Handleiding Drive! 1.1

Handleiding Drive! 1.1


page 1 / 15

(Build 20141022.031255)


Hoofdstuk 1. Handleiding Drive! 1.1. Inleiding 1.1.1. Drive! Drive! is een programma dat de registratie van rijlessen verzorgt waarbij de rijschoolhouder zorgt voor vastlegging van beschikbaar personeel en materieel en zowel de rijschoolhouder als de leerling lessen kunnen 'inplannen'. Het programma is via het internet te benaderen en werkt op de meeste pc's, laptops en tablets. Voor het kunnen gebruiken van de software zijn logingegevens nodig, op onze site (www.aays.nl) staat vermeld hoe u deze kunt bemachtigen.

1.1.2. Verklarende woordenlijst Onderstaand ziet u een overzicht van de gebruikte termen in de handleiding met hun betekenis. Term Actief indicatie Boeken Button Dienst Inplannen

Betekenis Voorbeeld De actief indicatie geeft aan bij de meeste gegevens of ze voor andere onderdelen beschikbaar zijn. Ze worden per gegeven 'aan' of 'uit' gezet middels een muisklik op een bijbehorend vierkant vakje. Als het vinkje in het vakje staat betekent dat, dat het betreffende gegeven 'aan' staat en dus actief is. Zie inplannen. Het Engelse woord 'Button' wordt gebruikt om de 'links' op een internetpagina mee aan te duiden. Met een muisklik op een 'Button' wordt een actie door de gebruiker gestart. 'Buttons' hebben in het gehele programma een vergelijkbaar uiterlijk. Een dienst is verzameling van rijlessen met 1 instructeur op 1 dag, met 1 voertuig. Dienst wordt ook wel aangeduid met 'Roosterdag'. Het koppelen van een beschikbaar lesuur aan een actieve leerling zodat de leerling rijles krijgt op het geselecteerde moment.

Een opleidingscode is een code die gebruikt wordt om een bepaalde rijopleiding aan te duiden. Voor een aantal standaardopleidingen zijn A, B, BE, C, D er standaardcodes. U kunt deze uitbreiden met extra codes die u zelf hanteert. Standaardopleidingen zijn de rijopleidingen die horen bij de Standaardopleidingen standaard opleidingscodes. Hoewel de code niet gewijzigd kan Auto, Motor. worden is de omschrijving aanpasbaar. Opleidingscode

page 2 / 15

(Build 20141022.031255)


Hoofdstuk 2. De Rijschoolhouder 2.1. Inloggen 2.1.1. Inloggen Voor het kunnen werken met dit programma zijn inloggegevens noodzakelijk. De inloggegevens bestaan uit : Een emailadres Een wachtwoord Een bedrijfscode De inloggegevens verkrijgt u door u aan te melden op onze site (www.aays.nl) en daar op de 'Aanmelden' button te klikken. Op het vervolgscherm vult u de gevraagde gegevens in, klik daarna op de 'Verzenden' button en binnen enkele minuten ontvangt u uw inloggegevens. Deze inloggegevens vult u in op het inlogscherm welke verschijnt als u op de 'Inloggen' button klikt.

2.2. Basisgegevens invullen. 2.2.1. Welke gegevens zijn nodig. Voordat met het inplannen van rijlessen begonnen kan worden moeten een aantal elementen vastgelegd zijn. Zoals: Welke opleidingen kunnen door uw rijschool verzorgd worden ? Welke voertuigen gebruikt de rijschool ? Voor welke opleiding zijn deze voertuigen geschikt ? Aan welke leerlingen geven we rijles ? Welke instructeurs zijn beschikbaar ? Welke opleiding mogen de instructeurs geven ? Welke instructeurs werken op welke dagen van de week ? Voor een aantal van deze gegevens zal het vastleggen eenmalig zijn of wijzigen minder vaak.

page 3 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.2. Opleidingen. Het invullen van de mogelijke opleidingen start via de button 'Beheer Opleidingen'. Er wordt dan een scherm getoond met een overzicht van de eerder ingevulde opleidingen. Deze kunnen gewijzigd of verwijderd worden door de respectievelijke buttons die er achter staan. Opleidingscodes die tot de standaardopleidingen behoren kunnen niet verwijderd worden. De standaardopleidingen zijn herkenbaar aan de ontbrekende 'verwijder'button in het overzichtsscherm. Rechtsboven vindt u een button waarmee een opleiding kan worden toegevoegd. Een '.....Toevoegen' button staat zoveel mogelijk op deze locatie op het scherm.

Bij het wijzigen en bij het toevoegen van een opleiding wordt het scherm uitgebreid met enkele velden die nodig zijn om een opleiding te kunnen vastleggen. Van opleidingen die tot de standaardopleidingen behoren kan de opleidingscode niet gewijzigd worden.

Zowel de opleidingscode als de opleidingsomschrijving mag u zelf bepalen. De 'actief' indicatie zorg er voor dat de opleiding bij de overige onderdelen gebruikt kan worden. Indien u een opleiding via de 'verwijder'-button verwijdert, worden ook eventueel nog gekoppelde gegevens verwijderd. Het is raadzaam om de ' actief' indicatie uit te zetten indien u een opleiding niet meer kan of wilt gebruiken. De standaardopleidingen kunnen nooit verwijderd worden.

page 4 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.3. Voertuigen. Het invullen van de beschikbare voertuigen start via de button 'Beheer Voertuigen'. Hier ziet u een overzicht van de eerder ingevulde voertuigen. Indien u niet eerder voertuigen heeft ingevuld zal alleen de 'Voertuig Toevoegen'-button zichtbaar zijn. Achter ieder voertuig staat een 'Wijzig'-button en een 'Verwijder'-button. Hiermee kan het betreffende voertuig gewijzigd of verwijderd worden.

Bij het toevoegen of wijzigen van een voertuig dient u aan te geven voor welke rijopleiding het voertuig geschikt is. De actief indicatie kan gebruikt worden om het gebruik van het voertuig (tijdelijk) uit te zetten.

page 5 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.4. Leerling basis Het invullen van de leerlingen start via de button 'Beheer Leerlingen'. Hier ziet u een overzicht van de naam en adresgegevens van de ingevulde leerlingen. Indien u niet eerder leerlingen heeft ingevuld zal alleen de 'Leerling Toevoegen'-button zichtbaar zijn. Achter iedere leerling staan 4 buttons voor het onderhoud van de basisgegevens; de opleidingsgegevens; de login van de leerling en een 'Verwijder'-button.

Bij de basisgegevens vult u de volgende leerlinggegevens in: Naam Adres Geboortedatum Telefoonnummer Actief De actief indicatie zorgt er voor dat de leerling ingepland kan worden op de opleidingen waarvoor hij of zij is ingeschreven.

2.2.5. Leerling opleiding Bij de opleidinggegevens is het mogelijk meerdere opleidingen per leerling vast te leggen. Daarom verschijnt eerst een overzicht van de aan de leerling gekoppelde opleiding(en). Daarbij staan per opleiding een wijzigen verwijder-button. Op het leerlingopleidingscherm zijn de datumvelden niet verplicht.

page 6 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.6. Leerling login De logingegevens van een leerling zijn noodzakelijk om de leerling zelf lessen te kunnen laten inplannen. Bij de logingegevens vult u een emailadres in van de leerling en een wachtwoord. Met de 'Maak nieuw wachtwoord' button kan een wachtwoord gegenereerd worden. Zodra deze button gebruikt wordt, wordt ook de indicatie van 'verstuur logingegevens' aangezet. Hiermee worden bij het opslaan van de logingegevens deze ook direct verzonden naar de leerling. Met de actief indicatie kan het gebruik van het inplannen door de leerling (tijdelijk) uitgezet worden.

page 7 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.7. Instructeurs Via de button 'Beheer Instructeurs' komt u in het onderhoudsscherm van de instructeurs. Als eerste verschijnt een overzicht met de bestaande instructeurs. Indien u nog niet eerder instructeurs heeft ingevuld is alleen de 'Instructeur Toevoegen' button zichtbaar. Per instructeur staat in het overzicht zijn of haar naam, een emailadres, een telefoonnummer en de codes van de opleidingen waarvoor de betreffende instructeur is geautoriseerd. Tevens is de ' Actief' indicatie zichtbaar en staan de 'Wijzig' en 'Verwijder' buttons vermeld.

Voor een instructeur worden de volgende gegevens vastgelegd: Naam Emailadres Wachtwoord Telefoonnummer Vaardigheden Rechten Actief Bij de vaardigheden kan meer dan 1 vaardigheid gekozen worden door de CTRL-toets bij het selecteren ingedrukt te houden. Een instructeur behoort standaard 'Instructeur' rechten te hebben, maar het is ook mogelijk om een instructeur ook leerling te laten zijn. En het is mogelijk een instructeur 'Administrator' rechten te geven waarmee hij ook de taken uit kan voeren (binnen deze software) die door de rijschoolhouder worden uitgevoerd.

page 8 / 15

(Build 20141022.031255)


2.2.8. Instellingen Op het instellingen scherm vult u een aantal standaardwaarden in. 'Lesduur in minuten'. Deze kan bij het maken van het rooster overschreven worden. 'Mag een instructeur zijn rooster wijzigen' biedt de mogelijkheid om instructeurs zelf hun beschikbaarheid te laten aangeven. 'Mag een leerling geboekte lessen wissen?' bepaalt of een leerling zijn of haar ingeplande lessen weer mag verwijderen. Het tijdstip van verwijderen moet dan voldoen aan minstens 1 van de 2 hieronder genoemde voorwaarden. 'Hoeveel minuten na een boeking mag niet meer gewist worden' geeft aan dat na het aantal opgegeven minuten niet meer gewist mag worden. Dit wordt gebruikt om leerlingen de mogelijkheid te geven een correctie te maken vlak na een verkeerde boeking. 'Hoeveel dagen voor de les mag niet meer gewist worden?' geeft leerlingen de mogelijkheid om hun rijles in te trekken op voorwaarde dat de rijles gepland was voor minstens het hier genoemde aantal dagen later. 'Wat is het maximaal aantal lesuren per dag voor een instructeur'. Hiermee is te voorkomen dat bij een instructeur meer lesuren ingepland wordt dan wenselijk is, terwijl zijn of haar beschikbaarheid mogelijk wel groter is. 'Hoeveel weken van het verleden wilt u kunnen zien?' dient om de historie niet onnodig groot te laten worden. 'Wilt u de zondag als werkdag gebruiken in uw roosters?' zorgt voor het onzichtbaar maken van de zondagen in overzichten.

2.3. Operationele gegevens

page 9 / 15

(Build 20141022.031255)


2.3.1. Beheer Roostertijden Via de 'Beheer Roostertijden'-button wordt het 'Onderhoud roostertijden' scherm geopend. Roostertijden bestaan uit 2 elementen, te weten: 1. De dienst (roosterdag), met datum, voertuig en instructeur. Dit zijn de basisgegevens. 2. De verschillende tijden die op deze dienst (met instructeur en voertuig) beschikbaar zijn om rijlessen op in te plannen. Dit zijn de lestijden. 1. Dienst (roosterdag). Op het 'Onderhoud roostertijden' scherm staat een overzicht van de verschillende diensten in 1 week. Het weeknummer kan in de kop geselecteerd worden. Indien het weeknummer welke u wilt gebruiken er nog niet bij staat klikt u op de 'Roosterdag Toevoegen' button. Indien de dienst wel bestaat klikt u op de button 'Basis' om de basisgegevens te wijzigen.

Het kenmerk is vrij te kiezen. Van belang is dat het kenmerk duidelijk maakt om welke dienst het gaat. (b.v. 'Ochtend instructeur Jansen' of 'Met aanhanger') De datum is de datum waarop de dienst betrekking heeft. Het voertuig geeft aan welk voertuig bij deze dienst gebruikt wordt. De instructeur geeft aan welke instructeur deze dienst uitvoert. 2. Roostertijden per dienst (roosterdag). Met de 'lestijden' -button wordt een overzicht getoond van de tijdstippen waarop een les kan beginnen. Indien er nog geen roostertijd is ingevoerd is alleen de button 'Roostertijd Toevoegen' zichtbaar. In het overzicht staat aan de linkerkant de dienst vermeld. Met de wijzig button kan een roostertijd aangepast worden als deze niet al geboekt is. Wanneer de roostertijd al bezet is moet eerst de boeking ongedaan gemaakt worden (zie 'Leerling inplannen'). Bij het invoeren of wijzigen worden de begintijd en lesduur ingevuld (de standaardwaarde kan hier overschreven worden). Er wordt gecontroleerd of de lessen binnen deze dienst elkaar niet overlappen.

page 10 / 15

(Build 20141022.031255)


2.3.2. Kopiëren roosterdagen Bij 'Kopiëren Roosterdagen' kan een dag geselecteerd worden die in zijn geheel wordt gekopieerd naar een andere op te geven dag. Er kan niet naar een dag gekopieerd worden waarvoor al 1 of meerdere diensten gemaakt zijn. Er kan ook niet gekopieerd worden naar een dag in het verleden. Bij het kopiëren worden (uiteraard) geen ingeplande boekingen van de roostertijden meegekopieerd. Met de 'Dag terug' en 'Dag vooruit' links kan door de bestaande roosterdagen gebladerd worden. Met het invullen van een datum worden de diensten van die datum getoond (klik op 'Toon datum').

Na het kopiëren staat de gegevens van de nieuwe dag op het scherm (die ook weer gekopieerd kan worden).

2.3.3. Kopiëren roosterweken Via de button 'Kopiëren Roosterweken' is het mogelijk het rooster van een hele week naar een andere week te kopiëren. Voorwaarde is wel dat er voor de andere week nog geen gegevens zijn vastgelegd. Bij het kopiëren worden geen boekingen gekopieerd. Blader via de 'Week terug' en de 'Week vooruit' buttons naar de te kopiëren week. Selecteer (onderaan) naar welke week de geselecteerde week gekopieerd moet worden en klik op de 'Kopieer' button.

2.4. Leerling inplannen

page 11 / 15

(Build 20141022.031255)


2.4.1. Inplannen Naast de mogelijkheid die een leerling heeft om zelf zijn of haar lessen in te plannen kan dit ook door de rijschoolhouder uitgevoerd worden. Hiervoor klikt de rijschoolhouder op de 'Leerling inplannen' - link. Als eerste verschijnt een overzicht van de leerlingen die actief zijn in alfabetische volgorde van de naam zoals die bij leerlingonderhoud is ingegeven.

Door op de gewenste naam te klikken verschijnt een scherm waarop aan de linkerzijde de geregistreerde lessen staan. En aan de rechterzijde de mogelijke lessen in de week die het laatst geraadpleegd of onderhouden is.

Bij de geregistreerde lessen is een mogelijkheid om deze te verwijderen. Hiervan worden geen berichten verstuurd. Bij de mogelijke lessen kan via de 'Week terug' en 'Week verder' -links naar andere weken gekeken worden. De 'Plan-in' -link zorgt voor het boeken van de les bij de gekozen leerling.

page 12 / 15

(Build 20141022.031255)


Hoofdstuk 3. De leerling 3.1. Inloggen 3.1.1. Inloggen Voor het kunnen werken met dit programma zijn inloggegevens noodzakelijk. De inloggegevens bestaan uit : Een emailadres Een wachtwoord Een bedrijfscode De inloggegevens voor de leerling worden uitgegeven door de rijschoolhouder. Deze inloggegevens vult u in op het inlogscherm welke verschijnt als u deze site op 'Inloggen' button klikt.

3.2. Lessen 3.2.1. Toon mijn lessen Nadat de leerling ingelogd heeft wordt het overzicht van de geboekte lessen getoond. Ook kan deze pagina met de button 'Toon mijn lessen' getoond worden.

3.2.2. Boek een les Met de button 'Boek een les' wordt een overzicht getoond van de beschikbare lestijden van de actuele week. Op iedere regel staat achteraan een button 'Boek deze les' waarmee de les geboekt/ingepland kan worden. Met de buttons 'Week terug' en 'Week verder'kan naar andere weken gebladerd worden.

Indien de rijschoolhouder het toestaat kan de leerling ook lessen annuleren. De hiervoor geldende restricties kunnen per rijschool verschillen.

page 13 / 15

(Build 20141022.031255)


Hoofdstuk 4. De instructeur 4.1. Algemeen 4.1.1. Toon mijn Rooster De button 'Toon mijn rooster' laat het rooster zien van de ingelogde instructeur over de huidige week. Met de 'Week terug' en 'Week vooruit' buttons kan naar een andere week gesprongen worden. Via de 'PDF / Print' button kan het rooster als PDF-document getoond worden waarbij het mogelijk wordt het rooster af te drukken of lokaal op te slaan.

Per les bestaat de mogelijkheid om informatie over de les toe te voegen via de button 'Lesinfo'. Ook is zichtbaar of het lestijdstip door de instructeur is geblokkeerd. (b.v. voor tandartsbezoek e.d.) Zie voor het blokkeren van lessen de beschrijving bij 'Wijzig dit rooster'.

4.1.2. Wijzig dit rooster Via de button 'Wijzig dit rooster' wordt het geselecteerde rooster in een iets andere vorm getoond waarbij de buttons 'Week terug', 'Week vooruit' en 'PDF / Print' niet meer zichtbaar zijn maar er wel buttons zichtbaar worden om lessen te blokkeren. Deze optie is alleen beschikbaar als de rijschoolhouder de optie in de instellingen heeft aan gezet en kan alleen worden toegepast op lestijdstippen die nog niet door leerlingen geboekt zijn. Ook de 'Lesinfo' button is zichtbaar om opmerkingen over de rijles te plaatsen. (b.v. behandelde rijvaardigheden of bijzonderheden over de rijles)

page 14 / 15

(Build 20141022.031255)


Hoofdstuk 5. Overige 5.1. Veel gestelde vragen 5.1.1. FAQ Via de button 'Veel gestelde vragen' wordt een overzicht getoond van vragen en antwoorden daarop die eerder gesteld zijn door gebruikers. De vragen staan gerangschikt naar onderwerp.

Indien uw vraag nog niet vermeld staat, is het mogelijk deze via het onderaan vermeldde formulier in te sturen. U ontvangt via heet bij ons bekende emailadres binnen enkele dagen bericht. Indien van toepassing wordt u vraag opgenomen in de 'veel gesteld vragen' lijst.

5.2. Handleiding 5.2.1. Handleiding Via de button 'Handleiding' wordt de handleiding getoond (dit document dus). Via de ' Zoek' button kan in de handleiding gezocht worden naar de paragraven waar het zoekargument in voor komt.

Via de 'PDF / Print' button wordt de handleiding als PDF document geopend en kan deze geprint en/of lokaal opgeslagen worden.

5.3. Uitloggen 5.3.1. Uitloggen Met de button 'Uitloggen' verlaat u het programma en komt u terug op de inlogpagina van de Drive! website. Alle geplaatste ' cookies' worden daarbij verwijderd. Overigens zijn de door ons gebruikte cookies allemaal 'session-cookies' die na het sluiten van de browser automatisch verwijderd worden.

page 15 / 15

(Build 20141022.031255)

Handleiding Drive! 1.1

Recommend Documents