Handleiding Employ UrenOnline Werknemers
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 1 van 9
Inhoudsopgave
1.
Inloggen in Employ UrenOnline
4
2.
Uren invoeren
6
3.
Overige functionaliteiten Employ UrenOnline
9
4.
Contactgegevens
9
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 2 van 9
Handleiding Employ UrenOnline Urenregistratie via internet (Employ.nl) In deze handleiding willen wij je graag de basis van ons online urenregistratie systeem uitleggen. Omdat het online urenregistratie systeem continue wordt doorontwikkeld kan het zijn dat afbeeldingen niet exact meer gelijk zijn. Uiteraard proberen wij deze handleiding zo up-to-date mogelijk te houden. De meest up-to-date versie staat op onze website vermeld.
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 3 van 9
1. Inloggen in Employ UrenOnline
Met Employ UrenOnline is het mogelijk om 24 uur per dag online inzage te hebben in jouw persoonlijke urenregistratie. Je kunt uren invoeren, door de opdrachtgever ingevoerde uren inzien en de stand van jouw reserveringen en loonstroken bekijken.
Afhankelijk van de door de opdrachtgever gekozen route, dien je zelf wekelijks de gewerkte uren in te voeren of wordt dit door de opdrachtgever uitgevoerd. Hierbij zijn de volgende routes mogelijk: Route 1 2
Invoeren uren door: Werknemer Opdrachtgever
Akkoord uren door: Opdrachtgever Opdrachtgever
Jouw route:
Inloggen Om in te loggen op jouw persoonlijke pagina in Employ UrenOnline, ga je naar de homepage van Employ (www.employ.nl). Hier vind je rechts in het scherm de login van Employ UrenOnline Stap 1: Voer hier het juiste e-mailadres en het wachtwoord in. Selecteer de button 'Login' (zie afbeelding 1) door er op te klikken. De bevestiging van het e-mailadres en het wachtwoord heb je na jouw aanmelding voor Employ UrenOnline per e-mail ontvangen. Dit e-mailadres wordt tevens gebruikt voor het verzenden van attentieberichten. Bij relevante ontwikkelingen ontvang je automatisch een bericht van Employ UrenOnline. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe uren zijn goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer je dit e-mailadres wilt laten wijzigen, kun je contact opnemen met de salarisadministratie van Employ.
Afbeelding 1: Inlogscherm Employ UrenOnline
Tip! Het wachtwoord dat je hebt ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kun je wijzigen door, na het inloggen, op jouw persoonlijke pagina op de link met jouw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen.
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 4 van 9
Stap 2: Persoonlijke inlogpagina wordt geopend Nadat je bent ingelogd, wordt jouw persoonlijke pagina geopend (zie afbeelding 2).
Afbeelding 2: Persoonlijke pagina in Employ UrenOnline
Op deze startpagina (home) vind je direct de volgende informatie: 1. De link naar een nieuw urenbriefje 'Vul een nieuw urenbriefje in' 2. Status van de ingevoerde, maar nog niet verwerkte urenbriefjes 3. Stand van jouw persoonlijke reserveringen 4. Contactgegevens van de salarisadministratie van Employ 5. Tabblad "Urenbriefjes": naar het overzicht van alle niet verwerkte en verwerkte urenbriefjes 6. Tabblad "Loonstroken": naar het overzicht van jouw loonstroken
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 5 van 9
2. Uren invoeren Stap 3: Zelf uren invoeren (route 1): Week selecteren Indien je zelf uren invoert (alleen bij route 1), selecteer je de link 'Vul een nieuw urenbriefje in' (zie afbeelding 2). Op het scherm dat nu wordt geopend, vind je een weekoverzicht (zie afbeelding 3). Met behulp van kleurcodes wordt de status van het urenbriefje voor iedere week duidelijk zichtbaar gemaakt. Om een nieuw urenbriefje aan te maken, selecteer je de betreffende week door er op te klikken.
Afbeelding 3: week selecteren
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 6 van 9
Stap 4: Zelf uren invoeren (route 1): Nieuw urenbriefje invoeren Vervolgens wordt het urenbriefje van de geselecteerde week geopend (zie afbeelding 4). Je selecteert bij uren toevoegen voor Normale uren en vul vervolgens het aantal werkuren per dag in. Selecteer daarna de button 'Opslaan' door er op te klikken. De uren worden vervolgens toegevoegd aan de tabel. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regels nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button ‘Opslaan’ door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook eerst wissen door op de button wissen te klikken onderaan de pagina en de uren daarna opnieuw invoeren. Indien je een opmerking of overige informatie wil toevoegen aan je urenbriefje kun je op de knop ‘+ Opmerking’ klikken.
Afbeelding 4: Urenbriefje en vergoedingen invoeren
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 7 van 9
Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de uren die zijn ingevoerd ook daadwerkelijk geaccordeerd worden! Belangrijk! Wanneer je een vrije dag wilt laten uitbetalen of niet gewerkte uren wil aanvullen uit de reserveringen, dien je de urensoort 'Reservering' te selecteren. Deze uren worden vervolgens uitbetaald uit de opgebouwde reserveringen. Kijk in je loonstrook onder 'rechten' of je genoeg uren hebt opgebouwd om ze op te nemen! Stap 5: Zelf uren invoeren (route 1): Vergoedingen invoeren Indien er een vaste vergoeding per werkdag (bijvoorbeeld voor reiskosten woon-werkverkeer of onkosten PBM's en werkkleding in eigen bezit) is overeengekomen, hoef je hier niets in te voeren. Deze vergoeding wordt automatisch berekend op basis van het aantal werkdagen dat je hebt geselecteerd bij het invoeren van de uren. Je vindt deze vergoeding dan ook niet in het rolmenu terug. Wanneer de zakelijke km's per dag wisselen, kun je indien van toepassing variabele vergoedingen invoeren. Voer in dat geval het totaal aantal km's voor de betreffende werkweek in en klik op de button 'Opslaan'. Er verschijnt vervolgens een weergave van de berekening. Het is mogelijk om per dag een specificatie van de km's op te geven. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regel nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook wissen door op de button met 'X' achter de betreffende vergoeding te klikken en de vergoeding opnieuw invoeren. Stap 6: Zelf uren invoeren (route 1): Opslaan ingevoerde uren en vergoedingen Om de ingevoerde uren op te slaan dien je tenslotte op de button 'Aanbieden' te klikken. Afhankelijk van de door de inlener gekozen route, worden de uren automatisch verzonden naar de juiste persoon (bijvoorbeeld contactpersoon bij inlener) voor controle en akkoord van de uren. Indien de inlener na controle akkoord gaat met de opgave van de uren, worden deze verzonden naar de salarisadministratie van Employ en z.s.m. verwerkt. Indien de inlener na controle niet akkoord gaat met de opgave van de uren, worden de uren afgekeurd met opgaaf van reden en dien je de uren zelf te wijzigen. Je ontvangt in dat geval direct een e-mailbericht met een melding van de afkeuring van de uren. Je vindt deze week daarna weer op jouw persoonlijke pagina. Voor de wijziging voer je dezelfde stappen uit als bij het invoeren van nieuwe uren. De inlener heeft ook de mogelijkheid om de uren direct aan te passen en kan daarbij een opmerking toevoegen. Je ontvangt dan direct een melding van de goedkeuring van de uren. Stap 7: Voortgang verwerking uren raadplegen (alle routes) De voortgang van de verwerking van de uren kun je (bij alle routes) zelf bekijken op jouw persoonlijke pagina. Op de homepage is achter iedere week met nog niet verwerkte uren aangegeven wat de status is van de uren in de betreffende week (zie afbeelding 2). Voor een overzicht van alle weken, verwerkt en (nog) niet verwerkt, raadpleeg je het scherm van afbeelding 3. Door op de gewenste week te klikken, wordt er een gedetailleerd overzicht van de verwerkte uren in de betreffende week geopend.
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 8 van 9
3. Overige functionaliteiten Employ UrenOnline Stap 8: Bekijken loonstroken en stand reserveringen (alle routes) Op jouw persoonlijke pagina (home) zie je de actuele stand van jouw reserveringen (zie afbeelding 2). Via het tabblad 'Loonstroken' in jouw persoonlijke pagina, kun je een overzicht openen van de loonstroken van alle weken waarin de uren via Employ UrenOnline zijn verwerkt. Stap 9: Documenten uploaden Via het tabblad 'Documenten' is het mogelijk om documenten te uploaden en in jouw profiel op te slaan, bijvoorbeeld een up-to-date CV, een uitzendovereenkomst of een nieuw ID kaart of paspoort. Deze documenten kunnen vervolgens door Employ worden gedownload. Stap 10: Functies bekijken Via het tabblad functies kun je de functies bekijken die je (hebt) vervuld bij verschillende bedrijven. Als je klikt op een functie wordt er een overzicht getoond van de details van de uitzending, zoals welke urensoorten van toepassing zijn, eventuele projecten en onder welke afdeling je valt.
4. Contactgegevens Vragen? Neem contact met ons op! Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met onze salarisadministratie. Bel 0528 – 229 345 of mail naar
[email protected]. Wij helpen je graag verder!
Versie 1.5 mei 2013
Pagina 9 van 9
