telefoon of op kantoor of onderweg bent, u hebt altijd toegang tot dezelfde versie van uw documenten. Ook hebt u de beschikking over uw laatste e-mail. U kunt ook programma’s zoals Excel, Word, PowerPoint en OneNote via uw browser gebruiken. Voor Zakelijk Office 365 hoeft u niet te investeren in nieuwe apparatuur. Ook hebt u geen omkijken naar uw programma’s. Voor een vast bedrag per maand werkt u altijd met de laatste versie. Zakelijk Office 365 is daarbij zo ontworpen dat het voldoet aan de behoeften van de meest uiteenlopende bedrijven. In hoofdstuk 2 van deze dienstbeschrijving leest u meer over de functionaliteiten en mogelijkheden van Zakelijk Office 365. In hoofdstuk 3 en 4 vindt u meer informatie over de technische specificaties, uw contract en de service van Zakelijk Office 365.
3 van 10
Hoofdstuk 2.
Gebruik
Zakelijk Office 365 bestaat uit Office 365 van Microsoft en een zakelijke domeinnaam die u kunt registreren bij KPN.
2.1 Productvarianten en opties Zakelijk Office 365 wordt geleverd in de varianten Instap, Standaard en Premium. Er is zo altijd een oplossing die bij uw bedrijf past. De belangrijkste kenmerken vindt u hieronder.
Zakelijk Office 365 Instap
Zakelijk Office 365 Standaard
Zakelijk Office 365 Premium
Aantal medewerkers
tot 25
tot 25
tot 250
Eigen domein
●
●
●
Professionele e-mail 50 GB e-mailbox, 25 MB bijlagen
●
●
●
Data opslaan en delen Sharepoint 10 GB + 500 MB per gebruiker OneDrive for Business 25 GB per gebruiker
●
●
●
Online overleggen Chat, audio, video, scherm delen en beschikbaarheidsstatus
●
●
●
Office Web Apps Online Officedocumenten bewerken
●
●
●
●
●
Office installatie Tot 5 pc’s/Mac’s per gebruiker Office Mobile voor mobiele telefoons AD koppeling Mogelijkheid tot koppelen aan een lokale active directory
●
Afbeelding 1: Overzicht kenmerken Zakelijk Office 365 Instap, Standaard en Premium
De functionaliteiten worden geleverd door verschillende Microsoft licenties. Op welke licenties onze dienstverlening gebaseerd is ziet u in onderstaande tabel.
4 van 10
Product Zakelijk Office 365 Instap Zakelijk Office 365 Standaard Zakelijk Office 365 Premium
Microsoft Licentie Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business
Afbeelding 2: Tabel Microsoft Licenties
De licenties Instap en Standaard zijn onderling te combineren. Premium is niet te combineren met Instap en Standaard. Overstappen van Instap en Standaard naar Premium en omgekeerd is niet mogelijk.
2.2 De mogelijkheden van Zakelijk Office 365 Zakelijk Office 365 bestaat uit verschillende onderdelen die samen alle functionaliteiten bieden:
Onderdeel Exchange Online SharePoint Online & OneDrive for Business Lync Online Office
Functionaliteit Uitgebreide e-mail- en agendafunctionaliteiten met ingebouwde virus- en spambescherming Sla documenten op in de Cloud en deel deze veilig met anderen binnen en buiten uw bedrijf Toon uw aanwezigheid en maak gebruik van chatberichten en audio- en videoconferenties Bekijk en bewerk Office documenten in de browser versies van Word, Powerpoint, Excel en OneNote met Office Web Apps. Hebt u Zakelijk Office 365 Standaard of Premium afgenomen? Dan omvat de dienst tevens de nieuwste versies van de bekende desktopsoftware (o.a. Word, PowerPoint, Excel, Outlook) voor uw pc of laptop en Office Mobile voor de meeste Smartphones
Afbeelding 3: Overzicht Zakelijk Office 365 onderdelen
De meest belangrijke functies staan in deze dienstbeschrijving beschreven. Voor de uitgebreide dienstbeschrijvingen van Microsoft kunt u terecht op http://aka.ms/o365psd.
2.2.1 Functionaliteiten De functionaliteiten per onderdeel zijn als volgt: Bedrijfsmail
Cloudgebaseerde e-mail, agenda en contactpersonen met altijd actuele beveiliging tegen virussen en spam • • • • • • • • • •
Postvak van 50 GB Bijlagen tot 25 MB Uitgebreide Antivirus/anti-spam (Forefront) Outlook Web Access Volledige synchronisatie met Outlook op uw pc Agenda, contactpersonen en taken Mogelijkheid voor gedeelde agenda’s en e-mailboxen Mobiele e-mail voor de meeste mobiele apparaten, waaronder Windows Phone, iPhone, BlackBerry en Android toestellen Voorbeeldweergave van Office-documentbijlagen met Outlook Web App en Office Web Apps integratie Zakelijk Office 365 Premium kent enkele extra functionaliteiten:
5 van 10
De mogelijk om gebruikers te synchroniseren met een lokale Active Directory Uitgebreidere e-mail management functionaliteiten zoals eDiscovery en regels voor het afleveren van mail De mogelijkheid om archivering voor e-mailboxen met extra opslag capaciteit aan te schaffen
SharePoint
Documenten delen
Collega's, partners en klanten de beschikking geven over gesynchroniseerde en actuele versies van documenten, waarbij naadloos offline of online gewerkt kan worden • • • • • • • • • • • •
Centrale online opslag per bedrijf (10 GB per bedrijf + 500 MB per gebruiker) Persoonlijke opslag per gebruiker van 25 GB (OneDrive voor bedrijven) Deel bestanden met mensen binnen en buiten uw organisatie Toegang tot uw documenten vanaf praktisch iedere locatie en elk device (pc, laptop, tablet en smartphone) Maak teamsites voor het delen en synchroon houden van informatie in uw bedrijf of teams Beheer versies van documenten Bestanden in enkele stappen uploaden naar uw teamsite (maximaal 2 GB per bestand) Synchroniseer veelgebruikte bestanden met uw pc, voor eenvoudig offline bekijken en bewerken (tot 20.000 OneDrive en 5000 Sharepoint bestanden) Belangrijke documenten en personen gemakkelijk vinden Sociale netwerk functionaliteiten voor teamsites Optioneel is de SharePoint opslag ruimte uit te breiden. Deze extra opslagruimte is ook aan de OneDriveruimte van gebruikers toe te kennen Bij Zakelijk Office 365 Premium: meerdere verzamelingen Teamsites aanmaken (tot 20 zogenaamde Site Collections)
Webconferenties
Cloudgebaseerde chatberichten, aanwezigheidsinformatie (presence), online vergaderingen met pc-audio, videoconferenties en schermdeling • • • • • •
• • • •
Chatberichten en presence: snel communiceren of de beschikbaarheid van iemand controleren Online vergaderen met pc-audio, HD video en schermdeling Deel gemakkelijk uw desktop, een programma of whiteboard met andere gebruikers Communiceren met één klik via Outlook, SharePoint en andere Office-applicaties Deel presence, Instant Messaging en audio bellen met Skype gebruikers Eenvoudige vergaderingen organiseren vanuit uw agenda en eraan deelnemen (tot 250 deelnemers per vergadering). Externe deelnemers kunnen zich ook via een webbrowser aanmelden om de inhoud van de vergadering te bekijken en deel te nemen Maak aantekeningen van uw vergadering met OneNote Agenda-integratie met Outlook en Exchange (bijvoorbeeld uw status wijzigt naar bezet als u een overleg gepland hebt) Communicatie en overleg onderweg via Lync mobile-clients (Windows Phone, Android en iPhone) Bij Zakelijk Office 365 Instap krijgt u de beschikking over een basis Lync-client die vrijwel alle mogelijkheden heeft met uitzondering van video met meerdere personen, OneNote aantekeningen
maken en opname mogelijkheden. De volledige versie van Lync is beschikbaar bij Zakelijk Office 365 Standaard en Premium
Office
Vertrouwde Office
6 van 10
Online en Offline beschikking over Office toepassingen • •
•
Maak en bewerk Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNotebestanden via een web browser Voor Zakelijk Office 365 Standaard en Premium gebruikers: - Lokale Office installatie: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, Lync en Infopath voor maximaal 5 apparaten (pc, Mac, Windows-tablet en andere apparaten) per gebruiker - Office on Demand: gebruik de volledige versie van Office op een pc waarop geen Office geïnstalleerd is zonder dat u daarvoor administrator rechten nodig hebt - Office Mobile (voor Android en iPhone) Voor Zakelijk Office 365 Premium gebruikers: - Geavanceerde functies zoals de mogelijkheid om Access databases en Excell sheets te vergelijken en de mogelijkheid om Excel BI tools te gebruiken. Zie voor een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden de Microsoft dienstbeschrijvingen (link op bladzijde 5 van deze dienstbeschrijving)
2.3 Domeinnaam en DNS beheer 2.3.1 Nieuwe domeinnaam registreren Bij Zakelijk Office 365 krijgt u er een domeinnaam bij. U kunt hiermee uw e-mailadressen koppelen aan uw domeinnaam, bijvoorbeeld
[email protected] of
[email protected]. KPN kan voor u domeinnamen registreren onder de volgende domein extensies: .nl, .com, .net, .org, .info, .biz en .eu.
2.3.2 Bestaande domeinnaam gebruiken Hebt u al een domeinnaam die niet in beheer is bij KPN, dan faciliteert KPN de verhuizing van uw domeinnaam naar de KPN-systemen indien u dit wilt. Afhankelijk van het type domein gelden daar verschillende procedures voor. U kunt alleen een bestaande domeinnaam verhuizen als u daar de eigenaar van bent en toestemming geeft. Indien u uw domeinnaam niet wilt verhuizen naar KPN maar bij uw huidige provider wilt laten staan dan kan dat ook. U dient hiervoor de instructies op te volgen zoals omschreven in het e-mail bericht dat u ontvangt nadat u besteld hebt.
2.3.3 DNS beheer KPN draagt ook zorg voor het DNS-beheer indien u besluit de domeinnaam bij KPN te registreren/naar KPN te verhuizen. Dat houdt in dat KPN zorg draagt voor een correcte verwijzing in de Domain Name Servers (DNS) van uw (sub)domeinnamen naar de IP-adres(sen) van de systemen waarop uw website draait. Voor een correcte werking van Zakelijk Office 365 zijn specifieke instellingen nodig van uw domeinnaam. Als uw domeinnaam door KPN is geregistreerd, zijn de juiste domeinnaam instellingen al voor u uitgevoerd in de DNS van KPN.
7 van 10
Hoofdstuk 3.
Technische aspecten
3.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Om het optimale te halen uit Zakelijk Office 365 dient uw apparaat te voldoen aan een aantal minimale systeemvereisten. Daarnaast is een internetverbinding en een ondersteunde browser of mailprogramma vereist. De recentste systeemvereisten vindt u op de link kpn.com/microsoftsoftware. Voor de beste ervaring raden we aan altijd de laatste versie van uw browser te gebruiken en software updates te installeren zodra deze beschikbaar komen. Zakelijk Office 365 is ontworpen om te werken met:
De huidige en de een na laatste versie van Internet Explorer en Firefox en de laatste versie van Chrome en Safari Elke versie van Microsoft Office waarvoor Microsoft nog support levert
Bij oudere versies van browsers en clients kan de werking niet gegarandeerd worden, maar u wordt niet actief geweerd om de dienst te gebruiken.
3.2 Beschikbaarheid Voor Zakelijk Office 365 garandeert KPN ten aanzien van de continue levering de volgende beschikbaarheid:
99,8% beschikbaarheid DNS beheer kent een beschikbaarheid van 99,5%
Let op: deze beschikbaarheid geldt niet voor uw internettoegang, die is afhankelijk van uw provider. Als u geen verbinding hebt met het internet kunt u geen gebruik maken van de online functionaliteiten binnen Zakelijk Office 365. U kunt wel de lokaal geïnstalleerde cliënt van Office 365 Standaard en Premium gebruiken als u offline werkt.
3.3 Beveiliging en privacy Bij Zakelijk Office 365 worden uw gegevens beschermd volgens de strengste normen van fysieke en digitale beveiliging. Exchange Online heeft ingebouwde antivirus- en antispamfilters die zo zijn ontworpen dat ze bekende en onbekende virus- en spamgevaren uitschakelen zodra deze zich openbaren (die via de mail binnenkomen/verzonden worden). Uw mail en data wordt opgeslagen in dubbel uitgevoerde, geografisch verspreide servers die worden onderhouden door Microsoft. Meer informatie over de beveiliging en het privacybeleid van Microsoft Online Services is te vinden op de volgende locaties: Office 365 privacy en beveiliging: kpn.com/microsoftbeveiliging Microsoft Online Services Privacy Statement: kpn.com/microsoftprivacy
8 van 10
U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten.
9 van 10
Hoofdstuk 4.
Service
4.1 Hebt u nog vragen? Ga naar kpn.com/cloudservice en stel uw vraag bij een online adviseur via de live chat. Onze medewerkers zijn van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 18.00 uur bereikbaar.
4.2 Factuur Facturering van Zakelijk Office 365 gebeurt maandelijks per automatisch incasso. Restitutie van abonnementsgelden bij opzegging is niet mogelijk.
4.3 Abonnement De abonnementsduur van Zakelijk Office 365 is 1 maand. Het abonnement wordt steeds automatisch met een periode van 1 maand verlengd. U kunt het elk gewenst moment opzeggen met een opzegtermijn van een maand.
4.4 Voorwaarden Op de dienst Zakelijk Office 365 zijn de ‘Algemene Leveringsvoorwaarden KPN’, ‘Aanvullende Voorwaarden Online Diensten’ en de ‘Aanvullende Gebruiksvoorwaarden voor Online Microsoft Diensten’ van toepassing. Deze voorwaarden kunt u vinden op kpn.com/allevoorwaarden. Bij afname van domeinnamen gaat u ook akkoord met de voorwaarden van OpenSRS. Voor .nl domeinnamen gelden de voorwaarden van SIDN. Voor alle overige domeinnamen gelden de voorwaarden van ICANN.
4.5 Service en ondersteuning De serviceverlening Zakelijk Office 365 is beperkt tot het melden van fouten in de werking van de dienst, problemen bij installatie en problemen bij gebruik van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten die in de handleiding van Zakelijk Office worden beschreven en door KPN zijn gepubliceerd op kpn.com. KPN levert bij afname van de dienst Zakelijk Office 365 geen ondersteuning voor andere software en hardware van uw pc, laptop of smartphone, zoals het besturingssysteem. Ook gaat KPN ervan uit dat u voldoende bekend bent met de functionaliteit en werking van Microsoft Office. Eventueel dient u zelf de benodigde kennis met betrekking tot Microsoft Office eigen te maken aan de hand van publicaties van Microsoft. Gebruikersvragen zoals ‘Hoe maak ik een draaitabel in Excel?’ of “Hoe krijg ik animaties in mijn PowerPoint-presentatie?’ worden niet ondersteund door KPN. Voor dit soort vragen verwijzen wij u graag naar de Microsoft-website op office.microsoft.com, tabblad ondersteuning, of een daar gepubliceerd trainingsinstituut.
10 van 10
