Handleiding SOL Deel 1 voor de projectadministratie van het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016 Deze handleiding administratie Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 deel I, geldt voor maatregelen op ondernemingsniveau. De handleiding schrijft voor, aan welke voorwaarden moet worden voldaan en welke bewijsstukken noodzakelijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie uit de Regeling Cofinanciering Sectorplannen.
Versie: 2 Datum 23 december 2015 © Stichting Opleidings- en Ontwikkelingsfonds Levensmiddelenindustrie Alle rechten voorbehouden
Handleiding SOL voor het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016 Deel I Deel I geeft de administratieve vereisten weer voor het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 van activiteiten op ondernemingsniveau voor de maatregelen 5. algemene scholing, 6. BBL en 7. EVC.
Deel II Deel II geeft de administratieve vereisten weer voor het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 van activiteiten op sectoraal niveau voor de maatregelen 1. t/m 4. arbeidsmobiliteit, 8. t/m 12. (reguliere) instroom en 13. t/m 16. gezondheid.
2
Voorwoord
Ede, 23 december 2015
Beste lezer, Voor u treft u de Handleiding SOL aan ten behoeve van de juiste uitvoering van (onderdelen van) het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 (Sectorplan) in het kader van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen (RCSP) van Minister Asscher. De handleiding is bedoeld om u te informeren over de spelregels en voorwaarden met betrekking tot uw projectadministratie zodat u aan het eind van de projectperiode in aanmerking kunt komen voor subsidie uit de Regeling (RCSP). Omdat in de Regeling is bepaald dat er activiteiten zijn die op ondernemingsniveau mogen worden uitgevoerd en activiteiten die op sectoraal niveau moeten worden uitgevoerd (regionaal dan wel landelijk), wordt de handleiding in meerdere onderdelen uitgegeven, namelijk I II
Handleiding Sectorplan LMI 2014-2016 /deel I - Activiteiten op ondernemingsniveau Handleiding Sectorplan LMI 2014-2016 /deel II - Activiteiten op sectoraal niveau
Het voor u liggende onderdeel heeft betrekking op de ‘Handleiding Sectorplan LMI 2014-2016 /deel I - Activiteiten op ondernemingsniveau’. De handleiding is opgebouwd uit de onderdelen die noodzakelijk zijn voor het voeren van een goede projectadministratie, te weten: 1. Inleiding 2. Deelnemersadministratie en Financiële administratie Algemene Scholing 3. Deelnemersadministratie en Financiële administratie BBL Scholing 4. Overige financiële administratie 5. Afspraken met SOL 6. Handleiding webbased Portal 7. Bijlagen + formats Uitgangspunt voor deze handleiding is de door de subsidieverstrekker beschikbaar gestelde ‘Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen Projectadministratie’ (oktober 2013) en de ‘bijlage – Controleprotocol Subsidieregeling cofinanciering sectorplannen’. Omdat de Regeling voorschrijft dat alle projectadministratie controleerbaar beschikbaar moet zijn op één locatie, heeft de SOL een webportal laten bouwen waarin u uw projectadministratie moet uploaden en opslaan. In het webportal kunt u de handleiding lezen waarin staat hoe u de administratie in het portal kunt verwerken. De regeling voor de cofinanciering van sectorplannen uit bedrijfstakken is bedoeld om de toename van de werkloosheid te voorkomen door het behouden van onmisbare vakkrachten voor de sector, mensen te begeleiden van werk naar werk indien noodzakelijk en jongeren een kans te geven op de arbeidsmarkt of via een stage- of leerwerkplek.
3
Daarnaast moeten de sectorplannen bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van zittende werknemers en een betere werking van de arbeidsmarkt binnen en/of tussen sectoren bewerkstelligen, ook op de langere termijn. Alhoewel de SOL met de grootst mogelijke zorg de Regeling toepasbaar heeft gemaakt in de handleiding en heeft voorzien van bruikbare formats, aanvaardt zij op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor de in deze handleiding vermelde informatie, dan wel het ontbreken daarvan. Daar waar de handleiding strijdig is met de Regeling cofinanciering sectorplannen zoals gepubliceerd in de Staatscourant nr. 22962 van 14 augustus 2013 met bijbehorende bijlagen en brondocumenten en bijgesteld met diverse daarop volgende gepubliceerde wijzigingen (zie *), gelden de officiële publicaties van de Regeling (RCSP). Omdat de subsidieverstrekker de vrijheid heeft om gedurende de uitvoeringsperiode van de RCSP wijzigingen aan te brengen, wordt de handleiding in opeenvolgende versies uitgegeven. Bij het verschijnen van een volgende versie vervalt de voorgaande versie. Wij zullen er voor zorgen dat het versiebeheer op een duidelijke manier kenbaar wordt gemaakt en gecommuniceerd. Via emailberichten wordt u op de hoogte gehouden. U kunt natuurlijk te allen tijde voor vragen terecht bij de SOL (E
[email protected] , T 0318 648 750) of bij uw adviseur. Voor het verzorgen van uw projectadministratie en –rapportages op locatie kunt u de SOL ook additioneel inschakelen. Het staat u natuurlijk vrij de gehele administratie zelf of met een andere adviseur uit te voeren. De SOL wenst u hoe dan ook alle succes met uw projectadministratie. Stichting Opleiding- en Ontwikkelingsfonds Levensmiddelenindustrie SOL Mede namens het SOL team, Arry Verhage directeur
*Besluit van de minister van SZW van 12 augustus 2013, 2013-0000110985, (Regeling cofinanciering sectorplannen) gepubliceerd in Staatscourant nr. 22962 van 14 augustus 2013 Gewijzigd bij besluit van 26 september 2013 27 november 2013 19 maart 2014 19 maart 2014 29 maart 2014 13 juni 2014 8 april 2015
-
Nummer 2013-0000133623 2013-0000165360 2014-0000039187 2014-0000039332 2014-0000046250 financiering BBL 2015-0000076289
Staatscourant 2013, 27388 2013, 33667 2014, 8519 2014, 8520 2014, 9597 2014, 17070 2015, 9270
Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen projectadministratie Controleprotocol Subsidieregeling Cofinanciering Sectorplannen
4
Inwerkingtreding 30 september 2013 29 november 2013 20 maart 2014 20 maart 2014 31 maart 2014 20 juni 2014 9 april 2015
Inhoudsopgave Handleiding SOL voor het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016 .................................... 2 Deel I........................................................................................................................................................ 2 Deel II....................................................................................................................................................... 2 Voorwoord................................................................................................................................... 3 Leeswijzer .................................................................................................................................... 6 1. Inleiding............................................................................................................................................... 7 1.1 Achtergrondinformatie sectorplan.................................................................................................... 8 1.2 Indienstneming van kwetsbare werknemers en van werkloze jongeren ......................................... 9 1.3 Uitgangspunten maatregelen............................................................................................................ 9 1.4 Planning ........................................................................................................................................... 11 2. Deelnemersadministratie Algemene Scholing................................................................................. 12 2.1 Deelnemersregistratie Algemene Scholing ..................................................................................... 12 2.2 Financiële administratie Algemene Scholing................................................................................... 15 2.3 Financieel administratie inkoop externe diensten Algemene Scholing .......................................... 15 2.4 Financieel administratie loonderving deelnemers Algemene Scholing .......................................... 18 3. Deelnemersadministratie BBL Scholing ........................................................................................... 19 3.1 Deelnemersregistratie BBL Scholing ............................................................................................... 19 3.2 Financiële administratie maatregel BBL Scholing ........................................................................... 22 3.3 Overige financiële administratie Algemene Scholing en BBL Scholing ........................................... 24 4. Afspraken met SOL ........................................................................................................................... 26 5. Handleiding webportal ..................................................................................................................... 28 6. Bijlagen .............................................................................................................................................. 29 Voorbeeld Cumulatieve loonstaat......................................................................................................... 30 Voorbeeld POK/BVP .............................................................................................................................. 31 Voorbeeld Diploma ............................................................................................................................... 32 Voorbeeld Aanwezigheidsregistratie deelnemer (presentielijst) ......................................................... 33 Voorbeeld Verklaring opleidingsinstelling deelname BBL opleiding .................................................... 34 Voorbeeld Gunningsmatrix ................................................................................................................... 35 Voorbeeld Parafenlijst ........................................................................................................................... 36 Voorbeeld document benchmark offerte ............................................................................................. 37 Voorbeeld verklaring van geen inkomsten ........................................................................................... 38 Veel gestelde vragen ............................................................................................................................ 39
5
Leeswijzer Bovenaan elke pagina staat aangegeven waar de lezer zich op dat moment binnen de handleiding bevindt door middel van het blauw ingekleurde vakje.
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
In totaal zijn er zes hoofdstukken, namelijk de inleiding die vertelt over de achtergrond van het sectorplan; deelnemers- en financiële administratie van Algemene scholing; deelnemers- en financiële administratie van BBL Scholing en overige financiële administratie; afspraken met de SOL; handleiding voor het webportal en de bijlagen met voorbeelden voor de projectadministratie.
6
Bijlagen
Inleiding
Algemene scholing
BBL scholing
Afspraken SOL
Webportal
1. Inleiding Voor u ligt de handleiding administratie sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 op ondernemingsniveau, welke voorschrijft aan welke voorwaarden moet worden voldaan en welke bewijsstukken noodzakelijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie uit het Sectorplan.1 Basis voor deze handleiding is hoofdstuk 4 van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen (Leidraad regeling cofinanciering sectorplannen, projectadministratie, oktober 2013) en de regels voor de projectadministratie volgens artikel 5.7 van de Regeling Cofinanciering Sectorplannen: Artikel 5.7 Administratievoorschriften 1. De hoofdaanvrager houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het sectorplan en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie bestaat uit een projectadministratie, waaronder begrepen een financiële administratie en een administratie van de deelnemers per maatregel inclusief een Burgerservicenummer dan wel bij het ontbreken daarvan het sociaalfiscaalnummer, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit zijn te verifiëren met bewijsstukken. Deze administratie is voor controle beschikbaar op één locatie*. 2. De administratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde maatregelen. 3. De financiële administratie geeft inzicht in de gemaakte subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan de maatregelen van het sectorplan worden toegerekend. Aanvullende noot van de SOL: De subsidie wordt berekend op basis van het gerealiseerde aantal toepassingen per maatregel (q) en de daadwerkelijke gemaakte kosten voor deze maatregel (p). Administratie moet worden geüpload in het webportal dat de SOL beschikbaar stelt. Voor de webportal is een separate handleiding ontwikkeld. *Het samenwerkingsverband heeft gekozen voor een webportal, omdat op deze manier voldaan kan worden aan de voorwaarde dat de administratie beschikbaar is op één locatie.
1
Let op! Deze handleiding is geschreven voor bedrijven die scholingsactiviteiten uitvoeren op ondernemingsniveau. De administratie van activiteiten op sectoraal niveau wordt hier niet beschreven. Voert u activiteiten op sectoraal niveau uit, neemt u dan contact op met de SOL.
7
Bijlagen
Algemene Scholing
Inleiding
BBL scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
1.1 Achtergrondinformatie sectorplan De Regeling Cofinanciering Sectorplannen kent zeven thema’s: • • • • • • •
Arbeidsinstroom en begeleiding van jongeren; Behoud oudere vakkrachten; Arbeidsinstroom van personen met afstand tot de arbeidsmarkt; Mobiliteit en duurzame inzetbaarheid; Scholing; Van-werk-naar-werk van werknemers op sectoraal en intersectoraal niveau; Goed werkgeverschap en goed werknemerschap.
Het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 kent vier thema’s, hieronder vallen 16 activiteiten. Het overzicht ziet er als volgt uit: Thema 1. Arbeidsmobiliteit
1.
2. 3. 4.
Bewustwording voor werkgevers en werknemers Loopbaanchecks Arbeidsbemiddeling van werk naar werk Oprichten 3 transfercentra
Thema 2. Scholing
5.
6. 7.
Algemene toekomstgerichte scholing BBL opleidingen MBO niveau 1 t/m 4 EVC trajecten
Thema 3. Arbeidsinstroom van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt 8.
In dienst nemen kwetsbare werknemers (jongeren) 9. In dienst nemen van kwetsbare werknemers (ouderen) 10. Sectoraal project t.b.v. instroom jongeren en WWBers. 11. Sectoraal project t.b.v. instroom Wajongeren. 12. Sectoraal project t.b.v. instroom operators en technici
Thema 4. Gezondheid
13. Gezondheidscheck 14. Vitaliteitsprogramma 15. Arbeidstijdenmanagement | flexibel roosteren 16. Veiligheid op de werkplek
De Regeling Cofinanciering Sectorplannen maakt onderscheid tussen maatregelen die op sectorniveau moeten worden uitgevoerd en maatregelen die op ondernemingsniveau mogen worden uitgevoerd. Dit heeft alles te maken met de Europese regels met betrekking tot staatssteun zoals vastgelegd in de Groepsvrijstellingsverordening.
8
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
Om ongeoorloofde staatssteun bij maatregelen op sectorniveau te vermijden stelt de Nederlandse overheid dat er geen geldstromen mogen lopen van de subsidieverstrekker naar de individuele onderneming. De maatregelen uit het ingediende Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016 zijn als volgt ingedeeld:
Ondernemingsniveau
Sectorniveau
Maatregelen • Opleiden door algemene scholing, BBL en EVC (maatregelen 5 t/m 7 • In dienst nemen kwetsbare werknemers (maatregel 8) • In dienst nemen werkloze jongeren (maatregel 9)
Maatregelen • Arbeidsmobiliteit (maatregelen 1 t/m 4) • Arbeidsinstroom van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (maatregelen 10. t/m 12.) • Gezondheid (maatregelen 13 t/m 16)
Deze handleiding SOL Deel I heeft betrekking op de maatregelen op ondernemingsniveau voor de maatregelen algemene scholing, BBL en EVC.
1.2 Indienstneming van kwetsbare werknemers en van werkloze jongeren Let op! Deze handleiding is geschreven voor bedrijven die scholingsactiviteiten uitvoeren op ondernemingsniveau. Mocht uw bedrijf activiteiten hebben op het gebied van indienstneming van kwetsbare werknemers, neem dan contact op met de SOL. Vanwege het kleine aantal specifieke projecten op dit vlak, maken we hierover maatwerk afspraken met de betreffende participanten.
De inrichting van de projectadministratie is afhankelijk van de maatregel. Er zijn dus verschillen in het bijhouden van de administratie per maatregel. In de handleiding zijn de maatregelen in aparte hoofdstukken toegelicht.
9
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
1.3 Uitgangspunten maatregelen Uitgangspunten voor de maatregelen op ondernemingsniveau in het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016 zijn als volgt: Opleiden door algemene scholing Subsidiabele kosten zijn: • • • • •
De factuurkosten van de opleiders De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen Verplaatsings- en verblijfskosten van de opleider Opleidingsbenodigdheden Begeleiding en advisering van opleidingstrajecten
Een voorwaarde is dat de subsidie niet meer dan 2 miljoen euro per onderneming per opleidingsproject bedraagt. Opleiden door BBL Subsidiabele kosten zijn: •
De loonderving van de deelnemers die de opleiding volgen, tegen 20% van wettelijk minimum(jeugd)loon met een opslag van 32%.
Indien een deelnemer uitvalt gedurende een BBL opleiding, zijn de kosten niet subsidiabel. Een voorwaarde is dat de subsidie niet meer dan 2 miljoen per onderneming per opleidingsproject bedraagt.
10
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
1.4 Planning Het samenwerkingsverband heeft gekozen voor een uitvoeringsperiode van 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016. De looptijd van de activiteiten in het sectorplan, is dus maximaal 24 maanden. De activiteiten moeten binnen 6 maanden na goedkeuring van het sectorplan zijn gestart. Uitzondering op deze looptijd is de BBL. BBL-opleidingen moeten binnen een jaar na goedkeuring van het sectorplan zijn gestart en mogen doorlopen tot en met 31 december 2016. Vooralsnog heeft het samenwerkingsverband er voor gekozen om de totale einddeclaratie pas in te dienen na 31 december 2016. Hierdoor is voor de BBL een uitloop mogelijk van maximaal 6 maanden2. De einddeclaratie moet 13 weken na afloop van de einddatum door de hoofdaanvrager worden ingediend. De periode van 13 weken is verdeeld tussen de einddeclaratie van de participanten en de sectorale einddeclaratie. Voor participanten geldt dat de einddeclaratie voor de maatregelen 5. algemene scholing 6. BBL (gestart op 1 juli 2014) en 7. EVC op 11 augustus 2016 dient te worden ingediend. Voor BBL waar de startdatum later ligt waardoor gebruik wordt gemaakt van de verlengingsperiode t/m 31 december 2016 dient de einddeclaratie op 31 januari 2017 bij de SOL binnen te zijn. De SOL dient de einddeclaratie op 31 maart 2017 bij het Ministerie in. Het Ministerie beslist binnen 22 weken na ontvangst van de einddeclaratie tot vaststelling van de subsidie. Tussentijds zal er nog een tussenrapportage, betreffende de voortgang met de tot dan toe behaalde resultaten en gemaakte kosten moeten worden ingediend. Deze zal na een jaar na start van de uitvoeringsperiode (1 juli 2014) plaatsvinden. Nadere informatie omtrent de verklaring van de tussenrapportage wordt op termijn verstrekt in afstemming met de sectorale accountant. Daarnaast moeten de deelnemende participanten elke drie maanden een balans opmaken van de in de aanvraag begrote kosten en de werkelijk bestede kosten (voortgangsrapportage) . Deze balans moet doorgegeven worden aan de SOL door middel van de webportal. Nadere informatie over het format en de data worden op termijn verstrekt in afstemming met de sectorale accountant. Tussentijdse wijzigingen moeten altijd onverwijld aan de SOL worden gemeld. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘afspraken SOL’. Schematisch ziet het proces er als volgt uit:
2
De uitloop van de BBL met 6 maanden is een wijziging op de Uitvoeringsovereenkomst Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016. In de overeenkomst staat namelijk de einddatum van de einddeclaratie op donderdag 11 augustus 2016. Echter in de begroting is er altijd wel rekening mee gehouden dat er een uitloop van 6 maanden kan plaatsvinden voor de BBL.
11
Inleiding
Algemene scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
2. Deelnemersadministratie Algemene Scholing De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties. Deze bestaat uit een registratie van deelnemers en gerealiseerde uren. De deelnemersadministratie moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
Registratie van deelnemers aan de maatregel Aantonen dat daadwerkelijk activiteiten zijn uitgevoerd Aantonen wanneer de activiteiten zijn uitgevoerd (binnen de projectperiode)
2.1 Deelnemersregistratie Algemene Scholing Hieronder volgt eerst de tabel met een opsomming van de administratie met de vast te leggen gegevens en bijbehorende bewijsstukken en daarna leest u de toelichting.
Deelnemersregistratie voor algemene scholing Vast te leggen gegevens
Bewijsstuk
1. Naam, geboortedatum, Burgerservicenummer
Loonstrook of / Kopie cumulatieve loonstaat
Deelname maatregel
Registratie in webportal
2. Instroomdatum deelnemer en loon
Presentielijst* (Aanwezigheidsregistratie) vanaf de eerste projectactiviteit Loonstrook van startdatum scholing/Kopie cumulatieve loonstaat
3. Uitstroomdatum deelnemer en loon
4. Loonderving deelnemer
Presentielijst* (aanwezigheidsregistratie) laatste projectactiviteit Diploma / certificaat Loonstrook einddatum scholing/Kopie cumulatieve loonstaat Uurloonberekening en berekening werkbare uren Presentielijst* (Aanwezigheidsregistratie) vanaf de eerste projectactiviteit
* Wanneer de loonderving van de deelnemer niet meegenomen wordt, is het niet noodzakelijk een presentielijst toe te voegen indien de instroom- en uitstroomdatum op een andere manier wordt aangetoond. (bijvoorbeeld d.m.v. een factuur)
12
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
Toelichting deelnemersadministratie algemene scholing Loonderving deelnemers Uurloonberekening Voor een 40-urige werkweek staat het aantal werkbare uren per jaar vast op 1.720 werkbare uren. Het bruto uurloon is inclusief de verplichte eindejaarsuitkering(13e maand) en exclusief vakantietoeslag, plus 32% opslag voor de werkgeverslasten. Het uurtarief wordt berekend door de werkelijke loonkosten, te delen door het totaal aantal werkbare uren per jaar (1.720 werkbare uren voor een 40-urige werkweek). Houdt bij de berekening rekening met eventueel jaarlijkse loonsverhogingen. 2016 is een schrikkeljaar, dit heeft invloed op het totaal aantal werkbare uren per jaar. Het is niet toegestaan tarieven of opslagen te hanteren die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Loonkosten van uren met betrekking tot ziekte zijn niet subsidiabel. Ook de kosten van scholingsuren buiten werktijd komen niet voor subsidie in aanmerking. Voorbeeldberekening loonkosten: Deelnemer Pietersen heeft gedurende 3 maanden, wekelijks een training van 6 uur gevolgd. Hiervoor heeft hij getekende presentielijsten (door de docent en hemzelf, gedateerd en getekend) bij de administratie ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de presentielijsten, op basis van de offerte van het opleidingsinstituut, de facturen en de tijdregistratie van de deelnemer, op juistheid gecontroleerd. Ten behoeve van het sectorplanproject heeft hij 72 uur verantwoord. Deelnemer Pietersen heeft een werkweek van 36 uur. Het aantal werkbare uren per jaar voor een 40-urige werkweek staat vast op 1.720 uur. Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten (de kostprijs) als volgt berekend worden (bedragen in euro): Brutoloon per maand Toeslag 32% Subtotaal
€ 2.500,€ 800,- + € 3.300,-
Totale brutoloonkosten per maand:
€ 3.300,-
Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden * € 3.300,- bruto loon = € 39.600,Werkbare uren: 1.720 uur : 40 uur * 36 uur = 1.548 Uurtarief: € 39.600,- : 1.548 uren = € 25,58 per uur Opleidingsuren: 72 uur 72 uur * € 25.58 = € 1.841,86 De administrateur verantwoordt 1.841 euro als opleidingskosten onder de categorie loonderving deelnemers in de projectadministratie. 13
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
Cumulatieve loonstaat voor de drie jaren Deze cumulatieve loonstaat wordt gevraagd per deelnemer voor drie jaren te weten; 2014, 2015 en 2016 (indien de deelnemer een activiteit heeft uitgevoerd betreffende die drie jaren). De cumulatieve loonstaat wordt gebruikt voor de controle van het bruto uurloon en om de uren van het arbeidscontract aan te tonen.
Een voorbeeld van cumulatieve loonstaat vindt u hier. Aanwezigheidsregistratie Via de aanwezigheidsregistratie (presentielijst) wordt bewijs geleverd dat de deelnemers de activiteiten daadwerkelijk hebben uitgevoerd. De registratie moet per activiteit per dag gebeuren. Hierin moet de datum, begin- en eindtijd, namen en parafen van de instructeurs/bemiddelaars/adviseurs én van de deelnemers worden opgenomen. Pauzes mogen niet meegerekend worden.
Een voorbeeld van een aanwezigheidsregistratie vindt u hier.
Diploma | certificaat Een diploma | certificaat is het definitieve bewijs dat de activiteit heeft plaatsgevonden en dat de deelnemer de opleiding met goed gevolg heeft afgelegd.
Een voorbeeld van een diploma / certificaat vindt u hier.
14
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
2.2 Financiële administratie Algemene Scholing De financiële projectadministratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. Kosten zijn onderbouwd met inkoopfacturen of andere rechtsgeldige bewijsstukken, zoals hieronder wordt vermeld. Voor subsidie komen in aanmerking de noodzakelijke, werkelijk gemaakte en rechtstreeks aan de uitvoering toe te rekenen kosten door de begunstigde. De subsidiabele kosten bestaan uit interne loonkosten en inkoop externe diensten. Het spreekt voor zich dat de administratie inzicht geeft in alle kosten en inkomsten en niet alleen de voor subsidie opgevoerde kosten en inkomsten.
2.3 Financieel administratie inkoop externe diensten Algemene Scholing Inkoop externe diensten betreft hier de inkoop van opleidingsactiviteiten. In hoofdstuk 1.3 Uitgangspunten maatregelen, wordt beschreven welke externe kosten voor subsidie in aanmerking komen. Externe diensten mogen worden ingekocht bij externe erkende organisaties en of personen die geen deel uitmaken van de organisatie van de hoofdaanvrager (FNLI) en of een andere organisatie van het samenwerkingsverband (FNV, CNV, SOL) of participant. Hieronder volgt de tabel met een opsomming van de administratie en daarna leest u de toelichting.
Financiële administratie algemene scholing Vast te leggen gegevens
Bewijsstuk
1. Marktconformiteit
2. Prijsopgaaf
3. Kopie factuur
4. kopie betaalbewijs
Kopie betaalbewijs (aansluiting moet worden gemaakt met het factuurbedrag)
5. Parafenlijst tekeningsbevoegde
Naam, functie, bevoegdheid en paraaf t.b.v. waarmerking, zie formulier
15
Onderhands < € 25.000,Benchmark procedure € 25.000 ≤ € 50.000,Offerteprocedure > € 50.000,Kosten begroot in sectorplan Benchmarkformulier Recente prijsopgaven via internet, brochures of op naam gestelde offertes Kopie factuur met toerekening naar deelnemers (doelgroep) en periode
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
Toelichting financiële administratie inkoop externe diensten
Marktconformiteit Het aantonen van marktconformiteit is van belang, omdat het declareren van bovenmatige kosten niet is toegestaan. Uitgangspunt is dat een zo laagmogelijke prijs wordt bedongen dan wel dat de economisch meest voordelige aanbieding wordt geselecteerd (kijkend naar prijs, ervaring, locatie, opleidingsduur, groepsgrootte, bijkomende kosten en extra’s). Redelijkheid en billijkheid van kosten moet worden aangetoond. Het samenwerkingsverband heeft ervoor gekozen om de marktconformiteit van externe kosten zoals hieronder weergegeven toe te passen. Er zijn drie opties, te weten: Begroot
Vastleggen
Opmerking
Marktconformiteit Onderhandse procedure
€ 0,- ≤
Benchmarkprocedure
€ 25.000,- ≤ € 50.000,-
Prijsopgaaf van de opleider herleidbaar naar de daadwerkelijke factuur
Het is niet nodig om de marktconformiteit expliciet aan te tonen
Middels benchmarkformulier; De onderliggende stukken (de verschillende soorten prijsopgaven); De prijsopgave of indien van toepassing de opdrachtverstrekking of contract; Motivering van de gemaakte keuze. Duidelijke procedurebeschrijving offerteprocedure; Bestek schrijven ten behoeve van de opdracht; De uitvraag voor offertes; De ingediende offertes; De gunningsfase (gespreksverslagen en gunningsmatrices); Motivering van de gemaakte keuze; De gunnings- en afwijzingsbrieven; Het contract met de gegunde partij.
Recent eigen onderzoek uitvoeren bij minimaal drie partijen
€ 25.000,-
Transparante offerteprocedure
≥ € 50.000,-
Een voorbeeld van een benchmark/offerteformulier vindt u hier. Een voorbeeld van een gunningsmatrix vindt u hier.
16
Het is belangrijk om de totstandkoming van de keuze vast te leggen in het dossier o.a. d.m.v. een ondertekende gunningsmatrix.
De opdracht wordt verstrekt aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding.
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
Prijsopgaaf Van de gekozen opleider moet een op naam gestelde prijsopgaaf, herleidbaar naar de factuur, beschikbaar zijn. Op basis van de prijsopgaaf kunnen facturen worden gecontroleerd. Kopie factuur met toerekening Op de factuur moet de toerekening van de kosten naar deelnemers (doelgroep) en periode worden genoteerd. Dit om de aansluiting te maken tussen de factuur en de prijsopgaaf, het aantal deelnemers, de presentielijsten en uitvoeringsperiode. Daarnaast verdient het aanbeveling de externe dienstverlener (in casu de opleider) duidelijk op de factuur aan te laten geven wanneer de training heeft plaatsgevonden en welke deelnemers hebben deelgenomen aan de training. Kopie betaalbewijs Het is van belang dat via een betaalbewijs, de aansluiting kan worden gemaakt met het factuurbedrag, het factuurnummer, de bankgegevens van de opleider en de bankgegevens van de participant in het sectorplan. Daarnaast is het noodzakelijk dat vóór de indiening van de einddeclaratie van de participant de facturen zijn betaald. Bestaat een betaalbewijs uit een batchbetaling dan dient de betaling van de factuur op detailniveau herleidbaar te zijn. Parafenlijst Accorderen van documenten moet blijken uit vastlegging naam, functie, bevoegdheid en paraaf welke zijn vastgelegd in de parafenlijst. Offerte Een offerte is een opgave van de prijs en leveringscondities voor een order of project van potentiele leveranciers, aangevraagd door de inkoper. Van belang is dat de drie offertes binnen een tijdvak van 6 maanden zijn.
Een voorbeeld van een parafenlijst vindt u hier.
17
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
2.4 Financieel administratie loonderving deelnemers Algemene Scholing Vast te leggen gegevens
Bewijsstuk
1. Uitvoering activiteit deelnemers
2. Uurloon berekening
Presentielijst (Aanwezigheidsregistratie) Diploma/certificaat Berekening uurloon op basis van bruto maandsalaris deelnemers Loonstrook
Toelichting financiële administratie loonderving deelnemers. Zie toelichting onder deelnemersadministratie loonderving deelnemers bij paragraaf 2.1
18
Bijlagen
Algemene Scholing
Inleiding
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
3. Deelnemersadministratie BBL Scholing De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties. Deze bestaat uit een registratie van deelnemers en gerealiseerde uren. De deelnemersadministratie moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
Registratie van deelnemers aan de maatregel Aantonen dat daadwerkelijk activiteiten zijn uitgevoerd Aantonen wanneer de activiteiten zijn uitgevoerd (binnen de projectperiode)
3.1 Deelnemersregistratie BBL Scholing Hieronder volgt eerst de tabel met een opsomming van de administratie met de vast te leggen gegevens en bijbehorende bewijsstukken en daarna leest u de toelichting.
Specifieke deelnemersregistratie voor BBL scholing Vast te leggen gegevens
Bewijsstuk
1. Naam, geboortedatum, Burgerservicenummer, deelname maatregel
doelgroep
2. Instroomdatum deelnemer en loon
Loonstrook van maand startdatum opleiding Kopie cumulatieve loonstaat Registratie in webportal
Loonstrook van maand startdatum opleiding of Kopie cumulatieve loonstaat
Diploma / certificaat Verklaring van de opleiding Loonstrook van maand behalen diploma of Kopie cumulatieve loonstaat
4. De deeltijdfactor t.b.v. loonderving deelnemer
Loonstrook start- en eind
5. BBL
Kopie beroepspraktijkvormingsovereenkomst (POK/BPVO)
3. Uitstroomdatum deelnemer en loon
19
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Diploma | certificaat Een diploma | certificaat is het definitieve bewijs dat de activiteit heeft plaatsgevonden en dat de deelnemer de opleiding met goed gevolg heeft afgelegd.
Een voorbeeld van een diploma / certificaat vindt u hier.
Toerekening van BBL opleiding naar projectperiode Indien de BBL opleiding buiten de projectperiode valt van 1 juli 2014 tot en met 31 december 2016 moet er een toerekening plaatsvinden van de kosten. Op de volgende pagina volgt een voorbeeld.
20
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
Voorbeeld toerekening BBL naar projectperiode en wettelijk minimum jeugdloon Uitgangspunten Vastgestelde aantal werkbare uren per jaar bij fulltime dienstverband: Vastgestelde aantal weken per jaar (1720 / 8 uur per dag = 215 dagen per jaar / 215 dagen / 5 dagen per week = 43 weken per jaar) : Uitvoeringsperiode Sectorplan Maximale duur BBL traject Uiterste startdatum BBL traject Uiterste einddatum BBL traject
1.720 43 1 juli 2014 t/m 30 juni 2016 24 maanden 30 juni 2015 31 december 2016
Voorbeeld 1. Uw BBL-deelnemer start volgens zijn Beroepspraktijkvormingsovereenkomst, zijn opleiding op 1 januari 2015. Hij is geboren op 15 april 1994 en heeft een contract voor 4 dagen per week. Hiermee is uw toerekening naar projectperiode als volgt: We gaan hier even uit van fictieve minimumlonen omdat deze voor 2015 en 2016 nog niet bekend zijn. Maar let op, u moet voor elke periode het juiste minimumloon toepassen (denk ook aan de opsplitsing op basis van verjaardag bij medewerkers die jonger zijn dan 23 jaar) Aantal weken * 4 dagen per week * minimumloon 1 januari 2015 tot en met 30 april 2015 (minimumloon voor een 19 jarige 2015): 4 maanden / 12 maanden * 43 weken = 14,33 weken 1 mei 2015 tot en met 31 december 2015 (minimumloon voor 20 jarige 2015): 8 maanden / 12 maanden * 43 weken = 28,66 weken 1 januari 2016 tot en met 30 april 2016 (minimumloon voor een 20 jarige 2016): 4 maanden / 12 maanden * 43 weken = 14,33 weken 1 mei 2016 tot en met 31 december 2016 (minimumloon voor 21 jarige 2016): 8 maanden / 12 maanden * 43 weken = 28,66 weken Voorbeeld 2. Uw BBL-deelnemer start volgens zijn Beroepspraktijkvormingsovereenkomst, zijn opleiding op 30 juni 2015. Hij is geboren op 20 januari 1988 en heeft een contract voor 5 dagen per week. Hiermee is uw toerekening naar projectperiode als volgt: We gaan hier even uit van fictieve minimumlonen omdat deze voor 2015 en 2106 nog niet bekend zijn. Maar let op, u moet voor elke periode het juiste minimumloon toepassen (denk ook aan de opsplitsing op basis van verjaardag) Aantal weken * 5 dagen per week * minimumloon 1 juli 2015 tot en met 31 december 2015 (minimumloon voor 23 jaar of ouder 2015): 6 maanden / 12 maanden * 43 weken = 21,5 weken 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016 (minimumloon voor 23 jaar en ouder 2016): 12 maanden * 43 weken = 43 weken
21
Algemene Scholing
Inleiding
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
3.2 Financiële administratie maatregel BBL Scholing Voor deelnemers aan BBL komt enkel loonderving tegen 20% van het wettelijk minimumloon in aanmerking voor subsidie. Uren worden bepaald op basis van het arbeidscontract. De hoogte van het minimumloon is afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer. Voor de hoogte van het minimumloon per jaar wordt verwezen naar de website van het Ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid. (http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/minimumloon/vraag-en-antwoord/hoe-hoog-is-hetminimumloon.html) In het webportal wordt gerekend met het minimumloon van 2014. Er worden dus geen correcties doorgevoerd mochten er aanpassing zijn in 2015 en 2016. Uiteraard moet wel aangetoond worden, aan de hand van begin- en eindloonstroken, dat de deelnemer tijdens de BBL opleiding in dienst was van het leerbedrijf en dat activiteiten rondom scholing en praktijkbegeleiding hebben plaatsgevonden.
Specifiek voor deelnemers BBL opleiding Vast te leggen gegevens
Bewijsstuk
1.Uitvoering activiteit deelnemers
Diploma / certificaat Indien geen bezit van een diploma: één verklaring van de opleiding voor 2 jaar
2. Loonderving deelnemer
Loonstrook start en einddatum BBL traject
3. BBL
Kopie beroepspraktijkvormingsovereenkomst (POK/BPVO)
Diploma: Op het diploma moet duidelijk de naam van de deelnemer vermeld staan en de diploma datum, opleiding. Verklaring van de opleiding: Wanneer de BBL-medewerker nog in opleiding is na de einddatum van de projectperiode, dient u een verklaring van de opleiding toe te voegen in het portal onder het kopje diploma. Loonstroken: Van belang is dat er op de loonstroken duidelijk vermeld staat om welke deelnemer het gaat en het parttimepercentage dat de deelnemer in dienst is. Tevens is het van belang dat de start loonstrook van dezelfde maand (of eerder) dat het BBL traject start. De laatste loonstrook moet van dezelfde maand zijn als de einddatum van de BPVO, tenzij het diploma eerder behaald is. Dan geldt de datum op de loonstrook.
22
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Beroepspraktijkvormingsovereenkomst Op de BPVO moet duidelijk de naam van de deelnemer staan, de opleiding, het niveau van de opleiding, handtekeningen (Voor bpv-overeenkomsten die ingingen op of na 1 mei 2015, heeft het ontbreken van de vierde handtekening geen gevolgen voor de geldigheid van de overeenkomst en evenmin consequenties voor de bekostiging. Voor overeenkomsten van vóór 1 mei 2015 worden scholen geacht voldoende tijd te hebben gehad voor het laten plaatsen van de vierde handtekening) Tevens moet de start- en einddatum van de BPVO duidelijk vermeld staan en in de projectperiode vallen. Wanneer het diploma later is behaald dan de einddatum van de BPVO, is de einddatum van de BPVO leidend. Is het diploma eerder uitgegeven dan de einddatum van de BPVO, dan geldt de diploma datum.
23
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
3.3 Overige financiële administratie Algemene Scholing en BBL Scholing Inkomsten Inkomsten zijn opbrengsten die voortvloeien uit subsidiabele activiteiten die binnen een maatregel worden uitgevoerd. Opbrengsten en terugbetalingen moeten in de projectadministratie worden opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn:
Opbrengsten gegenereerd uit subsidiabele activiteiten Terugbetalingsregeling voor deelnemers met betrekking tot subsidiabele activiteiten3 Andere subsidies op de subsidiabele activiteiten
N.B.: er wordt geen subsidie verstrekt op activiteiten die reeds uit anderen hoofde van overheidswege wordt gefinancierd. Het format van een standaard verklaring van geen inkomsten vindt u hier. Dit format kan opgeleverd worden bij de einddeclaratie. Overhead Overheadkosten en aan overhead gerelateerde exploitatiekosten (denk aan administratie, projectleiding en accountantskosten) komen op ondernemingsniveau niet voor subsidie in aanmerking. In uw aanvraag is u ook niet gevraagd deze kosten te begroten. BTW BTW op facturen die worden opgenomen in de financiële administratie van het sectorplan, komen niet in aanmerking voor subsidie. Bewaarplicht Administratieve stukken die betrekking hebben op het sectorplan, dienen gedurende een periode van vijf jaar te worden bewaard op grond van artikel 12 lid 2 Algemene Regeling SZW-subsidies. Dit betekent dat administratie moet worden bewaard tot en met augustus 2022. De SOL draagt er zorg voor dat het webportal tot februari 2023 benaderbaar is en geraadpleegd kan worden, waarmee aan de eis dat de administratie op één plek beschikbaar is, wordt voldaan. Van bewijsstukken wordt het originele stuk, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk bewaard (zie voor eisen van waarmerken, onder toelichting Financiële administratie inkoop externe diensten). Publicatie Het samenwerkingsverband (en daarmee ook de betrokken participanten) verleent aan de minister medewerking bij het opstellen van evaluatierapporten en draagt bij aan publiciteit rondom de uitvoering van activiteiten in het Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016.
3
Denk hierbij bijvoorbeeld aan terugbetalingsregelingen voor opleidingskosten, waarbij een werkgever afspraken heeft gemaakt met een werknemer over de (gedeeltelijke) terugbetaling van opleidingskosten als de werknemer zijn werkgever verlaat.
24
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
AO/ IB Nadere informatie over een eventuele AO/IB wordt in afstemming met de sectorale accountant op een later tijdstip gecommuniceerd.
25
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
4. Afspraken met SOL Overeenkomst van uitvoering, vrijwaring en garantstelling Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 In de overeenkomst van uitvoering, vrijwaring en garantstelling Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 – 2016 tussen SOL & Participanten zijn de afspraken vastgelegd tussen de SOL en het bedrijf. 1. De participant dient melding te maken wanneer de uitvoering wijzigt. Participant maakt daartoe elke drie maanden een balans op van de in de aanvraag begrote kosten en de werkelijk bestede kosten en geeft deze balans door aan SOL door middel van het webportal, op grond waarvan SOL algemene wijzigingen doorgeeft aan de Minister. 2. Daarnaast rust op participant de verplichting (voorziene) materiële wijzigingen (bijvoorbeeld alle wijzigingen van meer dan 5% van het door de participant aangevraagde subsidiebedrag) onverwijld door te geven aan SOL. 3. Cofinancieringsverklaring Middels de getekende cofinancieringsverklaring staat de participant garant voor de medefinanciering van de projectkosten. Deze cofinancieringsverklaring is gebaseerd op de bij de SOL ingediende aanvraag van de participant. 4. Scholing Algemene scholing opgenomen in het sectorplan moet aan de volgende voorwaarde voldoen: - Verzorgd door een erkende opleidingsaanbieder (bijvoorbeeld cedeo erkend) - Het geleerde moet worden getoetst4 en op individueel niveau worden vastgelegd - De niet-BBL scholingsactiviteiten moeten volgens Artikel 4.3 van de Regeling lid 1 t/m 3 voldoen aan de vereiste dat het algemene scholing betreft en geen bedrijfsspecifieke training. Tot nu toe heeft de SOL daarvoor het toetsingskader en de beslisboom voor de beoordeling van scholingsactiviteiten in het kader van het ESF programma gebruikt. Ook voor het beoordelen van de ‘niet-BBL scholingsactiviteiten’ in het kader van de RCSP is dit uitgangspunt geweest. Op dit moment kunnen wij niet aangeven of de subsidieverstrekker hier in alle gevallen mee akkoord gaat.
4
Een leertraject / scholing wordt gedefinieerd door activiteiten gekoppeld aan doelen. Het begrip toetsing binnen een leertraject / scholing dient geïnterpreteerd te worden als zijnde “geborgde waarneming”. Hiervoor gelden de volgende manieren: beoordeling (schriftelijk of mondeling) / vaststelling van het niveau / voortgangscontrole / terugkoppeling / onderzoek naar geleerde (kennis, vaardigheden, vorderingen, competenties, bruikbaarheid).
26
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
Webportal
Bijlagen
5. Accountantscontrole De tussenrapportage en einddeclaratie van de participant dient door de sectorale accountant te worden gecontroleerd en hierop dient een accountantsverklaring te worden afgegeven, zoals omschreven staat in het addendum Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014 - 2016. 6. Voorschot Er worden op de maatregel scholing en de activiteiten algemene scholing, BBL en EVC geen voorschotten op de subsidie verstrekt. E.e.a. is ook vastgelegd in de overeenkomst van uitvoering, vrijwaring en garantstelling Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-216 tussen de SOL & Participanten. 7. Versiebeheer Dit is de tweede versie van de SOL handleiding | Deel I. Indien er wijzigingen noodzakelijk zijn, vervalt automatisch de voorafgaande versie en zal de nummering van de versie aangepast worden met een oplopend cijfer.
27
Inleiding
Algemene Scholing
BBL Scholing
Afspraken SOL
5. Handleiding webportal De handleiding van het webportal van het sectorplan kunt u vinden op: www.sol-sectorplan.nl onder het kopje ‘’Handleiding’’
28
Webportal
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
6. Bijlagen Hieronder volgen voorbeelden van formats of documenten die u kunnen helpen bij de projectadministratie. In de laatste bijlage kunt u de meest gestelde vragen vinden.
29
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Voorbeeld Cumulatieve loonstaat (pagina 1 van 3)
30
Webportal
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Voorbeeld POK/BVP
31
Webportal
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Voorbeeld Diploma
32
Webportal
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Voorbeeld Aanwezigheidsregistratie deelnemer (presentielijst)
Project: Sectorproject Levensmiddelenindustrie 2014-2016 Naam Opleiding (volgens sectorplan):……………………………………. Jaar: Weeknr.: Datum: Aanvang:…………… Pauze:……………… Einde:………………. (totaal aantal uren van de cursus: …..)
Naam instructeur:
Groep:
Naam :
Paraaf + dagtekening deelnemer:
(deelnemers)
Paraaf instructeur
(paraaf en dagtekening instructeur)
33
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
Voorbeeld Verklaring opleidingsinstelling deelname BBL opleiding Verklaring opleidingsinstelling deelname BBL opleiding Met dit document verklaart de opleidingsinstelling dat de deelnemer aan onderstaande BBL opleiding deelneemt of heeft deelgenomen. Dit houdt in dat de deelnemer niet voortijdig met de opleiding is gestopt maar gedurende het gehele schooljaar[1] aan de activiteiten[2] heeft deelgenomen die worden vereist om het verlangde diploma of certificaat te behalen. Projectnummer (in te vullen door subsidieaanvrager) Projectperiode conform verleningsbeschikking (in te vullen door subsidieaanvrager) Naam en plaats opleidingsinstelling Naam opleiding Crebonummer opleiding Naam deelnemer Geboortedatum deelnemer Opleidingsperiode waar verklaring betrekking op heeft[1] Naam en functie medewerker opleidingsinstelling
Datum: Handtekening: Voorwaarden: - Het is mogelijk dat de verklaring wordt afgegeven voor meerdere deelnemers tegelijk. In dat geval verwijst u bij ‘naam deelnemer’ naar de door u toegevoegde bijlage met namen en geboortedata van de betreffende deelnemers. De bijgevoegde bijlage met namen van deelnemers dient u op elke pagina te voorzien van een datum en een handtekening. - De verklaring betreft maximaal 24 maanden. - Het document (incl. evt. bijlagen) dient, na afloop van de periode waarover wordt verklaard, uitgeprint te worden op briefpapier van de onderwijsinstelling of dient voorzien te worden van een stempel van de onderwijsinstelling. - Na ondertekening document s.v.p. opsturen aan de subsidieaanvrager - Verklaring dient deel uit te maken van de projectadministratie Sectorplan Levensmiddelenindustrie 2014-2016. [1] Indien een schooljaar gedeeltelijk binnen de Sectorplan projectperiode valt, dan heeft de verklaring betrekking op de periode die overlapt met de sectorplan projectperiode. In dat geval vult u in het tekstvak “opleidingsperiode waar verklaring betrekking op heeft” de schoolperiode in voor zover deze overlapt met de Sectorplan projectperiode. [2] Door omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte) kan een deelnemer incidenteel een activiteit niet hebben bijgewoond.
34
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Voorbeeld Gunningsmatrix
35
Webportal
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Voorbeeld Parafenlijst
Naam
Functie
Bevoegdheid
36
Paraaf
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Voorbeeld document benchmark offerte
Benchmark Naam dienst/opleiding: Projectnummer: aanbieder 1
aanbieder 2
Offerte/internet Datum prijsopgave Prijs Aantal dagdelen Max. groepsgrootte Prijs per dagdeel Prijs per deelnemer Overige prijselementen
Motivatie
Handtekening:
Datum handtekening:
37
aanbieder 3
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Voorbeeld verklaring van geen inkomsten Stichting Opleidings- en Ontwikkelingsfonds Levensmiddelenindustrie (SOL) p/a HNK Horapark Bennekomseweg 41 6717 LL Ede
Ede, 23 december 2015
Ons kenmerk: xx
Betreft: verklaring t.a.v. geen inkomsten sectorplan LMI 2014 - 2016
Geachte heer / mevrouw, Hierbij verklaar ik, namens [bedrijfsnaam] dat er in het kader van de activiteiten uitgevoerd met subsidie vanuit de Regeling Cofinanciering Sectorplannen, bij u bekend onder projectnummer 2014RSCP2017 geen inkomsten zijn gegenereerd. Erop vertrouwend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, verblijf ik.
Met vriendelijke groet,
[tekeningbevoegd volgens KvK]
38
Bijlagen
Inleiding
Algemene Scholing
Afspraken SOL
BBL Scholing
Webportal
Bijlagen
Veel gestelde vragen: Hoe gaat de berekening minimumloon BBL-ers/werkloze jongeren/ kwetsbare werknemers per uur? Zijn er verschillende uurlonen bij 36, 38 en 40-urige fulltime werkweek? Antwoord: Het uurloon verschilt niet bij 36, 38 en 40 uur. Is het uploaden van een ID-bewijs verplicht? Antwoord: Nee, de koppeling die gemaakt moet worden met de BSN en de naam kunnen ook worden vastgesteld aan de hand van de loonstroken. Mogen er ook medewerkers worden meegenomen die voortijdig zijn gestopt? Antwoord: Bij Algemene Scholing kunnen medewerkers worden meegenomen. Op basis van een presentielijst kan de prestatie worden vastgesteld. Medewerkers die vroegtijdig stoppen die deelnemen aan een BBL traject kunnen niet meegenomen worden Kunnen uitzendkrachten worden meegenomen bij BBL Scholing en Scholing? Antwoord: Als er kan worden aangetoond dat de kosten gemaakt zijn voor de uitzendkrachten (specificatie op factuur en prestatiebewijs) en dat de uitzendkrachten gedurende de periode bij het bedrijf gewerkt hebben (contract en urenbriefjes). Kan er volstaan worden met een wekelijkse presentielijst? Antwoord: De presentielijsten moeten per dag worden bijgehouden. Hoe dient men de verletkosten aan te tonen? Antwoord: Dit kan met behulp van presentielijsten of andere bewijsstukken waaruit duidelijk blijkt wie, wanneer en hoe lang de betreffende activiteit/training heeft gevolgd. Op de presentielijst moet vermeld staan van wanneer tot wanneer de cursus geduurd heeft (met datum en tijdstip). De presentielijst dient ondertekend te zijn door de cursist en de docent. Mogen de pauzes meegenomen worden in de verletkosten? Antwoord: Nee, dit mag niet. Voldoet een bewijs van deelname als prestatiebewijs? Antwoord: Nee een bewijs van deelname voldoet niet als prestatiebewijs. Aangetoond moet worden dat er een toets heeft plaatsgevonden en dat de deelnemer de training met goed gevolg heeft afgerond. Dit kan door aanvullende informatie aan te leveren. Is het noodzakelijk de betalingsbewijzen en facturen te waarmerken? Antwoord: Waarmerken is niet noodzakelijk. Is ploegentoeslag toegestaan? Antwoord: Ploegentoeslag in het uurloon is toegestaan, mits het een standaard toeslag betreft dat elke maand gelijk is en herleidbaar is op de loonstrook.
39
