1 2 Handboek Voor Elkaar, in de Buurt Colofon Dit handboek is samengesteld door GGD Gelre-IJssel, Kennis- en Expertisecentrum in samenwerking met SWO/...
Colofon Dit handboek is samengesteld door GGD Gelre-IJssel, Kennis- en Expertisecentrum in samenwerking met SWO/E Welzijn en Ondersteuning Epe. Datum laatste actualisatie: 7 december 2010
Ter bevordering van de implementatie van het interventieprogramma Voor Elkaar, in de Buurt, is de informatie uit dit handboek vrij te gebruiken, mits gewerkt wordt met een bronvermelding (GGD Gelre-IJssel). Dit handboek is ook digitaal beschikbaar via de website www.ggdgelre-ijssel.nl. Voor vragen en reacties kunt u contact opnemen met: Kennis –en Expertisecentrum, GGD Gelre-IJssel, telefoon: 088 – 443 30 00
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
2
Voorwoord Voor u ligt het handboek ‘Voor Elkaar in de Buurt’. Dit handboek is opgesteld om gemeenten en lokale organisaties te ondersteunen bij de implementatie van Voor Elkaar in de Buurt. Van Voor Elkaar in de Buurt is ook een uitgebreide beschrijving en theoretische onderbouwing beschikbaar op de website van Centrum Gezond Leven (www.loketgezondleven.nl). Voor Elkaar in de Buurt is in 2009-2010 uitgevoerd door GGD Gelre-IJssel, SWO/E Welzijn en Ondersteuning Epe en Stichting Perspectief Zutphen (voorheen Stichting Born Ouderenwerk Zutphen) Voor Elkaar, in de Buurt is ontwikkeld, in nauwe samenwerking met SWO/E Welzijn en Ondersteuning Epe en Stichting Perspectief Zutphen (voorheen Stichting Born Ouderenwerk), door de Academische Werkplaats AGORA. Binnen AGORA werken de GGD Gelre-IJssel, de Wageningen Universiteit (groep Gezondheid & Maatschappij en vakgroep Humane Voeding) en de gemeenten Epe en Zutphen samen op het gebied van gezond ouder worden. Met dit handboek kunnen organisaties zelfstandig aan het werk. Dit handboek geeft informatie over de achtergrond van Voor Elkaar, in de Buurt, een beschrijving van de interventieonderdelen, voorbeelden van communicatiemiddelen en een uitgebreide beschrijving over de evaluatie van Voor Elkaar in de Buurt. We willen graag Linda Seinstra van SWO/E Welzijn en Ondersteuning Epe, bedanken voor het meelezen van eerdere versies van dit handboek. Linda wees ons steeds op de begrijpelijkheid en de bruikbaarheid van dit handboek voor de dagelijkse praktijk. We hopen met dit handboek, dat Voor Elkaar in de Buurt in meer buurten, wijken of gemeenten geïmplementeerd worden, zodat méér ouderen eenvoudiger kunnen participeren aan activiteiten. Apeldoorn, november 2010 Anne van Beek, Projectmedewerker Voor Elkaar in de Buurt (GGD Gelre-IJssel) Jeanette Lezwijn, Functionaris gezondheidsbevordering/onderzoeker (GGD Gelre-IJssel / AGORA Academische werkplaats)
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
3
Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................... 3 1. Inleiding ............................................................................................................... 5 1.1 Achtergrond Voor Elkaar, in de Buurt .......................................................... 5 1.1.2 Uitgangspunten Voor Elkaar in de Buurt............................................... 5 1.1.3 AGORA ................................................................................................ 6 1.2 Opzet Voor Elkaar, in de Buurt.................................................................... 6 1.2.1 Doelstelling........................................................................................... 7 1.2.2 Doelgroep............................................................................................. 8 1.2.3 Tijdspad................................................................................................. 8 1.2.4 Kwaliteit interventie:............................................................................... 9 1.3 Leeswijzer ................................................................................................... 9 2. Voorbereidingsfase ........................................................................................... 10 2.1 Samenstelling projectgroep........................................................................ 10 2.2 Communicatie ............................................................................................ 10 2.2.1 Sociaal actieve ouderen..................................................................... 11 2.2.2 Intermediairen .................................................................................... 11 2.2.3 Sociaal minder actieve ouderen ......................................................... 12 3. Uitvoeringsfase ................................................................................................. 13 3.1 Stroomdiagram procedure......................................................................... 13 4. Budgettering ...................................................................................................... 17 5. Evaluatie ............................................................................................................ 18 5.1 Coördinated action checklist Voor Elkaar in de Buurt................................ 18 5.2 Logboek projectmedewerker Voor Elkaar in de Buurt ............................... 18 5.3 Evaluatieformulier initiatiefnemer .............................................................. 18 5.4 Gastenboek deelnemer............................................................................. 19 6. Literatuur ........................................................................................................... 20
Lijst van bijlagen 1. Voorbeeld persbericht 2. Informatiebrief voor ouderen 3. Informatiebrief voor intermediairen 4. Informatie website van intermediairen 5. Afwijzings –en goedkeuringsbrief 6. Verantwoording kosten initiatiefnemer 7. Handleiding Coördinated Action Checklist 8. Coördinated Action Checklist Voor Elkaar in de Buurt 9. Scoreformulier Coördinated Action Checklist 10. Logboek projectmedewerker 11. Evaluatieformulier initiatiefnemer 12. Gastenboek deelnemer
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
4
1. Inleiding Er komen steeds meer ouderen in Nederland. Volgens CBS-prognoses zal het aandeel 65-plussers stijgen van 14% in 2005 tot 22% in 2030. Ouder worden heeft veel invloed op de fysieke, mentale en sociale gezondheid. De sociale netwerken van ouderen worden vaak kleiner (Borglin et al., 2006). De kwaliteit van leven bij ouderen wordt echter vaak bepaald door de capaciteit om autonoom en zelfstandig te zijn (WHO, 2002). Gezond ouder worden betekent voor ouderen dat zij zelf controle kunnen uitoefenen over beslissingen die invloed hebben op hun leven (Forbes, 2001). ‘Gezond ouder worden’ heeft verschillende definities, vanuit verschillende perspectieven (medisch/gerontologisch, psychologisch en sociologisch). Hansen Kyle (2005) vatte deze verschillende definities samen en definieert ‘gezond ouder’ worden als volgt: ‘The process of slowing down, physically and cognitively, while resiliently adapting and compensating in order to optimally function and participate in all areas of one’s life (physical, cognitive, social and spiritual)’ .
1.1 Achtergrond Voor Elkaar, in de Buurt Om een interventie voor gezond ouder worden te ontwikkelen zijn verschillende onderzoeksmethoden gebruikt om een goed beeld te krijgen van de betekenis van ‘gezond ouder worden’ in de lokale context. Ouderen, lokale organisaties en beleidsmakers zijn over het onderwerp gezond ouder worden geïnterviewd en activiteiten voor ouderen en bestaande data van een ouderenmonitor zijn nader geanalyseerd (Croezen et al., 2009, Naaldenberg et al., 2009). Tijdens zes discussiebijeenkomsten met lokale partijen en ouderen zijn de eerste resultaten van de interviews en de analyses van de ouderenmonitor besproken. Uit de interviews bleek dat gezondheid als onderdeel van het dagelijkse leven, het belang van buren, een positieve benadering, het verbeteren van communicatie en het verlagen van drempels belangrijke aandachtspunten zijn voor de te ontwikkelen interventie (Naaldenberg et al., 2009). Uit de ouderenmonitor blijkt dat sociale participatie een belangrijke determinant is voor gezond ouder worden. Aandacht voor sociaal minder actieve ouderen en het belang van het betrekken van actieve ouderen uit de buurt zijn uitkomsten van de discussiebijeenkomsten in de gemeenten. Deze resultaten zijn geïntegreerd tot de strategie ‘Voor Elkaar in de Buurt’ (Lezwijn et al., 2010a, Lezwijn et al., 2010b).
1.1.2 Uitgangspunten Voor Elkaar in de Buurt De resultaten van de verschillende onderzoeken betekenen onder andere dat ‘gezond ouder worden’ vraagt om: Een holistische aanpak. Er bestaat een duidelijke wens onder de ouderen en de betrokken partijen om te zoeken naar de mogelijkheden van ouderen en minder nadruk te leggen op de beperkingen. Dit geldt ook voor de factoren die bijdragen aan gezondheid. Een wijkgerichte aanpak. Het belang van een wijkgerichte aanpak komt zowel naar voren in de interviews met organisaties en beleidsmakers,
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
5
(waarin wordt aangegeven om ‘dicht bij’ de ouderen te interveniëren) als ook in de ouderenmonitor en interviews met de ouderen. De buurt en de buren spelen een belangrijke rol in het dagelijkse leven van ouderen. Aansluiten bij de dagelijkse context. Aansluiten bij de dagelijkse context is van belang bij gezondheidsbevordering.
1.1.3 AGORA GGD Gelre-IJssel werkt intensief samen met de Wageningen Universiteit (Gezondheid en Maatschappij & Humane Voeding) in de Academische Werkplaats AGORA. Dit is een samenwerkingsverband tussen wetenschap, beleid en praktijk. De Academische Werkplaats AGORA houdt zich van 2006-2010 bezig met ‘gezond ouder worden’ in drie interventiegemeenten, namelijk in Epe, Zutphen en Berkelland. AGORA wil door het combineren van verschillende gegevens uit verschillende soorten van onderzoek, in samenwerking met lokale partijen, zich inzetten voor gezond ouder worden in de gemeente.
1.2 Opzet Voor Elkaar, in de Buurt Voor Elkaar, in de Buurt is een selectief preventieprogramma waarbij sociaal actieve ouderen de mogelijkheid krijgen om een activiteit op te zetten en uit te voeren voor de sociaal minder actieve ouderen uit de buurt. De initiatiefnemer krijgt ondersteuning in de vorm van: Een financiële bijdrage van maximaal € 500, - om de activiteit op te zetten; Praktische ondersteuning van een medewerker van een welzijnsorganisatie bij het opzetten en organiseren van de activiteit. Het aantal contactmomenten hangt af van de behoefte van de initiatiefnemer en de activiteit. Stel tijdens de voorbereiding duidelijke en afgebakende voorwaarden op waar de activiteit aan moet voldoen, zodat tijdens de projectperiode hier geen onduidelijkheid over ontstaat. Door een mondelinge toelichting van de initiatiefnemer is meestal snel duidelijk of een aanvraag binnen de voorwaarden valt. Hieronder volgen voorbeelden van voorwaarden die binnen Voor Elkaar in de Buurt in de gemeente Epe en Zutphen gehanteerd zijn: De activiteit is voor de ouderen die sociaal minder actief is. De selectie van sociaal minder actieve ouderen wordt gedaan door de initiatiefnemer(s) van de te organiseren activiteit; Aan de activiteit kunnen alle sociaal minder actieve ouderen uit de buurt deelnemen; De activiteit vindt in de omgeving van de buurt plaats; De initiatiefnemer(s) organiseert (organiseren) zelf de activiteit en voert (voeren) deze uit; De initiatiefnemer(s) is (zijn) zelf verantwoordelijk voor de werving van sociaal minder actieve ouderen; De te verstrekken subsidie bedraagt maximaal €500, - per activiteit; Teveel ontvangen subsidie wordt teruggestort door de initiatiefnemer; Aanmelden kan tot (periode aangeven).
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
6
Activiteiten die men kan organiseren zijn bijvoorbeeld een creatieve middag (bloemschikken, taartjes maken), een scootmobielendag, een stadswandeling met een gids of een dialectmiddag. De kracht van Voor Elkaar, in de Buurt is dat de afzonderlijke activiteiten op waarde geschat worden en bijdragen aan gezond ouder worden. Voor Elkaar, in de Buurt heeft geen vast omschreven projectperiode. Het is aan te bevelen om de projectperiode minimaal 1 jaar te laten duren. Hierdoor kan het project lokaal bekendheid krijgen en kunnen ook meerdere activiteiten georganiseerd worden.
1.2.1 Doelstelling Het doel van Voor Elkaar, in de Buurt is het bevorderen van sociale participatie van sociaal minder actieve ouderen, door het ondersteunen van actieve ouderen die een activiteiten willen organiseren voor hun sociaal minder actieve oudere buren. Subdoelen:
Voor Elkaar in de Buurt faciliteert per jaar tenminste 10 activiteiten die door actieve ouderen worden georganiseerd in één gemeente.
De activiteiten die georganiseerd zijn binnen het programma ‘Voor Elkaar in de Buurt’ door actieve ouderen of door vrijwilligersorganisaties, sluiten aan op de sense of coherence van sociaal minder actieve ouderen. Dit houdt in dat: o De activiteiten worden georganiseerd in de buurt o Er vindt duidelijke en concrete communicatie plaats op verschillende manieren met betrekking tot de werving van de activiteit onder sociaal minder actieve ouderen o De activiteiten voor ouderen zijn positief en niet gericht op ziekte of beperkingen van het ouder worden. o Aan actieve ouderen wordt gevraagd om iemand anders, die normaal niet deelneemt aan activiteiten, mee te vragen. o Tijdens de activiteiten zijn er mogelijkheden tot sociale interactie o De activiteiten sluiten aan op wat de ouderen zelf interessant vinden om naar toe te gaan.
De activiteiten van Voor Elkaar in de Buurt bereiken ouderen die normaal gesproken niet deelnemen aan dergelijke activiteiten.
Het opbouwen binnen één jaar van een lokale infrastructuur bestaande uit tenminste 4 organisaties en vrijwilligersorganisaties, dat binnen Voor Elkaar in de Buurt ouderen faciliteert om activiteiten te organiseren voor oudere buren.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
7
1.2.2 Doelgroep De interventie is bedoeld voor de volgende doelgroepen: Sociaal minder actieve ouderen Uit onderzoek blijkt dat sociaal minder actieve ouderen hun gezondheid minder goed beoordelen in vergelijking met ouderen die sociaal actief zijn (Croezen et al., 2009). Onder een sociaal minder actieve oudere wordt verstaan de oudere (55 jaar en ouder) die er niet zo snel op uit trekt, in mindere mate in de samenleving staat en/of een steuntje in de rug kan gebruiken. Ca 50% van de ouderen in Oost-Nederlands is maatschappelijk minder actief. Onder deze groep ouderen zijn veel 75-plussers, veel vrouwen, mensen met fysieke beperkingen, mensen met geen tot een lage opleiding, mensen die zorg hebben voor de partner en mensen die alleenstaand zijn (Croezen et al., 2009). Sociaal actieve ouderen De sociaal actieve ouderen kennen de sociaal minder actieve ouderen uit de buurt vaak beter dan professionele organisaties die in de buurt werkzaam zijn. Buren weten meer over bijvoorbeeld de situatie met de familie van de sociaal minder actieve ouderen en de sociale netwerken in de buurt. De activiteit die sociaal actieve ouderen organiseren sluit hierdoor aan op de belevingswereld, kennis, behoefte en de mogelijkheden van de sociaal minder actieve ouderen. Ook kunnen zij, als buren, de ouderen goed bereiken om deel te nemen aan een activiteit. 1.2.3 Tijdspad Voor Elkaar in de Buurt bestaat uit een voorbereidingsfase en een uitvoeringsfase. Evaluatie vindt gedurende het project continu plaats. Het onderstaande schema geeft aan hoe het tijdspad van de voorbereidingsfase t/m de evaluatie van Voor Elkaar, in de Buurt er ongeveer uit kan zien: Fase Voorbereiding • Vormen van een projectgroep • Samenstellen van (eventueel) een toetsingscommissie • Communicatieplan opstellen • Draaiboek opstellen Uitvoering • Communicatietraject: schriftelijk/mondeling • Beoordelen van activiteiten • Ondersteunen bij de organisatie en uitvoering van een activiteit Evaluatie • Onderzoeksactiviteiten: afnemen coördinated action checklist en bijbehorende discussie; gastenboek deelnemers, formulier voor de initiatiefnemer, bijhouden logboek projectleider
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
Duur 3 maanden
Minimaal 1 jaar
Continu
8
1.2.4 Kwaliteit interventie: De kwaliteit van Voor Elkaar in de Buurt wordt op de volgende manieren geborgd: Voor Elkaar, in de Buurt is gebaseerd op onderzoeken van de Academische Werkplaats AGORA, namelijk op basis van interviews met ouderen, organisaties en beleidsmakers, de ouderenmonitor en interactieve bijeenkomsten met Intermediairen (Naaldenberg et al., 2009, Croezen et al., 2009; Lezwijn, et al, 2010; Lezwijn et al, Accepted) Voor Elkaar in de Buurt is van februari 2009 t/m mei 2010 uitgevoerd, geëvalueerd en bijgesteld in de gemeente Epe en Zutphen. Het project wordt geëvalueerd door de Academische Werkplaats AGORA. Eén van de onderzoeksvragen is: ‘Wat zijn de specifieke elementen van die activiteiten die aansluiten op de SOC van ouderen en de dimensies binnen de SOC (manageability, comprehensibility and meaningfulness)?’ Daarnaast wordt gekeken of die ouderen mee hebben gedaan aan activiteiten, die normaal niet of bijna niet meedoen aan dergelijke activiteiten. De resultaten van de evaluatie zijn eind 2010 beschikbaar. Voor Elkaar, in de Buurt wordt in 2010 door GGD Gelre-IJssel ingediend bij het Centrum Gezond Leven van het RIVM voor het erkenningsniveau ‘Theoretisch onderbouwd’.
1.3 Leeswijzer Dit handboek stelt andere gemeenten en/of organisaties in staat om Voor Elkaar, in de Buurt op te zetten en te organiseren. Hoofdstuk 2 beschrijft de voorbereidingsfase van Voor Elkaar, in de Buurt. Hoofdstuk 3 bevat informatie over de uitvoering van het project. In hoofdstuk 4 wordt de begroting van een jaar Voor Elkaar, in de Buurt weergegeven. Tenslotte staan in hoofdstuk 5 informatie over de evaluatie vermeld. In de bijlagen zijn documenten te vinden die ingezet kunnen worden bij de uitvoering.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
9
2. Voorbereidingsfase Tijdens de voorbereiding moet de projectgroep samengesteld worden en is het ook prettig om de communicatiemiddelen en het communicatieplan zoveel mogelijk voor te bereiden.
2.1 Samenstelling projectgroep De projectgroep kan bestaan uit een medewerker van een lokale (ouderen)welzijnsorganisatie, een medewerker van een GGD voor coördinatie- en/of onderzoekswerkzaamheden, een toetsingscommissie en de gemeente. Mogelijke deelnemer Medewerker welzijnsorganisatie Functionaris Gezondheidsbevordering Leden toetsingscommissie Gemeente
Mogelijke rol Projectleiding, coördinatie, implementatie/uitvoering Ondersteuning bij implementatie en evaluatie Beoordelen aanvraag initiatief Financiering, netwerkvoorziening
Voor het opzetten en uitvoeren van Voor Elkaar, in de Buurt is de rol van een lokale (ouderen) welzijnsorganisatie belangrijk. Een medewerker van een welzijnsorganisatie kan het project coördineren en de initiatiefnemer begeleiden bij het organiseren van de activiteit. Een welzijnsorganisatie heeft veel lokale contacten, ook met actieve ouderen. De werkzaamheden sluiten hieronder aan op zijn/haar huidige en dagelijkse werkzaamheden. Hij/zij kan de actieve ouderen stimuleren om een aanvraag in te dienen. Daarnaast kan hij/zij de ouderen stimuleren om informatie over het project en de activiteiten te verspreiden in de gemeente door middel van bijvoorbeeld een flyer of mond-tot-mondreclame. Een functionaris Gezondheidsbevordering van een GGD kan ondersteunen bij het opstarten en evalueren van Voor Elkaar, in de Buurt. Een zogenaamde toetsingscommissie kan ondersteunen bij het beoordelen van aanvragen. Deze commissie kan bestaan uit leden van diverse lokale organisaties die met ouderen in contact komen of die intensief verbonden zijn met de betreffende wijk waarin Voor Elkaar in de Buurt plaats vindt. Op deze manier wordt draagvlak verkregen van andere organisaties uit de gemeente en worden activiteiten die niet binnen de voorwaarden van Voor Elkaar in de Buurt vallen uitgesloten. Een toetsingscommissie is niet noodzakelijk. Het is ook mogelijk om alleen met de projectgroepleden te bekijken of een aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Daarnaast kan de gemeente een rol spelen bij het project. In sommige gemeenten zijn subsidieregelingen die raakvlakken hebben met Voor Elkaar, in de Buurt. Daarnaast kan de gemeente ervoor zorgen dat Voor Elkaar, in de Buurt bekendheid krijgt in de gemeente.
2.2 Communicatie Deze paragraaf geeft een overzicht van communicatiemiddelen die men kan gebruiken bij het implementeren van Voor Elkaar, in de Buurt. Promotie van het project is de gehele projectperiode van belang, maar het verdient extra aandacht in de beginfase. De communicatie richt zich ten eerste op de promotie van Voor Elkaar, in de Buurt naar het algemene publiek en Intermediairen. Onder het algemene
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
10
publiek wordt verstaan de sociaal actieve ouderen. Intermediairen zijn organisaties die door hun werkzaamheden met sociaal actieve en sociaal minder actieve ouderen in contact komen. Voorbeelden hiervan zijn huisartsen, welzijnswerk, thuiszorg, vrijwilligersorganisaties, woningcoöperatie, kerken, buurtwerk, vrouwenverenigingen, soos, ouderenbonden, gilde, gemeente. Naast promotie van Voor Elkaar, in de Buurt naar het algemene publiek en Intermediairen is communicatie over een activiteit naar de sociaal minder actieve ouderen belangrijk. Een persoonlijke benadering is hierbij van belang, maar maak ook gebruik van krantenberichten en flyers. Benader zoveel mogelijk de pers als een activiteit start en/of eindigt. Door middel van persaandacht wordt een sneeuwbaleffect gecreëerd. Het is aan te bevelen om een communicatieplan met een tijdspad op te stellen. Zoek bij het opstellen van het communicatieplan zoveel mogelijk aansluiting met bestaande communicatiemiddelen. Middel
Verspreiding bij
Wanneer
Contactpersoon Actie/status
Voorbeeld indeling communicatieplan
2.2.1 Sociaal actieve ouderen Communicatie over Voor Elkaar, in de Buurt naar sociaal actieve ouderen kan op de volgende manieren: • Persbericht in lokale en regionale kranten (bijlage 1); • Informatiebrief met folder huis-aan-huis naar ouderen (bijlage 2); • Informatie op de website van intermediairen, bijvoorbeeld een artikel in een nieuwsbrief (bijlage 4); • Posters op de diverse plekken in de wijk/gemeente (op te vragen bij GGD Gelre-IJssel). • Folder op diverse plekken in de wijk/gemeente (op te vragen bij GGD GelreIJssel); • Advertentie in lokale huis-aan-huiskrant • Stand op een informatiemarkt, wijkfeest; • Persoonlijke benadering van actieve ouderen door intermediairen en projectleider; • Toelichting van het project tijdens een bijeenkomst van bijvoorbeeld vrijwilligers van een ouderenbond.
2.2.2 Intermediairen Communiceren naar intermediairen over Voor Elkaar, in de Buurt kan door middel van: • Een informatiebrief over het project (bijlage 3); • Folder en poster opsturen, zodat zij deze verspreiden met behulp van hun adressenbestand; • Artikel in een nieuwsbrief of website van de organisatie (bijlage 4); • Presentatie tijdens een bijeenkomst van een lokale/regionale welzijnsorganisatie; • Persoonlijk informeren van lokale en/of regionale (ouderen)organisaties; • Persoonlijk informeren van de gemeente. Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
11
2.2.3 Sociaal minder actieve ouderen Sociaal minder actieve ouderen kunnen op de volgende manieren geattendeerd worden op een activiteit: • Persoonlijke benadering door de initiatiefnemer. Bijvoorbeeld bij een koffieochtend, via bestaande netwerk initiatiefnemer (via-via), flyeren op een markt; • Persoonlijk benadering door de welzijnsorganisatie; • Krantenbericht; • Uitnodigingsbrief activiteit; • Flyer/poster van de activiteit.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
12
3. Uitvoeringsfase Tijdens de uitvoeringsfase worden de activiteiten georganiseerd.
3.1
Stroomdiagram procedure
Het onderstaande stroomdiagram geeft globaal weer welke procedure u kunt volgen vanaf het moment dat een aanvraag van een activiteit binnenkomt tot en met de uitvoering van een activiteit. 1. Aanmelding activiteit ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ via een aanvraagformulier of telefonisch 2. Telefonisch contact opnemen en afspraak maken om de aanvraag te bespreken
3. Aanmelding doorsturen naar de toetsingscommissie
4. Beoordelen activiteit door toetsingscommissie of projectgroep GOED KEURING
AF WIJZING
Bespreken procedure en begeleiding
Initiatiefnemer op de hoogte stellen
Begeleiding bij het opzetten v/d activiteit
Eventueel bijstellen aanvraag door initiatiefnemer
Evaluatiemoment Bijlage 10, 11 en 12
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
13
De onderstaande nummer corresponderen met de verschillende stappen uit het stroomdiagram op pagina 13. 1. Aanmelding activiteit ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ via een aanvraagformulier of telefonisch De initiatiefnemer vult een aanvraagformulier in, zodat u een globaal beeld krijgt van de activiteit. Het aanvraagformulier kan de volgende vragen bevatten: Persoonsgegevens: Naam contactpersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer E-mailadres Rekeningnummer (tnv) Naam organisatie. Een beschrijving van de activiteit: Wat wilt u gaan organiseren? Voor wie wilt u dit organiseren? Is het een bestaande of geheel nieuwe activiteit? Hoe gaat u de deelnemer(s) benaderen? Wanneer verwacht u dat de activiteit zal starten? Wat is de gewenste locatie? Begeleiding: Voor de activiteit wil ik de volgende financiële bijdrage aanvragen Dit bedrag ga ik gebruiken voor Voor de activiteit wil ik ondersteuning krijgen bij de volgende onderdelen 2. Telefonisch contact opnemen en afspraak maken om de aanvraag te bespreken. Vervolgens legt u telefonisch contact met de initiatiefnemer om een toelichting te krijgen op de aanvraag en om een kennismakingsgesprek te plannen. Een persoonlijke benadering is een essentieel onderdeel van de interventie. Hierdoor creëert u draagvlak bij de initiatiefnemer. 3. Aanmelding doorsturen naar de toetsingscommissie. De aanmelding stuurt u vervolgens door naar de toetsingscommissie of naar de andere leden van de projectgroep.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
14
4. Beoordelen activiteit door toetsingscommissie of projectgroep De toetsingscommissie of projectgroep beoordeelt aan de hand van een criterialijst of de gevraagde financiële vergoeding en/of ondersteuning in de vorm van praktische adviezen binnen de voorwaarden vallen. De commissie wordt door de projectleider op de hoogte gehouden van de verdere voortgang van de activiteit. Een criterialijst voor de toetsingscommissie of projectgroep kan de volgende vragen bevatten: Is het een concrete activiteit waaraan ouderen uit de buurt mee kunnen doen? Is de activiteit voor een groep ouderen die over het algemeen moeilijk te bereiken is? Voeren de initiatiefnemers zelf de activiteit uit? Is de gevraagde financiële bijdrage reëel? Is de gevraagde ondersteuning reëel? Vragen aan de initiatiefnemer Suggesties voor de initiatiefnemer Er zijn een aantal opties mogelijk na beoordeling van de toetsingscommissie of projectgroep, namelijk a. Volledige instemming; b. Niet alle leden van de toetsingscommissie of projectgroep stemmen voor/tegen; c. Volledige afwijzing. Goedkeuring De projectleider brengt de initiatiefnemer telefonisch en schriftelijk (bijlage 5) op de hoogte van het toekennen van een financiële ondersteuning en/of praktische begeleiding. Begeleiding De projectleider heeft meerdere malen (telefonische) contact met de initiatiefnemer om praktische ondersteuning te geven. De ondersteuning hangt af van de activiteit en de behoefte van de initiatiefnemer. Telefonisch en persoonlijk contact is van belang om de initiatiefnemer te stimuleren en ondersteunen bij het opzetten van de activiteit en het werven van deelnemers. Ondersteuning kan bijvoorbeeld gegeven worden bij het maken van een flyer, het regelen van een ruimte, reserveren van een touringcar, organisatorische adviezen, etc. Indien de initiatiefnemer een financiële bijdrage krijgt, dan kan dit bedrag voor of na de activiteit over worden gemaakt. Dit hangt af van de mogelijkheden van een organisatie. De initiatiefnemer dient een overzicht bij te houden met een verantwoording van de kosten (bijlage 6). Evaluatie Na afloop van de activiteit vindt een mondelinge en/of schriftelijke evaluatie met de initiatiefnemer en de deelnemers plaats. De inhoud van de evaluatie is afhankelijk van het onderzoek. Indien mogelijk kan de activiteit opgenomen worden in het reguliere aanbod van een lokale (welzijns)organisatie. Het is meestal niet mogelijk om een activiteit kosteloos aan te bieden, maar wel met
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
15
behulp van een kleine vergoeding. Niet alle georganiseerde activiteiten lenen zich voor opname in het reguliere aanbod. Activiteiten die wel opgenomen kunnen worden zijn bijvoorbeeld een workshop, een cursus, een themamiddag. Dit hangt ook af of de initiatiefnemer de activiteit aan willen blijven bieden. Afwijzing De projectleider brengt de initiatiefnemer telefonisch en schriftelijk (bijlage 5) op de hoogte als de aanvraag is afgewezen. Als een aanvraag wordt afgekeurd dan bekijk je met de initiatiefnemer of het mogelijk is om de aanvraag aan te passen, zodat het wel valt binnen de voorwaarden van Voor Elkaar in de Buurt. Wanneer dit niet mogelijk is, of dit niet naar wens is van de initiatiefnemer, dan kan er gekeken worden naar andere mogelijkheden om de initiële aanvraag vergoed te krijgen. Bijvoorbeeld subsidie mogelijkheden vanuit de gemeente.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
16
4. Budgettering In onderstaande begroting wordt uitgegaan van maximaal 10 activiteiten per jaar. Het aantal activiteiten dat opgezet wordt in een jaar, hangt af van een aantal factoren. Bijvoorbeeld de financiële middelen om activiteiten te ondersteunen, de pr aandacht en het aantal aanvragen. Er kunnen meerdere activiteiten op hetzelfde moment worden georganiseerd. De grootste kostenpost omvat de inzet van menskracht, dus de kostprijs is sterk afhankelijk van het berekende uurtarief van de beroepskracht. De verwachte kosten op basis van 1 jaar Voor Elkaar, in de Buurt (10 activiteiten): Personeelskosten Medewerker welzijnsorganisatie GB-functionaris Reiskosten Subtotaal PR en communicatiekosten Folder (ontwerp en afdruk) Poster (ontwerp en afdruk) Advertentie krant Kopieerwerk en verzending Subtotaal Activiteiten 10 activiteiten Subtotaal
Uren Bedrag 252 uur: (ongeveer) 6 uur Afhankelijk van uurtarief per week; 42 weken 84 uur: (ongeveer) 2 uur per Afhankelijk van uurtarief week ; 42 weken Onbekend 336 uur Onbekend Aantal 2000 stuks 100 stuks 2 keer 2000 keer
Voor financiering kan men gebruik maken van diverse subsidieregelingen in de gemeenten, provincie of landelijke subsidieverstrekkers. Bijvoorbeeld via de gemeente op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO). Landelijke subsidieregelingen zijn wellicht te krijgen bij Stichting Nuts Ohra, Oranjefonds, VSBfonds. Wel is het belangrijk om vooraf de voorwaarden voor het aanvragen van subsidie goed te lezen.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
17
5. Evaluatie Evaluatie van Voor Elkaar in de Buurt is belangrijk. Dit levert bereikgegevens op en informatie met betrekking tot de methoden die door initiatiefnemers worden gebruikt om mensen te benaderen om mee te doen aan de activiteit. Daarnaast levert het ook inzicht op in de waardering van de deelnemers aan de activiteit. Binnen de Academische Werkplaats AGORA wordt uitgebreid aandacht besteed aan de evaluatie van Voor Elkaar in de Buurt om de effectiviteit van het programma vast te leggen. Wanneer hier rapporten of artikelen over verschijnen, zal dit beschikbaar komen voor anderen die gaan werken met Voor Elkaar in de Buurt. De evaluatie vindt gedurende de gehele projectperiode plaats. Evaluatie vindt plaats onder de verschillende stakeholders van Voor Elkaar in de Buurt en met verschillende methodieken. Deze methodieken zijn als volgt:
5.1 Coördinated action checklist Voor Elkaar in de Buurt De projectgroep en het opbouwen van de infrastructuur kan geëvalueerd worden middels de ‘coördinated action checklist’ en de daaropvolgende discussie (Wagemakers, et al., 2010a) om de samenwerking binnen de groep te evalueren en te faciliteren. Dit kan halverwege het project plaats vinden, zodat informatie uit deze evaluatie ook gebruikt kan worden om de samenwerking binnen het project te verbeteren. Een handleiding over hoe deze checklist is te gebruiken is te vinden in bijlage 7, de checklist zelf is te vinden in bijlage 8 en het scoreformulier met daarin de uitleg hoe scores berekend moeten worden is te vinden in bijlage 9.
5.2 Logboek projectmedewerker Voor Elkaar in de Buurt Het proces van ‘initiatief tot aan activiteit’ binnen het programma Voor Elkaar in de Buurt wordt onder andere geëvalueerd onder de projectmedewerker zelf, doordat deze een logboek bijhoudt met daarin onder andere de afspraken met de initiatiefnemers van de activiteiten en de daaropvolgende acties. Een dergelijk logboek geeft ook een beeld over de activiteit en hoe deze activiteit wordt georganiseerd zodat deze aansluit op het begrip en de mogelijkheden van ouderen in zijn of haar omgeving. Daarnaast helpt een dergelijk logboek de projectmedewerker om zicht te houden op het proces. Een formulier om dit proces te monitoren is te vinden in bijlage 10.
5.3 Evaluatieformulier initiatiefnemer Het bereik van de georganiseerde activiteit en de succesvolle en verbeterbare punten van de activiteit en de werving voor de activiteit, wordt onder de initiatiefnemers geëvalueerd. Initiatiefnemers kunnen ook inzicht geven in de redenen waarom een activiteit al dan niet aansluit op het begrip, de mogelijkheden en de motivatie van ouderen om de activiteit te bezoeken. Tevens geeft deze evaluatie een beeld of er ouderen hebben deelgenomen aan de activiteit die normaal
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
18
gesproken niet deelnemen aan dergelijke activiteiten. Het programma Voor Elkaar in de Buurt wordt ook onder deze groep geëvalueerd. Dit kan gedaan worden met behulp van een vragenlijst die zowel mondeling door de projectmedewerker kan worden afgenomen, als ook schriftelijk door de initiatiefnemer kan worden ingevuld. Een vragenformulier die zowel mondeling kan worden afgenomen of schriftelijk door de initiatiefnemer kan worden ingevuld is te vinden in bijlage 11.
5.4 Gastenboek deelnemer De waardering van de activiteit door de deelnemers wordt inzichtelijk gemaakt middels een gastenboek onder de deelnemers. Dit gastenboek geeft ook inzicht in hoe deelnemers zijn bereikt, wat deelnemers goed vonden en of zij een volgende keer iets dergelijks zelf zouden willen organiseren. Dit gastenboek geeft een beeld van welke activiteiten, inclusief de werving, aansluiten bij het begrip, de mogelijkheden en de motivatie van ouderen in zijn of haar omgeving. Daarnaast kan het gastenboek ook een wervende werking hebben. Het is mogelijk om in het gastenboek te vragen aan deelnemers of zij wellicht ook iets voor iemand anders willen organiseren. Het is gebleken dat de meeste mensen het gastenboek inleveren wanneer dit direct ingevuld wordt nadat de activiteit is afgelopen en het formulier ook actief wordt ingenomen door de initiatiefnemer (en eventueel. projectmedewerker, wanneer deze aanwezig is bij de activiteit). Soms worden deze later nog toegestuurd. Een voorbeeld van een gastenboek is te vinden in bijlage 12. De informatie die deze verschillende vormen van evaluatie oplevert kan gebruikt worden bij de ondersteuning van nieuwe activiteiten die door sociaal actieve ouderen worden georganiseerd. Ook geeft deze informatie inzicht in hoe Voor Elkaar in de Buurt de praktische ondersteuning aan initiatiefnemers kan verbeteren. De beschreven evaluatieformulieren zijn ook digitaal beschikbaar op de website www.centrumgezondleven.nl en op de website www.ggdgelre-ijssel.nl.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
19
6. Literatuur Borglin G., Jakobsson U., Edberg A-K en Rahm Hallberg, I. (2006). Older people in Sweden with various degrees of present quality of life: their health, social support, everyday activities and sense of coherence. Health and Social Care in the Community, 14 (2) 136-146. Croezen, S., Haveman-Nies, A., Alvarado, V.J., van ‘t Veer, P. en de Groot, C.P.G.M. (2009). Characterization of different groups of elderly according to social engagement activity patterns. The Journal of Nutrition, Health and Ageing, 13 (9) 776-781. Forbes, D.A. (2001), Enhancing Mastery and Sense of Coherence: Health in older adults, Geriatric Nursing, 22 (1) 29-32. GGD Gelre-IJssel (2006). Ouderenmonitor. Apeldoorn: Kenniscentrum. Hansen-Kyle L. (2005), A concept Analysis of Healthy Ageing, Nursing Forum, 40 (2) 45-57. Lezwijn, J.; Beek, A. van; Zuidam, V. van; Seinstra, L.; Sahin, S. (2010b) Voor Elkaar in de Buurt: actieve buren voor gezond ouder worden. Tijdschrift voor Gezondheidswetenschappen 88 (3). - p. 94.Rotterdam : Nederlands Congres Volksgezondheid 2010. In Balans, preventie en zorg beter in balans, 2010-04-08/ 2010-04-09 Lezwijn, J., Naaldenberg, J., Wagemakers, A., van Beek, A. en Vaandrager, L. (2010a). De ontwikkeling van een lokale strategie voor gezond ouder worden ‘Voor Elkaar, in de Buurt’. In: 10e Nationaal Gerontologiecongres ‘Mythen, feiten en ontwikkelingen’, Ede, The Netherlands, 1 october 2010. Lezwijn, J., Naaldenberg J., Vaandrager, L. en van Woerkum C. (2011). The interactive use of multi-method and interdisciplinary evidence in the development and implementation of Neighbors Connected. Global Health promotion, accepted for publication Naaldenberg, J., Lezwijn J. en Vaandrager L. (2009). Gezond ouder worden. Verslag van interviews met ouderen in Epe, Berkelland en Zutphen. Wageningen: Wageningen Universiteit & Research Centrum, Sociale Wetenschappen, Gezondheid en Maatschappij. Wagemakers, A.; Koelen, M.A.; Lezwijn, J.; Vaandrager, L. (2010) Coordinated action checklist: a tool for partnerships to facilitate and evaluate community health promotion Global Health Promotion 17 (3). - p. 17 - 28. WHO (2002). Active Ageing; A Policy Framework. World Health Organisation (WHO), Copenhagen.
Handboek Voor Elkaar, in de Buurt
20
Lijst van Bijlagen 1. Voorbeeld persbericht 2. Informatiebrief voor ouderen 3. Informatiebrief voor intermediairen 4. Informatie website van intermediairen 5. Afwijzings –en goedkeuringsbrief 6. Verantwoording kosten initiatiefnemer 7. Handleiding Coördinated Action Checklist Voor Elkaar in de Buurt 8. Coördinated Action Checklist Voor Elkaar in de Buurt 9. Scoreformulier Coördinated Action Checklist 10. Logboek projectleider 11. Evaluatieformulier initiatiefnemer 12. Gastenboek deelnemer
Bijlage 1 Voorbeelden persbericht start en tijdens het project Voorbeeld 1: start project Steuntje in de rug oudere buurtbewoners ! en starten een nieuw project: ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ in . Actieve burgers, vrijwilligers en professionele organisaties worden gestimuleerd om een activiteit voor hun oudere buurtbewoner(s) op te zetten en te organiseren. Hiervoor kunnen zij een financiële bijdrage en/of praktische adviezen ontvangen. Activiteiten die bijvoorbeeld georganiseerd kunnen worden: • een gezamenlijk etentje organiseren onder leiding van een kok; • een fietsclubje oprichten om gezamenlijk te gaan fietsen; • een koffiemiddag in de buurt starten; • een ééndaagse workshop organiseren; • een stadswandeling onder leiding van een gids organiseren; De activiteit dient wel aan een aantal voorwaarden te voldoen. Zo moet de activiteit onder andere georganiseerd worden voor een oudere die wel een steuntje in de rug kan gebruiken. Daarnaast organiseert de initiatiefnemer zelf de activiteit en voert die uit. De te verstrekken subsidie bedraagt maximaal €500,- (niet mogelijk voor professionele organisaties). Dit bedrag moet besteed worden aan middelen en materialen. Meer informatie Voor vragen, de volledige voorwaarden en/of aanmelden van een activiteit kunt u contact opnemen met:
Voorbeeld 2: start project Accent op ouderen in < naam gemeente > Zo lang mogelijk zelfstandig wonen is een ideaal dat velen koesteren, maar het heeft ook een schaduwkant. Vereenzaming ligt op de loer en op dat punt is er sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. en geven met het project “Voor Elkaar, in de Buurt,’in een aanzet. Actieve wijkbewoners, maar ook professionele organisaties krijgen het verzoek na te denken over activiteiten waarmee ze iets voor ouderen kunnen betekenen. De bedenker van het idee voert het ook uit. Onder bepaalde voorwaarden (alleen voor particulieren) is er ook subsidie voor middelen en materialen beschikbaar. Tot een bedrag van maximaal 500 euro. Om de fantasie te prikkelen geeft de organisatie een paar suggesties. Het oprichten van een fietsclubje, het starten van een koffiemiddag in de buurt, het organiseren van een stadswandeling of ‘gewoon’ met een buurtgenoot die zelf niet zo mobiel is naar een concert of het theater gaan. ‘Info:
Bijlage 2 Voorbeeld wervingsbrief voor ouderen Onderwerp: Start nieuw project: 'Voor Elkaar, in de Buurt’ in de gemeente
Geachte bewoner, Graag brengen en u op de hoogte van de start van een nieuw project in de gemeente , namelijk ‘Voor Elkaar, in de Buurt’. ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ is een project voor actieve burgers, vrijwilligers en professionele organisaties die een (éénmalige) activiteit willen organiseren voor hun oudere buurtbewoner in de gemeente . De initiatiefnemer kan daarbij ondersteuning aanvragen in de vorm van praktische adviezen en/of een financiële bijdrage. In de folder ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ in de gemeente leest u meer over het project. Heeft u nog vragen of wilt u extra folders of meer informatie over het project ontvangen, dan kunt u contact opnemen met Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,
Bijlage 3: Informatiebrief voor intermediairen Onderwerp: Nieuw project: 'Voor Elkaar, in de Buurt' in de gemeente Geachte , Graag brengen en u op de hoogte van de start van een nieuw project in de gemeente , namelijk ‘Voor Elkaar, in de Buurt’. Met dit project stimuleren wij actieve burgers, vrijwilligers en professionele organisaties om een activiteit voor hun oudere buurtbewoner in de gemeente te ontwikkelen en te organiseren. De initiatiefnemer krijgt daarbij ondersteuning in de vorm van praktische adviezen en/of een financiële bijdrage. Activiteiten die bijvoorbeeld georganiseerd kunnen worden zijn: een gezamenlijk etentje onder leiding van een kok, een fietsclubje oprichten om gezamenlijk te gaan fietsen, een koffiemiddag in de buurt starten, een ééndaagse workshop organiseren, een stadswandeling onder leiding van een gids organiseren of met de buurvrouw die niet zo goed ter been is naar een theatervoorstelling gaan. Achtergrond project Uitgangspunten die ten grondslag liggen aan ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ zijn voortgekomen uit diverse onderzoeken van de Academische werkplaats AGORA. Deze uitgangspunten zijn: • een positieve insteek; • gezondheid als onderdeel van het dagelijks leven; • ouderen uitdagen en betrekken; • versterken van wat er al is; • aandacht voor sociale contacten; • nadruk op de buurt en beter bereiken van groepen ouderen die moeilijk bereikbaar zijn. Met dit project willen we de maatschappelijke participatie van ouderen in de gemeente behouden en bevorderen. Wat vragen wij van u? Om het project onder de aandacht van de doelgroep te brengen vragen wij u de bijgesloten folders te verspreiden onder uw cliënten. Mocht u extra exemplaren van de folder willen of ruimte hebben om een poster op te hangen dan horen wij dat graag. Tevens kunnen wij het project komen toelichten tijdens een bijeenkomst. Heeft u nog vragen, of wilt u meer informatie over het project, dan kunt u contact opnemen met Alvast hartelijk dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groet,
Bijlage 4: Informatie website intermediairen Voor intermediairen Voor Elkaar, in de Buurt in ‘Voor Elkaar, in de Buurt’is een project van en vormt in de gemeente een onderdeel van het programma . Actieve burgers, vrijwilligers en professionele organisaties worden gestimuleerd om een activiteit voor hun oudere buurtbewoner uit de gemeente te organiseren. De initiatiefnemer kan een financiële bijdrage van maximaal €500,- (niet mogelijk voor professionele organisaties) voor materiële zaken ontvangen, maar ook ondersteund worden met praktische adviezen. De activiteit dient wel aan een aantal voorwaarden te voldoen. Uitgangspunten die ten grondslag liggen aan ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ zijn voortgekomen uit diverse onderzoeken van de Academische werkplaats AGORA. Deze uitgangspunten zijn: • een positieve insteek; • gezondheid als onderdeel van het dagelijks leven; • ouderen uitdagen en betrekken; • versterken van wat er al is; • aandacht voor sociale contacten; • nadruk op de buurt en beter bereiken van groepen ouderen die moeilijk bereikbaar zijn. Met ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ willen we de maatschappelijke participatie van ouderen behouden en bevorderen. Binnen dit project wordt intensief samengewerkt met lokale partners, namelijk met . Het project wordt gefinancierd door . Meer informatie Heeft u nog vragen, of wilt u meer informatie over het project, dan kunt u contact opnemen met Meer informatie over ‘Voor Elkaar, in de Buurt’ is ook te lezen in de folder: • Folder
Voor doelgroep van intermediairen Voor Elkaar, in de Buurt: €500,- voor een goed initiatief is een nieuw project gestart in de gemeente : 'Voor Elkaar, in de Buurt’. Met dit project stimuleren wij actieve burgers, vrijwilligers, en professionele organisaties om een activiteit voor hun oudere buurtbewoner op te zetten en te organiseren. De initiatiefnemer krijgt daarbij ondersteuning in de vorm van praktische adviezen en/of een financiële bijdrage (maximaal €500,-). Activiteiten die bijvoorbeeld georganiseerd kunnen worden zijn: • een gezamenlijk etentje organiseren onder leiding van een kok; • een fietsclubje oprichten om gezamenlijk te gaan fietsen; • een koffiemiddag in de buurt starten; • een ééndaagse workshop organiseren; • een uitje met de buurvrouw/buurman die niet zo goed ter been is naar een concert of theatervoorstelling organiseren; • een stadswandeling onder leiding van een gids organiseren. De activiteit dient wel aan een aantal voorwaarden te voldoen. Meer informatie hierover kunt u lezen in de folder. Voor vragen en/of aanmelden van een activiteit kunt u contact opnemen met
Geachte , Uw aanvraag voor de hebben wij helaas niet kunnen honoreren. Wij hebben u hiervan telefonisch op de hoogte gebracht. Tijdens het telefoongesprek hebben wij aangegeven dat wij u geen financiële ondersteuning kunnen bieden, omdat . Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u nog vragen dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Met vriendelijke groet,
Goedkeuringsbrief Onderwerp:
Goedkeuring initiatief
Geachte , Uw aanvraag voor de hebben wij met veel enthousiasme ontvangen. U krijgt van ons begeleiding om . De begeleiding bestaat uit praktische ondersteuning en een financiële ondersteuning voor . Het volgende bedrag wordt door voor overgemaakt op rekeningnummer , ten name van (te <woonplaats>) en is bestemd voor : €. U ontvangt hierbij tevens informatie over de algemene regels, een overzicht van onze contactgegevens en een schema om uw kosten te verantwoorden. Graag ontvangen wij na afloop alle kwitanties van de gemaakte kosten. Heeft u nog vragen? Belt u ons gerust. Met vriendelijke groet, Bijlagen Algemene regels Contactgegevens Schema verantwoording kosten
Bijlage 7: Korte handleiding Coördinated Action Checklist De ‘Coördinated action checklist’ (Wagemakers, et al. 2010) evalueert, monitort, faciliteert en stimuleert de (voortgang) van samenwerkingsverbanden op het terrein van gezondheidsbevordering. In dit geval gaat het om de samenwerking in een projectgroep ‘Voor Elkaar in de Buurt’. Met behulp van de checklist beoordelen de deelnemers van de projectgroep de samenwerking binnen de projectgroep aan de hand van verschillende dimensies van samenwerking, namelijk (zie bijlage xx ): • Algemeen (1 item) • Geschiktheid van de partners (7 items) • Taakdimensie (4 items) • Relatiedimensie (5 items) • Groeidimensie (4 items) • Profileringsdimensie (4 items) In het bijgevoegde scoreformulier (bijlage xxx) vind u de scores die per antwoorditem (helemaal mee oneens – helemaal mee eens) gescoord kunnen worden. Ook is in deze bijlage opgenomen hoe deze totaalscores berekend kunnen worden. U kunt deze bijlage downloaden van de website www.loketgezondleven.nl en de website www.ggdgelre-ijssel.nl, zodat u uw eigen scores in dit formulier in kunt vullen. In bijlage 8 vind u de ‘Coördinated action checklist Voor Elkaar in de Buurt’, zoals u die kunt laten invullen door de projectgroep Voor Elkaar in de Buurt in uw gemeente. Deze ‘coördinated action checklist’ is te downloaden van de website van het Centrum Gezond Leven (www.loketgezondleven.nl) en de website van de GGD Gelre-IJssel (www.ggdgelre-ijssel.nl) en de vragen zijn aan te passen aan uw project. U kunt de checklist in combinatie met andere methoden gebruiken om meer en volledige gegevens te krijgen over uw samenwerkingsverband. Op individueel niveau kan de checklist bijvoorbeeld naast een interview gebruikt worden. In een groepsbijeenkomst kan de checklist als aanzet voor discussie gebruikt worden om uit te zoeken waarom mensen hoog of laag scoren op de items van de checklist. Voor het gebruik van de coördinated action checklist kan gebruik worden gemaakt van de volgende punten: 1. Vraag mensen die de checklist invullen dit naar eigen inzicht te doen. Dit neemt 5-10 minuten in beslag. 2. Houdt er rekening mee dat sommige items vragen oproepen. Ga hier tijdens het invullen van de checklist niet op in, zodat eerst de hele checklist ingevuld kan worden. 3. Houdt er rekening mee dat niet alle betrokkenen op alle items een antwoord (kunnen) weten. 4. Vraag de checklisten terug in verband met het berekenen van de scores. 5. Scores kunnen per item uitgerekend worden en per dimensie. Het berekenen van de scores op de dimensies laat zien op welke dimensies de samenwerking goed verloopt en op welke minder goed. 6. Items die met ‘helemaal mee eens’ of ‘mee eens’ zijn beantwoord kunnen gezien worden als successen en eventueel op een ‘successen-flap’ gezet worden. Items waarop met ‘helemaal mee oneens ’ of ‘mee oneens’ is geantwoord zijn te beschouwen als verbeterpunten en kunnen op de ‘verbeterpunten-flap’ gezet worden. 7. Succespunten en verbeterpunten kunnen geprioriteerd worden (met stickers). Vervolgens kan besproken worden of en hoe deze punten opgepakt worden. 8. Het kan zijn dat de spreiding van de antwoorden gering is en de ‘niet mee eens, niet mee oneens’, ‘mee eens’ en ‘helemaal mee eens’ het vaakst
worden ingevuld. Dit zal met name zo zijn wanneer de samenwerking goed verloopt. Indien slechts door sommige personen iets heel anders wordt ingevuld geeft dit interessante aanknopingspunten voor discussie. 9. De scores op zichzelf zeggen niet zoveel, wel de reden waarom mensen scoren. 10. Het is belangrijk om mensen te stimuleren hun scores én hun redenen voor bepaalde scores in de discussie te verwoorden. Dit betekent goed doorvragen naar het waarom, opdat naar aanleiding daarvan ook discussie en actie ondernomen kan worden. Een goede ruimtelijke setting kan daarbij een bevorderende rol spelen (goed oogcontact hebben met iedereen), maar ook het bewustzijn van de mogelijkheid dat sommige leden wellicht minder assertief zijn. 11. De checklist kan na enige tijd opnieuw ingezet worden om verandering in de voortgang van de samenwerking zichtbaar te maken en/of vergelijking met andere samenwerkingsverbanden mogelijk te maken. Een verslag van de discussie met daarin de scores, de succespunten, verbeterpunten en de actiepunten per dimensie draagt bij aan het monitoren van het proces en aan het faciliteren van de samenwerking. Bron: Wagemakers, A.; Koelen, M.A.; Lezwijn, J.; Vaandrager, L. (2010) Coordinated action checklist: a tool for partnerships to facilitate and evaluate community health promotion Global Health Promotion 17 (3). - p. 17 - 28.
Bijlage 8: Checklist Voor Elkaar in de Buurt, dec 2010
De antwoorden worden anoniem verwerkt. Helemaal Mee mee oneens oneens
1 Voor Elkaar in de Buurt is een aanwinst voor organisaties en ouderen in gemeente xxx. 2 Om het doel bevorderen van sociale participatie onder ouderen in gemeente xxx te bereiken zijn de juiste mensen/organisaties betrokken bij Voor Elkaar in de Buurt . 3 Goede samenwerking binnen het project Voor Elkaar in de Buurt staat of valt met de gelijkwaardigheid van de samenwerkingspartners. 4 De inbreng van de verschillende betrokkenen van de projectgroep is naar volle tevredenheid. 5 Ik heb er vanuit mijn functie/organisatie direct belang bij betrokken te zijn/te werken aan het project Voor Elkaar in de Buurt 6 Ik ben in staat mij voldoende in te zetten (tijd, middelen) voor het project Voor Elkaar in de Buurt 7 Ik voel mij betrokken bij het project Voor Elkaar in de Buurt.
Niet mee eens, niet mee oneens
Mee eens
Helemaal mee eens
Mee Helemaal mee oneens oneens
8 Ik kan een deskundige bijdrage leveren aan het project Voor Elkaar in de Buurt. 9 Er is overeenstemming in de projectgroep over het doel, de planning, de (PR)activiteiten en de voorwaarden voor activiteiten die binnen Voor Elkaar in de Buurt worden georganiseerd. 10 Het project Voor Elkaar in de Buurt boekt tussentijds (kleine) successen. 11 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt functioneert goed (werkstructuur, werkmethode). 12 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt evalueert tussentijds de voortgang en voert zonodig bijsturingen door. 13 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt zijn open in hun communicatie. 12 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt werken constructief samen en weten elkaar te vinden als er iets gebeuren moet. 15 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt zijn bereid tot het sluiten van compromissen.
Niet mee eens, niet mee oneens
Mee eens
Helemaal mee eens
Mee Helemaal mee oneens oneens
16 Binnen het project Voor Elkaar in de Buurt wordt constructief omgegaan met conflicten. 17 De betrokkenen van het project Voor Elkaar in de Buurt voeren besluiten en acties loyaal uit. 18 Ik creëer goodwill en betrokkenheid voor het project Voor Elkaar in de Buurt binnen mijn eigen organisatie/afdeling. 19 Er is een goede terugkoppeling vanuit het project Voor Elkaar in de Buurt naar de coördinerende ambtenaren en het lokaal beleid. 20
De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt is bereid in de loop van de tijd andere/nieuwe partners op te nemen.
21 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt slaagt erin anderen/andere organisaties te mobiliseren voor haar acties. 22 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt onderhoudt nauwkeurig haar externe relaties. 23 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt wordt door externe samenwerkingspartners als een betrouwbare en legitieme actor gezien.
Niet mee eens, niet mee oneens
Mee eens
Helemaal mee eens
24 Het project Voor Elkaar in de Buurt heeft een goed imago in gemeente xxx. 25 De projectgroep draagt zorg voor continuering na afloop van de projectperiode
Hartelijk dank voor het invullen!
Bijlage 9: Scoreformulier Coördinated Action Checklist’ Voor Elkaar in de Buurt’ Helemaal mee oneens
Mee oneens (25)
(0)
Niet mee eens, niet mee oneens
Mee eens
Helemaal mee eens
(75)
(100)
Totaalscore
Clusterscore
(gemiddeld)
(50)
XX
Algemeen
Gemiddelde score per cluster =(totaal aantal punten per cluster : aantal items per cluster) 1 Het project Voor Elkaar in de Buurt is een aanwinst voor organisaties en ouderen in gemeente xxx.
(Aantal pers die dit item scoort)
-
-
-
X (Gemiddelde score per vraag =(totaal aantal punten voor deze vraag : aantal personen))
XX Geschiktheid partners 2 Om het doel t bevorderen van sociale participatie onder ouderen in gemeente xxx te bereiken zijn de juiste mensen/organisaties betrokken bij het project Voor Elkaar in de Buurt.
X -
-
-
-
-
3 Goede samenwerking binnen het project ‘Voor Elkaar in de Buurt’ staat of valt met de gelijkwaardigheid van de samenwerkingspartners.
-
-
-
-
-
4 De inbreng van de verschillende betrokkenen van de projectgroep is naar volle tevredenheid.
-
-
-
-
-
X
X
5 Ik heb er vanuit mijn functie/organisatie direct belang bij betrokken te zijn/te werken aan het project Voor Elkaar in de Buurt.
-
-
-
-
-
6 Ik ben in staat mij voldoende in te zetten (tijd, middelen) voor het project Voor Elkaar in de Buurt
-
-
-
-
-
X
X
7 Ik voel mij betrokken bij het project Voor Elkaar in de Buurt.
-
-
-
-
-
8 Ik kan een deskundige bijdrage leveren aan het project Voor Elkaar in de Buurt.
-
-
-
-
-
X X
XX
Taakdimensie 9 Er is overeenstemming onder betrokkenen over het doel, de planning , de (PR) activiteiten en de voorwaarden waaronder activiteiten die binnen het project Voor Elkaar in de Buurt worden georganiseerd.
X -
-
-
-
-
10 Het project Voor Elkaar in de Buurt boekt tussentijds (kleine) successen.
-
-
-
-
-
11 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt functioneert goed (werkstructuur, werkmethode).
-
-
-
-
-
12 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt evalueert tussentijds de voortgang en voert zonodig bijsturingen door.
X
X
X -
-
-
-
-
XX
Relatiedimensie 13 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt zijn open in hun communicatie.
X -
-
-
-
-
14 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt werken constructief samen en weten elkaar te vinden als er iets gebeuren moet.
-
-
-
-
-
15 De betrokkenen binnen het project Voor Elkaar in de Buurt zijn bereid tot het sluiten van compromissen.
-
-
-
-
-
16 Binnen het project Voor Elkaar in de Buurt wordt constructief omgegaan met conflicten.
-
-
-
-
-
17 De betrokkenen van het project Voor Elkaar in de Buurt voeren besluiten en acties loyaal uit.
-
-
-
-
-
X
X
X
X
XX
Groeidimensie 18 Ik creëer goodwill en betrokkenheid voor het project Voor Elkaar in de Buurt binnen mijn eigen organisatie/afdeling.
X -
-
-
-
-
19 Er is een goede terugkoppeling vanuit het project Voor Elkaar in de Buurt naar de coördinerende ambtenaren en het lokaal beleid. 20
De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt is bereid in de loop van de tijd andere/nieuwe partners op te nemen.
21 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt slaagt erin anderen/andere organisaties te mobiliseren voor haar acties.
X -
-
-
-
-
X -
-
-
-
-
X -
-
-
-
-
XX
Profilering werkgroep 22 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt onderhoudt nauwkeurig haar externe relaties.
X -
-
-
-
-
23 De projectgroep Voor Elkaar in de Buurt wordt door externe samenwerkingspartners als een betrouwbare en legitieme actor gezien.
-
-
-
-
-
24 Het project Voor Elkaar in de Buurt heeft een goed imago in de gemeente xxx.
-
-
-
-
-
X
X
25 De projectgroep draagt zorg voor continuering na afloop van de projectperiode
X -
-
-
-
Hartelijk dank voor het invullen!
-
Bijlage 10 Logboek projectmedewerker Datum aanvraag Persoonsgegevens initiatiefnemer Naam contactpersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer E-mailadres Rekeningnummer Ten name van Naam organisatie Beschrijving activiteit Wat wilt u gaan organiseren? Voor wie wilt u dit organiseren? Is het een bestaande of geheel nieuwe activiteit? Hoe gaat u de deelnemer(s) benaderen? Wanneer verwacht u dat de activiteit zal starten? Wat is de gewenste locatie? Begeleiding Aanvraag financiële bijdrage: Gebruiken voor: Praktische ondersteuning krijgen bij: Bijzonderheden/opmerkingen:
1e oriënterende telefoongesprek: Geattendeerd op Voor Elkaar in de buurt door:
Stand van zaken
Bijlage 11 Evaluatieformulier initiatiefnemer 1. Welke activiteit heeft u georganiseerd?
2. Hoeveel deelnemers waren aanwezig?
En van hoeveel deelnemers weet u of verwacht u dat dit mensen zijn die normaal gesproken niet aan dergelijke activiteiten meedoen?
3. Wat was het grootste succes van de activiteit?
4. Wat ging goed en waarom? Met betrekking tot de activiteit?
Met betrekking tot de werving van deelnemers?
5. Wat kon beter en waarom? Met betrekking tot de activiteit?
Met betrekking tot de werving van de deelnemers?
6. Hoe heeft u de ondersteuning vanuit Voor Elkaar in de Buurt ervaren? Wat heeft u als prettig ervaren?
Wat heeft u als minder prettig ervaren?
7. Zou u, na deze ervaring, nog een keertje een activiteit voor uw ouderen buurman of buurvrouw willen organiseren? Zo ja, waarom
Zo nee, waarom niet
Heeft u al een idee?
Heeft u al een idee hoe u de werving van deelnemers op gaat pakken?
cijfer over verloop van de activiteit 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 cijfer over aantal mensen dat mee doet 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 cijfer over Voor Elkaar in de Buurt 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 Naam
:
Adres + postcode
:
Plaats
:
Geboortejaar
:
Bijlage 12: Gastenboek deelnemer Dit vond ik goed aan de activiteit: … … Wie of wat heeft u over de streep getrokken om mee te doen aan deze activiteit? … …
Ik geef de georganiseerde activiteit het volgende cijfer (omcirkel het voor u juiste cijfer):
1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 - 10
Hoe bent u in aanraking gekomen met deze activiteit? (bv. kennis, krant, buren,
Mogen wij nog eens contact met u opnemen?
etc) Naam: Dhr. / Mw. …
Adres:
…
Postcode: Plaats
…
Telefoon:
Als er weer iets dergelijks georganiseerd wordt, dan kom ik weer!! □
e-mail: Geboortejaar:
Zeker wel, want…………………… ………………………………………
□
Zeker niet, want…………………… ………………………………………
□
Weet niet, want……………………. ………………………………………
Ik voel mijzelf:
1
2
Heel ongezond
3
4
5
Heel gezond
Voor vragen, suggesties of meer informatie kunt u contact opnemen met:
