Handboek strategisch beleid 2009 – 2014 Asian Foundation
De toekomst in zicht – het begin De Nederlandse overheid en de gemiddelde Nederlandse gever verwachten tegenwoordig meer transparantie van goede doelen organisaties. Nederlanders zijn nog steeds de gulste gevers, maar meer en meer gevers verwachten van het goede doel dat zij steunen dat zij kunnen aantonen betrouwbaar te zijn, ze willen weten wat er precies met het geld dat zij doneren gebeurt. Asian Foundation heeft tot nu toe nog geen gehoor gegeven aan deze vraag, potentiële gevers weten nog niet precies wat Asian Foundation nastreeft. De stichting beschikte tot voor kort ook nog niet over een gezamenlijke visie en de doelen die nagestreefd werden waren nog niet duidelijk. AF reageerde daarom nog ad hoc op situaties die zich voordeden en zo bepaalde de omgeving het werk dat AF deed: AF stond zelf niet aan het roer. AF heeft aangegeven het moeilijk te hebben gekregen in de omgang met de hoge inflatie en een steeds strenger wordende wetgeving in Mongolië van de afgelopen jaren. De stichting wilde de afgelopen jaren graag groeien en meer kinderen helpen, maar dit is nog niet gelukt. Corrie Vreugdenhil, initiatiefnemer van Asian Foundation en tevens directeur van MCF, vanaf nu genoemd de uitvoerende organisatie, hoopt bovendien binnen enkele jaren een opvolger te vinden, maar tegelijkertijd hoopt zij dat deze opvolger in haar voetsporen het werk voortzet. Al met al was het ook voor Asian Foundation zelf prettig op schrift te hebben wie de stichting is, wie zij wil zijn en wat zij als geheel nastreeft. Om dan ook gezamenlijk een gelijk doel na te streven is allereerst kennis van zaken, oftewel professionaliteit, nodig: kennis over de organisatie intern, de omgevingsfactoren waar AF zo goed mogelijk mee om zal moeten gaan en zo op de hoogte blijven van de stand van zaken en de mogelijkheden die AF heeft. Bovendien is overzicht nodig om er zeker van te kunnen zijn dat iedereen dezelfde kant op kijkt. Zodat AF deze kennis in huis kan halen en dus professioneler wordt is het strategisch beleidsplan opgesteld. Dit geeft gehoor aan de vraag om transparantie, zet AF achter het roer en brengt duidelijkheid over waar AF als geheel naar toe wil. Maar enkel het strategisch beleidsplan in bezit hebben is nog niet voldoende, er zullen stappen ondernomen moeten worden om de doelen voor ogen te bereiken en resultaten te verbeteren. Dit handboek zal hier invulling aan geven met uitgeschreven stappen voor iedere partij die hierbij betrokken is. Tenslotte zal dit handboek worden afgesloten met een tabel waarin de strategie in het kort beschreven staat. Deze tabel, het masterplan, is opgesteld aan de hand van vergaarde informatie uit de input van het bestuur (m.b.t. de missie en de visie van AF), meerdere gesprekken met de directeur van Asian Foundation en meerdere uitgevoerde analyses . Het nut van dit masterplan, tevens de basis van de strategie, is niet enkel inzicht ge ven in de strategie, maar ook hoe het behalen van doelen kan worden aangetoond.
Een interne organisatieanalyse (a.d.h.v. de managementbouwstenen van the Art of Management), een omgevingsanalyse (a.d.h.v. de DESTEP-methode), een cultuuranalyse (a.d.h.v. Hofstede’s cultural dimensions) en een analyse waarin de sterkten, zwaktes, kansen en bedreigingen van de stichting naar voren komen (door een confrontatiematrix van de SWOT-analyse)
De toekomst tegemoet – de strategie uitvoeren Na de strategie te hebben bepaald zal duidelijk moeten zijn wie wat precies zal moeten doen om de doelen te realiseren: hoe gaan wij de gekozen toekomst tegemoet? Duidelijk moet worden wat het effect van de strategie zal zijn op de verschillende facetten van de organisatie. Daarom is dit handboek opgesteld, als advies om hier invulling aan te geven. Het bestuur zal de volgende zaken binnen de aangegeven tijd uitvoeren: Juli 2009 – December 2009: Ieder bestuurslid zal het strategisch beleidsplan helder krijgen voor zichzelf door na de overhandiging van het beleidsplan en het handboek deze documenten door te nemen. Tijdens de hierop volgende bestuursvergadering zullen de stukken, eventuele op- of aanmerkingen en vragen besproken worden. Hierna zullen waar nodig aanpassingen gemaakt worden in het plan en/of het handboek. Deze aanpassingen zullen tijdens de eerstvolgende vergadering nogmaals vastgesteld worden en ieder bestuurslid zal een definitieve versie van de stukken ontvangen. Augustus 2009 – December 2009: Het bestuur zal de internetsite met de hulp van een of enkele buitenstaander(s) vernieuwen. De site zal overzichtelijk en up-to-date worden en meer inhoudelijke informatie gaan bevatten. Ook zal alle informatie op de site correct vermeld staan. Het strategisch beleidsplan (of in de komende jaren het meest recente jaarverslag) en het officiële financiële jaarverslag van 2008 (of in de toekomst het meest recente financiële jaarverslag ) zullen ook op de site worden gezet. Voor het eerste half jaar dat de site vernieuwd is (januari – juni 2010) zal de mededeling van meer transparantie en de vernieuwing van de site op de homepage worden gezet en in de eerste twee nieuwsbrieven van 2010 worden vermeld. De site zal tevens voorzien worden van een telefoonnummer en/of e-mailadres of contactformulier waar mensen met eventuele vragen, opmerkingen of klachten terecht kunnen. De secretaresse zal vanaf januari 2010 eventuele vragen, opmerkingen of klachten vastleggen en verwerken, waar nodig in overleg met andere bestuursleden. Oktober 2009 – Maart 2010: Het bestuur zal binnen 3 maanden een overzicht opstellen met daarin de bestuurstaken die reeds uitgevoerd worden, de taken die benodigd zijn uit te voeren (ook bij uitvoering van de strategie als beschreven in dit handboek) en de taken die nog niet uitgevoerd worden. Ook zullen de bestuursleden het binnen deze periode gezamenlijk eens worden over een definitief overzicht. In de volgende 3 maanden zal het bestuur taak- en functieomschrijvingen van de verschillende bestuursleden (waaronder de directeur van de uitvoerende organisatie) opmaken, waarin per functie de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en eventuele vereisten in houding en gedrag zijn opgenomen. Ook hierover zullen de bestuursleden een overeenstemming realiseren. Het is belangrijk dat een of twee personen worden aangesteld deze stukken op te maken, zodat de overige bestuursleden zich terwijl op andere taken kunnen richten. Onder de hiervoor genoemde verantwoordelijkheden vallen bovendien verantwoordelijkheden om de communicatie zo goed mogelijk te houden, onderling en met de uitvoerende organisatie. Zo kan er een contactpersoon aangesteld worden dat bijvoorbeeld dagelijks bereikbaar is voor de directeur van de uitvoerende organisatie, die tevens contact met anderen opneemt als dat nodig is / wanneer de uiterlijke reactietijd is. Hier kan het bestuur haar eigen regels in vastleggen. Ook is het belangrijk de taak op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in de Mongoolse en Nederlandse omgeving, te denken aan politieke, economisch of maatschappelijke veranderingen, op te nemen in de taak- en functieomschrijving van een of meerdere bestuursleden.
In de financiële jaarverslagen vanaf 2011 zullen balansen van het afgelopen jaar en begrotingen voor het komende jaar zijn opgemaakt van AF (het bestuur) en MCF (de uitvoerende organisatie). Deze informatie is nodig om de betrouwbaarheid van AF,ook in Mongolië, aantoonbaar te maken.
April 2010 – December 2010: Waar taken en verantwoordelijkheden blijven liggen is het belangrijk dat mensen gezocht en binnengehaald worden die het bestuur hierin kunnen bijstaan. Te denken is aan de taken meer financiële middelen te genereren door subsidies te verzorgen of promotieactiviteiten te organiseren. Of aan het opmaken van de algemene jaarverslagen en de naleving van organisatiedoelen en pedagogische doelen waarborgen. Deze mensen kunnen gezocht worden door op regelmatige basis rond te vragen in eigen kennissenkringen en kerken. Bovendien kan de komende jaren gezocht worden naar een geschikte opvolger van de huidige directeur van de uitvoerende organisatie die dezelfde missie en visie uit zal dragen en gelijke doelen na zal streven. Het bestuur kan zichzelf ten doel stellen in de opkomende jaarverslagen een opvolger te vinden en in te werken, zodat binnen 5 jaar een opvolger de plaats in kan nemen van de directeur zoals gewenst. Januari 2010 – December 2010: Ook in deze periode zal alvast aandacht worden besteed aan het organiseren van sponsoracties en promotieactiviteiten om de vaste maandelijkse inkomsten te verhogen en met name om uitbreiding te realiseren en zo het reeds ingezamelde geld voor dit doeleinde te kunnen investeren. De activiteiten die hiervoor plaatsvinden zullen worden geëvalueerd om hiervan te kunnen leren voor de volgende promotieactiviteiten. Oktober 2010 – December 2010: Het eerste jaarverslag zal worden opgesteld, waarin de doelen en strategie uit het strategisch beleidsplan wordt geëvalueerd en waarin een jaarplan zal worden opgemaakt voor 2011 om verder bij te dragen aan het nastreven van deze doelen. Januari 2011 – December 2011: Om binnen een gewenste periode subsidies binnen te halen zal het bestuur hier een activiteitenplan met einddata voor opstellen. Dit zal voor het jaar 2011 gebeuren. Indien het mogelijk is voor de bestuursleden hier eerder aan te beginnen, zonder daarbij overige taken te laten vallen, zal hier eerder mee van start worden gegaan. Januari 2011 – December 2013: Nu te beschikken over de nodige mensen voor de taken die het bestuur zal uitvoeren, zal het bestuur de strategische doelen nastreven door een regelmaat op te bouwen in de volgende activiteiten. Door deze activiteiten uit te voeren zullen zich waarschijnlijk nieuwe deeldoelen voordoen of wijzigingen plaatsvinden in de uitvoering van de strategie. Bijsturing van de strategie kan daarom nodig zijn. Het bestuur is als geheel eindverantwoordelijke voor de naleving van de strategische doelen (en daarmee ook het overleggen met de directeur van de uitvoerende organisatie over haar taken voor de komende periode), het eventueel bijstellen van strategis che doelen en het evalueren van de naleving van deze doelen en hiervoor uitgevoerde activiteiten. Het bestuur zal op de hoogte blijven van omgevingsfactoren die op de organisatie van invloed kunnen zijn, in Mongolië en in Nederland, om zo goed mogelijk op haar omgevingen in te kunnen spelen. De directeur van de uitvoerende organisatie kan hiervoor het bestuur goed op de hoogte houden over de Mongoolse politieke, economische en maatschappelijke situatie. De bestuursleden zullen onderling elkaar tevens informeren over opgedane kennis. Het bestuur zal jaarlijks de uitvoerende organisatie evalueren met behulp van de input van het bestuurslid dat tevens fungeert als directeur omtrent al dan niet behaalde doelen en uitgevoerde activiteiten om deze doelen te behalen. Het bestuur zal aan het einde van ieder jaar een jaarverslag opmaken waarin de resultaten van de organisatie van het afgelopen jaar en duidelijke doelen en plannen voor het aankomende jaar staan vermeld, en deze, al dan niet gecensureerd, op de website zetten. Het bestuur zal financiële jaarverslagen blijvend door een gecertificeerde accountant laten opmaken. AF zal bovendien ieder jaar een losstaand financieel jaarverslag opmaken waarin meer informatie is opgenomen van tevens de uitvoerende organisatie (balans en begroting voor AF, het bestuur, en AF, de uitvoerende organisatie MCF) en zal dit financieel jaar verslag jaar lijks op de website zetten.
Tijdens de bestuursvergaderingen vindt het delen van kennis en informatie plaats en worden de volgende onderwerpen besproken: o De vorige notulen en actielijst o Belangrijke binnengekomen vragen, verzoeken en klachten bij het secretariaat o De voortgang binnen de uitvoerende organisatie en het behalen van (pedagogische) doelen* o Opgedane kennis delen o Eventuele belangrijke beslissingen nemen o De voortgang in het behalen van strategis che doelen o Evaluatie van eventuele projecten of acties o De ontwikkeling van de bestuursfuncties en de uitvoering van de bestuurstaken Bij het bespreken van de taak- en functie-uitvoeringen zullen bestuursleden elkaar kunnen complimenteren en ook kunnen aanspreken op deze uitvoering om verbetering van deze werkzaamheden te kunnen realiseren. Zodat deze onderwerpen voldoende aandacht ontvangen zullen vanaf 2011 iedere 6-8 weken bestuursvergaderingen plaats vinden. Tijdens de bestuursvergaderingen zullen notulen opgemaakt worden. De uitgewerkte notulen en een bijbehorende actielijst met einddata zullen binnen een periode van 2 weken na de vergadering worden rondgestuurd naar de bestuursleden en tevens digitaal worden opgeslagen. Het bestuur is ervoor verantwoordelijk dat jaarlijks meerdere sponsoracties en promotieactiviteiten worden georganiseerd en netwerkactiviteiten worden ondernomen, zodat binnen enkele jaren 67% van de vaste uitgaven kan worden gedekt met vaste inkomsten en voldoende giften binnen kunnen worden gehaald om de resterende vaste kosten te overbruggen en om doelen te realiseren. Het bestuur zal daarom ook in de jaarverslagen zichzelf ten doel stellen hoeveel personen zij dat jaar wenst te bereiken met deze sponsoracties en promotieactiviteiten en het percentage waarin zij hun vaste inkomsten hopen te verhogen. Ook zal ieder jaar een promotieplan worden opgemaakt waarin de wijze waarop zij dit percentage willen verhogen wordt beschreven en dit plan zal worden voorzien van een begroting van de promotiekosten. Aan het einde van het jaar zullen doelen en activiteiten omtrent dit onderwerp geëvalueerd worden. Het bestuur zal uitgevoerde projecten, zoals promotieactiviteiten, evalueren om hiervan te leren. Het bestuur zal bewijslast voor het behalen van doelen, zoals beschreven staat in het strategisch beleidsplan, bewaren. De penningmeester blijft, ook in 2009 en 2010, verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de financiële administratie en de volledigheid van financiële gegevens over inkomsten, uitgaven in Nederland en overschrijvingen naar Mongolië. Ook het contact over de financiën met de uitvoerende organisatie zal rechtstreeks met de accountant blijven plaatsvinden, met een cc-tje aan de directeur van de uitvoerende organisatie gericht, zodat zij op de hoogte blijft van de financiële situatie. Vragen, opmerkingen en klachten die binnenkomen bij het secretariaat zullen worden vastgelegd en verwerkt. Het correct uitvoeren hiervan is een taak die zal worden opgenomen in de taak- en functieomschrijving van de bestuursleden die deze taak zijn gegeven. De voorzitter blijft verantwoordelijk voor het aansturen van de overige bestuursleden en het coördineren van het geheel.
Met een zekere regelmaat bespreken i.v.t. andere punten welke bij iedere vergadering besproken zullen worden
De directeur van de uitvoerende organisatie zal de volgende zaken binnen de aangegeven tijd uitvoeren: Juli 2009 – September 2009: De directeur zal de strategie eigen maken door het beleidsplan en het handboek door te nemen en eventuele vragen of opmerkingen aan het bestuur en/of degene die het beleidsplan en handboek heeft opgesteld te richten. Dit zal gebeuren voordat de vergadering plaatsvindt, waarin ook de overige bestuursleden hun vragen zullen stellen en op- of aanmerkingen zullen delen met elkaar. Ook zij zal een definitieve versie van het beleidsplan dat opgesteld wordt n.a.v. deze op- en aanmerkingen ontvangen voor 2010. Oktober 2009 – December 2009: De directeur zal in het kort het strategisch beleidsplan, (inhoud, reden, mogelijkheden die het biedt) uitleggen aan de medewerkers binnen de uitvoerende organisatie. Ook zal zij er voor zorgdragen dat zij bekend zijn met de missie, de visie en de doelen van de organisatie en dat zij weten waarom dezen belangrijk zijn om na te streven. Om dat te realiseren zou zij de missie, visie, doelen en het effect hiervan op de organisatie van de strategie herhaaldelijk kunnen bespreken tijdens werkbesprekingen, tot aan 2010 zeer regelmatig (bijv. iedere 2-3 weken) en in 2010 af en toe (bijv. ieder kwartaal). (In Mongolië – dit is cultuurgebonden – is herhaling zogezegd ‘de kracht van de reclame’.) Tegelijkertijd zal de missie in het Mongools en in het Engels op het kantoor worden opgehangen, zodat iedere bezoeker en medewerker deze ziet. Verder zal het onderdeel ‘actions speak louder than words’ (zie de Engelse vertaling van het beleidsplan) in het Mongools vertaald worden ten behoeve van uitvoering van de strategie. Overige vertalingen in het Mongools zullen niet gemaakt worden in verband met de Mongoolse inspectie, die vraagtekens zal zetten bij de hierin openlijke geloofsovertuiging van de stichting en die daarbij bepaalde geloofsuitingen van de stichting kan verbieden. Januari 2010 – Juni 2010: De directeur zal samen met de sociaal werkster een pedagogisch plan maken met daarin doelen die behaald moeten worden op pedagogisch vlak en activiteiten die hiervoor door de uitvoerende organisatie uitgevoerd moeten worden voor een bepaalde tijdslimiet. Te denken is aan bijvoorbeeld (als voorbeeld): een dossier en medisch rapport van ieder kind maken en de nulsituatie beschrijven en hierin opnemen binnen 3 maanden tijd / bijv. een plan maken voor viltbewerkingslessen voor na de zomervakantie / bijv. in dat jaar geschikte psychische hulp vinden voor de kinderen die trauma’s hebben opgelopen, etc. Het opmaken van dit pedagogisch plan zal ieder jaar herhaald worden. Januari 2010 – Juni 2010: De directeur zal verantwoordelijk zijn voor het aanpassen van de taak- en functieomschrijvingen van de verschillende medewerkers binnen de uitvoerende organisatie, eventueel door de uitvoering hiervan te delegeren aan een manager, totdat dezen gedetailleerd, correct en volledig zijn. Hierover kan zij overleggen met het bestuur. Ook zullen hierin eventuele verantwoordelijkheden en houdingsaspecten worden opgenomen per functie. Zo zullen in de taak- en functieomschrijving van de sociaal werkster gedrag/houdingsaspecten worden opgenomen die betrekking hebben op haar positie als vertrouwenspersoon, zoals bijvoorbeeld goed kunnen luisteren, vriendelijke houding, begripvol, geduldig, etc. Deze taak- en functieomschrijvingen zullen uiteindelijk gebruikt kunnen worden door de directeur bij de funtioneringsen beoordelingsgesprekken die zij met iedere medewerker (incl. de managers) apart zal hebben. In het jaarlijks functioneringsgesprek (dat in de winter of lente plaatsvindt) zullen de invulling die de medewerker geeft aan zijn/haar functie en de uitvoering van door hem/haar uitgevoerde taken worden besproken. Er zullen complimenten en tips voor verbetering worden gegeven, en ook kan de medewerker in dit gesprek eventuele tips richting de directeur over de wijze van aansturing uitten. In het jaarlijks beoordelingsgesprek (dat in de herfst plaatsvindt) zal worden besproken in hoeverre de medewerker vooruit is gegaan met behulp van de taak- en functieomschrijving en ten opzichte van de tips uit het functioneringsgesprek. Het oordeel van de directeur, dat eventueel in overleg met het bestuur wordt genomen (zoals een kleine opslag, geen opslag, minder loon, promotie, meer verantwoordelijkheden, een cursus, geen verandering, etc.), wordt voorafgaand aan het gesprek gemaakt, is gebaseerd op feiten en is niet meer te veranderen tijdens het gesprek. Tijdens deze gesprekken vindt verslaglegging plaats van de belangr ijkste punten en beslissingen. Januari 2010 – December 2010: De directeur zal, al dan niet door deze taak te delegeren, een geschikte locatie vinden voor uitbreiding en het bestuur hierover op de hoogte houden.
Januari 2011 – December 2013: De directeur zal ook binnen de uitvoerende organisatie een regelmaat opbouwen, namelijk in de volgende activiteiten. De directeur zal de uitvoerende organisatie aansturen zodat strategische doelen worden gerealiseerd. Zij zal in overleg met het bestuur jaarlijks verslaglegging doen van het behalen en/of bijstellen van doelen en het opstellen van nieuwe doelen en activiteiten voor het komende jaar in het jaarverslag, sprekend vanuit haar positie van verantwoordelijke voor de uitvoerende organisatie. De directeur zal ieder jaar met de sociaal werkster een pedagogisch plan opstellen (zie tevens de vorige pagina). De directeur zal ieder kwartaal het bestuur op de hoogte houden over de vorderingen in het behalen van doelen en over het uitvoeren van bijbehorende activiteiten. Ook zal zij het bestuur iedere maand op de hoogte brengen van de algemene gang van zaken en eventuele nieuwtjes. De directeur zal de kwartaalrapporten, gespreksverslagen van de gesprekken met de families en de medische rapporten, opgesteld door de sociaal werkster beoordelen en toezien op de uitvoering van hieruit voortkomende acties. De directeur heeft jaarlijks met iedere medewerker in loondienst apart een functionerings- en een beoordelingsgesprek en zij zal deze gesprekken vastleggen (zie ook de vorige pagina). Zij zal ervoor zorgdragen dat eventuele vervolgacties die hieruit volgen zullen worden nageleefd. Wanneer de directeur in Mongolië is, is zij wekelijks de voorzitter van de werkbesprekingen met de leidsters en de gesprekken met het managementteam. Zij zal deze gesprekken op de computer uitwerken en bewaren door hieruit voortkomende acties in een actielijst en werkregels in een document te verwerken en te bewaren. De directeur zal ieder jaar meerdere netwerkactiviteiten in Mongolië en in Nederland ondernemen ten behoeve van financiële voordelen, contactenuitbreiding, kennis en informatie-uitwisseling. Zij zal het bestuur hiervan op de hoogte houden en informeren over opgedane kennis, specifiek omtrent de Mongoolse omgeving, de mogelijkheden die dit biedt en de beperkingen die dit oplegt. De directeur blijft verantwoordelijk voor de uitvoerende organisatie, het aansturen van het managementteam en zal met hen voldoende communiceren om dit te realiseren. Tijdens de duur van uitvoering van het beleidsplan zullen de managers en leidsters de volgende taken uitvoeren. Accountant: Met name wanneer de directeur van de uitvoerende organisatie in Nederland is zal de accountant de directeur wekelijks op de hoogte brengen van de voortgang van haar werk, belangrijke financiële inkomsten en uitgaven van die week en eventuele bijzonderheden. De accountant blijft iedere 2 weken het loon, dat de medewerkers in loondienst verdienen gezien hun functie en gewerkt aantal uren, uitbetalen. Zij zal ook op de hoogte blijven van gemiddelde verdiensten naar functie in het land, voortkomend uit feitelijke informatie, zodat loonbetaling acceptabel blijft voor beiden Asian Foundation en ook de medewerkers. De accountant is er verantwoordelijk voor dat alle gegevens van financiële uitgaven en opnames worden bewaard en zij zal rechtstreeks contact onderhouden met de penningmeester en de directeur om de financiële administratie correct en volledig te laten verlopen. Business manager: De business manager zal het contact met de inspecteurs onderhouden ten behoeve van de jaarlijkse certificatie en daarmee goedkeuring van het werk. Met name wanneer de directeur van de uitvoerende organisatie in Nederland is zal de business manager de directeur wekelijks op de hoogte brengen van de voortgang van haar werk en zij zal eventuele belangrijke mededelingen, verzoeken of vragen in verband met haar werk aan de directeur richten. De business manager zal voor januari 2010 de contracten indien nodig aanpassen, zodat dezen specifiek verwijzen naar het respecteren van elkaar en het niet toegestaan zijn binnen de organisatie van discr imineren en ondertekening van deze wijziging verzorgen.
Sociaal werkster: Met name wanneer de directeur van de uitvoerende organisatie in Nederland is zal de sociaal werkster de directeur wekelijks op de hoogte brengen van de voortgang van haar werk, het werk van de leidsters, de kinderen en de families en eventuele bijzonderheden. De sociaal werkster zal kwartaalrapporten van alle fosterhome-kinderen opstellen, waarin de volgende punten door haar worden beschreven: - de lichamelijke en geestelijke gesteldheid - de voortgang op school - de voortgang in interesses, houding en gedrag - overige opmerkingen - eventuele vervolgacties Deze informatie is gebaseerd op haar verslaglegging van de gesprekken met: - de fosterhome-kinderen apart die minimaal ieder kwartaal plaatsvinden - de leidsters apart die minimaal iedere maand plaatsvinden - de docenten van de kinderen die minimaal iedere 2-3 maanden plaatsvinden De sociaal werkster zal gespreksverslagen opstellen n.a.v. haar gesprekken met de families apart die minimaal iedere 2 maanden plaatsvinden en zij zal eventuele bijzonderheden melden aan de directeur van de uitvoerende organisatie. De sociaal werkster zal de medische rapporten van de fosterhome-kinderen bijhouden en realiseren dat de activiteiten worden uitgevoerd die voortkomen uit de medische keuringen van de kinderen. Het doel hierin is dat de kinderen zo gezond mogelijk, beiden geestelijk en fysiek, zullen zijn. Wanneer de directeur van de uitvoerende organisatie in Nederland is, is de sociaal werkster voorzitter tijdens de wekelijks werkbesprekingen waar zij tevens actielijsten uit vormt die zij de directeur wekelijks zal toesturen via e-mail. De sociaal werkster zal de directeur van de uitvoerende organisatie jaarlijks assisteren in het opstellen van een pedagogisch plan met daarin doelen die behaald en activiteiten die hiervoor uitgevoerd moeten worden voor een bepaalde tijdslimiet ten behoeve van de zorg voor en/of steun aan de kinderen. Leidsters: De leidsters zullen de missie van AF eigen maken en de visie en organisatiedoelen van AF nastreven. De leidsters zullen bereid moeten zijn (bij te leren) om als verantwoordelijke en verzorger van de kinderen naar de standaarden van de stichting te werken. De leidsters zullen de kinderen blijvend opvoeden en benaderen met een liefdevolle houding en naar Christelijke normen en waarden.
De strategie in het kort – het Masterplan
