HANDLEIDING CRM VOORWOORD Deze handleiding is opgesteld in februari 2014. Dit betekent dat hieronder de werking van het systeem op dat moment wordt beschreven. Aangezien er regelmatig updates en verbeteringen in het pakket worden doorgevoerd, kan dit betekenen dat op het moment dat u deze handleiding doorneemt, bepaalde functies op kleine punten afwijkend werken. In die gevallen waarin u als klant door ons afwijkingen van het standaardpakket heeft laten maken, dan staat de werking van die onderdelen hieronder niet beschreven. Wanneer er sprake is van maatwerk zoals hiervoor bedoeld, raden wij u aan de werking van die specifieke onderdelen zelf te documenteren. De handleiding is verder een integraal document voor de gehele CRM. Dit betekent dat wanneer u niet alle modules heeft afgenomen, sommige functies voor u niet van toepassing zullen zijn. Meestal staat dit beschreven bij het desbetreffende onderdeel. * de menu beschrijvingen met grijze letters zijn nog niet gereed en zullen binnenkort aangevuld worden! Niet onbelangrijk om te weten, is dat de backend van het systeem is ontworpen voor Internet Explorer. Desalniettemin zijn alle functies getest op onder andere Google Chrome, Safari en Firefox. Hierbij hebben zich zover ons bekend (met één uitzondering) geen noemenswaardige problemen voor gedaan. Voor het goed kunnen gebruiken van het systeem is het wel van belang dat men in de browser de pop-up voor de backend toestaat en de blokkering uit zet in de browser.
-1-
INHOUDSOPGAVE bladzijde
paragraaf
- 05 - 05 - 05 - 06 -
1.1 1.2 1.3 1.4
HET MENU LIJST (KLANTEN) HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN) HET MENU DOWNLOAD LOG (KLANTEN)
- 06 - 07 -
2.1 2.2
LIJST ABONNEES TOEVOEGEN (ABONNEES)
- 07 - 07 - 07 -
3.1 3.1 3.1
HET MENU LIJST (AGENTEN) HET MENU ZOEKEN (AGENTEN) HET MENU TOEVOEGEN (AGENTEN)
- 08 - 08 - 08 -
4.1 4.2 4.3
HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS)
- 09 - 09 - 09 -
5.1 5.2 5.3
HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS)
- 10 - 10 - 10 - 13 - 14 - 14 -
6.1 6.2 6.3 6.4 6.6 6.7
HET MENU LIJST (PRODUKTEN) HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN)
- 14 - 14 - 15 -
7.1 7.2 7.3
HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN)
- 16 - 16 - 16 -
8.1 8.2 8.3
HET MENU LIJST (KLEUREN) HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN)
- 16 - 17 - 17 -
9.1 9.2 9.3
HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN)
- 17 - 17 - 18 -
10.1 10.2 10.3
HET MENU LIJST (COLLECTIES) HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES)
- 18 -
11.1
P.M.
- 19 - 19 - 19 -
12.1 12.2 12.3
HET MENU LIJST (VOORORDERS) HET MENU ZOEKEN (VOORORDERS) HET MENU TOEVOEGEN (VOORORDERS) -2-
- 20 - 21 -
12.4 12.5
HET MENU ORDER STATUSSEN (VOORORDERS) HET MENU ORDER PAKETTEN (VOORORDERS)
- 21 - 22 - 22 -
13.1 13.2 13.3
HET MENU LIJST (VOORRAADORDERS) HET MENU ZOEKEN (VOORRAADORDERS) HET MENU TOEVOEGEN (VOORRAADORDERS)
- 23 - 24 - 24 -
14.1 14.2 14.3
HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) HET MENU ZOEKEN (INKOOPORDERS) HET MENU TOEVOEGEN (INKOOPORDER)
- 26 - 26 - 26 -
15.1 15.2 15.3
HET MENU LIJST (VERZENDINGEN) HET MENU ZOEKEN (VERZENDINGEN) HET MENU TOEVOEGEN (VERZENDINGEN)
- 28 - 28 - 28 -
16.1 16.3 16.3
HET MENU LIJST (ONTVANGEN GOEDEREN) HET MENU ZOEKEN (ONTVANGEN GOEDEREN) HET MENU TOEVOEGEN (ONTVANGEN GOEDEREN)
- 29 - 30 - 30 -
17.1 17.2 17.3
HET MENU LIJST (RETOUREN) HET MENU ZOEKEN (RETOUREN) HET MENU TOEVOEGEN (RETOUREN)
- 31 -32 - 32 - 32 -
18.1 18.2 18.3 18.4
HET MENU LIJST (KLACHTEN) HET MENU ZOEKEN (KLACHTEN) HET MENU TOEVOEGEN (KLACHTEN) KLACHTCODES
- 33 - 33 - 33 -
19.1 19.2 19.3
HET MENU LIJST (FAKTUREN) HET MENU ZOEKEN (FAKTUREN) HET MENU TOEVOEGEN (FAKTUREN)
- 35 - 35 - 35 -
20.1 20.2 20.3
HET MENU LIJST (INGEKOMEN FAKTUREN) HET MENU ZOEKEN (INGEKOMEN FAKTUREN) HET MENU TOEVOEGEN (INGEKOMEN FAKTUREN)
- 36 - 36 - 38 -
21.1 21.2 21.3
HET MENU OVERZICHT (FINANCIEEL) HET MENU BOEK BETALINGEN (FINANCIEEL) HET MENU GROOTBOEKEN (FINANCIEEL)
- 39 - 39 - 40 - 40 -
22.1 22.2 22.3 22.4
HET MENU PRODUKT MAILINGS HET MENU MAIL EDITOR / TEMPLATES HET MENU VERZENDEN MAILINGS HET MENU MAILINGLOG
- 41 - 41 -
23.1 23.2
HET MENU OPEN AGENDA HET MENU AFSPRAAK REGISTREREN
-3-
- 41 - 41 - 42 - 43 - 43 -
24.1 24.2 24.3 24.4 24.5
HET MENU STANDAARDLIJSTEN HET MENU MAIL INSTELLINGEN HET MENU OVERIGE INSTELLINGEN HET MENU BARCODE LABEL INSTELLINGEN HET MENU FILEMANAGER
- 45 - 47 - 48 -
25.1 25.2 25.3
HET “MENU” MENU INSTELLINGEN (LAYOUT RETAILERSHOP) HET MENU EDITOR (LAYOUT RETAILERSHOP) HET MENU VORMGEVING (LAYOUT RETAILERSHOP)
- 50 -
ADDENDUM met aanpassingen per augustus 2014
- 57 -
ADDENDUM met aanpassingen per september 2014
- 62 -
ADDENDUM met aanpassingen per september 2015
-4-
KLANTEN 1.1 HET MENU LIJST (KLANTEN) In de lijst vindt men een overzicht van alle klanten. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste klant in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende klant. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 1.3).
1.2 HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) In dit menu kan men klanten zoeken op trefwoord, agent, type, prioriteit en collectie. Met de laatste optie kan men klanten voor een bepaalde collectie zoeken. Met de knop ‘download CSV’ kan men de geselecteerde lijst downloaden en printen.
1.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN) De meeste velden in dit formulier spreken voor zich en behoeven geen toelichting, daarom worden alleen de belangrijkste functies uitgelegd.
Een klant dient altijd gekoppeld te worden een agent. Indien men ook verkopen in de showroom zonder tussenkomst van een agent doet, dient men de showroom of zichzelf als agent in het menu ‘agenten’ (zie 3.3) op te voeren. Wanneer de naam van de klant invoert, wordt deze automatisch door gekopieerd naar het ‘winkelnaam’. Wanneer deze niet gelijk zijn, dan kan men deze nadien nog aanpassen. Alle klanten dienen een unieke code te hebben. Om snel de eerst volgende beschikbare code te achterhalen, kan met op de tekstlink ‘suggestie’ klikken. Dit werkt alleen wanneer de klantcodes enkel uit cijfers bestaan. Indien er per abuis toch een klantcode wordt opgeslagen welke reeds in gebruik is, dan zal het systeem automatisch een tijdelijk nummer toekennen wat eindigt met een vraagteken. Op dat moment zijn de -5-
ingevoerde gegevens wel allemaal opgeslagen, maar hoeft men alleen nog maar de klantcode in een niet bestaande code te wijzigen. Onder ‘different invoice adress ’ kan een afwijkend faktuuradres of e-mailadres worden opgegeven. Bij het veld ‘btw percentage’ dient het geldende btw-tarief te worden ingevuld. Indien het een buitenlandse klant betreft, is dit een ‘0’. Aan de rechterzijde van het formulier staan nog een aantal cross-selling opties. Door het vakje bij ‘mailings’ aan of uit te vinken, kan men aangeven dat de klant wel of geen mailings mag ontvangen. Het vakje bij ‘mailings’ staat standaard aangevinkt. Echter wanneer een klant in een mailing of de ‘afmeld link’ heeft geklikt, zal het vinkje uit staan. Met de dropdown ‘select type’ kan men aangeven wat voor soort relatie het betreft. Met de dropdown ‘select prioriteit’ kan men de importantie van een klant aangeven. Hierop kan men later bij het verzenden van mailings filteren. Wanneer het vinkje bij ‘toon cross-selling’ aan staat, kan men door middel van vinkjes aangeven voor welke collecties of merken de relatie klant of prospect is. Ook hierop kan men later bij het verzenden van mailings filteren. Indien men het vinkje bij ‘toon klant notities’ aanzet, verschijnen er in het kader een aantal grijze balkjes met daarin de tekst ‘order notes’, ‘stockorder notes’, ‘sending notes’ en ‘invoice notes’. Door hierop te klikken verschijnt er een kort overzicht van de laatste orders, pakbonnen of fakturen van de relatie. Indien er daarbij notities gemaakt zijn, dan wordt dit in het rechter kolommetje aangegeven door ‘yes’. De notities zijn dan op te roepen door hierop te klikken. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een klant / relatie, vergeet dan niet om het vinkje bij ‘actief’ aan te zetten. Een klant / relatie kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de klant gewoon op inactief te zetten.
1.4 HET MENU DOWNLOAD LOG (KLANTEN) In dit menu, wat alleen van toepassing is wanneer men een online ‘download omgeving’ ofwel ‘beeldenbank’ heeft afgenomen, kan men zien hoe veel keren een bepaalde collectie foto of documentatie gedownload is en door wie.
ABONNEES 2.1 LIJST ABONNEES In de lijst vindt men een overzicht van alle abonnees. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en -6-
reminders voor de desbetreffende abonnee gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de abonnee kan worden opgesteld en gemaild. Om alle abonnees voor de komende maand te factureren, dient men op de tekstlink ‘factureer’ rechtsboven te klikken. Voor alle relaties waarvan de eerste van de volgende maand een betaling verschuldigd is, worden alle fakturen aangemaakt.
2.2 TOEVOEGEN (ABONNEES) Allereerst selecteert men de klant waarvoor het abonnement geldt. Het klantnummer wordt later automatisch toegevoegd. Onder ‘type contract’ selecteert men het soort abonnement. Deze abonnementen kan men nog niet zelf wijzigen en dienen bij installatie van het pakket opgegeven te worden. Bij de volgende velden geeft men de ingangsdatum en de einddatum van het abonnement op. Bij ‘periodes’ geeft men aan of het abonnement maandelijks gefactureerd moet worden of jaarlijks. Het ‘veld’ vervaldatum is van belang voor de abonnementen die jaarlijks gefactureerd worden. In het veld bij ‘prijs’ dient men het periodiek verschuldigde bedrag voor het abonnement in te vullen, waarbij voor decimalen van punt in plaats van een komma gebruikt dient te worden. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een abonnee, vergeet dan niet om het vinkje bij ‘actief’ aan te zetten. Een abonnee kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de abonnee gewoon op inactief te zetten.
AGENTEN 3.1 HET MENU LIJST (AGENTEN) In de lijst vindt men een overzicht van alle agenten. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende agent gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de agent kan worden opgesteld en gemaild.
3.1 HET MENU ZOEKEN (AGENTEN) In dit menu kan men leveranciers zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
-7-
3.1 HET MENU TOEVOEGEN (AGENTEN) De meeste velden in het formulier op deze pagina spreken voor zich. Alleen de provisie berekening behoeft enige uitleg. Het systeem berekent automatisch de provisie die een agent tegoed heeft. Dit staat aangegeven bij ‘verdiende commissie’. Onder ‘betaalde commissie’ staat het totaal van de betalingen dat aan de agent is gedaan. Een nieuwe betaling kan worden toegevoegd in het veld bij ‘boek betaling’. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een agent, vergeet dan niet om het vinkje bij ‘actief’ aan te zetten. Een agent kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de agent gewoon op inactief te zetten.
LEVERANCIERS 4.1 HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle leveranciers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste leverancier in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende leverancier. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 4.3).
4.2 HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) In dit menu kan men leveranciers zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
4.3 HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS) Alle leveranciers dienen een unieke code te hebben. Om snel de eerst volgende beschikbare code te achterhalen, kan met op de tekstlink ‘suggestie’ klikken. Dit werkt alleen wanneer de leveranciercodes enkel uit cijfers bestaan. Indien er per abuis toch een leverancierscode wordt opgeslagen welke reeds in gebruik is, dan zal het systeem automatisch een tijdelijk nummer toekennen wat eindigt met een vraagteken. Op dat moment zijn de ingevoerde gegevens wel allemaal opgeslagen, maar hoeft men alleen nog maar de leverancierscode in een niet bestaande code te wijzigen. De overige velden in het formulier op deze pagina spreken voor zich. Aan de rechterzijde van het formulier staan een tweetal grijze balkjes met daarin de tekst ‘purchase notes’ en ‘receiving notes’. Door hierop te klikken verschijnt er een kort overzicht van de laatste inkooporders of -8-
ontvangen zendingen van / bij de leverancier. Indien er bij de inkooporder of ontvangen zending notities gemaakt zijn, dan wordt dit in het rechter kolommetje aangegeven door ‘yes’. De notities zijn dan op te roepen door hierop te klikken. Vergeet ook niet om het vinkje bij ‘actief’ aan te zetten. Een leverancier kan nimmer worden verwijderd omdat dan de koppeling met bestaande inkooporders wordt verbroken. In dat geval dient men de leverancier gewoon op inactief te zetten.
GEBRUIKERS 5.1 HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle aangemaakte gebruikers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende gebruiker gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de gebruiker kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste gebruiker in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende gebruiker. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 5.3).
5.2 HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) nvt
5.3 HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS) Dit menu is behoorlijk gecompliceerd en zal hieronder dan ook zo volledig mogelijk worden uitgelegd. De velden ‘naam’ en ‘e-mail’ spreken voor zich. In het ‘ip-adres’ kan men een ip-adres invullen van de lokatie waarvan het meest wordt gebruikt. Het voordeel hiervan is dat wanneer men vanaf het ingevulde ip-adres in het systeem komt, men niet meer hoeft in loggen. LET OP: wanneer er een ip-adres is ingevuld betekent dit dat iedereen die vanaf hetzelfde ip-adres in de backend komt, alle functies onbeperkt kan gebruiken. Het veld gebruikercode hoeft in principe nooit gewijzigd te worden en dient alleen maar als extra beveiliging van het systeem. Voor de velden ‘gebruikersnaam’ en ‘wachtwoord’ geldt beide dat er geen spaties of leestekens gebruikt mogen worden en dat deze hoofdletter gevoelig zijn. Bij gebruikersgroep selecteert men het type gebruiker. Een ‘beheerder’ kan altijd alle functies in de backend gebruiken. Voor een ‘gebruiker’ daarentegen kan men aan de rechterzijde instellen tot welke menu’s zij toegang hebben. Door het aanzetten van een vinkje bij het menu waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, wordt er toegang verleend en visa versa. Bijkomend voordeel is tevens dat de menu’s waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is, niet worden getoond waardoor menulijst aan de linkerzijde -9-
aanzienlijk korter en overzichtelijker wordt. Wanneer bij een gebruiker de optie ‘demo’ wordt geselecteerd, kan desbetreffende gebruiker alle menu’s inzien maar niets wijzigen. Bij ‘afloopdatum’ dient men de datum op te geven tot welke de inloggegevens van de gebruiker geldig zijn. Indien een afloopdatum is overschreden, wordt de gebruiker automatisch op inactief gezet. TIP: indien men gebruik maakt van stagiaires, geef deze dan een eigen (tijdelijke) inlogcode zodat u men na afloop van de stage niet alle inlogcodes hoeft aan te passen. Een gebruiker kan niet worden verwijderd. In dat geval dient men de gebruiker op inactief te zetten door het vinkje in het vakje bij ’active’ uit te zetten. Het vakje rechtsboven bij ‘agent’ is alleen van toepassing wanneer een agent toegang tot het systeem dient te krijgen en alleen zijn eigen relaties mag inzien. Indien deze optie wordt gekozen en de desbetreffende agent inlogt op het systeem, dan worden alle orders die tijdens die sessie worden ingeboekt, op conto van die agent gezet. Dit betekent derhalve dat wanneer orders voor relaties van andere agenten worden ingeboekt, de provisie wordt toegerekend aan de agent / gebruiker waarmee is ingelogd.
- 10 -
PRODUKTEN 6.1 HET MENU LIJST (PRODUKTEN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde artikelen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Artikelen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende artikel onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Dit zelfde geldt voor de kolom ‘retailshop’. Door op een artikel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een artikel kunnen worden aangepast (zie 6.3).
6.2 HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) In dit menu kan men artikelen zoeken op trefwoord, collectie, categorie of kleur. Met de knop ‘verkooplijst (excel)’ kan een handige lijst met belangrijke data van artikelen gedownload en geprint worden.
6.3 HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) Voor het toevoegen van artikelen is het van belang dat allereerst de collecties, categorieën, kleuren en maattabellen volledig zijn opgevoerd. Bij het aanmaken / opvoeren van nieuwe artikelen is het raadzaam om eerst goed te overwegen of men artikelen die er in meerdere kleuren zijn, per kleur apart opvoert of dat men de verschillende kleuren van dat artikel onder één artikel(nummer) hangt. Beide opties hebben voor en nadelen. Het produktformulier is zeer omvangrijk en vormt ook het hart van de CRM. Daarom volgt hieronder een uitgebreide uitleg van alle velden: De ‘artikelcode’ van produkt dient altijd uniek te zijn en kan maar één keer gebruikt worden. Ook kan een artikelcode alleen nog gewijzigd worden als er nog geen pakbonnen zijn waarin het artikel staat. LET OP: houd de artikelcode kort en herkenbaar en gebruik geen spaties of leestekens en gebruik vooral eigen codes en niet die van leveranciers. TIP: een goed voorbeeld van handige en juiste artikelcode is: 21265-141. In dit geval staan de eerst twee getallen (21) voor het merk, het derde getal (2) voor broeken, de volgende 2 getallen (65) voor het artikel en de getallen achter het streepje voor het seizoen. Maar nogmaals dit een voorbeeld. Indien een artikelnummer wordt gekozen, geeft het systeem als hulpmiddel in een dropdown aan welke code reeds gebruikt zijn. Wanneer men een artikelcode kiest welke reeds in gebruik is, zal het systeem zelf een tijdelijke code aanmaken, welke u dan meteen weer kunt wijzigen.
- 11 -
De ‘artikelnaam’ kan vrij ingevuld worden, maar mag ook weer niet te lang zijn omdat deze anders niet in de webshop of op orderformulieren en fakturen past. Bij de dropdown ‘collectie’ selecteert men een collectie / merk. Alleen actieve collecties worden hier getoond. Bij ‘categorieën en subcategorieën’ vinkt men een (hoofd)categorie aan waarna alle daar onder horende subcategorieën zichtbaar worden en aangevinkt kunnen worden. Indien er bij ‘maatabel ’ een optie wordt geselecteerd (wat verplicht is), verschijnt desbetreffende maattabel met alle maten als voorbeeld op het scherm. Door het uitzetten van een vinkje bij een maat, wordt die maat niet aan het artikel toegevoegd. LET OP: een eenmaal geselecteerde en opgeslagen maatboog kan niet meer worden gewijzigd! In dat geval is er geen andere oplossing dan het produkt te verwijderen en opnieuw op te voeren. Nadat een artikel is opgevoerd , kan men maten binnen de maatboog deactiveren door op desbetreffende maat te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die maat te klikken. Het toevoegen van maten die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst ‘beschikbare maten’. Men kan alleen maten binnen dezelfde tabel toevoegen. Bij beschikbare kleuren dient men alle kleuren aan te vinken waarin het produkt leverbaar is, tenzij er voor is gekozen om voor elke produkt- / kleurcombinatie een apart produkt aan te maken. In dat geval vinkt men slechts één kleur aan. Nadat een artikel is opgevoerd , kan men kleuren deactiveren door op desbetreffende kleur te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die kleur te klikken. Het toevoegen van kleuren die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst ‘beschikbare kleuren. De ‘artikel omschrijving’ dient alleen ingevuld te worden indien er sprake is van een webshop. In dat geval is het belangrijk dat de tekst pakkend is. Ook het veld ‘pasvorm’ wordt enkel gebruikt voor de webshop. Wel kan men deze dan voor interne notities gebruiken. Het veld ‘interne notities’ is zoals de naam al zegt, bedoelt voor eigen aantekeningen. Indien er sprake is van een artikel waarbij grotere maten afwijkende prijzen hebben, dan kan men door middel van de prijsmatrix een opgedeelde maatboog met verschillende prijzen opgeven. In de matrix dient men onder ‘min.’ de kleinste maat en bij ‘max.’ de grootste maat van dezelfde prijs op te geven. Daarna geeft men de inkoopprijs (excl. btw) en verkoopprijs (excl. btw) in. Het veld markup is slechts een rekenhulp. Vervolgens doet men in de volgende rijen het zelfde voor de duurdere maten. Het gebruik van de prijsmatrix zorgt ervoor dat er op de achtergrond 3 of meerdere dezelfde artikelen met verschillende prijs worden aangemaakt, waarbij de artikelcode een toevoeging krijgt (bijv. ‘_a’ of ‘_b’). Het veld ‘leverancier’ is alleen van belang indien de ‘inkoopfunctie’ in dit formulier gebruikt wordt. Het veld ‘kostprijs’ is de stuksprijs (exclusief btw) waarvoor het produkt wordt ingekocht of vervaardigd. Het veld ‘order / verkoopprijs’ is de stuksprijs (exclusief btw) waarvoor het produkt wordt verkocht aan winkeliers / detailhandel. - 12 -
Door in het veld ‘verlaagde orderprijs’ een lager bedrag in te vullen als bij ‘order / verkoopprijs’, wordt het produkt individueel afgeprijsd. Het veld ‘markup’ is niet verplicht, maar slechts een rekenhulp om de verkoopprijs (incl. btw) te berekenen. Deze wordt berekend door de markup te vermenigvuldigen met de inkoopprijs en daar vervolgens 95 cent bij op te tellen. Het veld ‘consumentenprijs’ is de adviesprijs voor consumenten welke de detaillist in de winkel hanteert. Door in het veld ‘consumenten actie prijs’ een lager bedrag in te vullen als bij ‘consumentenprijs’, wordt het produkt individueel afgeprijsd. Dit zal alleen van belang zijn wanneer men een eigen webshop voor consumenten heeft. In het veld ‘btw percentage’ staat in principe altijd hetzelfde tarief. Het veld ‘gewicht’ is belangrijk voor de berekening van verzendkosten in de webshop. LET OP: in de bovenstaande numerieke velden dient voor decimalen altijd een punt te worden gebruikt en geen komma! Er kunnen in totaal 5 foto’s van het artikel worden geupload van maximaal 200kb. Om een afbeelding te koppelen aan een beschikbare kleur, selecteert men bij ‘koppel aan kleur’ de kleur welke op de afbeelding staat. Op deze wijze bereikt men dat elke kleur van het artikel met een aparte afbeelding in het artikeloverzicht in de webshop wordt weergegeven. Nadat afbeeldingen succesvol geupload zijn, verschijnen deze aan de rechterzijde met daar boven een kruisje. Door hierop te klikken, wordt de afbeelding weer gewist. Een afbeelding kan ook overschreven worden door een nieuwe te uploaden in het gewenste uploadveld. LET OP: indien de eerste afbeelding wordt gewist, kan het artikel niet in de webshop getoond worden! Om een artikel in gebruik kunnen nemen dient het vinkje bij ‘actief’ te worden aangezet. Om deze ook in de webshop te tonen, dient het vinkje bij ‘btb webshop’ ook aangezet te worden. Het veld nalevering betekent dat het artikel nabesteld kan worden. Indien dit vakje aangevinkt is en het artikel niet meer in een bepaalde maat op voorraad is, krijgt de bezoeker in de webshop de melding dat het artikel nabesteld kan worden. De volgende opties zijn alleen zichtbaar indien een artikel reeds opgeslagen is. Met het vakje ‘inkooporder maken’ kan men versneld een inkooporder voor het produkt aanmaken. Na het aanklikken, wordt er een pop-up geopend waarin de maatbo(o)g(en) van het produkt staan. In de veldjes onder de maten kan men het aantal dat is ingekocht, invoeren. Door vervolgens op ‘add’ te klikken wordt de inkooporder aangemaakt en de ingevulde aantallen opgeslagen. Indien er reeds een inkooporder voor het produkt is aangemaakt welke nog niet afgerond is (zie 14.3), dan staan in de witte veldjes onder de maten, de reeds ingegeven aantalen weergegeven. Door deze aantallen te verhogen respectievelijk te verlagen, wordt de inkooporder aangepast. Met de knop ‘print labels’ kan men barcode labels genereren, waarbij voor elke kleur- / maatcombinatie één label (PDF) wordt gemaakt. Omdat dit niet handig is voor binnengekomen zendingen, kan men in dat geval beter de barcode optie (zie 15.3) in desbetreffende menu gebruiken, omdat dan precies het juiste aantal labels wordt gegenereerd. - 13 -
6.4 HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) In het menu ‘statistieken’ kunnen diverse overzichten voor alle artikelgroepen worden gegenereerd. Met de dropdowns kunnen selecties voor artikelen worden ingesteld. Door op ‘search’ te klikken, wordt er een overzicht op het scherm getoond waarin alle kerncijfers in aantallen staan (dus niet in bedragen). Een uitgebreider overzicht kan worden gedownload en geprint met de knop ‘download excel’. Indien massaal artikelen via het menu ‘voorraad inventarisatie’ zijn opgevoerd en niet via het inkoopproces, dan zullen bepaalde kerngetallen niet correct berekend worden.
6.6 HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) Dit menu is bedoeld om voorraad verschillen eenvoudig te kunnen corrigeren. Met de eerste dropdown in de grijze balk bovenin kan een collectie worden geselecteerd. Dit is slechts een hulpmiddel. Wanneer men vervolgens een artikel met de tweede dropdown selecteert, wordt de maatboog van desbetreffend artikel geladen. Door boven de maatboog op de blauwe knop te klikken, ziet men de voorraad per maat. Om eerdere voorraad correcties te zien, klikt men op de rode knop. Om een voorraad correctie door te voeren, vult men bij de desbetreffende maat in het witte veldje het aantal artikelen in dat er meer of minder op voorraad is, waarbij een minder aantal door een minteken wordt aangegeven. Door op ‘save’ te klikken wordt de correctie opgeslagen. LET OP: hoewel deze functie op het eerste gezicht een eenvoudige methode is om voorraden op te voeren, is dit niet de aan te bevelen methode omdat het op deze wijze opvoeren van voorraden tot een ernstige vertekening van statistieken / kerncijfers leidt.
6.7 HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN) Wanneer op dit menu wordt geklikt wordt er van alle artikel afbeeldingen die zijn geupload een zogenaamde ‘thumbnail’ gemaakt. Dit is een kleinere afbeelding van het origineel met als doel dat de pagina’s in de webshop sneller laden. Dit is een zwaar script en heeft daardoor nogal wat tijd nodig om een volledige ‘run’ te draaien.
CATEGORIEËN 7.1 HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde categorieën. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Categorieën welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende categorie onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. - 14 -
Door op een categorie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een categorie kunnen worden aangepast (zie 7.3).
7.2 HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) In dit menu kan men categorieën zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
7.3 HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN) Het formulier voor categorieën lijkt in beginsel heel eenvoudig, maar is dat toch niet echt. Vooral voor het indelen van categorieën is het van belang dat hier, vooral wanneer het voor een webshop is, van te voren goed over nagedacht wordt. Immers, de bezoekers van de webshop moeten op een logische en eenvoudige wijze artikelen kunnen filteren. Wanneer de CRM zonder webshop wordt gebruikt, is de indeling minder van belang omdat deze louter voor het bekijken van statistieken per artikelgroep gebruikt wordt. De indeling van de categorieën zal mede afhankelijk zijn van het assortiment dat gevoerd wordt. Bij oplevering van het systeem zijn de meest voor de hand liggende categorieën reeds ingevoerd en kan worden volstaan met kleine aanpassingen en activeren of deactiveren van categorieën. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld ‘categorie code’ is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren. De keuze van de ‘categorie naam’ is alleen essentieel wanneer er sprake is van een webshop. De ‘categorie omschrijving’ is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde ‘meta description’, wat relevant is voor zoekmachines. Er zijn 5 soorten categorieën, te weten: Een ‘hoofd categorie’, bijvoorbeeld dameskleding. Een ‘ongekoppelde subcategorieën’, heeft geen bovenliggende categorie. Dit type kan gebruikt worden om bijvoorbeeld kortingsacties etc voor een bepaalde groep artikelen ineens in te stellen. Ook wordt dit type niet getoond in de filteropties van de webshop. Het instellen gebeurt door ‘subcategorie’ aan te vinken en geen bovenliggende categorie te selecteren Een ‘gekoppelde subcategorie’ heeft een bovenliggende hoofd- of subcategorie. Wanneer er in de webshop een hoofdcategorie is geselecteerd, wordt er automatisch een dropdown met de onderliggende (gekoppelde) subcategorieën getoond. Ook worden dan alle onder hetzelfde menu vallende categorieën in dezelfde dropdown getoond. In feite kan men dus tot maximaal 3 levels diep gaan: subsubcategorie. Een ’virtuele categorie’ is eigenlijk geen categorie maar een verzameling voor subcategorieën. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld ‘hakhoogte’ bij schoenen. Het maakt voor dit type niet uit of deze als sub- of hoofdcategorie wordt ingesteld.
- 15 -
Een ‘combi categorie’ wordt louter gebruikt om specifieke groepen voor kortingen in een consumenten webshop samen te stellen. Een eenmaal aangemaakte categorie kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa.
KLEUREN 8.1 HET MENU LIJST (KLEUREN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde kleuren. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Kleuren welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende kleur onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Door op een kleur te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een kleur kunnen worden aangepast (zie8.3).
8.2 HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) In dit menu kan men kleuren zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
8.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN) Alvorens men begint met het toevoegen van kleuren is het van belang om te weten dat het niet verstandig is om de kleurcodes en kleurnamen van de leveranciers aan te houden, daar men anders voor één enkele kleur tot wel 10 verschillende benamingen kan krijgen. Vooral in de webshop leidt dit tot een onwerkbaar geheel. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld ‘kleur code’ is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren en de kleuren een uniek nummer te geven. De keuze van de ‘kleur naam’ is wel essentieel omdat deze in de webshop wordt gebruikt, maar ook zichtbaar is op orderbevestigingen en in de evt. webshop. Bij ‘hexidecimale code’ kan men middels een zogenaamde ‘colorpicker’, de kleur nabootsen. De gekozen kleur wordt in de webshop geïllustreerd. Bij ‘upload kleurstaal’ kan men een close-up foto (max. 80kb) uploaden van de stof. Indien er een kleurstaal is geupload, wordt deze in plaats van de ‘hexidecimale’ kleur getoond. Dit kan vooral interessant zijn voor bijvoorbeeld ruitje patronen en dergelijke.
- 16 -
Een eenmaal aangemaakte kleur kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa.
MAATTABELLEN 9.1 HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde maatabellen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Maatabellen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende maatabel onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Door op een maatabel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een maatabel kunnen worden aangepast (zie 9.3).
9.2 HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) In dit menu kan men maattabellen zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
9.3 HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN) Het toevoegen van maattabellen zal in principe maar één keer nodig zijn omdat deze niet meer veranderen. Allereerst vult men de naam in van de maattabel. Daarna vult men in de velden achter ‘maten ’ de gehele reeks in (bijv. xxs t/m xxl). Indien de maten niet in de juiste volgorde staan, kan men deze door het aanpassen van de getallen in de veldjes achter ‘volgorde’ eenvoudig wijzigen. Het verwijderen van een maat uit de maatbalk doet men door bij de te verwijderen maat een nul in het vakje te zetten. Een eenmaal aangemaakte maattabel kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa. LET OP: inactieve maattabelen kunnen in het menu ‘produkten’ en ‘inkooporders’ niet worden geselecteerd.
COLLECTIES 10.1 HET MENU LIJST (COLLECTIES) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde collecties. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Collecties welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende collectie onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. - 17 -
Door op een collectie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een collectie kunnen worden aangepast (zie 10.3).
10.2 HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) In dit menu kan men collecties zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
10.3 HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES) Bij het veld ‘collectie code’ vult men een eigen uniek en herkenbare code voor de collectie / het merk in. Dit is belangrijk om uiteindelijk verkoopstatistieken per merk of collectie overzichtelijk te houden. Hetzelfde geld voor de collectienaam. De collectie omschrijving is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde ‘meta description’, wat relevant is voor zoekmachines. Een collectie kan nooit worden verwijderd maar dient in dat geval op inactief gezet te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten. Door het vinkje bij ‘archief aan te zetten ’, zal een gehele collectie gearchiveerd worden. Dit wil zeggen dat alle artikelen welke onder die collectie vallen, gedeactiveerd worden. Met de vinkjes bij ‘merk’, ‘voororder collectie’, ‘voorraad collectie’ en ‘continuerend’ kan worden aangegeven wat voor type collectie het is. Een korte uitleg: Merk, is een verzamelnaam voor meerdere seizoenscollecties. Door deze optie te gebruiken kan men de verschillende seizoenscollecties van een merk groeperen. Een ‘voororder collectie’ betekent dat er voor deze collectie alleen voororders ingevoerd kunnen worden. Een ‘voorraadorder collectie’ betekent dat er voor deze collectie alleen voorraadorders ingevoerd kunnen worden. De optie ‘continuerend’ betekent dat er voor deze collectie zowel voororders als voorraadorders ingevoerd kunnen worden. LET OP: inactieve collecties kunnen in het menu ‘produkten’ en ‘inkooporders’ niet worden geselecteerd.
- 18 -
VOORORDERS 12.1 HET MENU LIJST (VOORORDERS) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ingeboekte voororders te staan. Door op een voororder te klikken, gaat men naar de details van de order. Een voororder kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’, ‘in order’ en ‘closed’. Wanneer er geen artikelen aan de order zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een order in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘in order’ betekent dat de order is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. Wel kunnen er dan nog orderregels verwijderd worden. LET OP: om uiteindelijk artikelen naar aanleiding van een voororder te kunnen verzenden, is het belangrijk dat de status van de order op ‘in order’ staat! Nadat alle artikelen op een order volledig verzonden zijn, verandert de status van de order in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Orders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild.
12.2 HET MENU ZOEKEN (VOORORDERS) - 19 -
In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in voororders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de ‘search’ knop. Met de knop ‘download CSV (overview)’ wordt een overzicht van de voororders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau.
12.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORORDERS) Om een nieuwe voororder te maken, klikt men op ‘toevoegen’ . Vervolgens selecteert men de klant, collectie, aflevermaand en klikt men op ‘save’ om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de order toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Indien de verkoopprijs afwijkt van de aangegeven prijs, dan kan men deze aanpassen in desbetreffend veld. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op ‘add’, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de voororder worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om door middel van de rechtse dropdown bovenin de grijze balk een pakket van artikelen ineens aan de voororder toe te voegen. Uiteraard dient er dan wel eerst een pakket te zijn aangemaakt (zie 12.5). Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een eenmaal toegevoegde maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, zonder de gehele orderregel te verwijderen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de voororder worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. LET OP: decimalen worden aangegeven door een punt en geen komma! Nadat alle artikel aan de voororder zijn toegevoegd, rond men de order af door op ‘finish’ te klikken. Deze krijgt dan de status ‘in order’ en is dan klaar voor de volgende stap. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! TIP: wanneer men verwacht dat een voororder mogelijk nog kan wijzigen, laat deze dan nog even ‘in proces’ staan en wacht dan met op ‘finish’ te klikken. Door op ‘print PDF’ te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. Indien men de voororder (PDF) als orderbevestiging naar de wil mailen, dan men op ‘send pdf’. Overigens kan dit pas nadat een order afgerond is (op ‘finish geklikt’). Wanneer er reeds een PDF van de voororder gemaakt is, staat er rechtsonder een PDF-icoontje. Door hierop te klikken, wordt deze geopend. - 20 -
In het geval de voororder is gewijzigd nadat er een PDF is aangemaakt, dient de oude PDF te worden overschreven. Dit doet men door op de knop ‘renew pdf’ te klikken. Eventuele wijzigingen ziet men in de meeste browsers pas wanneer de PDF opnieuw wordt geopend en op F5 wordt gedrukt.
12.4 HET MENU ORDER STATUSSEN (VOORORDERS) In dit menu kan men de status en historie van voororders op klantniveau inzien. Door bovenin de grijze balk de gewenste klant te selecteren, verschijnt er een overzicht van alle geplaatste voororders. Door middel van de blauwe en rode knop kan men zien welke aantallen georderd zijn en wat er inmiddels geleverd is.
12.5 HET MENU ORDER PAKETTEN (VOORORDERS) In dit menu kan men eenvoudig pakketten van meerdere artikelen uit verschillende maatbogen samenstellen. Het voordeel hiervan is dat een pakket in één handeling aan een voororder kan worden toegevoegd. Er kunnen maximaal 3 pakketten worden samengesteld. Door in de eerste dropdown bovenin de grijze balk het gewenste pakket te selecteren en vervolgens met behulp van de andere 2 dropdowns het gewenste artikel te zoeken, wordt de maatboog van het gekozen artikel getoond. Het toevoegen aan het pakket doet men vervolgens door de gewenste aantallen bij de corresponderende maten in te vullen en op ‘add’ te klikken. Het verwijderen van artikelen doet men eenvoudig door op het kruisje achter de te verwijderen regel te klikken.
VOORRAADORDERS 13.1 HET MENU LIJST (VOORRAADORDERS) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ingeboekte voorraadorders te staan. Door op een voorraadorder te klikken, gaat men naar de details van de order. Een voorraadorder kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’, ‘not confirmed’ (voor weborders), ‘in order’ en ‘closed’. Wanneer er geen artikelen aan de order zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een order in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘in order’ betekent dat de order is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. LET OP: in tegenstelling tot voororders kunnen voorraadorders direct uitgeleverd worden. Dit betekent dat wanneer men een voorraadorder afrond, de pakbon meteen klaargezet wordt. Indien er sprake is van een webshop, komen de daarin geplaatste orders / bestellingen ook in deze lijst te staan. De orders zijn herkenbaar doordat deze ordernummers beginnen met de letter ‘W’. Nadat alle artikelen op een order volledig verzonden zijn, verandert de status van de order in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. - 21 -
Orders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild.
13.2 HET MENU ZOEKEN (VOORRAADORDERS) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in voororders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de ‘search’ knop. Met de knop ‘download CSV (overview)’ wordt een overzicht van de voororders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau.
13.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORRAADORDERS) Om een nieuwe voororder te maken, klikt men op ‘toevoegen’ . Vervolgens selecteert men de klant, collectie, aflevermaand en klikt men op ‘save’ om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de voorraadorder toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Door op de rode knop ‘nog te leveren’ te klikken, kan men ter controle zien of er nog artikelen in de voorraad zijn welke eigenlijk naar een andere klant verzonden moeten worden. Indien de verkoopprijs afwijkt van de aangegeven prijs, dan kan men deze aanpassen in desbetreffend veld. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op ‘add’, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de voororder worden toegevoegd. LET OP: artikelen / maten welke niet op voorraad zijn, kunnen niet aan de order worden toegevoegd. Het veld is in dat geval grijs. Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een eenmaal toegevoegde maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, zonder de gehele orderregel te verwijderen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken. Dit laatste kan alleen wanneer het veldje bij de maat niet grijs is. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de voorraadorder worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. - 22 -
LET OP: decimalen worden aangegeven door een punt en geen komma! Nadat alle artikel aan de voorraadorder zijn toegevoegd, rond men de order af door op ‘finish’ te klikken. Deze krijgt dan de status ‘in order’ en er wordt tegelijk een pakbon klaargezet in het menu ‘verzendingen’. Indien er sprake is van een in de webshop gesplaatste order / bestelling, heeft deze de status ‘not confirmed’ en dient deze nog afgerond ‘finish’ te worden. Deze order kan dan eventueel nog gewijzigd worden. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! TIP: wanneer men verwacht dat een voororder mogelijk nog kan wijzigen, laat deze dan nog even ‘in proces’ staan en wacht dan met op ‘finish’ te klikken. Door op ‘print PDF’ te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. Indien men de voorraadorder (PDF) als orderbevestiging naar de klant wil mailen, klikt men op ‘send pdf’. Overigens kan dit pas nadat een order afgerond is (op ‘finish geklikt’). Met de knop ‘lev.’ kan de voororder als inkooporder naar de leverancier van de desbetreffende artikelen worden verzonden. Dit is alleen relevant voor agenten die geen voorraad houden en de verzending van artikelen rechtstreeks door hun leverancier laten afwikkelen. Wanneer er reeds een PDF van de voorraadorder gemaakt is, staat er rechtsonder een PDF-icoontje. Door hierop te klikken, wordt deze geopend. In het geval de voorraadorder is gewijzigd nadat er een PDF is aangemaakt, dient de oude PDF te worden overschreven. Dit doet men door op de knop ‘renew pdf’ te klikken. Eventuele wijzigingen ziet men in de meeste browsers pas wanneer de PDF opnieuw wordt geopend en op F5 wordt gedrukt.
INKOOPORDERS 14.1 HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ingeboekte inkooporders te staan. Door op een inkooporder te klikken, gaat men naar de details van de inkooporder. Een inkooporder kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’, ‘in order’ en ‘closed’. Wanneer er geen artikelen aan de inkooporder zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een inkooporder in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘in order’ betekent dat de inkooporder is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. Om uiteindelijk ontvangen artikelen naar aanleiding van de inkooporder binnen te kunnen boeken, is het belangrijk dat de status van de inkooporder op ‘in order’ staat! Nadat alle artikelen op een inkooporder volledig binnengeboekt zijn, verandert de status van de inkooporder in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. - 23 -
Inkooporders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild.
14.2 HET MENU ZOEKEN (INKOOPORDERS) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in inkooporders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de ‘search’ knop. Met de knop ‘download CSV (overview)’ wordt een overzicht van de inkooporders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau.
14.3 HET MENU TOEVOEGEN (INKOOPORDER) Om een nieuwe inkooporder te maken, klikt men op ‘toevoegen’ . Vervolgens selecteert men de leverancier, collectie, aflevermaand en klikt men op ‘opslaan’ om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de inkooporder toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Door op de rode knop ‘nog in te kopen’ te klikken, kan men ter controle zien hoeveel er op basis van door klanten geplaatste voororders er ingekocht moet worden. De eventuele voorraad is hier dan al vanaf getrokken. Dit betekent dat wanneer er een negatief getal wordt aangegeven, er meer op voorraad is als wat aan voororders geplaatst is. Overigens is hierbij ook al rekening gehouden met eerder geplaatste inkooporders waarvan de goederen nog niet ontvangen zijn. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op ‘add’, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de inkooporder worden toegevoegd. Om artikelen aan de inkooporder toe te voegen is het noodzakelijk dat artikelen eerst worden opgevoerd in het menu ‘produkten’. Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een eenmaal toegevoegde maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, zonder de gehele orderregel te verwijderen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken.
- 24 -
Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de inkooporder worden gemaakt / opgeslagen. Nadat alle artikel aan de inkooporder zijn toegevoegd, rond men de order af door op ‘finish’ te klikken. Deze krijgt dan de status ‘in order’ en is dan klaar voor de volgende stap. Indien men de inkooporder (PDF) naar de leverancier wenst te mailen, dan dient het vinkje bij ‘send order’ te worden aangezet alvorens men op ‘finish klikt’. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! TIP: wanneer men verwacht dat een inkooporder mogelijk nog kan wijzigen, laat deze dan nog even ‘in proces’ staan en wacht dan met op ‘finish’ te klikken. Door op ‘print PDF’ te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. Met de knop ‘barcodes’ kan men voor alle artikelen die op de inkooporder staan barcodelabels genereren. Ter info: een inkooporder kan ook via het menu ‘produkten’ (zie 6.3) worden aangemaakt. Meer informatie hierover vindt men onder het desbetreffende menu.
- 25 -
VERZENDINGEN 15.1 HET MENU LIJST (VERZENDINGEN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle verzendingen te staan. Door op een zending in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de verzending. Een verzending kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’ en ‘sent’. Wanneer er geen artikelen aan de verzending zijn toegevoegd, zal deze na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een ontvangen zending in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘sent’ betekent dat de verzending is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Wanneer er dan weer een deellevering voor dezelfde order uitgeleverd kan worden, dient men een nieuwe ‘verzending / pakbon’ aan te maken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een drietal icoontjes, te weten; een telefoontje , een envelopje en een printertje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Door op het icoontje met het printertje te klikken, opent er een pop-up waarin men eenvoudig een verzendetiket kan genereren. Nadat de factuur door een klant betaald is, verandert de status van de verzending / pakbon in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Verzendingen / pakbonnen welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende pakbon onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken.
15.2 HET MENU ZOEKEN (VERZENDINGEN) - 26 -
In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in verzendingen / pakbonnen ook overzichtlijsten in Excel downloaden met de knop ‘download CSV ’. Er wordt dan een overzicht van de verzendingen uitgesplitst naar artikelniveau gegenereerd.
15.3 HET MENU TOEVOEGEN (VERZENDINGEN) Het verzenden van goederen / maken van pakbonnen kan op drie manieren: Handmatig, dit staat hieronder uitgelegd. Door het afronden van een voorraadorder wordt er automatisch een pakbon in de lijst klaar gezet. Door goederen bij binnenkomst automatisch te verdelen over de voororders (zie 16.3) Het handmatig maken van een pakbon doet men door op ‘toevoegen’ te klikken en vervolgens de klant en het ordernummer te selecteren. LET OP: voororders welke niet zijn afgerond (finish) kunnen niet geselecteerd worden. Nadat de gewenste voororder geselecteerd is, wordt er een voorbeeld van de voororder weergegeven waarin door middel van rode velden staat aangegeven welke aantallen artikelen nog verzonden dienen te worden. Indien de juiste voororder is gevonden, klikt men op ‘save’. Vervolgens verschijnen de maatbogen van alle artikelen die op de geselecteerde voororder staan, waarbij in de rode controle velden het aantal nog te leveren artikelen staat aangegeven. Door op de blauwe knop ‘op voorraad’ te klikken, ziet men actuele voorraad van het artikel. Door eenvoudig de te verzenden aantallen in te vullen in de witte veldjes bij de corresponderende maten van het artikel en vervolgens op ‘add’ te klikken, worden de artikelen op de pakbon geplaatst. Op dat moment zijn ze artikelen ook uit de voorraad gehaald. De toegevoegde artikelen worden onderaan het formulier getoond. Een foutief toegevoegde regel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een foutief toegevoegd aantal bij een maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken. Dit laatste kan alleen wanneer het veldje bij de maat niet grijs is. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de voorraadorder worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. Indien bij het opvoeren van de order al een korting is ingegeven, dan staat deze hier al ingevuld. Om een pakbon te printen, klikt men op ‘print pdf’. Een verzending / pakbon wordt afgerond door op ‘finish’ te klikken, waarna deze de status ‘sent’ krijgt. Tegelijk met de afronding, wordt er voor de verzonden goederen meteen een faktuur klaar gezet in het menu ‘fakturatie’. LET OP: controleer de verzending / pakbon goed voordat men op ‘finish’ klikt, daar wijzigingen nadien absoluut niet meer mogelijk zijn omdat de faktuur dan al gegenereerd wordt. - 27 -
TIP: laat incomplete pakbonnen niet te lang open staan omdat de artikelen die daarin staan uit de voorraad worden gehouden.
ONTVANGEN GOEDEREN 16.1 HET MENU LIJST (ONTVANGEN GOEDEREN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ontvangen zendingen te staan. Door op een zending in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de ontvangen zending. Een ontvangen zending kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’ en ‘checked in’. Wanneer er geen artikelen aan de ontvangen zending zijn toegevoegd, zal deze na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een ontvangen zending in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de ontvangen zending staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘checked in’ betekent dat de ontvangen zending is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Wanneer er dan weer een deellevering op dezelfde inkooporder binnen komt, dient men een nieuwe ‘ontvangen zending’ te boeken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild. Ontvangen zendingen welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende zending onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken.
16.3 HET MENU ZOEKEN (ONTVANGEN GOEDEREN) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in ontvangen zendingen ook overzichtlijsten in Excel downloaden met de knop ‘download CSV ’. Er wordt dan een overzicht van de ontvangen zendingen uitgesplitst naar artikelniveau gegenereerd.
16.3 HET MENU TOEVOEGEN (ONTVANGEN GOEDEREN)
- 28 -
Alvorens men artikelen in de voorraad op kan nemen, dienen deze binnen geboekt te worden. Het binnen boeken van artikelen doet men door op ‘toevoegen’ te klikken en vervolgens de leverancier en inkooporder te selecteren. LET OP: inkooporders welke niet zijn afgerond (finish) kunnen niet geselecteerd worden. Nadat de gewenste inkooporder geselecteerd is, wordt er een voorbeeld van de inkooporder weergegeven waarin door middel van blauwe velden staat aangegeven welke aantallen van artikelen nog ontvangen dienen te worden. Indien de juiste inkooporder is gevonden, klikt men op ‘opslaan’. Vervolgens verschijnen de maatbogen van alle artikelen die op de geselecteerde inkooporder staan, waarbij in de rode controle velden het aantal nog te ontvangen artikelen staat aangegeven. Door op de blauwe knop ‘nog te leveren’ te klikken, ziet men het aantal artikelen dat op basis van door klanten geplaatste voororders nog uitgeleverd / verzonden moet worden. Door eenvoudig de ontvangen aantallen in te vullen in de witte veldjes bij de corresponderende maten van het artikel en vervolgens op ‘add’ te klikken, worden artikelen binnen geboekt. Op dat moment zijn ze in de voorraad opgenomen. De ingeboekte artikelen worden onderaan het formulier getoond. Met het vinkje bij ‘verdeel artikelen over orders’ kan worden aangegeven dat ontvangen goederen automatisch verdeeld worden over openstaande voororders. In dat geval worden de voororders welke nog moeten worden uitgeleverd één voor één afgelopen (de oudste eerst) en worden de artikelen automatisch aan een (uitgaande) pakbon voor de betreffende klant toegevoegd. Bestaat er nog geen pakbon, dan wordt deze aangemaakt. Het voordeel hiervan is dat de goederen niet in de voorraad verdwijnen en dat de (uitgaande) pakbonnen niet handmatig aangemaakt hoeven te worden. Het nadeel is dan wel dat wanneer er niet voldoende artikelen zijn binnengekomen om alle voororders te vullen, de laatste (jongste) voororders niet (alles) geleverd krijgen. LET OP: het vinkje moet aangezet worden alvorens men op ‘add’ klikt. TIP: indien men sommige artikelen wel automatisch wil verdelen en andere niet, voeg de artikelen dan in gedeeltes aan de ontvangen zending toe. Een foutief toegevoegd aantal bij een maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken. Er kunnen eventueel opmerkingen / notities bij de ontvangen zending worden geplaatst door op de tekstlink ‘wijzig’ te klikken. Door op de knop ‘barcodes’ te klikken, worden alle ontvangen artikelen exact het juiste aantal barcodelabels gegenereerd. Om een overzicht van de ontvangen / ingeboekte artikelen te printen, klikt men op ‘print pdf’. Een ontvangen zending wordt afgerond door op ‘finish’ te klikken, waarna deze de status ‘checked in’ krijgt, waardoor deze niet telkens meer in de lijst wordt opgeroepen. Dit zorgt er voor dat de lijst overzichtelijk blijft. Uiteraard kan de geboekte zending dan nog wel worden opgevraagd door bovenin de lijst met ontvangen zendingen in de grijze balk het dropdown menu’s de te tonen lijst aan te passen.
- 29 -
RETOUREN 17.1 HET MENU LIJST (RETOUREN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle retourboekingen te staan. Door op een retour in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de ontvangen retourboeking. Een ontvangen retour kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’ en ‘closed’. Wanneer er geen artikelen aan een retour zijn toegevoegd, zal deze na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een geboekte retour in proces is, betekent dit dat er reeds artikelen in de retour staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘closed’ betekent dat de retourboeking is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Wanneer er dan een nieuwe retour op een order / levering komt, dient men een nieuwe ‘retour’ te boeken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Retourboekingen welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende zending onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken.
17.2 HET MENU ZOEKEN (RETOUREN) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in retourboekingen ook overzichtlijsten in Excel downloaden met de knop ‘download CSV ’. Er wordt dan een overzicht van de retourboekingen uitgesplitst naar artikelniveau gegenereerd.
17.3 HET MENU TOEVOEGEN (RETOUREN) Alvorens men artikelen retour kan boeken, dienen deze op een afgeronde pakbon te staan. Het binnen boeken van artikelen doet men door op ‘toevoegen’ te klikken en vervolgens de klant en pakbon te selecteren. Nadat de gewenste pakbon geselecteerd is, wordt er een voorbeeld van de pakbon weergegeven waarin door middel van rode velden staat aangegeven welke aantallen van artikelen uitgeleverd zijn. Indien de juiste pakbon is gevonden, klikt men op ‘opslaan’. Vervolgens verschijnen de maatbogen van alle artikelen die op de geselecteerde pakbon staan, waarbij in de rode controle velden het aantal nog te ontvangen artikelen staat aangegeven. Door op de blauwe knop ‘ordered’ te klikken, ziet men het aantal artikelen dat op de order van de klant staat. - 30 -
Door eenvoudig de ontvangen aantallen in te vullen in de witte veldjes bij de corresponderende maten van het artikel en vervolgens op ‘add’ te klikken, worden artikelen retour geboekt. Op dat moment zijn ze in de voorraad opgenomen. De retourgeboekte artikelen worden onderaan het formulier getoond. Alvorens men op ‘add’ klikt, zijn er 3 opties die kunnen worden aangevinkt om aan te geven wat er met de wat de acties als gevolg van de retour ontvangen artikelen zijn. De optie ‘beschadigd / uit voorraad houden’ spreekt voor zich. De optie ‘manco / verkeerd geleverd’ betekent dat er op papier een artikel uitgeleverd is wat fysiek niet het geval is, waardoor de voorraad gecorrigeerd moet worden en de klant een creditnota krijgt. Deze optie mag nooit gecombineerd worden met de eerste optie. De optie ‘order niet aanpassen’ betekent dat het artikel in de order blijft staan en alsnog uitgeleverd dient te worden. Een foutief toegevoegd aantal bij een maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, door in de bovenste maatboog ‘-1’ in te vullen en op ‘add’ te klikken. Er kunnen eventueel opmerkingen / notities bij de retourboeking worden geplaatst door op de tekstlink ‘wijzig’ te klikken. Om een retourbevestiging te printen, klikt men op ‘print pdf’. Een retourboeking wordt afgerond door op ‘finish’ te klikken, waarna deze de status ‘closed’ krijgt, waardoor deze niet telkens meer in de lijst wordt opgeroepen. Dit zorgt er voor dat de lijst overzichtelijk blijft. Uiteraard kan de geboekte zending dan nog wel worden opgevraagd door bovenin de lijst retouren in de grijze balk het dropdown menu’s de te tonen lijst aan te passen. Het afronden van een retourboeking zorgt er tevens voor dat er automatisch een creditnota wordt aangemaakt, welke in het menu ‘fakturatie’ terug te vinden is.
KLACHTEN 18.1 HET MENU LIJST (KLACHTEN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle online ingediende klachtmeldingen te staan. Door op een klacht in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de klachtmelding. Een klacht kan een tweetal statussen hebben, te weten: ‘in request’ en ‘resolved’. Als een klachtmelding ‘in request’ is, betekent dit dat deze nog niet (volledig)afgehandeld is. De status ‘resolved’ betekent dat de klachtmelding volledig is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. - 31 -
Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. In het klachtenformulier dat de klant online heeft ingediend staan, de artikelen waarvoor een klacht is, de klachtcode en opmerkingen weergegeven. Door middel van de dropdown achter elk artikel(regel) waarin kan worden aangegeven wat de (re)actie is op de klacht. Wanneer het formulier gewijzigd is, ontvangt de klant een mail dat de beslissing op de klachtmelding kan worden online kan worden ingezien in de webshop. Nadat een klachtmelding volledig is afgehandeld, verkrijgt deze de status ‘resolved’.
18.2 HET MENU ZOEKEN (KLACHTEN) nvt
18.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLACHTEN) Klachten over artikelen kunnen vooralsnog alleen door zelf online, in de inlogomgeving van de webshop worden ingediend. Dit betekent dat men hier (nog) geen klachten in het systeem kan invoeren.
18.4 KLACHTCODES De klachtcodes in dit menu staan voorgedefinieerd, maar zijn eenvoudig te wijzigen door de tekst achter een code aan te passen of een andere optie in de dropdown te selecteren. Een klachtcode wordt verwijderd door het tekstveld achter de code leeg te maken.
- 32 -
FAKTURATIE 19.1 HET MENU LIJST (FAKTUREN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle fakturen te staan. Door op een faktuur in de lijst te klikken, gaat men naar de details van deze faktuur. Een faktuur kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘open’, ‘sent’ en ‘closed’. Als een faktuur de status ‘open’ heeft, betekent dit dat deze nog verzonden moet worden. De status ‘sent’ betekent dat de faktuur verzonden en afgerond is en niet meer gewijzigd kan worden. De status ‘closed’ betekent dat de faktuur volledig betaald is. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Fakturen kunnen op 2 manieren worden gemaakt, namelijk door handmatig toe te toevoegen en automatisch als gevolg van het afronden van een verzending / pakbon. Achter elke regel in de lijst staan een drietal icoontjes, te weten; een telefoontje, een envelopje en een uitroepteken. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Wanneer men op het icoontje met het uitroepteken klikt, wordt er een venster geopend waarin een aanmaning voor de klant gemaakt en verzonden. Door in de lijst in het geopende venster de fakturen waarvan de betalingstermijn is overschreden, aan te vinken en op ‘send reminder’ te klikken, wordt de betalingsherinnering per e-mail verzonden. De begeleidende tekst kan bij ‘overige instellingen’ (zie 24.3) worden opgegeven. Nadat een faktuur door een klant betaald is, verandert de status in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Fakturen welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende faktuur onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken.
19.2 HET MENU ZOEKEN (FAKTUREN)
- 33 -
In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in fakturen ook overzichtlijsten in Excel downloaden met de knop ‘download CSV ’. Er wordt dan een overzicht van de verzonden fakturen gegenereerd.
19.3 HET MENU TOEVOEGEN (FAKTUREN) Zoals eerder gezegd kunnen fakturen op 2 manieren worden gemaakt, namelijk door handmatig toe te toevoegen en automatisch als gevolg van het afronden van een verzending / pakbon. Automatisch toegevoegde fakturen werken in beginsel hetzelfde als handmatige, met dien verstande dat eerstgenoemde automatisch in de lijst met fakturen komen te staan en deze daarna alleen nog afgerond moeten worden. Nadat een faktuur handmatig is toegevoegd, is de werking van beide hetzelfde. Het handmatig aanmaken van een faktuur doet men door op ‘toevoegen’ te klikken, waarna een kort formulier verschijnt. In de eerste dropdown dient een klant te worden geselecteerd. Indien het een aanbetaling op een voororder betreft, dient bij de tweede dropdown de order te worden geselecteerd waarvoor de aanbetaling dient te gebeuren. Bij de derde dropdown geeft men aan hoeveel faktuurregels men wenst. Vervolgens kan men per regel een omschrijving, bedrag, rubriek en btw-tarief opgeven. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en geen komma. TIP: de namen van de rubrieken kunnen worden aangepast bij ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op ‘save’ te klikken, wordt de faktuur aangemaakt. De datum van een faktuur wordt altijd vastgesteld op de dag dat deze aangemaakt wordt. Men kan deze later echter weer eenvoudig wijzigen door rechtsboven op het kalendertje te klikken en een andere datum te selecteren. De nieuwe datum slaat men op door op het kleine vierkante knopje rechts daarvan te klikken. In het geval van handmatige fakturen kunnen faktuurregels verwijderd worden door op het kruisje te klikken achter de desbetreffende regel. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen op de faktuur worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. Indien bij het opvoeren van de order al een korting is ingegeven, dan staat deze hier al ingevuld. Ook kan men hier verzendkosten aan de faktuur toevoegen. De twee laatstgenoemde opties zijn niet beschikbaar voor handmatige fakturen. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en geen komma. Naast de vrije teksten kan men standaard teksten onder de faktuur plaatsen door in de dropdown bij ‘selecteer standaardtekst’ een keuze te maken. Deze standaardteksten kunnen bij ‘overige instellingen’ (zie 24.3) worden opgegeven. Nadat de faktuur in orde is bevonden, rond men deze af door op ‘send PDF’ te klikken. De faktuur wordt dan per e-mail naar de klant verzonden en krijgt dan de status ‘sent’. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! Door op ‘print PDF’ te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. - 34 -
Wanneer er reeds een PDF van de voorraadorder gemaakt is, staat er rechtsonder een PDF-icoontje. Door hierop te klikken, wordt deze geopend. In het geval de faktuur is gewijzigd nadat er een PDF is aangemaakt, dient de oude PDF te worden overschreven. Dit doet men door op de knop ‘renew pdf’ te klikken. Eventuele wijzigingen ziet men in de meeste browsers pas wanneer de PDF opnieuw wordt geopend en op F5 wordt gedrukt.
INGEKOMEN FAKTUREN 20.1 HET MENU LIJST (INGEKOMEN FAKTUREN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ontvangen en ingeboekte fakturen te staan. Door op een faktuur in de lijst te klikken, gaat men naar de details van deze faktuur. Een faktuur kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘in process’, ‘booked’ en ‘closed’. Als een faktuur de status ‘in process’ heeft, betekent dit dat deze nog afgerond moet worden. De status ‘booked’ betekent dat de faktuur afgerond is en niet meer gewijzigd kan worden. De status ‘closed’ betekent dat de faktuur volledig betaald is. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een drietal icoontjes, te weten; een telefoontje, een envelopje en een uitroepteken. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild. Nadat een faktuur betaald is, verandert de status in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Fakturen welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende faktuur onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken.
20.2 HET MENU ZOEKEN (INGEKOMEN FAKTUREN) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in fakturen ook overzichtlijsten in Excel downloaden met de knop ‘download CSV ’. Er wordt dan een overzicht van de ontvangen fakturen gegenereerd.
20.3 HET MENU TOEVOEGEN (INGEKOMEN FAKTUREN) Het inboeken van een ontvangen faktuur doet men door op ‘toevoegen’ te klikken, waarna een kort formulier verschijnt. In de eerste dropdown dient een klant te worden geselecteerd. Indien het een faktuur - 35 -
voor ontvangen goederen betreft, dient bij de tweede dropdown ‘inkoop voorraad’ te worden geselecteerd. In dat geval verschijnt er een derde dropdown waarin de ontvangen zending kan worden geselecteerd. Door middel van het kalendertje kan de datum worden aangepast. Indien er een andere optie als ‘inkoop voorraad’ wordt gekozen, verschijnt er een veld waarin men aan kan geven hoeveel faktuurregels men wenst. Vervolgens kan men per regel een omschrijving, bedrag, rubriek en btw-tarief opgeven. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en geen komma. TIP: de namen van de rubrieken kunnen worden aangepast bij ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op ‘save’ te klikken, wordt de faktuur aangemaakt. Rechtsboven kan men met behulp van het kalendertje datum wijzigen. De nieuwe datum slaat men op door op het kleine vierkante knopje rechts daarvan te klikken. Wanneer de faktuur betrekking heeft op de inkoop van voorraad, dan zullen alle artikelen welke op de corresponderende pakbon stonden, worden weergegeven. In het geval de ingeboekte faktuur geen inkoop van voorraad betreft, kunnen faktuurregels verwijderd worden door op het kruisje te klikken achter de desbetreffende regel. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de boeking worden gemaakt / opgeslagen. Nadat in orde is bevonden, rond men deze af door op ‘finish’ te klikken. De faktuur krijgt dan de status ‘booked’. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert!
FINANCIEEL 21.1 HET MENU OVERZICHT (FINANCIEEL) In dit menu kan men gefilterd een overzicht van belangrijke financiële gegevens zoals de stand van de omzet, debiteuren, voorraden, omzetbelasting etc.
21.2 HET MENU BOEK BETALINGEN (FINANCIEEL) In dit menu kunnen zowel ontvangen als uitgaande betalingen worden geboekt. Afhankelijk van de keuze die in de eerste dropdown wordt gemaakt, zal er formulier met andere velden worden getoond. We leggen hierna de vier verschillende opties en de bijhorende menu’s uit. De optie ‘ontvangen betaling faktuur’ is van toepassing wanneer een betaling op een faktuur van een klant is ontvangen. In de eerst volgende dropdown dient men vervolgens de klant te selecteren waarvan de betaling is ontvangen. Vervolgens verschijnt er aan de rechterzijde een overzicht van fakturen waarvan er nog bedragen openstaan. In de dropdown bij ‘faktuurnummer’ selecteert men de faktuur waarop een betaling is ontvangen. Indien er meerdere (bank)rekeningen zijn, kan in de dropdown bij ‘rekeningnummer’ worden aangegeven waarop de betaling is ontvangen. Deze rekeningnummers - 36 -
kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op het kalendertje te klikken, kan men een valutadatum selecteren. In het laatste veld bij ‘bedrag’ dient het ontvangen bedrag ingevuld te worden. LET OP: voor decimalen moet een punt worden gebruikt en geen komma. TIP: ook creditnota’s worden rechts in het overzicht getoond. Echter dan staat er vakje voor het faktuurnummer. Door dit vakje aan te vinken, kan men de creditnota verrekenen met de eerder geselecteerde faktuur.
Door op ‘save’ te klikken, wordt de boeking opgeslagen. Wanneer er echter een hogere betaling is ingevuld als datgene wat er nog openstond, dan zal het systeem vragen wat er met het overschot moet gebeuren. In dat geval dient men dit door een keuze te maken in de verschenen dropdown aan te geven. De optie ‘betaalde faktuur’ is van toepassing wanneer een betaling aan een crediteur of leverancier is verricht. In de eerst volgende dropdown dient men vervolgens de leverancier / crediteur te selecteren waaraan de betaling is gedaan. Vervolgens verschijnt er aan de rechterzijde een overzicht van fakturen waarvan er nog bedragen verschuldigd zijn. In de dropdown bij ‘faktuurnummer’ selecteert men de faktuur waarop een betaling is gedaan. Indien er meerdere (bank)rekeningen zijn, kan in de dropdown bij ‘rekeningnummer’ worden aangegeven waarvan de betaling is gedaan. Deze rekeningnummers kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op het kalendertje te klikken, kan men een valutadatum selecteren. In het laatste veld bij ‘bedrag’ dient het betaalde bedrag ingevuld te worden. LET OP: voor decimalen moet een punt worden gebruikt en geen komma. TIP: ook creditnota’s worden rechts in het overzicht getoond. Echter dan staat er vakje voor het faktuurnummer. Door dit vakje aan te vinken, kan men de creditnota verrekenen met de eerder geselecteerde faktuur. Door op ‘save’ te klikken, wordt de boeking opgeslagen. Wanneer er echter een hogere betaling is ingevuld als datgene wat er nog openstond, dan zal het systeem vragen wat er met het overschot moet gebeuren. In dat geval dient men dit door een keuze te maken in de verschenen dropdown aan te geven. De optie ‘overige ontv. / opbrengsten’ is van toepassing wanneer er een betaling is ontvangen waarvoor geen faktuur is aangemaakt of in het systeem is geboekt. In de eerst volgende dropdown dient men vervolgens de klant te selecteren waarvan de betaling is ontvangen. In de dropdown bij ‘rubriek’ selecteert men de rubriek waarop de ontvangen betaling geboekt moet worden. Deze rubrieken kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Indien er meerdere (bank)rekeningen zijn, kan in de dropdown bij ‘rekeningnummer’ worden aangegeven waarop de betaling is ontvangen. Deze rekeningnummers kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op het kalendertje te klikken, kan men een valutadatum selecteren. Bij ‘omschrijving’ vult men in enkele woorden het kenmerk van het ontvangen bedrag - 37 -
in. Omdat in het laatste veld bij ‘bedrag’ het ontvangen bedrag inclusief btw moet worden ingevuld, vult men bij ‘inbegrepen btw’ het eventueel in de ontvangen betaling begrepen btw bedrag in. LET OP: voor decimalen moet een punt worden gebruikt en geen komma. Door op ‘save’ te klikken, wordt de boeking opgeslagen. De optie ‘overige betalingen / kosten’ is van toepassing wanneer er een betaling is gedaan waarvoor geen faktuur is aangemaakt of in het systeem is geboekt. In de eerst volgende dropdown dient men vervolgens de leverancier te selecteren waaraan de betaling is gedaan. TIP: maak hiervoor in het systeem een leverancier aan met de naam ‘leverancier diverse’, zodat niet voor elke kleine boeking een nieuwe leverancier aangemaakt hoeft te worden. In de dropdown bij ‘rubriek’ selecteert men de rubriek waarop de betaling geboekt moet worden. Deze rubrieken kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Indien er meerdere (bank)rekeningen zijn, kan in de dropdown bij ‘rekeningnummer’ worden aangegeven waarop de betaling is ontvangen. Deze rekeningnummers kan men instellen in het menu ‘overige instellingen’ (zie 24.3). Door op het kalendertje te klikken, kan men een valutadatum selecteren. Bij ‘omschrijving’ vult men in enkele woorden het kenmerk van het ontvangen bedrag in. Omdat in het laatste veld bij ‘bedrag’ het ontvangen bedrag inclusief btw moet worden ingevuld, vult men bij ‘inbegrepen btw’ het eventueel in de betaling begrepen btw bedrag in. LET OP: voor decimalen moet een punt worden gebruikt en geen komma. Door op ‘save’ te klikken, wordt de boeking opgeslagen. Het inboeken van betalingen is voor de werking van het systeem niet perse noodzakelijk. Echter is dit wel de manier om fakturen, zowel in als uitgaand weg te kunnen boeken. Indien men dit onderdeel van de CRM niet gebruikt, dan kan men fakturen ook simpelweg deactiven.
21.3 HET MENU GROOTBOEKEN (FINANCIEEL) In dit menu kan men grootboek overzichten genereren. Daar dit menu nog niet volledig is en de functie om de grootboeken te downloaden nog ontbreekt, volgt een verdere uitleg zodra een en ander volledig operationeel is.
- 38 -
MAILINGS 22.1 HET MENU PRODUKT MAILINGS In dit menu kan men eenvoudig mailings maken waarin een aantal (max. 12) artikelen uit de webshop worden gepresenteerd. Het voordeel hiervan is dat de foto’s van desbetreffende artikelen volledig automatisch in de mail worden geplaatst en dat er meteen een ‘deeplink’ naar het artikel in de webshop wordt aangemaakt. Zelfs eventuele afprijzingen worden in de mail weergegeven. Het maken van een zogenaamde ‘produkt mailing’ werkt als volgt (uitleg van boven naar onder): Allereerste selecteert men de doelgroep waar de mailing voor bedoeld is en geeft men het onderwerp op. In de volgende dropdown met de tekst ‘kies banner bovenzijde’ kan men een afbeelding of banner selecteren welke bovenaan de mailing moet komen. In het daaronder staande lege veld kan men naar eigen inzicht tekst (html) plaatsen. Door te dubbelklikken op dit veld, wordt het tekstveld vervangen door een editorveld wat handig is voor de opmaak van de tekst. Deze tekstvelden vindt men na iedere rij in de mailing. Wanneer een tekstveld wordt leeg gelaten, dan zal de onderliggende rij in de uiteindelijke mail naar boven opschuiven. Vervolgens komt er een drietal rijen waarin een viertal artikelen geselecteerd kan worden. De prijsinformatie en artikelnaam wordt in het voorbeeld niet getoond omdat deze pas in de uiteindelijk mail wordt toegevoegd. LET OP: de artikelfoto’s mogen niet te groot (kb) zijn omdat de verzending van de mail anders tot problemen leidt. Dit is de reden dat dergelijke foto’s een foutmelding geven. Onder elke rij met artikel afbeeldingen bestaat de mogelijkheid om tekst te plaatsen, zoals hierboven reeds beschreven is. Tot slot kan men met de onderste dropdown nog een banner of afbeelding onderaan de mail plaatsen. Door op ‘verzenden’ te klikken wordt de zojuist opgemaakte mailing niet alleen verzonden naar de geselecteerde doelgroep maar ook opgeslagen, zodat deze laten nogmaals te gebruiken is.
22.2 HET MENU MAIL EDITOR / TEMPLATES In dit menu kan men met behulp van een editor eenvoudig nieuwe mailings (templates) opmaken en reeds opgeslagen mailings bewerken. Een reeds opgeslagen mailing kan men bewerken door in de bovenste dropdown de gewenste mailing te selecteren. De geselecteerde mailing wordt dan in de editor geladen. Om wijzigingen te bewaren, klikt men op ‘opslaan’. De reeds bestaande mailing wordt dan overschreven. Indien men de gewijzigde mailing wil opslaan onder een andere / nieuwe naam, vinkt men het vakje bovenin achter de tekst ‘mailing opslaan’ - 39 -
aan en vult men in het naast staande veld de naam van de gewijzigde mailing in. LET OP: mailings welke zijn gemaakt zoals is beschreven is onder punt 22.1, worden ook hier opgeslagen en staan dus ook in de lijst met reeds gemaakte mailings / templates. Een nieuwe mailing aanmaken doet men door de bovenste dropdown in de oorspronkelijk positie te laten staan, het vinkje in het vakje bovenin achter de tekst ‘mailing opslaan’ aan te zetten en de naam van de nieuwe mailing in te vullen. Vervolgens maakt men in de editor de mailing zoals men deze wil verzenden. Voor een uitleg over de werking van de editor wordt verwezen naar 25.3 LET OP: gebruik voor de naam van een mailing niet meer als 3 woorden en gebruik vooral geen leestekens ! Het is raadzaam om als naam bijvoorbeeld ‘EDM14-02-14’ te kiezen, omdat men dan meteen kan zien wanneer de mailing is aangemaakt. TIP: indien men de tekst vanuit een Word document wil plakken, doe dit dan door de tekst eerst in een ‘wordpad’ bestandje te plakken. Hierdoor worden alle vreemde opmaak codes verwijderd welke door Word worden toegevoegd. Indien men alvorens de mailing te verzenden, wil controleren hoe een en ander er uiteindelijk uit komt te zien, dan kan men middels de optie ‘direct verzenden’ naar één enkel e-mailadres versturen. Hiervoor vinkt men het vakje achter ‘direct verzenden’ aan en vult het (eigen) e-mailadres in alsmede het onderwerp. Vervolgens klikt men op ‘opslaan’ en mailing wordt verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Om een oude mailing te verwijderen, selecteert men de te verwijderen mailing en vinkt men het meest rechtse vakje bovenin aan. Met de knop ‘filemanager’ wordt de corresponderende functie in een nieuw venster geopend, zodat men eenvoudig afbeeldingen kan uploaden en in de mailing kan kopiëren (zie 24.5).
22.3 HET MENU VERZENDEN MAILINGS Nadat er een mailing / template is aangemaakt zoals omschreven onder punt 22.2 dient deze natuurlijk nog verzonden te worden. Dit doet men door een ‘onderwerp’ voor de mailing op te geven, een doelgroep en de gewenste mailing te selecteren. Eventueel kan er nog een bijlage aan de mailing worden toegevoegd Vervolgens klikt men op de knop ‘verzend mailing’. Er wordt dan een klein venster (pop-up) geopend waarin ter controle en bevestiging een samenvatting van de te verzenden mailing wordt weergegeven. Tevens kan men in deze pop-up nog een keuze maken voor relaties van een specifieke agent en voor een ‘prioriteit’ groep. LET OP: sommige webbrowsers hebben de neiging om de geopende pop-up achter het hoofdvenster te verschuilen. Door op de taakbalk te klikken, ziet men de geopende pop-up weer staan en kan men deze door aan te klikken alsnog op de voorgrond zetten. Onder ‘upload bijlage’ kan men bijlagen welke men bij de mailing wil versturen, uploaden. LET OP: upload geen zware bestanden als bijlage omdat deze naar grote waarschijnlijkheid ervoor zorgen dat de mailing de bestemming niet bereikt. Daarnaast zullen grote bijlagen een aanslag doen op de beschikbare bandbreedte.
22.4 HET MENU MAILINGLOG - 40 -
In dit menu kan men zoeken naar eerder verzonden mailings en de verzendstatus daarvan inzien. Men kan mailings zoeken op klant, onderwerp of trefwoord. In de kolom ‘resultaat’ kan men zien of een mail succesvol verzonden is en zo niet wat de foutmelding is.
AGENDA 23.1 HET MENU OPEN AGENDA 23.2 HET MENU AFSPRAAK REGISTREREN
ALGEMENE INSTELLINGEN 24.1 HET MENU STANDAARDLIJSTEN In dit menu kan men een standaard instelling opgeven voor de wijze waarop de verschillende lijsten in het systeem worden getoond. Zo kan men per menu de volgorde en welke ‘records’ in eerste instantie getoond worden, op het moment dat men het desbetreffende menu aanklikt.
24.2 HET MENU MAIL INSTELLINGEN In dit menu kunnen een achttal standaard teksten aangepast worden. Daarnaast kan men aangeven of en op welk adres men een CC of een BCC wenst te ontvangen. De optie ‘order confirmation’ is de standaard tekst van de e-mail waarin als bijlage de voororder in PDF wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘stockorder confirmation’ is de standaard tekst van de e-mail waarin als bijlage de voorraadorder in PDF wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘purchase confirmation’ is de standaard tekst van de e-mail waarin als bijlage de inkoorder in PDF wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘invoice mail’ is de standaard tekst van de e-mail waarin als bijlage de faktuur in PDF wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘reminder mail’ is de standaard tekst van de e-mail wanneer een aanmaning wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. Op de plaats waar ‘[invoicelist]’ staat, wordt de lijst met vervallen fakturen getoond. De optie ‘short mail’ is de standaard tekst die gebruikt wordt wanneer men op het icoontje met de envelop in de diverse lijsten klikt. De tekst [contact_person] wordt vervangen door de naam van de - 41 -
geadresseerde en de tekst [message] wordt vervangen door het bericht wat men naar de ontvanger stuurt. Onder en boven deze e-mail worden altijd nog de teksten / opmaak geplaatst die bij de volgende 2 opties worden ingesteld. Dit hoeft hier dus niet ingesteld te worden! De optie ‘header / logo’ is de standaard tekst, meestal het logo, welke boven alle e-mails wordt gebruikt. De optie ‘footer text’ is de standaard tekst, meestal de bedrijfsgegevens, welke onder alle e-mails wordt gebruikt . De optie ‘complaint registration’ is de standaard tekst van de e-mail die wordt verstuurd wanneer er een wijziging status van een klachtafhandeling is. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘APP order bevestiging’ is de standaard tekst van de e-mail welke wordt verstuurd wanneer er een order via de APP wordt geplaatst. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil hebben, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. Meer over de werking van de editor waarin teksten, afbeeldingen en opmaak kan worden aangepast, vindt men onder ‘het menu editor’ (25.2).
24.3 HET MENU OVERIGE INSTELLINGEN In dit menu kunnen instellingen voor fakturen, pakbonnen en orderbevestigingen (PDF), btw tarieven, rekeningnummers en rubrieken worden aangepast. Afhankelijk van de optie die wordt geselecteerd in de bovenste dropdown, zal er een verschillend formulier worden getoond. Bedrijfsinstellingen Wanneer men de optie ‘bedrijfsinstellingen’ selecteert, kan men bovenaan meerdere (bank)rekeningnummers toevoegen. Geef onder de kolom ‘bank’ altijd een unieke herkenbare naam op. Indien men 2 rekeningen bij dezelfde bank heeft, noem de eerste dan bijvoorbeeld ‘ING1’ en de tweede ‘ING2’. Bij ‘btw percentage’ kan men de standaard tarieven eenvoudig aanpassen door het gewenste tarief in het te wijzigen veld aan te passen en vervolgens een actie te selecteren. Door onder ‘actie’ voor ‘wijzig enkel tarief’ te kiezen, wordt alleen het btw tarief voor alle artikelen ineens aangepast. Indien men de optie ‘wijzig alle tabellen’ worden ook alle tarieven die staan ingesteld bij klanten, agenten en leveranciers aangepast. Tot slot kan men in de onderste 2 tekstvelden de ‘header’ (bovenkant) en ‘footer’ (onderkant) van PDF’s die worden gegenereerd voor orderbevestigingen, pakbonnen en fakturen aanpassen. TIP: in deze de laatste 2 velden dient altijd html-code te worden gebruikt. Wanneer men hiermee onbekend kan door het dubbelklikken op deze velden een html-editor worden opgeroepen. Zie voor een verdere uitleg ‘het menu editor’ (25.2) Standaard faktuur teksten Wanneer men de optie ‘standaard faktuur teksten’ selecteert, kan men standaard teksten zoals - 42 -
bijvoorbeeld betalingscondities en dergelijke voor zowel fakturen als aanmaningen toevoegen en aanpassen. Een nieuwe standaard tekst voegt men toe door een ‘naam’ van de tekst in te vullen en vervolgens in het grote tekstveld de gewenste tekst(en) op te geven. De tweede dropdown dient dan wel op ‘nieuwe standaard tekst’ te staan. Het wijzigen is evenzo eenvoudig en doet men door in de tweede dropdown de te wijzigen tekst te selecteren. Rubriekinstellingen Wanneer men de optie ‘rubriek instellingen’ selecteert, kan men de verschillen financiële rubrieken aanpassen of eventueel toevoegen. De namen van de rubrieken 5, 6 en 10 t/m 15 kunnen overigens niet gewijzigd worden. Wanneer en rubriek niet gebruikt wordt, kan men deze (tijdelijk) onzichtbaar maken door het veld onder ‘rubr. naam’ leeg te maken.
24.4 HET MENU BARCODE LABEL INSTELLINGEN In dit menu kunnen de instellingen van de barcodes worden gewijzigd. Veelal zal dit niet nodig zijn omdat het ontwerp van de barcodes door ons bij oplevering reeds worden ingesteld voor de gewenste labels. Desalniettemin kan men indien nodig hier kleine aanpassingen aan de instellingen doen. TIP: schrijf voordat u wijzigingen door voert, de oorspronkelijk instellingen op.
24.5 HET MENU FILEMANAGER De filemanager is een hulpmiddel om eenvoudig bestanden op de server te uploaden en te beheren. Wanneer men dit menu opent, komt men direct in de map afbeeldingen op de server. In deze map staan altijd een aantal standaard mappen en bestanden welke door het systeem gebruikt worden. Deze kunnen / mogen niet verwijderd of gewijzigd worden. Zo mogen in de mappen ’collections’, ‘products’ en ‘colors’ geen bestanden geupload worden. De indeling van de mappen en bestanden is een beetje het zelfde als men gewend is van ‘Windows’. Door op ‘new folder’ te klikken, kan een nieuwe map worden aangemaakt. LET OP: gebruik in de naam van een nieuwe map geen leestekens! TIP: wanneer u bestanden upload voor de website / webshop, maak hiervoor dan meerdere mapjes aan met herkenbare namen (bijvoorbeeld voor elke pagina of collectie een apart mapje). Bij ‘upload file’ kan men 5 bestanden tegelijk uploaden voor alle mappen is de maximale grootte voor bestanden 500kb, met uitzondering van de map ‘downloads’ waar de maximale grootte 9,5mb is. Het kan voor komen dat bij het tegelijk uploaden van 5 grote bestanden, een time-out melding komt. In dat geval dient u minder bestanden tegelijk te uploaden. Nadat men een te uploaden bestand heeft geselecteerd, verschijnt er aan de linkerzijde een veld met de tekst ’Name file’. Dit behoeft enige uitleg. Wanneer men normaal een bestand naar de server upload, staat dit bestand alleen nog maar fysiek op de lokatie waar men het geupload heeft. Echter om een bestand eenvoudig te kunnen selecteren voor bijvoorbeeld een template of slider (enkel webshop), dient er een koppeling met naam van dit bestand te worden opgeslagen in de database. Dit doet men door in het zojuist verschenen veld een naam in te geven. Overigens is dit alleen van toepassing op afbeeldingen en niet op andere bestanden. LET OP: gebruik in de naam van een bestand nooit leestekens! - 43 -
Na het uploaden van bestanden worden deze automatisch zichtbaar in de map waarin deze geupload zijn. Wanneer men met de muis over een geupload bestand gaat, verschijnen er een aantal knoppen, te weten; Met de knop ‘delete’ kan een bestand gewist worden. Wanneer een afbeelding nog ergens in een template gebruikt wordt, kan deze nooit gewist worden. Met de knop ‘rename’ kan een naam van een afbeelding in de database (zie uitleg hierboven) worden toegevoegd of gewijzigd. Door de naam in het veld te wijzigen of toe te voegen, wordt deze zodra men met de muis het veld verlaat, opgeslagen. Tijdens het wijzigen van dit veld dient men dus met de muis in het vakje te blijven staan! Met de knop ‘enlarge’ wordt de afbeelding op ware grootte op het scherm getoond, tenminste als deze niet groter is als de schermafmeting. De functie is tevens erg handig wanneer men een afbeelding in de editor (zie 22.2 of 25.2) wil gebruiken. Dit doet men eenvoudig door met de rechter muisknop boven de (vergrote) afbeelding te gaan staan en voor ‘kopiëren’ te kiezen. Vervolgens plakt (CTRL+V)men de afbeelding weer in de editor op de plaats waar men de afbeelding wil hebben. Met de knop ‘info’ krijgt men alle informatie over het bestand te zien. Zoals men ziet is de volledige link naar de afbeelding reeds geselecteerd (blauw). Door op CTRL+C te klikken, kopieert men deze link en kan men deze elders weer plakken, zoals bijvoorbeeld in afbeeldingsdialoog van de editor. De volgend bestanden (extensies) kunnen geupload worden: “.jpg”, “.jpeg”, “ .png”, “.gif”, “ .pdf”, “.doc”, “.docx”, “.xls”, “.xlsx”, “.mp3” en “.mp4”. Wanneer men beschikt over een ‘download omgeving’ ofwel ‘beeldenbank’ voor retailers, kan men het beeldmateriaal en documentatie dat klanten kunnen downloaden in de map ‘downloads’ uploaden. Ook hier kan een mappenstructuur worden gebouwd zodat klanten eenvoudiger kunnen navigeren. Er zijn wel enkele verschillen tussen de map ‘downloads’ en de overige mappen. In de eerstgenoemde kan men bijvoorbeeld bestanden tot 10MB uploaden, terwijl dit bij de overige mappen slechts 500kb is. Daarnaast wordt in de map ‘downloads’ voor elke afbeelding een zogenaamde thumbnail (kleine afbeelding) gemaakt omdat anders de webpagina voor klanten te zwaar en daardoor niet meer toegankelijk zou worden. Hiervoor wordt automatisch een map genaamd ‘thumbs’ aangemaakt. Wijzig of verwijder deze map nooit zolang de originele afbeeldingen nog op de server staan. TIP: om de ‘download omgeving’ voor klanten visueel aantrekkelijker te maken, bestaat de mogelijkheid om map iconen te vervangen door de logo’s van merken. Dit doet men door in de map waar de iconen vervangen moeten worden een gelijknamige afbeelding met de extensie ‘ .jpg’ te uploaden. Een voorbeeld ter verduidelijking: wanneer de naam van een map ‘Par-Example’ is, upload dan een afbeelding met de naam ‘Par-Example.jpg’.
- 44 -
LAYOUT RETAILERSHOP Dit menu is alleen van toepassing voor onze klanten die de ‘nieuwe’ module b2b-webshop (sinds juli 2013) hebben afgenomen. Het kenmerk van die b2b-webshop is dat consumenten de artikelen en de pagina’s in de webshop ook kunnen zien. In tegenstelling tot (ingelogde) retailers kunnen zij geen bestellingen plaatsen, maar krijgen daarentegen een store-locator gepresenteerd. Hierdoor wordt een uniek stukje ‘pull marketing’ gehanteerd.
25.1 HET “MENU” MENU INSTELLINGEN Onder ‘menu instellingen’ ziet men een vereenvoudigde weergave van de onderkant van de webshop met daarin alle menu opties. Om een menu-optie te wijzigen, klikt men hierop en wordt een pop-up geopend waarin alle instellingen voor die menu-optie gewijzigd kunnen worden. In het eerste veld bij ‘menu naam’ vult men de naam van de menu-optie in. Deze mag niet te lang zijn omdat anders het webdesign uit het verband wordt getrokken. Bij ‘type menu item’ selecteert men het type menu. Er zijn een 4 opties mogelijk, te weten ‘footer 1’ tot en met ‘footer 4’. Dit zijn de menu-opties die onderaan de pagina komen de staan. Bij ‘doel van de pagina’ dient te worden aangeven wat er gebeurd als een bezoeker op de menu knop of link klikt. Er zijn 7 opties mogelijk, te weten; De optie ‘html pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina binnen de website / webshop gaat welke opgemaakt is met de editor (zie 16.3). Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘gekoppelde pagina’ waarin een pagina moet worden gekoppeld. De optie ‘template pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina binnen de website / webshop gaat welke is opgebouwd met de ‘template’ functie. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer men de module website en / of consumenten website heeft. De optie ‘html pagina in lightbox’ betekent dat de bezoeker op dezelfde pagina blijft, maar dat de gekoppelde pagina in een zogenaamde ‘lightbox’ wordt geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnen er 2 nieuwe dropdowns. In de eerste dient de gekoppelde pagina te worden geselecteerd en in de tweede dienen de kenmerken van de lightbox te worden opgegeven. Deze geeft men op door eerst de breedte in pixels op te geven gevolgd de hoogte in pixels. Vervolgens geeft men met een ‘0’ of een ‘1’ aan of men een scrollbalk in de lightbox wil. Deze getallen dienen gescheiden te worden door een komma. De optie ‘collectie’ betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaald merk in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de collectie / het merk geselecteerd moet worden.
- 45 -
De optie ‘categorie betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaalde categorie in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de categorie of subcategorie geselecteerd moet worden. De optie ‘product’ betekent dat de bezoeker naar de detailpagina van een bepaald artikel in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin het artikel geselecteerd moet worden. De optie ‘html pagina nieuw venster’ betekent dat de bezoeker naar een pagina of link binnen of buiten de website / webshop gaat. Er wordt dan een nieuw venster geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een tekstveld met de tekst ‘externe pagina’ waarin de volledige link / url (inclusief http://) moet worden opgegeven. Bij ‘achtergrond afbeelding’ kan de achtergrond van de website voor elk menu individueel worden ingesteld. Indien de gekozen afbeelding te klein is, zal deze niet schermvullend worden opgerekt, maar horizontaal en vertikaal herhaald worden (tegelen). Bij ‘positie / volgorde’ kan men aangeven in welke volgorde een menu-optie getoond moet worden. TIP: geef hoofdmenu’s altijd een nummer met tientallen (bijv. 10, 20, enz). Hierdoor kan men eenvoudig eventuele submenu’s tussen voegen. Bij ‘meta title’ vult men in enkele woorden (maximaal 65 posities)in waar de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt) over gaat . LET OP: deze tekst is essentieel om gevonden te worden in zoekmachines. Schrijf dus pakkende en treffende woorden en laat dit veld nooit open! Bij ‘meta omschrijving’ geeft men in maximaal 20 woorden samenvattend aan, waar de pagina inhoud van de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt) over gaat. Noem in ieder geval de woorden waarop men gevonden wil worden en doe dit in zinsvorm. Bij ‘meta keywords’ geeft men in maximaal 10 trefwoorden op voor de inhoud van de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt). De trefwoorden worden door een komma gescheiden. Noem in ieder geval woorden die op de pagina staan en waarop men gevonden wil worden. Met het vakje bij ‘actief’ kan de menu-optie worden gedeactiveerd en later weer worden geactiveerd. Een niet actieve menu-optie wordt niet in de website / webshop getoond. Met de knop ‘download QR-code’ kan men een QR-code met de link van de webpagina genereren. Voor het menu aan de onderkant van de website / webshop kunnen de titels bij ‘foot 1’ tot en met ‘foot 4’ gewijzigd worden door eenvoudig de tekst aan te passen en op de ‘tab toets’ te drukken.
- 46 -
25.2 HET MENU EDITOR Met de ‘editor’ kan men html-pagina’s maken welke bij ‘menu instelling’ (zie 16.1) gekoppeld kunnen worden aan een menu-optie. Daarom volgt nu allereerst even een korte uitleg van een ‘editor’ nu eigenlijk is en doet. Wel een ‘editor’, eigenlijk een ‘htm-editor’ is niets meer als een soort ‘Word’ programma dat teksten met opmaak en afbeeldingen omzet naar html-codes, waardoor deze door alle webbrowsers gelezen kan worden. Door linksboven in de werkbalk van de editor op de knop ‘code’ te klikken, kan men de html-versie van uw pagina zien. Daar er onnoemelijk veel functies in de werkbalk van de ‘editor’ zijn ingebouwd, zullen deze hier niet allemaal worden uitgelegd en wordt volstaan met enkel de belangrijkste functies.
3
2
4
1 1. Teksten opmaken: In de werkbalk van de ‘editor’ staan diverse knoppen waarmee men de opmaak van tekst kan aanpassen. Men kan deze opmaak mogelijkheden het best onder de knie krijgen door het spelenderwijs uit te proberen. Wat wel belangrijk is om te weten is dat wanneer men de ‘enter’ toets gebruikt er in de editor een nieuwe paragraaf zal worden gemaakt. Voor een nieuwe regel dient men de toetscombinatie ‘shift+enter’ te gebruiken. TIP: indien men de tekst vanuit een Word document wil plakken, doe dit dan door de tekst eerst in een ‘wordpad’ bestandje te plakken. Hierdoor worden alle vreemde opmaak codes verwijderd welke door Word worden toegevoegd. 2. Afbeeldingen invoegen en bewerken: Het invoegen van afbeeldingen kan op 2 manieren. De eerst methode is door op de afbeeldingsknop [4] in de werkbalk te klikken. Er opent dan een dialoog waarin men de link / url van de afbeelding kan plakken, alsmede overige instellingen zoals hoogte, breedte en uitlijning kan opgeven. De te plakken link / url van de afbeelding kan men eenvoudig vinden door bovenin op ‘filemanager’ te klikken. Er wordt dan een pop-up geopend waarin men de gewenste afbeelding kan zoeken. Ga met de muis over de afbeelding en klik op ‘info’. Wanneer men vervolgens de toetscombinatie “CTRL+C” intikt, is de link / url gekopieerd en kan deze bij ‘url’ in de afbeeldingsdialoog geplakt worden. De tweede methode is door bovenin op ‘filemanager’ te klikken. Er wordt dan een pop-up geopend waarin men de gewenste afbeelding kan zoeken. Ga met de muis over de afbeelding
- 47 -
en klik op ‘enlarge’. Gebruik vervolgens de rechtermuisknop om de afbeelding te kopiëren en plak deze vervolgens in de editor op de plaats waar men deze in de pagina wil hebben. TIP: de instellingen voor een afbeelding in de editor kunnen eenvoudig worden aangepast door met de muis boven de afbeelding te gaan staan en met de rechtermuisknop het desbetreffende menu te openen. LET OP: zorg ervoor dat bij alle afbeeldingen die men met behulp van de editor in webpagina’s plaatst, het veld bij ‘alternatieve tekst’ ingevuld is. Een korte omschrijving van de afbeelding is al voldoende. 3. Links maken: Wanneer men links naar andere webpagina’s in de tekst of onder afbeeldingen wil plaatsen, klik dan op de ‘linkknop’ [3]. Er wordt dan een dialoog geopende waarin men in het veld ‘url’ de gewenste link / url kan plakken. LET OP: wanneer de link verwijst naar een webpagina buiten de eigen website / webshop, zet het ‘doelvenster’ dan altijd op ‘nieuw venster’. Hiermee voorkomt u dat bezoekers de website / webshop voortijdig verlaten. 4. Tabellen maken: In sommige gevallen is het nodig om tabellen aan te maken omdat men anders geen opmaak met kolommen kan maken of teksten niet mooi gepositioneerd krijgt. Een tabel kan worden ingevoegd door op de corresponderende knop [4] te klikken. TIP: de instellingen voor reeds ingevoegde tabellen kunnen eenvoudig worden aangepast door met de muis boven de tabel te gaan staan en met de rechtermuisknop het desbetreffende menu te openen. Alvorens men een pagina gaat opmaken of wijzigen, dient men in de bovenste dropdown de pagina te selecteren die u wilt wijzigen of voor de optie ‘nieuwe pagina’ te kiezen. In het geval men voor de laatste optie kiest, dient bij het volgende veld een naam voor de pagina op te geven. LET OP: kies een korte herkenbare naam zonder leestekens en liefst zonder spaties! Vervolgens geeft men in de onderste dropdown aan in welke taal het document gemaakt is. Wordt hier geen keuze gemaakt, dan zal altijd voor Nederlands gekozen worden. Na deze stappen kan men beginnen met het maken van een pagina in de ‘editor’ zoals hierboven omschreven. Pagina’s kunnen verwijderd worden door rechtsboven op de knop ’pagina’s wissen’ te klikken. LET OP: wanneer men pagina’s verwijdert die nog aan een menu gekoppeld zijn, zal dit menu voor bezoekers zichtbaar niet meer functioneren.
25.3 HET MENU VORMGEVING In de het menu ‘vormgeving’ kan de vormgeving van de b2b-webshop in enkele handelingen worden aangepast. Daar de webshop in beginsel wordt opgeleverd met het gewenste design, zullen er in dit menu - 48 -
bijna nooit (grote) aanpassingen nodig zijn. Om voormelde reden en de uitgebreidheid van dit menu, zal hieronder worden volstaan met een uitleg van de belangrijkste functies: Tabblad ‘algemeen’ Met de dropdown ‘achtergrond afb.’ kan voor de gehele webshop een afbeelding als achtergrond worden ingesteld. Als de afbeelding groot genoeg is, zal deze uitgerekt worden over de gehele pagina, zo niet dan zal de afbeelding getegeld worden weergegeven. In het veld ‘hoofd achtergrondkleur’ kan de achtergrond voor de website / webshop ingesteld worden middels een zogenaamde ‘colorpicker’. In de velden ‘kleur header / letters’ kan men door middels van een colorpicker de achtergrondkleur en de letterkleur voor de header (bovenkant)worden gekozen. Wanneer het vakje achter de beide velden wordt aangevinkt, zal de achtergrond transparant worden. Vervolgens kan het type letter, de grootte en dikte worden ingesteld. Bij ‘radius hoeken’ kan men indien er ronde hoeken zijn gewenst, de mate van ronding worden ingesteld. Tabblad ‘hoofdmenu’ Tabblad ‘submenu’ Tabblad ‘body’ Tabblad ‘footer’ Tabblad ‘artikeloverzicht’ Tabblad ‘artikeldetails’ LET OP: wanneer men de exacte werking van dit menu niet kent, schrijf dan alle instellingen op voordat men begint met aanpassingen door te voeren! Dit voorkomt grote problemen.
- 49 -
ADDENDUM 12/08/2014 1. AGENTEN BEREKENING COMMISSIE De commissie berekening voor agenten is aanzienlijk gewijzigd, waardoor er aan het formulier enkele nieuwe instellingen zijn toegevoegd. Onder het commissie percentage kan men nu aangeven wanneer een agent de commissie inderdaad verdiend heeft, met andere woorden wanneer deze betaalbaar gesteld moet worden. Bij ‘tijdstip verschuldigdheid’ kan men aangeven of de commissie betaalbaar gesteld moet worden nadat de faktuur verzonden is, of nadat de betaling ontvangen is. Indien men de laatstgenoemde optie kiest, dient men onder ‘betaalbaar na ontvangst’ een percentage te selecteren. Dit percentage geeft aan hoeveel procent van de faktuur betaald moet zijn, alvorens de commissie daadwerkelijk verdiend is. Wanneer een agent een commissie historie heeft opgebouwd, ziet men aan de rechterzijde een overzicht met orders en fakturen waarop de agent geregistreerd staat. Deze lijst is ingedeeld in 4 groepen, te weten: orders, fakturen, betaalbare (verdiende) commissie en betaalde commissie. Achter elke order / faktuur staat een vinkboxje. Nadat één van de vinkjes wordt aangezet, verschijnen er een tweetal knoppen, te weten ‘selectie betalen’ en ‘selectie verwijderen’. Met de eerstgenoemde knop kan men de geselecteerde aanspraken als betaald boeken. Dit kan overigens niet voor commissie aanspraken op orders, aangezien hiervoor alleen de tweede knop werkt! Betalingen van commissie worden automatisch opgeteld bij het bedrag in het veld achter ‘betaalde commissie’. Met de tweede knop kan men commissie aanspraken van een agent verwijderen. Tot slot kan men onderin het formulier onder ‘boek losse betaling’ een correctie op het totaal doorvoeren. Dit kan zowel een positief als negatief (minteken) bedrag zijn.
2. COLLECTIES SUB- EN SEIZOENSCOLLECTIES Onder collecties kan men vanaf heden ook subcollectie aanmaken. Ter verduidelijking geven we een voorbeeld. Stel men heeft het merk Fashionwear, en dit merk levert 4 maal per jaar een collectie uit. In de oude methode zou dit tot een chaos in het overzicht van collecties leiden. Echter na deze update kan men dan het voorgenoemde merk als een collectie opvoeren, waarbij men het vinkje bij ‘merk’ aan de rechterzijde aanzet. Vervolgens voert men de seizoenscollecties (bijv. SS14, AW14 etc.) elk apart op, waarbij men in het dropdown menu het eerder aangemaakte merk waartoe deze seizoenscollectie behoren, selecteert. - 50 -
ARCHIVEREN Ook nieuw is de mogelijkheid om onder collecties met behulp van het vinkboxje ‘archief’ een volledige collectie ineen keer te deactiveren. Hierbij worden alle artikelen, orders, pakbonnen en fakturen welke onder desbetreffende collectie geregistreerd zijn, in één handeling gedeactiveerd / gearchiveerd.
(GROND)STOFFEN Tot slot is de mogelijkheid toegevoegd om een collectie te registreren als grondstoffen, stoffen of fournituren. Men doet dit door het vinkje bij het overeenkomstige vinkboxje aan te zetten. De toegevoegde waarde hiervan wordt verder uitgelegd onder ‘produkten’. Wanneer dit vinkje aan staat, zal men deze collectie niet meer kunnen selecteren bij ‘voororders’ en ‘voorraadorders’.
3. PRODUKTEN KOSTPRIJS BEREKENING TBV FABRICAGE Sinds kort is ten behoeve van eigen produktie ook de kostprijsberekening op basis van de benodigde grondstoffen toegevoegd. Hiervoor is uiteraard wel noodzakelijk dat er eerst een aantal produkten als grondstof worden aangemaakt. Dit doet men door in het ‘produktformulier’ voor een collectie te kiezen, welke als grondstof geregistreerd staat. Nadat er produkten als grondstof zijn aangemaakt, kan men bij reguliere produkten aangeven uit welke ‘grondstoffen’ het artikel bestaat, door deze aan de rechterzijde in het ‘produktformulier’ te selecteren. Door op de knop ‘bereken’ te klikken, wordt de kostprijs op basis van benodigd materiaal berekend. VOORRAADINVENTARISATIE MET BARCODE SCANNER Ook toegevoegd is de mogelijkheid om een voorraadinventarisatie te doen met behulp van een barcode scanner. Voorwaarde hiervoor is uiteraard wel dat alle artikelen voorzien zijn van een door dit systeem gegenereerde barcodelabel. Door in het menu ‘inventarisatie’ rechts bovenin op ‘art. scannen’ te klikken, kan men direct aanvangen met het scannen van de voorraad. Er wordt dan automatisch een lijst van artikelen gegenereerd, waarin het aantal (gescande) artikelen staat alsmede de systeemvoorraad. LET OP: als gevolg van een probleem in de cache van Internet Explorer van Windows, wordt de lijst van gescande artikelen niet of niet volledig weergegeven. Wij adviseren u om voor deze functie Google Chrome te gebruiken of browsercaching in Internet Explorer uit te zetten! Wanneer men tijdelijk de inventarisatie wil onderbreken omdat men bijvoorbeeld in een ander deel van de CRM moet zijn, dan kan de eerder aangemaakte inventarisatie opnieuw opgeroepen worden door bovenin in de linker dropdown de datum waarop de inventarisatie gestart is, te selecteren. Nadat alle artikelen gescand zijn, dient men de inventarisatie te synchroniseren met de systeemvoorraad. Dit doet men door op de knop ‘vrd synchroniseren’ te klikken. LET OP: wanneer men doorgaat met synchronisatie, wordt de gehele voorraad aangepast. Dit is niet omkeerbaar. Wanneer de synchronisatie klaar is, wordt er een lijst getoond met alle artikelen welke nog in de systeemvoorraad aanwezig zijn, maar welke niet tijdens de fysieke inventarisatie gescand zijn. In deze lijst kunt u per artikel aangeven of de systeemvoorraad aangepast dient te worden. - 51 -
Tot slot zijn ook de statistieken onder dit menu verbeterd. De werking van dit menu is in principe hetzelfde gebleven, alleen is de snelheid waarmee het CSV / Excel bestand gedownload wordt, aanzienlijk verhoogd.
4. ORDERS GROEPACTIES VOOR ORDERS Vanaf heden kan men in de lijst met voororders door middel van de vinkboxjes achter elke order, meerdere orders selecteren waarvoor een bepaalde actie ineen keer uitgevoerd kan worden. Door het vinkboxje bovenin de grijze balk aan te vinken, worden alle orders in de lijst ineens geselecteerd. Nadat er één of meerdere vinkjes aangezet zijn, verschijnen er een drietal knoppen, te weten: Selectie printen Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde orderbevestigingen (pdf) verzamelt in één enkel document waardoor deze met een enkele handeling geprint kunnen worden. Tevens worden alle geselecteerde orders welke nog de status ‘in process’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf orderbevestiging aangemaakt indien deze nog niet bestond. Selectie afronden Door hierop te klikken worden alle geselecteerde orders welke nog de status ‘in process’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf orderbevestiging aangemaakt indien deze nog niet bestond. Geselecteerde orders welke reeds eerder afgerond zijn, worden genegeerd. Selectie verzenden Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde orderbevestigingen (pdf) per e-mail naar de klant verstuurd. Tevens worden alle geselecteerde orders welke nog de status ‘in process’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf orderbevestiging aangemaakt indien deze nog niet bestond. LET OP: bij het groepsgewijs printen, afronden of verzenden wordt gebruik gemaakt van de standaard geprogrammeerde pdf layout. Is er door ons op uw verzoek een afwijkende layout gemaakt, dan kan het gebruik van deze functie tot een andere layout leiden als dat u normaal heeft. TIP: INDIEN ER EEN GROOT AANTAL ORDERS GESELECTEERD WORDT, IS HET RAADZAAM EERST ALLE GESELECTEERDE ORDERS EERST AF TE RONDEN ALVORENS DEZE TE VERZENDEN OF INEENS AF TE DRUKKEN, DAAR ER ANDERS MOGELIJK ORDERS DOOR DE SNELHEID VAN HET PROCES OVERGESLAGEN WORDEN! OVERZICHT OPENSTAANDE LEVERING VOORORDERS Om een beter inzicht te verkrijgen in welke artikelen op bepaalde voororders nog uitgeleverd moeten worden, is het downloaden van een overzichtslijst in CSV / Excel toegevoegd. Door in het menu - 52 -
‘zoeken’ onder ‘voor orders’ op ‘download CSV (details)’ te klikken, verkrijgt men een lijst waarin op artikelniveau staat aangegeven welke retailer nog artikelen moet ontvangen en hoeveel.
5. INKOOPORDERS INKOOP BEREKENING (GROND)STOFFEN Nieuw is de mogelijkheid om inkooporders voor grondstoffen aan te maken. Hiervoor is het belangrijk dat bij het aanmaken van de inkooporder gekozen wordt voor een collectie welke als grondstof / fournituren geregistreerd staat. Het voordeel hiervan is dat bij de selectie van een ‘grondstof artikel’ in de controlevelden direct wordt aangegeven hoeveel eenheden men dient in te kopen om de artikelen in de geplaatste voororders van retailers te kunnen fabriceren. AUTOMATISCH GENEREREN INKOOPORDER Een nieuwe functie waar veel gebruikers van het systeem een enorme toegevoegde waarde aan zullen toekennen, is de mogelijkheid om automatisch inkooporders samen te stellen op basis van hetgeen er op grond van voororders van retailers nog geleverd en ingekocht moet worden. Door op de knop ‘genereer batch’ te klikken wordt berekend hoeveel en welke artikelen er in de gekozen collectie nog aan retailers geleverd moeten worden. Hierbij wordt rekening gehouden met eerder geplaatste inkooporders welke nog niet binnengeboekt zijn en met de actuele voorraad. Vervolgens worden de gevonden artikelen en berekende aantallen automatisch aan de inkooporder toegevoegd. LET OP: deze automatische toevoeging werkt enkel voor artikelen welke in de collectie vallen die gekozen is bij de aanmaak van de inkooporder.
6. VERZENDINGEN CONTROLE FUNCTIE PAKBONNEN Wanneer men een nieuwe pakbon aanmaakt, dient men eerst altijd de refererende order te selecteren. Vervolgens verschijnt er onder het formulier een voorbeeld van de geselecteerde order waarbij in het rood staat aangegeven wat er nog geleverd moet worden. Hieraan is nu de optie toegevoegd om in het voorbeeld de actuele voorraad in te zien door op het blauwe tabje te klikken. Dit voorkomt het aanmaken van pakbonnen voor artikelen welke niet op voorraad zijn. GROEPSACTIES VOOR PAKBONNEN Vanaf heden kan men in de lijst met pakbonnen door middel van de vinkboxjes achter elke pakbon, meerdere pakbonnen selecteren waarvoor een bepaalde actie ineen keer uitgevoerd kan worden. Door het vinkboxje bovenin de grijze balk aan te vinken, worden alle pakbonen in de lijst ineens geselecteerd. Nadat er één of meerdere vinkjes aangezet zijn, verschijnen er een drietal knoppen, te weten: Selectie printen - 53 -
Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde pakbonnen (pdf) verzamelt in één enkel document waardoor deze met een enkele handeling geprint kunnen worden. Alle geselecteerde pakbonnen welke nog de status ‘in process’ hebben of waarvoor geen pdf pakbon aangemaakt is, worden niet meegenomen.
Selectie afronden Door hierop te klikken worden alle geselecteerde pakbonnen welke nog de status ‘in process’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf pakbon aangemaakt indien deze nog niet bestond. Geselecteerde pakbonnen welke reeds eerder afgerond zijn, worden genegeerd. Selectie verzenden Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde pakbonnen (pdf) per e-mail naar de klant verstuurd. Alle geselecteerde pakbonnen welke nog de status ‘in process’ hebben of waarvoor geen pdf pakbon aangemaakt is, worden niet meegenomen. LET OP: bij het groepsgewijs printen, afronden of verzenden wordt gebruik gemaakt van de standaard geprogrammeerde pdf layout. Is er door ons op uw verzoek een afwijkende layout gemaakt, dan kan het gebruik van deze functie tot een andere layout leiden als dat u normaal heeft. AANTAL ARTIKELEN IN PAKBON WIJZIGEN Bij het handmatig toevoegen van pakbonnen kon men voorheen alleen correcties doorvoeren door een gehele toegevoegde regel te verwijderen. Dit is vanaf heden niet meer nodig. Men kan eenvoudig correcties doorvoeren door het toevoegen van een negatief aantal. Een voorbeeld te verduidelijking: Wanneer men eerder 2 artikelen ‘example’ in de kleur zwart en de maat xl heeft toegevoegd, terwijl men eigenlijk één exemplaar wil verzenden, dan kan men in het bovenste deel van het formulier bij de corresponderende maat een aantal van -1 invullen waardoor het eerder ingevulde aantal wordt gecorrigeerd.
7. FAKTURATIE GROEPSACTIES VOOR FAKTUREN Vanaf heden kan men in de lijst met fakturen door middel van de vinkboxjes achter elke faktuur, meerdere fakturen selecteren waarvoor een bepaalde actie ineen keer uitgevoerd kan worden. Door het vinkboxje bovenin de grijze balk aan te vinken, worden alle fakturen in de lijst ineens geselecteerd. Nadat er één of meerdere vinkjes aangezet zijn, verschijnen er een drietal knoppen, te weten: Selectie printen Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde fakturen (pdf) verzamelt in één enkel document waardoor deze met een enkele handeling geprint kunnen worden. Tevens worden alle geselecteerde fakture welke nog de status ‘open’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf faktuur aangemaakt indien deze nog niet bestond. Selectie afronden Door hierop te klikken worden alle geselecteerde fakturen welke nog de status ‘open’ hebben, - 54 -
automatisch afgerond en wordt er een pdf faktuur aangemaakt indien deze nog niet bestond. Geselecteerde fakturen welke reeds eerder afgerond zijn, worden genegeerd. Selectie verzenden Door op deze knop te klikken, worden alle geselecteerde fakturen (pdf) per e-mail naar de klant verstuurd. Tevens worden alle geselecteerde fakturen welke nog de status ‘open’ hebben, automatisch afgerond en wordt er een pdf faktuur aangemaakt indien deze nog niet bestond. LET OP: bij het groepsgewijs printen, afronden of verzenden wordt gebruik gemaakt van de standaard geprogrammeerde pdf layout. Is er door ons op uw verzoek een afwijkende layout gemaakt, dan kan het gebruik van deze functie tot een andere layout leiden als dat u normaal heeft. TIP: INDIEN ER EEN GROOT AANTAL FAKTUREN GESELECTEERD WORDT, IS HET RAADZAAM EERST ALLE GESELECTEERDE FAKTUREN EERST AF TE RONDEN ALVORENS DEZE TE VERZENDEN OF INEENS AF TE DRUKKEN, DAAR ER ANDERS MOGELIJK FAKTUREN DOOR DE SNELHEID VAN HET PROCES OVERGESLAGEN WORDEN! VERWIJDEREN NUL FAKTUREN Vanaf heden kunnen zogenaamde ‘nul’ fakturen verwijderd worden. Wanneer het totaalbedrag van een faktuur nihil is, verschijnt er in de lijst achteraan in de regel een icoontje met een kruisje. Door hierop te klikken, wordt de faktuur verwijderd. KEUZE BRIEFPAPIER EN STANDAARD TEKSTEN Bij elke faktuur kan men nu ook het gewenste briefpapier en een standaardtekst onder de faktuur kiezen. Standaard wordt bij de afronding / verzending altijd gekozen voor de eerst vermelde optie in de dropdown menu’s bij ‘wijzig briefpapier’ en ‘wijzig std tekst’. Hieronder wordt onder punt 9 uitgelegd hoe men meerdere versies van het briefpapier en de faktuurtekst kan aanmaken. ARTIKELPRIJZEN AANPASSEN IN FAKTUUR Tot slot kunnen ook de prijzen van artikelen welke in de faktuur vermeld staan aangepast worden. Door te dubbelklikken op de stuksprijs van een artikel, verdwijnt de prijs en kan een nieuw bedrag worden ingevoerd. Door vervolgens op de ‘tab-toets’ van het toetsenborg of ergens willekeurig in een witruimte van het formulier met de muis te klikken, wordt de nieuw ingevoerde prijs opgeslagen en de faktuur herberekend. LET OP: het gevolg van deze actie is dat de prijs van het artikel niet alleen in de faktuur wordt aangepast, maar ook in de order welke ten grondslag ligt aan deze faktuur.
8. FINANCIEEL BETALINGSKORTINGEN In het menu 'boek betalingen' is de mogelijkheid toegevoegd om betalingskortingen van de oorspronkelijke faktuur af te boeken. Dit werkt aanzienlijk sneller als de oude methode. Wanneer men in dit menu bij ‘type transactie’ voor ‘ontvangen betaling factuur’ kiest en vervolgens de gewenste debiteur en faktuur selecteert, verschijnt er een vinkboxje met de tekst ‘boek verschil als - 55 -
korting’. Wanneer het bedrag dat ontvangen is, lager is dan het faktuurbedrag en het verschil gelijk is aan de te verkrijgen betalingskorting, kan men door dit vinkje aan te zetten het tekort als betalingskorting geboekt. Deze betalingskorting wordt dan automatisch verwerkt in de faktuur van de klant. De eerder gegenereerde pdf faktuur wordt dan niet automatisch aangepast. Hiervoor dient men indien gewenst bij betreffende faktuur op ‘renew pdf’ te klikken. Overigens zal deze pdf wel aangepast worden wanneer deze opnieuw naar de klant verzonden wordt. LET OP: wanneer er sprake is van een deelbetaling op een faktuur, kan deze optie nooit gebruikt worden.
9. ALGEMENE INSTELLINGEN Onder het menu ‘overige instellingen’ zijn een aantal opties toegevoegd. DIGITAAL BRIEFPAPIER Door in de bovenste dropdown te kiezen voor ‘pdf instellingen’ kan men meerdere versies van het digitale briefpapier aanmaken en natuurlijk bestaande bewerken. Alleen voor fakturen kunnen meerdere versies briefpapier worden aangemaakt. Voor orderbevestigingen en pakbonnen wordt altijd de bovenste optie in de dropdown bij ‘selecteer opmaak’ gebruikt. Door bij ‘selecteer’ opmaak te kiezen voor ‘nieuwe opmaak toevoegen’, kan men een nieuwe versie toevoegen. Het is BELANGRIJK dat men bij de keuze van een naam van het briefpapier er rekening mee houdt dat in het menu fakturen het standaard gebruikte briefpapier wordt bepaald door de naam welke het eerst in het alfabet voorkomt. Ook nieuw is dat men per briefpapier kan instellen of dat een bepaalde versie bedoeld is voor e-mailen of voor printen. Normaliter werd een faktuur bij afronding altijd automatisch per e-mail verzonden naar de klant. Dit is niet meer het geval. Wanneer bij ‘std afhandeling’ gekozen is voor de optie ‘alleen printen’, zal wanneer in het ‘faktuurformulier’ voor dit briefpapier gekozen is, geen verzending per e-mail plaats vinden. Een en ander betekent dus ook dat wanneer de naam van het briefpapier als eerste in het alfabet (dus voor de andere briefpapier namen) voorkomt, en het briefpapier staat ingesteld op ‘alleen printen’ er standaard nooit een faktuur per e-mail verzonden wordt. Door in het ‘faktuurformulier’ alsnog een ander en briefpapier te selecteren, kan men hier natuurlijk weer individuele uitzonderingen maken. TIP: door te dubbelklikken op de velden achter ‘header pdf’ en ‘footer pdf’ verandert het tekstveld in een ‘html-editor’ waardoor het opmaken van de boven- en onderkant van het digitale briefpapier eenvoudiger wordt. STANDAARD FAKTUUR TEKSTEN Door in de bovenste dropdown te kiezen voor ‘standaard factuur teksten’ kan men meerdere versies van teksten aanmaken, welke onder fakturen en aanmaningen gekozen kunnen worden. Ook voor de standaard teksten is het BELANGRIJK dat men bij de keuze van een naam van de standaardtekst er rekening mee houdt dat in het ‘faktuurformulier’ de standaard gebruikte tekst wordt bepaald door de naam welke het eerst in het alfabet voorkomt.
- 56 -
ADDENDUM 09/09/2014 1. KLANTEN PRIORITEITEN De keuze van een prioriteit van een klant is nu gekoppeld aan de uitlevering. De voor een klant ingestelde prioriteit kan later per order individueel aangepast worden. LANDKEUZE De landkeuze wordt vanaf heden ingesteld door middel van een dropdown. Heeft men eerder een land opgevoerd wat niet exact geformuleerd is zoals één van de opties in de lijst, dan wordt het eerder door u opgeven land onderin de lijst weergegeven. In dat geval adviseren wij u om een juiste keuze uit een van de andere opties te maken, daar anders de automatische berekening van verzendkosten niet zal werken.
2. COLLECTIES ARCHIVERING COLLECTIES Deze mogelijk is in dit menu vervallen.
3. PRODUKTEN VOORRAADINVENTARISATIE MET BARCODE SCANNER Bij de vorige update is deze mogelijkheid toegevoegd. In de praktijk bleek echter dat het voor sommige gebruikers niet duidelijk was of een artikel daadwerkelijk gescand was of niet. Om deze reden is er een pieptoon toegevoegd, welke alleen te horen is wanneer een artikel succesvol gescand is. OPRUIMEN / RESIZE Dit menu is eigenlijk volledig nieuw maar ook deels nog in een testfase. Dit is dan ook de reden dat in sommige gevallen de knoppen nog uit staan. Alleen de eerste twee functies, welke alleen van toepassing zijn voor zijn al wel operationeel, maar eigenlijk alleen zinvol wanneer men een webshop heeft. Zodra de overige functies, die bedoeld zijn om het systeem op te schonen, de testfase doorstaan hebben, zal hier een verder uitleg volgen.
- 57 -
4.
VOORORDERS OPGEVEN SPECIFIEK LEVERINGS TIJDVAK Bij het aanmaken van een voororder kon men voorheen alleen de maand opgeven waarin de artikelen geleverd worden. Vanaf heden is het mogelijk om een meer specifiek tijdvak op te geven. Wanneer men een maand selecteert, verschijnt er automatisch een mogelijk om met behulp van een kalender een begin- en einddatum op te geven. Wanneer men deze ongewijzigd laat, wordt het oude systeem met leveringsmaand gehanteerd. Echter wanneer men wel andere data instelt, dan wordt hiermee rekening gehouden bij het aanmaken van pakbonnen / verzendingen en bij het binnenboeken van ontvangen goederen waarbij gebruik wordt gemaakt van de functie ‘automatische verdeling over voororders’. KORTING EN VERZENDKOSTEN De verzendkosten kan men voor voororders per land gestaffeld opgeven. Allereerst selecteert men het land waarvoor men de verzendkosten wil instellen. Vervolgens geeft men het minimale en maximale orderbedrag op voor de berekening van de verzendkosten, welke men in het derde veld invult. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en niet een komma. Indien er boven een bepaald aankoopbedrag geen verzendkosten worden berekend, dan dient dit bedrag te worden opgegeven bij ‘max order’. Wanneer er altijd verzendkosten worden berekend onafhankelijk van de hoogte van het aankoopbedrag, dan dient men hier een hoog bedrag, van bijvoorbeeld 100000 in te vullen. Het verwijderen van een staffel doet men door de velden leeg te maken en op ‘opslaan’ te klikken. Eventuele kwantiteitskortingen kunnen worden opgegeven voor het aantal artikelen, voor het aantal order regels, maar ook voor een bepaald orderbedrag. Deze 3 mogelijkheden kunnen naast elkaar gehanteerd worden. Indien een order aan meerdere voorwaarden voldoet, dan zal automatische de hoogste markup verhoging doorberekend worden. Ook kan men hiervoor staffels instellen. In tegenstelling tot reguliere kortingen werkt dit systeem met een markup verhoging en dus een orderprijs verlaging. Voor alle artikelen die aan de order zijn toegevoegd, wordt dan de markup met het opgegeven cijfer, wat meestal tussen 0.1 en 0.5 ligt, verhoogd. Het verwijderen van een staffel doet men door de velden leeg te maken en op ‘opslaan’ te klikken. Wanneer er in een order automatisch een markup verhoging is berekend, dan kan men in het order formulier, mocht dat nodig zijn, alsnog besluiten om deze niet toe te kennen. WEERGAVE MARKUP Op diverse plaatsen in het orderformulier wordt na deze update de markup van een product, alsmede de gemiddelde markup van de algehele order weergegeven. AANPASSEN MARKUP Indien een order voor een automatisch berekende kwantiteitskorting in aanmerking komt, wordt er - 58 -
onder de reeds toegevoegde orderregels de mededeling getoond waaruit men kan afleiden hoeveel de markup wordt verhoogd en wat die markup in een absoluut bedrag aan korting oplevert. De verlaging van de inkoopprijs voor de retailer wordt pas doorberekend op het moment dat een order afgerond (finish knop) wordt. Om deze markup verhoging door te voeren, dient men wel het vinkje rechts achter het kortingsbedrag aan te vinken! LET OP: een verhoging van de markup is een kwantiteitskorting welke wordt doorberekend als een verlaging van de inkoopprijs voor de retailer en dient derhalve niet verward te worden met een handmatig toegekende korting AANPASSEN DATUM Bovenin het orderformulier kan men van nu de datum van een order wijzigen. Dit maakt het later invoeren van orders mogelijk. AANPASSEN AANTAL ARTIKELEN Voorheen kon men voororder welke de status ‘in order’ heeft niet meer wijzigen, anders dan het verwijderen van een complete regel. Vanaf nu kan men het aantal bij een bepaalde maat aanpassen door het gewenste aantal bij de corresponderende maat in te vullen en op de ‘tab toets’ te klikken. LET OP: men kan het aantal artikelen nooit lager maken, dan wat er reeds uitgeleverd is! PRIORITEITEN Standaard wordt voor de prioriteit voor uitlevering van een voororder de algemene prioriteit die voor een klant staat ingesteld, overgenomen. Deze prioriteit kan echter per order worden aangepast door bij ‘opmerkingen’ op ‘wijzig’ te klikken. Het voordeel van het toekennen van een prioriteit is dat bij het binnenboeken van ontvangen goederen waarbij gebruik wordt gemaakt van de functie ‘automatische verdeling over voororders’, de orders in volgorde van prioriteit worden ‘gevuld’ ofwel uitgeleverd. LET OP: de prioriteit 1 is het hoogste en de prioriteit 5 is de laagste.
5. VOORRAAD ORDERS KORTING EN VERZENDKOSTEN De verzendkosten kan men voor voorraad orders per land gestaffeld opgeven. Allereerst selecteert men het land waarvoor men de verzendkosten wil instellen. Vervolgens geeft men het minimale en maximale orderbedrag op voor de berekening van de verzendkosten, welke men in het derde veld invult. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en niet een komma. Indien er boven een bepaald aankoopbedrag geen verzendkosten worden berekend, dan dient dit bedrag te worden opgegeven bij ‘max order’. Wanneer er altijd verzendkosten worden berekend onafhankelijk van de hoogte van het aankoopbedrag, dan dient men hier een hoog bedrag, van bijvoorbeeld 10000 in te vullen.
- 59 -
Het verwijderen van een staffel doet men door de velden leeg te maken en op ‘opslaan’ te klikken. Eventuele kwantiteitskortingen kunnen worden opgegeven voor het aantal artikelen, voor het aantal order regels, maar ook voor een bepaald orderbedrag. Deze 3 mogelijkheden kunnen naast elkaar gehanteerd worden. Indien een order aan meerdere voorwaarden voldoet, dan zal automatische de hoogste markup verhoging doorberekend worden. Ook kan men hiervoor staffels instellen. In tegenstelling tot reguliere kortingen werkt dit systeem met een markup verhoging en dus een orderprijs verlaging. Voor alle artikelen die aan de order zijn toegevoegd, wordt dan de markup met het opgegeven cijfer, wat meestal tussen 0.1 en 0.5 ligt, verhoogd. Het verwijderen van een staffel doet men door de velden leeg te maken en op ‘opslaan’ te klikken. Wanneer er in een order automatisch een markup verhoging is berekend, dan kan men in het order formulier, mocht dat nodig zijn, alsnog besluiten om deze niet toe te kennen. WEERGAVE MARKUP Op diverse plaatsen in het orderformulier wordt na deze update de markup van een product, alsmede de gemiddelde markup van de algehele order weergegeven. AANPASSEN MARKUP Indien een order voor een automatisch berekende kwantiteitskorting in aanmerking komt, wordt er onder de reeds toegevoegde orderregels de mededeling getoond waaruit men kan afleiden hoeveel de markup wordt verhoogd en wat die markup in een absoluut bedrag aan korting oplevert. De verlaging van de inkoopprijs voor de retailer wordt pas doorberekend op het moment dat een order afgerond (finish knop) wordt. Om deze markup verhoging door te voeren, dient men wel het vinkje rechts achter het kortingsbedrag aan te vinken! LET OP: Een verhoging van de markup is een kwantiteitskorting welke wordt doorberekend als een verlaging van de inkoopprijs voor de retailer en dient derhalve niet verward te worden met een handmatig toegekende korting AANPASSEN DATUM Bovenin het orderformulier kan men van nu de datum van een order wijzigen. Dit maakt het later invoeren van orders mogelijk.
6. VERZENDINGEN PRIORITEITEN Bij het aanmaken van een pakbon is het eerste formulier enigszins gewijzigd / vereenvoudigd. Vanaf heden zijn de klanten gegroepeerd op prioriteit. Daarnaast is het ook niet meer noodzakelijk om eerst een klant te kiezen, maar kan men in de dropdown achter ‘selecteer order’ meteen de juiste order kiezen. Dit is aanzienlijk eenvoudiger gemaakt omdat de orders per klant gegroepeerd zijn. Indien er met de klant een uiterlijke leveringsdatum is afgesproken, dan wordt bij het naderen van deze datum (30 dagen), achter de klantnaam (in de bovenste dropdown) informatie getoond over de order die urgentie behoeft. - 60 -
In dropdown waarin men de uit te leveren voororder kiest, wordt achter elke order de prioriteit getoond en indien er sprake is van een uiterlijke leveringsdatum, het aantal dagen dat nog resteert. AANPASSEN DATUM Bovenin het formulier kan men van nu de datum van een verzending wijzigen. Dit maakt het later invoeren van verzendingen mogelijk.
7. ALGEMENE INSTELLINGEN INSTELLINGEN DIGITAAL BRIEFPAPIER Door in het submenu ‘overige instellingen’ in de bovenste dropdown te kiezen voor ‘pdf instellingen’ kan men meerdere versies van het digitale briefpapier aanmaken en natuurlijk bestaande bewerken. Dit is bij de vorige update reeds toegevoegd. Hieraan zijn met deze update enkele opties toegevoegd welke een variatie in de positionering van de adresgegevens van de klant, alsmede de positionering van de ‘footer’ mogelijk maken. Het betreft hier 5 nieuwe velden: In het veld ‘boven’, staat de afstand welke de adresgegevens boven vanaf de standaardpositie staan. Door dit getal te verhogen gaat het adres verder naar beneden. In het veld ‘links’, staat de afstand welke de adresgegevens links vanaf de standaardpositie staan. Door dit getal te verhogen gaat het adres verder naar rechts. In het veld ‘onder’, staat de ruimte die er onder de adresgegevens en boven de factuurinhoud moet zijn . Door dit getal te verhogen zakt de inhoud van de factuur naar beneden ten opzicht van het adres. In het veld ‘regels p.p.’, staat het aantal factuurregels dat op één pagina moet worden weergegeven alvorens naar de volgende pagina te gaan. In het veld ‘footer marge’, staat de ruimte die de standaard onderteksten (footer) gerekende vanaf de onderkant nodig heeft. Door dit getal te verhogen, zal de ‘footer’ verder naar boven gaan.
- 61 -
ADDENDUM 02/10/2015 1. ALGEMENE INSTELLINGEN Onder algemene instellingen kan men nu een standaard betalingskorting opgeven. Door hier het aantal dagen en het kortingspercentage op te geven wordt standaard onder elke factuur de betalingskorting vermeld met het te betalen bedrag na aftrek van de korting. Het voordeel is dat een en ander niet meer in de factuurteksten hoeft te worden vermeld en door de klant altijd het juist bedrag wordt afgetrokken. Overigens kan er per klant of per factuur van de standaard betalingskorting worden afgeweken.
2. KLANTEN B2B-SHOP Indien er een b2b-shop wordt afgenomen, kan men vanaf heden vanuit de klantenlijst door op de rode stip achter het envelop icoontje te klikken, namens de desbetreffende klant worden ingelogd in de b2bshop. Het voordeel hiervan is dat men bij een bezoek aan een klant een bestelling voor de klant in de shop kan plaatsen, zonder dat men telkens de inloggegevens van de klant moet opvragen. Doordat de b2b-shop volledig `responsive` is en de artikelen voorzien zijn van foto’s, is de presentatie ook visueel veel aantrekkelijker. STANDAARD KORTING Voor elke klant kan vanaf heden individueel een standaardkorting worden ingesteld. Er zijn hiervoor 5 instellingen mogelijk: 1. korting op het totale orderbedrag in procenten (deze kan zowel op orderniveau als factuurniveau nog worden aangepast ). 2. korting op de inkoopprijs van artikelen (de inkoopprijs voor de klant wordt verlaagd). 3. de klant krijgt een standaard markup voor alle artikelen (hierdoor is zowel een markupverhoging als verlaging mogelijk). 4. de inkoopprijs voor de klant wordt verlaagd tot het niveau van de eigen kostprijs (deze optie is eigenlijk alleen van toepassing bij het doorschuiven van voorraad naar een eigen webshop of winkel). 5. de inkoopprijs voor de klant wordt bij deze optie verhoogd. De standaard ingestelde korting wordt volledig automatisch in elke order van een klant verrekend. STANDAARD BETALINGSTERMIJN Voor elke klant kan nu separaat een betalingstermijn worden opgegeven welke dan zonder extra handelingen altijd onder de factuur wordt vermeld. Van deze instelling kan op factuurniveau weer worden afgeweken. STANDAARD BETALINGSKORTING Voor elke klant kan vanaf heden een van de standaard ingestelde betalingskorting afwijkende regel worden ingesteld. Indien één van beide velden wordt leeg gelaten, zal de standaard instelling worden gekozen. Overigens kan op factuurniveau weer van deze instelling worden afgeweken. - 62 -
VERPLICHTE AANBETALING Indien van een specifieke klant een aanbetaling wordt verlangd, dan kan het percentage dat aanbetaald dient te worden voor elke klant individueel opgegeven worden.
3. VOORORDERS AANPASSEN / OPGEVEN SPECIFIEK LEVERINGS TIJDVAK Bij het aanmaken van een voororder kan men de maand of een specifiek tijdvak opgeven waarin de artikelen geleverd worden. Dit kon men voorheen niet meer aanpassen. Nu kan men echter door op ‘wijzig’ achter de tekst ‘opmerkingen’ te klikken, de eerder opgegeven data later alsnog aanpassen. AANBETALING Indien bij een klant een verplichte aanbetaling staat ingesteld, dan kan deze op orderniveau aangepast of verwijderd worden door op ‘wijzig’ achter de tekst ‘opmerkingen’ te klikken. Wanneer er voor een klant een aanbetaling ingesteld staat, zal bij het afronden van de order door middel van de finishknop automatisch een factuur worden gegenereerd, welke dan ter verzending in de lijst met facturen wordt geplaatst. Wanneer de uiteindelijke uitlevering plaats vindt, zal de aanbetaling (mits betaald) automatisch worden verrekend met de hieruit voortkomende factuur. In het geval van uitlevering in delen, zal er sprake zijn van meerdere facturen. In dat geval zal de aanbetaling naar rato worden verreken zodat er nooit sprake kan zijn van een negatieve factuur. HANDTEKING KLANT OP ORDER Wanneer men gebruik maakt van een ‘touchscreen’ zoals bijvoorbeeld een Ipad, is het nu mogelijk om de klant op een order te laten tekenen zonder dat de order geprint wordt. Dit werkt heel eenvoudig, door op de knop ‘sign’ te klikken, verschijnt er handtekeningveld. Allereerst dient er in het veld bovenaan de naam van de ondertekenaar ingevuld te worden, waarna de handtekening in het grote vlak geplaatst kan worden. Door vervolgens op ‘save’ te klikken, wordt de handtekening onder de order op de PDF geplaatst. De getekende order vervolgens per email verzonden naar de klant en naar de eventueel ingestelde CC of BCC. Indien de PDF in een later stadium wordt vernieuwd, wat ook het geval is bij het afronden (‘finishknop’), zal de handtekening uit veiligheidsoverweging (voor de klant) niet meer op de order staan. Wanneer men een bewijsstuk wenst, is het derhalve van belang de getekende order direct uit te printen of lokaal op te slaan!
4. VOORRAAD ORDERS AANBETALING Indien bij een klant een verplichte aanbetaling staat ingesteld, dan kan deze op orderniveau aangepast of verwijderd worden door op ‘wijzig’ achter de tekst ‘opmerkingen’ te klikken. Wanneer er voor een klant een aanbetaling ingesteld staat, zal bij het afronden van de order door - 63 -
middel van de finishknop automatisch een factuur worden gegenereerd, welke dan ter verzending in de lijst met facturen wordt geplaatst. Wanneer de uiteindelijke uitlevering plaats vindt, zal de aanbetaling (mits betaald) automatisch worden verrekend met de hieruit voortkomende factuur. In het geval van uitlevering in delen, zal er sprake zijn van meerdere facturen. In dat geval zal de aanbetaling naar rato worden verreken zodat er nooit sprake kan zijn van een negatieve factuur. HANDTEKING KLANT OP ORDER Wanneer men gebruik maakt van een ‘touchscreen’ zoals bijvoorbeeld een Ipad, is het nu mogelijk om de klant op een order te laten tekenen zonder dat de order geprint wordt. Dit werkt heel eenvoudig, door op de knop ’sign’ te klikken, verschijnt er handtekeningveld. Allereerst dient er in het veld bovenaan de naam van de ondertekenaar ingevuld te worden, waarna de handtekening in het grote vlak geplaatst kan worden. Door vervolgens op ‘save’ te klikken, wordt de handtekening onder de order op de PDF geplaatst. De getekende order vervolgens per email verzonden naar de klant en naar de eventueel ingestelde CC of BCC. Indien de PDF in een later stadium wordt vernieuwd, wat ook het geval is bij het afronden (‘finishknop’), zal de handtekening uit veiligheidsoverweging (voor de klant) niet meer op de order staan. Wanneer men een bewijsstuk wenst, is het derhalve van belang de getekende order direct uit te printen of lokaal op te slaan!
5. FAKTURATIE BETALINGSTERMIJN EN BETALINGSKORTING Zowel de betalingstermijn als de betalingskorting kunnen voor iedere factuur afzonderlijk worden aangepast / opgegeven, door op ‘wijzig’ achter de tekst ‘opmerkingen’ te klikken. Indien er voor een klant reeds een standaard betalingstermijn of betalingskorting opgegeven is, zal deze hier reeds ingevuld zijn. Zowel de (standaard) ingesteld betalingstermijn als eventuele betalingkorting (met het bedrag na aftrek van de korting) worden met dikgedrukte letters onder de factuur weergegeven. Het is derhalve niet meer nodig om deze mededeling in de factuurteksten op te nemen. WIJZIGEN AGENT / COMMISSIE Vanaf heden is het mogelijk om de agent of het commissiepercentage op factuurniveau aan te passen, door op ‘wijzig’ achter de tekst ‘opmerkingen’ te klikken.
- 64 -
