Handleiding First
Handleiding First ©
2009 Intersentia Antwerpen – Oxford http://www.intersentia.be http://first.intersentia.be
Intersentia nv Groenstraat 31 2640 Mortsel Tel.: 03 609 50 59 Fax: 03 658 71 21
[email protected]
ISBN 978-90-5095-926-1 D/2009/7849/35
Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgevers.
Inhoudstafel Inhoudstafel .............................................................................................................................. 1 1.
Systeemvereisten ............................................................................................................. 1
2.
Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik .............................................................. 2
3.
4.
2.1.
Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? ................................................................ 2
2.2.
Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? ....................... 3
2.3.
Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier .................. 5
2.4.
Hoe worden negatieve waarden ingegeven? ................................................................................ 6
Opstarten en voorbereiding ........................................................................................... 7 3.1.
Opstarten ...................................................................................................................................... 7
3.2.
Help.............................................................................................................................................. 7
Instellingen ...................................................................................................................... 8 4.1.
Algemene instellingen ................................................................................................................. 8 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3.
5.
6.
Werktaal wijzigen Hoe een Nederlandstalig rapport omzetten naar het Frans of het Engels? Decimaal teken
8 8 9
4.2.
Bestanden (plaats en back-up) ................................................................................................... 10
4.3.
Financiële analyse ...................................................................................................................... 11
Navigeren ....................................................................................................................... 12 5.1.
Boomstructuur en tabkaarten ..................................................................................................... 12
5.2.
Zoeken op code .......................................................................................................................... 12
5.3.
Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting...................................................... 13
5.4.
Hyperlinks tussen controles en jaarrekening.............................................................................. 13
Dossier ............................................................................................................................ 14 6.1.
Bestand aanmaken ..................................................................................................................... 14
6.2.
Bestand openen .......................................................................................................................... 16
6.3.
Bestand sluiten ........................................................................................................................... 16
6.4.
Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten ........................................................................ 17
6.5.
First Dossierstructuur ................................................................................................................. 18
6.6.
Dossier ....................................................................................................................................... 19 6.6.1. 6.6.2. 6.6.3. 6.6.4.
6.7.
Dossier aanmaken Dossier wijzigen Dossier verwijderen Dossier voor VZW’s
19 20 20 20
Boekjaar ..................................................................................................................................... 21 6.7.1. 6.7.2. 6.7.3.
Boekjaar aanmaken Boekjaar wijzigen Boekjaar verwijderen
21 21 21
6.8.
Rapport ...................................................................................................................................... 22 6.8.1. 6.8.2. 6.8.3. 6.8.4.
7.
Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) Rapporteigenschappen wijzigen Rapport verwijderen Rapport dupliceren
22 24 24 24
Invoeren ......................................................................................................................... 25 7.1.
Manueel invoeren ...................................................................................................................... 25 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. 7.1.6. 7.1.7. 7.1.8. 7.1.9. 7.1.10. 7.1.11. 7.1.12. 7.1.13.
Adressen Postcodes Cijfers Vorig boekjaar afschermen Brutomarge Btw-nummer / Ondernemingsnummer Waarderingsregels Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen Personeelskosten in de sociale balans Eerste boekjaar Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) Vennootschap in vereffening Fusie/Spliting
25 26 28 28 28 29 29 29 31 32 32 33 34
7.2.
Automatisch importeren van een NBB-bestand ......................................................................... 34
7.3.
Automatisch importeren van een XBRL-bestand ...................................................................... 35
7.4.
Proef- en saldibalans .................................................................................................................. 37 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3. 7.4.4.
7.5.
Proef- en saldibalans Niet-toegekende rubrieken Correctieboekingen Import filter
37 39 41 44
Importeren van een proef- en saldibalans .................................................................................. 52 7.5.1. 7.5.2.
Import bestand in First-, Vast Lengte- of in NBB-formaat Import bestand met een zelf te definiëren formaat
52 57
8.
Controles ........................................................................................................................ 64
9.
Afronden / Delen ........................................................................................................... 67 9.1.
Delen of afronden ...................................................................................................................... 67
9.2.
Wisselen van grootteorde (zonder deling) ................................................................................. 68
10.
Conversie BEF naar EUR ............................................................................................ 69
11.
Afdrukken en afdrukinstellingen ................................................................................ 70 11.1.
Afdrukken .................................................................................................................................. 70
11.2.
Afdrukken in pdf-formaat .......................................................................................................... 71 11.2.1. 11.2.2.
Pdf-writer installeren (PDF reDirect) Afdrukken naar PDF
71 72
12.
Neerleggen in XBRL ..................................................................................................... 74
13.
Interne balans ................................................................................................................ 77
14.
Ratioanalyse .................................................................................................................. 79
15.
16.
17.
Statistische vragenlijst .................................................................................................. 84 15.1.
Statistische vragenlijst invullen ................................................................................................. 85
15.2.
Linkicoontjes ............................................................................................................................. 87
15.3.
Controles in de statistische vragenlijst ....................................................................................... 87
15.4.
Afronding/Deling ....................................................................................................................... 87
15.5.
Neerleggen van de Statistische vragenlijst ................................................................................. 87
FAQ ................................................................................................................................ 88 16.1.
Een rapport kan enkel in “inzage” modus geopend worden ...................................................... 88
16.2.
Negatieve waarden worden positieve waarden .......................................................................... 89
16.3.
Vorig Boekjaar overnemen ........................................................................................................ 89
16.4.
Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging?.............................................................. 89
16.5.
Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen? ............................................................. 89
Gebruikslicentievoorwaarden...................................................................................... 90 maart 2009
Handleiding First
1. Systeemvereisten First vereist volgende minimum apparatuur en software: • een PC met Microsoft Windows 2000/XP/Vista • ten minste een Pentium IV processor (of gelijkwaardig) • ten minste 512 MB RAM • schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels • toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) • vereiste schijfruimte: 300 MB of
• • • • • •
Mac OS X versie 10.4 ten minste G5 processor of Intel Core Duo ten minste 512 MB RAM schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk) vereiste schijfruimte: 300 MB
1
2
Handleiding First
2. Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik 2.1. Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? De structuur voor First-rapporten ziet er als volgt uit:
Nadat u First geïnstalleerd hebt, moet u zich de vraag stellen hoe u uw dossiers gaat beheren. U hebt twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren: 1.
U kunt voor elke klant (elk dossier) een nieuw bestand aanmaken op uw harde schijf. Dit bestand heeft altijd de extensie .DF1. Voordeel/nadeel: U kunt een DF1-bestand doorgeven aan klanten of aan een collega. Die heeft dan alleen de gegevens van dit dossier ter beschikking. Deze methode is aan te raden als u veel dossiers hebt. Als de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. U moet een back-up nemen van alle .DF1 bestanden. Zorg dus dat u weet waar al uw bestanden staan.
2.
U kunt al uw klanten (dossiers) binnen hetzelfde DF1-bestand beheren. Voordeel/nadeel: Alle dossiers staan bij elkaar. U moet alleen van dit bestand een back-up nemen. U kunt dossiers uitwisselen, maar enkel door het DF1-bestand door te geven waarin alle dossiers zitten of door een jaarrekening te exporteren in XBRL of NBB-formaat. Deze methode is af te raden als u veel dossiers hebt.
Handleiding First
3
U kunt ook voor een tussenoplossing kiezen. Bijvoorbeeld alle ondernemingen van een bepaalde groep of sector in één DF1-bestand plaatsen. Samengevat deelt First de gegevensopslag op in vier lagen: 1. Bestand: het fysieke bestand dat op de harde schijf opgeslagen wordt. 2. Dossier: de niet-financiële gegevens van het bedrijf/de klant. 3. Boekjaar. 4. Rapport: de eigenlijke jaarrekening.
Het aanmaken van bestanden, dossiers, boekjaren en rapporten wordt besproken in hoofdstuk 6.
2.2. Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? Vanaf 1 april 2009 dienen alle neerleggingen te gebeuren volgens een nieuw protocol van de NBB. Ga als volgt te werk om de upgrade uit te voeren: Open een gegevensbestand (*.df1) in First. Klik in het scherm “First Dossierstructuur” het rapport aan dat u wilt upgraden naar het laatste protocol van de NBB.
4
Handleiding First
Klik met de rechtermuisknop (Macintosh-gebruikers houden
op het toetsenbord ingedrukt en klikken met de muis) op het rapport en u krijgt volgend menu:
Klik op Omzetten naar protocol 20090401. Uw oude rapport blijft bewaard in de oorspronkelijke toestand en er wordt een nieuw rapport aangemaakt dat voldoet aan het nieuwe protocol. First stelt u dezelfde naam voor, aangevuld met de versie van het laatste protocol:
Klik op OK en uw nieuw rapport wordt aangemaakt.
Handleiding First
De First Dossierstructuur ziet er als volgt uit:
Het is aangeraden om in dit nieuwe rapport de controles uit te voeren vooraleer u een bestand aanmaakt voor de neerlegging bij Nationale Bank van België.
2.3. Instellen van het decimaal teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op volgend scherm:
5
6
Handleiding First
Klik in het invulveld naast “Decimaal teken” en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
2.4. Hoe worden negatieve waarden ingegeven? Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel negatief kunnen zijn, worden door First met een rode kleur gemarkeerd én tussen haakjes geplaatst. First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Als u zelf ook een minteken plaatst, ontstaat er een situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal worden geïnterpreteerd.
Handleiding First
7
3. Opstarten en voorbereiding 3.1. Opstarten Als u op de Start-knop klikt in Windows, ziet u onder Programma’s de programmagroep First staan. Navigeer met de muis naar deze programmagroep en u krijgt de mogelijkheid om het programma op te starten door First aan te klikken: of
Klik op het icoontje
dat op uw bureaublad geïnstalleerd is.
Op Macintosh kunt u naar de map Applications gaan. Dubbelklik op het bestand First.
3.2. Help U hebt twee mogelijkheden om de helpfunctie van First te gebruiken: -
Als u een internetverbinding hebt, kunt u via het menu Help>FAQ de vragenlijst van de First-website oproepen.
-
First Jaarrekeningen biedt u de mogelijkheid om de handleiding in PDF-formaat op te roepen en af te drukken. Hiervoor hebt u het programma Acrobat Reader nodig, dat gratis ter beschikking gesteld wordt. Als Acrobat Reader geïnstalleerd is op uw systeem, kunt u de handleiding oproepen door in het menu Help op Handleiding te klikken: Acrobat Reader zal dan automatisch opgestart worden en de handleiding openen. Via dit programma kunt u deze handleiding afdrukken.
Als u na het raadplegen van de handleiding nog vragen hebt, kunt u met Intersentia contact opnemen: Intersentia - Groenstraat 31, BE-2640 Mortsel Fax: 03 658 71 21 E-mail: [email protected] Website: http://first.intersentia.be First Pro-klanten kunnen bellen naar het nummer: 03 609 50 59.
8
Handleiding First
4. Instellingen 4.1. Algemene instellingen 4.1.1. Werktaal wijzigen Om de werktaal te wijzigen, klikt u in het menu Bestand op de optie Instellingen:
of u kunt rechtstreeks klikken op het icoontje verschijnt:
in de knoppenbalk
. Het volgende scherm
U kunt hier aanduiden in welke taal u wenst verder te werken. Nadat u op Toepassen of OK geklikt hebt, wordt het volledige programma aan de gekozen taal aangepast. Opgepast: het Engels is enkel beschikbaar voor First Pro-klanten.
4.1.2. Hoe een Nederlandstalig rapport omzetten naar het Frans of het Engels? In het geval dat u een Nederlandstalig rapport wenst om te zetten naar een andere taal, kunt u eerst een kopie maken van het huidige rapport. Dit kan nodig zijn omdat u verschillende teksten in de jaarrekening zelf ingevoerd hebt (vb. waarderingsregels, verslag van de commissarissen, …), die niet automatisch door First vertaald kunnen worden. Een kopie maken van een rapport is heel eenvoudig: u navigeert naar het scherm van de dossierstructuur, selecteert een rapport door er éénmaal op te klikken en vervolgens op de rechtermuisknop te klikken. U krijgt nu de mogelijkheid om een rapport te dupliceren:
Handleiding First
First zal een kopie van het rapport creëren waaraan u een willekeurige naam (bijvoorbeeld een toevoegsel als NL, FR of EN) kunt toekennen in de Eigenschappen van het rapport. Let op: de NBB aanvaardt enkel Nederlandstalige, Franstalige en Duitstalige documenten of bestanden! First biedt u de mogelijkheid om een Engelstalige afdruk te maken, maar u kunt deze NIET neerleggen bij de NBB! Opgepast: De Engelstalige en Duitstalige afdruk is enkel beschikbaar voor First Pro klanten.
4.1.3. Decimaal teken Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op volgend scherm:
Klik in het invulveld naast “Decimaal teken” en selecteer de inhoud. Druk dan het decimaal teken in op uw numeriek klavier. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
9
10
Handleiding First
4.2. Bestanden (plaats en back-up) Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Gegevens. U kunt zelf bepalen in welke mappen u het First gegevensbestand (DF1-bestanden) of de bestanden voor de importfilters plaatst. U kunt hier ook instellen om altijd automatisch met een zelfde gegevensbestand (DF1) op te starten.
)
Map voor gegevensbestanden: Vul hier het pad in waar u uw gegevensbestanden (DF1’s) bewaart. First installeert standaard op uw computer een map in Mijn Documenten\Mijn First. U kunt dit pad wijzigen als u met verschillende gebruikers dezelfde bestanden wilt raadplegen. Plaats de bestanden op een netwerk en leg hier het pad juist. Maak van deze map regelmatig een back-up.
)
Opstarten met gegevensbestand: Als u alle dossiers in hetzelfde gegevensbestand (DF1) bewaart, kunt u hier instellen om altijd automatisch met dit DF1-bestand op te starten.
)
Map voor importfilters: U kunt hier instellen waar u de importfilters wilt bewaren. Als de importfilters beschikbaar moeten zijn voor verschillende gebruikers, kunt u hier een netwerkpad ingeven. U moet dan bij elke gebruiker hetzelfde pad instellen.
Gebruik het icoontje
om een andere map te selecteren. U kunt ook een ander pad intikken.
Handleiding First
11
4.3. Financiële analyse U kunt hier de standaardinstellingen bepalen voor de ratioanalyse. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Ratioanalyse.
)
Afbeelding 1: U kunt hier de standaardafbeelding instellen die op het eerste blad van elke ratioanalyse zal afgedrukt worden.
)
Opgesteld door: De standaardtekst is hier “First Jaarrekeningenpakket”, maar u kunt die vervangen door bijvoorbeeld de naam van uw kantoor.
)
Afbeelding 2: Deze afbeelding hoort bij de melding “Opgesteld door”. U kunt hier bijvoorbeeld het logo van uw kantoor selecteren.
Deze instellingen kunt u altijd wijzigen tijdens het uitvoeren van de ratioanalyse.
12
Handleiding First
5. Navigeren U hebt volgende mogelijkheden om door een rapport te navigeren.
5.1. Boomstructuur en tabkaarten Als u een rapport geopend hebt, ziet u links van het scherm een boomstructuur waarin de jaarrekening volledig is uitgesplitst. U vindt dezelfde indeling onderaan het scherm, maar dan in de vorm van tabkaarten. U kunt beide mogelijkheden gebruiken om door de jaarrekening te navigeren. Boomstructuur:
U kunt op + klikken om verder in detail te gaan. Als u dubbelklikt op een rubriek, wordt automatisch dat onderdeel van de jaarrekening getoond in het rechtergedeelte van het scherm. Tabkaarten:
De onderste rij tabkaarten is de onderverdeling van de jaarrekening. De tabkaarten Documentinformatie en Toelichting worden verder onderverdeeld met een nieuwe rij tabkaarten erboven.
5.2. Zoeken op code U kunt in een rapport zoeken op code via de optie boven de boomstructuur. Dit is een snelle manier om rechtstreeks naar een bepaalde code in de jaarrekening te navigeren.
Typ de gewenste code in en klik dan op
om naar die code te navigeren.
Handleiding First
13
5.3. Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting U vindt in First hyperlinks waarmee u automatisch naar verbonden rubrieken kunt navigeren. Bijvoorbeeld: . Als u hier op klikt, krijgt u alle verbonden rubrieken binnen In de balans staat naast code 21 een verwijzing: de jaarrekening:
Als u op (21) 5.1.1-1 Immateriële vaste activa klikt, navigeert u automatisch naar sectie 5.1.1.
5.4. Hyperlinks tussen controles en jaarrekening In het detail van de controles vindt u naast de codes het volgende icoontje: Als u hier op klikt, navigeert u automatisch naar die code.
.
14
Handleiding First
6. Dossier First geeft u twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren. 1.
2.
U kunt voor elke klant een nieuw bestand op uw harde schijf aanmaken. Op deze manier kunt u gemakkelijk een specifiek dossier uitwisselen met uw klant of een collega door het bestand op een memory stick te plaatsen of via het internet door te sturen. Indien de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen. U kunt al uw dossiers binnen één bestand beheren. U kunt dossiers uitwisselen, maar u geeft dan ofwel al uw dossiers door die zich in het gegevensbestand (DF1) bevinden, ofwel kunt u een jaarrekening exporteren in XBRL-formaat..
Meer uitleg hierover vindt u in punt 2.1.
6.1. Bestand aanmaken Wanneer u First voor de eerste maal opstart, verschijnt het volgende scherm:
In de knoppenbalk
zijn er 3 knoppen die een functie hebben bij het beheren van bestanden:
Handleiding First
Het icoontje scherm:
15
dient om nieuw bestand (DF1) aan te maken. Klikt u hierop, dan verschijnt het volgende
In dit scherm kunt u de bestandsnaam en –locatie van het nieuwe bestand ingeven. First plaatst alle DF1-bestanden standaard in uw map Mijn Documenten\Mijn First\Data. Tenzij u een ander pad hebt ingegeven via het menu Bestand>Instellingen. Kies daar de tabkaart Gegevens. Onder de optie Map voor gegevensbestanden kunt u de bestaande instelling raadplegen of wijzigen zoals hierboven beschreven in punt 4.2. U past het pad hier best aan als u de gegevensbestanden op een netwerk wilt bewaren.
16
Handleiding First
6.2. Bestand openen Wenst u een bestand te openen, dan klikt u op het icoontje
. Het volgende scherm verschijnt:
In dit scherm kunt u manueel de bestandsnaam en –locatie ingeven of met de muis het bestand selecteren.
6.3. Bestand sluiten Het icoontje
dient om een DF1-bestand te sluiten.
Handleiding First
17
6.4. Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten U laat First bij het opstarten altijd een door u gekozen bestand automatisch openen. Dan moet u de instellingen als volgt wijzigen: in de knoppenbalk. Navigeer Ga naar het menu Bestand>Instellingen of klik rechtstreeks op het icoontje naar het tabblad Gegevens door bovenaan op Gegevens te klikken. In het volgende scherm kunt u manueel de bestandsnaam en –locatie ingeven bij Opstarten met gegevensbestand.
Bij Windows PC’s maakt First automatisch een map Mijn First aan (met subfolders Data en SchemaFilters) onder Mijn Documenten. Bij Mac computers staat de map Data onder Naam Harde Schijf\Applications\First\Startup\Data. Voor Mac-gebruikers is het aan te raden om dit pad zeker te wijzigen naar het netwerk of de map Documenten. U kunt eveneens op het icoontje met de muis:
klikken en in het volgende scherm de bestandsnaam en –locatie aanduiden
Nadat u het bestand aangeduid heeft, klikt u op OK. Vanaf dat moment zal First bij het opstarten altijd het door u gekozen bestand automatisch openen.
18
Handleiding First
6.5. First Dossierstructuur Als u een bestand (*.DF1) geopend hebt, wordt de First Dossierstructuur van dat bestand automatisch opgeroepen:
U krijgt hier een overzicht van alle dossiers die u in dit bestand ingegeven hebt met de versie van het protocol. U kunt de First Dossierstructuur altijd naar voor brengen door in de bovenste knoppenbalk op het volgende icoontje te klikken:
.
kunt u een XBRL-bestand importeren en via het icoontje kunt u een NBB-bestand Via het icoontje importeren. First gaat zoeken of dit dossier al bestaat aan de hand van het ondernemingsnummer. Als er al een dossier bestaat met hetzelfde ondernemingsnummer, wordt daar een rapport toegevoegd. Anders worden het dossier, het boekjaar en het rapport automatisch aangemaakt en worden de cijfers in het rapport ingelezen. Opgelet! De cijfers die ingelezen worden van een NBB-bestand, staan voor een verkort schema in eenheden en voor een volledig schema in duizenden. U beschikt dus niet over de gegevens met twee cijfers na de komma. Een XBRL-bestand bevat ofwel de gegevens met 2 cijfers na de komma ofwel de afgeronde eenheden.
Handleiding First
19
6.6. Dossier 6.6.1. Dossier aanmaken Klik op het icoontje
in het venster First Dossierstructuur. U krijgt volgend scherm:
Een dossier bestaat uit twee tabkaarten: Algemeen en Andere. De gegevens die u hier invult, worden overgenomen bij het aanmaken van een rapport. De gegevens worden geïmporteerd in de rubriek identificatiegegevens van het rapport. om de ingevoerde gegevens te bewaren en dit scherm te verlaten of op Klik op zonder te bewaren.
om dit scherm te verlaten
De Dossiernaam wordt gebruikt voor de automatische link met boekhoudpakketten. Als u First niet opstart vanuit het menu van uw boekhoudpakket mag u dit veld leeg laten. Als u wel automatisch opstart vanuit uw boekhouding, zal dit veld automatisch ingevuld worden. De Naam onder Firmagegevens wordt overgenomen op pagina 1 van de jaarrekening. Bij een naam- of adreswijziging is het belangrijk dat u dit hier aanpast en niet alleen in de jaarrekening. Bij het aanmaken van een nieuw rapport worden de dossiergegevens hier opgehaald en niet uit het rapport van vorig boekjaar.
20
Handleiding First
6.6.2. Dossier wijzigen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop
.
. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder het vorige punt. U kunt hier de Klik dan op het icoontje wijzigingen aanbrengen en bewaren. Opgelet! Als u een rapport binnen een dossier aangemaakt hebt en de gegevens uit de dossiereigenschappen in de identificatiegegevens van het rapport geïmporteerd zijn (bijvoorbeeld uit een XBRL- of NBB-bestand), dan bestaan beide gegevens onafhankelijk van elkaar. Dit wil zeggen dat als u wijzigingen aanbrengt in de dossiereigenschappen, deze wijzigingen NIET doorgevoerd worden in de identificatiegegevens van een bestaand rapport, en andersom.
6.6.3. Dossier verwijderen Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop Klik op het icoontje
.
in de First Dossierstructuur. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder punt
6.6.1. Klik hier op het icoontje
om het dossier te verwijderen.
Een dossier wordt niet verwijderd als er nog boekjaren bestaan. In dat geval moet u eerst de boekjaren verwijderen.
6.6.4. Dossier voor VZW’s De module VZW is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze module. Om een jaarrekening aan te maken voor VZW’s, moet u bij het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - VZW: Vereniging zonder winstoogmerk - PRIV. ST: Private stichting - Een zelf ingegeven rechtsvorm via het menu Extra>Fiches>Rechtsvorm. Bij het aanmaken van een rapport zult u de keuze krijgen tussen een verkort en volledig schema voor VZW’s. De werking van First is hetzelfde als bij het invullen van een jaarrekening van de ondernemingen.
Handleiding First
21
6.7. Boekjaar 6.7.1. Boekjaar aanmaken 1.
Selecteer een dossier in het scherm First Dossierstructuur.
2. 3.
Klik op het icoontje . U krijgt volgend scherm:
• • 4.
Boekjaar: Vul hier de naam van het boekjaar in. Bijvoorbeeld: 2008 als het boekjaar over het jaar 2008 gaat. Als u een boekjaar hebt over verschillende jaren, kunt u hier bijvoorbeeld 2007-2008 invullen. Begindatum/Einddatum: Vul de begin- en einddatum van het boekjaar in dat neergelegd moet worden.
Klik op
om het boekjaar aan te maken.
6.7.2. Boekjaar wijzigen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje
. U krijgt het scherm zoals hierboven is.
Klik na uw aanpassingen op het icoontje
. De wijzigingen worden dan aanvaard.
6.7.3. Boekjaar verwijderen Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje Klik op het icoontje
in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt 6.7.1. getoond wordt. . Het boekjaar wordt verwijderd.
Een boekjaar wordt niet verwijderd als er nog rapporten bestaan. In dat geval moet u eerst de rapporten verwijderen.
22
Handleiding First
6.8. Rapport 6.8.1. Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) 1.
Klik het boekjaar aan waarin u een rapport wilt aanmaken in het venster First Dossierstructuur.
2.
Klik op het icoontje
3.
• Naam: Geef de naam in van het rapport. Deze naam kunt u vrij kiezen. Bijvoorbeeld: Volledig schema boekjaar 2008. • Schema: Kies hier het type schema waarin u de jaarrekening wilt opstellen; verkort of volledig. U kunt hier ook Geconsolideerd schema of Statistische vragenlijst kiezen als u die module hebt aangekocht. Om een jaarrekening voor vzw’s aan te maken, moet u eerst die module aangekocht hebben en u moet in het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd: - Vereniging zonder winstoogmerk; - Stichting van openbaar nut; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij; - Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vesting, agentschap, kantoor of bijhuis in België; - Private stichting; - Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht); - Internationale vereniging zonder winstoogmerk; - Organisme van de financiering van Pensioenen; - Een zelf ingegeven rechtsvorm. Klik op Volgende als u de gegevens ingevuld hebt.
. Er wordt een wizard opgestart die u begeleidt met het aanmaken van het rapport.
Handleiding First
4.
U krijgt volgend scherm:
5. 6.
• Eenheden: Kies de grootteorde waarin u de gegevens wilt invoeren. U maakt het rapport best in Eenheden (2 dec.) aan. U kunt na het invullen van de jaarrekening met één druk op de knop de jaarrekening afronden of delen. First zorgt daarbij dat de balans, resultatenrekening en toelichting in evenwicht blijven. • Vorig boekjaar: Hier kunt u bepalen van welk rapport u de kolom Boekjaar wilt overnemen in de kolom Vorig boekjaar van het nieuwe rapport. U krijgt de keuze uit alle rapporten van hetzelfde schema van het vorige boekjaar indien de einddatum van dat boekjaar één dag vroeger is dan de begindatum van het huidige boekjaar. Kies Manuele ingave als u de gegevens van het vorige boekjaar zelf gaat invullen. Klik op Klaar als u de gegevens ingevuld hebt. Het rapport wordt geopend.
23
24
Handleiding First
6.8.2. Rapporteigenschappen wijzigen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje
. U krijgt het volgende scherm:
U kunt de rapportnaam aanpassen en eventueel een aantekening bij dit rapport noteren. Klik na uw aanpassingen op het icoontje
. De wijzigingen worden aanvaard.
6.8.3. Rapport verwijderen Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur. Klik op het icoontje Klik op het icoontje
in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt 6.8.2. beschreven is. . Het rapport wordt verwijderd.
6.8.4. Rapport dupliceren U kunt een rapport volledig kopiëren door in de First Dossierstructuur het rapport te selecteren. Klik dan met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers CTRL-klik) op het rapport. U krijgt de volgende keuzelijst:
Klik op Dupliceer. Het rapport wordt gekopieerd en krijgt dezelfde naam met daarvoor: Copy of. U kunt binnen deze kopie bijvoorbeeld simulaties doen, zonder dat u uw origineel rapport moet wijzigen.
Handleiding First
25
7. Invoeren 7.1. Manueel invoeren U kunt alle adressen en cijfers manueel ingeven, wijzigen of verwijderen in First.
7.1.1. Adressen -
Identificatiegegevens: Hier vindt u de gegevens terug die in sectie 1.1 van de afdruk verschijnen, zoals adres van de onderneming, begin- en einddatum boekjaar, datum algemene vergadering en register. U kunt hier ook de contactgegevens aanvullen van de personen die verantwoordelijk zijn voor de gegevens van de jaarrekening en voor de gegevens van de sociale balans. Deze informatie wordt enkel neergelegd bij een elektronische neerlegging. Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan,klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan. U kunt dan geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet op papier neerleggen. Bij een verbeterde neerlegging kruist u het vakje Betreft het een verbeterde neerlegging van een reeds door de NBB aanvaarde jaarrekening voor hetzelfde boekjaar en in dezelfde taal aan. Als u de verbeterde jaarrekening elektronisch neerlegt, vraagt de Nationale Bank om het ondernemingsnummer, de Einddatum van het boekjaar, de Taal en het Schema van de oorspronkelijk neergelegde jaarrekening in te geven. First vult deze velden automatisch in. Controleer of het voorstel correct is.
-
Bestuurders en zaakvoerders: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de bestuurders en zaakvoerders invullen die afgedrukt worden in sectie 1.1. om een bestuurder of zaakvoerder toe te voegen. U krijgt de keuze tussen een Klik op het icoontje rechtspersoon en een natuurlijke persoon. Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden. De begin- en einddatum van het mandaat zijn facultatieve vermeldingen. Om een bestuurder of zaakvoerder te verwijderen, klikt u op het icoontje Om bestuurders of zaakvoerders van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes
. gebruiken.
-
Commissarissen: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de commissarissen invullen die afgedrukt worden in sectie 1.1 bij de bestuurders en zaakvoerders. Bij een digitale neerlegging worden de bestuurders en zaakvoerders in een andere sectie neergelegd dan de commissarissen.
-
Verklaringen betreffende een aanvullende opdracht voor nazicht of correctie: Vul hier de namen en adressen in die gevraagd worden in sectie 1.2. om een externe accountant of een bedrijfsrevisor in te geven. U krijgt de keuze Klik op het icoontje tussen een rechtspersoon en een natuurlijke persoon. Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden. Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor te verwijderen, klikt u op het icoontje
.
26
Handleiding First
Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken. Opgelet! De vraag in sectie 1.2: “De jaarrekening werd / werd niet geverifieerd of gecorrigeerd door een externe accountant of door een bedrijfsrevisor die niet de commissaris is” vindt u terug op de tabkaart Documentinformatie>Identificatiegegevens en inlichtingen.
Als de optie aangevinkt is, antwoordt u Ja op de vraag. -
Inlichtingen omtrent de deelnemingen: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT 5.2.1 of VOL 5.5.1: Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen. om een deelneming aan te maken. Klik op het icoontje U kunt hier ook de Einddatum boekjaar, het Eigen vermogen en het Nettoresultaat van de verbonden onderneming ingeven. Klik op de tabkaart Aangehouden maatschappelijke rechten om het Soort maatschappelijke rechten, aantal, en Percentages in de onderneming waaruit de deelneming bestaat in te geven. Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje
.
Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes -
gebruiken.
Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT 5.2.2 of VOL 5.5.2 : Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is in haar hoedanigheid van onbeperkt aansprakelijk vennoot of lid. om een onderneming in te geven waarvoor de onderneming onbeperkt Klik op het icoontje aansprakelijk is. Vergeet onderaan niet aan te duiden hoe de jaarrekening van de onderneming waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is, wordt neergelegd. Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes
-
. gebruiken.
Verklaring betreffende de geconsolideerde jaarrekening: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT 5.9 of VOL 5.17. In het volledige schema kunt u ook de inlichtingen verstrekken die door elke onderneming moeten verstrekt worden die onderworpen is aan de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen inzake de geconsolideerde jaarrekening.
7.1.2. Postcodes In de standaardlijst van het protocol van de NBB staan enkel de postcodes van de hoofdgemeentes. Per postcode is er dus slechts één gemeente of stad beschikbaar.
Handleiding First
27
U kunt zelf andere postcodes toevoegen (Belgische of buitenlandse) in elk venster waar een postcode gevraagd wordt.
Als de postcode bestaat, wordt de gemeente aangevuld. Als er verschillende mogelijkheden bestaan, worden die voorgesteld.
Als u een nieuwe postcode wenst aan te maken, kan u klikken op het volgende icoontje scherm:
Geef de postcode in het veld Code, bijvoorbeeld FR-75000.
. U komt op volgend
28
Handleiding First
In de velden Nl, Fr, En en De kunt u de naam van de stad of gemeente ingeven in de respectieve talen. Klik op om de postcode te bewaren. U komt dan terug in de overzichtlijst. Klik op OK om de postcode naar het hoofdscherm te kopiëren. Als u de landcode bij de postcode hebt ingetypt, wordt het land onmiddellijk correct geselecteerd. In het scherm van de postcodes is de lijst gesorteerd op postcode. U kunt de sortering omdraaien door op de kolomtitels te klikken.
7.1.3. Cijfers U kunt alle cijfers in de jaarrekening manueel invullen. Principe: Een cijfer dat positief moet worden ingevuld, kunt u altijd zonder teken ingeven. Een cijfer dat altijd negatief is (-), bijvoorbeeld code 649 in de resultatenrekening, staat al tussen haakjes. U mag hier geen minteken meer ingeven. Bij een cijfer dat zowel positief als negatief kan zijn (+/-), moet u een minteken ingeven als het negatief is.
7.1.4. Vorig boekjaar afschermen U kunt voorkomen dat de cijfers van het vorige boekjaar per vergissing worden gewijzigd of verwijderd, door op het icoontje te klikken of via het menu Extra>Vorig boekjaar afschermen. Het icoontje verandert dan in een icoontje met een rode kolom: . De cijfers van het vorige boekjaar in de jaarrekening worden in een grijze achtergrond geplaatst en zijn niet meer .
wijzigbaar:
klikken of via het menu Als u toch een cijfer in het vorige boekjaar wilt aanpassen, kunt u op het icoontje Extra>Vorig boekjaar openstellen. De kolom van het vorige boekjaar wordt dan opnieuw wijzigbaar.
7.1.5. Brutomarge De brutomarge is alleen van toepassing op het verkorte schema van de ondernemingen en het verkort schema voor de vzw’s.
7.1.5.1.
Verkort schema van de ondernemingen
In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch alle details van de brutomarge geïmporteerd. Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge: 70 Omzet 71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering (toename +, afname -) 72 Geproduceerde vaste activa 74 Andere bedrijfsopbrengsten Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten 600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen 609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -) 61 Diensten en diverse goederen Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse goederen Berekening brutomarge: 70/74 – 60/61
Handleiding First
29
Het resultaat wordt in code 9900 weergegeven. Op de afdruk zullen alleen codes 70, 60/61 en 9900 staan. Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70 en 60/61 wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm aanduiden. Bij de het aanmaken van het XBRL-bestand wordt de vraag gesteld of u de facultatieve vermeldingen wilt neerleggen.
7.1.5.2.
Verkort schema voor de vzw’s
In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch alle details van de brutomarge geïmporteerd. Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge: 70 Omzet 71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering (toename +, afname -) 72 Geproduceerde vaste activa 73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies 74 Andere bedrijfsopbrengsten Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten 600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen 609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -) 61 Diensten en diverse goederen Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse goederen Berekening brutomarge: 70/74 – 60/61 Als het resultaat positief is, wordt code 70/61 ingevuld. Als het resultaat negatief is, wordt code 61/70 ingevuld. Op de afdruk zullen alleen codes 70, 73, 60/61 en 70/61 of 61/70 staan. Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70, 73 en 60/61) wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm aanduiden.
7.1.6. Btw-nummer / Ondernemingsnummer Naar aanleiding van het wijzigen van het btw-nummer in een ondernemingsnummer past First btw-nummers met 9 karakters automatisch aan naar 10. Er wordt automatisch een 0 gezet voor het btw-nummer.
7.1.7. Waarderingsregels U vindt de waarderingsregels terug onder sectie 7 in de tabkaarten of via de boomstructuur van de jaarrekening:
U moet zelf de tekst van de waarderingsregels opstellen en ingeven in First. Er is door de NBB sinds 1 april 2007 geen sjabloon meer voorzien.
7.1.8. Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen U kunt kiezen om de Aandeelhoudersstructuur, het Jaarverslag en/of het Verslag van de commissarissen op te nemen als pdf, of zelf een vrije tekst in te geven.
30
Handleiding First
Als u zelf een tekst ingeeft, kan u de optie “Jaarverslag – Tekst” laten aan staan en de tekst ingeven in het invulveld. Ga in First als volgt te werk als u een pdf wilt opnemen als jaarverslag:
Klik op het keuzerondje voor Jaarverslag – pdf. Klik op het icoontje
om een pdf-bestand in deze rubriek in te voegen.
Klik op het icoontje om het geselecteerde pdf-bestand te bekijken. Als u op Windows werkt en u hebt een recente versie van Adobe Reader, wordt de pdf in First opgeroepen en getoond. Bij de neerlegging wordt het pdf-bestand in het XBRL-bestand ingekapseld. Als u afdrukt, wordt de pdf mee afgedrukt. De ingevoegde pdf-bestanden worden op de afdruk meegeteld in het totaal aantal pagina’s en worden geplakt in de lay-out van de jaarrekening. Let op! Uw pdf-bestand moet aan volgende voorwaarden voldoen: Onderstaande tabel geeft een lijst van de verschillende soorten pdf-bestanden en de houding van de Balanscentrale ertegenover. Kenmerk Kleuren Klassieke handtekening Elektronische handtekening "Electronic threads" Hyperlinks Bookmarks Optional Content Groups (OCGs) of Layers Opmerkingen Audio- / Videomateriaal Aangehechte bestanden Beveiliging / Paswoord Gecomprimeerde bestanden "Valse" PDF-bestanden pdf-bestanden > DINA4
Aanvaard
Geweigerd X1
X X2 3
X X3 X3 X4 X5 X5 X5 X7 X8 X9 X10
Opmerkingen 1. Een zwart-wit afdruk kan leiden tot informatieverlies door gebrek aan contrast tussen de oorspronkelijke kleuren. Kleuren (in de achtergrond of de karakters) worden geweigerd naar analogie met de neerlegging op papier waarbij het gebruik van kleuren eveneens verboden is. 2. Het gebruik van de elektronische handtekening kan leiden tot het verlies van pertinente gegevens van de jaarrekening en compliceert de verwerking voor de Balanscentrale. Zij wordt bijgevolg geweigerd. 3. "Threads", hyperlinks en bookmarks zijn navigatiemiddelen die de lezer helpen om zich te verplaatsen in het document. Zij hebben echter geen invloed op de presentatie of de afdruk van het document. Ze worden bijgevolg aanvaard. 4. OCGs laten toe om documenten te creëren met meerdere "lagen" die enkel zichtbaar zijn op aanvraag. Aangezien de lagen op geen enkele manier een aanduiding kunnen bevatten omtrent hun officiële karakter, noch omtrent de manier waarop ze weergegeven moeten worden op papier, worden OCGs geweigerd.
Handleiding First
5.
6. 7. 8.
9.
10.
31
Pdf-bestanden kunnen opmerkingen en aangehechte bestanden bevatten. Om discussies omtrent het al dan niet openbaarmaken van die opmerkingen / aangehechte bestanden of omtrent de volgorde te vermijden, is het gebruik ervan verboden. Omwille van de weergave op papier is het vanzelfsprekend dat het gebruik van audiovisueel materiaal niet toegelaten is. Pdf-bestanden kunnen beveiligd worden tegen openen, afdrukken of wijzigen. Gezien de automatische verwerking die toegepast wordt voor de openbaarmaking, worden beveiligde pdf-bestanden geweigerd. De compressie van een pdf-bestand als gevolg van een scanning levert weinig winst op in termen van volume. Om bijkomende handelingen bij de openbaarmaking te vermijden, worden gecomprimeerde pdfbestanden geweigerd. Met een "vals" pdf-bestand wordt een bestand bedoeld dat gecreëerd werd met een andere software en waarvan de extensie gewijzigd werd in .pdf. Deze bestanden worden in het algemeen niet herkend door Acrobat Reader en worden bijgevolg niet aanvaard. Bestanden waarvan de pagina's groter zijn dan het DINA4-formaat geven problemen bij het afdrukken. Zij worden niet aanvaard.
Deze kenmerken kunnen door de NBB niet allemaal automatisch gecontroleerd worden. Jaarrekeningen die ingekapselde pdf-bestanden bevatten zouden dus eventueel geweigerd kunnen worden bij de visuele controle na de upload op de website van de NBB.
7.1.9. Personeelskosten in de sociale balans In de sociale balans kunnen kolom 1 en 2 van code 102 in First een grijze achtergrond hebben en niet invulbaar zijn. Code 102 kolom 3 is dan geen totaal meer, maar een invulveld. Waarom? Wettelijke basis Hierbij een uittreksel uit het KB van 30 januari 2001, artikel 91 punt B. “B. Sociale balans Volgende gegevens inzake het personeelsbestand dienen in deze afdeling vermeld te worden : I. Een staat van de tewerkgestelde personen met uitsplitsing tussen enerzijds de personen ingeschreven in het personeelsregister en anderzijds de uitzendkrachten en ter beschikking van de vennootschap gestelde personen. Wat de werknemers ingeschreven in het personeelsregister betreft, vermeldt deze staat: 1° voor de betrokken periode : - het gemiddelde aantal voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en het totale aantal werknemers in voltijdse equivalenten van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - het aantal gepresteerde uren van de voltijdse en deeltijdse werknemers tijdens het boekjaar en het totale aantal gepresteerde uren van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - de personeelskosten van de voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en de totale personeelskosten van het boekjaar en het vorige boekjaar; - het totaal van de voordelen bovenop het loon van het boekjaar en het vorige boekjaar. Deze laatste twee rubrieken moeten niet ingevuld worden wanneer het gaat om één enkele persoon.” Praktisch In de sociale balans staat het gemiddelde aantal werknemers op code 100, het aantal gepresteerde uren op code 101 en de personeelskosten op code 102. Dit wil dus zeggen dat als u in code 100 (kolom 1 of 2) één medewerker invult, u alleen de totale personeelskost van alle werknemers moet invullen in code 102 kolom 3. Ingeval u in de onderneming slechts één werknemer (voltijds of deeltijds) in dienst hebt, moet ook code 102 kolom 3 niet ingevuld worden. De reden is duidelijk: het salaris of het loon mag niet identificeerbaar zijn.
32
Handleiding First
7.1.10.Eerste boekjaar Als u een nieuw dossier opstart met een eerste boekjaar kunt u dit aanduiden bij de Identificatiegegevens>Identificatiegegevens en inlichtingen. Klik de optie Eerste boekjaar aan bij Huidig boekjaar.
7.1.11.Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) U kunt in volgende lijsten gegevens toevoegen: • Postcode; • Land; • Rechtsvorm; • Functie; • Paritair comité; • Rechtbank van koophandel; • Aard adres. U kunt voor elke categorie gegevens toevoegen. We bespreken hieronder enkele. 1.
Rechtsvorm:
U kunt een rechtsvorm toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Rechtsvorm. U komt op volgend scherm:
Handleiding First
33
Klik op het icoontje om een rechtsvorm toe te voegen. De code kunt u niet wijzigen. Die moet voor de NBB altijd 151 zijn. Geef in het veld “nl” een benaming voor de rechtsvorm in. Geef eventueel in de andere velden een vertaling van de naam in. om te bewaren. De nieuwe vennootschapsvorm komt vanaf nu voor in de lijst die u Klik op het icoontje oproept in de jaarrekening in dit gegevensbestand. Bij de neerlegging op papier of in pdf-formaat wordt de door u opgegeven naam gebruikt. Bij de neerlegging wordt die naam aanvaard door de NBB. Bij het aanmaken van het XBRL-bestand wordt alleen de code 151 opgenomen. De NBB maakt automatisch de omschrijving “Andere rechtsvorm” aan. Bij het raadplegen van een door de NBB gepubliceerde jaarrekening zal “Andere rechtsvorm” vermeld worden. 2. Functie U kunt een functie toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Functie. U komt op volgend scherm:
om een functie toe te voegen. De code kunt u niet ingeven. Geef in het veld “nl” een Klik op het icoontje benaming voor de functie in. Geef eventueel in de andere velden een vertaling van de naam in. Klik op het icoontje jaarrekening.
om te bewaren. De nieuwe functie komt vanaf nu voor in de lijst die u oproept in de
Bij de neerlegging wordt zowel op papier als bij het aanmaken van het XBRL-bestand de correcte functie weergegeven.
7.1.12.Vennootschap in vereffening Er is in het protocol van de NBB geen enkele mogelijkheid voorzien om aan te duiden dat de vennootschap in vereffening is. U mag bij een vereffening de datum van de algemene vergadering leeg laten als ze niet is goedgekeurd door de algemene vergadering. U kunt achter de naam van de onderneming op de eerste pagina (in vereffening) tikken. Deze optie is beschikbaar voor de verkorte en volledige jaarrekeningen van de ondernemingen.
34
Handleiding First
7.1.13.Fusie/Spliting Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan, klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan in de sectie 1.1 Identificatiegegevens en inlichtingen. U kunt dan een verschillende waarde ingeven in het vorige boekjaar voor code 14 en code 14P in de resutaatverwerking voor het huidige boekjaar. U kunt dan geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet op papier neerleggen. U moet op de eerste pagina niet vermelden dat een jaarrekening opgesteld is na een fusie of opslorping (en daardoor niet voldoet aan alle rekenkundige en logische controles) De onderneming dient wel bepaalde informatie daarover in haar jaarverslag te geven. Deze optie is beschikbaar voor de verkorte en volledige jaarrekeningen van de ondernemingen.
7.2. Automatisch importeren van een NBB-bestand U kunt NBB-bestanden die aangemaakt zijn met andere programma’s, eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een boekjaar en een rapport aanmaakt. Alle gegevens die in het NBB-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, vrije pagina’s geïmporteerd worden. 1.
Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje
Dossierstructuur Import NBB bestand (*.nbb):
in de knoppenbalk van het venster First
of selecteer in het menu Extra de optie
Handleiding First
2.
35
Het volgende scherm verschijnt:
Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf of de diskette. Selecteer het NBB-bestand dat u wilt inlezen. Klik op de knop Open. 3.
Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven:
Klik op OK. Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat, worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat. Alle gegevens die het NBB-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport.
7.3. Automatisch importeren van een XBRL-bestand U kunt XBRL-bestanden eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een boekjaar en een rapport aanmaakt. Alle gegevens die in het XBRL-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, vrije pagina’s geïmporteerd worden.
36
1.
Handleiding First
Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje Dossierstructuur Import XBRL-bestand (*.xbrl).
2.
in de knoppenbalk van het venster First of selecteer in het menu Extra de optie
Het volgende scherm verschijnt:
Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf of de diskette. Selecteer het XBRL-bestand dat u wilt inlezen. Klik op de knop Open.
Handleiding First
3.
37
Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven:
Klik op OK. Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat, worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat. Alle gegevens die het XBRL-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport.
7.4. Proef- en saldibalans U kunt de cijfers in de jaarrekening invullen aan de hand van de proef- en saldibalans.
7.4.1. Proef- en saldibalans
7.4.1.1.
Proef- en saldibalans ingeven
Klik in de boomstructuur op Proef- en saldibalans:
of ga naar de tabkaart:
38
Handleiding First
U krijgt volgend scherm:
Om een proef- en saldibalans te importeren, volgt u de procedure in punt 7.5 Importeren van een proef- en saldibalans. Klik op
om manueel een proef- en saldibalans in te geven. U komt op volgend scherm:
U kunt de algemene rekeningen, debet- en creditbedrag ingeven en eventueel een omschrijving. Als u in het veld Omschrijving staat, kunt u een nieuwe lijn aanmaken door Tab of Enter te gebruiken. U kunt ook klikken op het icoontje
om een nieuwe lijn aan te maken.
Om een lijn te verwijderen klikt u op het icoontje
.
Als u de manueel ingegeven proef- en saldibalans wilt overnemen op de tabkaart Proef- en saldibalans, klikt u . De algemene rekeningen worden toegepast op de filter en aan de rubrieken van de op het icoontje jaarrekening gekoppeld. De algemene rekeningen die niet voorkomen in de filter worden automatisch bij de Niet-toegewezen rubrieken geplaatst. Klik op Rapport bijwerken om de gegevens in de jaarrekening te importeren.
Handleiding First
7.4.1.2.
39
Proef- en saldibalans wijzigen
Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik dan op het icoontje . U kunt hier alle algemene rekeningen en bedragen wijzigen. U kunt ook nieuwe algemene rekeningen toevoegen met de bedragen. Er wordt geen historiek bijgehouden van de gewijzigde zaken. Als u een overzicht wilt behouden van de wijzigingen, moet u via de correctieboekingen werken. Klik op Rapport bijwerken om de gewijzigde proef- en saldibalans in de jaarrekening te importeren.
7.4.1.3.
Proef- en saldibalans verwijderen
Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik dan op het icoontje . U kunt kiezen om de volledige proefen saldibalans te verwijderen of om alleen de bedragen te verwijderen. om de volledige proef- en saldibalans te verwijderen. Alle algemene rekeningen, bedragen en Klik op omschrijvingen worden verwijderd. Klik op bewaard.
om alleen de bedragen te verwijderen. Alle algemene rekeningen en de omschrijvingen blijven
7.4.2. Niet-toegekende rubrieken Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de eerste tabkaart de Niet-toegekende rubrieken. In de tabkaart Niet-toegekende rubrieken worden de algemene rekeningen uit het importbestand geplaatst die First niet automatisch kan toewijzen aan de jaarrekening omdat ze niet tot het Minimum Algemeen Rekeningstelsel behoren of omdat ze nog niet opgenomen zijn in de filter. Ook wachtrekeningen (algemene rekeningen die beginnen met 499) worden op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken geplaatst. Als de wachtrekeningen gesaldeerd zijn (debet en credit hetzelfde bedrag), mogen ze in de Niet-toegekende rubrieken blijven staan. Als de wachtrekeningen nog een credit- of debetsaldo vertonen, moet u deze algemene rekeningen eerst in uw boekhouding afboeken via een diverse boeking of u kunt de correctieboeking in First uitvoeren via de tabkaart Correctieboekingen. Bij vzw-schema’s kunnen de algemene rekeningen 690, 691, 790, 791 en 792 niet toegewezen worden. Er is in het standaardschema van de NBB voor de vzw-jaarrekening geen resultaatverwerking voorzien. Hierdoor is de proef- en saldibalans in First uit evenwicht. Deze codes moeten blijven staan bij de niet-toegekende rubrieken.
40
Handleiding First
U kunt ook de Niet-toegekende rubrieken manueel toewijzen door de algemene rekening in de tabkaart Niettoegekende rubrieken aan te klikken. Daarna gaat u naar de proef- en saldibalans en klikt u op de rubriek waar de niet-toegekende algemene rekening moet toegevoegd worden. Bijvoorbeeld:
Als u de rubrieken van de jaarrekening niet ziet staan onder de optie Balans/Resultatenrekening, moet u eerst op het icoontje
(Toon rubrieken) klikken.
Klik dan op het icoontje saldibalans.
. De rubriek verhuist dan van de Niet-toegekende rubrieken naar de proef- en
In de proef- en saldibalans kunt u controleren welke algemene rekeningen aan welke rubrieken zijn toegevoegd door op te klikken. De rubrieken die zwart zijn, hebben een algemene rekening toegewezen gekregen. De rubrieken die grijs zijn, zullen in de jaarrekening nul zijn. Als u een algemene rekening uit de proef- en saldibalans wilt halen, kunt u die algemene rekening selecteren en op het icoontje
klikken.
Handleiding First
41
Bijvoorbeeld:
De algemene rekening verschijnt dan op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken. Klik op Rapport bijwerken om de gegevens in de jaarrekening te importeren.
7.4.3. Correctieboekingen Als aanvulling op de proef- en saldibalans kunt u correctieboekingen ingeven. Deze correctieboekingen worden bewaard en ze worden, indien u dat wenst, samen met de proef- en saldibalans geïmporteerd in de jaarrekening. Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen.
42
Het scherm ziet er als volgt uit:
Handleiding First
Handleiding First
7.4.3.1.
43
Correctieboeking aanmaken
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen. Klik op het icoontje
om een correctieboeking aan te maken. U komt op volgend scherm:
In het veld Omschrijving moet u een omschrijving ingeven voor de correctieboeking. Deze naam kunt u vrij kiezen. Het aankruisvakje Actief is standaard aangevinkt. Als dit aankruisvakje aangevinkt is, wordt de correctieboeking opgenomen in de proef- en saldibalans en mee ingelezen in de jaarrekening. In de proef- en saldibalans worden de algemene rekeningen die voortkomen uit de correctieboekingen voorafgegaan door een rood bolletje in plaats een blauw bolletje. Als het aankruisvakje Actief uitgevinkt is, wordt er met die correctieboeking geen rekening gehouden in de proef- en saldibalans en wordt ze ook niet meegenomen bij het inlezen in de jaarrekening. Klik op
om een nieuwe lijn in te geven.
Om een lijn te verwijderen, moet u in die lijn klikken en daar op
klikken.
U kunt de correctieboeking afdrukken door op de knop Afdrukken te klikken. In het hoofdscherm van de correctieboekingen hebt u de mogelijkheid om alle correctieboekingen samen af te drukken (zie punt 7.1.3.3.5. Correctieboekingen afdrukken). Klik op OK om de correctieboeking te bewaren.
7.4.3.2.
Correctieboeking wijzigen
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen. Klik op de correctieboeking die u wilt wijzigen. Klik dan op het icoontje U kunt lijnen toevoegen, wijzigen en/of verwijderen.
.
44
Handleiding First
Klik op OK om de wijzigingen te aanvaarden.
7.4.3.3.
Correctieboeking verwijderen
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen. Klik op de correctieboeking die u wilt verwijderen. Klik dan op het icoontje
.
First vraagt u of u zeker bent dat u de correctieboeking wilt verwijderen. Als u zeker bent dat u de correctieboeking wilt verwijderen, klikt u op Ja.
7.4.3.4.
Correctieboeking exporteren
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen. U kunt een xml-export maken van de correctieboekingen door op de knop Export te klikken.
7.4.3.5.
Correctieboeking afdrukken
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de Correctieboekingen. Klik op de knop Afdrukken om een overzicht van de correctieboekingen af te drukken. U krijgt volgend scherm:
Maak uw keuze en klik op OK.
7.4.4. Import filter De filter is een opsomming van koppelingen waarmee First de algemene rekeningen aan de rubrieken van de jaarrekening koppelt. U kunt de filter aanpassen en bewaren. U kunt bijvoorbeeld beslissen dat u de rekening 890000 uit uw boekhouding altijd aan rubriek 100 van de jaarrekening wilt koppelen en dit bewaren voor het volgende jaar. U maakt dus één keer een koppeling en First bewaart die. U kunt de aangepaste filters in elk ander dossier oproepen of de standaardfilter blijven gebruiken. Bij het importeren van een proef- en saldibalans krijgt u de mogelijkheid om een filter te kiezen. Als u niet-toegekende rubrieken manueel toewijst, wordt de filter automatisch aangepast (om niet-toegekende rubrieken toe te wijzen: zie punt 7.1.3.2. Niet-toegekende rubrieken). Bij het verlaten van het rapport wordt u dan gevraagd of u de wijzigingen wilt bewaren. Als u ze wilt bewaren, wordt u gevraagd een naam in te geven voor de nieuwe filter.
Handleiding First
45
De nieuwe filter wordt in het rapport bewaard en zal ook overgenomen worden als u de gegevens overdraagt naar volgend boekjaar.
7.4.4.1.
Standaardfilter
Elk schema heeft zijn eigen filter. Er is telkens een standaardfilter voor het verkorte, volledige en geconsolideerde schema voor ondernemingen. Ook voor het verkorte en volledige schema van verenigingen bestaat er elk een aparte standaardfilter. De standaardfilter volgt het overeenkomstige MAR (Minimum Algemeen Rekeningstelsel) van de ondernemingen of de verenigingen. Als u van dit MAR bent afgeweken voor de algemene rekeningen in uw boekhoudpakket, zal u in First de filter kunnen aanpassen om de algemene rekeningen toch in de jaarrekening te importeren.
7.4.4.2.
Nieuwe filter
Om een nieuwe filter aan te maken, kunt u onderstaande procedure volgen. Als u wilt vertrekken van de standaardfilter kunt u punt 7.4.4.3. Filter wijzigen volgen. Als u slechts een aantal wijzigingen wilt aanbrengen is het aangewezen dat u de standaardfilter als basis neemt. Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:
Klik op om een volledig nieuwe filter aan te maken. Als u hierop klikt, is geen enkele koppeling meer aanwezig en moet u alle gewenste koppelingen één voor één toevoegen.
46
Handleiding First
U krijgt volgende melding:
De naam die u hier ingeeft, is vrij te kiezen. Klik op OK. U komt op volgend scherm:
Klik op het icoontje
om de filter te bewaren.
Handleiding First
47
Om koppelingen toe te voegen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u zich bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”.
Klik bijvoorbeeld op code 100 om een algemene rekening te koppelen. Het volgende icoontje wordt actief: Klik op dit icoontje. U krijgt volgend resultaat:
.
Klik op de algemene rekening 100 naast het icoontje . U kunt de algemene rekeningen ingeven die u wenst te koppelen. Dubbelklik eventueel op de C van credit of de D van Debet om de algemene rekening standaard te wijzigen in een debet (D)- of credit (C)-bedrag. U kunt deze stappen herhalen voor elke rubriek van de balans, de resultatenrekening en de toelichting. Klik op het icoontje
om de wijzigingen over te nemen in de proef- en saldibalans.
48
7.4.4.3.
Handleiding First
Filter wijzigen
U kunt een filter wijzigen en eventueel bewaren onder een ander naam. Als u een nieuwe filter wenst aan te maken met als basis de standaardfilter volgt u deze procedure. Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:
Om een koppeling te wijzigen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u zich bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”. Klik op voor de code waarvoor u de koppeling wilt wijzigen. . Klik op het icoontje . U kunt de algemene rekeningen Klik op de algemene rekening naast het icoontje wijzigen. Dubbelklik eventueel op de C van credit of de D van Debet om de algemene rekening standaard te wijzigen in een debet (D)- of credit (C)-bedrag. Klik op het icoontje
om de wijzigingen over te nemen in de proef- en saldibalans.
Handleiding First
7.4.4.4.
49
Filter verwijderen
U kunt ofwel één lijn verwijderen ofwel de volledige filter verwijderen.
7.4.4.4.1.
Koppeling verwijderen
Ga als volgt te werk om één lijn te verwijderen: Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:
Om een koppeling te verwijderen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u zich bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”. Klik op voor de code waarvoor u de koppeling wilt verwijderen. Klik op de algemene rekening naast het icoontje
. Klik op het icoontje
. U krijgt volgende vraag:
Klik op Yes om de koppeling te verwijderen. Klik op het icoontje
om de wijzigingen over te nemen in de proef- en saldibalans.
50
7.4.4.4.2.
Handleiding First
Volledige filter verwijderen
Ga als volgt te werk om een volledige filter te verwijderen: Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:
Roep in het veld Import filter de te verwijderen filter op. Klik op
Antwoord Ja om de volledige filter te verwijderen.
. U krijgt volgende vraag:
Handleiding First
7.4.4.5.
51
Filter afdrukken
Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:
Selecteer de filter die u wenst af te drukken en klik op het icoontje
7.4.4.6.
.
Filter opnemen in het rapport
U kunt de actieve filter in het rapport wijzigen door een andere filter. De actieve filter wordt aangegeven bovenaan op de tabkaart van de proef- en saldibalans:
Klik op de knop Filter om de actieve filter te wijzigen. Kies bij Import filter de gewenste filter en klik op het icoontje filter als Actieve filter aangeduid zijn.
. Op de proef- en saldibalans zal de gekozen
52
Handleiding First
7.5. Importeren van een proef- en saldibalans U kunt een proef- en saldibalans importeren uit bestanden die in het First-formaat, in een Vast Lengteformaat (CED-formaat) of het NBB-formaat opgesteld zijn. First biedt u eveneens de mogelijkheid bestanden te importeren in een zelf te definiëren formaat.
7.5.1. Import bestand in First-, Vast Lengte- of in NBB-formaat 1.
Open een rapport.
2.
Ga naar het menu Extra>Import of klik op het icoontje
. De import-wizard wordt opgestart:
Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf. 3.
Klik op Open.
Handleiding First
53
U krijgt volgend scherm:
De boekhoudpakketten die onderaan dit scherm vermeld worden, hebben een export volgens het Firstformaat. Het spreekt voor zich dat u eerst het First-bestand moet aanmaken met uw boekhoudpakket. Daarna kunt u het bestand inlezen in First. 4.
Klik op Volgende. U komt op volgend scherm:
Kies de filter die u wilt gebruiken tijdens het importeren.
54
Handleiding First
5.
Klik op de knop Volgende en het eindscherm van de importwizard verschijnt:
6.
Klik op Klaar. De proef- en saldibalans wordt nu ingelezen. U komt op volgend scherm:
Onder Proef- en saldibalans hebt u een overzicht van de ingelezen proef- en saldibalans. Klik op de + voor Balans/Resultatenrekening om het detail te openen. In de tabkaart Niet-toegekende rubrieken worden de algemene rekeningen uit het importbestand geplaatst die First niet automatisch kan toewijzen aan de jaarrekening omdat ze niet tot het Minimum Algemeen Rekeningstelsel behoren of omdat ze nog niet opgenomen zijn in de filter. Ook wachtrekeningen (algemene rekeningen die beginnen met 499) worden op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken geplaatst. Als de wachtrekeningen gesaldeerd zijn (debet en credit hetzelfde bedrag), mogen ze
Handleiding First
55
in de Niet-toegekende rubrieken blijven staan. Als de wachtrekeningen nog een credit- of debetsaldo vertonen, moet u deze algemene rekeningen eerst in uw boekhouding afboeken via een diverse boeking of u kunt de correctieboeking in First uitvoeren via de tabkaart Correctieboekingen. U kunt de wachtrekeningen ook toewijzen zoals hieronder beschreven. U kunt de Niet-toegekende rubrieken manueel toewijzen door de algemene rekening in de tabkaart Niettoegekende rubrieken aan te klikken. Daarna gaat u naar de proef- en saldibalans en klikt u op de rubriek waar de niet-toegekende algemene rekening moet toegevoegd worden. Bijvoorbeeld:
Klik dan op het icoontje en saldibalans.
. De rubriek verhuist dan van de Niet-toegekende rubrieken naar de proef-
In de proef- en saldibalans kunt u controleren welke algemene rekeningen aan welke rubrieken zijn toegevoegd door op te klikken. De rubrieken die zwart zijn, hebben een algemene rekening toegewezen gekregen. De rubrieken die grijs zijn, zullen in de jaarrekening blanco zijn. Als u een algemene rekening uit de Proef- en saldibalans wilt halen, kunt u die algemene rekening selecteren en op het icoontje
klikken.
56
Handleiding First
Bijvoorbeeld:
7. 8.
De algemene rekening verschijnt dan op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken. Klik op de knop Rapport bijwerken als u akkoord gaat met de Proef- en saldibalans en Niet-toegekende rubrieken. Als u nog een algemene rekening in de kolom Niet-toegekende rubrieken hebt, komt volgende melding:
Klik op Yes om door te gaan. 9.
De proef- en saldibalans wordt ingelezen in de jaarrekening en het rapport is klaar om verder bewerkt te worden.
Handleiding First
57
7.5.2. Import bestand met een zelf te definiëren formaat 7.5.2.1.
Tekstbestand met tab of csv
1.
Open een rapport
2.
Klik op het icoontje
. De import-wizard wordt opgestart:
Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf. 3.
Klik op Open.
58
4.
Handleiding First
Klik op Zelf instellingen definiëren.
Klik op Volgende. 5.
U krijgt volgend scherm:
Klik op Tab om aan te duiden dat het om een tab-delimited bestand gaat. Klik op Komma of Puntkomma als u een formaat inleest dat gescheiden is met deze tekens. Als de kolommen van het bestand een titel hebben, moet u Eerste rij bevat kolomnamen aanklikken.
Handleiding First
6.
59
Klik op Volgende. U komt op volgend scherm:
Selecteer bij Kolommen de gepaste kolom voor de rubriekcode (= de algemene rekening), de omschrijving en de kolommen die de debet- en creditbedragen bevatten. De overige kolommen die uw tekstbestand eventueel bevat worden niet ingelezen. 7.
U krijgt in dit voorbeeld volgend scherm:
Zorg dat u het juiste decimaal teken aanduidt dat in het tekstbestand gebruikt wordt (punt of komma).
60
Handleiding First
8.
Klik op Volgende.
9.
Vervolg met punt 4. van hoofdstuk “7.5.1. Import bestand in First-, Vast Lengte- of in NBB-formaat”.
7.5.2.2.
Tekstbestand met vast lengteformaat
1.
Open een rapport.
2.
Klik op het icoontje
. De import-wizard wordt opgestart:
Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het bestand in de mappen van uw harde schijf. 3.
Klik op Open.
Handleiding First
4.
Klik op Zelf instellingen definiëren.
Klik op Volgende.
61
62
5.
Handleiding First
U krijgt volgend scherm:
Het onderste gedeelte van het scherm geeft een detail terug van het te importeren bestand. Selecteer het scheidingsteken dat in het bestand gebruikt wordt. Kies Vaste lengte als alle records even lang zijn. Als de kolommen van het bestand een titel hebben, moet u Eerste rij bevat kolomnamen aanklikken. Klik op Volgende.
Handleiding First
6.
63
U krijgt volgend scherm:
Het onderste gedeelte van het scherm geeft een detail weer van het te importeren bestand. In de kolom Positie kunt u de posities ingeven waarop de Rubriekcodes, Omschrijving, Debet en Credit beginnen. In ons voorbeeld moet u “1” ingeven in Rubriekcode, “39” in Omschrijving, “9” in Debet en “24” in Credit. In de kolom Lengte geeft u de lengte van de velden in. In ons voorbeeld is dit “8” voor de Rubrieken, “30” voor Omschrijving en “15” voor Debet en Credit. 7.
Geef het correcte decimaal karakter in dat gebruikt wordt in het te importeren bestand.
8.
Klik op Volgende.
9.
Vervolg met punt 4. van hoofdstuk “7.5.1. Import bestand in First-, Vast Lengte- of in NBB-formaat”.
64
Handleiding First
8. Controles Voor verkorte en volledige schema’s van ondernemingen en vzw’s vindt u binnen First 6 soorten controles: Tekencontrole Dit zijn controles die nagaan of alle bedragen een plus- of minteken hebben volgens de richtlijnen van de Nationale Bank. Als u tegen deze controles een fout maakt, wordt de neerlegging niet aanvaard door de Nationale Bank. Controles Nationale Bank Dit is de lijst van de rekenkundige en logische controles die de Nationale Bank uitvoert op de jaarrekening. U bent verplicht om aan deze controles te voldoen als u de jaarrekening wilt neerleggen. XBRL-structuurcontroles Dit zijn een reeks van technische controles die nagaan of uw jaarrekening voldoet aan de eisen van de Nationale Bank om neer te leggen in XBRL. U moet aan deze controles voldoen opdat uw jaarrekening aanvaard wordt bij de neerlegging in XBRL. Bijkomende controles Nationale Bank Als u een jaarrekening neerlegt, moet die niet noodzakelijk voldoen aan de bijkomende rekenkundige en logische controles van de Nationale Bank. U moet voor deze controles nakijken of de fouten niet te wijten zijn aan tikfouten of een vergetelheid. Als u het verschil kunt verantwoorden, is er geen probleem. Controles sociale balans U moet niet verplicht voldoen aan de controles van de sociale balans. De Nationale Bank kan u wel contacteren om inlichtingen te vragen en verbeteringen aan te brengen. U kijkt dus best na als er foutmeldingen getoond worden. Bijkomende opmerkingen Dit zijn extra controles op het vlak van de Boekhoudwet en de Vennootschapswet. Deze controles worden niet uitgevoerd door de Nationale Bank. Uw jaarrekening zal dus nooit geweigerd worden op basis van deze controles. Het spreekt voor zich dat u best nakijkt welke opmerkingen First gevonden heeft. Dit zijn niet noodzakelijk fouten, maar kunnen ook tips zijn om de jaarrekening correct in te vullen en een getrouw beeld te waarborgen. U kunt op de volgende manier de controles uitvoeren: 1.
Open een rapport.
2. 3.
of ga via het menu Extra>Controles. Klik op U krijgt het volgende scherm:
Standaard staan alle categorieën aangekruist. Dit wil zeggen dat alle controles uitgevoerd worden.
Handleiding First
65
Als u een XBRL-bestand gaat neerleggen en u hebt de jaarrekening afgerond, aanvaardt de NBB geen afrondingsverschillen van 1. First kan afronden met een afrondingsmarge van 1 EUR. Als u met afgeronde cijfers neerlegt, moet u de controles uitvoeren en de optie aanklikken zoals op het scherm hieronder:
4. 5.
U moet de foutmeldingen naar aanleiding van afrondingsverschillen manueel oplossen in de jaarrekening. Als u de cijfers met 2 cijfers na de komma in First hebt, is het dus aangeraden om in deze grootte-orde neer te leggen. Als u op papier neerlegt, wordt een afrondingsverschil van 1 wel aanvaard door de Nationale Bank. U hoeft dit aankruisvakje dus niet aan te kruisen om uw jaarrekening te laten aanvaarden door de Nationale Bank. Klik op OK. Onderaan wordt een tabkaart Controles toegevoegd. Die tabkaart heeft volgende extra onderverdeling:
6. 7.
Per categorie van controles wordt een overzicht gegeven van de eventuele fouten of waarschuwingen. Het scherm van de controles ziet er als volgt uit:
Bovenaan het scherm ziet u datum en uur staan waarop de controles zijn uitgevoerd. Die datum komt ook terug op de afdruk.
66
Handleiding First
Daaronder ziet u de categorie van controles waarin u zich bevindt. In dit geval zijn het de controles van de Nationale Bank. Dan volgt een overzicht van alle controles waartegen een fout gemaakt is. U ziet links de kolom Ref. Elke controle heeft een uniek nummer. Als u vragen heeft over een bepaalde controle, is het voor ons makkelijk als u dit nummer meegeeft. Zo vinden wij onmiddellijk die controle terug. Per controle die u selecteert, wordt onderaan een detail getoond. In het grijze gedeelte wordt de controle verklaard met een omschrijving. Daaronder volgt dan de formule. In de kolom Saldo wordt het verschil getoond tussen linker- en rechterlid. First trekt het rechterlid af van het linkerlid. In de details van de controles worden zowel het totaal van het linkerlid als het totaal van het rechterlid getoond. Ook per code wordt de waarde weergegeven. Hoe de foutmeldingen verbeteren? In de kolom Formule kunt u gebruik maken van het linkicoontje navigeren en de fout te verbeteren.
naast de codes om naar de jaarrekening te
Afdrukken van de controles: Voer de controles uit of selecteer de tabkaart Controles. om de controles af te drukken. Alleen de categorieën die u geselecteerd hebt bij het Klik op het icoontje oproepen van de controles, worden afgedrukt. Geconsolideerde schema: Aangezien het formulier voor de neerlegging van geconsolideerde jaarrekeningen facultatief is, heeft de Nationale Bank geen controles voorzien. Als u de controles uitvoert in een geconsolideerd schema zult u merken dat alleen de tabkaart Bijkomende opmerkingen beschikbaar is.
Handleiding First
67
9. Afronden / Delen In een verkort en een volledig schema voor de ondernemingen en vzw’s wordt de jaarrekening afgerond voor de neerlegging op papier. Als u digitaal neerlegt via het XBRL-formaat, mag u neerleggen met 2 cijfers na de komma. Het is zelfs aan te raden om in het XBRL-formaat neer te leggen met 2 cijfers na de komma, want de Balanscentrale van de NBB aanvaardt geen afrondingsverschillen van 1 EUR. In een geconsolideerd schema kunt u de jaarrekening delen door duizend. Als de jaarrekening in duizenden staat, kunt u eventueel verder delen naar miljoenen.
9.1. Delen of afronden 1.
Klik op het icoontje om de deling door duizend uit te voeren of op het icoontje U krijgt volgend scherm:
om af te ronden.
Als u de gegevens van het vorige boekjaar niet gewijzigd hebt ten opzichte van vorig jaar, volstaat het om alleen het huidige boekjaar te delen. Opmerking: Als de cijfers van het vorige boekjaar wijzigen ten gevolge van een afrondingsverschil moet u op pagina 1 van de jaarrekening niet aanduiden dat de gegevens van vorig boekjaar gewijzigd zijn. Dit moet u alleen doen als er wezenlijke verschillen zijn. 2.
Klik op OK. First voert de deling uit en gaat automatisch alle afrondingsfouten aanpassen. Een afrondingsverschil van 1 wordt toegestaan bij een neerlegging op papier. Als u digitaal neerlegt via het XBRL-formaat moet u manueel de afrondingsfouten van 1 gaan oplossen. Ga hiervoor naar de controles en klik de optie “Controleverschil van 1 ook vermelden” aan.
3.
Wanneer de deling of afronding uitgevoerd is, krijgt u de volgende mededeling:
68
Handleiding First
9.2. Wisselen van grootteorde (zonder deling) U kunt de weergave van de getallen wisselen zonder te delen door in de keuzelijst de geprefereerde weergave aan te duiden: Rapporten van een verkort of volledig schema van de ondernemingen of vzw’s:
Rapporten van een geconsolideerd schema:
Als u de jaarrekening na de afronding of deling nog wilt wijzigen, voert u de wijzigingen best uit in de grootteorde Eenheden (2 dec.). Voer daarna de afronding of deling opnieuw uit.
Handleiding First
10. Conversie BEF naar EUR Deze optie is alleen beschikbaar voor rapporten die nog in BEF staan. om de conversie van BEF naar EUR uit te voeren. Klik op het icoontje Dit icoontje is alleen actief als het rapport in BEF staat. Het oorspronkelijke rapport in BEF blijft behouden. Er wordt een nieuw rapport aangemaakt met de naam van het rapport in BEF, gevolgd door “(EUR)”. U krijgt de volgende melding wanneer de conversie succesvol uitgevoerd is:
69
70
Handleiding First
11. Afdrukken en afdrukinstellingen 11.1. Afdrukken Start de jaarrekening op. Klik op het printericoontje:
. Als u op dit icoontje klikt, komt u op volgend scherm:
U kunt hier uw afdruktaal kiezen. Als u First Pro-abonnee bent, kunt u afdrukken in het Nederlands, het Frans, het Engels en het Duits. First Lite-abonnees kunnen afdrukken in het Nederlands en het Frans. De NBB vraagt om alleen dienstige pagina’s neer te leggen. U kunt hier kiezen om alleen de dienstige pagina’s of om alle pagina’s af te drukken. U kunt de naam en hoedanigheid invullen van de personen die de jaarrekening ondertekenen. Als u neerlegt in pdf moet het pdf-bestand niet manueel ondertekend worden. Als u een andere munteenheid dan euro wenst op de eerste pagina, kunt u hier de titel van het rapport en de muntcode wijzigen. Voor verkorte schema’s kunt u aanduiden of u de facultatieve vermeldingen wel of niet wilt afdrukken. De standaardwaarde is dat de facultatieve vermeldingen niet worden afgedrukt.
Handleiding First
Klik op het icoontje
71
om de afdruk naar pdf te starten.
Klik op Opslaan om het pdf-bestand aan te maken. Als u de jaarrekening op papier wilt afdrukken, kunt u een afdrukopdracht geven vanaf het pdf-bestand. De afdruk van First wordt nu altijd getoond in een pdf-reader. Het is dus van belang dat u Adobe Reader , Foxit Reader of een gelijkaardig product geïnstalleerd hebt.
11.2. Afdrukken in pdf-formaat U kunt in First Jaarrekeningen de rapporten van proef- en saldibalans, controles en interne balans afdrukken naar pdf. Als u zelf een pdf-writer hebt aangekocht (bijvoorbeeld Adobe Acrobat) of u hebt al een pdf-writer gedownload en geïnstalleerd (bijvoorbeeld CutePDF, PDF995) dan kunt u onmiddellijk verder gaan met punt 11.2.2. Afdrukken naar PDF.
11.2.1.Pdf-writer installeren (PDF reDirect) Als u nog geen pdf-writer hebt aangeschaft, kunt u een pdf-writer installeren vanaf de cd-rom van First. Ga als volgt te werk: 1.
Steek de installatiecd-rom van First in de cd-lezer.
2.
Kies uw taal
3.
Ga naar het menu Extra.
4.
Klik op PDF reDirect.
5.
De software wordt geïnstalleerd.
Hou er rekening mee dat de software PDF reDirect een extern product is van de firma EXP Systems LLC, 11058 W 1st Street CT, Wichita, KS 67212, USA. Intersentia heeft de toestemming om deze software mee te leveren op cd-rom en u hebt de toestemming om deze software gratis te gebruiken. Indien u meer mogelijkheden in verband met pdf wenst, kunt u ook een betalende versie PDF reDirect Professional aanschaffen. Raadpleeg hiervoor de website van EXP Systems: http://www.exp-systems.com.
72
Handleiding First
11.2.2.Afdrukken naar PDF Ga als volgt te werk om de proef- en saldibalans, de interne balans of de controles naar PDF af te drukken: .
1.
Klik op het icoontje
2.
De afdruk wordt naar het scherm gestuurd.
3.
Klik op het icoontje
4.
U komt op volgend scherm:
5.
naast Naam om een andere printer te kiezen. Kies de driver PDF reDirct V2 (of de naam van Klik op de aangekochte printerdriver (Adobe PDF, CutePDF, …).
6.
Klik op OK.
.
Handleiding First
7.
Als u PDF reDirect gebruikt, komt u op volgend scherm:
Bij mappen kunt u de map selecteren waar het pdf-bestand bewaard moet worden. Geef onderaan bij bestandsnaam de naam in die u aan het bestand wilt geven. 8.
Klik op Opslaan. Het pdf-bestand wordt aangemaakt.
73
74
Handleiding First
12. Neerleggen in XBRL De jaarrekening van ondernemingen met een verkort of volledig schema en de jaarrekening van een vereniging kunnen in XBRL aangemaakt worden. Een XBRL-bestand mag aangemaakt worden met 2 cijfers na de komma of met afgeronde cijfers. Wij raden u aan om in XBRL met twee cijfers na de komma neer te leggen. De NBB aanvaardt geen afrondingsverschillen van 1 bij de neerlegging van een XBRL-bestand. First kan afronden met een afrondingsmarge van 1 EUR. Als u met afgeronde cijfers neerlegt moet u de controles uitvoeren en de optie aanklikken zoals op het scherm hieronder:
U moet de foutmeldingen naar aanleiding van afrondingsverschillen manueel oplossen in de jaarrekening. Als u de cijfers met 2 cijfers na de komma in First hebt, is het dus aangeraden om in deze grootteorde neer te leggen. Wilt u de jaarrekening digitaal neerleggen via XBRL-formaat, dan dient u te klikken op het icoontje 1.
.
Volgende melding komt bij een verkort schema:
Als u op Yes klikt, worden de facultatieve vermeldingen (de omzet (code 70) en Handelsgoederen, gronden hulpstoffen; diensten en diverse goederen (code 60/61)) mee opgenomen in het XBRL-bestand. Als u de facultatieve vermeldingen niet in het bestand wilt opnemen, antwoordt u No.
Handleiding First
2.
Er wordt gecontroleerd of de jaarrekening voldoet aan de verplichte controles van de NBB met automatisch ook de vermelding van de afrondingsverschillen. Hier wordt nagekeken of uw jaarrekening voldoet aan het technische protocol van de NBB. Dit houdt bijvoorbeeld in dat gecontroleerd wordt of de structuur van de adressen in orde is. Het kan dus zijn dat First meldt dat er nog een huisnummer ontbreekt bij een bestuurder. U krijgt dan een scherm zoals hieronder:
U klikt op Annuleer en vult het huisnummer in van alle bestuurders en herbegint daarna de procedure. 3.
75
Als First geen fouten meer gevonden heeft krijgt u volgend scherm:
U kunt de taal bepalen waarin u het XBRL-bestand wenst neer te leggen.
76
4.
Handleiding First
Klik op Opslaan. U komt op volgend scherm:
Kies de map waarin u het XBRL-bestand wilt opslaan. Dit mag ook een netwerkmap zijn. U mag de voorgestelde bestandsnaam wijzigen. 5.
Klik op Opslaan.
6.
Het XBRL-bestand wordt aangemaakt.
Om uw bestand door te sturen naar de NBB kunt u naar volgende website gaan: www.balanscentrale.be. Klik in de het menu links op Neerleggen via Internet. Op deze pagina kunt u niet alleen een neerlegging uitvoeren, maar vindt u ook alle informatie terug over de digitale neerlegging.
Handleiding First
77
13. Interne balans U kunt in First een “interne balans” afdrukken waarin maximum 5 boekjaren naast elkaar staan. De interne balans bestaat uit de balans en de resultatenrekening. De interne balans wordt altijd in Eenheden (2 dec.) afgedrukt. U moet dus de cijfers in het rapport in die eenheid ter beschikking hebben. Ga naar de First Dossierstructuur:
Klik op het icoontje
om het scherm van de interne balans op te roepen.
78
Handleiding First
Kies het schema waarvoor u de interne balans wenst op te roepen. U krijgt dan bijvoorbeeld volgend scherm:
Klik op voor de boekjaren om de rapporten te zien. Dubbelklik op de rapporten om ze toe te voegen in de vakken rechts op het scherm. U kunt ook één keer klikken op het rapport en gebruik maken van het icoontje
om het rapport naar de rechter kolom te brengen.
Het veld Boekjaar komt het meest links op de afdruk, het veld Boekjaar -4 komt het meest rechts op het scherm. U kunt zelf kiezen of u het oudste of het recentste boekjaar links laat beginnen. U bent niet verplicht om 5 boekjaren aan te duiden. Als u Detail rekeningen ook afdrukken aanduidt, worden de algemene rekeningen uit de proef- en saldibalans afgedrukt onder de rubrieken van de jaarrekening waaraan ze toegewezen zijn. Het spreekt voor zich dat de gegevens van de proef- en saldibalans in dat rapport aanwezig moeten zijn.
Handleiding First
79
14. Ratioanalyse Deze optie is alleen beschikbaar voor het verkorte en volledige schema van de ondernemingen. De ratioanalyse in First bevat volgende categorieën: Kerncijfers; Du Pont schema; Cashflow uit operationele, investerings- en financieringsactiviteiten Ratio’s Nationale Bank van België: De Nationale Bank publiceert sectorale statistieken die gebaseerd zijn op de NACE-BEL-nomenclatuur. Als u deze gegevens opvraagt bij de Nationale Bank, kunt u uw dossier met deze ratio’s dus vergelijken binnen zijn sector; Horizontale analyse; Verticale analyse; Ratio’s Ooghe en Van Wymeersch. Ga als volgt te werk om de ratio’s te berekenen: 1.
3.
Ga naar het scherm First Dossierstructuur:
Klik op het icoontje
. Het volgende scherm verschijnt:
Selecteer een schema en klik op Volgende.
80
4.
Handleiding First
U komt op volgend scherm:
Selecteer een dossier en klik op
om de boekjaren en de rapporten op te roepen.
Dubbelklik op een rapport of selecteer een rapport en klik op
bij Boekjaar.
Kies bij Eenheden de grootteorde waarin u de ratioanalyse wilt uitvoeren. Zorg ervoor dat de gegevens beschikbaar zijn in die grootteorde (de afronding moet uitgevoerd zijn om de ratioanalyse in die grootteorde uit te voeren). First neemt alleen de cijfers van het huidige boekjaar op per rapport. Tip: Selecteer het recentste rapport eerst.
Handleiding First
5.
Het scherm ziet er dan als volgt uit:
Klik op Volgende. 6.
U komt op volgend scherm:
De rubrieken die u niet nodig hebt in de ratioanalyse kunt u eventueel uitklikken. Klik op Volgende
81
82
7.
Handleiding First
U komt op volgend scherm:
Hier worden de standaardinstellingen voorgesteld die u kunt wijzigen via het menu Bestand>Instellingen, tabkaart Ratioanalyse. U kunt de standaardinstellingen eventueel wijzigen. Klik op Volgende. 8.
U komt op volgend scherm:
Klik op Klaar om door te gaan.
Handleiding First
9.
U komt op volgend scherm:
Kies de plaats waar u het pdf-bestand met de ratioanalyse wilt opslaan en tik een bestandsnaam in. Klik dan op Opslaan. 10. Er wordt een pdf-bestand aangemaakt met de ratioanalyse.
83
84
Handleiding First
15. Statistische vragenlijst De module Statistische vragenlijst is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze module. De Statistische vragenlijst wordt in First beschouwd als een rapport. Binnen het boekjaar waarin u de jaarrekening hebt aangemaakt, maakt u een tweede rapport aan als volgt: 1.
Klik het boekjaar aan waarin u een rapport wilt aanmaken in het venster First Dossierstructuur.
2.
Klik op het icoontje
3. 4.
• Naam: Geef een naam in voor de Statistische vragenlijst. Deze naam kunt u vrij kiezen. Bijvoorbeeld: “Statistische vragenlijst Firma A 2003”. • Schema: Kies “Statistische vragenlijst (VKT)” of “Statistische vragenlijst (VOL)”. Klik op Volgende. U krijgt volgend scherm:
. Er wordt een wizard opgestart die u begeleidt met het aanmaken.
Handleiding First
5. 6.
85
• Eenheden: Kies de grootteorde waarin u de gegevens wilt invoeren. Als u de gegevens uit uw jaarrekening haalt, en u hebt de jaarrekening opgesteld in “Eenheden (2 dec.)”, kunt u best “Eenheden (2 dec.)” kiezen. • Gegevens uit de jaarrekening: Hier kunt u bepalen vanaf welk rapport u de tabkaart “Gegevens uit de jaarrekening” wilt opvullen. Kies Manuele ingave als u de gegevens van de jaarrekening zelf gaat invullen. Klik op Klaar als u de gegevens ingevuld hebt. Het rapport wordt geopend.
15.1. Statistische vragenlijst invullen
86
Handleiding First
Het gebruiken van de Statistische vragenlijst komt in First overeen met het invullen van de jaarrekening. U vindt dezelfde icoontjes terug. Het schema van de statistische vragenlijst heeft in First drie tabkaarten: - Documentinformatie: Vul hier de gegevens in die u terugvindt in het bovenste gedeelte van pagina 1 (contactpersonen en aantal vestigingen). - Gegevens: Vul hier alle cijfergegevens in die op de andere pagina’s van de statistische vragenlijst staan. - Gegevens uit de jaarrekening: Hier staan de gegevens die u geïmporteerd hebt uit de jaarrekening bij het aanmaken van de statistische vragenlijst in First. Als u niets geïmporteerd hebt, kunt u altijd de cijfers manueel aanvullen.
Handleiding First
87
15.2. Linkicoontjes
De linkicoontjes verwijzen van de tabkaart Gegevens naar de tabkaart Gegevens uit de jaarrekening en vice versa om snel te controleren welk bedrag u in de jaarrekening hebt ingevuld.
15.3. Controles in de statistische vragenlijst
First heeft voor de Statistische vragenlijst drie categorieën van controles. De eerste twee categorieën (Tekencontrole en Controles ADSEI) moeten verplicht in orde zijn. Bij de controles ADSEI wordt gecontroleerd of alle velden ingevuld zijn om te kunnen neerleggen op diskette. De derde categorie (Bijkomende controles ADSEI) zijn verbandcontroles tussen de jaarrekening en de Statistische vragenlijst. Het spreekt voor zich dat de tabkaart “Gegevens uit de jaarrekening” ingevuld moet zijn opdat First deze controles correct kan uitvoeren.
15.4. Afronding/Deling Het verkorte schema van de Statistische vragenlijst moet in afgeronde eenheden neergelegd worden en het volledige schema van de Statistische vragenlijst moet in duizenden neergelegd worden. First doet de afronding en de deling.
15.5. Neerleggen van de Statistische vragenlijst U kunt de Statistische vragenlijst afdrukken op papier via
. De afdruk wordt aanvaard door de ADSEI.
U kunt ook een bestand aanmaken om op diskette te zetten. Gebruik het volgende icoontje: bestandje krijgt de extensie .nin.
. Het aangemaakte
U kunt uw aangemaakte NIN-bestand of de afdruk van uw Structuurenquête doorsturen naar het volgende adres: Dienst structuurenquête Leuvenseweg 44 1000 Brussel
88
Handleiding First
16. FAQ 16.1. Een rapport kan enkel in “inzage” modus geopend worden Wanneer First op een onregelmatige manier afgesloten wordt door een stroompanne of een crash van het besturingssysteem, zal er automatisch een bescherming geactiveerd worden. Deze bescherming verhindert dat het rapport waaraan gewerkt wordt, door andere gebruikers gewijzigd kan worden. Dit is belangrijk bij het werken in een netwerkomgeving. In een netwerkomgeving zou er inconsistentie van de data kunnen ontstaan wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd schrijftoegang hebben tot eenzelfde rapport. Wijzigingen die door gebruiker 1 aangebracht worden, zouden kunnen overschreven worden door wijzigingen aangebracht door gebruiker 2. Daarom zal, wanneer gebruiker 1 een rapport X geopend heeft, gebruiker 2 het rapport enkel kunnen openen in “inzage” modus. Gebruiker 2 zal dus geen veranderingen in het rapport kunnen aanbrengen. Wanneer u het desbetreffende rapport wilt openen, krijgt u de volgende boodschap:
Indien u bevestigend antwoordt, kunt het rapport inkijken maar er geen veranderingen in aanbrengen. Indien u negatief antwoordt, wordt de dossierstructuur getoond. Om deze bescherming te deactiveren, dient u de volgende stappen te doorlopen: 1.
Klik eenmaal op het rapport om het te selecteren.
2.
Klik op de knop scherm verschijnt:
3.
Aan de rechterbenedenhoek vindt u de volgende eigenschap die u kunt aan- of afvinken:
in de knoppenbalk
Deze eigenschap dient NIET aangevinkt te zijn, zoals hier 4.
Klik op
en verlaat het scherm van de eigenschappen
. Het volgende
afgebeeld.
.
Handleiding First
5.
89
U kunt het rapport openen in “schrijf” modus.
16.2. Negatieve waarden worden positieve waarden Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel negatief kunnen zijn, markeert First met een rode kleur én worden tussen haakjes geplaatst. First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Wanneer de First-gebruiker zelf ook een minteken plaatst, dan ontstaat er een situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal worden geïnterpreteerd: u dient dus enkel het overbodige minteken te verwijderen.
16.3. Vorig Boekjaar overnemen U kunt de gegevens uit een vorig boekjaar overnemen tijdens het aanmaken van een nieuw rapport. Zie hoofdstuk 6.8.1. Rapport aanmaken. First neemt geen cijfers automatisch over uit de rapporten van een vorig boekjaar, omdat er verschillende rapporten kunnen zijn binnen hetzelfde boekjaar. First weet dan niet welk rapport gekozen moet worden.
16.4. Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging? Als het adres van de maatschappelijke zetel wijzigt, moet u ook in First het adres aanpassen. In het scherm First Dossierstructuur klikt u met de rechtermuisknop op de naam van het dossier. Kies de optie Eigenschappen. Wijzig op dit scherm het adres van de maatschappelijke zetel. Als u een nieuw rapport aanmaakt, zal First automatisch dit nieuwe adres overnemen. Als u de gegevens overneemt van het vorige boekjaar, zal het nieuwe adres op de jaarrekening verschijnen omdat First de adresgegevens overneemt uit de dossiergegevens. Al uw oude jaarrekeningen in First zullen bewaard blijven met het oude adres. Deze jaarrekeningen blijven dus bewaard in de vorm waarin ze zijn neergelegd bij de Nationale Bank. Als u het adres zowel op de jaarrekening (in het rapport) als in het dossier wilt aanpassen kunt u ook als volgt te werk gaan: naast Naam. Het scherm Ga naar de tabkaart Documentinformatie>Identificatiegegevens. Klik op de knop van de dossiergegevens wordt geopend. Voer de wijzigingen uit (eventueel op beide tabkaarten). om de wijzigingen te bewaren in het dossier en om de wijzigingen over te nemen in de Klik op jaarrekening.
16.5. Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen? First bewaart de gegevens in gegevensbestanden (*.DF1). Standaard staan de gegevensbestanden in Windows onder Mijn Documenten\Mijn First\Data. Op Macintosh staan de bestanden van First standaard onder de Home-folder van de gebruiker. U kunt de bestanden van First ook centraal op een server plaatsen. U vindt het pad van de gegevensbestanden terug in First. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Gegevens. Onder Map voor gegevensbestanden vindt u terug waar First de bestanden automatisch bewaard. Het is aan te raden om regelmatig een back-up te nemen van de zelf aangemaakte gegevensbestanden en zeker een back-up te nemen voor elke update.
90
Handleiding First
17. Gebruikslicentievoorwaarden 1. Definities Voor de toepassing van deze Overeenkomst wordt verstaan onder: 1.1. Jaarrekeningenpakket First: het Jaarrekeningenpakket First, waarvan alle rechten, inclusief het recht van producent, toebehoren aan Intersentia Uitgevers NV, 2640 Mortsel, Groenstraat 31. 1.2. Uitgever: Intersentia Uitgevers NV, met zetel gevestigd te 2640 Mortsel, Groenstraat 31 of haar rechtsopvolger. 1.3. Producent van het Jaarrekeningenpakket First: Intersentia Uitgevers NV, waarvan de zetel gevestigd is te 2640 Mortsel, Groenstraat 31. 1.4. Gebruiker: de koper van het Jaarrekeningenpakket First die de verpakking van het Jaarrekeningenpakket First zelf heeft geopend en daardoor de gebruikslicentieovereenkomst heeft aanvaard. 1.5. Overeenkomst: de gebruikslicentieovereenkomst van het Jaarrekeningenpakket First. 1.6. Werkdag: de dagen van de week, met uitzondering van zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen.
2. Voorwerp De Uitgever verleent aan de Gebruiker, die heeft aanvaard door het openen van de verpakking van het Jaarrekeningenpakket First, een licentie voor het gebruik van het Jaarrekeningenpakket First. Deze gebruikslicentie wordt beheerst door de voorwaarden van deze Overeenkomst en de bepalingen van de Wet van 31 augustus 1998.
3. Abonnement Het Jaarrekeningenpakket First wordt enkel aangeboden in het raam van een abonnementsformule.
4. Eigendom van de rechten Behoudens een uitdrukkelijk andersluidend beding in deze overeenkomst, blijft de Uitgever houder van alle gebruiksrechten, in hun meest ruime omvang, rustend op de het Jaarrekeningenpakket First, waaronder deze voortvloeiend uit het op het Jaarrekeningenpakket First rustend auteursrecht en het sui generis recht toegekend aan de producent van databanken.
5. Verbod van reproductie en wijziging Het is de Gebruiker verboden het Jaarrekeningenpakket First geheel of gedeeltelijk: • te reproduceren, op welke wijze en in welke vorm ook; • publiek mede te delen, op welke wijze en in welke vorm ook; • te wijzigen, op welke wijze en in welke vorm ook; • te vertalen, op welke wijze en in welke vorm ook. Het in de vorige alinea vermelde verbod belet de Gebruiker niet om alle handelingen te stellen die noodzakelijk zijn voor een uitsluitend persoonlijk (privé) of een uitsluitend intern gebruik. Behoudens andersluidends uitdrukkelijke overeenkomst, mag het Jaarrekeningenpakket First slechts door één gebruiker tegelijkertijd worden gebruikt.
6. Verbod van opvraging en/of hergebruik Het is de Gebruiker van het Jaarrekeningenpakket First verboden: • de hele inhoud ervan, of een in kwalitatief of kwantitatief opzicht substantieel deel van de inhoud ervan, op te vragen en/of te hergebruiken; • (niet-substantiële delen van) de inhoud ervan herhaald en systematisch op te vragen en/of te hergebruiken indien deze handelingen strijdig zijn met de normale exploitatie van het Jaarrekeningenpakket First of waardoor ongerechtvaardigde schade wordt toegebracht aan de
Handleiding First
91
rechtmatige belangen van de Uitgever en/of de Producent. Het is de Gebruiker tevens verboden alle handelingen te stellen die in strijd zijn met de normale exploitatie van het Jaarrekeningenpakket First of waardoor ongerechtvaardigde schade wordt toegebracht aan de rechtmatige belangen van de Uitgever en/of de Producent. De in de vorige twee alinea’s vermelde verboden beletten de Gebruiker niet om alle handelingen te stellen die noodzakelijk zijn voor een uitsluitend persoonlijk (privé) of een uitsluitend intern gebruik. Behoudens andersluidends uitdrukkelijke overeenkomst, mag het Jaarrekeningenpakket First slechts door één gebruiker tegelijkertijd worden gebruikt.
7. Verbod van verspreiding Het is verboden het Jaarrekeningenpakket First te verkopen, te verhuren, uit te lenen of op een andere wijze (bijv. elektronisch, via on line diensten of on line transmissie) ter beschikking van derden te stellen, onder bezwarende titel of om niet, waarbij het geen belang heeft of deze verkoop, verhuur, uitlening of terbeschikkingstelling gebeurt met of zonder winstoogmerk.
8. Persoonlijk karakter van de gebruikslicentie De rechten en verplichtingen van de Gebruiker uit hoofde van deze Overeenkomst, zijn niet overdraagbaar.
9. Aansprakelijkheid van de Uitgever 9.1. De Uitgever zal de opeenvolgende schijven in een goede staat aan de Gebruiker leveren. De Uitgever zal de schijven bij beschadiging gratis vervangen, voor zover de Gebruiker de beschadiging onmiddellijk meldt aan de Uitgever en voor zover de beschadiging niet het gevolg is van een onzorgvuldig of onjuist gebruik van het schijfje door de Gebruiker in de zin van artikel 9 van deze Overeenkomst. Onder ‘onmiddellijk’ wordt verstaan na de vaststelling van de beschadiging door de Gebruiker en ten laatste binnen twee werkdagen na deze vaststelling. Bij gebreke van een onmiddellijke melding of in geval van een onzorgvuldig of onjuist gebruik van het schijfje in de zin van artikel 9 van deze Overeenkomst, zal de Uitgever het beschadigde schijfje vervangen tegen de betaling van een bedrag van 50 euro. In alle omstandigheden zal het beschadigde schijfje pas worden vervangen na de teruggave van het beschadigde exemplaar aan de Uitgever.
9.2. Behoudens andersluidende clausules in deze Overeenkomst is de Uitgever niet aansprakelijk voor welke schade ook die rechtstreeks of onrechtstreeks zou zijn veroorzaakt door het bezit of het gebruik in welke vorm ook van het Jaarrekeningenpakket First.
10. Gebruik en beheer door de Gebruiker De Gebruiker zal het Jaarrekeningenpakket First gebruiken en beheren als een goed huisvader overeenkomstig de aanwijzingen en instructies van de Uitgever die zijn opgenomen in de handleiding die bij het Jaarrekeningenpakket First is gevoegd of die terug te vinden zijn in elke andere mededeling van de Uitgever aan de Gebruiker tijdens de duur van deze Overeenkomst. De Gebruiker mag geen handelingen verrichten die in strijd zijn met de normale exploitatie van het Jaarrekeningenpakket First of waardoor ongerechtvaardigde schade wordt toegebracht aan de rechtmatige belangen van Intersentia Uitgevers NV.
11. Abonnementsgeld 11.1. Het abonnementsgeld voor het gebruik van het Jaarrekeningenpakket First is verschuldigd per jaargang. Bij de eerste ingebruikneming van het Jaarrekeningenpakket First ontvangt de Gebruiker de in deze periode in omloop zijnde schijf, en kan hij die gedurende de rest van de genoemde periode gebruiken. De eerste factuur wordt samen met of kort na de levering van het Jaarrekeningenpakket First aan de Gebruiker verzonden.
11.2. De betaling geschiedt zonder korting en contant binnen dertig dagen na de factuurdatum.
11.3. Bij te late betaling zal de Gebruiker zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest verschuldigd zijn van 10 % vanaf de vervaldag tot op de dag van volledige betaling, alsook een forfaitaire schadevergoeding die gelijk is aan 10 % van de hoofdsom.
92
Handleiding First
11.4. In het abonnementsgeld is een beperkte helpdesk voorzien. First Pro klanten kunnen zowel gebruik maken van de e-mail helpdesk als de telefonische helpdesk. First Lite klanten kunnen enkel via e-mail ondersteuning krijgen. Indien blijkt dat de Gebruiker ondersteuning inroept voor problemen die niet te wijten zijn aan de First software, behoudt Intersentia zich het recht voor deze prestaties te factureren aan 80 euro per uur en eventuele verplaatsingskosten.
12. Duur en beëindiging van de overeenkomst 12.1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van één jaar.
12.2. Iedere partij heeft het recht deze Overeenkomst bij aangetekende brief te beëindigen bij het verstrijken van de contractduur, mits zij een opzeggingstermijn van twee maanden in acht neemt.
12.3. Bij gebreke aan een opzegging als bedoeld in artikel 12.2. van deze Overeenkomst wordt de Overeenkomst bij het verstrijken van de contractduur telkens stilzwijgend verlengd voor een bijkomende periode van één jaar.
12.4. De Uitgever heeft het recht deze Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen, indien de Uitgever vaststelt dat de Gebruiker handelingen heeft gesteld die een schending inhouden van de artikelen 5 en 6 van deze Overeenkomst, onverminderd het recht van de uitgever om volledige schadevergoeding te eisen.
13. Gevolgen van de beëindiging 13.1. Het gebruiksrecht neemt van rechtswege een einde door de beëindiging van deze Overeenkomst.
13.2. De Gebruiker moet onmiddellijk, maar ten laatste binnen vijf werkdagen na de beëindiging van de Overeenkomst per aangetekende brief het laatste schijfje terugbezorgen aan de Uitgever. Na een ingebrekestelling van de Uitgever per aangetekende brief, met de uitdrukkelijke verwijzing naar artikel 12.2. van deze Overeenkomst, verbeurt de Gebruiker een bedrag van 50 euro per dag vertraging, indien hij het schijfje niet heeft binnengebracht bij de Uitgever binnen vijf werkdagen na de verzending van de aangetekende brief.
13.3. De Gebruiker kan uit hoofde van de beëindiging van deze Overeenkomst om welke reden ook geen schadevergoeding vorderen ten laste van de Uitgever.
14. Definitieve stopzetting van de exploitatie De Gebruiker kan uit hoofde van deze Overeenkomst ten laste van de Uitgever geen schadevergoeding vorderen wegens de tijdelijke of definitieve stopzetting om welke reden ook van de exploitatie van het Jaarrekeningenpakket First.
15. Algemene bepalingen 15.1. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht.
15.2. Voor elk geschil dat niet in der minne kan worden geregeld, zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd. Voor geschillen die behoren tot de materiële bevoegdheid van de vrederechter is enkel de vrederechter van het vierde kanton Antwerpen bevoegd.
15.3. Het stilzwijgen van één van de partijen ten aanzien van een bepaald recht of de tijdelijke niet-uitoefening van een recht door één van beide partijen, houdt geen afstand in van dat recht.
15.4. De nietigheid of ongeldigheid van één of meer bepalingen van deze Overeenkomst heeft niet de nietigheid van de volledige Overeenkomst tot gevolg.
Handleiding First
15.5. Wijzigingen aan deze Overeenkomst kunnen enkel schriftelijk gebeuren.
15.6. De bij deze Overeenkomst gevoegde bijlagen maken er integraal deel van uit.
15.7. Kennisgevingen worden geacht ontvangen te zijn: • twee dagen na de poststempel bij een aangetekende brief, • twee uren na de verzending per telefax of per telex, • onmiddellijk wanneer zij per drager worden afgegeven.
93
