Handleiding CombinatiePlanner Versie Combinatiefunctionaris

Handleiding CombinatiePlanner Versie Combinatiefunctionaris

8 februari 2011 Versie 4.0

© Multitask ICT bv, Den Haag, Nederland. Alle rechten voorbehouden.

Inhoudsopgave

1.

Algemeen......................................................................................................................................... 3

2.

Inloggen ........................................................................................................................................... 4

3.

Agendaoverzicht .............................................................................................................................. 5 3.1 Dag-, week- en maandoverzicht .................................................................................................... 5 3.2 Een afspraak toevoegen ................................................................................................................ 8 3.3 Statuswijziging ............................................................................................................................... 9 3.3 Afspraak verwijderen .................................................................................................................. 10 3.4 Filters op status en actiesoorten ................................................................................................. 11 3.5 Automatische Tellingen ............................................................................................................... 11

4.

5.

Dashboard ..................................................................................................................................... 13 4.1

Urenregistratieoverzicht ....................................................................................................... 14

4.2

Activiteiten ............................................................................................................................ 15

4.3

Berichten ............................................................................................................................... 15

4.4

Beschikbaarheid .................................................................................................................... 16

Bestanden ...................................................................................................................................... 17 5.1 Publieke bestanden ..................................................................................................................... 17 5.2 Privé bestanden ........................................................................................................................... 17

6.

Forum ............................................................................................................................................ 18

Handleiding CombinatiePlanner 8 februari 2011, Versie 4.0

Pagina 2 van 18

1. Algemeen Zorg ervoor dat als u de webapplicatie wilt opstarten, u in één van de volgende internet browsers zit: -

Internet Explorer 7 of 8 Mozilla Firefox 3.5 of hoger Google Chrome 3.0 of hoger Safari versie 4 of hoger

Andere internet browsers, of oudere versies van de hierboven vernoemde internet browsers (zoals Internet Explorer 6), worden niet ondersteund. In deze browsers kunnen de modules anders worden weergegeven, of werkt de functionaliteit niet goed.


Pagina 3 van 18

2. Inloggen Zo opent u de CombinatiePlanner: 1. Ga in de internet-browser naar de CombinatiePlanner pagina, zoals aangegeven op het wachtwoord document.

2. Vul bij gebruikersnaam en wachtwoord de gegevens in die u heeft gekregen. 3. Plaats, indien gewenst, een vinkje bij “Onthoud inloggegevens” zodat u de volgende keer dat u op de CombinatiePlanner komt, automatisch ingelogd bent.  Let op dat u op een openbare pc (zoals op school, bibliotheek of internet-café), dit vinkje niet aanzet. 4. Klik op inloggen. 5. Als u succesvol bent ingelogd, ziet u uw naam rechtsboven naast de knop “uitloggen” staan.

6. Mocht u uw wachtwoord niet meer weten, kunt u klikken op de link “Je wachtwoord vergeten?”. Hier kun je je e-mailadres zoals die in de CombinatiePlanner staat invullen. Vervolgens krijg je een e-mail op dat adres waarmee je je wachtwoord kan wijzigen. 7. Mocht u uw wachtwoord willen wijzigen, kunt u na inloggen klikken op het woord “Account”, naast “Uitloggen”. Daar kunt u uw wachtwoord wijzigen.  Let op: Het nieuwe wachtwoord moet minimaal 6 tekens hebben.


Pagina 4 van 18

3. Agendaoverzicht De agenda-module biedt vele mogelijkheden. Zo kunt u: -

Afspraken toevoegen in verschillende activiteitssoorten Filters toevoegen bij deze actiesoorten, zodat alleen de gewenste categorieën zichtbaar zijn. Filters toevoegen bij de status van de afspraken. De agenda weergeven in een dag-, week- of maandoverzicht. Urentellingen bijhouden in dag-, week- of maandoverzicht.

Als u bent ingelogd kunt u bovenaan in het menu op “Agenda” klikken om naar de agenda-module te gaan.

3.1 Dag-, week- en maandoverzicht De agenda heeft drie verschillende weergaven, die aan de rechterkant onder de tellingen kunnen worden gekozen: Een dagweergave, waarin een specifieke dag wordt weergegeven.


Pagina 5 van 18

Een weekweergave, waarin de gehele week wordt weergegeven.

Een maandweergave, waarin de gehele maand wordt weergegeven.

Bij alle weergaven kan de datum worden verschoven met de pijlen naar links en naar rechts aan de linkerkant van het scherm. Handleiding CombinatiePlanner 8 februari 2011, Versie 4.0

Pagina 6 van 18

Naast deze pijlen kan specifiek worden gezocht naar een gewenste datum met de pijl naar beneden.

Om een afspraak te bekijken, houdt u uw muis boven een afspraak. Boven de afspraak verschijnt vervolgens een klein berichtje met de details van de afspraak.


Pagina 7 van 18

3.2 Een afspraak toevoegen U kunt als volgt een afspraak toevoegen: 1. Dubbelklik op een ruimte in de agenda waar nog geen afspraak staat. 2. Er komt een zogenaamde “pop-up box” naar voren.

3. Bij “activiteitsoort” dient u een categorie in te vullen waar deze onder valt. Deze categorie is zeer belangrijk, omdat de tellingen hier rekening mee houden. 4. U vult bij “onderwerp” de gewenste naam van de afspraak in. 5. Bij “organisatie” vult u de organisatie in. 6. U vult bij de “starttijd” en “eindtijd” een datum en een tijd in. Als u het vinkje “Hele dag” selecteert, verdwijnt de tijdweergave en kunt u alleen een start- en einddatum invullen. De afspraak gaat er hier bij uit dat de afspraak 24 uur zal beslaan (bijvoorbeeld vakantie of privé) 7. Bij “omschrijving” kunt u een vrije beschrijving geven van de soort activiteit die u aan het plannen bent. 8. Bij “kinderen” kunt u het aantal kinderen invullen die bij de afspraak aanwezig zullen zijn (of waren).  Let op: In een herhalingsafspraak worden de kinderen maar één keer meegeteld in de rapportage. Het systeem gaat er dus vanuit dat bij de afspraak dezelfde groep kinderen aanwezig is als u een herhalingsafspraak maakt! Mocht er een groep zijn met een verschillend aantal kinderen, dient u een aparte afspraak te maken.


Pagina 8 van 18

9. Mocht er een herhaling van een afspraak plaatsvinden, bijvoorbeeld elke maandag, dan vinkt u het vakje “herhaling” aan. Er verschijnen extra velden onder het vakje.

10. Aan de linkerkant selecteert u de juiste soort herhaling (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks), met aan de rechterkant de omschrijving van de herhaling. 11. Eventueel kunt u onderaan een einddatum of een bepaald aantal afspraken selecteren, waarop de herhalingsreeks moet stoppen. 12. Als laatste klikt u op “Opslaan”. De afspraak wordt nu opgeslagen in de agenda.

3.3 Statuswijziging De status van een afspraak kan door een Combinatiefunctionaris worden veranderd van “gepland” naar “uitgevoerd” of naar “geannuleerd”: 1. Klik met de rechtermuisknop de afspraak aan. 2. Selecteer “status aanpassen” en kies vervolgens voor “uitgevoerd” of voor “geannuleerd”.


Pagina 9 van 18

De status kan alleen door de Supervisor of leidinggevende worden veranderd in “akkoord” of “afgekeurd”.

3.3 Afspraak verwijderen Mocht er een afspraak niet doorgaan, kunt u de afspraak verwijderen of de status geannuleerd geven. Geannuleerde afspraken zullen zichtbaar blijven (maar niet worden meegenomen in de telling), verwijderde niet. Om een afspraak te verwijderen: 1. U gaat op een afspraak staan met uw muis. 2. Rechtsboven verschijnt een rood kruisje waarop u kunt klikken.  Indien dit kruisje niet verschijnt, heeft u geen rechten om een afspraak te verwijderen. Neem in dit geval contact op met uw supervisor.

3. Er zal een scherm naar voren komen waar u de verwijder actie kunt bevestigen. Bij een herhalingsafspraak zal nog worden gevraagd of de hele reeks of alleen de huidige afspraak verwijderd zal moeten worden.


Pagina 10 van 18

3.4 Filters op status en actiesoorten Aan de linkerkant van het scherm, naast de agenda, kunt u een filter toepassen op de status (bijvoorbeeld gepland, uitgevoerd etc.). - of op de actiesoort (bijvoorbeeld school, sport etc.). Klikt u op één van de filters, dan verdwijnt de afspraak in de weergave van de agenda.  De afspraak verdwijnt alleen in de weergave, de echte afspraak blijft dus staan!

In de rechterafbeelding hieronder is de actiesoort “Sport” weggehaald, waardoor er twee afspraken in de maandweergave verdwijnen, die in de linkerafbeelding nog wel staan.


Pagina 11 van 18

3.5 Automatische Tellingen

Rechtsboven de agenda vindt u de tellingen. Deze tellingen worden automatisch aangepast na het toevoegen van een afspraak. Deze wordt ook aangepast nadat u wisselt van dag-, week- of maandweergave; zo kunt u altijd makkelijk overzien hoeveel er gewerkt moet worden. Geannuleerde of afgekeurde afspraken worden niet meegenomen in de tellingen, zodat de telling puur het aantal geplande, uitgevoerde, of akkoord verklaarde afspraken bevat.  Filters op de status of actiesoorten hebben geen invloed op de tellingen!


Pagina 12 van 18

4. Dashboard

Op het dashboard is een samenvatting te zien van verschillende functies: -

Urenregistratieoverzicht Activiteiten Berichten Beschikbaarheid

Als u bent ingelogd kunt u bovenaan in het menu op “Dashboard” klikken om naar de dashboardmodule te gaan.


Pagina 13 van 18

4.1 Urenregistratieoverzicht

In het urenregistratie overzicht kan snel worden gezien hoeveel uur u hebt gewerkt in het (school/kalender)jaar, hoeveel uur u nog moet werken, hoeveel uur gepland is en hoeveel uur nog te plannen is. Door op de pijl naar beneden te klikken, klapt de urenregistratie uit. Saldo 2009/2010: Het aantal uren dat nog gewerkt dient te worden uit het vorige (school/kalender)jaar. Aanstelling volgens CAO: Dit is de aanstelling die wordt uitgerekend op basis van de ingevoerde CAO gegevens en het per persoon ingevoerde aantal FTE + contractsdata door de Supervisor. Aftrekpost (Overige activiteiten): Hier staan uren die niet verder gespecificeerd hoeven te worden in de agenda, maar die er als één vaste aftrekpost vanaf gaan (wellicht is deze regel onzichtbaar). (Leeftijds)Verlof:Dit wordt uitgerekend op basis van de aanstelling. Aangezien er wordt uitgegaan van werkbare uren in de CAO’s en de CombinatiePlanner, gaat dit gegeven in één keer van de te werken uren af. Totaal te werken uren in 2010/2011: Alle bovenstaande gegevens worden van elkaar afgetrokken/opgeteld, zodat er een getal komt dat te werken is. Erachter wordt dit getal gedeeld door de resterende aanstelling, zodat er een goed idee is wat per week dient te worden gewerkt. Gewerkte uren (akkoord): Hier worden de geaccordeerde uren in het verleden aangegeven. Dit getal zal gedurende het jaar richting de totaal te werken uren lopen. Resterende te werken uren: Hier worden de gewerkte uren van de totaal te werken uren afgetrokken, zodat je kan zien hoeveel uur je nog moet werken. Erachter wordt dit getal gedeeld door de resterende aanstelling, zodat er een goed idee is wat per week dient te worden gewerkt. Resterende werkbare weken: Hier staat het resterende aantal weken te werken.


Pagina 14 van 18

Geplande uren dit jaar: Uren in het verleden en in de toekomst die nog niet de status akkoord hebben bereikt (dus de status gepland of uitgevoerd hebben), worden hier weergegeven. Nog te plannen: Hier staat het aantal uur wat nog gepland dient te worden, mits de eerder geplande afspraken doorgaan. Als een gebruiker zijn agenda volplant tot aan het einde van het (school/kalender)jaar of tot het einde van de aanstelling, zal dit laatste getal op 0 uur moeten staan.

4.2 Activiteiten

In het activiteitenoverzicht ziet u de eerstvolgende activiteiten die u gepland heeft.

4.3 Berichten Aan de rechterkant van het dashboard staan een aantal berichten: -

Interne berichten Laatste forumberichten Website berichten Wellicht dat u niet alle items ziet, dit is per gemeente anders. Interne berichten: Bij interne berichten kunnen Supervisors een bericht achterlaten die zichtbaar wordt voor elke gebruiker. Hier kunnen algemene mededelingen, maar ook mededelingen over het systeem geplaatst worden. Forum berichten: Bij de laatste forumberichten zijn de laatste reacties op onderwerpen in het forum zichtbaar. Website berichten: Bij de website berichten staan de laatste nieuwsitems die overeen komen met de website die gaat over de Combinatiefuncties. Door bij één van de berichten op “Lees verder…” te klikken, gaat u naar het bericht toe.


Pagina 15 van 18

4.4 Beschikbaarheid

Het beschikbaarheidsoverzicht bedoelt voor de module SportMatcher. Indien deze niet is geactiveerd, zal dit geen toepassing hebben voor de gebruikers. Het doel hiervan is dat een gebruiker zijn beschikbare uren kan aangeven, waar de SportMatcher rekening mee kan houden bij het toewijzen van sporten aan een gebruiker. Om beschikbaarheid toe te voegen klikt u op de knop “Toevoegen”.

Periode: Vul hier de gewenste periode in. Dag: Geef hier de dag van de week voor de beschikbaarheid binnen de geselecteerde periode. Begin- & eindtijd: Hier kan de tijd van de beschikbaarheid worden ingegeven. Klik na het invoeren van de velden op “Opslaan”. De beschikbaarheid is nu opgeslagen.


Pagina 16 van 18

5. Bestanden Bij het onderdeel Bestanden is er de mogelijkheid documenten op te slaan op de server van de CombinatiePlanner. De bestandenmodule bestaat uit twee verschillende onderdelen: -

Publieke bestanden Privé bestanden

5.1 Publieke bestanden Bij de publieke bestanden kunnen bestanden worden gedeeld door verschillende gebruikers. Denk hierbij voornamelijk aan vergadernotulen, procedures, andere nuttige lijsten ter communicatie naar de CF en natuurlijk de handleiding van de CombinatiePlanner. Voorlopig zit er op de publieke map een maximum van 20 MB aan bestanden.

5.2 Privé bestanden De privé bestanden zijn alleen maar zichtbaar voor de gebruiker zelf. Deze map heeft een maximum van 4 MB.


Pagina 17 van 18

6. Forum Via het Forum kunnen er berichten worden geplaatst. Dit kan worden gebruikt als middel om discussies te voeren. Nieuwe categorieën kunnen enkel worden aangemaakt door supervisors. Binnen een categorie kan door iedereen een onderwerp worden aangemaakt.

Gebruikers kunnen reageren op deze berichten door hun bericht toe te voegen.


Pagina 18 van 18

Handleiding CombinatiePlanner Versie Combinatiefunctionaris

Recommend Documents