Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP)

Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP)

Versie 1.4

Datum

8 augustus 2014

Handleiding uitvoeringsprocedures 1.4 | 8 augustus 2014

Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Inleiding Doel van deze handleiding Doelgroep De indeling Beschrijving van de uitvoeringsprocedures Geraadpleegde documenten Samenvatting

7 7 7 8 8 9 10

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Achtergronden en begrippen Van GBA-stelsel naar BRP-stelsel Bijhouden en verstrekken van gegevens Welke procedures worden in deze handleiding beschreven? De inschrijving in de gemeentelijke voorziening De structuur van de persoonslijst De soorten gegevens Administratieve levensloop

11 11 12 12 13 14 16 17

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 3.2.10 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Brondocumenten Inleiding Bronnen voor BRP gegevens Gegevens over de burgerlijke staat Gegevens over de identificatienummers Gegevens over het naamgebruik van een persoon Gegevens over de nationaliteit Gegevens over geheimhouding van gegevens Gegevens over het verblijf en het adres Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) Gegevens over het gezag over de minderjarige of de curatele Gegevens over reisdocumenten Gegevens over kiesrecht Brondocumenten Stappenplan brondocumenten Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit Accepteren van brondocumenten voor de BRP Overleggen van brondocumenten na aangifte Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat Verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten Artikelen 2.8 en 2.10 van de Wet BRP Nederlandse akten over feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan (artikel 2.8, eerste lid, onder a) Nederlandse akten over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 2.8, tweede lid, onder a) Nederlandse rechterlijke uitspraken over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 2.8, tweede lid, onder b en onder c) Behandeling en beoordeling van (buitenlandse) brondocumenten Uiterlijke kenmerken van brondocumenten Inhoudelijke kenmerken van brondocumenten Buitenlandse brondocumenten over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan Akten en daarmee vergelijkbare documenten (artikel 2.8, lid 2, onder c)

18 18 19 20 20 20 20 21 21 21 22 22 23 23 24 25 25 26 27 27

3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19

Pagina 2 van 392

27 28 30 31 31 31 32 33 35 36


36 36 36 38 39 41 41 43 45 45 48 48

3.34

Buitenlandse rechterlijke uitspraak (artikel 2.8, tweede lid, onder c) Overige geschriften (artikel 2.8, tweede lid, onder d) Verklaring onder eed of belofte (artikel 2.8, tweede lid, onder e Wet BRP) Mededeling IND (artikel 2.17 Wet BRP) Verschillen in en tussen brondocumenten Vermelden van buitenlandse plaatsnamen. Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang geldigheid Ingangsdatum geldigheid in samenhang met inhoud brondocument. Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten Legalisatie Verificatie Vertaling van brondocumenten Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde (toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) Verzenden van kennisgevingen Gegevens over de nationaliteit (artikelen 2.14 en 2.15 Wet BRP) Gegevens over het Nederlanderschap (artikel 2.14 Wet BRP) Gegevens over een vreemde nationaliteit (artikel 2.15 Wet BRP) Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten Bewaren van brondocumenten

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.7 4.8

Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger De eerste inschrijving in de BRP Vervolginschrijving: Vestiging van een niet-ingezetene (nooit-ingezetene) Vervolginschrijving: hervestiging van een ex-ingezetene Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging Binnengemeentelijke verhuizing Vertrek naar het buitenland (emigratie) Vertrek naar een land buiten het Koninkrijk Vertrek naar een Caribisch land of Caribisch Nederland (emigratie) Wijzigen naamgebruik Wijzigen geheimhouding

55 67 103 106 113 119 123 123 126 128 130

5

Procedures op basis van een in Nederland opgemaakte akte van de burgerlijke stand Geboorte Erkenning bij geboorteaangifte Huwelijk en geregistreerd partnerschap Echtscheiding en beëindiging of ontbinding geregistreerd partnerschap Overlijden Voornaamswijziging Geslachtsnaamswijziging Geslachtswijziging Erkenning Adoptie Ontkenning van het door huwelijk ontstane ouderschap Vernietiging van een erkenning Ontkenning ouderschap door de moeder, de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader was op tijdstip van geboorte overleden Gerechtelijke vaststelling van het ouderschap Omzetten geregistreerd partnerschap in huwelijk

3.20 3.21 3.22 3.23 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 3.28.1 3.28.2 3.29 3.30 3.31 3.32 3.32.1 3.32.2 3.33

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 6

Procedures op basis van een ander document dan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand

49 50 51 51 51 52 53

133 134 153 157 161 164 168 172 177 181 191 201 208 215 229 236

239

Pagina 3 van 392


6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4 7.4.5 7.4.6 7.5 7.6 7.7 7.7.1 7.7.2 7.8 7.8.1 7.8.2 7.8.3 7.8.4 7.9 7.9.1 7.9.2 7.9.3 7.10 7.10.1 7.10.2 7.10.3 7.10.4 7.10.5 7.10.6 7.10.7 7.11 7.11.1 7.11.2 7.11.3

Opnemen van gegevens over de burgerlijke staat op grond van een ander document dan een akte van de Nederlandse burgerlijke stand. Nationaliteit Wijziging in de verblijfplaats bij adres onbekend Ministerieel besluit/NAVO-militair Verblijfstitel Gezagsverhouding Reisdocument Kiesrecht Het in onderzoek stellen van gegevens Bijzondere gevallen Inleiding Verwijdering of overschrijving van gegevens bij adoptie of geslachtswijziging Verwijdering of overschrijving van persoonsgegevens naar aanleiding van een adoptie Geslachtswijziging Correcties Correctie van een ten onrechte opgenomen categorie Correctie van onjuist opgenomen gegevens Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens Wat is een gerelateerde en wat is relatielegging Het leggen van een relatie Het aanvullen van gegevens van gerelateerden Het actualiseren van gegevens van gerelateerden Het toevoegen van kindgegevens De manier van toevoegen van kindgegevens Veranderen van een briefadres in een woonadres en andersom Nietigverklaring van een huwelijk of een geregistreerd partnerschap Infrastructurele wijzigingen Binnengemeentelijke infrastructurele wijzigingen Intergemeentelijke infrastructurele wijzigingen Wijzigen A-nummer: verschillende personen met hetzelfde A-nummer Actualiseren categorie 01 van de betrokken persoonslijsten Actualiseren verwijsgegevens Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Verdere verwerking Wa01-bericht Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met hetzelfde A-nummer Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met verschillende A-nummers Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI Actualiseren categorie 01 van de overbodige persoonslijst Actualiseren verwijsgegevens van de overbodige persoonslijst Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Verdere verwerking Wa01-bericht (Wijziging A-nummer) Actualiseren gehandhaafde persoonslijst Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst Verwijderen van een geblokkeerde persoonslijst Afvoeren van een ten onrechte opgenomen persoonslijst Opnieuw opnemen van een afgevoerde persoonslijst Pagina 4 van 392

239 241 252 256 260 264 270 278 282 286 286 287 287 289 290 290 292 296 296 297 300 301 302 305 306 309 310 310 311 314 314 315 316 316 317 317 318 318 319 319 320 321 322 322 323 323 324 324 324 325


326 327 330 331 332 334 335 336 336 336 337 338

7.22 7.22.1 7.22.2 7.22.3 7.22.4 7.22.5 7.23

Actualiseren bij een sterker brondocument Interlandelijke adoptie (o.a. volgens het Haags adoptieverdrag 1993) Vondeling Lijkvinding Vervallen nationaliteit Ambtshalve handelingen Overleden vóór geboorteaangifte Wijzigen van het burgerservicenummer Wijzigen burgerservicenummer op persoonslijsten Wijzigen burgerservicenummer in categorie 01 van de persoonslijst Corrigeren verwijsgegevens Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de BRP Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP Inleiding Opname van personen komende van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland Eerste inschrijving en vervolginschrijving van geprivilegieerden Inleiding Inschrijven Statuswijzigingen Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bezwaar tegen inschrijving Bijzondere situaties Herroeping van adoptie

Bijlage 1

Inkortingsregels voor de straatnaam

367

Bijlage 2

Gegevens over de burgerlijke staat

372

Bijlage 3

Vraag en Antwoord

374

Bijlage 4

Aktenummers in de BRP

375

Bijlage 5

Omschrijvingen en afkortingen van brondocumenten

386

Bijlage 6

Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen

390

7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 7.19.1 7.19.2 7.19.3 7.20 7.21 7.21.1 7.21.2 7.21.3 7.21.4

341 341 344 346 347 349 349 350 353 357 358 359

Pagina 5 van 392


1

Inleiding

1.1

Doel van deze handleiding De Handleiding Uitvoeringsprocedures, hierna te noemen HUP, is een ondersteunend boekwerk voor medewerkers BRP, met name medewerkers van de bijhoudingsgemeenten die persoonslijsten van ingezetenen bijhouden, bij de aanleg en bijhouding van persoonslijsten van personen die als ingezetenen worden ingeschreven of zijn opgenomen in de basisregistratie personen (hierna BRP). Voor de medewerkers die namens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de inschrijving en bijhouding verzorgen van persoonslijsten van personen die als niet-ingezetene worden ingeschreven of zijn opgenomen in de BRP is een aparte handleiding vervaardigd. De in voorliggende handleiding opgenomen procedures zijn systeemonafhankelijk beschreven. In deze handleiding worden de procedures, die gebruikt worden om berichten uit te wisselen met andere netwerkgebruikers niet beschreven. De HUP bevat niet voor alle situaties een beschrijving waarbij een persoonslijst moet worden gewijzigd. De basis voor het actualiseren, en dus ook corrigeren, van de gegevens betreffende ingezetenen in de BRP is te vinden in het Logisch Ontwerp GBA. Zolang de gemeenten nog werken met de bestaande GBA-systemen, is het Logisch Ontwerp GBA van toepassing. De onderdelen van het Logisch Ontwerp GBA die van belang zijn voor de bijhouding van de BRP, zijn aangewezen in de Regeling BRP. Voor de manier waarop de niet in deze handleiding opgenomen situaties moeten worden verwerkt op de persoonslijsten, moet het Logisch Ontwerp GBA altijd geraadpleegd worden. Voor de bijhouding van persoonslijsten in de BRP zijn vooral de hoofdstukken 2 en 3 en bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA van belang. In de BRP worden, naast mededelingen of opgaven van daartoe aangewezen overheidsorganen, alleen (persoons)gegevens opgenomen die zijn ontleend aan brondocumenten, ofwel akten en geschriften. Voor de kwaliteit van de BRP is het daarom essentieel dat correct en zorgvuldig met deze brondocumenten wordt omgegaan. Anders gezegd: het is van belang dat de juiste gegevens over de juiste persoon ontleend worden aan betrouwbare brondocumenten. In het bijzonder bij buitenlandse brondocumenten is het vaak moeilijk de betrouwbaarheid te beoordelen en te bepalen welke (persoons)gegevens er voor de BRP aan kunnen worden ontleend.

1.2

Doelgroep De doelgroep bestaat uit: 

 

Medewerkers die belast zijn met de bijhouding van de BRP, met name medewerkers van de bijhoudingsgemeenten die persoonslijsten van ingezetenen bijhouden Personen die op grond van hun functie bekend moeten zijn met de werking en procedures van de BRP. Personen die bij hun dagelijkse werkzaamheden te maken hebben met brondocumenten

Pagina 7 van 392


1.3

De indeling Hoofdstuk 1 is een algemene introductie op deze handleiding en op de manier waarop ermee gewerkt kan worden. Ook wordt de systematiek, die is gevolgd bij het beschrijven van de procedures, aangegeven. In hoofdstuk 2 worden de achtergronden van het BRP-stelsel vermeld. Hoofdstuk 3 behandelt de brondocumenten. Aan de hand van brondocumenten worden persoonslijsten aangelegd en bijgehouden. In dit hoofdstuk wordt aandacht geschonken aan alle brondocumenten waaraan gegevens op de persoonslijst ontleend worden. Een bijzondere plaats nemen de brondocumenten in, die genoemd worden in artikel 2.8 van de Wet basisregistratie personen (hierna Wet BRP). Deze brondocumenten worden uitgebreid behandeld. Speciale aandacht is er voor de buitenlandse brondocumenten en hoe met brondocumenten moet worden omgegaan. De hoofdstukken 4, 5 en 6 bevatten de uitvoeringsprocedures die tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. Hoofdstuk 4 bevat de procedures, die verband houden met een aangifte van de burger. In hoofdstuk 5 staan de procedures, die worden gevolgd na het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland. De procedures in hoofdstuk 6 hebben te maken met de wijzigingen op basis van een ander document dan die in de voorgaande twee hoofdstukken. Hoofdstuk 7 beschrijft de procedures, die moeilijker uit te voeren zijn of zo weinig voorkomen dat ze niet tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. Verder kent deze handleiding zes bijlagen. • Bijlage 1 bevat de inkortingregels volgens de BOCO-norm. • Bijlage 2 bevat een volledige opsomming van de burgerlijke staat gegevens zoals vermeld in de Wet BRP. • Bijlage 3 bevat Vraag en Antwoord; deze bijlage is per 1 januari 2013 vervallen. • Bijlage 4 bevat een conversietabel met de vertaling van aktenummers van de burgerlijke stand naar tabel 39 Akteaanduiding. • Bijlage 5 bevat de omschrijvingen en aanbevolen afkortingen van brondocumenten. • Bijlage 6 bevat de regeling betreffende de bewaring van geschriften en andere bescheiden, bedoeld in artikel 4 van de Regeling BRP.

1.4

Beschrijving van de uitvoeringsprocedures Voor de beschrijving van de uitvoeringsprocedures in deze handleiding is afgeweken van de indeling en beschrijving, zoals die in het Logisch Ontwerp GBA is opgenomen. Voor de medewerkers BRP, die belast zijn met de uitvoering van de inschrijvings- en actualiseringsprocedures, is de indeling van het Logisch Ontwerp GBA niet altijd even duidelijk. Daarom is gekozen voor een opzet, die is gebaseerd op de manier waarop de inschrijvings- en actualiseringsprocedures zich vanaf het begin af aan voordoen aan de medewerker BRP. Met andere woorden bij de opzet van deze handleiding is de aanleiding het begin van een procedure. De volgende situaties kunnen zich daarbij voordoen: 1. de medewerker BRP verwerkt de gegevens van de aangifte van de burger in de BRP

Pagina 8 van 392


2. de medewerker BRP ontvangt een akte, die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland en verwerkt deze gegevens in de BRP; 3. de medewerker BRP ontvangt een ander document dan een akte, die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland (bijvoorbeeld een buitenlandse akte of een rechterlijke uitspraak) en verwerkt deze gegevens in de BRP. De procedures zoals die in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van deze handleiding zijn beschreven, hebben de vorm van stroomschema's. Dit zijn diagrammen, opgebouwd uit eenvoudige instructies die stap voor stap doorlopen kunnen worden en vervolgens automatisch naar de juiste uitkomst moeten leiden. Elke afzonderlijke stap staat in een kader. De pijlen geven de vervolgstap aan. Met nadruk wordt erop gewezen, dat, anders dan de schema's wellicht suggereren, geen sprake is van een verplichte opeenvolging in de af te lopen stappen. In elk concreet geval moet worden bekeken, wat de beste of meest handige volgorde is. De stappen zijn van verschillende achtergrondkleuren voorzien. Er is daarbij onderscheid gemaakt tussen stappen met een witte en grijze achtergrond. De stappen met een witte achtergrond zijn de stappen die volgens de BRP-voorschriften moeten of kunnen worden uitgevoerd. De stappen met een grijze achtergrond zijn die uitvoeringsstappen die niet als procedure volgens de BRP-voorschriften zijn aan te merken, maar zodanig met die procedure samenhangen dat het achterwege laten daarvan niet logisch is. Bij de bespreking van de procedures worden uitsluitend de stappen met een witte achtergrond verder toegelicht. Daarbij wordt per element aangegeven of het element kan of moet worden ingevuld of gewijzigd en zo ja, wat de in te vullen waarde is. Elementen die niet wijzigen bij de beschreven procedure zijn niet opgenomen tenzij ze behoren tot een groep waarvan andere elementen wel wijzigen. Per procedure zijn de te actualiseren categorieën op de persoonslijsten van de gerelateerden opgenomen. In hoofdstuk 7 worden de procedures behandeld, die ingewikkelder zijn of weinig voorkomen en zijn daarom op een afwijkende manier beschreven. 1.5

Geraadpleegde documenten Bij het beschrijven van de in deze handleiding opgenomen procedures zijn de volgende documenten gebruikt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Wet basisregistratie personen (Wet BRP); Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP); Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP); Logisch Ontwerp GBA; Landelijke tabellen BRP; Kwaliteitsbrochures; Wet algemene bepalingen burgerservicenummer; Regeling burgerservicenummer; Paspoortwet; Paspoortuitvoeringsregeling Nederland; Boek 1 Burgerlijk Wetboek; Boek 10 Burgerlijk Wetboek; Vreemdelingenwet 2000; Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek, waarin bewijsstukken ontbreken);

Pagina 9 van 392


15. De gedragslijn voor beoordeling van buitenlandse documenten door middel van legalisatie en verificatie van de Minister van Buitenlandse Zaken (Besluit van 3 april 2006, nummer DJZ/BR/0251-2006); 16. Proceshandboek Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG); 17. Proceshandreiking GBA – BAG; 18. Wet basisregistraties adressen en gebouwen; 19. Wet beëdigde tolken en vertalers; 20. Logisch Ontwerp RNI; 21. Circulaire Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba (kenmerk 20130000746308 van 6 december 2013) 22. Circulaire registratie geprivilegieerden in de BRP (kenmerk 20130000746305 van 6 december 2013). 1.6

Samenvatting Samenvattend over deze handleiding: 1. Hoofdstuk 3 geeft in het kort uitleg over brondocumenten. Brondocumenten vormen de basis voor het uitvoeren van een procedure als beschreven in de hoofdstukken 4, 5, 6 en 7. 2. In hoofdstuk 4, 5 en 6 zijn uitsluitend die procedures beschreven die tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. 3. De procedures die daartoe niet behoren of die door een samenloop van omstandigheden zo specifiek worden dat ze alleen daarom niet in de systematiek van de voorgaande hoofdstukken passen, zijn opgenomen in hoofdstuk 7. 4. Bij ieder element is aangegeven of het verplicht moet worden ingevuld. Elementen die niet wijzigen bij de beschreven procedure zijn niet opgenomen, tenzij ze behoren tot een groep waarvan andere elementen wel wijzigen. 5. Per procedure zijn tevens de te actualiseren categorieën op de persoonslijsten van de gerelateerden opgenomen. 6. Ter ondersteuning is een aantal bijlagen opgenomen met: inkortingsregels straatnaam (Bijlage 1), gegevens burgerlijke staat (Bijlage 2), vraag en antwoord (Bijlage 3)*, conversie aktenummers burgerlijke stand (Bijlage 4), omschrijvingen en afkortingen brondocumenten (Bijlage 5), de regeling betreffende de bewaring van geschriften en andere bescheiden, bedoeld in artikel 4 van de Regeling BRP (Bijlage 6). *) vervallen per 1 februari 2013

Pagina 10 van 392


2

Achtergronden en begrippen

In dit hoofdstuk zal een aantal begrippen en achtergronden worden toegelicht om de toegankelijkheid van deze handleiding te bevorderen. Regelmatig zullen onderdelen uit dit hoofdstuk worden aangepast. Per 6 januari 2014 treedt de Wet BRP en daarmee het BRP-stelsel in werking. Gefaseerd wordt overgegaan van de oude GBAsystemen naar de nieuwe BRP-systemen. In de overgangsperiode is het mogelijk dat gemeenten (nog) gebruik maken van de oude GBA-voorziening, terwijl andere gemeenten zullen zijn overgestapt op de nieuwe BRP-voorziening. Deze handleiding is voor de gemeenten die de Wet BRP uitvoeren met de oude GBA-voorziening, hierna aangeduid als: de gemeentelijke voorziening.het GBA-stelsel. Voor de uitvoering van de nieuwe voorzieningen wordt een nieuwe handleiding geschreven. Op het moment dat de Wet BRP in werking is getreden, wijzigen diverse termen en begrippen. In verschillende applicaties zullen mogelijk nog ‘oude’ GBA-begrippen gebruikt worden. Om deze reden zijn in deze handleiding de nieuwe BRP-begrippen opgenomen, gevolgd door (tussen haakjes) het ‘oude’ GBA-begrip. 2.1

Van GBA-stelsel naar BRP-stelsel

GBA-stelsel Bij invoering van de Wet GBA is het stelsel van handmatig bijgehouden persoonskaarten vervangen door een stelsel van elektronisch bij te houden persoonslijsten, waarop persoonsgegevens kunnen worden vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over de persoon zelf, zoals naam, geslacht en geboortedatum, gegevens over de ouders, over de nationaliteit, over de echtgenoot/geregistreerd partner, over de woonplaats en het adres en gegevens over eventuele kinderen. Het totaal aan persoonslijsten die in een gemeente worden bijgehouden vormden, samen met de zogenaamde verwijsgegevens, de GBA. De Wet GBA legde alle gemeenten de verplichting op om de GBA geautomatiseerd bij te houden. De gemeenten moesten daartoe beschikken over een goedgekeurd geautomatiseerd systeem waarmee zij via het landelijk datacommunicatienetwerk persoonsgegevens konden uitwisselen. BRP-stelsel Met de inwerkingtreding van de Wet BRP is het GBA-stelsel vervangen door het BRPstelsel. Het BRP-stelsel. maakt op zijn beurt weer deel uit van het bredere stelsel van basisregistraties. De BRP bevat in de eerste plaats persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de ingezetene zijn adres heeft, is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over de ingezetene in de gemeentelijke voorziening. Daarnaast zijn in de BRP ook gegevens opgenomen over niet-ingezetenen. Enerzijds betreft dit personen die eerder als ingezetene waren ingeschreven en nietingezetene zijn geworden. Anderzijds gaat het om personen die als niet-ingezetene zijn ingeschreven door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Inschrijving als niet-ingezetenen kan plaatsvinden op verzoek van de persoon zelf bij een van de aangewezen inschrijfvoorzieningen in Nederland of op voordracht van een daartoe aangewezen bestuursorgaan. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over alle niet-ingezetenen, met uitzondering van (1) de ingezetenen die door overlijden nietingezetene zijn geworden en (2) de personen die eerst ingezetene waren, voor zover (a) het feiten betreft die zich hebben voorgedaan in de tijd dat deze personen nog Pagina 11 van 392


ingezetenen waren of (b) dit bij algemene maatregel van bestuur is bepaald. In deze gevallen is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de betrokken persoon laatstelijk zijn adres had, de verantwoordelijke voor de bijhouding van de gegevens van de niet-ingezetenen. Terwijl de registratie van ingezetenen in het BRP-stelsel voorlopig nog wordt gevoerd met de bestaande GBA-systemen bij de gemeenten, wordt de registratie van niet-ingezetenen in het BRP-stelsel gevoerd in het zogenaamde RNI-systeem. Dit RNI-systeem lijkt in veel opzichten op de gemeentelijke GBA-systemen en maakt ook deel uit van het stelsel van berichtuitwisseling binnen de BRP. De registratie van niet-ingezetenen binnen de BRP wordt in deze handleiding uitsluitend beschreven wanneer in een procedure sprake is van een persoonslijst die opgehaald moet worden uit het RNI-systeem, of overgebracht moet worden naar het RNI-systeem. Gemakshalve wordt in deze handleiding gebruik gemaakt van de term ‘RNI’, die zowel betrekking kan hebben op het RNI-systeem als op de registratie van de niet-ingezetenen in de BRP... De procedures voor de RNI-loketten blijven buiten de scope van deze handleiding. 2.2

Bijhouden en verstrekken van gegevens

Het bijhouden van de gemeentelijke voorziening omvat de volgende twee activiteiten: 1. het inschrijven van burgers en 2. het vastleggen/bijhouden van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Naast het bijhouden van de gemeentelijke voorziening moeten daaruit ook gegevens verstrekt kunnen worden aan overheidsorganen, aan derden of aan de ingeschrevene zelf. De systematische verstrekking van gegevens geschiedt door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit de centrale voorziening. De gegevens in de centrale voorziening worden deels aangeleverd door de gemeenten of aan de ingeschrevene zelf. De omschrijvingen van de termen ‘overheidsorgaan’ en ‘derde’ zijn te vinden in artikel 1.1 van de Wet BRP. Gemakshalve wordt in deze handleiding, evenals in het LO GBA, de term ‘afnemer’ gehanteerd, waarmee ‘overheidsorgaan’ wordt bedoeld en in sommige gevallen ook een derde aan wie systematisch gegevens worden verstrekt uit de centrale verstrekkingsvoorziening (GBA-V). In deze handleiding wordt verder geen aandacht besteed aan de verstrekking van gegevens. Het spreekt uiteraard voor zich dat instanties en personen die gegevens krijgen uit de BRP er belang bij hebben dat de gegevens die zij ontvangen correct zijn. Het is dus zaak dat de gemeentelijke voorziening zo goed mogelijk wordt bijgehouden. 2.3

Welke procedures worden in deze handleiding beschreven?

De procedures die in deze handleiding worden beschreven hebben alleen betrekking op het bijhouden van de (gegevens in de) gemeentelijke voorziening. Dat wil zeggen dat alleen procedures zijn beschreven die betrekking hebben op het inschrijven van burgers en het vastleggen/bijhouden van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Dit zijn echter niet alle Pagina 12 van 392


uitvoeringsprocedures. In de praktijk kunnen nog andere werkzaamheden uitvoeringsprocedures genoemd worden, bijvoorbeeld: • het identificatieproces; • het verrichten van baliewerkzaamheden, die nodig zijn om persoonsgegevens te verzamelen; • het doen van verstrekkingen uit de BRP, voor zover het college van burgemeester en wethouders daartoe bevoegd is; • het protocolleren van verstrekkingen en • het verlenen van inzage in de persoonsgegevens aan de ingeschrevene zelf.

2.4

De inschrijving in de gemeentelijke voorziening

De inschrijving in de gemeentelijke voorziening kan een persoon betreffen die nog niet eerder in de BRP was ingeschreven. In dat geval is er nog geen PL van betrokkene aanwezig in de systemen. Gemakshalve wordt hiervoor in deze handleiding de oude term ‘eerste inschrijving’ gebruikt, hoewel die in de Wet BRP niet meer voorkomt. Het kan ook gaan om een (her)vestiging van een nietingezetene. Indien betrokkene eerder uitsluitend als niet-ingezetene was ingeschreven, is er in het RNI-systeem een RNI-Deel-PL aanwezig. Was de nietingezetene eerder ingezetene, dan is er van betrokkene in het RNI-systeem PL een RNI-GBA-PL aanwezig.). Aangezien er van een persoon maar één persoonslijst in de Basisregistratie aanwezig mag zijn, moet bij een (her-)vestiging de persoonslijst opgehaald worden bij de RNI en opgenomen worden in de gemeentelijke voorziening door de bijhoudingsgemeente (gemeente van vestiging). De RNI neemt in plaats van de persoonslijst ,verwijsgegevens op. Deze verwijsgegevens worden ontvangen van en verwijzen naar de bijhoudingsgemeente (de vestigingsgemeente). In dit geval wordt in deze handleiding gemakshalve de term ‘vervolginschrijving’ gebruikt, hoewel deze term net als de term ‘eerste inschrijving’ niet meer in de Wet BRP voorkomt, de vestigingsgemeente. Vanaf 6 januari 2014 is het nog niet mogelijk RNI-Deel-PL-en op te vragen. In hoofdstuk 4 wordt uitgelegd welke procedures gevolgd moeten worden tot aan de initiële vulling door gemeenten. De procedures voor het verzenden van persoonslijsten en verwijsgegevens zijn niet in dit handboek opgenomen, maar zijn beschreven in het Berichtenboek, Bijlage III van het Logisch Ontwerp GBA.

Pagina 13 van 392


2.5

De structuur van de persoonslijst

De persoonslijst is verdeeld in categorieën, een categorie is verdeeld in groepen en een groep bestaat uit een of meer elementen. De categorieën vormen de basis voor de inrichting van de persoonslijst. In het onderstaande schema zijn alle categorieën weergegeven die op de persoonslijst kunnen voorkomen. Let op! Categorie 14, Afnemersindicatie, is formeel nog een bestaande categorie op een persoonslijst, maar deze is niet meer actueel. De afnemersindicaties worden niet meer geplaatst op de persoonslijst van een ingeschrevene! De GBA-V heeft de verstrekkingen aan afnemers volledig overgenomen. Let op! Categorie 15, Aantekening, is formeel nog een bestaande categorie op een persoonslijst. In de praktijk mag categorie 15 echter niet voorkomen op een persoonslijst!

Ten behoeve van de overzichtelijkheid zijn gegevens die een sterke onderlinge samenhang vertonen bijeengebracht in groepen. Een voorbeeld daarvan is de groep 03 Geboorte, die bestaat uit de elementen 03.10 Geboortedatum, 03.20

Pagina 14 van 392


Geboorteplaats en 03.30 Geboorteland. Een aantal groepen komt in meerdere categorieën voor. De elementen vormen de basis voor het vastleggen van gegevens in de BRP. Elk element heeft een uniek nummer en een unieke naam. Het elementnummer bestaat uit vier cijfers. De eerste twee cijfers geven aan tot welke groep het element behoort, de volgende twee cijfers bevatten het volgnummer van het element binnen de groep. Het nummer van de groep en het volgnummer worden gescheiden door een punt. Zo is het element 02.10 Voornamen opgebouwd uit het nummer van de groep Naam: 02, gevolgd door het volgnummer binnen die groep: 10. De samenhang tussen categorieën, groepen en elementen kan schematisch als volgt worden weergegeven:

Naast de voornoemde begrippen is er nog het begrip 'rubriek'. Een rubriek is de combinatie van een categorie, een groep en een element. Wanneer een element uit een bepaalde groep wordt geplaatst in een categorie ontstaat een rubriek. Bijvoorbeeld als het element 'Voornamen' uit de groep 'Naam' wordt geplaatst in de categorie 'Ouder1' ontstaat de rubriek 'Voornamen Ouder1'. Wanneer het element 'Voornaam' uit de groep 'Naam' echter wordt geplaatst in de categorie Persoon ontstaat een andere rubriek, namelijk de rubriek 'Voornamen persoon'. In het 'Gegevenswoordenboek', Bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA is precies aangegeven welke voorwaarden gelden t.a.v. het voorkomen van categorieën, groepen en elementen.

Pagina 15 van 392


2.6

De soorten gegevens

Let op! In de Wet BRP is de gegevensset aangepast. De nieuwe gegevensset valt onder het overgangsrecht en zal niet op 6 januari 2014 worden ingevoerd. Voor de gegevensset wordt verwezen naar het Logisch Ontwerp GBA. Op de persoonslijsten in de BRP zijn drie soorten gegevens opgenomen die ieder hun eigen functie hebben: 1. algemene gegevens Deze vormen de belangrijkste gegevens van de BRP. Het gaat onder andere om het A-nummer, burgerservicenummer, de naamsgegevens, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de ingeschreven persoon. Daarnaast wordt bijvoorbeeld ook de datum ingang familierechtelijke betrekking opgenomen. Tot de algemene gegevens behoren in de Wet BRP ook de gegevens in verband met de uitvoering van de Kieswet en de Paspoortwet. Onder de Wet GBA werden zij als bijzondere gegevens aangeduid. Om die reden zijn de gegevens in het LO GBA apart opgenomen in de categorieën 12 Reisdocument en 13 Kiesrecht.

2. administratieve gegevens Administratieve gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij algemene gegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan: aan welke brondocumenten de gegevens ontleend zijn, wanneer ze zijn ontleend, wanneer ze zijn opgenomen en of er een onderzoek naar de juistheid ervan is gedaan of gaande is. Andere administratieve gegevens zeggen iets over de inschrijving, over de systematische verstrekking van gegevens of juist over het niet verstrekken van gegevens.

3. technische gegevens De technische gegevens zijn uitsluitend in categorie 07, groep 80 Synchroniciteit, opgenomen en zijn bedoeld om de synchroniciteit tussen de persoonslijsten bij de gemeenten en die in de centrale voorziening (GBA-V) te bewaken. Verwijsgegevens Verwijsgegevens bestaan niet meer onder de Wet BRP. In de huidige voorzieningen worden deze echter nog wel opgeslagen. In de gemeentelijke voorziening van een voorgaande bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) worden de volgende verwijsgegevens opgenomen: het A-nummer, burgerservicenummer, de naamsgegevens, de geboortedatum en de gegevens over de inschrijving in de opvolgende gemeente. Daarnaast worden er administratieve gegevens in verband met de verwijsgegevens opgenomen Deze gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij de verwijsgegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan of een onderzoek naar de juistheid gedaan of gaande is of over het niet verstrekken van gegevens. De soorten gegevens komen niet willekeurig en door elkaar heen op een persoonslijst voor. In één categorie komen één of meer soorten gegevens in groepen verdeeld voor. In één groep staan uitsluitend gegevens die tot dezelfde

Pagina 16 van 392


soort behoren. Zie voor de verdeling van de gegevens over de persoonslijst het Gegevenswoordenboek, Bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA . 2.7

Administratieve levensloop

In de BRP worden gegevens opgenomen en bijgehouden die betrekking hebben op personen. Deze gegevens worden op de persoonslijst ontleend aan brondocumenten, zoals een geboorteakte of een rechterlijke uitspraak. Een persoonslijst is een verzameling van persoonsgegevens over een bepaald persoon. Deze verzameling verandert wanneer de persoonsgegevens wijzigen omdat er bepaalde rechtsfeiten plaatsvinden, zoals een erkenning, een huwelijk, de geboorte van een kind, een overlijden, enz. Om inzicht te geven in de veranderingen die hebben plaatsgevonden, wordt er historie opgebouwd. De persoonslijst moet als het ware de administratieve levensloop van een persoon weergeven. Dit kan alleen als: • duidelijk is aangegeven wanneer de gegevens zijn opgenomen; • duidelijk is vanaf wanneer bepaalde gegevens geldig zijn; • er geen 'gaten' in de levensloop zijn. Zoals eerder gezegd is de BRP een administratie, die zijn bewijskracht vooral ontleent aan de onderliggende brondocumenten. Dit kan alleen als: • aangegeven is aan welke brondocumenten de gegevens zijn ontleend; • de juiste brondocumenten zijn gebruikt. In hoofdstuk 3 Brondocumenten wordt uitgebreid hierop ingegaan.

Pagina 17 van 392


3

Brondocumenten

Dit hoofdstuk geeft algemene informatie over bronnen, brondocumenten, de behandeling en beoordeling daarvan en specifieke kenmerken van brondocumenten. Persoonsgegevens in (semi-) overheidsadministraties, zoals de BRP, moeten betrouwbaar zijn. De juistheid van de gegevens in de administraties hangt af van de manier van verkrijging en vaststelling daarvan. De betrouwbaarheid wordt in hoge mate bepaald door de bronnen waaraan de gegevens worden ontleend. Deze bronnen kunnen zeer verschillend van aard zijn, maar worden voornamelijk gevormd door geschriften die gegevens vermelden, zogenoemde brondocumenten. Vooral voor de BRP zijn deze brondocumenten van groot belang. In de volgende paragrafen wordt aangegeven aan welke brondocumenten bepaalde gegevens ontleend mogen worden, hoe brondocumenten worden gebruikt en wordt uitgelegd wat het belang van brondocumenten is. 3.1 Inleiding Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid van of ontleend aan brondocumenten en/of de aangifte of verklaring van de burger. Een aangifte van de burger is een schriftelijke, ondertekende verklaring (die onder ede kan zijn afgelegd). Deze aangifte of verklaring is daarmee een brondocument geworden. De gegevens in de BRP moeten juist, volledig en actueel zijn, omdat (semi-) overheidsorganisaties in beginsel verplicht zijn bij hun handelen deze gegevens te gebruiken. Daarom bepaalt de Wet BRP dat gegevens alleen mogen worden ontleend aan brondocumenten die limitatief in de wet zijn genoemd. De in de Wet BRP genoemde brondocumenten vormen dus een gesloten systeem. De BRP heeft tot doel alle overheidsorganen voorzien van de algemene (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun wettelijke taak. Daarnaast worden gegevens uit de BRP verstrekt aan derden met een gewichtig, maatschappelijk belang. Tenslotte kan de burger gebruik maken van over hem in de BRP vastgelegde gegevens. De verstrekte gegevens worden door overheidsorganen gebruikt ter uitvoering van wettelijke regels, zoals de sociale zekerheidswetgeving, en ter voorkoming van fraude met persoonsgegevens. Gebruik van de BRP binnen de gehele (semi-) overheid bevordert bovendien de dienstverlening aan de burger. De burger zelf kan gebruik maken van de geregistreerde gegevens, als van hem bepaalde persoonsgegevens worden gevraagd. Vanwege het belang van betrouwbare gegevens in de BRP is het onder meer de taak van de medewerker BRP om de juiste gegevens te ontlenen aan de juiste brondocumenten.

Pagina 18 van 392


3.2 Bronnen voor BRP gegevens De medewerker BRP gaat bij het opnemen van gegevens in de BRP steeds na wat volgens de Wet BRP de bron van die gegevens kan zijn. De bronnen voor algemene gegevens in de BRP zijn vermeld in de artikelen 2.8 tot en met 2.25 van de Wet BRP. Het gaat om aangiften van de burger, mededelingen van in de wet genoemde organen, akten en geschriften. Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid uit brondocumenten of een schriftelijke aangifte of verklaring van de burger. Uitzonderingen hierop zijn de Mededeling IND, artikel 2.17 Wet BRP en ambtshalve briefadres, artikel 2.23 Wet BRP. Dit zijn geen brondocumenten zoals hier bedoeld. Voor deze documenten geldt dat het overnemen van de gegevens direct voortvloeit uit de wet. Wanneer later in dit hoofdstuk wordt gesproken over het beoordelen van brondocumenten, geldt dit niet voor de Mededeling IND en ambtshalve briefadres. Brondocumenten vormen de basis voor de persoonsgegevens die in de BRP worden geregistreerd. Over de voorschriften welke gegevens waarvan afgeleid of waaraan ontleend mogen worden, is het volgende onderscheid in soorten gegevens van belang. Aan een aangifte van de burger kunnen alleen gegevens worden ontleend over verblijf en adres in Nederland, wijzigingen in het adres, vertrek naar het buitenland en vestiging uit het buitenland. Als het college van burgemeester en wethouders tot de conclusie komt dat betrokkene heeft verzuimd aangifte te doen, neemt de medewerker BRP deze gegevens ambtshalve op. Aan een verklaring van de burger kunnen gegevens worden ontleend over het naamgebruik en over de geheimhouding van (persoons) gegevens. Brondocumenten voor de BRP moeten, behalve als de Wet BRP anders voorschrijft, op schrift staan. Ook aangiften, mededelingen en verklaringen die zijn genoemd in de Wet BRP kunnen alleen bron van gegevens zijn, als ze op papier staan. Een op schrift gesteld document wordt pas een brondocument voor de BRP als de medewerker BRP het als zodanig accepteert. Verder in dit hoofdstuk wordt aangegeven aan welke voorwaarden documenten moeten voldoen om als brondocument voor de BRP te gelden. Er zijn: • gegevens gegevens gegevens gegevens • gegevens • gegevens • gegevens • gegevens • gegevens • gegevens

over over over over over over over over over over

de burgerlijke staat, categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09; de identificatienummers, categorieën 01, 02, 03, 05, 09; het naamgebruik van een persoon, categorie 01; de nationaliteit, categorie 04; geheimhouding van gegevens, categorie 07; het verblijf en het adres, categorie 08; de verblijfstitel, categorie 10; het gezag van de minderjarige of de curatele, categorie 11; reisdocumenten, categorie 12; kiesrecht, categorie 13;

Pagina 19 van 392


3.2.1 Gegevens over de burgerlijke staat De Wet BRP (artikel 2.8 en 2.10) schrijft limitatief de te gebruiken brondocumenten van gegevens over de burgerlijke staat van een persoon voor en brengt daarin een rangorde aan. Zie paragraaf 3.3. Let op! Als bij inschrijving van een vreemdeling gegevens over de geboortedatum niet aan een overlegd brondocument ontleend kunnen worden zoals vermeld in artikel 2.8 Wet BRP, wordt deze ontleend aan een mededeling van de IND (artikel 2.17 Wet BRP). Zie voor een opsomming van de burgerlijke staat gegevens, bijlage 2 van deze handleiding.

3.2.2 Gegevens over de identificatienummers De verantwoordelijke Minister stelt administratienummers (A-nummers) ter beschikking aan elk college van burgemeester en wethouders. Het desbetreffende college kent vervolgens een A-nummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon. Het A-nummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/ geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van deze gerelateerde zelf, als deze in de BRP van dezelfde gemeente staat ingeschreven. Het college van burgermeester en wethouders vraagt een voorraad burgerservicenummers (BSN) aan, door een online bericht te sturen aan de webservice ‘opvragen nummervoorraad’ van de Beheervoorziening BSN (BV BSN). Het desbetreffende college kent vervolgens een burgerservicenummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de eigen BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon. Blijkt uit de online presentievraag (BV BSN) dat de voor het eerst daarin in te schrijven persoon al een burgerservicenummer heeft of blijkt uit het register Beheer van Relaties (BvR) van de Belastingdienst dat deze al een BSN (voorheen SoFinummer) heeft, dan wordt dit als burgerservicenummer in de BRP opgenomen. Het burgerservicenummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van die gerelateerde zelf, als deze in de BRP van dezelfde gemeente staat ingeschreven.

3.2.3 Gegevens over het naamgebruik van een persoon Het gegeven over het naamgebruik van een persoon wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek tot wijzigen van het naamgebruik van betrokkene of aan een rechterlijke uitspraak. Een verzoek tot wijziging van het naamgebruik kan ook door personen met een niet-Nederlandse nationaliteit worden ingediend. Het nationale (naam)recht, waarvan de Niet-Nederlander de nationaliteit bezit, wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. 3.2.4 Gegevens over de nationaliteit Gegevens over de Nederlandse nationaliteit (art. 2.14 Wet BRP) verkrijgt men: 1. door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; 2. door toepassing van andere wettelijke bepalingen; 3. door toepassing van verdragen;

Pagina 20 van 392


4. uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het Nederlanderschap (Stb. 1984, 628) of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 5. uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gedane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 6. uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van de Aruba, Curaçao, Sint Maarten en Caribisch Nederland, naar aanleiding van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap. De gegevens over een vreemde nationaliteit (art. 2.15 Wet BRP) worden: 1. ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, of opgenomen met toepassing van het desbetreffende nationaliteitsrecht; of 2. ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit; of 3. verkregen door toepassing van nationaliteitswetgeving en verdragen. Let op! Als bij inschrijving van een vreemdeling gegevens over de nationaliteit niet aan een overlegd brondocument ontleend kunnen worden zoals vermeld in artikel 2.15 Wet BRP, wordt deze ontleend aan een mededeling van de IND (artikel 2.17 Wet BRP).

De gegevens over de behandeling als Nederlander van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet over de positie van Molukkers (de zogenaamde Faciliteitenwet), Stbl. 1976, 468 en Stcrt. 2003, 213.

3.2.5 Gegevens over geheimhouding van gegevens Het gegeven over de geheimhouding van gegevens van de ingeschrevene wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek daartoe van betrokkene zelf. Het gaat zowel om de gegevens op de eigen persoonslijst als de gegevens van deze persoon op andere persoonslijsten in de BRP van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). Van 6 januari 2014 tot aan de initiële vulling door gemeenten: Tevens kan er geheimhouding worden aangevraagd voor de verwijsgegevens, dit moet of apart worden aangevraagd in de ‘verwijzende gemeente’.

3.2.6 Gegevens over het verblijf en het adres De gegevens over de verblijfplaats worden ontleend aan de aangifte van de burger. De gegevens kunnen - wanneer de burger in gebreke blijft met het doen van aangifte - ambtshalve worden opgenomen. Let hierbij op het gestelde in artikel 2.60 en verder Wet BRP en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Bij inschrijving op grond van een Nederlandse geboorteakte worden de verblijfplaatsgegevens ontleend aan de persoonslijst van de moeder of de vader (als de moeder geen ingezetene is). 3.2.7 Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) De gegevens over het verblijfsrecht worden uitsluitend ontleend aan een mededeling door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (IND) via het Og11-bericht. Pagina 21 van 392


Gegevens over het gezag over de minderjarige of de curatele De gegevens over het gezag over de minderjarige of curatele over de meerderjarige, worden ontleend aan het gezagsregister, respectievelijk het curateleregister.

3.2.8

Het van rechtswege vervallen van het gezag door het bereiken van de meerderjarige leeftijd, mag altijd geregistreerd worden in de BRP zonder mededeling van het gezagsregister. Betrokkene is meerderjarig geworden, waardoor het gezag over de minderjarige van rechtswege definitief ophoudt. Er is dus een wijziging in het gezag opgetreden. Let op: In geval van adoptie eindigt het gezag (meestal: een of meer derde(n)) van rechtswege! Dit mag echter niet zonder een kennisgeving van het gezagsregister, waar de adoptie op vermeld staat, worden geregistreerd in de BRP.

3.2.9 Gegevens over reisdocumenten Gegevens over reisdocumenten worden ontleend aan het aanvraagformulier, een kennisgeving reisdocument of het reisdocument zelf. Groep 82 Document heeft in categorie 12 Reisdocument een afwijkende betekenis in vergelijking met de andere categorieën. Niet het brondocument zelf (het reisdocument) wordt aangeduid, maar het onderliggende paspoortdossier waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Een vermissing van een Nederlands reisdocument wordt meteen in de BRP geregistreerd. De ingeschrevene moet hiervoor een proces-verbaal van vermissing overleggen en een schriftelijke verklaring over de vermissing afleggen ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar. Een Nederlands reisdocument kan ingehouden worden door een daartoe bevoegde Nederlandse autoriteit. De inhouding wordt direct in de BRP geregistreerd. Let op! In een aantal politieregio’s wordt bij vermissing of diefstal van een reisdocument een nieuwe procedure beproefd. In 50 gemeenten kunnen de inwoners direct naar de gemeente voor het aanvragen van een reisdocument als het oude reisdocument is verloren of wordt vermist. In de 50 gemeenten wordt de verklaring van vermissing bij de afdeling publiekszaken opgenomen. Het is toegestaan om gegevens van Nederlandse reisdocumenten, die langer dan 11 jaar geleden zijn uitgegeven, van de persoonslijst (persoonslijst) te verwijderen. Dit geldt voor zowel actuele persoonslijsten als voor opgeschorte persoonslijsten, als deze is opgeschort met reden ‘E’, ‘M’ of ‘O’. De volgende criteria zijn van belang voor het mogen verwijderen van Nederlandse reisdocumenten van een persoonslijst: 1. de datum uitgifte Nederlands reisdocument (12.35.30) is bekend en ouder dan 11 jaar; 2. de datum uitgifte Nederlands reisdocument (12.35.30) bevat de standaardwaarde, de datum einde geldigheid Nederlands reisdocument (12.35.50) is bekend en ouder dan 11 jaar; 3. de datum uitgifte en de datum einde geldigheid Nederlands reisdocument bevatten beide de standaardwaarde, de datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument (12.35.60) is bekend en ouder dan 11 jaar; 4. de datum uitgifte, de datum einde geldigheid en de datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument bevatten alle drie de standaardwaarde, Pagina 22 van 392


de ingangsdatum geldigheid over de elementen van de categorie reisdocument (12.85.10) is bekend en ouder dan 11 jaar; 5. de datum uitgifte, de datum einde geldigheid, de datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocumenten en de ingangsdatum geldigheid binnen de elementen van de categorie reisdocumenten bevatten alle vier de standaardwaarde, de datum van opneming binnen de elementen van de categorie reisdocument (12.86.10) is bekend en is ouder dan 11 jaar; 6. categorieën waarbij aan de hand van het paspoortdossier kan worden vastgesteld dat de datum uitgifte Nederlands reisdocument ouder is dan 11 jaar. Op opgeschorte persoonslijsten met reden opschorting ‘E’ of ‘M’, mogen de Nederlandse reisdocumentgegevens worden opgenomen, ook als de datum afgifte van het Nederlandse reisdocument ligt na de datum van opschorting van de persoonslijst. Het brondocument is de ‘kennisgeving reisdocument’ (C3 formulier). Tevens mogen alle aanwezige indicaties document die Nederlandse reisdocumenten betreffen, worden verwerkt op een opgeschorte persoonslijst. In veel gevallen zal de indicatie document (08.75.10) verwijderd kunnen worden. Voor de registratie van deze Nederlandse reisdocumenten wordt verwezen naar procedure 6.7 Reisdocument. Bij personen, die in het bezit zijn van één of meerdere buitenlandse reisdocumenten, moet in rubriek 12.82.30 Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden, de landcode opgenomen worden volgens tabel 34 Landentabel. Inlevering en/of vermissing van buitenlandse reisdocumenten wordt niet in de BRP geregistreerd.

3.2.10 Gegevens over kiesrecht Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU. De gegevens over de deelname en het einde van de deelname Europees kiesrecht voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU, als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, worden ontleend aan het verzoekschrift (model Y32) van betrokkene. De gegevens over de uitsluiting van het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling hierover van de desbetreffende lidstaat. De gegevens over de uitsluiting van het kiesrecht in het algemeen worden ontleend aan de mededeling hierover van de Minister van Justitie. 3.3 Brondocumenten Deze paragraaf gaat in op de brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de BRP en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikel 2.8, 2.9, 2.10, 2.14 en 2.15 Wet BRP). De artikelen 2.8 en 2.10 van de Wet BRP zijn van essentieel belang bij het al dan niet ontlenen van burgerlijke staat gegevens aan brondocumenten. Daarom wordt uitgebreid stilgestaan bij het onderscheid tussen feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan en feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Centraal staat de vraag aan welke brondocumenten BRP-gegevens kunnen worden ontleend. De zogenoemde verklaring onder eed of belofte wordt uitvoerig besproken. Ook wordt beschreven waaraan gegevens over het Nederlanderschap of een vreemde nationaliteit kunnen worden ontleend. In paragraaf 3.7 wordt aangegeven hoe moet Pagina 23 van 392


worden gehandeld als er verschillen in en tussen brondocumenten worden geconstateerd. Tenslotte wordt in paragraaf 3.3.10 behandeld of de in de brondocumenten vermelde rechtsfeiten voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komen (IPR en openbare orde). 3.4 Stappenplan brondocumenten De medewerker BRP is, voor het opnemen van gegevens, voor een groot deel afhankelijk van de burger, omdat die burger de brondocumenten moet overleggen. Dit zal dikwijls geen probleem zijn, maar wanneer de documenten uit het buitenland moeten komen, kan het wel een probleem worden. Hoe moet de medewerker in die gevallen te werk gaan? Omdat het toch niet altijd eenvoudig is, volgt hierna een stappenplan om de medewerker behulpzaam te zijn in de afwegingen die gemaakt moeten worden bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten. Bijvoorbeeld: moet het stuk vertaald worden in de Nederlandse taal? Is de legalisatie juist uitgevoerd? Moet er een nieuw document worden aangevraagd omdat het oude kennelijk niet juist is?

Pagina 24 van 392


3.5 Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger De Wet BRP verplicht de burger tot het verstrekken van inlichtingen en het overleggen van geschriften die noodzakelijk en van belang zijn voor de bijhouding van de BRP. Deze verplichting is opgenomen in de artikelen 2.38, derde lid, 2.44, 2.45, 2.46, 2.47 en 2.51. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het bijhouden van persoonsgegevens in de basisregistratie van ingezetenen en is daarmee ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de daarin opgenomen persoonsgevens. In dit kader wijst de medewerker BRP de burger op zijn verplichtingen en vraagt expliciet naar de benodigde brondocumenten. De nationaliteit of de verblijfsrechtelijke status van de burger doet daarbij niet ter zake. In principe is iedereen verplicht de benodigde geschriften over te leggen. In sommige gevallen levert de verkrijging van documenten echter problemen op. Dit kan zijn in landen waar geen registratie wordt gevoerd of waar zich langdurig een bijzondere situatie (noodtoestand, burgeroorlog) voordoet, maar ook in die situaties dat van betrokkene niet kan worden verlangd dat hij contact opneemt met de autoriteiten van het land van herkomst. In de gevallen dat de overlegging van documenten niet kan worden geëist, worden BRP-gegevens ontleend aan een lager brondocument (zie voor de rangorde in brondocumenten paragraaf 3.3.6.2). In veel gevallen zal dit, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, de verklaring onder eed of belofte zijn (artikel 2.17 Wet BRP). Verklaart een burger dat het niet mogelijk is documenten over te leggen vanwege de situatie in het land van herkomst, dan kan de medewerker BRP dit verifiëren door informatie in te winnen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Bij het vragen naar documenten informeert de medewerker BRP de burger over de eisen waaraan deze brondocumenten in het algemeen moeten voldoen. Grofweg gezegd gaat het dan om drie eisen, te weten: • het document moet een origineel zijn en geen kopie; • het document moet gelegaliseerd zijn volgens de meest recente Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken (zie paragraaf 3.3.9.1) • het document moet zijn gesteld in een leesbare en begrijpelijke taal. Eventueel kan een in het Nederlands gestelde vertaling door een beëdigd vertaler worden gevraagd, waarbij de vertaling en het vertaalde document één geheel moeten vormen (zie paragraaf 3.3.9.3). De medewerker BRP informeert de burger bovendien over de mogelijke consequenties van het niet voldoen aan zijn verplichtingen. Als niet de juiste brondocumenten worden overgelegd, kan dit gezien het gesloten systeem van brondocumenten tot gevolg hebben dat gegevens niet worden opgenomen in de BRP. De informatie over het verstrekken van brondocumenten moet voor de burger begrijpelijk zijn. Waar nodig krijgt betrokkene de informatie in een voor hem begrijpelijke taal (bijvoorbeeld door tussenkomst van een tolk of door middel van een in de eigen taal gestelde brochure). 3.6 Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit Wanneer de burger aangifte doet van verblijf en adres, stelt de medewerker BRP eerst de identiteit van die burger deugdelijk vast. Ook in andere gevallen waarbij de burger in persoon verschijnt bij de medewerker BRP moet eerst de identiteit van de burger deugdelijk vastgesteld worden. Het vaststellen van de identiteit vindt bij Pagina 25 van 392


voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of een vreemdelingendocument), of een geldig Nederlands rijbewijs. Deze documenten zijn bron voor het vaststellen van de identiteit, maar zijn niet in alle gevallen een brondocument waaraan BRP-gegevens kunnen worden ontleend. Zo zijn de vreemdelingendocumenten als bedoeld in het Voorschrift Vreemdelingen en rijbewijzen geen brondocumenten voor de BRP. Hieraan kunnen dus geen gegevens worden ontleend. Kan van een vreemdeling de identiteit niet deugdelijk worden vastgesteld omdat hij niet beschikt over enig identiteitsdocument, dan verwijst de medewerker BRP deze vreemdeling naar de het IND-loket voor het vaststellen van de identiteit. Wanneer van een persoon de identiteit niet deugdelijk kan worden vastgesteld, wordt hij niet ingeschreven in de BRP (artikel 2.4, derde lid, Wet BRP). Dit is een besluit gelet op artikel 2.60 Wet BRP en wordt aan de burger medegedeeld. Als de burger is geïdentificeerd, wordt de aangifte van verblijf en adres van betrokkene op schrift gesteld en ondertekend. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd (mag) om inlichtingen en geschriften te vragen die daarvoor van belang zijn. (Bijvoorbeeld een huurovereenkomst, een verklaring van 'de hoofdbewoner' van een al op een adres ingeschrevene, een woonvergunning en/of een koopakte). Daarmee is de aangifte van verblijf en adres brondocument geworden voor de inschrijving in de BRP. Bij deze aangifte van verblijf en adres verstrekt de burger tevens informatie over de overige gegevens die in de BRP worden opgenomen. Het is aan te bevelen om vast te leggen welke brondocumenten door de burger moeten worden overgelegd. De over te leggen documenten worden bepaald aan de hand van de door de burger verstrekte informatie. Zijn niet alle noodzakelijke documenten bij de aangifte aanwezig, dan kan de medewerker BRP een overzicht van de (nog) te overleggen documenten aan de burger meegeven. Het is dan voor beide partijen duidelijk welke documenten nog moeten worden overgelegd. Let op: de op schrift gestelde aangifte is geen brondocument voor de burgerlijke staat gegevens en/of de nationaliteit. 3.7 Accepteren van brondocumenten voor de BRP Overlegt de burger documenten die gegevens bevatten waaraan BRP-gegevens kunnen worden ontleend en deze documenten voldoen aan de voorwaarden, dan accepteert de medewerker BRP die documenten als brondocumenten voor de BRP. Belangrijke voorwaarde voor het accepteren van buitenlandse documenten is de legalisatie daarvan. De legalisatieprocedure is beschreven in paragraaf 3.3.9.1. Uitgangspunt is dat documenten die niet of niet op de juiste manier zijn gelegaliseerd, niet worden geaccepteerd als brondocument voor de BRP. In gevallen waarin legalisatie niet mogelijk is en de medewerker BRP overtuigd is van de kwaliteit van het document, kan het als brondocument worden geaccepteerd. De kwaliteit van het document kan worden vastgesteld onder meer aan de hand van de in paragraaf 3.3.8. genoemde kenmerken. Heeft het college van burgemeester en wethouders het voornemen een aangeboden geschrift niet als brondocument voor de BRP te accepteren, bijvoorbeeld een aangifte van verblijf en adres niet te volgen of een aangeboden akte niet als brondocument aan te merken, dan moet daarvoor gelet op artikel 2.60 Wet BRP uitvoering worden gegeven aan de procedure die is beschreven in de Awb.

Pagina 26 van 392


3.8 Overleggen van brondocumenten na aangifte Zijn de benodigde documenten uit het land van herkomst op het moment van aangifte niet beschikbaar, ook niet binnen enkele dagen daarna en de persoon voldoet aan de overige voorwaarden voor inschrijving, dan wordt de persoon toch in de BRP ingeschreven. In dat geval worden de verplichte gegevens ontleend aan de brondocumenten die wel aanwezig zijn. Ook dan wordt het sterkst mogelijke brondocument gebruikt. Dit kan, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, dus ook de verklaring onder eed of belofte zijn. Wanneer de brondocumenten bij de aangifte niet beschikbaar zijn, dan is het belangrijk met de burger een termijn af te spreken waarbinnen de overlegging wel kan plaatsvinden. De af te spreken termijn zal afhangen van de mogelijkheid om documenten uit het land van herkomst te kunnen verkrijgen. Over het algemeen kan worden gedacht aan een termijn van ongeveer 6 maanden. Als de afgesproken termijn is verstreken en voldoende aannemelijk is gemaakt dat documenten niet te verkrijgen zijn, dan heeft de burger aan zijn verplichtingen voldaan. Gegevens over huwelijk en afstamming (ouder- en kindgegevens) die nog niet in de BRP zijn opgenomen, kunnen vervolgens worden opgenomen aan de hand van een verklaring onder eed of belofte (artikel 2.10, eerste lid, Wet BRP). Betrokkene kan op verschillende manieren aannemelijk maken dat de benodigde documenten inderdaad niet te verkrijgen zijn. Bijvoorbeeld door een bewijs van aangetekende verzending te overleggen of een verklaring dat het gevraagde document niet kan worden verstrekt (bij voorkeur van de bevoegde autoriteit). Ook de mededeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken dat uit het betreffende land geen documenten kunnen worden verkregen, is voldoende. De verplichting om documenten te verschaffen ligt volledig bij de burger en niet bij de medewerker BRP. De medewerker BRP zal dus zeer terughoudend moeten zijn met het bemiddelen tussen de burger en de bevoegde autoriteit in het land van herkomst. In ieder geval zal de medewerker zonder toestemming van betrokkene nooit zelf de documenten mogen aanvragen. Dit kan namelijk gevaar opleveren voor de betrokken burger en zijn familie. Het college van burgemeester en wethouders kan in het kader van kwaliteitsbewaking periodiek een voortgangscontrole houden op de overlegging van brondocumenten. Als de gevraagde documenten niet binnen een redelijke termijn worden overgelegd, roept de medewerker BRP betrokkene op om hierover inlichtingen te verstrekken. Voldoet een burger niet aan het verzoek van het college van burgemeester en wethouders om inlichtingen te verstrekken, dan is dat een overtreding van artikel 2.45 Wet BRP. Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan het college van burgemeester en wethouders in dit geval een bestuurlijke boete opleggen. 3.9 Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de BRP en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 2.8, 2.9, 2.10, 2.14 en 2.15 Wet BRP). 3.10

Verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse

brondocumenten Het verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten ligt hierin, dat ervan wordt uitgegaan dat Nederlandse brondocumenten altijd juist zijn, ondanks dat er wel eens Pagina 27 van 392


onjuistheden in akten voorkomen. Deze onjuistheden zijn juist tot het tegendeel bewezen is en waar mogelijk wordt de akte of ander brondocument volgens de daarvoor geldende regels gewijzigd. Buitenlandse brondocumenten zijn zeer divers. Buitenlandse akten van de burgerlijke stand worden vaak vergeleken met Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Dit is juist wat betreft de waarde die aan het document moet worden toegekend, maar niet juist als het om de vorm of de inhoud gaat. De vorm en inhoud worden bepaald door de eigen regels van het land van afgifte, niet door het te vergelijken met een Nederlandse akte. Bepalend voor het oordeel moet zijn of het document echt is, of het volgens de plaatselijke regels is opgemaakt en of het is afgegeven door de bevoegde autoriteit. De beoordeling of het wel of geen brondocument is om gegevens voor de BRP te ontlenen, is een beslissing van de medewerker BRP. Ook welke gegevens ontleend worden en de manier van schrijven worden bepaald door de medewerker BRP, evenals de datum ingang geldigheid. Neem in de beslissing mee waarvoor het document is afgegeven, wanneer het is afgegeven en welke gevolgen het wel of niet accepteren (en daarbij het wel of niet opnemen van gegevens in de BRP) van het document als brondocument heeft. Let hierbij op de eventuele gevolgen voor de burgerlijke stand. Het niet accepteren van een document als brondocument voor een huwelijk betekent niet dat er geen huwelijk is, maar dat er geen brondocument is om dat te bewijzen en daarom geen categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt opgenomen. Dit kan van belang zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld een geboorteakte van een pas geboren kind! Wel of geen ouders, wel of geen relatie. 3.11 Artikelen 2.8 en 2.10 van de Wet BRP De Wet BRP schrijft limitatief voor aan welke typen brondocumenten gegevens over de burgerlijke staat van een persoon kunnen worden ontleend en brengt daarin een rangorde aan. Het gaat om gegevens over de naam, de geboorte, het geslacht, de ouders, het huwelijk, de echtgenoten, de kinderen en het overlijden. Gegevens over de burgerlijke staat kunnen feiten betreffen die zich in Nederland of feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Hieronder wordt allereerst aangegeven aan welke brondocumenten deze gegevens voor de BRP moeten worden ontleend, als de feiten zich in Nederland hebben voorgedaan. Vervolgens komen de brondocumenten aan bod over de feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. De opsomming begint in beide gevallen met het sterkste brondocument en geeft vervolgens aan wat het zwakkere brondocument is waaraan, bij gebrek aan het sterkere brondocument, gegevens worden ontleend. Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich in Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 2.8, eerste lid, Wet BRP): a. een akte over het desbetreffende feit (inclusief latere vermeldingen) die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland. (Voorbeeld: een geboorteakte van een kind geboren in Nederland); b. een door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakte akte, een besluit, een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk geworden) of een notariële akte, over het desbetreffende feit. (Voorbeeld: naamsvaststelling in een Koninklijk Besluit tot naturalisatie); c. een akte die is opgemaakt door een in Nederland geaccrediteerde bevoegde consulaire ambtenaar van een ander land, die ten doel heeft tot bewijs te dienen

Pagina 28 van 392


van het desbetreffende feit. (Voorbeeld: een huwelijksakte van een huwelijk dat op een consulaat in Nederland is voltrokken tussen twee niet-Nederlanders). Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich buiten Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 2.8, tweede lid, Wet BRP): a. een akte over het desbetreffende feit die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten. (Voorbeeld: een buitenlandse geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente 's-Gravenhage); b. een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk geworden). (Voorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de BRP); c. een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring, bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. (Voorbeeld: een buitenlandse akte van de burgerlijke stand); d. een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld. (Voorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie of een buitenlands reisdocument) of e. een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend. De rangorde van artikel 2.8 Wet BRP brengt mee dat gegevens aan brondocumenten met een zo sterk mogelijke bewijskracht moeten worden ontleend. Eerst wanneer redelijkerwijs geen sterker brondocument kan worden overgelegd, worden gegevens ontleend aan het zwakkere brondocument. Op elk moment waarop brondocumenten worden overgelegd, meestal bij de aangifte voor een eerste inschrijving, moet worden bepaald wat dan het sterkste brondocument is. Met het aanleggen van een persoonslijst wordt niet gewacht tot sterkere documenten uit het land van herkomst zijn verkregen. Hooguit wordt op documenten gewacht die binnen enkele dagen voorhanden zijn of naar verwachting beschikbaar kunnen zijn. Voorbeeld: een document is wel in Nederland aanwezig, maar is niet meegenomen bij de aangifte. Wanneer meerdere documenten overgelegd worden over hetzelfde rechtsfeit, worden de gegevens ontleend aan het sterkste brondocument. Een zwakker brondocument kan dan gebruikt worden als aanvulling op het sterkere brondocument. Dat doet zich voor, als niet alle te ontlenen gegevens op het sterkste brondocument vermeld staan, maar wel op het zwakkere brondocument. Als het feit zich buiten Nederland heeft voorgedaan, worden de gegevens over de burgerlijke staat ontleend aan de brondocumenten genoemd in artikel 2.8, tweede lid, onder a t/m e, Wet BRP. Daarbij worden de feiten aan het sterkst mogelijke brondocument ontleend en gelden de volgende restricties. • Gegevens over de familierechtelijke betrekkingen van ouders tot kinderen, over het huwelijk en de eerdere huwelijken, over de echtgenoot en de eerdere echtgenoten, over het geregistreerde partnerschap en de eerdere geregistreerde partnerschappen of over de geregistreerde partner en de eerdere geregistreerde partners mogen niet worden ontleend aan een document genoemd onder e, als aannemelijk is dat een document genoemd onder c of d kan worden verschaft Pagina 29 van 392


•

• •

•

(artikel 2.10, eerste lid, Wet BRP). Het gaat hierbij om de situatie op het moment dat een mogelijke opneming van de desbetreffende gegevens aan de orde is. Nadrukkelijk geldt dit bij de aangifte van verblijf en adres. Dit artikel beperkt dus het gebruik van de verklaring onder eed of belofte. Als aannemelijk is dat sterkere brondocumenten kunnen worden geleverd, zij het op wat langere termijn, dan worden aan de verklaring onder eed of belofte in beginsel geen gegevens over de burgerlijke staat van de ouders, het huwelijk en de partners en de kinderen ontleend. Met het invullen van die gegevens wordt gewacht tot de sterkere brondocumenten worden overgelegd. Aan documenten genoemd onder c, d of e mogen geen gegevens worden ontleend voor zover de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de daarin vermelde feiten. Dat geldt ook voor een document als bedoeld in artikel 2.8, derde lid, Wet BRP. Aan documenten genoemd onder d en e mogen geen gegevens worden ontleend als aannemelijk is dat de gegevens onjuist zijn (artikel 2.10, derde lid, Wet BRP). Aan documenten genoemd onder c, d of e, of documenten die betrekking hebben op feiten die zich hebben voorgedaan in Nederland en waarvan een in Nederland geaccrediteerde consulaire ambtenaar van een ander land bevoegd een akte heeft opgemaakt, worden geen gegevens ontleend over het huwelijk of het geregistreerde partnerschap dat is gesloten tussen echtgenoten of geregistreerde partners van wie ten minste één vreemdeling is, voordat het college van burgemeester en wethouders zich een door de korpschef in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 afgegeven verklaring (een 'M46-formulier') heeft doen overleggen. Deze verklaring is niet vereist als het gaat om een in het buitenland gesloten huwelijk dat inmiddels is ontbonden of een huwelijk dat langer dan 10 jaar geleden is voltrokken of als de vreemdeling in het bezit is van een verblijfsrecht voor onbepaalde tijd, of gemeenschapsonderdaan is (artikel 2.9 Wet BRP). Aan een document genoemd onder e mogen pas gegevens worden ontleend, wanneer de gegevens, voor zover mogelijk, zijn geverifieerd door de basisregistratie te raadplegen en zo nodig andere registers of geschriften die door de betrokkene zijn overlegd, te raadplegen (art. 2.10 lid 4 Wet BRP). 3.12

Nederlandse akten over feiten die zich in Nederland hebben

voorgedaan (artikel 2.8, eerste lid, onder a) De gegevens worden in beginsel slechts ontleend aan de akte over het desbetreffende feit. Met de zinsnede 'over het desbetreffende feit' wordt aangeknoopt bij hetgeen de akte op grond van het Burgerlijk Wetboek beoogt te bewijzen. Voor de ontlening van gegevens in de BRP aan akten van de Nederlandse burgerlijke stand is er een rangorde. Een huwelijksakte bewijst bijvoorbeeld dat er een huwelijk is gesloten tussen de in de akte genoemde personen. Volgens de redactie van artikel 2.8 van de Wet BRP ('over het desbetreffende feit'; dat wat de akte beoogt te registreren) kan de akte voor wat betreft de huwelijksgegevens dienen als brondocument, terwijl de overige gegevens die op de betreffende huwelijksakte zijn vermeld niet aan die akte kunnen worden ontleend. Zo is de huwelijksakte voor de naamgegevens (in beginsel) geen brondocument als bedoeld in artikel 2.8, eerste lid, onder a en tweede lid, onder a, Wet BRP. Reden hiervan is dat wijzigingen in de registers van de burgerlijke stand door middel van latere vermeldingen op de desbetreffende akten worden aangebracht. Een huwelijksakte hoeft wat de naamgegevens betreft dus niet actueel te zijn. Een ander voorbeeld is het feit dat de geboorteakte de naam van de geborene bewijst en niet de namen van de ouders. De namen van de ouders worden bewezen Pagina 30 van 392


door hun eigen geboorteakte. Is er wat de naam van een ouder betreft verschil tussen de eigen geboorteakte en die van het kind, dan bewijst de eigen geboorteakte van de ouder dus de naam van die ouder. De geboorteakte van het kind is bij het aanleggen van de persoonslijst het brondocument voor de naamgegevens van de ouders. Blijkt nadien dat die naamgegevens niet correct zijn, dan worden deze gegevens bewezen door de eigen geboorteakten van de ouders. In dat geval zal de geboorteakte van het kind moeten worden gecorrigeerd of kunnen de naamgegevens van de ouders op de persoonslijst van het kind worden gecorrigeerd aan de hand van de geboorteakten van de ouders. Door toepassing van vreemd recht kan het voorkomen dat aan een Nederlandse akte meer gegevens worden ontleend dan wat die akte beoogt te bewijzen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een huwelijk volgens vreemd recht een naamswijziging tot gevolg heeft. Deze naamswijziging wordt dan door de huwelijksakte bewezen en kan daarom aan de huwelijksakte worden ontleend. 3.13

Nederlandse akten over feiten die zich in het buitenland

hebben voorgedaan (artikel 2.8, tweede lid, onder a) De Wet BRP rekent akten die zijn opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland tot de sterkste brondocumenten. In een aantal gevallen kan een buitenlandse akte op verzoek van betrokkene worden ingeschreven in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand te 's-Gravenhage. (Voor het opnemen van gegevens in de BRP is inschrijving van de buitenlandse akte in 's-Gravenhage niet noodzakelijk. De buitenlandse akte kan daarvoor worden gebruikt). Behalve inschrijving van buitenlandse akten op verzoek van betrokkene kunnen deze ook op bevel van het Openbaar Ministerie in de Nederlandse registers van de burgerlijke stand te 's-Gravenhage worden ingeschreven. Hiervoor komen in aanmerking akten van geboorten, huwelijken en overlijden van (ex-)Nederlanders en toegelaten vluchtelingen (zie de artikelen 25 tot en met 25g, Boek I, BW). 3.14

Nederlandse rechterlijke uitspraken over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 2.8, tweede lid, onder

b en onder c) Volgens de rangorde van artikel 2.8, tweede lid, Wet BRP worden gegevens over de burgerlijke staat ontleend aan een in Nederland gedane in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit, als over dat feit geen akte is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er een geschil is over de juiste leeftijd van een persoon. De rechter stelt de vermoedelijke leeftijd vast en geeft het college van burgemeester en wethouders een bevel tot aanpassing van de geregistreerde geboortedatum. Als geen akte van geboorte, huwelijk of overlijden kan worden overgelegd en er kan wel een akte van bekendheid worden opgemaakt volgens artikel 45 Boek I BW dan worden hieraan gegevens ontleend. 3.15

Behandeling en beoordeling van (buitenlandse)

brondocumenten Bij het overleggen van buitenlandse brondocumenten moet het document zorgvuldig worden beoordeeld. Zorgvuldige beoordeling betekent in dit verband ook dat de medewerker BRP niet te snel beslist dat het document aan alle vereisten voldoet. Voor een evenwichtige beoordeling moet voldoende tijd worden genomen.

Pagina 31 van 392


De beoordeling van een brondocument vindt allereerst aan de balie plaats op het moment dat het document wordt overgelegd. Dit is in de meeste gevallen bij aanmelding voor eerste inschrijving in de BRP. Bij deze beoordeling let de medewerker BRP vooral op de begrijpelijkheid van het brondocument, de eventueel aangehechte vertaling, het al dan niet gelegaliseerd zijn en de originaliteit (dus geen fotokopie) van het document. Vervolgens wordt het document meer op specifieke kenmerken beoordeeld. Voor deze beoordeling moet de medewerker BRP voldoende tijd nemen, aangezien verschillende kenmerken niet op het eerste gezicht te beoordelen zijn. De kenmerken aan de hand waarvan het document wordt beoordeeld, zijn opgenomen in de volgende paragrafen. Burgers die veel moeite hebben gedaan om een bepaald document te verkrijgen en te laten legaliseren, willen dit document veelal niet afgeven. Voor een goede beoordeling van het document is het echter van belang dat de originele documenten niet direct aan de burger worden teruggegeven. De documenten kunnen worden ingenomen en na gedetailleerde beoordeling aan de burger worden teruggegeven. Bij het innemen wordt aan de betrokkene een bewijs van afgifte verstrekt. Teruggave van het document kan onder andere door het afhalen van het document aan de balie en door het aangetekend toezenden daarvan. Als de burger het document absoluut niet wil afstaan kan, om problemen te voorkomen, een fotokopie worden gemaakt waarna het originele document aan de burger wordt teruggegeven. De beoordeling van het document vindt dan plaats aan de hand van de kopie. Dit is echter niet aan te bevelen. Het is beter het document in die gevallen direct te beoordelen en de burger eventueel even te laten wachten, want op een kopie van een document zijn bijvoorbeeld papiersoort, watermerk, kleur van de stempelinkt en het al of niet raderen niet meer zichtbaar. Daardoor kan essentiële informatie verloren gaan, die nodig is om een brondocument goed te kunnen beoordelen. 3.16

Uiterlijke kenmerken van brondocumenten

Brondocumenten zijn over het algemeen voorzien van specifieke echtheidskenmerken. Onder echtheidskenmerken wordt in dit verband verstaan: met opzet aangebrachte kenmerken waardoor het document bij het ontbreken van zo'n kenmerk als vals of vervalst moet worden aangemerkt. Voor het controleren op echtheidskenmerken hebben gemeenten toegang tot DISCS (Documenten Informatie Systeem inzake Civiele Status). Dit is een hulpmiddel beheerd door Bureau Documenten (Zwolle) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) met voorbeelden van documenten en hun echtheidskenmerken. Voorschriften voor bepaalde documenten, zoals akten van de burgerlijke stand, richten zich vooral op het opmaken van de akten en niet op echtheidskenmerken. Voor akten wordt bijvoorbeeld geen watermerk voorgeschreven, wel zijn er voorschriften over de minimale inhoud van de akten. In Nederland worden aan afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand geen eisen gesteld ten aanzien van papiersoort en vorm. Deze eisen worden ook niet gesteld aan afschriften uit de BRP. Overigens wordt in veel Nederlandse gemeenten gebruik gemaakt van gewaarmerkt papier voor het verstrekken van afschriften en uittreksels uit de BRP en de registers van de burgerlijke stand. Als een fotokopie van dit beveiligde papier gemaakt wordt, is op de fotokopie het woord 'kopie' zichtbaar.

Pagina 32 van 392


Om te kunnen bepalen of een document echt is of mogelijk vals of vervalst, in het geval een document (nog) niet voorkomt in DISCS, zijn er aanknopingspunten en vragen aan de hand waarvan een betere beoordeling van de echtheid van het document mogelijk is. De medewerker BRP let daarbij op de volgende specifieke kenmerken: • • • • • • • • • • • • • • • • • •

taalfouten; problemen met vertaling; gekopieerd document dat als 'origineel' is ingevuld; stempel: in spiegelschrift, onduidelijk, kleur inkt, nagemaakt; gebrekkig droogstempel; problemen met handtekening; kanselarijzegel ontbreekt, glimt, verkeerd volgnummer; ontbreken kanselarij betaalafdruk; raderen; verschillende lettertypen binnen een document; verschillende schrijfmachines/printers gebruikt; afwijkende papiersoort, papierdikte; afwijkend watermerk; versnipperd (doormidden gescheurd) en weer aan elkaar geplakt; kleurverschillen; (nagemaakte) randjes om de akte; verschillende gaatjes door uitgehaalde nietjes.

Bij twijfel over de echtheid van een brondocument kan het brondocument worden opgestuurd naar Bureau Documenten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Daar worden documenten zowel technisch (o.a. productietechnieken) als tactisch (inhoudelijk) onderzocht en van de bevindingen wordt een onderzoeksrapportage gemaakt. Deze rapportages worden vaak afgesloten met een zekerheidsgradatie zoals deze ook door het Nederlands Forensisch Instituut worden gebruikt. Bureau Documenten van de IND geeft, aan de hand van gradaties, aan hoe technisch juist de vorm van de documenten zijn. De uiteindelijke beslissing ligt bij de gemeente. Is de gemeente akkoord met de vorm, wordt het document vervolgens inhoudelijk beoordeeld. Bij vervalsing wordt aangifte bij de politie gedaan. Inhoudelijke wijzigingen worden door de medewerker BRP nader onderzocht i.s.m. Buitenlandse Zaken. Als een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet het document voor onderzoek worden voorgelegd aan de politie of ter verificatie worden aangeboden aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In voorkomende gevallen wordt ook de Directie Recherche van de Landelijke Eenheid van de Nationale Politie (v/h KLPD) bij het onderzoek naar de mogelijke valsheid van het document ingeschakeld. Is er sprake van (vermoedelijke) fraude, dan moet het college van burgemeester en wethouders daarvan aangifte doen bij de politie. 3.17 Inhoudelijke kenmerken van brondocumenten Na de beoordeling op uiterlijke kenmerken en voordat de medewerker BRP aan een brondocument gegevens ontleent, moet het document worden beoordeeld op inhoudelijke kenmerken. Dat betekent dat wordt gelet op de vorm waarin het document is opgemaakt, de bewijskracht van de vermelde feiten en de bruikbaarheid van deze feiten. Bovendien moet worden nagegaan of het Pagina 33 van 392


overgelegde document voldoende gegevens bevat. In deze paragraaf worden enkele voorbeelden en aandachtspunten gegeven voor de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten in het algemeen. Is bijvoorbeeld het brondocument een vonnis over een bepaald rechtsfeit, dan moet de medewerker BRP vaststellen of het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan. Dit wil zeggen dat tegen de rechterlijke beslissing geen beroep is ingesteld en beroep niet meer mogelijk is. Zo moet een Australisch echtscheidingsvonnis voorzien zijn van een 'Decree Absolute' en een Duits echtscheidingsvonnis van de aantekening 'rechtskräftig seit ...'. Ook de datum van afgifte is bij de inhoudelijke beoordeling van een document van belang. In het algemeen moet het document een recente datum van afgifte bevatten. Dat geldt vooral als een document afkomstig is uit een land dat latere rechtsfeiten aantekent op de oorspronkelijke akte. Een afgiftedatum van uiterlijk 6 maanden voor de datum van beoordeling is redelijk. In de praktijk is echter gebleken dat uit verschillende landen, zoals Ghana, India en Pakistan, juist recente documenten minder betrouwbaar kunnen zijn. Voor deze gevallen kan naar een zo oud mogelijk afschrift of uittreksel worden gevraagd. In Nederland wordt onderscheid gemaakt tussen een afschrift van een akte en een beredeneerd uittreksel van een akte. Een afschrift bevat het gehele overzicht van het rechtsfeit vanaf het begin van het opmaken van de akte tot het moment van afgifte van het afschrift. Alle feiten die liggen tussen het tijdstip van het opmaken van de akte en het verstrekken van het afschrift, zijn duidelijk op het afschrift vermeld. Een beredeneerd uittreksel geeft de stand van zaken weer op het moment van afgifte. Bijvoorbeeld: een kind is ontkend door de vader en later erkend door een andere man. Op een afschrift van de geboorteakte staan zowel de ontkenning als de erkenning vermeld. Op een beredeneerd uittreksel is niet te zien, dat het kind ontkend en erkend is. Als het land van herkomst een met Nederland vergelijkbaar systeem kent, wordt in de voorlichting aan de burger over de over te leggen brondocumenten aanbevolen een afschrift in plaats van een beredeneerd uittreksel te vragen. In de praktijk wordt namelijk regelmatig een beredeneerd uittreksel overgelegd, terwijl een afschrift van de akte mogelijk is. Bij de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten kan de medewerker BRP onder andere op de volgende kenmerken letten: • datum registratie ligt vóór datum van het rechtsfeit; • datum registratie van het rechtsfeit ligt kort na de datum van het feit of veel later; • onverklaarbare datum van afgifte of datum van het rechtsfeit, bijvoorbeeld 29 februari van een niet-schrikkeljaar; • volgnummer van het document, bijvoorbeeld een later uitgegeven document heeft een lager volgnummer dan een eerder uitgegeven document of verschillende documenten uit hetzelfde land van hetzelfde jaar met hetzelfde volgnummer; • onmogelijkheid van opgenomen gegevens, bijvoorbeeld een geslachtsnaam als dat in het betreffende land niet gebruikelijk of onmogelijk is; • de inhoud van het document stemt niet overeen met het recht van de godsdienst terwijl in dat land regels van die godsdienst bepalend zijn; Pagina 34 van 392


• rechtsfeit is later geregistreerd, terwijl latere registratie niet is toegestaan in het land van registratie; • duidelijke verschillen in gegevens van twee recent afgegeven documenten over dezelfde persoon, bijvoorbeeld een verschillende geslachtsnaam in een recent afgegeven uittreksel van een geboorteakte en een paspoort. Deze opsomming en de gegeven voorbeelden zijn niet limitatief. Bij twijfel aan de inhoud van een document zal een onderzoek naar de betreffende gegevens moeten plaatsvinden. Daarvoor kan de medewerker BRP het document ter verificatie aanbieden aan de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (zie paragraaf 3.3.9.2). Dit onderzoek is een ander onderzoek dan het 'in onderzoek stellen' van gegevens in de BRP. In de BRP gaat het onderzoek om de al opgenomen gegevens, niet of het document wel een brondocument is. Eerst nadat het document is geaccepteerd als brondocument en er wordt getwijfeld aan de juistheid van de daaraan ontleende gegevens, kan een onderzoek worden ingesteld naar de opgenomen gegevens. Dit onderzoek wordt in de BRP aangetekend. Wanneer de medewerker BRP twijfelt aan de echtheid of de juistheid van het document zelf of moet wachten op sterkere documenten, dan worden deze omstandigheden niet in de vorm van een 'onderzoek' in de BRP opgenomen. In deze gevallen worden er geen gegevens ontleend aan het document en worden de gegevens niet in de BRP opgenomen. Betreft het gegevens van categorie 01Persoon en zijn er geen andere brondocumenten, dan moet een verklaring onder eed of belofte worden afgelegd. De inhoud van een document kan in samenhang met andere gegevens van de persoon aanleiding vormen voor een vermoeden van fraude. De medewerker BRP zal in dit verband aandacht moeten geven aan de volgende aspecten: • persoon blijkt meerdere identiteiten te hebben; • persoon blijkt meerdere nationaliteiten te hebben en kan dit niet verklaren; • persoon beweert eerst geen enkel document te kunnen verkrijgen, maar legt vervolgens de gevraagde documenten binnen korte tijd over; • verschil in leeftijd op de persoonslijst en recent ingeleverd document; • op korte termijn over recent afgegeven documenten kunnen beschikken, in relatie tot de afgiftepraktijk in het land van herkomst; • de naamgegevens van ouders en kinderen in de betreffende geboorteakten komen onvoldoende overeen; • de afstamming die blijkt uit de geboorteakte verschilt met de afstamming die blijkt uit andere documenten. 3.18

Buitenlandse brondocumenten over feiten die zich in het

buitenland hebben voorgedaan Om te bepalen welke burgerlijke staat gegevens aan een buitenlands brondocument kunnen worden ontleend, is het noodzakelijk na te gaan om wat voor soort brondocument in de zin van de Wet BRP het gaat. Daarbij stelt de medewerker BRP zich de vraag onder welk onderdeel van artikel 2.8, tweede lid, het betreffende brondocument valt. In het bijzonder moet worden gelet op de restrictie in artikel 2.8, tweede lid, onder c, dat een akte tot bewijs moet dienen van het desbetreffende feit. Voor de overige gegevens (andere dan het desbetreffende feit), is het een geschrift zoals bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d. Bijvoorbeeld, een buitenlandse huwelijksakte bewijst het desbetreffende huwelijk en is voor zover het oudergegevens betreft een document onder artikel 2.8, tweede lid, onder d. Aan Pagina 35 van 392


deze akte kunnen daarom oudergegevens worden ontleend, als voor de oudergegevens geen sterkere brondocumenten voorhanden zijn. 3.19

Akten en daarmee vergelijkbare documenten (artikel 2.8, lid

2, onder c) Wanneer in het buitenland een akte is opgemaakt, moet de burger daarvan zo mogelijk een afschrift of een uittreksel overleggen. Bij de beoordeling van zo'n afschrift of uittreksel is het Nederlandse begrip van een afschrift uit de registers van de burgerlijke stand en een beredeneerd uittreksel het uitgangspunt. Documenten kunnen meer gegevens bevatten dan strikt noodzakelijk is om als brondocument te kunnen dienen. Als meerdere gegevens zijn opgenomen, zoals namen van de ouders in een geboorteakte of namen van de ouders in een huwelijksakte, dan kunnen deze gegevens met inachtneming van de rangorde van artikel 36 aan dit brondocument worden ontleend. Documenten die geen afschriften/uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand zijn, maar die wel daarmee vergelijkbaar zijn en die door de bevoegde autoriteiten zijn verstrekt om het betreffende feit te bewijzen (bijvoorbeeld een doopakte uit een land waar men alleen een kerkelijke registratie kent), moeten om als brondocument te kunnen dienen dezelfde gegevens bevatten als een akte van de burgerlijke stand. De persoonslijst wordt in die gevallen op dezelfde manier geactualiseerd (alleen de beschrijving van het brondocument verschilt). 3.20

Buitenlandse rechterlijke uitspraak (artikel 2.8, tweede lid,

onder c) Burgerlijke staat gegevens kunnen in een buitenlandse rechterlijke uitspraak worden vastgesteld of gewijzigd. Aan een afschrift van een dergelijke buitenlandse rechterlijke uitspraak mogen slechts gegevens worden ontleend, wanneer duidelijk uit het afschrift blijkt dat de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan (onherroepelijk geworden). Als geen buitenlandse akte van de burgerlijke stand of een buitenlandse rechterlijke uitspraak kan worden overgelegd dan kunnen gegevens worden ontleend aan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring, als bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het BW. Als de buitenlandse rechterlijke uitspraak in strijd is met de Nederlandse openbare orde, worden hieraan geen gegevens over het desbetreffende feit ontleend (zie paragraaf 3.3.7 en 3.3.10). 3.21 Overige geschriften (artikel 2.8, tweede lid, onder d) Burgerlijke staat gegevens kunnen zijn vermeld in geschriften die overeenkomstig de plaatselijke voorschriften zijn opgemaakt door een bevoegde instantie. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: een paspoort, een uittreksel uit een buitenlands bevolkingsregister, een consulaire verklaring of een Nüfus. De zinsnede 'overeenkomstig de plaatselijke voorschriften' heeft alleen betrekking op geschriften die door buitenlandse autoriteiten zijn opgesteld en niet op geschriften die door de Nederlandse autoriteiten overeenkomstig Nederlandse voorschriften zijn opgesteld, zoals een vreemdelingendocument van het Ministerie van Justitie in Nederland. Aan deze geschriften worden geen gegevens ontleend die in strijd zijn met de Nederlandse openbare orde of waarvan aannemelijk is dat zij onjuist zijn (zie paragraaf 3.3.7 en 3.3.10). 3.22 Pagina 36 van 392

Verklaring onder eed of belofte (artikel 2.8, tweede lid, onder


e Wet BRP) De verklaring onder eed of belofte is: 'een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder ede of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend'. Om een verklaring onder eed of belofte te mogen afnemen, moet men bevoegd zijn. Een verklaring onder eed of belofte, afgelegd ten overstaan van een willekeurige medewerker BRP die niet uitdrukkelijk door het college van burgemeester en wethouders bevoegd is verklaard dit te doen, wordt voor de BRP niet als brondocument aangemerkt. De procedure van een verklaring onder eed of belofte zoals bedoeld in de Wet BRP zou er als volgt uit kunnen zien: • uitvoering door een bevoegde (dat wil zeggen specifiek door college van burgemeester en wethouders aangewezen) ambtenaar; • afleggen van de verklaring in een aparte ruimte, afgeschermd van het overige publiek; • voorlichting aan de burger over wat er gebeurt en wat van hem verwacht wordt; • eventueel inschakeling van een tolk (in persoon of per telefoon). De hele procedure moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Een burger een document met persoonsgegevens voorhouden en vragen om te tekenen als de gegevens juist zijn, is niet een verklaring onder eed of belofte zoals bedoeld in de Wet BRP. De burger moet weten wat er van hem verwacht wordt en moet worden gewezen op de mogelijkheid in plaats van een eed een belofte af te leggen. Bovendien zal de medewerker BRP duidelijk moeten maken wat de gevolgen zijn van het opnemen van gegevens aan de hand van een verklaring onder eed of belofte. Eenmaal opgenomen gegevens worden niet meer verwijderd, hooguit gecorrigeerd in uitzonderlijke gevallen. Een goede communicatie is bij het afnemen van een verklaring onder eed of belofte noodzakelijk. Dit zal in veel gevallen betekenen dat er een tolk bij aanwezig moet zijn. Een verklaring onder eed of belofte is het 'laagste' brondocument op basis waarvan gegevens over de burgerlijke staat op de persoonslijst worden opgenomen. Gegevens over de persoon zelf zijn onontbeerlijk om een persoonslijst te kunnen aanleggen. Dat geldt niet voor familierechtelijke gegevens (over ouders, huwelijkspartner en kind). Voor het administratief verkeer over de betrokkene zijn deze gegevens namelijk niet strikt noodzakelijk. Artikel 2.10 Wet BRP schrijft daarom voor dat familierechtelijke gegevens pas aan een verklaring onder eed of belofte mogen worden ontleend, als aannemelijk is dat sterkere brondocumenten niet kunnen worden verkregen. Daarvoor worden de ter beschikking staande registers geraadpleegd (artikel 2.10 vierde lid Wet BRP). Als bij de eerste inschrijving geen brondocumenten worden overgelegd, terwijl deze wel kunnen worden verkregen, en betrokkene voldoet aan de in de Wet BRP gestelde voorwaarden voor inschrijving, dan worden op basis van een verklaring onder eed of belofte de gegevens op de persoonslijst opgenomen, die voor het administratief verkeer over de betrokkene onontbeerlijk zijn. Daarbij worden geen familierechtelijke gegevens (over ouders, huwelijkspartner en kind) ontleend aan de verklaring onder eed of belofte. Vervolgens moet geprobeerd worden de juiste brondocumenten uit het land van herkomst te verkrijgen. Nadat gebleken is dat deze documenten niet verkregen kunnen worden en ook het raadplegen van de beschikbare registers heeft niet tot resultaat geleid, dan wordt een nieuwe verklaring onder eed of belofte over de Pagina 37 van 392


familierechtelijke gegevens afgenomen of worden die gegevens alsnog aan de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte ontleend. Het verdient evenwel de voorkeur een verklaring onder eed of belofte slechts af te nemen voor de gegevens die op dat moment op de persoonslijst worden opgenomen en niet voor eventueel later te ontlenen gegevens. Dit betekent dat verklaringen onder ede kunnen verschillen naar het aantal opgenomen gegevens en naar het tijdstip waarop een verklaring wordt afgelegd. Een verklaring onder eed of belofte moet in principe door de betrokkene zelf worden afgelegd. Voor minderjarigen tot 16 jaar kan een ouder, gezaghouder of verzorger deze verklaring afleggen. Als een ouder een verklaring onder eed of belofte voor het kind aflegt, dan moet de familierechtelijke betrekking zijn vastgesteld. Wanneer de familierechtelijke betrekking nog niet kan worden vastgesteld, omdat sterkere brondocumenten nog verkregen kunnen worden, kan de persoon in hoedanigheid van verzorger de verklaring onder eed of belofte afleggen. Voor minderjarigen, jonger dan twaalf jaar, wordt deze verklaring afgelegd door een ouder, gezaghouder, of verzorger. Algemeen mag worden aangenomen dat personen vanaf twaalf jaar in staat zijn zelfstandig een verklaring af te leggen. In het bijzonder wordt hierbij gedacht aan minderjarige (ex-)asielzoekers. Het is wel mogelijk dat een ouder, gezaghouder of verzorger voor deze persoon een verklaring onder eed of belofte aflegt. Een eenmaal afgelegde verklaring onder eed of belofte kan niet worden herroepen. Als de burger van mening is dat onjuiste gegevens op de persoonslijst zijn opgenomen, dan kan betrokkene op grond van artikel 2.58 Wet BRP verzoeken deze gegevens te verbeteren. Bij de verbetering van opgenomen gegevens hanteert de medewerker BRP opnieuw het brondocumentenstelsel van artikel 2.8 en volgende van de Wet BRP. Hierbij kan het voorkomen dat de verklaring onder eed of belofte het sterkst mogelijke brondocument is. Alleen als duidelijk is dat er een onjuist gegeven is opgenomen (ook wanneer het brondocument een verklaring onder eed of belofte was), kan worden overgegaan tot het opmaken van een nieuwe verklaring onder eed of belofte , als deze verklaring het sterkste brondocument is dat verkregen kan worden. Is het aannemelijk dat de eerder afgelegde verklaring onder eed of belofte met frauduleuze bedoelingen is gedaan dan wordt daarvan aangifte gedaan bij de politie. Wanneer het college van burgemeester en wethouders voornemens is aan het verzoek tot verbetering geen gevolg te geven, volgt de procedure zoals beschreven in de artikelen 2.60 en volgende van de Wet BRP en Awb. 3.23 Mededeling IND (artikel 2.17 Wet BRP) Het kan voorkomen dat bij inschrijving van een vreemdeling de geboortedatum en/of de nationaliteit van die persoon niet zijn vast te stellen, omdat geen brondocumenten overlegd kunnen worden waaruit deze gegevens blijken. In dergelijke gevallen bepaalt artikel 2.17 van de Wet BRP dat deze gegevens ontleend moeten worden aan een mededeling daarover van de minister van Veiligheid en Justitie voor zover deze gegevens zijn vastgesteld in het kader van de toelating van betrokkene tot Nederland. Na een verzoek van de medewerker BRP zendt het Koppelingsbureau van de IND een gedagtekende en ondertekende mededeling naar de gemeente. De mededeling komt in de plaats van de vaststelling van de desbetreffende gegevens op grond van art. 2.8 of 2.15 Wet BRP. Dit betekent dat de mededeling niet op de in die artikelen beschreven wijzen als bron kan worden beoordeeld, maar Pagina 38 van 392


dat de in de mededeling vermelde gegevens zonder meer daaruit moeten worden overgenomen.

3.24 Verschillen in en tussen brondocumenten Wanneer brondocumenten worden overgelegd is een aantal complicaties denkbaar: 1. verschillen tussen documenten; 2. de ingeschrevene beweert dat de gegevens op de buitenlandse akte niet juist zijn; 3. gegevens op brondocumenten zijn kennelijk onjuist; 4. verschil tussen een Nederlandse akte en een buitenlands brondocument; ad 1: Verschillen tussen documenten Uitgangspunt is dat aan het sterkste brondocument de gegevens worden ontleend. Het kan voorkomen dat er verschillen tussen brondocumenten bestaan, waarbij de actuele gegevens zijn vermeld in een zwakker brondocument. In dat geval worden de gegevens niet aan het sterkste document, maar aan het zwakkere document met de actuele gegevens ontleend. Uiteraard kunnen in het geval dat historische gegevens worden opgenomen deze wel aan het sterkere document worden ontleend. Een voorbeeld is een Brits onderdaan die bij 'deed poll' zijn geslachtsnaam heeft gewijzigd. Dit staat niet in de geboorteakte, maar blijkt wel uit het paspoort. Op de persoonslijst wordt opgenomen dat het om een combinatie gaat van gebruikte brondocumenten (geboorteakte en paspoort). Ook is het mogelijk dat er documenten worden overgelegd die verschillen bevatten die niet zijn te verklaren uit de administratieve levensloop van betrokkene en dus niet voortvloeien uit verschillen in actualiteit. In dat geval worden de gegevens ontleend aan het sterkste brondocument. Een combinatie van gebruikte brondocumenten is in die gevallen niet mogelijk. Zijn het documenten van gelijke rangorde dan zal nader onderzoek moeten uitwijzen welke gegevens worden opgenomen. Het uitgangspunt kan daarbij zijn dat de medewerker BRP de gegevens ontleent aan het meest recent afgegeven document. Ook kan de gemeente in dit geval rekening houden met mededelingen van de burger daarover. Is de persoon al ingeschreven in de BRP en wordt er een (nieuw) brondocument overgelegd, bijvoorbeeld bij eerste inschrijving is een geboorteakte overgelegd en de persoon komt met een andere geboorteakte met andere gegevens, die later is afgegeven, dan moet er een afweging worden gemaakt of dit brondocument gebruikt kan worden om de persoonslijst te actualiseren. Deze verbetering moet uit het later afgegeven brondocument blijken. Let op de bestaande jurisprudentie, in het bijzonder over de geboortedatum (wijziging van de geboortedatum zal door de rechter vrijwel nooit worden goedgekeurd). De medewerker BRP bepaalt, met in achtneming van de jurisprudentie, of het later overgelegde document gebruikt moet worden als brondocument. Ook als een geboorteakte het brondocument is geweest voor het aanleggen van een persoonslijst (sterkste brondocument) en later blijkt dat bijvoorbeeld de naam is gewijzigd, dan kan de persoonslijst worden geactualiseerd aan de hand van brondocumenten die de wijziging bevestigen. Bijvoorbeeld: op een geboorteakte uit een Oost-Europees land wordt de geslachtsnaam vaak vermeld in een mannelijke ('-ov') of vrouwelijke ('-ova') vorm. Betrokkene is van nationaliteit veranderd en daarbij is de geslachtsnaam aangepast. Betrokkene overlegt een verklaring van de eigen autoriteiten, dat betrokkene de gewijzigde naam draagt. De Pagina 39 van 392


persoonslijst kan op basis van die verklaring en het reisdocument worden geactualiseerd, ondanks dat de gegevens ontleend worden aan zwakkere brondocumenten dan de geboorteakte. ad 2: De ingeschrevene beweert dat de gegevens op een buitenlandse akte niet juist zijn. Wanneer gegevens over het desbetreffende feit op de akte niet juist zijn vermeld en er zijn geen sterkere brondocumenten, kan voor wat betreft die gegevens niet worden afgeweken van de akte. Wel kan dit leiden tot het in onderzoek stellen van de gegevens. Voorbeeld: Door een persoon van Belgische nationaliteit wordt een Belgische geboorteakte overgelegd, waarin als geslachtsnaam staat vermeld 'Vandenbroeke'. De vader van de betrokken persoon is al opgenomen in de BRP. Op basis van een Belgische geboorteakte is op de persoonslijst van die vader als geslachtsnaam vermeld 'Vandenbroecke'. Het is aannemelijk dat de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in de geboorteakte van het kind foutief staat vermeld. Volgens op het gestelde in artikel 2.8, tweede lid onder c juncto artikel 2.8, derde lid van de Wet BRP wordt toch de geslachtsnaam 'Vandenbroeke' in plaats van 'Vandenbroecke', ondanks de beweringen van betrokkene. De burger zal bij de bevoegde autoriteiten om verbetering van de oorspronkelijke akte van het kind moeten vragen. Aan de hand van de verbeterde geboorteakte van het kind wordt de persoonslijst gecorrigeerd. Als de persoonslijst van het kind inmiddels is aangelegd met de vadergegevens volgens de geboorteakte van het kind, kan correctie van de vadergegevens bovendien plaatsvinden op basis van de geboorteakte van de vader. ad 3: Gegevens op brondocumenten zijn kennelijk onjuist Wanneer het een document betreft als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d of e van de Wet BRP, en het is aannemelijk dat de gegevens onjuist zijn, dan mogen deze onjuiste gegevens hieraan niet worden ontleend (artikel 2.8, derde lid, Wet BRP). Gegevens waarvan aannemelijk is dat zij juist zijn, mogen wel worden ontleend. Voorbeeld: In een overgelegd uittreksel uit het bevolkingsregister uit België staat dat een persoon is geboren op 29 februari 1995. De geboortedatum kan niet goed zijn, omdat 1995 geen schrikkeljaar was. De geboortedatum kan aan dit document niet worden ontleend, omdat aannemelijk is dat dit gegeven onjuist is. Als aangenomen wordt dat gegevens onjuist zijn, dan kunnen die gegevens aan een ander brondocument als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP worden ontleend en als dit niet voorhanden is, aan een onder eed of belofte afgelegde verklaring (artikel 2.8, tweede lid, onder e, van de Wet BRP). Voor een verklaring onder eed of belofte geldt de restrictie van artikel 2.10, eerste lid, Wet BRP (geen ontlening van familierechtelijke gegevens aan een verklaring onder eed of belofte wanneer er sterkere documenten kunnen worden overgelegd). ad 4:

Verschil tussen een Nederlandse akte en een buitenlands brondocument. Het komt voor dat er buitenlandse brondocumenten worden overgelegd, waarin naamgegevens voorkomen die afwijkend zijn van een eerder opgemaakte Nederlandse akte c.q. afwijkend zijn voor wat de toepassing van het Nederlands recht betreft. Aan de hand van de regels van internationaal privaatrecht (boek 10 BW) moet worden bekeken welk recht van toepassing is. Pagina 40 van 392


Voorbeeld: Een in Spanje geboren wettig kind heeft een dubbele geslachtsnaam (naam vader en moeder), terwijl het kind uitsluitend de Nederlandse nationaliteit heeft. Artikel 24 boek 10 BW luidt: Indien de geslachtsnaam of de voornamen van een persoon ter gelegenheid van de geboorte buiten Nederland zijn vastgelegd of als gevolg van een buiten Nederland tot stand gekomen wijziging in de persoonlijke staat zijn gewijzigd en zijn neergelegd in een overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte, worden de aldus vastgelegde of gewijzigde geslachtsnaam of voornamen in Nederland erkend. De erkenning kan niet wegens onverenigbaarheid met de openbare orde worden geweigerd op de enkele grond dat een ander recht is toegepast dan uit de bepalingen van deze wet zou zijn gevolgd. Bij personen met meer nationaliteiten moet worden gelet op het Verdrag van München (Toepasselijk recht op namen en voornamen) van 5 september 1980 en Burgerlijk Wetboek (BW) 10 (Titel 20). Ook buitenlandse akten die zijn ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand in 's-Gravenhage gelden als Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Bij verschillen met de oorspronkelijke buitenlandse akte wordt altijd de akte van de burgerlijke stand in 's-Gravenhage als brondocument gebruikt. 3.25 Vermelden van buitenlandse plaatsnamen. Bij buitenlandse plaatsnamen moet bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze worden opgenomen. Bijvoorbeeld: Parijs i.p.v. Paris, Keulen i.p.v. Köln, Londen i.p.v. London of Luik i.p.v. Liège. Het is aan te bevelen om bij het vaststellen van plaatsnamen daartoe geëigende hulpmiddelen te gebruiken, zoals bijvoorbeeld een atlas, google/maps.nl of wikipedia.nl. Een geboorteakte kan district/provincie e.d. vermelden in plaats van plaatsnamen. Als daaruit de plaatsnaam kan worden herleid, moet deze opgenomen worden. Waar dit niet kan, wordt bij de plaatsnaam een standaardwaarde opgenomen. Voorbeeld: Een Amerikaans paspoort vermeldt dat een persoon geboren is in Florida. Er is verder geen nadere plaatsnaamaanduiding in het paspoort opgenomen. In dat geval moet bij het geboorteland 'Verenigde Staten van Amerika' worden opgenomen en bij de geboorteplaats de standaardwaarde. In plaats van te kiezen voor het opnemen van de standaardwaarde, kunnen de gegevens over de geboorteplaats ook worden ontleend aan een verklaring onder eed of belofte. 3.26

Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang

geldigheid In de BRP wordt de datum opgenomen waarop het geheel van gegevens in een bepaalde categorie (rechts)geldig is geworden. In het algemeen blijkt uit een akte vanaf welke datum de gegevens (rechts)geldig zijn. De ingangsdatum geldigheid kan dan worden gevuld met bijvoorbeeld de geboortedatum, de erkenningdatum of de huwelijksdatum. De ingangsdatum geldigheid is soms moeilijk te bepalen. Als de ingangsdatum geldigheid in het brondocument vermeld is, dan is het ontlenen van die datum eenvoudig. Als een beredeneerd uittreksel van een geboorteakte wordt overgelegd, valt niet uit het document af te leiden wat de juiste ingangsdatum geldigheid en wat de juiste ingangsdatum familierechtelijke betrekking is. In dat geval worden standaardwaarden opgenomen. In combinatie met andere brondocumenten kan de werkelijke ingangsdatum geldigheid zo mogelijk wel aan een beredeneerd uittreksel worden ontleend. In die Pagina 41 van 392


gevallen worden alle daarbij gebruikte brondocumenten vermeld bij 'beschrijving document'. Soms moet een datum beredeneerd worden, bijvoorbeeld er is een geboorteakte overgelegd met gegevens van het kind en van de ouders. Wat is nu de datum geldigheid? Bepalend hierbij is het vragen aan betrokkene naar feiten zoals, heeft u vanaf de geboorte deze vader of moeder, bent u geadopteerd of bent u erkend? Afhankelijk van de antwoorden wordt de datum beredeneerd. In dit geval is het waarschijnlijk dat de geboortedatum de juiste ingangsdatum geldigheid is. Is de datum echt niet te bepalen, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. De ingangsdatum geldigheid is zowel van belang bij het sorteren van de categorieën, maar vooral om aan te geven vanaf wanneer een gegeven rechtsgeldig is. Hierna volgen enige voorbeelden om toch deze datum vast te stellen aan de hand van de sterkte van het brondocument zoals dit in artikel 36 Wet GBA lid 2 is bepaald. • Een akte over het desbetreffende feit die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten, (artikel 2.8 Wet BRP lid 2, sub a). Bijvoorbeeld: een buitenlandse geboorteakte ingeschreven in de Nederlandse burgerlijke stand ('s-Gravenhage). De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit vermeld in de akte rechtsgeldig is geworden. • Een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (onherroepelijk geworden), (artikel 2.8 Wet BRP lid 2, sub b). Bijvoorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de BRP. De datum geldigheid is dan de datum waarop het rechtsfeit van de uitspraak rechtsgeldig is geworden. • Een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring zoals bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, (artikel 2.8 Wet BRP lid 2, sub c). Bijvoorbeeld: een buitenlandse geboorteakte van de burgerlijke stand met daarop een (kant)melding van een erkenning. De datum geldigheid is dan de datum van het laatste rechtsfeit dat ten aanzien van de persoon in die akte of de uitspraak is vermeld. • Een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld, (artikel 2.8 Wet BRP lid 2, sub d). Bijvoorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie, een buitenlands reisdocument of een familieboekje. De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij de datum expliciet is vermeld. Een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend, (artikel 2.8 Wet BRP lid 2, sub e). De datum geldigheid is dan de standaardwaarde, tenzij in de verklaring expliciet de datum is vermeld vanaf welk moment de gegevens geldigheid hebben verkregen.

Pagina 42 van 392


3.27

Ingangsdatum geldigheid in samenhang met inhoud

brondocument. Om een ingangsdatum geldigheid aan een document te kunnen ontlenen, moet het document een bepaalde inhoud hebben. Wanneer niet aan deze minimale eisen is voldaan, dan is het niet mogelijk om de ingangsdatum geldigheid aan het document te ontlenen. Afschriften, uittreksels en bewijzen van rechtsfeiten dienen tenminste de onderstaande gegevens te bevatten: Geboorte Een afschrift of uittreksel van de geboorteakte moet tenminste bevatten: a. de naamgegevens van de geborene b. datum van geboorte c. plaats van geboorte d. geslacht e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Erkenning Een bewijs van erkenning moet tenminste bevatten: a. naam van het kind b. geboortedatum kind c. datum erkenning d. plaats van erkenning e. naam moeder f. naam erkenner g. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte h. datum afgifte Adoptie Een bewijs van adoptie moet tenminste bevatten: a. naam van het kind b. geboortedatum kind c. datum adoptie d. naam adoptanten e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Vaak kunnen buitenlandse adopties in Nederland niet worden erkend, omdat niet is voldaan aan de voorwaarden die in Nederland worden gesteld aan een adoptie. Daarom zal een buitenlandse adoptie door Nederlandse ouders meestal worden gevolgd door een uitspraak van de Nederlandse rechter. Wel heeft een buitenlandse adoptie veelal gevolgen voor de geslachtsnaam. Huwelijk Een afschrift of uittreksel van de huwelijksakte moet tenminste bevatten: a. datum huwelijk b. plaats huwelijk c. namen echtgenoten d. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte e. datum afgifte

Pagina 43 van 392


Een huwelijk kan voor de echtgenoten een naamswijziging tot gevolg hebben. In een aantal landen krijgt de vrouw na huwelijk bijvoorbeeld van rechtswege de geslachtsnaam van haar man of moet een bewuste keuze worden gemaakt. Uit de weten regelgeving van diverse andere landen is niet duidelijk op te maken of de termen 'naamvoering' en 'naamgebruik' ook daadwerkelijk leiden tot wijziging van de geslachtsnaam. In die gevallen zal aan de hand van een brondocument, of een combinatie van brondocumenten (bijvoorbeeld paspoort en huwelijksakte) moeten worden vastgesteld of het een geslachtsnaamswijziging betreft, of een wijziging in het naamgebruik. Echtscheiding Een afschrift of uittreksel van de echtscheidingsakte/verstoting moet tenminste bevatten: a. datum echtscheiding/verstoting b. plaats echtscheiding/verstoting c. namen vroegere echtgenoten d. uit het document moet blijken dat de echtscheiding/verstoting rechtsgeldig is, dat wil zeggen dat er geen beroep meer mogelijk is of dat er sprake is van een onherroepelijke verstoting e. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte f. datum afgifte Een echtscheiding of verstoting kan voor de vroegere echtgenoten een naamswijziging tot gevolg hebben. Als bij het overleggen van een brondocument over de huwelijksontbinding (echtscheiding, verstoting, overlijden) de gegevens over de huwelijkssluiting nog niet op de persoonslijst zijn opgenomen, kunnen deze huwelijkssluitinggegevens aan de hand van het overgelegde document worden opgenomen. Overlijden Een afschrift/uittreksel van de overlijdensakte moet tenminste bevatten: a. datum overlijden b. plaats van overlijden c. naam overledene d. handtekening bevoegde autoriteit van afgifte e. datum afgifte

Pagina 44 van 392


3.28

Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten

3.28.1

Legalisatie

De staatssecretaris van Justitie heeft, ook namens de Ministers van Buitenlandse Zaken en van Binnenlandse Zaken, eind 1993 aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en de (toenmalige) ambtenaren van de bevolkingsadministratie verzocht alleen gelegaliseerde buitenlandse documenten te accepteren, behalve in bijzondere gevallen. Na diverse aangepaste versies geldt sinds 1 januari 2011 de circulaire van 22 december 2010 (Stcrt. 2010, 20882). Dit is de 'Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNA-onderzoek in gevallen waarin bewijsstukken ontbreken)’. Zie ook de vastgestelde gedragslijn voor beoordeling van buitenlandse documenten door middel van legalisatie en verificatie van de Minister van Buitenlandse Zaken (Besluit van 03 april 2006, nr. DJZ/BR/0251-2006). Legalisatie is het voor echt verklaren van een handtekening die de bevoegde autoriteit op het document heeft geplaatst. Legalisatie zegt dus niets over de inhoud van het document. Het verschaft slechts zekerheid over de herkomst daarvan. Hoofdregel van de circulaire is dubbele legalisatie. Het document moet in het land van herkomst worden gelegaliseerd door een daartoe bevoegde autoriteit, die boven de afgevende instantie staat. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens moet het stuk worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Met nadruk wordt er op gewezen, dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het document dus als laatste instantie legaliseert. Aan het legalisatievereiste behoeft niet te worden voldaan als het documenten betreft die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie, uiteraard voor zover afkomstig uit een land dat bij het betreffende verdrag partij is (zie bijlage bij de circulaire). Het belangrijkste verdrag dat voorziet in de afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten is het Haags legalisatieverdrag (Apostilleverdrag). Dit verdrag beoogt het internationaal juridische verkeer tussen de aangesloten landen te vergemakkelijken door de legalisatieprocedure te vervangen door een eenvoudige formaliteit, het plaatsen van een apostille. De apostille als bedoeld in artikel 3 van het Apostilleverdrag wordt op het document zelf of op een verlengstuk gesteld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant. Het opschrift 'Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)' moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft, worden gesteld. De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen (centrale) autoriteit. In Nederland is dat de griffier van de arrondissementsrechtbank. In andere landen is dat vaak de Minister van Justitie of Buitenlandse Zaken.

Pagina 45 van 392


Voorbeeld van een apostilleverklaring: APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) Land: Deze openbare akte is ondertekend door: handelend in hoedanigheid van: is voorzien van het zegel/stempel van: Voor echt verklaard te:

op:

door: onder nr.: Zegel/stempel:

Ondertekening:

Volgens het Apostilleverdrag kunnen alleen openbare akten worden voorzien van een apostille. Wat onder een openbare akte moet worden verstaan is in het Apostilleverdrag omschreven. Het moet gaan om administratieve stukken die zijn afgegeven door bevoegde autoriteiten (hieronder vallen akten van de burgerlijke stand en verklaringen van de bevolkingsadministratie), notariële akten, documenten die zijn afgegeven door rechterlijke organen of officiële verklaringen op onderhandse stukken. Voor andere documenten kan dus alleen legalisatie worden gevraagd. In verband met de praktische uitvoerbaarheid wordt het legalisatievereiste niet toegepast op reisdocumenten. Voor legalisatie is namelijk het originele document nodig en inname van een buitenlands reisdocument is niet zonder meer toegestaan. Als door personen al gelegaliseerde documenten zijn overgelegd en die gelegaliseerde documenten vormden de basis voor een Nederlandse akte van de burgerlijke stand of voor opnemen van gegevens in de BRP, waarvoor later dezelfde documenten over dezelfde rechtsfeiten maar dan niet gelegaliseerd worden overgelegd, behoeven die laatste documenten niet opnieuw gelegaliseerd te worden. Het niet-gelegaliseerde document moet wel inhoudelijk overeen stemmen met het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk. Tevens moet het vergeleken worden met het eerder overgelegde stuk. Als er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het eerder gelegaliseerde stuk overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving al is vernietigd, moet de persoon aantonen dat hij al een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd dat naar inhoud overeenstemt met het niet-gelegaliseerde stuk. Is dit niet mogelijk, dan moet het niet-gelegaliseerde stuk alsnog gelegaliseerd worden.

Pagina 46 van 392


Vrijgesteld van legalisatie zijn ook afschriften en uittreksel van akten, opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname voordat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen. De voor deze data opgemaakte en afgegeven akten worden gelijkgesteld aan de toentertijd in Nederland opgemaakte akten. Documenten afgegeven door vreemde diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen in Nederland moeten ook worden gelegaliseerd. Deze legalisatie vindt in afwijking van de hoofdregel in de circulaire (dubbele legalisatie) alleen plaats door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag (enkele legalisatie). Op het legalisatievereiste kan een uitzondering worden gemaakt als de burger, die gelegaliseerde documenten moet overleggen, daartegen bezwaar maakt. Volgens de circulaire is bezwaar tegen legalisatie mogelijk in de volgende gevallen: • betrokkene is als vluchteling toegelaten tot Nederland op grond van artikel 15 Vreemdelingenwet, hetgeen blijkt uit het verblijfsdocument 'toelating als vluchteling' (verblijfsdocument B); • betrokkene is in het bezit van een geldige vergunning tot verblijf (VTV) die is afgegeven op grond van artikel 11 Vreemdelingenwet hetgeen blijkt uit het verblijfsdocument D, waarin staat aangetekend 'artikel 31, eerste lid, onder e, VV' (Voorschrift Vreemdelingen); • betrokkene is in het bezit van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (VVTV), afgegeven op grond van artikel 9a van de Vreemdelingenwet (verblijfsdocument F); • betrokkene een verzoek heeft gedaan te worden toegelaten om redenen van asiel (dit blijkt uit het document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing op zijn verzoek in Nederland mag afwachten. Het bezwaar van de vreemdeling hoeft niet gehonoreerd te worden als een van de volgende omstandigheden zich voordoet: • de betrokkene beschikt over een document dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich al in een van de bovenbeschreven situaties bevond; • het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst; • Bij betrokkene heeft zich een rechtsfeit voorgedaan waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de bovenbeschreven situaties bevond, of • de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij zich nog bevindt in een van de bovenbeschreven situaties. De legalisatieverplichting voor documenten rust zowel op vreemdelingen als op Nederlanders. Door tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen Nederlanders buitenlandse documenten laten legaliseren. Deze hulp kan alleen worden ingeroepen als het voor de burger moeilijk is de legalisatie te verkrijgen. Tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ten behoeve van vreemdelingen is in beginsel niet mogelijk. De betrokken vreemdeling zal dus zelf voor legalisatie moeten zorgen bij de autoriteiten van het land waar de documenten zijn afgegeven en de Nederlandse vertegenwoordiging in dat land (eventueel via familie of bekenden ter plaatse). Slechts bij hoge uitzondering kan de vreemdeling een beroep doen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Pagina 47 van 392


3.28.2 Verificatie Ondanks de legalisatie van een document kunnen er twijfels bestaan over de juistheid van de in het document vermelde gegevens. Bij twijfel over de inhoud van een document kan de medewerker BRP dit ter verificatie aanbieden aan de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken (DCP/CJ) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Onder verificatie wordt verstaan de inhoudelijke controle van documenten bij de (centrale) overheid van het land waar de documenten zijn afgegeven, om zodoende zekerheid te verkrijgen over de inhoud daarvan. Het verzoek tot verificatie wordt door het Ministerie van Buitenlandse Zaken via de Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging aan de (centrale) overheid van het land van herkomst voorgelegd. Vanuit de meeste landen wordt binnen een redelijke termijn antwoord ontvangen. Als blijkt dat een verificatieprocedure geen resultaat heeft of de procedure niet deugdelijk is uitgevoerd, kan het ministerie van Buitenlandse Zaken eventueel een nader onderzoek instellen. 3.29 Vertaling van brondocumenten Bij overlegging van een buitenlands brondocument zal de inhoud daarvan voor de medewerker BRP begrijpelijk moeten zijn. Als een dergelijk brondocument onvoldoende leesbaar of onvoldoende begrijpelijk is, kan om een Nederlandse vertaling door een beëdigde vertaler worden gevraagd. Als de medewerker BRP daarom vraagt, is de burger verplicht deze vertaling over te leggen. Zie hiervoor de artikelen 2.38, derde lid, 2.44, 2.46, 2.47 en 2.51 Wet BRP. Als een vertaling wordt gevraagd, dan moet het originele document vertaald worden door een volgens Nederlands recht beëdigde vertaler. In de Wet beëdigde tolken en vertalers (wet van 11 oktober 2007, Stb. 375) staan de eisen die aan een beëdigde vertaler worden gesteld en is de registratie van die vertalers geregeld. Als basis voor de Nederlandse vertaling moet het originele document dienen en niet een vertaling van dat document. Als in Nederland voor een taal geen beëdigde vertaler beschikbaar is, dan kan zo mogelijk gebruik worden gemaakt van een vertaler van een Tolkencentrum. De kosten van een vertaling komen voor rekening van de burger die het brondocument overlegt. Documenten die oorspronkelijk zijn gesteld in het Duits, Engels of Frans, kunnen over het algemeen zonder vertaling worden geaccepteerd. Als een gemeenteambtenaar in staat is een andere vreemde taal te begrijpen en te vertalen naar het Nederlands, kan het brondocument in die taal ook zonder vertaling door een beëdigde vertaler worden geaccepteerd. De vertaling van de betreffende ambtenaar zal wel schriftelijk moeten worden vastgelegd, zodat die vertaling ook later kan worden geraadpleegd. Buitenlandse brondocumenten die bij de overlegging al zijn vertaald in een voor de medewerker BRP begrijpelijke taal, hoeven niet alsnog te worden vertaald in het Nederlands. Bij voorkeur is de vertaling gemaakt door een vertaler die door de autoriteiten van dat land bevoegd is verklaard. Dit blijkt uit het document. Voorwaarde hierbij is dat naast de vertaling ook het originele document dat is vertaald wordt overgelegd. Tevens moeten het brondocument en de vertaling één geheel vormen. Het kan voorkomen dat de medewerker BRP twijfelt aan de juistheid van een vertaling door een beëdigde vertaler of dat de vertaling duidelijk fouten bevat. Voorbeelden hiervan zijn vertalingen waarin de tekst overduidelijk langer of korter is Pagina 48 van 392


dan in het originele document en vertalingen waarin het aantal namen of de opgenomen registratienummers duidelijk afwijkt. In die gevallen accepteert de medewerker BRP de vertalingen niet. De burger zal vervolgens voor correctie van de vertaling door de beëdigde vertaler moeten zorgen. Alleen in uitzonderingsgevallen kan de medewerker BRP het brondocument zelf ter vertaling aanbieden aan een Tolkencentrum. Dit kan zo zijn als de medewerker BRP van mening is dat correctie van de vertaling voor de burger onoverkomelijke problemen oplevert. Het vertalen van documenten, overgelegd door (ex-)asielzoekers, vereist een nadere toelichting. Onder (ex-)asielzoekers worden in dit verband verstaan: asielzoekers en statushouders. Documenten die (ex-)asielzoekers overleggen zijn regelmatig gesteld in talen waarvoor niet of nauwelijks beëdigde vertalers beschikbaar zijn. Bovendien kan deze groep vreemdelingen de kosten van een vertaling door een beëdigde vertaler vaak niet opbrengen. In zulke gevallen kan de gemeente documenten van (ex)asielzoekers rechtstreeks laten vertalen door één van de Tolkencentra in Nederland. In die gevallen benadert de medewerker BRP rechtstreeks een Tolkencentrum, zonder tussenkomst van de betreffende vreemdeling. 3.30

Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde

(toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) Wanneer de medewerker BRP heeft vastgesteld dat het overgelegde stuk een juist document is, moet hij voordat hij gegevens opneemt uit het document in de BRP, beoordelen of het in dat brondocument vermelde rechtsfeit voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komt. Met andere woorden: hij moet de inhoud van het document toetsen aan de regels van het Nederlands internationaal privaatrecht (IPR). . Rechtsfeiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan worden volgens het IPR in Nederland erkend voor zover zij volgens het plaatselijke vreemde recht tot stand zijn gekomen. Wanneer deze rechtsfeiten in strijd komen met fundamentele beginselen en waarden van onze rechtsorde, is er sprake van strijdigheid met de Nederlandse openbare orde. De rechtsfeiten hebben naar buitenlands recht wel rechtskracht, maar in Nederland wordt die rechtskracht er niet aan toegekend. Omdat die rechtsfeiten in Nederland niet worden erkend, hebben zij in het Nederlandse rechtsverkeer geen geldigheid en worden niet opgenomen in de BRP. Als de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de in de onder artikel 2.8, tweede lid, onder c, d en e, en derde lid bedoelde documenten vermelde feiten, dan worden aan die documenten geen gegevens ontleend over die feiten (artikel 2.10, tweede lid, Wet BRP). Zo kunnen aan een buitenlandse huwelijksakte geen gegevens over dat huwelijk worden ontleend, wanneer het een kindhuwelijk betreft. Van groot belang hierbij is de toepassing van het Nederlands internationaal privaatrecht. Nederland is aangesloten bij de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (Commission Internationale de l'Etat Civil (CIEC)). De CIEC bestaat sinds 1950 en is gevestigd in Straatsburg. Zij heeft tot doel: het verzamelen en bijhouden van de wetgeving en de jurisprudentie van de lidstaten op het gebied van het personen- en familierecht en het nationaliteitsrecht. Verder heeft zij tot doel de regelgeving in de lidstaten op de voormelde terreinen te harmoniseren door het tot stand brengen van internationale overeenkomsten en aanbevelingen. Tevens heeft zij tot taak de burgerlijke stand in de lidstaten vanuit technisch oogpunt te verbeteren.

Pagina 49 van 392


Een aantal landen heeft de status van waarnemer bij de organisatie. Dit betekent dat zij bij de vergaderingen aanwezig zijn, de ontwikkelingen binnen de organisatie volgen en deelnemen aan een aantal werkzaamheden van de Commissie. De CIEC onderhoudt ook nauwe contacten met de Raad van Europa, de Europese Unie en de Haagse Conferentie van de Verenigde Naties. De Commissie heeft inmiddels een groot aantal verdragen en aanbevelingen over de burgerlijke stand en daaraan gerelateerde onderwerpen tot stand gebracht. Nederland is partij bij een groot aantal van de verdragen. De aanbevelingen, waaronder bijvoorbeeld de aanbevelingen over de openbaarheid van akten van de burgerlijke stand (Rome, 5 september 1984) zijn in de Nederlandse wetgeving verwerkt. In Nederland zijn de volgende verdragen en wetten van belang bij de inhoudelijke toetsing van brondocumenten: a. over huwelijksontbinding: • het Verdrag van Luxemburg van 8 september 1967 over de erkenning van beslissingen over de huwelijksband met bijlagen (ICBS); • het Verdrag van 's-Gravenhage van 1 juni 1970 over de erkenning van echtscheidingen en scheidingen van tafel en bed; • artt. 54 tot en met 59, Boek 10 BW. b. over het huwelijk: • het Verdrag van 's-Gravenhage van 14 maart 1978 over de voltrekking en de erkenning van de geldigheid van huwelijken; • artt. 27 tot en met 34, Boek 10 BW. c. over namen: • de Overeenkomst van München van 5 september 1980 over het recht dat van toepassing is op geslachtsnamen en voornamen (ICBS); • artt. 18 tot en met 26, Boek 10 BW. Het is niet meer vanzelfsprekend dat in veel gevallen alleen Nederlands recht wordt toegepast. Is een persoon in het buitenland geboren of heeft zich in het buitenland een wijziging in zijn persoonlijke staat voorgedaan, zoals bijvoorbeeld een erkenning, dan wordt de naam uit de buitenlandse akte overgenomen, tenzij er strijd is met de Nederlandse openbare orde. In het land waar de akte is opgemaakt, moet dit volgens de ter plaatse geldende regels van internationaal privaatrecht zijn gedaan. Wel staat er in bepaalde gevallen en onder bepaalde voorwaarden naamskeuze open. d. over afstamming: • de Overeenkomst van Rome van 10 september 1970 over wettiging door huwelijk; • artt. 92 tot en met 102, Boek 10 BW. 3.31 Verzenden van kennisgevingen De artikelen 2.27 en 2.35 van de Wet BRP bevatten bepalingen, die als doel hebben om feiten die van belang zijn voor de bijhouding van de BRP te melden aan een andere gemeente. Het gaat hier om het melden van rechtsfeiten welke zullen leiden tot het actualiseren van (gerelateerde) persoonslijsten, die zijn ingeschreven in de BRP van een andere gemeente.

Pagina 50 van 392


Bijvoorbeeld het melden van een toevallige geboorte van een kind aan de gemeente waar de vader staat ingeschreven wanneer deze vader in een andere gemeente staat ingeschreven dan de moeder. Op basis van deze kennisgeving moet de gemeente waar de vader staat ingeschreven een categorie 09 opnemen op de persoonslijst van de vader. Een tweede voorbeeld is het melden van het overlijden van een van beide echtgenoten/geregistreerde partners als de andere echtgenoot/geregistreerde partner in een andere gemeente staat ingeschreven. Op basis van bedoelde kennisgeving wordt het huwelijk/geregistreerde partnerschap op de persoonslijst van de echtgenoot/geregistreerde partner ontbonden. De juiste kan worden geraadpleegd in de GBA-V. Ook kennisgevingen, die naar aanleiding van een verdrag over de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand worden ontvangen, en die van belang zijn voor de bijhouding van de BRP van een andere gemeente, moeten worden doorgezonden aan die andere gemeente. 3.32

Gegevens over de nationaliteit (artikelen 2.14 en 2.15 Wet BRP)

Gegevens over het Nederlanderschap (artikel 2.14 Wet BRP) Gegevens over het Nederlanderschap worden verkregen: • door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; of • door toepassing van andere wettelijke bepalingen; of • door toepassing van verdragen; of • uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het Nederlanderschap of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; of • uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland; of • uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van Aruba, Curaçao, Sint Maarten en Caribisch Nederland, naar aanleiding van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap.

3.32.1

De gegevens over de behandeling als Nederlander, van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet over de positie van Molukkers (Faciliteitenwet). Gegevens over een vreemde nationaliteit (artikel 2.15 Wet BRP) De gegevens over een vreemde nationaliteit worden ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, of opgenomen met toepassing van het desbetreffende nationaliteitsrecht (toepassing van het betreffende nationaliteitsrecht is alleen mogelijk wanneer er een aanknopingspunt is; het laatste geldt bijvoorbeeld als de nationaliteit van de ouders vaststaat en het kind volgens het betreffende nationaliteitsrecht van rechtswege de nationaliteit van de ouders heeft). Als de gegevens over de vreemde nationaliteit niet kunnen worden verkregen overeenkomstig het bovenstaande, dan kunnen deze gegevens worden ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldende recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit.

3.32.2

Pagina 51 van 392


Wanneer de medewerker BRP vaststelt dat betrokkene geen nationaliteit bezit, wordt deze staatloosheid op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door de code 0499 Staatloos uit Tabel 32 Nationaliteit op te nemen. Als het niet mogelijk is de vreemde nationaliteit vast te stellen, dan wordt die onmogelijkheid als gegeven opgenomen in de BRP. Op de persoonslijst wordt in dat geval bij nationaliteit de standaardwaarde opgenomen. Bij het aanleggen van de persoonslijst wordt voor het vaststellen van gegevens die op de persoonslijst moeten worden opgenomen, uitgegaan van de vermoedelijke nationaliteit. Bijvoorbeeld: de naam van betrokkene wordt opgenomen volgens het vermoedelijke nationale recht van betrokkene, terwijl de vermoedelijke nationaliteit als gegeven niet wordt opgenomen. Als een nationaliteit van de burger niet direct bekend is (bijvoorbeeld bij eerste inschrijving in de BRP), maar de medewerker BRP heeft zich er van overtuigd dat de nationaliteit van betrokkene op korte termijn kan worden aangetoond, dan kan categorie 4 Nationaliteit, leeg gelaten worden. Dit tot het moment dat de burger een brondocument overlegd waaruit de nationaliteit blijkt. Er wordt aangeraden om hierover duidelijke (schriftelijke) afspraken te maken met de burger. Voor alle duidelijkheid: aan een verklaring onder eed of belofte mag de nationaliteit niet worden ontleend. 3.33

Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en

beoordelen van brondocumenten In deze paragraaf wordt per rechtsfeit aangegeven welke gegevens een document tenminste moet bevatten, om als brondocument voor de gegevens over dat rechtsfeit in de BRP te dienen. Kennis over rechtsfeiten en registraties is van belang bij het beoordelen van brondocumenten. Men moet weten of de genoemde feiten in een land rechtsgeldig kunnen plaatsvinden en of deze feiten gevolgen hebben voor de gegevens over de burgerlijke staat. Als de feiten èn rechtsgeldigheid kunnen plaatsvinden èn op het brondocument zijn vermeld, moet vervolgens worden beoordeeld of aan het brondocument gegevens kunnen worden ontleend voor de persoonslijst. Voor het opnemen van gegevens in de BRP is het altijd van belang de relevante weten regelgeving te combineren bij het opnemen van gegevens. Daarbij is de volgende informatie van belang: 1. Wetten, registratie, autoriteiten; 2. Rechtsfeiten; 3. Wetenswaardigheden. ad 1. Het is van belang te weten of in een land registraties worden gevoerd, of dat er een registratievoorwaarde is voor de geldigheid van het rechtsfeit en of dit bij wet is geregeld. Daarnaast is het van belang te weten wie de bevoegde autoriteiten zijn voor het voeren van de registratie en of daaruit documenten worden verstrekt. Regelmatig is sprake van een affidavit, geen autoriteiten bekend, uittreksels, afschriften en bewijzen. Voor de duidelijkheid volgt hieronder een korte toelichting op deze onderwerpen. Een affidavit is een eigen verklaring die wordt afgelegd ten overstaan van een notabele uit de gemeenschap, een notary public of een ander persoon, waarin Pagina 52 van 392


betrokkene iets verklaart over zijn of haar burgerlijke staat. Deze verklaring wordt op schrift gesteld en ondertekend door partijen. Er wordt niet getoetst of het verklaarde ook inhoudelijk juist is. Een eigen verklaring in de vorm van een affidavit komt voor in de landen waar het recht is gebaseerd op het Britse recht. Voor de BRP worden aan een affidavit zoals hierboven beschreven, geen gegevens over de burgerlijke staat ontleend. Een affidavit kan wel door de ambtenaar van de burgerlijke stand worden gebruikt als 'bewijs van ongehuwd zijn' om een huwelijk aan te gaan. Als van een land de autoriteit van afgifte van een document niet bekend is, betekent dit niet dat het document niet gelegaliseerd hoeft te worden. De eigen autoriteiten bepalen zelf of het document door een bevoegde autoriteit is afgegeven, ongeacht of die autoriteit in Nederland bekend is. Tussen uittreksels, afschriften en bewijzen is het volgende verschil aan te geven: een uittreksel geeft over het algemeen de actuele toestand op het moment van afgifte weer; een afschrift geeft alle informatie die op de oorspronkelijke akte voorkomt, vanaf het moment van opmaken van die akte weer; bewijzen zijn alle overige documenten die niet uitdrukkelijk een uittreksel of afschrift van een akte van de burgerlijke stand zijn. ad 2. Belangrijk is of bepaalde rechtsfeiten rechtsgeldig kunnen voorkomen en zo ja, of deze rechtsfeiten dan dezelfde rechtsgevolgen hebben als in Nederland. De naam, het naamgebruik, de naamvoering, het dragen van een naam en de naamswijziging zijn termen die nauw aan elkaar verwant zijn. Voor het opnemen van gegevens in de BRP wordt onderscheid gemaakt tussen deze termen. De naam is over het algemeen duidelijk, maar wordt onduidelijk wanneer aan de naam letters of woorden zijn toegevoegd. Of deze toevoeging een deel van de naam is, kan niet eenduidig worden beantwoord, omdat onbekend is of deze toevoeging op een wettelijke regel berust. Het naamgebruik, de naamvoering en het dragen van een naam kan met het Nederlandse naamgebruik worden vergeleken en heeft geen naamswijziging tot gevolg. Aan naamswijziging ligt een wettelijke regel ten grondslag, zoals het na huwelijk verkrijgen van de naam van de echtgenoot, of na keuze van een huwelijksnaam die anders is dan de naam voor het huwelijk. Een naamswijziging wordt in de BRP opgenomen bij geslachtsnaam en voornaam, terwijl naamgebruik apart wordt vermeld. ad 3. Voor advies en/of aanvullende informatie kan contact worden opgenomen met het Adviesbureau van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken. 3.34

Bewaren van brondocumenten

Bepalingen over het archiefregister en het centraal bevolkingsregister komen noch in de Wet BRP, noch in het Besluit BRP meer voor, omdat het archiefregister geen functie meer heeft en het centraal bevolkingsregister niet meer bestaat. In de artikelen 4.4 en 4.5 van de Wet BRP is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders tot een bij koninklijk besluit te bepalen datum verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in het persoonsregister. Hierdoor wordt in het Besluit BRP niet langer meer bepaald dat de, eerder in de Wet GBA en het Besluit GBA genoemde, zorplichten gelden tot 75 jaar na de datum inwerkingtreding van het Besluit GBA. Pagina 53 van 392


In artikel 22 van de Regeling BRP is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders kan besluiten het persoonsregister als bedoeld in het Besluit bevolkingsboekhouding, op een andere wijze kan aanhouden dan in de vorm van persoonskaarten zoals is beschreven in het Besluit bevolkingsboekhouding. Wanneer het college hiertoe besluit, regelt het tevens de vernietiging van de persoonskaarten. Voor de dagelijkse raadpleging en verstrekking van gegevens kunnen kopieën in welke vorm dan ook vervaardigd worden, die bewaard blijven bij de BRP. Over de manier waarop deze kopieën zouden moeten worden vervaardigd zijn geen regels gesteld. Gemeenten staat het vrij om een eigen dupliceer- en raadpleegsysteem te kiezen. Het bestand dat door duplicering ontstaat moet uiteraard wel volledig overeenkomen met de oorspronkelijke bestanden. Voorts geldt dat ook op verstrekking uit de kopieregisters het stelsel van gegevensverstrekking onverkort van toepassing is. De bewaring van BRP brondocumenten is geregeld in artikel 4 van de Regeling BRP. In dit artikel wordt gesproken over documenten ‘in welke vorm dan ook’. Dit betekent dat ook gedigitaliseerde documenten zijn toegestaan. In Bijlage 6 van de Regeling BRP is een lijst opgenomen welke stukken over de uitvoering van de Wet BRP gedurende de daarachter vermelde termijn bewaard moeten worden. De lijst is als Bijlage 6 bij deze Handleiding opgenomen.

Pagina 54 van 392


4

Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger

Waar u op moet letten na invoering van de Wet BRP In dit hoofdstuk zijn, naast de procedures ‘Wijziging naamgebruik’ en ‘Wijziging geheimhouding’ de algemene procedures omtrent migratie opgenomen. Het gaat hier om procedures in verband met de inschrijving en vervolginschrijving als ingezetene in de BRP, het vertrek naar het buitenland, intergemeentelijke adreswijziging en binnengemeentelijke adreswijziging. Met de Wet BRP is een aantal voorschriften gewijzigd. Hierna volgt eerst een toelichting op de algemene begrippen die met betrekking tot een aangifte van verblijf en adres. Dit zijn begrippen die in meerdere procedures worden gebruikt. In de procedures zelf wordt naar deze toelichting verwezen. Soort adres Het begrip adres wordt in artikel 1 van de Wet BRP toegelicht. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een woonadres en een briefadres. Dit gegeven wordt geregistreerd in de BRP. Hieronder een toelichting op beide adressoorten. Toelichting woonadres Het adres van een ingezetene is in principe het woonadres. Een woonadres is: 1. het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; 2. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten. Toelichting briefadres Beschikt een persoon niet over een woonadres, of bij toepassing van artikel 2.40 Wet BRP (verblijf in een aangewezen instelling) of 2.41 (opnemen van een woonadres is naar het oordeel van de burgemeester om veiligheidsredenen niet wenselijk), dan wordt een briefadres geregistreerd. Een briefadres is het adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen. Om dit te garanderen, moet er een briefadresgever zijn. De briefadresgever dient schriftelijk in te stemmen met het briefadres. De briefadresgever heeft de volgende verplichtingen (artikel 2.45 Wet BRP):  Hij draagt zorg dat voor de houder van het briefadres bestemde geschriften of inlichtingen daarover, aan hem worden doorgegeven of medegedeeld;  Hij verstrekt op verzoek van het college, desgevraagd in persoon, ter zake van dat briefadres de inlichtingen en overlegt de geschriften die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van de basisregistratie. De briefadresgever kan een ander natuurlijk persoon zijn, of een rechtspersoon (artikel 2.42 Wet BRP). In het laatste geval moet het college deze rechtspersoon hebben aangewezen om als briefadresgever voor personen op te treden. Bij de aangifte van briefadres moet de reden voor het houden van briefadres worden medegedeeld, zodat het college op basis van de wet kan beoordelen of er gevolg aan de aangifte kan worden gegeven.

Pagina 55 van 392


Omdat de registratie op een briefadres de fysieke bereikbaarheid van burgers verkleint, moet de registratie op een briefadres alleen in een beperkt aantal gevallen worden toegestaan. In de circulaire ‘Correcte registratie op een briefadres in de BRP’ wordt nader ingegaan op het registreren op een briefadres en worden handreikingen geven. Zowel bij de aangifte van verblijf en adres als bij de aangifte van adreswijziging kan worden gekozen voor een briefadres. De registratie in de BRP van een persoon op een briefadres is identiek aan de registratie op een woonadres, er wordt slechts een andere code (woonadres of briefadres) opgegeven bij de aanduiding van het adressoort. De procedures omvatten dus zowel de registratie op een woonadres als een briefadres. Soorten aangiften De Wet BRP onderkent drie verschillende aangiften: 1. de aangifte van verblijf en adres (artikel 2.38); 2. de aangifte van adreswijziging (artikel 2.39); 3. de aangifte van vertrek (artikel 2.43) Zowel bij de aangifte van verblijf en adres als bij de aangifte van adreswijziging kan een briefadres worden gekozen. Veelal zal een gemeente hiervoor een ander of een extra formulier aanbieden (bijvoorbeeld een vragenlijst). Indien er ten onrechte geen aangifte wordt gedaan, zal het college ambtshalve handelen. Verplichte of bevoegde aangever Een meerderjarige is verplicht om aangifte van verblijf en adres, van adreswijziging en vertrek uit Nederland te doen. Soms is hij ook verplicht (V) of bevoegd (B) om dat voor een ander te doen, dit is geregeld in artikel 2.48 en artikel 2.49 Wet BRP en voor enkele uitzonderingssituaties nader uitgewerkt in artikel 2.30 Besluit BRP . In onderstaand schema is dit samengevat:

Pagina 56 van 392

Adreswijziging (2.39 (Wet BRP)

Vertrek uit Nederland

Ouders, voogden, verzorgers voor minderjarigen jonger dan 16 (2.48a )

V

V

V

Personen van 16 of 17 jaar (2.48b)

B

B

B

Ouders, voogden en verzorgers voor inwonende minderjarigen van 16 jaar of

V

V

V

Curatoren voor onder curatele gestelden (2.48c)

V

V

V

De ouder en zijn meerderjarige kind, indien beiden hetzelfde woonadres

B1

B2

B3

B1

B2

B3

B1

B

B1

B

Aangever

(2.43 Wet BRP)

Verblijf en adres (2.38 Wet BRP)


ouder, tenzij de minderjarige zelf de verplichting vervult (2.48b)

hebben, voor elkaar (2.49 1a) Echtgenoten dan wel geregistreerde partners die hetzelfde woonadres hebben, voor elkaar (2.49 1b) Elke meerderjarige voor een persoon die hem daartoe schriftelijk gemachtigd heeft (2.49 1c) Het hoofd van een instelling voor gezondheidszorg voor een in die instelling

B

verblijvende persoon die wegens de toestand van zijn gezondheid niet in staat kan worden geacht aan zijn verplichtingen te voldoen of een machtiging daartoe te geven, dan wel de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel of de bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad van een zodanig persoon, onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van het hoofd van de desbetreffende instelling (2.49d) 1

Op grond van artikel 2.49 lid 3 Wet BRP en 30 lid 1 Besluit BRP alleen in de gevallen waarin de betrokkene zelf niet in staat kan worden geacht om in persoon te verschijnen vanwege: a. de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, of b. verblijf in een penitentiaire instelling. 2 Onder woonadres wordt het nieuwe woonadres verstaan (artikel 2.49 lid 5 Wet BRP) 3 Alleen indien zij die verplichting ook voor zichzelf vervullen en alle andere ingezetenen met hetzelfde woonadres die verplichting vervullen, of die verplichting voor hen wordt vervuld (artikel 2.49 lid 4 Wet BRP). Als betrokkene zelf niet in staat kan worden geacht om in persoon te verschijnen vanwege de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, dan geldt de voorgaande bepaling niet (artikel 30 lid 4 Besluit BRP). Let op! De in bovenstaand overzicht genoemde aangever ‘verzorgers van minderjarigen’ treedt op een later tijdstip in werking. In persoon verschijnen Indien duidelijk is of iemand verplicht is aangifte te doen voor zichzelf, bevoegd is om voor een ander te doen of daartoe verplicht is, dan kan worden beoordeeld of iemand in persoon bij de gemeente moet verschijnen. Hieronder is dat per type aangifte toegelicht.

Pagina 57 van 392


Aangifte van verblijf en adres Doet de burger zelf aangifte, dan moet hij zich in persoon bij de gemeente melden (artikel 2.38 lid 1 Wet BRP). Van die verplichting wordt afgeweken (artikel 2.49 lid 3 Wet BRP en artikel 30 Besluit BRP) in de gevallen waarin de betrokkene zelf niet in staat is om in persoon te verschijnen vanwege: a. de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, of b. verblijf in een penitentiaire instelling. In die gevallen is een ander bevoegd om aangifte te doen. In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, is de vertegenwoordigde persoon niet verplicht zich in persoon te melden (artikel 30 lid 2/3 Besluit BRP). Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 Wet BRP, kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52 lid 2 Wet BRP). Aangifte van adreswijziging Doet de burger zelf aangifte, dan hoeft hij in principe niet in persoon te verschijnen. Het college kan hem dat echter wel verplichten (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP). In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, dan hoeft in principe de aangever noch de vertegenwoordigde in persoon te verschijnen. Het college kan de vertegenwoordigde dat echter toch verplichten (artikel 2.49 lid 2 Wet BRP). Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 Wet BRP), kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52 lid 2 Wet BRP). Aangifte van vertrek Doet de burger zelf aangifte, dan moet hij in persoon verschijnen wanneer niet iedereen die op hetzelfde adres woont aangifte van vertrek doet, of wanneer de aangifte wordt gedaan voor een minderjarigen of onder curatele gestelde die op hetzelfde adres woont (artikel 2.43 lid 3 Wet BRP). Met andere woorden, blijft iemand met hetzelfde woonadres geregistreerd staan dan moet de aangever in persoon verschijnen. Daarnaast kan het college de aangever verplichten om in persoon te verschijnen (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP). In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, de aangever ook voor zichzelf aangifte doet en alle ingezetenen met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan, dan is in principe niemand verplicht om in persoon te verschijnen (artikel 2.49 lid 4 Wet BRP), tenzij het college de vertegenwoordigde oproept (artikel 2.49 lid 2). Blijft er iemand met hetzelfde woonadres geregistreerd staan, dan moeten alle vertrekkende personen in persoon verschijnen. De vertegenwoordigde is niet verplicht in persoon te verschijnen indien hij daartoe niet in staat is vanwege de toestand van zijn gezondheid. Zo nodig overlegt hij een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts (artikel 30 lid 4 Besluit BRP). Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 Wet BRP, kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de Pagina 58 van 392


onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52 lid 2 Wet BRP). Een minderjarige verschijnt sowieso in persoon, tenzij alle ingezetenen met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan (artikel 2.43 lid 4 Wet BRP).

Pagina 59 van 392


Aangifte van

Persoon doet zelf aangifte

Ander is bevoegd om

Ander is verplicht

aangifte te doen

aangifte te doen

Hij moet zich in persoon bij de gemeente melden (artikel 2.38 lid 1 Wet BRP). Van die verplichting wordt afgeweken

De ouder, voogd,

(artikel 2.49 lid 3 Wet BRP en

verzorger of curator kan

artikel 30 Besluit BRP) in de

Verblijf en adres

toch door het college

gevallen waarin de betrokkene

De vertegenwoordigde

worden verplicht om de

zelf niet in staat is om in persoon

persoon is niet verplicht zich

minderjarige of de

te verschijnen vanwege de

in persoon te melden

onder curatele gestelde

toestand van zijn gezondheid, zo

(artikel 30 lid 2/3 Besluit

in persoon te laten

nodig onder overlegging van een

BRP).

verschijnen met het oog

schriftelijke verklaring ter zake

op de vaststelling van

van een behandelend arts, of

de identiteit (artikel

verblijf in een penitentiaire

2.52 lid 2 Wet BRP).

instelling. In die gevallen is een ander bevoegd om aangifte te doen. De ouder, voogd, In principe hoeft de Hij hoeft in principe niet in Adreswijziging

persoon te verschijnen. Het college kan hem dat echter wel verplichten (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP).

aangever noch de vertegenwoordigde in persoon te verschijnen. Het college kan de vertegenwoordigde dat echter toch verplichten (artikel 2.49 lid 2 Wet BRP).

verzorger of curator kan toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52 lid 2 Wet BRP).

Indien de aangever ook voor zichzelf aangifte doet

Hij moet in persoon verschijnen indien niet alle ingezetenen met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen, of niet voor alle ingezetenen met hetzelfde woonadres de aangifte wordt vervuld (artikel 2.43 lid 3 Wet Vertrek

BRP). Met andere woorden, blijft iemand met hetzelfde woonadres geregistreerd staan dan moet de aangever in persoon verschijnen. Daarnaast kan het college de aangever verplichten om in persoon te verschijnen (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP).

en alle ingezetenen met

De ouder, voogd,

hetzelfde woonadres

verzorger of curator

aangifte van vertrek doen of

toch door het college

aangifte van vertrek voor

worden verplicht om de

hen wordt gedaan, dan is in

minderjarige of de

principe niemand verplicht

onder curatele gestelde

om in persoon te

in persoon te laten

verschijnen (artikel 2.49 lid

verschijnen met het oog

4 Wet BRP), tenzij het

op de vaststelling van

college de

de identiteit (artikel

vertegenwoordigde oproept

2.52 lid 2 Wet BRP). Een

(artikel 2.49 lid 2). Blijft er

minderjarige verschijnt

iemand met hetzelfde

sowieso in persoon,

woonadres geregistreerd

tenzij alle ingezetenen

staan, dan moeten alle

met hetzelfde

vertrekkende personen in

woonadres aangifte van

persoon verschijnen. De

vertrek doen of aangifte

vertegenwoordigde is niet

van vertrek voor hen

verplicht in persoon te

wordt gedaan (artikel

verschijnen indien hij

2.43 lid 4 Wet BRP).

daartoe niet in staat is vanwege de toestand van

Pagina 60 van 392


zijn gezondheid. Zo nodig overlegt hij een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts (artikel 30 lid 4 Besluit BRP).

Informatieplicht De actualiteit en de volledigheid van de gegevens is voor een belangrijk deel afhankelijk van de medewerking van de burger. De burger heeft niet alleen de verplichting om in bepaalde situaties aangifte te doen, maar ook om inlichtingen te verstrekken, geschriften te overleggen, buitenlandse documenten in het Nederlands te laten vertalen door een beëdigd vertaler en in persoon te verschijnen.  In verband met zijn aangifte is de aangever verplicht op verzoek van het college (desgevraagd in persoon) inlichtingen te verstrekken en geschriften te overleggen die verband houden met de aangifte (artikel 2.45 lid 1 Wet BRP). Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om bijvoorbeeld een kopie van de huurovereenkomst te vragen ter voorkoming van spookbewoning.  De ingezetene is verplicht om uit eigen beweging (artikel 2.44 Wet BRP) en op verzoek van het college (artikel 2.45 Wet BRP) het college te informeren over feiten betreffende zijn burgerlijke staat en nationaliteit die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Hij verstrekt aan het college, desgevraagd in persoon, de inlichtingen en overlegt de geschriften die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van zijn persoonsgegevens. Op verzoek van het college legt hij van een geschrift een door een beëdigde vertaler vervaardigde Nederlandse vertaling over.  Degene van wie het college het redelijke vermoeden heeft dat hij in gebreke is met het doen van aangifte, is verplicht op verzoek van het college de inlichtingen te verstrekken en geschriften te overleggen die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van zijn persoonsgegevens. Het college kan verlangen dat hij in persoon verschijnt. Het college stelt een termijn waarbinnen hij gevolg moet geven aan het verzoek (artikel 2.47 Wet BRP). Soms moeten documenten gelegaliseerd of geverifieerd worden. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie over brondocumenten. Ambtshalve handelen In het geval dat iemand in gebreke is bij het doen van aangifte moet het college ambtshalve zorg dragen voor de juiste gegevens over het verblijf en adres. Dit is in de volgende situaties het geval:  Er is sprake van vestiging vanuit het buitenland (een inschrijving of een (her)vestiging), maar er wordt geen aangifte van verblijf en adres gedaan (artikel 2.4 lid 2 / 2.19 lid 3 Wet BRP;  Er is sprake van een adreswijziging van de ingezetene, maar er wordt geen aangifte van adreswijziging gedaan (2.20 lid 2);  Er is sprake van een vertrek naar het buitenland, maar er wordt geen aangifte van vertrek uit Nederland gedaan (2.21 lid 2);  Er is sprake van het ontbreken van een woonadres, maar er wordt geen aangifte van briefadres gedaan (2.23 lid 2);  Er is sprake van dat iemand niet kan worden bereikt en er is geen van de bovengenoemde aangiften gedaan. Na gedegen onderzoek kunnen geen gegevens over hem worden achterhaald betreffende het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland noch het volgende verblijf buiten Nederland (2.22 lid 1). Ambtshalve handelen volgt slechts na een gedegen onderzoek. Er moet sprake zijn van een situatie waarvan de burger aangifte had moeten doen maar dat niet heeft Pagina 61 van 392


gedaan. Uit het onderzoek moet blijken wat die nieuwe situatie is. Na het onderzoek wordt een besluit genomen, maar de burger moet eerst de gelegenheid worden gegeven om zijn zienswijze daarop kenbaar te maken (artikel 4:8 Algemene wet bestuursrecht). Daarom wordt voorafgaand aan het besluit, de burger op de hoogte gesteld van het voorgenomen besluit. Als gevolg van de bepalingen uit de Wet BRP moet een voornemen schriftelijk worden kenbaar gemaakt. Nadat het besluit kenbaar is gemaakt kan de ambtshalve handeling worden uitgevoerd. De datum waarop de datum vestiging, de adreswijziging of het vertrek aanvangt, is de dag waarop het voornemen schriftelijk kenbaar is gemaakt. Vestigingssituaties Een persoon kan in een gemeente     

Voor het eerst worden ingeschreven in de BRP, er is helemaal geen PL; dan moet procedure 4.1 uitgevoerd worden Voor het eerst als ingezetene worden ingeschreven in de BRP, er is een RNIdeel-PL; dan moet procedure 4.2 uitgevoerd worden Hervestigen vanuit het buitenland. Persoon is eerder in de BRP ingeschreven geweest; dan moet procedure 4.3 uitgevoerd worden. Ingeschreven worden vanwege een intergemeentelijk verhuizing, dan moet procedure 4.4 uitgevoerd worden Binnen een gemeente verhuizen, dan moet procedure 4.5 uitgevoerd worden.

Let op! Bij inschrijving als ingezetene in de BRP vanuit de RNI geldt het volgende: Van 6 januari 2014 tot aan de initiële vulling door gemeenten is op 21 maart 2014 een workaround gepubliceerd door het Agentschap BPR. Deze workaround is te raadplegen op www.bprbzk.nl. Gedurende deze periode wordt in plaats van procedure 4.2 de workaround gebruikt bij vervolginschrijving van RNI naar gemeente.

In de drie eerste procedures komt het stellen van een presentievraag aan de orde om vast te stellen of de betrokken procedure wel uitgevoerd mag worden dan wel of er een andere procedure moet. De presentievraag wordt toegelicht onder ‘Aanwijzingen’ onder nummer 4. Aanwijzingen Voordat de burger, genoemd in de eerste 3 vestigingssituaties, kan worden ingeschreven, moeten eerst de volgende stappen worden doorlopen: 1. Vaststellen van de identiteit; 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving (artikel 2.4, lid 1, Wet BRP); 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties; 4. Verifiëren door middel van de online presentievraag (BV BSN); 5. Verifiëren van het adres. Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger moet deugdelijk worden vastgesteld. Dit geldt voor alle in te schrijven personen, ongeacht de nationaliteit. De manier waarop de identiteit moet worden vastgesteld is niet voorgeschreven. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de manier van vaststellen van de identiteit. Er moet een grote mate van zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft.

Pagina 62 van 392


Het aangewezen middel om op deugdelijke manier de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. Vreemdelingen zijn over het algemeen in het bezit van een reisdocument of een vreemdelingendocument (volgens de modellen behorende bij het Voorschrift Vreemdelingen 2000). Is er geen document aan de hand waarvan de identiteit kan worden vastgesteld en kan de identiteit ook niet op een andere manier worden vastgesteld, bijvoorbeeld door het stellen van vragen als de persoon in Nederland is geboren of eerder in Nederland heeft ingeschreven gestaan, dan moet er een onderzoek naar de identiteit worden gestart. Wanneer de identiteit niet kan worden vastgesteld, kan er geen inschrijving plaatsvinden. Ad 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving • Voor alle personen - ongeacht de nationaliteit - geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). • Personen die korter in Nederland gaan verblijven, komen niet voor inschrijving in aanmerking. Het toegestane verblijfsrecht is een indicatie voor de duur van het verblijf. Voor personen met de Nederlandse nationaliteit kan de duur van het verblijf alleen worden getoetst door het stellen van vragen. • Vreemdelingen moeten rechtmatig in Nederland verblijven. Een vreemdeling die niet rechtmatig in Nederland verblijft, mag op grond van artikel 2.38, lid 6, onder c Wet BRP, geen aangifte doen. Wet Modern Migratiebeleid Per 1 juni 2013 is de Wet Modern Migratiebeleid in werking getreden. Daarmee komt de afgifteprocedure van een Bewijs van Bekendmaking op termijn te vervallen. Een vreemdeling die in het bezit is van een verblijfsvergunning, afgegeven op grond van modern migratiebeleid, en aangifte doet van verblijf en adres kan ‘direct’ worden ingeschreven, zonder BvB. Een vreemdeling die in het bezit is van een MVV afgegeven na 1 juni 2013 en aangifte doet van verblijf en adres, kan eveneens ‘direct’ worden ingeschreven. Let op! Is de MVV op of na 1 juni 2013 afgegeven, is er sprake van rechtmatig verblijf in Nederland. In dat geval is een BVB niet meer nodig. Let op: Voor personen komende vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland geldt een extra criterium. Zij moeten een verhuisbericht overleggen, afgegeven door het hoofd van de afdeling Burgerzaken van het betreffende eiland. Als een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht overlegt, moet de gemeente op een andere manier achterhalen of een persoon nog uitgeschreven moet worden uit de PIVA ofwel die persoon nooit ingeschreven is geweest in de PIVA (art. 2.5 Wet BRP). Zie hiervoor en voor aanvullende informatie procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland). Let op! Het kan voorkomen dat een ‘voorlopige aangifte van verblijf en adres’ wordt gedaan (bijvoorbeeld omdat betrokkene nog een BvB moet inleveren). Bij ontvangst van een incomplete aangifte wordt een redelijke hersteltermijn gegeven op grond van artikel 4.5 Awb. De redelijke hersteltermijn is afhankelijk van welk document nog ingeleverd moet worden. Degene die aangifte heeft gedaan, wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de hersteltermijn en de actie die – als aan het herstel niet wordt Pagina 63 van 392


voldaan - daarop volgt. Wordt aan het gevraagde niet binnen de aangegeven termijn voldaan, wordt de aangifte buiten behandeling gesteld. De bezwaar- en beroepsprocedure is hierop niet van toepassing.

Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet gecontroleerd worden of de burger zelf niet voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een categorie van personen die niet voor inschrijving in aanmerking hoeven te komen. Het gaat dan om: Categorieën van personen die niet ingeschreven worden: • personen (veelal diplomaten), voor zover men niet de Nederlandse nationaliteit bezit, die in verband met hun bijzondere verblijfsrechtelijke status door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen zijn (met status PROBAS). Deze aanwijzing wordt van kracht vanaf het moment dat de aanwijzing door de gemeente ontvangen is (artikel 2.6 Wet BRP en artikel 21, lid 1a en artikel 22, lid 1 Besluit BRP); • NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Tot de groep burgerpersoneel behoren niet a.) zij die de Nederlandse nationaliteit bezitten, b.) zij die staatloos zijn, c.) zij die geen onderdaan zijn van een staat die is aangesloten bij de Noordatlantische Verdragsorganisatie en d.) zij die al gedurende een jaar als ingezetene zijn ingeschreven (artikel 2.6 Wet BRP en artikel 22 Besluit BRP). • vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland (artikel 2.6 Wet BRP en artikel 21, lid 1f Besluit BRP). Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt. (artikel 21, lid 4 Besluit BRP). Dit laatste betreft kinderen van asielzoekers die in Nederland worden geboren, verblijven in een opvangcentrum bij hun ouder(s) en die ouder(s) voldoen zelf niet aan de inschrijvingscriteria. Wanneer deze kinderen zelf wel voldoen aan de inschrijvingscriteria, worden zij ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres door de ouder/verzorger of ambtshalve, op het adres waar zij verblijven (adres opvangcentrum). Het brondocument is de geboorteakte. Vreemdelingen die geen toelating hebben tot Nederland en ook niet verblijven in een van de hiervoor omschreven centra voor grootschalige opvang, worden wel ingeschreven als zij aan de door de Wet BRP gestelde vereisten voor inschrijving voldoen. Zie hiervoor procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de GBA). Ad 4. Verifiëren door middel van de online presentievraag (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of:  de burger al is ingeschreven in de BRP, of:  er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure gestart is, of:  dat er al een burgerservicenummer is toegekend. Daartoe wordt online een presentievraag gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De online presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en/of het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Voor nadere gegevens over de online presentievraag, zie Bijlage E 'Beheervoorziening BSN' bij het Logisch Ontwerp GBA en de Handreiking BSN op de website van het Agentschap BPR. Pagina 64 van 392


In de online presentievraag worden van de in te schrijven persoon verplicht de geslachtsnaam (rubriek 02.40), geboortedatum (rubriek 03.10) en geslachtsaanduiding (rubriek 04.10) opgenomen. Deze gegevens kunnen met een aantal andere gegevens worden aangevuld. Is een burgerservicenummer bekend, dan wordt dit verplicht meegezonden. Ook historische naamgegevens kunnen in de online presentievraag worden opgenomen. Het gaat dan uitsluitend om de voornamen (rubriek 51.02.10), de voorvoegsels geslachtsnaam (rubriek 51.02.30) en de geslachtsnaam (rubriek 51.02.40). De BV BSN raadpleegt vervolgens de GBA-V, de registratie van de Belastingdienst: Beheer van Relaties (BvR) en zodra beschikbaar de Registratie Niet-Ingezeten (RNI). Let op. Het zoeken door de BV BSN gebeurt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums 01-01 en 01-07 gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN. Aanwijzingen Het resultaat van de presentievraag in veld registratie kan zijn:  GBA; betekenis: persoon is actueel ingeschreven  RNI; betekenis: persoon is ingeschreven in de RNI  BVR; betekenis: persoon is bekend in BVR en heeft BSN  Gemeentecode kleiner dan 1999:er loopt al een inschrijving in de gemelde gemeente  Gemeentecode 1999, gemeente buitenland; er loopt een inschrijving in de RNI  ‘leeg’; betekenis: er is geen PL, persoon heeft ook geen Sofinummer en er loopt geen inschrijving elders. Te nemen acties na ontvangst van het antwoord op de presentievraag Resultaat presentievraag GBA RNI BVR Code < 1999

actie Procedure 4.4 uitvoeren dan wel 4.5 als de persoon in de eigen gemeente als ingezetene is ingeschreven Procedure 4.2 uitvoeren, er is een RNI-Deel-PL Procedure 4.1 uitvoeren, BSN opnemen Als er meerdere matches voor dezelfde persoon voorkomen dan de inhoud van Registratie van die matches meenemen. Zo niet, nagaan in welke gemeente persoon moet worden ingeschreven en die gemeente moet procedure 4.1 uitvoeren. Zo wel, dan nagaan in welke gemeente persoon moet worden ingeschreven en die gemeente moet afhankelijk van inhoud Registratie: GBA: procedure 4.4 dan wel, als de persoon in de eigen gemeente als ingezetene is ingeschreven, 4.5 uitvoeren RNI: procedure 4.1, er is een RNI-deel-PL BVR: Procedure 4.1 uitvoeren, BSN opnemen. Pagina 65 van 392


Code 1999 Het antwoord bevat geen matches: Bericht met resultaatcode 12002

Code: er loopt in meer dan twee gemeenten of RNI een inschrijvingsprocedure. Uitzoeken in welke gemeente, in geval van gemeente verder als bij code < 1999. Procedure 4.1 uitvoeren

Ad 5. Verifiëren van het adres Het adres waar de burger zich vestigt, moet een adres binnen de eigen gemeente zijn. Het criterium voor inschrijving met het opgegeven adres is of de burger daadwerkelijk op dat adres woont (zie artikel 1.1 Wet BRP). Het is niet relevant, of de persoon daar volgens een gemeentelijk of ander voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning, bedrijfsruimte of het al dan niet voorkomen van dat adres in de gemeentelijke BAG. Zijn alle stappen doorlopen, dan wordt een persoonslijst aangelegd. Aanwijzingen Met een eerste inschrijving start de administratieve levensloop van een persoon binnen de BRP. In principe wordt aan de hand van de overgelegde brondocumenten de actuele stand opgenomen. In sommige situaties is de opbouw vanaf de geboorte mogelijk, echter niet noodzakelijk. Bij een opbouw vanaf de geboorte en vanaf de eerste inschrijving moet de historie aaneengesloten zijn, m.a.w. er mogen geen gaten in de levensloop ontstaan. Categorie 01 Persoon. 1. A-nummer. Bij het aanleggen van een persoonslijst wordt in de meeste gevallen een A-nummer opgenomen uit de voorraad A-nummers van de gemeente van inschrijving. Ten aanzien van personen die onder het persoonskaart-regime als vertrokken naar het buitenland van de persoonsregisters waren afgevoerd, is er de voorkeur om het A-nummer van de kopie persoonskaart over te nemen. Voor specifieke instructies m.b.t. het opnemen van het A-nummer uit PIVA, zie procedure 7.21.2 (Eerste inschrijving van personen uit de Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP). 2. BSN. Het burgerservicenummer in categorie 01 Persoon wordt bij een eerste inschrijving in de BRP (artikel 8, eerste lid, Wabb) toegekend en ontleend aan de voorraad nummers van de gemeente van inschrijving (bijhoudingsgemeente) of overgenomen uit het online presentie-antwoord van de BV BSN. Categorie 06 Overlijden wordt bij een eerste inschrijving niet opgenomen, omdat overleden personen niet worden ingeschreven. Categorie 09 Kind wordt niet opgenomen op de persoonslijst van de ouder wanneer op het moment van eerste inschrijving van de ouder het kind én al is overleden én geen ingeschrevene is (artikel 2.11 Wet BRP). De categorieën 10 Verblijfstitel, 11 Gezagsverhouding en 14 Afnemersindicatie worden nooit op basis van aangifte door de burger aangelegd. Mochten uit documenten gegevens over andere categorieën blijken, dan in de hierna volgende procedurebeschrijving zijn opgenomen, dan moet daarvoor de betreffende procedure uit hoofdstuk 5 of 6 worden uitgevoerd. Pagina 66 van 392


Let op! 1. De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de eerste inschrijving in de BRP een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht aan de ouder(s), voogd(en) of verzorger(s) toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden. 1.2. Als de in te schrijven persoon na de inwerkingtreding van de Wet BRP in een andere Nederlandse gemeente is geboren dan de gemeente van eerste inschrijving, moeten er d.m.v. een Iv11-bericht verwijsgegevens naar de geboortegemeente worden gezonden. Dit komt voor wanneer geen van de ouders in Nederland is ingeschreven, maar het kind wel wordt ingeschreven. Gerelateerden Bij iedere inschrijving moet worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in de BRP staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere manier gerelateerd is aan een of meerdere personen die in de BRP is (zijn) ingeschreven. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de 'gerelateerdengegevens' aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de GBA wordt opgenomen, een kind is van een of meerdere al opgenomen personen. Daarnaast moet onderzocht worden of een van de al ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) als deze nog niet voorkomen. Verwijzingen Zie voor brondocumenten hoofdstuk 3 van deze handleiding en bijlage 5. Zie voor personen met een diplomatieke status en personen die behoren tot de categorie NAVO-militairen, procedure 6.4 (Ministerieel besluit/NAVO-militair). Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie ook procedure 7.19 (Wijzigen van het burgerservicenummer), procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de BRP), procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP) en procedure 7.22 (Geprivilegieerden). 4.1

De eerste inschrijving in de BRP

Situatieschets: De burger vestigt zich vanuit het buitenland in uw gemeente. Hij heeft nog nooit in Nederland gewoond en staat ook niet ingeschreven in de RNI. De burger moet uiterlijk de 5e dag na aanvang van verblijf in Nederland in persoon, bij de gemeente waar hij zijn woonadres heeft, schriftelijk aangifte van verblijf en adres doen.

Pagina 67 van 392


Deze procedure is ook van toepassing op personen die in Nederland zijn geboren, maar die niet op grond van het opmaken van een geboorteakte worden ingeschreven, omdat geen van de ouders op de geboorteakte van het kind als ingezetene in de BRP van een gemeente is ingeschreven. In dit geval worden er geen immigratiegegevens opgenomen in categorie 08 Verblijfplaats. Let op! Bij inschrijving van een persoon die vóór 1 oktober 1994 in Nederland is geboren of vóór die datum in de persoonsregisters was opgenomen, is het niet meer toegestaan de persoonskaart als brondocument voor inschrijving te gebruiken. Deze inschrijving wordt beschouwd als een reguliere inschrijving van een persoon die niet eerder ingeschreven is geweest. Hierop geldt één uitzondering:Het A-nummer is veelal opgenomen op persoonslijsten van gerelateerden en in systemen van de gebruikers van de BRP. Daarom is ervoor gekozen om het A-nummer wel over te nemen van de persoonskaart. Voor het A-nummer kan een kopie van de persoonskaart worden opgevraagd met het webformulier op de website van de gemeente Den Haag.

Pagina 68 van 392


In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn alle categorieën genoemd. Categorie 01

Persoon

Actualiseren Categorie 01 persoon

Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Uit het bestand van beschikbare A-nummers wordt een A-nummer aan de persoon toegekend. Wanneer een persoon onder het Besluit bevolkingsboekhouding al ingeschreven is geweest, is het aan te bevelen om het A-nummer te gebruiken dat vermeld staat op de bij het Bureau Vestigingsregister opgevraagde kopie-persoonskaart van betrokkene. Als de persoon zich vestigt vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, moeten de instructies uit procedure 7.21.2 (Eerste inschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP) m.b.t. het opnemen van het A-nummer worden gevolgd. 01.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het burgerservicenummer wordt aan de persoon toegekend uit de voorraad nummers die bij de gemeente aanwezig is of het SoFinummer wordt overgenomen uit het presentieantwoord van de BV BSN. Naam 01.02.10 Voornamen Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. De volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Pagina 69 van 392


Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 01.03.10 Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 01.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. 01.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Geslacht 01.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: M = man V = vrouw O = onbekend A-nummerverwijzingen 01.20.10 Vorig A-nummer Het A-nummer dat eerder aan de betrokken persoon is toegekend geweest. 01.20.10 Volgend A-nummer Het A-nummer dat nadien aan de betrokken persoon is toegekend.

Pagina 70 van 392


Naamgebruik 01.61.10 Aanduiding naamgebruik Dit gegeven moet worden ingevuld. De op te nemen waarde bij eerste inschrijving is altijd: E = eigen geslachtsnaam. Een persoon die gehuwd, gehuwd geweest, geregistreerd partner of geregistreerd partner geweest is, kan bij eerste inschrijving schriftelijk verzoeken om de waarde 'P' (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner) of de waarde 'V' (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner voor eigen geslachtsnaam) of de waarde 'N' (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner na eigen geslachtsnaam) op te nemen. Dit verzoek wordt pas verwerkt nadat een persoonslijst met E = eigen geslachtsnaam is aangelegd. In verband met het feit dat de persoonslijst de administratieve levensloop van een persoon weerspiegelt, wordt het verzoek pas verwerkt nadat er een persoonslijst is aangelegd. Dat betekent dat de actualisering vermeld in procedure 4.7 (Wijzigen naamgebruik) wordt uitgevoerd. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgenummerd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document gevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 01.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 01.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document (of de documenten) waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Pagina 71 van 392


Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als er zich na de geboortedatum van de persoon geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt, in het geval dat er een geboorteakte is ingeleverd, als 'ingangsdatum geldigheid' de geboortedatum van de persoon ingevuld. Heeft zich na de geboorte een nieuw rechtsfeit voorgedaan en dat rechtsfeit is in een brondocument vermeld wat is ingeleverd, dan is de 'ingangsdatum geldigheid' de datum van het latere rechtsfeit. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, de datum huwelijk/aangaan geregistreerd partnerschap, datum naamswijziging, adoptiedatum, erkenningsdatum. Is er aan de hand van het ingeleverde brondocument geen 'ingangsdatum geldigheid' vast te stellen, dan wordt de standaardwaarde ingevuld. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Ouders De gegevens van de ouders worden in de categorieën 02 Ouder1 en 03 Ouder2 opgenomen. Door het opnemen van de Groep 04 Geslacht wordt er een onderscheid gemaakt of de ouder van het vrouwelijk geslacht of mannelijk geslacht is. Het maakt geen verschil of de gegevens van de ouder uit wie het kind is geboren of de ouder uit wie het kind niet is geboren in categorie 02 Ouder1 of categorie 03 Ouder2 worden opgenomen. Er kan echter maar één categorie 02 Ouder1 worden opgenomen en één categorie 03 Ouder2. Van adoptie door twee ouders van gelijk geslacht of een eenouder adoptie waardoor betrokkene twee ouders van gelijk geslacht krijgt, of een adoptie door een alleenstaand persoon, kan pas sprake zijn na een uitspraak van de rechter in Nederland. Tot de uitspraak wordt uitgegaan van oudergegevens, geldende voor de adoptie.. Omdat bij een eerste inschrijving komende uit het buitenland de situatie van twee ouders van gelijk geslacht niet zo vaak zal voorkomen, wordt er in onderstaande beschrijving vanuit gegaan dat in categorie 02 Ouder1 de moedergegevens worden opgenomen en in categorie 03 Ouder2 de vadergegevens. Categorie 02

Ouder1

Actualiseren Categorie 02 Ouder1

Moeder Er wordt in het Nederlands recht vanuit gegaan dat er bij geboorte juridisch gezien altijd een moeder is, de vrouw uit wie het kind is geboren. Zie verder hoofdstuk 5, paragraaf 5.1. Pagina 72 van 392


Als vreemd recht wordt toegepast, is het mogelijk dat er juridisch gezien geen moeder is. De gegevens van de moeder kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de moeder in uw gemeentelijke voorziening is opgenomen. Als dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de moeder, ook als er geen geboortegegevens van de moeder op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de moeder uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen. A.

er is een moeder

Er is juridisch gezien een moeder (dit geldt ook als het kind een vondeling is). Identificatienummers 02.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de moeder ontleent u aan haar persoonslijst. Als de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer van de moeder altijd bekend. 02.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de moeder wordt ontleend aan haar persoonslijst. Als de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend.

Naam 02.02.10 Voornamen Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. De volledige voornamen van de moeder, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de moeder geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam. Pagina 73 van 392


02.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de moeder waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de moeder onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte 02.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt de geboortedatum ontleend aan haar persoonslijst. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (door middel van een standaardwaarde) als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de moeder volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 02.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Als de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan haar persoonslijst. 02.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Als de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan haar persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt (in een in Nederland opgemaakte geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland). Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (door middel van een standaardwaarde) als de 'geboortedatum' en/of 'geboorteplaats' bekend zijn. Geslacht 02.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven invullen als het bekend is. Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de 'V' opgenomen. Als het geslacht niet bekend is terwijl groep 02 Naam wel voorkomt, moet de waarde ‘O’ (Onbekend) opgenomen worden. Pagina 74 van 392


Familierechtelijke betrekking 02.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de moeder is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn ook mogelijk zoals adoptiedatum. Wanneer de moedergegevens onbekend zijn of de datum niet kan worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgenummerd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 02.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP.

02.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als groep 81 voorkomt. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 02.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 02.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt (zie bijlage 5). Geldigheid 02.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de moeder vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de moeder na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de Pagina 75 van 392


datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de moeder (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningsdatum. Is er aan de hand van het ingeleverde brondocument geen 'ingangsdatum geldigheid' vast te stellen, dan wordt de standaardwaarde ingevuld. Opneming 02.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

er is geen moeder

Als uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen moeder is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming op te nemen ('lege categorie'). Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen moeder is en de situatie dat er wel een moeder is, maar de moedergegevens onbekend zijn.

Akte 02.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 02.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als groep 81 voorkomt. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zo nodig 'omnummeren'. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Let op! Groep 81 is alleen mogelijk als er bij de burgerlijke stand in Den Haag een buitenlandse akte wordt ingeschreven, waaruit blijkt dat er juridisch geen moeder is. Document 02.82.10 Gemeente document Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 02.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit blijkt dat er juridisch geen moeder is (zie bijlage 5). Geldigheid 02.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Pagina 76 van 392


Als datum wordt ingevuld de datum vanaf wanneer de persoon geen moeder heeft. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum. Is er aan de hand van het ingeleverde brondocument geen 'ingangsdatum geldigheid' vast te stellen, dan wordt de standaardwaarde ingevuld. Opneming 02.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 03

Ouder2


Vader Uit de brondocumenten moet blijken of er juridisch gezien wel of geen vader is. Als er juridisch gezien een vader is, kunnen de gegevens geheel of gedeeltelijk onbekend zijn. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende vader in uw gemeentelijke voorziening is opgenomen. Als dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de vader, ook als er geen geboortegegevens van de vader op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de vader uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen. A.

er is een vader

Identificatienummers 03.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de vader ontleent u aan zijn persoonslijst. Als de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer van de vader altijd bekend. 03.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de vader wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Als de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 03.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de vader, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 03.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Pagina 77 van 392


Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de vader geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 03.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam. 03.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de vader waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de vader onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte 03.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de geboortedatum niet uit het brondocument blijkt, maar de persoonslijst van de vader is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan zijn persoonslijst. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de vader volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 03.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Als de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan haar persoonslijst. 03.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Pagina 78 van 392


Als de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan zijn persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (door middel van een standaardwaarde) als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Geslacht 03.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de 'M' opgenomen. Als het geslacht niet bekend is, moet de waarde ‘O’ (Onbekend) opgenomen worden. Familierechtelijke betrekking 03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de vader is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn ook mogelijk zoals adoptiedatum, erkenningsdatum of standaardwaarde. Wanneer de vadergegevens onbekend zijn of de datum kan niet worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 03.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook Bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 03.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 79 van 392


03.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 03.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt (zie bijlage 5). Geldigheid 03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de vader vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de vader na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de vader (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningsdatum. Is er aan de hand van het ingeleverde brondocument geen 'ingangsdatum geldigheid' vast te stellen, dan wordt de standaardwaarde ingevuld. Opneming 03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

er is geen vader

Als uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen vader is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming in te vullen. Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen vader is en de situatie dat er wel een vader is, maar de vadergegevens onbekend zijn. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 03.81.20 Aktenummer Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39. Pagina 80 van 392


Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook Bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 03.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 03.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 03.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit blijkt dat er juridisch gezien geen vader is (zie bijlage 5). Geldigheid 03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als datum wordt ingevuld de datum vanaf wanneer de persoon geen vader heeft. In de meeste gevallen zal dit de geboortedatum zijn. Is er aan de hand van het ingeleverde brondocument geen 'ingangsdatum geldigheid' vast te stellen, dan wordt de standaardwaarde ingevuld. Opneming 03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 04

Nationaliteit

Actualiseren Categorie 04 nationaliteit

Bij eerste inschrijving zullen zich in de praktijk de volgende situaties voordoen: A. de in te schrijven persoon heeft één of meer nationaliteiten; B. de gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend; C. de in te schrijven persoon is staatloos. De situaties A en B kunnen ook gelijktijdig voorkomen. De nationaliteit van een persoon wordt afgeleid van brondocumenten en/of door toepassing van de desbetreffende nationaliteitswetgeving en verdragen. Het vermoeden van het bezit van één of meerdere nationaliteiten - eventueel voorkomend naast andere nationaliteiten - wordt geregistreerd in de BRP als één onbekende nationaliteit. Voor bijzonder Nederlanderschap, zie procedure 6.2 (Nationaliteit) in deze handleiding. Let op! Als gedurende enige tijd na de inschrijving de nationaliteit nog niet kan worden vastgesteld kan een categorie 04 Nationaliteit ontbreken. Pagina 81 van 392


Als betrokkene de status van geprivilegieerde heeft, moet dit bij de nationaliteit worden aangegeven door in rubriek 04.82.30 Beschrijving document als eerste gegeven de aanduiding PROBAS op te nemen, zie procedure 7.22 (Geprivilegieerden). A.

De in te schrijven persoon heeft één of meerdere nationaliteiten.

Let op! Voor elke nationaliteit moet een aparte categorie 04 opgenomen worden. Aanwijzing Na invoering van de Wet BRP is de registratie van meerdere nationaliteiten gewijzigd: als de in te schrijven persoon naast de Nederlandse nationaliteit één of meer vreemde nationaliteiten bezit, wordt bij eerste inschrijving uitsluitend de Nederlandse nationaliteit opgenomen (artikel 2.7, lid 1a, onder 4 Wet BRP).

Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 32 Nationaliteitentabel. Verkrijging Nederlanderschap 04.63.10 Reden verkrijging Nederlandse nationaliteit Als de Nederlandse nationaliteit is opgenomen (waarde '0001') dan moet hier de reden verkrijging van de Nederlandse nationaliteit worden opgenomen. Invullen volgens tabel 37 Reden verkrijging/verlies Nederlanderschap. Als de reden niet bekend is wordt de standaardwaarde opgenomen. Bij vreemde nationaliteiten, komt 'reden verkrijging Nederlandse nationaliteit' niet voor. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als groep 82 gevuld wordt, moeten alle elementen van de groep voorkomen. 04.82.10 Gemeente document Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, naturalisatiedatum, datum optieverklaring, adoptiedatum, erkenningsdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Pagina 82 van 392


Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B. De gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend. Let op! Als bij de inschrijving het vermoeden bestaat van het bezit van tenminste één op dat moment onbekende nationaliteit, of betrokkene meldt zich met de nationaliteit van een niet door Nederland erkend land, dan wordt dit door middel van één categorie 04 Nationaliteit met de nationaliteitscode '0000' vastgelegd. Het verdient aanbeveling om de gegevens te onderzoeken. Dit wordt kenbaar gemaakt door na het invullen van de onderstaande gegevens de procedure 6.9 'Het in onderzoek stellen van gegevens' uit te voeren. Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde '0000'. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de onbekende nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als groep wordt ingevuld, moeten alle elementen van de groep voorkomen. 04.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Als vaststaat vanaf wanneer de gegevens over de nationaliteit onbekend zijn, dan wordt deze datum opgenomen. Als de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 83 van 392


C.

De in te schrijven persoon is staatloos

Is de persoon staatloos, dan wordt dit op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door het opnemen van de code 0499 Staatloos uit tabel 32 Nationaliteitentabel in rubriek 04.05.10. Deze situatie komt echter in de praktijk nauwelijks voor. Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de waarde '0499' Staatloos. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de staatloosheid ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als groep 82 gevuld wordt, moeten alle elementen van de groep voorkomen. 04.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 05

Huwelijk/geregistreerd partnerschap

Actualiseren Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap

Voor elk ooit gesloten huwelijk of aangegaan geregistreerd partnerschap moet een aparte categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap opgenomen worden. Ook alle al ontbonden huwelijken/geregistreerde partnerschappen moeten opgenomen worden. Dit moet gebeuren door per huwelijk/geregistreerd partnerschap eerst de Pagina 84 van 392


gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap en daarna de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap op te nemen. Daardoor wordt de categorie met de gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap historisch (55) en de categorie met de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap actueel (05). Als de ingeschrevene na het eerste huwelijk/geregistreerd partnerschap is hertrouwd of een nieuw geregistreerd partnerschap is aangegaan, komt er naast de zojuist beschreven actuele en historische categorie een andere actuele categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap voor met gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap (ook als de ingeschrevene met dezelfde persoon een tweede maal is getrouwd of een geregistreerd partnerschap is aangegaan). De gegevens van de echtgenoot/geregistreerde partner kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Zo kan het voorkomen, dat alleen de gegevens m.b.t. de ontbinding van het huwelijk/geregistreerd partnerschap bekend zijn. Als er een huwelijk/geregistreerd partnerschap ontbonden is, dan moet er niettemin ook een huwelijk zijn gesloten of een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan. In dit geval wordt er een actuele categorie 05 aangelegd met de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap en een historische categorie 55 met de onbekende gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap wordt opgenomen met standaardwaarden bij de elementen 06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap, 06.20 Plaats huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap en 06.30 Land huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende echtgenoot/geregistreerde partner in uw gemeentelijke voorziening is opgenomen. Als dit het geval is moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst. A.

Opname van de gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap

Identificatienummers 05.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de echtgenoot/geregistreerde partner wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de echtgenoot/geregistreerde partner is ingeschreven in dezelfde gemeente, is het A-nummer van de echtgenoot/geregistreerde partner altijd bekend. 05.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de echtgenoot/geregistreerde partner wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de echtgenoot/geregistreerde partner is ingeschreven in dezelfde gemeente als de in te schrijven persoon, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 05.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de echtgenoot/geregistreerde partner, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Pagina 85 van 392


05.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Dit wordt dan ingevuld bij de geslachtsnaam. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 05.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam. 05.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte 05.03.10 Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de geboortedatum van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de echtgenoot/geregistreerde partner volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 05.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Als de persoonslijst van de partner in de gemeente aanwezig is, dan wordt de geboorteplaats ontleend aan diens persoonslijst. 05.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Pagina 86 van 392


Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Is het geboorteland van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geslacht 05.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap 05.06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de datum van de huwelijkssluiting, het aangaan van het geregistreerd partnerschap volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 05.06.20 Plaats huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft huwelijk/geregistreerd partnerschap op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de plaats, mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de plaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. 05.06.30 Land huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd met plaats van huwelijk/partnerschap Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de plaats genoemd en niet het land Nederland. Is het land van de huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Soort verbintenis 05.15.10 Soort verbintenis Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: H = huwelijk P = geregistreerd partnerschap . = onbekend Pagina 87 van 392


Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor Bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 05.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 05.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 05.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als er zich na de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap van de persoon (categorie 01) geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt hier de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap ingevuld. Wanneer de datum van de huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend is, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 88 van 392


B.

Opname van de gegevens m.b.t. de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap

Als een huwelijk/geregistreerd partnerschap ontbonden is, dan wordt een actuele categorie 05 met de gegevens m.b.t. de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap opgenomen. De categorie met de bijbehorende gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap wordt door deze actualisering historisch. Voor elk ontbonden huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt een aparte categorie 05 aangelegd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens uitgewerkt en niet de complete categorie. Na actualisering van categorie 05, komt de groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap niet meer in de actuele categorie voor. Ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de datum van de ontbinding huwelijk, de beëindiging van het geregistreerd partnerschap volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 05.07.20 Plaats ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de plaats van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. 05.07.30 Land ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd met plaats van ontbinding Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de plaats genoemd en niet het land Nederland. Is het land van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. 05.07.40 Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 41 Reden ontbinding/nietigverklaring huwelijk/geregistreerd partnerschap. Mogelijke waarden: Pagina 89 van 392


A = vermissing van een persoon gevolgd door een ander huwelijk/geregistreerd partnerschap N = nietigverklaring O = overlijden echtgenoot/geregistreerde partner R = rechtsvermoeden van overlijden echtgenoot/geregistreerde partner S = echtscheiding of huwelijksontbinding na scheiding van tafel en bed/eindigen geregistreerde partnerschap door overeenkomst of ontbinding V = beëindigd volgens vreemd recht én om andere redenen dan hierboven vermeld (bijvoorbeeld een verstoting) . = onbekend. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 05.81.10 Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 05.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 05.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als er zich na de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap van de persoon (categorie 01) geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in Pagina 90 van 392


deze categorie, wordt hier de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap ingevuld. Is de datum van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 06

Overlijden

Categorie 06 Overlijden wordt bij een eerste inschrijving niet opgenomen, omdat overleden personen niet worden ingeschreven. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren Categorie 07 Inschrijving

Opname 07.68.10 Datum eerste inschrijving BRP Dit gegeven moet worden ingevuld. In dit geval wordt hier de datum dat de aangifte van verblijf en adres is ontvangen, ingevuld. Let op: In het geval dat de persoon nog naar de IND is doorgesturd (er is dan een Bewijs van Bekendmaking (BVB) meegegeven, dan is de datum eerste inschrijving in de BRP, de datum waarop de burger rechtmatig verblijf heeft gekregen (datum dat BvB is afgestempeld en ondertekend door de medewerker van de IND) en niet de datum (voorlopige) aangifte verblijf en adres als deze aangifte eerder heeft plaatsgevonden. Geheim 07.70.10 Indicatie geheim Deze rubriek moet worden ingevuld. Deze indicatie geeft aan of er wel of niet gegevens over de persoon aan bepaalde groepen mogen worden verstrekt. Hier wordt de waarde '0' ingevuld tenzij de persoon schriftelijk om geheimhouding verzoekt (zie procedure 4.8 Wijzigen geheimhouding). Mogelijke waarden: 0 (= geen verstrekkingsbeperking) 7 (= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen Categorie 08

Verblijfplaats

Actualiseren Categorie 08 Verblijfplaats

Pagina 91 van 392


Gemeente 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dit is altijd uw eigen gemeentecode. 08.09.20 Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres ingevuld. Let op: In het geval dat de burger nog naar de IND is doorgestuurd (er is dan een bewijs van bekendmaking (BvB) meegegeven), dan is de datum eerste inschrijving in de BRP, de datum waarop de burger rechtmatig verblijf heeft gekregen (datum dat BvB is afgestempeld en ondertekend door de medewerker van de IND) en niet de datum (voorlopige) aangifte verblijf en adres als deze aangifte eerder heeft plaatsgevonden. Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde 'W' ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres of andersom. 08.10.20 Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld als de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres. Let op: In het geval dat de burger nog naar de IND is doorgestuurd (er is dan een Bewijs van Bekendmaking (BvB) meegegeven, dan is de datum eerste inschrijving in de BRP, de datum waarop de burger rechtmatig verblijf heeft gekregen (datum dat BVB is afgestempeld en ondertekend door de medewerker van de IND) en niet de datum (voorlopige) aangifte verblijf en adres als deze aangifte eerder heeft plaatsgevonden. Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. In de BRP worden de adressen ontleend aan de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Er zijn bij uitzondering nog BRP-adressen, d.w.z. adressen waarvan de gegevens niet aan BAG ontleend kunnen worden. Denk hierbij aan Pagina 92 van 392


bijvoorbeeld een locatieomschrijving, een puntadres, tijdelijke woonunits bij sloop/herbouw of recreatiewoningen. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als u de groep adres invult. Het betreft de officiële straatnaam zoals deze door het gemeentebestuur is vastgesteld of een kopie van de inhoud van element 11.15 Naam openbare ruimte. Het adres wordt ontleend aan de BAG, uitgezonderd een puntadres. De naam wordt eventueel ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm (zie bijlage 1). 08.11.15 Naam openbare ruimte Dit gegeven moet worden ingevuld, wanneer de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. Een openbare ruimte is een door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen benaming van een binnen één woonplaats gelegen buitenruimte. Voor "Naam openbare ruimte" mag "officiële straatnaam" gelezen worden. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.20 Huisnummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het betreft de numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend, of een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. 08.11.30 Huisletter Dit betreft een alfabetisch teken achter het huisnummer zoals dit door het gemeentebestuur is toegekend, of door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfabetisch teken. 08.11.40 Huisnummertoevoeging Dit zijn letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast huisnummer en -letter, de brievenbus te vinden. Of een door/namens het bevoegde gemeentelijk orgaan een aan een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisletter en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Het betreft de aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.15, 08.11.40, 08.11.70, 08.11.80, 08.11.90. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover). 08.11.60 Postcode Dit is de door Postnl vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer, of de door Postnl vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam openbare ruimte en een huisnummer. 08.11.70 Woonplaatsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, wanneer de groep adres wordt ingevuld. Pagina 93 van 392


Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam van een door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied. 08.11.80 Identificatiecode verblijfplaats Dit gegeven moet worden ingevuld, wanneer de groep adres wordt ingevuld. Dit is een aan de BAG te ontlenen combinatie van een viercijferige gemeentecode, een tweecijferige objecttypecode die aangeeft of de aanduiding een verblijfsobject (01), ligplaats (02) of standplaats (03) betreft en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een verblijfplaats kan een ligplaats, een standplaats of een verblijfsobject in een of meerdere panden zijn, waaraan respectievelijk een ligplaatsidentificatie, standplaatsidentificatie of verblijfsobjectidentificatie is toegekend. De identificatiecode verblijfplaats wordt ook wel aangeduid als Adresseerbaar objectnummer (AON). 08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld, wanneer de groep adres wordt ingevuld. Dit gegevens wordt aan de BAG ontleend. Het is een combinatie van een viercijferige gemeentecode, de tweecijferige objecttypecode 20 die aangeeft dat het om een nummeraanduiding gaat en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een nummeraanduiding is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een adresseerbaar object. De identificatiecode nummeraanduiding wordt ook wel aangeduid als Identificatienummer adres (INA). Locatie 08.12.10 Locatiebeschrijving Dit is een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Dit gegeven komt niet voor in de BAG en kent dus geen identificatiecodes. Immigratie Deze gegevens worden opgenomen als een persoon zich in Nederland vanuit het buitenland vestigt. Is een kind in Nederland geboren en wordt het ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres en is het kind niet afkomstig uit het buitenland, dan wordt de groep 14 Immigratie niet opgenomen. 08.14.10 Land vanwaar ingeschreven Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Is het land vanwaar ingeschreven onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. 08.14.20 Datum vestiging in Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van ontvangst van aangifte van verblijf en adres ingevuld. Let op! In het geval dat de burger naar de IND is doorgestuurd (er is dan een Bewijs van Bekendmaking (BvB) meegegeven), dan is de datum eerste inschrijving in de Pagina 94 van 392


BRP, de datum waarop de burger rechtmatig verblijf heeft gekregen (datum dat BVB is afgestempeld en ondertekend door de medewerker van de IND) en niet de datum aangifte verblijf en adres als deze aangifte eerder heeft plaatsgevonden. 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Een omschrijving van de persoon door wie de aangifte van verblijf en adres is gedaan. Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres)

Let op! De identiteit van betrokkene moet deugdelijk worden vastgesteld. Er moet altijd een geldig document worden overlegd of de identiteit moet door de IND zijn vastgesteld. Mogelijke waarden:

Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van ontvangst van aangifte van verblijf en adres. Let op! In het geval dat de burger naar de IND is doorgestuurd (er is dan een Bewijs van Bekendmaking (BvB) meegegeven), dan is de datum eerste inschrijving in de BRP, de datum waarop de burger rechtmatig verblijf heeft gekregen (datum dat BVB is afgestempeld en ondertekend door de medewerker van de IND) en niet de datum aangifte verblijf en adres als deze aangifte eerder heeft plaatsgevonden. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09

Kind

Actualiseren Categorie 09 kind

Voor ieder kind moet een aparte categorie 09 Kind opgenomen worden. De gegevens van de kinderen kunnen gedeeltelijk onbekend zijn. Pagina 95 van 392


Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van het betreffende kind in uw gemeentelijke voorziening is opgenomen. Als dit het geval is moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst. Wanneer groep 03 Geboorte op de persoonslijst van het kind in categorie 01 Persoon uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet aangevuld. Let op! Er worden geen gegevens over kinderen opgenomen op de persoonslijst van de ouder wanneer het kind zelf op het moment van eerste inschrijving van de ouder geen ingeschrevene is en al is overleden. Gegevens over een kind dat in het buitenland verblijft en zelf niet is ingeschreven, kunnen dus wel worden opgenomen aan de hand van een overgelegd brondocument en een bewijs van in leven zijn van het kind. Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt aan zijn of haar persoonslijst ontleend. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de in te schrijven persoon, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsel Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam. Pagina 96 van 392


09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de geboortedatum niet uit het brondocument blijkt, maar de persoonslijst van het kind is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan die persoonslijst. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van het kind volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Als de persoonslijst van het kind aanwezig is in de gemeente, dan wordt het geboorteland ontleend aan die persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, als het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land Bondsrepubliek Duitsland staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Bondsrepubliek Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de BRPaktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor Bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Worden de gegevens ontleend aan een ander brondocument, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Pagina 97 van 392


Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de akte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer eventueel 'omnummeren'. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Document 09.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 09.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt (zie bijlage 5). Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningsdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 10

Verblijfstitel

Categorie 10 Verblijfstitel bevat gegevens over de verblijfsrechtelijke status van de ingeschrevene. Categorie 10 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. Deze gegevens worden uitsluitend op basis van de door het ministerie van Justitie gedane mededelingen opgenomen. Zie hiervoor procedure 6.5 Verblijfstitel. Categorie 11

Gezagsverhouding

Categorie 11 Gezagsverhouding bevat gegevens over het gezag over de ingeschrevene. Categorie 11 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. Deze gegevens worden ontleend aan de mededeling van het curatelerespectievelijk het gezagsregister. Zie hiervoor hoofdstuk 6.6 Gezagsverhouding. Pagina 98 van 392


Categorie 12

Reisdocument

Actualiseren Categorie 12 reisdocument

Bij het opnemen van een reisdocument kunnen zich de volgende situaties voordoen: 1. er wordt een Nederlands reisdocument getoond; 2. er is sprake van een signalering; 3. er wordt een (bijschrijving in een) buitenlands reisdocument getoond; Let op! Ook een combinatie van het bovenstaande is mogelijk. Let op! Bij eerste inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres en bij vervolginschrijving, komende uit het buitenland, moet een Nederlands reisdocument dat in het buitenland is verstrekt, de chip aan de balie uitgelezen worden. 1. Registratie van een Nederlands reisdocument Voor elk getoond Nederlands reisdocument - niet zijnde een nooddocument - moet een aparte categorie 12 Reisdocument opgenomen worden, voor zover de verstrekking van het desbetreffende reisdocument niet langer dan elf jaar geleden heeft plaatsgevonden. Nederlands reisdocument 12.35.10 Soort Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 48 Nederlands reisdocument. Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is het nummer van het reisdocument van de houder of het nummer van het reisdocument waarin de ingeschrevene is bijgeschreven. 12.35.30 Datum uitgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt. 12.35.40 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de instantie die het reisdocument heeft verstrekt. Invullen volgens tabel 49 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument. Is het reisdocument verstrekt in het buitenland, wordt hier ingevuld BU0518 (Minister van Buitenlandse Zaken ’s-Gravenhage). 12.35.50 Datum einde geldigheid Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument dat aan de houder is verstrekt zijn geldigheid verliest. 12.35.60 Datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. 12.35.70 Aanduiding inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. Pagina 99 van 392


12.35.80 Lengte houder Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de lengte in centimeters van de houder van het reisdocument. De lengte van de houder wordt overgenomen uit het brondocument. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die het dossier van het verstrekte reisdocument beheert. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Wanneer de verstrekking door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde '0000' ingevuld. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de gegevens over het verstrekte reisdocument aan het dossier zijn toegevoegd. Wanneer de verstrekking door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde '00000000' ingevuld. Wanneer de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente wordt hier ook de standaardwaarde '00000000' ingevuld. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden. Dit gegeven moet worden ingevuld. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het dossier, waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Bijvoorbeeld: 'aanvraagformulier' Is het reisdocument in het buitenland verstrekt, wordt hier de naam van de RSO, ambassade of consulaar-generaal in het buitenland waar het document is aangevraagd zo nauwkeurig mogelijk beschreven. Wanneer de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente wordt hier de standaardwaarde '.' ingevuld. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). 2. registratie van een signalering Aan de hand van de (digitale) signaleringslijst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet beoordeeld worden of de desbetreffende persoon voorkomt op deze lijst. Dit geeft aan dat aan de desbetreffende persoon niet zonder meer een Nederlands reisdocument -met uitzondering van een Nederlandse Identiteitskaart- mag worden verstrekt. Voor het opnemen van een signalering wordt een nieuwe categorie 12 opgenomen. Signalering 12.36.10

Pagina 100 van 392

Signalering verstrekking Nederlands reisdocument


Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is een aanduiding die aangeeft dat aan de ingeschrevene niet zonder meer een reisdocument mag worden verstrekt. Hier vult u de waarde '1' in. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde '0000'. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde '00000000'. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de aanduiding: 'signaleringslijst'. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). 3. registratie van (bijschrijving in) één of meerdere buitenlandse reisdocumenten Als meerdere buitenlandse reisdocumenten worden overgelegd dan wordt hiervoor slechts één categorie 12 opgenomen. Ook de bijschrijving in een buitenlands reisdocument wordt op deze manier geregistreerd. Buitenlands reisdocument 12.37.10 Aanduiding bezit buitenlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld, met de waarde '1'. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde '0000'. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde '00000000'. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de landcode(s) van het land of de landen van verstrekking van het reisdocument of -documenten. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Per reisdocument moet er een landcode worden ingevuld. Heeft een persoon dus twee buitenlandse reisdocumenten dan worden hier dus twee landcodes opgenomen. Als scheidingsteken tussen deze landcodes wordt bij voorkeur de spatie gebruikt.

Pagina 101 van 392


Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop melding werd gedaan dat de ingeschrevene beschikt over één of meerdere buitenlandse reisdocumenten. Wanneer op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten getoond worden, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe meldingsdatum. Let op! De datum geldigheid is in dit geval gelijk aan de datum eerste inschrijving BRP. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Worden op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten overgelegd, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe datum van opneming (= systeemdatum). Categorie 13

Kiesrecht

Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU. Zie hiervoor procedure 6.8 Kiesrecht. Categorie 14 Afnemersindicatie Categorie 14 Afnemersindicatie bevat gegevens over het netwerkadres van een afnemer. Categorie 14 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. Categorie 14 wordt vanaf 16 oktober 2012 niet meer bijgehouden door de gemeente. De afnemers worden nu geïnformeerd door middel van de GBA-Full Service (GBA-V).

Pagina 102 van 392


4.2

Vervolginschrijving: Vestiging van een niet-ingezetene (nooit-ingezetene)

Situatieschets De ingeschrevene vestigt zich in Nederland vanuit het buitenland en staat ingeschreven in de RNI. De burger moet uiterlijk de 5e dag na aanvang van verblijf in Nederland in persoon, bij de gemeente waar hij zijn woonadres heeft, schriftelijk aangifte van verblijf en adres doen. De gemeente waar betrokkene zich vestigt, wordt de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) van de persoonslijst van betrokkene. Van 6 januari 2014 tot aan de initiële vulling door gemeenten is op 21 maart 2014 een workaround gepubliceerd door het Agentschap BPR. Deze workaround is te raadplegen op www.bprbzk.nl. Gedurende deze periode wordt in plaats van procedure 4.2 de workaround gebruikt bij vervolginschrijving van RNI naar gemeente. Als de persoon zich hervestigt vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, moet na het uitvoeren van de procedure eventueel een wijziging van het A-nummer worden uitgevoerd. Zie hoofdstuk 7.21.3 (Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de gemeente waar de burger al in de GBA is ingeschreven). Aanwijzingen Zie: ‘Waar u op moet letten na invoering van de Wet BRP’ aan het begin van hoofdstuk 4. U volgt de volgende stappen (de inhoud staat aan het begin van dit hoofdstuk beschreven): 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan de criteria voor een vervolginschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verificatie door middel van de online presentievraag (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres

Pagina 103 van 392


Vervolgens worden de volgende stappen uitgevoerd. Dit geldt uitsluitend voor de periode 6 januari 2014 tot aan de initiële vulling door gemeenten: 6.Persoonslijst aanleggen 7.Procedure uitvoeren

Ad 6. Persoonslijst aanleggen Het is per 6 januari nog niet mogelijk met een verhuisbericht (Ji01) de RNI-Deel-PL op te vragen. De persoonslijst wordt aangelegd in de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). Hiervoor wordt de beschrijving van de elementen uit paragraaf 4.1 gebruikt. Bij het aanleggen van de persoonslijst worden zowel het Anummer als het BSN van de RNI-Deel-Pl overgenomen. Het BSN neemt u over uit het presentie-antwoord. Het A-nummer wordt u, op uw verzoek, verstrekt door RNI. Ad 7. Procedure 7.9 uitvoeren Nadat de persoonslijst is aangelegd, is er sprake van dubbel inschrijving: er is nu immers een BRP-Pl en een RNI-Deel-Pl. Na inschrijving wordt procedure 7.9 ‘Dubbel-inschrijving’ uit deze handleiding uitgevoerd. De ten onrechte achtergebleven PL in de RNI wordt door het Agentschap BPR afgevoerd met reden ‘F’.

Let op! De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de vervolginschrijving een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden Gerelateerden Ook bij een vervolginschrijving moet worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in de BRP staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere manier gerelateerd is aan een of meerdere personen die in de BRP is (zijn) ingeschreven. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de 'gerelateerdengegevens' aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerden gegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de BRP opgenomen wordt een kind is van een of meerdere al opgenomen personen. Daarnaast moet worden onderzocht of een van de al ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) als deze nog niet voorkomen.

Pagina 104 van 392


Verwijzingen Zie ook hoofdstuk 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerden gegevens en toevoegen kindgegevens). Zie voor personen die zich hervestigen vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, hoofdstuk 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP) en voor hervestiging van geprivilegieerden hoofdstuk 7.22 (Geprivilegieerden).

Pagina 105 van 392


4.3

Vervolginschrijving: hervestiging van een ex-ingezetene

Periode 6 januari 2014 tot aan de initiële vulling door gemeenten Situatieschets De ingeschrevene hervestigt zich in Nederland vanuit het buitenland. De burger moet uiterlijk de 5e dag na aanvang van verblijf in Nederland in persoon, bij de gemeente waar hij zijn woonadres heeft, schriftelijk aangifte van verblijf en adres doen De gemeente waar betrokkene zich vestigt kan zijn: 1.de gemeente waar de opgeschorte PL is opgenomen in de BRP; 2. een andere gemeente. Hierbij moet er rekening mee worden gehouden, dat de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) na het vertrek kan zijn heringedeeld. In dat geval is die gemeente de rechtsopvolger van de heringedeelde gemeente van vertrek. Zie hierover Tabel 33 Gemeententabel. Uitgangspunt bij deze procedure is dat de persoonslijst na een eerder vertrek uit Nederland (na het omslagmoment naar de GBA (1 oktober 1994)) is opgeschort met reden 'E' (Emigratie) of reden 'M' (Ministerieel Besluit). Nadat de procedure is uitgevoerd, is de ingeschrevene ingezetene in de BRP.

Als de persoon zich hervestigt vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, moet na het uitvoeren van de procedure in hoofdstuk 4.3 eventueel een wijziging van het A-nummer worden uitgevoerd. Zie hoofdstuk 7.21.4 (Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in een andere gemeente dan die waar de burger in de GBA is ingeschreven). Aanwijzingen Zie: ‘Waar moet u op letten na invoering van de Wet BRP’ aan het begin van dit hoofdstuk. Vervolgens worden de stappen uitgevoerd die aan het begin van dit hoofdstuk zijn beschreven: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan het criterium voor vervolginschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verificatie door middel van de online presentievraag (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres Pagina 106 van 392


Aanwijzing Bij hervestiging uit het buitenland moet opnieuw worden getoetst of er sprake is van rechtmatig verblijf in Nederland (artikel 2.19 Wet BRP). Zie voor de werkwijze stap 2 aan het begin van dit hoofdstuk. Vervolgens worden de volgende stappen uitgevoerd: 6. Opvragen van de persoonslijst (bij hervestiging in een andere gemeente dan de gemeente van vertrek). Ga verder met stap 8. of 7. Actualiseren van de persoonslijst (bij hervestiging in de gemeente van vertrek). Ga verder met stap 12; 8. Controleren of de indicatie document aanstaat 9. Verwijderen van de indicatie document 10. Opvragen van de onderzoeksdossiers 11. Beëindigen van openstaande onderzoeken 12. Verwerken van de brondocumenten 13. Registreren van de kiesgerechtigheid

Ad 6. Opvragen van de persoonslijst Vervolgens wordt de persoonslijst opgevraagd in de gemeente waar de persoonslijst zich bevindt. Hierdoor wordt de opschorting automatisch beëindigd. Als de persoon zich hervestigt vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, dan verstuurt het Vestigingsregister de PIVA-PL door middel van een vrijbericht naar de vestigingsgemeente. Als deze niet automatisch wordt verstuurd, kan de PIVA-PL opgevraagd worden bij het contactcentrum van BPR. De PIVA-PL is een brondocument waarmee de gegevens op de persoonslijst worden geactualiseerd (zie hoofdstuk 7.21.4). Ad 7. Actualiseren van de persoonslijst De gegevens in de categorie Verblijfplaats worden geactualiseerd. Ad 8. Controleren of de indicatie document aan staat Als de 'Indicatie document' (rubriek 08.75.10) is ingevuld, moeten de documenten in de vorige gemeente van inschrijving worden opgevraagd. Deze documenten moeten op de persoonslijst verwerkt worden, evenals bij de aangifte overgelegde documenten. Ad 9. Verwijderen van de indicatie document Een aanwezige 'Indicatie document' (rubriek 08.75.10) wordt van de persoonslijst verwijderd. Ad. 10 Opvragen van de onderzoeksdossiers Gecontroleerd wordt of er nog een onderzoek openstaat op de persoonslijst. Wanneer dit het geval is, moet het onderzoeksdossier in de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) worden opgevraagd. Ad 11. Beëindigen van openstaande onderzoeken Als op de persoonslijst een indicatie onderzoek in een categorie openstaat, moet het onderzoek zo mogelijk worden beëindigd. Hierbij is het van belang om naar brondocumenten te vragen die van belang zijn voor het in onderzoek gestelde. Ad. 12 Verwerken van de brondocumenten Pagina 107 van 392


De tijdens de opschorting binnengekomen brondocumenten, het onderzoeksdossier en de mogelijk bij aangifte door de burger overgelegde brondocumenten moeten vervolgens op de persoonslijst verwerkt worden. Afhankelijk van de nieuw ontstane situatie wordt een eventueel onderzoek beëindigd of voortgezet. Ad 13 Registreren van de kiesgerechtigheid Op het moment van hervestiging mag categorie 13 niet voorkomen op de opgeschorte persoonslijst. De kiesgerechtigdheid blijft namelijk geregistreerd zolang betrokkene als ingezetene is ingeschreven in de BRP (oftewel bij emigratie moet categorie 13 verwijderd worden). Dit geldt uitsluitend voor het Europees kiesrecht. Betrokkene kan bij of na hervestiging in Nederland opnieuw een verzoekschrift voor deelname aan de Europese verkiezingen indienen. Wanneer het verzoekschrift bij de aanmelding wordt ingediend, dan wordt de categorie geactualiseerd. Zie hoofdstuk 6.8 Kiesrecht. Let op! De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de vervolginschrijving een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden Gerelateerden Ook bij een hervestiging moet worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in de BRP staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere manier gerelateerd is aan een of meerdere personen die in de BRP is (zijn) ingeschreven. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de 'gerelateerdengegevens' aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de BRP opgenomen wordt een kind is van een of meerdere al opgenomen personen. Daarnaast moet worden onderzocht of een van de al ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) als deze nog niet voorkomen. Verwijzingen Voor gerelateerden, zie hoofdstuk 7.4 (Aanvullen, actualiseren van gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie voor personen die zich hervestigen vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, hoofdstuk 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de GBA) en voor hervestiging van geprivilegieerden hoofdstuk 7.22 (Geprivilegieerden). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren Pagina 108 van 392


Categorie 07 inschrijving

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd. 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd. Na de actualisering komen er in deze elementen geen gegevens meer voor. Let op!: Er ontstaat door de verwijdering van de gegevens geen historie!

Categorie 08

Verblijfplaats (nieuw adres)

Actualiseren Categorie 08 verblijfplaats

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Na de actualisering komt groep 13 Emigratie niet meer in de actuele categorie voor. Gemeente 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 08.09.20 Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres. Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde 'W' ingevuld, tenzij sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie hoofdstuk 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres of andersom). Pagina 109 van 392


08.10.20 Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld als de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres. Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. In de GBA worden de adressen ontleend aan de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Er zijn bij uitzondering nog GBA-adressen, d.w.z. adressen waarvan de gegevens niet aan BAG ontleend kunnen worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een locatieomschrijving, een puntadres, tijdelijke woonunits bij sloop/herbouw of recreatiewoningen. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft de officiële straatnaam zoals door het gemeentebestuur is vastgesteld of een kopie van de inhoud van element 11.15 Naam openbare ruimte. Het adres wordt ontleend aan de BAG, uitgezonderd een puntadres. De naam wordt eventueel ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm (zie bijlage 1). 08.11.15 Naam openbare ruimte Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. Een openbare ruimte is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen benaming van een binnen één woonplaats gelegen buitenruimte. Voor "Naam openbare ruimte" mag "officiële straatnaam" gelezen worden. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.20 Huisnummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het betreft de numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend, of een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. 08.11.30 Huisletter Dit betreft een alfabetisch teken achter het huisnummer zoals dit door het gemeentebestuur is toegekend, of door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfabetisch teken. 08.11.40 Huisnummertoevoeging Dit zijn letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast huisnummer en -letter, de brievenbus te vinden. Of een door/namens het bevoegde gemeentelijk orgaan voor een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisletter en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. Pagina 110 van 392


08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Het betreft de aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.15, 08.11.40, 08.11.70, 08.11.80, 08.11.90. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover) 08.11.60 Postcode Dit is de door Postnl vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer, of de door Postnl vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam openbare ruimte en een huisnummer. 08.11.70 Woonplaatsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam van een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied. 08.11.80

Identificatiecode verblijfplaats

Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit is een aan de BAG te ontlenen combinatie van een viercijferige gemeentecode, een tweecijferige objecttypecode die aangeeft of de aanduiding een verblijfsobject (01), ligplaats (02) of standplaats (03) betreft en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een verblijfplaats kan een ligplaats, een standplaats of een verblijfsobject in een of meerdere panden zijn, waaraan respectievelijk een ligplaatsidentificatie, standplaatsidentificatie of verblijfsobjectidentificatie is toegekend. De identificatiecode verblijfplaats wordt ook wel aangeduid als Adresseerbaar objectnummer (AON). 08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit gegeven wordt ontleend aan de BAG. Het is een combinatie van een viercijferige gemeentecode, de tweecijferige objecttypecode ‘20’ die aangeeft dat het om een nummeraanduiding gaat en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een nummeraanduiding is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een adresseerbaar object. De identificatiecode nummeraanduiding wordt ook wel aangeduid als Identificatienummer adres (INA). Locatie 08.12.10 Locatiebeschrijving Dit is een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Dit gegeven komt niet voor in de BAG en kent daarom geen identificatiecodes.

Pagina 111 van 392


Immigratie Deze gegevens worden opgenomen als een persoon zich in Nederland vanuit het buitenland vestigt. Is een kind in Nederland geboren en wordt het ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres en is het kind niet afkomstig uit het buitenland, dan wordt de groep 14 Immigratie niet opgenomen. 08.14.10 Land vanwaar ingeschreven Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Is het land vanwaar ingeschreven onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. 08.14.20 Datum vestiging in Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres ingevuld. Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene moet deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd moet de burger een geldig document overleggen waaruit zijn identiteit blijkt. Mogelijke waarden: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Aanwijzing Zie ook ‘Waar moet u op letten na invoering van de Wet BRP’ aan het begin van dit hoofdstuk. Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dat is in dit geval de datum van ontvangst van de aangifte van verblijf en adres. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 112 van 392


4.4

Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging

Situatieschets De ingezetene vestigt zich in uw gemeente vanuit een andere gemeente in Nederland (vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving)). De aangifte van de ingezetene mag niet eerder dan 4 weken voor de beoogde datum van verhuizing en niet later dan de 5e dag na de dag verhuizing plaatsvinden. De adreswijziging moet schriftelijk geschieden. Een verhuizing kan digitaal via de website van de gemeente van vestiging worden doorgegeven met gebruik van DigiD. Bij een digitale aangifte kan worden aangegeven wanneer de verhuizing plaatsvindt. Als zo'n aangifte vóór de verhuisdatum ontvangen wordt, kan deze pas worden verwerkt op de dag van de verhuizing of zo spoedig mogelijk daarna. In die gevallen is het aan te raden te controleren of de verhuizing daadwerkelijk plaats heeft gevonden, dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een koop- of huurovereenkomst of door het verzenden van een bevestigingsbrief. De datum van verhuizing voor de persoonslijst is in dit geval niet de datum van aangifte, maar de datum van de verhuizing die uit de digitale aangifte blijkt. Wordt de digitale aangifte op of na de werkelijke verhuisdatum ontvangen, dan is de verhuisdatum voor de persoonslijst de dag van ontvangst van het formulier. Bij de aangifte van adreswijziging moet de identiteit deugdelijk vastgesteld worden en moeten alle personen die verhuizen het formulier ondertekenen. Tenzij de benoemde uitzonderingen bij 08.72.10 zich voordoen. Zie de hierna beschreven actualiseringsprocedure. De persoonslijst moet uit de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) worden opgevraagd en vervolgens worden geactualiseerd. Uiteraard moet het adres waar de persoon zich vestigt, een adres in uw gemeente zijn (zie artikel 1 Wet BRP).

Aanwijzingen Zie ook: ‘Waar moet op letten na invoering van de Wet BRP’ aan het begin van dit hoofdstuk. Aanwijzingen Er moeten voldoende en juiste identificerende gegevens aanwezig zijn van alle te verhuizen personen op het aangifteformulier. Dit om er voor te zorgen dat de betrokken persoonslijst(en) uniek in de gemeente van vertrek kan (kunnen) worden geïdentificeerd. Bij een onjuiste of onterechte vervolginschrijving moet de verhuiscyclus geheel worden afgewikkeld. De persoon wordt werkelijk ingeschreven in de nieuwe gemeente. Daarna moet de gemeente van vertrek de persoonslijst meteen 'weer Pagina 113 van 392


terug verhuizen'. De hierdoor opgenomen historie behoort gecorrigeerd te worden. Een dergelijke fout treedt bijvoorbeeld op wanneer met een correct afgeronde berichtencyclus Vervolginschrijving de verkeerde persoon is verhuisd. Wanneer schriftelijk aangifte is gedaan in de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving), moet de aangifte doorgestuurd worden naar de nieuwe woongemeente. Ook moet er gecontroleerd wordt of er nog een onderzoek openstaat op de persoonslijst. Wanneer dit het geval is, wordt het onderzoeksdossier in de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) opgevraagd. Afhankelijk van de nieuw ontstane situatie wordt het onderzoek beëindigd of voortgezet. Gerelateerden Bij vervolginschrijvingen moet worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde gemeentelijke voorziening staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere manier gerelateerd is. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de 'gerelateerdengegevens' aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die zich in uw gemeente vestigt een kind is van een of meerdere al opgenomen personen. Daarnaast moet worden onderzocht of een van de al ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) als deze nog niet voorkomen. Verwijzingen Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens. In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Als groep 14 Immigratie al is opgenomen, blijven de gegevens in deze groep ongewijzigd en komen in de actuele categorie met de huidige waarden voor. Gemeente 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Pagina 114 van 392


08.09.20 Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van adreswijziging. Is de aangifte van adreswijziging voor de daadwerkelijke verhuisdatum ontvangen, wordt hier de verhuisdatum ingevuld. Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde 'W' ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie hoofdstuk 7.5 Veranderen van een briefadres in een woonadres of andersom). 08.10.20 Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld als de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van adreswijziging. Is de aangifte van adreswijziging voor de daadwerkelijke verhuisdatum ontvangen, wordt hier de verhuisdatum ingevuld. Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. In de BRP worden de adressen ontleend aan de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Er zijn bij uitzondering nog BRP-adressen, d.w.z. adressen waarvan de gegevens niet aan BAG ontleend kunnen worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een locatieomschrijving, een puntadres, tijdelijke woonunits bij sloop/herbouw of recreatiewoningen. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft de officiële straatnaam zoals door het gemeentebestuur is vastgesteld of een kopie van de inhoud van element 11.15 Naam openbare ruimte. Het adres wordt ontleend aan de BAG, uitgezonderd een puntadres. De naam wordt eventueel ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm (zie bijlage 1). 08.11.15 Naam openbare ruimte Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. Een openbare ruimte is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen benaming van een binnen één woonplaats gelegen buitenruimte. Voor "Naam openbare ruimte" mag "officiële straatnaam" gelezen worden. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. Pagina 115 van 392


08.11.20 Huisnummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het betreft de numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend, of een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. 08.11.30 Huisletter Dit betreft een alfabetisch teken achter het huisnummer zoals dit door het gemeentebestuur is toegekend, of door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfabetisch teken. 08.11.40 Huisnummertoevoeging Dit zijn letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast huisnummer en -letter, de brievenbus te vinden. Of een door/namens het bevoegde gemeentelijk orgaan een aan een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisletter en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50.

08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Het betreft de aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.15, 08.11.40, 08.11.70, 08.11.80, 08.11.90. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover) 08.11.60 Postcode Dit is de door Postnl vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer, of de door Postnl vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam openbare ruimte en een huisnummer. 08.11.70 Woonplaatsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam van een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied. 08.11.80 Identificatiecode verblijfplaats Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit is een aan de BAG te ontlenen combinatie van een viercijferige gemeentecode, een tweecijferige objecttypecode die aangeeft of de aanduiding een verblijfsobject (01), ligplaats (02) of standplaats (03) betreft en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een verblijfplaats kan een ligplaats, een standplaats of een verblijfsobject in een of meerdere panden zijn, waaraan respectievelijk een ligplaatsidentificatie, standplaatsidentificatie of verblijfsobjectidentificatie is toegekend. De identificatiecode verblijfplaats wordt ook wel aangeduid als Adresseerbaar objectnummer (AON).

Pagina 116 van 392


08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit gegeven wordt ontleend aan de BAG. Het is een combinatie van een viercijferige gemeentecode, de tweecijferige objecttypecode ‘20’ die aangeeft dat het om een nummeraanduiding gaat en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een nummeraanduiding is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een adresseerbaar object. De identificatiecode nummeraanduiding wordt ook wel aangeduid als Identificatienummer adres (INA).

Locatie 08.12.10 Locatiebeschrijving In een BRP-adres is het een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Dit gegeven komt niet voor in de BAG en kent daarom geen identificatiecodes. Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene moet deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd moet de burger een geldig document overleggen waaruit zijn identiteit blijkt. Mogelijke waarden bij vervolginschrijving: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Bij gebruik van een digitale verhuisaangifte moet er goed op gelet worden of alle personen die verhuizen het formulier hebben ondertekend en of dit geldt als een machtiging of als een eigen aangifte. In het eerste geval wordt een 'M' opgenomen en in het tweede geval een 'I'. De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarig kind voor zover beiden over hetzelfde (nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan ook uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Als niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap.

Pagina 117 van 392


Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van adreswijziging. Is de aangifte van adreswijziging voor de daadwerkelijke verhuisdatum ontvangen, wordt hier de verhuisdatum ingevuld. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 118 van 392


4.5

Binnengemeentelijke verhuizing

Situatieschets Deze procedure moet uitgevoerd worden bij een verhuizing binnen uw eigen gemeente op basis van de aangifte van de burger. De aangifte van adreswijziging mag niet eerder dan 4 weken voor de beoogde datum van verhuizing en niet later dan de 5e dag na de dag verhuizing plaatsvinden. Een verhuizing kan digitaal via de website van de gemeente worden doorgegeven met gebruik van DigiD. Bij een digitale aangifte kan worden aangegeven wanneer de verhuizing plaatsvindt. Als zo’n aangifte vóór de verhuisdatum ontvangen wordt, kan deze pas worden verwerkt op de dag van de verhuizing of zo spoedig mogelijk daarna. In die gevallen is het aan te raden te controleren of de verhuizing daadwerkelijk plaats heeft gevonden, dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een koop- of huurovereenkomst of door het verzenden van een bevestigingsbrief. De datum van verhuizing voor de persoonslijst is in dit geval niet de datum van aangifte, maar de datum van de verhuizing die uit de aangifte blijkt. Wordt de digitale verhuisaangifte op of ná de werkelijke verhuisdatum ontvangen, dan is de verhuisdatum voor de persoonslijst de dag van ontvangst van het formulier. Bij de aangifte van adreswijziging moet de identiteit deugdelijk vastgesteld worden en moeten alle personen die verhuizen het formulier ondertekenen. Tenzij de benoemde uitzonderingen bij 08.72.10 zich voordoen. Zie de hierna beschreven actualiseringsprocedure.

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Als groep 14 Immigratie al is opgenomen blijven de gegevens in deze groep ongewijzigd en komen in de actuele categorie met de huidige waarde voor.

Pagina 119 van 392


Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres en andersom). 08.10.20 Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld als de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van de adreswijziging. Is de aangifte van adreswijziging voor de daadwerkelijke verhuisdatum ontvangen, wordt hier de verhuisdatum ingevuld. Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. In de BRP worden de adressen ontleend aan de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Er zijn bij uitzondering nog BRP-adressen, d.w.z. adressen waarvan de gegevens niet aan BAG ontleend kunnen worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een locatieomschrijving, een puntadres, tijdelijke woonunits bij sloop/herbouw of recreatiewoningen. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft de officiële straatnaam zoals door het gemeentebestuur is vastgesteld of een kopie van de inhoud van element 11.15 Naam openbare ruimte. Het adres wordt ontleend aan de BAG, uitgezonderd een puntadres. De naam wordt eventueel ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm (zie bijlage 1). 08.11.15 Naam openbare ruimte Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. Een openbare ruimte is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen benaming van een binnen één woonplaats gelegen buitenruimte. Voor “Naam openbare ruimte” mag “officiële straatnaam” gelezen worden. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.20 Huisnummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het betreft de numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend, of een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. Pagina 120 van 392


08.11.30 Huisletter Dit betreft een alfabetisch teken achter het huisnummer zoals dit door het gemeentebestuur is toegekend, of door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfabetisch teken. 08.11.40 Huisnummertoevoeging Dit zijn letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast huisnummer en –letter, de brievenbus te vinden. Of een door/namens het bevoegde gemeentelijk orgaan een aan een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisletter en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Het betreft de aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.15, 08.11.40, 08.11.70, 08.11.80, 08.11.90. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover) 08.11.60 Postcode Dit is de door Postnl vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer, of de door Postnl vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam openbare ruimte en een huisnummer. 08.11.70 Woonplaatsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam van een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied. 08.11.80 Identificatiecode verblijfplaats Dit is een aan de BAG te ontlenen combinatie van een viercijferige gemeentecode, een tweecijferige objecttypecode die aangeeft of de aanduiding een verblijfsobject (01), ligplaats (02) of standplaats (03) betreft en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een verblijfplaats kan een ligplaats, een standplaats of een verblijfsobject in een of meerdere panden zijn, waaraan respectievelijk een ligplaatsidentificatie, standplaatsidentificatie of verblijfsobjectidentificatie is toegekend. De identificatiecode verblijfplaats wordt ook wel aangeduid als Adresseerbaar objectnummer (AON). 08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit gegeven wordt ontleend aan de BAG. Het is een combinatie van een viercijferige gemeentecode, de tweecijferige objecttypecode ‘20’ die aangeeft dat het om een nummeraanduiding gaat en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een nummeraanduiding is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een adresseerbaar object. De identificatiecode nummeraanduiding wordt ook wel aangeduid als Identificatienummer adres (INA). Pagina 121 van 392


Locatie 08.12.10

Locatiebeschrijving

In een BRP-adres is het een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Dit gegeven komt niet voor in de BAG en kent daarom geen identificatiecodes. Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene moet deugdelijk worden vastgesteld. Desgevraagd moet de burger een geldig document overleggen waaruit zijn identiteit blijkt. Mogelijke waarden bij een binnengemeentelijke adreswijziging: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Bij gebruik van een digitale verhuisaangifte moet er goed op gelet worden of alle personen die verhuizen het formulier hebben ondertekend en of dit geldt als een machtiging of als een eigen aangifte. In het eerste geval wordt een ‘M’ opgenomen en in het tweede geval een ‘I’. De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarig kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan ook uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Als niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap. Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van adreswijziging. Is de aangifte van adreswijziging voor de daadwerkelijke verhuisdatum ontvangen, wordt hier de verhuisdatum ingevuld. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 122 van 392


4.6

Vertrek naar het buitenland (emigratie)

4.6.1

Vertrek naar een land buiten het Koninkrijk

Na invoering van de Wet BRP en de RNI blijft deze procedure ongewijzigd tot de initiële vulling GBA door gemeenten. Situatieschets Deze procedure wordt uitgevoerd als de ingezetene aangifte doet van vertrek naar het buitenland. Let op de verwachte verblijfsduur in het buitenland: die moet tenminste 2/3 van een jaar zijn. Deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn. De aangiftetermijn vangt aan op de 5e dag voor de dag van vertrek naar het buitenland. De aangifte moet schriftelijk (of, indien mogelijk, digitaal) worden gedaan. Het land van emigratie is het door de burger opgegeven volgend land van verblijf. Het verdient aanbeveling op de schriftelijke aangifte, behalve het land van vertrek, een zo volledig mogelijk adres in het buitenland op te nemen. Het adres in het buitenland wordt zo volledig mogelijk op de persoonslijst opgenomen in groep 13 Emigratie.

Let op! Voor vertrek naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland, zie procedure 4.6.2. Aanwijzingen Zie ook: ‘Waar moet u op letten na invoering van de Wet BRP’ aan het begin van dit hoofdstuk. In de artikelen 2.43 en 2.49 van de Wet BRP zijn nieuwe voorschriften opgenomen voor de aangifte van vertrek naar het buitenland. Aanwijzingen De bijhouding van de persoonslijst wordt opgeschort na de emigratie. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) behoudt echter het beheer over de betrokken persoonslijst. Akten en documenten die na de emigratie binnenkomen, moeten in een dossier worden bewaard. Bij binnenkomst van dit soort brondocumenten moet rubriek 08.75.10 Indicatie document worden geactualiseerd. Uitzondering hierop zijn de kennisgevingen van reisdocumenten, welke worden verkregen van een andere Nederlandse gemeente of een consulaire vertegenwoordiging in het buitenland. Deze kennisgevingen mogen verwerkt worden op de persoonslijst, ook al is deze opgeschort wegens emigratie. Als de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, worden actualiseringen over rechtsfeiten die plaatsvonden vóór de opschorting, op de opgeschorte persoonslijst bijgewerkt.

Pagina 123 van 392


Let op! De burger die vanaf het tijdstip van vertrek uit Nederland naar redelijke verwachting niet langer dan 2 jaar buiten Nederland zal verblijven en die gedurende zijn verblijf buiten Nederland vaart aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft, is niet verplicht tot het doen van aangifte van vertrek, als de betrokkene tijdens zijn verblijf buiten Nederland beschikt over een woon- of briefadres in Nederland. Verwijzingen Zie voor het verwijderen van de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document bij aangifte emigratie van een geprivilegieerde procedure 7.22 (Geprivilegieerden). Let op! Als een geprivilegieerde persoon, van wie de status is veranderd in nietgeprivilegieerd, aangifte doet van vertrek naar het buitenland, moet de aanduiding PROBAS worden verwijderd voordat de PL wordt opgeschort. Let op! In het geval dat een niet-Nederlandse onderdaan van een lidstaat van de EU in Nederland aan de verkiezingen wil deelnemen, verzoekt hij door middel van een op grond van de Kieswet vastgesteld formulier om registratie als kiezer. De kiesgerechtigdheid blijft geregistreerd zolang betrokkene als ingezetene in de BRP is ingeschreven. In geval van aangifte van emigratie moet categorie 13 verwijderd worden van de persoonslijst, voordat de aangifte van emigratie wordt verwerkt! Zie Procedure 6.8 Kiesrecht. Aanwijzing Een persoon, die is ingeschreven in de BRP doet aangifte van vertrek naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland (Bonaire Sint Eustatius of Saba) bij de betreffende gemeente. Daarbij wordt aangegeven naar welk eiland betrokkene gaat verhuizen. Het vertrek naar elk van de eilanden wordt gezien als ‘emigratie’. Bij de aangifte van vertrek wordt kosteloos een verhuisbericht gegeven aan betrokkene. Na verwerking van de aangifte wordt er door de GBA-V een Ag21-bericht naar het Vestigingsregister bij BPR gestuurd.

Let op! Ook een verhuizing binnen het Koninkrijk – naar Caribisch Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) – wordt gezien als een emigratie. De PIVA/GBA-koppeling kan alleen gebruikt worden als de persoon rechtstreeks vanuit Nederland verhuist naar Curaçao, Aruba, Sint Maarten of Caribisch Nederland

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd.

Pagina 124 van 392


Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren Categorie 07 inschrijving

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst daadwerkelijk is opgeschort. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van vertrek. 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is in dit geval de waarde ‘E’ van emigratie. Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Na actualisering van de categorie 08 Verblijfplaats, komen de groepen 10 Adreshouding, 11 Adres of 12 Locatie en 14 Immigratie niet meer in de actuele categorie voor. Emigratie 08.13.10 Land waarnaar vertrokken Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Let op! Bij een verhuizing naar een Caribisch eiland wordt hier de code van het betreffende eiland ingevuld. De eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Caribisch Nederland) worden ook aangeduid met de landcode uit de landentabel. 08.13.20 Datum vertrek uit Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van vertrek. Adres buitenland Algemene regels: Als een adres opgenomen wordt is element 13.40 verplicht. Wordt element 13.50 opgenomen, dan moet ook element 13.30 opgenomen worden. Element 13.30 mag op zich zonder element 13.50 voorkomen. 08.13.30 Adres buitenland waarnaar vertrokken 1 Dit gegeven moet worden ingevuld met het eerste gedeelte van het adres in het buitenland, bijvoorbeeld straat en huisnummer, maar zonder land, als de Pagina 125 van 392


gegevens bekend zijn. Dit element moet verplicht gevuld worden als element 13.50 gevuld wordt. 08.13.40 Adres buitenland waarnaar vertrokken 2 Dit gegeven moet worden ingevuld met het tweede gedeelte van het adres in het buitenland, bijvoorbeeld de woonplaats, maar zonder land, als de gegevens bekend zijn. Wordt een adres opgenomen, dan wordt dit element verplicht gevuld.

08.13.50 Adres buitenland waarnaar vertrokken 3 Dit gegeven moet worden ingevuld met aanvullende gegevens, bijvoorbeeld de naam van de gemeente, het district, de provincie, maar zonder een andere landaanduiding, als de gegevens bekend zijn. Let op! Dit gegeven is voor het Caribisch gebied veelal niet meer van toepassing. Als deze mutatie in GBA-V is aangekomen, stuurt GBA-V een Ag21-bericht naar het PIVA/GBA-Vestigingsregister (300002). Daarop wordt een kopie van dit bericht naar het betreffende eiland gezonden (dat in 08.13.10 Land waarnaar vertrokken, is geregistreerd). Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene moet deugdelijk worden vastgesteld. Desgevraagd moet de burger een geldig document overleggen waaruit zijn identiteit blijkt. Mogelijke waarden bij een vertrek naar het buitenland: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van vertrek. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

4.6.2

Vertrek naar een Caribisch land of Caribisch Nederland (emigratie)

Een persoon, die is ingeschreven in de BRP doet aangifte van vertrek naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland (Bonaire Sint Eustatius of Saba) bij de Pagina 126 van 392


betreffende gemeente. Daarbij wordt aangegeven naar welk eiland betrokkene gaat verhuizen. Het vertrek naar elk van de eilanden wordt gezien als ‘emigratie’. Bij de aangifte van vertrek wordt kostenloos een verhuisbericht gegeven aan betrokkene (art. 2.21 Wet BRP). Let op! Ook een verhuizing binnen het Koninkrijk – naar een van de drie eilanden van Caribisch Nederland – wordt gezien als een emigratie. Na verwerking van de aangifte wordt er door de GBA-V een Ag21-bericht naar het Vestigingsregister bij BPR gestuurd.

De PIVA/BRP-koppeling kan alleen gebruikt worden als de persoon rechtstreeks vanuit Nederland verhuist naar Curaçao, Aruba, Sint Maarten of Caribisch Nederland Bij vertrek naar Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland (Bonaire, Sint Eustatius of Saba) worden de rubrieken ingevuld zoals beschreven in hoofdstuk 4.6.1. Voor onderstaande rubrieken geldt een afwijkende invulinstructie: 08.13.10 Land waarnaar vertrokken Dit gegeven moet worden ingevuld volgens tabel 34 Landentabel. Hier wordt de code van het betreffende eiland ingevuld. Let op! De eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba worden ook aangeduid met de landcode uit de landentabel.

Pagina 127 van 392


4.7

Wijzigen naamgebruik

Situatieschets Op grond van artikel 2.56 Wet BRP kunnen personen die daartoe naar aanleiding van artikel 9, Boek 1 Burgerlijk Wetboek gerechtigd zijn schriftelijk verzoeken om de aanduiding van het naamgebruik te wijzigen. Het gaat daarbij om personen die • gehuwd zijn, • gehuwd geweest zijn, • geregistreerd partner zijn of • geregistreerd partner geweest zijn. Binnen vier weken moet het college van burgemeester en wethouders aan het verzoek gevolg hebben gegeven. Zodra de gegevens over het naamgebruik zijn gewijzigd, wordt de ingeschrevene daarvan direct schriftelijk op de hoogte gesteld. Wanneer men het voornemen heeft geen gevolg te geven aan het verzoek, moet de gemeente binnen vier weken na het verzoek een schriftelijke mededeling daarover doen onder vermelding van de gronden. Hiermee start de procedure zoals aangegeven in artikel 2.60 en 2.61 Wet BRP en Awb. Daarnaast geldt dat een gemeente ten gevolge van een rechterlijke uitspraak de aanduiding van het naamgebruik bij een persoon moet wijzigen.

Aanwijzingen Het naamgebruik kan uitsluitend wijzigen op schriftelijk verzoek van betrokkene of na een rechterlijke uitspraak. Het wijzigen van het naamgebruik ‘naar gemeentelijk gebruik’ is ná 1 oktober 1994 niet meer toegestaan. Is het huwelijk of het partnerschap van een betrokkene ontbonden, dan kan het bestaande naamgebruik worden gehandhaafd, tenzij door betrokkene een verzoek tot wijziging wordt gedaan. Wordt door een van de ex-echtgenoten / ex-partners een nieuw huwelijk gesloten of een geregistreerd partnerschap aangegaan, ook dan blijft het naamgebruik ook ongewijzigd, tenzij een schriftelijk verzoek tot wijziging van het naamgebruik wordt gedaan. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Categorie 01

Persoon


Pagina 128 van 392


Naamgebruik 01.61.10 Aanduiding naamgebruik Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van het naamgebruik zoals schriftelijk wordt verzocht door een daartoe bevoegd persoon of is bepaald in een gerechtelijke uitspraak. Mogelijke waarden: E = eigen geslachtsnaam P = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner V = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner vóór eigen geslachtsnaam N = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner na eigen geslachtsnaam Document 01.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 01.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend. Aanbevolen wordt bijvoorbeeld: ‘verzoek wijziging naamgebruik’, ‘rechterlijke uitspraak te ’…' of een tekst van gelijke strekking. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het schriftelijk verzoek tot naamgebruik is ontvangen. Wanneer het verzoek op of voor de datum van het huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt ontvangen, dan is de ingangsdatum geldigheid de datum huwelijk/geregistreerd partnerschap. Wanneer het naamgebruik wijzigt na een rechterlijke uitspraak, wordt hier de datum ingevuld waarop de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan, of de datum zoals in de uitspraak is bepaald. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Let op: Een verzoek tot wijziging van het naamgebruik kan ook door personen met een niet-Nederlandse nationaliteit worden ingediend, Het nationale (naam)recht, waarvan de niet-Nederlander de nationaliteit bezit, wordt hierbij buiten beschouwing gelaten.

Pagina 129 van 392


4.8

Wijzigen geheimhouding

Situatieschets De burger kan schriftelijk verzoeken om over hem opgenomen gegevens niet aan derden te verstrekken (art. 3.21 Wet BRP). Op de persoonslijst van betrokkene wordt dit door middel van de code 7 vastgelegd. De beperking geldt voor alle gegevens op de persoonslijst. Ook voor verwijsgegevens kan geheimhouding worden verzocht. Wijs de burger erop dat de geheimhouding alleen geldt voor verstrekkingen uit de gemeentelijke voorziening en GBA-V. Wil de burger geheimhouding bij andere instanties, zoals afnemers van de GBA-V, dan moet de burger een verzoek tot geheimhouding tot die instanties richten. Let op! Bij een intergemeentelijke verhuizing wordt dikwijls in de nieuwe woongemeente om geheimhouding van gegevens verzocht. Dit moet dan ook in de oude gemeente gebeuren voor de verwijsgegevens! Het verzoek tot geheimhouding van gegevens wordt ingediend bij de gemeente waar betrokkene als ingezetene is ingeschreven. Nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld, reageert de gemeente op één van de beide volgende wijzen. 1. Binnen vier weken na het verzoek wordt aan het verzoek gevolg gegeven. De gemeente doet daarvan na verwerking direct schriftelijk mededeling aan de verzoeker onder vermelding van de regels ter zake. 2. Binnen vier weken na het verzoek zendt de gemeente een schriftelijke mededeling aan de verzoeker met daarin het voornemen niet aan het verzoek te voldoen. De mededeling houdt tevens de gronden voor de weigering in. Hiermee start de procedure zoals aangegeven in artikel 3.24 van de Wet BRP.

Pagina 130 van 392


Aanwijzingen Het verzoek wordt door de ingeschrevene zelf gedaan. Voor minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt het verzoek gedaan door de ouders, de voogden of de verzorgers. Voor een onder curatele gestelde doet de curator het verzoek. Het verzoek is inhoudelijk niet aan voorwaarden gebonden. Let op! Het verzoek blijft van kracht totdat de burger een nieuw verzoek doet. Het verzoek is met andere woorden niet aan een bepaalde termijn gebonden. In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 07

Inschrijving


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Let op! Door deze actualisering ontstaat geen historie. Geheim 07.70.10 Indicatie geheim Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: 0 (= geen verstrekkingsbeperking) 7 (= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen). Categorie 21 Verwijsgegevens Zijn in de gemeente verwijsgegevens opgenomen, dan wordt categorie 21 Verwijzing geactualiseerd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Let op! Door deze actualisering ontstaat historie. Geheim 21.70.10 Indicatie geheim Dit gegeven moet worden ingevuld. De thans mogelijke waarden zijn: 0 (= geen verstrekkingsbeperking) 7 (= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen).

Pagina 131 van 392


Geldigheid 21.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van het verzoek. Opneming 21.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 132 van 392


5

Procedures op basis van een in Nederland opgemaakte akte van de burgerlijke stand

Let op! Sinds de wijziging van Boek 1 BW per 1 april 2014 is de vrouwelijke partner van de moeder (de zogenaamde duomoeder) vanaf de geboorte van het kind de juridische ouder zonder dat daarvoor een gerechtelijke procedure voor nodig is. Het is hiermee mogelijk gemaakt dat een kind twee moeders als ouders heeft en ook dat erkenning, ontkenning van het kind door een vrouw mogelijk is, evenals vaststelling van het ouderschap. Het Logisch Ontwerp 3.8 is nog niet aangepast op de gewijzigde wetgeving. Dit houdt in dat de procedures in de paragrafen 5.1, 5.2, 5.9, 5.11, 5.12, 5.13 en 5.14 nog niet uitgevoerd kunnen worden als het kind twee moeders als ouders heeft. De leveranciers van de gemeentelijke systemen hebben ‘workarounds’ ontwikkeld om genoemde procedures te kunnen uitvoeren. Wanneer het Logisch Ontwerp versie 3.9 in werking is getreden, kunnen onderstaand procedures uitgevoerd worden. Conform artikel 198 lid boek 1 BW is de moeder: a. De vrouw uit wie het kind is geboren, ongeacht of zij ongehuwd, gehuwd of geregistreerd partner is. b. De vrouw die, ten tijde van de geboorte van het kind, echtgenoot of geregistreerd partners is van de moeder uit wie het kind is geboren en er is sprake van een ‘aanvankelijk anonieme donor’. c. De vrouw die het kind heeft erkend. d. De vrouw van wie het ouderschap gerechtelijk is vastgesteld. e. De vrouw die het kind heeft geadopteerd (zowel bij eenouder- als tweeouder adoptie). Er wordt in het Nederlands recht vanuit gegaan dat er bij geboorte juridisch gezien altijd een moeder is, de vrouw uit wie het kind is geboren. Als vreemd recht wordt toegepast, is het mogelijk dat er juridisch gezien geen moeder is. Conform artikel 199 lid 1 boek 1 BW is de vader: a. De man die op het tijdstip van de geboorte van het kind met de vrouw uit wie het kind is geboren, is gehuwd of een geregistreerd partnerschap is aangegaan. b. De man wiens huwelijk of geregistreerd partnerschap met de vrouw uit wie het kind is geboren, binnen 306 dagen voor de geboorte van het kind door zijn overlijden is ontbonden, zelfs als de moeder is hertrouwd of een geregistreerd partnerschap is aangegaan. c. De man die het kind heeft erkend. d. De man wiens ouderschap is gerechtelijk is vastgesteld. e. De man die het kind heeft geadopteerd. Voor de volledige tekst van de artikelen 198 en 199 boek 1 BW wordt verwezen naar www.overheid.nl.

Pagina 133 van 392


5.1

Geboorte

Situatieschets Deze procedure wordt uitgevoerd na het: • opmaken van een geboorteakte; • opmaken van een geboorteakte met een latere vermelding van erkenning, of met een ontkenning eventueel gevolgd door een erkenning. Een voorwaarde is dat tenminste één van de ouders in de BRP als ingezetene is ingeschreven. Naamskeuze kan alleen worden gedaan bij het eerste kind van dezelfde ouders. Alle volgende kinderen van diezelfde ouders krijgen dezelfde geslachtsnaam als de geslachtsnaam van het eerste kind van die ouders. Zijn de ouders met elkaar gehuwd en is er geen naamskeuze gedaan dan krijgt het kind de geslachtsnaam van de vader of van de moeder uit wie het kind niet is geboren. Zijn de ouders niet met elkaar gehuwd en is er geen naamskeuze gedaan dan krijgt het kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren. Welke geslachtsnaam het kind krijgt, blijkt uit de geboorteakte.

Er zijn twee situaties te onderscheiden: 1. U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente een geboorteakte 2. U ontvangt van een andere gemeente in Nederland een Tb01 bericht (Toevallige geboorte). In dit Tb01-bericht zijn zowel de geboortegegevens van het kind opgenomen als de gegevens over de ouders. De gegevens van de ouders zijn van belang voor de identificatie. Daarnaast blijkt uit het Tb01-bericht of het kind erkend is voor de geboorte, op de dag van de geboorte of op de dag van aangifte anders dan de dag van geboorte. Ook blijkt uit het Tb01-bericht of er een ontkenning ex artikel 199b, boek 1 BW heeft plaatsgevonden al of niet gevolgd door een erkenning. Het Tb01-bericht kan betrekking hebben op een: Pagina 134 van 392


1. Kind geboren tijdens huwelijk van de ouders; 2. Kind is voor de geboorte erkend als ongeboren vrucht; 3. Kind is erkend bij aangifte op de dag van geboorte; 4. Kind is erkend bij aangifte niet op de dag van geboorte; 5. Kind is geboren en er heeft een ontkenning ex art. 199b, boek 1 BW plaatsgevonden, al of niet gevolgd door een erkenning. Let op! De verwerking van bovengenoemde situaties kunnen allemaal worden uitgevoerd als gevolg van het Tb01-bericht. Er zijn geen aparte kennisgevingen meer nodig! Ook het bijbehorende aktenummer (letter) en de op te nemen historie staat in het Tb01-bericht. De hierop volgende acties zijn in deze gevallen globaal hetzelfde. Waar afwijkingen voorkomen, zal dit in de procedurebeschrijving worden aangegeven. Aanwijzingen Het kind wordt op grond van een geboorteakte ingeschreven in de gemeentelijke voorziening van de gemeente waar de moeder uit wie het kind is geboren op de geboortedatum van het kind als ingezetene is ingeschreven. Als de moeder op de geboortedatum van het kind niet als ingezetene is ingeschreven, wordt het kind op basis van een aangifte van verblijf en adres ingeschreven in de gemeentelijke voorziening van de gemeente waar de vader of de moeder uit wie het kind niet is geboren op de geboortedatum van het kind als ingezetene is ingeschreven. Kinderen die 'toevallig' in Nederland worden geboren en waarvan geen van de ouders in de BRP is ingeschreven, bijv. asielzoekers in opvangcentra, worden niet op grond van het opmaken van de geboorteakte ingeschreven, maar op basis van een aangifte van verblijf en adres. Zie hiervoor hoofdstuk 4.1. De geboorteakte wordt dan gebruikt als brondocument bij het aanleggen van de persoonslijst. Kinderen die 'toevallig' in het buitenland worden geboren en waarvan tenminste één van de ouders is ingeschreven, kunnen alleen worden ingeschreven op basis van een aangifte van verblijf en adres. Zie hiervoor hoofdstuk 4.1. Als de ouder(s) niet is/zijn te identificeren, zal de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) de geboortegemeente moeten verzoeken om een kennisgeving van de geboorteakte waarop o.a. de geboortegegevens van de ouder(s) staan vermeld, zodat de oudergegevens alsnog kunnen worden opgenomen. De categorieën 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap, 06 Overlijden, 09 Kind, 10 Verblijfstitel, 11 Gezagsverhouding, 12 Reisdocument, 13 Kiesrecht en 14 Afnemersindicatie worden bij eerste inschrijving op grond van de geboorteakte niet op de persoonslijst opgenomen. De afnemers (categorie 14) worden via de GBA-V geïnformeerd. Mochten uit andere brondocumenten gegevens over genoemde categorieën blijken, dan moet daarvoor de betreffende procedure uit hoofdstuk 4 of 6 worden uitgevoerd. Let op! De categorie 04 Nationaliteit moet i.v.m. berichtgeving aan afnemers bij de inschrijving gelijktijdig met de andere categorieën op de persoonslijst worden opgenomen. Is op dat moment de nationaliteit niet vast te stellen, dan wordt de code voor 'onbekend' '0000' opgenomen. Blijkt uit de nationaliteitswetgeving van het betreffende land dat er - om de nationaliteit te krijgen - een registratie bij de autoriteiten van dat betreffende land noodzakelijk is, wordt ook de code voor ’onbekend’, ”0000” opgenomen. Blijkt echter uit de nationaliteitswetgeving, dat betrokkene staatloos is tot het tijdstip van registratie (denk hierbij bijvoorbeeld aan een kind geboren uit Portugese ouders), wordt de code “0499 Staatloos”opgenomen. Pagina 135 van 392


Als gedurende enige tijd na de inschrijving de nationaliteit nog niet kan worden vastgesteld en er ook geen vermoeden van enige nationaliteit is kan een categorie 04 Nationaliteit ontbreken. Aanwijzing Bezit het kind naast de Nederlandse nationaliteit nog één of meer andere nationaliteit(en), wordt uitsluitend de Nederlandse nationaliteit in categorie o4 opgenomen (artikel2.7, lid 1, onderdeel a, onder 4 Wet BRP). De geboorteakte wordt in de BRP gecodeerd als '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Een geboorteakte met latere vermelding van een erkenning ongeboren vrucht wordt op dezelfde manier gecodeerd. Let op! Binnen vier weken na eerste inschrijving krijgen de ouders, voogden of verzorgers een volledig voor hen leesbaar overzicht van de persoonslijst van het ingeschreven kind kosteloos toegezonden. Aan de hand van dit overzicht kunnen de ouders nagaan of de gegevens correct in de BRP zijn opgenomen en of alle gegevens zijn opgenomen. Het CBS moet van levenloos geboren kinderen via een apart formulier op de hoogte worden gesteld. Zie hiervoor hoofdstuk 7.18. Gerelateerden De inschrijving van een persoon op basis van een geboorteakte heeft gevolgen voor de persoonslijst van de als ingezetene ingeschreven ouder(s). Er moet namelijk een categorie 09 Kind worden opgenomen op de persoonslijst van de ouder(s). Is een van de ouders in een andere gemeente ingeschreven, dan moet een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden worden. Verwijzingen Zie voor een eerste inschrijving op basis van aangifte van verblijf en adres, voor inschrijving van in Nederland geboren kinderen waarvan de ouders nog niet zijn ingeschreven, hoofdstuk 4.1. Voor gerelateerden, zie procedure 7.4. Zie voor pasgeboren kinderen welke levenloos geboren zijn of levend geboren kinderen maar overleden vóór de geboorteaangifte, hoofdstuk 7.18. Zie voor wijzigen van het burgerservicenummer hoofdstuk 7.19. Zie voor geboorte van een kind waarvan de ouders de status van geprivilegieerde hebben hoofdstuk 7.22. Categorie 01

Persoon


Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Uit het bestand van beschikbare A-nummers wordt een A-nummer aan de persoon toegekend. Pagina 136 van 392


01.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Uit het bestand van beschikbare burgerservicenummers wordt een burgerservicenummer aan de persoon toegekend. Naam 01.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een namenreeks bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. In alle andere gevallen maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsels. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 01.03.10 Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. 01.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde '6030' (= de code voor Nederland volgens tabel 34 Landen). Geslacht 01.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: M = man Pagina 137 van 392


V = vrouw O = onbekend. Naamgebruik 01.61.10 Aanduiding naamgebruik Bij eerste inschrijving op grond van een geboorteakte wordt hier de waarde 'E' (= eigen geslachtsnaam) ingevuld. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de geboorteakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij een toevallige geboorte is dit de gemeente die het Tb01-bericht heeft verzonden. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de geboorte blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de geboortedatum. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 en Categorie 03 Ouder2 De gegevens van de ouders worden de in Categorieën 02 Ouder1 en 03 Ouder2 opgenomen. Door het opnemen van de Groep 04 Geslacht wordt er een onderscheid gemaakt of de ouder van het vrouwelijk geslacht of mannelijk geslacht is. Het maakt geen verschil van welke ouder de gegevens in Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 worden opgenomen. De gegevens van de vader of de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren, en de gegevens van de moeder uit wie het kind is geboren kunnen afwisselend in zowel Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 worden opgenomen. Er kan echter maar één categorie 02 Ouder1 worden opgenomen en één categorie 03 Ouder2. In de hiernavolgende beschrijving worden de vadergegevens opgenomen in categorie 02 Ouder1 en de moedergegevens in Categorie 03 Ouder2. Aanwijzingen In de praktijk kunnen de persoonsgegevens van de ouder(s) die als ingezetene in de gemeente is (zijn) ingeschreven, afhankelijk van de GBA-applicatie, in zijn geheel worden opgehaald uit de GBA-V. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, is het aan te bevelen de overgenomen gegevens alsnog te controleren met de geboorteakte of het Tb01-bericht. Dit geldt niet voor de groepen ‘Familierechtelijke betrekkingen’, ‘Akte’ en ‘Geldigheid’.

Pagina 138 van 392


Categorie 02

Ouder1


Onderzoek, aan de hand van de gegevens op de geboorteakte (of in het Tb01bericht), of de persoonslijst van de vader of de moeder uit wie het kind niet is geboren in de BRP is opgenomen. Als dit het geval is, moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst. Wanneer groep 03 Geboorte op de persoonslijst van de vader in categorie 01 Persoon uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet aangevuld. De gegevens van de vader kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. A.

er is een vader of moeder uit wie het kind niet is geboren

Identificatienummers 02.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de betreffende ouder ontleent u aan zijn of haar persoonslijst. Als de betreffende ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer altijd bekend. 02.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de betreffende ouder wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de betreffende ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de betreffende ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een namenreeks bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de betreffende ouder geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36. Pagina 139 van 392


Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 02.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. De geslachtsnaam van de betreffende waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 02.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de geboortedatum niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de betreffende ouder is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 02.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij buitenlandse plaatsnamen moet de gemeente een uniforme, bij voorkeur Nederlandse, schrijfwijze hanteren. Als de plaatsnaam niet te herleiden is, dan wordt het district, de provincie e.d. opgenomen. Heeft de geboorte niet in een gemeente of buitenlandse plaats plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Als de geboorteplaats niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de betreffende ouder is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboorteplaats ontleend aan zijn of haar persoonslijst. 02.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landen. Als het geboorteland niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de betreffende ouder is aanwezig in de gemeente, dan wordt het geboorteland ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Geslacht 02.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met een V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 02.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de vader is ingegaan. Akte 02.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de geboorteakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij een toevallige geboorte is dit de gemeente die het Tb01-bericht Pagina 140 van 392


verzendt. 02.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier de waarde '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 02.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (=systeemdatum). B. er is geen vader of moeder uit wie het kind niet is geboren Als uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen vader of moeder uit wie het kind niet is geboren is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen Akte, Geldigheid en Opneming in te vullen. Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien één ouder is (de moeder uit wie het kind is geboren) en de situatie dat er wel een vader of moeder uit wie het kind niet is geboren is, maar dat de gegevens van deze ouder onbekend zijn. Akte 02.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de geboorteakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij een toevallige geboorte is dit de gemeente die het Tb01-bericht verzendt. 02.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit blijkt dat er juridisch geen vader is. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier de waarde '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 02.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (=systeemdatum).

Pagina 141 van 392


Categorie 03

Ouder2


Er wordt in het Nederlands recht vanuit gegaan dat er juridisch gezien altijd een moeder uit wie het kind is geboren is. De gegevens van de moeder uit wie het kind is geboren, kunnen geheel of gedeeltelijk onbekend zijn. Onderzoek, aan de hand van de gegevens op de geboorteakte (of in het Tb01-bericht), of de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren in uw gemeentelijke voorziening is opgenomen. Als dit het geval is, moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst. Wanneer groep 03 Geboorte op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren in categorie 01 Persoon uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet aangevuld. Identificatienummers 03.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de moeder uit wie het kind is geboren, wordt ontleend aan haar persoonslijst. Als de moeder uit wie het kind is geboren, is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is haar A-nummer altijd bekend. 03.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de moeder uit wie het kind is geboren wordt ontleend aan haar persoonslijst. Als de moeder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is haar burgerservicenummer altijd bekend. Naam 03.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de moeder uit wie het kind is geboren, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een namenreeks bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 03.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

Pagina 142 van 392


03.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 03.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. De geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 03.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de geboortedatum niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan haar persoonslijst. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 03.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij buitenlandse plaatsnamen moet de gemeente een uniforme, bij voorkeur Nederlandse, schrijfwijze hanteren. Als de plaatsnaam niet te herleiden is, dan wordt het district, de provincie e.d. opgenomen. Heeft de geboorte niet in een gemeente of buitenlandse plaats plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. Als de geboorteplaats niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboorteplaats ontleend aan haar persoonslijst. 03.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landen. Als het geboorteland niet uit de geboorteakte blijkt, maar de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren is aanwezig in de gemeente, dan wordt het geboorteland ontleend aan haar persoonslijst. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Geslacht 03.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met een V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. In dit geval wordt de 'V' opgenomen.

Pagina 143 van 392


Familierechtelijke betrekking 03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de moeder uit wie het kind is geboren is ingegaan. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Akte 03.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de geboorteakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij een toevallige geboorte is dit de gemeente die het Tb01-bericht verzendt. 03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier de waarde '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 04

Nationaliteit


Bij eerste inschrijving zullen zich in de praktijk de volgende situaties voordoen: A. de in te schrijven persoon heeft één of meer nationaliteiten; B. de gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend; C. de in te schrijven persoon is staatloos. De nationaliteit van een persoon wordt afgeleid van brondocumenten en door toepassing van de desbetreffende nationaliteitswetgeving en verdragen. Het vermoeden van het bezit van een nationaliteit wordt geregistreerd in de BRP als een onbekende nationaliteit. Let op: Als vanaf de inschrijving de nationaliteit nog niet kan worden vastgesteld en er ook geen vermoeden van enige nationaliteit is, kan een categorie 04 Nationaliteit gedurende enige tijd ontbreken. Voor bijzonder Nederlanderschap, zie procedure 6.2 (Nationaliteit) in deze handleiding. Pagina 144 van 392


Als betrokkene de status van geprivilegieerde heeft, moet dit bij de nationaliteit worden aangegeven door in rubriek 04.82.30 Beschrijving document als eerste gegeven de aanduiding PROBAS op te nemen zie hoofdstuk 7.22 (Geprivilegieerden). A.

de in te schrijven persoon heeft één of meerdere nationaliteiten

Let op! Voor elke nationaliteit moet u een aparte categorie 04 opnemen. Aanwijzing Bezit de in te schrijven persoon naast de Nederlandse nationaliteit één of meerdere andere nationaliteiten, wordt uitsluitend de Nederlandse nationaliteit in de BRP opgenomen (artikel 2.7, lid 1, onderdeel a, onder 4 Wet BRP). Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 32 Nationaliteiten. Verkrijging Nederlanderschap 04.63.10 Reden verkrijging Nederlandse nationaliteit Als de Nederlandse nationaliteit is opgenomen (waarde 0001), dan moet hier de reden verkrijging van de Nederlandse nationaliteit worden opgenomen. Invullen volgens tabel 37 Reden verkrijging/verlies Nederlanderschap. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 Document in te vullen. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. Document 04.82.10 Gemeente document Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd de eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend invullen (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval veelal de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Pagina 145 van 392


B.

De gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend

Let op: 1. Het verdient aanbeveling om de gegevens te onderzoeken. Dit maakt u kenbaar door naast het invullen van de onderstaande gegevens de procedure 6.9 (Het in onderzoek stellen van gegevens) uit te voeren. 2. Als de nationaliteitsgegevens onbekend zijn, wordt dit door middel van één categorie 04 Nationaliteit vastgelegd. Gegevens over meerdere onbekende nationaliteiten worden dus beschouwd als gegevens over dezelfde gebeurtenis. Deze gegevens worden dus vastgelegd in één categorie. Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Invullen met de standaardwaarde '0000'. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de onbekende nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 Document in te vullen. Als deze groep wordt ingevuld, moeten alle elementen van de groep ingevuld worden. Document 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als de gegevens over het document worden opgenomen. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd de eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als de gegevens over het document worden opgenomen. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum vanaf wanneer de gegevens over de nationaliteit onbekend zijn. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). C.

De in te schrijven persoon is staatloos

Is de persoon staatloos, dan wordt dit op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door het opnemen van de code 0499 Staatloos in rubriek 04.05.10. Deze situatie komt echter in de praktijk nauwelijks voor. Pagina 146 van 392


Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de waarde '0499' Staatloos. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de staatloosheid ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is dus altijd de eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als de gegevens over het document worden opgenomen. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als de gegevens over het document worden opgenomen. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 07

Inschrijving


Opname 07.68.10 Datum eerste inschrijving BRP Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon voor het eerst in de BRP is ingeschreven. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Geheim 07.70.10 Indicatie geheim Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de indicatie die aangeeft aan wie wel of geen gegevens van de persoon mogen worden verstrekt. Hier wordt bij geen beperking de waarde '0' ingevuld en in geval er wel een beperking moet zijn de waarde '7' (zie verder procedure 4.8 Wijzigen geheimhouding). Pagina 147 van 392


Categorie 08

Verblijfplaats


Als het kind in de gemeentelijke voorziening wordt ingeschreven waar de moeder, uit wie het kind is geboren, van het kind ten tijde van de geboorte van het kind als ingezetene is ingeschreven, wordt het adres in zijn geheel ontleend aan de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren. Als de moeder uit wie het kind is geboren niet als ingezetene is ingeschreven ten tijde van de geboorte van het kind, dan wordt het kind in de gemeentelijke voorziening op basis van een aangifte van verblijf en adres ingeschreven waar de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader van het kind ten tijde van de geboorte van het kind als ingezetene is ingeschreven. Het adres wordt vervolgens in zijn geheel ontleend aan de persoonslijst van de betreffende ouder. Zie voor de te volgen procedure hoofdstuk 4, paragraaf 4.1. Gemeente 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven, dat is in dit geval altijd de eigen gemeentecode. 08.09.20 Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de waarde ingevuld zoals vermeld op de persoonslijst van de ouder waaraan het adres van het kind wordt ontleend. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres 08.10.20 Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld als de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de geboortedatum Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. In de BRP worden de adressen ontleend aan de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Er zijn bij uitzondering nog BRP-adressen, d.w.z. adressen waarvan de gegevens niet aan BAG ontleend kunnen worden. Denk hierbij aan Pagina 148 van 392


bijvoorbeeld een locatieomschrijving, een puntadres, tijdelijke woonunits bij sloop/herbouw of recreatiewoningen. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft de officiële straatnaam zoals door het gemeentebestuur is vastgesteld of een kopie van de inhoud van element 11.15 Naam openbare ruimte. Het adres wordt ontleend aan de BAG, uitgezonderd een puntadres. De naam wordt eventueel ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm (zie bijlage 1). 08.11.15 Naam openbare ruimte Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Het betreft een aan de BAG te ontlenen naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. Een openbare ruimte is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig aangewezen benaming van een binnen één woonplaats gelegen buitenruimte. Voor "Naam openbare ruimte" mag "officiële straatnaam" gelezen worden, Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.20 Huisnummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het betreft de numerieke aanduiding zoals deze door het gemeentebestuur aan het object is toegekend, of een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. 08.11.30 Huisletter Dit betreft een alfabetisch teken achter het huisnummer zoals dit door het gemeentebestuur is toegekend, of door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfabetisch teken. 08.11.40 Huisnummertoevoeging Dit zijn letters of tekens die noodzakelijk zijn om, naast huisnummer en -letter, de brievenbus te vinden. Of een door/namens het bevoegde gemeentelijk orgaan een aan een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisletter en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50. 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Dit betreft een aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.15, 08.11.40, 08.11.70, 08.11.80, 08.11.90. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover) 08.11.60 Postcode Dit is de door Postnl vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer, of de door Postnl vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam openbare ruimte en een huisnummer. 08.11.70 Woonplaatsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Pagina 149 van 392


In een BAG-adres moet dit gegeven worden ingevuld, als u de groep adres invult. In een BAG-adres is het een aan BAG te ontlenen naam van een door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied 08.11.80 Identificatiecode verblijfplaats Dit gegeven komt niet voor in een BRP-adres. Het gaat om een aan de BAG te ontlenen combinatie van een viercijferige gemeentecode, een tweecijferige objecttypecode die aangeeft of de aanduiding een verblijfsobject (01), ligplaats (02) of standplaats (03) en een voor het over objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer Een verblijfplaats kan een ligplaats, een standplaats of een verblijfsobject in een of meerdere panden zijn, waaraan respectievelijk een ligplaatsidentificatie, standplaatsidentificatie of verblijfsobjectidentificatie is toegekend. De identificatiecode verblijfplaats wordt ook wel aangeduid als Adresseerbaar objectnummer (AON). 08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld, als de groep adres wordt ingevuld. Dit gegeven wordt ontleend aan de BAG. Het is een combinatie van een viercijferige gemeentecode, de tweecijferige objecttypecode 20 die aangeeft dat het om een nummeraanduiding gaat en een voor het betreffende objecttype binnen een gemeente uniek tiencijferig volgnummer. Een nummeraanduiding is een door het bevoegd gemeentelijk orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een adresseerbaar object. De identificatiecode nummeraanduiding wordt ook wel aangeduid als Identificatienummer adres (INA). Locatie 08.12.10 Locatiebeschrijving Dit gegeven komt niet voor in de BAG. Dit is een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Bij inschrijving op grond van een geboorteakte wordt de waarde 'A' (= ambtshalve inschrijving en aangifte door verzorger) ingevuld. Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 150 van 392


Actualiseren persoonslijst moeder en vader

Naast het aanleggen van de persoonslijst van het kind moeten ook op de persoonslijsten van de als ingezetene ingeschreven ouder(s) van het kind de gegevens van het kind worden opgenomen. U doet dit door de volgende actualiseringsprocedure uit te voeren. Categorie 09

Kind

Actualiseren Categorie 09 kind

Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Aangezien het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Aangezien het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder(s), is het burgerservicenummer van het kind altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld gelijk aan de geboorteakte. Als de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een namenreeks bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. Pagina 151 van 392


09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind, zoals opgenomen op de geboorteakte, waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen gelijk aan de geboorteakte. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen gelijk aan de geboorteakte. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde '6030' (= de code voor Nederland volgens tabel 34 Landen). Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de geboorteakte van het kind is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Bij geboorte in een andere gemeente dan de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving), is dit de gemeente die het Tb01-bericht heeft verzonden. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de geboortedatum van het kind. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 152 van 392


5.2

Erkenning bij geboorteaangifte

Situatieschets Als voorwaarde voor het toepassen van deze procedure geldt, dat een kind dat in Nederland geboren is, uiterlijk bij de geboorteaangifte erkend wordt. De betrokken ambtenaar van de burgerlijke stand maakt een geboorteakte op met een latere vermelding van erkenning. Hierbij zijn 2 situaties mogelijk: 1. aangifte en erkenning op de dag van geboorte. 2. aangifte en erkenning na de dag van geboorte. In situatie 1 wordt procedure 5.1 Geboorte uitgevoerd. Het kind heeft vanaf de geboortedatum een vader of een moeder uit wie het kind niet is geboren. In situatie 2 wordt het kind op basis van de geboorteakte ingeschreven in de gemeentelijke voorziening van de gemeente waar de moeder uit wie het kind is geboren op de geboortedatum van het kind als ingezetene staat ingeschreven. Als de moeder uit wie het kind is geboren op de geboortedatum van het kind niet in de BRP als ingezetene is ingeschreven, dan wordt het kind - als het aan de inschrijvingscriteria voldoet - ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres. Het kind kan dan namelijk niet op grond van een geboorteakte worden ingeschreven omdat de moeder uit wie het kind is geboren op de geboortedatum niet in Nederland als ingezetene stond ingeschreven en het kind juridisch pas een vader of moeder uit wie het kind niet is geboren, krijgt door de erkenning. Zie voor inschrijving op basis van verblijf en adres procedure 4.1 (Eerste inschrijving, voornamelijk bij vestiging vanuit het buitenland). De geboorteakte wordt dan gebruikt als brondocument bij het aanleggen van de persoonslijst. Let op! Wanneer de vader of moeder uit wie het kind niet is geboren het kind erkent op de dag van geboorte en de moeder uit wie het kind is geboren is op de geboortedatum niet als ingezetene ingeschreven, wordt het kind ingeschreven in de gemeente waar de vader of moeder uit wie het kind niet is geboren als ingezetene staat ingeschreven. Een erkenning na de dag van geboorte werkt niet terug tot de geboorte. Het kind draagt vanaf de geboortedatum de geslachtsnaam van de moeder. Het kind heeft in die periode juridisch geen tweede ouder. Pas vanaf de datum van erkenning heeft het kind juridisch een vader of moeder uit wie het kind niet is geboren en draagt het de naam zoals die uit de akte blijkt. Naamskeuze kan alleen worden gedaan bij het eerste kind van dezelfde ouders. Alle volgende kinderen van die ouders krijgen dezelfde geslachtsnaam als de geslachtsnaam van het eerste kind. Is er geen naamskeuze gedaan dan houdt het kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren en worden de groepen 81 Akte en 85 Geldigheid geactualiseerd in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind en ook in categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren. Als het kind de geslachtsnaam van de vader of de moeder uit wie het kind niet is geboren, krijgt, worden naast de groep 02 Naam, de groepen 81 Akte of 82 Document en 85 Geldigheid geactualiseerd in de categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind en ook de categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren. Het brondocument is de geboorteakte met de latere vermelding van de erkenning.

Pagina 153 van 392


Let op! Als de geboorteaangifte en de erkenning op de dag van geboorte worden gedaan, dan heeft het kind vanaf de dag van geboorte juridisch wel een vader of moeder uit wie het kind niet is geboren en draagt het vanaf geboorte de geslachtsnaam zoals die uit de akte blijkt. De akte en de latere vermelding worden als één actualisering op de persoonslijst verwerkt. Voor de verdere gang van zaken zijn er twee situaties te onderscheiden: Situatie 1 Aangifte en erkenning op de dag van geboorte 1. Geboorte in inschrijvingsgemeente Het kind is geboren in de gemeente waar het moet worden ingeschreven. U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente een geboorteakte met een latere vermelding van erkenning. Op de persoonslijst van het kind worden de gegevens opgenomen zoals ze gelden na erkenning. In afwijking van procedure 5.1 (Geboorte) wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1●B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen. Echter bij de moeder uit wie het kind is geboren, wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen. 2. Geboorte in een andere dan inschrijvingsgemeente Het kind is geboren in een andere gemeente dan waar het moet worden ingeschreven: een zogenoemde toevallige geboorte en het kind is erkend bij aangifte op de dag van geboorte. U ontvangt van een andere gemeente in Nederland een Tb01-bericht (Toevallige geboorte). Het Tb01-bericht bevat de gegevens zoals die gelden na de erkenning. Op de persoonslijst van het kind worden de gegevens opgenomen zoals ze gelden na erkenning. In afwijking van procedure 5.1 (Geboorte) wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1●B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen. Echter bij de moeder uit wie het kind is geboren, wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen. Situatie 2 Aangifte en erkenning na de dag van geboorte 1. Geboorte in inschrijvingsgemeente Het kind is geboren in de gemeente waar het moet worden ingeschreven. U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente een geboorteakte met een latere vermelding van erkenning. De persoonslijst van het kind kan in één procedure worden aangelegd. U neemt gegevens op zoals deze zijn bij de geboorteaangifte (categorie 51) en na de erkenning (categorie 01), de moeder uit wie het kind is geboren (categorie 02 of 03) en de erkenner (categorie 52 of 53 juridisch geen tweede ouder en categorie 02 of 03 gegevens erkenner). In categorie 51 Persoon van de persoonslijst van het kind heeft het kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren en het aktenummer in element 81.20 Aktenummer '1•A’ met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' opgenomen. In categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind worden de gegevens opgenomen zoals die gelden na de erkenning. Wanneer de geslachtsnaam van het kind door erkenning niet wijzigt (kind houdt de naam van de moeder uit wie het kind is geboren), dan moeten de groepen 81 Akte of 82 Document en 85 Geldigheid toch worden gewijzigd overeenkomstig de gegevens op de datum van de erkenning. Pagina 154 van 392


In element 81.20 wordt het Aktenummer '1•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' opgenomen. Op deze manier wordt tot uitdrukking gebracht dat de erkenning bij geboorteaangifte is gedaan. Echter bij de moeder uit wie het kind is geboren wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen.

2. Geboorte in andere dan inschrijvingsgemeente Het kind is geboren in een andere gemeente dan waar het moet worden ingeschreven: een zogenoemde toevallige geboorte en het kind is erkend bij aangifte na de dag van geboorte. U ontvangt van een andere gemeente in Nederland een Tb01-bericht (Toevallige geboorte). De persoonslijst van het kind kan in één procedure worden aangelegd. Het Tb01-bericht bevat de gegevens van het kind bij de geboorteaangifte (categorie 51) en na de erkenning (categorie 01), de moeder uit wie het kind is geboren (categorie 02 of 03) en de erkenner (categorie 52 of 53 juridisch geen tweede ouder en categorie 02 of 03 gegevens erkenner). In categorie 51 Persoon van de persoonslijst van het kind heeft het kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren en het aktenummer in element 81.20 Aktenummer '1•A’ met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' opgenomen. In categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind worden de gegevens opgenomen zoals die gelden na de erkenning. Wanneer de geslachtsnaam van het kind door erkenning niet wijzigt (kind houdt de naam van de moeder uit wie het kind is geboren), dan moeten de groepen 81 Akte of 82 Document en 85 Geldigheid toch worden gewijzigd overeenkomstig de gegevens op de datum van de erkenning. In element 81.20 wordt het Aktenummer '1•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' opgenomen. Op deze manier wordt tot uitdrukking gebracht dat de erkenning bij geboorteaangifte is gedaan. Echter bij de moeder uit wie het kind is geboren wordt in element 81.20 Aktenummer ‘1•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer’ opgenomen. De verwijsgegevens bevatten de gegevens van het kind zoals die gelden na de erkenning. Als de erkenning om welke reden dan ook niet in het Tb01-bericht is opgenomen, dan kan de erkenning ook met een Tb02-bericht worden verzonden of een kennisgeving.

Aanwijzingen Het burgerservicenummer wordt aan de in te schrijven persoon toegekend uit de voorraad nummers van de inschrijvingsgemeente. Vervolgens wordt het samen met andere algemene gegevens over de in te schrijven persoon in categorie 01 Persoon op de persoonslijst opgenomen.

Pagina 155 van 392


De categorieën 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap, 06 Overlijden, 09 Kind, 10 Verblijfstitel, 11 Gezagsverhouding, 12 Reisdocument, 13 Kiesrecht en 14 Afnemersindicatie worden bij eerste inschrijving op grond van de geboorteakte niet op de persoonslijst opgenomen. Let op! De categorie 04 Nationaliteit mag bij de aanmaak van de persoonslijst slechts gedurende beperkte tijd worden weggelaten als er op dat moment geen bewijs van een nationaliteit is maar dat bewijs wel binnen korte tijd zal worden verkregen. Er mag daarbij uiteraard geen sprake van staatloosheid zijn. Aanwijzing Bezit de in te schrijven persoon naast de Nederlandse nationaliteit één of meerdere andere nationaliteiten, wordt uitsluitend de Nederlandse nationaliteit in de BRP opgenomen (artikel 2.7, lid 1, onderdeel a, onder 4 Wet BRP).

Mochten uit andere brondocumenten gegevens over genoemde categorieën blijken, dan moet daarvoor de betreffende procedure uit hoofdstuk 4 of 6 worden uitgevoerd. Een geboorte tevens erkenning in het buitenland moet behandeld worden als een eerste inschrijving bij vestiging uit het buitenland. Een 'toevallige geboorte buitenland' bestaat niet in de BRP. Let op! binnen vier weken na de eerste inschrijving krijgen de moeder uit wie het kind is geboren, de voogd(en) of de verzorger(s) een volledig leesbaar overzicht van de persoonslijst van het ingeschreven kind kosteloos toegezonden. Gerelateerden De latere vermelding van erkenning heeft gevolgen voor de persoonslijst van de als ingezetene ingeschreven moeder uit wie het kind is geboren. De eerder opgenomen categorie 09 Kind moet vanwege de erkenning worden geactualiseerd. Daarnaast zal als gevolg van een erkenning ook een categorie 09 op de persoonslijst van de erkenner worden opgenomen. Als de erkenner in een andere gemeente staat ingeschreven, moet die andere gemeente met behulp van een Tb02-bericht of een kennisgeving naar aanleiding van artikel 63 Wet GBA van de erkenning op de hoogte worden gesteld. Verwijzingen Voor een eerste inschrijving op basis van aangifte van verblijf en adres, zie procedure 4.1: 'Eerste inschrijving bij vestiging vanuit het buitenland'. Voor een geboorte (met erkenning ongeboren vrucht), zie procedure 5.1 'Geboorte'. Voor een erkenning na de geboorteaangifte, zie procedure 5.9 'Erkenning'. Voor gegevens over gerelateerden, zie procedure 7.4 'Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens'. Voor kinderen die zijn overleden vóór de geboorteaangifte, zie procedure 7.18 'Overleden vóór geboorteaangifte'. Zie ook procedure 7.19 (Wijzigen van het burgerservicenummer).

Pagina 156 van 392


5.3

Huwelijk en geregistreerd partnerschap

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) huwelijksakte of van een akte van geregistreerd partnerschap. Op basis van één van beide brondocumenten moet u de persoonslijsten van de betreffende personen die in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven wijzigen.

In deze paragraaf wordt met 'echtgenoot/geregistreerde partner' een van de bij het huwelijk of geregistreerd partnerschap betrokken personen aangeduid, ongeacht het geslacht. Aanwijzingen In het Tb02-bericht worden de gegevens opgenomen die geldig waren voor het huwelijk/geregistreerd partnerschap. Wanneer als gevolg van het huwelijk/geregistreerd partnerschap de naam wijzigt (hiermee wordt niet naamgebruik bedoeld), dan moet een kennisgeving van het huwelijk worden verzonden in plaats van een Tb02-bericht. In de kennisgeving kan de wijziging van de naam namelijk wel worden opgenomen. In het Tb02-bericht niet. De gegevens van de echtgenoot/geregistreerde partner kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Uitsluitend op schriftelijk verzoek van de echtgenoot/geregistreerde partner of na een rechterlijke uitspraak, kan het naamgebruik worden gewijzigd. In principe moet een dergelijk verzoek worden gedaan bij de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). Wanneer het verzoek naamgebruik is gedaan in de gemeente waar het huwelijk wordt gesloten of het partnerschap wordt aangegaan (en dit is niet de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving)), wordt dit doorgestuurd naar de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). Als door het huwelijk/geregistreerd partnerschap een betrokkene meerderjarig wordt, dan wordt een eventuele Gezagsverhouding geactualiseerd. Dit moet met de procedure 6.6 Gezagsverhouding op de persoonslijst verwerkt worden. Deze procedure leidt tot het opnemen van een nieuwe categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en heeft dus geen invloed op al bestaande categorieën 05/55 Huwelijk/geregistreerd partnerschap Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. De huwelijksakte wordt in de BRP gecodeerd als '3•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Pagina 157 van 392


De akte van geregistreerd partnerschap wordt in de BRP gecodeerd als '5•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Gerelateerden Onderzoek of de betrokkene(n) in de gemeentelijke voorziening van de eigen gemeente is (zijn) ingeschreven. Als dit het geval is moeten de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en 03 Geboorte in categorie 01 Persoon van de persoonslijst van de ene betrokkene eventueel worden aangevuld in de overeenkomstige groepen in categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap van de persoonslijst van de andere betrokkene. Is (zijn) de betrokkene(n) in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die gemeente verzonden. Verwijzingen Voor de wijziging van het naamgebruik door de betrokkenen zie procedure 4.7 (Wijzigen naamgebruik). Voor wijziging van het gezag zie procedure 6.6 Gezagsverhouding. Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie uitgewerkt. Categorie 05


Actualiseren Categorie 05 huwelijk/geregistreerd partnerschap

Identificatienummers 05.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de echtgenoot/geregistreerde partner wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de echtgenoot/geregistreerde partner is ingeschreven in dezelfde gemeente als de persoon (categorie 01), is het A-nummer van de echtgenoot/geregistreerde partner altijd bekend. 05.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de echtgenoot/geregistreerde partner wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als de echtgenoot/geregistreerd partner is ingeschreven in dezelfde gemeente als de persoon (categorie 01), is het burgerservicenummer van de echtgenoot/geregistreerd partner altijd bekend. Naam 05.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de echtgenoot/geregistreerde partner, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Pagina 158 van 392


05.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 05.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 05.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 05.03.10 Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. 05.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeente. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 05.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landen. Geslacht 05.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap 05.06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. 05.06.20 Plaats huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 159 van 392


05.06.30 Land huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landen. Soort verbintenis 05.15.10 Soort verbintenis Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: H = huwelijk P = geregistreerd partnerschap . = onbekend Akte 05.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de huwelijksof de akte van geregistreerd partnerschap is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de huwelijkssluiting of het aangaan geregistreerd partnerschap blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier respectievelijk '3•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' of '5•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum van huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 160 van 392


5.4

Echtscheiding en beëindiging of ontbinding geregistreerd partnerschap

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) huwelijksakte met latere vermelding van echtscheiding of een kennisgeving uit de gemeente 's-Gravenhage van de inschrijving van een echtscheidingsuitspraak of een (kennisgeving van een) akte van geregistreerd partnerschap met latere vermelding van de beëindiging door overeenkomst of van de ontbinding. Op basis van dit brondocument moet u de persoonslijsten van de betreffende personen die in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven wijzigen. In het Tb02-bericht worden de gegevens opgenomen zoals die geldig waren voor de echtscheiding/ontbinding partnerschap. Wanneer als gevolg van de echtscheiding/ontbinding partnerschap de naam wijzigt (hiermee wordt niet naamgebruik bedoeld), dan moet een kennisgeving worden verzonden in plaats van een Tb02-bericht. In de kennisgeving kan de wijziging van de naam namelijk wel worden opgenomen, in het Tb02-bericht niet. Na de actualisering komen de gegevens m.b.t. de sluiting van het huwelijk of het aangaan van het geregistreerd partnerschap niet meer actueel voor.

Aanwijzingen Een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. De in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak over een echtscheiding in Nederland of een beëindiging van een geregistreerd partnerschap mag niet als brondocument worden gehanteerd, omdat bedoeld rechtsfeit leidt tot inschrijving in de registers van de burgerlijke stand. Ook de overeenkomst waarmee een geregistreerd partnerschap wordt beëindigd, leidt tot inschrijving in de registers van de burgerlijke stand en mag dus niet als brondocument gehanteerd worden. De huwelijksakte met daarop de latere vermelding van echtscheiding wordt in de BRP gecodeerd als '3•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'.

Pagina 161 van 392


De akte van geregistreerd partnerschap met daarop de latere vermelding van de beëindiging door overeenkomst of de ontbinding wordt in de BRP gecodeerd als '5•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. De echtscheidingsakte, die bij het in het buitenland gesloten huwelijk ambtshalve wordt ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente 'sGravenhage, wordt gecodeerd als '3•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Het zal voorkomen dat een latere vermelding van echtscheiding moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft volgens tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van voor 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Is dit niet mogelijk, dan moet in element 82.30 Beschrijving document worden omschreven dat het om een latere vermelding van echtscheiding gaat welke is toegevoegd aan de desbetreffende akte. Bij de verwerking van de echtscheiding of de beëindiging door overeenkomst of de ontbinding van het geregistreerd partnerschap moet ook aandacht worden besteed aan de vermelding op de persoonslijst van de aanduiding naamgebruik. Uitsluitend op schriftelijk verzoek van de echtgenoot/geregistreerd partner of exechtgenoot/ex-geregistreerd partner of na een rechterlijke uitspraak, kan het naamgebruik worden gewijzigd (zie procedure 4.7 Wijziging naamgebruik). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie uitgewerkt. Categorie 05



In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categorie. Na actualisering van categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap komt de groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap niet meer in de actuele categorie voor. Ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. 05.07.20 Plaats ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.07.30 Land ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landen. 05.07.40 Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 41 Reden ontbinding/nietigverklaring huwelijk/geregistreerd partnerschap. Hier wordt de waarde 'S' ingevuld. Akte Pagina 162 van 392


05.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van echtscheiding aan de huwelijksakte of van de beëindiging door overeenkomst of de ontbinding van het geregistreerd partnerschap aan de akte van geregistreerd partnerschap is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. In het specifieke geval dat een echtscheidingsbeschikking wordt ingeschreven in de registers van de gemeente 's-Gravenhage wordt hier de waarde '0518' ingevuld. 05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de echtscheiding of de beëindiging door overeenkomst of ontbinding van het geregistreerd partnerschap blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier respectievelijk '3•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' of '5•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. In het specifieke geval dat een echtscheidingsbeschikking wordt ingeschreven in de registers van de gemeente 's-Gravenhage wordt hier '3•B met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum van de ontbinding van het huwelijk/geregistreerd partnerschap. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 163 van 392


5.5

Overlijden

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) overlijdensakte van een in uw gemeente als ingezetene ingeschreven persoon. Op basis van dit brondocument moet de persoonslijst van deze persoon worden geactualiseerd (categorie 06 Overlijden). Daarna moet de bijhouding van de persoonslijst worden opgeschort (categorie 07 Inschrijving).

Aanwijzing Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP gecodeerd als "2•A met het BRP het aktenummer bevatten. De overlijdensakte wordt in de uit vier tekens bestaande aktevolgnummer". Gerelateerden Als de overleden persoon gehuwd was of geregistreerd partner was, moet bij de als ingezetene ingeschreven echtgenoot/geregistreerde partner de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap door overlijden van de echtgenoot/geregistreerde partner ook op de persoonslijst worden geactualiseerd. Is de echtgenoot/geregistreerde partner in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die gemeente verzonden. Verwijzing Zie voor pasgeboren kinderen welke levenloos geboren zijn of levend geboren kinderen maar overleden voor de geboorteaangifte, procedure 7.18 (Overleden bij geboorte (-aangifte)). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën uitgewerkt.

Pagina 164 van 392


Let op! Als een kind kort na de geboorte overlijdt, kan het voorkomen dat het RIVM, na ontvangst van de geboortemutatie, contact opneemt met de ouders, voordat het bericht van overlijden door RIVM is ontvangen. Ter voorkoming van vervelende situaties wordt geadviseerd in voorkomend geval contact op te nemen met het RIVM en hen telefonisch in te lichten over het overlijden van het kind. Categorie 06

Overlijden

Actualiseren Categorie 06 overlijden

Overlijden 06.08.10 Datum overlijden Dit gegeven moet worden ingevuld. 06.08.20 Plaats van overlijden Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33. 06.08.30 Land van overlijden Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34. Akte 06.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de overlijdensakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33. 06.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit het overlijden blijkt. Volgens tabel 39 wordt hier "2•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld. Geldigheid 06.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de overlijdensdatum. Opneming 06.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 07

Inschrijving


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen genoemd en niet de complete categorie. Pagina 165 van 392


Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is in dit geval de overlijdensdatum. 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is in dit geval de waarde "O" van overlijden. Actualiseren persoonslijst echtgenoot/geregistreerde partner

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen genoemd en niet de complete categorie. Na actualisering van de categorie 05 Huwelijk/ geregistreerd partnerschap, komt de groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap niet meer in de actuele categorie voor. Categorie 05


Ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in deze procedure de overlijdensdatum. 05.07.20 Plaats ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33. 05.07.30 Land ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34. 05.07.40 Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 41. Dit is in deze procedure de waarde "O" van overlijden. Akte 05.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de overlijdensakte van de echtgeno(o)t(e)/geregistreerd partner is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33. 05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de overlijdensakte van de echtgeno(o)t(e)/geregistreerd partner. Volgens tabel 39 wordt hier "2•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld.

Pagina 166 van 392


Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de overlijdensdatum. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 167 van 392


5.6

Voornaamswijziging

Situatieschets Deze procedure moet worden uitgevoerd als een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte in verband met een rechterlijke beschikking houdende een last tot wijziging van de voornamen wordt ontvangen. Op basis van de (kennisgeving of het Tb02-bericht van de) latere vermelding op de geboorteakte wordt de persoonslijst van de als ingezetene ingeschrevene geactualiseerd. Daarbij zal moeten gelden dat de datum latere vermelding de datum is waarop de voornaamswijziging effectief wordt.

Aanwijzingen Wanneer de betrokkene buiten Nederland is geboren en er geen geboorteakte is ingeschreven in de registers van de gemeente 's-Gravenhage, zal de rechtbank afzonderlijk de inschrijving gelasten van de akte van geboorte in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage. Op de geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de gemeente 's-Gravenhage wordt vervolgens de latere vermelding over de voornaamswijziging geplaatst. Omdat de voornaamswijziging dus altijd tot een akte van inschrijving zal leiden, is de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak geen brondocument voor verwerking van de gegevens in de BRP. Als een adoptie gepaard gaat met een last tot voornaamswijziging, wordt eerst de adoptie verwerkt. Daarna wordt pas de voornaamswijziging uitgevoerd. De voornaamswijziging in combinatie met een adoptie wordt pas geldig wanneer de latere vermelding op de geboorteakte wordt toegevoegd. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten.

Pagina 168 van 392


De latere vermelding van de wijziging van de voornamen als gevolg van een rechterlijke uitspraak wordt in de BRP gecodeerd als "1•M met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer". Het zal voorkomen dat een latere vermelding van voornaamswijziging moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft volgens tabel 39. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van voor 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet u in element 82.30 helder omschrijven dat het om een latere vermelding van voornaamswijziging gaat die is toegevoegd aan de desbetreffende akte. Gerelateerden De voornaamswijziging moet ook worden doorgevoerd in groep 02 van de persoonslijst van als ingezetene ingeschreven gerelateerden. De voornaamswijziging tengevolge van een geslachtswijziging wordt echter niet doorgevoerd bij gerelateerden. Is de gerelateerde in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. Verwijzing Zie voor het op schriftelijk verzoek verwijderen of overschrijven van historie van voor de adoptie procedure 7.2. Zie ook procedure 5.8 (Geslachtswijziging). Zie voor de adoptie, procedure 5.10 (Adoptie). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 01

Persoon


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen De gewijzigde volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 01.02.30 Voorvoegsels Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven wordt niet gewijzigd

Pagina 169 van 392


Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van voornaamswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van voornaamswijziging. Volgens tabel 39 wordt hier "1•M met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De wijziging van de voornaam wordt geldig met ingang van de datum waarop de latere vermelding aan de geboorteakte is toegevoegd. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind op de persoonslijst van de gerelateerden

De voornaamswijziging moet ook doorgevoerd worden op de persoonslijst van gerelateerden die als ingezetene zijn ingeschreven. Dit met uitzondering van de voornaamswijziging als gevolg van geslachtswijziging. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Omdat de gegevens op meerdere categorieën van toepassing zijn, zijn niet de rubrieknummers maar de elementnummers aangeduid. Naam 02.10 Voornamen De gewijzigde volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Pagina 170 van 392


02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 02.30 Voorvoegsels Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven wordt niet gewijzigd Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van voornaamswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van voornaamswijziging. Volgens tabel 39 wordt hier "1•M met het uit vier tekens bestaande geboorteaktevolgnummer" ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De wijziging van de voornaam wordt geldig met ingang van de datum waarop de latere vermelding aan de geboorteakte is toegevoegd. Opneming 86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 171 van 392


5.7

Geslachtsnaamswijziging

Situatieschets Deze procedure wordt uitgevoerd na ontvangst van een Koninklijk Besluit tot wijziging van de geslachtsnaam of een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak waarbij de geslachtsnaamswijziging is vastgesteld of een Tb02-bericht of een kennisgeving van een) geboorteakte met een latere vermelding van een van de twee hiervoor genoemde documenten. Op basis van een van deze brondocumenten wordt de persoonslijst van de als ingezetene ingeschrevene geactualiseerd.

Aanwijzingen De latere vermelding van de wijziging van de geslachtsnaam als gevolg van een Koninklijk Besluit wordt in de BRP gecodeerd als "1•H met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer". Het verzoek toepassen ander (naam)recht volgens artikel 10:21 BW mag in principe als brondocument worden gebruikt, wanneer de persoon in het buitenland is geboren. Dit kan de buitenlandse akte zijn waar de naam na toepassing buitenlands recht op vermeld staat. In het geval er wel een Nederlandse geboorteakte aanwezig is, wordt een latere vermelding als gevolg van een wijziging in het buitenland aan de akte toegevoegd. De gegevens mogen ook worden ontleend aan het Koninklijk Besluit in geval:

Pagina 172 van 392


1. de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is; of 2. niet op grond van enig artikel in Titel 4 Boek 1 BW het rechtsfeit ambtshalve in de registers van de burgerlijke stand moet worden vermeld. Aanwijzing De gegevens mogen ook worden ontleend aan het Koninklijk Besluit wanneer een persoon in Nederland is geboren en er (nog) geen geboorteakte met latere vermelding is ontvangen. Ontvangt u op een later moment alsnog een geboorteakte met latere vermelding ontvangt, wordt de categorie geactualiseerd met de procedure ‘ Actualiseren met een sterker brondocument’ (procedure 7.12). In de situaties dat het Koninklijk Besluit of de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak als bron mag worden gebruikt, moet groep 82 Document ingevuld worden. Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, wordt een Tb02-bericht of een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding van de geslachtsnaamswijziging verzonden. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij sterker brondocument) uitgevoerd. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de wet GBA het aktenummer bevatten. Het zal voorkomen dat een latere vermelding van geslachtsnaamswijziging moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft volgens tabel 39. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van voor 1 januari 1986. Als het mogelijk is. wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Is dit niet mogelijk, dan moet in element 82.30 helder worden omschreven dat het om een latere vermelding van geslachtsnaamswijziging gaat die is toegevoegd aan de desbetreffende akte. Gerelateerden De geslachtsnaamswijziging moet ook worden doorgevoerd in groep 02 van de categorieën 02 Ouder1 en 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind van de persoonslijst van als ingezetene ingeschreven gerelateerden. Is de gerelateerde in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 63 Wet GBA aan die andere gemeente verzonden. Let op! Een wijziging van de geslachtsnaam van een van de (adoptief)ouders kan een wijziging van de geslachtsnaam van de minderjarige kinderen tot gevolg hebben. Aanwijzingen Wanneer de gegevens in groep 02 van de categorieën 02 Ouder 1 en 03 Ouder 2 worden doorgevoerd aan de hand van het Koninklijk besluit, omdat de betreffende ouder in het buitenland is geboren, volgt, nadat van het kind een geboorteakte met latere vermelding wordt ontvangen, geen procedure 7.12 Sterker brondocument. In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd.

Pagina 173 van 392


Categorie 01

Persoon


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de gewijzigde geslachtsnaam staat en door een spatie van de gewijzigde geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De gewijzigde geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van geslachtsnaamswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van geslachtsnaamwijziging. Volgens tabel 39 wordt hier "1•H met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld, als het om een geslachtsnaamwijziging vanwege een Koninklijk Besluit gaat. Als het om een geslachtsnaamwijziging vanwege een akte van naamskeuze gaat, dan wordt hier volgens tabel 39 "1•W met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld. Betreft het een aktenummer met latere vermelding als gevolg van de in het buitenland vastgestelde geslachtsnaam, wordt groep 82 Document gevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De wijziging van de geslachtsnaam wordt geldig met ingang van de datum van het Koninklijk Besluit, de datum waarop de rechterlijke uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan, respectievelijk de datum van het toevoegen van de latere vermelding van de naamswijzigingkeuze aan de geboorteakte in de registers van de burgerlijke stand. De ingangsdatum geldigheid Pagina 174 van 392


van de verklaring rechtskeuze is de datum waarop de verklaring is opgemaakt. Dit staat in de latere vermelding. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind op de persoonslijst van de gerelateerden

De geslachtsnaamswijziging moet ook doorgevoerd worden op de persoonslijst van gerelateerden die als ingezetene zijn ingeschreven. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 02.10 Voornamen Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de gewijzigde geslachtsnaam staat en door een spatie van de gewijzigde geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De gewijzigde geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst.

Pagina 175 van 392


Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van geslachtsnaamswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van geslachtsnaamwijziging. Volgens tabel 39 wordt hier "1•H met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld, als het om een geslachtsnaamwijziging vanwege een Koninklijk Besluit gaat. Gaat het om een geslachtsnaamwijziging vanwege een akte van naamskeuze, dan wordt hier volgens tabel 39 "1•W met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld. Betreft het een aktenummer met latere vermelding als gevolg van de in het buitenland vastgestelde geslachtsnaam, wordt groep 82 Document gevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De wijziging van de geslachtsnaam wordt geldig met ingang van de datum van het Koninklijk Besluit, de datum waarop de rechterlijke uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan, respectievelijk de datum van het toevoegen van de latere vermelding van de naamskeuze aan de geboorteakte in de registers van de burgerlijke stand. De ingangsdatum geldigheid van de verklaring van rechtskeuze is de datum waarop de verklaring is opgemaakt Dit staat in de latere vermelding. Opneming 86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 176 van 392


5.8

Geslachtswijziging

De voorwaarden voor het wijzigen van het geslacht in de geboorteakte zijn met ingang van 1 juli 2014 gewijzigd. De voorwaarden voor geslachtswijziging zijn: 1. De aangifte van geslachtswijziging moet bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de geboortegemeente worden gedaan. Is de transgender in het buitenland geboren, moet de aangifte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van Den Haag worden gedaan. 2. Iedere Nederlander die 16 jaar of ouder is, kan aangifte doen. Toestemming van de ouders is niet vereist (art. 1.28 lid 4 BW). 3. Bezit de transgender niet de Nederlandse nationaliteit, moet betrokkene tenminste 1 jaar voorafgaande aan de aangifte woonplaats hebben in Nederland. Betrokkene moet in het bezit zijn van een geldige verblijfstitel. 4. Bij de aangifte moet de transgender een verklaring van een aangewezen deskundige overleggen. Deze verklaring mag niet ouder zijn dan 6 maanden. Het kan mogelijk zijn dat een deskundigenverklaring is afgegeven vóór 1 juli 2014. Aanwijzing Transman: een juridische man (geregistreerd in de BRP als man), fysiek een vrouw. Transvrouw: een juridische vrouw (geregistreerd in de BRP als vrouw), fysiek een man. Bij de aangifte van geslachtswijziging kan de transgender ook verklaren welke andere voorna(a)m(en) hij/zij wil hebben na de geslachtswijziging. Deze namen worden in de aangifte (aangifteformulier wijziging geslacht en voornaam) en in de latere vermelding opgenomen. Is de transgender niet in het bezit van de Nederlandse nationaliteit, wordt de mogelijkheid tot naamswijziging beoordeeld naar het recht van de staat waarvan hij/zij de nationaliteit heeft (artikel 10:19 BW). Let op! Het kan na 1 juli 2014 nog voorkomen, dat het geslacht is gewijzigd op een rechterlijke last tot wijziging van het geslacht. De te volgen procedure is in de tekst hieronder opgenomen. Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van een aangifte van wijzigng van geslacht en voornamen (of van een rechterlijke last tot wijziging van het geslacht).

Pagina 177 van 392


Aanwijzing voor een latere vermelding op de geboorteakte van een rechterlijke last tot wijziging van het geslacht. Wanneer er geen geboorteakte is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand, zal de rechtbank de inschrijving gelasten van de akte van geboorte in het register van geboorten van de gemeente ‘s-Gravenhage. Omdat de geslachtswijziging dus altijd tot een akte van inschrijving zal leiden, is de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak geen brondocument voor verwerking van de gegevens in de BRP. De wijziging van het geslacht zal in de meeste gevallen ook gepaard gaan met een wijziging van de voornaam en kan ook een aanleiding zijn voor een wijziging van de adellijke titel/predikaat. Deze wijzigingen moeten in de persoonslijst van de als ingezetene ingeschrevene worden verwerkt. Aanwijzing Een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. De latere vermelding van de geslachtswijziging (met eventuele voornaamswijziging) wordt in de BRP gecodeerd als "1•S met het uit vier tekens bestaande geboorteaktevolgnummer". Het zal voorkomen dat een latere vermelding van geslachtswijziging moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van voor 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 helder omschreven worden dat het om een latere vermelding van geslachtswijziging gaat die is toegevoegd aan de betreffende akte. Gerelateerden De automatische doorwerking bij gerelateerden van pas plaats wanneer het Logisch Ontwerp versie 3.9 in werking is getreden (31 januari 2015). Tot die tijd zullen gerelateerden nog apart moeten verzoeken om gegevens van de persoon wiens geslacht gewijzigd is door te laten werken op hun persoonslijst, omdat het Logisch Ontwerp versie 3.8 automatische doorwerking nog niet toestaat. Doorwerking van geslachts- en voornaamswijziging op de persoonslijst van gerelateerden staat beschreven in procedure 7.4. Verwijdering ‘vroegere’ geslachtsgegevens Voor de verwerking van geslachtswijziging in de BRP wordt artikel 2.57 Wet BRP aangepast: ook na een administratieve wijziging van het geslacht mag degene wiens geslacht is gewijzigd, net zoals nu het geval is, verzoeken om de gegevens over het ‘vroegere’ geslacht te verwijderen. Er is een overgangsregeling, zodat die gegevens ook na een geslachtswijziging op grond van een (Nederlandse) rechterlijke uitspraak (de procedure voor 1 juli 2014) nog kunnen worden verwijderd. De gegevens over de naam, het geslacht en het naamgebruik zijn dan niet langer zichtbaar. Het verwijderen van deze gegevens wordt beschreven in procedure 7.2 In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd.

Pagina 178 van 392


Categorie 01

Persoon


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen Dit gegeven wordt uitsluitend gewijzigd wanneer de geslachtswijziging gepaard gaat met een voornaamswijziging. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven wordt uitsluitend gewijzigd wanneer de geslachtswijziging gepaard gaat met een wijziging van de adellijke titel/predikaat. Invullen volgens tabel 38. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Geslacht 01.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden in deze procedure: M = man V = vrouw Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van geslachtswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33.

Pagina 179 van 392


01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van geslachtswijziging. Conform tabel 39 wordt hier "1•S met het uit vier tekens bestaande geboorteaktevolgnummer" ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Het is de datum waarop de latere vermelding van geslachtswijziging aan de geboorteakte is toegevoegd. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 180 van 392


5.9

Erkenning

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van de erkenning van een bij uw gemeente als ingezetene ingeschreven persoon. Deze erkenning heeft tot gevolg dat de categorieën 01 Persoon en 02 Ouder1 of 03 Ouder2 (gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader) moet worden geactualiseerd. Categorie 01 Persoon moet zelfs geactualiseerd worden wanneer de geslachtsnaam van de persoon dezelfde is als die van de erkenner. Deze ogenschijnlijk overbodige actualisering is noodzakelijk omdat in de GBA alle rechtsfeiten worden vastgelegd. In het geval van naamskeuze wordt de nieuwe naam en de erkenning in één actualisering verwerkt. Let op! Naamskeuze kan alleen gedaan worden bij het eerste kind van dezelfde ouders. Alle volgende kinderen van dezelfde ouders krijgen dezelfde geslachtsnaam als de geslachtsnaam van het eerste kind. Wanneer de erkenning een tweede of derde (of volgend) kind betreft, kan er niet opnieuw naamskeuze worden gedaan. Let op! Als binnen een geregistreerd partnerschap een eerste kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader heeft gekregen, krijgen alle volgende kinderen uit diezelfde partnerschap automatisch de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader, ongeacht of zij of hij het kind heeft erkend of niet. Wanneer het kind de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren houdt, worden de groepen 81 Akte en 85 Geldigheid geactualiseerd in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind en ook in categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren.

Pagina 181 van 392


Aanwijzingen De erkenning van een ongeboren vrucht leidt niet tot een actualisering volgens deze procedure, maar wordt verwerkt volgens procedure 5.1 (Geboorte). Let op! Ook andere categorieën kunnen door de erkenning wijzigen (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). De erkenning als wordt als latere vermelding toegevoegd aan de geboorteakte. In de praktijk kan het enige tijd duren voordat het Tb02 bericht of de kennisgeving wordt ontvangen door de gemeente van inschrijving. Dit kan gevolgen hebben voor betrokkene. Op grond van artikel 2.8.1.b Wet BRP kunnen zowel een notariële akte als een akte van de burgerlijke stand die nog niet in de registers is opgenomen als brondocument gelden. Dit houdt in dat de erkenningsakte gebruikt kan worden voor het verwerken van de erkenning in de BRP. De gegevens mogen ook worden ontleend aan genoemde bronnen wanneer de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is. Deze worden hetzelfde behandeld als besluiten zoals bedoeld in artikel 2.8 Wet BRP. Vervolgens wordt groep 82 Document ingevuld. Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, wordt een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding van de erkenning verstuurd. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij een sterker brondocument) uitgevoerd. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. Pagina 182 van 392


De latere vermelding van de erkenning wordt in de BRP gecodeerd als "1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer". Het zal voorkomen dat een latere vermelding van erkenning moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van voor 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 Beschrijving document helder omschreven worden dat het om een latere vermelding van erkenning gaat die is toegevoegd aan de betreffende akte. Verwijzing Zie voor wijziging in de gegevens over de nationaliteit, procedure 6.2 (Nationaliteit). Gerelateerden Bij de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader die als ingezetene is ingeschreven zal het erkende kind moeten worden opgenomen op de persoonslijst, terwijl bij de als ingezetene ingeschreven moeder uit wie het kind is geboren de naamswijziging tengevolge van de erkenning moet worden verwerkt (categorie 09 Kind), ook als de ouders er voor gekozen hebben dat hun kinderen de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren, blijven dragen. Is de gerelateerde in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 01

Persoon


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. A.

Er is naamskeuze gedaan (naam wordt de geslachtsnaam van de erkenner)

Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de erkenner uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt eventueel afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Pagina 183 van 392


Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van erkenning. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

Er is geen naamskeuze gedaan (naam blijft de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren)

Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeenten. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van erkenning. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Pagina 184 van 392


Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 (met de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader) op de persoonslijst van het kind De gegevens van de erkenner worden opgenomen in de categorie van de ouder die tot nu toe een 'lege' categorie is. Dit kan zowel voorkomen in Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2.

Actualiseren Categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2

Identificatienummers 02/03.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de betreffende ouder wordt ontleend aan haar of zijn persoonslijst. Als de betreffende ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als de persoon (categorie 01), is het Anummer altijd bekend. 02/03.01.10 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de betreffende ouder wordt ontleend aan haar of zijn persoonslijst. Als de betreffende ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02/03.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de betreffende ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02/03.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Pagina 185 van 392


Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de betreffende ouder geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02/03.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 02/03.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de betreffende ouder waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 02/03.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 02/03.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 02/03.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet het toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Geslacht 02/03.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met een V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 02/03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking is ingegaan. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt.

Pagina 186 van 392


Akte 02/03.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte met de latere vermelding van erkenning. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader

Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als waar de betreffende ouder is ingeschreven, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als de betreffende ouder, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen.

Pagina 187 van 392


09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Bij naamskeuze is dit de naam van de erkenner en in geval er geen naamskeuze is gedaan is dit de naam van de moeder uit wie het kind is geboren. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 188 van 392


09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte van het kind met de latere vermelding van erkenning. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in deze procedure de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 geboren

Kind op de persoonslijst van moeder uit wie het kind is

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. A.

Er is naamskeuze gedaan (naam is de geslachtsnaam van de erkenner)

Naam 09.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de erkenner uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer Pagina 189 van 392


overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is het de geslachtsnaam van de erkenner. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte van het kind met de latere vermelding van erkenning. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

Er is geen naamskeuze gedaan (de naam blijft de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren)

Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van erkenning aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de geboorteakte van het kind met de latere vermelding van erkenning. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de erkenningsakte is opgemaakt. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 190 van 392


5.10

Adoptie

Een kind wordt geadopteerd door twee personen van verschillend geslacht, door twee personen van gelijk geslacht, door één persoon waarbij de familierechtelijke betrekking met de oorspronkelijke ouder(s) wordt verbroken of door één persoon waarbij de familierechtelijke betrekking met de andere ouder blijft bestaan (voorheen stiefouderadoptie). Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak inhoudende een adoptie van een bij uw gemeente als ingezetene ingeschreven persoon. Dit kan een adoptie zijn door twee ouders of door één ouder, een man of een vrouw. De stiefouderadoptie zoals die voorheen was, is vervangen door een adoptie door één persoon. De persoonslijst van de geadopteerde persoon moet worden geactualiseerd voor wat betreft de categorieën 01 Persoon, 02 Ouder1 en 03 Ouder2. De adoptiefouders komen in de plaats van de oorspronkelijke ouders. In geval van een eenouderadoptie vervangt de adoptiefouder één van de oorspronkelijke ouders of beide. Wanneer de adoptie gepaard gaat met een voornaamswijziging, moet eerst de adoptie worden geactualiseerd en daarna pas de voornaamswijziging. De voornaamswijziging heeft over het algemeen een latere datum van ingang geldigheid (datum van de latere vermelding) dan de adoptie (datum in kracht van gewijsde).

Pagina 191 van 392


Aanwijzing Wanneer er geen geboorteakte is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand, zal de rechtbank afzonderlijk de inschrijving gelasten van de akte van geboorte in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage. Omdat de adoptie dus altijd tot een akte van inschrijving zal leiden, is de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak geen brondocument voor verwerking van de gegevens in de BRP. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet volgens de Wet BRP het aktenummer bevatten. De latere vermelding van adoptie wordt in de BRP gecodeerd als '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Het kan voorkomen dat een latere vermelding van adoptie moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft volgens tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van vóór 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 Beschrijving document helder omschreven worden dat het om een latere vermelding van adoptie gaat die is toegevoegd aan de betreffende akte. Bij de adoptie van kinderen die in het buitenland geboren zijn, kan de geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de gemeente 's-Gravenhage gegevens bevatten die afwijkend zijn van de al op de persoonslijst opgenomen gegevens. Dit leidt dan voorafgaand aan onderstaande procedure tot actualiseringen op de persoonslijst van het geadopteerde kind overeenkomstig de ingeschreven geboorteakte.

Pagina 192 van 392


Het is ook mogelijk dat andere categorieën door het verwerken van de adoptie gewijzigd moeten worden (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). Gerelateerden De adoptie heeft ook actualiseringen tot gevolg in de persoonslijsten van de adoptiefouder(s) en van de oorspronkelijke ouder(s) voor zover die in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven. Zijn de oorspronkelijke ouders in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. Verwijzingen Zie voor adopties die gepaard gaan met een voornaamswijziging ook procedure 5.6 (Voornaamswijziging). Zie voor een wijziging in de nationaliteitsgegevens zie procedure 6.2 (Nationaliteit). Zie voor het verwijderen van gegevens bij adoptie procedure 7.2 (Verwijdering of overschrijving van gegevens bij adoptie of geslachtswijziging). Let op! Bij adoptie wijzigt het gezag. Categorie 11 Gezag mag niet van rechtswege worden beëindigd naar aanleiding van een adoptie. Dit kan uitsluitend op grond van een kennisgeving uit het gezagsregister, waarop de adoptie staat aangetekend. In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 01

Persoon - op de persoonslijst van het kind


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Wanneer de adoptie gepaard gaat met een voornaamswijziging, moet dit gegeven afzonderlijk worden gewijzigd conform procedure 5.6 (Voornaamswijziging). 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

Pagina 193 van 392


01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst, zoals deze in de latere vermelding van adoptie is vermeld. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de adoptie blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum waarop de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 en 03 Ouder2 op de persoonslijst van het kind



Onderzoek, aan de hand van de geboorteakte met latere vermelding van adoptie, of de persoonslijst(en) van de adoptiefouder(s) in de BRP is/zijn opgenomen. Als dit het geval is, moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst(en). Wanneer op de persoonslijst van de adoptiefouder groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon is opgenomen met uitsluitend standaardwaarden, dan wordt deze groep niet aangevuld. Het brondocument is de geboorteakte met de latere vermelding van de adoptie. Er zijn drie situaties te onderscheiden: A. Adoptie door twee personen; Pagina 194 van 392


B. Adoptie door één persoon; C. Adoptie door één persoon die echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel van de ouder is (voorheen stiefouderadoptie) A.

Adoptie door twee personen

Uit het brondocument blijkt dat het kind door een vader en een moeder is geadopteerd of door twee personen van gelijk geslacht. Zowel categorie 02 Ouder1 als categorie 03 Ouder2 moeten als volgt worden geactualiseerd. Omdat het hier om meer dan één categorie gaat zijn uitsluitend de elementnummers en niet de rubrieknummers aangeduid. Identificatienummers 01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de betreffende ouder wordt ontleend aan de persoonslijst van die ouder. Als de ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als de persoon (categorie 01), is het A-nummer van de ouder altijd bekend. 01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de betreffende ouder wordt ontleend aan de persoonslijst van die ouder. Als de ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02.10 Voornamen De volledige voornamen van de betreffende ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam.

Pagina 195 van 392


02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de desbetreffende ouder waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met de lengte- en breedtegraden. 03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Geslacht 04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking is ingegaan. Bij adoptie is dit de datum waarop de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de adoptie van het kind blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de adoptieuitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Pagina 196 van 392


Opneming 86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

Adoptie door één persoon (man of vrouw)

Als uit het brondocument blijkt dat het kind na adoptie juridisch alleen een moeder of alleen een vader heeft, dan geldt voor de categorie van de adoptiefouder wat hiervoor onder A beschreven is. Bij de ontbrekende ouder worden uitsluitend de hierna bij de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming genoemde gegevens ingevuld ('lege categorie'). Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen moeder of vader is en de situatie dat er wel een moeder of vader is, maar dat de gegevens onbekend zijn. Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de adoptie van het kind blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de adoptieuitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). C.

Adoptie door één persoon die echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel van de ouder is (voorheen stiefouderadoptie)

Als uit het brondocument blijkt dat het om adoptie door één persoon gaat, dan wordt categorie 09 Kind op de persoonslijst van de adoptief ouder geactualiseerd. In categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind wordt het brondocument gewijzigd. Daarnaast wordt categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind geactualiseerd als bij de adoptie door één persoon de geslachtsnaam wordt gewijzigd en/of de ingangsdatum geldigheid wijzigt. Voor de categorie waarin de gegevens van de adoptief ouder worden opgenomen, geldt wat hiervoor onder situatie A beschreven is. De categorie waarin de gegevens van de blijvende ouder zijn opgenomen, wordt niet geactualiseerd. Er treedt ook geen wijziging op in de familierechtelijke betrekking met de blijvende ouder. Dit betekent dat bij een adoptie door één persoon of categorie 02 Ouder1 of categorie 03 Ouder2 op de persoonslijst van het kind wordt geactualiseerd, nooit beide categorieën. Pagina 197 van 392


Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de blijvende ouder wordt alleen dan geactualiseerd als bij de adoptie door één persoon de geslachtsnaam van het kind in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van het kind wordt geactualiseerd. De 'ingangsdatum geldigheid' bij de betrokken actualiseringen is de datum waarop de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Het brondocument is in alle gevallen de ‘1.Q-akte’. De datum waarop het adoptieverzoek is gedaan, heeft hierbij ook gevolgen. Als het kind is geboren binnen de relatie van de ouder en de adoptant en de adoptie voor de geboorte van het kind is verzocht, werkt deze terug tot het tijdstip van geboorte van het kind. Op de persoonslijst van het kind wordt een nieuwe categorie 01 Persoon opgenomen met een ‘1.Q’ akte, waarbij de ingangsdatum geldigheid teruggaat naar de geboortedatum. In categorie 51 wordt vervolgens de indicatie Onjuist opgenomen. De bestaande categorie 03 wordt historisch , er komt een nieuwe categorie 03 met de gegevens van de adoptief ouder, met een ‘1.Q’ akte, met ingang van de geboortedatum. Voor categorie 53 geldt dat de indicatie Onjuist hierin wordt opgenomen. Als de adoptie uiterlijk zes maanden na de geboorte van het kind is verzocht, werkt deze terug tot het tijdstip van indiening van het verzoek. Als de adoptie later dan zes maanden na de geboorte is verzocht, is er geen terugwerkende kracht. De adoptie gaat dan in op het moment dat de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Categorie 09

Kind op de persoonslijst van de adoptiefouder(s)

De hieronder beschreven gegevens moeten op de persoonslijst van de nieuwe moeder en/of de nieuwe vader worden opgenomen voor zover deze in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven. Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als de ouder, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst.

Pagina 198 van 392


09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze blijkens de latere vermelding van adoptie zal gelden. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 199 van 392


09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de adoptie van het kind blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. (let op! BW1:230 lid 2) Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de oorspronkelijke ouder(s)

Voor zover de oorspronkelijke ouders in uw gemeente als ingezetene staan ingeschreven, moet de adoptie op de persoonslijsten van de oorspronkelijke moeder en de oorspronkelijke vader worden opgenomen door het opnemen van een nieuwe categorie 09 Kind met uitsluitend (‘lege categorie’) de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. Als er juridisch hetzij geen moeder hetzij geen vader was, dan kunnen deze gegevens uiteraard niet worden opgenomen op de persoonslijst van de moeder respectievelijk vader. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit de akte waaruit de adoptie blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•Q met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 200 van 392


5.11

Ontkenning van het door huwelijk ontstane ouderschap

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van de ontkenning van het ouderschap. Ontkenning ouderschap heeft betrekking op de moeder uit wie kind niet is geboren of op de vader. De persoonslijst van de betrokkene die in uw gemeente als ingezetene is ingeschreven, over wie het ouderschap ontkend wordt, moet worden geactualiseerd voor wat betreft de categorieën 01 Persoon en 02 Ouder1 of 03 Ouder2 (categorie met de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de gegevens van de vader).

Categorie 01 moet ook worden geactualiseerd als de kinderen de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren, blijven dragen. De vorige categorie 01 is namelijk onjuist. Dit blijkt uit groep 81 Akte. Aanwijzingen De ontkenning van het ouderschap heeft terugwerkende kracht tot de geboorte. Als gevolg daarvan moeten er categorieën geactualiseerd worden. In de daardoor ontstane historische categorieën wordt de 'Indicatie onjuist' (element 84.10) opgenomen. Die gegevens zijn namelijk, achteraf bezien, nooit juist geweest. De latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap wordt in de BRP gecodeerd als '1•E met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Let op! Zijn door eerdere actualiseringen historische categorieën ontstaan, dan moeten deze gecorrigeerd worden.

Pagina 201 van 392


De gegevens mogen alleen worden ontleend aan de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak houdende gegrondverklaring van de ontkenning van het ouderschap wanneer: 1. de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is; of 2. niet op grond van enig artikel in Titel 4 Boek 1 BW het rechtsfeit ambtshalve in de registers van de burgerlijke stand moet worden vermeld. In het uitzonderlijke geval dat de rechterlijke uitspraak als bron mag worden gebruikt, moet groep 82 Document ingevuld worden. Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, dan zult u een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding van ontkenning van het ouderschap ontvangen. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij een sterker brondocument) uitgevoerd. Het zal voorkomen dat een latere vermelding van ontkenning van het ouderschap moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van vóór 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 Beschrijving document helder omschreven worden dat het om een latere vermelding van ontkenning van het ouderschap gaat die is toegevoegd aan de desbetreffende akte. Ook andere categorieën kunnen door het verwerken van de ontkenning van het ouderschap aan wijziging onderhevig zijn (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. Gerelateerden De ontkenning heeft ook actualiseringen tot gevolg in de persoonslijsten van de moeder uit wie het kind is geboren en de (ontkende) moeder uit wie het kind niet is geboren of de (ontkende) vader en wel in categorie 09 Kind. Deze actualiseringsprocedures moeten uitgevoerd worden als de moeder uit wie het kind is geboren en/of de ontkende ouder in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene zijn ingeschreven. Op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren moeten de actualiseringen ook worden uitgevoerd als de kinderen de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren dragen. Is de gerelateerde in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. Is de persoonslijst van (een van de) gerelateerde(n) opgeschort – met reden “O” na de geboortedatum van het kind, moeten de actualiseringen ondanks de opschorting worden uitgevoerd. Een ontkenning werkt terug tot de geboortedatum van het kind. Verwijzingen Zie voor een ontkenning van het ouderschap voor de geboorte procedure 5.1 Geboorte. Zie voor correcties, procedure 7.3 (Correcties). Zie voor wijziging van de nationaliteitsgegevens, procedure 6.2 (Nationaliteit). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. De door het uitvoeren van deze procedure historisch geworden categorieën worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Pagina 202 van 392


Categorie 01



In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de moeder uit wie het kind is geboren uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze in de latere vermelding is opgenomen. In dit geval is dat de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

Pagina 203 van 392


01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is akte waaruit de ontkenning van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•E met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de geboortedatum van de persoon. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 op de persoonslijst van het kind


In de categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2, waarin de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader zijn opgenomen, wordt de ontkenning opgenomen door in een nieuwe categorie 02/03 uitsluitend de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming te registreren. De historische oudergegevens (categorie 52/53) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Akte 02/03.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•E met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Pagina 204 van 392


Categorie 09 Kind - op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader

Als de ontkende ouder in uw gemeente als ingezetene staat ingeschreven, moet de ontkenning op de persoonslijst van de ontkende ouder worden opgenomen door het opnemen van een categorie 09 Kind met uitsluitend de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. De historische kindgegevens (categorie 59) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Is de persoonslijst van de ontkende ouder opgeschort na de geboortedatum van het kind, moeten de actualiseringen ondanks de opschorting worden uitgevoerd. Een ontkenning werkt terug tot de geboortedatum van het kind. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•E met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de geboortedatum van het kind. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind - op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren

Als de moeder uit wie het kind is geboren in uw gemeente als ingezetene staat ingeschreven, moet de ontkenning van het ouderschap op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren, worden opgenomen door het actualiseren van Pagina 205 van 392


de groepen 02 Naam, 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. De actualisering wordt ook uitgevoerd als het kind door naamskeuze de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren, draagt. De vorige categorie 09 Kind is onjuist. De historische kindgegevens (categorie 59) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 09.02.10 Voornamen Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze door de ontkenning zal gelden. In dit geval de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•E met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld.

Pagina 206 van 392


Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de geboortedatum van het kind. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 207 van 392


5.12

Vernietiging van een erkenning

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte in verband met de vernietiging van een erkenning. De persoonslijst van de betrokkene die als ingezetene is ingeschreven, waarvan de erkenning door de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader is vernietigd, moet worden geactualiseerd voor wat betreft de categorieën 01 Persoon en 02 Ouder1 of 03 Ouder2 (categorie met de gegevens van de ouder waarvan de erkenning is vernietigd). Categorie 01 moet ook worden geactualiseerd als de kinderen de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren blijven dragen. De vorige categorie 01 is namelijk onjuist. Dit blijkt uit groep 81 Akte.

Aanwijzingen De vernietiging van de erkenning werkt terug tot aan de erkenning. De erkenning wordt geacht nimmer gevolg te hebben gehad. Als gevolg daarvan moeten er categorieën geactualiseerd worden. In de daardoor ontstane historische categorieën wordt de 'Indicatie onjuist' (element 84.10) opgenomen. Namelijk die gegevens zijn, achteraf bezien, nooit juist geweest. De latere vermelding van de vernietiging van erkenning wordt in de BRP gecodeerd als '1•N met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Let op! Zijn door eerdere actualiseringen historische categorieën ontstaan, dan moeten deze gecorrigeerd worden. De gegevens mogen alleen worden ontleend aan de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak houdende vernietiging van de erkenning wanneer: Pagina 208 van 392


1. de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is; of 2. niet op grond van enig artikel in Titel 4 Boek 1 BW het rechtsfeit ambtshalve in de registers van de burgerlijke stand moet worden vermeld. In het uitzonderlijke geval dat de rechterlijke uitspraak als bron mag worden gebruikt, moet groep 82 Document ingevuld worden. Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, wordt een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding van vernietiging van erkenning verstuurd. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij een sterker brondocument) uitgevoerd. Het zal voorkomen dat een latere vermelding van vernietiging van erkenning moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van vóór 1 januari 1986. Als het mogelijk is, wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 Beschrijving document helder omschreven worden dat het om een latere vermelding van vernietiging van erkenning gaat die is toegevoegd aan de desbetreffende akte. Het is mogelijk dat ook andere categorieën dan de in onderstaande procedure genoemde categorieën moeten worden gecorrigeerd als ten onrechte opgenomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de categorie 04 Nationaliteit. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. Gerelateerden De vernietiging heeft ook correcties tot gevolg in de persoonslijsten van de moeder uit wie het kind is geboren en de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader en wel in categorie 09 Kind. Deze correcties moeten uitgevoerd worden als de moeder uit wie het kind is geboren en/of de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene zijn ingeschreven. Op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren moeten de correcties ook worden uitgevoerd als de kinderen de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren dragen. Is de gerelateerde in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. Is de persoonslijst van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader opgeschort wegens “O” na de erkenning van het kind, moeten de actualiseringen ondanks de opschorting worden uitgevoerd. Een ontkenning werkt terug tot de erkenningsdatum van het kind. Verwijzingen Zie voor correcties, procedure 7.3 (Correcties). Zie voor wijziging van de nationaliteitsgegevens, procedure 6.2 (Nationaliteit). In de hierna beschreven procedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd.

Pagina 209 van 392


Categorie 01



De historische gegevens (categorie 51) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de moeder uit wie het kind is geboren uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze na de vernietiging van de erkenning zal gelden. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van vernietiging van erkenning aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 210 van 392


01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de vernietiging van de erkenning blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•N met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de datum van erkenning. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 (categorie met de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of van de vader) op de persoonslijst van het kind


De historische oudergegevens (de ouder waarvan de erkenning is vernietigd) in categorie 52/53 worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. In de categorie 02 Ouder1 of categorie 03 Ouder2 wordt de vernietiging van de erkenning verwerkt door het opnemen van een categorie 02 of 03 met uitsluitend de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. Akte 02/03.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van vernietiging van erkenning aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de vernietiging van de erkenning blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•N met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de datum van erkenning. Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Pagina 211 van 392


Categorie 09 Kind - op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader

Voor zover de ouder, op wie de vernietiging van de erkenning van toepassing is, in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene staat ingeschreven, moet de vernietiging van de erkenning op de persoonslijst van deze ouder worden opgenomen door het opnemen van een categorie 09 Kind met uitsluitend de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. De historische kindgegevens (categorie 59) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Is de persoonslijst van de betreffende ouder opgeschort wegens “O” na de erkenning van het kind, moeten de actualiseringen ondanks de opschorting worden uitgevoerd. Een ontkenning werkt terug tot de erkenningsdatum van het kind. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van vernietiging van erkenning aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de vernietiging van de erkenning blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•N met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de datum van de erkenning. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind - op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren

Pagina 212 van 392


Voor zover de moeder uit wie het kind is geboren in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene staat ingeschreven, moet de vernietiging van de erkenning op de persoonslijst van deze moeder worden opgenomen door het actualiseren van de groepen 02 Naam, 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. De historische kindgegevens (categorie 59) worden door deze correctie voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. De vernietiging van de erkenning moet ook op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren worden opgenomen als het kind de geslachtsnaam van haar draagt. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 09.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de moeder uit wie het kind is geboren uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze blijkens de latere vermelding zal gelden. In dit geval is dat de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van vernietiging van erkenning aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

Pagina 213 van 392


09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de vernietiging van de erkenning blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•N met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld uit de categorie die door deze correctie historisch is geworden. Dat is in dit geval de datum van de erkenning. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 214 van 392


5.13

Ontkenning ouderschap door de moeder, de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader was op tijdstip van geboorte overleden

Situatieschets Deze procedure wordt uitgevoerd nadat een latere vermelding van ontkenning op de geboorteakte is geplaatst. Dit betekent dat het kind al geboren is en dat er een geboorteakte is opgemaakt. De verklaring van ontkenning kan ook voor de geboorte van het kind worden afgelegd, maar dan wordt dit gegeven direct verwerkt in de geboorteakte en wordt deze procedure niet uitgevoerd. U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van ontkenning ouderschap door de moeder, betreffende ouder . Voor de voorwaarden voor deze vorm van ontkenning ouderschap wordt verwezen naar boek 1 BW, artikel 198 lid 1b (moeder uit wie het kind niet is geboren) en artikel 199b (vader). De persoonslijst van de betrokkene die als ingezetene is ingeschreven, waarop de ontkenning betrekking heeft, moet worden geactualiseerd en gecorrigeerd voor wat betreft de categorieën 01 Persoon en 02 Ouder1 of 03 Ouder2 (categorie met de gegevens van de ouder waarvan het ouderschap is ontkend). Nadat de akte van ontkenning is opgemaakt, staat het kind sinds de geboorte alleen in familierechtelijke betrekking tot de moeder uit wie het kind is geboren. Als de moeder uit wie het kind is geboren op het moment van geboorte hertrouwd is, dan is de huidige echtgeno(o)t(e) de moeder/de vader van het kind. Wordt de verklaring van ontkenning afgelegd nadat het kind geboren is en is dit kind het eerste kind van die ouders, dan kan er geen naamskeuze meer worden gedaan en krijgt het kind de naam van de echtgeno(o)t(e) van de moeder uit wie het kind is geboren. In het geval de moeder uit wie het kind is geboren gehuwd is, kan zij de verklaring van ontkenning voor de geboorte van het kind afleggen en vervolgens met haar echtgeno(o)t(e) naamskeuze doen tot uiterlijk bij de geboorteaangifte. De verklaring van de ontkenning ouderschap door de moeder kan ook vóór de geboorte van het kind worden afgelegd, evenals de erkenning door een andere persoon. In die gevallen dat de verklaring vóór de geboorte wordt afgelegd, is er nog geen geboorteakte opgemaakt en is deze procedure niet van toepassing. De juiste gegevens worden dan direct op de geboorteakte verwerkt (procedure 5.1 Geboorte). Bij een erkenning kan eventueel naamskeuze worden gedaan.

Pagina 215 van 392


Aanwijzingen De akte van ontkenning ouderschap door de moeder uit wie het kind is geboren heeft alleen rechtsgevolg als de verklaring is afgelegd binnen één jaar na de geboorte van het kind en ten overstaan van de ambtenaar van de burgerlijke stand. De ontkenning werkt terug tot aan de geboorte. Als gevolg daarvan moeten er categorieën geactualiseerd worden. In de daardoor ontstane historische categorieën wordt de 'Indicatie onjuist' (element 84.10) opgenomen. Namelijk die gegevens zijn, achteraf bezien, nooit juist geweest Let op! Zijn door eerdere actualiseringen historische categorieën ontstaan, dan moeten deze gecorrigeerd worden. De latere vermelding van ontkenning van het ouderschap door de moeder uit wie het kind is geboren, wordt verwerkt door het BRP-aktenummer '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. De gegevens mogen alleen worden ontleend aan de ontkenningsakte (art. 199b Boek 1 BW) wanneer: 1. de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is; of 2. niet op grond van enig artikel in Titel 4 Boek 1 BW het rechtsfeit ambtshalve in de registers van de burgerlijke stand moet worden vermeld. In het uitzonderlijke geval dat de ontkenningsakte als bron mag worden gebruikt, moet groep 82 Document ingevuld worden.

Pagina 216 van 392


Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, wordt een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding verstuurd. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij een sterker brondocument) uitgevoerd. Ook andere categorieën kunnen door het verwerken van de ontkenning wijzigen (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. Gerelateerden De ontkenning heeft ook actualiseringen en correcties tot gevolg in de persoonslijsten van de moeder uit wie het kind is geboren en wanneer van toepassing de erkenner en/of de echtgeno(o)t(e) van de moeder en wel in categorie 09 Kind. Deze actualiseringen en correcties moeten uitgevoerd worden als de moeder en/of de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader en/of erkenner en/of nieuwe echtgeno(o)t(e) van de moeder uit wie het kind is geboren in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene zijn ingeschreven. Is (zijn) de gerelateerde(n) in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP naar die andere gemeente verzonden. Procedure Er kan sprake zijn van verschillende situaties: 1. Verklaring van ontkenning van het ouderschap van haar vroegere echtgeno(o)t(e) door de moeder uit wie het kind is geboren en zij is thans ongehuwd; 2. Verklaring van ontkenning van het ouderschap van haar vroegere echtgeno(o)t(e) door de moeder uit wie het kind is geboren en zij is thans gehuwd, de huidige echtgeno(o)t(e) is de tweede ouder van het kind. Wordt de verklaring van ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren vóór de geboorte van het kind afgelegd, dan komt op de persoonslijst van het kind geen categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2 voor met de gegevens van de overleden echtgeno(o)t(e) van de moeder. Het kind wordt geacht geen moeder uit wie het kind niet is geboren of vader te hebben tenzij het na de verklaring van ontkenning is erkend, of de moeder is opnieuw gehuwd en dan is de nieuwe echtgeno(o)t(e) van de moeder de tweede ouder van het kind. Let op! De verwerking op de persoonslijst moet in een bepaalde volgorde plaatsvinden. Eerst wordt de ontkenning verwerkt en daarna, wanneer van toepassing, het actualiseren van de huidige moeder uit wie het kind niet is geboren of vader. Het bijzondere aan deze procedure is dat de procedures op dezelfde dag, of met één dag verschil (applicatieafhankelijk) uitgevoerd moeten worden. Zie ook procedure 5.9 (Erkenning) en procedure 5.2 (Erkenning bij geboorteaangifte). In de hierna beschreven actualiseringsprocedures zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd.

Pagina 217 van 392


A.

Moeder uit wie het kind is geboren, is op de geboortedatum van het kind ongehuwd. De ontkenning heeft tot gevolg dat het kind vanaf de geboortedatum alleen in familierechtelijke betrekking tot de moeder uit wie het kind is geboren heeft gestaan.

Categorie 01



De categorie 01 wordt historisch gemaakt en element 84.10 Indicatie onjuist wordt toegevoegd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van het kind na de ontkenning uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat.

01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam.

Pagina 218 van 392


01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is de geslachtsnaam van het kind gelijk aan de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het vaderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 (de categorie met de oudergegevens waarvan het ouderschap is ontkend) op de persoonslijst van het kind


De categorie 02 of 03 wordt historisch gemaakt en de indicatie onjuist wordt toegevoegd. De op te nemen categorie is een 'lege' categorie. Akte 02/03.81.10 Registergemeente Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Pagina 219 van 392


Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren

De categorie 09 wordt historisch gemaakt en element 84.10 Indicatie onjuist wordt toegevoegd. Naam 09.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van het kind na de ontkenning uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38 Adellijke titel/predikaat, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is de geslachtsnaam van het kind gelijk aan de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind is geboren.

Pagina 220 van 392


Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Persoonslijst overleden ouder Op de persoonslijst van de overleden ouder gebeurt niets, omdat de ouder op het moment van de geboorte overleden was en opgeschorte persoonslijsten niet geactualiseerd worden. B.

Moeder uit wie het kind is geboren is op de geboortedatum (opnieuw) gehuwd.

De moeder is op de geboortedatum van het kind gehuwd. Het vorig huwelijk is ontbonden binnen 306 dagen voor de geboorte van het kind door overlijden van haar echtgeno(o)t(e). Bij geboorte van het kind is de overleden echtgeno(o)t de ouder. Na de ontkenning wordt de echtgeno(o)t(e) van de moeder ouder van het kind. Er ontstaat een familierechtelijke betrekking tussen de echtgeno(o)t(e) van de moeder uit wie het kind is geboren en het kind. Het kind hoeft niet eerst erkend te worden. Het kind krijgt de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader (echtgeno(o)t(e) moeder). Er kan geen naamskeuze worden gedaan. Categorie 01



De categorie 01 wordt historisch gemaakt en element 84.10 Indicatie onjuist wordt toegevoegd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie.

Pagina 221 van 392


Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van de echtgeno(o)t(e) van de moeder na de ontkenning uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat.

01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld, maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is de geslachtsnaam van het kind gelijk aan de geslachtsnaam van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier "1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer" ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Pagina 222 van 392


Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 met gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader op de persoonslijst van het kind


De bestaande categorie 02 of 03 (van de ontkende ouder) wordt historisch gemaakt door element 84.10 Indicatie onjuist toe te voegen en er wordt een nieuwe categorie 02 of 03 opgenomen met de gegevens van de nieuwe ouder. Identificatienummers 02/03.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de betreffende ouder ontleent u aan zijn/haar persoonslijst. Als de ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer altijd bekend. 02/03.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer wordt ontleend aan de persoonslijst van de ouder. Als de ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02/03.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de betreffende ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep (voor)namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02/03.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02/03.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Pagina 223 van 392


Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 02/03.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 02/03.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is dan moet de rubriek toch (door middel van standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de betreffende ouder volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling. 02/03.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Als het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Als het een buitenlandse 'gemeente' betreft, dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats van de betreffende ouder, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 02/03.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (door middel van standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Geslacht 02/03.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 02/03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de betreffende ouder is ingegaan. In dit geval is het de geboortedatum. Akte 02/03.81.10 Registergemeente Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

Pagina 224 van 392


02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren De categorie 09 Kind wordt historisch gemaakt en element 84.10 Indicatie onjuist wordt toegevoegd.

Naam 09.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van het kind na de ontkenning uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38 Adellijke titel/predikaat, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

Pagina 225 van 392


09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is de geslachtsnaam van het kind gelijk aan de geslachtsnaam van de echtgeno(o)t(e) van de moeder. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de nieuwe ouder (nieuwe echtgeno(o)t(e) moeder)

Er wordt een categorie 09 Kind toegevoegd. Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de betreffende ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. Pagina 226 van 392


09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn/haar persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als de betreffende ouder, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38 Adellijke titel/predikaat, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. In dit geval is de geslachtsnaam van het kind gelijk aan de geslachtsnaam van de echtgeno(o)t(e) van de moeder. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de ontkenning van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de ontkenning door de moeder uit wie het kind is geboren blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•U met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum.

Pagina 227 van 392


Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Persoonslijst overleden ouder Op de persoonslijst van de overleden ouder gebeurt niets, aangezien de vader is overleden op het moment van geboorte en opgeschorte persoonslijsten niet geactualiseerd worden.

Pagina 228 van 392


5.14

Gerechtelijke vaststelling van het ouderschap

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) latere vermelding op de geboorteakte van vaststelling van het ouderschap (art. 207 Boek 1 BW). De persoonslijst van de betrokkene die als ingezetene is ingeschreven, waarop de vaststelling van het ouderschap betrekking heeft, moet worden geactualiseerd en gecorrigeerd voor wat betreft de categorieën 01 Persoon en 02 Ouder1 of 03 Ouder2 (categorie met de gegevens van de moeder uit wie het kind niet is geboren of van de vader). Bij de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap kunnen de ouders naamkeuze doen, tenzij het kind 16 jaar of ouder is. Als geen naamkeuze wordt gedaan, dan houdt het kind de naam van de moeder uit wie het kind is geboren.

Aanwijzingen De vaststelling van het ouderschap werkt terug tot het moment van geboorte van het kind. Als gevolg daarvan moeten er categorieën geactualiseerd worden. In de daardoor ontstane historische categorieën wordt de 'Indicatie onjuist' (element 84.10) opgenomen. Namelijk die gegevens zijn, achteraf bezien, nooit juist geweest. Let op! Dit geldt ook voor eerdere actualiseringen. De daarbij ontstane historische categorieën moeten ook gecorrigeerd worden. De latere vermelding van vaststelling van het ouderschap wordt verwerkt door het BRP-aktenummer '1•V met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. De gegevens mogen alleen worden ontleend aan een in kracht van gewijsde gegane beschikking (art. 207 Boek 1 BW) wanneer: 1. de persoon in het buitenland is geboren en er geen Nederlandse geboorteakte is; of 2. niet op grond van enig artikel in Titel 4 Boek 1 BW het rechtsfeit ambtshalve in de registers van de burgerlijke stand moet worden vermeld. Pagina 229 van 392


In het uitzonderlijke geval dat de in kracht van gewijsde gegane beschikking als bron mag worden gebruikt, moet groep 82 Document ingevuld worden. Wanneer ambtshalve, op bevel van het openbaar ministerie of op verzoek van de belanghebbende alsnog inschrijving plaatsvindt in het register van geboorten van de gemeente 's-Gravenhage, wordt een kennisgeving van de geboorteakte met de latere vermelding verstuurd. Vervolgens wordt procedure 7.12 (Actualiseren bij een sterker brondocument) uitgevoerd. Ook andere categorieën kunnen door het verwerken van de vaststelling van het vaderschap wijzigen (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). Let op! Een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. Gerelateerden De vaststelling van het ouderschap heeft ook actualiseringen en correcties tot gevolg in de persoonslijsten van de moeder uit wie het kind is geboren en de (vastgestelde) ouder en wel in categorie 09 Kind. Deze actualiseringen en correcties moeten uitgevoerd worden als de moeder uit wie het kind is geboren en/of de vastgestelde ouder in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene zijn ingeschreven. Is (zijn) de gerelateerde(n) in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP naar die andere gemeente verzonden. Procedure In de hierna beschreven actualiseringsprocedures zijn uitsluitend de relevante te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 01



In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. De historische gegevens (categorie 51) worden door deze actualisering voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Als de naam van het kind na de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt dit gegeven (mogelijk) gewijzigd. Het predikaat wordt afgescheiden van de voornaam en opgenomen in 01.02.20 Adellijke titel/predikaat.

Pagina 230 van 392


01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) word niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze na de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap zal gelden. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gerechtelijke vaststelling van het vaderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•V met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.12 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 met de gegevens van de moeder uit wie het kind is geboren op de persoonslijst van het kind De gegevens van de moeder uit wie het kind is geboren wijzigen niet. Pagina 231 van 392


Categorie 02 Ouder1 of Categorie 03 Ouder2 met de gegevens van de vastgestelde ouder op de persoonslijst van het kind


De historische 'lege' categorie 52 Ouder1 of 53 Ouder2 wordt in deze actualisering voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Identificatienummers 02/03.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de vastgestelde ouder wordt ontleend aan haar/zijn persoonslijst. Als de ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer altijd bekend. 02/03.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de vastgestelde ouder wordt ontleend aan haar/zijn persoonslijst. Als de ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02/03.02.10 Voornamen De volledige voornamen van de vastgestelde ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02/03.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) word niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02/03.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam.

Pagina 232 van 392


02/03.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de vastgestelde ouder waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst. Geslacht 02/03.04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Als het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 02/03.62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de vastgestelde ouder is ingegaan. Dit is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Akte 02/03.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 02/03.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•V met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 02/03.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum van de persoon (categorie 01). Opneming 02/03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Actualiseren persoonslijst vastgestelde ouder Behalve de persoonslijst van het kind moet ook de persoonslijst van de ingeschreven nieuwe vastgestelde ouder van het kind worden geactualiseerd. U doet dit door de volgende actualiseringsprocedure uit te voeren. Let op! De gerechtelijke vaststelling van het ouderschap werkt terug tot de geboortedatum van het kind. Is de vastgestelde ouder overleden geldt het volgende:  Ligt de overlijdensdatum van de vastgestelde ouder voor de geboortedatum van het kind, wordt de opgeschorte persoonslijst van de betreffende ouder niet bijgewerkt;  Ligt de overlijdensdatum van de vastgestelde ouder na de geboortedatum van het kind, wordt de opgeschorte persoonslijst van de betreffende ouder wel bijgewerkt.

Pagina 233 van 392


Categorie 09 Kind - op de persoonslijst van de vastgestelde ouder

Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de vastgestelde ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als de vastgestelde ouder, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld conform de geboorteakte. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als dit bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. In de meeste gevallen zal de adellijke titel/predikaat niet overgaan op het kind. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld.

Pagina 234 van 392


De geslachtsnaam van het kind waarvan eventueel de adellijke titel en/of voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze na de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap zal gelden. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen conform de geboorteakte. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen conform de geboorteakte. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld met de code volgens tabel 34 Landen. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap aan de geboorteakte wordt toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gerechtelijke vaststelling van het ouderschap blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•V met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum ingang geldigheid ingevuld en dat is in dit geval de geboortedatum van het kind. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Actualiseren persoonslijst moeder uit wie het kind is geboren Ook als de geslachtsnaam van het kind niet wijzigt, moet de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren worden geactualiseerd. Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de moeder uit wie het kind is geboren wordt geactualiseerd zoals hierboven bij de vastgestelde ouder is beschreven. Aan categorie 59 wordt element 84.10 Indicatie onjuist toegevoegd.

Pagina 235 van 392


5.15

Omzetten geregistreerd partnerschap in huwelijk

Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een (Tb02-bericht of een kennisgeving van een) omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk. Op basis van het brondocument moeten de persoonslijsten van de betreffende personen die als ingezetene zijn ingeschreven gewijzigd worden.

In deze paragraaf wordt met 'echtgenoot/geregistreerde partner' een van de bij het huwelijk of geregistreerd partnerschap betrokken personen aangeduid, ongeacht het geslacht. Aanwijzingen In het Tb02-bericht worden de gegevens opgenomen die geldig waren voor het huwelijk. Wanneer als gevolg van het huwelijk de naam wijzigt (hiermee wordt niet naamgebruik bedoeld), dan moet een kennisgeving van het huwelijk worden verzonden in plaats van een Tb02-bericht. In de kennisgeving kan de wijziging van de naam wel worden opgenomen. De gegevens van de echtgenoot/geregistreerde partner kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Uitsluitend op schriftelijk verzoek van de echtgenoot/geregistreerde partner of na een rechterlijke uitspraak, kan het naamgebruik worden gewijzigd. Een dergelijk verzoek moet bij de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) worden gedaan. Deze procedure leidt tot het actualiseren van categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. De huwelijksakte wordt in de BRP gecodeerd als '3•A met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Gerelateerden Onderzoek of de betrokkene in uw gemeentelijke voorziening als ingezetene is ingeschreven. Als dit het geval is, moeten de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en 03 Geboorte in categorie 01 Persoon van de persoonslijst van de ene betrokkene eventueel worden aangevuld in de overeenkomstige groepen in categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap van de persoonslijst van de andere betrokkene. Is (zijn) de betrokkene(n) in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die gemeente verzonden.

Pagina 236 van 392


Verwijzingen Voor de wijziging van het naamgebruik door de betrokkenen zie procedure 4.7 (Wijziging naamgebruik). Voor wijziging van het gezag zie procedure 6.6 Gezagsverhouding. Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 05



Huwelijkssluiting 05.06.10 Datum omzetting geregistreerd partnerschap in huwelijk Dit gegeven moet worden ingevuld. 05.06.20 Plaats omzetting geregistreerd partnerschap in huwelijk Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.06.30 Land omzetting geregistreerd partnerschap in huwelijk Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landen. Soort verbintenis 05.15.10 Soort verbintenis Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: H = huwelijk Akte of Document Als de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland, en er wordt een aktenummer opgenomen, dan moet dit een BRP-aktenummer zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de BRP. Als de gegevens worden ontleend aan een ander brondocument, wordt groep 82 Document ingevuld. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 05.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de huwelijksakte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

Pagina 237 van 392


05.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de huwelijkssluiting blijkt. Conform tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '3•H met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Of Document 05.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 05.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 05.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum van omzetting van geregistreerd partnerschap in huwelijk. Opneming 05.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (=systeemdatum).

Pagina 238 van 392


6

Procedures op basis van een ander document dan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand

6.1

Opnemen van gegevens over de burgerlijke staat op grond van een ander document dan een akte van de Nederlandse burgerlijke stand.

Situatieschets Wanneer de feiten zich buiten Nederland hebben voorgedaan kunnen burgerlijke staat gegevens worden ontleend aan: • een akte over het desbetreffende feit (met een of meer latere vermeldingen) die in de gemeente Den Haag zijn ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand, maar ook Nederlandse consulaire akten verstaan; • andere documenten. Aanwijzingen Deze procedure heeft betrekking op ontlening van burgerlijke staat gegevens aan andere documenten. Deze kunnen zijn: 1. een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan; 2. een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte, die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak; 3. een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld; 4. een verklaring die de betrokkene ten overstaan van een door het gemeentebestuur aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door de betrokkene is ondertekend. Deze opsomming geeft tevens de volgorde in sterkte aan. Bijvoorbeeld een gegeven over de burgerlijke staat, mag u pas ontlenen aan een document dat genoemd staat onder 3, als u geen document heeft dat genoemd staat onder 1 of 2. Er is echter nog een aantal beperkingen: a. gegevens over de ouders, de kinderen, het huwelijk/geregistreerd partnerschap en de eerdere huwelijken/geregistreerde partnerschappen of de echtgenoot/geregistreerde partner en de eerdere echtgenoten/geregistreerde partners mogen niet worden ontleend aan een document dat genoemd staat onder 4, als aannemelijk is dat een document dat genoemd staat onder 2 of 3 kan worden overgelegd; b. aan documenten genoemd onder 2, 3 of 4 mogen geen gegevens worden ontleend, die in strijd zijn met de Nederlandse openbare orde; c. aan documenten genoemd onder 3 of 4 mogen geen gegevens worden ontleend, als aannemelijk is dat de gegevens onjuist zijn; d. een wijziging van een algemeen gegeven over de naam van een ouder, de eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind van de ingeschrevene, in verband met een latere vermelding op de geboorteakte van een aangifte van wijzigng van geslacht en voornamen (of van een rechterlijke last tot wijziging van Pagina 239 van 392


het geslacht).van de betrokkene, wordt niet opgenomen op de persoonslijst van de ingeschrevene; e. aan documenten genoemd onder 2, 3 of 4 of aan akten die bevoegd zijn opgemaakt door een in Nederland geaccrediteerde consulaire ambtenaar van een ander land, worden geen gegevens ontleend over het huwelijk/geregistreerd partnerschap dat is gesloten tussen echtgenoten/geregistreerde partners van wie tenminste één vreemdeling is, voordat het gemeentebestuur zich een door de korpschef in de zin van de Vreemdelingenwet afgegeven verklaring is ingeleverd bij het gemeentebestuur. Door toepassing van de betrokken rechtsregels moet bepaald worden of en zo ja, welke actualiseringen moeten worden uitgevoerd. Bij het daadwerkelijk actualiseren gaat u verder met een van de in hoofdstuk 5 genoemde procedures. Omdat u echter een ander brondocument gebruikt dan een Nederlandse akte, hanteert u groep 82 Document in plaats van groep 81 Akte. Verwijzing Voor brondocumenten, zie hoofdstuk 3 van deze handleiding. Voor een opsomming van de gegevens over de burgerlijke staat, zie bijlage 2.

Pagina 240 van 392


6.2

Nationaliteit

Situatieschets In deze procedure worden de volgende situaties beschreven: A. verkrijging Nederlandse nationaliteit; B. verlies Nederlandse nationaliteit; C. verkrijging vreemde nationaliteit; D. verlies vreemde nationaliteit; E. opnemen van het onbekend zijn van nationaliteitsgegevens; F. ongedaan maken van een onbekende nationaliteit; G. verkrijging bijzonder Nederlanderschap; H. verlies bijzonder Nederlanderschap; I. opnemen staatloosheid; J. beëindigen staatloosheid. Aanwijzing Om te voorkomen dat bij geprivilegieerden een afnemersindicatie van de IND wordt geplaatst (in de GBA-V) en spontaan berichten daarheen worden verzonden, is er voor gekozen om in rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS op te nemen. De aanduiding PROBAS moet altijd als eerste in rubriek 04.82.30 Beschrijving document worden vermeld, dus voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend. Aanwijzing Indien een persoon de Nederlandse nationaliteit heeft verkregen en op zijn persoonslijst staat in categorie 13 Kiesrecht de aanduiding ‘Europees Kiesrecht’, kan deze aanduiding beëindigd worden onder de voorwaarden die zijn genoemd in procedure 6.8 onder B2. Let op! Met ingang van 1 februari 2004 is het Logisch Ontwerp GBA aangepast. Als iemand met een verblijfstitel de Nederlandse nationaliteit verkrijgt, moet de opneming van de actuele verblijfstitel op de persoonslijst worden beëindigd door het toevoegen van een lege categorie. Deze categorie krijgt als datum ingang geldigheid de datum van de verkrijging van de Nederlandse nationaliteit. Zie verder procedure 6.5 Verblijfstitel. Ten aanzien van een persoon die via optie of naturalisatie de Nederlandse nationaliteit verkrijgt, kan die wijziging niet zonder meer op de persoonslijst worden opgenomen. Als voorwaarde daarvoor geldt namelijk, dat betrokkene de bevestiging van de verkrijging tijdens de naturalisatieceremonie van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) in ontvangst neemt. Gerelateerden De gevolgen van verkrijging of verlies van een nationaliteit beperken zich vaak niet tot de ingeschrevene. Zijn er minderjarige kinderen, dan kan de nationaliteitswijziging ook voor hen een actualisering tot gevolg hebben. Verwijzing Zie voor de diverse bronnen op grond waarvan de gegevens over een Nederlandse of een vreemde nationaliteit kunnen worden opgenomen, paragraaf 3.3.12 van hoofdstuk 3 Brondocumenten van deze handleiding. Zie voor het opnemen en onderhouden van de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document, procedure 7.22 (Geprivilegieerden). Pagina 241 van 392


A.

verkrijging Nederlandse nationaliteit

Categorie 04

nationaliteit


Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met waarde "0001" volgens tabel 32. Verkrijging Nederlanderschap 04.63.10 Reden verkrijging Nederlandse nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld volgens tabel 37. Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Groep 63 is hier in feite de bron van de gegevens. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon in kwestie de Nederlandse nationaliteit heeft verkregen. Als er zich na de geboortedatum van de persoon geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt hier veelal de geboortedatum van de persoon ingevuld. Andere data zijn ook mogelijk zoals de naturalisatiedatum, adoptiedatum, erkenningsdatum of standaardwaarde als deze onbekend is. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 242 van 392


B.

verlies Nederlandse nationaliteit

Categorie 04

nationaliteit


Verlies Nederlanderschap 04.64.10 Reden verlies Nederlandse nationaliteit Hier wordt de reden verlies van de Nederlandse nationaliteit opgenomen. Invullen volgens tabel 37. Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Groep 64 is hier in feite de bron van de gegevens. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als het verlies van de Nederlandse nationaliteit ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon in kwestie de Nederlandse nationaliteit heeft verloren. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 243 van 392


C.

verkrijging vreemde nationaliteit

Let op! De vreemde nationaliteit wordt uitsluitend op de persoonslijst vermeld, wanneer betrokkene niet (naast de vreemde nationaliteit) de Nederlandse nationaliteit bezit. Categorie 04

nationaliteit


Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met een waarde uit tabel 32. Deze waarde mag niet gelijk zijn aan 0001 (= Nederlandse nationaliteit) of 0000 (= onbekende nationaliteit). Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon in kwestie de vreemde nationaliteit heeft verkregen. Als er zich na de geboortedatum van de persoon geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt hier veelal de geboortedatum van de persoon ingevuld. Andere data zijn ook mogelijk zoals de naturalisatiedatum, adoptiedatum, erkenningsdatum of standaardwaarde als deze onbekend is. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 244 van 392


D.

verlies vreemde nationaliteit

Categorie 04

nationaliteit


Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als het verlies van de vreemde nationaliteit ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon in kwestie de vreemde nationaliteit heeft verloren. Als vaststaat vanaf wanneer de vreemde nationaliteit verloren is, dan moet hier deze datum opgenomen worden en anders de standaardwaarde "00000000". Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 245 van 392


E.

opnemen van het onbekend zijn van nationaliteitsgegevens

Let op: 1. Het verdient aanbeveling om de gegevens in onderzoek te stellen. Dit maakt u kenbaar door naast het invullen van de onderstaande gegevens de procedure 6.9 (Het in onderzoek stellen van gegevens) uit te voeren. 2. Als de nationaliteitsgegevens onbekend zijn, wordt dit door middel van één categorie 04 Nationaliteit vastgelegd. Gegevens over meerdere onbekende nationaliteiten worden beschouwd als gegevens over dezelfde gebeurtenis. Deze gegevens worden dus vastgelegd in één categorie. 3. Het vermoeden van het bezit van een nationaliteit -eventueel voorkomend naast andere nationaliteiten- wordt geregistreerd in de BRP als een onbekende nationaliteit. 4. Een onbekende nationaliteit kan gepaard gaan met het voorkomen van een of meerdere wel bekende nationaliteiten. Categorie 04

nationaliteit


Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde "0000". Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de onbekende nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Als vaststaat vanaf wanneer de gegevens over de nationaliteit onbekend zijn, dan moet hier deze datum opgenomen worden en anders de standaardwaarde "00000000". Pagina 246 van 392


Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). F.

het ongedaan maken van een onbekende nationaliteit

Categorie 04

nationaliteit


Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als het vervallen van de nationaliteitsgegevens ontleend is aan of afgeleid is uit een document. Het ongedaan maken van een onbekende nationaliteit zal -na afsluiting van het ingestelde onderzoek- meestal zijn ontleend aan hetzelfde brondocument op grond waarvan de nieuwe nationaliteit is opgenomen of het document op basis waarvan het onderzoek werd afgesloten. Als u groep 82 invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum vanaf wanneer de nationaliteit van de persoon in kwestie niet meer onbekend is. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 247 van 392


G.

verkrijging bijzonder Nederlanderschap

De codes 'Behandeld als Nederlander' (code B) en 'Vastgesteld niet-Nederlander' (code V) worden in rubriek 04.65.10 Aanduiding bijzonder Nederlanderschap opgenomen. Het opnemen van de 'Aanduiding bijzonder Nederlanderschap' leidt tot een nieuwe categorie Nationaliteit, naast de aanwezige andere categorie(ën) 'Nationaliteit'. Een categorie met de 'Aanduiding bijzonder Nederlanderschap' kan nooit voorkomen naast een categorie met de Nederlandse nationaliteit. Categorie 04

nationaliteit


Bijzonder Nederlanderschap 04.65.10 Aanduiding bijzonder Nederlanderschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = Behandeld als Nederlander V = Vastgesteld niet-Nederlander In beide gevallen kan er geen actuele categorie zijn waar de Nederlandse nationaliteit wordt vermeld. Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de gegevens ontleend zijn aan of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5).

Pagina 248 van 392


Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon in kwestie hetzij behandeld wordt als Nederlander of vastgesteld niet-Nederlander is. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). H.

verlies bijzonder Nederlanderschap

Categorie 04

nationaliteit


Document Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als het verlies van het bijzonder Nederlanderschap ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Invullen volgens tabel 33. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de aanduiding bijzonder Nederlanderschap over de persoon is vervallen. Opneming 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 249 van 392


I.

opnemen staatloosheid

Categorie 04

nationaliteit


Is de persoon staatloos, dan wordt dit op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door het opnemen van de code 0499 Staatloos in rubriek 04.05.10. Deze situatie komt in de praktijk nauwelijks voor. Nationaliteit 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de waarde '0499' Staatloos uit tabel 32 Nationaliteitentabel. Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de staatloosheid ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 250 van 392


J.

Beëindigen staatloosheid

Categorie 04

nationaliteit


Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen als de beëindiging van staatloosheid ontleend is aan, of afgeleid is uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 04.82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de persoonslijst opneemt. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld als u gegevens over het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend (zie bijlage 5). Geldigheid 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 04.86.10 Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 251 van 392


6.3

Wijziging in de verblijfplaats bij adres onbekend

Situatieschets 1. Een persoon is in de BRP ingeschreven met een bepaald adres en vertrekt daarna zonder een nieuw adres op te geven. Voordat een actualisering wordt uitgevoerd, moet eerst een gedegen onderzoek zijn ingesteld naar het feitelijke adres van de betrokkene. Zie ook de Circulaire en Handreiking De uitkomst van dit onderzoek kan zijn: A. persoon heeft een nieuw adres in dezelfde gemeente (zie procedure 4.5 Binnengemeentelijke adreswijziging); B. persoon heeft een nieuw adres in een andere gemeente (zie procedure 4.4 Vervolginschrijving intergemeentelijke adreswijziging); C. persoon is vertrokken naar het buitenland (zie procedure 4.6 Vertrek naar het buitenland (emigratie)) D. betrokkene verblijft (min of meer voortdurend) in de gemeente maar er is geen adres of briefadres vast te stellen (ambtshalve opnemen briefadres, zie procedure 7.17) ; E. persoon is vertrokken met onbekende bestemming (VOW). 2. Een persoonslijst is ambtshalve opgeschort wegens vertrek naar 'land onbekend', zonder dat dat bij betrokkene bekend is. F. Persoon doet aangifte van verhuizing en het blijkt dat de persoonslijst is opgeschort wegens vertrek naar 'land onbekend' (VOW). In deze procedure worden de volgende 2 situaties beschreven:

Ad E. Adres en bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) kunnen niet worden bepaald. Er wordt vastgesteld dat de verblijfplaats van de burger onbekend is. In een aantal gevallen bestaat de verwachting dat de burger geen ingezetene meer is van een Nederlandse gemeente. De burger is volkomen onbereikbaar. Ad F. De persoonslijst van de betrokkene is opgeschort wegens 'vertrek naar land onbekend' (VOW). De persoon doet nu aangifte van adreswijziging in dezelfde gemeente of een andere gemeente in Nederland. Let op: Als de persoonslijst is opgeschort wegens vertrek naar ‘land onbekend’, zonder dat dit bij betrokkene bekend is, kan betrokkene (op grond van de Awb) alsnog bezwaar maken tegen het besluit van uitschrijving naar ‘land onbekend’. Betrokkene heeft hier zes weken de tijd voor vanaf de dag nadat betrokkene kennis heeft genomen van genoemd besluit. Geadviseerd wordt om de kennisname van het besluit schriftelijk te bevestigen aan betrokkene (in verband met de termijn van zes weken).

Pagina 252 van 392


Het adres van de burger binnen de gemeente kan niet worden bepaald. Er wordt vastgesteld dat de burger wel in de gemeente ingeschreven behoort te staan, omdat betrokkene binnen de grenzen van de gemeente verblijft, maar niet kan worden bepaald met welk adres (er is geen woonadres bekend). De Wet BRP heeft het mogelijk gemaakt dat personen die in een gemeente verblijven, maar geen aangifte van verblijf en adres hebben gedaan, ambtshalve worden opgenomen op een briefadres. Dit is geregeld in artikel 2.23, lid 2 Wet BRP. In dit geval is toestemming van de briefadresgever nodig. Zie hiervoor ook de circulaire ‘briefadres’ op de website van het Agentschap BPR. Voor het uitvoeren van deze procedure wordt verwezen naar procedure 7.5 verderop in deze handleiding. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) behoudt echter het informatiebeheer over de betrokken persoonslijst. Akten en documenten die na de opschorting van de bijhouding van de persoonslijst binnenkomen, moeten worden bewaard. Bij binnenkomst van dit soort brondocumenten moet rubriek 08.75.10 Indicatie document worden geactualiseerd. Als de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, worden actualiseringen over rechtsfeiten die plaatsvonden vóór de opschorting toch op de opgeschorte persoonslijst bijgewerkt door RNI. Ook mogen kennisgevingen van reisdocumenten worden verwerkt, nadat de persoonslijst is opgeschort wegens emigratie. Bij ambtshalve verhuizing naar een briefadres, , een 'vertrek onbekend waarheen' of in het geval dat het adres kan worden bepaald maar de burger in gebreke blijft van het doen van een aangifte, moet de in de artikelen 2.60 en volgende van de Wet BRP genoemde procedure worden uitgevoerd. Zie hiervoor procedure 7.17 (Ambtshalve handelingen). De persoon kan op twee manieren terugkeren na de opschorting wegens vertrek onbekend waarheen ( VOW): 1. Hij/zij keert terug uit een bekend land. 2. Hij/zij verklaart niet uit Nederland te zijn weggeweest en keert terug 'niet bekend vanwaar' (NBV). In beide gevallen wordt procedure 4.3 uitgevoerd. De terugkeer 'niet bekend vanwaar' wordt geactualiseerd als een hervestiging van een ex-ingezetene uit een onbekend land. Mocht de gemeente waar de burger zich hervestigt vraagt de persoonslijst op bij de RNI. een andere zijn dan waar de persoonslijst zich bevindt, dan moet de persoonslijst opgehaald worden.

Pagina 253 van 392


Hieronder worden de situaties genoemd onder E en F uitgewerkt. E.

vertrek onbekend waarheen (VOW)

Categorie 07

Inschrijving


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categoriebeschrijving. Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is de datum waarop schriftelijk van het voornemen tot ambtshalve uitschrijving naar een onbekend land aan de betrokkene mededeling is gedaan. 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is in dit geval de waarde 'E' (= emigratie). Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categoriebeschrijving. Na actualisering van de categorie 08 Verblijfplaats komen de groepen 10 Adreshouding, 11 Adres of 12 Locatie en 14 Immigratie niet meer in de actuele categorie voor. Emigratie 08.13.10 Land waarnaar vertrokken Dit gegeven moet met de waarde '0000' worden ingevuld. 08.13.20 Datum vertrek uit Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is de datum waarop schriftelijk van het voornemen tot ambtshalve uitschrijving naar een onbekend land aan de betrokkene mededeling is gedaan. Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde 'A' (= ambtshalve). Pagina 254 van 392


Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is de datum waarop schriftelijk van het voornemen tot ambtshalve uitschrijving naar een onbekend land aan de betrokkene mededeling is gedaan. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Let op! Voorafgaand aan deze procedure heeft er een adresonderzoek plaatsgevonden (zoals beschreven in de circulaire en protocol adresonderzoek). De datum voor het beëindigen van het adresonderzoek moet de datum van opname (= systeemdatum) van de actuele categorie 08 (emigratie) zijn. F.

terugkeer 'niet bekend vanwaar' (NBV)

De burger verklaart niet uit Nederland te zijn weggeweest. Feitelijk keert de burger 'niet bekend vanwaar' terug. Dit wordt administratief behandeld als een immigratie vanuit een onbekend land. De burger is wettelijk verplicht aangifte te doen van verblijf en adres. Mocht de burger nalatig zijn, dan kan hij of zij uiteraard ook ambtshalve worden ingeschreven. De identiteit van betrokkene moet worden vastgesteld met een document waaruit zijn identiteit blijkt. Vervolgens moet de procedure 4.3 (Vervolginschrijving: hervestiging van een exingezetene) worden uitgevoerd. Wanneer er geen persoonslijst is, wordt procedure 4.1 (Eerste inschrijving van een nooit-ingezetene) uitgevoerd. Dit kan alleen voorkomen als de persoon voor het omslagmoment (1 oktober 1994) al 'vertrokken onbekend waarheen' (VOW) was. Let op of de persoon met een vreemde nationaliteit voldoet aan het inschrijvingscriterium van rechtmatig verblijf in Nederland. Wanneer de inschrijving komende van 'niet bekend vanwaar' wordt verwerkt, moet uiteraard gecontroleerd worden of rubriek 08.75.10 Indicatie document op de persoonslijst is ingevuld. Als dit het geval is, moet aan de hand van de binnengekomen akten of documenten de persoonslijst geactualiseerd worden. Op grond van documenten die rechtsfeiten vermelden met een 'ingangsdatum geldigheid' die ligt vóór de inhoud van rubriek 07.67.10 Datum opschorting bijhouding moet ook tijdens de opschorting de persoonslijst worden geactualiseerd.

Pagina 255 van 392


6.4

Ministerieel besluit/NAVO-militair

Situatieschets Onder ministerieel besluit wordt hier verstaan de melding van de Minister van Buitenlandse Zaken, dat personen die als ingezetene in de BRP zijn ingeschreven, niet langer als ingezetene behoren te zijn ingeschreven. Daarbij moet vooral gedacht worden aan personen met een diplomatieke status en aan geprivilegieerden. De ontvangst van een ministerieel besluit wordt behandeld als een emigratie naar een onbekend land. De beëindiging van het ministerieel besluit wordt geactualiseerd als een immigratie uit een onbekend land. Deze procedure wordt ook uitgevoerd bij personen waarvan door de gemeente vastgesteld wordt, dat zij behoren tot de categorie NAVO-militairen. Een persoon die behoort tot deze categorie komt dus niet langer voor inschrijving als ingezetene in aanmerking en wordt administratief geëmigreerd naar een onbekend land.

In deze procedure worden twee situaties beschreven: A. ingang ministerieel besluit/NAVO-militair B. beëindiging ministerieel besluit/NAVO-militair Aanwijzingen De bedoelde categorie 'NAVO-militairen' bestaat uit: • NAVO-militairen; • burgerpersoneel van de NAVO; • hun echtgenoten/geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Dit geldt voor personen met een niet-Nederlandse nationaliteit of staatloos zijn. Personen uit deze categorie - met uitzondering van de NAVO-militairen zelf - die al een jaar als ingezetene ingeschreven staan, blijven als ingezetene ingeschreven. Let op! Voor personen met de diplomatieke status wordt deze procedure uitgevoerd zodra de melding van het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen. Voor personen die tot de categorie NAVO-militairen gaat behoren of niet meer behoort, komt geen aparte melding. De gemeente moet het feit zelf constateren en vervolgens deze procedure uitvoeren. Verwijzingen Zie voor meer informatie over geprivilegieerden en voor het opnemen en onderhouden van de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document bij geprivilegieerden, procedure 7.22 (Geprivilegieerden).

Pagina 256 van 392


A. ingang ministerieel besluit/NAVO-militair In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categorie. Categorie 07

Inschrijving


Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding Dit is de datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Bij een ministerieel besluit, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente het ministerieel besluit heeft ontvangen. Behoort een persoon tot de categorie NAVOmilitairen, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente kennis heeft gekregen van het feit dat de betrokkene behoort tot de categorie NAVO-militairen. 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Zowel bij de ontvangst van een ministerieel besluit als bij de constatering dat een persoon behoort tot de categorie NAVO-militairen, wordt hier de waarde 'M' (= ministerieel besluit) ingevuld. Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categorie. Na actualisering van de categorie 08 Verblijfplaats komen de groepen 10 Adreshouding, 11 Adres of 12 Locatie en 14 Immigratie niet meer in de actuele categorie voor. Emigratie 08.13.10 Land waarnaar vertrokken Dit gegeven moet met de waarde '0000' worden ingevuld. 08.13.20 Datum vertrek uit Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Bij een ministerieel besluit, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente het ministerieel besluit heeft ontvangen. Behoort een persoon tot de categorie NAVO-militairen, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente kennis heeft gekregen van het feit dat de betrokkene behoort tot de categorie NAVO-militairen.

Pagina 257 van 392


Adresaangifte 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde 'B' (= ministerieel besluit). Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Bij een ministerieel besluit, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente het ministerieel besluit heeft ontvangen. Behoort een persoon tot de categorie NAVO-militairen, wordt hier de datum ingevuld waarop de gemeente kennis heeft gekregen van het feit dat de betrokkene behoort tot de categorie NAVO-militairen. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Let op! Wordt er een document ontvangen waarvan het rechtsfeit een 'ingangsdatum geldigheid' heeft, die ligt voor de 'datum opschorting bijhouding' dan moet de persoonslijst ook na die datum nog worden geactualiseerd. B.

beëindiging ministerieel besluit/NAVO-militair

De beëindiging ministerieel besluit wordt administratief verwerkt als een immigratie uit een onbekend land. De melding van de minister van Buitenlandse zaken dat een persoon de diplomatieke immuniteit heeft verloren, kan pas verwerkt worden in de BRP, als de verblijfplaats van betrokkene bekend is. Wanneer een persoon niet langer behoort tot de categorie NAVO-militairen, dan wordt de onderstaande procedure ook uitgevoerd. De verwerking bestaat in beide gevallen uit dezelfde stappen: 1. De burger vervult zijn wettelijke plicht en doet aangifte van verblijf en adres. Mocht de burger nalatig zijn, dan kan hij ook ambtshalve als ingezetene worden ingeschreven. Zie voor het laatste, procedure 7.17 Ambtshalve handelingen. 2. De identiteit van de burger moet deugdelijk worden vastgesteld met een document waaruit zijn identiteit blijkt. 3. Daarna moet worden nagegaan of de betrokkene aan de inschrijvingscriteria voldoet. Voor alle personen geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). Daarnaast moet een persoon met een vreemde nationaliteit rechtmatig in Nederland te verblijven. 4. Wanneer de beëindiging ministerieel besluit/NAVO-militair daadwerkelijk wordt verwerkt, moet de procedure 4.3 (Vervolginschrijving: hervestiging van een exingezetene) worden uitgevoerd. De opgeschorte persoonslijst kan opgenomen zijn in uw eigen gemeentelijke voorziening. In dat geval moet de PL worden geactualiseerd. Het kan ook zijn dat de opgeschorte persoonslijst in de gemeentelijke voorziening van een andere gemeente is opgenomen. In dat geval vraagt u de persoonslijst op in die gemeente. 5. Vervolgens moet uiteraard gecontroleerd worden of rubriek 08.75.10 Indicatie document op de persoonslijst is ingevuld. Als dit het geval is, moet aan de hand van de binnengekomen aktes of documenten de persoonslijst geactualiseerd worden. Pagina 258 van 392


6. Binnen vier weken nadat de beëindiging ministerieel besluit/NAVO-militair is verwerkt, krijgt de ingeschrevene een volledig overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toegezonden. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden.

Pagina 259 van 392


6.5

Verblijfstitel

Situatieschets Verblijfstitels zijn afkomstig van het Ministerie van Justitie. Een verblijfstitel wordt vanuit systeem van de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) aan een gemeente aangeleverd via een Og11-bericht. Het kunnen verwerken van Og11-berichten is per 1 juli 1998 verplicht gesteld in het Logisch Ontwerp. Verblijfstitels zijn in het kader van de Koppelingswet voor verschillende afnemers van belang bij het uitvoeren van hun taken. Ook gemeenten hebben, bij voorbeeld in verband met het uitvoeren van de Kieswet, verblijfstitelgegevens nodig. In de BRP worden de verblijfstitels niet opgenomen met een omschrijving die aan de Vreemdelingenwet ontleend is, maar door middel van één van de beschikbare 'verblijfstitelcodes' (Zie tabel 56 Verblijfstiteltabel) Hieronder ter verduidelijking een verklaring van enkele gegevens in de volgende rubrieken: • 10/60.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel. Dit is de datum vanaf wanneer de verblijfstitel geldig is. De datum kan in het verleden liggen. • 10/60.39.20 Datum einde verblijfstitel. Dit is de eerste dag waarop de titel opgenomen in rubriek 10/60.39.10 niet meer geldig is. Is geen datum maar wel een titel opgenomen, dan is het een titel waarvan de verblijfsduur onbepaald is. • 10/60.85.10 Ingangsdatum geldigheid. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Het is niet de ingangsdatum geldigheid van de verblijfstitel. Aanwijzingen Met ingang van 1 februari 2004 moet de opneming in de BRP van een actueel aanwezige verblijfstitel worden beëindigd met ingang van de datum waarop de betrokken persoon de Nederlandse nationaliteit verkrijgt. Dat gebeurt door het opnemen van een 'lege' categorie. In zo'n geval wordt de Logisch Ontwerp GBAprocedure 3.11.4 Vervallen verblijfstitel uitgevoerd. Correctie Wanneer in categorie 10 een onjuiste datum of onjuiste titel staat, wordt dit gecorrigeerd door de indicatie onjuist 'O' op te nemen. Dit kan alleen voorkomen in categorie 60 (historisch) en daarbij moet een categorie 10 zijn opgenomen met de juiste gegevens. De indicatie onjuist 'O' wordt door de Vreemdelingendienst via de Og11 berichtencyclus automatisch geplaatst. 'O' Onjuist kan betekenen dat het gegeven administratief onjuist is. Onderzoek Als de IND een gewijzigde of andere verblijfstitel meldt in categorie 60 van het Og11 bericht dan al in categorie 10 op de persoonslijst is opgenomen, wordt de historisch gemaakte categorie 10 automatisch in onderzoek gezet. Het is vervolgens aan de gemeente om dit onderzoek te starten en te beëindigen. Hiertoe neemt de gemeente contact op met de IND. In deze procedure zijn twee situaties beschreven, zoals deze op de persoonslijst worden opgenomen door middel van de Og11 berichtencyclus en een derde procedure in verband met het vervallen van de verblijfstitel:

Pagina 260 van 392


A. verkrijging, verlenging of wijziging van de verblijfstitel; B. intrekking van de verblijfstitel (negatieve beslissing); C. vervallen van de verblijfstitel (verkrijging Nederlandse nationaliteit) Deze procedure wordt voor de situaties A. en B. slechts uitgevoerd, als categorie 10 gecorrigeerd moet worden of als automatisch verwerking niet mogelijk is. A.

verkrijging, verlenging of wijziging van de verblijfstitel

Deze procedure wordt zowel toegepast bij de verkrijging als bij de verlenging van een verblijfstitel. Bij het verlengen van de verblijfstitel ontstaat historie. Categorie 10

Verblijfstitel

Actualiseren Categorie 10 verblijfstitel

Verblijfstitel 10.39.10 Aanduiding verblijfstitel Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 56 Verblijfstiteltabel. 10.39.20 Datum einde verblijfstitel Dit gegeven moet worden ingevuld, als er sprake is van een verblijfstitel voor bepaalde tijd. In alle andere gevallen komt het gegeven niet voor. Bij verlenging van de verblijfstitel wordt de nieuwe datum ingevuld. 10.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel Hier wordt de datum opgenomen waarop de verblijfstitel geldig is geworden. De datum ligt op of voor het heden. Geldigheid 10.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Opneming 10.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 261 van 392


B. intrekken van de verblijfstitel of negatieve beslissing Bij het intrekken van de verblijfstitel of bij een negatieve beslissing ontstaat historie. Categorie 10

Verblijfstitel


Verblijfstitel 10.39.10 Aanduiding verblijfstitel Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 56 Verblijfstiteltabel. 10.39.20 Datum einde verblijfstitel Dit gegeven wordt niet ingevuld. 10.39.30 Ingangsdatum verblijfstitel Hier wordt de datum opgenomen waarop de verblijfstitel is ingetrokken of de datum van de negatieve beslissing. Geldigheid 10.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Opneming 10.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). C.

vervallen van de verblijfstitel (verkrijging Nederlandse nationaliteit)

Bij het laten vervallen van de verblijfstitel ontstaat historie. Categorie 10

Verblijfstitel


Geldigheid 10.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Bij het vervallen van de verblijfstitel door het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit is dit de datum waarop deze nationaliteit verkregen is.

Pagina 262 van 392


Opneming 10.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). N.B. Het komt sporadisch voor, dat de verkrijging van de Nederlandse nationaliteit pas geruime tijd na de werkelijke verkrijgingdatum in de BRP verwerkt wordt. Dan zijn er soms op de persoonslijst, sinds de datum van verkrijging, één of meer categorieën 10/60 opgenomen. Door het opnemen van een lege categorie zijn die categorieën historisch geworden. Zij worden vervolgens onjuist verklaard door het opnemen daarin van element 84.10 met reden 'O'. Aanvullen verblijfstitels op een opgeschorte persoonslijst. Omdat de verblijfstitel voor de vreemdeling van belang is, ook als de vreemdeling niet meer als ingezetene in de BRP is ingeschreven, wordt de verblijfstitel ook geactualiseerd als de persoonslijst van de vreemdeling is opgeschort met reden "E" (emigratie) of "M" (ministerieel besluit). Dit gebeurt ook als de persoonslijst is opgeschort met reden "O" (overlijden) en de ingangsdatum verblijfstitel voor de datum overlijden ligt.

Pagina 263 van 392


6.6

Gezagsverhouding

Situatieschets De gezagsverhouding wordt op de persoonslijst geregistreerd in categorie 11. De groepen gezag minderjarige en curatele kunnen daarin nooit gelijktijdig voorkomen. In deze procedure zijn drie situaties beschreven: A. opnemen of wijzigen gezag over de minderjarige; B. curatele; C. einde gezagsverhouding. Aanwijzingen ad A. Onder gezag over de minderjarige worden alle vormen van gezag bedoeld die in het gezagsregister (voorheen voogdijregister) worden aangetekend. Onder gezag wordt verstaan ouderlijk gezag of voogdij (art. 245, lid 2, Boek 1 BW). De gezagsverhouding mag pas worden opgenomen zodra de gemeente de mededeling van het gezagsregister heeft ontvangen. Een tijdelijke voogdijvoorziening wordt niet altijd en een onder toezicht stelling (OTS) wordt helemaal niet geregistreerd in de BRP. Let op! Er zijn twee soorten tijdelijke voogdij. De ene soort is een tijdelijke voogdij in afwachting van een definitieve voogdij. Deze soort tijdelijke voogdij wordt wel geregistreerd. De andere soort is een tijdelijke voogdij vanwege het feit, dat de gewone voogd(es) de voogdij niet kan uitoefenen. In de BRP wordt deze 'dubbele' voogdij niet geregistreerd en kan ook niet geregistreerd worden! Hieronder volgen de meest voorkomende vormen van gezag. De opsomming is niet uitputtend. In alle gevallen geldt dat de rechter beslissingen kan nemen waardoor het gezag anders kan zijn. Ten aanzien van afstamming is geregistreerd partnerschap niet gelijk aan een huwelijk. Dit maakt ook verschil voor het gezag. De aanvang en beëindiging van gezag van rechtswege kan in de meeste gevallen niet in de BRP worden opgenomen, omdat de kantonrechter hiervan geen mededeling doet. In onderstaande opsomming is dit weergegeven onder het kopje 'BRP' met 'geen'. Let op! Na adoptie wijzigt het gezag van rechtswege. Dit gegeven mag echter niet gecorrigeerd worden op de persoonslijst op basis van de omschrijving: “van rechtswege”! Het gezag kan in dit geval alleen worden gewijzigd, als er een mededeling van het gezagsregister is ontvangen, met hierop de vermelding van de adoptie!

Pagina 264 van 392


Ouderlijk gezag

Uitvoering door

BRP

a. ouders gedurende het huwelijk of na adoptie na ontbinding van het huwelijk door echtscheiding wordt het gezamenlijk ouderlijk gezag voortgezet, tenzij…..

gezamenlijk

geen

b. niet gehuwde ouders dit moet wel zijn aangetekend in het gezagsregister

gezamenlijk

12

c. na uitspraak rechtbank: één ouder samen met een ander (niet-ouder)

gezamenlijk

1D of 2D

moeder moeder

Geen Geen

gezamenlijk

12

Voogdij

Uitvoering door

BRP

a. twee personen anders dan ouder(s)

gezamenlijk

D

b. één persoon anders dan ouder(s)

voogd

D

c. van rechtswege voogdij (artikel 253x Boek 1 BW) de ander, die na overlijden van de ouder die tezamen met die ander het gezag uitoefende

voogd

D

d. één ouder van rechtswege gezag (artikel 253b Boek 1 BW): • ongehuwde moeder (kind niet erkend) • kind geboren binnen 306 dagen na ontbinding huwelijk e. duomoeder is opgenomen in geboorteakte kind

De datum ingang geldigheid van de verschillende vormen van gezag of voogdij is niet eenduidig vast te stellen. In de wet worden drie momenten genoemd: 1. de datum van in kracht van gewijsde gaan van de uitspraak waarbij voorzien is in het gezag of de voogdij; 2. de dag nadat de beslissing is verstrekt of verzonden als het gezag of de voogdij bij voorraad uitvoerbaar is; 3. het tijdstip waarop een voogd die door een ouder is benoemd (bijvoorbeeld bij testament) zich na het overlijden van deze ouder bereid verklaart de voogdij te aanvaarden. Deze verklaring wordt afgelegd op de griffie van het Kantongerecht. Let op! De datum wordt in de meeste gevallen niet uitdrukkelijk vermeld op de mededeling van het gezagsregister. Deze datum kan meestal wel worden ontleend aan het vonnis of de beschikking waarbij het ouderlijk gezag is uitgesproken. In voorkomend geval mag de ingangsdatum aan het vonnis of de beschikking worden ontleend. Het vonnis of de beschikking wordt dan toegevoegd aan de kennisgeving van het gezagsregister (zie QB 44). ad B. Onder curatele wordt verstaan de curatele die aangetekend wordt in het curateleregister. De curatele mag pas worden opgenomen zodra de gemeente de kennisgeving van het curateleregister heeft ontvangen. Pagina 265 van 392


ad C. Deze procedure geldt zowel bij einde gezag over de minderjarige (= voogdij) als bij beëindiging van de curatele. Wanneer de voogdij van rechtswege vervalt door het meerderjarig worden van de ingeschrevene, is de griffier van het kantongerecht niet verplicht hiervan melding te doen. Volgens de Wet BRP geldt deze verplichting namelijk uitsluitend bij iedere wijziging in het gezag dat over een minderjarige wordt uitgeoefend. Niettemin is het bij meerderjarig worden volkomen zeker dat de gezagsverhouding wordt beëindigd. In dit geval mag de persoonslijst toch worden geactualiseerd zonder dat er een brondocument aan ten grondslag ligt. In rubriek 11.82.30 wordt dan bij voorkeur de waarde 'van rechtswege' opgenomen. In alle andere gevallen, moet uiteraard de mededeling van het gezagsregister worden afgewacht voordat de persoonslijst wordt geactualiseerd. A.

opnemen of wijzigen gezag over de minderjarige

Categorie 11

Gezagsverhouding

Actualiseren Categorie 11 gezagsverhouding

Voor de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categorie. Gezag minderjarige 11.32.10 Indicatie gezag minderjarige Indicatie die aangeeft, wie belast is met het gezag over de minderjarige persoon (categorie 01). Mogelijke waarden: 1 = Ouder1 heeft het gezag 2 = Ouder2 heeft het gezag D = een of meer derden hebben het gezag 1D = Ouder1 en een derde hebben het gezag 2D = Ouder2 en een derde hebben het gezag 12 = Ouder1 en Ouder2 hebben het gezag. Document Het is niet verplicht om groep 82 Document in te vullen. Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen omdat de gegevens ontleend behoren te zijn aan of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 11.82.10 Gemeente ontlening gezagsgegevens Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 11.82.20 Datum ontlening gezagsgegevens aan een document Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. Pagina 266 van 392


11.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend. Vul hier dus bijvoorbeeld in: 'kennisgeving gezagsregister'. Geldigheid 11.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de gezagsverhouding is ingegaan. Dit gegeven wordt ontleend aan de kennisgeving van het gezagsregister. Opneming 11.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

curatele

Categorie 11

Gezagsverhouding


Voor de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens genoemd en niet de complete categorie beschrijving. Curatele 11.33.10 Indicatie curateleregister Een aanduiding dat de ingeschrevene onder curatele is gesteld. Er wordt de waarde '1' ingevuld. Document Het is niet verplicht om groep 82 Document in te vullen. Het verdient aanbeveling deze groep in te vullen omdat de gegevens ontleend zijn aan of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 11.82.10 Gemeente ontlening gezagsgegevens Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 11.82.20 Datum ontlening gezagsgegevens aan een document Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 11.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend. Vul hier dus bijvoorbeeld in: 'kennisgeving curateleregister'.

Pagina 267 van 392


Geldigheid 11.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de curatele is ingegaan (art. 381 boek 1 BW). Dit gegeven kan worden ontleend aan de kennisgeving van het curateleregister. Opneming 10.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Let op! De rechter kan een uitspraak doen over curatele voordat betrokkene meerderjarig is. De datum ingang van curatele is dan de datum waarop betrokkene meerderjarig wordt. Bij geboorte in een schrikkeljaar, wordt de dag na het bereiken van de meerderjarige leeftijd de datum geldigheid. C. einde gezagsverhouding Categorie 11

Gezagsverhouding


Document Het is niet verplicht om groep 82 Document in te vullen. Het verdient aanbeveling deze groep in te vullen als de gegevens ontleend zijn aan of afgeleid zijn uit een document. Als u de groep invult, moet u alle elementen van de groep invullen. 11.82.10 Gemeente ontlening gezagsgegevens Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33. 11.82.20 Datum ontlening gezagsgegevens aan een document Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 11.82.30 Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend of waaruit de gegevens zijn afgeleid (zie bijlage 5). Geldigheid 11.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de gegevens over het gezag zijn vervallen. Opneming 11.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 268 van 392


Let op! In geval van beëindiging van gezag door het bereiken van de 18-jarige leeftijd, is dit de datum van ingang geldigheid voor het beëindigen van het gezag. Bij geboorte in een schrikkeljaar (29 februari), wordt de dag na het bereiken van de 18-jarige leeftijd, de datum geldigheid (1 maart).

Pagina 269 van 392


6.7

Reisdocument

Situatieschets Bij het actualiseren van categorie 12 Reisdocument kunnen zich zeven situaties voordoen: A. B. C.

D. E. F. G.

er wordt een Nederlands reisdocument verstrekt; er is sprake van inhouding, inlevering of vermissing van een Nederlands reisdocument; er is sprake van teruggave van een Nederlands reisdocument. Deze procedure wordt uitgevoerd wanneer een ingehouden Nederlands reisdocument (dat nog geldig is) aan de ingeschrevene wordt teruggegeven. er worden een of meerdere buitenlandse reisdocumenten getoond; er is sprake van inlevering/vermissing van een buitenlands reisdocument. er is sprake van een signalering; er is sprake van beëindiging van de signalering.

Aanwijzingen In de BRP worden uitsluitend uitgereikte Nederlands reisdocumenten geregistreerd. Wanneer voor niet uitgereikte reisdocumenten toch een categorie 12 Reisdocument op de persoonslijst is opgenomen, wordt deze categorie in zijn geheel verwijderd. Deze procedure wordt ook uitgevoerd wanneer een Nederlands reisdocument wordt getoond die nog niet op de persoonslijst is opgenomen. Met ingang van 26 juni 2012 is de geldigheid van bijschrijvingen van rechtswege komen te vervallen. Omdat de bijschrijving in juridische zin vanaf die datum niet meer bestaat, heeft dit tot gevolg dat het bijschrijven van kinderen in het paspoort van één of beide ouders niet meer mogelijk is. Ook het doorhalen van bijschrijvingen kan met ingang van 26 juni 2012 niet meer plaatsvinden. A.

er wordt een Nederlands reisdocument verstrekt

Categorie 12

Reisdocument


Voor elk uitgereikt Nederlands reisdocument - niet zijnde een nooddocument- wordt een aparte categorie 12 Reisdocument opgenomen, voor zover de afgifte van het reisdocument niet langer dan elf jaar geleden heeft plaatsgevonden. Let op! Bij eerste inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres en bij vervolginschrijving, komende uit het buitenland, moet een Nederlands reisdocument dat in het buitenland is verstrekt, de chip aan de balie uitgelezen worden.

Nederlands reisdocument 12.35.10 Soort Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 48. Pagina 270 van 392


12.35.20 Nummer Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Het nummer van het reisdocument van de houder. 12.35.30 Datum uitgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt. 12.35.40 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de instantie die het reisdocument heeft verstrekt. Invullen volgens tabel 49. Bij afgifte van een reisdocument in het buitenland wordt hier ingevuld BU0518 (Minister van Buitenlandse Zaken ’s-Gravenhage). 12.35.50 Datum einde geldigheid Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. De datum waarop het reisdocument dat aan de houder is verstrekt, zijn geldigheid verliest. 12.35.60 Datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. 12.35.70 Aanduiding inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. 12.35.80 Lengte houder Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de lengte in centimeters van de houder van het reisdocument. De lengte van de houder wordt overgenomen uit het brondocument. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die het dossier van het verstrekte reisdocument. Invullen volgens tabel 33. Wanneer de verstrekking door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde '0000' ingevuld. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de gegevens over het verstrekte reisdocument aan het dossier zijn toegevoegd. Wanneer de verstrekking door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde '00000000' ingevuld. Als de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente of u ontvangt een kennisgeving van een andere Nederlandse gemeente, wordt hier de standaardwaarde '00000000' ingevuld.

Pagina 271 van 392


12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden.

Dit gegeven moet worden ingevuld. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het dossier, waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Bijvoorbeeld: 'aanvraagformulier' of 'aanvraagformulier bijschrijving'. Is het paspoort verstrekt in het buitenland, wordt hier de naam van de RSO, ambassade of consulaat-generaal in het buitenland waar het document is aangevraagd zo nauwkeurig mogelijk beschreven. Als de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente of u ontvangt een kennisgeving van een andere Nederlandse gemeente, wordt hier de standaardwaarde '.' ingevuld. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B. inhouding, inlevering of vermissing van een Nederlands reisdocument De inhouding, inlevering of vermissing van een Nederlands reisdocument niet zijnde een nooddocument wordt geregistreerd in de BRP. De inhouding van een Nederlands reisdocument gebeurt altijd door een daartoe bevoegde Nederlandse autoriteit. De inlevering gebeurt daarentegen op initiatief van de ingeschrevene zelf. Wanneer de ingeschrevene aangifte doet van vermissing van een Nederlands reisdocument, wordt deze aangifte van vermissing direct geregistreerd in de BRP. Categorie 12

Reisdocument


In de bestaande categorie worden de gegevens betreffende de datum en de aanduiding inhouding of vermissing Nederlands reisdocument ingevuld. De overige gegevens in groep 35 Nederlands reisdocument en de gegevens in groep 82 Document blijven ongewijzigd. Nederlands reisdocument 12.35.10 Soort Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.20 Nummer Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd.

Pagina 272 van 392


12.35.30 Datum uitgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.40 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.50 Datum einde geldigheid Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.60 Datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het Nederlands reisdocument wordt ingeleverd of ingehouden. Bij een vermissing wordt hier de datum ingevuld, waarop de verklaring van vermissing als bedoeld in de Paspoortwet is afgelegd. 12.35.70 Aanduiding inhouding of vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarde: I = ingehouden of ingeleverd V = vermist . = onbekend 12.35.80 Lengte houder Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin zich de aanvullende paspoortgegevens bevinden Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het Nederlands reisdocument wordt ingeleverd of ingehouden. Bij een vermissing wordt hier de datum ingevuld, waarop de verklaring van vermissing als bedoeld in de Paspoortwet is afgelegd. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 273 van 392


C.

teruggave Nederlands reisdocument

Deze procedure kan slechts worden uitgevoerd als rubriek 12.35.70 de waarde 'I' (in dit geval van inhouding) heeft. Categorie 12

Reisdocument


In de bestaande categorie worden de gegevens betreffende de datum en de aanduiding inhouding Nederlands reisdocument verwijderd. De overige gegevens in groep 35 Nederlands reisdocument en de gegevens in groep 82 Document blijven ongewijzigd. Nederlands reisdocument 12.35.10 Soort Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.20 Nummer Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.30 Datum uitgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.40 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.50 Datum einde geldigheid Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.35.60

Datum inhouding of vermissing Nederlands reisdocument

Let op! Dit gegeven moet worden verwijderd. 12.35.70

Aanduiding inhouding of vermissing Nederlands reisdocument

Let op! Dit gegeven moet worden verwijderd. 12.35.80 Lengte houder Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven wordt niet gewijzigd.

Pagina 274 van 392


12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het Nederlands reisdocument is teruggegeven. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). D.

registratie van (bijschrijving in) één of meerdere buitenlandse reisdocumenten

Categorie 12

Reisdocument


Let op! Met ingang van Logisch Ontwerp versie 3.9 worden buitenlandse reisdocumenten niet meer op de persoonslijst geregistreerd. De verwachte ingangsdatum van LO 3.9 is 31 januari 2015. Buitenlands reisdocument Als meerdere buitenlandse reisdocumenten worden overgelegd dan wordt hiervoor slechts één categorie 12 opgenomen. Ook de bijschrijving in een buitenlands reisdocument wordt op deze manier geregistreerd. 12.37.10 Aanduiding bezit buitenlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld, met de waarde "1". Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde '0000'. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde '00000000'. 12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de landcode(s) van het land of de landen van verstrekking van het reisdocument of documenten. Invullen volgens tabel 34. Per reisdocument moet er een landcode worden ingevuld. Heeft een persoon dus twee buitenlandse reisdocumenten, dan wordt hier ook tweemaal de landcode Pagina 275 van 392


opgenomen. Als scheidingsteken tussen deze landcodes wordt bij voorkeur de spatie gebruikt. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop aangifte werd gedaan dat de ingeschrevene beschikt over één of meerdere buitenlandse reisdocumenten. Bij eerste inschrijving vanuit het buitenland is dat de datum waarop aangifte van verblijf en adres is gedaan. Dat is de datum van het BVB. Worden op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten getoond, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe datum van aangifte. Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Worden op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten overgelegd, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe datum van opneming. E.

inlevering of vermissing van een buitenlands reisdocument

Verlies of inlevering van buitenlandse reisdocumenten wordt niet in de BRP geregistreerd. F.

er is sprake van een signalering

Van elke persoon die in de (digitale) signaleringslijst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voorkomt, moet worden nagegaan of deze als ingezetene in de BRP is ingeschreven. Aan een desbetreffende persoon mag niet zonder meer een Nederlands reisdocument worden verstrekt. Het voorkomen op de (digitale) signaleringslijst vormt geen belemmering voor het verstrekken van een Nederlandse identiteitskaart. Voor een signalering wordt een aparte categorie 12 opgenomen. Categorie 12

Reisdocument


Signalering 12.36.10 Signalering verstrekking Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is een aanduiding die aangeeft dat aan de ingeschrevene niet zonder meer een reisdocument niet zijnde een Nederlandse identiteitskaart mag worden verstrekt. Hier vult u de waarde '1' in. Document 12.82.10 Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde '0000'. 12.82.20 Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde '00000000'. Pagina 276 van 392


12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de aanduiding: 'signaleringslijst'. Geldigheid 12.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Opneming 12.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). G.

beëindiging van de signalering

Categorie 12

Reisdocument


Bij de melding dat de aan de ingeschrevene toegekende verstrekkingsbelemmering niet langer van toepassing is, wordt de categorie waarin die signalering is opgenomen verwijderd van de persoonslijst.

Pagina 277 van 392


6.8

Kiesrecht

Situatieschets: In deze categorie worden gegevens opgenomen betreffende het Nederlandse kiesrecht en het kiesrecht voor het Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de Europese Unie. De volgende situaties kunnen zich voordoen: A. Uitsluiting Nederlandse kiesrecht 1. Aanvang uitsluiting Nederlands kiesrecht 2. Einde uitsluiting Nederlands kiesrecht B. Kiesrecht Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU 1. Deelname Europees kiesrecht 2. Einde deelname Europees kiesrecht 3. Uitsluiting Europees kiesrecht 4. Einde uitsluiting Europees kiesrecht Aanwijzingen: In het Nederlandse kiesrecht kan een persoon worden uitgesloten van het kiesrecht. Dit kan vervolgens ook weer beëindigd worden. De uitsluiting kan zowel betrekking hebben op personen met de Nederlandse nationaliteit als op personen met een vreemde nationaliteit. De uitsluiting kan voor een bepaalde of voor een onbepaalde tijd zijn. U ontvangt hierover van de minister van Justitie een schriftelijke mededeling. De uitsluiting geldt voor alle verkiezingen (ook voor de verkiezingen voor het Europees Parlement). Let op! In verband met wijzigingen in de Kieswet zijn personen die voorheen uitgesloten waren op grond van geestelijke stoornis niet meer uitgesloten van het kierrecht. Als deze nog voorkomt, kan deze aantekening zonder meer van de persoonslijst verwijderd worden. Bij het kiesrecht voor het Europees Parlement is dit anders geregeld. In het geval dat een niet-Nederlandse onderdaan van een lidstaat van de EU in Nederland aan die verkiezingen wil deelnemen, verzoekt hij door middel van een op grond van de Kieswet vastgesteld formulier (formulier Y32) om registratie als kiezer. De kiesgerechtigdheid blijft geregistreerd zolang betrokkene als ingezetene in de BRP is ingeschreven. In geval van emigratie moet het kiesrecht dan ook van de persoonslijst verwijderd worden! De registratie kan ook worden geschrapt na ontvangst van een schriftelijk verzoek om beëindiging als geregistreerd kiezer voor deelname aan de verkiezingen voor het Europees Parlement in Nederland. Hiervoor is geen formulier vastgesteld. Een niet-Nederlandse onderdaan van de EU kan, behalve door de Nederlandse rechter, ook door een daartoe bevoegde autoriteit van de Lidstaat waarvan hij onderdaan is worden uitgesloten van het kiesrecht voor het Europees Parlement. Ook dit kan weer beëindigd worden. De uitsluiting kan voor een bepaalde of een onbepaalde tijd zijn. Dit blijkt uit een kennisgeving van de bevoegde autoriteit van de Lidstaat waarvan hij onderdaan is.

Pagina 278 van 392


A.

Uitsluiting Nederlands kiesrecht

De gegevens over de uitsluiting van het kiesrecht worden naar aanleiding van de Kieswet ontleend aan de mededeling hierover van de minister van Justitie. 1.

Aanvang uitsluiting Nederlands kiesrecht

13.38.10 Aanduiding uitgesloten kiesrecht Dit gegeven moet ingevuld worden met de waarde 'A'. 13.38.20 Einddatum uitsluiting kiesrecht Dit gegeven moet worden opgenomen wanneer er sprake is van een uitsluiting voor bepaalde tijd. Bij een uitsluiting voor het leven komt het gegeven niet voor. Let op! Groep 82 Document wordt hierbij niet opgenomen. 2. Einde uitsluiting Nederlands kiesrecht Bij ontvangst van een mededeling van de minister van Justitie over de beëindiging van de uitsluiting van het kiesrecht, wordt categorie 13 in zijn geheel van de persoonslijst verwijderd. Als echter in deze categorie groep 31 Europees kiesrecht voorkomt wordt de categorie niet verwijderd maar uitsluitend de gegevens uit groep 38. De groepen 31 en 82 blijven dan staan! Let op! Wanneer er sprake is van uitsluiting van het kiesrecht voor bepaalde tijd, verdient het aanbeveling om, wanneer de einddatum uitsluiting kiesrecht is bereikt, categorie 13 Kiesrecht in zijn geheel te verwijderen, behalve in de situatie dat groep 31 Europees kiesrecht voorkomt. B.

Kiesrecht Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU

1. Deelname Europees kiesrecht De gegevens over de deelname van een niet-Nederlandse onderdaan van de EU als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement worden ontleend aan het verzoekschrift van betrokkene. 13.31.1 Aanduiding Europees kiesrecht Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde '2' = de persoon neemt deel aan de verkiezingen en wenst een oproep te ontvangen. 13.31.20 Datum verzoek of mededeling Europees kiesrecht Hier wordt de datum ingevuld waarop het verzoek is ontvangen. 13.82.20 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente die de gegevens over het kiesrecht ontleent. Dat is altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens Tabel 33 Gemeententabel. 13.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn.

Pagina 279 van 392


13.82.30 Beschrijving document De aanbevolen beschrijving van het document voor het ontlenen van de gegevens m.b.t. deelname als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement is: 'verzoek deelname Europese verkiezingen' 2. Einde deelname Europees kiesrecht Bij ontvangst van een schriftelijk verzoek van betrokkene waaruit blijkt dat hij niet langer in Nederland wil deelnemen aan de verkiezingen voor het Europees Parlement wordt de categorie Kiesrecht van de persoonslijst verwijderd. Aanwijzing Naast een schriftelijk verzoek tot beëidiging deelneming aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, wordt in categorie 13 Kiesrecht deelname aan het Europees Kiesrecht beëindigd op het moment dat betrokkene de Nederlandse nationaliteit heeft verkregen. Let op! Wanneer groep 38 (Uitsluiting Kiesrecht) voorkomt, dan wordt de categorie niet verwijderd maar uitsluitend de gegevens uit de groepen 31 en 82! 3. Uitsluiting Europees kiesrecht De gegevens over de uitsluiting van de niet-Nederlandse onderdaan van de EU voor het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling van de bevoegde autoriteit van de desbetreffende Lidstaat waaruit blijkt dat betrokkene is uitgesloten van het kiesrecht. 13.31.10 Aanduiding Europees kiesrecht Dit gegeven moet worden ingevuld met de waarde '1' = de persoon is uitgesloten van het kiesrecht. 13.31.20 Datum verzoek of mededeling Europees kiesrecht Hier wordt de datum ingevuld waarop de mededeling is ontvangen. 13.31.30 Einddatum uitsluiting Europees kiesrecht Als in de kennisgeving van de desbetreffende Lidstaat staat vermeld dat de uitsluiting voor het kiesrecht voor een bepaalde tijd is, dan wordt de datum tot waarop de uitsluiting duurt hier opgenomen. Als het een kennisgeving betreft waaruit blijkt dat de uitsluiting voor onbepaalde tijd is blijft dit veld leeg. 13.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente die de gegevens over het kiesrecht ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens Tabel 33 Gemeententabel. 13.82.20 Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 13.82.30 Beschrijving document De aanbevolen beschrijving van het document voor het ontlenen van de gegevens m.b.t. de uitsluiting van het Europees kiesrecht is: 'kennisgeving uitsluiting kiesrecht (code van de betreffende Lidstaat volgens Tabel 34 Landentabel)

Pagina 280 van 392


Let op! Bij uitsluiting van het Europees kiesrecht moet betrokkene van deze uitsluiting bericht ontvangen. De gegevens over de uitsluiting Europees kiesrecht worden ook in categorie 13 Kiesrecht opgenomen wanneer groep 31 niet voorkomt. 4. Einde uitsluiting Europees kiesrecht Bij ontvangst van een kennisgeving van de autoriteit van een Lidstaat waaruit blijkt dat de uitsluiting van het Europees kiesrecht is beëindigd, wordt de categorie kiesrecht van de persoonslijst verwijderd. Voor de hernieuwde deelname als kiezer in Nederland aan de verkiezing voor het Europees Parlement moet betrokkene opnieuw een verzoekschrift indienen. Let op! Wanneer groep 38 voorkomt, dan wordt de categorie niet verwijderd maar uitsluitend de gegevens uit de groepen 31 en 82! Van de beëindiging van de uitsluiting van het Europees kiesrecht moet betrokkene bericht ontvangen.

Pagina 281 van 392


6.9

Het in onderzoek stellen van gegevens

Situatieschets In deze procedure wordt het volgende beschreven: 1. Het in onderzoek stellen; 2. Het uitbreiden of beperken van een onderzoek; 3. Het beëindigen van een onderzoek en 4. Het in onderzoek stellen van gegevens uit dezelfde categorie waarover eerder een onderzoek werd afgesloten. Het uitvoeren van een onderzoek is mogelijk voor de gegevens in de categorieën 01/51 Persoon, 02/52 Ouder1, 03/53 Ouder2, 04/54 Nationaliteit, 05/55 Huwelijk/geregistreerd partnerschap, 06/56 Overlijden, 08/58 Verblijfplaats, 09/59 Kind, 10/60 Verblijfstitel, 11/61 Gezagsverhouding, 12 Reisdocument en 21/71 Verwijzing. Aanwijzingen Een onderzoek wordt in het algemeen uitgevoerd wanneer er twijfel bestaat over de juistheid van op de persoonslijst opgenomen gegevens. Die twijfel kan voortkomen uit allerlei signalen. Met ingang van 1 april 2007 kan de gemeente in toenemende mate signalen van afnemers ontvangen via de terugmeldvoorziening (TMV). Zie voor de werking van deze TMV het gelijknamige onderdeel van het Handboek Operationele Procedures (HOP). De gemeente verkrijgt langs elektronische weg een 'dossier' vanuit deze voorziening. Aan de hand van dit dossier moet de gemeente besluiten om wel of niet een onderzoek te starten. Als de gemeente besluit een onderzoek te starten past zij de status van het dossier bij de TMV aan de situatie aan. Besluit de gemeente geen onderzoek te starten meldt zij dat aan de TMV. Wordt na een onderzoek een gegeven uiteindelijk gewijzigd, krijgt de afnemer een wijziging aangeleverd via de GBA-V. Let op! Na het ontvangen van een dossier van de TMV is de gemeente verplicht binnen 5 werkdagen daarop te reageren. Die reactie kan zijn dat de gegevens zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd of dat er een onderzoek gestart zal gaan worden. Als tot dit laatste besloten wordt moet de gemeente een aantal gegevens naar de TMV terugsturen. Één van die gegevens is de verwachte afhandeldatum! Uiteraard kan de verwachte afhandeldatum later aan een veranderde situatie aangepast worden. Wanneer gegevens in onderzoek worden gesteld, zal er daadwerkelijk een onderzoek moeten worden uitgevoerd. De voortgang van een dergelijk onderzoek zal moeten worden bewaakt en er moet een onderzoeksdossier worden aangelegd, zodat ook bij vertrek van de burger de gemeente van vestiging op de hoogte is van de (voorlopige) onderzoeksresultaten. Bij een intergemeentelijke adreswijziging zal de gemeente van vestiging het onderzoeksdossier opvragen bij de gemeente van vertrek. De gemeente van vestiging kan dan het onderzoek voortzetten en afronden. Ook de gegevens op een opgeschorte persoonslijst en historische gegevens kunnen in onderzoek worden gesteld. Als er twijfel is over de opschorting, kunnen aan de categorie waarin de gebeurtenis geregistreerd is die aanleiding was voor de opschorting (categorie 06 Overlijden of 08 Verblijfplaats) proceduregegevens worden toegevoegd. Voor het in onderzoek stellen van adresgegevens is het volgende van belang. Pagina 282 van 392


In de BRP zijn de meeste adressen BAG-adressen. Er zullen bij uitzondering ook nog BRP-adressen zijn. Voor BAG-adressen gelden bij het in onderzoek stellen ook de volgende regels. Als er aan BAG ontleende adresgegevens in onderzoek worden gesteld, al dan niet naar aanleiding van een terugmelding en er is gerede twijfel over de juistheid van die gegevens zoals die aan BAG ontleend zijn, moet er een terugmelding plaatsvinden aan de (gemeentelijke) BAG. Die melding blijft achterwege als er twijfel is aan de juistheid van het adres op zich. BAG-adresgegevens kunnen niet zelf aangepast worden, dat gebeurt aan de hand van een melding uit de BAG. Mocht er tijdens het onderzoek naar boven komen dat er een fout zit in het BAGadres, moet er een terugmelding plaatsvinden aan de (gemeentelijke) BAG. De BAG-beheerder zal dan zelf een onderzoek starten naar het element van het adres dat "fout" is. Als blijkt dat er een fout in het adres zit, zal na aanpassing in de BAG het juiste adres doorvloeien naar de BRP. Let wel, hierbij spreken wij over fouten in het BAG-adressen bestand, niet over persoonsgegevens gekoppeld aan een foutief/verkeerd adres. Let op! Wanneer een actueel gegeven in onderzoek wordt gesteld en hetzelfde gegeven komt voor in de historie, dan moet uiteraard dat historische gegeven ook in onderzoek worden gesteld. Verwijzing De manier waarop correcties tijdens en naar aanleiding van een onderzoek moeten worden uitgevoerd, wordt beschreven in procedure 7.3 (Correcties).

A.

het in onderzoek stellen van gegevens

De gegevens die in verband met een onderzoek worden opgenomen, zijn: Procedure 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek Dit gegeven moet worden ingevuld. Als bij één gegeven een onderzoek loopt, wordt het rubrieknummer ingevuld (bijvoorbeeld het onderzoek naar de geboortedatum van de persoon wordt aangeduid als '010310'). Als bij meerdere gegevens uit één groep een onderzoek loopt, wordt het groepnummer, voorafgegaan door het categorienummer en aangevuld met '00', ingevuld (bijvoorbeeld het onderzoek naar de groep 03 Geboorte van de persoon wordt aangeduid als '010300'). Als bij gegevens uit meerdere groepen een onderzoek loopt, wordt het categorienummer, aangevuld met '0000', opgenomen (bijvoorbeeld het onderzoek naar de gegevens uit categorie 01 Persoon wordt aangeduid als '010000')

Pagina 283 van 392


83.20 Datum ingang onderzoek Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het onderzoek is gestart. B.

het uitbreiden of beperken van een lopend onderzoek

Wanneer in een categorie al een onderzoek loopt en dit onderzoek wordt uitgebreid/beperkt tot meer/minder gegevens, dan wordt slechts element 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek gewijzigd. De gegevens die in verband met een uitbreiding/beperking van een lopend onderzoek worden opgenomen, zijn: Procedure 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek Dit gegeven wordt gewijzigd. Hier worden de gegevens aangeduid die in het uitgebreide/beperkte onderzoek in onderzoek worden gesteld. 83.20 Datum ingang onderzoek Dit gegeven wordt niet gewijzigd. C.

het beëindigen van een onderzoek

Bij de beëindiging van een onderzoek, wordt element 83.30 Datum einde onderzoek aan de gegevens van de groep Procedure toegevoegd. De gegevens in element 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek en in element 83.20 Datum ingang onderzoek worden niet gewijzigd. Het gegeven dat in verband met de beëindiging van een onderzoek wordt opgenomen, is: Procedure 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 83.20 Datum ingang onderzoek Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 83.30 Datum einde onderzoek Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het onderzoek wordt afgesloten.

Pagina 284 van 392


D.

het in onderzoek stellen van gegevens uit dezelfde categorie waarover eerder een onderzoek werd afgesloten

Een nieuw onderzoek wordt ingesteld naar de juistheid van gegevens in een categorie waar al eerder een onderzoek werd afgesloten waarbij geconcludeerd werd dat de onderzochte gegevens correct waren. In de desbetreffende categorie heeft dus geen correctie plaatsgevonden. De gegevens in element 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek en in element 83.20 Datum ingang onderzoek worden in dit geval gewijzigd. Element 83.30 Datum einde onderzoek wordt verwijderd. De gegevens die in verband met een later onderzoek in dezelfde categorie worden opgenomen, zijn: Procedure 83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek Dit gegeven wordt gewijzigd in de aanduiding van de gegevens die in het nieuwe onderzoek worden meegenomen. 83.20 Datum ingang onderzoek Dit gegeven wordt gewijzigd in de datum waarop het nieuwe onderzoek is gestart. 83.30 Datum einde onderzoek Dit gegeven wordt verwijderd.

Pagina 285 van 392


7

Bijzondere gevallen

7.1

Inleiding

Zoals in hoofdstuk 1 van deze handleiding al werd aangekondigd, worden in dit hoofdstuk de procedures behandeld, die zo lastig of bewerkelijk zijn of zo weinig voorkomen, dat ze gewoonlijk niet tot het dagelijks takenpakket van de BRPambtenaar behoren.

Pagina 286 van 392


7.2

Verwijdering of overschrijving van gegevens bij adoptie of geslachtswijziging

In beginsel worden algemene gegevens nooit overschreven of verwijderd uit de BRP. Hierop zijn twee uitzonderingen: overschrijving/verwijdering van gegevens naar aanleiding van een adoptie of een geslachtswijziging. Deze procedure wordt slechts uitgevoerd op schriftelijk verzoek van de betrokkene(n). Het overschrijven van gegevens betekent dat de opgenomen waarden worden overschreven met een nieuwe waarde en dat er geen nieuwe categorie wordt opgenomen. Het verwijderen van gegevens houdt in dat de desbetreffende gegevens van de persoonslijst worden verwijderd. Wanneer de gemeente het voornemen heeft geen gevolg te geven aan de hieronder vermelde verzoeken moet, binnen vier weken na het verzoek, een schriftelijke mededeling daarover worden gedaan aan de verzoeker onder vermelding van de gronden. Hiermee start de procedure zoals aangegeven in artikel 2.60 en verder van de Wet BRP en de Awb.

7.2.1

Verwijdering of overschrijving van persoonsgegevens naar aanleiding van een adoptie

Uitgangspunt bij de onderhavige beschrijving is dat de actualiseringen tengevolge van de adoptie zijn uitgevoerd. Dat betekent dat procedure 5.10 van deze handleiding is afgerond. Dit resulteert o.a. in historie waarin de ouders zijn opgenomen, waarmee de familierechtelijke betrekking door de adoptie werd verbroken. Deze ouders zullen hierna de oorspronkelijke ouders worden genoemd. Een aantal betrokkenen kan een schriftelijk verzoek om overschrijving/verwijdering indienen: 1. het adoptiefkind van 16 jaar of ouder; 2. de adoptiefouders van een minderjarige tot 16 jaar; 3. de oorspronkelijke ouders. Voordat persoonsgegevens worden verwijderd of overschreven, moet de identiteit van de verzoeker worden vastgesteld met een document waaruit zijn identiteit blijkt. Let op! Bij een zwakke adoptie kan een verzoek tot verwijderen van de historische gegevens niet gehonoreerd worden, omdat de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronelijke ouder(s) niet verbroken zijn. 7.2.1.1

op de persoonslijst van het adoptiefkind

Over de persoonslijst van het adoptiefkind kan het verzoek worden gedaan door: • het adoptiefkind van 16 jaar of ouder; • de adoptiefouders van een minderjarige tot 16 jaar. Op basis van zo'n schriftelijk verzoek moeten binnen vier weken de volgende actualiseringen worden uitgevoerd: • de naamgegevens van het kind, die vóór de adoptie waren ingevuld, worden overschreven met de waarden die geldig worden door de adoptie. In categorie 51 Persoon worden dus de elementen 02.10 Voornamen, 02.20 Adellijke titel/predikaat, 02.30 Voorvoegsel geslachtsnaam en 02.40 Geslachtsnaam overschreven met de waarden zoals die direct na de adoptie gelden. Wanneer er meerdere categorieën 51 zijn, moeten bovenstaande gegevens in alle (historische) categorieën worden overschreven. Pagina 287 van 392


• de gegevens over de oorspronkelijke ouders moeten worden verwijderd. Dat betekent dat alle categorieën 52 Ouder1 en 53 Ouder2 die betrekking hebben op de oorspronkelijke ouders moeten worden verwijderd; • de actuele en historische gegevens over de nationaliteit(en) die door de adoptieuitspraak is (zijn) verloren, moeten worden verwijderd; • alle historische categorieën Verblijfplaats met verblijfplaatsgegevens van voor de adoptie moeten worden verwijderd. Let op! Ook immigratiegegevens en emigratiegegevens die betrekking hebben op de periode vóór de adoptie worden van de persoonslijst verwijderd. Waar nodig moeten ook de immigratiegegevens uit de actuele categorie 08 verwijderd worden. Hierbij wordt opgemerkt dat een historische categorie (bijvoorbeeld met verblijfplaatsgegevens) die gedeeltelijk betrekking heeft op de periode voor en gedeeltelijk na de adoptie niet wordt verwijderd van de persoonslijst. Wel de immigratiegegevens en emigratiegegevens van voor de adoptie. Het schriftelijke verzoek kan zowel betrekking hebben op alle genoemde historische categorieën als wel op een of meerdere afzonderlijke categorieën. Het gemeentebestuur doet direct na de overschrijving/verwijdering van de persoonsgegevens schriftelijk mededeling hiervan aan de verzoeker. 7.2.1.2

op de persoonslijst van de verzoekende oorspronkelijke ouder

Op schriftelijk verzoek van een oorspronkelijke ouder van een geadopteerd kind kan de gemeente binnen vier weken de gegevens van het adoptiefkind, die op de persoonslijst van de oorspronkelijke ouder vermeld staan, van de persoonslijst verwijderen. Het betreft hier zowel de categorieën 09 als 59 Kind. Het gemeentebestuur doet direct na de verwijdering van de persoonsgegevens schriftelijk mededeling hiervan aan de verzoeker.

Pagina 288 van 392


7.2.2

Geslachtswijziging

Uitgangspunt bij deze procedure is dat actualiseringen tengevolge van de geslachtswijziging zijn uitgevoerd. Dat betekent dat procedure 5.8 van deze handleiding is afgerond. Een aantal betrokkenen kan een schriftelijk verzoek om overschrijving van de historische gegevens indienen: 1. de persoon die een geslachtswijziging ondergaan heeft; 2. de ouders, voogden of verzorgers voor minderjarigen jonger dan 16 jaar.; 3. curatoren voor onder curatele gestelden. Voordat de persoonsgegevens worden overschreven, moet de identiteit van de verzoeker worden vastgesteld met een document waaruit zijn identiteit blijkt. Op basis van een schriftelijk verzoek moet binnen vier weken de volgende actualiseringen worden uitgevoerd in categorie 51 Persoon: • de voornamen en de eventuele adellijke titel of predikaat van de persoon, die voor de geslachtswijziging waren ingevuld, worden overschreven met de waarden die gelden onmiddellijk na de geslachtswijziging. In categorie 51 Persoon worden dus de elementen 02.10 Voornamen en 2.20 Adellijke titel/predikaat overschreven met de waarden die gelden onmiddellijk na de geslachtswijziging; • de geslachtsaanduiding van de persoon, die voor de geslachtswijziging was ingevuld, wordt overschreven met de waarde die geldt na de geslachtswijziging. In categorie 51 Persoon wordt dus de element 04.10 Geslachtsaanduiding overschreven met de waarde die geldt na de geslachtswijziging; • het naamgebruik van de persoon, dat voor de geslachtswijziging was ingevuld, wordt overschreven met de waarde die geldt onmiddellijk na de geslachtswijziging. In categorie 51 Persoon wordt dus element 61.10 Aanduiding naamgebruik overschreven met de waarde die geldt onmiddellijk na de geslachtswijziging. Als er meerdere categorieën 51 zijn, moeten bovenstaande gegevens in alle (historische) categorieën worden overschreven. Er geldt daarbij een restrictie voor wat betreft het naamgebruik. In het geval dat een ingeschrevene naar aanleiding van een geslachtswijziging een verzoek doet tot wijziging van het naamgebruik en dat naamgebruik is anders dan 'E' (eigen naam), dan mag deze waarde slechts in die historische categorieën worden overschreven voor zover deze geldig zijn geworden op of na de datum van de eerste huwelijkssluiting of het aangaan van het eerste geregistreerd partnerschap. Het gemeentebestuur doet direct na de overschrijving van de persoonsgegevens schriftelijk mededeling hiervan aan de verzoeker.

Pagina 289 van 392


Correcties

7.3

Correcties zijn aanpassingen van foutief op de persoonslijst opgenomen gegevens. De aanleiding tot het uitvoeren van correcties kunnen zijn: er komt een document binnen waaruit blijkt dat bepaalde gegevens op een persoonslijst onjuist zijn (dat kan het geval zijn wanneer de burger gebruik maakt van het correctierecht) of een ingesteld onderzoek wijst uit dat een of meerdere gegevens onjuist zijn of er is een fout gemaakt bij het opnemen van de gegevens op de persoonslijst. Een correctie is in feite een actualiseringsprocedure. Bij correcties op algemene persoonsgegevens ontstaat historie. Dit is noodzakelijk om de administratieve levensloop van de persoon te kunnen volgen. In de door een correctie ontstane historie komt altijd de groep 84 Indicatie onjuist voor. Onjuiste categorieën mogen niet meer worden gewijzigd. In de nieuw opgenomen categorie wordt dezelfde ingangsdatum geldigheid ingevuld als in de categorie waarin de indicatie onjuist wordt opgenomen, tenzij de correctie de ingangsdatum geldigheid betreft. Als in de onjuiste categorie bij de ingangsdatum geldigheid de standaardwaarde was opgenomen en de werkelijke datum is nu wel bekend, dan wordt in de nieuwe categorie deze werkelijke datum ingevuld i.p.v. de standaardwaarde. Let op! de voorwaarden zoals deze zijn vermeld in de artikelen 2.58 en verder in de Wet BRP en de Awb. Er zijn twee groepen correcties te onderscheiden: 1. de correctie van een ten onrechte opgenomen categorie; 2. de correctie van een onjuist opgenomen gegeven.

7.3.1

Correctie van een ten onrechte opgenomen categorie

Deze situatie doet zich voor als een categorie in zijn geheel niet opgenomen had mogen worden. Dit kan alleen voorkomen bij niet-verplichte categorieën. In de meeste situaties zal de correctie geschieden aan de hand van hetzelfde brondocument als op basis waarvan de opname heeft plaatsgevonden. Categorie 04 Nationaliteit Wanneer een categorie Nationaliteit ten onrechte is opgenomen, bijvoorbeeld als de persoon deze nationaliteit niet heeft, wordt de fout hersteld door een nieuwe categorie 04 met de groepen 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. Wanneer de correctie plaatsvindt op grond van een document, verdient het aanbeveling om de hier niet-verplichte groep 82 Document op te nemen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap Wanneer de categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap ten onrechte is opgenomen, bijvoorbeeld als een persoon niet is gehuwd of geen geregistreerd partner is, wordt dit hersteld door een nieuwe categorie 05 met de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist.

Pagina 290 van 392


Bijzondere situaties a. Wanneer het huwelijk is ontbonden of het geregistreerde partnerschap is beëindigd en deze ontbinding of beëindiging had niet opgenomen mogen worden, dan wordt dit gecorrigeerd. Daartoe worden in een nieuwe categorie 05 de gegevens overgenomen van de laatste historische niet onjuist verklaarde categorie 55 die de gegevens bevat van de huwelijkssluiting of het aangaan van het geregistreerde partnerschap. Uitzondering daarop vormen de groepen 85 Geldigheid en 86 Opneming. Groep 85 wordt overgenomen uit de laatste historische categorie 55 met de gegevens over de huwelijksontbinding of de beëindiging van het geregistreerde partnerschap. In groep 86 wordt de systeemdatum opgenomen. In de historische categorie met gegevens over de huwelijksontbinding of de beëindiging van het geregistreerde partnerschap wordt element 84.10 Indicatie onjuist opgenomen. b. Wanneer het huwelijk is ontbonden of het geregistreerde partnerschap is beëindigd en dat huwelijk/geregistreerd partnerschap had in zijn geheel niet opgenomen mogen zijn, dan kan dit op twee manieren op de persoonslijst worden gecorrigeerd: 1. Er wordt een categorie 05 met de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming opgenomen met in groep 85 Geldigheid de datum geldigheid uit de oudste categorie. De al aanwezige categorieën van dat huwelijk of geregistreerde partnerschap worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. 2. Er wordt voor elke al aanwezige categorie van dat huwelijk of geregistreerde partnerschap een nieuwe categorie opgenomen met de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming met in groep 85 Geldigheid de datum geldigheid van de al aanwezige categorie. De al aanwezige categorie wordt voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Vindt de correctie plaats op grond van een Nederlandse akte van de burgerlijke stand dan moet groep 81 Akte worden opgenomen; in geval van een document moet de groep 82 Document worden opgenomen. Let op! Denk hierbij aan de gerelateerden. Categorie 06 Overlijden Wanneer de categorie overlijden ten onrechte is opgenomen, omdat het overlijden op een verkeerde persoonslijst is verwerkt (persoonsverwisseling), wordt dit hersteld door een nieuwe categorie 06 met de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. Wanneer de correctie plaatsvindt op grond van een Nederlandse akte van de burgerlijke stand moet groep 81 Akte worden opgenomen; in geval van een document, moet de groep 82 Document worden opgenomen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Tevens moet de opschorting van de bijhouding van de persoonslijst worden beëindigd. Let op! Denk hierbij aan de gerelateerden.

Pagina 291 van 392


Categorie 09 Kind Wanneer de categorie kind ten onrechte is opgenomen, bijvoorbeeld als betrokkene geen kinderen heeft of het kind bestaat helemaal niet, wordt de fout hersteld door een nieuwe categorie 09 met de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. Wanneer de correctie plaatsvindt op grond van een Nederlandse akte van de burgerlijke stand, moet groep 81 Akte worden opgenomen; in geval van een ander document dan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand moet de groep 82 Document worden opgenomen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Let op! Denk hierbij aan de gerelateerden. Categorie 10 Verblijfstitel Wanneer de categorie verblijfstitel ten onrechte is opgenomen wordt de fout hersteld door een categorie 10 met de groepen 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Categorie 11 Gezagsverhouding Wanneer de categorie gezagsverhouding ten onrechte is opgenomen, wordt de fout hersteld door een categorie 11 met de groepen 85 Geldigheid en 86 Opneming ('lege categorie') op te nemen. Wanneer de correctie plaatsvindt op grond van een document verdient het aanbeveling de hier niet-verplichte groep 82 Document op te nemen. De categorie, die door de correctie historisch wordt, moet worden voorzien van element 84.10 Indicatie onjuist. Categorie 12 Reisdocument Wanneer een categorie reisdocument ten onrechte is opgenomen wordt dat hersteld door de gehele categorie van de persoonslijst te verwijderen. De categorie wordt verwijderd omdat de categorie 12 geen historie kent. Categorie 13 Kiesrecht Wanneer de categorie kiesrecht ten onrechte is opgenomen wordt hersteld dit door de gehele categorie van de persoonslijst te verwijderen. De categorie wordt verwijderd omdat de categorie 13 geen historie kent.

7.3.2

Correctie van onjuist opgenomen gegevens

Een correctie kan worden uitgevoerd nadat er een onderzoek aan vooraf is gegaan. Een correctie kan ook worden uitgevoerd zonder dat er een onderzoek aan vooraf is gegaan. Een correctie tijdens een lopend onderzoek vraagt aparte aandacht. Om die reden wordt hier apart aandacht aan besteed. De correctie wordt in principe uitgevoerd aan de hand van een sterker brondocument. Als er een fout gemaakt is bij het overnemen van de gegevens van een brondocument, wordt hetzelfde brondocument gebruikt voor de correctie. Let op! Een correctie moet ook worden aangebracht op persoonslijsten van gerelateerden.

Pagina 292 van 392


1. Correcties na of zonder een onderzoek Als de correctie het resultaat is van een onderzoek, dan moet eerst het onderzoek worden beëindigd. De procedure 6.9 C (beëindiging onderzoek) uit hoofdstuk 6 wordt uitgevoerd. Dit geldt voor alle categorieën met onderzoeksgegevens over hetzelfde onderzoek. Heeft de correctie betrekking op administratieve gegevens of op gegevens die zijn opgenomen in een categorie waarbij geen historie mogelijk is, dan worden de foutieve gegevens vervangen (= overschreven) door de juiste gegevens. Daarnaast wordt in die categorie ook de groep 86 Opneming vervangen door de datum waarop de correctie plaatsvindt. Heeft de correctie betrekking op andere dan administratieve gegevens en kan bij de categorie historie voorkomen, dan wordt onderzocht op welke gegevens de correctie betrekking heeft. Blijkt na dit onderzoek de correctie betrekking te hebben op: 1. alleen actuele gegevens, dan wordt die uitgevoerd volgens punt b. Actuele gegevens; 2. alleen historische gegevens, dan wordt dit uitgevoerd volgens punt a. Historische gegevens Heeft de correctie zowel betrekking op actuele als historische gegevens, moeten de wijzigingen zowel volgens punt a. Historische gegevens als volgens punt b. Actuele gegevens worden uitgevoerd. a. Historische gegevens Een fout in één of meerdere historische categorieën, wordt gecorrigeerd door elke foutieve historische categorie afzonderlijk te corrigeren. Dit gebeurt voor elke categorie in 2 stappen. 1. In de foutieve historische categorie wordt element 84.10 Indicatie onjuist opgenomen; 2. Een nieuwe historische categorie wordt tussengevoegd, waarin de correcte gegevens worden opgenomen. Zie voor de ingangsdatum geldigheid de inleiding van dit hoofdstuk. Als slechts één historische categorie gecorrigeerd wordt, wordt in de tussen te voegen categorie het brondocument opgenomen aan de hand waarvan de gegevens gecorrigeerd zijn (groep 81 Akte of groep 82 Document). Als meerdere (historische) categorieën gecorrigeerd worden, moet of groep 81 Akte of groep 82 Document als volgt worden ingevuld: a. in de gecorrigeerde oudste categorie wordt het brondocument opgenomen aan de hand waarvan de gegevens gecorrigeerd zijn en b. in elke gecorrigeerde recentere categorie blijft er staan wat er stond. Let op! Van correcties in historische gegevens, krijgen de afnemers automatisch een Ag31-bericht..

Pagina 293 van 392


b. Actuele gegevens Onjuiste actuele gegevens worden gecorrigeerd met gebruikmaking van de desbetreffende actualiseringsprocedure uit een van de voorgaande hoofdstukken van deze handleiding. Wordt alleen de actuele categorie gecorrigeerd, dan wordt het brondocument opgenomen aan de hand waarvan de gegevens gecorrigeerd zijn (groep 81 Akte of groep 82 Document). Is echter ook een historische categorie gecorrigeerd (zie punt a), dan wordt groep 81 Akte of groep 82 Document overgenomen uit de onjuiste categorie. In de historische categorie die ontstaat door de correctie wordt element 84.10 Indicatie onjuist opgenomen. Zie voor de ingangsdatum geldigheid de inleiding van dit hoofdstuk. Let op! De brondocumenten aan de hand waarvan geconstateerd wordt dat een gegeven onjuist is, moeten voldoen aan het bepaalde in artikel 2.8 Wet BRP (een persoonskaart kan dus niet gebruikt worden voor het corrigeren van een fout). 2. Correcties tijdens een onderzoek Het kan voorkomen, dat tijdens een lopend onderzoek een document wordt ontvangen, op grond waarvan de persoonslijst geactualiseerd of gecorrigeerd moet worden. Het document kan zowel betrekking hebben op een nieuw rechtsfeit als op een al eerder opgenomen rechtsfeit. Er zijn daarbij drie situaties te onderscheiden: a. het brondocument geeft uitsluitsel over alle in onderzoek zijnde gegevens; b. het brondocument geeft uitsluitsel over een deel van de in onderzoek zijnde gegevens; c. het brondocument geeft geen uitsluitsel over de in onderzoek zijnde gegevens. Ad a. Het brondocument geeft uitsluitsel over alle in onderzoek zijnde gegevens Tijdens het lopend onderzoek naar een gegeven, doet zich de situatie voor dat er een brondocument binnenkomt. Uit dit brondocument blijkt dat, naast de te verwerken wijziging, ook het onderzoek kan worden beëindigd. Het onderzoek moet eerst beëindigd worden (zie procedure 6.9 onder C. 'het beëindigen van een onderzoek'). Daarna moet de persoonslijst worden geactualiseerd of gecorrigeerd. Deze volgorde is gekozen vanwege de berichtgeving aan de GBA-V. Ad b. Het brondocument geeft uitsluitsel over een deel van de in onderzoek zijnde gegevens Een andere situatie doet zich voor wanneer er aan de hand van een ontvangen brondocument slechts een deel van de gegevens die in onderzoek zijn gesteld, gecorrigeerd kan worden. Het onderzoek moet eerst beëindigd worden (zie procedure 6.9 onder C. 'het beëindigen van een onderzoek'). Daarna moet de persoonslijst worden geactualiseerd of gecorrigeerd. Voor die gegevens waarover geen uitsluitsel kon worden verkregen, wordt opnieuw een onderzoeksprocedure gestart (zie procedure 6.9 onder A. 'het in onderzoek stellen van gegevens). Deze volgorde is gekozen vanwege de berichtgeving aan de GBA-V.

Pagina 294 van 392


Ad c.

Het brondocument geeft geen uitsluitsel over de in onderzoek zijnde gegevens Het is mogelijk dat er geen uitsluitsel komt op basis van het nieuwe brondocument voor wat betreft de gegevens die in onderzoek zijn. Het brondocument leidt tot een actualisering van gegevens en element 83.30' Datum einde onderzoek wordt niet ingevuld. Na de actualisering komen de onderzoeksgegevens nog steeds (ongewijzigd) voor. In de categorie 08 Verblijfplaats kunnen zich situaties voordoen waardoor het onderzoek niet of juist wel wordt beëindigd. Hierna volgen enkele voorbeelden. Voorbeeld 1. Wanneer immigratiegegevens in onderzoek staan, blijft deze groep na een intergemeentelijke adreswijziging uiteraard in onderzoek. Het nieuwe brondocument (de schriftelijke aangifte van de burger) geeft namelijk geen uitsluitsel over de immigratie die in het verleden heeft plaatsgevonden. Voorbeeld 2. Betreft het onderzoek slechts rubriek 58.11.20 Huisnummer (het huisnummer behorende bij het adres in de vorige gemeente), dan mag het actuele huisnummer, na een intergemeentelijke adreswijziging, uiteraard niet in onderzoek blijven staan. Het onderzoek moet in de actuele categorie beëindigd worden (zie procedure 6.9 onder C. 'het beëindigen van een onderzoek'). Het onderzoek komt dan alleen nog in de historische categorie voor. 3. correctie die een aanvullende correctie oproept In bepaalde gevallen levert een correctie een aanvullende correctie op. Denk daarbij onder andere aan het corrigeren van een categorie 01 Persoon wanneer in die categorie nog de initiële vulling van het SoFi-nummer uit 1995 aanwezig is. Het volgende geldt evenzo als de naam SoFi-nummer vervangen is door de benaming burgerservicenummer. De in de categorie aanwezige gegevens over de burgerlijke staat hebben een andere datum ingang geldigheid dan die van het SoFi-nummer/burgerservicenummer. De eerste datum is als algemeen gegeven te vinden in rubriek 01.85.10, de laatste is als administratief gegeven te vinden in rubriek 01.86.10 Datum van opneming. Veelal zal de oorspronkelijke categorie op basis van die datums in twee nieuwe categorieën gesplitst moeten worden. De dan oudste categorie krijgt als datum ingang geldigheid de datum uit element 85.10 van de oorspronkelijke categorie, de andere categorie krijgt als datum ingang geldigheid de datum uit element 86.10 van de oorspronkelijke categorie. Als gevolg hiervan wordt de oorspronkelijke categorie voorzien van element 84.10 met als waarde 'O'. Deze werkwijze kan niet worden toegepast als op de oorspronkelijke categorie al de procedure 3.20.3 Sterker brondocument met identieke gegevens (Logisch Ontwerp GBA 3.8) is toegepast. Let op! Zie ook kwaliteitsbrochure 18 en 30.

Pagina 295 van 392


Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen

7.4

kindgegevens In deze paragraaf wordt het aanvullen en actualiseren van gegevens van gerelateerden en het toevoegen van kindgegevens beschreven. Deze procedures gelden uitsluitend binnengemeentelijk.

7.4.1

Wat is een gerelateerde en wat is relatielegging

In het Logisch Ontwerp GBA is bepaald dat twee personen als gerelateerden worden beschouwd als de inhoud van de rubrieken uit de groepen 01 Identificatienummers, 02 Naam en 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon van de ene persoonslijst gelijk is aan de inhoud van de rubrieken uit de overeenkomstige groepen uit één van de categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind van een andere persoonslijst. De vergelijking op de inhoud van groep 01 Identificatienummers wordt uitsluitend uitgevoerd op rubrieken die op beide persoonslijsten voorkomen. Op de inhoud van de rubrieken uit de groepen 02 Naam en 03 Geboorte wordt uitsluitend vergeleken wanneer de groep op beide persoonslijsten voorkomt; komt groep 02 en/of 03 op beide persoonslijsten voor, dan moeten alle rubrieken in die groep(en) aan elkaar gelijk zijn. Voor het automatisch leggen van een relatie tussen twee persoonslijsten moet er voldaan worden aan de hiervoor genoemde voorwaarden. Zie hiervoor de onderstaande twee voorbeelden.

02.10 02.20 02.30 02.40

Voornamen Adellijke titel Voorvoegsels Geslachtsnaam

categorie 01 Persoon op categorie 03 Ouder2 op de persoonslijst van de persoonslijst van persoon A persoon B Jan Jan van Veen

Veen

In bovenstaand voorbeeld wordt niet voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging omdat er een verschil is tussen beide persoonslijsten in het wel of niet voorkomen van een element in groep 02 Naam (in dit voorbeeld het voorvoegsel). Voor groep 01 Identificatienummers geldt dat een dergelijk verschil in het wel of niet voorkomen van een element uit deze groep op twee persoonslijsten het automatisch leggen van een relatie niet in de weg staat. Slechts die elementen uit groep 01 Identificatienummers die op beide persoonslijsten voorkomen, moeten gelijk zijn aan elkaar.

01.10 A-nummer 01.20 Burgerservicenummer

categorie 01 Persoon op categorie 03 Ouder2 op de persoonslijst van de persoonslijst van persoon A persoon B 4747474747 4747474747 292909292

Er vanuit gaande dat in bovenstaand voorbeeld de groepen 02 Naam en 03 Geboorte op beide persoonslijsten aan elkaar gelijk zijn, dan wordt ondanks het niet Pagina 296 van 392


voorkomen van de rubriek 03.01.20 Burgerservicenummer op de persoonslijst van persoon B, toch voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging. Het leggen van een relatie in de BRP is éénrichtingsverkeer. Relatielegging is namelijk altijd van categorie 01 Persoon van de persoonslijst van persoon A naar categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind van de persoonslijst van persoon B. En zo moet de "omgekeerde" relatie ook weer gelegd worden vanuit categorie 01 Persoon van de persoonslijst van persoon B naar categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind van de persoonslijst van persoon A. Als blijkt dat op basis van deze vergelijking meerdere kandidaten naar voren komen, moet handmatig vastgesteld worden wie feitelijk de gerelateerde is. Het is ook mogelijk dat bijvoorbeeld een moeder-kind relatie gelegd wordt van persoon A naar persoon B, maar dat omgekeerd de relatie kind-moeder niet automatisch gelegd kan worden omdat de gegevens in de desbetreffende categorieën afwijkend van elkaar zijn. In dat geval kan, wanneer men er tenminste zeker van is dat er een feitelijke relatie is, de relatie handmatig worden gelegd.

7.4.2

Het leggen van een relatie

Wanneer een persoon wordt ingeschreven in een gemeente moet worden nagegaan of de nieuw ingeschrevene gerelateerd is aan al ingeschreven personen in die gemeente. Dit geldt ook omgekeerd: van alle overige in de gemeente ingeschrevenen moet worden nagegaan of zij gerelateerd zijn aan de nieuw ingeschrevene. Het zoeken naar gerelateerden moet ook gebeuren als er bij een ingeschrevene in categorie 01 Persoon een actualisering of correctie plaatsvindt in één van de groepen 01, 02, 03 of 04. Bijvoorbeeld bij een naamswijziging of een correctie van de geboortedatum. Dit zoeken is om vast te stellen of er na de genoemde actualisering/correctie nieuwe gerelateerden bepaald kunnen worden. Bij het zoeken naar gerelateerden kunnen de volgende situaties voorkomen: a. Er wordt voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging en feitelijk is er ook een relatie. De inhoud van de rubrieken die in de vergelijking worden meegenomen, is gelijk. Actie: het uitvoeren van de procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens". Zie hiervoor de volgende paragraaf. b. Er wordt voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging, maar feitelijk blijkt er geen relatie te zijn. Deze situatie is erg uitzonderlijk en kan zich bijvoorbeeld voordoen bij een moeder/grootmoeder met exact dezelfde naamsgegevens en ontbrekende geboortegegevens. Actie: deze is o.a. afhankelijk van de GBA-applicatie. In de ene applicatie wordt een potentiële relatie gesuggereerd door de applicatie waarna deze handmatig moet te worden bevestigd als er sprake is van een feitelijke relatie. Op deze manier kan worden voorkomen dat er ten onrechte een relatie wordt gelegd en gegevens van gerelateerden worden aangevuld. In een andere applicatie wordt in bedoelde gevallen geheel geautomatiseerd een relatie gelegd. Wanneer wordt geconstateerd dat er geen feitelijke relatie is, moet de relatie te worden verbroken. De persoonslijst waarbij de gegevens van gerelateerden ten onrechte zijn aangevuld moet te worden gecorrigeerd. De aangevulde gegevens worden verwijderd via een correctie. Het is in dit verband aan te bevelen om een relatie niet automatisch te leggen wanneer op een van de te vergelijken persoonslijsten groep 03 Geboorte niet voorkomt (waardoor deze groep ook niet in de vergelijking wordt betrokken). In deze gevallen moet handmatig worden nagegaan of er feitelijk een relatie is. Pagina 297 van 392


c. Er wordt niet voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging, maar feitelijk is er wel een relatie. De inhoud van de rubrieken die in de vergelijking worden meegenomen, is (in eerste instantie) niet gelijk. Bijvoorbeeld de naam- of geboortegegevens van een gerelateerde staan op de persoonslijst van de gerelateerde anders vermeld dan op de persoonslijst van de betreffende persoon. De relatie kan en mag dan niet automatisch worden gelegd omdat de groepen 02 Naam en/of 03 Geboorte namelijk niet gelijk zijn. In deze situatie wordt onderzocht wat er aan de hand is. Er vanuit gaande dat er inderdaad sprake is van een feitelijke relatie, kan het onderzoek het volgende opleveren: 1. De al opgenomen gegevens zijn op basis van het overgelegde brondocument onjuist in de BRP opgenomen. Actie: op basis van het overgelegde brondocument kan de persoonslijst vervolgens worden gecorrigeerd waardoor de verschillen tussen beide persoonslijsten uiteindelijk worden opgeheven. Hierna kan alsnog geautomatiseerd een relatie in de BRP gelegd worden en de procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens" worden uitgevoerd. 2. De gegevens zijn correct opgenomen op basis van het overgelegde brondocument maar dit document zelf blijkt onjuiste gegevens te bevatten. Voorbeelden hiervan zijn een letter verschil in een voornaam of dat het brondocument niet bijgewerkt blijkt te zijn. Actie: er kan worden getracht het brondocument te laten verbeteren of bijwerken volgens de daarvoor geldende voorschriften of gebruik hiervoor het in categorie 01 van de gerelateerde gebruikte document. Aan de hand van het eventuele aangepaste brondocument worden de gegevens in de BRP geactualiseerd en/of gecorrigeerd waarna de verschillen tussen beide persoonslijsten worden opgeheven. Hierna kan alsnog geautomatiseerd een relatie in de BRP worden gelegd. Vervolgens wordt de procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens" uitgevoerd. 3. De overgelegde brondocumenten kunnen of worden niet aangepast waardoor er geautomatiseerd geen relatie kan worden gelegd. Niettemin is er feitelijk een relatie. Actie: het is in deze gevallen toegestaan om -wanneer men er zeker van is dat het om gerelateerden gaat- handmatig een relatielegging uit te voeren en de gegevens van gerelateerden aan te vullen, als de gegevens die verschillend zijn op de gerelateerde persoonslijsten ongewijzigd - en in dit geval dus verschillend - blijven. De procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens" wordt handmatig uitgevoerd. d. Er wordt niet voldaan aan de voorwaarden voor automatische relatielegging en feitelijk is er ook geen sprake van een relatie. De inhoud van de rubrieken die in de vergelijking worden meegenomen, is niet gelijk. Actie: de persoonslijsten blijven ongewijzigd. Er wordt geen relatie gelegd. De procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens" wordt niet uitgevoerd.

Pagina 298 van 392


Schematisch weergegeven: aan voorwaarden voldaan

feitelijke relatie

Verschillen uiteindelijk op te lossen

BRPrelatie leggen

Uitvoeren procedure

nvt

Rubrieken in vergelijking gelijk of ongelijk gelijk

a

ja

ja

Ja

nee

nvt

gelijk

Nee

in eerste instantie niet

ja

ja door Uiteindelijk corrigeren gelijk persoonslijst

Ja

c2

in eerste instantie niet

ja

Ja

c3

nee

ja

ja door uiteindelijk verbeteren gelijk document en corrigeren van de persoonslijst nee ongelijk

aanvullen gerelateerd engegevens als er toch een relatie is gelegd en dat wordt ontdekt, worden de persoonslijs ten gecorrigeer d aanvullen gerelateerdengegevens aanvullen gerelateerdengegevens

b

ja

c1

d

nee

nee

nee

Nee

ongelijk

niet automatisch wel handmatig

Handmatig aanvullen van gerelateerd engegevens geen

Pagina 299 van 392


Om in de BRP het onderscheid duidelijk te maken tussen het geautomatiseerd en het handmatig leggen van een relatie, wordt gebruik gemaakt van element 82.30 Beschrijving document. Wanneer aan de voorwaarden voor automatische relatielegging wordt voldaan, wordt in element 82.30 Beschrijving document de waarde "persoonslijst gerelateerde" ingevuld. Wanneer niet aan de voorwaarden wordt voldaan, omdat er verschillen bestaan tussen de persoonslijsten terwijl er wel een relatie is en er dus sprake is van handmatige relatielegging, wordt in element 82.30 Beschrijving document de waarde "persoonslijst gerelateerde (handmatig)" vermeld.

7.4.3

Het aanvullen van gegevens van gerelateerden

Wanneer eenmaal is vastgesteld dat twee personen worden beschouwd als gerelateerden, dan kunnen de gegevens van gerelateerden wanneer deze ontbreken, worden aangevuld. Het gaat hier om het aanvullen van de ontbrekende gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers 03 Geboorte en/of 04 Geslacht uit categorie 01 Persoon van de ene persoonslijst naar categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2 en 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap op de persoonslijst van de gerelateerde. Het aanvullen naar categorie 09 Kind gebeurt uitsluitend vanuit de groepen 01 Identificatienummers en 03 Geboorte. De groep 04 Geslacht ontbreekt namelijk in deze categorie. Bij het aanvullen van gegevens van gerelateerden moet de categorie welke wordt aangevuld, al zijn opgenomen op de persoonslijst van de gerelateerde. Door het aanvullen van de gegevens ontstaat historie omdat er al een (onvolledige) categorie was opgenomen. Let op! Als groep 03 Geboorte in categorie 01 uitsluitend standaardwaarden bevat, worden de standaardwaarden in groep 03 niet aangevuld in de categorieën 02, 03 en 09. Als in groep 03 Geboorte (van de categorieën 01, 02, 05 of 09) al werkelijke waarden van gerelateerden voorkomen, maar niet alle elementen zijn gevuld, kan er geen aanvulling van andere gegevens in groep 03 Geboorte plaatsvinden. Het aanvullen van gerelateerdengegevens kan zowel geautomatiseerd als handmatig worden uitgevoerd. De procedure "Aanvullen gerelateerdengegevens" moet worden onderscheiden van het opnemen van zulke gegevens bij de 'eerste opname van een categorie met gerelateerdengegevens'. Er is in de volgende situaties sprake van zo'n 'eerste opname': • bij het opnemen van de gegevens over een nieuwe gerelateerde in een nieuwe actuele categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind; • bij het opnemen van de gegevens over een nieuwe ouder in een categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2. Als bekend, worden vanaf het brondocument of de persoonslijst van de gerelateerde de aanvullende gegevens van gerelateerden direct in de betreffende categorie opgenomen. Er wordt dan in tegenstelling tot hetgeen het geval is bij het aanvullen van gegevens van gerelateerden geen historie gevormd. Zie hiervoor o.a. de procedures 4.1 (Eerste inschrijving: voornamelijk bij vestiging vanuit het buitenland), 5.1 (Geboorte), 5.2 (Erkenning bij geboorteaangifte) en 5.3 (Huwelijk).

Pagina 300 van 392


Bij het aanvullen van gegevens van gerelateerden ontstaat er historie. Naast de aan te vullen gegevens uit de groepen 01, 03 en of 04 moet er in de nieuwe actuele categorie 02, 03, 05 en/of 09 het volgende in de groepen 82, 85 en 86 worden opgenomen: Document 82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode van de gemeente die deze procedure uitvoert, ingevuld. Dit is altijd uw eigen gemeentecode. 82.20 Datum document Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum) 82.30 Beschrijving document Hier wordt de waarde "persoonslijst gerelateerde" ingevuld. In geval van handmatige relatielegging bij afwijkende gegevens wordt hier bij voorkeur de waarde "persoonslijst gerelateerde (handmatig)" ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum). Opneming 86.10 Datum opneming Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum). De overige gegevens worden ongewijzigd overgenomen in de nieuwe actuele categorie. De procedure 'Aanvullen gerelateerdengegevens' geldt uitsluitend binnengemeentelijk.

7.4.4

Het actualiseren van gegevens van gerelateerden

Er is sprake van het actualiseren van gegevens van gerelateerden als persoon A aan persoon B gerelateerd is (dat wil zeggen dat er in de BRP al een relatie is gelegd) en van categorie 01 Persoon op de persoonslijst van persoon A de groepen 01 Identificatienummers, 02 Naam en/of 03 Geboorte worden geactualiseerd of gecorrigeerd. Op de persoonslijst van de gerelateerde (= persoon B) moet diezelfde wijziging worden doorgevoerd in de categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind. De persoonslijst van de gerelateerde persoon B wordt gewijzigd op basis van exact hetzelfde brondocument als waarop de actualisering of correctie van de persoonslijst van persoon A is gebaseerd. Afhankelijk van de GBA-applicatie zal dit overigens al dan niet automatisch doorwerken naar de betrokken categorie van de gerelateerde. Bij applicaties waarbij dit niet geautomatiseerd gebeurt, moet de actualisering handmatig worden uitgevoerd. Bij het actualiseren van gerelateerdengegevens ontstaat historie, omdat er al een categorie was opgenomen. De procedure "Actualiseren gerelateerdengegevens" geldt uitsluitend binnengemeentelijk.

Pagina 301 van 392


Let op! Er zijn twee bijzondere situaties bij het actualiseren van gegevens van gerelateerden in het geval dat de persoon een geslachtswijziging heeft ondergaan. 1. De gegevens van de persoon komen voor in categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2 van de gerelateerde. De voornaamswijziging, eventuele latere voornaamswijziging en de wijziging in het geslacht worden alleen bij de gerelateerde geactualiseerd als de persoon, ouder dan 16, daarom schriftelijk verzoekt. 2. De gegevens van de persoon komen voor in categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap van de gerelateerde. Als in die categorie de groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap voorkomt, worden de voornaamswijziging, eventuele latere voornaamswijziging en de wijziging in het geslacht bij de gerelateerde geactualiseerd, tenzij het huwelijk is ontbonden.

7.4.5

Het toevoegen van kindgegevens

Het toevoegen van kindgegevens betekent in de BRP dat er een categorie 09 Kind op de actuele persoonslijst van een ouder wordt toegevoegd, wanneer er nog geen categorie 09 Kind was opgenomen met gegevens over dat kind. Er ontstaat bij het toevoegen van kindgegevens geen historie. Uiteraard kunnen er al wel categorieën 09 Kind zijn opgenomen, maar deze mogen geen betrekking hebben op dat specifieke kind. In dat geval mag deze procedure namelijk niet worden uitgevoerd. De procedure wordt uitgevoerd in de volgende situaties: • een persoonslijst wordt in de BRP opgenomen; • de opschorting van een persoonslijst wordt ongedaan gemaakt; • de gegevens in de groepen 01 Identificatienummers, 02 Naam en/of 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op een actuele persoonslijst worden geactualiseerd. De procedure "Toevoegen kindgegevens" zal in de regel geautomatiseerd verlopen. Wanneer volgens het onderstaande stappenschema geautomatiseerd geen ouderkind relatie kan worden gelegd en er evenwel geconstateerd wordt dat er wel sprake is van een feitelijke ouder-kind relatie, dan mogen de kindgegevens eventueel handmatig worden toegevoegd op de persoonslijst van de ouder als ze nog niet voorkomen. Zie in dit verband ook §7.4.2 Gerelateerdengegevens onder punt c. De procedure "Toevoegen kindgegevens" bestaat uit de volgende stappen: Stap 1 Geboortedatum kind is bepalend voor het al dan niet uitvoeren van de procedure Er wordt verschil gemaakt tussen kinderen die op of na 1 januari 1966 zijn geboren en kinderen welke eerder zijn geboren. Onderstaande stappen moeten worden uitgevoerd voor kinderen geboren op of na 1 januari 1966. Voor kinderen die eerder zijn geboren, mag de procedure worden uitgevoerd. Stap 2 Het bepalen van de ouder-kind relatie Er wordt nagegaan of de persoon die in de basisadministratie wordt opgenomen (waarvoor de procedure wordt uitgevoerd) een kind is van een of meer al opgenomen actuele personen. In deze stap wordt dus nagegaan of er een ouderkind relatie is. Let op! Onderstaand voorschrift is afwijkend en strenger dan de voorwaarden die worden gehanteerd bij het aanvullen en actualiseren van gerelateerdengegevens. Zie hiervoor de twee voorgaande paragrafen. Of tussen twee personen een ouder-kind relatie bestaat, wordt bepaald door het vergelijken van de identificerende gegevens in categorie 02 Ouder1 of 03 Ouder2 Pagina 302 van 392


van de ene persoonslijst (persoon A) met de categorie 01 Persoon van de andere persoonslijst (persoon B). Historische categorieën worden niet betrokken bij het bepalen van de ouder-kind relatie. Op beide persoonslijsten moeten binnen de genoemde categorieën in ieder geval de volgende elementen voorkomen: 02.10 Voornamen, 02.40 Geslachtsnaam, 03.10 Geboortedatum, 03.20 Geboorteplaats en 03.30 Geboorteland. Als een van deze elementen ontbreekt of als een van deze elementen de standaardwaarde bevat, wordt er niet automatisch een relatie gelegd. Als genoemde elementen voorkomen, worden alle elementen in de groepen 02 Naam en 03 Geboorte in de genoemde categorieën met elkaar vergeleken. De elementen 01.10 A-nummer en 01.20 Burgerservicenummer worden alleen vergeleken als deze voorkomen op beide persoonslijsten. Alleen wanneer alle vergeleken elementen gelijk zijn, is er sprake van een ouderkind relatie. Bij elke gevonden ouder, waarvan de persoonslijst niet is opgeschort, wordt stap 3 uitgevoerd. Wanneer geen ouder is gevonden, worden de stappen 3 en 4 overgeslagen en wordt meteen stap 5 uitgevoerd. Stap 3 Nagaan of het kind al voorkomt op de persoonslijst van de ouder In deze derde stap wordt nagegaan of het kind al voorkomt op de persoonslijst van de ouder (waarmee een relatie is aangetoond in stap 2). Een kind komt nog niet voor op de persoonslijst van de ouder, als: • Het A-nummer van categorie 01/51 Persoon op de persoonslijst van het kind niet voorkomt in één van de categorieën 09/59 Kind op de persoonslijst van de ouder en; • de groepen 02 Naam en 03 Geboorte in de categorieën 01/51 op de persoonslijst van het kind niet overeenkomen met de overeenkomstige groepen in de categorieën 09/59 Kind op de persoonslijst van de ouder. Hierbij geldt dat alleen die elementen uit de groepen 02 Naam en 03 Geboorte worden vergeleken die op beide persoonslijsten voorkomen en niet gevuld zijn met een standaardwaarde. Doordat bij de conversie van de persoonskaart naar de persoonslijst er geen verplichting was om historische gegevens van categorie 01 Persoon te converteren, moet er in aanvulling op het bovenstaand voorschrift nog een verificatie plaatsvinden. Als op de persoonslijst van de ouder een categorie 09/59 Kind voorkomt en rubriek 09/59.02.10 Voornamen is gelijk aan rubriek 01/51.02.10 op de persoonslijst van het kind of rubriek 09/59.03.10 Geboortedatum is gelijk aan rubriek 01/51.03.10 op de persoonslijst van het kind, mag geen automatische toevoeging plaatsvinden.

Pagina 303 van 392


Dit voorschrift is vooral van belang als er sprake is van meerlingen. Bij het onderstaand voorbeeld wordt er van uit gegaan dat er sprake is van een ouder-kind relatie.

01.10 A-nummer 01.20 Burgerservicenummer 02.10 02.20 02.30 02.40

Voornamen Adellijke titel Voorvoegsels Geslachtsnaam

03.10 Geboortedatum 03.20 Geboorteplaats 03.30 Geboorteland

categorie 01 Persoon categorie 09 Kind op op de persoonslijst de persoonslijst van van het kind (persoon de ouder (persoon B) A) 4747474747 123456789 Joop

Jan

Klaassen

Klaassen

19950101 0518 6030

19950101 0518 6030

In het voorbeeld wordt het kind niet automatisch toegevoegd. Na constatering dat er feitelijk sprake is van een tweeling, kan de categorie 09 Kind alsnog handmatig aan de persoonslijst van de ouder (persoon B) worden toegevoegd. Als op de persoonslijst van de ouder geen categorie 09/59 gevonden wordt met dezelfde identificerende gegevens als in categorie 01 of 51 op de persoonslijst van het kind wordt stap 4 uitgevoerd. Als wel een categorie 09/59 wordt gevonden met dezelfde identificerende gegevens, dan wordt stap 4 overgeslagen en direct naar stap 5 gegaan. Stap 4 Toevoegen kindgegevens op de persoonslijst van de ouder Deze stap wordt uitsluitend uitgevoerd, wanneer in de voorgaande stap geconcludeerd is dat de kindgegevens nog niet voorkomen op de persoonslijst van de ouder. De kindgegevens worden in deze vierde stap toegevoegd op de persoonslijst van de ouder. Zie voor de manier van toevoegen het slot van deze paragraaf. Stap 5 Het bepalen van de kind-ouder relatie In deze stap wordt nagegaan of een of meer al ingeschrevenen een kind zijn van de persoon waarvoor de procedure wordt uitgevoerd. Deze stap moet uiteraard worden uitgevoerd voor kinderen geboren op of na 1 januari 1966. Voor kinderen die eerder zijn geboren, mag deze stap worden uitgevoerd. Voor de bepaling van de kind-ouder relatie, zie het voorschrift zoals geformuleerd in stap 2. Bij elk gevonden kind, waarvan de persoonslijst niet is opgeschort, wordt stap 6 uitgevoerd. Wanneer geen kind is gevonden, worden de stappen 6 en 7 niet uitgevoerd. Stap 6 Nagaan of het kind al voorkomt op de persoonslijst van de ouder In deze zesde stap wordt nagegaan of het kind al voorkomt op de persoonslijst van de ouder (waarmee een relatie is aangetoond in stap 5). Hierbij gelden de regels zoals vermeld in stap 3.

Pagina 304 van 392


Wanneer er al een categorie 09/59 wordt gevonden met dezelfde identificerende gegevens, dan wordt stap 7 niet uitgevoerd. Wanneer een dergelijke categorie 09/59 niet wordt gevonden, wordt de afsluitende stap 7 wel uitgevoerd Stap 7 Toevoegen kindgegevens op de persoonslijst van de ouder Deze stap wordt uitsluitend uitgevoerd, wanneer in de voorgaande stap geconcludeerd is dat de kindgegevens nog niet voorkomen op de persoonslijst van de ouder. De kindgegevens worden in deze stap toegevoegd op de persoonslijst van de ouder. Zie voor de manier van toevoegen, het slot van deze paragraaf.

7.4.6

De manier van toevoegen van kindgegevens

Er wordt op de persoonslijst van de ouder een nieuwe categorie 09 Kind opgenomen. Naast de toe te voegen groepen 01, 02, 03 die overgenomen worden uit categorie 01 Persoon van de persoonslijst van het kind, wordt in de nieuwe actuele categorie 09 het volgende in groepen 82, 85 en 86 ingevuld: Document 82.10 Gemeente document Hier wordt de gemeentecode van de gemeente die deze procedure uitvoert, ingevuld. Dit is altijd uw eigen gemeentecode. 82.20 Datum document Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum) 82.30 Beschrijving document Hier wordt de waarde "PL kind" ingevuld. In het uitzonderlijke geval van handmatig toevoegen van kindgegevens wordt hier bij voorkeur de waarde "PL kind (handmatig)" ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum). Opneming 86.10 Datum opneming Hier wordt de datum waarop de gegevens worden opgenomen, ingevuld (= systeemdatum). Let op! Als een categorie 09/59 is opgenomen op basis van “persoonslijst kind”, dan mag er geen historische categorie aanwezig zijn die voor de opname van de kindgegevens ligt.

Pagina 305 van 392


7.5

Veranderen van een briefadres in een woonadres en andersom

De burger komt aan de balie en meldt dat hij voortaan in plaats van een briefadres een woonadres heeft of andersom. In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen. Zie circulaire Briefadres van 6 december 2013 en de circulaire Briefadres om veiligheidsredenen van 6 december 2013. Het gaat hier om de situatie dat bij een verandering van een woonadres in een briefadres of andersom de feitelijke adresgegevens niet wijzigingen. Deze situatie wordt behandeld als een binnengemeentelijke adreswijziging (zie procedure 4.5), met dien verstande dat de feitelijke adresgegevens (groep 11 Adres of groep 12 Locatiebeschrijving) na het uitvoeren van de actualisering gelijk zijn aan de adresgegevens die daarvoor waren opgenomen. Datum aanvang adreshouding en datum geldigheid zijn in dit geval de datum waarop de aangifte van de wijziging is ontvangen. Hieronder is deze procedure uitgeschreven. Adreshouding 08.10.10 Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres; W = woonadres. 08.10.20 Gemeentedeel Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van de wijziging. Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10 Straatnaam Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.15 Naam openbare ruimte Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.20 Huisnummer Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.30 Huisletter Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.40 Pagina 306 van 392

Huisnummertoevoeging


Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.60 Postcode Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.70 Woonplaatsnaam Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.80 Identificatiecode verblijfplaats Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. 08.11.90 Identificatiecode nummeraanduiding Een al voorkomend gegeven wordt ongewijzigd overgenomen. Locatiebeschrijving 08.12.10 Locatiebeschrijving Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, als dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Aangezien in deze procedure ervan wordt uitgegaan dat het feitelijk adres ongewijzigd blijft, wordt dit gegeven niet geactualiseerd. Adres aangifte 08.72.10 Omschrijving van degene die aangifte van adreswijziging heeft gedaan Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! U heeft de bevoegdheid om de burger om een geldig document te vragen waaruit zijn identiteit blijkt. Mogelijke waarden: A = ambtshalve (en aangifte door verzorger) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarig kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan ook uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerde partner die voor de andere partner aangifte doet. Als niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De waarde 'A' wordt ook gebruikt voor verzorgers welke aangifte doen voor minderjarigen.

Pagina 307 van 392


Geldigheid 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van de wijziging. Opneming 08.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Als bij het veranderen van een briefadres in een woonadres of andersom de feitelijke adresgegevens wel wijzigen, wordt, afhankelijk van de situatie, een intergemeentelijke of binnengemeentelijke adreswijziging doorgevoerd zoals beschreven in respectievelijk paragraaf 4.4 en 4.5.

Pagina 308 van 392


7.6

Nietigverklaring van een huwelijk of een geregistreerd partnerschap

Nietigverklaring van een huwelijk of geregistreerd partnerschap is altijd gebaseerd op een rechterlijke uitspraak. Als de beschikking onherroepelijk is geworden, wordt een latere vermelding van nietigverklaring van het huwelijk of geregistreerd partnerschap aan de huwelijks- respectievelijk partnerschapsakte toegevoegd. Vervolgens moeten de betrokken persoonslijsten worden geactualiseerd. Na de actualisering komen de gegevens m.b.t. het huwelijk of het geregistreerde partnerschap niet meer actueel voor. De latere vermelding van nietigverklaring van een huwelijk of een geregistreerd partnerschap wordt in de BRP gecodeerd als "3•C met het uit vier tekens bestaande akte-volgnummer" respectievelijk als "5•C met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer". Het zal voorkomen dat deze latere vermelding moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van vóór 1 januari 1986. Indien mogelijk wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet u in rubriek 05.82.30 Beschrijving document helder omschrijven dat het om een latere vermelding van nietigverklaring van een huwelijk gaat welke is toegevoegd aan de desbetreffende huwelijksakte. De nietigverklaring heeft terugwerkende kracht tot het tijdstip van de huwelijkssluiting of het aangaan van het geregistreerde partnerschap. Het huwelijk of het geregistreerde partnerschap wordt geacht niet te hebben bestaan. De nietigverklaring van een huwelijk of geregistreerd partnerschap wordt als volgt verwerkt op de desbetreffende persoonslijsten: Er wordt een actualisering uitgevoerd van categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap, waarbij de rubriek 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt gevuld met de oorspronkelijke datum van huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap en 05.85.10 Ingangsdatum geldigheid met de datum waarop de beschikking onherroepelijk is geworden. Bij rubriek 05.07.40 Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt vervolgens de waarde 'N' (= nietigverklaring) ingevuld. Let op! De nietigverklaring van een huwelijk of een geregistreerd partnerschap mag niet worden verward met een nietig huwelijk of geregistreerd partnerschap. Een nietig huwelijk of geregistreerd partnerschap wordt verwerkt als een correctie op een ten onrechte opgenomen categorie. Zie hiervoor procedure 7.3 Correcties.

Pagina 309 van 392


Infrastructurele wijzigingen

7.7

Kenmerkend voor infrastructurele wijzigingen is dat de inhoud van categorie 08 Verblijfplaats van de betrokken persoonslijsten wijzigt zonder dat er fysiek wordt verhuisd. Infrastructurele wijzigingen kunnen verdeeld worden in binnengemeentelijke en intergemeentelijke wijzigingen. Binnengemeentelijke infrastructurele wijzigingen zijn: 1. straatnaamwijzigingen; 2. wijziging in de naam openbare ruimte 3. hernummeringen; 4. postcodewijzigingen; 5. gemeentedeelwijzigingen; 6. woonplaatsnaamwijzigingen; 7. wijziging in de identificatiecode verblijfplaats; 8. wijziging in de identificatiecode nummeraanduiding Intergemeentelijke infrastructurele wijzigingen zijn: 1. gemeentenaamwijzigingen; 2. grenscorrecties ; 3. samenvoegingen van gemeenten waarbij een of meer gemeenten worden opgeheven (herindeling); 4. splitsingen van gemeenten in twee of meer nieuwe gemeenten (herindeling). Binnengemeentelijke infrastructurele wijzigingen worden verwerkt als binnengemeentelijke adreswijzigingen. Intergemeentelijke infrastructurele wijzigingen worden zo mogelijk verwerkt met behulp van vervolginschrijvingen. Deze groep infrastructurele wijzigingen gaat, met uitzondering van grenscorrecties, vrijwel altijd gepaard met een wijziging van Tabel 33 Gemeententabel. Deze wijzigingen worden ook verwerkt op de met reden 'E' en 'M' opgeschorte persoonslijsten en op de met reden 'O' opgeschorte persoonslijsten voor zover de wijziging vóór het overlijden heeft plaatsgevonden.

7.7.1

Binnengemeentelijke infrastructurele wijzigingen

Er vindt een straatnaamwijziging, wijziging in de aanduiding openbare ruimte, vernummering, postcodewijziging, een wijziging van het gemeentedeel, een woonplaatsnaamwijziging, een wijziging in de identificatiecode verblijfplaats of de identificatiecode nummeraanduiding plaats. Voor alle betrokken actuele persoonslijsten vindt een actualisering plaats in categorie 08 Verblijfplaats. De volgende rubrieken worden hierbij gewijzigd: 08.10.20 Gemeentedeel Afhankelijk van de infrastructurele wijziging wordt in deze rubriek eventueel een nieuw gemeentedeel opgenomen. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Hier wordt de datum waarop de infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.11.~~ Adres Afhankelijk van de infrastructurele wijziging wordt in deze groep de nieuwe straatnaam, de nieuwe naam openbare ruimte, het nieuwe huisnummer, de nieuwe Pagina 310 van 392


huisletter, de nieuwe huisnummertoevoeging, de nieuwe postcode, de nieuwe woonplaatsnaam, de nieuwe identificatiecode verblijfplaats en/of de nieuwe identificatiecode nummeraanduiding opgenomen. 08.12.10 Locatiebeschrijving Afhankelijk van de infrastructurele wijziging wordt in deze groep de nieuwe locatiebeschrijving opgenomen. 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Hier wordt de code 'W' (= infrastructurele wijziging) ingevuld. 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Hier wordt de datum waarop de infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.86.10 Datum van opneming Hier wordt de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen ingevuld (= systeemdatum). Let op! Een van de groepen 11 Adres of 12 Locatie moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep Adres niet kan worden ingevuld.

7.7.2

Intergemeentelijke infrastructurele wijzigingen

Er vindt een gemeentenaamswijziging plaats, een grenscorrectie, een samenvoeging van gemeenten of een splitsing van een gemeente in twee of meer nieuwe gemeenten. Op alle bij deze groep infrastructurele wijzigingen betrokken actuele persoonslijsten wordt een nieuwe categorie 08 Verblijfplaats opgenomen. De nieuwe opvolgende bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) is de gemeente die in de kolom 'Nieuwe code' in Tabel 33 Gemeententabel met zijn code is vermeld. De persoonslijsten worden zo mogelijk met behulp van een vervolginschrijving naar de nieuwe gemeente overgebracht. Wordt de huidige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) opgeheven, worden alle opgeschorte persoonslijsten (redenen 'E', 'M',en 'O' en 'F') en alle verwijsgegevens naar de nieuwe opvolgende gemeente overgebracht. Ook op de met reden 'E' en 'M' opgeschorte persoonslijsten wordt dan een nieuwe categorie 08 Verblijfplaats aangelegd met de nieuwe gemeente van inschrijving. Dit geldt ook voor de met reden 'O' opgeschorte persoonslijsten als de infrastructurele wijziging vóór de datum van overlijden heeft plaatsgevonden. Voor de procedurele aspecten rondom een intergemeentelijke infrastructurele wijziging wordt verwezen naar hoofdstuk 7.5 van het Logisch Ontwerp GBA, versie 3.8. Voor alle betrokken actuele persoonslijsten vindt vervolgens een actualisering plaats van categorie 08 Verblijfplaats. De volgende rubrieken worden daarbij geactualiseerd: 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Hier wordt de gemeentecode van de nieuwe bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) ingevuld volgens Tabel 33 Gemeententabel. Pagina 311 van 392


08.09.20 Datum inschrijving gemeente Hier wordt de datum waarop de intergemeentelijke infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.10.20 Gemeentedeel Afhankelijk van de intergemeentelijke infrastructurele wijziging wordt in deze rubriek eventueel een nieuw gemeentedeel opgenomen. 08.10.30 Datum aanvang adreshouding Hier wordt de datum waarop de intergemeentelijke infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.11.~~ Adres Afhankelijk van de infrastructurele wijziging wordt in deze groep de nieuwe straatnaam, de nieuwe naam openbare ruimte, het nieuwe huisnummer, de nieuwe (huisletter, de nieuwe huisnummertoevoeging, de nieuwe postcode, de nieuwe woonplaatsnaam, de nieuwe identificatiecode verblijfplaats en/of de nieuwe identificatiecode nummeraanduiding opgenomen. 08.12.10 Locatiebeschrijving Afhankelijk van de infrastructurele wijziging wordt in deze groep de nieuwe locatiebeschrijving opgenomen. 08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Hier wordt de code 'W' (= infrastructurele wijziging) ingevuld. 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Hier wordt de datum waarop de intergemeentelijke infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.86.10 Datum van opneming Hier wordt de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen ingevuld (= systeemdatum). Let op! Een van de groepen 11 Adres of 12 Locatie moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep Adres niet kan worden ingevuld. Vervolgens vindt ook op alle met reden 'E' en 'M' opgeschorte persoonslijsten een actualisering plaats van categorie 08 Verblijfplaats. Daarnaast worden de met reden 'O' opgeschorte persoonslijsten geactualiseerd, als de datum van de infrastructurele wijziging vóór de datum van overlijden ligt. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. 08.09.10 Bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Hier wordt de gemeentecode van de nieuwe bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) ingevuld volgens Tabel 33 Gemeententabel. 08.09.20 Datum inschrijving gemeente Hier wordt de datum waarop de intergemeentelijke infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. Pagina 312 van 392


08.72.10 Omschrijving van de aangifte adreshouding Hier wordt de code 'W' (= infrastructurele wijziging) ingevuld. 08.85.10 Ingangsdatum geldigheid Hier wordt de datum waarop de intergemeentelijke infrastructurele wijziging is ingegaan ingevuld. 08.86.10 Datum van opneming Hier wordt de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen ingevuld (= systeemdatum).

Pagina 313 van 392


Wijzigen A-nummer: verschillende personen met hetzelfde A-

7.8

nummer Het kan voorkomen dat er ontdekt wordt, dat er in de BRP en/of RNI persoonslijsten voorkomen van verschillende personen met hetzelfde A-nummer. De betrokken gemeente(n) en RNI moet(en) voor alle betrokken persoonslijsten de Logisch Ontwerp GBA -procedure 3.2.3 ('Wijziging in het A-nummer') uitvoeren. Aan alle betrokken personen wordt namelijk een nieuw A-nummer toegekend. Op de persoonslijsten van betrokkenen wordt categorie 01 Persoon geactualiseerd door het opnemen van het oude A-nummer in het element 20.10 Vorig A-nummer. Daarnaast wordt ook een historische categorie met het oude A-nummer opgenomen. Hierbij ontstaat historie. Omdat er sprake is van een actualisering (en niet van een correctie) wordt niet de 'Indicatie onjuist' (element 84.10) ingevuld in de historische categorie die door deze actualisering ontstaat. De GBA-V krijgt van alle betrokken personen een Lg01-bericht met daarin het oude en het nieuwe A-nummer. Vervolgens wordt de wijziging van een A-nummer door GBA-V met Wa11-berichten gemeld aan de afnemers waarvan een afnemersindicatie in de GBA-V voorkomt. De eventuele eerdere gemeenten van inschrijving krijgen met een Wa01-bericht de wijziging van het A-nummer door. Deze Wa01-berichten worden door de actuele bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) verzonden.

7.8.1

Actualiseren categorie 01 van de betrokken persoonslijsten

Het A-nummer wordt in de actuele categorie 01 Persoon van alle betrokken persoonslijsten gewijzigd. Het oude A-nummer wordt opgenomen in het element 20.10 Vorig A-nummer. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen genoemd en niet de complete categoriebeschrijving. Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Het nieuw toegekende A-nummer. 01.01.20 Burgerservicenummer Deze rubriek blijft ongewijzigd. A-nummerverwijzingen 01.20.10 Vorig A-nummer Hierin wordt het oude A-nummer opgenomen. Document 01.82.10 Gemeente document De gemeentecode van de gemeente waar het nieuwe A-nummer is toegekend. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.82.20 Datum document De datum waarop het nieuwe A-nummer is toegekend (= systeemdatum). 01.82.30 Beschrijving document Hier wordt bij voorkeur de tekst 'dubbel A-nummer' ingevuld. Geldigheid Pagina 314 van 392


01.85.10 Ingangsdatum geldigheid De datum waarop het nieuwe A-nummer is toegekend (= systeemdatum). Opneming 01.86.10 Datum opneming De datum waarop het nieuwe A-nummer is opgenomen (= systeemdatum).

7.8.2

Actualiseren verwijsgegevens

Deze procedure geldt voor elke persoonslijst waarvan het A-nummer wordt gewijzigd. Alle gemeenten die verwijsgegevens hebben van een persoon waarvan op de persoonslijst het A-nummer wijzigt moeten door middel van een Wa01-bericht in kennis worden gesteld van de wijziging van diens A-nummer. Op grond daarvan actualiseren zij het A-nummer in de verwijsgegevens van die persoon. Het gaat hier dus om de voorgaande gemeenten van inschrijving (zie de historische verblijfplaatsgegevens op de persoonslijst) en de eventuele gemeente van de 'toevallige geboorte'. Let daarbij op het volgende: • als de huidige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) tot de bedoelde gemeenten behoort, wordt uiteraard het Wa01- bericht niet verstuurd; • komt een bepaalde bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) meerdere keren voor in de categorieën 58 (historische verblijfplaatsgegevens), dan hoeft slechts één bericht gestuurd te worden; • is een of meer van de hier bedoelde vroegere gemeenten betrokken geweest bij een herindeling en is zo'n gemeente daarbij opgeheven, dan geldt het volgende. Als zo'n opgeheven gemeente nu deel uitmaakt van de eigen gemeente, dan wordt het Wa01-bericht niet verstuurd. Als zo'n opgeheven gemeente nu deel uitmaakt van een andere gemeente, dan wordt het Wa01-bericht gestuurd aan die andere gemeente. Raadpleeg tabel 33 Gemeententabel om vast te stellen of een gemeente is opgeheven en zo ja, tot welke gemeente die opgeheven gemeente nu behoort; • het Wa01-bericht wordt ook verzonden aan de eventuele toevallige geboortegemeente met inachtneming van hetgeen bij de vorige gedachtenstreepjes is vermeld. Ter informatie! • Vanwege het Tussentraject (1 mei 1992 tot 1 oktober 1994) kunnen zich de volgende situaties voordoen: • Het is mogelijk dat er een Wa01-bericht wordt verstuurd aan een gemeente die geen verwijsgegevens heeft met het betreffende A-nummer, omdat adreshistorie is geconverteerd die betrekking heeft op een gemeente welke destijds nog niet was aangesloten op het GBA-netwerk; • Het is mogelijk dat er geen Wa01-bericht wordt verstuurd aan een gemeente die wel verwijsgegevens heeft met het betreffende A-nummer, omdat de gemeente niet voorkomt in een historische categorie 58 Verblijfplaats op de betrokken persoonslijst (vanwege het feit dat de betrokken persoon naderhand in het Tussentraject is verhuisd naar een niet-netwerkgemeente). Op deze situaties hoeft geen actie te worden ondernomen. De categorieën 21 Verwijzing in alle vorige gemeenten van inschrijving moeten worden geactualiseerd op dezelfde manier als in onderdeel 7.8.1 is aangegeven ten aanzien van de actualisering van categorie 01 Persoon. Hierop bestaat één Pagina 315 van 392


uitzondering: element 20.10 Vorig A-nummer komt in categorie 21 Verwijzing niet voor.

7.8.3

Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden

Er moet bekeken worden of er sprake is van gerelateerden (ouders, kinderen en echtgenoten of geregistreerde partners). Wanneer er gerelateerden worden gevonden, moeten alle gerelateerde categorieën worden geactualiseerd op dezelfde manier als in onderdeel 7.8.1 is aangegeven ten aanzien van de actualisering van categorie 01 Persoon. Ook in de categorieën met gegevens van gerelateerden komt element 20.10 Vorig A-nummer niet voor. Let op! Het wijzigen van een A-nummer in een categorie is altijd een actualisering en kan dus nooit leiden tot een correctie van dat gegeven op de persoonslijst van een gerelateerde.

7.8.4

Verdere verwerking Wa01-bericht

Als verwijsgegevens worden geactualiseerd mag bekeken worden of er persoonslijsten voorkomen met in categorie 02 Ouder 1, 03 Ouder 2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind het te wijzigen A-nummer. Wanneer dit het geval is wordt het Wa01-bericht als brondocument gebruikt voor het wijzigen van het A-nummer in die categorieën. Ook in deze categorieën komt element 20.10 Vorig A-nummer niet voor. De actualisering gebeurt op gelijke manier als in onderdeel 7.8.1 ten aanzien van categorie 01 Persoon is aangegeven. Dit met uitzondering van element 82.30 Beschrijving document. Hier wordt bij voorkeur de tekst 'dubbel A-nummer, melding gemeente << code bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) >> opgenomen.

Pagina 316 van 392


7.9

Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met hetzelfde A-nummer

De aanleiding om de hierna beschreven procedure in gang te zetten is de ontdekking van het feit dat er over één persoon in de BRP en/of RNI meerdere inschrijvingen bestaan en daarmee meerdere persoonslijsten voorkomen. Het gaat in deze procedure dan ook om meerdere persoonslijsten van dezelfde persoon met hetzelfde A-nummer. De inschrijvingen en dus de aanwezige al dan niet opgeschorte persoonslijsten moeten in deze situatie worden teruggebracht tot één persoonslijst. Eerst moet worden vastgesteld in welke van de gemeenten ofwel de RNI de betreffende persoon op dat moment ingeschreven moet zijn. Deze gemeente dan wel RNI bepaalt vervolgens welke PL wordt gehandhaafd. De gemeente of RNI draagt er zorg voor dat, door middel van actualiserings- en correctieprocedures, er uiteindelijk slechts één inschrijving en dus één correcte persoonslijst over blijft. Dit geldt zowel voor de actuele als voor de historische categorieën. Elke persoonslijst die kennelijk onterecht opgenomen of overgebleven. Deze opgeschorte persoonslijst moet in het elektronische systeem raadpleegbaar aanwezig blijven, want deze blijft deel uitmaken van de BRP. Dit vloeit ook voort uit het bepaalde in artikel 2.7 Wet BRP is, wordt opgeschort met reden 'F'. Aan de betrokken persoonslijsten wordt geen nieuw A-nummer toegekend. Het al opgenomen A-nummer blijft in de overblijvende persoonslijst gehandhaafd. Op de vervallen persoonslijst wordt in de nieuwe rubriek 01.20.20 Volgend Anummer het A-nummer van de overblijvende persoonslijst opgenomen. In de nieuwe rubriek 01.20.10 Vorig A-nummer wordt op de overblijvende persoonslijst het A-nummer van de vervallen persoonslijst opgenomen. Let op: al deze A-nummers zijn in deze situatie aan elkaar gelijk!

7.9.1

Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente

Als zowel de overblijvende als de overbodige persoonslijst in de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) aanwezig is, dan voert deze gemeente de volgende stappen uit: 1. Er wordt één correcte (overblijvende) persoonslijst gemaakt; 2. Afnemers worden geïnformeerd. Dat houdt in dat de afnemers worden ingelicht over de voor hun relevante wijzigingen op de overblijvende persoonslijst volgens de daartoe voorgeschreven procedures. Het betreft de correcties van historische gegevens op de persoonslijst, hiervan krijgen de afnemers namelijk niet automatisch bericht. Het Agentschap BPR controleert of er op de overbodige persoonslijst afnemers voorkomen, die niet op de overblijvende persoonslijst voorkomen. Wanneer dit het geval is, verzoekt het Agentschap BPR de betreffende afnemer(s) om opnieuw de afnemersindicatie te plaatsen. 3. De overbodige persoonslijst wordt opgeschort met reden 'F'. Er worden geen Ng01-berichten (Afvoeren van een persoonslijst) verstuurd als gevolg van deze afvoering (procedure 7.11 Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst).

Pagina 317 van 392


Let op! In de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) bestaan na het doorvoeren van deze aanpassing zowel een actuele persoonslijst als een met reden 'F' opgeschorte persoonslijst, beide met hetzelfde A-nummer. Let op! Afnemers worden geïnformeerd door de GBA-V. Dat houdt in dat de afnemers worden ingelicht over de voor hun relevante wijzigingen op de overblijvende persoonslijst volgens de voorgeschreven procedures. Het Agentschap BPR controleert of er op de overbodige persoonslijst afnemers voorkomen, welke niet op de overblijvende persoonslijst voorkomen. Wanneer dit het geval is, verzoekt het Agentschap BPR de over afnemer(s) om opnieuw de afnemersindicatie te plaatsen. De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI Als de overbodige persoonslijst in een andere gemeente dan de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving aanwezig is, zijn er twee mogelijkheden:

7.9.2

1. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) neemt de overbodige persoonslijst via de berichtencyclus 'Vervolginschrijving' (procedure 4.4 Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging) dan wel de berichtencyclus ‘Verolginschrijving’ (procedure 4.2 of 4.3 wanneer de overbodige PL is opgenomen in de RNI) over en handelt vervolgens de procedure verder af zoals in onderdeel 7.9.1 is beschreven; 2. De andere gemeente dan wel de RNI levert de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) de gegevens die nodig zijn om één correcte (overblijvende) persoonslijst te maken. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) is daarna verantwoordelijk voor het uitvoeren van de in onderdeel 7.9.1 beschreven stappen 1 en 2. De andere gemeente is verantwoordelijk voor het uitvoeren van stap 3. De andere gemeente mag stap 3 pas uitvoeren na het verkrijgen van toestemming van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) stuurt tot slot aan de andere gemeente dan wel RNI verwijsgegevens via de berichtencyclus 'Opnemen verwijsgegevens'. Let op! Wordt de procedure volgens mogelijkheid '2' uitgevoerd, dan bestaan er daarna in de andere gemeente zowel verwijsgegevens als een met reden 'F' opgeschorte persoonslijst, beide met hetzelfde A-nummer. Let op! De te volgen procedure nadat is geconstateerd dat de overblijvende PL opgenomen blijft in de RNI, valt buiten de scope van deze Handleiding.

7.9.3 Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Tenslotte moet te worden bekeken of er sprake is van gerelateerden (ouders, echtgenoten/geregistreerde partners en kinderen). Worden deze gevonden, moet worden nagegaan of er gegevens geactualiseerd en/of gecorrigeerd moeten worden.

Pagina 318 van 392


7.10

Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met verschillende A-nummers

De aanleiding om de hierna beschreven procedure in gang te zetten is de ontdekking van het feit dat er van één persoon in de BRP dan wel RNI meerdere persoonslijsten voorkomen met verschillende A-nummers. In dit hoofdstuk wordt de situatie beschreven dat er voor een persoon twee persoonslijsten zijn, waarvan er een wordt aangeduid als 'overbodig'. In situaties dat er voor een persoon meer dan twee persoonslijsten zijn, geldt voor elke uiteindelijk niet gehandhaafde persoonslijst wat hierna is beschreven voor de overbodige persoonslijst. De persoonslijsten moeten in deze situatie worden teruggebracht tot één persoonslijst. Eerst moet worden vastgesteld in welke gemeente dan wel de RNI de betreffende persoon op dat moment opgenomen moet zijn. Deze gemeente dan wel de RNI draagt er zorg voor dat, door middel van actualiseringen en correctieprocedures, één correcte persoonslijst wordt gemaakt. Dit geldt zowel voor wat betreft de actuele als de historische categorieën op de overblijvende persoonslijst. Elke persoonslijst die hierbij uiteindelijk overbodig is, wordt afgevoerd door opschorting met reden 'F'. Deze opgeschorte persoonslijst moet in het elektronische systeem raadpleegbaar aanwezig blijven, want deze blijft deel uitmaken van de BRP. Dit vloeit ook voort uit het bepaalde in artikel 2.7 Wet BRP. Let op: Er wordt zowel aan de overgebleven persoonslijst als aan de opgeschorte persoonslijst geen nieuw A-nummer toegekend. De al opgenomen A-nummers blijven dus gehandhaafd. In geval van een dubbele inschrijving kunnen zich twee situaties voordoen: alle Plen zijn in dezelfde gemeente of de persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI. Beide situaties worden beschreven in de hoofdstukken 7.10.1 en 7.10.2.

7.10.1

Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente

Als zowel de overblijvende als de overbodige persoonslijst in de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) aanwezig is, dan voert deze gemeente de volgende stappen uit: 1. Er wordt één correcte (overblijvende) persoonslijst gemaakt; 2. Op de persoonslijsten van gerelateerden, waarop het A-nummer voorkomt van de overbodige persoonslijst, moet het A-nummer worden gewijzigd in dat van de overblijvende persoonslijst (7.10.5); 3. Er wordt een Lg01-bericht verzonden naar GBA-V; 4. Er worden Wa01-berichten (Wijziging A-nummer) verstuurd aan de gemeenten van inschrijving op de overbodige persoonslijst die daarvoor in aanmerking komen, zodat deze de aanwezige verwijsgegevens kunnen aanpassen (7.10.4 en 7.10.6); 5. De overbodige persoonslijst wordt opgeschort met reden ‘F’. Er worden geen Ng01-berichten (Afvoeren van een persoonslijst) verstuurd als gevolg van deze afvoering (procedure 7.11 Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst); 6. Afnemers worden geïnformeerd door GBA-V met een Wa11-bericht.

Pagina 319 van 392


Het Agentschap BPR controleert of er op de overbodige persoonslijst afnemers voorkomen, welke niet op de overblijvende persoonslijst voorkomen. Wanneer dit het geval is, verzoekt het Agentschap BPR de betreffende afnemer(s) om opnieuw de afnemersindicatie te plaatsen.

7.10.2

De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI

Als de persoonslijsten in twee verschillende gemeenten en/of de RNI aanwezig zijn, zijn er twee mogelijkheden: 1. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) neemt de persoonslijst via de berichtencyclus 'Vervolginschrijving' (procedure 4.4 Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging) dan wel de berichtencyclus ‘Verolginschrijving’ (procedure 4.2 of 4.3 wanneer de overbodige PL is opgenomen in de RNI) over en voert de volgende stappen uit:  Er wordt één correcte (overblijvende) persoonslijst gemaakt;  Op de persoonslijsten van gerelateerden, waarop het A-nummer voorkomt van de overbodige persoonslijst, moet het A-nummer worden gewijzigd in dat van de overblijvende persoonslijst (7.10.5);  Er wordt een Lg01-bericht verzonden naar GBA-V;  Er worden Wa01-berichten (Wijziging A-nummer) verstuurd aan de gemeenten van inschrijving op de overbodige persoonslijst die daarvoor in aanmerking komen, zodat deze de aanwezige verwijsgegevens kunnen aanpassen (7.10.4 en 7.10.6);  De overbodige persoonslijst wordt opgeschort met reden ‘F’. Er worden geen Ng01-berichten (Afvoeren van een persoonslijst) verstuurd als gevolg van deze afvoering (procedure 7.11 Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst);  Afnemers worden geïnformeerd door GBA-V met een Wa11-bericht. Het Agentschap BPR controleert of er op de overbodige persoonslijst afnemers voorkomen die niet op de overblijvende persoonslijst voorkomen. Wanneer dit het geval is, verzoekt het Agentschap BPR de betreffende afnemer(s), om opnieuw de afnemersindicatie te plaatsen. 2. De andere gemeente dan wel RNI levert de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) de gegevens die nodig zijn om één correcte (overblijvende) persoonslijst te maken. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) voert vervolgens de volgende stappen uit:  Er wordt één correcte (overblijvende) persoonslijst gemaakt;  Op de persoonslijsten van gerelateerden, waarop het A-nummer voorkomt van de overbodige persoonslijst, moet het A-nummer worden gewijzigd in dat van de overblijvende persoonslijst (7.10.5); De andere gemeente voert daarna de volgende stappen uit:  Er wordt een Lg01-bericht verzonden naar GBA-V;  Er worden Wa01-berichten (Wijziging A-nummer) verstuurd aan de gemeenten van inschrijving op de overbodige persoonslijst die daarvoor in aanmerking komen, zodat deze de aanwezige verwijsgegevens kunnen aanpassen (7.10.4 en 7.10.6);  De overbodige persoonslijst wordt opgeschort met reden ‘F’. Er worden geen Ng01-berichten (Afvoeren van een persoonslijst) verstuurd als Pagina 320 van 392




gevolg van deze afvoering (procedure 7.11 Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst); Afnemers worden geïnformeerd door GBA-V met een Wa11-bericht

Het Agentschap BPR controleert of er op de overbodige persoonslijst afnemers voorkomen, die niet op de overblijvende persoonslijst voorkomen. Wanneer dit het geval, verzoekt het Agentschap BPR de betreffende afnemer(s) om opnieuw de afnemersindicatie te plaatsen. De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) stuurt tot slot aan de andere gemeente een Iv11-bericht 'Verwijsgegevens' met het A-nummer van de overblijvende persoonslijst. Let op! Bij de eerste stap, ‘Er wordt één correcte (overblijvende) persoonslijst gemaakt’ moeten actualiseringen uitgevoerd worden op de overbodige persoonslijst van betrokkene, in de verwijsgegevens van de overbodige persoonslijst van betrokkene, op de persoonslijst van gerelateerden en op de te handhaven persoonslijst van betrokkene. Let op! De te volgen procedure nadat is geconstateerd dat de overblijvende PL opgenomen blijft in de RNI, valt buiten de scope van deze Handleiding.

7.10.3

Actualiseren categorie 01 van de overbodige persoonslijst

In de actuele categorie 01 Persoon van de overbodige persoonslijst wordt het Anummer niet gewijzigd. Wel wordt in een nieuwe categorie 01 groep 20 A-nummerverwijzingen opgenomen. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de voor deze procedure relevante groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Het A-nummer wijzigt niet. 01.01.20 Burgerservicenummer Deze rubriek blijft ongewijzigd. A-nummerverwijzingen 01.20.20 Volgend A-nummer Hierin wordt het A-nummer van de overblijvende persoonslijst opgenomen. Document 01.82.10 Gemeente document De gemeentecode van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) van de overblijvende persoonslijst. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.82.20 Datum document De datum waarop het A-nummer van de overblijvende persoonslijst is ontleend aan het bericht van de actuele bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). 01.82.30 Beschrijving document Hier wordt bij voorkeur de tekst 'dubbele inschrijving' ingevuld. Geldigheid Pagina 321 van 392


01.85.10 Ingangsdatum geldigheid De datum waarop de wijziging in de categorie is opgenomen (= systeemdatum). Opneming 01.86.10 Datum opneming De datum waarop de nieuwe categorie in het systeem is opgenomen (= systeemdatum).

7.10.4

Actualiseren verwijsgegevens van de overbodige persoonslijst

Alle gemeenten die verwijsgegevens hebben die verwijzen naar de overbodige persoonslijst moeten door middel van een Wa01-bericht (Wijziging A-nummer) door GBA-V in kennis worden gesteld van de wijziging van het feit dat die persoon nu in de BRP geadministreerd is onder het A-nummer van de gehandhaafde persoonslijst. Op grond daarvan kunnen zij het A-nummer in de verwijsgegevens van die persoon actualiseren. Het gaat hier dus om de vroegere gemeenten van inschrijving (zie de historische verblijfplaatsgegevens op de overbodige persoonslijst) en de eventuele toevallige geboortegemeente. De categorieën 21 Verwijzing in alle vorige gemeenten van inschrijving moeten worden geactualiseerd op dezelfde manier als in onderdeel 7.10.3 is aangegeven ten aanzien van de actualisering van categorie 01 Persoon.

7.10.5

Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden

Er moet bekeken worden of er sprake is van gerelateerden, waarbij op de persoonslijst bij gerelateerdengegevens het A-nummer van de overbodige persoonslijst voorkomt (ouders, echtgenoten of geregistreerde partners en kinderen). Worden gerelateerden gevonden, worden alle op hun betrekking hebbende categorieën geactualiseerd. Deze actualiseringen geschieden op gelijke manier als in onderdeel 7.10.3 ten aanzien van categorie 01 Persoon is aangegeven. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de voor deze procedure relevante groepen uitgewerkt en niet de complete categorie Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Het A-nummer wordt gewijzigd in dat van de overblijvende persoonslijst. 01.01.20 Burgerservicenummer Deze rubriek blijft ongewijzigd. Document 01.82.10 Gemeente document De gemeentecode van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) van de overblijvende persoonslijst. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 01.82.20 Datum document De datum waarop het A-nummer van de overblijvende persoonslijst is ontleend aan het bericht van de actuele bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). 01.82.30 Beschrijving document Hier wordt bij voorkeur de tekst 'dubbele inschrijving' ingevuld. Pagina 322 van 392


Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid De datum waarop de wijziging in de categorie is opgenomen (= systeemdatum). Opneming 01.86.10 Datum opneming De datum waarop de nieuwe categorie in het systeem is opgenomen (= systeemdatum). Let op! Het wijzigen van een A-nummer in een categorie is altijd een actualisering en kan dus nooit leiden tot een correctie van dat gegeven op de persoonslijst van een gerelateerde.

7.10.6

Verdere verwerking Wa01-bericht (Wijziging Anummer)

Als verwijsgegevens worden geactualiseerd, moet bekeken worden of er persoonslijsten voorkomen met in categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2r 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind het te wijzigen A-nummer. Wanneer dit het geval is wordt het Wa01-bericht als brondocument gebruikt voor het wijzigen van het A-nummer in die categorie. De actualisering gebeurt op gelijke manier als in onderdeel 7.10.3 ten aanzien van categorie 01 Persoon is aangegeven. Dit met uitzondering van element 82.30 Beschrijving document. Hier wordt bij voorkeur de tekst 'dubbel A-nummer, melding gemeente ….' ingevuld met op de plaats van de '….' de gemeentecode uit tabel 33 Gemeententabel.

7.10.7

Actualiseren gehandhaafde persoonslijst

De bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) zorgt er voor dat de gehandhaafde persoonslijst een correcte, volledige persoonslijst wordt. Daarvoor worden de nodige actualiserings- en correctieprocedures uitgevoerd. Deze kunnen per persoonslijst verschillen. Op de gehandhaafde persoonslijst moet vervolgens groep 20 worden gevuld. Persoon 01.20.10

Vorig A-nummer

Hier wordt het A-nummer van de overbodige persoonslijst vermeld.

Pagina 323 van 392


Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst

7.11

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen het verwijderen en het afvoeren van persoonslijsten. Uitsluitend geblokkeerde persoonslijsten mogen uit de BRP worden verwijderd. Ten onrechte opgenomen persoonslijsten worden daarentegen afgevoerd.

7.11.1

Verwijderen van een geblokkeerde persoonslijst

Uitsluitend geblokkeerde persoonslijsten mogen uit de BRP worden verwijderd. Een geblokkeerde persoonslijst wordt verwijderd wanneer de intergemeentelijke verhuizing met succes is afgerond en de juiste verwijsgegevens in de gemeente van vertrek zijn opgenomen. De actuele persoonslijst is namelijk verhuisd naar de nieuwe bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving). Als de geblokkeerde persoonslijst niet zou worden verwijderd uit het BRP-bestand van de gemeente van vertrek zouden er twee actuele persoonslijsten van dezelfde persoon voorkomen. Na het verwijderen van een geblokkeerde persoonslijst komt deze niet meer voor in de BRP. Alleen categorie 21 Verwijzing blijft over.

7.11.2

Afvoeren van een ten onrechte opgenomen persoonslijst

In de volgende gevallen is sprake van een ten onrechte opgenomen persoonslijst: • de persoonslijst die na het uitvoeren van de voorgeschreven procedures in het geval van een persoon met meerdere persoonslijsten met hetzelfde A-nummer (procedure 7.9) overbodig geworden is, is ten onrechte opgenomen; • de persoonslijst die na het uitvoeren van de voorgeschreven procedures in het geval van een persoon met meerdere persoonslijsten met verschillende Anummer (procedure 7.10) overbodig geworden is, is ten onrechte opgenomen; • uit onderzoek blijkt dat een persoonslijst ten onrechte is aangelegd, bijvoorbeeld omdat de persoon niet blijkt te bestaan. Een ten onrechte opgenomen persoonslijst moet worden afgevoerd. Dat betekent dat de bijhouding van zo'n persoonslijst moet worden opgeschort met reden 'F' (= fout). Een afgevoerde persoonslijst blijft fysiek en inhoudelijk deel uitmaken van de BRP. Een eenmaal in de BRP opgenomen algemeen gegeven mag namelijk daar niet meer uit worden verwijderd. Een afgevoerde persoonslijst wordt echter uitgezonderd van alle procedures waarbij gezocht wordt naar een persoon zoals aanvullen gerelateerdengegevens, vervolginschrijving en systematische verstrekking van gegevens uit de BRP. Een afgevoerde persoonslijst moet raadpleegbaar blijven voor o.a. nader onderzoek. Voor het afvoeren van de persoonslijst wordt categorie 07 Inschrijving als volgt gewijzigd: Opschorting 07.67.10 Datum opschorting bijhouding Hier wordt de werkelijke datum opgenomen waarop de bijhouding van de persoonslijst wordt gestaakt en deze wordt afgevoerd. 07.67.20 Pagina 324 van 392

Omschrijving reden opschorting bijhouding


Hier wordt de aanduiding van de reden voor het opschorten van de bijhouding van de persoonslijst ingevuld. In dit geval is de enige mogelijke waarde een 'F' (= fout). Nadat een persoonslijst met reden 'F' is opgeschort, worden alle afnemers waarvan de afnemersindicatie voorkomt op die persoonslijst, van de afvoering in kennis gesteld door GBA-V met een Ng01-bericht, tenzij bij de uit te voeren procedure(s) anders is vermeld. Tevens moet te worden bekeken of er sprake is van gerelateerden (ouders, echtgenoten en geregistreerde partners en kinderen). Wanneer er gerelateerden worden gevonden, moet worden nagegaan of er gegevens geactualiseerd en/of gecorrigeerd moeten worden.

7.11.3

Opnieuw opnemen van een afgevoerde persoonslijst

Het is mogelijk dat wordt vastgesteld dat een afgevoerde persoonslijst ten onrechte is afgevoerd. In dat geval worden de rubrieken 07.67.10 Datum opschorting Bijhouding en 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding verwijderd van de met reden 'F' opgeschorte persoonslijst. Die afnemers, die van de eerdere afvoering in kennis werden gesteld door middel van het Ng01-bericht, worden schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat bedoelde persoonslijst ten onrechte was afgevoerd. Daarbij wordt de reden van de heropneming vermeld. Tevens moet te worden bekeken of er sprake is van gerelateerden (ouders, echtgenoten en geregistreerde partners en kinderen). Wanneer er gerelateerden worden gevonden, moet worden nagegaan of er gegevens geactualiseerd en/of gecorrigeerd moeten worden.

Pagina 325 van 392


7.12

Actualiseren bij een sterker brondocument

Kenmerkend voor deze situatie is dat er bij een bepaalde categorie al een document is opgenomen, en er een sterker brondocument binnenkomt dat geen afwijkende gegevens bevat. Deze procedure wordt ook uitgevoerd bij het corrigeren van de groepen 81 en 82. De groepen 81 Akte of 82 Document worden in dit geval gewijzigd of overschreven en element 86.10 Opneming wordt zonder meer overschreven. Deze actualisering leidt niet tot vorming van historie op de persoonslijst; het betreft namelijk een wijziging van een administratief gegeven. Het wijzigen van groep 81 of 82 in deze procedure kan bij de verplichte categorieën 01, 02, 03, 07 en 08 tot een op het oog onduidelijke situatie leiden. De 'datum eerste inschrijving BRP' (rubriek 07.68.10) wijzigt bij deze actualisering niet. Daardoor komt de datum in element 86.10 ná die datum te liggen. Zodoende lijkt het alsof de bewuste verplichte categorie op de datum in rubriek 07.68.10 niet voorkwam. Deze procedure moet ook uitgevoerd worden bij het corrigeren van gegevens die zijn opgenomen in de groep 81 Akte of 82 Document. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens in categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap ten onrechte waren opgenomen op basis van een Nederlandse akte van de burgerlijke stand, maar in werkelijkheid zijn ontleend aan een buitenlandse huwelijksakte. Groep 82 met het juiste brondocument moet dan te worden opgenomen in plaats van groep 81 met het onjuiste brondocument. Groep 86 wijzigt en er ontstaat uiteraard geen historie. Mocht er een brondocument binnenkomen dat nieuwe gegevens bevat, dan moet de desbetreffende procedure uit de hoofdstukken 4 tot en met 6 van deze handleiding worden uitgevoerd. Let op! Als gevolg van deze procedure kan de datum van initiële vulling in 01.86.10 van het SoFi-nummer verloren gaan. Dit is echter inherent aan deze procedure. De datum van initiële vulling mag dus niet apart terugkomen als gevolg van deze procedure.

Pagina 326 van 392


7.13

Interlandelijke adoptie (o.a. volgens het Haags adoptieverdrag 1993)

Er wordt een document overgelegd waaruit blijkt dat er een adoptie is uitgesproken met daarbij een verklaring waaruit blijkt staat dat de adoptie conform de verdragsprocedure tot stand is gekomen. Daarnaast kan een latere vermelding bij een Haagse akte worden ontvangen met een 'verklaring voor recht' over een buitenlandse adoptie. A.

Adoptie volgens het Haags adoptieverdrag 1993

Het Haags adoptieverdrag 1993 (Trb.1993,197) is voor Nederland op 1 oktober 1998 in werking getreden. Het verdrag geeft de vereisten waaraan een interlandelijke adoptie moet voldoen. Voldoet een adoptie aan het Haags adoptieverdrag, dan wordt de adoptie door alle andere verdragstaten erkend. Hierop is maar één uitzondering en wel als de adoptie kennelijk in strijd is met de openbare orde. Een interlandelijke adoptie volgens het verdrag wordt in Nederland dus niet meer "overgedaan" door de Nederlandse rechter. De vereisten waaraan de interlandelijke adoptie moet voldoen, worden bepaald door het recht van de staat van herkomst en door het recht van de staat van opvang. In de meeste gevallen zal de adoptie in de staat van herkomst worden uitgesproken, dus vanuit Nederland gezien in het buitenland. Van de adoptie wordt een verklaring verstrekt waarop in ieder geval vermeld staat dat de adoptie conform de verdragsprocedure tot stand is gekomen. Deze tekst moet op het formulier staan, anders is het document niet juist en kan de adoptie niet verwerkt worden. In de Engelse taal luidt de tekst als volgt: "Certificate of conformity of intercountry adoption Article 23 of the Hague Convention of 29 may 1993 on Protection of Children and Co-operation in Respect of Intercountry Adoption". Verder maakt het verdrag verschil tussen een "sterke" en een "zwakke" adoptie. Op de verklaring wordt vermeld of het een "sterke" of "zwakke" adoptie betreft. Dit gegeven moet ingevuld zijn, anders is het geen goed document. De tekst: “The adoption had the effect of terminating the pre-existing legal parentchild relationship" hoort bij de sterke adoptie. De tekst: "The adoption did not have the effect of terminating the pre-existing legal parent-child relationship" hoort bij de zwakke adoptie. Sterke adoptie Onder sterke adoptie wordt verstaan dat door de adoptie de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronkelijke ouder(s) worden verbroken en er alleen familierechtelijke betrekkingen met de adoptief ouder(s) ontstaan. Heeft één van de adoptief ouders de Nederlandse nationaliteit, dan verkrijgt het geadopteerde kind van rechtswege de Nederlandse nationaliteit. Zwakke adoptie Onder zwakke adoptie wordt verstaan een adoptie waarbij de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronkelijke ouder(s) niet worden verbroken en waarbij Pagina 327 van 392


tevens familierechtelijke betrekkingen met de adoptief ouder(s) ontstaan. Het geadopteerde kind heeft dan familierechtelijke betrekkingen met èn de oorspronkelijke ouder(s) èn de adoptief ouder(s). Bij een zwakke adoptie verkrijgt het kind niet de Nederlandse nationaliteit. Zwakke adoptie omzetten naar een sterke adoptie Door het voeren van een gerechtelijke procedure kan een zwakke adoptie worden omgezet in een sterke adoptie. Als één van de adoptief ouders de Nederlandse nationaliteit heeft, verkrijgt het kind door de omzetting van een zwakke adoptie naar een sterke adoptie van rechtswege de Nederlandse nationaliteit. Legalisatie en vertaling De door de verdragstaat afgegeven verklaring van interlandelijke adoptie conform het Haags adoptieverdrag kan worden geaccepteerd zonder legalisatie. Is de adoptie-uitspraak en de verklaring van een interlandelijke adoptie conform het Haags adoptieverdrag in een vreemde taal gesteld, dan moet dit stuk door een beëdigd vertaler vertaald te worden. Voor het overige wordt er met dit document gelijk omgegaan als alle andere brondocumenten voor de BRP. Wordt er getwijfeld aan de juistheid of echtheid van het document, dan moet er een onderzoek worden ingesteld. Verwerken sterke adoptie in BRP Voor het verwerken in de BRP van een "sterke" adoptie wordt de HUP procedure 5.10 Adoptie uitgevoerd. Groep 82 Document wordt opgenomen. Het brondocument is de adoptie-uitspraak en de verklaring van interlandelijke adoptie. De documentomschrijving in groep 82 Document moet zijn: "akte Haags adoptieverdrag" gevolgd door de landcode van het land waar de adoptie is uitgesproken. De datum geldigheid van de adoptie is de datum waarop het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan. Verwerken zwakke adoptie in BRP Voor het verwerken in de BRP van de "zwakke" adoptie wordt de HUP procedure 5.10 Adoptie uitgevoerd. De Nederlandse ouder(s) worden in de BRP wel opgenomen als ouder(s). De nationaliteit wijzigt niet! Groep 82 Document wordt opgenomen. Het brondocument is de adoptie-uitspraak en de verklaring van interlandelijke adoptie. De documentomschrijving in groep 82 Document moet zijn: "akte (zwak) Haags adoptieverdrag" gevolgd door de landcode van het land waar de adoptie is uitgesproken. De datum geldigheid van de adoptie is de datum waarop het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan. Let op! Alleen aan de beschrijving van het brondocument is te zien dat het hier een zwakke adoptie betreft. Als verzocht wordt om informatie uit de BRP over de ouder(s), moet rekening worden gehouden met het feit dat er juridisch met meerdere ouder(s) een familierechtelijke betrekking bestaat. Bij een zwakke adoptie kan een verzoek tot verwijderen van de historische gegevens niet gehonoreerd worden, omdat de familierechtelijke betrekkingen met de oorspronkelijke ouder(s) niet verbroken zijn. Omzetting zwakke adoptie naar sterke adoptie in BRP De omzetting van de adoptie wordt in de BRP verwerkt door het actualiseren van de categorieën 01 Persoon (brondocument, datum ingang geldigheid en indien van toepassing naam), 02 Moeder (brondocument), 03 Vader (brondocument) en eventueel categorie 04 Nationaliteit, als (één van) de adoptief ouder(s) de Nederlandse nationaliteit heeft. Pagina 328 van 392


Interlandelijke adoptie inschrijven in de registers van de burgerlijke stand te 'sGravenhage Omdat de interlandelijke adoptie in de meeste gevallen in het buitenland wordt uitgesproken, wordt de adoptie-uitspraak niet automatisch ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand te 's-Gravenhage. Omdat het van belang is voor zowel het geadopteerde kind als de adoptief ouder(s) om dit wel te laten inschrijven, wordt de ambtenaar BRP dringend verzocht de adoptief ouder(s) hierop te wijzen. Ook de geboorteakte kan worden ingeschreven. Bij het ontbreken van een geboorteakte kunnen de ouders door middel van een advocaat/procureur een verzoek doen aan de Haagse rechtbank om geboortegegevens vast te stellen. (Zie BW 1: art. 25 ev.) Let hierbij op dat alleen "sterke" adopties kunnen worden ingeschreven, "zwakke" adopties niet. Wordt een "zwakke" adoptie in Nederland omgezet naar een "sterke" adoptie, dan wordt de geboorteakte wel ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand te 's-Gravenhage en wordt er een latere vermelding van adoptie aan de geboorteakte toegevoegd. B.

Adoptie en de verklaring voor recht

Naast de adoptie volgens het Haags adoptieverdrag 1993 worden in het buitenland ook andere adopties uitgesproken. Om te voorkomen, dat deze veelal als zwak betitelde adopties in Nederland moeten worden 'overgedaan', is in Titel 6, boek 10 Burgerlijk Wetboek de mogelijkheid geschapen om zo'n adoptie aan de bevoegde rechter voor te leggen ter verkrijging van een 'verklaring voor recht'. Het gevolg van het verkrijgen van die verklaring is, dat de adoptie alsnog in Nederland in de registers van de burgerlijke stand kan worden ingeschreven. Gemeenten verkrijgen dan van de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente 's-Gravenhage een afschrift van een ingeschreven geboorteakte met een latere vermelding waarin de verklaring voor recht opgenomen is. De verklaring voor recht levert een rechtsgeldige adoptie op die in de BRP moet worden opgenomen. De verwerking ervan gebeurt volgens procedure 5.10 Adoptie. Het document waaraan de gegevens voor de nieuwe categorie 01 Persoon ontleend worden heeft een aktenummer, dat omgevormd wordt tot een BRP-aktenummer. Voor in Nederland door de Nederlandse rechter uitgesproken adopties is de aktesoort 'Q' van tabel 39 bedoeld. Aangezien het hier een buitenlandse adoptie betreft kan het idee ontstaan dat deze aktesoort niet gebruikt kan worden. Om duidelijkheid te scheppen is besloten ook voor de adoptie via de verklaring voor recht aktesoort 'Q' te gebruiken. Op de persoonslijst wordt de verwijzing in groep 81 Akte opgenomen. Let op! Bij deze werkwijze verkrijgt de adoptant de Nederlandse nationaliteit pas op het moment dat de rechter de verklaring voor recht heeft uitgesproken.

Pagina 329 van 392


7.14

Vondeling

Van de geboorte van een vondeling in Nederland wordt weliswaar op aanwijzing van de Officier van Justitie een geboorteakte opgemaakt, maar omdat niet bekend is of het kind daadwerkelijk is geboren in Nederland en of de ouders in Nederland verblijven, kan het kind niet worden ingeschreven op basis van de geboorteakte. Daarom moet, als wordt voldaan aan het verblijfscriterium, het kind worden ingeschreven in de BRP op basis van een aangifte van verblijf en adres. Deze aangifte wordt - omdat er nog geen voogd of verzorger zal zijn - ambtshalve gedaan door de gemeente waar het kind wordt gevonden. Allereerst moet bepaald worden of het kind aan het inschrijvingscriterium voldoet. De verwachte verblijfsduur in Nederland moet tenminste twee derde van een half jaar zijn. Vervolgens moet op basis van de ambtshalve aangifte van verblijf en adres een persoonslijst worden aangelegd. Naar Nederlands recht heeft een kind altijd een moeder, de vrouw uit wie het kind is geboren. Dat betekent in dit geval dat de moedergegevens onbekend zijn. Juridisch gezien heeft het kind echter geen moeder uit wie het kind niet is geboren of vader. In categorie 03 Ouder2 worden daarom uitsluitend de verplichte groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming opgenomen. Zie voor de situatie waarin er juridisch wel een moeder uit wie het kind is geboren is maar geen moeder uit wie het kind niet is geboren of vader procedure 5.2 Erkenning bij geboorteaangifte. Let op! In geval van (geboorte) aangifte van een vondeling moet de kinderbescherming in kennis worden gesteld. In de meeste gevallen doet de Officier van Justitie dit. Er wordt aangeraden om te verifiëren of de kinderbescherming in kennis is gesteld. In geval van aangifte van verblijf en adres kan verzocht worden om een instemmingsverklaring van de kinderbescherming.

Pagina 330 van 392


7.15

Lijkvinding

U ontvangt een (kennisgeving van een) akte van lijkvinding opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw gemeente of van een andere Nederlandse gemeente. Op basis van deze akte wordt categorie 06 Overlijden op de persoonslijst van de overleden persoon opgenomen. De bijhouding van de persoonslijst wordt vervolgens opgeschort. Op basis van de akte van lijkvinding wordt categorie 06 opgenomen. De datum en plaats zoals vermeld in de akte hebben weliswaar betrekking op de lijkvinding, maar moeten in dit geval worden aangemerkt als datum en plaats van overlijden. Deze gegevens worden dan ook als zodanig ingevuld in groep 08 Overlijden. Uit de ingevulde waarde bij rubriek 06.81.20 Aktenummer kan worden afgeleid dat het in dit geval om een lijkvinding gaat. De akte van lijkvinding wordt in de BRP gecodeerd als '2•G met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer'. Vervolgens moet de bijhouding van de persoonslijst worden opgeschort. Bij rubriek 07.67.10 Datum opschorting bijhouding wordt de datum van lijkvinding ingevuld. Bij rubriek 07.67.20 Omschrijving reden opschorting bijhouding wordt de waarde 'O' (= overlijden) ingevuld. Zie ook procedure 5.5 (Overlijden). Als de overleden persoon echtgenoot of geregistreerd partner was en de achterblijvende echtgenoot of geregistreerde partner in dezelfde gemeente is ingeschreven, moet het huwelijk of geregistreerd partnerschap op de persoonslijst van de achterblijvende echtgenoot/geregistreerde partner worden ontbonden. Is de achterblijvende echtgenoot of geregistreerde partner in een andere gemeente ingeschreven dan moet een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente te worden verzonden.

Pagina 331 van 392


7.16

Vervallen nationaliteit

Op een gegeven moment vervalt een nationaliteit. In tabel 32 Nationaliteitentabel wordt bij de vervallen nationaliteit de 'datum einde' ingevuld. Let op! De ‘datum einde’ kan een fictieve datum zijn. Wanneer een nationaliteit vervalt is het niet verplicht, maar wel aan te bevelen, om de persoonslijsten te actualiseren waarin deze nationaliteit in een actuele categorie 04 Nationaliteit is opgenomen. Op het moment dat op een persoonslijst een nationaliteitscode wordt ingevuld, bij het aanleggen van een nieuwe persoonslijst en bij het actualiseren van categorie 04/54 Nationaliteit, geldt de volgende voorwaarde. Een actuele nationaliteitscode van tabel 32 Nationaliteitentabel mag slechts gebruikt worden als de 'datum ingang geldigheid' (element 85.10) van die code op de persoonslijst ligt op of ná de 'datum ingang' die behoort bij die code in de tabel. Bij het actualiseren van persoonslijsten als gevolg van een vervallen nationaliteit zijn twee verschillende situaties te onderscheiden: 1. Een nationaliteit vervalt en er komt één nieuwe nationaliteit voor in de plaats. Bijvoorbeeld: Zuidjemen en Noordjemen worden samengevoegd tot Jemen. Wanneer staatsrechterlijk kan worden vastgesteld dat zowel de Zuidjemenitische als de Noordjemenitische nationaliteit veranderen in de Jemenitische nationaliteit, vervalt zowel de Zuid- als de Noordjemenitische nationaliteit. Het vervallen van een nationaliteit wordt in deze gevallen als volgt op de persoonslijst verwerkt: • Van de betreffende actuele categorie 04 Nationaliteit wordt in zijn geheel een historische categorie 54 gemaakt. Vervolgens wordt een nieuwe actuele categorie 04 opgenomen waarin geen nationaliteit wordt ingevuld en alleen de verplichte groepen 85 Geldigheid, 86 Opneming voorkomen, eventueel aangevuld met de niet-verplichte groep 82 Document; • Daarnaast wordt nog een nieuwe actuele categorie 04 opgenomen waarin de nieuwe nationaliteit wordt ingevuld. De twee actuele categorieën 04 bevatten dezelfde 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid. 2. Een nationaliteit vervalt en er komen verschillende nieuwe nationaliteiten voor in de plaats. Bijvoorbeeld: de Sovjet-Unie wordt ontbonden en er worden nieuwe onafhankelijke republieken gevormd, waardoor de nationaliteit «Burger Sovjetunie» vervalt en voor elke nieuwe republiek een nationaliteit ontstaat. In dit geval zijn er drie mogelijkheden: 1. de burger verliest de nationaliteit van de 'oude' staat en verkrijgt van rechtswege de nationaliteit van één van de nieuw gevormde staten. De acties zijn: • het vervallen van de oude nationaliteit opnemen; • het verkrijgen van de nieuwe nationaliteit opnemen. 2. de burger verliest de nationaliteit van de 'oude' staat en kan door het afleggen van een verklaring opteren voor de nationaliteit van één van de nieuw gevormde staten. Echter, daar gaat enige tijd over heen. De burger is niet staatloos. De acties zijn:

Pagina 332 van 392


• het vervallen van de oude nationaliteit opnemen. N.B. Een nieuwe nationaliteit wordt pas opgenomen nadat aangetoond is, dat deze daadwerkelijk verkregen is. • een onbekende nationaliteit opnemen. 3. de burger verliest de nationaliteit van de 'oude' staat. Er is (nog) geen duidelijkheid over een nieuwe nationaliteit van de burger. De nationaliteit is dus vooralsnog onbekend. De burger is niet staatloos. De acties zijn: • het vervallen van de oude nationaliteit opnemen; • een onbekende nationaliteit opnemen; • deze onbekende nationaliteit in onderzoek plaatsen. Let op! Artikel 2.60 en verder Wet BRP en Awb. zijn van toepassing!

Pagina 333 van 392


7.17

Ambtshalve handelingen

Een aantal uitvoeringsprocedures kan ambtshalve worden uitgevoerd. Het gaat hier om de procedures uit hoofdstuk 4 (met uitzondering van wijziging naamgebruik en wijziging geheimhouding). Datzelfde geldt ook voor correcties in brede zin (verbetering en aanvulling van gegevens). De Wet BRP voorziet in een zorgvuldige procedure tot ambtshalve opneming of niet opneming van gegevens op de persoonslijst. Een beslissing van het college van burgemeester en wethouders om: a. aan een aangifte van de burger geen of slechts gedeeltelijk gevolg te geven; b. een gegeven over de burgerlijke staat niet op te nemen, of een geschrift daarover dat als akte is aangeboden niet als zodanig aan te merken; c. een gegeven over de nationaliteit niet op te nemen; d. ambtshalve over te gaan tot inschrijving, of tot opneming van gegevens in het geval dat inschrijving of opneming op grond van een aangifte had moeten geschieden (bijvoorbeeld wanneer de aangiftetermijn is verstreken of het ambtshalve opnemen van een briefadres); e. ambtshalve over te gaan tot verbetering, aanvulling of verwijdering van een algemeen gegeven; f. bij een opgenomen algemeen gegeven de "indicatie onjuist of strijdigheid met de Nederlandse openbare orde" te plaatsen; g. niet te voldoen aan een schriftelijk verzoek om o.a. inzage in de gegevens, verbetering of aanvulling van de gegevens, verwijdering van de algemene gegevens van vóór de adoptie, verwijdering van de algemene gegevens van vóór de geslachtswijziging, wordt gelijk gesteld met een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (art. 2.60 Wet BRP). Dit betekent dat bepalingen uit de Awb voor wat betreft de voorbereiding, motivering, bekendmaking en rechtsbescherming op deze besluiten van toepassing zijn. Let op! Bij ambtshalve inschrijving van een persoon in de BRP of een ambtshalve adreswijziging wordt in element 10.30 Datum aanvang adreshouding, in element 85.10 Datum ingang geldigheid en mogelijk in element 09.20 Datum inschrijving in de gemeente, de datum ingevuld waarop aan betrokkene mededeling is gedaan van het voornemen ambtshalve gegevens op te nemen. Zie voor burgerlijke staat gegevens, bijlage 2 van deze handleiding.

Pagina 334 van 392


7.18

Overleden vóór geboorteaangifte

U ontvangt een (kennisgeving van een) akte waarin melding wordt gemaakt van een vóór de aangifte al overleden pasgeboren kind. Er zijn twee situaties te onderscheiden: 1. een kind dat dood ter wereld komt. Dit wordt een levenloos geboren kind genoemd; 2. een pasgeboren kind dat wel heeft geleefd maar al vóór de geboorteaangifte is overleden. In de eerste situatie wordt een akte van levenloos geboren kind opgemaakt, welke in het overlijdensregister wordt opgenomen. Er wordt geen persoonslijst aangelegd en geen categorie 09 Kind op de persoonslijsten van de ouders (voor zover ingeschreven) opgenomen. Het CBS wordt van deze gebeurtenis in kennis gesteld via een apart formulier. In de tweede situatie is het kind levend geboren, maar vóór de geboorteaangifte overleden. Er wordt zowel een geboorteakte als een akte van overlijden opgemaakt (BW1: 19i, tweede lid). Er wordt op basis van de (kennisgeving van de) geboorteakte een persoonslijst aangelegd. Zie hiervoor procedure 5.1 (Geboorte). Vervolgens wordt op basis van de (kennisgeving van de) overlijdensakte een categorie 06 Overlijden opgenomen en moet de bijhouding van de persoonslijst worden opgeschort. Zie hiervoor procedure 5.5 (Overlijden) in deze handleiding. Het CBS wordt zowel van de geboorte als van het overlijden geïnformeerd via de GBA-V. Op de persoonslijst van de ouder(s) wordt een categorie 09 Kind opgenomen. Let op! Als een kind kort na de geboorte overlijdt, kan het voorkomen dat het RIVM, na ontvangst van de geboortemutatie, contact opneemt met de ouders, voordat het bericht van overlijden door hen is ontvangen. Ter voorkoming van vervelende situaties wordt geadviseerd in voorkomend geval contact op te nemen met het RIVM en hen telefonisch in te lichten over het overlijden van het kind.

Pagina 335 van 392


Wijzigen van het burgerservicenummer

7.19

Een burgerservicenummer wordt aan een persoon toegekend door het college van burgemeester en wethouders van een gemeente en in de BRP opgenomen. Het opgenomen nummer kan door dat college in een ander gewijzigd worden. Het wijzigen van het burgerservicenummer, het onderwerp van de onderhavige procedure, gebeurt via een actualisering. Hierbij ontstaat historie. Bij de eerste inschrijving van een persoon in de BRP op basis van een geboorteakte, een aangifte van verblijf en adres en een ambtshalve besluit tot inschrijving wordt een burgerservicenummer opgenomen zoals beschreven in de procedures 4.1 en 5.1 van deze handleiding.

7.19.1

Wijzigen burgerservicenummer op persoonslijsten

Een toegekend burgerservicenummer kan gewijzigd worden, zowel op een actuele als op een opgeschorte persoonslijst. Het burgerservicenummer is niet alleen vanuit het SoFi-nummer omgevormd op actuele persoonslijsten, maar tevens op opgeschorte persoonslijsten. Ook op actuele en opgeschorte persoonslijsten zonder SoFi-nummer is via een initiële vulling een burgerservicenummer opgenomen.

7.19.2

Wijzigen burgerservicenummer in categorie 01 van de persoonslijst

Bij het wijzigen van een burgerservicenummer wordt de actuele categorie 01 Persoon van de betrokken persoonslijst als volgt gewijzigd. Deze wijziging kan ook geschieden als de persoonslijst opgeschort is. Identificatienummers 01.01.10 A-nummer Deze rubriek blijft ongewijzigd. 01.01.20 Burgerservicenummer Het door de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) toegekende nieuwe burgerservicenummer. Document 01.82.10 Gemeente document De gemeentecode van de gemeente die het nieuwe burgerservicenummer opneemt. 01.82.20 Datum document De datum waarop het nieuwe burgerservicenummer is opgenomen (= systeemdatum). 01.82.30 Beschrijving document Hier wordt een beschrijving ingevuld die aangeeft wat de bron voor de opneming van het nieuwe burgerservicenummer is. Bij voorkeur wordt hier vermeld: 'besluit wijziging BSN'. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid De datum waarop het nieuwe burgerservicenummer is opgenomen (= systeemdatum). Pagina 336 van 392


Opneming 01.86.10 Datum opneming De datum waarop het nieuwe burgerservicenummer is opgenomen (= systeemdatum). Tevens moet te worden bekeken of er sprake is van actuele persoonslijsten van gerelateerden (ouders, echtgenoten/geregistreerde partners en kinderen). Wanneer er gerelateerden worden gevonden, wordt het burgerservicenummer door de gemeente geactualiseerd. Zie hiervoor procedure 7.4 Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens. Deze actualisering kan ook geschieden als de persoonslijst opgeschort is.

7.19.3

Corrigeren verwijsgegevens

Het burgerservicenummer kan in verwijsgegevens niet geactualiseerd, maar wel gecorrigeerd worden. Zie hiervoor procedure 3.17.5 in het Logisch Ontwerp GBA. Als dit gebeurt worden de volgende elementen gewijzigd: 01.01.20 Burgerservicenummer Het door de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) toegekende correcte burgerservicenummer. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Deze datum wijzigt niet. Opneming 01.86.10 Datum opneming De datum waarop het (nieuwe) burgerservicenummer is opgenomen (= systeemdatum). In de categorie die bij deze actualisering historisch wordt, wordt element 84.10 Indicatie onjuist opgenomen met de waarde "O".

Pagina 337 van 392


7.20

Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de BRP

Op basis van onderstaande procedure worden (ex-) asielzoekers, die aangifte doen van verblijf en adres in de gemeente en voldoen aan de geldende voorwaarden, ingeschreven in de BRP. Situatieschets: Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) wijst de rechtmatig verblijvende (ex-)asielzoeker op de plicht tot het doen van aangifte van verblijf en adres bij de gemeente en stuurt die asielzoeker met een formulier/brief naar de gemeente voor inschrijving in de BRP. Voordat de (ex-)asielzoeker kan worden ingeschreven, moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verifiëren via de online presentievraag (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger moet worden vastgesteld met een document waaruit de identiteit blijkt. Dit geldt zonder onderscheid voor alle in te schrijven personen. De manier waarop de identiteit moet worden vastgesteld is in de regelgeving niet uitgewerkt. Het gemeentebestuur zal dus per geval moeten bepalen welke manier van vaststellen van de identiteit is aangewezen. Er moet een grote mate van zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft. Het aangewezen middel om op deugdelijke manier de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. De onderhavige groep vreemdelingen kan beschikken over: • een geldig paspoort (incidenteel) • een verblijfsdocument met code III (asiel bepaalde tijd), • een verblijfsdocument met code IV (asiel onbepaalde tijd), of • een W-document (asielzoekers). Vreemdelingen zonder identiteitsdocument moeten in alle gevallen worden verwezen naar een van de regiokantoren van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Ad 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving • Voor alle personen - ongeacht de nationaliteit - geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). • Personen die korter in Nederland gaan verblijven, komen niet voor inschrijving in aanmerking. Het toegestane verblijfsrecht is een indicatie voor de duur van het verblijf. Zal de betrokkene niet worden ingeschreven, dan moet de procedure volgens artikel 2.60 Wet BRP en Awb gevolgd worden. • Vreemdelingen moeten rechtmatig in Nederland verblijven. Een vreemdeling die niet rechtmatig in Nederland verblijft mag op grond van artikel 2.38, Wet BRP geen aangifte doen. Met rechtmatig verblijf worden alle vormen bedoeld die in de Vreemdelingenwet 2000 zijn opgenomen. De IND toetst of een vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft en geeft daarvan een bewijs af. De toetsing voor de inschrijving in de BRP gebeurt dan ook aan de hand van een door de IND afgegeven document. Wanneer getwijfeld wordt aan de echtheid van dat document wordt met de IND contact opgenomen. Pagina 338 van 392


Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet steeds gecontroleerd worden of de (ex-)asielzoeker (nog) in de categorie van personen valt, die op grond van artikel 55 Besluit BRP niet in aanmerking komt voor inschrijving in de BRP. Op grond van artikel 21, lid 1, onderdeel f Besluit BRP komen vluchtelingen gedurende de eerste zes maanden van hun verblijf in Nederland niet voor inschrijving in aanmerking, als zij geen toelating tot Nederland hebben en verblijven in een opvangcentrum. Onder een opvangcentrum wordt verstaan: een door het Rijk beschikbaar gestelde centrale accommodatie die uitsluitend bestemd is voor het bieden van tijdelijke opvang aan vreemdelingen. Het gaat hierbij om de grootschalige opvang. Van een persoon die tot de bedoelde categorie behoort blijft een aangifte van verblijf en adres achterwege (artikel 2.38, Wet BRP). Let op. Het voorgaande is niet van toepassing op het kind dat in Nederland geboren is en van wie de ambtenaar van de burgerlijke stand in Nederland een geboorteakte opmaakt. Op de inschrijving van zo'n kind en onafhankelijk van het type verblijfplaats (OC, AZC of AVO) worden de gewone regels van artikel 2.4 Wet BRP toegepast. Zie voor de inschrijving procedure 4.1. Het volgende is bij wijziging van de situatie op deze categorie personen van toepassing: a. Verstrijkt de periode van een half jaar zonder dat er verder iets over de toelating of het verblijf in een opvangcentrum van de asielzoeker verandert, dan behoort deze niet meer tot de categorie als bedoeld in artikel 21 Besluit BRP. Aangezien de IND niet binnen een half jaar een besluit heeft genomen op de asielaanvraag, kan de betrokkene worden ingeschreven. Op deze inschrijving zijn de gewone regels van artikel 2.4 Wet BRP van toepassing. b. Verkrijgt een van deze personen binnen de periode van een half jaar toelating tot Nederland, dan behoort hij niet meer tot de categorie als bedoeld in artikel 21 Besluit BRP en wordt hij, als hij aan de overige eisen van artikel 2.4 Wet BRP voldoet, op aangifte of ambtshalve in de BRP ingeschreven. c. Verlaat een van deze personen zonder wijziging van diens status als asielzoeker binnen de periode van een half jaar het opvangcentrum, dan behoort hij niet meer tot de categorie als bedoeld in artikel 21 Besluit BRP. Op een eventuele inschrijving zijn dan de gewone regels van artikel 2.4 Wet BRP van toepassing. Omdat hij geen toelating tot Nederland heeft blijft op grond van artikel 2.38 Wet BRP een aangifte achterwege. ad a. Het COA is op de hoogte van de duur van het feitelijk verblijf van asielzoekers in Nederland en kan de gemeente daarvan op de hoogte stellen door middel van mutaties over de in een bepaald centrum binnenkomende en vertrekkende personen. ad b. Een asielzoeker wordt toegelaten (dat wil zeggen dat de minister van Justitie instemt met het bestendig verblijf van betrokkene in Nederland) voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. (Ex-)asielzoekers hebben na toelating een verblijfsvergunning asiel bepaalde tijd (document met code III) welke na 3 jaar kan worden omgezet in een verblijfsvergunning asiel onbepaalde tijd (document met code IV). Ad 4. Verifiëren via de online presentievraag (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of de burger al is ingeschreven in een BRP, in de RNI, of er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure is gestart, Pagina 339 van 392


of er al een burgerservicenummer is toegekend of dat er een SoFi-nummer van hem bekend is. Daartoe wordt de online presentievraag gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De online presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Zie voor een uitgebreide beschrijving procedure 4.1 Eerste inschrijving: voornamelijk vestiging vanuit het buitenland. Afhankelijk van het resultaat in het antwoordbericht wordt de procedure vervolgd of wordt een persoonslijst uit een andere gemeente of bij de RNI opgevraagd. Ad 5. Verifiëren van het adres Is duidelijk dat betrokkene in de gemeente van aangifte ingeschreven zou kunnen worden, moet nog worden nagegaan of het door de burger opgegeven adres een bestaand adres is binnen uw gemeente. Het criterium voor inschrijving met dit adres is of de burger daadwerkelijk aan dat adres woont (artikel 1.1 Wet BRP). Niet relevant is, of de persoon daar volgens een gemeentelijk voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning, bedrijfsruimte of het al dan niet voorkomen van dat adres in de gemeentelijke BAG. Zijn alle stappen doorlopen, dan wordt een persoonslijst aangelegd. Het aanleggen van de persoonslijst Wanneer de gemeente tot de conclusie is gekomen dat betrokkene moet worden ingeschreven, wordt een persoonslijst aangelegd. De gegevens op de persoonslijst worden ontleend aan de beschikbare brondocumenten. Zie voor informatie over brondocumenten hoofdstuk 3 van deze handleiding. De gemeente stelt het aanleggen van de persoonslijst niet uit, maar schrijft onmiddellijk in op basis van de brondocumenten die voorhanden zijn. Eventueel vindt ná het aanleggen van de persoonslijst nader onderzoek plaats. De persoonslijst wordt aangelegd zoals beschreven in procedure 4.1 Eerste inschrijving.

Pagina 340 van 392


7.21

Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP

Met behulp van onderstaande procedures wordt een persoon komende uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba), die aangifte doet van verblijf en adres in de gemeente en voldoet aan de voor hem geldende voorwaarden, ingeschreven in de BRP of worden zijn gegevens in de BRP geactualiseerd. Aanleiding De regeringen van de Nederlandse Antillen, Aruba en Nederland en de bestuurscolleges van de eilandgebieden Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten hebben in januari 1999 een bestuursakkoord ondertekend, waarin de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de bevolkingsadministraties van het Koninkrijk der Nederlanden is vormgegeven. De reden voor dit besluit is tweeledig. Ten eerste wordt op deze manier de kwaliteit van de bevolkingsadministraties op Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba (PIVA) en de bevolkingsadministratie in Nederland (BRP) bevorderd. Ten tweede wordt door de uitwisseling een beter zicht verkregen op de migratiestromen tussen de verschillende delen van het Koninkrijk. De gegevensuitwisseling tussen de bevolkingsadministraties draagt bij aan het voorkomen dat een persoon in twee bevolkingsadministraties tegelijk als ingezetene staat ingeschreven. In het bestuursakkoord wordt ook gesproken over de melding door een persoon van diens voorgenomen vestiging in Nederland. Na deze melding zal een aantal persoonsgegevens verstrekt worden aan de PGK module, die deze gegevens doorgeeft aan de betrokken Nederlandse gemeente. Omdat er geen rechtstreekse koppeling bestaat tussen PIVA en de BRP treedt de PGK module die door het agentschap BPR wordt beheerd voor de minister van BZK als koppelpunt op. PGK staat voor PIVA-GBA Koppeling. De staatkundige hervorming van 10 oktober 2010 heeft geen gevolgen voor de werking van dit bestuursakkoord.

7.21.1

Inleiding

Op basis van het bovengenoemde bestuursakkoord zijn afspraken gemaakt over de gegevensuitwisseling bij de in- en uitschrijving van een persoon, die binnen het Koninkrijk verhuist. Zie voor de juridische basis voor de gegevensuitwisseling in de Wet BRP de circulaire Uitwisseling persoonsgegevens binnen het Koninkrijk van 6 december 2013. Voor de inschrijving in de BRP van een persoon die vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland naar Nederland verhuizen, zijn verschillende situaties te onderscheiden. Onderstaande beschrijving is in dit hoofdstuk opgenomen om de BRP ambtenaar inzicht te geven in die verschillende situaties. De situatiebeschrijvingen gaan niet in op de vraag hoe u een persoonslijst moet opnemen of actualiseren. Zie daarvoor onderstaande procedures 7.21.2, 7.21.3 en 7.21.4. Verhuizing van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland naar Nederland: aangifte van vertrek Een persoon, die is ingeschreven in de PIVA administratie van Aruba, Curaçao, Sint Maarten, of een van de openbare lichamen van Caribisch Nederland (Bonaire, Sint Pagina 341 van 392


Eustatius en Saba), doet aangifte van vertrek naar Nederland bij de bijhouder van de PIVA administratie van het betreffende eiland. Daarbij geeft hij aan naar welke gemeente in Nederland hij gaat verhuizen. De bijhouder registreert deze Nederlandse gemeente in de PIVA administratie als verblijfplaats en verstrekt een verhuisbericht aan betrokkene. De bijhouder van de PIVA administratie start vervolgens een afmeldingsprocedure en er wordt een elektronisch bericht met gegevens van de betrokkene (persoonsgegevens van de PIVA-PL) naar de PGK module gezonden. Daarop wordt een kopie van dit bericht in een Vb01-bericht gezonden naar de Nederlandse gemeente die in de PIVA administratie voor deze persoon als verblijfplaats is geregistreerd. Een persoon kan ook verhuizen van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland naar Nederland zonder dat hij, zoals de regelgeving voorschrijft, aangifte doet van vertrek. In dat geval beschikt betrokkene niet over een verhuisbericht en worden er geen gegevens van betrokkene verzonden aan de PGK module. De gemeente dient dan contact op te nemen met het eiland van vertrek. Let op! Als een persoon zich niet aansluitend aan zijn verblijf op een van de eilanden in Nederland vestigt, maar duidelijk is dat de persoon in PIVA ingeschreven moet zijn, kan contact opgenomen worden met de betrokken ambtenaren. Als de persoon nog als ingezetene ingeschreven blijkt te zijn, kan tot uitschrijving overgegaan worden. Daarna, en in het geval dat de persoon al uitgeschreven blijkt te zijn, kan het Anummer van de persoon opgevraagd worden. Deze paragraaf gaat in op de diverse situaties waarin de betreffende migrant zich kan melden, met of zonder verhuisbericht. Let op! Wanneer u bij de toepassing van de procedures in deze paragraaf vragen hebt, kunt u contact opnemen met het Contactcentrum van het Agentschap BPR. Verhuizing van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland naar Nederland: vestiging in Nederland Onderstaand worden vier situaties onderscheiden Situatie 1: Betrokkene meldt zich in de aangegeven Nederlandse gemeente De betrokken persoon doet aangifte van verblijf en adres in de aangegeven Nederlandse gemeente. Hij overlegt daarbij het verhuisbericht, tezamen met identificatie- en eventuele andere brondocumenten. Op basis van de inhoud van het verhuisbericht kunnen de bijbehorende door de PGK module toegezonden persoonsgegevens uit de PIVA administratie worden gezocht. Omdat het een vestiging betreft uit het buitenland (= van buiten het BRP gebied), stuurt de BRP ambtenaar een online presentievraag naar de BV BSN. Afhankelijk van het antwoord start de BRP ambtenaar een procedure voor inschrijving of een procedure voor actualisering, van ofwel een eerder ingezetene ofwel een nooitingezetene. De persoonsgegevens uit het Vb01-bericht, eventueel aangevuld met de gegevens van andere brondocumenten, zijn uitgangspunt voor het aanleggen of actualiseren van de persoonslijst. Om PIVA en BRP consistent te houden wordt het PIVA administratienummer (A-nummer), dat is opgenomen in het Vb01-bericht, Pagina 342 van 392


overgenomen in de BRP, conform de instructies opgenomen in de procedures 7.21.2, 7.21.3 en 7.21.4. Aangezien het Vb01-bericht gezien moet worden als een bron voor het opnemen van gegevens in de BRP, dienen gemeenten dit bericht vijf jaar te bewaren conform bijlage 6 van de Regeling BRP. Het verdient de voorkeur het bericht in ieder geval in afgedrukte vorm te archiveren. Het bericht kan ook elektronisch worden bewaard. Na opname of actualisering van de persoonslijst in de BRP conform de procedures opgenomen in de paragrafen 7.21.2, 7.21.3 en 7.21.4 wordt onder andere een Ag21-bericht (conditionele gegevensverstrekking) naar de PGK module gezonden. Dit Ag21- bericht wordt gebruikt om de verhuizing vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland af te ronden: de aanwezige PIVA persoonsgegevens worden uit het tijdelijke bestand van de PGK module verwijderd en er wordt een bericht naar het eiland van vertrek gezonden, waarin de inschrijving in Nederland wordt bevestigd. Situatie 2: Betrokkene meldt zich bij een andere Nederlandse gemeente dan de aangegeven gemeente De betrokken persoon doet aangifte van verblijf en adres in een andere dan de aangegeven Nederlandse gemeente. Hij overlegt daarbij het verhuisbericht, tezamen met identificatie- en eventuele andere brondocumenten. In dit geval is het Vb01-bericht met de persoonsgegevens uit PIVA niet direct beschikbaar. Dit bericht is namelijk op basis van de gegevens bij de afmelding in de PIVA administratie naar een andere Nederlandse gemeente gestuurd. De BRP ambtenaar van de gemeente waar de aangifte is gedaan, stuurt in dit geval aan de PGK module een Vb01-bericht met het verzoek de persoonsgegevens van deze persoon te verstrekken. In dit verzoek staan in ieder geval voldoende gegevens voor een unieke identificatie van de persoon. Na de ontvangst van de gegevens is de situatie voor de BRP ambtenaar van de gemeente waar betrokkene zich heeft gemeld verder zoals beschreven bij situatie 1, vanaf de online presentievraag aan de BV BSN. Na ontvangst van het Ag21-bericht, dat wordt verstuurd na afronding van de vestiging, stuurt de PGK module aan de gemeente waaraan het Vb01-bericht met de persoonsgegevens uit PIVA oorspronkelijk werd verzonden opnieuw een Vb01bericht waarin deze gemeente op de hoogte wordt gesteld van het feit, dat de persoon zich in een andere gemeente heeft gevestigd. Voor het oorspronkelijke Vb01-bericht geldt de bewaartermijn van vijf jaar conform bijlage 6 van de Regeling BRP. De verhuizing vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland wordt vervolgens afgerond zoals in situatie 1. De aanwezige persoonsgegevens uit PIVA worden uit de PGK module verwijderd en er wordt een bericht verzonden naar het eiland van vertrek, waarin de inschrijving in Nederland wordt bevestigd. Situatie 3: De persoon meldt zich niet binnen 1 jaar in een Nederlandse gemeente. Indien de betrokken persoon zich later dan een 1 jaar na zijn uitschrijving uit het Caribisch gebied meldt bij de gemeente die hij oorspronkelijk had opgegeven als vestigingsgemeente, is de situatie gelijk aan situatie 1. Aangezien de gemeente het oorspronkelijke Vb01-bericht onder de Wet BRP 5 jaar bewaart, beschikt de gemeente nog over de persoonsgegevens van de betrokken persoon. Doet de betrokken persoon echter later dan 1 jaar na zijn aangifte van vertrek uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland aangifte van verblijf en adres in een andere Nederlandse gemeente dan de aangegeven gemeente, dan zijn noch situatie 1, noch situatie 2 van toepassing. In dat geval immers zijn de Pagina 343 van 392


persoonsgegevens die van betrokkene gedurende een jaar in het tijdelijke bestand van de PGK module waren opgeslagen, uit dit bestand verwijderd. In dit geval spreken we van situatie 3. De betrokken persoon doet in situatie 3 aangifte van verblijf en adres in een andere dan de aangegeven Nederlandse gemeente en later dan 1 jaar na zijn aangifte van vertrek uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland. Hij overlegt daarbij het verhuisbericht, tezamen met identificatie- en eventuele andere brondocumenten. De BRP ambtenaar neemt contact op met de bijhouder van de PIVA administratie1 van het eiland van vertrek en vraagt daarbij de persoonsgegevens van betrokkene op, waaronder het A-nummer. Het A-nummer wordt nooit ontleend aan het verhuisbericht. Vervolgens stuurt de ambtenaar een presentievraag naar de BV BSN en start de ambtenaar de procedure voor ofwel opname in de BRP ofwel actualisering van de gegevens in de BRP. In het geval betrokkene beschikt over een afwijkend A-nummer in de BRP, zorgt de ambtenaar voor overname van het Anummer uit de PIVA administratie volgens de voorgeschreven procedure. Zie hiervoor de paragrafen 7.21.1, 7.21.2 en 7.21.3. Zodra de procedure voor de verwerking van het verblijf in een gemeente is afgerond en indien daarbij het vorig verblijf op de juiste wijze is geregistreerd, stuurt de BRP een Ag21-bericht aan de PGK-module. De PGK-module stuurt vervolgens een bericht dat het verblijf van betrokkene is geregistreerd in de betreffende gemeente aan het eiland van vertrek. Situatie 4: De persoon meldt zich zonder verhuisbericht Voor een persoon komende van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland die zich meldt in een Nederlandse gemeente zonder verhuisbericht, is situatie 4 van toepassing. De betrokken persoon doet aangifte van verblijf en adres. Door het stellen van open vragen en het bekijken van relevante (identificerende) documenten zoals het paspoort (in verband met geboorteplaats en uitgifteautoriteit) blijkt, of krijgt de betrokken ambtenaar het vermoeden, dat de betrokken persoon komt van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland. Ook kan het zijn dat betrokkene dit zelf meldt. In dat geval dient zeker gesteld te worden dat het vertrek van de betrokken persoon is verwerkt in de betreffende PIVA administratie, voordat de aangifte van verblijf en adres in de eigen administratie kan worden verwerkt. De BRP ambtenaar neemt hiertoe contact op met de bijhouder van de PIVA administratie van het (vermoedelijke) eiland van vertrek, meldt dat de betrokken persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres en verzoekt na te gaan of betrokkene als ingezetene ingeschreven staat. Wanneer blijkt dat het vertrek van betrokkene in de PIVA administratie is verwerkt, vraagt de BRP ambtenaar de persoonsgegevens van betrokkene op, waaronder het A-nummer, en verwerkt hij de aangifte van verblijf en adres in de BRP. Zie verder situatie 3. Wanneer blijkt dat betrokkene nooit in de PIVA administratie was ingeschreven, kan de aangifte van verblijf en adres in de BRP worden verwerkt.

7.21.2

Opname van personen komende van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP

De persoonslijst wordt aangelegd zoals beschreven in procedure 4.1 . Naast wat in genoemde procedure is beschreven, zijn de volgende drie punten van belang:

1 De contactpersonen van de eilanden staan vermeld op een eigen Excel blad in het Wie-is-wie overzicht dat BPR maandelijks toestuurt aan alle BRP-contactpersonen. Pagina 344 van 392


• Als er geen Vb01-bericht met de PIVA persoonsgegevens van betrokkene is ontvangen, moet de BRP ambtenaar een Vb-01 bericht aan de PGK-module sturen met het verzoek om toezending van de betreffende persoonsgegevens (zie situatie 2, paragraaf 7.21.1). Als betrokkene later dan 1 jaar na uitschrijving uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in een andere Nederlandse gemeente aangifte doet van verblijf en adres dan de gemeente die betrokkene had opgegeven bij zijn aangifte van vertrek, zijn de persoonsgegevens intussen uit de PGK-module verwijderd. De BRP ambtenaar treedt dan in contact met de bijhouder van de betreffende PIVA administratie. Zie situatie 3, paragraaf 7.21.1. • Het Vb01-bericht met de persoonsgegevens uit PIVA is een brondocument zoals bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP. Dit betekent dat de persoonsgegevens uit het Vb01-bericht van de PGK-module, eventueel aangevuld met de gegevens van andere brondocumenten, als uitgangspunt dienen voor het aanleggen van de persoonslijst. Bij voorkeur neemt u als brondocument in element 82.30 de tekst "PIVA persoonsgegevens" op. Dit ontslaat de betrokken persoon overigens niet van de verplichting om bij twijfel over de juistheid van de over hem beschikbare persoonsgegevens, officiële documenten (zoals geboorteakte of huwelijksakte) over de over feiten over te leggen. Een geregistreerd huwelijk(gesloten buiten Europees Nederland) mag integraal in de BRP worden overgenomen uit het bericht met de PIVA persoonsgegevens, nadat, wanneer van toepassing, de M46 procedure is gevolgd. De M46 procedure is een vereiste, omdat deze is gebaseerd op de Vreemdelingenwet. Wat betreft het overnemen van gegevens over de vreemde nationaliteit, geldt dat bij een aangifte van verblijf en adres in de BRP geen gegevens worden opgenomen over een vreemde nationaliteit, indien de betrokken persoon (ook) beschikt over het Nederlanderschap. • Om PIVA en BRP consistent te houden wordt het A-nummer uit PIVA overgenomen in de BRP. Het A-nummer wordt ontleend aan de gegevens uit het Vb01-bericht van het PIVA/BRP Vestigingsregister of van een andere mededeling afkomstig van PIVA. Het A-nummer wordt ontleend aan de gegevens uit het Vb-01 bericht van de PGK-module of van een andere mededeling afkomstig van de bijhouder van een PIVA administratie. Het A-nummer wordt dus niet ontleend aan het verhuisbericht. In het geval situatie 3 (zie paragraaf 7.21.1) of situatie 4 (zie paragraaf 7.21.1) van toepassing is,, moet de gemeente contact opnemen met Aruba, Çuraçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland voor het A-nummer. • Indien de betrokken niet-ingeschrevene wel in Nederland heeft gewoond, maar voor 01-10-1994 uit Nederland is vertrokken, wordt het A-nummer, zoals onder de Wet GBA, overgenomen van de persoonskaart opgevraagd. Via een webformulier op de website van de gemeente Den Haag kan een kopie van de persoonskaart worden opgevraagd. Voor de overige gegevens wordt uitgegaan van een geheel nieuwe inschrijving als ingezetene. De Wet BRP biedt niet de mogelijkheid gegevens te ontlenen aan de persoonskaarten uit het persoonskaartenarchief. Er wordt uitsluitend een uitzondering gemaakt voor het A-nummer.

Let op! Het gaat hier om overname van het A-nummer in categorie 01 Persoon en niet om A nummers in de categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind.

Pagina 345 van 392


7.21.3

Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland

De persoonslijst wordt geactualiseerd zoals beschreven in procedure 4.2 Actualisering: vestiging van een nooit-ingezetene. Naast hetgeen daar is beschreven, zijn de volgende punten hierbij van belang. • Als er geen Vb01-bericht met de PIVA gegevens van betrokkene is ontvangen, stuurt de BRP ambtenaar een Vb-01 bericht aan de PGK-module met het verzoek om toezending van de betreffende persoonsgegevens (zie situatie 2, paragraaf 7.21.1). Als de betrokkene later dan 1 jaar na uitschrijving uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in een andere Nederlandse gemeente aangifte doet van verblijf en adres dan de gemeente die betrokkene had opgegeven bij zijn aangifte van vertrek, zijn de persoonsgegevens intussen uit de PGK-module verwijderd. De BRP ambtenaar neemt dan contact op met de bijhouder van de betreffende PIVA administratie. Zie situatie 3, paragraaf 7.21.1. Indien betrokkene aangifte doet van verblijf en adres zonder dat hij beschikt over een verhuisbericht terwijl hij aangeeft dat hij nog staat ingeschreven in de PIVA administratie van een van de eilanden of de BRP ambtenaar krijgt dit vermoeden, dan neemt de BRP ambtenaar contact op met de bijhouder van de betreffende PIVA administratie. Zie situatie 4, paragraaf 7.21.1. • In aanvulling op stap 8 'Verwerken brondocumenten' van procedure 4.2 geldt het volgende. Het Vb01-bericht met de persoonsgegevens uit PIVA is een brondocument zoals bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP. Dit betekent dat de persoonsgegevens uit het Vb01-bericht van de PGK -module, eventueel aangevuld met de gegevens van andere brondocumenten, als uitgangspunt dienen voor het aanleggen van de persoonslijst. Bij voorkeur neemt u als brondocument in element 82.30 de tekst 'PIVA persoonsgegevens' op. Dit ontslaat de betrokken persoon overigens niet van de verplichting om bij twijfel over de juistheid van de over hem beschikbare persoonsgegevens, officiële documenten (zoals geboorteakte of huwelijksakte) over de betreffende feiten over te leggen. Een geregistreerd huwelijk (gesloten buiten Europees Nederland) mag integraal in de BRP worden overgenomen, nadat, wanneer van toepassing, de M46 procedure is gevolgd. De M46 procedure is een vereiste, omdat deze is gebaseerd op de Vreemdelingenwet. Wat betreft het overnemen van gegevens over de vreemde nationaliteit, geldt dat bij een aangifte van verblijf en adres in de BRP geen gegevens worden opgenomen over een vreemde nationaliteit, indien de betrokken persoon (ook) beschikt over het Nederlanderschap. • Om PIVA en BRP consistent te houden wordt het A-nummer uit PIVA overgenomen in de BRP. Het A-nummer wordt ontleend aan de gegevens uit het Vb-01 bericht van de PGK-module of van een andere mededeling afkomstig van de bijhouder van een PIVA administratie. Het A-nummer wordt dus niet ontleend aan het verhuisbericht. In het geval situatie 3 (zie paragraaf 7.21.1) of situatie 4 (zie paragraaf 7.21.1) van toepassing is, moet de gemeente contact opnemen met Aruba, Çuraçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland voor het A-nummer. Omdat de persoon ook al een A-nummer in de BRP heeft, moet een A-nummer wijziging worden doorgevoerd. Deze A-nummer wijziging voert u uit nadat u de persoonslijst heeft geactualiseerd. Er moet namelijk eerst een bericht naar afnemers worden gezonden met de gegevens van de actualisering met vermelding van het ‘oude’ A-nummer uit de BRP, zodat zij weten dat het over dezelfde persoon gaat. Pas daarna voert u de A-nummer wijziging uit conform de actualiseringsprocedure ‘Wijziging van A-nummer’, beschreven in hoofdstuk 3 van het Logisch Ontwerp 3.8. Pagina 346 van 392


• Indien betrokkene voor 01-10-1994 uit Nederland was vertrokken en betrokkene nog niet in de BRP staat ingeschreven, wordt het A-nummer, zoals onder de Wet GBA, overgenomen van de persoonskaart. Een kopie van de persoonskaart kan via een webformulier op de website van de gemeente Den Haag worden opgevraagd. Voor de overige gegevens wordt uitgegaan van een geheel nieuwe inschrijving als ingezetene. De Wet BRP biedt niet de mogelijkheid gegevens te ontlenen aan de persoonskaarten uit het persoonskaartenarchief. Er wordt uitsluitend een uitzondering gemaakt voor het A-nummer. Let op! Het gaat hier om overname van het A-nummer in categorie 01 Persoon en niet om A-nummers in de categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind.

7.21.4

Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland

De persoonslijst wordt geactualiseerd zoals beschreven in procedure 4.3 Vervolginschrijving: hervestiging van een ex-ingezetene. Naast hetgeen daar is beschreven, zijn de volgende punten hierbij van belang. • Als er geen Vb01-bericht met de PIVA persoonsgegevens van betrokkene is ontvangen, moet de BRP ambtenaar een Vb01-bericht aan de PGK-module te sturen met het verzoek om toezending van de betreffende persoonsgegevens (zie situatie 2, paragraaf 7.21.1). Als betrokkene later dan 1 jaar na uitschrijving uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in een andere Nederlandse gemeente aangifte doet van verblijf en adres dan de gemeente die betrokkene had opgegeven bij zijn aangifte van vertrek, zijn de persoonsgegevens intussen uit de PGK-module verwijderd. De BRP ambtenaar neemt dan contact op met de bijhouder van de betreffende PIVA administratie. Zie situatie 3, paragraaf 7.21.1.Indien betrokkene aangifte doet van verblijf en adres zonder dat hij beschikt over een verhuisbericht terwijl hij aangeeftdat hij nog staat ingeschreven in de PIVA administratie van een van de eilanden of de BRP ambtenaar krijgt dit vermoeden, dan neemt de BRP ambtenaar contact op met de bijhouder van de betreffende PIVA administratie. Zie situatie 4, paragraaf 7.21.1. • In aanvulling op stap 10 "Verwerking brondocumenten" van procedure 4.3 geldt het volgende. Het Vb01-bericht met de persoonsgegevens uit PIVA is een brondocument zoals bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder d, van de Wet BRP. Dit betekent dat de persoonsgegevens uit het Vb01-bericht van de PGK module, eventueel aangevuld met de gegevens van andere brondocumenten, als uitgangspunt dienen voor het aanleggen van de persoonslijst. Bij voorkeur neemt u als brondocument in element 82.30 de tekst "PIVA persoonsgegevens" op. Dit ontslaat de betrokken persoon overigens niet van de verplichting om bij twijfel over de juistheid van de over hem beschikbare persoonsgegevens, officiële documenten (zoals geboorteakte of huwelijksakte) over de feiten over te leggen. Een geregistreerd huwelijk (gesloten buiten Europees Nederland) mag integraal in de BRP worden overgenomen uit het bericht met de PIVA gegevens, nadat, wanneer van toepassing, de M46 procedure is gevolgd. De M46 procedure is een vereiste, omdat deze is gebaseerd op de Vreemdelingenwet. Wat betreft het overnemen van gegevens over de vreemde nationaliteit, geldt dat bij een aangifte van verblijf en adres in de BRP geen gegevens worden overgenomen over een vreemde nationaliteit, indien de betrokken persoon (ook) beschikt over het Nederlanderschap. Pagina 347 van 392


• Om PIVA en BRP consistent te houden wordt het A-nummer uit PIVA overgenomen in de BRP. Het A-nummer wordt ontleend aan de gegevens uit het Vb-01 bericht van de PGK-module of van een andere mededeling afkomstig van de bijhouder van een PIVA administratie. Het A-nummer wordt dus niet ontleend aan het verhuisbericht. In het geval situatie 3 (zie paragraaf 7.21.1) of situatie 4 (zie paragraaf 7.21.1) van toepassing is, moet de gemeente contact opnemen met Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland voor het A-nummer. Omdat de persoon ook al een A-nummer in de BRP heeft, moet een A-nummer wijziging worden doorgevoerd. Deze A-nummerwijziging voert u uit nadat u de persoonslijst heeft geactualiseerd. Er moet namelijk eerst een bericht naar afnemers worden gezonden met de gegevens van de actualisering met vermelding van het ‘oude’ A-nummer uit de BRP, zodat zij weten dat het over dezelfde persoon gaat. Pas daarna voert u de A-nummerwijziging uit conform de actualiseringsprocedure ‘Wijziging van A-nummer’, beschreven in hoofdstuk 3 van het Logisch Ontwerp 3.8. • Indien betrokkene voor 01-10-1994 uit Nederland was vertrokken en betrokkene nog niet in de BRP staat ingeschreven, wordt het A-nummer, zoals onder de Wet GBA, overgenomen van de persoonskaart. Een kopie van de persoonskaart kan via een webformulier op de website van de gemeente Den Haag worden opgevraagd. Voor de overige gegevens wordt uitgegaan van een geheel nieuwe inschrijving als ingezetene. De Wet BRP biedt niet de mogelijkheid gegevens te ontlenen aan de persoonskaarten uit het persoonskaartenarchief. Er wordt uitsluitend een uitzondering gemaakt voor het A-nummer.

Let op! Het gaat hier om overname van het A-nummer in categorie 01 Persoon en niet om A-nummers in de categorieën 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind.

Pagina 348 van 392


7.22

Eerste inschrijving en vervolginschrijving van geprivilegieerden

Geprivilegieerden zijn geen vreemdelingen in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 en daarom moet voorkomen worden dat er spontaan berichten naar de IND worden gezonden. Dit heeft geleid tot enkele technische en organisatorische maatregelen over inschrijving van geprivilegieerden in de BRP. In dit hoofdstuk worden de diverse procedures beschreven. Situatieschets Sinds de wijziging van de Wet BRP als gevolg van de invoering van de Koppelingswet worden uitsluitend nog Nederlanders en vreemdelingen, die op grond van de Vreemdelingenwet 2000 verblijfsrecht hebben, in de BRP ingeschreven. Gevolg is zijn dat geprivilegieerden niet meer ingeschreven konden worden en dat gemeenten al ingeschreven geprivilegieerden hebben uitgeschreven. Deze groep personen ondervindt daardoor problemen bij bijvoorbeeld deelname aan verkiezingen, het aanvragen van een rijbewijs, het aanvragen van een parkeervergunning, of het oproepen voor inentingen. Deze praktische problemen hebben geleid tot irritatie en onbegrip bij deze groep personen, waarvan velen tot de invoering van de Koppelingswet jarenlang zonder problemen in de BRP waren geregistreerd.

7.22.1

Inleiding

Vanwege de praktische problemen die geprivilegieerden ondervonden, is besloten om het per 1 september 2002 weer mogelijk te maken dat zij weer ingeschreven kunnen worden. In tegenstelling tot andere in Nederland verblijvende personen, voor wie een inschrijfplicht geldt, hebben geprivilegieerden de keuze om zich al dan niet aan te melden voor inschrijving in de BRP. Deze keuze kan slechts eenmaal worden gemaakt om voortdurende in- en uitschrijving te voorkomen. De geprivilegieerden die al op 1 september 2002 waren ingeschreven in de BRP, zijn ingeschreven gebleven, waarbij ambtshalve op hun persoonslijst hun geprivilegieerde status is vermeld. Als zij niet langer prijs stelden op inschrijving in de BRP is de persoonslijst op basis van een besluit van het ministerie van Buitenlandse Zaken opgeschort. Het gebruik van mutatieoverzichten uit de Protocollaire Basisadministratie Geprivilegieerden zijn geregistreerd bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in de Protocollaire Basisadministratie (PROBAS). Ook gemeenten moeten, los van de BRP, een administratie bijhouden van alle geprivilegieerden die in de gemeente woonachtig zijn. De aparte registratie van geprivilegieerden is voor de uitvoering van gemeentelijke taken voor de gemeente van groot belang. Vandaar dat zij van het ministerie van Buitenlandse Zaken mutatieoverzichten uit PROBAS ontvangen. Door middel van deze mutatieoverzichten worden gemeenten op de hoogte gehouden wanneer een geprivilegieerde zich in de gemeente vestigt c.q. vertrekt, of wanneer wijzigingen optreden in de persoons- en adresgegevens of de status van geprivilegieerden. Let op! Ondanks het feit dat geprivilegieerden (weer) in de BRP kunnen worden ingeschreven, moeten gemeenten met de mutatieoverzichten uit PROBAS ook na 1 september 2002 hun administratie van geprivilegieerden blijven bijhouden. De mutatieoverzichten hebben betrekking op alle geprivilegieerden, dus zowel zij die zich inmiddels in de BRP hebben laten inschrijven, als degenen die dat niet doen of

Pagina 349 van 392


niet mogen. De aparte registratie geeft, in tegenstelling tot de BRP, een volledig beeld van alle in de gemeente woonachtige geprivilegieerden. Vermelding van de aanduiding PROBAS op de persoonslijst van een geprivilegieerde Aangezien geprivilegieerden niet onder de Vreemdelingenwet 2000 vallen, dienen zij niet in VAS opgenomen te worden. Bij de eerste inschrijving van een geprivilegieerde in de BRP moet er geen BRPbericht over deze persoon naar het VAS worden verstuurd. Om dit te voorkomen, moet meteen bij het aanleggen van de persoonslijst daarop worden aangegeven dat betrokkene geprivilegieerde is. Er is voor gekozen om dat te doen door in rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding "PROBAS" op te nemen. In het geval van een herinschrijving zal een mutatiebericht aan het VAS worden gezonden. Het is ook daarom bij herinschrijving van een geprivilegieerde noodzakelijk dat direct bij de actualisering van de persoonslijst in rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS wordt opgenomen. Deze aanduiding wordt meegezonden in het mutatiebericht aan het VAS, zodat de IND weet dat de betrokken geprivilegieerde niet mag worden opgeroepen om zich te komen melden. De aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document zal nauwgezet onderhouden moeten worden. Zo zal ook bij een persoon die al ingezetene is en later de status van geprivilegieerde verkrijgt, de aanduiding PROBAS vermeld moet worden op zijn persoonslijst. Daarentegen zal bij een geprivilegieerde, die deze status verliest, deze aanduiding verwijderd moeten worden. Beide acties hebben een bericht aan het VAS ten gevolge, dat vervolgens de juiste actie kan ondernemen. Voor inschrijving van geprivilegieerden is een aantal situaties beschreven in paragraaf 7.22.2 Inschrijven. Deze situatiebeschrijvingen gaan niet in op de vraag hoe u een persoonslijst moet aanleggen of actualiseren. Daarvoor kunt u de betreffende procedure raadplegen in hoofdstuk 4. De procedures voor het onderhouden van de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document zijn beschreven in paragraaf 7.22.3 Statuswijzigingen. Het opschorten van de persoonslijst van een geprivilegieerde wordt beschreven in paragraaf 7.22.4 Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bezwaar tegen inschrijving. In paragraaf 7.22.5 Bijzondere situaties wordt tot slot ingegaan op enkele uitzonderingssituaties die zich voor kunnen doen over de inschrijving van geprivilegieerden in de BRP.

7.22.2

Inschrijven

Wanneer een geprivilegieerde zich meldt bij een gemeente om zich in te laten schrijven in de BRP moet deze aantonen dat hij rechtmatig in Nederland verblijft. De gemeente kan het rechtmatig verblijf van een geprivilegieerde vaststellen aan de hand van het identiteitsbewijs geprivilegieerden, dat door het ministerie van Buitenlandse Zaken is verstrekt. Een geprivilegieerde ontleent geen verblijfsrecht aan de Vreemdelingenwet 2000. Inschrijving als geprivilegieerde blijft achterwege, als op het identiteitsbewijs geprivilegieerden de code 'NL' (Nederlander) of 'DV' (duurzaam verblijf) is opgenomen, of het ministerie van Buitenlandse Zaken bij afzonderlijk besluit heeft medegedeeld dat de betrokken persoon in verband met zijn geprivilegieerde status niet ingeschreven mag worden in de BRP. Het voorgaande laat alle regels en voorschriften die gelden bij inschrijving als Nederlander of vreemdeling met een rechtmatig verblijf als bedoeld in de Vreemdelingenwet 2000 onverlet. Pagina 350 van 392


Aangezien geprivilegieerden niet verplicht zijn om zich in te schrijven in de BRP, kan het voorkomen dat zij zich niet meteen bij de gemeente melden nadat zij in Nederland zijn gearriveerd. Het is zelfs mogelijk dat het enige jaren duurt, voordat een geprivilegieerde besluit een verzoek tot inschrijving te doen. Ook geprivilegieerden, waarvan in de periode 1 juli 1998 – 1 september 2002 naar aanleiding van de Koppelingswet de inschrijving in de BRP is geweigerd, omdat zij niet voldeden aan het criterium van het rechtmatig verblijf, hebben altijd het recht om alsnog ingeschreven te worden. Bij inschrijving van een geprivilegieerde kunnen zich de volgende situaties voordoen: A. Eerste inschrijving B. Vervolginschrijving na opschorting reden M (ministerieel besluit) of E (emigratie) C. Vervolginschrijving na opschorting reden F (fout) D. Vervolginschrijving na verwijderde persoonslijst A.

Eerste inschrijving

Wanneer een geprivilegieerde nog niet eerder in de BRP is ingeschreven, zal de procedure "Eerste inschrijving" (procedure 4.1) moeten plaatsvinden. Voor de procedure maakt het geen verschil of de geprivilegieerde zojuist uit het buitenland is gearriveerd of al geruime tijd in Nederland verblijft, maar niet ingeschreven wilde of mocht worden. Naast het identiteitsbewijs geprivilegieerden moet de geprivilegieerde alle vereiste brondocumenten over te leggen (zie hoofdstuk 3). Wanneer een geprivilegieerde brondocumenten overlegt, kan het voorkomen dat deze brondocumenten al enige tijd geleden in het betreffende land zijn afgegeven. Het is dan aan de gemeente om te beoordelen of de documenten geaccepteerd kunnen worden. Houd er bij de beoordeling rekening mee dat geprivilegieerden zich vanaf 1 juli 1998 niet hebben kunnen inschrijven, maar dat zij bij vestiging in Nederland mogelijk de vereiste brondocumenten al wel bij zich hadden. Het is in dat geval niet redelijk om nu recente brondocumenten van deze geprivilegieerden te verlangen. De gemeente moet nagaan of er redenen zijn op grond waarvan inschrijving als geprivilegieerde achterwege moet blijven. Als deze redenen er niet zijn, kan inschrijving plaatsvinden. Bij het aanleggen van de persoonslijst moet in categorie 04 Nationaliteit bij rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS worden opgenomen. De aanduiding PROBAS moet altijd als eerste in rubriek 04.82.30 Beschrijving document te worden vermeld, dus voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend. Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan het zijn dat groep 82 Document in het geheel nog niet voorkomt. In dat geval moet in rubriek 04.82.30 Beschrijving document uitsluitend de aanduiding PROBAS worden vermeld. Tevens dienen rubriek 04.82.10 Gemeente document (= eigen gemeentecode) en rubriek 04.82.20 Datum document (= veelal de systeemdatum) opgenomen te worden. Binnen vier weken na de aangifte van vestiging krijgt de geprivilegieerde een volledig overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toegezonden. B.

Vervolginschrijving na opschorting reden M (ministerieel besluit) of E (emigratie) Pagina 351 van 392


Wanneer de gemeente waar de geprivilegieerde destijds was ingeschreven de persoonslijst heeft opgeschort met reden M of E moet, afhankelijk van de vorige gemeente van inschrijving, de procedure "Vervolginschrijving 4.2 of de procedure "Vervolginschrijving 4.3) uitgevoerd te worden. Naast het identiteitsbewijs geprivilegieerden moet de geprivilegieerde alle vereiste brondocumenten overleggen (zie hoofdstuk 3) voor zover het feiten betreft die nog niet op de persoonslijst voorkomen. Wanneer een geprivilegieerde brondocumenten overlegt, kan het voorkomen dat deze brondocumenten al enige tijd geleden in het betreffende land zijn afgegeven. Het is dan aan de gemeente om te beoordelen of de documenten geaccepteerd worden. Houdt u er in de beoordeling rekening mee dat vanaf 1 juli 1998 inschrijving van geprivilegieerden in de BRP niet mogelijk was, maar dat zij mogelijk wel al in het bezit waren van de vereiste brondocumenten. Het is in dat geval niet redelijk om nu recente brondocumenten van deze geprivilegieerden te verlangen. Als rubriek 08.75.10 Indicatie document op de persoonslijst is ingevuld, moet de persoonslijst aan de hand van de binnengekomen akten en/of documenten geactualiseerd worden. Wanneer de persoonslijst uit een andere gemeente afkomstig is, zullen de betreffende documenten in die gemeente opgevraagd moeten worden. In categorie 04 Nationaliteit moet bij rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS worden opgenomen. Het actualiseren van rubriek 04.82.30 Beschrijving document leidt niet tot het ontstaan van historie. 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeentetabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document De aanduiding PROBAS moet worden toegevoegd voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend. Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan het zijn dat groep 82 Document niet voorkomt. In dat geval moet in rubriek 04.82.30 Beschrijving document uitsluitend de aanduiding PROBAS vermeld worden. Tevens moeten rubriek 04.82.10 Gemeente document (= eigen gemeentecode) en rubriek 04.82.20 Datum document (= veelal de systeemdatum) opgenomen worden. 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van de gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Pagina 352 van 392


Binnen vier weken na de aangifte van vestiging krijgt de geprivilegieerde een volledig overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toegezonden. C.

Vervolginschrijving na opschorting reden F (fout)

Wanneer de gemeente, waar de geprivilegieerde destijds was ingeschreven, de persoonslijst heeft opgeschort met reden F, moet een nieuwe persoonslijst aangelegd worden volgens de procedure "Eerste inschrijving" (procedure 4.1). De procedure inschrijven van geprivilegieerden wordt beschreven bij situatie A van deze paragraaf. Hierbij moet een ander A-nummer gebruikt worden, dan het A-nummer dat op de opgeschorte persoonslijst is vermeld. Let op! Volgens het Logisch Ontwerp moeten persoonslijsten, die zijn opgeschort met reden F, voor nader onderzoek raadpleegbaar zijn. Aan de hand van de opgeschorte persoonslijst kan worden nagegaan welke brondocumenten al door de geprivilegieerde zijn overlegd. Deze brondocumenten kunnen worden opgevraagd bij de gemeente van ontlening en vervolgens gebruikt worden bij het aanleggen van een nieuwe persoonslijst. D.

Vervolginschrijving na verwijdering persoonslijst

Wanneer er in de vorige bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) in het geheel geen gegevens over de inschrijving meer beschikbaar zijn, moet een nieuwe persoonslijst aangelegd worden volgens de procedure "Eerste inschrijving" (procedure 4.1). De procedure inschrijven van geprivilegieerden wordt beschreven bij situatie A van deze paragraaf.

7.22.3

Statuswijzigingen

Ook na 1 september 2002 blijft het ministerie van Buitenlandse Zaken regelmatig mutatieoverzichten uit PROBAS verstrekken ten behoeve van de afzonderlijke registratie van in de gemeente verblijvende geprivilegieerden. Uit een mutatieoverzicht van het ministerie van Buitenlandse Zaken kan blijken, dat de status van een geprivilegieerde wijzigt. Daarbij kunnen zich 4 situaties voordoen die van belang zijn voor de BRP: A. een ingeschrevene wordt geprivilegieerde B. een ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde en vertrekt naar het buitenland C. een ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel ingeschrevene D. een niet-ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel in Nederland A.

een ingeschrevene wordt geprivilegieerde

Wanneer uit het mutatieoverzicht van het ministerie van Buitenlandse Zaken blijkt dat een in de BRP als ingezetene ingeschreven vreemdeling de status van geprivilegieerde heeft verkregen, is het mogelijk dat betrokkene niet langer bij de IND blijft geregistreerd. Dit zal eerst bij het ministerie van Buitenlandse Zaken moeten worden nagegaan. Blijkt het inderdaad zo te zijn dat het VAS geen berichten meer over deze geprivilegieerde mag ontvangen, dan wordt in de rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS ambtshalve toegevoegd. Het actualiseren van rubriek 04.82.30 Beschrijving document leidt niet tot het ontstaan van historie. 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven wordt niet gewijzigd. Pagina 353 van 392


04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeentetabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document De aanduiding PROBAS moet worden toegevoegd voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend. Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan het zijn dat groep 82 Document in het geheel nog niet voorkomt. In dat geval moet in rubriek 04.82.30 Beschrijving document uitsluitend de aanduiding PROBAS worden vermeld. Tevens dienen rubriek 04.82.10 Gemeente document (= eigen gemeentecode) en rubriek 04.82.20 Datum document (= veelal de systeemdatum) opgenomen te worden. 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van de gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

een ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde en vertrekt naar het buitenland

Wanneer uit het mutatieoverzicht van het ministerie van Buitenlandse Zaken blijkt dat de geprivilegieerde naar het buitenland vertrekt, moet de geprivilegieerde die in de BRP is ingeschreven zelf aangifte van emigratie doen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal de geprivilegieerde hierop attenderen. Aangezien de ingeschrevene niet langer geprivilegieerde is, moet tevens de aanduiding PROBAS verwijderd worden. Het is namelijk niet zeker dat de geprivilegieerde deze status weer krijgt, wanneer deze zich in de toekomst opnieuw in Nederland vestigt. 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeentetabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document De aanduiding PROBAS voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend, moet worden verwijderd. Pagina 354 van 392


Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan dit er toe leiden dat er een leeg element resteert. In dat geval moet groep 82 Document in zijn geheel verwijderd worden. 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van de gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Het ministerie van Buitenlandse Zaken stuurt regelmatig mutatieoverzichten van geprivilegieerden. Het is dus mogelijk dat een overzicht wordt ontvangen van een geprivilegieerde die inmiddels aangifte van vertrek naar het buitenland heeft gedaan. De aanduiding PROBAS behoort in dat geval al verwijderd te zijn. Wanneer deze aanduiding toch nog vermeld is, moet deze op de bovenvermelde manier worden verwijderd. C.

een ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel ingeschrevene

Wanneer uit het overzicht van het ministerie van Buitenlandse Zaken blijkt dat de geprivilegieerde niet langer deze status heeft, maar wel in Nederland woonachtig blijft, moet de geprivilegieerde zich bij de IND melden voor de aanvraag van een verblijfsvergunning. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal de geprivilegieerde hier op attenderen. Aangezien de ingeschrevene niet langer geprivilegieerde is, moet de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document verwijderd worden. Het actualiseren van rubriek 04.82.30 Beschrijving document leidt niet tot het ontstaan van historie. 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeentetabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document De aanduiding PROBAS voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend, moet worden verwijderd. Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan dit er toe leiden dat er een leeg element resteert. In dat geval moet groep 82 Document in zijn geheel verwijderd worden. 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.86.10

Datum van opneming Pagina 355 van 392


Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van de gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). D.

een niet-ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel in Nederland

Wanneer uit het overzicht van het ministerie van Buitenlandse Zaken blijkt dat de geprivilegieerde niet langer deze status heeft, maar wel in Nederland woonachtig blijft, moet de geprivilegieerde zich bij de IND melden voor de aanvraag van een verblijfsvergunning. Het ministerie van Buitenlandse Zaken zal de geprivilegieerde er op attenderen dat deze zich eerst moet melden bij de IND en zich vervolgens moet inschrijven in de BRP.

Pagina 356 van 392


7.22.4

Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bezwaar tegen inschrijving

Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan naar aanleiding van artikel 2.6 van de Wet BRP een gemeente het besluit meedelen, dat er bezwaar bestaat tegen de inschrijving van een persoon als geprivilegieerde in de BRP (bijv. als de geprivilegieerde niet langer ingeschreven wil staan in de BRP). Het gaat hierbij om een specifieke mededeling en dus niet om een mutatieoverzicht uit PROBAS. De mededeling moet tot gevolg hebben dat de persoonslijst van de geprivilegieerde ambtshalve wordt opgeschort met reden M (= ministerieel besluit). De mededeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken is een brondocument naar aanleiding van artikel 2.6 van de Wet BRP en moet daarom bewaard worden. De procedure voor het opschorten van de persoonslijst is beschreven in de procedure "Ministerieel besluit / NAVO-militair" (procedure 6.4). Aangezien het ministerie van Buitenlandse Zaken bezwaar heeft tegen de inschrijving van de betrokken persoon als geprivilegieerde, moet tevens de aanduiding PROBAS ambtshalve van diens persoonslijst verwijderd worden. Het is namelijk niet zeker dat deze persoon de status van geprivilegieerde weer krijgt, wanneer hij weer als ingezetene wordt ingeschreven. 04.05.10 Nationaliteit Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.82.10 Gemeente document Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeentetabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. 04.82.20 Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30 Beschrijving document De aanduiding PROBAS voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend, moet worden verwijderd. Aangezien groep 82 Document niet verplicht is in categorie 04 Nationaliteit, kan dit er toe leiden dat er een leeg element resteert. In dat geval moet groep 82 Document in het geheel verwijderd worden. 04.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven wordt niet gewijzigd. 04.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van de gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 357 van 392


7.22.5

Bijzondere situaties

Bij het inschrijven en het actualiseren van de persoonslijsten van geprivilegieerden kunnen zich op de persoonslijst bijzondere situaties voordoen. Enkele situaties die van belang zijn voor het onderhouden van de aanduiding PROBAS, zijn hier onder beschreven. Actualiseren van categorie 04 Nationaliteit Wanneer categorie 04 Nationaliteit geactualiseerd wordt, is het mogelijk dat in rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS voorkomt. In de nieuwe actuele categorie 04 Nationaliteit moet de aanduiding PROBAS ook weer voorkomen en wel voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een brondocument. Zodoende zal na het actualiseren van de nationaliteit het VAS nog steeds geen bericht ontvangen over de geprivilegieerde. Wanneer de aanduiding PROBAS bij een bepaalde nationaliteit is opgenomen, moet deze ook bij de betreffende nationaliteit blijven staan. Als de nationaliteit komt te vervallen, wordt de aanduiding vermeld in de actuele, lege categorie. Geprivilegieerde met meerdere nationaliteiten Het is mogelijk dat een geprivilegieerde wordt ingeschreven en uit de overgelegde brondocumenten blijkt dat de betrokken persoon twee of meer nationaliteiten heeft. Dat betekent dat op de persoonslijst van de geprivilegieerde voor elke nationaliteit een actuele categorie 04 Nationaliteit wordt opgenomen. De aanduiding PROBAS wordt echter slechts bij één nationaliteit vermeld. Geboorte van een kind Er kunnen kinderen geboren worden van geprivilegieerden gedurende het verblijf van die geprivilegieerden in Nederland. Een kind van twee geprivilegieerden heeft automatisch ook de status van geprivilegieerde. Het kind moet in de BRP ingeschreven worden, als minimaal één ouder in de BRP is ingeschreven (zie procedure 5.1). Aangezien het kind een geprivilegieerde is, wordt er van de inschrijving geen bericht gezonden naar het VAS. Bij het aanleggen van de persoonslijst van het kind wordt meteen de aanduiding PROBAS opgenomen in rubriek 04.82.30 Beschrijving document. De aanduiding PROBAS blijft achterwege als een kind én een Nederlandse ouder én een ouder met de status van geprivilegieerde heeft. In dat geval heeft het kind namelijk vanaf de geboorte de Nederlandse nationaliteit. Wanneer de ouders niet in de BRP zijn ingeschreven, kan het kind alleen worden ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres. In dat geval geldt de procedure beschreven bij situatie A van paragraaf 7.22.2.

Pagina 358 van 392


7.23

Herroeping van adoptie

De rechtbank kan een adoptie herroepen. Herroepen van een adoptie kan uitsluitend worden verzocht door de geadopteerde. Het verzoek kan worden ingediend als de geadopteerde 20, 21 of 22 jaar is. Door herroeping van een adoptie houdt de familierechtelijke betrekking tussen de geadopteerde en diens kinderen aan de ene kant en de adoptiefouders en hun bloedverwanten aan de andere kant op te bestaan. De familierechtelijke betrekking die door de adoptie is komen te vervallen, herleeft door de herroeping. De herroeping van een adoptie is rechtsgeldig op het moment dat het vonnis van de rechtbank in kracht van gewijsde is gegaan. Situatieschets U ontvangt van de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw eigen gemeente of van een andere gemeente in Nederland een Tb02-bericht of een kennisgeving van een latere vermelding op de geboorteakte van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak inhoudende een herroeping van een adoptie, van een bij uw gemeente als ingezetene ingeschreven persoon. De persoonslijst van degene die de herroeping van de adoptie betreft, moet worden geactualiseerd. Het gaat om de categorieën 01 Persoon, 02 Ouder 1 en 03 Ouder 2. De oorspronkelijke ouder(s) kom(en)t in de plaats van de adoptief ouder(s). In geval van een eenouderadoptie vervangt de oorspronkelijke ouder, die eerder bij de adoptie is vervangen door de adoptiefouder, de adoptiefouder. Aanwijzing Wanneer de geboorteakte ontbrak bij de adoptie, heeft de rechter inschrijving gelast van de akte van geboorte in het register van geboorten van de gemeente ’sGravenhage. Nu er altijd een geboorteakte (of akte van inschrijving) aanwezig is, is de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak geen brondocument voor verwerking van de gegevens in de BRP. De gegevens worden ontleend aan (de latere vermelding op) de geboorteakte. Let op! Een Tb02-bericht of een kennisgeving van een in Nederland opgemaakte akte moet naar aanleiding van de Wet BRP het aktenummer bevatten. De latere vermelding van herroepen van een adoptie wordt in de BRP gecodeerd als ‘1●R’ met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer. Het kan voorkomen dat een latere vermelding van herroeping van een adoptie moet worden geplaatst op een akte die geen nummering heeft conform tabel 39 Akteaanduiding. Het gaat hier bijvoorbeeld om een akte van vóór 1 januari 1986. Indien mogelijk wordt dit aktenummer omgezet naar de codering volgens tabel 39. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan moet in element 82.30 Beschrijving document helder worden omschreven dat het om een latere vermelding van herroeping van een adoptie gaat welke is toegevoegd aan de betreffende akte. Andere categorieën kunnen ook wijzigen door de herroeping van de adoptie (bijvoorbeeld categorie 04 Nationaliteit). De gegevens zoals die golden voor de herroeping adoptie worden niet onjuist verklaard. Die waren tot aan de herroeping adoptie ook niet onjuist. Gerelateerden

Pagina 359 van 392


De herroeping van de adoptie heeft ook actualiseringen tot gevolg in de persoonslijsten van de adoptiefouder(s) en van de oorspronkelijke ouder(s) voor zover die in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven. Is (zijn) de oorspronkelijke ouder(s) en/of de adoptiefouder(s) in een andere gemeente ingeschreven, dan wordt er een kennisgeving naar aanleiding van artikel 2.35 Wet BRP aan die andere gemeente verzonden. Zijn de persoonlijsten van (een van de) oorspronkelijke ouder(s) en van (een van de) adoptiefouder(s) opgeschort, vindt geen actualisering plaats. Verwijzingen Zie voor een wijziging in de nationaliteitsgegevens procedure 6.2 (Nationaliteit). In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 01



In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naam 01.02.10 Voornamen In principe wordt dit gegeven niet gewijzigd. Afhankelijk van het toegepaste namenrecht kan dit gegeven wijzigen. 01.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 01.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. Pagina 360 van 392


De geslachtsnaam van de persoon waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst, zoals deze blijkt uit de latere vermelding van herroeping van adoptie. Akte 01.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van herroeping van de adoptie aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33. 01.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de herroeping van adoptie blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•R met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 01.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum waarop de uitspraak van herroeping van adoptie in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 01.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 02 Ouder1 en 03 Ouder2 op de persoonslijst van het kind



Onderzoek, aan de hand van de geboorteakte met latere vermelding van herroeping van adoptie, of de persoonslijst(en) van de oorspronkelijke ouder(s) in uw gemeentelijke voorziening is/zijn opgenomen. Als dit het geval is, moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst(en). Wanneer op de persoonslijst van de oorspronkelijke ouder(s) groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon is opgenomen met uitsluitend standaardwaarden, dan wordt deze groep niet aangevuld. Het brondocument is de geboorteakte met de latere vermelding van de herroeping van adoptie. Er zijn twee situaties te onderscheiden: A. Na herroeping van een adoptie zijn er twee oorspronkelijke ouders; B. Na herroeping van een adoptie is er een oorspronkelijke ouder; A.

Na herroeping van een adoptie zijn er twee oorspronkelijke ouders

Zowel categorie 02 Ouder1 als categorie 03 Ouder2 moeten als volgt worden geactualiseerd. Hier worden de gegevens van de oorspronkelijke ouders ingevuld. Omdat het hier om meer dan één categorie gaat zijn uitsluitend de elementnummers en niet de rubrieknummers aangeduid. Identificatienummers Pagina 361 van 392


01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van de desbetreffende ouder wordt ontleend aan de persoonslijst van die ouder. Als de ouder is ingeschreven in dezelfde gemeente als de persoon (categorie 01), is het Anummer van de ouder altijd bekend. 01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van de desbetreffende ouder wordt ontleend aan de persoonslijst van die ouder. Als de ouder in dezelfde gemeente is ingeschreven als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 02.10 Voornamen De volledige voornamen van de desbetreffende ouder, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Als de naam uitsluitend uit een voornaam of een groep voornamen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Als de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Als de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de desbetreffende ouder waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst. Geboorte 03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 03.20

Pagina 362 van 392

Geboorteplaats


Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Wanneer het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Betreft het een buitenlandse 'gemeente', dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met de lengte- en breedtegraden. 03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Geslacht 04.10 Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) als het bekend is. Is het geslacht niet bekend, komt groep 04 Geslacht niet voor. Familierechtelijke betrekking 62.10 Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking is ingegaan. Bij herroeping van een adoptie is dit de datum waarop de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van herroeping van de adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de herroeping van de adoptie van het kind blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•R met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de uitspraak van de herroeping van adoptie in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). B.

Na herroeping van adoptie is er een oorspronkelijke ouder

Als uit het brondocument blijkt dat het kind na de herroeping van de adoptie juridisch alleen een moeder heeft, dan geldt voor de categorie van de oorspronkelijke ouder wat hiervoor onder A beschreven is. In categorie 03 Ouder 2 worden uitsluitend de hierna bij de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming genoemde gegevens ingevuld ('lege categorie'). Hiervoor is gekozen om in de Pagina 363 van 392


persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen moeder of vader is en de situatie dat er wel een moeder of vader is, maar dat de gegevens onbekend zijn. Akte 81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van herroeping van adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de herroeping van adoptie van het kind blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•R met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de datum van de uitspraak herroeping van de adoptie in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 03.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de oorspronkelijke ouder(s)

De hieronder beschreven gegevens moeten op de persoonslijst van de oorspronkelijke moeder en (eventueel) vader worden opgenomen voor zover deze in uw gemeente als ingezetene zijn ingeschreven. Identificatienummers 09.01.10 A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het A-nummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. 09.01.20 Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Als het kind in dezelfde gemeente is ingeschreven als de ouder, is het burgerservicenummer altijd bekend. Naam 09.02.10 Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan eventueel het predikaat is afgesplitst.

Pagina 364 van 392


09.02.20 Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld als het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Wanneer de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd. 09.02.30 Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden. Invullen volgens tabel 36 Voorvoegsel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft, wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Indien de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 09.02.40 Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan eventueel de adellijke titel en/of de voorvoegsels zijn afgesplitst zoals deze blijkens de latere vermelding van adoptie zal gelden. Geboorte 09.03.10 Geboortedatum Dit gegeven invullen als het bekend is. Als de 'geboortedatum' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboorteplaats' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. 09.03.20 Geboorteplaats Dit gegeven invullen als het bekend is. Wanneer de 'geboorteplaats' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of het 'geboorteland' bekend zijn. Wanneer het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Betreft het een buitenlandse 'gemeente', dan bij voorkeur de spelling in het brondocument volgen. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Zijn beide niet mogelijk, dan een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengte- en breedtegraden. 09.03.30 Geboorteland Dit gegeven invullen als het bekend is. Als het 'geboorteland' onbekend is, dan moet de rubriek toch (met een standaardwaarde) worden ingevuld, als de 'geboortedatum' en/of de 'geboorteplaats' bekend zijn. Invullen volgens tabel 34 Landen. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van herroeping van adoptie aan de geboorteakte van het kind is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Pagina 365 van 392


09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de herroeping van adoptie van het kind blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•R met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de herroeping van adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. (let op! BW1:230 lid 2) Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Categorie 09 Kind op de persoonslijst van de adoptiefouder(s)

Voor zover de adoptiefouder(s) in de eigen gemeente als ingezetene staan ingeschreven, moet de herroeping van adoptie op de persoonslijst(en) van de adoptiefmoeder en/of de adoptiefvader worden opgenomen door het opnemen van een nieuwe categorie 09 Kind (“lege categorie”) met uitsluitend de groepen 81 Akte, 85 Geldigheid en 86 Opneming. Akte 09.81.10 Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de latere vermelding van herroeping adoptie aan de geboorteakte is toegevoegd. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.81.20 Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit de akte waaruit de herroeping van adoptie blijkt. Volgens tabel 39 Akteaanduiding wordt hier '1•R met het uit vier tekens bestaande aktevolgnummer' ingevuld. Geldigheid 09.85.10 Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de herroeping van adoptie-uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan. Opneming 09.86.10 Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Pagina 366 van 392


Bijlage 1 Inkortingsregels voor de straatnaam

In rubriek 08/58.11.10 Straatnaam wordt de officiële door het gemeentebestuur vastgestelde straatnaam opgenomen. Als de officiële straatnaam echter langer is dan 24 posities wordt deze ingekort volgens de specificaties van de BOCO-norm. Hoewel een teken met een diakriet, volgens de Teletex-tekenset 2 (fysieke) posities inneemt, wordt een teken met een diakriet bij een inkorting volgens de BOCO-norm toch maar als één (logische) positie geteld. Kort samengevat komen de inkortingsregels op het volgende neer. Beslaat een straatnaam meer dan 24 posities dan wordt de eerste inkortingsregel toegepast. Blijkt na toepassing daarvan de straatnaam nog steeds de 24 posities te overschrijden, dan treedt de volgende inkortingsregel in werking. En zo worden vervolgens wanneer noodzakelijk, alle inkortingsregels toegepast. De inkortingen worden vanaf rechts of links beginnend toegepast, naar gelang dat bij de regel staat aangegeven. Let op! De BOCO-norm kent een zestal inkortingsregels. In een klein aantal gevallen beslaat ook na het toepassen van de vijfde inkortingsregel de straatnaam nog teveel posities. De zesde regel doet in die gevallen een beroep op de verbeeldingskracht van de desbetreffende medewerker. Inkortingsregel 1 Overzicht van de uitgangen en de manier waarop deze dienen te worden ingekort. Deze regel wordt vanaf rechts toegepast. boulevard dreef drift dwarsstraat dwarsweg dijk gracht haven kade kanaal laan leane Noord Oost pad park plaats plantsoen plein polder polderweg polderdijk singel straat straatje straatweg

blvd dr dr dwstr dwwg dk gr hvn kd kan ln ln N O pd prk plts plnts pln pldr pldrwg pldrdk sngl str str strwg Pagina 367 van 392


strjitte steech steeg weg wegje West Zuid

str stg stg wg wg W Z

Ook combinaties van bovenstaande uitgangen kunnen voorkomen, in dat geval worden alle delen van de combinatie ingekort. Voorbeelden: Johan Willem-Friso plein Noord Burgemeester Vonkstraat West

Johan Willem-Friso pln N Burgemeester Vonkstr W

Romeinse cijfers I tot en met X en telwoorden één tot en met tien worden vervangen door arabische cijfers. Voorbeelden: Bungalowpark Klinker Oost III Laan Koning Willem de eerste

Bungalowpark Klinker O 3 Laan Koning Willem de 1e

Inkortingsregel 2 Overzicht van de tussenvoegsels en de manier waarop deze moeten worden ingekort. Deze regel wordt vanaf rechts toegepast. aan de, achter de de, den, der van van de van den van der van het von von der

ad d v vd vd vd vh v vd

Inkortingsregel 3 Overzicht van de beginwoorden en de manier waarop deze moeten worden ingekort. Deze regel wordt vanaf links toegepast. Aalmoezenier Admiraal Baron Bisschop Blauwe Boulevard Bungalowpark Burgemeester Commissaris Deken Derde Direkteur Doctor Dokter Drie Pagina 368 van 392

Aalm Adm Biss Blw Blvd Bglwprk Burg Comm 3e Dir Dr 3


Eerste Frater Gebroeders Gedempte Generaal Goeverneur Gouverneur Graaf Gravin Groene Groot Grote Heer Hertog Jonker Jonkheer Jonkvrouw Juffrouw Kanunnik Kapelaan Kapitein Kardinaal Kasteel Keizer Kleine Koning Koningin Korte Kromme Laan Laantje Lange Lieve Lt Generaal Madame Majoor Master Meester Mevrouw Minister Moeder Monseigneur Nieuw Nieuwe Noordelijke Notaris Oost Oranje Oud Oude Overste Pad Park Pastoor Pater

1e Fr Gebr Ged Gen Goev Gouv Grn Gr Gr Hr Htg Jkr Jhr Jkvr Juffr Kan Kap Kapt Kard Kast Kl Kon Kon K Kr Ln Ln L Lv Lt Gen Mad Maj Mw Min M Mgr Nw Nw N Not O Or Ou Ou Ov Pd Prk Past Ptr Pagina 369 van 392


President Prins Prinses Professor Rektor Schepen Schout Schuin Secretaris Sekretaris Sint Straat Tweede Van Van de Van den Van der Veldmaarschalk Verlengde Vierde Voetpad Weg West Westelijke Wethouder Zuidelijke Zuider Zuster

Pres Pr Pr Prof Rekt Sch Sch Sch Secr Sekr St Str 2e V Vd Vd Vd Veldm Verl 4e Vtpd Wg W W Weth Z Z Zr

Inkortingsregel 4 Overzicht van titels, rangen en functies die naar aanleiding van deze regel worden weggelaten. Deze regel wordt vanaf links toegepast. Aalmoezenier Aartshertog Admiraal Bisschop Burgemeester Commissaris Direkteur Doctor Frater Generaal Gouverneur Hertog Jonker Jonkheer Jonkvrouw Kanunnik Kapelaan Kapitein Kardinaal Koning Koningin Lt Generaal Pagina 370 van 392


Madame Majoor Mevrouw Monseigneur Notaris Overste Pastoor Pater President Prins Prinses Professor Schepen Schout bij nacht Secretaris Sekretaris Veldmaarschalk Wethouder Inkortingsregel 5 Als na toepassing van de voorgaande regel de straatnaam langer is dan 24 posities wordt het eerste woord van het straatnaamveld ingekort tot één letter, tenzij de straatnaam al met één letter begint. Inkortingsregel 6 Als na toepassing van de voorgaande regel de straatnaam nog steeds langer is dan 24 posities, dan wordt de straatnaam door het gemeentebestuur zelf verder ingekort.

Pagina 371 van 392


Bijlage 2 Gegevens over de burgerlijke staat

In deze bijlage worden die algemene gegevens van de persoonslijst en de verwijsgegevens opgesomd die betrekking hebben op de burgerlijke staat van de ingeschrevene. De opsomming is terug te vinden in het Logisch Ontwerp GBA. De volgende algemene gegevens hebben betrekking op de burgerlijke staat. a. Naam (categorie 01/51 en 21/71, groep 02): • geslachtsnaam; • voornamen; • adellijke titel of predikaat. b. Geboorte (categorie 01/51 en 21/71, groep 03): • geboortedatum; • geboorteplaats; • geboorteland en eventueel gebiedsdeel. c. Geslacht (categorie 01/51, groep 04) d. Ouders (categorie 02/52 en/of categorie 03/53, groepen 02 en 03): • geslachtsnaam; • voornamen; • adellijke titel of predikaat; • geslacht; • geboortedatum; • geboorteplaats; • geboorteland en eventueel gebiedsdeel. e. Huwelijk of geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen (categorie 05/55, groepen 06 en 07): • datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; • plaats huwelijkssluiting of plaats aangaan geregistreerd partnerschap; • land en eventueel gebiedsdeel huwelijkssluiting of aangaan geregistreerd partnerschap; • huwelijksontbinding of ontbinding geregistreerd partnerschap en reden daarvan, nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap; • datum ontbinding, nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap; • plaats ontbinding, nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap; • land en eventueel gebiedsdeel ontbinding, nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. f. Echtgenoot of geregistreerde partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners (categorie 05/55, groepen 02 en 03): • geslachtsnaam; • voornamen; • adellijke titel of predikaat; • geslacht; • geboortedatum; • geboorteplaats; • geboorteland en eventueel gebiedsdeel. Pagina 372 van 392


g. Kinderen (categorie 09/59, groepen 02 en 03): • geslachtsnaam; • voornamen; • adellijke titel of predikaat; • geboortedatum; • geboorteplaats; • geboorteland en eventueel gebiedsdeel. h. Overlijden (categorie 06/56, groep 08): • overlijdensdatum; • plaats overlijden; • land en eventueel gebiedsdeel overlijden. i. Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens (categorieën 01/51, 02/52, 03/53, 05/55, 06/56 en 09/59, groep 85): • datum ingang rechtsgeldigheid; • datum beëindiging rechtsgeldigheid. Let op! De 'datum beëindiging rechtsgeldigheid' wordt als zodanig niet afzonderlijk op de persoonslijst opgenomen. Deze is gelijk aan de 'datum ingang geldigheid' van de in tijd opvolgende categorie. De 'datum ingang familierechtelijke betrekking' (categorieën 02/52 Ouder1 en 03/53 Ouder2) is niet in artikel 2.7 Wet BRP opgenomen. In het Logisch Ontwerp GBA 3.8 wordt deze datum slechts genoemd in verband met de relatie met de ouders (cat. 02/52 en 03/53) van de ingeschrevene.

Pagina 373 van 392


Bijlage 3 Vraag en Antwoord

Deze bijlage is per 1 februari 2013 komen te vervallen!

Pagina 374 van 392


Bijlage 4 Aktenummers in de BRP

In deze bijlage wordt aangegeven hoe het nummer van een akte of een latere vermelding uit de registers van de burgerlijke stand wordt omgevormd tot een aktenummer in de BRP (element 81.20 Aktenummer). Zie voor het toepassen van de tabel in deze bijlage de procedures uit de hoofdstukken 5 en 7. Registersoorten In iedere gemeente worden vier soorten registers gehouden, te weten: • register van geboorten (register 1), • register van overlijden (register 2), • register van huwelijken (register 3) en • register van geregistreerde partnerschappen (register 5). In de gemeente 's-Gravenhage zijn daarnaast nog een tweetal specifieke landelijke registers: • register van inschrijvingsakten van ontbonden huwelijken (register 4) en • register van inschrijvingsakten van beëindigde geregistreerde partnerschappen (register 6). Deze alleen te 's-Gravenhage aanwezige registers bevatten de akten van inschrijving van bepaalde rechterlijke uitspraken zoals bedoeld in Afdeling 6, Titel 4, Boek 1, Burgerlijk Wetboek. Soort akten Bij de invoering per 1 januari 1995 van de Wet Mulder (Stb. 1994, 555) is de nummering van de diverse akten en het aantal soorten ingrijpend gewijzigd. Vanaf dat moment is een nummering van zes posities in een voorgeschreven vorm verplicht. Zie hierover de Regeling vermelding nummer op akten burgerlijke stand (Stcrt. 1997, 248), later gewijzigd. Latere vermeldingen Van rechtsfeiten, zoals erkenning, KB van naamswijziging en echtscheiding, wordt een 'latere vermelding' gemaakt op de akte waarop het feit betrekking heeft, bijvoorbeeld een latere vermelding van een erkenning op de geboorteakte of een latere vermelding van een echtscheiding op de huwelijksakte. Omvormen van aktenummers voor gebruik in de BRP Bij de verwerking in de BRP van de gegevens die voortkomen uit een (latere vermelding op een) akte van de burgerlijke stand, moet het daarbij behorende aktenummer worden gebruikt. Dit aktenummer bestaande uit 6 posities wordt met behulp van Tabel 39 Akteaanduiding omgevormd tot een aktenummer met 7 posities. Hiertoe wordt op positie 3 de aktesoort met de daarbij behorende letter uit deze tabel opgenomen. Dit omgevormde aktenummer wordt opgenomen in groep 81 Akte. Als de gewenste aktesoort niet in tabel 39 voorkomt en het nummer niet kan worden omgevormd wordt groep 82 Document ingevuld. Een latere vermelding heeft voor het al in de BRP opgenomen aktenummer tot gevolg, dat de letter op positie 3 wijzigt in een letter die behoort bij het bepaalde rechtsfeit. Zie onderstaande lijst met rechtsfeiten en bijbehorende codeletters.

Pagina 375 van 392


Van een kind dat geboren is in het buitenland en in Nederland erkend wordt, is in de meeste gevallen geen geboorteakte in Nederland in de registers van de burgerlijke stand opgenomen. Dit heeft tot gevolg dat er geen latere vermelding geplaatst kan worden en dat de erkenningsakte bewaard moet blijven. In zo'n geval is de erkenningsakte de bron om de over persoonslijst te actualiseren. In dat geval wordt in groep 82 Document op de persoonslijst de erkenningsakte opgenomen, omdat deze akte behandeld wordt als een brondocument zoals bedoeld in artikel 2.8, Wet BRP. Als de geboorteakte naderhand alsnog wordt ingeschreven te 's-Gravenhage, dan moet alsnog een latere vermelding geplaatst worden en wordt de persoonslijst geactualiseerd (procedure 7.12). Het aktenummer wordt dan opgenomen overeenkomstig de lijst aktenummers. Aktenummers van vóór 1 januari 1986 Wanneer een akte van vóór 1 januari 1986 gebruikt wordt als brondocument voor het aanleggen van een persoonslijst, kan niet zonder meer groep 81 Akte worden opgenomen. Het is toegestaan om dit 'oude' aktenummer om te vormen tot een BRPaktenummer, maar ook het opnemen van groep 82 Document is goed. Echter, wordt aan een akte van vóór 1 januari 1986 een latere vermelding toegevoegd, dan moet het aktenummer worden omgevormd naar een BRPaktenummer, behalve in bijzondere gevallen dat dit niet mogelijk is. Is het nummer niet om te vormen, dan wordt groep 82 Document opgenomen. Om aan de persoonslijst te kunnen zien op grond van welke akte of latere vermelding de persoonslijst is geactualiseerd en om de berichtgeving naar het CBS duidelijk te doen zijn, is er voor gekozen de manier van aktenummering, zoals die was in de periode direct voor invoering van de Wet Mulder (1-1-1986 tot 1-1-1995), te blijven volgen. Opgeheven gemeenten en latere vermeldingen Na een gemeentelijke herindeling worden de registers van de burgerlijke stand van de opgeheven gemeente ondergebracht bij de gemeente waar de opgeheven gemeente nu onder valt, of wanneer de gemeente verdeeld is over meerdere nieuwe gemeenten, bij de gemeente die is aangewezen om de registers van die oude gemeente te beheren. Aan die registers en aktenummers wijzigt niets. Wel moeten er latere vermeldingen geplaatst worden volgens de voorschriften uit het Burgerlijk Wetboek. Wanneer op een akte uit een opgeheven gemeente een latere vermelding wordt geplaatst, verandert de gemeente die de oorspronkelijke akte heeft opgemaakt niet. Ook wordt er geen nieuwe akte opgemaakt, die aan de gesloten registers moet worden toegevoegd. Alleen de latere vermeldingen moeten worden geplaatst. In dit geval wordt hetzelfde systeem gevolgd als ware de gemeente niet opgeheven. Aan het eerder opgenomen aktenummer wordt alleen de derde positie, de letter, gewijzigd. De registergemeente van de akte wijzigt niet. Heeft de akte een aktenummer volgens de nummering van de Wet Mulder, dan moet het worden omgevormd tot een BRP-aktenummer volgens onderstaande tabel. In geval van een ontbinding van een huwelijk, blijft de registergemeente dus de 'oude' gemeente waar de huwelijksakte is opgemaakt en de latere vermelding aan de akte is toegevoegd. Als de code van de gemeente van huwelijk is beëindigd, kan deze ook niet worden ingevuld bij de plaats van ontbinding. In het geval de gemeente is opgeheven, heringedeeld of de gemeentenaam is gewijzigd, wordt de nieuwe gemeentenaam bij de plaats van ontbinding opgenomen. Pagina 376 van 392


Let op! Dit laatste is alleen van toepassing bij het plaatsen van een latere vermelding, dus na 1-1-1995. Huwelijksontbindingen voor 1-1-1995 hebben een aparte akte van inschrijving van de ontbinding van het huwelijk in de registers van de burgerlijke stand met een eigen aktenummer en een gemeente van ontbinding. Het aktenummer in de BRP bestaat uit 7 posities en is als volgt opgebouwd: 1 2 3 4 5 6 7 De posities hebben ieder een eigen functie. Positie 1 1 Het cijfer duidt de registersoort aan. Positie 2 2 Het cijfer of de letter duiden het registerdeel aan. In Tabel 39 Akteaanduiding staat op deze plaats een ‘•’ om aan te geven dat er vele mogelijkheden zijn. De ‘•’ wordt in géén geval overgenomen. Overeenkomstig de door de Minister van Justitie gegeven voorschriften behoort het registerdeel te worden aangeduid met een cijfer of een letter. Is er binnen een registersoort slechts één registerdeel in gebruik, dan wordt de ‘•’ vervangen door een ‘0’. Is in het oorspronkelijke aktenummer geen registerdeel vermeld, wordt de ‘•’ vervangen door een spatie. Er zijn 4 mogelijkheden: 1. Binnen het registersoort zijn meerdere registerdelen in gebruik. Op positie 2 wordt het registerdeel vermeld zoals deze op de originele akte staat. 2. Binnen het registersoort is slechts één registerdeel in gebruik. Op de plaats van het registerdeel staat een ‘0’. In element 81.20 komt op positie 2 een “0”. 3. Bij het omnummeren van aktenummers van vóór1 januari 1986 die slechts uit 4 cijfers bestaat, komt op positie 2 een spatie. Als het aktenummer een letter bevat, wordt deze letter op positie 2 opgenomen. Als het aktenummer meerdere letters bevat, kan het aktenummer niet omgevormd worden en wordt het aktenummer in groep 82 opgenomen. Let op! Om te kunnen vaststellen of er een “0” of een spatie ingevuld moet worden, kan contact worden opgenomen met de registergemeente, om te controleren hoe het betreffende register van dat jaar is opgebouwd.

Pagina 377 van 392


Positie 3 3 De letter duidt de aktesoort (het rechtsfeit) aan. Posities 4 t/m 7 4 5 6 7 De cijfers duiden met elkaar het aktevolgnummer aan. Als het aktenummer in de burgerlijke stand uit minder dan vier cijfers bestaat wordt dit nummer aangevuld met voorloopnullen. Tabel 39 Tabel Akteaanduiding De codes 1•D (Register van geboorten, Erkenning van een ongeboren vrucht) en 2•B (Register van overlijden, Levenloos aangegeven geboorte) in BRP-tabel 39 Akteaanduidingen zijn slechts voor de volledigheid met de Regeling vermelding nummer op akten burgerlijke stand (Stcrt. 1997, 248) opgenomen. Ze worden voor aktenummers in de BRP niet gebruikt. 1.

Register van geboorten

1a

Geboorteakten

1b

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Geboorte

1•A met aktevolgnummer

Inschrijving van een rechterlijke uitspraak bij ontbreken van een akte

1•L met aktevolgnummer

Inschrijving van een akte ex art, 19e, lid 5, boek 1 BW

1•O met aktevolgnummer

Latere vermeldingen Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Erkenning van elk kind waarvan een vrouw zwanger is (erkenning ongeboren vrucht)


Erkenning bij de geboorteaangifte

1•B met aktevolgnummer

Erkenning na de geboorteaangifte

1•C met aktevolgnummer

Ontkenning van het ouderschap (rechterlijke uitspraak)

1•E met aktevolgnummer

Pagina 378 van 392


1c

Ontkenning ouderschap door de ouder uit wie het kind is geboren, tevens erkenning

1•F met aktevolgnummer

Vaststelling van de geslachtsnaam/ voornamen bij KB

1•G met aktevolgnummer

Wijziging van de geslachtsnaam bij KB

1•H met aktevolgnummer

Wijziging geslachtsnaam kind t.g.v. wijziging geslachtsnaam van de ouder bij KB


Verlening van brieven van wettiging

1•I met aktevolgnummer

Notariële akte van erkenning

1•J met aktevolgnummer

Verbetering/doorhaling van een akte op last van de rechter

1•K met aktevolgnummer

Voornaamswijziging (rechterlijke uitspraak)

1•M met aktevolgnummer

Vernietiging erkenning (rechterlijke uitspraak)

1•N met aktevolgnummer

Gegrondverklaring betwisting van staat (rechterlijke uitspraak)

1•P met aktevolgnummer

Adoptie (rechterlijke uitspraak)

1•Q met aktevolgnummer

Herroeping van een adoptie (rechterlijke uitspraak)

1•R met aktevolgnummer

Aktewijziging in verband met transseksualiteit

1•S met aktevolgnummer

Inschrijving declaratoire uitspraak niet genoemd in art 24, Boek 1 BW

1•T met aktevolgnummer

Verklaring ontkenning ouderschap ex art. 198, lid 1 b en art. 199 onder b, Boek 1 BW

1•U met aktevolgnummer

Gerechtelijke vaststelling ouderschap

1•V met aktevolgnummer

Naamskeuze

1•W met aktevolgnummer

Wijziging geslachtsnaam ex art 253t of 282, Boek 1 BW (rechterlijke uitspraak)

1•X met aktevolgnummer

Verbetering ambtshalve (abs en OvJ)

BRP-aktenummer wordt niet gewijzigd

Inschrijvingsakten (Haagse akten) Rechtsfeit

BRP-aktenummer Pagina 379 van 392


Geboorte (inschrijving buitenlandse akte op verzoek, artikel 25 Boek 1 BW)

1XA met aktevolgnummer

Vaststelling van geboortegegevens (uitspraak rechtbank, artikelen 25 en 25c Boek 1 BW)

1VA met aktevolgnummer

Geboorte (uitspraak rechtbank, artikelen 25 en 25c Boek 1 BW)


Geboorte (tijdens zee- en luchtreis; art. 19a, lid 2, Boek 1 BW)


Pagina 380 van 392


2.

Register van overlijden

2a

Overlijdensakten

2b

2c

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Overlijden


Vaststelling van een overlijden


Inschrijving van een rechterlijke uitspraak bij ontbreken van een akte


Vermoedelijk overlijden (rechtsvermoeden van overlijden)


Lijkvinding



BRP-aktenummer

Verbetering/doorhaling van een akte op last van de rechter

2•D met aktevolgnummer




BRP-aktenummer

Overlijden (inschrijving buitenlandse akte op verzoek, artikel 25 Boek 1 BW)


Overlijden (tijdens zee- en luchtreis; artikel 19g, lid 2, Boek 1 BW)


Overlijden (Besluit bijzondere akten burgerlijke stand, Stb. 1997, 400)


Overlijden (inschrijving rechterlijke uitspraak, vaststelling van overlijden; artikel 426 Boek 1 BW)

2VC met aktevolgnummer

Pagina 381 van 392


3.

Register van huwelijken

3a

Huwelijksakten

3b

3c

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Huwelijk


Inschrijving van een ontbrekende huwelijksakte (rechterlijke uitspraak)


Inschrijving van een ontbrekende echtscheidingsakte (rechterlijke uitspraak)


Omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk



BRP-aktenummer

Echtscheiding of ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed, eventueel met naamswijziging (uitspraak rechtbank)


Echtscheiding, eventueel met naamswijziging (uitspraak buitenlands rechtscollege)


Nietigverklaring van een huwelijk (uitspraak rechtbank)


Verbetering/doorhaling van een huwelijksakte op last van de rechtbank


Vernietiging van de nietigverklaring van een huwelijk, van een echtscheiding of van een ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed (uitspraak rechtbank)





BRP-aktenummer

Huwelijk (inschrijving van buitenlandse akte op verzoek, artikel 25 Boek 1 BW)

3XA met aktevolgnummer

Pagina 382 van 392


4.

Register van inschrijvingsakten te ’s-Gravenhage (register 4; artikel 21 Boek 1 BW)

4a

Inschrijvingsakten

4b

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Rechterlijke uitspraak inhoudende een echtscheiding of de ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)


Rechterlijke uitspraak inhoudende de nietigverklaring van een huwelijk (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)


Vernietiging van een rechterlijke uitspraak inhoudende de nietigverklaring van een huwelijk, een echtscheiding of de ontbinding van een huwelijk na scheiding van tafel en bed (huwelijksakte ontbreekt in de Nederlandse burgerlijke stand)



BRP-aktenummer

Verbetering en doorhaling van een inschrijvingsakte op last van de rechtbank (betreft huwelijk)


Vernietiging van een ingeschreven echtscheidingsuitspraak (uitspraak rechtbank)




Pagina 383 van 392


5.

Register van geregistreerde partnerschappen

5a

Akten van geregistreerde partnerschappen

5b

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Geregistreerd partnerschap


Inschrijving van rechterlijke uitspraak (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt)



BRP-aktenummer

Beëindiging van een geregistreerd partnerschap (verklaring na overeenkomst) of ontbinding van een geregistreerd partnerschap (uitspraak rechtbank)


Ontbinding van een geregistreerd partnerschap met naamswijziging (uitspraak rechtbank)


Nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap (uitspraak rechtbank)


Verbetering/doorhaling van een akte van geregistreerd partnerschap op last van de rechtbank


Vernietiging van de nietigverklaring of de ontbinding van een geregistreerd partnerschap (uitspraak rechtbank)




Pagina 384 van 392


6.

Register van inschrijvingsakten te ’s-Gravenhage (register 6; artikel 21 Boek 1 BW)

6a

Inschrijvingsakten

6b

Rechtsfeit

BRP-aktenummer

Rechterlijke uitspraak inhoudende de ontbinding van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)


Nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)


Vernietiging van een rechterlijke uitspraak inhoudende de ontbinding van een geregistreerd partnerschap (akte van geregistreerd partnerschap ontbreekt in Nederlandse burgerlijke stand)


Inschrijving van een ontbrekende akte ontbinding geregistreerd partnerschap



BRP-aktenummer

Verbetering en doorhaling van een inschrijvingsakte op last van de rechtbank (betreft geregistreerd partnerschap)


Vernietiging van een ontbinding geregistreerd partnerschap (uitspraak rechtbank)



BRP-aktenummer Wordt niet gewijzigd

Pagina 385 van 392


Bijlage 5 Omschrijvingen en afkortingen van brondocumenten

In deze bijlage staan de omschrijvingen en de aanbevolen afkortingen, die gebruikt kunnen worden bij de beschrijving van brondocumenten in de BRP. De kwaliteit van de BRP is gewaarborgd door de eis dat alleen op grond van een brondocument gegevens in de BRP worden opgenomen. Kort gezegd: geen brondocument, geen gegevens in de BRP. De wetgever heeft dit zo belangrijk gevonden dat in de Wet BRP is neergelegd welke soorten gegevens aan welke soorten brondocumenten ontleend mogen worden. Bij het lezen van artikel 2.8 Wet BRP lijkt het niet zo moeilijk om een beschrijving te geven van het gebruikte document. In de praktijk ligt het niet zo eenvoudig. Soms zijn meerdere documenten samen de bron van de op te nemen gegevens. Bij de algemene gegevens in de BRP wordt een verantwoording opgenomen van het gebruikte brondocument. Als het een Nederlands brondocument met een aktenummer betreft, wordt dat omgevormd volgens de BRP-tabel 39 Akteaanduidingen en opgenomen in element 81.10. Anders wordt een vrije omschrijving opgenomen in element 82.30. De ruimte die daarvoor kan worden gebruikt is echter beperkt tot 40 posities. Wat moet nu worden ingevuld? Bij voorkeur wordt een volledige beschrijving van het brondocument opgenomen, omdat dit de duidelijkheid vergroot. Als de voorkeur wordt gegeven aan een afkorting, dan is het aan te bevelen die afkortingen te gebruiken die al geruime tijd landelijk in de bevolkingsadministratie en later de GBA werden gebruikt. Deze en andere afkortingen zijn opgenomen in onderstaande lijst. Wanneer alle gemeenten deze omschrijvingen gebruiken, heeft dat als voordeel dat bijna direct duidelijk is om welk document het gaat. De resterende ruimte kan vervolgens worden gebruikt voor essentiële aanvullingen. Voorop staat dat de afkortingen en omschrijvingen zo duidelijk zijn, dat alle gebruikers van de BRP begrijpen waar het om gaat. Ook voor het omschrijven van een combinatie van brondocumenten wordt zo veel mogelijk van onderstaande lijst gebruik gemaakt. Het gebruik van deze afkortingen is echter niet dwingend voorgeschreven. Neem bij voorkeur ook op of er een latere vermelding op het document is geplaatst, bijvoorbeeld geboorteakte + latere vermelding van erkenning. Denk daarbij aan de beschikbare ruimte van niet meer dan 40 posities! Hieronder volgt een lijst van mogelijk te gebruiken afkortingen en aanvullende omschrijvingen. Andere afkortingen en omschrijvingen zijn denkbaar. Voor de duidelijkheid zijn ook een aantal afkortingen opgenomen die tegenwoordig niet meer worden gebruikt.

Pagina 386 van 392


Omschrijving aanvraagformulier Nederlands reisdocument

afkorting aanvrform

Aanvullingen

akte van bekendheid van geboorte akte van bekendheid van huwelijk akte van bekendheid van overlijden Adoptieakte Apostille attestation de concordance

abgeb abhuw abovl ad akte apos att de conc

+ + + +

Beschikking Besluit wijziging burgerservicenummer

Beschikk besl besluit wijziging BSN bewvned

bewijs van Nederlanderschap

land(code) land(code) land(code) land(code)

+ land(code) en/of gemeente(code) + autoriteit van afgifte + landcode +landcode + gemeente(code) + gemeente(code) of Land(code) en naam autoriteit

consulaire verklaring + gemeente(code) doopakte in Nederlandse taal

cons verkl

+ land(code)

da nd

doopakte in vreemde taal

da vr

deed poll/ verklaring eigen autoriteiten

deed poll

+ land(code) en/of gemeente(code) + land(code) en/of gemeente(code) + land(code) + autoriteit van afgifte

Erkenningsakte Familieboek

erkakte famboek

+ gemeente(code) + land(code) en autoriteit van afgifte

Familieregister

famreg

+ land(code) en autoriteit van afgifte

fiche individuelle de l'état civil

fiche ind

+ land(code) en autoriteit van afgifte

Geboorteakte geboorteakte met oudernamen

ga ga mon

geboorteakte zonder oudernamen

ga zon

+ land(code) +gemeente(code) en/of land(code) +gemeente(code) en/of land(code)

gelegaliseerd document verklaring vaststelling naam presidium Indonesië Huwelijksakte

geleg granti nama

Identiteitsbewijs

idbew

huwakte

+ datum verklaring + gemeente(code) en/of land(code) + land(code) en/of gemeente(code) en/of autoriteit van afgifte Pagina 387 van 392


Omschrijving identiteitsbewijs vreemd

afkorting idbew vr

Identiteitskaart Koninklijk Besluit van naturalisatie Koninklijk Besluit van naturalisatie met naamsvaststelling/naamswijziging Koninklijk Besluit van naamswijziging Koninklijk Besluit van brieven van wettiging Kennisgeving kennisgeving kantongerecht Kopie persoonskaart

idkrt KB-nat KB-nmvast/nmwijz

Aanvullingen + land(code) en autoriteit van afgifte + gemeente(code) + nummer KB + nummer KB

KB

+ nummer KB

KB-wett

+

kennisg kennisgkr kopie persoonskaart Min v Fin Ini Vulling natverkl Med art 2.17 WBRP nedbv

+ gemeente(code) + datum en plaats

Initiële vulling SoFi-nummer door Minister van Financiën verklaring genaturaliseerd tot… Mededeling IND ex art. 2.17 Wet BRP Nederlandse vertaling door beëdigde vertaler notariële akte Nüfus cüzdâni (geboorteboekje)

notakte nufus cuz

Optieverklaring

optie

Overlijdensakte

ovlakte

paspoort Nederlands

pas

paspoort vreemd persoonslijst Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Caribisch Nederland Persoonskaart persoonslijst gerelateerde persoonslijst kind

pas vr PIVA persoonsgegevens persoonskaart PL gerelateerde PL kind

Geprivilegieerden Proces-verbaal

PROBAS Procverb

van rechtswege Reisdocument

rechtsw reisdoc

Echtscheidingsakte

s akte

Echtscheidingsvonnis

s vonnis

(digitale) signaleringslijst uitspraak adoptie

sign uitspr-adop

Pagina 388 van 392

+ land(code) en datum

+ land(code) en autoriteit van afgifte + gemeente(code) en datum + gemeente(code) of land(code) en autoriteit van afgifte + gemeente(code) of autoriteit van afgifte + land(code)

04.82.30 + datum en autoriteit van afgifte + gemeente(code) of land(code) + gemeente(code) of land(code) + gerecht en/of land(code) + gerecht en plaats en datum


Omschrijving

afkorting

Aanvullingen

uitspraak echtscheiding

uitspr-echtsch

uitspraak voornaamswijziging uitspraak ontkenning ouderschap

uitspraak verbetering akte

uitspr-vrnmwijz uitspr-ontk oudersch uitspr-vastst oudersch uitspr-verbetakte

+ gerecht en plaats en/of land(code) + gerecht en datum + gerecht en datum

Verhuisaangifte verificatieformulier (nat/geb/ovl/huw) verklaring burgerlijke staat verklaring consulaat verklaring van nationaliteit verklaring van naturalisatie verklaring onder eed of belofte

verh aang verif form (nat/geb/ovl/huw) verkl bst verkl cons verkl nation verkl natur voe

Verstotingsakte

verstsakte

verzoek naamgebruik (schriftelijk) Verzoek deelname Europese verkiezingen

verz naamgebr verz deeln Eu verk

uitspraak vaststelling ouderschap

+ gerecht en datum + gerecht en datum

+ land(code) en datum + land(code) en datum + land(code) + land(code) en datum + land(code) en datum + gemeente(code) en datum + land(code) en datum

Deze lijst is niet uitputtend, maar geeft wel een indruk van de mogelijkheden om documenten aan te duiden. Aanbevolen wordt zo mogelijk in element 82.30 tot uitdrukking te laten komen of het brondocument is gelegaliseerd door de afkorting 'geleg' aan de omschrijving van het document te koppelen.

Pagina 389 van 392


Bijlage 6 Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen

In deze bijlage staan de regels en termijnen die gelden voor gemeenten bij het bewaren en vernietigen van documenten en archiefbescheiden die de BRP betreffen. De kwaliteit van de gegevens is voor de BRP een grote noodzaak. Daarom is in de wetgeving de eis neergelegd, dat gegevens alleen op grond van een deugdelijk brondocument in de BRP mogen worden opgenomen. Dit houdt kort gezegd in: geen goed brondocument, geen gegevens in de BRP. Zie voor nadere informatie over brondocumenten Hoofdstuk 3 Brondocumenten. Na het opnemen van de gegevens is het zaak het gebruikte brondocument gedurende enige tijd te bewaren. Op grond van artikel 4 Regeling BRP is er voor deze documenten een lijst met bewaartermijnen opgesteld. Deze lijst is als bijlage 6 bij de Regeling BRP gevoegd en is hierna in zijn geheel opgenomen. De Regeling BRP is gepubliceerd in de Staatscourant van 10 december 2013, nummer 34313 en is op 6 januari 2014 in werking getreden. De termijnen op deze lijst hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden over het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Daarnaast zijn er voor de aangegeven documenten ook bewaartermijnen opgesteld ingevolge de Archiefwet 1995. Deze zijn vastgelegd in een beschikking van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, genaamd 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996' (Sc. 2012, 11906). De lijst is verbindend voor alle gemeenten en is op 25 juni 2012 in werking getreden. De lijst is niet alleen van toepassing op alle archiefbescheiden van de BRP in welke vorm dan ook, maar ook op het voormalige persoonsregister, het archiefregister en het elektronische hulpregister (= persoonskaart vervangend register). Elk college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) is vanuit de Archiefwet 1995 zorgplichtig voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Vanuit die functie is het college medeopsteller van de regeling en tevens uitvoerder ervan. De termijnen in bijlage 6 bij de Regeling BRP zijn minimum termijnen gericht op het ten minste gedurende die tijd bewaren van de bescheiden. De termijnen in de 'Selectielijst' zijn maximum termijnen gericht op het na afloop daarvan vernietigen van de bescheiden. Voor diverse bescheiden bestaat een samenloop van termijnen. In zo'n geval geldt de termijn met de langste duur. Na afloop van die termijn zullen de bescheiden vernietigd moeten worden. Naast het bewaren van brondocumenten als BRP-bescheiden bevat de 'Selectielijst' andere op de BRP betrekking hebbende bescheiden. Daarbij kan gedacht worden aan documenten betreffende de invoering van de BRP in de gemeente en de formele toestemming om met een goedgekeurd systeem aan de BRP deel te mogen nemen. Ook voor die bescheiden geldt, dat het College zorgplichtig is. Voor alle bescheiden geldt vanuit de Archiefwet 1995 de verplichting om ze in goede en geordende staat te houden.

Pagina 390 van 392


Bijlage 6 bij de Regeling BRP Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in de basisregistratie personen, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd

110 jaar

Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd

110 jaar

Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd

110 jaar

Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd

110 jaar

Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid van de wet

Onbeperkt

Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in 2.8, tweede lid, onder e van de wet

5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid

Bescheiden betreffende het naamgebruik

5 jaar

Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand

1 jaar

Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister

1 jaar

Bescheiden betreffende het vertrek (art. 2.21 en 2.22 van de wet)

10 jaar

Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting)

110 jaar

Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de basisregistratie betreft

10 jaar

Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap

10 jaar

Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-Nederlandse nationaliteit

10 jaar

Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres

5 jaar

Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 2.40 van de wet

1 jaar na Pagina 391 van 392


vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument

5 jaar

Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumentenadministratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen

11 jaar

Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht

1 jaar

Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht

6 jaar

Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 3.21 van de wet

5 jaar

Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht)

20 jaar

Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 2.60 van de wet)

10 jaar

Pagina 392 van 392

Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP)

Recommend Documents