Coördinatie Erfgoeddag p/a FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
T +32 (0)2 213 10 60 F +32 (0)2 213 10 99 E
[email protected] W www.erfgoeddag.be
Handleiding: Hoe inschrijven via het internet?
HOE INSCHRIJVEN VIA HET INTERNET? Je activiteit(en) voor Erfgoeddag 2013 inschrijven kan vanaf 12 september tot en met 14 december 2012 via www.erfgoeddag.be/inschrijving. Hiervoor dien je eerst in te loggen via de website van FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw (www.faronet.be). Vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit(en) raden we je aan om eerst deze handleiding te lezen. Dit zal je heel wat tijd besparen tijdens het inschrijven zelf. Hier lees je ook hoe je via de website van FARO dient in te loggen. Tip: Op onze website vind je ook een overzicht van welke informatie en gegevens je allemaal dient in te geven bij het indienen van een activiteit (www.faronet.be/erfgoeddag/procedure/hoeinschrijven).
Heb je vragen of opmerkingen, neem dan contact op met de coördinatie Erfgoeddag. p/a FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
T +32 (0)2 213 10 60 F +32 (0)2 213 10 99 E
[email protected] W www.erfgoeddag.be Vraag naar Leen Breyne of Tine Vandezande.
2
INHOUDSTAFEL 1. EVEN JE AANDACHT ! 2. INLOGGEN 2.1 2.2 2.3 2.4
HOE INLOGGEN HEB JE NOG GEEN LOGIN BEN JE JE LOGIN VERGETEN UITLOGGEN
3. ACTIVITEITEN INSCHRIJVEN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
STAP 1: INLOGGEN STAP 2: GA NAAR HET INSCHRIJVINGSFORMULIER STAP 3: ALGEMENE VOORWAARDEN AANVAARDEN STAP 4: INVULLEN GEGEVENS CONTACTPERSOON STAP 5: INVULLEN CONTACTGEGEVENS DEELNEMENDE ORGANISATIE STAP 6: INSCHRIJVEN VAN EEN ACTIVITEIT STAP 7: DUID AAN WIE JE LOKALE COÖRDINATOR EN WIE JE REGIO COÖRDINATOR IS
3.8 3.9
STAP 8: BESTELLEN VAN PROMOTIEMATERIAAL STAP 9: ACTIVITEIT INDIENEN
4. EEN TWEEDE ACTIVITEIT INDIENEN 5. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT AANPASSEN 6. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT NALEZEN 7. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT VERWIJDEREN
3
1. EVEN JE AANDACHT ! Alle nodige gegevens bij de hand: Vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit(en) zorg dat je alle nodige informatie en gegevens bij de hand hebt. Zo kun je snel alles correct en volledig invullen. Een overzicht van de nodige gegevens vind je op onze website (www.faronet.be/erfgoeddag/procedure/hoe-inschrijven).
Txt-bestand: Het is aan te raden de omschrijving en motivatie van je activiteit reeds vooraf in een txtbestand (zonder opmaak) op je computer te hebben staan. Zo kun je de tekst eenvoudig kopiëren en plakken in het betreffende veld. Op deze manier kun je vooraf ook nagaan of de omschrijving van je activiteit uit maximum 400 tekens bestaat. Bovendien heb je - indien er een probleem zou optreden - je tekst nog bij de hand en hoef je niet steeds opnieuw te beginnen.
Speciale vermeldingen: Bij elke editie van Erfgoeddag zijn er organisaties die een buitengewone inspanning leveren. Dat blijkt uit de omschrijving van de activiteit (en de motivering), de partnerschappen die ze afsluiten, de uitdieping van het thema, het experimentele karakter van de activiteit, hoe ze de gemeenschap betrekken bij de uitwerking, enz. Om deze organisaties in de kijker te plaatsen, zijn er de speciale vermeldingen. Dat houdt in dat ze extra visibiliteit krijgen in de nationale programmabrochure, op de website en in het persdossier. Zet dus je beste beentje voor en maak je klaar voor een ommetje in de schijnwerpers.
Lokale coördinator: Spreek met je lokale coördinator duidelijk af wie de inschrijving doet en wie promotiemateriaal bestelt. Weet je niet wie de lokale coördinator in jouw stad of gemeente is, neem dan een kijkje op onze website (http://www.faronet.be/erfgoeddag/procedure/lokale-co%C3%B6rdinatoren).
4
2. INLOGGEN 2.1 HOE INLOGGEN Surf naar www.faronet.be om in te loggen. Rechtsboven op de startpagina klik je op ‘Login’.
Je krijgt vervolgens onderstaand scherm te zien:
Vul je gebruikersnaam of e-mailadres en je wachtwoord in en klik vervolgens op ‘inloggen’. Let wel: Je oude login en paswoord om in te schrijven voor Erfgoeddag zijn niet meer geldig.
2.2 HEB JE NOG GEEN LOGIN Heb je nog geen login om in te loggen op de website van FARO, dan kan je hier eenvoudig een login aanvragen door een nieuw account te registreren.
5
1. Klik op ‘Een nieuw account registreren’ zoals hierboven aangegeven. 2. Geef een gebruikersnaam en e-mailadres op en vul de nodige contactgegevens in. Verplicht in te vullen velden zijn aangeduid met een sterretje (*). 3. Geef een antwoord op de wiskunde vraag, dit om spamregistraties te voorkomen. 4. Klik ten slotte op ‘Een nieuwe account registreren’. 5. Er is naar het opgegeven e-mailadres een mail gestuurd met een voorlopige login en wachtwoord. Volg de verdere instructies opgegeven in de mail.
2.3 BEN JE JE LOGIN VERGETEN Heb je al een login om in te loggen op de website van FARO, maar ben je je wachtwoord vergeten. Vraag dan hier een nieuw wachtwoord aan.
1. Klik op ‘Nieuw wachtwoord aanvragen’ zoals hierboven aangegeven. 2. Geef je gebruikersnaam of e-mailadres op. 3. Geef een antwoord op de wiskundige vraag, dit om spamregistraties te voorkomen. 4. Klik ten slotte op ‘Nieuw wachtwoord versturen via e-mail’. 5. Er is naar het opgegeven e-mailadres een mail gestuurd. Volg de verdere instructies opgegeven in de mail.
2.4 UITLOGGEN Indien je wenst uit te loggen, ga dan naar de loginpagina op de FAROwebsite en klik op ‘uitloggen’ (bovenaan in de rechter kolom).
6
3 ACTIVITEITEN INSCHRIJVEN 3.1 STAP 1: INLOGGEN Om een activiteit voor Erfgoeddag in te schrijven, dien je eerst via de website van FARO in te loggen (zoals hierboven is omschreven onder 1. Inschrijven ).
3.2 STAP 2: GA NAAR HET INSCHRIJVINGSFORMULIER Wanneer je ingelogd bent, klik je op ‘Klik hier om in te schrijven voor Erfgoeddag 2013 | Stop de tijd!.
Of je surft gewoon naar www.erfgoeddag.be/inschrijving.
7
Je komt terecht op je persoonlijk inschrijvingsformulier.
Bij het indienen van een activiteit dien je telkens de volgende stappen te overlopen: -
nalezen en aanvullen van de gegevens van de contactpersoon; de gegevens van de organisatie, instelling of vereniging die de activiteit organiseert invullen; de informatie omtrent de activiteit ingeven; aanduiden wie je lokale coördinator en regiocoördinator is; de gewenst hoeveelheden promotiemateriaal bestellen.
3.3 STAP 3: ALGEMENE VOORWAARDEN AANVAARDEN Vooraleer je start met het invullen van het formulier, dien je eerst akkoord te gaan met onze algemene voorwoorden. In onze algemene voorwaarden verneem je alles over de krijtlijnen van Erfgoeddag. Je kunt ze nalezen via onze website (www.faronet.be/erfgoeddag/procedure/algemenevoorwaarden-voor-deelnemers). De belangrijkste elementen uit deze voorwaarden:
je activiteit vindt plaats op Erfgoeddag, bij voorkeur van 10 en 18 uur; je activiteit heeft een aantoonbare link met het thema en zet cultureel-erfgoed(zorg) centraal ; je activiteit op Erfgoeddag moet gratis voor het publiek zijn; je activiteit op Erfgoeddag mag geen louter ‘opendeurdag’ zijn.
8
3.4 STAP 4: INVULLEN GEGEVENS CONTACTPERSOON Controleer je contactgegevens en vul aan waar nodig. Velden die verplicht zijn, zijn aangeduid met een sterretje (*). Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop ‘Volgende pagina’. Deze gegevens worden door de coördinatiecel Erfgoeddag gebruikt om je brieven en de nodige informatie over Erfgoeddag te bezorgen. Dit adres wordt dus niet opgenomen in de programmabrochure of op de website. Wanneer je dit adres wijzigt, zullen we in de toekomst je post naar dit gewijzigde adres versturen.
9
3.5 STAP 5: INVULLEN CONTACTGEGEVENS DEELNEMENDE ORGANISATIE Hier vul je de gegevens in van de organisatie, vereniging of instelling die de activiteit organiseert. Ook hier zijn de verplichte velden aangeduid met een sterretje (*). Het adres dat je hier invult, is het adres waar de bezoeker het hele jaar door terecht kan om je instelling of organisatie te bezoeken. Dus niet de locatie waar je Erfgoeddagactiviteit zal plaatsvinden. Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop ‘Volgende pagina’. Wens je toch nog iets op de vorige pagina aan te passen, klik dan op de knop ‘Vorige pagina’.
10
3.6 STAP 6: INSCHRIJVEN VAN EEN ACTIVITEIT Op deze pagina kun je je activiteit inschrijven die op Erfgoeddag plaats vindt. Per organisatie of instelling kan je maximum 4 activiteiten inschrijven. Tip: vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit zorg je best dat je al de nodige informatie (zoals omschrijving van activiteit, openingsuren, locatie, enz.) bij de hand hebt. Dit zorgt voor een vlotte inschrijving en is de kans om je ingevoerde gegevens kwijt te geraken, minimaal. Een overzicht van de nodige gegevens vind je op onze website (http://erfgoeddag.faronet.be/hoe-inschrijven).
- Kies het type van je activiteit via het drop-down menu. - Vul de titel van je activiteit in. - Vul in met wie je samenwerkt (indien van toepassing). Meerdere instelling scheidt je met een komma. - Vink aan of je activiteit al dan niet focust op cultureel-erfgoedzorg. - Vink aan of de vaste collectie al dan niet gratis doorlopend te bezoeken is. - Vink aan of je activiteit gelinkt is aan de Digitale Week. - Vink aan of je activiteit speciaal werd ontwikkeld voor gezinnen en kinderen (-12 jaar).
11
In het veld ‘Beschrijving activiteit’ geef je in max. 400 karakters een omschrijving van je activiteit. Is je activiteit specifiek gericht op gezinnen en kinderen (-12 jaar), pas dan je taalgebruik aan.
Vul in tussen welke uren de activiteit te bezoeken is. Gebruik het tekstveld om bijzondere openingsuren of extra informatie bij de openingsuren te vermelden.
Loopt je activiteit ook na Erfgoeddag nog door, geef dan hier de einddatum in.
12
Vink aan of bezoekers voor je activiteiten dienen te reserveren. Vul vervolgens een e-mailadres en/of telefoonnummer in waar mensen kunnen reserveren. Geef eventueel ook het maximum aantal beschikbare plaatsen op. bv. - Organiseer je een lezing en is er in de zaal plaats voor 100 mensen. Vul dan het getal 100in. - Organiseer je drie rondleidingen voor telkens maximum 30 personen. Vul dan 3 x 30 in.
Vul hier eventueel een telefoonnummer in die het publiek kan bellen tijdens Erfgoeddag zelf.
Vul hier de locatie in waar de activiteit op Erfgoeddag zal plaatsvinden. Verplicht in te vullen velden, zijn aangeduid met een sterretje (*).
Vink aan of je activiteit al dan niet toegankelijk is voor rolstoelgebruikers.
13
- motivering activiteit: Het is belangrijk dat je activiteit een duidelijke link heeft met het thema. Daarom vragen we je om in het veld ‘motivering activiteit’ het verband tussen het thema en de geplande activiteit duidelijk te omschrijven. Deze tekst wordt door het kwaliteitscomité gebruikt om je activiteit te evalueren. - cultureel erfgoed: In dit veld geef je aan welk cultureel erfgoed er bij je ingevoerde activiteit centraal staat of welk element uit de cultureel-erfgoedzorg er wordt toegelicht. - Memoveld voor opmerkingen: Dit veld kan je gebruiken om extra opmerkingen te noteren. Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop ‘Volgende pagina’. Wens je toch nog iets op de vorige pagina aan te passen, klik dan op de knop ‘Vorige pagina’.
14
3.7 STAP 7: DUID AAN WIE JE LOKALE COÖRDINATOR EN WIE JE REGIO COÖRDINATOR IS
- Lokale coördinator: Een lokale coördinator coördineert de voorbereidingen en het aanbod op Erfgoeddag op gemeentelijk of stedelijk niveau. Zoek in de drop-down naar de naam van jouw stad of gemeente en klik er op. Op deze manier ontvangt de lokale coördinator in je gemeente automatisch een mail met de activiteit die je net hebt ingevuld. Een overzicht van de lokale coördinatoren kan je raadplegen via onze website: http://www.faronet.be/erfgoeddag/procedure/lokale-co%C3%B6rdinatoren. - Regio coördinator: Een regiocoördinator coördineert de voorbereidingen en het aanbod op Erfgoeddag in een bepaalde regio. Dit kan een erfgoedcel of een intergemeentelijke samenwerking zijn. Weet je niet of jouw gemeente tot een regio behoort met een regio coördinator, neem dan contact op met de Coördinatie Erfgoeddag. Is er in jouw regio geen regiocoördinator, klik dan op ‘geen regiocoördinator’. Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop ‘Volgende pagina’. Wens je toch nog iets op de vorige pagina aan te passen, klik dan op de knop ‘Vorige pagina’.
15
3.8 STAP 8: BESTELLEN VAN PROMOTIEMATERIAAL De coördinatiecel Erfgoeddag bezorgt aan iedereen die tijdig (respecteer de opgegeven einddatum van de inschrijvingsperiode, d.w.z. uiterlijk 14 december 2012) via het inschrijvingsformulier bestelt gratis promotiemateriaal. Om economische en ecologische redenen dringen we er op aan de aantallen die je bestelt goed te overwegen. Overleg met je lokale coördinator wie er zorgt voor de bestelling en distributie van het promotiemateriaal binnen je gemeente of stad. Om de distributie van het promotiemateriaal vlotter en vooral ook goedkoper te laten verlopen, vragen we je aan te duiden wie er promotiemateriaal bestelt. Er zijn de volgende keuzemogelijkheden: - ik bestel enkel promotiemateriaal voor mijn eigen instelling; - mijn lokale coördinator bestelt promotiemateriaal voor me en ik bestel dus zelf geen promotiemateriaal; - ik schrijf meerdere activiteiten in onder dezelfde organisatie en heb al promotiemateriaal besteld via de inschrijving van een andere activiteit; - ik bestel geen promotiemateriaal en zal er dus ook geen ontvangen .
Maak je keuze en klik vervolgens op de knop ‘Volgende pagina’. Enkel bij het aanvinken van ‘ik bestel enkel promotiemateriaal voor mijn eigen instelling’ krijg je het overzicht te zien van het promotiemateriaal dat de coördinatiecel Erfgoeddag gratis ter beschikking stelt.
16
Duid hoeveel: - nationale programmabrochures; - A5 flyers met witruimte; - Affiches (40 op 60); - pagina’s stickers je wilt onvangen. Dit promotiemateriaal wordt aan alle deelnemers volledig gratis aangeboden.
- Neem voor het eerst deel aan Erfgoeddag, dan heb je recht op een gratis Erfgoeddagvlag. Vink dan het vakje aan naast ‘Ik nam nog nooit deel aan Erfgoeddag en zal dus een gratis vlag ontvangen. - Beschik je over een oude Erfgoedweekend-vlag, vink dit dan aan. Dan bezorgen we je in ruil een nieuwe Erfgoeddagvlag.
17
- Je kan uiteraard ook extra vlaggen bestellen (18,50 euro per vlag). Geef via de drop-down aan hoeveel extra vlaggen je wenst te bestellen.
Vul vervolgens een adres in waar dit promotiemateriaal mag geleverd worden. Zorg dat je een correct leveringsadres vermeldt en dat op het leveringsadres dat je doorgeeft effectief iemand aanwezig is tijdens de kantooruren. Je kunt eventueel ook het adres van de bevriende buurtwinkel of cultuurdienst ingeven. Indien op dit adres niemand aanwezig is, zien we ons helaas genoodzaakt de 15 euro kosten van de transporteur aan je door te rekenen. Wanneer alles correct is ingevuld, druk je op de knop ‘Volgende pagina’.
18
Indien je extra Erfgoeddagvlaggen bestelde, vul je nu het facturatieadres in. Dit is het adres waar de factuur naartoe gezonden wordt. Bestelde je geen extra vlaggen, dan krijg je deze pagina niet te zien.
3.9 STAP 9: ACTIVITEIT INDIENEN Je hebt nu het volledige inschrijvingsformulier overlopen. Het enige wat je nu nog moet doen is klikken op de knop ‘Indienen’. Op deze manier wordt je activiteit en je eventuele bestelling van promotiemateriaal in onze databank bewaard en kan je je activiteit indien gewenst op elk moment (tot 14 december 2012) nog aanpassen.
Ziezo, je activiteit werd in onze databank opgeslagen.
19
Er werd een bevestigingsmail naar het opgegeven mailadres gestuurd. Let wel: het ontvangen van deze mail is geen garantie tot deelname aan Erfgoeddag. Het is het kwaliteitscomité dat beslist wie al dan niet in de programmabrochure wordt opgenomen en wie een ‘speciale vermelding’ krijgt. Je wordt hier uiteraard tijdig van op de hoogte gebracht.
4. EEN TWEEDE ACTIVITEIT INSCHRIJVEN Wens je een tweede activiteit in te schrijven, klik dan op ‘Ga terug naar het inschrijvignsformulier’.
20
5. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT AANPASSEN Indien je nog niet bent uitgelogd en je gaat terug naar het inschrijvingsfomulier, dan klik je op ‘Bekijk uw vorige inschrijvingen’.
Klik op ‘Bewerken’ als je de ingediende activiteit wilt aanpassen.
Je komt zo opnieuw terecht op het inschrijvingsformulier waar je de activiteit nog kunt aanpassen tot uiterlijk 14 december 2012. Vergeet niet om je activiteit op het einde opnieuw in te dienen!
6. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT NALEZEN Indien je nog niet bent uitgelogd en je gaat terug naar het inschrijvingsfomulier, dan klik je op ‘Bekijk uw vorige inschrijvingen’.
21
Klik op ‘Weergeven’ om je ingediende activiteit na te lezen.
Op deze pagina krijg je de ingediende activiteit en het bestelde promotiemateriaal nalezen. Mogen we je uitdrukkelijk vragen alles goed na te lezen.
7. EEN INGEDIENDE ACTIVITEIT VERWIJDEREN Indien je een activiteit te vee lhebt ingediend of indien een activiteit niet meer geldig is, kan je dit gewoon ongedaan maken door: -
de niet geldige activiteit te overschrijven met de gegevens van een nieuwe, wel geldige activiteit; in het veld ‘Memoveld voor opmerkingen’ op de pagina ‘Activiteit’ kan je vermelden dat de activiteit niet moet opgenomen worden; of je contacteert de coördinatie Erfgoeddag via +32 2 213 10 81|82 om de overbodige activiteit te verwijderen.
22
Alvast bedankt voor je inschrijving! Bij vragen of opmerkingen, aarzel niet ons te contacteren:
[email protected] of +32 2 213 10 81|82.
23
