Handleiding PM-DocMaker versie 08.04

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Introductie ................................................................................................................ 1 Efficiënt werken met PM-DocMaker® .................................................................................. 2 Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2007 ...................................................... 2 Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2003 ...................................................... 8 Beheer .................................................................................................................... 10 Sjablonen maken ........................................................................................................ 11 Sjablonen: adres-velden ............................................................................................ 11 Sjablonen: de invoegvelden ‘Bedrijfsnaam’ en ‘BedrijfsnaamTav’ ........................................... 12 Sjablonen: het invoegveld ‘Referentie’ .......................................................................... 12 Sjablonen: de invoegvelden tbv factuurregistraties ............................................................ 12 Sjablonen: ‘Mail Merge’-sjablonen ................................................................................ 12 Sjablonen: bestandsnamen van sjablonen ........................................................................ 14 Enkelvoudige documenten ............................................................................................. 15 Opslaan in dossier van... ............................................................................................ 15 Ongeregistreerde documenten ..................................................................................... 15 Opslaan in dossier.................................................................................................... 16 Opslaan in uitgaande post .......................................................................................... 16 Datumnotatie ......................................................................................................... 16 Mailcode documenten .................................................................................................. 16 Mailcodes ............................................................................................................. 17 Mail Merge-mailings genereren .................................................................................... 18 Mailcode documenten genereren: documenten batch .......................................................... 19 Factuurdocumenten ..................................................................................................... 20 Sjablonen ontwerpen voor factuurdocumenten ................................................................. 21 Enkelvoudige documenten en factuurgegevens.................................................................. 22 Meervoudige factuurdocumenten .................................................................................. 23 Batch-beheer............................................................................................................. 24 Batch-beheer: factuurdocumenten registreren als factuur........................................................ 26 Batch-beheer: documenten e-mailen ................................................................................. 27 MS Outlook opslagmap .............................................................................................. 27 MS Outlook sjablonen kiezen ....................................................................................... 28 MS Outlook sjablonen maken ....................................................................................... 28 Enkelvoudige documenten e-mailen .................................................................................. 29 Overzicht van gegenereerde documenten in PM-Record® ......................................................... 29 Bestandsnamen: lengte ................................................................................................. 30 Bestandsnamen: syntax ................................................................................................. 30 Documenten registreren die niet met PM-DocMaker® zijn gegenereerd ........................................ 31 Documenten beveiligen ................................................................................................. 31 Documenten verzegelen ................................................................................................ 32 Voorbeeldsjablonen: TestAllFields.DOT, TestAllMailMergeFields.DOT en TestFactuur.DOT .................. 32

Introductie PM-DocMaker® 08.04 brengt een directe koppeling met de SQL server tot stand en de inlogprocedures zijn gelijk aan PM-Record®. PM-DocMaker® wordt regelmatig vernieuwd en uitgebreid; controleert u regelmatig de site van Pro Management om te zien of er nieuwe builds (‘subversies’) ter download beschikbaar zijn gesteld. Ter verduidelijking: versie 08.04 begint met ‘build’ 01 (dus: 08.04.01). De daaropvolgende ‘build’ is dus 08.04.02. Met de automatische installatieprocedure bent u binnen luttele minuten aan het werk met de meest recente ‘build’ van PM-DocMaker® 08.04. Let op: PM-DocMaker® 08.04 is beschikbaar voor MS Office™ vanaf versie XP!

1

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Efficiënt werken met PM-DocMaker® PM-DocMaker® kan uw bedrijf een enorme besparing in tijd (en dus geld) opleveren op het gebied van correspondentie. Die tijdsbesparing kan oplopen tot wel 80%, mits u een juist gebruik maakt van alle opties en mogelijkheden. U heeft de beschikking over niet minder dan 122 verschillende invoegvelden, welke allemaal automatisch hun gegevens uit de database ophalen. U kunt met één druk op de knop in luttele minuten 100 documenten tegelijkertijd genereren, zonder dat iemand ook maar een Word-document hoeft te openen of te bewerken! In principe is het handmatig typen van gegevens en tekst daarmee verleden tijd en elk document wordt ook nog eens automatisch geregistreerd in uw database en opgeslagen in uw digitaal dossier. U kunt zelf bedenken hoeveel tijd het handmatig verrichten van al deze handelingen uw bedrijf kost. Er zijn echter twee sleutelbegrippen die hier van enorm belang zijn: een doordachte gegevensorganisatie in PM-Record® en een bekwame ‘sjablonenspecialist’. 

Een doordachte gegevensorganisatie in PM-Record® bereikt u door deze handleiding nauwkeurig te lezen en daarna na te denken over de manier waarop u uw dossiers inricht, uw mailcodes samenstelt en de gegevens in uw relatiekaarten vult. Ga hierbij altijd te werk volgens een voor u en uw medewerkers hanteerbare, herkenbare en consequente systematiek! Hiermee heeft u het halve werk gedaan en wordt het voor uw medewerkers eenvoudig om de juiste sjablonen te kiezen en de juiste selecties te maken.



Uw medewerkers hoeven geen verstand te hebben van Word- of Outlooksjablonen. Het enige, dat zij moeten weten, is welk sjabloon een bepaald type document of e-mail oplevert. Het efficiënt ontwerpen van een sjabloon is echter iets voor een specialist, iemand die kennis heeft van de opmaakmogelijkheden van MS Word, van MailMerge, en van het werken met invoegvelden. Of het resultaat van een documentenbatch bevredigend is, is in hoge mate afhankelijk van het invoegen van de juiste gegevensvelden in een bepaald sjabloon én een juiste selectie van bepaalde typen relaties/mailcodes/facturen. Slimheid en inzicht van de sjablonenspecialist zijn hierbij cruciaal. Het creëren van zo’n specialist is echt geen kwestie van jaren. Het verdient dan ook aanbeveling om in ieder geval 1 persoon uit uw organisatie de vereiste expertise te gunnen. Om die 80% tijdsbesparing te halen hoeft u misschien slechts 1% te investeren. Pro Management biedt een goede, korte, en puur op de praktijk gerichte cursus om PM-DocMaker® tot de spil in uw correspondentieweb te maken.

Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2007 1. U opent MS-Word. 2. U klikt op de volgende icoon

2

. Deze bevindt zich linksboven in het scherm.

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 3. Vervolgens kiest u voor ‘Opties voor Word’.

4. In het onderdeel ‘Vertrouwenscentrum’ kiest u voor ‘Instellingen voor het vertrouwenscentrum’.

5. In het onderdeel ‘Instellingen voor macro’s’ vinkt u, conform de screenshot, ‘Alle macro’s inschakelen’ aan.

3

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04

6. U gaat terug naar het onderdeel ‘Opties voor Word’ en kiest voor het onderdeel ‘Geavanceerd’.

7. U scrolt naar beneden naar het onderdeel ‘Algemeen’ tot u arriveert bij de knop ‘Bestandslocaties’. Hiermee wordt het volgende scherm geopend:

4


8. U selecteert het bestandstype ‘Opstarten’ en kiest voor ‘Wijzigen’. Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het programma PM-DocMaker (locatie: C:\Program Files\Pro Management\PM-DocMaker) en vervolgt u met ‘OK’ en ‘Sluiten’.

5

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 9. U gaat naar het onderdeel ‘Invoegtoepassingen’ in het scherm ‘Opties voor Word’.

10. Onderaan bij het onderdeel ‘Beheren’ kiest u voor ‘Word-invoegtoepassingen’.

11. Hierna volgt het volgende scherm, waar u kiest voor ‘Toevoegen’. Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het de locatie van uw DocMaker invoegtoepassing. Selecteer het bestand ‘PM-Docmaker70.dot’ in de locatie: ‘C:\Program Files\Pro Management\PM-Docmaker’ en kies voor ‘OK’. Als het betreffende item is gemarkeerd (aangevinkt), dan is deze geladen. Noot: Indien u gebruik maakt van een Terminal Server omgeving, dan is de invoegtoepassing op een andere locatie geïnstalleerd. Meestal betreft dit het pad van

6

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 het gebruikersprofiel.

12. U dient vervolgens MS-Word opnieuw op te starten. 13. U kiest in de werkbalk voor ‘Invoegtoepassingen’, waarna de werkbalk van DocMaker verschijnt. Zie hieronder:

14. Hierna kiest u in de DocMaker werkbalk voor ‘Beheer’, waarna u in het volgende scherm terechtkomt:

7


15. U kiest vervolgens bij het onderdeel ‘Locatie MS Word-sjablonen’ voor de optie ‘Wijzigen’. Hierna wordt de verkenner geopend en kiest u voor de locatie waar u de standaardsjablonen opslaat. Wij adviseren de sjablonen op de centrale schijf op te slaan, zodat een ieder deze kan benaderen. (Zie hoofdstuk: Beheer.) Standaard leveren wij een aantal testsjablonen mee welke op de (locatie C:\Program Files\Pro Management\PM-Docmaker staan. Δ Top

Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2003 1. U opent MS-Word. 2. U kiest in uw werkbalk voor ‘Extra → Opties’ en gaat vervolgens naar het tabblad ‘Bestandslocaties’.

8


3. U selecteert het bestandstype ‘Opstarten’ en kiest voor ‘Wijzigen’. Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het programma PM-DocMaker (locatie: C:\Program Files\Pro Management\PM-Docmaker) en vervolgt met ‘OK’ en ‘Sluiten’. 4. Vervolgens opent u het menu ‘Extra → Sjablonen en invoegtoepassingen’. Klik op het tabblad ‘Sjablonen’ op de knop ‘Toevoegen’. Selecteer het bestand ‘PMDocmaker70.dot’ in de locatie: ‘C:\Program Files\Pro Management\PM-Docmaker’ en kies voor ‘OK’. Als het betreffende item is gemarkeerd (aangevinkt), dan is deze geladen.

9

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 5. U dient vervolgens MS-Word opnieuw op te starten. 6. Selecteer in het menu ‘Beeld → Werkbalken’ de werkbalk ‘PM-DocMaker® 08.02x’.

7. Hierna kiest u in de DocMaker werkbalk voor ‘Beheer’, waarna u in het volgende scherm terechtkomt:

8. U kiest vervolgens bij het onderdeel ‘Locatie MS Word-sjablonen’ voor de optie ‘Wijzigen’. Hierna wordt de verkenner geopend en kiest u voor de locatie waar u de standaardsjablonen opslaat. Wij adviseren de sjablonen op de centrale schijf op te slaan, zodat een ieder deze kan benaderen. (Zie hoofdstuk: Beheer.) Standaard leveren wij een aantal testsjablonen mee welke op de (locatie C:\Program Files\Pro Management\PM-Docmaker staan.

Beheer Uw lokale PM-DocMaker® en PM-Record® werken nauw samen. PM-DocMaker® zal steeds controleren via welke server en database met PM-Record® wordt gewerkt en haar eigen instellingen daaraan aanpassen. Als u de eerste keer met PM-DocMaker® aan de slag gaat, opent u dan het beheerscherm via de betreffende knop in het menubalkje (‘Beheer’). -

10

Controleer of het juiste pad van uw locale versie van PM-Record® wordt aangegeven. Zoniet, selecteer dan de juiste locatie (in de regel zal dit zijn: ‘C:\Program Files\Pro

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Management\PM-Record’). -

Vergeet ook niet om te controleren of het juiste pad voor uw bedrijfssjablonen wordt getoond. Zoniet, selecteer dit dan alsnog.

-

PM-DocMaker® zal u dagelijks bij de eerste keer opstarten vragen om uw login te bevestigen met een wachtwoord. Dit is exact dezelfde aanmelding als in PM-Record®.

-

Wilt u eventueel onder een andere gebruikersnaam inloggen dan gebruikelijk, klik dan op de knop ‘Login wijzigen’ in het beheerscherm.

Sjablonen maken U kunt de locatie van uw bedrijfssjablonen eenvoudig openen via het beheerscherm, zodat u niet in Windows Verkenner hoeft te zoeken. In deze map kunt u naar believen sjablonen (de ‘.DOT’-bestanden) aanmaken, bewerken en/of verwijderen. Tip: maak een aantal zogenaamde ‘master’-sjablonen aan voor uw verschillende brieftypen, zodat u lay-out e.d. slechts eenmalig hoeft aan te maken. Daarna kopieert u deze masters en verwerkt ze tot functionele blauwdrukken voor uw brieven en documenten. Voor het invoegen van de PM-Record-velden in de sjablonen maakt u gebruik van het menu ‘Velden toevoegen’ in de speciale werkbalk. U kunt elk veld net zo vaak gebruiken als u wilt. Wijzig echter nooit de tekst van de invoegvelden; de applicatie zal ze dan niet meer herkennen en dus ook niet kunnen vullen bij het aanmaken van brieven en documenten. Velden die bij het aanmaken van de brieven en documenten eventueel leeg blijven (omdat er geen waarde voorhanden is in het betreffende databaserecord) worden gevuld met het ‘-‘ teken. Bij het ontwerpen van uw sjabloon kunt u hier rekening mee houden; het geeft u meer bewegingsvrijheid dan wanneer het veld compleet leeg blijft. Tip: bij het genereren van documenten wordt het resultaat in hoge mate bepaald door uw selectie in het DocMaker-werkscherm. Als u bijvoorbeeld een Kamer van Koophandel selecteert, zal een evt. opgenomen veld ‘Klantnummer’ leeg blijven. Om hiermee te experimenteren is een testsjabloon meegeleverd, waarin alle mogelijke velden zijn opgenomen (‘TestAllFields.dot’). Plaats dit bestand in uw sjablonenmap en kijk zelf naar de resultaten van uw verschillende selecties. Tip: houdt u bij het opstellen van teksten in uw sjabloon zoveel mogelijk rekening met de mogelijkheid, dat een bepaald veld leeg kan blijven (er komt dan een ‘-‘ te staan). Sjablonen: adres-velden Wanneer u een relatie selecteert, heeft u de keus uit 3 adrestypen: post-adres, factuur-adres of bezoek-adres. Bij het maken of bewerken van een sjabloon zijn de velden voor deze adrestypen allemaal afzonderlijk in te voegen via het menu ‘Velden toevoegen, Alle adressen deze relatie’. Bij het genereren van een document zal de applicatie vervolgens de waarden voor deze velden opzoeken en in het document plaatsen. Voor de briefadressering van een enkelvoudig document kunt u echter beter gebruik maken van de ‘brief-adres’-velden die u vindt onder het menu ‘Velden toevoegen, Geselecteerd briefadres’. Voor het vullen van deze velden maakt de applicatie gebruik van de waarden die u in het venster ‘Enkelvoudig document’ van PM-DocMaker® heeft geselecteerd (en evt.

11

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 handmatig heeft bewerkt!), of dit nu het post-, factuur- of bezoekadres betreft. Zo weet u altijd zeker, dat de adressering ook daadwerkelijk volgens uw eigen keuze in het document gevuld wordt. Noot: bij mailcode- of factuurdocumenten hebben de ‘brief-adres’-velden geen zin, omdat u daar niet handmatig per relatie een adres kiest en deze dus ook niet kunt bewerken. Sjablonen: de invoegvelden ‘Bedrijfsnaam’ en ‘BedrijfsnaamTav’ U hoeft het ‘Tav’-invoegveld niet apart in de briefadressering van uw sjabloon mee te nemen. Immers, indien dit veld leeg zou blijven (omdat er geen contactpersoon bekend is voor de geselecteerde relatie), dan zou er een lege regel in uw adressering blijven staan. Indien u dit persé wilt voorkomen, kunt u gebruik maken van het veld ‘BedrijfsnaamTav’. Dit veld houdt rekening met een lege ‘Tav-waarde’ en vult dan alleen de bedrijfsnaam in. Wordt er wel een ‘Tav-waarde’ gevonden, dan wordt de bedrijfsnaam gevolgd door een harde return en wordt de ‘Tav-waarde’ op een volgende regel geplaatst. Zo heeft u dus altijd een aaneensluitende adressering. Het veld ‘Bedrijfsnaam’ vult altijd alleen de bedrijfsnaam van de geselecteerde relatie in (dus zonder ‘Tav-waarde’). Sjablonen: het invoegveld ‘Referentie’ Zie de paragraaf ‘Opslaan in uitgaande post’ verderop in dit document. Sjablonen: de invoegvelden tbv factuurregistraties Zie de paragraaf ‘Sjablonen ontwerpen voor factuurdocumenten’ verderop in dit document. Sjablonen: ‘Mail Merge’-sjablonen ‘Mail Merge’-sjablonen vormen een aparte categorie. Zij zijn bijzonder geschikt voor het snel fabriceren van gegevenslijsten, enveloppen, labels en brieven die u niet separaat in uw dossiers hoeft op te slaan (bijv. een nieuwsbrief, een lijst met telefoonnummers of adresetiketten). Met een ‘Mail Merge’-sjabloon in PM-DocMaker® wordt door MS Word een gegevensbestand gecreëerd op basis van een meervoudige selectie van contactpersonen. Dit – onzichtbare – bestand wordt aan het document gekoppeld en vervolgens worden de daaruit verzamelde gegevensrecords gescheiden door secties. Een ‘Mail Merge’-document is dus niet geschikt om op te slaan in uw dossiers; het is een verzameling van gegevens binnen één enkel bestand. Let op: een ‘Mail Merge’-sjabloon maakt géén gebruik van de invoegvelden die u in het DocMaker-werkbalkje vindt! De gegevens in een dergelijk sjabloon worden verzameld door speciale MailMerge-velden, die gelinkt zijn aan de records in het aan het document gekoppelde gegevensbestand. ‘Mail Merge’-documenten kunt u genereren via het knopje ‘Mailcode Documenten’ in de DocMaker-werkbalk:

Noot: het gebruik van de MailMerge-opties in MS Word vergt gespecialiseerde kennis. Lees hiervoor de instructies in MS Word of volg een specialistencursus bij Pro Management.

12

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Tip voor het aanmaken van diverse ‘Mail Merge’-sjablonen: creëer de eerste keer een ‘kaal’ ‘Mail Merge’-document (u kiest géén sjabloon) aan de hand van een willekeurige mailcodeselectie in PM-DocMaker®. U krijgt dan een aan het databasebestand gekoppeld, leeg document voor u. U kunt zien of een document gekoppeld is aan gegevens als het ‘MailMerge’-werkbalkje in het documentvenster wordt getoond:

Sla het document vervolgens op als Word-sjabloon (.DOT-bestand) in uw sjablonenmap (geef het een naam die duidelijk maakt, dat het een basissjabloon is – bijv. ‘Mail Merge Brief Basis.DOT’). Pas de lay-out aan op basis van uw huisstijl, sla het sjabloon op en sluit het af. Nu kunt u op basis van dit eerste sjabloon functionele kopiesjablonen maken, waarin u MailMergevelden én tekst toevoegt (de derivaten van uw basissjabloon zullen automatisch gekoppeld zijn aan hetzelfde gegevensbestand). Tip: bij het updaten van de DocMaker-bundel wordt tevens een speciaal Word-sjabloon opgehaald: ‘TestAllMailMergeFields.DOT’. Dit sjabloon bevat àlle beschikbare ‘Mail Merge’velden die bij het samenstellen van de contactpersoongegevens worden opgehaald. Het sjabloon wordt bij het updaten ín uw PM-DocMaker-map geplaatst. Als u het bestand wilt gebruiken, verplaatst u het dan zelf even naar uw centrale sjablonenmap. Vanaf dat moment kunt u het gebruiken om bij bepaalde selecties in één keer te kunnen testen welke velden wel en niet worden gevuld, wat hun inhoud is, etc. Noot: In het meegeleverde testsjabloon vindt u tevens twee reeds voor u samengestelde MailMerge-regels: de ‘Tav’-clausule en de ‘Aanhef’-clausule. Dit zijn voorwaardelijke velden die ervoor zorgen, dat de gegevens op de juiste manier worden samengesteld in uw uiteindelijke correspondentie.

In ‘veld’-code zien deze er zo uit:

U kunt deze velden zonder meer kopiëren en in uw eigen sjablonen plakken; zo hoeft u niet zelf met de veldcoderingen van MS Word te worstelen. Niets houdt u echter tegen om

13

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 dergelijke voorwaardelijke velden zelf aan te maken en toe te passen; u kunt hiermee zeer geavanceerde correspondentie fabriceren. Lees verder het hoofdstukje: ‘Mailcode documenten’. Sjablonen: bestandsnamen van sjablonen Omdat u meerdere typen sjablonen zult genereren (mailmerge-sjablonen, enkelvoudige sjablonen, mailcode sjablonen en factuursjablonen) is het handig om deze te categoriseren via een duidelijk systeem van bestandsbenamingen. U bent uiteraard vrij om te doen wat u wilt, maar via een systeem van vooraf afgesproken z.g. prefixes kunt u op een eenvoudige manier in één oogopslag zien met wat voor type sjabloon u te maken heeft. Voorbeelden: MailMerge sjablonen: houdt u rekening met de diverse typen document welke u met MailMerge kunt aanmaken (brieven, lijsten, enveloppen, etiketten). Benoem deze met een MailMergeprefix én het betreffende type: ‘mm_brf_UitnodigingReceptie.dot’, of ‘mm_lst_TelefoonnummersContactPersonen.dot’. Enkelvoudige sjablonen: ‘enk_brf_PostInReferteBrief.dot’ Mailcode sjablonen: ‘batch_InfoFiscaalWerkEersteKwartaal.dot’ Factuur-sjablonen: ‘fact_EersteAanmaning.dot’

Basis- of mastersjablonen worden niet gebruikt als functioneel sjabloon. Het is handiger om deze niet in de sjablonenlijst van PM-DocMaker® op te laten nemen. Wellicht kunt u deze dus beter op een andere locatie bewaren, wellicht in een submap van uw functionele sjablonen, of onder uw eigen hoede in een speciale map op het netwerk.

14

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Enkelvoudige documenten Enkelvoudige documenten maakt u aan via het volgende knopje ‘Document Maken’ in de DocMaker-werkbalk:

Via deze optie kiest u op basis van een enkele relatie een sjabloon en een opslagdossier, waarna PM-DocMaker® de gerelateerde gegevens verzamelt, een document genereert en de gegevens in de juiste invoegvelden plaatst.

Opslaan in dossier van... U bepaalt zelf in welk dossier het betreffende document wordt opgeslagen. Dit kan eventueel afwijken van de door u geselecteerde relatie. Standaard wordt echter – na het kiezen van de relatie – hetzelfde dossier gezocht. De betreffende lijst wordt ook standaard gevuld met dezelfde categorie relaties als u links in het scherm heeft gekozen. U kunt daar echter van afwijken door de knop ‘Alle relaties in lijst’ in te drukken; op dat moment wordt de lijst gevuld met àlle in de database voorkomende relaties en kunt u om het even welk dossier kiezen. Houdt u er wel rekening mee, dat de laatste optie erg intensief is qua dataverkeer (vandaar niet standaard); gebruikt u deze daarom alleen indien het ook echt nodig is. Ongeregistreerde documenten Indien u slechts gebruik wilt maken van de relatiegegevens uit uw database, maar het te genereren document niet wilt registreren, zorg dan dat de betreffende vinkvakjes uit staan. De applicatie maakt dan het document aan, maar slaat dit niet op.

15

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Opslaan in dossier Wanneer u deze optie aanvinkt, dient u een opslagmap in een relatiedossier te kiezen. Indien er nog geen relatiedossier bestaat, kunt u er een aan laten maken via de betreffende knop (‘Maak dossier’). Bij het genereren van het document wordt een documentnummer aangemaakt en het document wordt automatisch opgeslagen in de door u aangewezen map. Tevens wordt er een registratierecord in de database aangelegd. Noot: het geregistreerde document kunt u later terugvinden in het dossier van de betreffende klant in PM-Record® (rechtsklikken op het document en u ziet de registratiegegevens). Noot: de registratiegegevens kunt u tevens rechtstreeks raadplegen in het document, door te klikken op het knopje ‘Toon Document Registratie’ in de PM-DocMaker-werkbalk. Een iets uitgebreidere samenvatting kunt u oproepen via het MS Wordmenu ‘Bestand, Eigenschappen’. Opslaan in uitgaande post Naast het opslaan van het document in het dossier kunt u de registratie ook opnemen in de uitgaande post. U kunt uw document dan altijd terugvinden in de postoverzichten in PMRecord®. T.b.v. de postregistratie wordt een separaat referentienummer toegekend. Het poststuknummer wordt automatisch toegevoegd aan de waarde, die u evt. zelf in het invulvakje ‘Referentie’ heeft getypt; u vindt dit terug in het betreffende invoegveld in het gegenereerde document. Noot: ofschoon in het invoegveld ‘Referentie’ in het aangemaakte document het poststuknummer wordt toegevoegd aan de evt. tekst die u zelf in het tekstvakje ‘Referentie’ heeft getypt, mag u beide gegevens niet als één waarde beschouwen! De tekst die u zelf typt in het tekstvakje ‘Referentie’ wordt weggeschreven in de database in de kolom ‘Referentie’, het nieuwe poststuknummer wordt opgeslagen in een eigen kolom. Indien u het poststuknummer wilt onthouden, kunt u het terugvinden zowel in het invoegveld ‘Referentie’ in het document, als door te klikken op het knopje ‘Toon Document Registratie’ in de PMDocMaker-werkbalk. In PM-Record® kunt u het betreffende poststuk (en dus het document) snel terugvinden via het scherm ‘Uitgaande Post’ (u kunt daar op talloze manieren zoeken), of u klikt in het klantenscherm rechts op het betreffende poststuknummer. Tevens kunt u in het klantendossier in PM-Record® naar bestanden zoeken met het poststuknummer als criterium. Een trucje in PM-DocMaker®: als u de relatie kiest en vervolgens het ‘Post-Uit’-lijstje onderin het scherm aanvinkt, ziet u daar automatisch het laatst aangemaakte poststuknummer op naam van die geselecteerde relatie. Datumnotatie U kunt zelf kiezen welke datumnotatie u in uw documenten wenst. Vink daarvoor een van de geboden opties aan in het selectiescherm. Uw keuze wordt automatisch opgeslagen, zodat u dit in principe maar één keer hoeft op te geven. De geselecteerde datumnotatie geldt vervolgens automatisch voor alle voorkomende invoegvelden in uw document die een datum bevatten.

Mailcode documenten U heeft de mogelijkheid om een groot aantal documenten tegelijk aan te maken én in uw dossiers te registreren. U gebruikt hiervoor de volgende knop in de DocMaker-werkbalk:

16


In het daaropvolgende venster heeft u twee mogelijkheden: u kunt een snelle mailing maken op basis van ‘Mail Merge’ (lijsten, labels, enveloppen, of andere correspondentie die u niet per relatie hoeft op te slaan), of u creëert ineens een aantal separate documenten die u automatisch laat opslaan en registreren in uw relatiedossiers. In beide gevallen baseert u uw selectie op een mailcode, waaraan een door uzelf bepaald aantal contactpersonen uit PMRecord® zijn gekoppeld. U kunt daarbij kiezen of u àlle contactpersonen uit de gekozen mailcode wilt gebruiken of slechts een beperkt aantal (u selecteert dan handmatig de gewenste contactpersonen uit de lijst). U kunt bovendien een voorselectie maken op basis van relatietype (klanten of overige relaties). Indien u voor klanten kiest, ziet u tevens de klantnummers in de lijst vermeld.

Mailcodes Om meervoudige documenten aan te maken zijn de mailcodes uit PM-Record® belangrijk. U bepaalt aldaar al welke contactpersonen tot een specifieke mailingcategorie behoren en het resultaat daarvan ziet u dus terug in de lijst in PM-DocMaker®. Geef een duidelijke naam aan uw mailcodes, zodat u weet welke groep ze vertegenwoordigen of welk doel u met de mailcode beoogt (noem een mailcode dus niet ‘Kerstkaart’ of iets dergelijks, maar bijv. ‘Klanten 1’ of ‘Fisc grp A’). Aan de hand hiervan hebt u vrijwel onbeperkte mogelijkheden om ook allerlei doelgroepgerichte sjablonen te creëren (houdt u hier bijvoorbeeld ook rekening mee in de benaming van uw sjablonen; u kunt dan snel selecties maken!).

17

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Een belangrijke overweging bij het toewijzen van personen aan mailcode-groepen is verder nog de samenstelling van uw dossiers: bij het registreren en opslaan van meervoudige documenten dient u een overeenkomstig opslagpad te kiezen, zodat PM-DocMaker® voor elk gegenereerd document weet waar het deze moet plaatsen. Zorgt u dus voor uniformiteit. Mail Merge-mailings genereren 

Selecteer het vakje ‘Mail merge’ rechtsboven in het venster.



Kies uit de sjablonenlijst een van uw eigen MailMerge-sjablonen (zie het paragraafje ‘Sjablonen: Mail Merge-sjablonen’) of creëer een ‘kaal’ document (klik de optie ‘Geen sjabloon’ aan).



Kies een mailcode en vul uw contactpersonenlijst. Kies onderaan de lijst of u àlle contactpersonen uit de lijst in uw mailing wilt betrekken, of dat u zelf een selectie uit de lijst wilt maken. In het laatste geval kunt u middels SHIFT + klikken een aaneengesloten reeks kiezen, of middels CONTROL + klikken één voor één de gewenste contactpersonen selecteren. Bij de ‘Mail Merge’-optie is er géén beperking voor wat betreft het aantal contactpersonen, dat u in de mailing mag opnemen.



Klik op de knop ‘Document maken’. De applicatie maakt het gegevensbestand aan op basis van uw selecties en creëert een daaraan gekoppeld Word-document. MS Word zal – als u een document op basis van een reeds eerder gekoppeld sjabloon genereert – om bevestiging vragen:

Klik op ‘Ja’, anders wordt uw gegevensselectie niet doorgevoerd! Bij een nieuwe koppeling ziet u in het document het volgende venstertje:

Accordeer ook dit, anders wordt de koppeling met het gegevensbestand niet tot stand gebracht! 

18

Uw document is nu klaar voor verwerking. Lees evt. de MailMerge-instructies in MS Word of vraag een MailMerge specialistencursus aan bij Pro Management.

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Noot: het aantal beschikbare veldgegevens in de MailMerge-optie is aanzienlijk kleiner dan bij het genereren van separate documenten, omdat het hier om algemene correspondentie gaat die niet in de relatiedossiers wordt opgeslagen. Controleert u zelf welke velden tot uw beschikking staan. Mailcode documenten genereren: documenten batch Via een documentenbatch kunt u snel ineens een grote hoeveelheid brieven aanmaken. In tegenstelling tot de enkelvoudige documenten worden meervoudige documenten altijd geregistreerd in de database én automatisch opgeslagen in de overeenkomstige relatiedossiers. Indien u geen registratie wenst, maak dan gebruik van de MailMerge-optie. U bepaalt zelf of u zich beperkt tot de algemene documentregistratie in PM-Record®, of dat de mailing tevens als uitgaande post dient te worden geregistreerd. In het laatste geval vindt u àlle aangemaakte documenten automatisch terug in de postschermen in PM-Record®. Alle documenten in een mailing krijgen dezelfde bestandsnaam, welke u van tevoren zelf opgeeft. Indien de mailing wordt gericht aan meerdere contactpersonen binnen één en hetzelfde relatiedossier, dan wordt een dubbele bestandsregistratie voorkomen door toevoeging van de tijd van aanmaak (syntax: uummss) aan de oorspronkelijke bestandsnaam (bijv. ‘InformatieFiscaleAanslag_123045.doc’. Bij het genereren van een documenten batch gaat u als volgt te werk: 

Zorg, dat het vakje ‘Opslaan in dossier’ is aangevinkt. Indien u wenst vinkt u tevens het vakje ‘Opslaan in uitgaande post’ aan.



Kies uit de sjablonenlijst het gewenste sjabloon. Noot: zorg ervoor, dat u niet per ongeluk een ‘Mail Merge’-sjabloon selecteert! Deze bevatten geen PM-invoegvelden en zullen dus ook niet worden gevuld. Noot: u kunt bij mailcode documenten géén gebruik maken van de invoegvelden die betrekking hebben op Factuur-, Post-in- en Post-uit-gegevens. Deze velden worden niet gevuld! Controleert u dus welke sjablonen wel of niet kunnen worden gebruikt bij het maken van een documentenbatch.



Kies een mailcode en vul uw contactpersonenlijst. Kies onderaan de lijst of u àlle contactpersonen uit de lijst in uw mailing wilt betrekken, of dat u zelf een selectie uit de lijst wilt maken. In het laatste geval kunt u middels SHIFT + klikken een aaneengesloten reeks kiezen, of middels CONTROL + klikken één voor één de gewenste contactpersonen selecteren. Let op: het genereren, vullen, registreren en opslaan van grote aantallen documenten via MS Word kan een zware belasting voor uw pc en netwerk zijn. Om problemen te voorkomen is ervoor gekozen om per batch niet meer dan 100 documenten ineens aan te maken. Indien een mailcode dus uit meer dan 100 contactpersonen bestaat, dient u altijd zelf een selectie te maken. De applicatie zal dit ook controleren: u ziet onderaan de lijst hoeveel personen u hebt geselecteerd.

19

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 

Vul de metagegevens en de documentnaam (zonder extensie!) in.



Vervolgens dient u een gemeenschappelijk opslagpad te kiezen. Dit betekent, dat het pad dat u selecteert dient te bestaan in élk relatiedossier van élke contactpersoon uit uw selectie! U controleert dit middels de desbetreffende knop; indien niet akkoord, dan zal de applicatie zelf melden voor welke contactpersonen dit geldt. U kunt dan vervolgens uw selectie in de lijst aanpassen, of een ander pad kiezen. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de selectie van contactpersonen, zult u opnieuw een pad moeten kiezen en laten controleren. Zolang uw opslagpad niet is geaccordeerd, zal de knop ‘Document maken’ niet worden vrijgegeven. Tip: zorg bij het samenstellen van uw mailcodes, dat u relatie-contactpersonen toewijst die nagenoeg dezelfde dossiersamenstelling hebben. Dit bespaart u bij het genereren van mailings veel gezoek (en dus tijd).



Indien alle gegevens zijn ingevoerd en geaccordeerd drukt u op de knop ‘Document maken’. PM-DocMaker® zal nu separate documenten aanmaken voor alle contactpersonen uit uw selectie (u kunt de vorderingen volgen via de voortgangsbalk linksonder in het scherm). U krijgt een melding als de procedure is voltooid.

Wanneer u uw documenten heeft gegenereerd worden ze als batch geregistreerd. U vindt ze daarna terug onder de knop ‘Batch Beheer’, alwaar u alle documenten uit de batch alsnog kunt bewerken, verwijderen of afdrukken.

Factuurdocumenten Als u factureert in PM-Record® worden de verbonden uren- en omzetregels gegroepeerd weggeschreven naar aparte tabellen en met elkaar verbonden door het factuurnummer. Na voltooiing van dat proces krijgt u een standaard factuurlay-out te zien (rapportweergave). De getoonde factuur is geen ‘vastgelegd’ object, maar wordt elke keer als u deze oproept op basis van de tabelgegevens opnieuw samengesteld. U kunt de factuur vervolgens afdrukken en verzenden. Hoewel er met deze methode op zichzelf niets mis is, bent u gebonden aan de in het factuurrapport opgesloten standaard lay-out. De standaard lay-out kunt u niet wijzigen; deze is opgemaakt op basis van een gemiddeld eisenpakket en er zijn honderden kantoren die er naar tevredenheid mee werken. Vanaf begin 2006 heeft u een alternatief: bent u niet tevreden met de lay-out, dan kunt u gebruik maken van het bestand ‘PM-Rapporten.mdb’, waarin u zelf het ontwerp van de factuurrapporten mag aanpassen. Deze optie heeft echter zijn beperkingen. Met PM-DocMaker® behoren alle beperkingen tot het verleden: u kunt geheel naar eigen wens zélf correspondentie ontwerpen en genereren op basis van de factuurregistraties in PMRecord®. Deze nieuwe functionaliteit biedt u 4 grote voordelen: 1. U bepaalt volledig uw eigen lay-out; 2. U bepaalt helemaal zelf welke gegevens in de factuur worden opgenomen; 3. Een factuur, gegenereerd in MS Word, is een vastgelegd, tastbaar bewijs van facturatie en wordt als verzegeld document in uw digitaal dossier bewaard en geregistreerd;

20

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 4. U kunt ook onbeperkt andere, op dezelfde factuurgegevens gebaseerde correspondentie verzenden en vastleggen (aanmaningen!). Wellicht ten overvloede: wilt u van deze functionaliteit gebruik maken, dan is het wel zaak, dat de betreffende factuurregistraties ook daadwerkelijk bestaan! M.a.w.: u factureert op de gebruikelijke wijze in PM-Record®, maar in plaats van de getoonde factuurrapporten daar af te drukken gaat u naar PM-DocMaker®. Sjablonen ontwerpen voor factuurdocumenten Net als bij alle andere correspondentie die u met PM-DocMaker® genereert, dient u eerst sjablonen te ontwerpen. Voor uw factuursjablonen zijn extra velden beschikbaar, welke u kunt vinden in de DocMaker-werkbalk (knop ‘Velden toevoegen’, subcategorie ‘Refereren aan factuur’). Bij het downloaden van PM-DocMaker® wordt tevens een voorbeeldsjabloon meegeleverd: ‘TestFactuur.DOT’. De meeste van deze velden spreken voor zich, een aantal worden hieronder nader verklaard: 

Het invoegveld ‘Tabel factuurregels’ Als u dit velditem toevoegt aan uw sjabloon ziet u, dat er een tabel wordt geplaatst:

Standaard wordt deze geleverd met 5 kolommen en vier daarin vastgelegde velden: ‘Omschrijving’, ‘AantalUren’, ‘BTW’ en ‘Bedrag’. Tijdens het genereren van het document zal de applicatie alle bij de factuur behorende factuurregels bij elkaar zoeken en onder elkaar in de tabel plaatsen. Het resultaat zal er dan ongeveer zo uitzien:

De omschrijvingsregels worden samengesteld op basis van het in PM-Record® gekozen factuurniveau van de betreffende factuur. In uw sjabloon bepaalt u zelf welke kolommen u wilt gebruiken. Indien u alleen de omschrijving en het bedrag wilt tonen, dan verwijdert u de kolommen voor het aantal uren en de BTW. Ook de opmaak van de tabel kunt u naar eigen wens aanpassen. Het enige wat u niet mag doen, is extra regels aan de tabel toevoegen of regels verwijderen! Noot: de applicatie zal overigens zelf controleren of u voor een bepaalde factuur heeft aangegeven dat de uren c.q. bedragen al of niet getoond dienen te worden. Zoniet, dan zal de betreffende kolom leeg blijven. Let op: de velden uit de tabel (‘Omschrijving’, ‘AantalUren’, ‘BTW’ en ‘Bedrag’) kunnen niet buiten de betreffende tabel om worden gebruikt! Indien u ze ergens anders in het sjabloon plaatst zullen deze leeg blijven bij het aanmaken van het

21

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 uiteindelijke document. 

Het invoegveld ‘Tabel totalen’ Ook het invoegen van dit velditem leidt tot een tabel:

Deze tabel dient alleen als hulpmiddel om uw opmaak of uitlijning exact samen te laten vallen met de tabel ‘factuurregels’. De velden in deze tabel kunt u – in tegenstelling tot de tabel ‘factuurregels’ – echter ook gewoon elders in het sjabloon plaatsen (ze zijn ook als aparte velden in te voegen via de DocMaker-werkbalk). U mag deze tabel verder onbeperkt aanpassen aan uw eigen wensen. 

Adresvelden t.b.v. een factuur T.b.v. factuurdocumenten verdient het aanbeveling om de factuur-adresvelden te gebruiken voor de tenaamstelling. Dit niet alleen omdat het factuuradres kan afwijken van het postadres, maar ook omdat facturen aan derden kunnen zijn gericht (dit geeft u aan in de klantenkaart); de applicatie zal zonodig de adresgegevens van die derde partij opzoeken en in de betreffende adresvelden plaatsen. Het invoegveld ‘FactuurGeadresseerdeTav’ houdt bovendien rekening met de specifiek aan de factuur gekoppelde contactpersoon; indien deze wordt gevonden, wordt automatisch een extra regel aangemaakt (‘T.a.v.’).



Het invoegveld ‘Omschrijvings-regels factuur’ In dit veld worden alle bij een factuur behorende omschrijvingsregels bij elkaar gevoegd en – gescheiden door een puntkomma – in één alinea achter elkaar geplaatst. Voor een echte factuur is deze optie minder geschikt.



De invoegvelden ‘Kopregel’, ‘Voetregel’ en ‘Regel betalingstermijn’ Deze velden nemen automatisch de waarden over uit de factuur. U kunt natuurlijk ook gewoon per sjabloon zelf uw eigen waarden bepalen; typ deze dan op de door u gewenste locaties.

Enkelvoudige documenten en factuurgegevens Ook bij enkelvoudige documenten kunt u gebruik maken van factuurgegevens. Nadat u een klant hebt geselecteerd, kunt u onderin het venster een factuurnummer kiezen. De factuurvelden in het sjabloon zullen dan worden gevuld.

22


Houdt u er wel rekening mee, dat u een enkelvoudig document niet als factuur kunt registreren! De factuurregistratie geschiedt namelijk in het venster ‘Batch Beheer’ en een enkelvoudig document is nooit onderdeel van een batch. Meervoudige factuurdocumenten U kiest de volgende knop in de DocMaker-werkbalk:

Het venster ‘Meervoudige factuurdocumenten’ is hetzelfde opgebouwd als het venster ‘Mailcode documenten’. Het enige verschil is, dat u uw selecties niet genereert op basis van mailcodes, maar op basis van factuurgegevens. U kunt facturen kiezen op basis van (aanmaak)datum, begingedeelte van factuurnummer (minimaal 4 cijfers), of op relatie (zoekcode of klantnummer). Het resultaat van uw selectie wordt, nadat u uw keuze via de knop bevestigt, in het lijstje daaronder weergegeven. De kolommen tonen resp. het factuurnummer, factuurdatum, zoekcode, klantnummer en factuurbedrag. Het genereren van de documenten geschiedt verder op exact dezelfde wijze als bij de ‘Mailcode documenten’; zie de uitleg aldaar.

23


Wanneer u uw documenten heeft gegenereerd worden ze, ook weer net als de mailcode documenten, als batch geregistreerd. U vindt ze daarna terug onder de knop ‘Batch Beheer’, alwaar u alle documenten uit de batch alsnog kunt bewerken, verwijderen, afdrukken of als factuur kunt laten registreren.

Batch-beheer Wanneer u mailcode- of factuurdocumenten genereert, wordt elk individueel document in uw dossier opgeslagen en als bestand in de database geregistreerd. Tevens wordt het document – indien u dit heeft aangegeven – in de uitgaande postregistratie opgenomen. Het totaal van alle documenten uit uw selectie wordt bovendien – lokaal! – geregistreerd als ‘batch’. De batchregistratie biedt u de mogelijkheid om zicht te houden op ieder individueel document dat in een bepaalde batch is aangemaakt. Alle batches worden automatisch voor u bewaard en u kunt ze terugvinden via de knop ‘Batch Beheer’ in de DocMaker-werkbalk.

Als het venster zich opent, vindt u uw batches rechtsboven in de lijst. De naam van elke batch is samengesteld uit de gebruikersnaam waarmee u in PM-Docmaker® werkt, gevolgd door de datum en de tijd van aanmaak.

24


In het venster vindt u uitleg over hoe te werken met de batches. Hieronder volgen nog enkele aanvullingen: DocBatches verwijderen: het verwijderen van een batch heeft geen enkele invloed op uw documenten of hun registratie. De docBatch dient alleen om u te helpen overzicht te houden op de door u aangemaakte documenten per batch. U kunt de documenten zo rechtstreeks oproepen en bewerken, verwijderen, of deze afdrukken. Als u tevreden bent met alle documenten uit een batch, dan kunt u de batchregistratie vervolgens zonder meer verwijderen. Zo houdt u alleen die batches over, waarvan u zeker weet, dat u er nog werk aan hebt. Zorg er dus voor, dat uw batchlijst niet te lang wordt. Document verwijderen: Indien u een document wilt verwijderen, klik dan op de betreffende regel en druk op de knop. Let op: hiermee wordt ook het fysieke documentbestand daadwerkelijk en definitief van de opslaglocatie verwijderd! Tevens worden de documenten de evt. postregistratie in de database ongedaan gemaakt. Het document wordt ten slotte uit de batchregistratie verwijderd. Alle documenten verzenden per e-mail: zie het hoofdstukje ‘Batch-beheer: documenten emailen’. Afdrukken en Printeropties: u kunt alle documenten uit een batch in één keer laten afdrukken. Zorg er wel voor, dat u de juiste printer heeft geselecteerd (u ziet de actieve printer onder de documentenlijst vermeld). Wilt u een andere printer gebruiken, klik dan op de knop ‘Printer-opties’; u krijgt hiermee toegang tot het standaard printermenu van MS Word.

25


Let u wel op: u kunt hier een andere printer kiezen, of u gaat naar de printerspecifieke subvensters via de knoppen ‘Opties’ en ‘Eigenschappen’. Veel van de opties in het printermenu zelf wijzigen echter alleen de printopties van het huidige, geopende document in Word en hebben geen invloed op de (ongeopende) documenten uit uw lijst! U kunt zien of het algemene instellingen betreft als de ‘Annuleren’-knop in het venster verandert in een ‘Sluiten’-knop. Gebruik nooit de ‘OK’-knop, want dan gaat Word het huidige, geopende document afdrukken! U drukt op ‘Sluiten’ als u tevreden bent met uw wijzigingen.

Batch-beheer: factuurdocumenten registreren als factuur Pas als uw factuurdocumenten zijn gegenereerd en geregistreerd kunt u ze via het venster ‘Batch Beheer’ vastleggen als definitieve factuur. Dit is gedaan om u de tijd en gelegenheid te geven de betreffende documenten te raadplegen en te bewerken, of om eventueel terug te komen op uw beslissing. U kunt factuurdocumenten herkennen aan het factuurnummer in de meest rechtse kolom in de lijst. Pas als u helemaal tevreden bent kunt u de knop ‘Docs registreren als factuur’ gebruiken. De applicatie zal eerst controleren of de betreffende factuurnummers niet reeds eerder een factuurregistratie hebben gekregen. M.a.w.: voor elke in PM-Record® gegenereerde factuur kunt u slechts 1 Word-document als officiële factuur vastleggen! Mocht de applicatie reeds als factuur geregistreerde Word-documenten ontdekken, dan krijgt u de volgende melding:

26


Op deze manier voorkomt u dus dubbele registraties en zo blijven uw gegevens integer. Als de applicatie akkoord is, wordt de oorspronkelijke documentregistratie in de database aangevuld met een factuuraantekening. Vervolgens wordt het document zelf verzegeld en beveiligd met een onachterhaalbaar wachtwoord. Vanaf het moment van de factuurregistratie kunt u het betreffende document dus alleen nog maar raadplegen of afdrukken; verdere bewerking is onmogelijk geworden! Zo weet u zeker, dat het factuurbestand, zoals dit is vastgelegd en opgeslagen in uw dossier, ook daadwerkelijk de factuur is die is verzonden – óók jaren na dato! PM-Record® zal ten slotte herkennen of u een Word-document als officiële factuur hebt geregistreerd; elke keer als u de factuur wilt inzien wordt automatisch het betreffende Wordbestand geopend.

Batch-beheer: documenten e-mailen Via Batch-beheer kunt u alle documenten uit uw batch in één keer als bijlage aan een e-mail verbinden. Zo kunt u bijvoorbeeld uw geregistreerde facturen digitaal versturen. Zorgt u er wel voor, dat u – vóórdat u uw batchdocumenten genereert – de juiste emailadressen in PM-Record® heeft ingevoerd. In het geval van mailcode-documenten zal de applicatie het e-mailadres van de aan de mailcode verbonden contactpersoon ín het document registreren en bij het aanmaken van de email wordt dit in het adresveld ingevoerd. In het geval van factuurdocumenten wordt het emailadres van de aan de factuur gekoppelde contactpersoon (de ‘Tav’-regel in de factuur) ín het document opgeslagen. Indien in beide gevallen geen e-mailadres wordt gevonden, wordt het algemene e-mailadres van de klant gebruikt. Overigens kunt u de e-mailadressen later eventueel nog wel wijzigen. MS Outlook opslagmap E-mails worden pas daadwerkelijk verstuurd, als ze in de ‘Post Uit’-map van MS Outlook terechtkomen. Daarom zal PM-DocMaker® uw gegeneerde e-mails voorzichtigheidshalve opslaan in een speciale persoonlijke map in MS Outlook, die automatisch voor u wordt aangemaakt. Deze map heeft de naam ‘PM-DocMaker Wachtrij’. Het gebruik van deze speciale Outlook-map biedt u de vrijheid altijd achteraf zelf nog te bepalen welke e-mails u wel of niet wilt aanpassen of gebruiken (u kunt ze ook gewoon weer verwijderen als u wilt). U kunt bijvoorbeeld ook bedrijfsbreed afspreken om de door u goedgekeurde mails later handmatig in een publieke map te plaatsen, zodat ze kunnen worden verzameld en gecontroleerd door één centrale verantwoordelijke. Kortom, u mag ermee doen

27

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 wat u wilt, zonder dat u het risico loopt, dat ze onverhoopt worden verstuurd. Pas als u dat zelf wenst kunt u ze verplaatsen naar de ‘Post Uit’-map. MS Outlook sjablonen kiezen Alle documenten worden als bijlage aan een mail toegevoegd. Standaard zult u voor bepaalde typen documenten dus ook bepaalde typen e-mails willen gebruiken. Net als in MS Word kunt u ook in MS Outlook gebruik maken van sjablonen, zodat u niet steeds dezelfde teksten hoeft te typen of dezelfde opmaakwerkzaamheden hoeft uit te voeren. Outlook-sjablonen worden opgeslagen als zogenaamde ‘.oft’-bestanden in uw persoonlijke directory. U mag echter zelf ook een centrale locatie kiezen. Wanneer u mails wilt aanmaken, zal PM-DocMaker® u vragen om een sjabloon te kiezen via onderstaande keuzelijst. De voorbeelden spreken voor zich.

Als u een ‘kale’ e-mail wilt gebruiken, kies dan voor ‘Annuleren’; de applicatie zal dan alleen een paar kerngegevens in een onopgemaakte mail plaatsen. Maakt u wel gebruik van een sjabloon, dan worden inhoud en opmaak ongewijzigd overgenomen; er worden géén kerngegevens toegevoegd. Uiteraard worden wel altijd het emailadres, het onderwerp en de bijlage ingevoerd. Noot: de sjabloonlocatie die u kiest, zal door PM-DocMaker® worden onthouden! MS Outlook sjablonen maken Het maken van Outlook-sjablonen is eenvoudig en niet veel werk, omdat het slechts gaat om wat opmaak en een stukje begeleidende (standaard)tekst. Natuurlijk biedt Outlook nog veel meer mogelijkheden, maar hieronder vindt u de stappen in hun eenvoudigste vorm:   

28

Open MS Outlook Open het menu ‘Extra, opties’, selecteer het tabblad ‘E-mailindeling’, en zet de optie ‘Microsoft Office Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten’ uit. Bevestig met ‘Toepassen’ en ‘Ok’. Maak een nieuw e-mailbericht aan

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04    

Maak dit bericht naar eigen wens op en typ een standaard tekst. Kies voor ‘bestand, Opslaan als’, geef het bestand een naam en sla op als ‘Outlooksjabloon’. Sluit het bericht en sla het nu niet op (u hebt het al opgeslagen als sjabloon). Ga tenslotte weer naar ‘Extra, Opties’, selecteer het tabblad ‘E-mailindeling’, en zet de optie ‘Microsoft Office Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten’ weer aan (als u dat tenminste wilt). Bevestig met ‘Toepassen’ en ‘Ok’.

Enkelvoudige documenten e-mailen Open een willekeurig document. U kunt ervoor kiezen om de complete inhoud van een document als ‘body text’ van de mail te gebruiken, of het te versturen als bijlage. U kiest hiervoor één van de twee knoppen in de DocMaker-werkbalk. Als u kiest voor ‘Document E-mailen als Attachment’ zal PM-DocMaker® u vragen om een sjabloon te selecteren (zie het vorige hoofdstuk). Indien er standaardgegevens bekend zijn (bijv. het emailadres), zullen deze automatisch worden gevuld; u kunt deze echter altijd naar eigen wens wijzigen. Let op: bij enkelvoudige documenten wordt de e-mail voor u aangemaakt en geopend. Het is aan u om er verder mee te doen wat u wilt. De e-mail wordt dus niet, zoals bij Batchbeheer, automatisch opgeslagen in de speciale Outlookmap (zie het vorige hoofdstuk). Als u dit wilt moet u het zelf doen door de e-mail niet te versturen, maar te sluiten en op te slaan in de betreffende map. Let op: er wordt geen aparte registratie aangelegd van de email. De registratiegegevens, zoals aangemaakt en vastgelegd tijdens het genereren van het document, blijven onveranderd gehandhaafd.

Overzicht van gegenereerde documenten in PM-Record® Naast de functionaliteiten in ‘Batch-beheer’ kunt u ook in PM-Record® snel overzichten genereren van reeds eerder geregistreerde bestanden. U kunt deze zoekfunctie rechtstreeks aanroepen in het hoofdscherm via het menu ‘Relaties → Overzichten correspondentie’ (u hoeft dus niet eerst naar het klantendossier te gaan). Als u in PM-DocMaker® aan het werk bent, laat u dan dit zoekvenster correspondentie in PM-Record® open staan. Zo kunt u snel informatie krijgen over reeds verzonden documenten! U kunt zoeken op metagegevens en op registratietype (‘kale’ registraties, uitgaande postregistraties, ingekomen postregistraties). U kunt tevens een gedeelte van een poststuknummer invoeren en bekijken wat dit voor resultaten geeft. Gezien de grote aantallen documenten die u met PM-DocMaker® kunt aanmaken (op basis van mailcodes en contactpersonen), kunt u met behulp van deze criteria snel een correspondentieoverzicht oproepen. Kies een mailcode en de relatielijst wordt automatisch aangepast. Kies een relatie en de contactpersonenlijst wordt automatisch aangepast. U kunt ook zoeken naar bestanden die op een bepaalde datum zijn geïmporteerd (lees ook: gegenereerd). De combinatie van ‘Batch-Beheer’ in PM-DocMaker® en ‘Overzichten correspondentie’ in PMRecord® geven u dus de volledige mogelijkheid om overzicht te houden over alle in- en uitgaande correspondentie!

29


Bestandsnamen: lengte Met de vrijheid van samenstelling van uw eigen digitale dossier (tot 4 lagen diep) loopt u de kans, dat u met Windows problemen krijgt bij het opslaan van documenten via de programmacode in PM-DocMaker®; de totale lengte van het bestandspad plus de bestandsnaam kan de Windows-norm overschreiden. Windows is hier niet erg consequent in; voor de diverse Windowsversies (2000, XP, Vista), Office-programma’s (Word, Excel, Access) en Office-versies (XP, 2003, 2007) bestaan verschillende normeringen. De combinatie hiervan levert een haast onprogrammeerbare situatie op (foutafhandeling). Daarom is gekozen voor een stricte voorwaarde bij het samenstellen van uw opslagpad + bestandsnaam: de lengte van de string (dit is de totale combinatie van karakters die opslagpad en bestandsnaam tezamen vormen) mag niet langer zijn dan 255 karakters. Voor de meeste gebruikers zal dit geen probleem zijn (gaat u grofweg uit van een maximum van 30 karakters per map of bestandsnaam). Lees ook onderstaande paragraaf: ‘Bestandsnamen: syntax’.

Bestandsnamen: syntax Als u uw documenten wilt registreren dient u een bestandsnaam op te geven in het betreffende tekstvakje. De ervaring leert, dat veel gebruikers bestandsnamen niet zien als een waardeaanduiding, maar onterecht als een tekst. Hoewel Windows (helaas) veel toelaat bij het genereren en opslaan van bestanden, dient u te begrijpen, dat een verkeerde syntax in bestandsnamen veel problemen kan opleveren in programmacode en query-statements (dit zijn stukjes code die op basis van criteria gegevens uit de database ophalen). In sommige gevallen kan een verkeerde syntax zelfs leiden tot een corrupt bestand, dat niet meer te openen is.

30

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 In de automatisering is het een algemeen geldende afspraak (conventie) om bij het benoemen van bestanden de volgende criteria in acht te nemen: 

Gebruik alleen letters en cijfers (dus geen leestekens!). Met name enkele (‘) en dubbele (“) aanhalingstekens, apostrophes (‘), slashes (/), back slashes (\), ampersands (&), punten, komma’s, procenttekens (%) en hekjes (#) kunnen voor problemen zorgen.



Een datum in bestandsnamen wordt algemeen aangeduid in de syntax ‘jjjjmmdd’ (bijv: 20070131)



Aparte woorden worden onderscheiden door het gebruik van hoofdletters (bijv ‘NotulenJaarvergaderingDecember’ in plaats van ‘Notulen jaarvergadering december’)



Indien u toch scheidingstekens wilt gebruiken, typ dan geen spaties, maar liggende streepjes (‘-‘) of – liever nog - underscores (‘_’)



Het gebruik van punten is een probleem op zich. De punt in de bestandsnaam heeft als primaire functie om Windows het bestandstype duidelijk te maken (achter de punt wordt de extensie opgeslagen, bijv. ‘.doc’ voor Word-documenten, ‘.xls’ voor Excelbestanden). Op basis daarvan weet uw pc welk programma zij dient te openen. Indien u extra punten in de bestandsnaam gebruikt, ligt het voor de hand dat dit tot conflicten kan leiden. Het kan zelfs leiden tot bestandscorruptie. In PM-DocMaker® mag u de extensie ‘.doc’ NIET intypen; de applicatie zorgt hier zelf voor.

Een voorbeeld van een goede bestandsnaam in PM-DocMaker®: ‘NotulenJaarvergadering_20061231’

Documenten registreren die niet met PM-DocMaker® zijn gegenereerd Indien u een document heeft geopend, dat niet met PM-DocMaker® is gegenereerd en u wilt dit toch registreren, dan kunt u gebruik maken van de knop ‘Document Registreren’ in de PMDocMaker-werkbalk.

Kies de gekoppelde relatie en het gewenste dossier. U kunt deze optie ook gebruiken, indien u uw document eerst genereert zònder registratie, om het later - bijvoorbeeld na goedkeuring van hogerhand - alsnog aan de uitgaande post toe te voegen.

Documenten beveiligen Als uw document is aangemaakt, wordt het automatisch beveiligd. Deze beveiliging is een ‘formulier’-functie in MS Word en betekent, dat u alleen nog wijzigingen kunt aanbrengen in de aanwezige formuliervelden (u gaat van veld tot veld middels de ‘TAB’-toets). De overige delen van het document zijn niet toegankelijk voor bewerking. U kunt de beveiliging tijdelijk uitzetten (u wilt bijvoorbeeld wat tekst aanpassen in de oorspronkelijke ‘body’-tekst). Gebruik hiervoor de volgende knop in de PM-werkbalk:

31

Handleiding PM-DocMaker® versie 08.04 Zorg er wel voor, dat u de beveiliging – nadat u klaar bent – weer aanzet. Zo voorkomt u, dat achteraf per ongeluk nog wijzigingen worden aangebracht.

Documenten verzegelen Voor bepaalde typen documenten kunt u ervoor kiezen om deze na voltooiing volledig en definitief te beveiligen. Gebruik hiervoor de volgende knop in de werkbalk:

Let op: deze volledige beveiliging (verzegeling) is dus niet hetzelfde als de standaard beveiligingsoptie in Word! U krijgt ook eerst een waarschuwing. Indien u gebruik maakt van deze optie, kunt u achteraf geen enkele wijziging meer aanbrengen. De inhoud van alle in het document voorkomende invoegvelden worden omgezet naar normale tekst (de velden zelf worden verwijderd) en het documentbestand wordt afgegrendeld middels een niet achterhaalbaar wachtwoord. Vanaf dat moment is het document weliswaar nog op te roepen, maar u kunt de inhoud alleen nog lezen (en niet bewerken). Deze verzegeling geschiedt automatisch wanneer u de documenten uit een batch als factuur registreert.

Voorbeeldsjablonen: TestAllFields.DOT, TestAllMailMergeFields.DOT en TestFactuur.DOT Bij het updaten van de DocMaker-bundel worden tevens drie speciale Word-sjablonen opgehaald: ‘TestAllFields.DOT’, ‘TestAllMailMergeFields.DOT’ en ‘TestFactuur.DOT’. Het eerste sjabloon bevat àlle beschikbare invoegvelden van PM-DocMaker®. Het tweede bevat alle beschikbare MailMerge-velden die worden aangemaakt bij het genereren van een MailMergedocument via PM-DocMaker®. Het derde sjabloon biedt u een voorbeeld van een factuur. Deze sjablonen worden bij het updaten in een submap van uw PM-DocMaker-locatie geplaatst. Als u de bestanden wilt gebruiken, verplaatst u ze dan zelf even naar uw centrale sjablonenmap. Vanaf dat moment kunt u ze gebruiken om bij bepaalde selecties in één keer te kunnen overzien welke velden wel en niet worden gevuld, wat hun inhoud is, etc.

32

Handleiding PM-DocMaker versie 08.04

Recommend Documents