Handleiding Digitale post van SOR ontvangen via Postex Versie maart 2016
SOR verstuurt een deel van haar post via het bedrijf Postex. Postex print de brieven van SOR, stopt ze in een envelop en verzendt ze. Postex verzorgt dit voor zowel papieren post als voor digitale post van SOR. Postverzending via Postex heeft een aantal voordelen:
Met het versturen van digitale post besparen we op kosten én op milieu We kunnen de post eenvoudig digitaal aanbieden, als u een e-mailadres heeft U bepaalt zelf of u onze post op papier of per e-mail wilt ontvangen U kunt zelf op elk moment uw ontvangstvoorkeur wijzigen (per post of per e-mail SOR brieven ontvangen) Digitaal ontvangen post kunt u nog een jaar lang op de website inzien. Of u bewaart de documenten op uw eigen apparaat Omdat de acceptgirokaart gaat verdwijnen, bieden we u de mogelijkheid om via iDEAL te gaan betalen.
Post per e-mail ontvangen? Zo werkt het Brieven die u van ons ontvangt via Postex, krijgt u in eerste instantie per post. U wordt in de brief uitgenodigd om aan te geven of u deze post voortaan per e-mail wilt ontvangen. In deze handleiding leest u hoe u hoe het werkt. SOR stuurt niet alle post digitaal Ook als u zich aanmeldt voor het digitaal ontvangen van post, blijft u daarnaast post op papier ontvangen. Dit komt omdat wij nog niet alle post digitaal kunnen verzenden. Houd u er rekening mee dat de post via Postex er anders uit ziet dan u gewend bent. De Postex envelop heeft twee vensters in plaats van één. Op de envelop staat het SOR-logo. Heeft u vragen? Mail of bel ons gerust Stuur uw vraag naar
[email protected] of neem telefonisch contact op met het klantcontactcentrum via (010) 444 55 55.
1
Handleiding U wilt onze post digitaal ontvangen? Dan dient u éénmalig een code te activeren. Zo werkt het: Ontvangt u bij onze post een bijsluiter die er zo uit ziet? Voer dan de 9-cijferige code in op de website van SOR: www.sor.nl/post
Let op: De 9-cijferige code in de brief is gedurende 14 dagen na dagtekening te gebruiken om documenten digitaal in te zien en om uw ontvangstvoorkeur te wijzigen. Na het invullen van de code komt u op de website van Postex. De pagina ziet er zo uit.
2
Het ontvangen van post via Postex is betrouwbaar en veilig Het ‘slotje’ bij het websiteadres geeft aan dat uw een veilige website bezoekt.
De pagina van Postex biedt u een aantal mogelijkheden
Document bekijken Ontvangstvoorkeur wijzigen Taal kiezen (Nederlands of Engels) Uitloggen, om de Postex-omgeving af te sluiten.
Als u kiest voor DOCUMENT BEKIJKEN (door te klikken op “document bekijken”) kunt u:
Het document bekijken in uw scherm Het document vergroten, om het gemakkelijker te lezen (via symbool vergrootglas) Het document printen (via symbool printer) Het document downloaden (het document op uw computer opslaan) Uw ontvangstvoorkeur wijzigen Betalen, als het een document is met een betaalverplichting Het document verlaten en naar het beginscherm terug gaan (door op X te klikken).
Let op: Op een mobiele telefoon of tablet kunt het document alleen downloaden. Let op: U dient binnen één dag uw e-mailadres te bevestigen. Na één dag werkt de link niet meer. U kunt dan opnieuw via de Postex-code inloggen en uw e-mailadres doorgeven. Uw ontvangstvoorkeur wijzigen Hier kunt u aangeven hoe u voortaan onze post wilt ontvangen. Dit heet ‘uw ontvangstvoorkeur’. De voorkeur staat standaard op ‘geprint’. U kunt deze wijzigen in ‘digitaal’. Klik hiervoor op de groene knop ‘voorkeur wijzigen’.
3
Klik op de groene knop ‘voorkeur wijzigen’. U krijgt dan dit scherm te zien. Type hier uw e-mailadres waarop u onze post wilt ontvangen. Klik het vakje aan om akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Klik op de groene knop ‘OK’.
Open uw e-mail inbox. U heeft een e-mail van Postex ontvangen. Het bericht ziet er zo uit. Hierin wordt u gevraagd om binnen 24-uur uw voorkeur te bevestigen. Klik in de e-mail op de groene knop ‘E-mailadres bevestigen’. U ontvangt in het vervolg post van SOR per e-mail.
Op de website van Postex ziet u nu dat ‘Uw ontvangstvoorkeur’ is gewijzigd in ‘digitaal’. U kunt altijd uw ontvangstvoorkeur weer wijzigen.
Tip: Krijgt u een nieuw e-mailadres? Open dan het SOR document dat u per e-mail heeft ontvangen. Op de website van Postex bij ‘ontvangstvoorkeur wijzigen’ kunt u eenvoudig uw nieuwe e-mailadres invoeren.
4
Post van SOR per e-mail ontvangen en openen Heeft u zich heeft opgegeven om post van SOR digitaal te ontvangen? Dan ontvangt u voortaan nieuwe post per e-mail. Het e-mailbericht ziet er zo uit:
Klik op de groene knop “document bekijken” om naar de Postex website te gaan. Hier kunt u het document bekijken, eventueel betalen en uw ontvangstvoorkeur wijzigen.
Betalen via iDEAL (telebankieren) Ontvangt u van SOR een document (via e-mail of post) met een betaalverzoek, bijvoorbeeld voor de maandelijkse huur, huurachterstand of servicekostenafrekening, dan kunt u deze online betalen via iDEAL. Het e-mailbericht ziet er zo uit. Klik op “Betaal online”.
5
U opent de website van Postex. Het scherm ziet er zo uit:
U kunt het document (de factuur of betaalverzoek) bekijken. Om het bedrag te betalen, klik op “online betalen”. Kies bij de betalingsmethode uw bank waarmee u wilt betalen. Klik op de groene knop “nu online betalen”.
Uw eigen bankomgeving wordt automatisch geopend. Hier kunt u betaling afronden volgens de instructies van uw bank.
6
Let op: De 9-cijferige code in de brief is gedurende 14 dagen na dagtekening te gebruiken om documenten digitaal in te zien en om uw ontvangstvoorkeur te wijzigen. Ontvangt u een document met een betaalverzoek, bijvoorbeeld voor de maandelijkse huur? Dan kunt u de 9-cijferige code uit de brief ook na 14 dagen nog gebruiken om de huur te betalen. U kunt het document dan niet meer digitaal bekijken. U heeft het fysieke document uiteraard nog steeds, als u de details wilt zien.
7
