Handleiding Mobility Online online application Erasmus Placement Deadlines Dossier Mobility Online In geval van Erasmus Placement moet je dossier in Mobility Online volledig in orde zijn tegen de volgende deadlines 01/06 als je semester 1 naar het buitenland wenst te vertrekken. 15/10 als je semester 2, trimester 2 of 3 naar het buitenland wenst te vertrekken. De hieronder beschreven stappen van 1 t/m 12 moeten dan volbracht zijn. Dit neemt heel wat tijd in beslag, gezien er ook documenten door de stageplaats ingevuld en ondertekend moeten worden. Begin er dus tijdig aan! Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie www.pxl.be/internationalisering. STAP 1: Online aanvraagformulier invullen Gebruik de directe link van Mobility Online: https://www.service4mobility.com/europe/BewerbungServlet?sprache=en&identifier=HASSELT 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=SMP Vul het formulier in. Hieronder vind je de velden die je zal moeten invullen.
-2-
-3-
Als alles is ingevuld klik je op “Send application”. Je krijgt dit bericht:
STAP 2: Automatische e-mail Je krijgt een automatische e-mail. Als je deze e-mail niet onmiddellijk ontvangt is er iets mis. (Misschien heb je het verkeerde e-mail adres ingevuld in het formulier?) Volg de link aan het einde van deze e-mail om je te registreren en verder te gaan. STAP 3: Registratie in Mobility Online Het eerste registratienummer wordt automatisch ingevuld door Mobilty Online. Vul daaronder je studentennummer in en selecteer “Continue”.
Kies dan zelf een login en paswoord. Vergeet die zeker niet, want je hebt deze gegevens later nodig om terug in te loggen en je dossier aan te vullen of aan te passen.
Dit krijg je als bericht:
-4-
Als je meteen wil verder gaan, klik dan “Direct entry to Online portal”. STAP 4: Automatische e-mail met login link Je ontvangt een 2de e-mail “Confirmation of registration”. Deze e-mail moet je zeker bewaren. Er staat een persoonlijke link in die je moet gebruiken om later in te loggen in het online portaal. Via deze link kan je je aanvraag verder aanvullen, aanpassen, documenten uploaden enz. STAP 5: Persoonlijke workflow Nadat je bent ingelogd zie je je persoonlijke workflow, met een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag af te ronden. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij aanvaarden geen dossiers waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Je moet alle aanpassingen in Mobility Online maken en dan de documenten opnieuw afdrukken.
STAP 6: Personal data invullen Selecteer “Complete personal data” in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op “create”.
-5-
Tip: Indien je de BIC en IBAN code van je rekeningnummer niet kent kan je die genereren via een BIC IBAN converter (zoek via google). Je krijgt volgend bericht. Selecteer “Back to the application workflow” om verder te gaan.
STAP 7: Application form downloaden en afdrukken Selecteer “Print Application form” om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken.
Kies de optie “Opslaan” zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op “Display/Edit Application Data” of “Complete personal data”. Scroll helemaal naar beneden en klik op “forward to update”. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op “update (personal details)” om de wijzigingen te bewaren. Indien alles correct is onderteken je het application form en bezorg je het aan je departementale coördinator internationalisering. STAP 8: Learning agreement for traineeship Selecteer “Print learning agreement for traineeship” om het learning agreement for traineeship te downloaden.
-6Kies de optie “Opslaan”. Je kan het document dan opslaan als een word document. Controleer of alles klopt en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. (Display/Edit application Data” of “Complete personal data). Je zal zien dat de gegevens op je learning agreement for traineeship automatisch aangepast worden. STAP 9: Learning agreement for traineeship laten invullen en ondertekenen door stageplaats Het programmavoorstel moet verder aangevuld worden door de student. Na afstemming met je stageplaats en je opleiding vul je de lege velden op pagina 2 van het learning agreement for traineeship digitaal in. Daarna stuur je het agreement naar de stageplaats met de vraag om de informatie van de ontvangende instelling/bedrijf aan te vullen en de overeenkomst ondertekend terug te sturen. In sommige gevallen staat het stagebedrijf erop om het learning agreement for traineeship zelf in te vullen. In dat geval stuur je de Word-versie van het document digitaal door naar je stageplaats en bezorg je een ingevulde en ondertekende versie aan je departementale coördinator internationalisering. Vergeet dit document zelf niet te tekenen. Het is toegestaan om een gescande versie van het learning agreement for traineeship in te leveren, maar zorg er dan voor dat het om een kwaliteitsvolle en duidelijke scan gaat. STAP 10: Financieel contract afdrukken Print het financieel contract. Alle informatie verschijnt automatisch op dit document; je moet dit document enkel ondertekenen en aan je departementale coördinator bezorgen.
STAP 11: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op “Display/Edit application Data” of op “Complete personal data”. Scroll helemaal naar beneden en klik op “forward to update”. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op “update (personal details)” om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 12: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementale coördinator internationalisering ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden. STAP 13: Centrale goedkeuring Na de goedkeuring door departement en opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden
-7STAP 14: Code of conduct De code of conduct wordt automatisch naar je e-mail adres gestuurd zodra je documenten goedgekeurd en geüpload werden in Mobility Online door de centrale dienst internationalisering. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn verblijf in het buitenland. STAP 15: Certificate End of Placement en Transcript of Work Placement afdrukken Op het einde van je stage moet je je “Certificate End of Placement” en “Transcript of Work Placement” printen en laat het door jouw stagebegeleider invullen.
STAP 16: Certificate End of Placement en Transcript of Work Placement uploaden De ingevulde en ondertekende documenten moet je in Mobility Online uploaden. Bezorg eveneens een papieren versie aan je departementale coördinator internationalisering.
Succes ermee! Kristien Bauwens - Dienst internationalisering PXL 05/05/2015
