Handleiding Websitebeheer. Event Media Websites Content Management Systeem

Handleiding Websitebeheer Event Media Websites Content Management Systeem

1. Inleiding ___________________________________________________________________3 2. CMS-systeem _______________________________________________________________4 2.1 Inloggen ______________________________________________________________________ 4 2.2 Basis-menu____________________________________________________________________ 4 2.3 Bestaande pagina’s aanpassen ____________________________________________________ 5 2.4 Nieuwe pagina’s aanmaken ______________________________________________________ 6 2.5 .txt bestanden verwijderen _______________________________________________________ 6 2.6 Lichtkrant aanpassen ___________________________________________________________ 7 2.7 Nieuwsbrief sturen _____________________________________________________________ 7 2.8 Webshop aanpassen ____________________________________________________________ 7 2.9 Gastenboek beheren ____________________________________________________________ 7 2.10 Statistieken bekijken___________________________________________________________ 8 2.11 Zoektermen aanpassen _________________________________________________________ 8 2.12 Menu-items aanpassen _________________________________________________________ 8 2.13 Poll _________________________________________________________________________ 8 2.14 Foto-album aanpassen _________________________________________________________ 8 2.15 Formulieren gebruiken_________________________________________________________ 8 2.16 Uitloggen ____________________________________________________________________ 9 2.17 Problemen met het CMS-systeem ________________________________________________ 9

3 E-mail bekijken ______________________________________________________________9

1. Inleiding Bedankt voor het door Event Media laten ontwerpen van uw website. Voordeel van onze websites is dat u ze ten alle tijde en overal ter wereld kunt aanpassen en updaten. Daarnaast kunt u ook overal ter wereld uw email inzien. In de volgende hoofdstukken wordt het zogenaamde CMS (oftewel Content Management Systeem) uitgelegd. U zult zien dat u op uw site alles eenvoudig kunt aanpassen of het nu tekst of afbeeldingen betreft. Verder kunt u, afhankelijk van uw pakket uw bezoekersstatistieken bekijken van uw website, uw foto-album aanpassen, een (html)nieuwsbrief versturen, uw webshop beheren, uw poll aanpassen, uw tekst en afbeeldingen aanpassen, uw gastenboek beheren, uw menu-items aanpassen, uw zoektermen aanpassen of bekijken hoeveel webruimte u beschikbaar heeft.

2. CMS-systeem Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u uw site kunt aanpassen en onderhouden.

2.1 Inloggen Open uw browser en ga naar uw domeinnaam /edit (bijv. www.mijndomein.nl/edit). Daar kunt u inloggen met het wachtwoord dat u gekregen heeft van Event Media. Bewaar dit wachtwoord goed! Bent u het wachtwoord kwijt, neem dan contact met ons op. Uw wachtwoord is: .................................................. Typ vervolgens het wachtwoord in het daarvoor bestemde veld en klik daarna op inloggen.

2.2 Basis-menu U komt nu in het basismenu. Vanuit hier kunt u kiezen uit de verschillende mogelijkheden. Het is mogelijk dat niet alle onderstaande opties van toepassing zijn op uw website. • • • • • • • • • • • • •

Pagina’s aanpassen: Het aanpassen van de inhoud van uw verschillende pagina’s op de website. Kies uit de lijst de juiste pagina die u wilt aanpassen en klik op aanpassen (zie verder 2.1). Nieuwe pagina’s aanmaken: Met de tweede optie kunt u nieuwe pagina’s aanmaken (zie verder 2.2). Pagina’s verwijderen: Met de derde optie kunt u bestaande pagina’s verwijderen (zie verder 2.3). Gastenboek beheren: Hiermee kunt u vervelende berichten verwijderen en bezoekersgegevens bekijken. (zie verder 2.9) Foto-album beheren: U kunt hier albums aanmaken, verwijderen en foto’s uploaden. (zie verder 2.14) Bezoekers bekijken: Hier ziet u gegevens over de bezoekers van uw website. (zie verder 2.10) Nieuwsbrief versturen: U kunt hier een nieuwsbrief versturen naar geinteresseerden. (zie verder 2.7) Webshop beheren: Hiermee kunt u uw artikelen toevoegen, aanpassen of verwijderen. (zie verder 2.8) Lichtkrant aanpassen: De scrollende tekst kunt u hier aanpassen. (zie verder 2.6) Edit menu: Hiermee kunt u uw website menu beheren een aanpassen. (zie verder 2.12) Zoektermen aanpassen: Hiermee past u de termen aan waarmee u in bv. Google gevonden wordt. (zie verder 2.11) Poll aanpassen: Hiermee kunt u de nieuwspoll op uw website plaatsen en aanpassen. (zie verder 2.13) Formulieren gebruiken: Hiermee kunt u contact/offerteformulieren aanmaken. (zie verder 2.14)

Onderaan het basis-menu ziet u hoeveel ruimte u nog heeft op uw website. Dit is met name afhankelijk van de hoeveelheid afbeeldingen, documenten en foto’s die u op uw site heeft staan. Heeft u onvoldoende ruimte? Neem dan contact met ons op voor uitbreiding van uw webruimte (hieraan zijn wel kosten verbonden).

2.3 Bestaande pagina’s aanpassen Als u de juiste pagina heeft gekozen om aan te passen, dan komt u in een editor terecht. Deze editor werkt eigenlijk net als Microsoft Word. U dient wel minimaal Internet Explorer 6 te hebben om de editor te kunnen gebruiken. We zullen hieronder kort de mogelijkheden doorlopen. Voor meer informatie klikt u op het vraagteken in de editor. LET OP: voor sommige functies dient u eerst een stuk tekst te selecteren. • • • • • • •

Hiermee kunt u de editor tijdelijk het scherm laten vullen. Om het scherm weer te verkleinen klik u nogmaals op deze knop. De volgende drie knoppen zijn om te knippen, kopiëren en plakken. De verrekijker-knop is om een tekst-fragment te zoeken in de pagina. De pijltjes-knoppen zijn om ongedaan te maken en te herhalen. De gumknop is om alle opmaak van de geselecteerde tekst te verwijderen. B, U en I zijn voor respectievelijk dikdrukken, onderstrepen en schuindrukken. ABC is om de tekst door te halen.

• • • •

Als u tekst uit Word kopieërt, gebruik dan deze functie om de tekst op te schonen. De gumknop is om alle opmaak van de geselecteerde tekst te verwijderen. B, U en I zijn voor respectievelijk dikdrukken, onderstrepen en schuindrukken. ABC is om de tekst door te halen.

• • • •

zijn respectievelijk voor het maken van opsommingen met 1,2,3 of met bolletjes. De volgende knoppen zijn tab-knoppen voor het verkleinen en vergroten van inspringingen. De x-knoppen zijn voor superscript en subscript. De uitlijnknoppen zijn voor respectievelijk links, midden, rechts en uitvullen.

•

is voor het maken van een link. Selecteer hiervoor eerst een stuk tekst. Klik op de knop. Kies voor interne of externe link. De interne link verwijst naar een eigen pagina op uw website. Typ daarvoor de naam van uw pagina zonder .txt in het vak “internal link” (bijv. home). Om een externe link te maken typt u de hele link inclusief http:// in het daarvoor bestemde vak. Klik daarna op “insert link”.

•

is om een email-link te maken. Emailadressen toevoegen aan uw website is spamgevoelig omdat er programma’s het internet afzoeken naar emailadressen op webpagina’s en naar de gevonden emailadressen massa’s spam gaan sturen. Hier is een oplossing voor. Gebruik ipv de @ de volgende combinatie [ed] in de link en ook in de naam (dus bv. uwnaam[ed]uwdomeinnaam.nl) Dit wordt automatisch weer juist gecorrigeerd door een scriptje op de site, maar voorkomt onnodige spam.

•

is om een anchor aan te maken. Dit is een plaats in uw pagina waar u met een link naar kunt verwijzen. Noemt u de anchor bijvoorbeeld “hoofdstuk1”, dan moet u een link aanmaken met bij “external link” de volgende tekst: #hoofdstuk1. De keuzemenu’s zijn om een tekst-stijl te kiezen. Pas het liefst alleen de grootte van de tekst aan. De stijl van de tekst wordt automatisch door uw website aangepast.

• •

is om de tekstkleur aan te passen. U kunt naast de standaardkleuren ook een eigen kleur kiezen via “custom color”.

•

is om tekst een achtergrondkleur te geven. U kunt naast de standaardkleuren ook een eigen kleur kiezen via “custom color”.

•

hiermee maakt u een tabel aan. Geef de juiste grootte aan, het aantal kolommen en rijen en of de tabel een rand moet hebben. Met de rechtermuisknop kunt u de tabel nog aanpassen, als de tabel zichtbaar is op het scherm.

•

is voor het invoegen van een formulier. Zie ook verderop bij “formulieren gebruiken”.

•

is voor het invoegen van een afbeelding. U kunt in dit menu ook afbeeldingen uploaden. Kies de juiste afbeelding uit de lijst en voeg hem in. U kunt hier uw eigen afbeeldingen uploaden. Let wel op de grootte van de afbeeldingen alvorens u ze upload. Als u tekst naast afbeeldingen wilt hebben op uw pagina is het verstandig een tabel in te voegen en de border daarvan op 0 in te stellen. Dit voorkomt ergernis met uitlijnen van tekst en afbeeldingen.

•

is voor het invoegen van documenten zoals .doc en .pdf. Het werkt hetzelfde als bij afbeeldingen.

•

hiermee kunt u een tekstvak invoegen.

•

hiermee kunt u een horizontale scheidingslijn invoegen

• •

is voor het invoegen van speciale tekens. Het vraagteken is de helpfunctie (engels) van de editor. Hier is alles nog veel uitgebreider uitgelegd.

Met de knoppen “edit”, “source” en “preview” kunt u de pagina’s respectievelijk aanpassen, de broncode bekijken of een preview bekijken (let op! De preview ziet er op uw site niet zo uit). Bent u klaar met aanpassen, dan kunt u het bestand opslaan. U kunt ook annuleren. Alle aanpassingen worden dan genegeerd en dus niet opgeslagen.Nadat u op opslaan heeft geklikt ziet u een preview zoals die er op de site uit zal zien. Klik op aanpassen als u niet tevreden bent, of klik op “ander bestand aanpassen” als u terug wilt naar het basis-menu. Tips: • • • • • • •

Houd de kleuren van de website aan Gebruik weinig of geen extra grote lettertypes Gebruik geen felle kleuren, maar de iets valere variant Gebruik zo min mogelijk donkere achtergronden met lichte tekst, dit leest niet fijn Houd de site overzichtelijk en strak uitgelijnd Verklein foto’s alvorens ze te uploaden met bv een gratis fotobewerkingsprogramma Gebruik tabellen (border=0) om afbeeldingen en tekst samen uit te lijnen

2.4 Nieuwe pagina’s aanmaken Nadat u op deze knop heeft gedrukt, vult u in het veld de naam van het bestand weer dat u wilt aanmaken,zonder .txt. Kies de naam die overeenkomt met het de naam van het menu-item en let daarbij zonodig op hoofdletteres en spaties. Klik op “verder”. Misschien bestaat het bestand al, dan moet u een andere naam verzinnen. Zo niet, dan klikt u nogmaals op verder en komt u in de editor. Daar kunt u de pagina aanpassen (zie 2.3).

2.5 .txt bestanden verwijderen Wilt u een txt-bestand (dus: een van uw pagina’s) verwijderen, dan kiest u de juiste pagina en klikt op verwijderen. Let op! Dit kunt u niet ongedaan maken.

2.6 Lichtkrant aanpassen U kunt hier in het tekstvak de tekst typen die u op uw pagina wilt zie scrollen. Gebruik mijn tekst om tekst dik te drukken of mijn tekst om tekst schuin te drukken. Klik op “opslaan” om de wijzigingen op te slaan of op annuleren om de wijzigingen te negeren.

2.7 Nieuwsbrief sturen Geintereseerden kunnen zich op uw site opgeven voor de nieuwsbrief. Met de optie nieuwsbrief sturen, kunt u de brief versturen. Geef een onderwerp op en kies of u een html (een mooi opgemaakte email) of een text (eenvoudige email met alleen tekst) wilt sturen. Kiest u voor een tekst-email, dan kunt u het bericht typen. Om een uitschrijflink toe te voegen klikt u op “uitschrijflink invoegen”. Hiermee kunnen de ontvangers zich uitschrijven voor de nieuwsbrief. Klik op verzenden om iedereen de brief te sturen. Kiest u voor een html email, dan komt u na een extra keer klikken in de editor terecht die u kent uit 2.3. Hier kunt u de nieuwsbrief aanpassen. Klikt u op verzenden, dan wordt de brief opgeslagen en verstuurd. Met deze knop kunt u een link naar de online versie van de brief invoegen en/of een uitschrijflink invoegen, waarmee mensen zich kunnen uitschrijven voor de nieuwsbrief. Met de optie emaillijst, krijgt u een overzicht van de emailadressen die in uw bestand staan. U kunt ze hier verwijderen of een nieuw adres toevoegen.

2.8 Webshop aanpassen Met deze optie kunt u de webshop aanpassen. Allereerst dient u uw gegevens in te voeren bij setup. U dient de verzendkosten op te geven. En het bedrag waarboven u geen verzendkosten meer berekent. Klik op opslaan om de gegevens aan te passen. Dan kunt u met nieuw item een nieuw artikel toevoegen. Vul het artikelnummer in, de naam, de omschrijving, de prijs en upload een foto met bladeren. Deze foto wordt automatisch verkleind. Let op! Het uploaden van grote foto’s kan wat lang duren. U moet alle velden invullen om fouten te voorkomen! Met de optie item wijzigen kiest u een artikel uit de lijst en vervolgens kunt u het artikel aanpassen. Met de optie item verwijderen verwijdert u een artikel. Let op. U krijgt geen waarschuwing en het is niet ongedaan te maken.

2.9 Gastenboek beheren U krijgt weer een keuze-menu te zien. U kunt de berichten bekijken. In dit overzicht kunt u ook vervelende of nutteloze berichten verwijderen door op verwijderen te klikken. U kunt hier ook de gegevens van de gastenboekbezoekers bekijken.

2.10 Statistieken bekijken Klik op deze knop en u krijgt een overzicht per maand. Kies de juiste maand en klik op “evaluate”. U ziet dan alle bezoekersgegevens.

2.11 Zoektermen aanpassen Klik op deze knop en u krijgt de zoektermen te zien die bv. doorgegeven worden aan de zoekmachines (bv. google). Vul hier zoveel mogelijk relevante termen in. Met “opslaan” bevestigd u de zoektermen. Standaard wordt door ons uw website aangemeld bij Google, maar u dient zelf uw site bij zoveel mogelijk linkpagina’s en andere zoekmachines aan te melden om hogerop in Google te komen. Hoe meer links naar uw pagina hoe beter, en andersom geldt het in mindere mate ook. Hoe meer links van uw site naar relevante informatie, hoe beter.

2.12 Menu-items aanpassen Met deze knop kunt u het basis-menu van uw website aanpassen. De hoofd-items staan vooraan onder elkaar. Iedere regel is een nieuw hoofditem, dat moet worden afgesloten door | (het teken boven de \). Daarachter komen de sub-items, ieder afgesloten door ; (puntkomma). LET OP! VERGETEN VAN EEN TEKEN KAN HET MENU IN DE WAR GOOIEN. Ieder item verwijst naar een pagina. De naam van die pagina (zie nieuwe pagina’s aanmaken) dient identiek te zijn aan de naam van het item (dus met hoofdletters en spaties). Gebruik geen rare tekens en gebruik niet te veel hoofditems, want dan passen ze misschien niet mooi in de site. Bij gebruik van subitems, worden alleen de sub-items gelinkt met een pagina. Met opslaan bevestigd u de wijzigingen.

2.13 Poll Deze optie wordt nog verder ontwikkeld.

2.14 Foto-album aanpassen Via deze optie kunt u foto-albums aanmaken, foto’s uploaden en albums verwijderen. U krijgt wederom een keuzemenu. Kies “nieuw album aanmaken”. Voer de juiste gegevens in (datum en naam van de activiteit) en klik op aanmaken. Dan komt u in de pagina waar u de foto’s kunt uploaden. Dit kunt u doen via de tien upload-velden links, maar dit is omslachtig. U kunt ook gebruik maken van de Java-applet rechts onder. Hiermee upload u alles in één keer. U rechtsboven foto’s verwijderen. De mappen krijgen de volgende naam: jaar-maand-dag-naam activiteit. Op die manier kunt u ze terugvinden. Kies steeds de juiste map om de foto’s naar te uploaden. Het maakt niet uit hoe groot de foto’s zijn, ze worden vanzelf geresized en van een merkje voorzien. Met de tweede optie komt u gelijk in het upload-scherm. Dit is voor het geval u achteraf foto’s wilt verwijderen of toevoegen. De derde optie is voor het verwijderen van een album. Kies het juiste album en klik op verwijderen. Let op! Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

2.15 Formulieren gebruiken Om een formulier in te voegen kiest u in de editor: . Binnen dit formulier kunt u de formulier elementen toevoegen. Belangrijk is dat u niet de “submit” knop vergeet. U dient de formulier elementen zoals invulvelden en selectievakjes in het rood gestippelde veld te plaatsen. Als u het standaard verzendscript wilt gebruiken dat door Event Media is geinstalleerd, dan kunt u waarden van het formulierveld laten zoals ze zijn. Als iemand het formulier invult, dan krijgt u een email met de ingevulde gegevens.

Het is verstandig om de elementen in het formulier een logische naam te geven zoals “voornaam” of “straat”. Als een veld verplicht moet worden ingevuld, voegt u “==req” achter de veldnaam, dus bv. “straat==req”. Voor meer informatie zie de ? van de editor.

2.16 Uitloggen Om uit te loggen dient u het betreffende venster van u browser te sluiten. Let op. Het venster open laten staan op een openbare computer geeft anderen de kans om uw site aan te passen.

2.17 Problemen met het CMS-systeem Ik kan niet terug naar het basis-menu. Gebruik de BACK of VORIGE knop van uw browser. Als ik de VORIGE-knop gebruik krijg ik de melding “pagina verlopen”. Zorg dat u alle laatste updates van windows en internet explorer heeft. Kijk ook bij Internet Explorer in het menu Extra en Internet-Opties. Op het tabblad Geavanceerd staat onder het kopje Beveiliging de optie 'Gecodeerde pagina's niet op de schijf opslaan'. Als daar een vinkje staat, haal 'm dan weg. Andere mogelijkheid is Algemeen, Instellingen, vink dan aan ‘bij elk bezoek aan een pagina’. Ik krijg alleen maar dubbele enters in de editor. Een enkele regel krijgt u in de editor door ‘shift enter’ te gebruiken. Een gewone enter is nl. Een harde enter in html en dat is standaard 2 regels. Ik heb een andere vraag of probleem. Neem contact op met onze technische dienst op [email protected] of telefonisch via 06 41127686.

3 E-mail bekijken U kunt bij Event Media overal uw email bekijken via webmail.uwdomeinnaam.nl. Daar logt u in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam is het voorvoegsel voor @uwdomeinnaam.nl, bv “info” of “marcel”. U kunt ook outlook zo instellen dat u daarmee u mail kunt bekijken. Gebruik daarvoor de onderstaande instellingen en maak een nieuwe account aan in outlook. Algemeen: Emailadres: voorvoegsel @uwdomeinnaam.nl Servers: POP3 Inkomende e-mail: www.uwdomeinnaam.nl Uitgaande e-mail: de mailserver van uw provider (mail.home.nl, mail.chello.nl, etc.) Accountnaam: voorvoegsel voor @uwdomeinnaam.nl Wachtwoord: uw wachtwoord (zelfde als CMS) Emailadressen wijzigen of aanmaken kunt u doen door contact met ons op te nemen op [email protected] . Een emailadres kan ook een forward zijn, bv [email protected], dat de binnenkomende email doorstuurd naar uw bestaande emailadres.