Handleiding online inschrijven Kinderopvang Met i-school
Inhoud 1. Reserveren 1.1 Schooldagen en schoolvrije dagen 1.2 Vakanties 2. Aanmelden 3. Homepagina 4. Kalender 5. Inschrijven 5.1 Via de kalender (één per één) 5.2 Periode met vaste dagen 5.3 Willekeurige reservatie maken 6. Uitschrijven 6.1 Via kalender (één per één) 6.2 Uitschrijven voor een periode 7. Rekeningen 8. Mijn Gegevens 9. Paswoord wijzigen. 10. Overzicht ingeschreven dagen opvragen.
1. Reserveren 1.1.Schooldagen en schoolvrije dagen Reserveren kan vanaf de eerste maandag van de maand die 2 maanden voor inschrijvingsdatum valt. Vb. Ik wil mijn kind voor de maand januari inschrijven dan kan ik vanaf de eerste maandag van de maand november inschrijven. Schematisch overzicht: Reserveren Wanneer ten laatste?
Annuleren Wanneer ten laatste?
Schooldagen Wekelijks op donderdag voor 17.30 uur Schooldagen Wekelijks op donderdag voor 17.30 uur
Schoolvrije dagen Wekelijks op donderdag voor 17.30 uur Schoolvrije dagen Wekelijks op donderdag voor 17.30 uur
1.2.Vakanties Reserveren kan vanaf de eerste maandag van de maand die 2 maanden voor inschrijvingsdatum valt. Vb. Ik wil mijn kind voor de maand juli inschrijven dan kan ik vanaf de eerste maandag van de maand mei inschrijven. Schematisch overzicht:
Reserveren Wanneer ten laatste?
Annuleren Wanneer ten laatste?
Korte vakanties (Herfst-, krokus- en paasvakantie) Tot 2 weken voor aanvang van de vakantie Korte vakanties (Herfst-, krokus- en paasvakantie) Tot 2 weken voor aanvang van de vakantie
Juli
Augustus
Tot 2 weken voor 1 juli
Tot 2 weken voor 1 augustus
Juli
Augustus
Tot 2 weken voor 1 juli
Tot 2 weken voor 1 augustus
2. Aanmelden
Surf naar www.i-school.be/login om je aan te melden. Vul je gebruikersnaam en paswoord in. Deze kan je terugvinden in een e-mail die je van de Buitenschoolse Kinderopvang hebt ontvangen.
3. Homepagina Als je login juist is, kom je op de homepagina van i-School terecht:
In de menu aan de zijkant vind je volgende rubrieken:
Home Kalender Inschrijven Uitschrijven Rekeningen Mijn gegevens Paswoord wijzigen Afmelden
Al deze rubrieken gaan we afzonderlijk bespreken
4. Kalender Als je op kalender klikt, zie je bovenaan een zoekfunctie. Als je deze zoekfunctie invult, krijg je een overzicht van mogelijke reservaties en reeds voorbije opvangdagen.
A B C D
A. Bovenaan het scherm verschijnt de naam van je zoon of dochter in een keuzelijst. Heb je meerdere kinderen in de opvang, dan kan je hier ook de andere kinderen selecteren. B. Vervolgens kan je kiezen waarvoor je wil inschrijven. Kinderopvang of speelplein. Standaard wordt alles getoond. C. Hier kan je een keuze maken tussen “Toon maandkalender” of “Toon enkel uw inschrijvingen” Wil je een duidelijk, chronologisch overzicht van alle mogelijke reservaties in de vorm van een maandkalender, kies dan de optie “Toon maandkalender” (zie resultaat hieronder).
Wil je daarentegen enkel en alleen die reservaties zien waarvoor je reeds hebt ingeschreven, in de vorm van een overzichtslijst, kies dan voor “Toon enkel uw inschrijvingen”. (zie resultaat hieronder)
D
D. Je kiest de gewenste periode. Indien je voor de maandkalender opteerde, kies je de gewenste maand en het jaar. En de maandkalender wordt getoond. Wil je voor een andere maand inschrijven, kies je een andere maand. Koos je er echter voor om enkel je inschrijvingen te tonen, dan kan je nu vrij de gewenste periode kiezen aan de hand van de “van”-en “tot”-velden. Deze periode kan korter of langer zijn. (zie hierboven) E. Tenslotte zou je hier kunnen kiezen voor een bepaalde opvanglocatie. Voor het gebruik van de kinderopvangen in Halen, is er tijdens het intakegesprek afgesproken naar welke kinderopvang uw kind gaat. Je kan dus enkel de opvangmomenten van die kinderopvang zien. Wanneer je een andere locatie aanduid, krijg je een lege kalender. Om de geselecteerde zoekcriteria toe te passen en de gevraagde gegevens te tonen, klik je tenslotte op de knop zoeken.
Aan de rechterzijde van deze pagina vind je een legende met de volgende knoppen: Icoon
Uitleg Als je hierop klikt kan je inschrijven Als je hierop klikt kan je uw inschrijving aanpassen of verwijderen. Als je hierop klikt kan je inschrijven voor de reservelijst Als je dit icoontje ziet, is je kind ingeschreven in de opvang Als je dit icoontje ziet, is je kind ingeschreven op de reservelijst Dit icoontje komt er als je kind niet naar de opvang is gekomen maar geldig afwezig was . Dit icoontje komt er als je kind niet naar de opvang is gekomen en ongeldig afwezig was.
5. Inschrijven
Als je in het menu (zijkant) op het pijltje naast inschrijven klikt, komt er een submenu te voorschijn. Dit zijn de verschillende manieren hoe je je kind(eren) kunt inschrijven:
A. Via kalender (één per één): op de maandkalender kan je een reservatie maken voor een willekeurige dag. B. Periode met vaste dagen: hier kan je een globale inschrijving doen volgens een vast patroon en meerdere kinderen tegelijkertijd(bijvoorbeeld elke maandag). C. Willekeurig:ja kan willekeurige reservaties maken voor een bepaalde periode en meerdere kinderen tegelijkertijd.
5.1.
Via de kalender (één per één).
Als je klikt op “Via de kalender (één per één) zie je de volgende vakken: de zoekfunctie, links de legende en als je naar beneden scrolt de maandkalender.
Om je kind in te schrijven, klik je in de kalender op de gewenste dag op het inschrijvingsknopje
Vervolgens kom je op dit scherm. Dit scherm dient om je reservatie te bevestigen. Hier moet je nog het begin- en/of einduur in geven. Als er eventueel een opmerking is (specifiek voor deze opvangdag) dan kan je dit in het vakje opmerking vermelden.
Tenslotte druk je op de knop opslaan
links onderaan.
Het resultaat op de kalender is als volgt:
(bevestiging voor de voorschoolse opvang in Zelem) Dit icoontje laat zien dat je kind is ingeschreven. Dit icoontje bied je de mogelijkheid om je reservatie aan te passen of om weer uit te schrijven. Dit icoontje brengt je naar een nieuwe pagina (zie hieronder), waar je kan uitschrijven door op de knop uitschrijven
te klikken. Ook kan je de inschrijving aanpassen voor die dag. Je
doet de aanpassingen en daarna op de groene knop opslaan
klikken
5.2.
Periode met vaste dagen.
Wil je voor een periode inschrijven volgens een vast patroon, bv. elke dag van een volledige week, of elke maandag gedurende een hele maand, dan klik je het beste op “Periode met vaste dag”. Via deze link kan je ook meerdere kinderen tegelijkertijd inschrijven Je komt dan in het venster “Globaal inschrijven” terecht. (zie hieronder)
A B C
D E F G
A. Hier kan je aanvinken voor welk(e) kind(eren) je de inschrijving wil doen. B. Stel de gewenste periode in met behulp van de van- en tot datums. Je bepaalt nu nog enkel de uiterste datums, op welke dagen precies zal worden ingeschreven bepaal je zo dadelijk met behulp van vakje E.
C. Hier moet je aanduiden waarvoor je wilt inschrijven. Voorlopig kan je hier enkel nog opvang (inschrijvingen) kiezen maar naar de toekomst toe kan je hier ook voor speelpleinwerking kiezen. Hier is altijd de keuze “opvang (inschrijvingen)” automatisch ingevuld. D. Hier moet je aanduiden voor welk opvangmoment je wilt inschrijven bv. voorschoolse, naschoolse, woensdagnamiddag, vakantieopvang,…). E. Hier bepaal je de dagen waarop je effectief wenst in te schrijven. Dagelijks: inschrijven voor alle dagen die beschikbaar zijn op de kalender. Bv. Alle dagen van de week voorschoolse opvang.
Wekelijks: inschrijven voor geselecteerde dagen van de week (bv. enkel maandag en dinsdag)
Tweewekelijks: Om de andere week inschrijven. Kies de beginweek en de inschrijving wordt vanaf dat moment een week wel en vervolgens een week niet uitgevoerd.
Je kan nooit voor iets inschrijven dat niet gepland staat, bv. als je iedere maandag voorschoolse opvang selecteert, zal je op vakantiedagen en schoolvrije dagen niet gereserveerd staan. F. Bepaal de opvanglocatie. G. Geef het beginuur en/of einduur op. Als je alles hebt ingevuld, klik dan op de knop inschrijven
5.3.
Willekeurige reservaties maken.
Deze laatste methode kan je gebruiken om één reservatie of reservaties volgens een vast patroon te doen.
Bij zoekfilters bepaal je welke items er verder getoond zullen worden.
1. Stel de periode in waarbinnen je reservaties wenst te maken. Bv van 01/01/2016 tot 31/01/2016. Beperk eventueel het aantal items dat getoond gaat worden door aan te tijden waarvoor je wilt inschrijven (voorschoolse opvang, vakantiedagen, welke dagen dat je wilt inschrijven en welke locatie). Als je op de groene knop zoeken alle items die aan uw zoekopdracht voldoen getoond (zie figuur hieronder).
klikt worden
2. Selecteer de wenste items die in vak 2 staan waarvoor je uw reservatie wilt doen. 3. Duidt in vak 3 aan voor welk(e) kind(eren) je wilt inschrijven. Klik daarna op de blauwe knop inschrijven
om de reservaties effectief uit te voeren.
Lees steeds het resultatenrapport (zie hieronder) goed na ter controle van de voltooide reservering!
6. Uitschrijven. Indien uw kind niet naar de opvang komt kan u uw kind uitschrijven. Dit kan je doen via de kalender (één per één) of voor een bepaalde periode. We bespreken beide opties kort.
6.1
Via kalender (één per één)
Dit icoontje bied je de mogelijkheid om je reservatie aan te passen of om weer uit te schrijven. Dit icoontje brengt je naar een nieuwe pagina (zie hieronder), waar je kan uitschrijven door op de knop uitschrijven
te klikken. Ook kan je de inschrijving aanpassen voor die
dag. Je doet de aanpassingen en daarna op de groene knop opslaan
klikken
6.2
Uitschrijven voor een periode
Als je in het menu uitschrijven klikt op periode komt u in het scherm globaal uitschrijven terecht. Hier duidt je aan welk kind je waarvoor wilt uitschrijven en voor welke periode en frequentie.
Als je dan op de rode knop uitschrijven klikt staat welke dagen dat je kind is uitgeschreven.
krijg je een resultatenrapport waarin
7.
Rekeningen
Onder de menu “Rekeningen” kan je de rekeningen en bijhorende betalingen opvolgen.
Standaard worden de rekening van het afgelopen schooljaar getoond. Indien gewenst kan je verder terug gaan in de tijd, of de selectie beperken, door de van- en totdatums te wijzen. De kolom “Tot. (EUR)’ toont het totale bedrag van de rekening. De kolom daarnaast, “Openst.(EUR)”, toont het nog te betalen (openstaande) bedrag.
Uiterst rechts in de lijst vind je het “.pdf”-logo kan maken. Via het linkje vooraan in de lijn
terug waarmee je een afdruk van de rekening
kan je de rekening in detail bekijken zoals hier onder getoond.
8.
Mijn gegevens
In de rubriek “mijn gegevens” krijg je een overzicht van je persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, …) zoals die bekend zijn bij de opvang. Indien deze gegevens aangepast moeten worden, mail je of bel je de verantwoordelijke van de kinderopvang nl. Betty Vandevenne:
[email protected] of 013/46 03 74.
9.
Paswoord wijzigen
Je kan het ontvangen paswoord wijzigen naar een eenvoudiger te onthouden paswoord. Geef eerst het huidige paswoord in. Vervolgens het nieuwe, zelf gekozen paswoord. Bevestig tenslotte het nieuwe paswoord om typfouten te vermijden.
10.
Overzicht ingeschreven dagen opvragen
Om een overzicht van de ingeschreven dagen op te vragen, duid u bij kalender “toon enkel uw inschrijvingen”.
Je krijgt dan een overzicht van al uw inschrijven van de datums die u heeft aangeduid. U kan deze ook exporteren naar Excel voor af te drukken.
