oIEM Mobility Management
Handleiding Mobility Management OUT
Project
Mobility Management
Datum
2014
Auteur
GertieTeuwen/Ana Rodriguez
Versie
1.0
Inhoudsopgave INLEIDING .............................................................................................................................................................................. 4 1
2
OIEM MENU’S ................................................................................................................................................................ 5 1.1
Type studenten ....................................................................................................5
1.2
Nieuwe menu opties ..............................................................................................6
AANMELDING STUDENT ............................................................................................................................................ 7 2.1
3
TOELATEN STUDENT ................................................................................................................................................ 10 3.1
Check de student ................................................................................................ 10
3.2
Check de application ........................................................................................... 14
3.2.1
File Overview (Print Summary) .......................................................................... 15
3.2.2
‘file’ is compleet .............................................................................................. 16
3.2.3
‘file’ is niet compleet ........................................................................................ 17
3.3
4
Student wil naar een universiteit in het buitenland .....................................................7
Selectie student (eligibility) .................................................................................. 18
3.3.1
Student wordt gekozen (Selection)..................................................................... 19
3.3.2
Student wordt afgewezen ................................................................................. 19
NOMINATIE STUDENT ............................................................................................................................................. 20 4.1
Response student (upload form) ........................................................................... 20
4.2
Student toegelaten bij partner .............................................................................. 21
4.2.1 4.3 5
Student trekt zich terug.................................................................................... 21
Student niet toegelaten bij partner ........................................................................ 23
DURING THE STAY ABROAD ................................................................................................................................... 24 5.1
Extension .......................................................................................................... 25
6
UPON RETURN ............................................................................................................................................................. 26
7
REPORTS ....................................................................................................................................................................... 27 7.1
Kiezen report ..................................................................................................... 27
7.2
Maken report ..................................................................................................... 28
7.3
Output van een report exporteren naar Excel .......................................................... 30
7.4
Vanuit een report naar student of application .......................................................... 30
7.5
Voorbeeldvragen: ............................................................................................... 30
7.5.1 Hoeveel studenten van mijn faculteit hebben zich voor 1 maart 2015 aangemeld voor een facultaire overeenkomst voor het academisch jaar 2015/2016? ................................... 32 7.5.2
Welke studenten hebben nog missing documents? ............................................... 34
7.5.3
Hoeveel studenten gaan naar een bepaald land in academisch jaar 2014/15? ........... 35
7.5.4 Studenten die geselecteerd zijn voor een facultaire en/of uni-wide overeenkomst per academisch jaar ......................................................................................................... 38 7.5.5
Hoeveel studenten van een bepaalde opleiding gaan er naar universiteit X? ............. 40
Pagina 2 van 50
7.5.6
Selecteren van studenten die nu in een bepaald land zitten ................................... 42
7.5.7
Checken of studenten het ‘acceptance form’ geupload hebben ............................... 43
7.5.8
Selecteren van studenten die hun adres nog niet hebben ingevuld .......................... 44
7.5.9
Selecteren van studenten die hun final report nog niet hebben ingeleverd................ 47
7.6
Balance report .................................................................................................... 50
Pagina 3 van 50
Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe oIEM Mobility Management de bedrijfsprocessen rondom exchange studenten die naar het buitenland gaan, kan ondersteunen. Als uitgangspunt worden de processen gebruikt die besproken zijn tijdens de overleggen van het project Mobility Management door het International Relations Office en de faculteiten. Elk hoofdstuk zal beginnen met een korte uitleg van de bedrijfsprocessen en daarna zal door middel van schermafbeeldingen uitgelegd worden hoe dit te doen in oIEM. Mochten er toch nog vragen en/of onduidelijkheden zijn dan kan dit via mail naar
[email protected] aangegeven worden. N.B. let er op dat je de compatibility modus (compatibiliteitsweergave) in Internet Explorer aan hebt staan. Om de compatibiliteitsweergave aan te schakelen, ga je naar ‘extra’ en dan vink je de optie aan:
blauw is, dan is de compatibiliteitsweergave aan; is dit symbool grijs, dan is de Als dit symbool compatibiliteitsweergave uit.
Pagina 4 van 50
1 oIEM menu’s 1.1 Type studenten oIEM maakt op dit moment onderscheid tussen 3 type studenten; reguliere studenten (MA, BA, etc.), inkomende uitwisselingsstudenten (SAP, exchange) en uitgaande uitwisselingsstudenten (exchange). Deze scheiding is in het systeem terug te vinden in 3 (application)menu’s : ‘App degree’ en ‘App incoming’ en en ‘App outgoing’. Om zaken te administreren die te maken hebben met bijvoorbeeld Master studenten wordt het ene menu gebruikt en voor het administreren van aanmeldingen van inkomende SAP en exchange studenten wordt een ander gebruikt. Sommige gebruikers zullen alleen het ene menu zien en andere gebruikers twee of drie.
Pagina 5 van 50
1.2 Nieuwe menu opties In de Backoffice zijn een paar nieuwe opties toegevoegd tbv ‘mobility outgoing’ nl Student – outgoing (studentgegevens), Application outgoing (gegevens van de application) en een aparte report functie, Report outgoing.
Pagina 6 van 50
2 Aanmelding student 2.1 Student wil naar een universiteit in het buitenland De student creëert een account en meldt zich aan via oIEM. Hij/zij kan drie ‘applications’ doen en binnen elke application kunnen er maximaal 3 keuzes worden aangegeven. Zodra de student klaar is met het invullen van alle benodigde gegevens, en op Submit heeft gedrukt, gaat er een e-mail naar de exchange coördinator (of de International relations officer van SOZ) en krijgt de student een bevestiging met de melding dat hij/zij binnen uiterlijk 3 weken (termijn kan in de mail worden aangepast) bericht krijgt. Inhoud e-mail naar de student:
We hebben je aanvraag voor studie/stage in het buitenland ontvangen. Je aanvraag wordt voor behandeling doorgestuurd naar de facultaire buitenland coördinator (als je weg wilt via een facultaire overeenkomst) of naar het International Relations Office van SOZ (als je voor een centrale overeenkomst hebt gekozen). Binnen uiterlijk 3 weken, hoor je meer over het vervolg van je aanvraag.
Voor vragen in de tussentijd verwijzen we naar de website: http://www.studenten.leidenuniv.nl/buitenland/ Dit is een automatisch gegenereerd bericht.
Alle mails zijn in te zien via messages. Ga naar student > search; kies in het drop down menu een zoekcriterium (bijv. ID, Last name, etc.) en klik vervolgens op ‘search’:
Je krijgt dit scherm te zien:
Pagina 7 van 50
Klik dan op ‘message’. Hier krijg je een overzicht met alle verzonden e-mails. Om de inhoud van een bericht te zien, klik op ‘view’.
Je kunt ook e-mails vanuit het systeem naar de student (of naar collega’s) versturen. Het voordeel van het mailen vanuit het systeem is dat de e-mail dan automatisch gearchiveerd wordt, zodat deze communicatie later na te lezen is. Om dit te doen klik je op ‘add’:
Pagina 8 van 50
Op dat moment verschijnt er een scherm waar je de e-mail kunt schrijven en versturen. Vul de velden ‘to’ en ‘subject’ in. Voor het toevoegen van attachments klik je op bladeren. Het bericht wordt verstuurd door op ‘submit’ te klikken.
Mocht je een mail of document ontvangen die belangrijk is, dan kun je deze ook archiveren met de ‘add’ knop. In dit geval vul je niet het veld ‘to’, want dan wordt het archief item naar die persoon verstuurd! Een PDF document of een Word document kun je als bijlage aan het archiefitem koppelen.
Pagina 9 van 50
3 Toelaten student Als de exchange coördinator/International relations officer SOZ een mail heeft gekregen dat een student een application heeft ingediend, moet er een aantal stappen worden doorlopen.
3.1 Check de student
Zoek de student op aan de hand van naam of ID (= studentnummer)
Kies met Edit voor de juiste student. Op dat moment worden de Personal details getoond en kun je controleren of de ingevulde gegevens juist zijn. Kies voor de opties Address (adresgegevens), Language (eventueel afgelegde taaltoetsen zoals TOEFL) en Education (huidige studie) voor de controle van die gegevens. N.B. Met de optie ‘new student’ kan de ‘backoffice’ zelf een student toevoegen, maar gebruik deze optie liever niet, want je kunt geen password toekennen, zodat de student alsnog niet kan inloggen!
Pagina 10 van 50
In plaats van per student te zoeken, kan ook met search gekeken worden naar de studenten die bij een IPO horen: Bij Application Outgoing > Search kun je kiezen voor zoeken op IPO in charge; je vult je achternaam of een gedeelte daarvan in:
Je krijgt dan iedereen die aan de betreffende IPO is gekoppeld.
Je kunt ook via Report outgoing een overzicht maken en naar Excel exporteren; vink dan bij Proposed exchange destination IPO in charge aan (en selecteer eventueel de namen) en vink altijd ook Application ID aan (zie verder het hoofdstuk over de Reports).
Pagina 11 van 50
De pagina’s betreffende Address en Language spreken voor zich. Aan de hand van de Education pagina kan worden nagegaan of de gegevens bij de juiste exchange coördinator terecht zijn gekomen.
Pagina 12 van 50
N.B. Het is gebruikelijk om eerst de ‘authenticiteit’ van de application te controleren. Applications die bijv. niet van onze eigen studenten komen, dienen afgewezen te worden (‘discard’). Ga hiervoor naar de pagina ‘Proposed destination’; daar staat naast het veld ‘application id’ de application status ‘submitted’. Deze status kun je veranderen naar ‘discard’ (als de application niet ‘authentiek’ is en dus afgewezen moet worden). Nadat de status is aangepast, moet op ‘decide’ worden geklikt. Het is aan de exchange-coördinator / international officer SOZ om te bepalen of de application status wordt aangepast voordat, of nadat aan de slag wordt gegaan met de pagina ‘required documents’.
Pagina 13 van 50
3.2 Check de application Je kunt via een report zoeken naar studenten die een ‘missing document’ hebben, zie voor een voorbeeld Hoofdstuk 7. Hieronder wordt uitgelegd hoe je online de applications en missing documentws bekijkt. Overigens kan een student geen Submit doen voordat de twee verplichte documenten geuploaded zijn (certified transscript en motivation letter). Een student kan tot 3 applications indienen. Als je klikt op de knop Student –outgoing > ‘student information’, wordt onderaan de pagina een overzicht getoond van de applications die een student heeft ingediend. Door op ‘view’ te klikken, kom je op de gewenste application. Let er op dat je geen applications van studenten voor een facultaire overeenkomst in behandeling neemt, als zij al geplaatst zijn (en geaccepteerd hebben) op een university wide agreement.
Pagina 14 van 50
Je kunt ook zoeken via ‘App search’ in Application outgoing. Je ziet dan alle ingediende applications; als er een application gekozen is, is die als lichtblauw gekenmerkt:
Na het klikken op ‘view’, kom je terecht op de pagina ‘Required documents’. Daar moet gecheckt worden welke documenten de student heeft geüpload.
3.2.1 File Overview (Print Summary) Op de Required documents pagina is een overzicht met alle gegevens van de application van de student te vinden. Klik hiervoor op de knop ‘print summary’:
Pagina 15 van 50
Er komt een pop-up bericht en er moet gekozen worden of het document met het overzicht geopend of opgeslagen moet worden:
De ‘print summary’ functie bevindt zich trouwens op de required documents pagina, omdat deze pagina is de eerste die men te zien krijgt bij het openen van een application.
3.2.2 ‘file’ is compleet Zijn alle documenten geüpload, dan is de ‘file’ compleet. Vink eventueel het vakje ‘file complete’ aan. (Het vakje ‘processing’ en de button ‘processing’ kunnen overgeslagen worden: ze zijn niet noodzakelijk voor de afhandeling van de application. Als je deze wel gebruikt, dan krijgt de student een email met de mededeling dat de aanvraag compleet is en verder in behandeling wordt genomen; hij/zij wordt ook geïnformeerd over de verdere procedure. De datums op het scherm worden gevuld).
Alle geüploade documenten in de pagina Required documents kunnen desgewenst in een keer geprint worden. Klik hiervoor op ‘Print documents’:
Pagina 16 van 50
3.2.3 ‘file’ is niet compleet Als de ‘file’ niet compleet is, of b.v. een cijferlijst niet leesbaar, dan vink je op de pagina ‘required documents’ het document of documenten aan die ontbreken of opnieuw geupload moeten worden. Dan wordt het vakje ‘item(s) missing’ automatisch aangevinkt. Vervolgens dien je op de button ‘missing items’ rechtsboven te klikken.
De student krijgt dan een e-mail met de melding dat hij/zij nog documenten moet aanleveren voordat de aanvraag verder in behandeling genomen kan worden. In de mail moet de deadline hiervoor nog worden ingevuld.
Als de student de ontbrekende documenten heeft geüpload, wordt er een bericht gestuurd naar de exchange coördinator / international officer SOZ en kunnen de stappen die zijn beschreven in paragraaf 3.2.1. (alsnog) worden uitgevoerd.
Pagina 17 van 50
3.3 Selectie student (eligibility) Op de pagina ‘Proposed exchange destination’ is (zijn) de keuze(s) van de student te zien. De student mag maximaal drie universiteiten per application kiezen. Check altijd de datum (start per) en vul de datum Until in (deze kan later altijd nog worden gewijzigd). De volgende stap is om te bepalen of een student in aanmerking komt voor de verschillende keuzes. Ook moet hier de Agreement worden gekozen. Als de student in aanmerking komt, vink dan de check-box ‘Eligibility check’ aan en kies voor de optie ‘eligible’ in het drop down menu en druk op Save.
Er hoeft op dit moment in het proces alleen een e-mail naar de student gestuurd te worden als de student niet in aanmerking komt. Kies dan voor Not eligible en klik vervolgens op de knop ‘Inform student’; kies een reden. Als de student wel in aanmerking komt, dan kun je eventueel ook een bevestigingsmail sturen via ‘Inform student’ , maar dat hoeft niet. Druk op Save na het invullen van deze stap. Let op: in principe is Choice 1 de eerste keuze; later kan eventueel Choice 2 resp 3 worden gekozen als Choice 1 niet mogelijk blijkt te zijn.
Pagina 18 van 50
3.3.1 Student wordt gekozen (Selection) Vink Selection aan en kies in het drop down menu voor Selected. Druk op de knop ‘Send selection result’ zodat er een mail naar de student wordt gestuurd; hierin is als attachment het ‘acceptance of nomination form’ opgenomen dat de student dient in te vullen. Als je de knop ‘ send selection result’ niet indrukt, wordt de ‘selection’ niet opgeslagen!
Voordat je de gemaakte selectie kunt opslaan, dien je de juiste agreement te kiezen in het drop down menu naast ‘agreement’.
Klik op ‘save’. In de ‘ App search’ is de application die ‘selected’ is, als lichtblauw te zien.
3.3.2 Student wordt afgewezen Vink Selection aan en kies in het drop down menu voor Not selected. Er wordt een mail opgesteld die moet worden aangepast:
Vul de website in waar de student meer informatie kan verkrijgen (zowel in de Nederlandse als in de Engelse tekst)
Verwijder eventueel de tekst over verdere mogelijkheden (zowel in de Nederlandse als in de Engelse tekst)
Pagina 19 van 50
4 Nominatie student 4.1 Response student (upload form) Indien de student geselecteerd is (Selection = Selected) dan heeft hij /zij een mail gekregen met de instructie om de ‘confirmation of acceptance’ te uploaden. Op het moment dat de student de acceptance form uploadt, krijgt hij/zij een bevestigingse-mail (met een cc aan de exchange coördinator of aan de international officer SOZ, afhankelijk van het agreement niveau). Via Reports kan gezocht worden op studenten die geselecteerd zijn, maar nog geen ‘response’ hebben gegeven. Als de student de nominatie accepteert, moet dit geregistreerd worden in de Response pagina: vink het vakje ‘accepted’ aan, vul de datum in en klik op ‘send e-mail’. De student krijgt een bevestiging hiervan. Doe dit alleen als de student geaccepteerd heeft! Als de student ‘i decline’ heeft ingevuld, is deze mail niet van toepassing.
De student moet nu bij de partner universiteit genomineerd worden. Ga naar de pagina ‘proposed destination’, vink ‘nomination sent’ (onder de juiste choice!) aan en druk op de knop Send Nomination.
Een scherm verschijnt met de email aan de partner. Het ‘to’ field vul je handmatig in.
Pagina 20 van 50
4.2 Student toegelaten bij partner Als de student door de partner is toegelaten, ga dan naar de ‘proposed destination’ pagina en vink ‘partner institute decision’ aan; in het drop down menu kies je ‘accepted’. Daarna klik je op de button ‘inform student’. De student krijgt een e-mail met felicitaties en informatie over de volgende stappen.
Het is niet per se nodig om deze gegevens te vullen als je ze niet binnenkrijgt van de partner; de student krijgt deze informatie (o.a. over veiligheid en gezondheid) ook met de mail die je hebt gestuurd nadat je ‘response’ van de student hebt gekregen.
4.2.1 Student trekt zich terug Als de student zich terug trekt (dit is geen optie in oIEM voor de student, de student moet dit op een andere manier kenbaar maken b.v. via de e-mail), moet dat geregistreerd te worden in de Withdraw pagina:
Vink het vakje ‘withdraw’ aan, vul de datum in, klik op ‘date send’ en dan op ‘inform colleague’. Als je op deze button klik, verschijnt er een scherm met de e-mail voor de collega die je wil informeren; in die e-mail is het ‘to’ veld niet ingevuld, zodat je zelf het adres van de collega kunt kiezen die je over deze terugtrekking wil informeren. Klik vervolgens op de tweede ‘date send’ en dan op ‘confirm withdraw’. De student krijgt nu een e-mail met de bevestiging van zijn/haar terugtrekking, waarin hij/zij o.a. gevraagd wordt om de terugtrekking aan de partneruniversiteit door te geven. Je moet op ‘confirm withdraw’ drukken om dit ook zichtbaar te maken in de ‘reports’. De mail waarin de student zijn terugtrekking doorgeeft, plak je in de messages bij de student (Add message) zodat dit in oIEM zichtbaar is.
Pagina 21 van 50
Let op: de withdraw geldt voor een hele application en dus voor alle keuzes binnen de application! Het is dus niet mogelijk om de ‘withdraw’ alleen voor één van de choices van een application te laten gelden! Let op: als je studenten hebt die zich teruggetrokken hebben, zie je deze nog wel in de reports; eventueel kun je deze ‘velden’ laten zien in een report, als ze gevuld zijn weet je dat de student zich heeft teruggetrokken.
Pagina 22 van 50
4.3 Student niet toegelaten bij partner Zet bij Partner Institute Decision de keuze op Rejected en druk op de knop Inform student , zodat de student een mail krijgt van de afwijzing; neem hierin een reden op. Klik op save.
Als de student niet door de partner wordt toegelaten, dan kan in sommige gevallen misschien nog gekeken worden naar de andere keuzes (choice 2 en choice 3) van de student binnen zijn/haar application. In het geval dat de student in aanmerking komt voor nominatie voor choice 2 of choice 3, is het heel belangrijk dat je de ‘selection: selected’ bij de eerste keuze (choice 1) terugdraait: kies de optie ‘Not selected’ in het drop down menu bij ‘selection’ en druk op ‘Send selection result’ (als je dit niet doet, wordt de keuze Not selected niet opgeslagen; je hoeft de mail niet te versturen, klik dan op x rechtsboven om uit de mail te gaan). Druk op Save
Ga daarna verder met de afhandeling van choice 2 of 3 (zie paragraaf 3.3.1). Zorg er hoe dan ook voor dat er altijd maar 1 choice op Selected staat!
Pagina 23 van 50
5 During the stay abroad Tijdens het verblijf in het buitenland dient de student de volgende gegevens door te geven: -
Contactgegevens (verplicht)
Op het moment dat de student dit heeft ingevuld, krijgt hij/zij een bevestigings e-mail met daarin praktische informatie/advies:
Beste X, We hebben je contactgegevens in Portsmouth ontvangen. We adviseren je– als je dat niet al gedaan hebt – om je ook te registeren bij de Nederlandse ambassade in United Kingdom of, als je niet de Nederlandse nationaliteit hebt, bij de ambassade van jouw land. In geval van nood is registratie belangrijk en kan de ambassade helpen. Daarnaast kun je in noodsituaties 24/7 het noodnummer van de Universiteit Leiden bellen: +3171-527 6666. Voor vragen over veiligheid en gezondheid verwijzen we naar de website: http://www.studenten.leidenuniv.nl/buitenland/nieuws/health-and-safety-abroad.html
We wensen je een heel prettig en succesvol verblijf! Dit is een automatisch gegenereerd bericht.
De gegevens die ingevuld zijn, zie je terug op de pagina ‘during stay’.
Pagina 24 van 50
5.1 Extension De student kan vragen om verlenging. In dat geval moet de extension worden ingevuld in de During Stay pagina:
Er wordt een e-mail verstuurd als je op Send drukt; vul hierin de ‘duur’ van de extension in en of dit WEL of NIET mogelijk is. Tevens moet in de Proposed Destination de ‘until’ datum worden aangepast (dit gebeurt niet vanzelf, maar is wel van belang als je wil weten wie tot wanneer ergens verblijft).
Pagina 25 van 50
6 Upon return Als de student de gegevens bij terugkomst heeft ingevuld en de benodigde documenten heeft geupload, gaat er een e- mail naar de student met een ‘ Welcome back’ boodschap. De faculteit/de International officer SOZ checkt de geleverde gegevens en als ze niet compleet zijn of als er een verkeerd document is geupload, kan er een mail worden gestuurd naar de student: klik het betreffende item aan; het vinkje ‘item(s) missing’ wordt dan vanzelf aangevinkt. Klik op Send om een e-mail naar de student te sturen.
Pagina 26 van 50
7 Reports De report functie ziet er als volgt uit:
Met de optie Open Requirement open je een bestaand report; met Save requirement kun je je selectie bewaren en met Run query voer je de query uit.
7.1 Kiezen report Als je al reports hebt gemaakt krijg je met de keuze voor Open requirement een overzicht hiervan te zien:
Met de knop Edit kun je de selectie inzien/aanpassen, met run query wordt de selectie uitgevoerd en met Delete wordt het Report verwijderd.
Pagina 27 van 50
7.2 Maken report Klik op het bolletje bij Personal information en/of Application om gegevens te kunnen selecteren of kies voor Expand all
Aanvinken van een veld (in het voorbeeld ‘student number’ ) zorgt ervoor dat het veld op het overzicht komt; door achter een veld een waarde in te vullen of te selecteren, wordt een selectie gemaakt (i.c. alleen de vrouwen). Als je een selectie hebt gemaakt is het zichtbaar welke dat is (b.v. ‘Female’) behalve als je meer dan 10 keuzes hebt gemaakt (b.v. je hebt 15 geboortelanden geselecteerd; in dat geval zie je dan ’15 selected’).
Pagina 28 van 50
Advies: vink bij elke query het veld Aplication ID aan. ‘proposed exchange destination’:
Dit veld vind je onder ‘Application’,
In het report worden de applications namelijk in volgorde getoond en binnen een application worden de ‘choices’ ook in volgorde getoond. Echter: er wordt GEEN nummer getoond van de keuze; dat betekent dat er voorzichtig moet worden omgesprongen met filter-opties in Excel (als een student b.v. 2 keuzes heeft, en je zet een filter op het instituut van de 2e keuze, dan zie je op dat moment niet meer dat het de 2e keuze is). Institutions: je moet altijd eerst een Destination Country kiezen voordat je kunt selecteren op een Institute:
Pagina 29 van 50
7.3 Output van een report exporteren naar Excel Het resultaat van een report kan naar een Excel bestand geëxporteerd worden: Klik na het draaien van een report op het veld ‘export’
De volgende pop up wordt getoond:
Opletten: Bij het opslaan van het bestand goed opletten dat het document niet als een webpagina wordt opgeslagen. Het document moet als een excelbestaand opgeslagen worden met de extensie ‘.xls’, anders is het straks niet mogelijk om de Excel filer-optie te gebruiken!
7.4 Vanuit een report naar student of application Als je ‘run query’ doet, kun je in de output meteen naar de student of naar de application. Let op: je kunt dan NIET meer terug naar het report.
7.5 Voorbeeldvragen: Hieronder vind je een paar voorbeelden van queries. Als basis voor elke query, kies je onder ‘student’> ‘personal information’ de volgende velden:
(Je kunt eventueel nog meer velden kiezen zoals het e-mail adres)
Pagina 30 van 50
Ook moet je als basis voor elke query altijd het veld Aplication ID aanvinken:
Vergeet dus niet deze stappen bij het maken van onderstaande voorbeeldqueries!
Pagina 31 van 50
7.5.1 Hoeveel studenten van mijn faculteit hebben zich voor 1 maart 2015 aangemeld voor een facultaire overeenkomst voor het academisch jaar 2015/2016? Kies onder ‘current study programme’ het gewenste programme type, programme en Faculty/institute. Je kunt ook ‘exchange coordinator’ kiezen.
Pagina 32 van 50
Vul vervolgens het academisch jaar, en een datum in bij ‘date received’ (let op: until = tot en met!) en kies bij Agreement level voor ‘faculty’
Pagina 33 van 50
7.5.2 Welke studenten hebben nog missing documents? Studenten kunnen geen ‘submit’ doen als ze de verplichte documenten (transscript en letter of motivation) niet hebben geuploaded (de inhoud kan mogelijk niet goed zijn, maar die controle kan alleen handmatig gedaan worden). Het kan echter zijn dat je een ‘additional document’ had willen hebben en dat dat ontbreekt. Klik eerst bij Proposed exchange destination het Application ID en selecteer het gewenste studiejaar. Kies bij Status op Application status = Submitted en klik vakje Uploade required documents or not applicable aan.
Je krijgt dan in de uitvoer te zien welke docmenten de studenten heeft geuploaded; de ‘letter of recommendation’ is wel als apart item te zien, maar voor andere ‘additional’ documents zie je niet welke dit zijn, daarvoor moet je bij de student zelf gaan kijken. De uitvoer biij veld ‘uploaded required documents or not applicable’ ziet er zo uit:
(de overige velden bij ‘missing documents’ geven geen goede selectie; deze dus niet aanklikken!)
Pagina 34 van 50
7.5.3 Hoeveel studenten gaan naar een bepaald land in academisch jaar 2014/15? Selecteer in Proposed exchange destination het gewenste academisch jaar. Vervolgens kies je Destination Country, bijv. Argentinië. Als je wil weten welke universiteit binnen dat land door de studenten is gekozen, kies je ook Institution Name. Verder kies je onder ‘selection status: selected’ (als je deze optie niet kiest, dan krijg je de lijst met iedereen die zich heeft gemeld voor dit land in dit jaar ongeacht of ze geselecteerd zijn!). Je kunt eventueel ook Agreement kiezen.
Pagina 35 van 50
Pagina 36 van 50
Pagina 37 van 50
7.5.4 Studenten die geselecteerd zijn voor een facultaire en/of uni-wide overeenkomst per academisch jaar Kies onder proposed exchange destination het gewenste academische jaar, en het gewenste agreement level: Faculty of University wide.
Kies onder choice: ‘selection status: selected’
Ben je geïnteresseerd in een bepaald overeenkomst, kies dan onder ‘choice’ de opties ‘destination country’, ‘institution name’ en ‘agreement’. Let op: onder ‘agreement’ worden geen opties getoond als je de opties ‘destination country’ én ‘institution name’ niet hebt geselecteerd!
Pagina 38 van 50
Pagina 39 van 50
7.5.5 Hoeveel studenten van een bepaalde opleiding gaan er naar universiteit X? Bijvoorbeeld: hoeveel bachelor studenten van de opleiding politicologie gaan naar de Universiteit van Stellenbosch in het jaar 2014/2015?: Kies onder ‘student’ > ‘current study programme at Leiden University’ het juiste opleidingsniveau, programma en de specialisatie:
Kies onder ‘application’ het juiste academische jaar:
Kies onder choice het juiste land onder ‘destination country’ en de juiste universiteit onder ‘institution name’; kies bij ‘selection status’ ‘selected’:
Pagina 40 van 50
Pagina 41 van 50
7.5.6 Selecteren van studenten die nu in een bepaald land zitten Bijv. in China, in 2014/2015 Kies het academisch jaar en vul eventueel het veld start per In onderstaand voorbeeld wordt iedereen geselecteerd waarvoor geldt dat ze bij de partner beginnen tussen 1-9 en 17-10.
Kies ‘destination country: China’ (eventueel kun je ook ‘institution name’ en ‘agreement’ kiezen) Vervolgens kies je ‘selection status: selected’
Pagina 42 van 50
7.5.7 Checken of studenten het ‘acceptance form’ geupload hebben Je hebt de studenten bijv op 15 december 2014 geïnformeerd dat ze geselecteerd zijn. Nadat de deadline om te reageren verstreken is, wil je nagaan wie (op tijd) heeft gereageerd . Kies onder ‘student’, ‘current study programme at Leiden’, de juiste ‘exchange coordinator’:
Of 1- Maak een keuze onder ’ programme type’, ‘programme’ en ‘faculty/institute’
Je kUNT ook een mix van bovenstaande opties gebruiken.
Vergeet niet om application ID en Academic Year aan te vinken in Proposed exchange destination. Daarna kies je onder ‘choice’, ‘selection status: selected’. Vul het veld ‘selection date: until’ in (in ons voorbeeld 15-12-2014)
Pagina 43 van 50
Kies vervolgens onder ‘response’, ‘acceptance documents uploaded’, en maak een keuze: YES (om te weten wie het document heeft geupload) or NO (om te weten wie nog niet heeft gereageerd)
7.5.8 Selecteren van studenten die hun adres nog niet hebben ingevuld Studenten die vertrokken zijn maar hun adres nog niet hebben ingevuld; deze zullen automatisch een mail krijgen na 2 (en indien nodig ook nog keer na 4) weken, maar je kunt er ook op selecteren: (selectie nog invullen: start per verstreken, until nog niet bereikt, adres nog niet gevuld) Kies programme type, programme, faculty/institute en eventueel exchange coördinator om je ‘eigen’ studenten te selecteren:
Pagina 44 van 50
Vink het application ID aan en kies het juiste ‘academic year’.Onder ‘start per’ vul je de datum in vanaf wanneer de student is begonnen aan zijn studie in het buitenland (die datum is dus verstreken; als je alleen maar de studenten wil hebben die echt op 1-9 zijn vertrokken vul je in start per 01092015 until 01092015; als je dit leeg laat zoals in onderstaand voorbeeld krijg je ook iedereen die later is vertrokken). Onder ‘Until’ vul je de datum tot wanneer de student in buitenland zal verblijven (ze moeten daar nog steeds verblijven)
Kies onder ‘choice’, ‘selection status: selected’
Kies onder ‘response’: ‘accepted’
Pagina 45 van 50
Vink onder ‘during de stay’ op het vakje ‘select all’ aan
Met dit report krijg je zowel de studenten die hun adres hebben ingevuld als ook de studenten die dat niet hebben gedaan. Je moet dan in excel een filter gebruiken voor de gewenste groep (je kunt niet rechtstreeks zoeken op het niet ingevuld hebben van het adres during stay, dus je filtert later de studenten bij wie dat adres niet gevuld is).
Pagina 46 van 50
7.5.9 Selecteren van studenten die hun final report nog niet hebben ingeleverd Kies de studenten die teruggekeerd zijn in een bepaalde periode (bv. studenten die vanaf 1-9-2014 terug zijn gekomen):
Pagina 47 van 50
Kies de studenten die geselecteerd zijn
Kies de studenten die nog geen document hebben geupload, Submit = No:
Pagina 48 van 50
Pagina 49 van 50
7.6 Balance report Het is mogelijk om een overzicht te maken van de ‘balans’ : hoeveel studenten zijn er op een agreement binnengekomen en hoeveel zijn er weggegaan? Dit report zit Maintenance> Agreement Zoek de agreement op (dit kan door een gedeelte van de naam te gebruiken en met % te werken, b.v. Erasmus%733) en klik op de knop ‘ balance’
In de uitvoer zie het huidige jaar en kun je selecteren voor een ander jaar. Bovenin zie je het totale aantal over de afgelopen 5 jaren:
Pagina 50 van 50
