Handleiding. Artikelnummer: NL

onderhouds registratie Starten met Odeon Select

Handleiding

Artikelnummer: 1.00.18 NL

odeon maintenance management Waar kennis en inspiratie samenkomen

Algemeen Artikelnummer: 1.00.18 NL Versie: 1.0.0 Datum: April 2013

© Copyright 2013, ODEON maintenance management, een onderneming van Odeon B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden en evenmin in een gegevens opzoeksysteem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ODEON maintenance management. Het betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerkingen. Deze uitgave is met de uiterste zorg samengesteld. De hier getoonde informatie kan echter afwijken van de geleverde producten. Odeon maintenance management aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten of onvolkomenheden in deze uitgave. ODEON maintenance management kan zonder voorafgaande kennisgeving wijzigingen en verbeteringen aanbrengen aan haar producten en aan de bijbehorende handleidingen. ODEON maintenance management adviseert de product, de installatie en voor zover aanwezig andere software regelmatig te controleren op onregelmatigheden. ODEON maintenance management is in het bezit van octrooien, aanvragen voor octrooien, handelsmerken of auteursrechten met betrekking tot de producten beschreven in deze uitgave. Met deze uitgave verleent ODEON maintenance management geen gebruiksrecht op het voornoemde intellectuele eigendom. De producten bedrijfsnamen die in deze uitgave worden vermeld mogen niet zonder toestemming van ODEON maintenance management worden gebruikt. Op de producten uit deze uitgave zijn de ODEON maintenance management leveringsvoorwaarden van toepassing. De recentste versie van deze voorwaarden is terug te vinden op de website van ODEON maintenance management (www.odeongroep.nl).

Starten met Odeon Select – 6.0.0.0

Pagina: 1


Inhoudsopgave Algemeen .................................................................................................................................................................1 Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................2 - 3 Over deze handleiding .........................................................................................................................................4 Beschikbaarheid ...................................................................................................................................................4 Verklaring van symbolen in deze documentatie..................................................................................................4 Odeon Select............................................................................................................................................................5 Inleiding ...............................................................................................................................................................5 Project .................................................................................................................................................................6 Afsluiten ..........................................................................................................................................................6 Nieuw ..............................................................................................................................................................6 Openen .......................................................................................................................................................7 - 8 Backup .............................................................................................................................................................9 Gebruikers ......................................................................................................................................................... Element ............................................................................................................................................................. Exporteren ......................................................................................................................................................... Koppelingen....................................................................................................................................................... Odeon Maps ...................................................................................................................................................... Mutaties ............................................................................................................................................................ Dashboard ......................................................................................................................................................... Bibliotheek ............................................................................................................................................................ Klimaat .............................................................................................................................................................. Electra................................................................................................................................................................ Transport ........................................................................................................................................................... Bouwkunde ....................................................................................................................................................... Zwembad ........................................................................................................................................................... Tuinbouw........................................................................................................................................................... Fabrikant ........................................................................................................................................................... Recepten ........................................................................................................................................................... Account ............................................................................................................................................................. Modules ................................................................................................................................................................. Planning ............................................................................................................................................................. Exploitatie..........................................................................................................................................................


Pagina: 2


Rapporten .............................................................................................................................................................. Presentatie ........................................................................................................................................................ Elementbeeld .................................................................................................................................................... Energie............................................................................................................................................................... Barcode ............................................................................................................................................................. Systeem ................................................................................................................................................................. Tabellen ............................................................................................................................................................. Instellingen ........................................................................................................................................................ Help........................................................................................................................................................................ Wizard ............................................................................................................................................................... Handleiding ....................................................................................................................................................... Support .............................................................................................................................................................. Programma installeren .............................................................................................................................................. Map structuur Odeon Select ................................................................................................................................. Operationeel maken .............................................................................................................................................. Projectdatabase ..................................................................................................................................................... Project verwijderen ............................................................................................................................................... Project kopiëren naar een andere pc .................................................................................................................... Problemen oplossen .................................................................................................................................................. 1 ............................................................................................................................................................................. 2 ............................................................................................................................................................................. 3 ............................................................................................................................................................................. 4 ............................................................................................................................................................................. 5 .............................................................................................................................................................................

Over deze handleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die Odeon Select software gaat installeren en operationeel gaat maken. De volgende hoofdstukken behandelen in alfabetische volgorde de verschillende Odeon programma’s. De opbouw van deze hoofdstukken is: ‘Inleiding’, ‘Programma installeren’, ‘Operationeel maken’ en eventueel ‘Problemen oplossen’. Naast deze handleiding is de Help in de Priva programma’s een belangrijk hulpmiddel, waar u over elk venster uitleg krijgt.


Pagina: 3


Beschikbaarheid Dit document is beschikbaar in de volgende vormen: • Als papieren handleiding (Artikelnummer Starten met Odeon Select). • Als PDF-document op de Odeon Select dvd, te installeren op de pc. • Als PDF-document op de Odeon site op Internet: www.odeongroep.nl.

Verklaring van symbolen in deze documentatie Veiligheidswaarschuwing: gevaar voor lichamelijk letsel of schade aan het product, de installatie of de omgeving. Let op Informatie Tip

Odeon Select Inleiding Odeon Select is een gebruikersvriendelijk softwarepakket waarmee de gebruiker in staat wordt gesteld om op snelle en efficiënte wijze onderhoudsregistratie uit te voeren. Wat Odeon Select echt uniek maakt is dat de gebruiker hiermee tevens de beschikking heeft over een zeer uitgebreide elementenbibliotheek waarin geconfigureerde elementen zijn opgenomen. Deze zijn voorzien van genormaliseerde datasets en onderhoudsprocedures Of het nu gaat om leveranciersdocumentatie, genormaliseerde onderhoudsrichtlijnen met Odeon Select heeft u het altijd onder handbereik.

Odeon Select


Pagina: 4


Het programma voor onderhoudsoptimalisatie dat als een aanvullende applicatie op uw huidige kantoorsoftware kan fungeren. Het biedt uniformiteit, transparantie en efficiëntie voor iedereen die zich op beleidsmatige, uitbestedende of uitvoeren wijze bezighoud met het onderhoud aan gebouw gebonden werktuigbouwkundige en elektrotechnisch installaties. Odeon Select kenmerkt zich door zijn unieke mogelijkheden op het gebied van:

Elementenbibliotheek met genormaliseerde onderhoudsrichtlijnen Zeer efficiënte wijze van projectsamenstelling vanuit de elementenbibliotheek Digitale checklist voor onderhoudsregistratie en rapportage op elementniveau Digitaal documentenbeheer met viewer Conditiemeting aan de hand van gebrekenlijsten volgens NEN 2767 Meerjaren onderhoud en uitvoeringsplan MOUP Onderhoudsplanning op basis van de genormaliseerde onderhoudsrichtlijnen Projectview voor uw opdrachtgever of andere door u geautoriseerde personen


Pagina: 5


Project De volgende stappen zijn een hulpmiddel om een Odeon Select project te bouwen en om ermee te werken. In de volgende hoofdstukken worden deze stappen beschreven.

Nieuw Met de optie 'nieuw project' maakt u een nieuw project op de PC aan. Alle volgende functies zullen voor dat project worden uitgevoerd. 1. 2.

Klik op de button in de werkbalk 'Nieuw' Voer de gegevens over het project in, zoals: Tab Algemeen Naam Bij het invoeren van een naam kan het beste worden gekozen voor een unieke naam en- of nummer. De naam zal automatisch worden aangemaakt als directorie achter c:\Odoen Project\.... Een voorbeeld hiervan kan zijn SL00001. Het volgende project SL00002….. Uitgebreide filters binnen de software maken het mogelijk om op diverse mogelijkheden een project te gaan zoeken. Opmerking: Een projectnaam heeft maximaal 8 karakters. Locatiecode Hier kan een uniek nummer worden ingevoerd (servicelocatie nummer). Door een dubbelklik op dit veld te geven zal het veld automatisch de waarde krijgen van het eerste veld ‘Naam’ Naam Hier kunt u een projectnaam ingeven b.v. Kantoor Adrianus Adres Vul hier het projectadres in. Postcode Vul hier de postcode in van het project. Plaats Vul hier de plaats in van het project. Provincie Vul hier de provincienaam in. Tab Taalinstelling Taal instelling Hier kunt u een taalinstelling invullen. Tab technicus Technicus Vul hier de technicus in die verantwoordelijk is voor de project registratie.

3.

Klik op de button ‘Opslaan’ om de ingevoerde gegevens te accepteren.


Pagina: 6


Openen Met de optie ‘Openen’ selecteert u een reeds bestaand project. Alle volgende functies zullen voor dat project worden uitgevoerd. Onder in beeld komt de project naam van het geselecteerde project te staan. Aan de hand van deze naam kunt u altijd direct zien met welk project u bezig bent. Project reeds in gebruik Wanneer er een slot in het pictogram van een project staat dan houdt dit in dat het project al door een andere gebruiker in gebruik is. Deze gebruiker moet eerst het project afsluiten voordat u het project kunt openen. 1. 2.

Klik op de button in de werkbalk ‘Openen’ In het projecten overzicht aan de linkerzijde worden alle projecten op filtering getoond. Door een project te selecteren en op de button ‘Openen’ te klikken zult u automatisch het loginscherm openen van het project. Door een project te selecteren met een dubbele muisklik zal direct het loginscherm worden getoond. Tab Afbeelding Button Toevoegen Wanneer er een project is geselecteerd kan er door middel van de button ‘Toevoegen’ een project afbeelding worden gekoppeld aan een project. De afbeelding zal worden opgeslagen in de projectdirectie onder de naam van het project. Button Verwijderen Indien er een afbeelding is gekoppeld dan deze met de button ‘Verwijderen’ weer worden verwijderd uit de software. De afbeelding zal niet worden verwijderd uit de project directorie. Wel zal de afbeelding een andere naam krijgen. Button (projectnaam) Wanneer er een project is geselecteerd kan men middels deze button direct door klikken naar de opslag locatie van het project. De naam van het project zal als tekst in de button komen. Tab Filter Naam Tonen van project(en) op basis van de naam. Adres Tonen van project(en) op basis van het adres. Plaats Tonen van project(en) op basis van het plaats. Locatie Tonen van project(en) op basis van de locatie. Status Tonen van project(en) op basis van de status. Categorie Tonen van project(en) op basis van de categorie. Technicus Tonen van project(en) op basis van de technicus. Tab Kolommen Button Reset Door het activeren van deze button zullen de default kolommen weer worden getoond in het overzicht met projecten.

Button Kolommen Door het activeren van deze button wordt bovenaan de projectlijst een header getoond met hierin de kolomnamen die door het selectie filter zijn geselecteerd.


Pagina: 7


Selectiefilter Met het aan en uitplaatsen van een check worden kolommen wel of niet getoond in het projecten overzicht. Tab Download Button Download Met de button download kan na het selecteren van een project het project worden opgehaald van een FTP-server, Instellingen hiervoor dienen in ‘Tabellen - Opties’ te worden opgegeven. Opgehaald wordt dan de projectdatabase en de projectafbeelding. Button Annuleren Met de Button Annuleren kan een download actie worden onderbroken. Verzenden statusmelding na project download. Bij een geactiveerde check box zal na elke download een elektronisch bericht worden verstuurd aan een geadresseerde. Tab Update Button Update Met de button Update kan na het selecteren van een project een update worden uitgevoerd op Tabellen, Querie’s van de projectdatabase. Projecten kunnen door deze update zonder problemen werken met elke versie van Odeon Select. Door een project te selecteren met een dubbele muisklik zal direct het loginscherm worden getoond en het project worden geüpdatet. 3.

Klik op de button ‘Openen’ om het geselecteerde project te openen. Na het openen van het project wordt het inlogscherm getoond.

Door het invoeren van een gebruikersnaam, paswoord en niveau kan er toegang worden verkregen tot het project. Project gebruikers gegevens kunnen worden toegevoegd in de Ontwerp modus van het project. Statusmelding openen project. Bij een geactiveerde check box zal na het openen van een project een elektronisch bericht worden verstuurd aan een geadresseerde. Button Tabletscherm Door het activeren van deze button wordt het project geopend voor Tablet gebruik.

Default kan een project altijd worden geopend met Gebruiker: Odeon en Paswoord: Odeon. Met een dubbelklik op het paswoord veld wordt automatisch het veld Gebruiker gekopieerd naar het Paswoord.


Pagina: 8


Backup Tekst toevoegen

Gebruikers Tekst toevoegen

Element Tekst toevoegen

Exporteren Tekst toevoegen

Koppelingen Tekst toevoegen

Odeon Maps Tekst toevoegen

Mutaties Tekst toevoegen

Dashboard Tekst toevoegen

Bibliotheek Tekst toevoegen

Klimaat Tekst toevoegen

Electra Tekst toevoegen


Pagina: 9


Transport Tekst toevoegen

Bouwkunde Tekst toevoegen

Zwembad Tekst toevoegen

Tuinbouw Tekst toevoegen

Fabrikant Tekst toevoegen

Recepten Tekst toevoegen

Account Tekst toevoegen

Modules Tekst toevoegen

Planning Tekst toevoegen

Exploitatie Tekst toevoegen


Pagina: 10


Rapporten Tekst toevoegen

Presentatie Tekst toevoegen

Elementbeeld Tekst toevoegen

Energie Tekst toevoegen

Barcode Tekst toevoegen

Systeem Tekst toevoegen

Tabellen Tekst toevoegen

Instellingen Tekst toevoegen

Help Tekst toevoegen


Pagina: 11


Wizard Tekst toevoegen

Handleiding Tekst toevoegen

Support Tekst toevoegen

Ontwerpen Tekst toevoegen

Registratie Tekst toevoegen


Pagina: 12


Programma installeren De pc, waarop Odeon Select software geïnstalleerd wordt, moet aan bepaalde eisen voldoen, op de dvd kunt u deze eisen bekijken. Voordat u de software van Odeon Select installeert: Maak een backup van de projecten (projecten map ‘C:\Odeon Projects’, en van het bestand ‘C:\Odeon Software\Data\ProjektData.ODF’) Deïnstalleer de vorige versie van Odeon Select. 1. Plaats de dvd in de drive. De dvd bevat een Autorun programma dat vanzelf start. Indien de Autorun niet werkt doet u het volgende. • Klik op de Windows-button ‘Start’. • Selecteer de optie ‘Uitvoeren’ (‘Run’). • Type: ‘d:\autorun.exe’ (vul voor ‘d:’ de dvd-drive van uw pc in). 2. Kies eventueel de optie ‘Systeemeisen’. 3. Kies nu de optie ‘Installeren Odeon Select’. 4. Het installatieprogramma leidt u door de installatie. Bij de optie ‘Kies type installatie’ kunt u opgeven welke programma’s u wilt installeren. Voor de juiste werking van Odeon Select software controleert het installatieprogramma of de vereiste Microsoft database drivers aanwezig zijn. Indien nodig worden nieuwe drivers geïnstalleerd, waarvoor de pc opnieuw opstart moet worden. In sommige gevallen start het Odeon Select installatieprogramma na herstart niet automatisch en moet u het installatieprogramma opnieuw starten.

Mapstructuur Odeon Select Item

Odeon applicatie Bibliotheken Data Projecten Account bestanden

Windows Vista Windows 7 Windows 8 C:\Odeon Software\Odeon Office C:\Odeon Software\Bibliotheek C:\Odoen Software\Data C:\Odoen Projects\ C:\Odoen Software\Account

De map 'Data' is in sommige Windows versies een verborgen (hidden) systeemmap.


Pagina: 13


Operationeel maken Het Odeon Select installatie programma maakt standaard de map ‘C:\Odeon Projects\’. In de projecten map staat voor ieder Odeon project een submap. Deze submap heet projectenmap (bijvoorbeeld ‘C:\Odeon Projects\SL00001’). In deze map worden alle project gebonden bestanden opgeslagen. Eventueel kan de projectenmap worden verplaatst, bijvoorbeeld naar een centrale plaats op het netwerk. De gebruikers moeten voor deze map lees- en schrijfrechten hebben. Let er op dat u na het verplaatsen van de projectenmap de nieuwe map instelt in het Odeon Select programma, deze instelling geldt voor alle projecten. Het wijzigen van de projectenmap is alleen in te stellen als er geen project is geopend en er geen andere Odeon applicatie actief is. Indien de projecten op een centrale plaats op het netwerk zijn opgeslagen, kunnen meerdere bedienplaatsen een bepaald project niet tegelijkertijd gebruiken.

Projectdatabase In de projectenmap staat de projectdatabase, deze is alleen voor Odeon applicaties toegankelijk. Het versienummer van de projectdatabase moet overeenstemmen met de gebruikte Top Control applicatie. Projecten gemaakt met een voorgaande versie kunnen in het venster ‘Project openen’ met de button ‘Update’ geschikt worden gemaakt voor de huidige versie. Het is niet mogelijk om terug te gaan naar de oude versie! Gebruik bij het aanpassen van een project altijd het project dat bij de klant operationeel is: tijdens het gebruik in Odeon Select kunnen gebruikersgegevens aan het project zijn toegevoegd.

Project verwijderen Het verdient aanbeveling de harde schijf af en toe op te schonen en oude, niet meer gebruikte, projecten te verwijderen. Met de archiefmogelijkheden van Oden Select kunt u een project archiveren.

Project kopiëren naar een andere pc U kunt een project kopiëren naar een andere pc. Zoek op de bron-pc de projectenmap (meestal: C:\Odoen Projects\). In deze map staat een map met de naam van het te kopiëren project. Deze map kopieert u in zijn geheel naar de projectenmap op de doel-pc. Bij het kopiëren via cd-rom moet u na het kopieren van de bestanden naar de doel-pc bij de eigenschappen van de gekopieerde bestanden de optie ‘Alleen-lezen’ (‘Read-only’) uitzetten.

Firewall instellen De Odeon Select applicatie kan via het netwerk communiceren met andere applicaties. Indien de communicatie via een firewall verloopt, heeft de firewall extra instellingen nodig. De firewall moet toestaan dat applicaties gebruik maken van protocollen en poortnummers.


Pagina: 14


Dropbox Dropbox is een uitstekende synchronisatietool: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). De online opgeslagen bestanden lopen daarom altijd synchroon met de lokale bestanden! Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de Dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om bijvoorbeeld een collectie foto's te delen). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben alle gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven grote bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server. Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel De lokaal in de Dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online Dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. En vice versa: vindt er een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de web interface) dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie plaats zodra de verbinding weer is hersteld. De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid MB's voor de eerste keer aan de Dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een vernieuwende synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand! De bestanden zijn vanaf elke willekeurige computer te benaderen De gebruiker kan de Dropbox overal ter wereld vanaf elke willekeurige PC benaderen, mits deze over een internetverbinding beschikt. Sterker nog: door hetzelfde Dropbox-account vanaf verschillende computers te beheren, kunnen de lokaal opgeslagen bestanden probleemloos en snel onderling worden gesynchroniseerd! Je kunt een eenmaal opgeslagen (en gesynchroniseerd) bestand dus probleemloos op een andere computer verder bewerken. De verschillende computers hoeven zelfs niet te beschikken over hetzelfde type besturingssysteem, Dropbox kan namelijk ook op Mac- en Linux-computers worden geïnstalleerd. En is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren dan kan de Dropbox altijd nog via de web interface worden benaderd! SYNCHRONISEREN Maak je nog geen gebruik van Windows 8 met een Microsoft-account voor het synchroniseren van instellingen en bestanden? Ook met Dropbox zijn de favorieten van de webbrowser, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad tussen verschillende computers synchroniseren. Zo beschik je altijd over je eigen gegevens, ongeacht op welke computer je aan het werk bent! Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar de lokale map Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continu tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden opmerkelijk snel!

Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?


Pagina: 15


Voor synchronisatie wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de te synchroniseren bestanden vooraf versleuteld met AES-256 (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus wel vanuit gaan dat het synchroniseren redelijk goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens weet te bemachtigen... Om de veiligheid van de inloggegevens te waarborgen, is het verstandig de inloggegevens niet door de browser te laten opslaan (met name wanneer op een openbare computer wordt gewerkt) en regelmatig het wachtwoord te wijzigen. Tevens kan worden overwogen de vertrouwelijke bestanden eerst te versleutelen met een encryptieprogramma als AxCrypt voordat ze in de Dropbox worden geplaatst. Dropbox installeren De installatie van Dropbox heeft niet zo veel om het lijf. In het eerste venster wordt gevraagd of er met een bestaand account wordt ingelogd (bijvoorbeeld om op een andere computer ook toegang tot de persoonlijke Dropbox te krijgen) of dat een nieuwe Dropbox moet worden aangemaakt. Maakt u voor het eerst gebruik van Dropbox dan moet een nieuw account worden aangemaakt, hiervoor is alleen een e-mailadres en wachtwoord benodigd. Kies in de daaropvolgende schermen voor de gratis versie (2 GB) en de geavanceerde installatie (Advanced) zodat de standaard opslaglocatie van Dropbox kan worden aangepast (dit is de map die straks wordt gesynchroniseerd met de persoonlijke Dropbox op de server). Selecteer de optie I want to choose where to put my Dropbox en navigeer vervolgens via de knop Change naar de gewenste locatie waar de map Dropbox kan worden aangemaakt (de opslaglocatie kan later altijd nog via de voorkeursinstellingen worden gewijzigd). Vervolgens kan nog worden aangeven welke submappen van Dropbox meegenomen moeten worden met de synchronisatie, deze optie kan ongewijzigd blijven (de instellingen voor het selectief synchroniseren zijn altijd nog toegankelijk via het onderdeel Preferences van Dropbox, tabblad Advanced, Selective Sync). Geef in het volgende scherm alleen een mobiel nummer op wanneer u de bestanden ook via uw smart Phone toegankelijk wilt maken! De setup wordt afgerond met een rondleiding, deze kan desgewenst worden overgeslagen. LET OP: Per Windows gebruikersaccount kan slechts één Dropbox-account worden beheerd. Wil je toch gebruik maken van een extra Dropbox-account dan kan dat alleen onder een ander gebruikersaccount, vanaf een andere computer of vanuit de web variant van Dropbox. Voorkeursinstellingen wijzigen De voorkeursinstellingen van Dropbox kunnen worden aangepast door met rechts op het Dropbox-icoontje (rechts onderin het systeem vak) te klikken en te kiezen voor de optie Preferences. Ook hier is het weer eenvoud ten top, er zijn maar weinig instelmogelijkheden. Mocht u de pop-ups vervelend vinden dan kunnen deze met het uitvinken van de optie Show desktop notifications worden gedeactiveerd. Is de optie Enable LAN Sync geactiveerd dan wordt een snelle synchronisatie tussen computers in hetzelfde netwerk bevorderd. De opslaglocatie van de map Dropbox kan op tab Advanced worden gewijzigd. Bij het tabblad Bandwidth kan eventueel de maximale down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en wellicht ook andere computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload dan is het overigens niet aan te bevelen deze instelling te wijzigen omdat het opslaan van bestanden hierdoor teveel vertraagt.

TIP: Via de website www.speedtest.nl kan de down- en uploadsnelheid van de internetverbinding worden gemeten. Deze informatie kan worden gebruikt om te bepalen hoeveel bandbreedte Dropbox maximaal mag gebruiken.


Pagina: 16


De capaciteit van je persoonlijke Dropbox Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte (dit kan met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers oplopen tot maximaal 16 GB en het direct vanaf de camera laten uploaden van foto’s kan nog eens 3 GB extra ruimte opleveren). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan. Is het gratis account niet toereikend dan kan tegen betaling extra ruimte worden bijgekocht. Aan de slag met Dropbox Nu de setup is afgerond, is Dropbox klaar voor gebruik. Het zojuist geïnstalleerde programma heeft niet zo veel om het lijf: aan het systeem vak is een icoontje toegevoegd dat met een rechter muisklik een summier menuutje opent. Verder is er lokaal een map Dropbox aangemaakt (met de submap Photos, zie uitleg verderop) en is voor het account een ruimte op de server van Dropbox gereserveerd. De persoonlijke bestanden die in de lokale map zijn opgeslagen, worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd. De online Dropbox kan zowel via de Windows Verkenner (klik met rechts op de map of het bestand en kies voor Dropbox, Browse on Dropbox website), via het systeem vak (klik met rechts op het Dropbox-icoontje en kies Launch Dropbox website) als direct via de Dropbox-website (direct naar www.Dropbox.com) worden benaderd. Bestanden synchroniseren Zodra een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd met de online opslag. Via het Dropbox-icoontje in het systeem vak is de status van het synchronisatieproces te achterhalen. Een groen bolletje betekent dat de synchronisatie is voltooid, een blauw bolletje duidt erop dat het synchroniseren aan de gang is en een rood bolletje geeft aan dat er op dat moment om wat voor reden ook niet kan worden gesynchroniseerd. Met een rechter muisklik op het Dropbox-icoontje is uitgebreide informatie zichtbaar, zo blijkt uit onderstaand voorbeeld dat er nog 143 bestanden gesynchroniseerd moeten worden en dat dit met de beschikbare bandbreedte van 59 Kb/seconde nog ongeveer 2 uur zal gaan duren. Vanuit de Windows Verkenner kan de status van het synchronisatieproces op bestandsniveau worden gevolgd. Gewijzigde en verwijderde bestanden herstellen Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren zodat je bij problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een stuk code dat nog wel werkte! Een oude versie herstellen Het terughalen van een oude versie kan zowel via de lokale als via de web interface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Dropbox, View previous versions waarna de geschiedenis van het betreffende bestand automatisch in de web interface wordt geopend. Wordt direct vanuit de web interface gewerkt dan kan de geschiedenis eenvoudig met de optie Previous versions (via het contextmenu van de geselecteerde regel of via de optie More in de lichtblauwe balk) worden geopend. Selecteer de gewenste versie en klik op de knop Restore. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld. Een verwijderd bestand terughalen Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen via de web interface worden teruggehaald. Hiervoor moeten eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt (vanuit de web interface via Show deleted files (het vuilnisbakje); verwijderde bestanden en mappen worden lichtgrijs weergegeven). Selecteer de terug te halen bestanden en kies de optie Restore om deze bestanden te herstellen. De resterende verwijderde bestanden kunnen met de knop Hide deleted files weer worden verborgen. Soms is het uit privacyoverwegingen niet wenselijk dat verwijderde bestanden weer kunnen worden hersteld. Gebruik in dat geval de optie Permanently delete, hiermee wordt een bestand of map definitief uit de Dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) verwijderd.


Pagina: 17


LET OP: Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus (vooralsnog...) geen invloed op de nog beschikbare schijfruimte. Bestanden voor iedereen toegankelijk maken Het is vanuit Dropbox erg eenvoudig via internet bestanden voor iedereen toegankelijk te maken. Het programma heeft hiervoor direct bij installatie al een map aangemaakt: de submap Photos (specifiek voor afbeeldingen) maar er kunnen zelf ook nieuwe mappen worden aangemaakt van waar uit bestanden kunnen worden gedeeld. Door simpelweg een link naar een online opgeslagen bestand of map te verzenden, kunnen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt. Om de link als ontvanger te openen heb je geen inloggegevens nodig, iedereen die over de link beschikt kan de bestanden vrij benaderen. Het mag duidelijk zijn dat een link zo via internet kan worden verspreid, wees dus voorzichtig met het plaatsen van vertrouwelijke informatie in deze mappen! TIP: Wil je er zeker van zijn dat de bestanden alleen met bekenden worden gedeeld dan kan je ze beter in een gedeelde map plaatsen (het is dan wel noodzakelijk dat de ontvanger óók een Dropbox-account heeft, zie verderop). Bijkomend voordeel van een gedeelde map is dat meerdere bestanden (of mappen) in één keer kunnen worden gedownload en opgeslagen. Downloadlocatie delen Door een downloadlocatie naar een specifieke map of bestand binnen Dropbox te delen, kunnen (grote!) bestanden eenvoudig voor derden toegankelijk worden gemaakt. Klik vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of submap (voor een verzameling bestanden) en kies voor Dropbox, Share link (of vanuit de web interface: klik met rechts op het bestand of de map en kies de optie Share link). Er opent nu een venster waarin ontvangers kunnen worden toegevoegd, eventueel aangevuld met een persoonlijke boodschap (via de knop Copy link to this page kan de link ook naar het klembord worden gekopieerd waarna deze met de toets combinatie CTRL-V in een nieuw e-mailbericht of ander document kan worden geplakt). Met de knop Send wordt de link automatisch per e-mail naar de ontvanger(s) verzonden. Zodra de ontvanger op de hyperlink klikt, wordt de pagina geopend waar het bestand of de map direct kan worden gedownload (knop Download) of direct kan worden doorgestuurd naar derden (knop Share). Een bestand openbaar maken met de map Public Een overblijfsel uit het verleden is de submap Public. Bij nieuwe accounts wordt deze niet meer automatisch aangemaakt maar hij is in een handomdraai alsnog toe te voegen: maak een nieuwe map aan in Dropbox en wijzig de naam in Public... Voor bestanden die in deze map staan, kan heel eenvoudig een downloadlink worden aangemaakt (via het contextmenu, Dropbox, Copy public link) die zonder tussenkomst van de website in een e-mail kan worden geplakt (met de Toets combinatie CTRL-V). Een fotoalbum openbaar maken met de map Photos In geval van afbeeldingen (via de submap Photos) wordt overzichtspagina geopend met thumbnails van de foto’s die in deze map zijn opgeslagen. Klik op een thumbnail om een foto te vergroten. Met de optie Download (rechts bovenin) kan de complete serie foto’s direct vanuit het overzicht als ZIP-bestand worden opgeslagen of in de persoonlijke Dropbox worden geplaatst. Foto’s kunnen ook afzonderlijk worden opgeslagen, via de uitvergroting met de Download-pijl (rechts onderin). De foto’s worden in origineel formaat gedownload, erg handig wanneer de ontvanger foto’s wil afdrukken! Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers (Sub)mappen kunnen ook met andere Dropbox-gebruikers worden gedeeld zodat op eenvoudige wijze gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Het delen van een map is erg eenvoudig: klik vanuit de Windows Verkenner met rechts op een map en kies Dropbox, Share this folder (vanuit de web interface via de optie Invite to folder; de eerste keer wordt gevraagd het e-mailadres te verifiëren voordat de uitnodiging kan


Pagina: 18


worden verzonden). Vervolgens kunnen Dropbox-gebruikers worden uitgenodigd medegebruiker van de map te worden. Vul de e-mailadressen in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.), voeg eventueel een persoonlijke boodschap toe en klik op de knop Share folder om de uitnodiging te versturen. Zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de web interface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke Dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (twee poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan (zowel via de Windows Verkenner als via de web interface) later altijd nog worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van! De instellingen van een gedeelde map kunnen via de web interface worden gewijzigd: zo kunnen via de optie Shared folder options extra Dropboxgebruikers worden uitgenodigd of juist worden verwijderd. LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen. Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand! Voorzichtigheid is op zijn plaats bij het werken met gedeelde bestanden, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies tot gevolg! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen bewaard van degene die het bestand als laatste opslaat, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een ouder revisiebestand terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand en kies Dropbox, View previous versions, selecteer de juiste versie en klik op de knop Restore). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam! TIP: Het mag duidelijk zijn dat er risico's verbonden zijn aan het gebruik van gedeelde mappen. Maak dus vooraf goede afspraken om te voorkomen dat op hetzelfde moment in een document wordt gewerkt waardoor mogelijk belangrijke data en/of kostbare tijd verloren gaat! MEER INFORMATIE OVER DROPBOX Korte uitleg Dropbox: www.Dropbox.com/tour Video met een beschrijving van de mogelijkheden: www.Dropbox.com/screencast Vragen en antwoorden met betrekking tot Dropbox: www.Dropbox.com/help Dropbox forum (beschikbaar nadat is ingelogd): http://forums.Dropbox.com

Problemen oplossen


Pagina: 19

Handleiding. Artikelnummer: NL

Recommend Documents