Handleiding jaarabonnementen Informatie voor de contactpersonen
2
Inhoudsopgave Inleiding
3
Abonnementsoorten
4
Bestellen, leveren en factureren
5
Jaarabonnementen beëindigen of van abonnement veranderen
6
Vergeten, zoekgeraakte of beschadigde abonnementen
7
Alle prijzen en voorwaarden in deze folder gelden onder voorbehoud van wijzigingen en eventuele zet- en drukfouten.
3
Inleiding Uw organisatie heeft een overeenkomst met NS Zakelijk. Dat betekent dat medewerkers de mogelijkheid hebben om jaarabonnementen via uw werkgever te bestellen. U bent als contactpersoon voor NS Zakelijk de schakel tussen de abonnementhouder en NS. In deze handleiding kunt u lezen wat er van u als contactpersoon wordt verwacht en welke abonnementsoorten onder de overeenkomst tussen uw werkgever en NS Zakelijk aangevraagd kunnen worden.
Wat is uw rol als contactpersoon?
Informatie en adviezen
U bent het aanspreekpunt voor de mensen die via uw organisatie een jaarabonnement hebben of een jaarabonnement willen aan vragen. Dat betekent dat u hen adviseert over de verschillende abonnementsoorten, de administratie rondom de jaarabonne menten afhandelt en de gegevens verzamelt die nodig zijn om de abonnementen te kunnen aanvragen. De communicatie tussen medewerkers en NS Zakelijk loopt zoveel mogelijk via u.
U kunt medewerkers informeren met behulp van de folder ‘Een jaarabonne ment via uw werk’. Deze folder, toegespitst op de woon-werkreiziger, kunt u downloaden op NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijkonline) onder het kopje Brochures en formulieren Heeft u vragen bij het adviseren van jaarabonne menten of over de overeenkomst tussen uw organisatie en NS Zakelijk? Neemt u dan contact met ons op via 030 - 300 11 11 of
[email protected].
4
Abonnementsoorten Iedere medewerker binnen uw organisatie kan een jaarabonnement bestellen onder de overeenkomst met NS Zakelijk. Hij of zij kan kiezen voor een jaarabonnement voor een bepaald traject of voor heel Nederland, 1e of 2e klas en alleen voor de trein of ook voor bus, tram en metro. Het Jaartrajectabonnement
OV-Jaarabonnement is ook geldig in alle bussen,
Met een Jaartrajectabonnement reist een medewerker
trams en metro’s.
onbeperkt met de trein op een vast traject. Het abonnement is verkrijgbaar voor alle binnenlandse trajecten
Voor de gezinsleden
die vermeld staan in de NS Reisplanner. Op dit traject
Indien uw organisatie het toestaat, kunnen NS- en
kunnen medewerkers gebruikmaken van alle treinen,
OV-Jaarabonnementhouders voor een kleine meerprijs
voor zover vermeld in het overzicht ‘Acceptatie
abonnementen voor hun gezinsleden kopen. Met zo’n
NS-vervoerbewijzen’ op www.ns.nl/voorwaarden, en
Bijkaart reizen gezinsleden onbeperkt tijdens de voor-
waarbij is aangegeven dat Jaartrajectabonnementen
deeluren. Bijkaarten kunnen ook later in het abonne-
daar geldig zijn. Dit is inclusief ICE International indien
mentsjaar worden gekocht, maar moeten altijd voor
deze rijdt op dit traject. Wanneer de aartrajectabonne-
de gehele geldigheidsduur van het hoofdabonnement
menthouder buiten het vaste traject reist, krijgt hij of
worden betaald. Het opzeggen van abonnementen
zij tijdens de voordeeluren 40% korting.
voor gezinsleden kan uitsluitend plaatsvinden voor ingangsdatum of tegelijk met het hoofdabonnement.
De voordeeluren:
Wanneer een gezinslid met een Bijkaart op een NS- of
• Van maandag tot en met vrijdag vanaf 09.00 uur;
OV-Jaarabonnement tijdens het abonnementsjaar een
• Tijdens het weekend de hele dag;
Studenten OV-chipkaart krijgt, geeft NS geen restitutie.
• In de maanden juli en augustus de hele dag;
Het is belangrijk dat de medewerker hier bij aanschaf
• Op feestdagen de hele dag;
van extra kaarten rekening mee houdt.
• Van 25 december t/m 1 januari de hele dag.
De OV-chipkaart Het Jaartrajectabonnement met aanvullend stads- en streekvervoer
Alle jaarabonnementen worden geleverd op een
Een Jaartrajectabonnement kan voordelig worden
zijn voorzien van een pasfoto. Deze pasfoto wordt
aangevuld met één, twee of drie zones stads- en
vastgelegd in onze systemen en heeft een geldigheid
streekvervoer. Het aantal zones waarin gereisd mag
van 6,5 jaar. Zolang een pasfoto geldig is, wordt hij
worden, is in de plaats van vertrek hetzelfde als in de
gebruikt bij verlenging van het abonnement of bij
plaats van aankomst. Wanneer er meer dan drie zones
levering van een duplicaat. Op de OV-chipkaart kan
nodig zijn, kunt u de medewerker adviseren om
saldo worden geladen om te reizen in het stads- en
vooraf informatie in te winnen bij OV Reisinformatie:
streekvervoer Meer hierover vindt u op
0900 - 9292 (€ 0,70 p.m.). OV Reisinformatie helpt bij
www.ov-chipkaart.nl.
OV-chipkaart met het formaat van een bankpas en
de keuze van de juiste combinatie, bijvoorbeeld met een Sterabonnement. Ook voor andere vragen over zones kunt u bij OV Reisinformatie terecht.
Extra voordelen voor jaarabonnementhouders Medewerkers die met een jaarabonnement reizen,
Het NS-Jaarabonnement en het OV-Jaarabonnement Een NS- en een OV-Jaarabonnement geeft de medewerker recht op onbeperkt reizen met alle binnenlandse treinen, voor zover vermeld in het overzicht ‘Acceptatie NS vervoerbewijzen’ op ns.nl/voorwaarden en waarbij is aangegeven dat jaarabonnementen daar geldig zijn. Dit is inclusief ICE International. Het
profiteren van een aantal leuke extra’s, zoals: • Samenreiskorting: 40% korting op het normale tarief voor maximaal drie medereizigers in de voordeeluren. • Met korting door Europa met RailPlus, zie www.hispeed.nl/railplus voor meer informatie. • Tijdens de voordeeluren 40% korting op een overgangsbewijs naar de 1e klas, als de
5
abonnementhouder een jaarabonnement heeft voor de 2e klas. • Extra lage tarieven bij alle Q-Park P+R terreinen (op vertoon van een geldig vervoerbewijs). • Vier keer per jaar spoor: magazine met informatie en exclusieve aanbiedingen. • Korting op een Greenwheels-abonnement, zie www.greenwheels.nl voor meer informatie. • Korting op autohuur bij Hertz, zie www.hertz.nl voor meer informatie. • Belastingvoordeel: als het abonnement wordt gebruikt voor woon-werkverkeer, heeft de
Wat verstaan wij onder een ‘gezin’? Tot een gezin behoren volgens NS één of maximaal twee personen van ten minste 19 jaar of ouder, gehuwd dan wel geregistreerd partner en samenwonend op één adres dan wel volgens notarieel contract samen levend op één adres. Daarnaast behoren tot het gezin alle eigen kinderen, stief- en/of pleegkinderen, met wie bovengenoemde personen ten minste één jaar samenwonen en die jonger dan 19 jaar zijn.
abonnementhouder mogelijk recht op een hogere reiskostenaftrek. Voor meer informatie belt u gratis met de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.
Bestellen, leveren en factureren Op deze pagina leest u hoe u nieuwe jaarabonnementen bestelt en bestaande abonnementen verlengt. Jaarabonnementen bestellen
zich laat wachten. De einddatum van een
Aanvragen worden vanuit uw organisatie ingediend
abonnement is gelijk aan de einddatum van de
via NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijkonline). Een gebruikersnaam en wachtwoord hiervoor
overeenkomst. • De prijs van een tussentijds aangevraagd jaar
ontvangt u voor aanvang van de overeenkomst van
abonnement wordt bepaald op basis van dag- of
ons. U kunt ervoor kiezen de abonnementen voor
maandberekening. Hierover zijn afspraken
medewerkers aan te vragen, of de medewerkers zelf hun abonnement online aan te laten vragen. In het laatste geval kunt u er nog voor kiezen om een aanvraag goed te keuren voordat hij door ons wordt verwerkt. Afspraken hierover worden vooraf vast
vastgelegd in de overeenkomst • Tussentijds aangevraagde abonnementen worden uiterlijk twee dagen voor de ingangsdatum geleverd. • Een jaarabonnement via de werkgever dient ten
gelegd in de overeenkomst tussen uw werkgever en
minste drie maanden geldig te zijn of (bij het
NS Zakelijk. In de handleiding NS Zakelijk Online,
aflopen van de contractperiode) minimaal een
die u na het inloggen via www.ns.nl/zakelijkonline
maand met aansluitende verlenging voor een
kunt vinden onder de kop Brochures en formulieren, staat het aanvraagproces stapsgewijs beschreven.
nieuw abonnementsjaar. Bestelde vervoerbewijzen worden aan u als contactpersoon, of direct aan de abonnementhouder geleverd.
Tussentijds nieuwe jaarabonnementen aanvragen
Verlengen van jaarabonnementen
Een overeenkomst met NS Zakelijk heeft een geldig
Om ervoor te zorgen dat medewerkers na het aflopen
heidsduur van één of twee jaar. Gedurende de looptijd
van hun abonnement over een nieuw abonnement
van deze overeenkomst kunnen jaarabonnementen
kunnen beschikken, sturen wij een verlengmail naar
voor nieuwe medewerkers worden aangevraagd.
degene die de aanvragen indient. Dat bent u, of dat
Daarbij gelden de volgende regels:
zijn de abonnementhouders zelf. Aan de hand van
• De ingangsdatum voor deze jaarabonnementen
de verlengmail kunnen de abonnementen voor de
bepaalt u zelf. De aanvraagtermijn is 14 dagen en
nieuwe overeenkomstperiode eenvoudig online
kan opschuiven wanneer een geldige pasfoto op
worden aangevraagd. Wanneer deze verlengmail
6
wordt verstuurd, tot wanneer de aanvragen
kosten die niet vergoed worden als aftrekpost voor de
ingediend kunnen worden en wanneer de nieuwe
inkomstenbelasting opgeven. Op www.ns.nl/zakelijk
abonnementen worden afgeleverd, is afgesproken
vindt u meer over fiscale aspecten met betrekking tot
met uw accountmanager.
personenvervoer.
Facturering wat de prijs van het abonnement bedraagt. Deze
Wanneer moet uw bestelling bij ons binnen zijn?
gegevens kunt u gebruiken voor uw eigen admini
Als jaarabonnementen worden besteld voor een nieuwe
stratie of doorgeven aan de salaris- en/of crediteuren
overeenkomst of een verlenging, dienen de aanvragen
administratie. Wij sturen een factuur met een
vijf weken voor de afgesproken datum van levering
specificatie van de geleverde jaarabonnementen naar
bij NS Zakelijk te zijn. U bespreekt de datum van aan-
het afgesproken adres binnen uw bedrijf of instelling.
vraag en de leveringsdatum met uw accountmanager.
Nadat een aanvraag online is ingediend, kunt u zien
Voor een tijdige levering is het belangrijk dat een Fiscale aspecten
geldige pasfoto ruim voor de gewenste ingangsdatum
Bedrijven kunnen de meeste reiskosten voor de trein
van het abonnement bij ons is ingediend.
belastingvrij vergoeden. Medewerkers kunnen de
Jaarabonnementen beëindigen of van abonnement veranderen Omdat er veel kan gebeuren in een jaar, is het onder bepaalde omstandigheden mogelijk om een jaarabonnement voortijdig te beëindigen. Om de volgende redenen kan een jaarabonnement beëindigd worden:
jaarabonnement samen met een volledig ingevuld
• Verhuizing van de medewerker naar een andere
datum binnen is bij op NS Zakelijk.
opzeggingsformulier binnen vijf werkdagen na deze
gemeente; • Verhuizing van de organisatie naar een andere gemeente;
Overstappen naar een andere abonnementsoort
• Wijziging van de werkkring;
Het veranderen van een abonnement binnen de con-
• Wijziging van het werkpatroon bijvoorbeeld van
tractperiode (zonder geldige restitutiereden) is alleen
dagdienst naar ploegendienst;
mogelijk als er naar een duurdere abonnementsoort
• Ziekte (minstens twee aaneengesloten maanden);
wordt overgestapt. Bijvoorbeeld wanneer een mede-
• Zwangerschapsverlof;
werker een NS-Jaarabonnement voor een OV-Jaar
• Overlijden.
abonnement verruilt of een 2e klas jaarabonnement
Het bovenstaande geldt uitsluitend voor abonnemen-
omwisselt voor een abonnement voor de 1e klas. In
ten die minimaal drie maanden zijn gebruikt, behalve
zo’n geval vraagt u of de betreffende medewerker een
in geval van ziekte of overlijden. Voor gezinsleden
nieuw jaarabonnement aan. Dit abonnement wordt
met een Bijkaart is beëindiging alleen mogelijk in
uiterlijk twee dagen voor ingangsdatum geleverd. Het
geval van overlijden en bij beëindiging van het hoofd-
oorspronkelijke abonnement dient met een opzeg-
abonnement. Zie voor meer informatie de voorwaarden
gingsformulier binnen vijf werkdagen na het ingaan
jaarabonnementen in op NS Zakelijk Online
van het nieuwe abonnement aan NS Zakelijk retour
(www.ns.nl/zakelijkonline) of op www.ns.nl/zakelijk.
gestuurd te worden. Voor het nieuwe jaarabonnement
Wanneer een jaarabonnement voortijdig wordt
ontvangt u een factuur, voor het opgezegde abonne-
beëindigd, wordt een deel van het aankoopbedrag
ment ontvangt u een creditfactuur. Opzeggings
gerestitueerd. Deze verrekening vindt plaats vanaf de
formulieren kunt u downloaden op NS Zakelijk Online
gewenste einddatum, op voorwaarde dat het
(www.ns.nl/zakelijk) bij Brochures en formulieren.
7
Reden restitutie
Bewijsstuk meesturen
Verhuizing
Nee
Beëindiging
Nee
Inlevertermijn
3 mnd. termijn van
jaarabonnement
toepassing*
Binnen 5 werkdagen na
Ja
beëindigingdatum arbeidsovereenkomst Verplaatsing werkkring
Nee
Ja
In overleg met
Nee
contactpersoon en NS Nee
Bijkaart Aanschaf duurdere kaart
Binnen 5 werkdagen na beëindigingdatum
Abonnementhouder Overlijden houder
Ja
beëindigingdatum Nee
naar andere gemeente Overlijden
Binnen 5 werkdagen na
In overleg met
Nee
contactpersoon en NS Nee
Binnen 5 werkdagen na
Nee
beëindigingdatum Langdurige ziekte
Ja
(min. 2 mnd.) Zwangerschapsverlof
Binnen 10 weken na
Nee
aanvang ziekte Ja
Binnen 5 werkdagen na
Ja
beëindigingdatum Trajectaanpassing
Nee
Binnen 5 werkdagen na
Nee
beëindigingdatum * Bij ‘Ja’ verlenen wij geen restitutie over de eerste 3 maanden.
Vergeten, zoekgeraakte of beschadigde abonnementen Het kan iedere abonnementhouder overkomen: het jaarabonnement een keer vergeten, kwijt zijn of verliezen. Hieronder leest u wat in dergelijke gevallen de gang van zaken is. Jaarabonnement vergeten?
Een duplicaat nodig?
Abonnementhouders die ontdekken dat ze het
Wanneer een jaarabonnementhouder de kaart kwijt is
jaarabonnement niet bij zich hebben, kopen gewoon
– door verlies of diefstal – of wanneer de kaart
een kaartje. Vervolgens kunnen zij met het formulier
beschadigd is geraakt, dient u een volledig ingevuld
'Geld terug bij vergeten abonnement' maximaal drie
duplicaatformulier op te sturen naar NS Zakelijk.
keer per abonnementsjaar de kosten van het voor
U stuurt dit formulier (samen met een schriftelijke
die dag geldige vervangende NS-vervoerbewijs
verklaring omtrent verlies of diefstal, of samen met
terugvragen. Zo’n formulier is verkrijgbaar bij de
de beschadigde kaart) naar:
NS-servicebalie, via NS Klantenservice,
NS Zakelijk
tel. 0900 – 202 11 63 (€ 0,10 p.m.) en op www.ns.nl
Postbus 2572
onder het kopje ‘Service’ bij Folders en formulieren.
3500 GN Utrecht
Ontdekt een abonnementhouder pas tijdens de reis
Heeft u nog vragen?
dat hij zijn jaarabonnement niet bij zich heeft, dan
U kunt bellen met Klantenservice NS Zakelijk via
betaalt hij bij controle de wettelijke boete van € 35,-
030 - 300 1111 (op werkdagen tussen 8:30 en
plus de ritprijs. In veel gevallen kan de boete achteraf
17:00 uur). U kunt ook mailen via
[email protected].
worden kwijtgescholden via NS Klantenservice, tel. 0900 – 202 11 63 (€ 0,10 p.m.).
DXE18-306/04.11
Geldig vanaf 1 April 2011
