Handleiding Inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
Hieronder tref je een handleiding voor het inschrijven van een bedrijfsteam. Voor wie? De persoon die de inschrijving voor de Ride for the Roses voor het bedrijf zal verzorgen. Deze persoon wordt hierna verder aangeduid als bedrijfscoördinator. Waarom? Inschrijven als een bedrijfsteam voor de Ride for the Roses kan volledig via de website. Deze handleiding is bedoeld om de bedrijfscoördinator ondersteuning te bieden gedurende het inschrijfproces. Een bedrijfsteam heeft naast recht op deelname aan de Ride nog veel meer voordelen. Hieronder treft je alle faciliteiten nog even op een rij: •
Deelname aan de Ride for the Roses cycletour van 100 km of aan een van de toertochten van 25 of 50 km met tien (of meer) personen.
•
Alle bedrijfsteam deelnemers vertrekken vóór de individuele deelnemers.
•
Een bedrijfsteam heeft een eigen startvak.
•
Voor de start een ontbijtbuffet voor de leden van het bedrijfsteam en na aankomst een lunchbuffet.
•
Logovermelding op de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina van de website www.ridefortheroses.nl met o.a. een link naar de eigen website.
•
Vermelding van het bedrijfslogo op bewegwijzering startvak.
•
Mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve afspraken van de Ride for the Roses voor het produceren van een Ride wielershirt voor het eigen bedrijf.
Zo is de Ride for the Roses niet alleen een evenement in de strijd tegen kanker, maar kun je als bedrijf ook werken aan het samenhorigheidsgevoel. Stappen bedrijfsinschrijving •
STAP 1 – ga naar de inschrijfmodule via de website.
•
STAP 2 – bedrijfsteam aanmaken en invullen gegevens.
•
STAP 3 – Invullen/personaliseren van de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina.
•
STAP 4 – Bepalen teksten van de uitnodigings-‐ en bevestigingsmails.
•
STAP 5 – Deelnemers uitnodigen of zelf toevoegen.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
2
Stap 1: bedrijfsteam aanmaken, waar doe ik dat? •
Ga naar de Ride website en vervolgens naar het inschrijfmenu (https://www.ridefortheroses.nl/mijn-‐ride/inschrijven) .
•
Je krijgt vervolgens onderstaande 3 keuzes. Je kiest voor ‘inschrijven bedrijfsteam’.
Stap 2: invullen bedrijfsgegevens •
Je komt in onderstaand scherm terecht. Hier vul je alle benodigde gegevens in. De balken waar een sterretje voor staat moeten verplicht worden ingevuld.
•
De inschrijfkosten voor een deelnemer van een bedrijfsteam zijn 150 euro per persoon. Een bedrijfsteam bestaat uit minimaal 10 deelnemers. Er is geen maximum aantal deelnemers gesteld aan een bedrijfsteam (behalve wanneer het maximum aantal deelnemers aan de Ride is bereikt).
•
Mits er voldoende plekken beschikbaar zijn (vol=vol) kun je het aantal deelnemers in jouw team verhogen. Dit doe je door een mail te sturen naar
[email protected]. Het is niet mogelijk om het deelnemers aantal te verlagen.
•
Wanneer je kiest voor betaling per factuur, zal het bedrijf deze voorafgaand aan de Ride for the Roses per post ontvangen. De betaling via iDeal dient direct te worden voldaan.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
3
Nadat je deze gegevens ingevuld hebt en een betaalwijze hebt gekozen, krijg je een bevestigingsmail van de inschrijving. Hierin staat kort beschreven welke stappen je dient te ondernemen om je bedrijfsteam volledig in te schrijven. •
Inloggen op de ‘Mijn Ride’ b edrijfspagina van je bedrijfsteam.
•
Invullen van de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina: door op de verschillende potloodjes te klikken kun je tekst, foto’s en filmpjes toevoegen, zodat deze ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina volledig gepersonaliseerd wordt. Ook kun je vanuit de 'Mijn Ride' bedrijfspagina via Facebook, Twitter of mail aandacht vragen voor jullie deelname en mogelijk kunnen mensen het team dan zelfs ondersteunen!
•
Bepalen teksten: bij de button “Mails” kan je b epalen of je gebruik maakt van de standaard u itnodigings-‐ en bevestigingsmail van de Ride, of dat je deze wilt personaliseren (met eigen tekst, logo’s, uitleg, etc.).
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
4
Stap 3: invullen ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina Als je alle gegevens hebt ingevuld (en de iDeal betaling hebt voldaan, of de factuur optie hebt aangevinkt) kom je op de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina. Door op de verschillende potloodjes te klikken kun je tekst, foto’s en filmpjes toevoegen, zodat deze ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina volledig gepersonaliseerd wordt. Waarom is dit belangrijk? Elk bedrijf heeft zijn eigen redenen om deel te nemen aan de Ride for the Roses. En elk verhaal verdient aandacht. De ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina biedt een bedrijf de mogelijkheid om zijn verhaal te delen en de mensen uit de omgeving van het bedrijf op te roepen om ook mee te strijden. Ter ondersteuning van dit verhaal, kan een bedrijf ook foto’s en een Youtube video plaatsen. •
Deel daarom de ‘Mijn Ride’ pagina met familie, vrienden, bekenden en collega’s op Facebook, Twitter en per e-‐mail.
•
Via deze pagina kan het bedrijf ook zijn eigen fonds wervende actie(s) maken, zodat jouw team een mooie bijdrage levert aan de opbrengst van de Ride for the Roses!
•
Vanzelfsprekend krijgen alle individuele bedrijfsdeelnemers ook een eigen persoonlijke pagina, waarop zij hun verhaal kunnen delen.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
5
Stap 4: bepalen uitnodigings-‐ en bevestigingsteksten Wanneer je personen uitnodigt om deel te nemen aan jouw bedrijfsteam worden deze door middel van een mail uitgenodigd. Nadat zij via de link het inschrijfformulier hebben ingevuld ontvangen zij een bevestigingsmail met inlogcodes voor hun eigen ‘Mijn Ride’ pagina. Bij de button “Mails” kan je bepalen of je gebruik maakt van de standaard uitnodigings-‐ en bevestigingsmail van de Ride, of dat je deze wilt personaliseren (met eigen tekst, logo’s, uitleg, etc.). Stappen •
Het betreft teksten voor de: o
Uitnodigingsmail (wanneer de deelnemer wordt uitgenodigd).
o
Uitnodigingsmail enkele deelnemer (wanneer u zelf het inschrijfformulier invult van de betreffende deelnemer).
o •
Bevestigingsmail (wanneer de deelnemer zijn/haar inschrijfformulier heeft ingevuld).
Indien je niets wijzigt, wordt er gebruik gemaakt van de standaard mails (de inhoud van de mails is via de button ‘Mails’ terug te vinden).
•
Wanneer je de tekst wijzigt is het van belang dat je in ieder geval via het roosje in het menu de volgende gegevens invult:
•
o
Naam (als aanhef)
o
User_name (gebruikersnaam voor het inloggen op de ‘Mijn Ride’ pagina
o
Password (wachtwoord voor het inloggen op de ‘Mijn Ride’ pagina)
De rest van de tekst kan/mag je dan zelf invullen.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
6
Stap 5a: deelnemer(s) toevoegen Je kunt als bedrijfscoördinator deelnemers uitnodigen door op de knop deelnemer(s) toevoegen te klikken. Nadat je dit hebt gedaan verschijnt onderstaand beeldscherm. Hier kunt je op 2 verschillende manieren deelnemers toevoegen. 1. Zelf invullen. De eerste mogelijkheid is dat je als bedrijfscoördinator alle NAW-‐gegevens van de betreffende deelnemer invult. Je vult dan onderstaand schema in en drukt vervolgens op toevoegen. De deelnemer krijgt dan direct een mail dat hij is toegevoegd aan jouw bedrijfsteam en hij wordt zichtbaar op de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina. De toegezonden mail die de deelnemer ontvangt bevat ook de inloggegevens voor zijn of haar ‘Mijn Ride’ pagina. 2. Deelnemer uitnodigen. Als je niet zelf alle NAW-‐gegevens van de deelnemer wilt invullen, heb je de mogelijkheid om één of meerdere deelnemers uit te nodigen. Je klikt dan op Één of meerdere deelnemer(s) uitnodigen.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
7
Stap 5b: één of meerdere deelnemer(s) uitnodigen Als je op Één of meerdere deelnemers uitnodigen klikt verschijnt onderstaand scherm. Hier heb je twee verschillende mogelijkheden om meerdere deelnemers tegelijk uit te nodigen. •
Handmatig. Je kunt er voor kiezen om handmatig het e-‐mailadres en de naam van de betreffende persoon in te vullen. Deze persoon krijgt vervolgens een e-‐mail* waarin wordt gevraagd of hij/zij zelf al zijn/haar NAW-‐gegevens wil invullen. Nadat dit is gebeurd, wordt de deelnemer definitief toegevoegd aan jouw team. Deze deelnemer wordt dan ook zichtbaar op de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina.
•
Uploaden excel bestand. Ook kun je ervoor kiezen om een CSV of Excel bestand te uploaden. Dit is in geval van veel mailadressen een aanrader. Het is belangrijk dat in de eerste kolom het e-‐mailadres komt te staan en in de volgende kolom (eventueel) de naam van de deelnemer. De deelnemer krijgt vervolgens een e-‐mail* waarin wordt gevraagd of hij/zij zelf al zijn NAW-‐gegevens wil invullen. Nadat dit is gebeurd wordt de betreffende deelnemer definitief toegevoegd aan jouw team. Deze persoon wordt dan ook zichtbaar op de ‘Mijn Ride’ bedrijfspagina.
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
8
Vragen? Mocht je naar aanleiding van bovenstaande nog vragen hebben, neem dan gerust contact op met de Ride for the Roses. Dit kunt je doen door een mail te sturen naar:
[email protected] of te bellen naar: 023 – 531 23 32. Voor meer informatie over de Ride for the Roses kunt je terecht op www.ridefortheroses.nl. Om altijd op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen van de Ride for the Roses kunt je ons volgen via facebook.com/RidefortheRoses.nl en twitter.com/RFTRnl.
Heel veel succes met inschrijven!
Handleiding inschrijven bedrijfsteam Ride for the Roses
9
