Handleiding. Uitwisseling met BRON

Handleiding

Uitwisseling met BRON

1. Inhoudsopgave 1.

Inhoudsopgave ............................................................................................. 2

2.

Vooraf ........................................................................................................... 4

3.

Installatie ..................................................................................................... 5 Installeren certificaat ..................................................................................... 5 Testen certificaat ........................................................................................... 6  Voor reguliere uitwisseling eerst registratieoverzicht aanvragen .................. 7

4.

Proces uitwisseling met BRON ...................................................................... 8

5.

Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken ................................................... 9

6.

Stap 2: Verstuur leerling BRON berichten ................................................... 10

7.

Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek ......................................................... 11

8.

Stap 4: Verwerk terugkoppelingen ............................................................. 13

9.

Registratieoverzicht aanvragen en ophalen ................................................ 15 Registratieoverzicht aanvragen bij BRON .........................................................15  Registratieoverzicht voor specifieke leerling(en) .......................................15 Registratieoverzicht ophalen ..........................................................................16

10. Registratieoverzicht analyseren ................................................................. 17 Voer analyse uit ...........................................................................................17  Leerlingen met status Volgt onderwijs die niet in het registratieoverzicht staan 18  Leerlingen met status Uitgeschreven die wel in het registratieoverzicht staan 18  Leerlingen met status Toekomstig die wel in het registratieoverzicht staan ..18  Leerlingen met status Aangemeld die wel in het registratieoverzicht staan ...18  Leerlingen met een registratie in het registratieoverzicht en niet een registratie in ParnasSys .............................................................................19  Leerlingen met type inschrijving op Onbekostigd die wel in het registratieoverzicht staan ..........................................................................20  Leerlingen met ambulante begeleiding die als regulier in het registratieoverzicht staan ..........................................................................20  Leerlingen met reguliere inschrijving die als ambulant begeleide leerlingen in het registratieoverzicht staan .....................................................................20  Leerlingen met een dubbele registratie in het registratieoverzicht ...............20  Leerling met type inschrijving Onbekostigd en/of indicatie bekostiging = nee 21  Leerlingen met een dubbele inschrijving in ParnasSys ...............................21  Overzicht aantallen ...............................................................................21 Controleer leerling(en) ..................................................................................21 Registratieoverzicht downloaden .....................................................................22 Registratieoverzicht verwerkt? .......................................................................22

Uitwisseling met BRON – Versie 2.12.1

Pagina 2 van 35

11. Leerlingen in speciaal onderwijs of met ambulante begeleiding, situatie voor 01-08-2014 ...................................................................................................... 23 Ambulant begeleide leerlingen ........................................................................23  Registratie bij de WPO-school (basis- en speciaal basisonderwijs) ...............23  Registratie bij de WEC-school (speciaal onderwijs) ....................................23 Reguliere leerlingen op een WEC-school ..........................................................23  Overgang van SO naar VSO ...................................................................24  TAB-leerlingen ......................................................................................24 12. Passend onderwijs...................................................................................... 25 Regulier en speciaal basisonderwijs.................................................................25  Ambulant begeleide leerlingen voor 01-08-2014 .......................................25  Ambulant begeleide leerlingen per 01-08-2014.........................................25  Leerlingen die zijn uitgeschreven per 31-07-2014 .....................................25 Speciaal onderwijs ........................................................................................25  Nieuwe leerling met een nog lopende indicatie .........................................25  Nieuwe leerling zonder indicatie ..............................................................26  Ambulant begeleide leerlingen ................................................................26  Leerlingen met een lopende indicatie die bij hetzelfde brinnummer overgaan van so naar vso ........................................................................................26  Onbekostigde leerlingen die reguliere leerling worden ...............................27  Uitstroomprofiel ....................................................................................27 13. Dubbele inschrijvingen ............................................................................... 28 14. Spontane mutatie ....................................................................................... 29 15. Identificatieverzoek ................................................................................... 30 16. Veelgestelde vragen ................................................................................... 31


Pagina 3 van 35

2. Vooraf Als school dient u de administratie van uw leerlingen met BRON uit te wisselen. Op basis van de gegevens die bij BRON zijn geregistreerd wordt onder andere de bekostiging vastgesteld die u ontvangt. Het is dus van belang te zorgen voor een goede uitwisseling. Als de leerlingen eenmaal bij BRON geregistreerd zijn, hoeft u daarna alleen nog maar mutaties aan BRON door te geven. Tijdens de uitwisseling controleert BRON de gegevens die u aanlevert en koppelt de voortgang aan u terug. U wisselt gegevens uit met BRON om er voor te zorgen dat de gegevens van uw leerlingen op de juiste wijze geregistreerd worden. De organisatie BRON interpreteert de leerlinggegevens, zoals u deze heeft aangeleverd aan BRON, in relatie tot de bekostiging. De resultaten van deze interpretatie vindt u op de Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB). Met behulp van de Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB) krijgt u inzicht in de registratie van leerlingen die wordt gebruikt om de bekostiging van uw school vast te stellen. De GTB is ingericht om u informatie te verschaffen per vestiging en teldatum. Meer informatie over het uitwisselen van leerlinggegevens vindt u in het handboek BRON PO onder ondersteuning en downloads. Bron: http://www.duo.nl

Meer documentatie is beschikbaar op http://www.bron.nl/.


Pagina 4 van 35

3. Installatie De functionaliteit om uit te wisselen met BRON is beschikbaar voor de rol Administratie en Applicatiebeheerder in ParnasSys. Diegene die de uitwisseling op uw school zal uitvoeren, dient dus een van deze rollen in ParnasSys te hebben. BRON adviseert scholen om na te gaan of met de meest recente versie van het leerling administratie systeem wordt gewerkt voordat de uitwisseling met BRON wordt gestart. Omdat ParnasSys een applicatie is die u via internet benadert, werkt u altijd met de meest recente versie van ParnasSys. Het is daarom niet noodzakelijk updates voor ParnasSys te installeren. Om dezelfde reden is het ook niet noodzakelijk om instellingen van bepaalde poorten op uw computer aan te passen.

Installeren certificaat Om gegevens veilig uit te wisselen met BRON is een beveiligingscertificaat nodig. Voor het downloaden en installeren daarvan krijgt u een brief met een wachtwoord van BRON. Het installeren van het certificaat is een eenmalige handeling en doet u via Beheer > Certificaten. Hier klikt u op de regel met ‘BRON certificaat’.

De te nemen stappen staan op deze locatie / pagina beschreven.

Het gaat hier om een éénmalige installatie van het certificaat dat u van BRON heeft gekregen. U hoeft het certificaat dus niet lokaal op uw pc of netwerk te installeren. Nadat het installeren van het certificaat is voltooid, wordt onder de hoofdtab School een tab BRON toegevoegd en kan elke medewerker met de juiste rollen de uitwisseling doen. Wanneer het certificaat van BRON vervangen dient te worden, moet de installatie van het nieuwe certificaat wel opnieuw op deze locatie uitgevoerd worden. Hierbij kunt u het nieuwe certificaat ‘over’ het bestaande certificaat installeren.


Pagina 5 van 35

Bestaan er binnen uw school meerdere vestigingen met een eigen ParnasSys-omgeving? Dan is het noodzakelijk om per vestiging een apart aanleverpuntnummer bij BRON aan te vragen. Hier wordt een bijbehorend certificaat afgegeven door BRON, dat u volgens bovenstaande instructies in ParnasSys installeert. Indien u het geïnstalleerde certificaat uit ParnasSys wilt verwijderen, klikt u onderin uw scherm op de knop ‘verwijderen’.

Testen certificaat Om te controleren of het geïnstalleerde certificaat werkt, dient u een terugkoppelverzoek te sturen naar BRON. Het terugkoppelverzoek is normaal gesproken een verzoek tot het ophalen van berichten die klaar staan bij BRON om verstuurd te worden naar ParnasSys. Dit zijn de zogenaamde ‘terugkoppelingen’. U kunt echter door het versturen van een terugkoppelverzoek ook controleren of het uitwisselen met BRON lukt en dus of het geïnstalleerde certificaat werkt. Test het certificaat via School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten. Klik hier op de regel ‘Verstuur een terugkoppelverzoek…’.

Vervolgens verstuurt u het terugkoppelverzoek door onderin uw scherm op ‘verstuur verzoek terugkoppeling’ te klikken.

Na het versturen van het terugkoppelverzoek krijgt u de bevestiging dat de gegevens succesvol zijn verstuurd. Hiermee is de test geslaagd en afgerond. Er worden hierbij geen daadwerkelijke terugkoppelingen opgehaald. Indien u een foutmelding krijgt, dient u het certificaat opnieuw te installeren.


Pagina 6 van 35



Voor reguliere uitwisseling eerst registratieoverzicht aanvragen

Voordat u vervolgens start met de reguliere uitwisseling, dient u eerst een registratieoverzicht aan te vragen bij BRON. Hiermee maakt u een vergelijking tussen de gegevens in ParnasSys en bij BRON. Op die manier komen eventuele verschillen, mogelijk nog op basis van uitwisseling met uw vorige pakket, aan het licht. Zo zorgt u er dus voor dat eventuele problemen (uit het verleden) worden verholpen voordat de normale uitwisseling begint. Middels een analyse van het registratieoverzicht kan in ParnasSys gezocht worden naar verschillen tussen ParnasSys en BRON. Voor een toelichting hierop verwijzen wij u naar het hoofdstuk ‘Verzoek registratieoverzicht’. Hierin staat een uitgebreide beschrijving van het aanvragen, ophalen en analyseren van het registratieoverzicht.


Pagina 7 van 35

4. Proces uitwisseling met BRON Nu de installatie van het certificaat en de eerste vergelijking is uitgevoerd, kunt u verder met het normale proces rond de BRON-uitwisseling. In de onderstaande afbeelding ziet u uit welke stappen het proces van uitwisseling met BRON bestaat.

• Werk uw leerlingenadministratie bij in ParnasSys Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken

Stap 2:

• Verstuur de BRON berichten op de locatie: School > BRON > Verstuur leerling BRON berichten

Verstuur leerling BRON berichten

Stap 3:

• Verstuur het terugkoppelverzoek op de locatie: School > BRON Verstuur speciale BRON berichten

Verstuur terugkoppelverzoek

• Verwerk de terugkoppelingen op de locatie: School > BRON > Verwerk BRON terugkoppelingen Stap 4: Verwerk terugkoppelingen

In de volgende hoofdstukken worden de stappen toegelicht.


Pagina 8 van 35

5. Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken Na de installatie en eerste vergelijking kunt u uw leerlingenadministratie in ParnasSys bijwerken zoals u gewend bent. Zorg er ook voor dat u opleidingscategorie van de verzorger, land van herkomst, indicatiestellingen of gegevens over passend onderwijs (indien relevant) vastlegt in ParnasSys. De hoogte van de bekostiging is hier namelijk mede van afhankelijk. Indien u gegevens in een leerlingdossier heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd die van belang zijn voor BRON, maakt ParnasSys automatisch een bericht aan. Meer informatie over de exacte gegevens die van belang zijn voor BRON vindt u op www.bron.nl.


Pagina 9 van 35

6. Stap 2: Verstuur leerling BRON berichten Nadat u de leerlingenadministratie in ParnasSys heeft bijgewerkt kunt u daadwerkelijk starten met de uitwisseling met BRON. ParnasSys zet automatisch alle berichten klaar die naar BRON verstuurd moeten worden. U verstuurt de berichten via School > BRON > Verstuur leerling BRON berichten.

Selecteer alle berichten door een vinkje te zetten voor het bovenste vakje in de grijze balk.

Klik vervolgens onderin uw scherm op de knop ‘verstuur geselecteerde leerlingen’ om de berichten naar BRON te versturen. Op deze wijze wisselt u de gegevens in ParnasSys uit met BRON.

In ParnasSys wordt vervolgens getoond of de uitwisseling gelukt is. Indien er leerlingen niet verzonden konden worden, zal hierover een melding worden getoond. Nadat de oorzaak van het niet kunnen versturen van de leerling is verholpen, kan de leerling opnieuw geselecteerd worden om te verzenden. Wijzigingen bij een leerling dienen binnen twee weken aan BRON te worden doorgegeven. Inschrijfgegevens van een nieuwe leerling dienen binnen een week met BRON uitgewisseld te worden. Het is dus raadzaam om geregeld de berichten naar BRON te sturen.


Pagina 10 van 35

7. Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek In de voorgaande stap heeft u de leerlinggegevens naar BRON verstuurd. Het terugkoppelverzoek is een verzoek tot het ophalen van berichten die klaar staan vanuit BRON om verstuurd te worden naar ParnasSys, de zogenaamde ‘terugkoppelingen’. Een onderdeel van de synchronisatie (gelijkschakeling tussen ParnasSys en het systeem BRON) betreft ook het ophalen van een terugkoppeling. ParnasSys verzoekt daarbij om terugkoppeling van de door het systeem BRON afgehandelde berichten. Het systeem BRON geeft gelijktijdig antwoord in de vorm van de specifieke terugkoppeling (of meerdere als dat aan de orde is). Als het verzoek is goedgekeurd, worden alle terugkoppelingen die klaarstaan opgenomen in dit bericht. Hierbij worden ook alle aanwezige retourberichten geleverd aan uw school. Bron: http://www.bron.nl/ondersteuning_en_downloads.asp > zoekterm ‘terugkoppel verzoek‘

Pas nadat een terugkoppeling is opgehaald, is bekend of de leerling daadwerkelijk bij BRON is ingeschreven of dat de leerling is afgekeurd. Het terugkoppelverzoek dient u telkens te versturen nadat u de leerling BRON berichten naar BRON heeft verstuurd. Na het uitvoeren van deze actie ontvangt u vanzelf de terugkoppelingen van BRON. Het is mogelijk dat BRON niet direct de terugkoppeling van de verstuurde berichten afgeeft. Er geldt een verwerkingstermijn van maximaal vijf werkdagen. Hierdoor kan het zijn dat de terugkoppeling pas later beschikbaar is. Wij adviseren u om na het versturen van BRON berichten geregeld een nieuw verzoek voor terugkoppeling naar BRON te sturen. Het terugkoppelverzoek verstuurt u via School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten.


Pagina 11 van 35

Klik hier op de regel ‘Verstuur een terugkoppelverzoek…’.

Vervolgens verstuurt u het terugkoppelverzoek door onderin uw scherm op ‘verstuur verzoek terugkoppeling’ te klikken.

Het resultaat hiervan kunt u vinden bij de terugkoppelingen. Deze worden beschreven in de volgende stap.


Pagina 12 van 35

8. Stap 4: Verwerk terugkoppelingen Voor elk bericht dat u naar BRON stuurt, stuurt BRON een terugkoppeling terug. Niet alle terugkoppelingen hoeven door u verwerkt te worden. Wanneer BRON een bevestiging van een inschrijving terugkoppelt, wordt dat bericht automatisch als verwerkt opgeslagen. Het verwerken van de terugkoppelingen doet u via School > BRON > Verwerk BRON terugkoppelingen.

De lijst met terugkoppelingen wordt standaard getoond met alleen de terugkoppelingen die nog niet zijn verwerkt. Zo kunt u direct zien welke terugkoppelingen nog verwerkt dienen te worden. Om één of meerdere specifieke terugkoppelingen te zoeken kunt u filteren op de velden Achternaam, Roepnaam, PGN, Berichttype, Signalen, Signaalcode en / of Verwerkt. Door op een terugkoppeling te klikken kunt u de inhoud van de terugkoppeling van BRON bekijken. Sommige terugkoppelingen bieden u de mogelijkheid om direct gegevens over te nemen vanuit de terugkoppeling naar het leerlingdossier in ParnasSys.

Als de terugkoppeling een signaal bevat, wordt een beschrijving getoond van het signaal.


Pagina 13 van 35

Aanvullende beschrijvingen van de mogelijke berichttypes en de signaalcodes kunt u vinden in de kennisbank van BRON. Hier kunt u zoeken op de betreffende berichttypes en signaalcodes. Afhankelijk van het signaal en de bijbehorende omschrijving dient u in ParnasSys wijzigingen door te voeren. Vervolgens kunt u per terugkoppeling aangeven of deze verwerkt is. Dit is alleen mogelijk als alle signalen van een leerling verwerkt zijn.

Uiteindelijk is het doel om alle terugkoppelingen te verwerken, oftewel: wijzigingen doorvoeren in de leerlingdossiers. Dit zal namelijk resulteren in nieuwe leerling BRON berichten. Deze berichten kunt u weer versturen en als u de voorgaande terugkoppelingen juist verwerkt heeft, zal BRON geen signalen meer terugkoppelen. Bij de signalen die BRON terugkoppelt, wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten berichten. Bij een afkeuring is de inschrijving van een leerling geweigerd door BRON. De leerling is dan niet bekend bij BRON. Bij een attentiesignaal is de leerling wel bij BRON ingeschreven. Hierbij is echter geconstateerd dat bepaalde gegevens uit ParnasSys niet overeenkomen met de gegevens van BRON. Het is hierbij aan de school om te bepalen of deze gegevens in ParnasSys aangepast worden.


Pagina 14 van 35

9. Registratieoverzicht aanvragen en ophalen Het bericht ‘Verzoek registratieoverzicht’ biedt de mogelijkheid om van alle leerlingen die bij BRON zijn ingeschreven, de gegevens van BRON op te vragen. Dit overzicht vraagt u op als u wilt weten welke gegevens van de leerlingen bekend zijn bij BRON. In ParnasSys kunt u deze informatie met uw eigen administratie vergelijken. Het registratieoverzicht kan voor uw school van belang zijn in (specifieke) situaties zoals het aanleveren van nieuwe inschrijvingen, het herstellen van uw eigen administratie of het toetsen van een bekostigingsbesluit van CFI.

Registratieoverzicht aanvragen bij BRON Om van alle leerlingen een registratieverzoek op te vragen gaat u naar School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten. Klik op de regel ‘Verstuur een verzoek registratieoverzicht…’.

Vul eerst de peildatum in. Deze staat standaard op de huidige datum maar kan desgewenst aangepast worden.

Klik vervolgens onderin uw scherm op ‘verstuur verzoek registratieoverzicht’.



Registratieoverzicht voor specifieke leerling(en)

Om de gegevens van één, of een aantal, specifieke leerling(en) op te vragen in het registratieoverzicht, klikt u op ‘selecteer leerlingen’.


Pagina 15 van 35

In het volgende scherm wordt de leerlingenlijst uit ParnasSys getoond. Hier kunt u met behulp van de zoekvensters zoeken naar de leerling waarvoor u het registratieoverzicht wilt opvragen. Selecteer de leerling door het selectievak bij de leerling te markeren. Het selecteren van alle leerlingen op deze pagina is alleen in uitzonderlijke gevallen raadzaam en valt bij dagelijks gebruik af te raden. U krijgt dan namelijk voor elke leerling een los registratieoverzicht. Dit is niet geschikt om alle leerlingen in ParnasSys te vergelijken met BRON.

Nadat de gewenste peildatum is ingevoerd en de gewenste leerlingen zijn aangevinkt, klikt u op ‘verstuur verzoek registratieoverzicht’ om het registratieoverzicht bij BRON aan te vragen.

Registratieoverzicht ophalen Het registratieoverzicht dient u, net als terugkoppelingen van een leerlingbericht, op te halen met een verzoek terugkoppeling. Zie hiervoor ook Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek. Nadat BRON het registratieoverzicht heeft klaargezet en u een verzoek terugkoppeling heeft gedaan, vindt u het registratieoverzicht bij Verwerk BRON terugkoppelingen. Om alleen de registratieoverzichten te zien selecteert u uit de keuzelijst bij ‘Berichttype’ de optie ‘registratieOverzichtInschrijving’.

Een registratieoverzicht met meerdere leerlingen heeft als kenmerk dat er geen roep- en achternaam wordt getoond, maar alleen berichttype Registratieoverzicht.


Pagina 16 van 35

10. Registratieoverzicht analyseren Het registratieoverzicht opent u door in de lijst met terugkoppelingen op de regel zelf te klikken. Nadat u op het registratieoverzicht heeft geklikt ziet u een pagina met vier opties. Door op de betreffende regel te klikken voert u de genoemde handeling uit.

Voer analyse uit De eenvoudigste manier om te zoeken naar verschillen tussen uw leerlingenlijst in ParnasSys en het registratieoverzicht is de automatische analyse van ParnasSys. ParnasSys vergelijkt tien mogelijke oorzaken van verschillen en toont per categorie hoeveel leerlingen gevonden zijn. Door op de pijl voor een categorie te klikken ziet u de gegevens van de betreffende leerling.

De categorieën worden onderstaand toegelicht.


Pagina 17 van 35



Leerlingen met status Volgt onderwijs die niet in het registratieoverzicht staan

Een veel voorkomende oorzaak van verschillen tussen BRON en ParnasSys is een leerling die wel in ParnasSys staat, maar niet in het registratieoverzicht voorkomt. Deze leerling is dan niet bij BRON bekend. Mogelijk is de leerling eerder afgekeurd of juist nog niet eerder uitgewisseld. Het is dan zaak de leerling opnieuw met BRON uit te wisselen. Zie de veelgestelde vragen voor informatie over het handmatig klaarzetten van een leerling voor uitwisseling met BRON. Denkt u er hierbij aan dat leerlingen met inschrijvingstype ‘Onbekostigd’ niet in het registratieoverzicht voor (mogen) komen en dus voor een verschil in het totaalaantal zullen zorgen. 

Leerlingen met status Uitgeschreven die wel in het registratieoverzicht staan

Een ander veel voorkomende oorzaak is leerlingen met de status uitgeschreven in ParnasSys en ook een registratie in het registratieoverzicht. Dit veroorzaakt niet altijd een verschil tussen BRON en ParnasSys. Als de leerling nu onderwijs op uw school volgt, is er in principe niets aan de hand. Alleen wanneer hier leerlingen worden getoond die echt van school zijn dient u actie te ondernemen. BRON is dan blijkbaar niet op de hoogte van de uitschrijving van de leerling en telt de leerling dan nog mee. Ook in dit geval wisselt u de leerling opnieuw met BRON uit, zodat zij op de hoogte worden gebracht van de uitschrijving. 

Leerlingen met status Toekomstig die wel in het registratieoverzicht staan

Hier worden leerlingen getoond die op de peildatum van het registratieoverzicht in ParnasSys de status ‘Toekomstig’ hebben. Deze leerlingen volgen dan nog geen onderwijs en dienen dus ook niet in het registratieoverzicht voor te komen. Controleert u de inschrijfdatum van de leerling en wisselt u deze indien nodig nog een keer met BRON uit. 

Leerlingen met status Aangemeld die wel in het registratieoverzicht staan

Hiervoor geldt hetzelfde principe als de vorige categorie. Ook dit betreft leerlingen die niet in het registratieoverzicht voor mogen komen, omdat ze op de peildatum van het overzicht geen onderwijs volgen. Ze hebben dan immers de status ‘Aangemeld’. Controleert u de inschrijfdatum van de leerling en wissel deze indien nodig opnieuw met BRON uit.


Pagina 18 van 35



Leerlingen met een registratie in het registratieoverzicht en niet een registratie in ParnasSys

Leerlingen bij deze categorie komen niet in ParnasSys voor, maar staan wel geregistreerd bij BRON. Bij het uitklappen van deze categorie ziet u eerst alleen een PGN-nummer van de leerling. Deze kunt u ook uitklappen om meer informatie te zien. Wanneer de leerling onterecht bij BRON is geregistreerd, kunt u met de knop ‘stuur verwijder inschrijving bericht’ een uitwisseling doen om de leerling bij BRON te verwijderen.

Betreft het wel een leerling van uw school, dan dient u de leerling in ParnasSys in te voeren.


Pagina 19 van 35



Leerlingen met type inschrijving op Onbekostigd die wel in het registratieoverzicht staan

Leerlingen die bij deze categorie worden vermeld staan in ParnasSys als onbekostigde leerlingen. De leerling is echter ook bij BRON geregistreerd op de peildatum van het overzicht. Een onbekostigde leerling dient niet bij BRON bekend te zijn. Als de leerling onterecht bij BRON bekend is, kunt u klikken op de knop ‘stuur verwijder inschrijving bericht’ om voor de leerling een uitwisseling te doen waarmee de registratie bij BRON wordt verwijderd.

Anderzijds kan het zijn dat het inschrijvingstype in ParnasSys aangepast dient te worden. 

Leerlingen met ambulante begeleiding die als regulier in het registratieoverzicht staan

Deze categorie is alleen van toepassing op scholen in het speciaal onderwijs. Een leerling die door WEC-school ambulant werd begeleid, staat in het registratieoverzicht als regulieren leerling. Controleert u in dit geval of de inschrijving als AB-leerling in ParnasSys wel juist is. Wanneer dit het geval is, wisselt u dan de leerling nog een keer uit om de registratie bij BRON te corrigeren. Bij de veelgestelde vragen leest u meer informatie over het handmatig klaarzetten van een leerling voor de uitwisseling met BRON. Als de leerling niet juist in ParnasSys staat, corrigeert u de inschrijving in ParnasSys. 

Leerlingen met reguliere inschrijving die als ambulant begeleide leerlingen in het registratieoverzicht staan

Ook deze categorie is alleen van toepassing op scholen in het speciaal onderwijs. Een reguliere leerling op een WEC-school is bij BRON geregistreerd als een leerling die door de school ambulant werd begeleid. Controleert u of de inschrijving als reguliere leerling klopt. Wanneer dit het geval is, wisselt u dan de leerling nog een keer uit om de registratie bij BRON te corrigeren. Bij de veelgestelde vragen leest u meer informatie over het handmatig klaarzetten van een leerling voor de uitwisseling met BRON. Als de leerling niet juist in ParnasSys staat, corrigeert u de inschrijving in ParnasSys. 

Leerlingen met een dubbele registratie in het registratieoverzicht

Soms heeft een leerling een registratie bij BRON met een onderwijsnummer en een burgerservicenummer. Als deze nummers ook in ParnasSys bij de leerling staan, zal dat bij deze categorie worden gemeld. Een registratie op basis van een burgerservicenummer heeft de voorkeur. Dus in de meeste gevallen dient u een bericht naar BRON te sturen om de registratie van het onderwijsnummer te verwijderen. De ParnasSys Helpdesk kan u hier mee assisteren.


Pagina 20 van 35



Leerling met type inschrijving Onbekostigd en/of indicatie bekostiging = nee

Deze controle betreft niet een verschil tussen ParnasSys en BRON. Het is een interne controle van de administratie in ParnasSys die bedoeld is om u te informeren over leerlingen waarbij:  Het type inschrijving op ‘Onbekostigd’ staat;  Het veld ‘Indicatie bekostiging’ bij een schooljaar uit de schoolloopbaan op ‘Nee’ staat. Het veld ‘Indicatie bekostiging’ vindt u via Onderwijs > Deze school op de leerlingkaart van de leerling. Door hier op de wijzigingsknop te klikken bij ‘Schoolloopbaan’ ziet u een overzicht met alle schooljaren. Klikt u nu op de wijzigingsknop achter een schooljaar, dan kunt u onder andere het veld ‘Indicatie bekostiging’ bewerken. Dit veld dient alleen in specifieke gevallen op ‘Nee’ gezet te worden. Namelijk wanneer de leerling tussen het begin van het schooljaar en 1 oktober meer dan de helft van de tijd ongeoorloofd afwezig is. Wanneer bij dit veld ‘Ja’ staat, krijgt u voor dat schooljaar geen bekostiging voor de leerling. Controleert u dit dus goed bij de leerlingen die in deze categorie worden genoemd. 

Leerlingen met een dubbele inschrijving in ParnasSys

Een kind heeft waarschijnlijk meerdere dossiers in ParnasSys. Aangezien dit meestal onwenselijk is adviseren wij u er volgens de instructie op het supportportaal 1 dossier van te maken. Deze controle heeft niets met de status van het kind bij BRON te maken. 

Overzicht aantallen

Onder de verschillende categorieën ziet u nog een overzicht met totaalaantallen van leerlingen per leeftijdscategorie, weging en NOAT/CUMI.

Controleer leerling(en) Om zelf te zoeken naar specifieke leerlingen in het registratieoverzicht maakt u gebruik van de optie ‘Controleer leerling(en)’. Nadat u op de optie heeft geklikt ziet u de leerlingenlijst van ParnasSys op de peildatum van het registratieoverzicht. Door gebruik te maken van de zoekopties boven de lijst, kunt u zoeken naar leerlingen op naam of op status.

Als u op een leerling klikt, kunt u een inhoudelijke vergelijking maken tussen gegevens in ParnasSys en uit het registratieoverzicht.


Pagina 21 van 35

Registratieoverzicht downloaden Om de volledige lijst van gegevens in te zien die BRON in het registratieoverzicht heeft opgenomen klikt u op ‘Registratieoverzicht downloaden’. Net als met andere bestanden die u via internet downloadt, zal uw browser een venster laten zien waarmee u het bestand kunt openen. In dit geval is dat dus het registratieoverzicht. Nadat u heeft aangegeven het bestand te willen openen wordt de volledige inhoud van het registratieoverzicht op uw scherm getoond. Eventueel kunt u hierin zoeken naar leerlingen door gebruik te maken van de zoekfunctie van uw browser. Meestal kan dit via de toetsencombinatie Ctrl-F. Er wordt dan een tekstvak getoond waarin u uw zoekopdracht invult. Als de tekst gevonden wordt, zal uw browser naar de gevonden tekst ‘springen’.

Registratieoverzicht verwerkt? Wanneer u klaar bent met het analyseren of inzien van het registratieoverzicht kunt u deze als verwerkt opslaan. Het registratieoverzicht zal niet meer in de standaardlijst met terugkoppelingen staan. Zo blijft deze lijst overzichtelijk.


Pagina 22 van 35

11. Leerlingen in speciaal onderwijs of met ambulante begeleiding, situatie voor 01-08-2014 De onderstaande informatie is alleen van toepassing op leerlingen met een inschrijfdatum voor 01-08-2014. Zij vallen niet onder de wet Passend Onderwijs.

Ambulant begeleide leerlingen Een leerling die door een speciale school werd begeleid op een WPO school dient door beide scholen bij BRON geregistreerd te worden. 

Registratie bij de WPO-school (basis- en speciaal basisonderwijs)

Als een leerling ambulante begeleiding kreeg, voert u in ParnasSys de onderstaande indicatie- en ambulante begeleidingsgegevens in.  Indicatie Ga naar Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop ‘indicatiestelling toevoegen’. Vul daar de benodigde gegevens in. Voer in ieder geval de afgiftedatum in. Verder is het van belang de juiste REC-instelling te selecteren.  Ambulante begeleiding Ga naar Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop ‘ambulante begeleiding toevoegen’. Vul daar de benodigde gegevens in. Een begindatum is verplicht. Verder dient u hier een WEC-instelling te selecteren. Zoek op het Brinnummer wat op de beschikking staat vermeld. Een uitzondering hierbij zijn leerlingen met een visuele handicap. Hierbij wordt geen CvInummer afgegeven. U voert bij de indicatie alleen de afgiftedatum en het soort onderwijs in. 

Registratie bij de WEC-school (speciaal onderwijs)

De speciale school voert de leerling die zij begeleid hebben ook in ParnasSys in. Hierbij gebruikt u het inschrijftype ‘Ambulant begeleid’. Nadat de leerling is ingevoerd dient u ook de gegevens van de indicatie in te voeren via Onderwijs > Speciaal onderwijs. Daarnaast registreert u op welke school de leerling regulier onderwijs volgde. Dit doet u bij ‘Regulier onderwijs registratie’ via Onderwijs > Deze school op de leerlingkaart van de leerling. Klik op de wijzigingsknop bij dit onderdeel. U kunt hier meerdere scholen toevoegen voor het geval de leerling op een andere school regulier onderwijs ging volgen en u ook daar de begeleiding gaf.

Reguliere leerlingen op een WEC-school Wanneer een leerling regulier onderwijs volgt op een WEC-school kan de bij inschrijving in ParnasSys worden gekozen voor het inschrijftype ‘Regulier onderwijs’. Wel moesten ook van deze leerling de gegevens van de indicatie worden ingevoerd via Onderwijs > Speciaal onderwijs. Ook voert u hier de gegevens in bij het blok ‘Soort onderwijs WEC’. Voor elke WEC-inschrijving is op elk moment precies één soort onderwijs van toepassing. Dit kunt u hier invullen. In deze gegevensgroep wordt geregistreerd welk onderwijs de leerling ontvangt. De hoogte van de bekostiging van de leerling hing af van de precieze onderwijssoort.


Pagina 23 van 35



Overgang van SO naar VSO

Bij een overgang van SO naar VSO per 01-08-2013 dient u leerling eerst uit te schrijven. Hierna kunt u de uitgeschreven leerling opnieuw inschrijven via de functie ‘leerling herinschrijven’ via Onderwijs > Deze school. Nu plaatst u de leerling in het VSO. Dit onderscheid maakt u door via Onderwijs > Speciaal onderwijs een regel toe te voegen bij ‘Soort onderwijs WEC’. Hier kunt u bij het veld ‘Schoolsoort’ aangeven of een leerling SO of VSO volgt. Voorheen was het voldoende om alleen een regel toe te voegen bij ‘Soort onderwijs WEC’. Maar vanwege de Wet kwaliteit (v)so is dit veranderd. Volgens deze wet moeten leerlingen het SO verlaten aan het einde van het schooljaar dat ze 14 jaar worden en dienen deze leerlingen daadwerkelijk uitgeschreven te worden. Ook wanneer de leerling op dezelfde school VSO zal volgen. 

TAB-leerlingen

Wanneer een reguliere leerling van een WEC-school terugkeerde naar een ‘niet-WECschool’ en de indicatie is verlopen, kwam de WEC-school nog een jaar in aanmerking voor bekostiging. Er was dan sprake van een TAB-leerling. ParnasSys controleert automatisch of een leerling de status TAB dient te krijgen. U hoeft hier geen aparte handeling voor te verrichten, anders dan de leerling uitschrijven en hierbij alle relevante gegevens invoeren. Als de leerling aan de definitie van TAB voldoet, zal de leerling als zodanig worden opgeslagen en wordt dit bij de uitwisseling met BRON ook doorgegeven. Als u de TAB-leerlingen als actieve leerlingen in uw administratie wilt opnemen, kunt u de leerling herinschrijven. Kiest u bij de herinschrijving dan voor het inschrijftype ‘Onbekostigd / Teruggeplaatst ambulant begeleid’. De leerling wordt dan niet met BRON uitgewisseld. U heeft namelijk met het doorgeven van de uitschrijving alle benodigde gegevens met BRON uitgewisseld. Het is niet nodig de leerling nog een keer als TABleerling bij BRON te registreren. ParnasSys geeft een leerling de status TAB als het een reguliere leerling op een WECschool is, die werd uitgeschreven naar een niet-WEC school en op datum uitschrijving geen lopende indicatie meer had. Het is dus wel van belang om bij de indicatie ook de vervaldatum in te voeren. Om de leerling als TAB-leerling te kenmerken, mag deze gelijk zijn aan de uitschrijfdatum.


Pagina 24 van 35

12. Passend onderwijs Op 1 augustus 2014 is de wet Passend Onderwijs van kracht. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop u leerlingen die begeleid worden of speciaal onderwijs volgen in ParnasSys registreert. DUO heeft een handboek over passend onderwijs uitgegeven waarin voorkomende situaties worden beschreven, zodat u weet welke handelingen verricht dienen te worden. Wij adviseren u dit handboek te raadplegen bij vragen over passend onderwijs. U vindt het handboek via deze link. In de onderstaande paragrafen worden de belangrijkste aandachtspunten genoemd. Deze punten worden nader toegelicht op het Supportportaal van ParnasSys. U opent het Supportportaal door op ‘help’ te klikken in ParnasSys of te gaan naar http://support.ParnasSys.net.

Regulier en speciaal basisonderwijs 

Ambulant begeleide leerlingen voor 01-08-2014

De gegevens (indicatie en ambulante begeleiding) bij leerlingen die voor 01-08-2014 een indicatie voor ambulante begeleiding hadden, dient u in ParnasSys te laten staan. Zorgt u er voor dat deze gegevens nog altijd goed geregistreerd zijn en verwijdert u deze niet. 

Ambulant begeleide leerlingen per 01-08-2014

De bekostiging voor ambulante begeleiding gaat per 01-08-2014 niet meer via BRON. Dus u kunt een einddatum invullen bij de gegevens van de ambulante begeleiding (dit is niet verplicht). Als de leerling na 01-08-2014 nog begeleiding nodig heeft, dient u samen met het samenwerkingsverband te kijken welke mogelijkheden hiervoor bestaan binnen de wet Passend Onderwijs. 

Leerlingen die zijn uitgeschreven per 31-07-2014

Als een leerling van uw school wordt uitgeschreven naar het so op 31-7-2014 en de leerling heeft nog een lopende indicatie, dan zult u een aantal weken een dubbele inschrijving krijgen. Deze dubbele inschrijving mag u negeren.

Speciaal onderwijs 

Nieuwe leerling met een nog lopende indicatie

Als een nieuwe leerling op uw school nog een ‘oude’ indicatie meeneemt van voor 01-082014, dient u de leerling in te schrijven op de laatste schooldag van het schooljaar 2013/2014. U kunt dan de gegevens van de indicatie invoeren bij de leerling en deze met BRON uitwisselen.


Pagina 25 van 35



Nieuwe leerling zonder indicatie

Een nieuwe leerling die in het schooljaar 2014-2015 begint zonder een indicatie, valt onder de wet Passend Onderwijs. Deze leerling dient u in te schrijven met een toelaatbaarheidsverklaring. Deze voert u bij de leerling in via Onderwijs > Speciaal onderwijs. Dit is dezelfde pagina als waar ook de indicatie wordt vastgelegd. Om een toelaatbaarheidsverklaring in te voeren klikt u op de knop ‘toelaatbaarheidsverklaring toevoegen’ onderin uw scherm.

Vervolgens kunt u de betreffende gegevens in ParnasSys invoeren.

Klikt u op ‘opslaan’ om de gegevens vast te leggen. Hierna kan de leerling met BRON uitgewisseld worden. 

Ambulant begeleide leerlingen

Leerlingen die u op een andere school ambulante begeleiding geeft, dient u per 31-072014 uit te schrijven. De bekostiging voor ambulante begeleiding via BRON stopt met de ingang van passend onderwijs. Als de betreffende leerling na 01-08-2014 nog begeleiding op de andere school nodig heeft, kijkt de reguliere school naar de mogelijkheden hiervoor met het samenwerkingsverband. 

Leerlingen met een lopende indicatie die bij hetzelfde brinnummer overgaan van so naar vso

Als een leerling een ‘oude’ indicatie heeft en per 01-08-2014 overgaat naar het vso, valt de leerling nog niet onder de wet Passend Onderwijs. De leerling kan de onder de lopende indicatie onderwijs blijven volgen. Wel is het noodzakelijk om de leerling uit te schrijven en weer opnieuw in te schrijven. Maakt u hierbij gebruik van de functie ‘herinschrijving’ op de pagina Onderwijs > Deze school bij de leerlingkaart van de leerling. De uitschrijfdatum van de periode op so is de voorlaatste schooldag voor de zomervakantie. De herinschrijving geeft u als inschrijfdatum de laatste schooldag voor de zomervakantie.


Pagina 26 van 35



Onbekostigde leerlingen die reguliere leerling worden

Leerlingen die nu het type inschrijving “Onbekostigd” hebben en reguliere leerlingen worden op uw school, dienen ook in- en uitgeschreven te worden. Welke datums u hierbij registreert hangt er van af of de leerling een indicatie of een toelaatbaarheidsverklaring heeft. Indien de leerling nog voor 01-08-2014 een indicatie heeft gekregen valt de leerling nog niet onder de wet Passend Onderwijs. In dat geval schrijft u de leerling uit op de voorlaatste dag voor de zomervakantie. De herinschrijving geeft u dan als inschrijfdatum de laatste dag voor de zomervakantie. Hierbij voert u ook de gegevens van de indicatie in. Daarna kunt u de leerling met BRON uitwisselen. Als de leerling per 01-08-2014 begint met een toelaatbaarheidsverklaring, schrijft u de leerling uit op 31-07-2014. Hierna schrijft u de leerling weer in met een herinschrijving waarbij de inschrijfdatum 01-08-2014 is. U voert de toelaatbaarheidsverklaring in en wisselt de leerling met BRON uit. 

Uitstroomprofiel

Bij leerlingen die op of na 01-08-2014 onderwijs volgen op het vso, dient u een uitstroomprofiel vast te leggen. Deze gegevens wisselt u ook uit met BRON. Via Onderwijs > Speciaal onderwijs op de leerlingkaart van de leerling kunt u dit uitstroomprofiel in ParnasSys invoeren. Het uitstroomprofiel start op zijn vroegst op 0108-2014. Als u bij het uitstroomprofiel kiest voor ‘Vervolgonderwijs’ dient u ook ‘Soort onderwijs vo’ en ‘Leerjaar’ in te vullen. Het gaat hierbij om het onderwijs en leerjaar dat de leerling bij u volgt op of na 01-08-2014.


Pagina 27 van 35

13. Dubbele inschrijvingen De melding ‘Dubbele inschrijving’ wordt door BRON afgegeven indien de inschrijving op de nieuwe school overlapt met de uitschrijving op de oorspronkelijke school. BRON schrijft hierover in haar kennisbank: “Als een leerling dubbel staat ingeschreven, ontvangen alle betrokken scholen een melding in hun leerlingenadministratiesysteem (LAS). De betrokken scholen zijn de scholen waarbij sprake is van een gezamenlijke inschrijfperiode. Deze scholen moeten de inschrijfperiode van de leerling vaststellen en daarnaast onderling afstemmen wie de datum van inschrijving of uitschrijving moet aanpassen.” Er kan ook sprake zijn van een dubbele inschrijving wanneer de registratie van een leerling die ambulante begeleiding ontvangt onjuist is. De volgende situaties kunnen een melding ‘Dubbele inschrijving’ van BRON opleveren: 1. Een leerling staat op meerdere scholen als reguliere leerling ingeschreven; 2. Een leerling met een reguliere inschrijving op een WPO-school en een crisis- of observatieplaats staat niet zo geregistreerd bij de WEC-school; 3. Een leerling met ambulante begeleiding op een WPO-school staat op de WEC-school als reguliere leerling geregistreerd in plaats van AB-leerling; 4. Een leerling met ambulante begeleiding is op de WPO-school zonder gegevens van de indicatie geregistreerd, terwijl de WEC-school de leerling al wel als AB-leerling heeft geregistreerd; 5. Een leerling met ambulante begeleiding is door de WPO-school en de WEC-school als reguliere leerling geregistreerd. Wij adviseren u daarom, in overleg met de vervolgschool, te bepalen wat de juiste gegevens zijn. Vervolgens dient men de betreffende gegevens aan te passen. Wanneer de leerling dan wordt uitgewisseld met BRON, zal de melding ‘Dubbele inschrijving’ verholpen zijn. Als de oorzaak van de dubbele inschrijving is verholpen zal BRON hierover geen specifiek bericht afgeven. BRON stopt alleen met het afgeven van het bericht over de dubbele inschrijving. BRON doet elk weekeinde een controle op dubbele inschrijvingen. In de terugkoppeling ziet u ook op welke datum de dubbele inschrijving is geconstateerd. Dit is de datum die wordt genoemd bij ‘Controledatum’. Aan de hand van deze datum kunt u zien of de melding nog actueel is.


Pagina 28 van 35

14. Spontane mutatie Wanneer bij BRON een wijziging aan de persoonsgegevens van de leerling bekend wordt, zullen zij dit aan de school terugkoppelen met een bericht. Dit is een spontane mutatie. U krijgt dit bericht dus in uw terugkoppelingen, zonder dat u zelf een bericht naar BRON gestuurd heeft. U heeft de mogelijkheid om de gegevens uit de terugkoppeling in ParnasSys over te nemen. Hiervoor klikt u eerst op de terugkoppeling en dan op de knop ‘personalia overnemen’.


Pagina 29 van 35

15. Identificatieverzoek Wanneer een leerling bij u op school wordt aangemeld, kunt u met een identificatieverzoek de persoonlijke gegevens naar BRON sturen. BRON controleert dan of deze gegevens juist zijn. Dit kan ook wanneer er geen burgerservicenummer bekend is van de leerling. BRON probeert dan het burgerservicenummer te achterhalen en zal dat in een terugkoppeling aan u doorgeven. Met een identificatieverzoek schrijft u de leerling niet bij BRON in. Weliswaar registreert BRON een aantal gegevens van de leerling, maar de leerling zal niet meetellen voor de bekostiging. Als de leerling daadwerkelijk onderwijs gaat volgen op uw school dient er nog een Melding Inschrijving voor de leerling naar BRON te worden gestuurd. Mocht de leerling uiteindelijk niet bij u op school komen en u heeft alleen een identificatieverzoek met BRON uitgewisseld, dan hoeft u de leerling niet uit te schrijven bij BRON. Om vanuit ParnasSys een identificatieverzoek te sturen dient u handmatig de BRONstatus van de leerling aan te passen. Dit doet u via Personalia > BRON op de leerlingkaart van de leerling. Normaal gesproken voert u hier geen wijzigingen door, maar in dit geval is er sprake van een uitzondering. Klik op de wijzigingsknop en kies bij ‘BRON-status’ voor de optie ‘Identificatieverzoek’. Sla vervolgens de gegevens op. U kunt de leerling nu via School > BRON > Verstuur leerlingen BRON berichten uitwisselen. De terugkoppeling van het bericht kunt u op de gebruikelijke wijze ophalen.


Pagina 30 van 35

16. Veelgestelde vragen 

Wat betekenen deze signalen? Wanneer u wilt weten wat een bepaald signaal betekent, kunt u hierover meer informatie vinden op de internetpagina van BRON: www.bron.nl. Rechts bovenin beeld staat een link naar de kennisbank van BRON. Hier kunt u als zoekterm bijvoorbeeld ‘signaal 303’ invullen en op ‘zoeken’ klikken. Alle signalen worden ook beschreven in het document ‘Handboek WPO’ en ‘handboek WEC’. U vindt deze op de internetpagina van BRON onder ‘Ondersteuning en downloads’. Een aantal veel voorkomende signalen zullen we hier kort toelichten. Signaal 303: Er ontbreekt een voorkomen van de gegevensgroep betreffende gegevensgroep waarvan de ingangsdatum gelijk is aan de datum inschrijving geregistreerde datum inschrijving. Signaal 303 is een afkeursignaal, dit betekent dat de gegevens niet in BRON geregistreerd zijn. Dit signaal bestaat in meerdere varianten. Deze beschrijving betreft de meest voorkomende. Als de omschrijving van het signaal bij u afwijkt, is er echter een andere oorzaak. Neemt u dan contact op met de ParnasSys Helpdesk. Dit signaal geeft aan dat de datum van inschrijving/datum eerste schooldag niet overeen komt met de begindatum van de schoolloopbaan. Wij adviseren u deze gegevens te controleren. Zoekt u de betreffende leerling op en open de leerlingkaart. Vervolgens opent u via Onderwijs > Deze school de inschrijfgegevens. De 'vanaf-datum' bij de schoolloopbaan moet in overeenstemming zijn met de datum eerste schooldag. Vaak is bij de leerling een inschrijfdatum ingevuld als 26-07-2014. Formeel zit de leerling dan in het schooljaar 2013/2014 op school. Voor dit schooljaar moet dan ook een vermelding in de schoolloopbaan staan. Door de schoolloopbaan te wijzigen kunt u via ‘schooljaar toevoegen’ een schooljaar invoeren. Signaal 316: Bij een uitschrijving in leerjaar 8 is Advies VO normaliter gevuld. Signaal 316 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn, maar dat de gegevens mogelijk niet correct zijn. Bij de gegevens van de uitschrijving (via Leerling > Onderwijs > Vervolgonderwijs) kunt u bij het veld ‘VO advies’ invullen om dit advies in ParnasSys te registreren.


Pagina 31 van 35

Signaal 753: De combinatie burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht en postcode is niet juist. Signaal 753 is een afkeursignaal, dit betekent dat de gegevens niet in BRON geregistreerd zijn. Dit signaal gaat puur over de inhoudelijke gegevens bij een leerling. BRON vergelijkt BSN, geboortedatum, geslacht en postcode met de gegevens in de gemeentelijke administratie. Dit signaal geeft aan dat in de gemeentelijke administratie hiervoor andere gegevens bekend zijn. U kunt eventueel bij de verzorgers navragen of uw gegevens kloppen. Als dit het geval is zijn blijkbaar de gegevens bij de gemeentelijke administratie niet correct. Dan kunnen de verzorgers van de leerling dit bij de gemeente navragen zodat het daar aangepast kan worden. Signaal 770: De postcode volgens instelling in de sleutelgegevens komt niet overeen met de postcode volgens GBA. Signaal 770 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn, maar dat de gegevens mogelijk niet correct zijn. Bij een vergelijking van de postcode van de leerling met de postcode in de gemeentelijke administratie is een verschil geconstateerd. Maakt u zelf een afweging of het voor u van belang is om de juiste postcode te achterhalen. Als u tevreden bent met de postcode in ParnasSys kunt u de terugkoppeling als ‘verwerkt’ opslaan. Signaal 956: De gegevens zijn geheim volgens de Gemeentelijke Basis Administratie. Signaal 956 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn. Het is niet mogelijk om een adres in ParnasSys als 'geheim' te markeren. Indien u het adres van de leerling niet in ParnasSys wilt vermelden, kunt als land ‘Onbekend’ selecteren en de overige adresvelden leeg laten. Vervolgens kunt u het adres dan bij de opmerkingen van de leerling invullen. 

Ik heb een leerling ingeschreven maar ik weet het burgerservicenummer niet. Wat moet ik doen? In dat geval kunt u de leerling zonder burgerservicenummer met BRON uitwisselen. De leerling krijgt van BRON dan een onderwijsnummer. Ondertussen zal BRON proberen op basis van de overige gegevens van de leerling zelf het burgerservicenummer te achterhalen. Wanneer dit lukt, zal BRON dit burgerservicenummer met een bericht aan u terugkoppelen en wordt dit in ParnasSys overgenomen.


Pagina 32 van 35



Ik heb leerlingen ingevoerd, of iets bij een leerling gewijzigd, maar ik zie geen te versturen bericht in de lijst. Hoe kan dat? Een inschrijving van een leerling bij BRON dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Als bepaalde gegevens ontbreken, zal ParnasSys geen bericht voor BRON aanmaken. Controleert u de volgende zaken: o

Is bij de leerling een inschrijfdatum opgeslagen? Kijkt u via Onderwijs > Deze school op de leerlingkaart van de leerling deze datum na. Zonder inschrijfdatum wordt er geen bericht voor BRON aangemaakt.

o

Is de leerling als type ‘Onbekostigd’ ingevoerd? Controleer via Onderwijs > Deze school op de leerlingkaart van de leerling het type inschrijving. Als de leerling ‘Onbekostigd’ is, zal de leerling niet worden uitgewisseld. Dit veld kunt u eventueel zelf aanpassen.

Om toch een bericht te kunnen versturen met deze gegevens kunt u de gegevens van de schoolloopbaan van de leerling opnieuw opslaan. Dit is voor ParnasSys het teken om een nieuw bericht aan te maken. Hiervoor volgt u deze handelingen: 1. Open de leerlingkaart van de betreffende leerling. 2. Ga naar Onderwijs > Deze school en klik op de wijzigingsknop bij Schoolloopbaan. 3. Klik in het volgende venster op de wijzigingsknop achter het meest recente schooljaar. 4. Klik, zonder gegevens te wijzigen, op ‘opslaan’. Daarnaast dient bij de leerling als type inschrijving ‘Reguliere inschrijving’ te zijn opgeslagen. Het veld 'Type inschrijving' vindt u terug bij de gegevens onder 'Deze school'. Het veld ‘Type inschrijving’ kunt u zelf aanpassen. Controleer of er nu wel een nieuw bericht klaar staat om met BRON uit te wisselen. Indien dit niet het geval is, vernemen wij dit graag van u. Vermeldt u hierbij dan om welke leerling het gaat en uw gebruikersnaam voor ParnasSys. 

In de lijst met te versturen leerlingen staan oud-leerlingen. Moet ik deze ook versturen? Alle leerlingen die in de lijst staan voor de uitwisseling met BRON kunt u zonder bezwaar versturen. BRON vraagt gegevens op van alle leerlingen die na 01-082010 op school hebben gezeten. Er kunnen daarom ook oud-leerlingen bij staan. Ook leerlingen die al eerder met BRON zijn uitgewisseld kunnen weer in deze lijst komen. Elke keer dat er iets wijzigt wat voor BRON van belang is, komt de leerling opnieuw in de lijst te staan. Kijkt u dus geregeld bij deze lijst en verstuurt u alle leerlingen die er in staan.


Pagina 33 van 35



Ik heb leerlingen uitgeschreven en nu zie ik in de lijst met te versturen berichten een 'Melding inschrijving' staan. Klopt dit? Ook wanneer u een leerling uitschrijft zal er bij het BRON-bericht 'Melding inschrijving' staan. Een melding inschrijving is niet alleen bedoeld voor een nieuwe inschrijving van een leerling, maar kan over alle facetten van een inschrijving gaan. Bijvoorbeeld ook de beëindiging van een inschrijving. U kunt deze berichten dus gerust versturen.



Ik heb bij een leerling de gegevens van de ambulante begeleiding ingevoerd. Nu moet ook nog de vorige indicatie worden ingevoerd. Hoe doe ik dat? In ParnasSys kunt u meerdere indicaties voor een leerling invoeren. Door op de tab Onderwijs > Speciaal onderwijs van de leerling op 'indicatiestelling toevoegen' te klikken kunt u een indicatie invoeren. Ook al is er een eerdere indicatie ingevoerd. Deze tweede indicatie zal dan worden toegevoegd, terwijl de eerste indicatie ook in ParnasSys blijft staan. Wanneer u een indicatie wilt toevoegen met een ingangsdatum voor de huidige indicatie, is het van belang om bij de oude indicatie ook de einddatum in te voeren. Zonder deze einddatum kan de 'oude' indicatie niet worden opgeslagen.



Ik wil een leerling verwijderen uit ParnasSys. Maar ik krijg dan een melding dat dit niet lukt omdat de leerling al met BRON is uitgewisseld. Hoe kan ik de leerling toch verwijderen? Om deze leerling toch te verwijderen volgt u deze stappen: - Zoek de leerling en selecteer deze om de leerlingkaart te openen. - Ga naar Personalia > BRON gegevens en klik op de wijzigingsknop. - Stel het veld 'BRON-status' in op 'Verwijder inschrijving' en sla dit op. Bij de te versturen leerling BRON-berichten zal voor de leerling een nieuw bericht worden klaargezet. Als dit bericht met BRON wordt uitgewisseld zal de inschrijving bij BRON ongedaan worden gemaakt. Hierna kunt u de leerling uit ParnasSys verwijderen. Het is dan overigens nog wel noodzakelijk om overige referenties naar de leerling te verwijderen. Denkt u hierbij aan gegevens van de schoolloopbaan, toetsen en observatielijsten. Let op: Het handmatig aanpassen van BRON gegevens bij een leerling, zoals hier beschreven, is alleen bedoeld voor uitzonderingsgevallen. Deze instellingen zijn namelijk erg belangrijk voor een juiste uitwisseling met BRON en niet bedoeld voor andere handmatige aanpassingen.


Pagina 34 van 35



Als ik de klaarstaande berichten wil versturen, dan krijg ik de melding dat enkele leerlingen niet in een groep ingedeeld zijn. U kunt de desbetreffende leerlingen in een groep plaatsen via Leerling > Onderwijs > Deze school > Wijzig schoolloopbaan > schooljaar toevoegen. Indien de gewenste groep nog niet bestaat in ParnasSys, dan kunt u deze toevoegen in het gewenste schooljaar via Groep > nieuwe groep. Eventueel kunt u ook het bericht laten staan totdat het bekend is in welke groep de leerling komt en dan het bericht versturen.



Wij zijn onlangs overgestapt naar ParnasSys. Kan ik in ParnasSys uitwisselen met BRON met hetzelfde certificaat als bij mijn vorige LAS? In principe kunt u hetzelfde certificaat blijven gebruiken. Werkte u hiervoor echter met Esis, dan bestaat de kans dat u tijdens de uitwisseling een melding krijgt. De melding kan optreden nadat u al enige tijd met het certificaat heeft gewerkt in ParnasSys. Die melding luidt: ‘Er is een al eerder gebruikte of anderszins onjuiste berichtidentificatie gebruikt.’ Uitwisseling is dan niet meer mogelijk. BRON kan deze melding voor u verhelpen. Hierna kunt u op de gebruikelijke manier verder werken.



Wij hebben een gastleerling op school waar we geen bekostiging voor krijgen. Kunnen we die in ParnasSys invoeren zonder dat de leerling met BRON wordt uitgewisseld? Bij het toevoegen van een leerling geeft u ook een ‘Type inschrijving’ op. Door hier te kiezen voor ‘Onbekostigd’ geeft u aan dat u voor de leerling geen bekostiging ontvangt. De leerling wordt dan ook niet met BRON uitgewisseld.


Pagina 35 van 35

Handleiding. Uitwisseling met BRON

Recommend Documents