Handleiding Inschrijven en herinschrijven student

FF

Handleiding Inschrijven en herinschrijven student ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden | Postbus 9512 | 2300 RA Leiden | 071 527 6969

VISI

Handleiding Inschrijven en herinschrijven student Inschrijf

Opdrachtgever:

P. Trim

Bestandsnaam:

Handleiding Inschrijven en herinschrijven student v1.8.doc

Deelproject:

Handleiding en opleidingen

Versienummer:

V 1.8

Datum:

25-8-2010

Michael Jungen Auteurs: Remco Verveen

versie 1.7 pagina 1 van 45

Documentbeheer Versie

Status

Datum

Aangepast

Auteur(s)

0.1

Concept

22/10/2009

Eerste opzet

Michael Jungen

0.5

Concept

04/11/2009

Revisie

Remco Verveen

0.5

Concept

09/11/2009

Review

Gertie Teuwen

0.6

Concept

09/11/2009

Revisie + naamwijziging

Michael Jungen

0.7

Concept

09/11/2009

Revisie

Michael Jungen

0.8

Concept

10/11/2009

Revisie

Remco Verveen

0.9

Concept

10/11/2009

Revisie

Michael Jungen

1.0

Concept

17/11/2009

Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen

Remco Verveen

1.1

Concept

24/11/2009

Revisie

Gertie Teuwen

1.2

Concept

24/11/2009

Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen

Remco Verveen

Concept

02/12/2009

Hoofdstuk 10 Handmatig corrigeren BSA toegevoegd (uit handleiding vastleggen bindend Studieadvies) en aanpassingen

Remco Verveen

1.3

Michael Jungen

1.4

Concept

23/12/2009

Navigatiepaden aangepast en QRC’s verwijderd

1.5

Concept

19-1-2010

Wijzigingen in hoofdstuk mutaties

Gertie Teuwen

Ton van Leeuwen Gertie Teuwen 1.5b

Concept

11-03-2010

Wijziging RADM ENRL toegevoegd

Gertie Teuwen

1.6

Definitief

26-03-2010

Revisie

Gertie Teuwen

1.7

Uitbreiding

20-06-2010

Extra opmerking mbt handmatig handelingen versus batchjobs

Lennaert Wilschut

1.8

Aanpassing

25-8-2010

Geen RADM meer gebruiken bij herinschrijving, maar nieuwe aanmelding ivm Studielin

Gertie Teuwen


Inhoudsopgave 1 2 2.1 2.2

Inleiding................................................................................................................................... 4 Checklists Inschrijving ............................................................................................................... 5 Inleiding................................................................................................................................... 5 Toekennen Checklist Inschrijvingen ............................................................................................. 5 2.2.1 Algemeen......................................................................................................................... 5 2.3 Handmatig toekennen checklists inschrijven ................................................................................. 6 2.4 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten ...................................................................................... 8 2.4.1 Opzoeken Wijze 1 ............................................................................................................. 8 2.4.2 Opzoeken Wijze 2 ............................................................................................................. 9 2.4.3 Wijzigen van de checklists ................................................................................................ 10 3 Checklist Gegevens controleren (brondocumenten)...................................................................... 12 3.1 Ontvangst Brondocument identiteitsbewijs / Diploma vooropleiding ............................................... 12 4 Toekennen subplannen (combinatiestudie Rechten) ..................................................................... 16 5 Toekennen studentengroep en gebruikersvariabelen .................................................................... 17 5.1 Toekennen Studentengroep ...................................................................................................... 17 5.2 Toekennen Gebruikersvariabelen ............................................................................................... 18 6 Periode activeren individueel..................................................................................................... 20 7 Individueel lesgeld berekenen ................................................................................................... 21 8 Herinschrijven individueel ......................................................................................................... 23 8.1 Herinschrijven regulier ............................................................................................................. 23 8.2 Herinschrijven na beëindiging of intrekking (individueel) .............................................................. 24 9 BBC ....................................................................................................................................... 25 9.1 Snelboeking............................................................................................................................ 25 9.2 Toekennen inkomende communicatie BBC .................................................................................. 28 9.2.1 Wijze 1 .......................................................................................................................... 28 9.2.2 Wijze 2 .......................................................................................................................... 29 9.2.3 Toewijzen communicatie .................................................................................................. 30 10 Mutaties ................................................................................................................................. 31 10.1 Algemeen ............................................................................................................................... 31 10.2 Naamswijziging ....................................................................................................................... 31 10.3 Voltijd naar Deeltijd en vice versa ............................................................................................. 31 10.4 Wijziging Bijvak naar Student ................................................................................................... 35 10.5 Wijziging naar bijvak in een volgend studiejaar ........................................................................... 37 10.6 Student naar Extraneus of Toehoorder ....................................................................................... 38 10.7 Examen.................................................................................................................................. 39 10.8 Wijziging programma/plan na MATR .......................................................................................... 40 10.9 Wijziging examendatum propedeuse .......................................................................................... 42 11 Handmatig corrigeren BSA........................................................................................................ 44


1

Inleiding

Door het matriculeren is de student omgezet van aanmelding naar inschrijver. Van de loopbanen (bachelor, master, doctoraal, vervolg) wordt het mogelijk om de Inschrijfchecklisten toe te voegen en lesgeld te berekenen. De student kan zich gaan aanmelden voor vakken die hij wil doen (Volg). De vordering wordt in Campus Solutions automatisch bepaald via lesgeldgroepen met bijbehorende tarieven (beiden ingericht in Student Financials) die via een interface naar SAP/FICA wordt gestuurd. Als vordering en ontvangen betaling gelijk zijn, wordt er een signaal (PAYM-record) vanuit SAP/FICA naar Campus Solutions gestuurd. Het is mogelijk om handmatig de vordering in te voeren of bij te stellen. Als een student twee inschrijvingen heeft, dan gaat er maar 1 naar SAP/FICA. Daarnaast worden kenmerken (gebruikersvariabelen) aan studenten toegewezen, zodat er bij de lesgeldberekening met deze kenmerken rekening gehouden kan worden. Bij de buitenlandse studenten is het nodig om deze aan de studentengroep NEER toe te wijzen. Dit proces wordt samen met de bulkprocessen matriculeren, checklists toekennen Automatisch gedraaid. Deze handleiding gaat in op het handmatig uitvoeren van deze stappen. Het is echter niet de bedoeling dat batchzaken handmatig worden uitgevoerd (evenals het toekennen van communicatie met betrekking tot (her-) inschrijvingsformulieren.)

Er is onderscheid gemaakt in 5 onderdelen, welke apart worden uitgelicht. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Toekennen checklisten Inschrijving Toekennen studentengroep Toekennen gebruikersvariabele Periode activeren Lesgeld berekenen Herinschrijven Diverse wijzigingen

Per onderdeel wordt beschreven welke processtappen gezet moeten worden. << Zie QRC I100 Samenvatting Inschrijf >>


2 2.1

Checklists Inschrijving Inleiding

De studenten moeten aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen alvorens ze daadwerkelijk kunnen worden ingeschreven. De bewaking van het voldoen aan deze vereisten geschiedt in de vorm van checklists. Checklists kunnen worden gebruikt ter controle van een aantal vereisten (aanwezig zijn van documenten of voldoen aan bepaalde voorwaarden) voordat een bepaalde actie (bijvoorbeeld inschrijving) kan plaatsvinden. Een aantal checklists wordt getoond aan studenten in selfservice. Checklists kunnen zijn opgebouwd uit checklistonderdelen. De beschikbare onderdelen zijn afhankelijk van de checklistfunctie. Er kan gekozen worden voor een datum waarop de onderdelen geregistreerd moeten zijn of voor een vast aantal dagen na het aanmaken van de checklist. Een inschrijving kan nooit de status DEFT krijgen, als een checklist van aanmelding of inschrijving niet op voltooid staat. Aan elke nieuwe opleiding die een student gaat volgen worden checklists gekoppeld. Dit hoofdstuk gaat in op het handmatig toekennen en bijwerken van checklisten inschrijving.

2.2 Toekennen Checklist Inschrijvingen 2.2.1 Algemeen Omdat het toekennen van de checklists hetzelfde proces volgt, met alleen een aantal checklist specifieke kenmerken, is het algemene proces beschreven en zijn de specifieke checklist kenmerken gegroepeerd beschreven. Binnen deze stap is het uiterst belangrijk de checklist te koppelen aan de juiste opleiding. Indien een student meerdere opleidingen volgt, moeten de checklistitems bij de betreffende opleiding worden afgewerkt. Let op: De checklists Inschrijvingen dienen voor het periode activeren toegekend te worden.


Overzicht Checklisten Handmatige Inschrijving Code checklist L02002

Omschrijving Code Omschrijving checklistitem Toelating I02004 Master OK

I02006

Diploma

L02003

Toestemming

I02002

Toestemming

L02005

Deficientie

i02005

Deficiënt

L02006

Hoger jaar akkoord

I02003

Hoog jr OK

L02008

Wijziging inschrijving

I02008

Wijz insch

I02009

Wijz opl.

2.3

Wanneer

Doel

Bulk

Na Checklist worden ook toegekend indien een student zich Ja matriculatie, aanmeldt voor een master opleiding vóór periodeactivering Checklist wordt ook toegekend aan studenten met een bachelormaster combinatie die geldt als ‘doorstroom’ EN waarbij het bachelor-examen is behaald, dan wordt dit op Nvt gezet. . Na Matriculatie, voor periodeactivering Na Matriculatie, voor periodeactivering Na Matriculatie, voor periodeactivering Na Matriculatie, voor periodeactivering

Checklist toekennen bij een inschrijving later dan 01-09-20xx.

Nee

Checklist toekennen bij een deficiente VWO voorplanning.

Ja

Checklist toekennen bij instroom in een hoger jaar.

Nee

Checklist toekennen bij wijzigingen.

Nee

Handmatig toekennen checklists inschrijven

Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Selecteer vervolgens de juiste student-/programmacombinatie.

Stap 1 2

Actie Klik op tabblad Programma Student Klik op het icoon Nieuwe checklist toevoegen Een nieuw scherm wordt geopend

(rood aangegeven)


Stap 3 4 5

6 7

Stap 8

Actie De beheersfunctie SPRG is standaard gevuld Kies de juiste Code checklist (zie tabel bij Inleiding) Kies de juiste Status. Standaard wordt “nt voldaan” gevuld. Indien de checklist gelijk op voltooid gezet moet worden dienen eerst op het tweede tabblad de desbetreffende checklist items op voltooid gezet te worden => zie stap 12 De Vervaldatum van de checklist wordt automatisch gevuld zodra voor een checklist is gekozen. De overige velden zijn niet verplicht Klik op tabblad Checklistbeheer 2

Actie Controleer of de juiste Checklistitems zijn ingevuld. Standaard wordt “nt voldaan” gevuld. Indien de checklist gelijk op voltooid gezet moet worden dient eerst het checklist item op voltooid gezet te worden en vervolgens op tab “Checklistbeheer 1” de status van de Checklist op voltooid. Wordt de status van de checklist niet aangepast dan verschijnt er bij het opslaan een waarschuwing. De checklist wordt wel op Voltooid gezet. Indien de checklist op voltooid wordt gezet en het checklistitem niet wordt dezelfde versie 1.7 pagina 7 van 45

9 2.4

waarschuwing verkregen. Echter, de checklist heeft de status voltooid en het bijbehorende checklistitem de status Nt voldaan! Klik op Opslaan Checklisten bijwerken/op voldaan zetten

Het opzoeken van de checklists die zijn gekoppeld aan een student kan op meerdere manieren. In dit hoofdstuk worden 2 manieren toegelicht. Deze zijn herkenbaar als “Wijze 1” en “Wijze 2”. Het resultaat is voor beide manieren hetzelfde. 2.4.1

Opzoeken Wijze 1

Navigatie Campusgemeenschap > Checklists > Checklists persoon > Overzicht checklist persoon

Stap 1 2

Actie Vul 1 of meer van de bovenstaande velden in en klik op Zoeken Klik op de juiste student


Stap 3

4 5

Actie Vul in Code Checklist. Deze kan leeg worden gelaten voor een overzicht van alle checklisten die aan de ingevoerde criteria voldoen. De checklist die bijgewerkt moet worden: “ID Verantwoordelijke” kan leeg worden gelaten. Vul in Functie ( Optioneel; ADMP voor Checklists Aanmelden of SPRG voor Checklists Inschrijvingen. Leeglaten indien een overzicht gewenst is van alle checklists) Kies de gewenste Status Klik op Zoeken

Stap 6 7

Actie Kies de gewenste checklist en klik op de link Bewerken Zie 2.3.3

Opm

2.4.2

Opzoeken Wijze 2

Navigatie Campusgemeenschap > Studentenservicescentrum


Stap 1 2

Actie Vul in ID of Achternaam Klik op Zoeken

Stap 3

Actie Klik op tabblad General Info

Stap 4 5

Actie Klik op de checklist die bewerkt moet worden Zie 2.3.3

2.4.3

Wijzigen van de checklists


Stap 1

Actie Klik op het tabblad Checklistbeheer 2

Stap 2

Actie Pas de status van de checklistitem(s) aan. Als alle checklistitems op voltooid staan, wordt de checklist zelf automatisch op Voltooid gezet.


3 3.1

Checklist Gegevens controleren (brondocumenten) Ontvangst Brondocument identiteitsbewijs / Diploma vooropleiding

Bij ontvangst van een identiteitsbewijs dient een aantal gegevens gecontroleerd te worden. Vervolgens kan het Checklistitem “Identific.” (I01001), behorend bij de Checklist “Persoon” (L01001) op voltooid gezet worden. Bij ontvangst van een Diploma vooropleiding dient een aantal gegevens gecontroleerd te worden. Vervolgens kan het Checklistitem “Verif Dipl.” (I01002), behorend bij de Checklist “Persoon” (L01001 ) op voltooid gezet worden. Navigatie Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoon toevoegen/bijwerken

Stap 1 2 3

Actie Vul in Achternaam Klik op Zoeken Selecteer de juiste student


Stap 4

5 6

Actie Controleer de gegevens op het tabblad “Persoonsgegevens” en corrigeer/vul aan indien nodig. Let op de link “Namen” waarmee de naamgegevens kunnen worden aangepast en op de link “Geboortegegevens”. Klik op het tabblad Adressen Controleer de gegevens en corrigeer/vul aan indien nodig Klik op tabblad Regionaal


Stap 7

8

Actie Controleer de gegevens op het tabblad “Adressen” en corrigeer/vul aan indien nodig Indien de nationaliteit wijzigt naar niet-EER tevens de student toevoegen aan de studentengroep “NEER” en lesgeld opnieuw berekenen (Zie hoofdstuk 6 ) Klik op GBA-rapportagenamen


Stap 9 10

11 12 13

Stap 14 15 16 17 18 19 20 21

Actie Vul in Initialen (zonder punten) Vul in Voornamen (de eerste voornaam wordt opgenomen in het veld Voornaam (tabblad “Persoonsgegevens”) en alle voornamen (incl. de eerste naam) worden geregistreerd in het veld GBA Voornamen) Controleer Achternaam Klik op Opslaan Checklistitem Identiteitsbewijs op voldaan zetten (zie Hoofdstuk 2.3 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten)

Actie Controleer of kies Vorige opleiding Vul in Einddatum (datum diploma, niet verplicht) Kies de juiste ID externe organisatie (school) Vul de code in van het juiste Vakgebied (het VWO vak) Vul in Extern cijfergemiddelde (het behaalde eindcijfer van het vak) Herhaal stap 10 en 11 voor de overige vakgebieden Klik op Opslaan Checklistitem Verificatie Diploma op voldaan zetten (zie Hoofdstuk 2.3 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten)


4

Toekennen subplannen (combinatiestudie Rechten)

Studenten Rechten die op hun inschrijfformulier aangeven dat ze een combinatiestudie willen gaan doen, moeten dit als ‘subplan’ geregistreerd krijgen. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en Prog. informatie > Studieprogamma/plan

Stap 1 2 3

Actie Vul een zoekveld in en klik op Zoeken; selecteer de juiste student Ga naar 3e tabblad Subplan Student Vul in bij Studiesubplan: 11301800 = combinatiestudie Economie 11301801 = combinatiestudie Bedrijfswetenschappen


5 Stap 1

5.1

Toekennen studentengroep en gebruikersvariabelen Actie Indien het een Niet EER student betreft (student komt niet uit de EER, Zwitserland of Suriname) dient de Studentengroep “NEER” te worden toegewezen Toekennen Studentengroep

Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Stud.grp. samenstelling

Stap 2 3

Actie Vul in Studentengroep (NEER: Niet EER student, komt niet uit de EER, Zwitserland of Suriname Klik op Zoeken

Stap 4 5 6

Actie Klik op het teken; er verschijnt een lege regel Vul in Student ID Klik op Opslaan versie 1.7 pagina 17 van 45

5.2

Toekennen Gebruikersvariabelen

Om voor studenten een aangepast tarief te kunnen berekenen, bijv. voor februari instroom, worden gebruikersvariabelen toegekend; ook het archiefnummer (als handmatig is ingevoerd!) Navigatie Financiële administratie > Lesgeld en kosten > Vergelijkingsvariabelen Stap 7 8 9 10 11

12

Actie Vul de juiste zoekwaarden in Klik op Zoeken Selecteer de juiste student Vul in Periode Dit is het studiejaar waar de variabele betrekking op heeft Voer de gewenste variabelen in (zie Overzicht toekennen gebruikersvariabele). In onderstaand voorbeeld wordt een variabele toegekend voor de ‘overgangsregeling’ (tab Variabele tekens) Klik op Opslaan

Overzicht toekennen gebruikersvariabele Waarde User Titel Toepassing Variabele Character Var. teken 1 10 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Bacheloropleiding wanneer een Bachelor student berekend voor andere loopbaan dan bachelor meer dan 1 loopbaan heeft 15 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Masteropleiding wanneer een Master student meer Var. teken 1 berekend voor andere loopbaan dan Master dan 1 loopbaan heeft Var. teken 1 20 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Doctoraalopleiding wanneer een Doctoraal student berekend voor andere loopbaan dan Doctoraal meer dan 1 loopbaan heeft OVG Toekennen gebruikersvariabele Var. teken 2 Toevoegen bij EER-studenten die sinds studiejaar 2006 onafgebroken als ‘Overgangsregeling’ deeltijd of duaal-student zijn ingeschreven en vallen onder de overgangsregeling Toevoegen wanneer een student als Extraneus is ingeschreven Var. teken 2 EXTR Toekennen gebruikersvariabele EXTR Var. teken 2 TOEH Toekennen gebruikersvariabele ‘Toehoorder’ Toevoegen wanneer een student als Toehoorder is ingeschreven "# maand Toekennen gebruikersvariabele ‘Tussentijdse De waarde van dit veld moet overeenkomen met het maandnummer van Num. var 1 instroom" instroom’ de instroom. Een student die instroomt in februari krijgt een 2 Een student die instroomt in oktober krijgt 10

Stap 13 14

15 16

Actie Tussentijdse Instroom Indien het een tussentijdse instroom betreft: Klik op de tab “Num. Variabelen” Vul in Num.var.1. De waarde van dit veld moet overeenkomen met het maandnummer van de instroom. Een student die instroomt in februari krijgt een 2 Een student die instroomt in oktober krijgt 10 In onderstaand voorbeeld is de instroom Februari. Klik op Opslaan Tevens toekennen Gebruikersvariabele Archiefnummer! financiele administratie > lesgeld en kosten > vergelijkingsvariabelen. Tab Variabele tekens, zet archiefnummer in Var teken 3



6

Periode activeren individueel

Navigatie Studievoortgang > Periodegegevens student > Activering periode student

Stap 5

6 7 Let op:

Actie Procesbewaking Klik op “Alles weergeven” Vul in bij Periode de code voor het studiejaar waarvoor de periode geactiveerd moet worden. Let op: de overige gegevens worden automatisch gevuld en dienen niet aangepast te worden. Klik op Opslaan Om het individuele lesgeld te kunnen berekenen; klik op de link Lesgeld berekenen Alle studenten krijgen automatisch periode “8888” (t.b.v. Volg). Deze wordt bovenaan getoond. Klik dus altijd op “Alles weergeven” om alle periodes te zien en de juiste te activeren.


7

Individueel lesgeld berekenen

N.B. in principe wordt er niet individueel lesgeld berekend, behalve in uitzonderingsgevallen. Alles gaat in principe via batchprocessen ’s nachts, zodat de juiste variabelen toegewezen kunnen worden. Navigatie Financiële administratie > lesgeld en kosten > lesgeld berekenen

Stap 1 2 3

Actie Vul de juiste zoekwaarden in Klik op Zoeken Selecteer de juiste student


Stap 4

5

Actie De getoonde gegevens dienen niet aangepast te worden! Klik op de knop “Lesgeld en kosten berekenen” Let op: als een student meerdere inschrijvingen heeft, b.v. voor de bachelor en de master, dan wordt voor beide lesgeld berekend. Kies er dan voor om ofwel 1. in batch te laten berekenen (dan wordt er voor gezorgd dat de juiste variabelen worden gezet, zodat b.v. alleen voor de master lesgeld wordt berekend en niet voor de bachelor) 2. zet, na het lesgeld berekenen, zelf de benodigde variabele en ga opnieuw lesgeld berekenen. Controleer of een Lesgeldgroep is toegekend - Via de link “Lesgeld en kosten tonen” worden de kosten zichtbaar (zie bovenstaand screenshot) - Via de link “Fouten/waarschuwing tonen” worden evt. fouten of waarschuwingen in het lesgeldberekeningsproces weergegeven - Via de link “Studiegegevens” kan snel inzage worden verkregen in de studiegegevens van de student (zie onderstaand screenshot)


8 8.1

Herinschrijven individueel Herinschrijven regulier

Bij een student die een actieve status heeft (jaarlijkse herinschrijving) en zich voor volgend studiejaar wil herinschrijven wordt de programma-actie RENR gebruikt op het scherm Stud. Records hoger onderwijs. Navigatie Studievoortgang > loopbaan- en prog.informatie > studieprogramma/plan

Stap 1

Actie Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs


Stap 2 3 4 5 8.2

Actie Klik op om een nieuwe rij en een herinschrijving toe te voegen Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. Voor een regulier herinschrijving is dit RENR Vul in Studiejaar. Dit is het studiejaar waarvoor de herinschrijving wordt gedaan Klik op Opslaan Herinschrijven na beëindiging of intrekking (individueel)

Een student die na beëindiging of intrekking weer wil inschrijven voor dezelfde opleiding moet een actief programma krijgen. Een beeindiging is te herkennen aan de programma status VDIS, DISC, WADM, SPND. Bovendien moet er een MATR komen bij Gegevens Hoger Onderwijs (anders gaat er geen mutatie naar CRIHO) We onderscheiden twee varianten binnen de individuele herinschrijver: - student die wil starten met ingang van een nieuw collegejaar (1 september) o nieuwe APPL geven (conform Studielink) o matriculeren o In overige inschrijfprocessen loopt deze automatisch mee - student die wil herstarten in hetzelfde studiejaar waarin de opleiding beëindigd is o nieuwe APPL geven (conform Studielink) o matriculeren o Periode activeren (via Historie Periode: vinkje Pro Rata uitzetten en teruggetrokken leeg maken, vervolgens opslaan). o Nagaan of checklistitems weer op te voldoen gezet moeten worden o Eventueel vordering via snelboeking opvoeren Aanmelding toevoegen en matriculeren (zie betr handleiding) Herstarten in zelfde jaar na matriculeren, dan nog: Stap 1 12 3

Opm Opm 2 Opm 3

Actie Periode weer activeren via Studievoortgang > Periode gegevens student tab Historie Periode Vinkje bij Pro Rata uitzetten. ‘ Terugtrekken/annuleren’ leeg maken en vervolgens Opslaan Als tussentijdse Instroom dan gebruikersvariabele zetten Financiele administratie > Lesgeld en Kosten > vergelijkingsvaribele (numvar 1 invullen met het maandnummer van instroom, b.v. 1 bij weer starten in januari). De Student heeft nu de status Actief in programma Bij beëindiging en herinstroom in hetzelfde jaar moet er opnieuw lesgeld berekend worden. Hoe dit moet gebeuren staat beschreven in de werkinstructie Aanpassen vordering Indien het een herinschrijver betreft m.i.v. een volgend collegejaar wordt het lesgeld automatisch berekend (zie evt. Hoofdstuk 7: Individueel lesgeld berekenen)


9

BBC

Zodra een student een BBC inlevert moeten twee acties worden uitgevoerd. Beide acties worden uitgevoerd zodra lesgeldberekening heeft plaats gevonden. Een BBC wordt alleen ingebracht voor het wettelijke collegegeld. 1. Uitvoeren van een snelboeking met het bedrag gelijk aan de BBC. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op de berekende vordering. 2. Toevoegen van een inkomende Communicatie (BBC) bij de student.

9.1

Snelboeking

Navigatie Financiele Administratie > Kosten en betalingen > Snelboeking Student

Stap 1 2 3 4 5

Actie Vul in Business unit: LEI01 (Leiden) Vul in ID (het student ID) Evt. kan via het vergrootglas specifieker gezocht worden Vul in Soort rekening 101 Wettelijk collegegeld Vul in Postsoort: Soort rekening 101 - 01010002 (wettelijk collegegeld BBC) Ontheffing Klik op Toevoegen


Stap 6 7 8 9 10

Actie Vul in Bedrag (het bedrag van de BBC) Vul in Periode (de code van het studiejaar waar de snelboeking betrekking op heeft) Klik op Details betaling Vul hier de Loopbaan en Studiejaar in De overige velden kunnen leeg worden gelaten of dienen niet aangepast te worden Klik op Doorboeken versie 1.7 pagina 26 van 45

Stap Opm

Opm

Actie Het saldo is aangepast en komt in dit geval uit op “0”. Indien het bedrag van de BBC lager is dan het berekende collegegeld zal een saldo open blijven staan wat nog voldaan moet worden. Via de link “Rekeningen Student” is het nieuwe saldo ook zichtbaar. Door op de link “Rekeningdetails” te klikken worden de details zichtbaar (incl. de zojuist uitgevoerde snelboeking)


9.2 Toekennen inkomende communicatie BBC Het scherm “Communicatiebeheer” kan op twee manieren benaderd worden, aangegeven als “Wijze 1” en “Wijze 2”. Wijze 1 verdient de voorkeur aangezien dan de variabele gegevens, e.g. Loopbaan / opleidingsnummer, al gevuld zijn. Bij Wijze 2 moeten deze gegevens handmatig worden ingevuld.

9.2.1 Wijze 1 Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan

Stap 4 5 6

Actie Klik op tabblad Programma Student Klik op het icoon Nieuwe communicatie toevoegen Een nieuw scherm wordt geopend Ga verder met hoofdstuk 8.2.3

(rood aangegeven)


9.2.2

Wijze 2

Navigatie Campusgemeentschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer

Stap 1 2 3

Actie Vul in ID (het student ID). Evt. kan via het vergrootglas gezocht Klik op “Toevoegen” Ga verder met Hoofdstuk 8.2.3

specifieker worden


9.2.3

Stap 1 2 Opm Opm 3 4 5

Toewijzen communicatie

Actie Vul in Sneltoets. Voor een ontvangen BBC is dit altijd “204” VUL BIJ OPMERKINGEN de universiteit in waar de student de BBC voor gebruikt De overige velden onder het kopje “Toewijzing communicatie” worden automatisch gevuld De velden onder het kopje “Details communicatieproces” dienen niet gevuld te worden Vink de checkbox Communicatie voltooid aan (onder het kopje “Resultaat communicatie”) Klik op Opslaan N.B.: het vinkje bij Financiering moet worden uitgezet, zodat er een SM02 wordt gemaakt. Studievoortgang > Loopbaan en prog > studieprogramma Plan > linkje Studentrecords Hoger Onderwijs. Zet vinkje uit versie 1.7 pagina 30 van 45

10 Mutaties 10.1 Algemeen Gedurende de tijd dat een student studeert kan deze wisselen tussen verschillende opleidingen. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke acties er bij de verschillende studiewisselingen uitgevoerd moeten worden. 10.2 Naamswijziging Navigatie Toelatingen > Aanmeldingen beheer > Aanmeldingen beheren Evt via Campusgemeenscahp > Persoonsgegevens bijwerken (bijv voor niet regulier die geen aanmeldingen hebben) Stap 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Actie Vul een zoekveld in in en klik op Zoeken Klik op de juiste student Op het 1e tabblad Persoonsgegevens staat rechts een linkje Namen Klink rechtsboven op linkje Namen Klik op soort naam Primair De gegevens zijn nu zichtbaar en kunnen worden gewijzigd Klik op Indienen Klik vervolgens op Opslaan Na wijziging moet bij wijziging van Achternaam, 1e Voornaam en/of voorletters OOK de GBA-naam worden veranderd, op tabblad Regionaal, linkje GBA rapportagenamen.

10.3 Voltijd naar Deeltijd en vice versa Als de student later in het studiejaar wisselt, gebeurt dit met toevoegen van een DATA-rij; als het een correctie is vanaf 1 september, dan volstaat het aanpassen in Studieprogramma/plan, maar let op: dan moet het bij de ‘activering periode’ OOK worden aangepast (stappen 13 t/m 16). Let op: met Studielink wordt dit een nieuwe aanmelding!!! Vraag is of we per 1-9-2010 hiermee al rekening moeten houden omdat we in de loop van het studiejaar overgaan. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1 2 3

Actie Klik op de juiste student Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Voltijd naar Deeltijd “DATA” in versie 1.7 pagina 31 van 45

Stap 4

5 6 7 8 9

10 11

12

Actie Vul in Actiereden Vul in geval van de wisseling van Voltijd naar Deeltijd “500” in (Wijziging voltijddeeltijd) Controleer de Studielast. Deze moet op Deeltijd staan (in het voorbeeld staat deze nog op Voltijd) Klik op Opslaan Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij en een rij toe te voegen Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Bijvak naar Student en wisseling voltijd/deeltijd is dit “CENR” Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) Indien de ingangsdatum van de inschrijving na 1-10 ligt: De checkbox Financiering van toepassing uitvinken Klik op Opslaan


Stap 13 14 15 16

Stap 17

Actie Klik in het menu op Studievoortgang > Periodegegevens student > Activering periode student Klik op alles weergeven Ga naar de regel met het betreffende studiejaar Vul in Gefiatteerde Studielast in tab Inschrijvingslimiet Verander deze waarde van Voltijd naar Deeltijd

Actie Het lesgeld hoeft niet opnieuw berekend te worden, omdat het bedrag hetzelfde is. (Als, in de toekomst, het bedrag hoger is, dan moet er handmatig een vordering worden geboekt voor het extra bedrag (via snelboeking); als het bedrag lager is, dan versie 1.7 pagina 33 van 45

moet er een ‘waiver’ worden geboekt).


10.4 Wijziging Bijvak naar Student Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1 2

Actie Klik op de juiste student

5 6 7 9

voor het toevoegen van een nieuwe rij Klik op Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Bijvak naar Student “DATA” in Vul in Actiereden Vul in geval van de wisseling van Bijvak naar Student 620 in Klik op Opslaan Klik op de tab Plan student Vervang het Bijvak studieplan door reguliere studieplan Klik op Opslaan

Stap 10


3 4


Stap 11 12

13 14 15

16

Actie voor het toevoegen van een nieuwe rij Klik op Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Bijvak naar Student is dit “CENR” Vul Studievorm Student in Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) De checkbox Financiering van toepassing uitgevinkt laten N.B. vanwege een fout in levering van CRI-mutaties (april 2010), MOET er weer een DEFT met dezelfde datum als de CENR worden gemaakt zodat er een sm01 wordt aangemaakt (via + toevoegen nieuwe rij) Klik op Opslaan


10.5 Wijziging naar bijvak in een volgend studiejaar Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12

13 13 14 15

Actie Klik op de juiste student Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Student naar Bijvak “DATA” in Vul in Actiereden 620 Klik op Opslaan Klik op de tab Plan student Vervang het reguliere studieplan door studieplan Bijvak (b.v. 99990 voor bijvak bij een bachelor; op dat moment zie je de ingangsdatum ook veranderen!) Klik op Opslaan Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Student naar Bijvak is dit “CENR” Vul Studievorm Bijvak in Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) De checkbox Financiering van toepassing uitgevinkt laten Klik op Opslaan


10.6 Student naar Extraneus of Toehoorder Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1

Actie Zoek de juiste student

Stap 2



Stap 3 4 5 6 7 8

Actie Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij met de nieuwe ingangsdatum Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Student naar Extraneus/Toehoorder is dit “CENR” Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) De checkbox Financiering van toepassing niet aanvinken Klik op Opslaan Het lesgeld moet opnieuw berekend worden. 1. Toekennen gebruikersvariabele TOEH of EXTR: zie Hoofdstuk 4 2. Individueel Lesgeld berekeken: zie Hoofdstuk 6

10.7 Examen Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1 Opm

Actie Klik op de juiste student Examen wordt vanuit Volg in principe automatisch toegekend. De volgende stappen beschrijven een evt. handmatige actie.

Stap 2



Stap 3 4

5 6 7 8

9

Actie voor het toevoegen van een nieuwe rij en een examen toe te voegen Klik op Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van het toevoegen van een examenrij is dit “EXAM” In geval van een Doctoraal Geneeskunde is dit “TDEX” (tussentijds doctoraal) Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) Klik op Opslaan Ga naar tab Programma Student en zoek de rij op met een ingangsdatum die ligt voor de examendatum Voeg een rij toe met + en vul in: Ingansdatum: datum van het examen Programma actie: DATA Actiereden: GRAD (graduation) Opslaan Ga naar tab Diplomering en zoek de rij met de ingangsdatum van het examen. Vul hier in: Studieplan: het betreffende plan Studieniveau: het betreffende niveau Diplomeerstatus: Diploma vastgelegd & geprint Judicum: GS (geslaagd) of … Uitreikdatum: klik op afwijkende datum en vul examendatum in Opslaan

10.8 Wijziging programma/plan na MATR Indien bijvoorbeeld bij invoer een fout is gemaakt in het programma/plan en de student is al gematriculeerd (MATR) dienen de volgende stappen genomen te worden. Let op: dit is alleen in geval van een administratieve fout. versie 1.7 pagina 40 van 45

Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1

Actie Klik op de juiste student


Stap 2 3 4 5 6 8 9 10

Actie Klik op “Historie corrigeren” Ga m.b.v. de “pijltjes” naar de APPL rij Pas het studieprogramma/plan aan Klik op Opslaan Herhaal stap 1,2 en 3 en ga door met stap 8 (i.v.m. het vernieuwen van de gegevens binnen Campus Solutions) Ga m.b.v. de “pijltjes” naar de MATR rij Pas het studieprogramma/plan aan Klik op Opslaan

10.9 Wijziging examendatum propedeuse In geval van het behalen van een propedeuse wordt automatisch een ENRL rij aangemaakt op het scherm Studieprogramma Hoger Onderwijs. Als de examendatum (is ingangsdatum op dit scherm) niet correct is moet dit handmatig worden aangepast. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Stap 1 2

Actie Klik op de juiste student Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs


3 4 5 6 7 8

Klik op voor het verwijderen van de ENRL rij Klik op Opslaan voor het toevoegen van een nieuwe rij Klik op Vul in Ingangsdatum. Dit is de juiste examendatum Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. Dit is “ENRL Klik op Opslaan


11 Handmatig corrigeren BSA Tot 1 september kan een studieadviseur via e-mail een wijziging doorgeven aan Inschrijving. Na 1 september worden wijzigingen alleen doorgevoerd indien er een uitspraak van de examencommissie is (uitslag zitting). In principe doet de opleiding dit overigens zelf, alleen in uitzonderingsgevallen moet dit door STA gebeuren. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieadvies

Stap 1 2 3

Actie Voer gegevens van de relevante student in, bijvoorbeeld Achternaam of ID Klik op Zoeken Selecteer de juiste student uit de zoekresultaten


Stap 7 8

Actie Pas de te wijzigen gegevens aan Klik op Opslaan


Handleiding Inschrijven en herinschrijven student

Recommend Documents