Handleiding Mobility Online online application Erasmus Study Deadlines Dossier Mobility Online In geval van een Erasmus Study moet je dossier in Mobility Online volledig in orde zijn tegen de volgende deadlines 01/06 als je semester 1 naar het buitenland wenst te vertrekken. 15/10 als je semester 2, trimester 2 of 3 naar het buitenland wenst te vertrekken. De hieronder beschreven stappen van 1 t/m 12 moeten dan volbracht zijn. Dit neemt heel wat tijd in beslag, gezien er ook documenten door de stageplaats ingevuld en ondertekend moeten worden. Begin er dus tijdig aan! Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie www.pxl.be/internationalisering. STAP 1: Online aanvraagformulier invullen Gebruik de directe link van Mobility Online: https://www.service4mobility.com/europe/BewerbungServlet?sprache=en&identifier=HASSELT 22&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&aust_prog=SMS Vul het formulier in. Hieronder vind je de velden die je zal moeten invullen.
-2-
Als alles is ingevuld klik je op “Send application”. Je krijgt dit bericht:
STAP 2: Automatische e-mail Je krijgt een automatische e-mail. Als je deze e-mail niet onmiddellijk ontvangt is er iets mis. (Misschien heb je het verkeerde e-mail adres ingevuld in het formulier?) Volg de link aan het einde van deze e-mail om je te registreren en verder te gaan.
-3STAP 3: Registratie in Mobility Online Het eerste registratienummer wordt automatisch ingevuld door Mobilty Online. Vul daaronder je studentennummer in en selecteer “Continue”.
Kies dan zelf een login en paswoord. Vergeet die zeker niet, want je hebt deze gegevens later nodig om terug in te loggen en je dossier aan te vullen of aan te passen.
Dit krijg je als bericht:
Als je meteen wil verder gaan, klik dan “Direct entry to Online portal”. STAP 4: Automatische e-mail met login link Je ontvangt een 2de e-mail “Confirmation of registration”. Deze e-mail moet je zeker bewaren. Er staat een persoonlijke link in die je moet gebruiken om later in te loggen in het online portaal. Via deze link kan je je aanvraag verder aanvullen, aanpassen, documenten uploaden enz. STAP 5: Persoonlijke workflow Nadat je bent ingelogd zie je je persoonlijke workflow, met een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag af te ronden. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij aanvaarden geen dossiers waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Je moet alle aanpassingen in Mobility Online doen en dan de documenten opnieuw afdrukken.
-4-
STAP 6: Personal data invullen Selecteer “Complete personal data” in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op “create”.
Tip: Indien je de BIC en IBAN code van je rekeningnummer niet kent kan je die genereren via een BIC IBAN converter (zoek via google). Je krijgt volgend bericht. Selecteer “Back to the application workflow” om verder te gaan.
STAP 7: Application form downloaden en afdrukken Selecteer “Print Application form” om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken.
-5-
Kies de optie “Opslaan” zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op “Display/Edit Application Data” of “Complete personal data”. Scroll helemaal naar beneden en klik op “forward to update”. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op “update (personal details)” om de wijzigingen te bewaren. Indien alles correct is onderteken je het application form en bezorg je het aan de coördinator internationale mobiliteit. STAP 8: Financieel contract afdrukken Print dan het financieel contract. Vergeet niet het te tekenen voordat je het aan je departementale coördinator bezorgt.
STAP 9: Learning agreement aanmaken Selecteer “Complete learning agreement”.
Voeg de vakken toe die je zal volgen aan de gastinstelling. Dit doe je door te klikken op het linkse icoontje (links van “No courses found!”):
Vul alle gegevens van het opleidingsonderdeel in en klik op “Create”: • Course unit code: de code van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling (studiegids informatie gastinstelling). • Course unit title: de naam van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling. • Number of ECTS credits: het aantal studiepunten (ECTS) van het opleidingsonderdeel.
Kies daarna “Enter next record” om het volgende opleidingsonderdeel in te vullen..
-6Als je alle opleidingsonderdelen hebt ingevuld kies dan voor “Back to general overview”.
STAP 10: Learning Agreement printen Selecteer “Print Learning Agreement” om het learning agreement te downloaden. Kies de optie “Opslaan” zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles moet ondertekend worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten.
STAP 11: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op “Display/Edit application Data” of op “Complete personal data”. Scroll helemaal naar beneden en klik op “forward to update”. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op “update (personal details)” om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 12: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementaal coördinator internationale mobiliteit ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden. STAP 13: Centrale goedkeuring Na de goedkeuring door departement en opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden
STAP 14: Code of conduct De code of conduct wordt automatisch naar je e-mail adres gestuurd zodra je documenten goedgekeurd en geüpload werden in Mobility Online door de centrale dienst internationalisering. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn/haar verblijf in het buitenland. STAP 15: Learning agreement aanpassen Klik op “Create changes” om je Learning Agreement te kunnen aanpassen.
-7Klik op het vuilbakje om cursussen te verwijderen;
Klik op “Enter further courses” om cursussen aan jouw learning agreement toe te voegen
Vul de “course title” en de “number of ECTS credits” in en selecteer “create”.
Om meer cursussen toe te voegen, Klik op “enter next record”. Als je klaar bent, klik op “back to general overview”.
STAP 16: Learning agreement changes afdrukken Selecteer “Print Learning Agreement” om het aangepaste learning agreement te downloaden. Kies de optie “Opslaan” zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles moet ondertekend worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten. Je zal zien
STAP 17: Learning agreement changes downloaden Klik op “Download Learning Agreement changes” om je goedgekeurde learning agreement te downloaden.
-8-
STAP 18: Certificate End of Study en Transcript of Records afdrukken Op het einde van je stage moet je je “Certificate End of Study” en “Transcript of Records” printen en laat het door de gastinstelling invullen.
STAP 19: Certificate End of Study en Transcript of Records uploaden De ingevulde en ondertekende documenten moet je in Mobility Online uploaden. eveneens een kopie aan je departementale coördinator internatioanlisering.
Bezorg
Let erop dat de opleidingsonderdelen op je TOR overeenkomen met de opleidingsonderdelen op je LA (changes). Zowel de naam als het aantal studiepunten moet identiek zijn!
Succes ermee! Kristien Bauwens - Dienst internationalisering PXL 06/05/2014
