Handleiding inschrijven op onderhandse aanbestedingen
Versie mei 2014
1. Accepteren van een uitnodiging 1.1 De uitnodiging beantwoorden U kunt als ondernemer uitgenodigd worden voor een onderhandse aanbesteding. U krijgt van Aanbestedingskalender.nl dan een e-mail met instructies. Dat kan zijn: A. Een uitnodiging voor niet-geregistreerde gebruikers of: B. Een uitnodiging voor geregistreerde gebruikers De aanbestedende dienst kan bij het uitnodigen kiezen uit beide opties. Als uw gebruikersnaam bijvoorbeeld niet bekend is bij de aanbestedende dienst, zal deze eerder kiezen voor een algemeen emailadres zoals info@... U kunt bij de aanbestedende dienst natuurlijk aangeven op welk e-mailadres u uitgenodigd wilt worden. Via de ABK Helpdesk kunt u er ook voor zorgen dat aanbestedende diensten slechts één e-mailadres kunnen selecteren.
1.1.1 Uitnodiging voor niet-geregistreerde gebruikers De uitnodiging voor niet-geregistreerde gebruikers ziet er als volgt uit:
U ziet het e-mailadres waarop u bent uitgenodigd, de aanbestedende dienst, de contactpersoon, de titel en twee links. U kunt dan ook op twee manieren op deze e-mail reageren. 1. U bent nieuw op Aanbestedingskalender.nl en moet nog een account aanmaken 2. U heeft al een account en u wilt de uitnodiging op dit account of op dat van collega’s accepteren 2
1. Nieuw account aanmaken Klik op de link die leidt naar de registratiepagina. Het systeem controleert of uw e-mailadres al bekend is bij Aanbestedingskalender.nl. Als dit het geval is, kunt u naar stap 2. Bij het invullen van de registratievelden is het belangrijk uw KvK-nummer in te vullen. Dit is verplicht om uitnodigingen te kunnen accepteren.
Na registratie ontvangt u een e-mail ter bevestiging en kunt u op de tweede link in de e-mail klikken om de uitnodiging te accepteren. 2. Met een andere gebruiker de uitnodiging van Aanbestedingskalender.nl accepteren Het is mogelijk de uitnodiging met een ander e-mailadres te accepteren. Hierbij is het wel belangrijk een account te kiezen waarop meerdere gebruikers van uw organisatie werken. Anders kan het zijn dat een collega uitnodigingen voor andere aanbestedingen al op een ander account accepteert. Dat is zowel voor ons systeem als voor u verwarrend. Neem contact op met de ABK Helpdesk als we dit voor u moeten controleren of vraagt u het binnen uw organisatie na. We kunnen de verschillende accounts bijvoorbeeld samenvoegen of koppelen.
1.1.2 Uitnodiging voor geregistreerde gebruikers De uitnodiging voor geregistreerde gebruikers ziet er als volgt uit:
3
Uw gebruikersnaam wordt in de aanhef gebruikt en onder ‘E-mail’ vindt u het e-mailadres waarop u wordt uitgenodigd. Naast de standaard informatie over de aanbesteding ontvangt u een link waarmee u kunt inloggen en de uitnodiging kunt accepteren of weigeren. Let op: u dient de uitnodiging te accepteren met het account waarop u bent uitgenodigd. Dus als u met info@.... bent uitgenodigd, dient u ook met info@... in te loggen. Na het inloggen kunt u de uitnodiging doorsturen naar collega’s als u de aanbesteding niet met uw eigen account wilt accepteren.
1.2 De uitnodiging accepteren Als u op de link klikt om in te loggen, gaat u naar de (oranje) ‘Inschrijven’ omgeving. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u deze opvragen met de knop ‘Wachtwoord vergeten’. Na het invullen van uw emailadres en wachtwoord kunt u inloggen.
Na het inloggen krijgt u de uitnodiging direct te zien. Deze bestaat uit de status, titel, omschrijving, gegevens van de aanbestedende dienst en eventuele bijlagen. Als u de contactpersoon wilt wijzigen, klikt u op de oranje knop ‘Wijzigen’. Hiermee kunt u de uitnodiging doorsturen naar collega’s. Daarna kunt u de uitnodiging zelf overigens niet meer accepteren.
U kunt de bijlagen downloaden vóór u de uitnodiging accepteert. Op die manier kunt u bekijken of de aanbesteding voor u geschikt is. Na dit onderzoek kunt u de uitnodiging accepteren of weigeren. In beide gevallen ontvangt de aanbestedende dienst hiervan bericht. 4
Om de uitnodiging te accepteren, dient u uw KvK-gegevens te hebben ingevuld. Als deze niet correct zijn, krijgt u hiervan bericht na het klikken op ‘Accepteren’. U kunt de gegevens dan aanvullen in ‘Mijn Organisatie’. Daarna wordt u weer teruggeleid naar het uitnodigingsscherm.
Nadat u heeft geaccepteerd, vindt u het project in uw eigen omgeving terug. Op een later moment kunt u de inschrijving daar verder behandelen.
5
2. Indienen van uw inschrijving 2.1 Introductie in de ‘Inschrijven’ omgeving Nadat u het project heeft geaccepteerd in uw omgeving, vindt u deze terug door opnieuw in te loggen op http://inschrijven.aanbestedingskalender.nl/ . U kunt ook naar http://aanbestedingskalender.nl/ gaan en dan op het oranje tabblad klikken. Als u op de homepage heeft ingelogd, gaat u direct naar het overzicht van uw projecten.
Na het inloggen ziet u het overzicht van uw projecten die nog niet zijn gepubliceerd of waarvan u de uitnodiging niet heeft geaccepteerd. In het eerste geval ziet u bij het project ‘Ingeschreven op..’ staan. Als ze nog niet zijn geaccepteerd, ziet u staan ‘Uitgenodigd op…’.
Een project dat u eerder heeft gepubliceerd, vindt u onder het tabblad ‘Gepubliceerd’. Eventueel vindt u alle projecten ook in uw ‘Archief’. Afhankelijk van of u de beheerder van uw organisatie bent, verschijnt ook het tabblad ‘Mijn Organisatie’. Meer daarover leest u in hoofdstuk 4.
6
2.2 De inschrijving publiceren Om u op een project in te schrijven, dient u de spelregels van de aanbestedende dienst te volgen. Deze kan u al op de hoogte hebben gebracht via bijlages of een speciale uitnodigingsbrief. In het project op Aanbestedingskalender.nl kunt u de gevraagde documenten aanleveren, eigen documenten verzenden, uw inschrijfprijs bepalen en uw eventuele EMVI-score simuleren. U start met het openen van het project door op de titel te klikken.
Na het klikken op ‘Volgende’ kunt u collega’s eventueel een rol in het project geven. U kunt ze eerst zoeken om ze vervolgens een geschikte rol te geven. Als u deze rol wilt aanpassen, kunt u dat doen in ‘Mijn Organisatie’.
7
2.2.1 Inschrijfdocumenten toevoegen Binnen de stap ‘Aanbestedingsprocedure’ wordt u langs zogenaamde ‘kluizen’ geleid (indien de aanbestedende dienst daarvoor heeft gekozen). De aanbestedende dienst heeft hier per documenttype bepaald welk document u dient aan te leveren. Links staan de sjablonen die de aanbestedende dienst daarvoor beschikbaar stelt. U dient op alle aangegeven plekken een document aan te leveren (onafhankelijk van het bestandsformaat) om de inschrijving af te ronden. Dit geldt overigens niet voor documenten die in kluis 3 worden gevraagd. Deze worden pas gevraagd na de voorlopige gunning, maar deze kunt u wel alvast plaatsen. De documenten in kluis 2 (het inschrijvingsbiljet) kunnen ook onder de stap ‘Inschrijfprijs’ worden toegevoegd.
U kunt documenten toevoegen door op ‘Toevoegen’ te klikken. Er verschijnt dan een pop-up scherm waarin u de documenten kunt uploaden. Als u documenten beschikbaar heeft gesteld vanuit ‘Mijn Organisatie’, kunnen deze ook in dit scherm voor u beschikbaar staan. Deze dient u dan te selecteren, waarna u op de knop ‘Selecteren’ klikt.
Via de knop ‘Bestand selecteren’ kunt u bestanden op uw computer selecteren. U kunt hier ook documenten markeren als ‘standaard voor deze kluis’, een verloopdatum van het document bepalen en 8
instellen wanneer u op de hoogte wordt gesteld over het verlopen van de geldigheidsdatum. Na het klikken op ‘Uploaden en opslaan’ wordt het document aan de kluis toegevoegd.
U kunt documenten verwijderen en andere documenten toevoegen. Nadat u alle gevraagde documenten in de juiste kluizen heeft toegevoegd, verschijnt een groen vinkje links van het kopje ‘Gevraagde documenten’. Als één van de kluizen nog leeg is, blijft hier een uitroepteken staan. U kunt (behalve bij kluis 3) de inschrijving dan niet afronden. Documenten uit kluis 3 hoeven nog niet vóór het publiceren van de inschrijving te worden toegevoegd.
9
2.2.2 Aanvullende documenten toevoegen U kunt de inschrijvingsdocumenten ook aanvullen met eigen documenten. Dit kunt u doen onder de stap ‘Aanvullende documenten’.
2.2.3 De inschrijfprijs invoeren Als de aanbestedende dienst een inschrijfprijs vraagt, kunt u deze in dit scherm vermelden. Indien gevraagd, wordt de inschrijfprijs ook aangevuld met een inschrijfbiljet.
Er moet in dit scherm altijd iets worden ingevuld. De bedragen op het inschrijfbiljet zijn leidend, maar moeten uiteraard gelijk zijn aan de opgegeven inschrijfprijs. Als hiervan wordt afgeweken, moet dit met de aanbestedende dienst zijn overeengekomen.
10
2.2.4 Simuleren van fictieve inschrijfprijs met de EMVI-analyse Als de inschrijfprijs is ingevuld, wordt deze automatisch overgenomen in het scherm ‘EMVI’, waar op basis van de opgestelde criteria en scoringswaarden de fictieve inschrijfprijs kan worden bepaald. U kunt daarvoor bij de verschillende criteria invullen wat u verwacht te scoren. De fictieve inschrijfprijs geeft u vervolgens een beter beeld van het effect van uw aanbieding.
2.2.5 Publiceren van de inschrijving Onder de stap ‘Publiceren’ kunt u uw inschrijving afronden. U krijgt een overzicht van de toegevoegde documenten en kunt hier instellen naar welke adressen een zogenaamd ‘afschrift inschrijving’ wordt verzonden. U heeft hierbij de keuze uit een e-mailadres of een gebruiker binnen uw organisatie. Als u klikt op ‘Inschrijving verwijderen’ wordt het gehele project uit uw ‘Inschrijven’ omgeving verwijderd. U dient de uitnodiging dan opnieuw te accepteren als u alsnog wilt inschrijven.
Nadat u klikt op ‘Publiceren’ wordt u gevraagd de gegevens te controleren en vervolgens wordt het afschrift verzonden. U kunt uw inschrijving nog intrekken en de toegevoegde documenten downloaden uit de kluizen. Bij het terugtrekken van de inschrijving worden de velden uit de inschrijving weer actief en kunt u bijvoorbeeld de inschrijfprijs wijzigen. Na publicatie zijn de velden uit het project niet meer te wijzigen. 11
U krijgt het inschrijvingsbiljet per e-mail toegestuurd. Deze ziet er als volgt uit:
12
2.2.6 Vragen stellen aan de aanbestedende dienst Tijdens de inschrijfperiode kunt u de aanbestedende dienst vragen stellen over de procedures of aan te leveren documenten. Binnen het systeem kan dit onder ‘Inlichtingen’. U vindt hier ook de eventueel verstuurde nota van inlichtingen die periodiek door de aanbestedende dienst kan worden verstrekt (hiervan krijgt u ook bericht per e-mail).
Onder het tabblad ‘Berichten’ kunt u de aanbestedende dienst vragen stellen.
Door op ‘Bericht toevoegen’ te klikken, komt u in een nieuw scherm waar u uw vragen kunt stellen en eventuele bijlagen kunt toevoegen om uw vragen te verduidelijken.
Na het opslaan wordt het bericht verzonden naar de aanbestedende dienst, die daarvan binnen zijn omgeving én per e-mail op de hoogte wordt gesteld. Voor uw eigen overzicht kunt u de verstuurde berichten exporteren naar Excel via de optie ‘Exporteren’. U kunt uw vragen uiteraard ook per e-mail aan de aanbestedende dienst stellen, maar we adviseren u dit binnen het systeem te doen.
13
2.2.7 Ontvangen ‘nota van inlichtingen’ of ‘rectificatie’ Als u een uitnodiging heeft geaccepteerd en deze verder wilt invullen, wordt u op de hoogte gehouden van alle wijzigingen op de aanbesteding via e-mailnotificaties. Dat kan een ‘rectificatie’ of een ‘nota van inlichtingen’ zijn. Een rectificatie e-mail ziet er als volgt uit:
In deze e-mail vindt u de titel, datum, toelichting op de rectificatie en de plek in het project waar deze heeft plaatsgevonden. Een rectificatie kan betrekking hebben op de procedure, de gevraagde inschrijfdocumenten of een wijziging of extra aanvulling op de toegevoegde bijlages. Voor het beantwoorden van vragen over de aanbesteding kan een ‘nota van inlichtingen’ worden verstuurd. Deze e-mailnotificatie ziet er als volgt uit:
14
Via de links in de e-mail wordt u naar de ‘Inschrijven’ omgeving geleid, waar u de nota onder ‘Nota van Inlichtingen’ kunt inzien voor het aangegeven project.
15
3. Afronden van de procedure 3.1 Afwachten verloop gunning Na het verlopen van de inschrijfdatum beoordeelt de aanbestedende dienst de ingediende inschrijvingen. Deze kan eerst de documenten uit kluis 1 beoordelen. De aanbestedende dienst opent vervolgens kluis 2 (de inschrijfprijzen). Daarvan krijgt u het volgende bericht:
De aanbestedende dienst kan nu op basis van bijvoorbeeld de EMVI-scores en de inschrijfprijs het voornemen tot gunnen publiceren. De aanbestedende dienst kan ook eerst de inschrijfprijzen publiceren. Hierbij worden naast de organisatie ook de prijzen in een e-mail weergegeven. Dit bericht ziet er zo uit:
16
Het voornemen tot gunnen wordt ook per e-mail verzonden en ziet er als volgt uit:
In deze e-mail wordt het bedrijf genoemd met de prijs en het resultaat. In bovenstaande e-mail wordt bijvoorbeeld duidelijk ‘Gunning’ bij de ondernemer vermeld.
3.2 Aanleveren extra documenten kluis 3 De aanbestedende dienst kan vragen om extra documenten in de derde kluis. Deze verzoeken ontvangt u per e-mail. Onder de stap ‘Contractering’ vindt u vervolgens het extra gevraagde document met de daarbij behorende toelichting en eventuele sjablonen.
U kunt de documenten toevoegen zoals u dat eerder in het project heeft gedaan. Na het afronden van deze stap worden het starten van de opdracht en eventuele contractuele vervolgstappen buiten het systeem vervolgd. U kunt het project daarmee afsluiten.
17
4. Instellingen wijzigen 4.1 Introductie op type gebruikers Er zijn verschillende manieren om de ‘Inschrijving’ omgeving te gebruiken. In de basis zijn er in Aanbestedingskalender.nl twee type gebruikers: beheerders en gebruikers. Beheerders zien na het inloggen het tabblad ‘Mijn organisatie’. Gebruikers hebben deze niet (tenzij hun rollen zijn aangepast), zie hoofdstuk 4.3.
Een beheerder heeft in principe toegang tot alle geaccepteerde en gepubliceerde projecten binnen de organisatie en is de enige die het rollenbeheer kan wijzigen. Beheerders zijn standaard toegevoegd aan de functiegroep ‘Beheerders’, waardoor zij alle menu-items tot hun beschikking hebben. Gebruikers zijn standaard toegevoegd aan de functiegroep ‘Gebruikers’. Deze functiegroep kan zelfstandig publiceren, maar heeft geen toegang tot ‘Mijn organisatie’ en ziet ook de inschrijvingen van andere gebruikers binnen de organisatie niet. Als u deze instellingen wilt wijzigen, zullen eigen functiegroepen, organisatierollen en projectrollen moeten worden aangemaakt en toegewezen. Zie daarvoor hoofdstuk 4.3.
18
4.2 Menu-items van ‘Mijn organisatie’
‘Mijn organisatie’ bestaat voor beheerders uit de volgende onderdelen (als bepaalde menu-items voor u niet zichtbaar zijn, moet uw rol worden aangepast): Organisatiegegevens Hier kunnen organisatiegegevens en factuurgegevens worden beheerd en geactualiseerd. Bij het aanmaken van een project worden deze waarden standaard overgenomen. Belangrijk hierbij is het KvK-nummer. Dit heeft u nodig om een uitnodiging te accepteren. Machtigingen U kunt een andere organisatie machtigen om toegang te krijgen tot projecten en deze voor u te publiceren. Dit kan door een organisatie toe te kennen, toegang te verlenen en vervolgens aan een functiegroep te koppelen. Organisatiedocumenten Hier kunnen standaard inschrijfdocumenten worden beheerd en toegevoegd. Gebruikers Hier zijn alle gebruikers zichtbaar die aan de organisatie zijn gekoppeld. Het is zichtbaar welke licenties men gebruikt en u kunt gebruikers toevoegen. Logging Hier krijgt u inzicht in wat er per gebruiker heeft plaatsgevonden in uw organisatie. Rollen Hier heeft u de mogelijkheid organisatierollen en projectrollen in te zien, te bewerken en aan te maken. Functiegroepen Hier worden functiegroepen beheerd en is zichtbaar welke organisatierollen en projectrollen aan de groep zijn toegekend. Licenties Dit onderdeel geeft inzicht in de gebruikte licenties binnen uw organisatie. Hier heeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid gebruikers geen of juist wel toegang te geven tot de ‘Inschrijven’ of publieke omgeving van ABK. 19
4.3 Gebruikersrollen toekennen of wijzigen U kunt gebruikers meer of minder rollen en rechten geven. U start hiervoor bij het tabblad ‘Functiegroepen’. Standaard zijn hier de beheerder en gebruiker gedefinieerd. Deze kunt u niet wijzigen.
Als u op de items klikt, worden de organisatierollen en projectrollen zichtbaar die bij de functiegroep horen.
U kunt de rollen inzien onder het tabblad ‘Rollen’. De organisatierol betreft alle functies buiten de projecten om, de projectrollen werken alleen ín de projecten.
20
Organisatierollen: Deze bestaan uit algemene rollen (algemeen gedrag) en de menu-items die zichtbaar zijn onder ‘Mijn organisatie’. In de default rollen kunnen geen wijzigingen worden aangebracht.
Projectrollen: Deze bestaan uit een algemene rol om bijvoorbeeld te kunnen publiceren en uit items in het project die op ‘wijzigen, lezen of geen’ kunnen worden gezet. Hiermee kan bijvoorbeeld een rol voor een juridische collega worden ingeregeld. In de standaard rollen kan niets worden gewijzigd.
Als u een nieuwe functiegroep wilt opstellen, werkt dat als volgt: 1. Een organisatierol toevoegen en instellen 2. Projectrollen toevoegen en instellen (meerdere mogelijk) 3. Een functiegroep toevoegen en koppelen aan één organisatierol en meerdere projectrollen (standaard wordt ‘Auteur’ overal toegevoegd) 4. Een gebruiker koppelen aan de functiegroep
21
Bij het tabblad ‘Gebruikers’ kunt u doorklikken op de gebruikers. Een beheerder wordt standaard toegevoegd aan de functiegroep ‘Beheerder’ en deze kan niet worden gewijzigd. Als het vinkje bij ‘Beheerder’ wordt uitgezet, kan een andere functiegroep worden toegewezen.
Na het opslaan en toekennen van de functiegroep is het belangrijk dat u uitlogt en weer opnieuw inlogt om de instellingen actief te maken (bij de eigen gebruiker).
22
5. Meer informatie Neem gerust contact op met Aanbestedingskalender.nl via
[email protected] of +31 318 699 802 als u vragen heeft. We kunnen u begeleiden met de eerste inschrijving en kunnen bijvoorbeeld met u meekijken via Teamviewer. Succes met inschrijven! Team Aanbestedingskalender.nl
23
